vac gent - stuurgroep 17 jan 2011

Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

VAC Gent-

Stuurgroep 17 jan 2011


Agenda• Toelichting nota VR• Stand van zaken vac Gent

– Globaal tijdspad– Kostenverdeling– Werkgroepen

• Bekrachtiging vlekkenplannen en intekening• Data• Vragen


1. Toelichting Nota aan de VR

• Project VAC-LBG opgestart in juni 2006

• Realisatie VAC te Gent• Herbevestiging van de huisvesting

van de 25 geïnteresseerde entiteiten• Niet: ABB, Vlabel en VMM



• Vervolledigen validatie voor:– VEA– VLM– AWV– EMT– VMSW



• Engageren behoeften– Engagementen van gebruikers te

vertalen in concrete afspraken met afm– Medewerking nodig van alle

verantwoordelijken en voogdijministers


1. Toelichting Nota aan de VR • Samenstelling bouwteam:

– Bouwheer: Sofa invest– Promotor: thv Sofa-Kairos– Architecten: Poponcini en Lootens– Structuurstudie: Greisch– Technische studie: VK Engineering– Akoestische studie: Venac– Veiligheidscoördinatie: Seco– Doorlichting integrale toegankelijkheid:

toegankelijkheidsbureau vzw– Algemene aanneming: Interbuild


1. Toelichting Nota aan de VR • Bijzondere aandacht voor aspect duurzaamheid:

– Wettelijke maxima: E100 (maat voor energieverbruik) en K45 (maat voor isolatiepeil)

– Handleiding ‘Waardering van kantoorgebouwen’

– 3 sterren: E67 en K27– Mits bijkomende maatregelen: 4 sterren E50 en

K24– Voorwaarde: zeer hoge luchtdichtheid en

optimale sturing van het binnenklimaat


1. Toelichting Nota aan de VR • Centrale Dienstverlening

– Afm biedt de centrale dienstverlening aan binnen het VAC Gent

– De entiteiten zal gevraagd worden of onthaal- of cateringpersoneel kan overgedragen worden naar afm

– Verhogen totale tewerkstelling binnen VO is te vermijden


1. Toelichting Nota aan de VR • Wat biedt afm aan:

– Schoonmaak– Catering– Facilitaire diensten:

• Onthaal• Verzending• afvalverwijdering• Vergaderzaalbeheer• Aansturing technisch onderhoud• bewaking


1. Toelichting Nota aan de VR • Kosten:

– Huurprijs: 6.349.400 €/jaar – Huuroverlap en wederinstaatstelling: 800.000 €– Budget inrichtingswerken: 13.000.000 €– Budget keuken: 750.000 €– Budget meubilair: 5.000.000 €– Exploitatiekosten: 1.165.397 €/jaar– ICT uitrusting: 3.940.000 €– Verhuiskosten: 409.200 €


1. Toelichting Nota aan de VR • Dotaties bestemd voor huisvesting = afm• Tekorten worden vanuit centrale middelen

bijgepast• Geen doorfacturatie van huur en andere lasten,

inrichtingswerken, meubilair of verhuiskosten• Wel een doorfacturatie voor het onderhoud van

bijkomende ict-infrastructuur (zie werkgroep ict)• Verdere detaillering van de effectieve kosten volgt

uit validatie vlekkenplan (na 20/01/2011)


1. Toelichting Nota aan de VR • 10/09/2010: beslissing VR tot inhuring• Oplijsting van de te verhuizen entiteiten• IWH moeten uitgevoerd worden door de

verhuurder• Cateringfaciliteit = koude keuken• De verhuis wordt ingeschreven als doelstelling bij

elke bevoegde Vlaamse minister• Inrichting volgens het principe Anders Werken


2. Stand van zaken • Globaal tijdspad

– Einde studiefase: 30/06/2011– Start bouw: +/- nov 2011– Einde bouw: +/- nov 2013– Inhuizing en verhuis: tot begin 2014

– Mijlpalen: • vlekkenplan + globale indeling vast 20/01/2011• Vloerdozen vast op 20/03/2011• Meubilair vast: in de loop van 2012


2. Stand van zaken • Globaal tijdspad

– Bouwvergunning ontvangen– Milieuvergunning ontvangen

– Voorontwerp ontvangen op 22/12/2010– Nazicht door afm tot 26/01/2011 met terugkoppeling aan

werkgroep– Definitief ontwerp verwacht op 23/02/2011


2. Stand van zaken • Kostenverdeling:

– Bilaterale besprekingen augustus 2010– Consensus over de manier van berekenen:

• Over te dragen middelen EVA’s en IVA’s met RP

• Budgetten facilitaire dienstverlening: allen

• Budgetten schoonmaak: alleen EVA’s

• => correcties mbt dubbeltellingen

• => correcties mbt reeds overgedragen middelen

– Budget niet steeds beschikbaar => politiek aan te kaarten bij eigen minister

– Schriftelijke bevestiging wordt opgevraagd bij entiteiten.


2. Stand van zaken


2. Stand van zaken • Kostenverdeling:

– Het zijn ramingen, de getallen worden concreet gemaakt ahv de werkelijk ingenomen bruto-oppervlakte door iedere entiteit (20/01/2011).

– Meerkosten (> 6 miljoen euro) worden gedragen door de Vlaamse overheid vanuit centrale middelen.


2. Stand van zaken • Werkgroepen:

– Facilities 24/11 en 10/01:• Organisatie van het gebouw

• Foto’s + plannen op vernieuwde website VAC Gent: www.vlaanderen.be/vacgent

• Toelichting praktische afspraken in gebouw (verzending, uitbating, openingsuren,…)

• Deuren nodig in printerlokaal?

• Gebruik zalen buiten kantooruren?

• Aantal douches gelijkvloers?

http://www.vlaanderen.be/vacgent



– P&O Anders werken 24/11/2010:• Gerda Serbruyns

• Oprichting werkgroep

• Vraag om hiernaar vertegenwoordiger te zenden die het mandaat heeft om de organisatie te begeleiden bij de implementatie van Anders Werken.

• Bezoek referentieomgeving Anders Werken in Ellips

• Tijdelijk geen apart werkgroep P&O

• Wel een train de trainer sessie op 20/01/2011.



– Ict 24/11/2010:• David De Keyser: aFM

• Geert Delmulle: EIB

• Ervaring met VAC Leuven moet gebruikt worden voor Gent

• De werkgroep heeft een duidelijke rol.

• Gevraagde zaken zoals behoeftesjablonen moeten ingevuld worden

• Diegene die niet actief meedeelt, kan geen schuld leggen bij afm

• Correct mandaat nodig voor werkgroepleden => oproep aan LA



– Ict 24/11/2010:• Vanaf 20/01 plannen met vloerdozen

• Te valideren tegen 20/03

• Draadloze WLAN dekking overal? Gedeelde kostprijs!

• Tijdsregistratie: VO aan inkom kern of eigen systeem?

• Telefonie: VO of eigen systeem?

• Behoeften: rack (aantal switchen) en vermogen: is door te geven voor 31/01/2010 (zie sjabloon)

• Geen caging in serverruimte

• Racks 80x120

• Volgende wg: 31/01/2011 te Brussel



– Archief: 24/11 en 10/01• Sjabloon in te vullen tegen 20/02/2011

• Over te maken aan Bart Severi (coördinerende archiefdienst)

• Validatie IF= basis voor lm archief per agentschap

• Vernietigen van documenten

• Opmaak selectielijsten ikv archiefbeheersplan


3. Vlekkenplannen en intekening

• Verdeling welke entiteit waar: zie werkgroep facilities + bilateraal overleg

• Er bestaat concensus over vlekkenplan

• Te viseren door LA tegen 20/01/2011

• Geen visum/akkoord: – Afm treft geen schuld– Onderhavige stuurgroep beslist


– Niv -1: archieven, gebouwgebonden lokalen, labo en stockruimtes entiteiten

– Niv. 0: gebouwgebonden lokalen, leveringspoort, verzending en polyvalente ruimte

– Niv. 1: VDAB, Jongerenwelzijn, onthaal, loketten/spreekruimte, auditorium

– Niv. 2: VDAB, jongerenwelzijn– Niv. 3: VDAB, cafetaria– Niv. 4: vergaderzalen + satelliet + serverroom– Niv. 5: VAPH, Integrale jeugdhulp, kind en gezin, zorg en

gezondheid– Niv. 6 en 7: agiv– Niv. 8 en 9: casco



– Niv. 10: wse, syntra, fit, ao, ic, ahovos– Niv 11: Milieuvergunning, albon en Anb– Niv. 12: VLM, Milieuinspectie en VEA– Niv. 13: VLM– Niv. 14: R&E– Niv. 15: R&E, Insp. RWO, Wonen en VMSW– Niv. 16 en 17: Wegen en verkeer– Niv. 18: EMT en MOW– Niv. 19: L&V– Niv. 20: L&V en aFM– Niv. 21: vergaderzalen– Niv. 22: technisch niveau




• Indeling/positie wanden:– Te viseren door LA tegen 20/01/2011– Indien geen akkoord:

• Geen reactie van entiteit betekent stilzwijgend aanvaard


4. Belangrijke data

• 20/1: sessie train de trainer• 20/1: akkoord vlekkenplan/indeling ruimtes• 31/01: sjabloon ict aan te leveren• 31/01: werkgroep ict in boudewijngebouw te 10u• 20/02: sjabloon archieven aan te leveren• 20/03: akkoord positie vloerdozen• Nieuw data stuurgroep: 18/04 + 18/07 + 17/10


5. Varia

vac gent - stuurgroep 17 jan 2011

Documents