upaya pokok manajemen iso

UPAYA POKOK SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:

2008PUSKESMAS CEMPAKA BANJARMASIN

Oleh : Eka Prasepti Darusman NIM. I1A008042Jonathan Joentry NIM. I1A008051Rizki Sofia NIM. I1A005011

BAGIAN ILMU KESEHATAN MASYARAKATFAKULTAS KEDOKTERAN UNLAM BANJARMASIN

BANJARMASINAgustus, 2013

ISO 9000 kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu (SMM), pertama kali

dikeluarkan pada tahun 1987

International Organization for Standardization Technical Committee (ISO/TC) 176

mengeluarkan standar-standar sistem manajemen mutu.

siklus peninjauan ulang setiap lima tahun menjamin standar-standar ISO 9000 up

to date dan relevan untuk organisasi.

Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000

PENDAHULUAN

http://id.wikipedia.org/wiki/International_Organization_for_Standardization

Adanya satu set prosedur yang mencakup semua proses penting dalam bisnis maupun jasa;

Adanya pengawasan dalam proses pembuatan untuk memastikan bahwa sistem menghasilkan produk-produk berkualitas;

Tersimpannya data dan arsip penting dengan baik; Adanya pemeriksaan barang-barang yang telah

diproduksi maupun pelayanan jasa untuk mencari unit-unit yang rusak, dengan disertai tindakan perbaikan yang benar apabila dibutuhkan;

Secara teratur meninjau keefektifan tiap-tiap proses dan sistem kualitas itu sendiri.

Poin-Poin Standar ISO 9000

ISO 9000 - Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary

ISO 9001 - Quality Management Systems - Requirements

ISO 9004 - Quality Management Systems - Guidelines for Performance Improvements

Pembagian ISO 9000

TUJUAN UMUMMenjelaskan secara umum

mengenai ISO 9001:2008 yang menjadi standar pelayanan di puskesmas Cempaka guna meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.

Tujuan Penulisan

TUJUAN KHUSUS Sebagai pembelajaran bagi mahasiswa guna

meningkatkan pengetahuan mengenai standarisasi manegemen dan pelayanan di puskesmas Cempaka.

Mengetahui cara pembentukan suatu puskesmas agar managemen dan pelayanannya terstandarisasi ISO 9001:2008.

Mengetahui cara pelaksanaan ISO berdasarkan teori dibandingkan dengan pelaksaannya di puskesmas Cempaka.

Mengetahui cara monitoring dan audit puskesmas berbasis ISO 9001:2008.

Tujuan Penulisan

Pengertian Desain dan penerapan sistem manajemen

mutu organisasi dipengaruhi oleh: lingkungan organisasi sendiri, perubahan

dalam lingkungan tersebut dan risiko yang terkait dengan lingkungan tersebut.

kebutuhan yang berbeda, sasaran khusus, produk yang disediakan, proses yang digunakan, ukuran dan struktur organisasi

Standar Upaya Pokok Sistem Managemen Mutu (SMM) ISO 9000

Tujuan Bukan untuk menyeragamkan struktur sistem

manajemen mutu atau keseragaman dokumentasi. Persyaratan sistem manajemen mutu yang

ditetapkan dalam standar ini melengkapi persyaratan untuk produk maupun jasa.

Digunakan oleh pihak internal dan eksternal termasuk lembaga sertifikasi untuk menilai kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan yang berlaku untuk produk dan persyaratan organisasi sendiri.

Standar Manajemen Mutu ISO 9000

Bila digunakan dalam sistem manajemen mutu, adobsi pendekatan proses menekankan pentingnya:

Pemahaman dan pemenuhan persyaratan, Kebutuhan untuk mempertimbangkan

proses dalam hal nilai tambah, Memperoleh hasil kinerja proses dan

efektifitasnya, dan Koreksi berkesinambungan dari proses

berdasarkan pengukuran yang objektif.

Metode Pendekatan Proses

Keunggulanya: kendali terus-menerus yang diberikan terhadap hubungan antar proses individu yang ada dalam sistem proses, maupun kombinasi dan interaksi diantara proses

Metode Pendekatan Proses

Rencanakan : tetapkan sasaran dan proses yang diperlukan untuk menyerahkan hasil sesuai dengan persyaratan

Lakukan : penerapankan prosesnya. Periksa : pantau dan ukur proses dan

produk terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan bagi produk dan laporkan hasilnya.

Tindaki : lakukan tindakan koreksi kinerja proses secara berkesinambungan.

Metode PDCA(Plan-DO-Check-Act)

Digunakan untuk aplikasi internal oleh organisasi, atau untuk sertifikasi, atau untuk tujuan kontrak. Standar tersebut difokuskan pada efektifitas sistem manajemen mutu dalam memenuhi persyaratan pelanggan.

Standar ini memungkinkan suatu organisasi menyelaraskan atau memadukan sistem manajemen mutunya dengan persyaratan sistem manajemen terkait.

Penyesuaian sistem manajemen yang ada dimungkinkan bagi suatu organisasi agar dapat menetapkan sistem manajemen mutunya memenuhi persyaratan standar ini.

SNI ISO 9001

Standar ini menetapkan persyaratan sistem manajemen mutu, apabila sebuah organisasi:

Perlu untuk mendemonstrasikan secara konsisten kemampuannya dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan, dan

Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif termasuk proses untuk koreksi sistem secara berkesinambungan dan jaminan kesesuaian dengan persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan yang berlaku.

Persyaratan peraturan perundangan dan regulasi, dapat dinyatakan sebagai persyaratan yang sah.

ISO 9001

Organisasi harus: Menentukan proses yang diperlukan untuk sistem

manajemen mutu dan aplikasinya pada seluruh organisasi, Menetapkan urutan dan interaksi proses tersebut, Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk

memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses tersebut efektif,

Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses tersebut,

Memantau, mengukur bila dapat dilakukan, dan menganalisis proses tersebut, dan menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan, dan

Koreksi berkesinambungan dari proses tersebut.

Persyaratan Umum ISO 9001

UmumDokumentasi sistem manajemen mutu harus

mencakup: Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu

dan sasaran mutu, Pedoman mutu, Prosedur dan rekaman terdokumentasi yang

disyaratkan oleh Standar ini, dan Pokumen, termasuk rekaman yang ditetapkan

oleh organisasi perlu untuk memastikan efektifitas perencanaan, operasi dan kendali prosesnya.

Persyaratan Dokumentasi

Cakupan dokumentasi sistem manajemen mutu dapat berbeda antara sebuah organisasi dengan organisasi yang lain karena: Besarnya organisasi dan jenis kegiatannya, Kerumitan proses dan interaksinya, dan Kompetensi personelnya. Dokumentasi dapat dalam bentuk atau jenis

media apapun.


Manual MutuOrganisasi harus menetapkan dan memelihara sebuah manual mutu yang mencakup:

Lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian pengecualian dari dan alasan pengecualian apapun,

Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu, atau mengacu kepada prosedur tersebut, dan

Uraian dari interaksi antara proses sistem manajemen mutu.


Ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya sistem manajemen mutu secara efektif harus dikendalikan.

Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menentukan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pemusnahan rekaman.

Rekaman harus tetap jelas dibaca, siap diidentifikasi, mudah dicari dan didapatkan kembali.

Pengendalian Dokumen

Pimpinan puncak bertanggung jawab dalam penyusunan dan penerapan SMM ISO 9001:2008, dengan:

mengkomunikasikan ke organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan,

menetapkan kebijakan mutu, memastikan sasaran mutunya ditetapkan, melakukan tinjauan manajemen, dan memastikan tersedianya sumber daya.

Pelaksanaan SMM ISO 9001:2008

Kebijakan mutu Pimpinan puncak harus memastikan

bahwa kebijakan mutu: Sesuai dengan sasaran organisasi, Mencakup komitmen untuk memenuhi

persyaratan dan terus-menerus memperbaiki efektifitassistem manajemen mutu,

Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu,

Dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi, dan

Ditinjau kesesuaiannya secara terus- menerus.

Persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan tingkat sesuai dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.

Sasaran mutu

Pimpinan puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen organisasi yang di luar tanggung jawab lain, yang memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi:

memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara,

melaporkan kepada pimpinan puncak tentang kinerja sistem manajemen mutunya dan kebutuhan apa pun untuk koreksi, dan

memastikan promosi kepedulian tentang persyaratan pelanggan di seluruh organisasi.

Struktur Organisasi

Tinjauan mencakup penilaian peluang koreksi dan keperluan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu

Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang:

Hasil audit, Umpan balik pelanggan, Kinerja proses dan kesesuaian produk, Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif, Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu, Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen

mutu, dan Saran untuk koreksi.

Tinjauan Manajemen

Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup setiap keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan:

koreksi pada efektifitas sistem manajemen mutu dan prosesnya,

koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan, dan

sumber daya yang diperlukan.

Hasil Tinjauan Manajemen

Prinsip “The right man in the right place” Peningkatan kualitas kerja personel

dangan pelatihan Menilai efektifitas tindakan yang

dilakukan, Personel peduli akan kesesuaian dan

pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutu, dan

Memelihara rekaman yang sesuai tentang pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman.

Sumber Daya Manusia

Prasarana mencakup, jika berlaku: Gedung, ruang kerja dan sarana penting

terkait, Peralatan proses, (baik perangkat keras

maupun perangkat lunak), dan Jasa pendukung (seperti angkutan,

komunikasi atau sistem informasi).

Prasarana

Organisasi harus menetapkan hal berikut, jika sesuai: Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk; Kebutuhan untuk menetapkan proses dan dokumen

dan untuk menyediakan sumber daya yang spesifik bagi produk tersebut;

Kegiatan verifikasi, validasi, pem antauan, pengukuran, inspeksi dan pengujian yang

spesifik bagi produk dan kriteria keberterimaan produk;

Rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan.

Rencana Realisasi Produk Jasa

Apabila diperlukan untuk memastikan keabsahan hasil, peralatan pengukuran harus:

Dikalibrasi atau diverifikasi atau keduanya pada selang waktu tertentu;

Disetel atau disetel ulang secukupnya; Memiliki identifikasi guna menetapkan status

kalibrasinya; Dijaga keamanannya dari penyetelan yang dapat

membuat hasil pengukurannya tidak sah; Dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu

selama penanganan, perawatan dan penyimpanan.

Pengendalian Peralatan Pemantau atau Pengukur

Kepuasan pelanggan Audit internal Audit eksternal Pemantauan dan pengukuran proses

kerja Pemantauan dan pengukuran produk

Pengukuran Pencapaian

Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan:

kepuasan pelanggan, kesesuaian pada persyaratan produk, karakteristik dan kecenderungan proses

dan produk termasuk peluang untuk tindakan pencegahan, dan

pemasok

Analisa Data

Perbaikan berkesinambungan

Organisasi harus terus-menerus memperbaiki efektifitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan dan tinjauan manajemen.

Perbaikan SMM ISO 9001:2008

Tindakan korektif Harus ditetapkan prosedur

terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi: Peninjauan ketidaksesuaian (termasuk

keluhan pelanggan), Penetapan penyebab ketidaksesuaian, Penilaian kebutuhan tindakan untuk

memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang,

Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan,

Rekaman hasil tindakan yang dilakukan, dan

Peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.


Tindakan pencegahanOrganisasi harus menetapkan tindakan untuk

menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian.

Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi : penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya, penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah

terjadinya ketidaksesuaian, penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan, rekaman hasil tindakan yang dilakukan, dan peninjauan efektifitas tindakan pencegahan yang

dilakukan.


PEMBAHASAN BERDASARKAN DATA-DATA PUSKESMAS DAN TEMUAN DI LAPANGAN

PUSKESMAS CEMPAKA ISO 9001:2008

Struktur Organisasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Puskesmas Cempaka

I. Tata UsahaManagement Representative (MR)

Umum dan Kepegawaian

Data dan Informasi

Keuangan

Inventaris Barang

Loket

Perencanaan

II. Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)Ruang Tindakan

Balai Pegobatan (BP) Umum

Unit KIA/KB

Unit Pengobatan Gigi

Radiologi

Apotek

Laboratorium

II. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)

Promosi Kesehatan

Pemberantasan Penyakit Menular

Gizi

Kesehatan lingkungan


ISO 9001:2008SOP dan Program

Manajemen

Peningkatan mutu pelayanan dan kerja pegawai, didasarkan standar yang

disepakati,

Audit ISO 9001; internal (2x/tahun

oleh tim audit PKM) dan eksternal (1x/tahun oleh

dinkes)

Monitoring

Balai Pengobatan

Umum

Kelengkapan pengisian rekam medis di Balai

pengobatan dewasa dan

Kelengkapan pengisian rekam medis di Balai pengobatan

anak yang dievaluasi setiap 12 kali dalam 1 tahun.

Kelengkapan rekam medis MTBS yang dievaluasi setiap

12 kali dalam 1 tahun.

Monitoring dilakukan oleh masing-masing Unit kerja, salah satu contohnya…


Monitoring Peninjauan

Target tercapai atau tidak ??

Kumpulkan perbulan dan tabulasi buku tahunan

PKM

Pencapaian mutu Puskesmas Cempak sudah mencapai target.

Ada beberapa program yang masih belum mencapai target, namun bila dilihat program kerja pada masing-masing unit sudah hampir keseluruhan mencapai target..managemen program terstandar

ISO 9001:2008 PKM Cempakaberjalan dengan baik

mempengaruhi kualitas mutu pelayan

ANALISIS SWOT PUSKESMAS BERDASARKAN DATA-DATA PUSKESMAS DAN TEMUAN DI LAPANGAN

• Program Pelayanan berdasarkan Standar Operasional Prosedur dan Program Manajemen pada Unit Tata Usaha secara keseluruhan tercapai 100%, kecuali kalibrasi alat yang hanya 68,7% dari target 75%.

• Program Pelayanan berdasarkan SOP dan PM pada Upaya Kesehatan Masyarakat secara keseluruhan sudah mencapai 100%, kecuali program pemberian vitamin A pada bayi dan balita yang rata-rata baru mencapai 85% dari target 95%.

• Program Pelayanan berdasarkan SOP dan PM pada Upaya Kesehatan Perorangan secara keseluruhan sudah mencapai 100%.

• Sumber SDM yang dimiliki sudah cukup baik secara kualitas, namun masih kurang pada beberapa unit.

• Fasilitas fisik berupa bangunan Puskesmas dan perlatan laboratorium dan radiologi yang cukup memadai.

• Pendataan dan monitoring yang terjadwal dan dilaksanakan sesuai standar yang telah ditetapkan berdasarkan ISO 9001:2008.

kekuatan


• Keterlamabatan beberapa bagian unit kerja dalam pengumpulan data monitoring

• Kurangnya tenaga kerja yang belum memadai pada beberapai unit kerja

• Penempatan tenaga kesehatan yang belum sesuai kompetensi.

• Tidak adanya dana untuk melaksanakan beberapa program kerja baru sehingga program ini tertunda.

Kelemahan


• Keterlamabatan beberapa bagian unit kerja dalam pengumpulan data monitoring

• Banyaknya kader-kader yang dapat mendukung program-program Puskesmas.

• Taraf pendidikan penduduk yang relatif tinggi, sehingga dapat memudahkan dalam penyampaian informasi kesehatan terlebih pada program-program yang perlu kesadaran dari masyarakat sendiri seperti pelaksanaan imunisasi dan pemberian vitamin A.

Kesempatan


• Pendidikan dan Tingkat ekonomi yang cukup tinggi dari masyarakat sehingga masyarakat lebih kritis dan membandingkan dengan pelayanan ditempat lain atau daerah lain.

• Kurangnya dana dari Dinas Kesehatan yang diperlukan dalam menjalankan beberapa program kerja pada tiap-tiap unit kerja.

Ancaman

Alternatif Pemecahan Masalah Menggencarkan penyuluhan mengenai

pentingnya memeriksakan kehamilan dan nifas secara rutin ke puskesmas sehingga tenaga kesehatan dapat memberikan pelayan kesehatan bumil dan nifas dengan maksimal.

Menambah tenaga kesehatan atau kader agar bisa menjalankan program secara maksimal.

Diperlukan peran aktif bidan, dokter, atau masyarakat untuk selalu memantau ibu hamil dengan risiko tinggi.

Penyesuaian beberapa program yang masih belum tercapai dengan dana yang ada di Puskesmas.

KESIMPULAN dan SARAN

Kesimpulan

Puskesmas Cempaka sejak 5 Oktober 2009 telah melaksanakan Managemen Mutu ISO 9001:2008 yang telah dilaksanakan dengan baik yang diharapkan dapat meningkatkan mutu dan kualitas pelayanan Puskesmas. Managemen Mutu ISO 9001:2008 perlu dimonitor oleh Puskesmas dan diaudit oleh Puskesmas dan Dinas Kesehatan. Saran

Managemen Mutu ISO 9001:2008 yang diharapkan perlu didukung oleh peningkatan SDM, pendanaan, sarana dan prasarana yang baik sehingga dapat meningkatkan kesehatan masyarakat baik diwilayah kerja Puskesmas Cempaka maupun diluar wilayah kerja Puskesmas Cempaka.

Terimakasih

Kasih

Terima

upaya pokok manajemen iso

Documents