userguide openkm

Download userguide openKM

Post on 30-Jul-2015

269 views

Category:

Documents

10 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

USER GUIDE

DAFTAR ISIBAB I PENGENALAN OPENKM ................................................................................................................................ 2 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 BAB II OPENKM ........................................................................................................................................................ 6 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 BAB III CONTOH KASUS........................................................................................................................................... 15 DAFTAR ISTILAH .......................................................................................................................................... 18 Login .............................................................................................................................................. 6 Membuat Folder ........................................................................................................................... 7 Upload Document ......................................................................................................................... 7 Download Document .................................................................................................................... 8 Hak Akses ...................................................................................................................................... 9 Chat ............................................................................................................................................. 12 Menubar........................................................................................................................................ 2 Toolbar .......................................................................................................................................... 2 Workspace .................................................................................................................................... 3 Path ............................................................................................................................................... 4 Properties Panel ............................................................................................................................ 4 Taxonomy dan Daftar Dokumen ................................................................................................... 4 My Document ............................................................................................................................... 5 User Identification ........................................................................................................................ 5 Statusbar ....................................................................................................................................... 5

1

BAB I PENGENALAN OPENKM

OpenKM merupakan sistem manajemen dokumen elektronik yang bersifat open source Penggunaan sistem manajemen dokumen ini bertujuan membantu suatu perusahaan atau instansi untuk mengelola sumber daya yang tersedia sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Melalui sistem ini, informasi terutama pengetahuan yang muncul dan berkembang dapat diakses bersama oleh anggota lainnya. OpenKM merupakan alternatif pertama yang dieksplorasi dalam penelitian ini. OpenKM cukup ideal sebagai sistem manajemen dokumen karena mendukung semua fitur yang harus difasilitasi oleh suatu KMS seperti yang telah dibahas pada bagian sebelumnya. Namun, proses sharing informasi dan pengetahuan hanya dapat dilakukan melalui notes dari setiap dokumen. Idealnya, disediakan forum diskusi untuk setiap dokumen yang ada.. Di dalam sistem ini juga menyediakan fasilitas chat sehingga memudahkan pengguna berkomunikasi dengan pengguna lainnya. Sistem ini terdiri dari berbagai bagian, antara lain : 1.1 Menubar

Gambar 1. Menubar NOTE : untuk penjelasannya bisa dilihat di halaman daftar istilah 1.2 Toolbar Di dalam toolbar terdapat beberapa fungsi yang hampir sama dengan menubar. Hanya mungkin ada beberapa yang tidak ada di dalam menu bar. Seperti Refresh, Add Group Properties, Delete Group Properties.2

Gambar 2. Toolbar 1.3 Workspace Workspace berguna untuk berpindah antara Search , DashBoard, dan Administration.

Gambar 3. Workspace Untuk mencari sebuah dokumen di dalam taxonomy maka bisa menggunakan tab search, apabila di Search maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

Gambar 4. Search Di dalam Dashboard berisi beberapa layanan informasi dan utilitas pengguna seperti, dokumen umum dan email serta informasi yang sudah dikerjakan tentang manajemen sebuah dokumen, baik meliputi lock, unclock, download dan sebagainya.

Gambar 5. Administration

3

1.4 Path Path menunjukkan lokasi folder anda dalam pohon(Taxonomy, Thesaurus, MyDocument, tergantung pada tampilan Anda telah mengaktifkan pada saat tertentu).

Gambar 6. Path 1.5 Properties Panel Propeties panel berisi detail suatu folder yang berada di taxonomy. Properties panel ini berada di pojok kanan bawah.

Gambar 7. Property Panel 1.6 Taxonomy dan Daftar Dokumen Taxonomy merupakan daftar folder yang membentuk seperti pohon(Tree) karena terdiri dari folder induk dan anak folder. Daftar suatu dokumen yang terletak di dalam suatu folder bisa di lihat di bagian ini.

Gambar 8. Taxonomy4

1.7 My Document Semua dokumen pribadi yang bersifat Private terletak di bagian ini. Dan tersedia haya untuk pemilik.

Gambar 9. MyDocument 1.8 User Identification Di dalam bagian ini diidenfikasi anda sebagai user yang saat ini akan diidentifikasi.

Gambar 10. UserIdentiifcation 1.9 Statusbar Statusbar menunjukkan pemberitahuan yang ada di dalam sistem tersebut. Baik berisi permberitahuan chat, email , note dan lain-lain.

Gambar 11. Satusbar

5

BAB 2 OPENKM2.1 Login Akses Layanan File Sharing dengan mengakses alamat http://edoc.stem.intra:8080/OpenKM atau http://192.168.0.16:8080/OpenKM di browser yang ada (misal : Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer). Kemudian akan muncul halaman awal seperti berikut

Gambar 12. Login Untuk Login silakan anda masukkan user dan password. Setelah Login maka muncul tampilan yang berisi 3 bagian, seperti berikut ini :

Gambar 13. Home6

2.2 Membuat Folder

Gambar 14. Create Folder Selain itu menggunakan cara di atas bisa juga menggunakan menu Create Folder di menu bar atau toolbar. Setiap user harus memiliki 1 folder di taxonomy , ini akan memudahkan dalam upload dan download dokumen. Ini berguna untuk manajemen dokumen dan sharing file antar sesama user. 2.3 Upload Document Untuk mengupload sebuah dokumen cukup memilih menu upload yang berada di dalam toolbar. Berikut tampilannya :

Gambar 15. Upload Document Setelah diklik maka akan muncul tampilan sebagai berikut ini :

Gambar 16 . Browse

7

Kemudian pilih

untuk memilih dokumen, lalu pilih Upload . Maka secara

otomatis dokumen yang sudah dipilih akan di Upload. Setelah sukses Upload file maka muncul tampilan sebagai berikut.

Gambar 17. Upload 2.4 Download Document Untuk mendownload dokumen maka klik kanan dan pilih Download di dokumen yang akan di download.

Gambar 18. Download

8

2.5 Hak AksesAKAMIGAS

Adm Akademis

Adm Keuangan

Manajemen Direktur

UPT

Asrama

Keuangan

Direktur

Kominfo

Evaluasi

Perlengkapan

PD I

Lian-Lain

Pembinaan

Personalia

PD II

Perkuliahan

RT Angkutan

PD II

Public

Public

Private

Private

Gambar 19. Bagan Organisasi

Dari di atas terdapat group utama yaitu AKAMIGAS . Semua user yang berada di dalam AKAMIGAS berhak untuk mengakses data yang ada di dalamnya. Di dalam AKAMIGAS terdapat 4 SubGroup yaitu Adm Akademis, Adm Keuangan , Manajemen Direktur, UPT. Berikut penjelasan setiap group. Adm Akademis : Asrama, Evaluasi, Pembinaan, Perkuliahan,Public, Private Adm Keuangan : Keuangan,Perlengkapan,Personalia,Public, Private Manajemen Direktur : DIrektur, PD I, PD II, PD III UPT : Kominfo, Lain-lain dan

Dari tersebut pada setiap Group, Subgroup dan User harus memiliki Private Public .

9

Folder Private, hanya boleh di akses oleh user lain yang

berada dalam

satu group, sedangkan untuk group lain tidak bisa mengakses file dan folder yang berada di dalam folder Private. Folder Public , boleh diakses siapapun dan tidak harus user dalam satu group. Berikut cara untuk membuat folder Public dan Private di dalam folder :

Gambar 20. Create Folder Private and Public Berikut tampilan setelah membuat folder Public dan Private :

Gambar 21. Folder Private and Public - Hak akses untuk setiap folder Public dan Private bisa diatur kolom security yang terletak di kolom bawah kanan.

Gambar 22. Security

10

Untuk mengaturnya hak akses maka klik menu Update yang berada di tengah kolom

Gambar 23. HakAkses Setelah menu Update maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

Gambar 24.Security User Berikut ini contoh apabila ingin mengatur siapa saja yang boleh mengakses file maka pilih user yang berada di kolom user sebelah kanan kemudian klik tanda panah ke kiri. Dan begitu sebaliknya untuk menghapus user yang ada di sebelah kiri.

Untuk mengatur hak akses setiap user maka bisa diatur di menu user, seperti di atas. Sedangkan untuk mengatur hak akses group , maka pilih menu Groups sehingga akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

11

Gambar 25. Add User

Gambar 26. Add Groups 2.6 Chat Di dalam sistem ini terdapat fasilitas chat. Berikut langkah untuk memulai chat di dalam OpenKM :

12

1. Untuk memulai