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KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: 01 4000 82829 Fax: 01 4000 99 82810 e-mail: [email protected] www.kontrollamt.wien.at DVR: 0000191

KA II - KAV-2/11

Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund",

Prüfung der Auswirkungen des Projektes

"MA 6-Integration ins KAV-SAP" auf den Aufwandsbereich

Tätigkeitsbericht 2010

KA II - KAV-2/11 Seite 2 von 39

KURZFASSUNG

Infolge des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP", das die Umstellung auf ein SAP-

basiertes Buchführungssystem zum Ziel hatte, kam es im Jahr 2008 in den mit der Be-

schaffung von Lieferungen und Leistungen sowie der Kreditorenbuchhaltung befassten

Organisationseinheiten der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" und der

Magistratsabteilung 6 - Rechnungs- und Abgabenwesen zu Änderungen in den organi-

satorischen Abläufen und einer teilweisen Neuordnung der Aufgabenverteilung.

Ungeachtet der mit dem neu adaptierten SAP-System erreichten Vereinfachung bzw.

Beschleunigung des Geschäftsprozesses der Bestellung bis zur Zahlung wurden u.a.

einige das interne Kontrollsystem betreffende, noch offene Themenstellungen vorgefun-

den, die einen Handlungsbedarf erkennen ließen. Auch wurde eine die geänderten

Rahmenbedingungen berücksichtigende Personalbedarfsberechnung empfohlen.

Der diesbezügliche, bereits im Jahr 2004 umgestellte Geschäftsprozess des Allgemei-

nen Krankenhauses der Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus wies insbeson-

dere aufgrund der anders ausgestalteten SAP-Systemlandschaft partielle Unterschiede

auf und erschien ebenfalls in Bezug auf das interne Kontrollsystem punktuell verbesse-

rungswürdig.


INHALTSVERZEICHNIS

1. Allgemeines .................................................................................................................4

1.1 Rechnungswesen in der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund" ...........4

1.2 SAP-Einführung in der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"..............5

1.3 Projekt "MA 6-Integration ins KAV-SAP" ...................................................................6

1.4 Zusammenarbeit zwischen der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"

und der Magistratsabteilung 6 .........................................................................................7

1.5 Prüfungsgegenstand und Prüfungsablauf..................................................................8

2. EDV-Einsatz und Organisation von der Bestellung bis zur Zahlung ............................9

2.1 Abläufe und Aufgabenverteilung vor dem Integrationsprojekt ...................................9

2.2 Projektziele für den Aufwandsbereich laut Pflichtenheft ..........................................11

2.3 Vorgaben und Abläufe nach der Systemumstellung................................................12

2.4 Änderungen in der Aufgabenverteilung ...................................................................14

2.5 Einsatz des Moduls SAP Project System ................................................................16

3. Ausgewählte offene Themenstellungen.....................................................................17

3.1 Elektronische Bestellvidierung.................................................................................17

3.2 Verbuchung von Kompensationsgeschäften ...........................................................19

3.3 Doppelrechnungsprüfung ........................................................................................20

3.4 Rechnungsfreigabe innerhalb der Buchhaltungsabteilung ......................................21

3.5 Durchbuchung von Eingangsrechnungen................................................................22

4. SAP-Einsatz von der Bestellung bis zur Zahlung im Allgemeinen Krankenhaus der

Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus............................................................24

4.1 Vorgaben, Abläufe und Aufgabenverteilung ............................................................24

4.2 Vorgangsweise des Allgemeinen Krankenhauses der Stadt Wien - Medizinischer

Universitätscampus bzgl. der ausgewählten Themenstellungen ...................................26

5. Feststellungen des Kontrollamtes..............................................................................29

Anhang

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS UND ALLGEMEINE HINWEISE ..................................38


PRÜFUNGSERGEBNIS

1. Allgemeines

1.1 Rechnungswesen in der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"

Mit 1. Jänner 2002 wurde dem vormaligen Verwaltungszweig "Krankenanstaltenver-

bund" die Eigenschaft einer Unternehmung gem. § 71 der Wiener Stadtverfassung

(WStV) zuerkannt. Gemäß § 13 Abs. 1 des Statuts für die Unternehmung "Wiener

Krankenanstaltenverbund" (KAV) hat der KAV ein Rechnungswesen nach den

Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu führen, welches den Unternehmens-

prozess in seinen Zusammenhängen inhaltsgetreu wiedergibt und Daten für unterneh-

merische Dispositionen bereitstellt. Das Rechnungswesen hat den Wirtschaftsplan, eine

nach den Grundsätzen der Doppik eingerichtete Buchführung sowie eine Kosten- und

Leistungsrechnung, den Jahresabschluss mit Lagebericht und das Berichtswesen zu

umfassen.

In der Vergangenheit wurde vom Kontrollamt bereits mehrmals der Einsatz von zwei

gleichzeitig eingesetzten Buchführungssystemen für das Rechnungswesen im KAV

bemängelt und in diesem Zusammenhang festgestellt, dass dadurch ein umfangreicher

personeller, technischer und zeitmäßiger Einsatz bei dieser gepflogenen Vorgangs-

weise der Finanzbuchführung erforderlich ist. Zum einen stand das nach kameralen

Grundsätzen geführte UHU-System (Universelle Haushaltsbuchführung auf Unix) der

Magistratsabteilung 6 und zum anderen das auf doppische Grundsätze ausgerichtete

SAP-System des KAV in Verwendung.

Zuletzt empfahl das Kontrollamt in seinem Bericht vom 16. Jänner 2008 (s. Tätigkeits-

bericht [TB] 2007, Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"; Gebarungsprü-

fung der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"; Ersuchen gem. § 73 Abs.

6a WStV vom 30. November 2006) die Einführung einer einheitlichen, auf doppische

Erfordernisse ausgerichteten Software. In ihrer Stellungnahme zum Bericht kündigte die

Generaldirektion (GED) der Unternehmung die "vollständige Integration des Rech-

nungswesens der Magistratsabteilung 6 in das SAP-System" des KAV im Rahmen ei-


nes bereits laufenden Projektes an (s. Pkt. 1.3). Als wesentliche Vorteile des integrier-

ten Buchführungssystems wurden der Wegfall von Schnittstellen, von aufwendigen Ab-

stimmarbeiten und von Redundanzen in allen Teilbereichen des Rechnungswesens

sowie die Schaffung einer gemeinsamen Auswertungsplattform angeführt. In der dies-

bezüglichen Äußerung gem. § 5 Abs. 5 der Geschäftsordnung für den Magistrat der

Stadt Wien, Anhang 1, Sonderbestimmungen für das Kontrollamt (s. TB 2008, Unter-

nehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund", Gebarungsprüfung der Unternehmung

"Wiener Krankenanstaltenverbund"; Ersuchen gem. § 73 Abs. 6a WStV vom 30. No-

vember 2006; Äußerung) wurde auf die bereits mit Stichtag 1. Dezember 2008 abge-

schlossene Umstellung auf SAP verwiesen.

1.2 SAP-Einführung in der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"

1.2.1 Vor dem Hintergrund der Einführung des Euro und der geplanten Unterneh-

mungswerdung wurde bereits im Jahr 1997 mit dem Projekt "Erneuerung der betriebs-

wirtschaftlichen Software im KAV - Einführung SAP R/3" begonnen. Nach dem Aufbau

eines SAP-CCC (Customer Competence Center) und der Fertigstellung des KAV-

Templates wurde in den Jahren 2000 und 2001 das SAP R/3 mit den Modulen SAP MM

(SAP Materials Management), SAP PM (SAP Plant Maintenance), SAP PP (SAP Pro-

duction Planning and Control), SAP CO (SAP Controlling) und SAP FI (SAP Financial

Accounting) auf sämtliche Einrichtungen des KAV ausgerollt. Mit den eingeführten SAP-

Modulen wurden vor allem die Prozesse der Anlagenbuchhaltung und der Beschaffung

unterstützt.

In den Buchhaltungsabteilungen der Magistratsabteilung 6 stand für das Rechnungswe-

sen als führendes System die Eigenentwicklung UHU mit den Programmen EVA (Ein-

nahmengebarung mit Vorschreibungs- und Abstattungsautomatik) sowie ADAM (Aus-

gabengebarung mit Datenträgererstellung und Abstattung über automatische Medien) in

Verwendung. Die automatische Kommunikation zwischen dem SAP R/3 des KAV und

dem Softwaresystem der Magistratsabteilung 6 wurde über eingerichtete Schnittstellen

gewährleistet.

1.2.2 Im Allgemeinen Krankenhaus der Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus

(AKH) wurde bereits ab dem Jahr 1989 - also noch vor dem Zusammenschluss zum


Verwaltungszweig "Krankenanstaltenverbund" - das SAP R/2 mit den Modulen Finanz-

wesen, Materialwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung, Instandhaltung, Control-

ling sowie einigen Eigenentwicklungen eingeführt. Am 1. Jänner 2004 erfolgte der Um-

stieg auf SAP R/3 mit den Modulen SAP FI, SAP IS-H (SAP Industry Solution-Health-

care), SAP MM, SAP GHT (SAP Gesundheitstemplate), SAP SD (SAP Sales and Dis-

tribution), SAP PP und einem erweiterten Berichtswesen SAP CO.

Im Zuge der Umstellung auf SAP R/3 wurde das auf Unix basierende UHU als führen-

des System im Bereich des Rechnungswesens abgelöst. Seitdem werden die Ge-

schäftsfälle von der für das AKH zuständigen Magistratsabteilung 6 - Rechnungs- und

Abgabenwesen, Buchhaltungsabteilung 10 (MA 6 - BA 10) originär im SAP-System ver-

bucht.

1.3 Projekt "MA 6-Integration ins KAV-SAP"

1.3.1 Das im Jahr 2004 von der GED des KAV initiierte und in Zusammenarbeit mit der

Magistratsabteilung 6 durchgeführte Projekt "MA 6-Integration ins KAV-SAP" hatte zum

Ziel, auch in den anderen Einrichtungen des KAV auf ein durchgehend SAP-basiertes

Buchführungssystem unter Einbeziehung der zuständigen Buchhaltungsabteilungen

umzustellen. Demgemäß sollte der Aufwands- und Ertragsbereich ausschließlich durch

das KAV-SAP abgedeckt werden.

Aufbauend auf den von mehreren Arbeitsgruppen erstellten Pflichtenheftteilen, die z.B.

Themenbereiche wie Organisationsablauf Bestellung bis Rechnungsprüfung oder Pati-

entinnenverrechnung bzw. Patientenverrechnung umfassten, wurden die einzusetzen-

den SAP-Module durch den Projektlenkungsausschuss festgelegt und anschließend die

erforderlichen Anpassungs- und Programmierungsarbeiten in die Wege geleitet.

Schließlich wurde im Laufe des Jahres 2008 das neu adaptierte SAP-System schritt-

weise in den Einrichtungen des KAV sowie den zuständigen Buchhaltungsabteilungen

der Magistratsabteilung 6 eingeführt. Bei den neu hinzugekommenen SAP-Modulen

handelte es sich insbesondere um die Module SAP IS-H , SAP PS-CD (SAP Public

Sector-Collection and Disbursement), SAP RM (SAP Records Management) und SAP

PS (SAP Project System).


1.3.2 Im Rahmen der Nachprojektphase, die zum Zeitpunkt der Prüfung des Kontroll-

amtes noch andauerte, sollten die zahlreichen - infolge der termingerechten Umsetzung

notwendig gewordenen - Hilfskonstruktionen (Workarounds) behoben und die für einen

reibungslosen Betrieb erforderlichen Korrektur- und Anpassungsarbeiten im neuen

System durchgeführt werden. Weiters wurden die bisher tätigen Projektgremien durch

den Lenkungsausschuss Betriebswirtschaft, das Koordinationsgremium und das Stan-

dardisierungsgremium abgelöst, die - auch über die Nachprojektphase hinaus - die Op-

timierung der betriebswirtschaftlichen Prozesse bzw. des SAP-Einsatzes im KAV zum

Ziel haben.

1.3.3 Die Abwicklung des gesamten Integrationsprojektes, von der Vorprojektphase

über das Rollout bis hin zu den Kosten, wurde vom Kontrollamt einer gesonderten Ein-

schau unterzogen (s. TB 2010, Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund",

Prüfung des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP").

1.4 Zusammenarbeit zwischen der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"

und der Magistratsabteilung 6

1.4.1 Gemäß § 2 Abs. 4 des Statuts für die Unternehmung "Wiener Krankenanstalten-

verbund" kann diese gegen angemessenen Kostenersatz Leistungen anderer Dienst-

stellen des Magistrats der Stadt Wien in Anspruch nehmen. Auf dieser Grundlage

schloss der KAV mit Wirksamkeit vom 1. Jänner 2002 ein Verwaltungsübereinkommen

mit der damaligen Magistratsabteilung 6 - Rechnungsamt ab.

Diese Vereinbarung regelte in Grundzügen die Übernahme der für das Rechnungswe-

sen des KAV erforderlichen Belange. Dazu zählten u.a. die einheitliche Buchführung,

die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Belegwesens, die Rechnungsprüfung, die

Abwicklung des Zahlungsverkehrs, die Einbringungsmaßnahmen von Forderungen so-

wie die Wahrnehmung von Berichtspflichten gegenüber der Finanzverwaltung der Stadt

Wien. Detaillierte Festlegungen zum Leistungsumfang sowie zum Kostenersatz auf Ba-

sis der erbrachten Leistungen wurden im Rahmen von Leistungskontrakten zwischen

den einzelnen Einrichtungen des KAV und der jeweils zuständigen Buchhaltungsabtei-

lung getroffen.


Hinsichtlich des Ersatzes des Personal- und sonstigen Sachaufwandes der Buchhal-

tungsabteilungen wurde auf Basis der im Vorjahr erbrachten Leistungen eine Pauschale

für das nächste Wirtschaftsjahr vereinbart. In den Wirtschaftsjahren 2008 und 2009

wurden dem KAV Beträge in der Höhe von 10,32 Mio.EUR sowie 11,07 Mio.EUR ver-

rechnet. Für die Krankenanstalten einschließlich der Geriatriezentren und der GED des

KAV waren in diesem Zeitraum acht Buchhaltungsabteilungen der Magistratsabteilung 6

tätig.

1.4.2 Infolge der Integration der Buchhaltungsabteilungen in das KAV-SAP wurde ein

neues Verwaltungsübereinkommen mit Wirksamkeit ab Jänner 2010 ausgearbeitet,

welches die bis dahin gültige Vereinbarung und die Leistungskontrakte mit den einzel-

nen Dienststellen des KAV aufhob. Die neue Vereinbarung weist Anpassungen, Ergän-

zungen und teilweise detailliertere Beschreibungen der zu leistenden Aufgaben für das

Rechnungswesen des KAV aus. Ungeachtet dessen soll ein einheitlicher Leistungska-

talog durch die Magistratsabteilung 6 und den Kaufmännischen Geschäftsbereich der

GED des KAV bis Herbst 2010 ausgearbeitet werden.

1.5 Prüfungsgegenstand und Prüfungsablauf

1.5.1 Im Rahmen der gegenständlichen Prüfung unterzog das Kontrollamt die Auswir-

kungen des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP" auf den operativen Betrieb im

Aufwandsbereich stichprobenweise in den Schwerpunktkrankenanstalten Sozialmedizi-

nisches Zentrum Ost - Donauspital (DSP) und Wilhelminenspital (WIL) sowie den je-

weils zuständigen Buchhaltungsabteilungen der Magistratsabteilung 6 - nämlich der

Buchhaltungsabteilung 21 (MA 6 - BA 21) und der Buchhaltungsabteilung 19 (MA 6 -

BA 19) - einer Einschau. Zu diesem Zweck wurden im ersten Halbjahr 2010 Erhebun-

gen in den genannten Krankenanstalten, in der GED des KAV, in der KAV-Informati-

onstechnologie (KAV-IT) sowie in der Magistratsabteilung 6 durchgeführt.

Der Prüfungsschwerpunkt lag auf dem infolge des Integrationsprojektes adaptierten

Geschäftsprozess im Zusammenhang mit der Beschaffung von Lieferungen und Leis-

tungen durch die Einkaufsorganisationen Wirtschaft, Apotheke und Technik, der von der

administrativen Abwicklung der Bestellung über die Rechnungsbehandlung bis hin zur


Zahlung reicht. Der diesbezügliche Logistikprozess der jeweiligen Einkaufsorganisation

Küche sowie die ausschließlich im Modul SAP FI abgewickelten Leistungsverrechnun-

gen (z.B. Transportleistungen, medizinische Fremdleistungen etc.) waren nicht Ge-

genstand der Prüfung. Im Übrigen wurde auch der Einsatz des Moduls SAP PS für die

Planung und Budgetierung im Investitions- und Instandhaltungsbereich überblicksweise

eingesehen.

1.5.2 Weiters wurden zu Vergleichszwecken die prüfungsrelevanten Geschäftsprozesse

im AKH und in der MA 6 - BA 10 erhoben und allfällige Unterschiede zur Vorgangs-

weise im DSP bzw. im WIL ermittelt. Darüber hinaus wurden zu den im KAV-SAP zum

Prüfungszeitpunkt noch offenen Themenstellungen die diesbezüglichen Lösungsan-

sätze des AKH dargestellt.

2. EDV-Einsatz und Organisation von der Bestellung bis zur Zahlung

Für den Betrieb einer Krankenanstalt ist die laufende Beschaffung von Anlagegütern,

Ge- und Verbrauchsgütern sowie die Beauftragung von Bau-, Instandhaltungs- und

sonstigen Dienstleistungen erforderlich. Im KAV werden die Beschaffungsvorgänge

grundsätzlich von den jeweils dezentral eingerichteten sogenannten Einkaufsorganisa-

tionen Wirtschaft, Küche, Apotheke und Technik abgewickelt. Den für den KAV zustän-

digen Buchhaltungsabteilungen der Magistratsabteilung 6 obliegt dabei u.a. die Erfas-

sung und Archivierung der Eingangsrechnungen, die Durchführung der Kreditorenbuch-

haltung sowie die Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

2.1 Abläufe und Aufgabenverteilung vor dem Integrationsprojekt

2.1.1 Im Zuge des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP" wurde u.a. die Arbeits-

gruppe 3 - Organisationsablauf Bestellung bis Rechnungsprüfung eingesetzt. Laut der

im Pflichtenheftteil dieser Arbeitsgruppe enthaltenen Analyse des Istzustandes wurden

vor der Integration die von den Einkaufsorganisationen der Krankenanstalten im Modul

SAP MM gebuchten Bestellungen einmal täglich kumuliert in das nach kameralen

Grundsätzen geführte UHU-System der Magistratsabteilung 6 übergeleitet.

Die Eingangsrechnungen wurden von der jeweils zuständigen Buchhaltungsabteilung

im UHU-System protokolliert und im Original an die bestellende Einkaufsorganisation


weitergeleitet. Nach der Bearbeitung und Buchung der Rechnung im Modul SAP MM

durch die Einkaufsorganisation wurde die Originalrechnung einschließlich einer vom

System generierten Rechnungsbeilage, die von der bzw. dem jeweiligen Zeichnungsbe-

rechtigten zu unterfertigen war, an die Buchhaltungsabteilung retourniert. Nach Einlan-

gen der gebuchten Originalrechnung inkl. der Rechnungsbeilage in der Buchhaltungs-

abteilung wurde die SAP-Buchung über eine Schnittstelle ins UHU-System übernom-

men und weiterverarbeitet. Anschließend wurde die Originalrechnung von der Buch-

haltungsabteilung mit allen Beilagen eingescannt und im PAM-Archiv zur Rechnungs-

nummer abgelegt.

Jeweils drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum wurde der Anweisungsbetrag von der Buch-

haltungsabteilung in einen Anweisungsbestand geschrieben, im Weg der Magistratsab-

teilung 14 - Automationsunterstützte Datenverarbeitung, Information und Kommunikati-

onstechnologie an die Stadthauptkasse der Magistratsabteilung 6 übermittelt und von

dieser zur Überweisung weitergeleitet. Die ausbezahlten Beträge wurden von der Ma-

gistratsabteilung 14 in Form eines Abstattungsbestandes an die Buchhaltungsabteilung

übermittelt, aus dem automatisch die Abstattungsbuchung im UHU-System erzeugt und

über eine Schnittstelle ins KAV-SAP übergeleitet wurde.

2.1.2 Wie aus dem Pflichtenheftteil der im Projektverlauf eingesetzten Arbeitsgruppe 6 -

Stammdaten hervorgeht, erfolgte die Neuanlage und Änderung von Geschäftspartner-

datei(GEPARD)-Konten vor der Umstellung auf das adaptierte SAP-System durch die

Buchhaltungsabteilungen im UHU als führendes System, wobei täglich alle neu ange-

legten oder geänderten GEPARD-Konten in das SAP-System der Magistratsabteilung 6

übergeleitet wurden. In weiterer Folge wurden die GEPARD-Konten von der Magis-

tratsabteilung 6 ins KAV-SAP übernommen und für alle Einkaufsorganisationen sämtli-

cher Buchungskreise als Kreditorenkonto angelegt.

2.1.3 Laut dem Pflichtenheftteil der später eingerichteten Arbeitsgruppe 7 - Einsatz von

SAP PS und SAP IM (SAP Investment Management) wurde vor der Einführung des Mo-

duls SAP PS die Budgetverfolgung von Projekten und Instandhaltungsaufträgen durch

die Einrichtungen des KAV unter Heranziehung von Auswertungen der Buchhaltungs-


abteilungen und aus dem KAV-SAP sowie z.T. mithilfe von selbst geführten Excel-Ta-

bellen durchgeführt. Bedingt durch die drei verschiedenen Systeme und die damit ver-

bundenen Mehrfacherfassungen wurde diese Form der Budgetverfolgung von der Ar-

beitsgruppe als fehleranfällig angesehen.

2.2 Projektziele für den Aufwandsbereich laut Pflichtenheft

Die in den Pflichtenheftteilen der Arbeitsgruppen 3, 6 und 7 definierten Projektziele für

den Aufwandsbereich lassen sich wie folgt zusammenfassen:

- Alle Geschäftsprozesse von der Bestellung bis zur Zahlung werden im KAV-SAP ab-

gewickelt, wobei Bestellungen jahresübergreifend geführt werden können.

- Die Bestellvidierung wird für alle verbindlich eingeführt.

- Rechnungen werden ausschließlich durch die Buchhaltungsabteilungen erfasst, ge-

bucht und storniert.

- Die Rechnungsprüfung wird im Sinn einer ökonomischen Zusammenarbeit zwischen

KAV-Einrichtung und Buchhaltungsabteilung durch einen elektronischen Workflow

unterstützt.

- Sämtliche SAP-Belege vom Bestellschein bis zur Rechnung werden automatisch ab-

gelegt und sind wie die archivierten Papierbelege von jedem SAP-Arbeitsplatz aus ab-

rufbar.

- Die Anlage und Änderung von Lieferanten- bzw. Kreditorenstammdaten erfolgt durch

die Buchhaltungsabteilungen.

- Die Planung der finanziellen Mittel für Großprojekte, Investitionen, Betriebsführung

und Betriebsaufwand erfolgt gesamtheitlich und wird im Modul SAP PS abgebildet.

Die diesbezügliche Budgetzuteilung durch die GED des KAV erfolgt auf Buchungs-

kreisebene, weitere Zuteilungen werden durch die Einrichtungen selbst vorgenom-

men.

- Das Anlegen von Projekten im Modul SAP PS wird im Sinn einer einheitlichen Struktur

durch eine zentrale Stelle in der jeweiligen KAV-Einrichtung in Abstimmung mit der

Projektleitung durchgeführt.

- Die aktive Verfügbarkeitskontrolle im Modul SAP PS, die eine Überschreitung der bud-

getierten Planwerte durch eine Sperre der Bestellung verhindern soll, wird für das ge-

samte Budget genutzt.


2.3 Vorgaben und Abläufe nach der Systemumstellung

2.3.1 Anlässlich der Umstellung auf ein SAP-basiertes Buchführungssystem wurde von

der GED des KAV am 12. Dezember 2008 die Dienstanweisung Allgemeine Vorgaben

nach Integration MA 6 ins KAV-SAP, GED - 235/2008/KGB, erlassen, die sich u.a. mit

der Behandlung von Eingangsrechnungen und der Handhabung des Moduls SAP PS

befasst. Mit der Dienstanweisung vom 19. Jänner 2010, Allgemeine Buchungsvorga-

ben, GED - 2/2010/KG - EST, wurden die damaligen Regelungen übernommen und um

weitere Vorgaben im Zusammenhang mit der Buchung von Bestellungen und Gutschrif-

ten sowie dem Modul SAP PS ergänzt.

Darüber hinaus erging von der GED des KAV am 2. April 2009 - auf Basis der beste-

henden Rechnungswesen-, Buchungs- und Bilanzierungsrichtlinien - an alle Dienststel-

len (ausgenommen AKH) die Richtlinie Allgemeine Vorgaben nach Integration MA 6 ins

KAV-SAP; Planungs- und Budgetierungsrichtlinien für Investitionen und Betriebsfüh-

rung, GED - 235-2/2008/KG, die hinsichtlich der Handhabung des Moduls SAP PS auf

eine im Zuge des Integrationsprojektes erstellte Schulungsunterlage verweist.

Von der Magistratsabteilung 6 wurden infolge des Integrationsprojektes für die insge-

samt acht betroffenen Buchhaltungsabteilungen zu den bestehenden internen Doku-

mentationen der Abläufe des Rechnungswesens (IDA) keine gesonderten - die geän-

derten Prozesse berücksichtigenden - Vorgaben erlassen. Laut Auskunft der Magis-

tratsabteilung 6 sollen aber von Vertreterinnen bzw. Vertretern der für den KAV zustän-

digen Buchhaltungsabteilungen (einschließlich jener für das AKH) auf Grundlage der im

Rahmen des Integrationsprojektes erstellten internen Buchungsanleitungen verbindlich

anzuwendende Benutzerhandbücher für die neu gestalteten Abläufe ausgearbeitet wer-

den.

2.3.2 Wie die Einschau im DSP und im WIL ergab, wurde der Prozess der Bestellung

bis zur Zahlung - wie schon vor der Integration - mit der Bildung eines Bestellscheines

im Modul SAP MM durch die jeweilige Einkaufsorganisation der Krankenanstalt einge-

leitet. Im Gegensatz zur Vorgangsweise vor der Integration wurden Bestellscheine von

der bzw. dem Zeichnungsberechtigten allerdings nicht mehr manuell unterfertigt, son-


dern via Workflow im Modul SAP RM je nach einzuhaltender Vidierungsstufe bzw. Wert-

grenze elektronisch vidiert und automatisch im Modul SAP RM abgelegt. Während mit

dem SAP-Bestellschein bei der Beschaffung von Sachgütern in der Regel auch der tat-

sächliche Bestellvorgang bei der Lieferantin bzw. dem Lieferanten durchgeführt wurde,

diente dieser bei der Beauftragung von Bau-, Instandhaltungs- und sonstigen Dienst-

leistungen primär zur budgetmäßigen Bestellvormerkung.

Der Wareneingang wurde durch die jeweilige Einkaufsorganisation im Modul SAP MM

gebucht, wobei der Lieferschein mit einer Barcodeetikette versehen und der diesbezüg-

lichen Bestellung zugeordnet wurde. Im Anschluss daran wurde der Original-Liefer-

schein an die Buchhaltungsabteilung zum Einscannen weitergeleitet. Demgegenüber

war bei Bau-, Instandhaltungs- und sonstigen Dienstleistungen grundsätzlich keine Vor-

erfassung einer Leistungsbestätigung (Regieschein) im Modul SAP MM vorgesehen.

2.3.3 Die Rechnungen der Lieferantinnen bzw. Lieferanten wurden direkt an die Buch-

haltungsabteilungen übermittelt, wo sie mit einer Barcodeetikette versehen und ins

PAM-Archiv eingescannt wurden. Anschließend erfolgte die Vorerfassung der Rech-

nungen durch die Sachbearbeiterinnen bzw. Sachbearbeiter der Buchhaltungsabteilung

im Modul SAP MM, wodurch ein vorerst nicht buchungswirksamer Merkbeleg mit allen

relevanten Rechnungsdaten (Kreditorenkonto, Bestellnummer, Rechnungsnummer etc.)

im System generiert wurde. Die Rechnungen jener Geschäftsfälle, zu denen bereits ein

Lieferschein gebucht war, wurden bei betragsmäßiger Übereinstimmung mit dem Be-

stellwert ohne Einbeziehung der Einkaufsorganisationen durch die Buchhaltungsabtei-

lung freigegeben. Rechnungen, welche die Voraussetzungen für eine solche Durchbu-

chung nicht erfüllten, wurden über einen Workflow im Modul SAP RM an die zuständige

Einkaufsorganisation zur Prüfung übermittelt und nach entsprechender Bearbeitung

wieder auf dem elektronischen Weg an die Buchhaltungsabteilung retourniert. Dabei

wurde auch die Möglichkeit der Anbringung von geschäftsfallbezogenen Notizen im

Modul SAP RM genutzt.

Die von der Buchhaltungsabteilung vorerfassten Baurechnungen wurden in den beiden

eingesehenen Krankenanstalten insofern unterschiedlich behandelt, als diese im WIL


im Original und im DSP elektronisch über den Workflow an die technischen Abteilungen

zur Rechnungsprüfung und -bearbeitung übermittelt wurden.

In weiterer Folge schienen die von der Buchhaltungsabteilung freigegebenen Rechnun-

gen jeweils zwei Tage vor ihrer Fälligkeit in einer "Zahlungsvorschlagsliste" im Modul

SAP FI auf. Nach einer abschließenden Plausibilitätsprüfung führte jede Buchhaltungs-

abteilung für sich den Zahllauf durch und übermittelte eine Liste der Zahlungen per E-

Mail an die MA 6 - BA 21, die zentral für den KAV diese Listen an die Stadthauptkasse

der Magistratsabteilung 6 zur Veranlassung der Auszahlung versendete.

Der Parallelbetrieb des UHU-Systems wurde im Juni 2010 durch die Magistratsabtei-

lung 6 eingestellt, wobei bestimmte magistratsinterne Überrechnungen (z.B. in Bezug

auf Personal, Müllgebühren) bis zu deren Übernahme ins SAP-System weiterhin mit-

hilfe dieses auslaufenden Systems abgewickelt wurden.

2.4 Änderungen in der Aufgabenverteilung

2.4.1 Stellt man den im SAP-System des KAV neu etablierten Logistikprozess jenem

vor der Integration gegenüber, zeigte sich, dass mit den geänderten organisatorischen

Abläufen z.T. eine Neuordnung der Aufgabenverteilung zwischen den prozessbeteilig-

ten Organisationseinheiten des KAV und der Magistratsabteilung 6 einherging. Wäh-

rend die SAP-mäßige Abwicklung der Bestellungen und die Erfassung der Warenein-

gänge nach wie vor von den Einkaufsorganisationen wahrgenommen wurden, oblagen

die Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungserfassung und -buchung im SAP

nunmehr generell den Buchhaltungsabteilungen. Eine Prüfung und Bearbeitung durch

die Einkaufsorganisationen war nur mehr für jene Eingangsrechnungen vorgesehen,

welche die Kriterien für eine Durchbuchung nicht erfüllten. Darüber hinaus hatte sich

das Aufgabenspektrum der Buchhaltungsabteilungen u.a. auch um die buchungskreis-

bezogene Durchführung des Zahllaufes im Modul SAP FI erweitert, wobei die MA 6 -

BA 21 für die Weiterleitung der diesbezüglichen Daten an die Stadthauptkasse der Ma-

gistratsabteilung 6 zuständig war.

Bei der elektronischen Belegarchivierung durch die Buchhaltungsabteilungen war inso-

fern eine Änderung eingetreten, als die Eingangsrechnungen und Lieferscheine nun-


mehr bereits nach deren Einlangen eingescannt wurden. Diese vorgezogene Archivie-

rung bildete die Voraussetzung für den Einsatz des Workflows im Modul SAP RM und

den damit verbundenen Wegfall des Manipulationsaufwandes mit Originalbelegen zwi-

schen den Buchhaltungsabteilungen und den Einkaufsorganisationen. Eine Sonder-

stellung nahmen in diesem Zusammenhang die Baurechnungen ein, deren Bearbeitung

in den eingesehenen Einrichtungen unterschiedlich gehandhabt wurde. Nicht zuletzt

wurden durch das Auslaufen des Parallelbetriebes im UHU-System Doppelerfassungen

sowie notwendige Abstimmarbeiten mit dem KAV-SAP durch die Buchhaltungsabteilun-

gen obsolet.

2.4.2 Ungeachtet der geänderten organisatorischen Abläufe bzw. der Neuordnung der

Aufgabenverteilung war die Personalausstattung in den eingesehenen Organisations-

einheiten des KAV und der Magistratsabteilung 6 nahezu unverändert geblieben. Wäh-

rend in den Einkaufsorganisationen Wirtschaft und Apotheke die infolge des Integrati-

onsprojektes freigewordenen personellen Ressourcen (z.B. durch den Wegfall der

Rechnungsbuchung) abteilungsintern für andere Aufgaben eingesetzt wurden, wurde

von den Einkaufsorganisationen Technik ein zusätzlicher Personalbedarf zur Abde-

ckung der administrativen Anforderungen im adaptierten SAP-System kommuniziert,

der jedoch von der GED des KAV nicht weiter verfolgt wurde.

Hinsichtlich der für den Aufwandsbereich zuständigen Gruppen Dienststellenservice der

MA 6 - BA 19 sowie MA 6 - BA 21 wurde lt. Auskunft der Magistratsabteilung 6 anhand

der Leistungsdaten laufend ein Personalcontrolling durchgeführt, aus dem bis zur Ein-

schau des Kontrollamtes kein Änderungsbedarf der Personalausstattung abgeleitet

wurde.

2.4.3 Was die Anlage und Änderung von Kreditorenstammdaten anbelangt, erfolgte

diese nach wie vor dezentral durch die Buchhaltungsabteilungen in der GEPARD-Da-

tenbank im UHU-System. Die neu angelegten oder geänderten Daten wurden im An-

schluss von der Stadthauptkasse freigegeben und in das SAP-System der Magistrats-

abteilung 6 und von dort in das KAV-SAP eingespielt.


Diese Vorgehensweise sollte lt. Auskunft der Magistratsabteilung 6 im Rahmen des

Projektes "Highlander", das u.a. die Einführung einer neuen durchgängig SAP-basierten

Kreditorenverwaltung zum Ziel hat, abgelöst werden. Dem diesbezüglichen Projekt-

handbuch zufolge wird die Verwaltung und Pflege von Geschäftspartnerdaten künftig im

Modul SAP MDM (SAP NetWeaver Master Data Management) zentral durch die Stadt-

hauptkasse der Magistratsabteilung 6 erfolgen, von wo aus sämtliche Geschäftspartner-

stammsätze in die SAP-Systeme des Magistrats verteilt werden können. Bei Erfüllung

der entsprechenden Voraussetzungen war eine Anbindung des KAV-SAP an das Modul

SAP MDM für Ende des Jahres 2010 geplant.

2.5 Einsatz des Moduls SAP Project System

2.5.1 Richtliniengemäß wurden im DSP und im WIL seit dem Jahr 2009 von den Fi-

nanzabteilungen auf Grundlage des von der GED des KAV jährlich zur Verfügung ge-

stellten Budgets für Investitionen und Betriebsführung (Instandhaltung, Überprüfung und

Wartung) sogenannte Projekte im Modul SAP PS angelegt. Von den insgesamt elf

standardmäßig eingerichteten Projektstrukturen bzw. Projektarten, die jeweils in Form

von sogenannten Projektstrukturplan-Elementen in maximal vier Ebenen untergliedert

sind, wurden im DSP fünf und im WIL sechs genutzt.

Nach Zuteilung der Budgetmittel wurde die weitere Projektplanung sowie die Verbu-

chung von Geschäftsfällen im SAP-System von den jeweils projektverantwortlichen

Abteilungen wahrgenommen. In diesem Sinn war bei der Buchung der relevanten Be-

stellungen und Rechnungen eine Kontierung auf das entsprechende Projektstruktur-

plan-Element vorzunehmen, wodurch die Zuordnung zu einem bestehenden Projekt

erfolgte.

2.5.2 Die Verfügbarkeitskontrolle im Modul SAP PS, die eine Überschreitung der bud-

getierten Planwerte durch eine Sperre der Bestellung verhindern soll, war in beiden ein-

gesehenen Krankenanstalten - entgegen der ursprünglichen Zielsetzung - nicht aktiv

gesetzt. Stattdessen war für den Fall einer Überschreitung eine automatisierte E-Mail-

Verständigung an die projektverantwortlichen Stellen eingerichtet, die sich lt. Auskunft

der für die Budgetumbuchungen verantwortlichen Finanzabteilungen als praxistaugli-

chere Lösung erwies.


3. Ausgewählte offene Themenstellungen

Aus der Umstellung auf das adaptierte SAP-System ergaben sich technische und orga-

nisatorische Problem- und Fragestellungen, die im Rahmen der Nachprojektphase je

nach Zuständigkeit entweder vom Koordinationsgremium und/oder vom Standardisie-

rungsgremium behandelt wurden. Abgesehen von den bereits einer Erledigung zuge-

führten Themenstellungen gab es zum Zeitpunkt der Einschau des Kontrollamtes in Be-

zug auf den oben beschriebenen, neu eingeführten Logistikprozess eine Reihe von of-

fenen Punkten. Nachfolgend wurden einige dieser Themenstellungen einer näheren

Betrachtung unterzogen:

3.1 Elektronische Bestellvidierung

3.1.1 Im Zuge der Systemumstellung wurde in den Einrichtungen des KAV verpflichtend

die elektronische Bestellvidierung im Modul SAP MM eingeführt, wodurch die bis dahin

praktizierte Vorgangsweise der manuellen Unterfertigung des ausgedruckten SAP-Be-

stellscheines durch eine Zeichnungsberechtigte bzw. einen Zeichnungsberechtigten

abgelöst wurde. In der Konzeptions- und Pilotierungsphase des Integrationsprojektes

wurde von den jeweils befassten Projektgremien die Festlegung getroffen, die bislang in

der Piloteinrichtung DSP im Zusammenhang mit der manuellen Bestellvidierung in Ver-

wendung gestandenen Wertgrenzen als Basiseinstellung ins KAV-SAP zu übernehmen.

Der je KAV-Einrichtung bestellten SAP-Koordinatorin bzw. dem SAP-Koordinator, die

bzw. der u.a. für die Verwaltung der SAP-Nutzerinnenberechtigungen bzw. SAP-Nut-

zerberechtigungen zuständig ist, oblag - im Einvernehmen mit den Abteilungsleitungen -

die Anforderung der basiseingestellten SAP-Rollen samt Vidierungsberechtigungen

(Freigabecodes) für die Bediensteten der Einkaufsorganisationen entsprechend deren

jeweiligen Aufgabengebieten. Im Anschluss daran übernahm die KAV-IT die Anlage der

Nutzerinnenberechtigungen bzw. Nutzerberechtigungen und die Zuordnung der ange-

forderten Rollen im KAV-SAP.

In der nachfolgenden Tabelle werden die im Modul SAP MM basiseingestellten Freiga-

becodes samt Wertgrenzen in Bezug auf die Bestellvidierung der prüfungsgegenständ-

lichen Einkaufsorganisationen dargestellt:


Wertgrenzen bei der Bestellvidierung (in EUR) Funktionsbezogene SAP-Freigabecodes Wirtschaft Apotheke Technik Sachbearbeiterin bzw. Sachbearbeiter

0,00 bis 4.000,00 0,00 bis 3.000,00 -

Referatsleitung 4.000,01 bis 15.000,00 3.000,01 bis 10.000,00 0,00 bis 15.000,00 Abteilungsleitung ab 15.000,01 ab 10.000,01 ab 15.000,01

Wie der Tabelle zu entnehmen ist, waren in der Basiseinstellung grundsätzlich für die

Funktionen Sachbearbeiterin bzw. Sachbearbeiter, Referatsleitung und Abteilungslei-

tung SAP-Freigabecodes definiert, die je Einkaufsorganisation mit unterschiedlichen

Wertgrenzen hinterlegt waren. Während die Freigabecodes für Sachbearbeiterinnen

bzw. Sachbearbeiter der Einkaufsorganisationen Wirtschaft und Apotheke eine be-

tragsmäßig eingeschränkte Vidierungsberechtigung vorsahen, war für jene der Technik

generell keine Freigabeberechtigung eingerichtet. Demgemäß war bei einer Bestellung

durch eine Sachbearbeiterin bzw. einen Sachbearbeiter der Wirtschaft und der Apo-

theke im Gegensatz zur Technik ein Vieraugenprinzip erst bei Überschreiten der jewei-

ligen Wertgrenze gegeben. Hinsichtlich der Freigabecodes für Referats- und Abtei-

lungsleitung war anzumerken, dass diese auch die Vidierungsberechtigungen der je-

weils untergeordneten Freigabecodes beinhalteten.

3.1.2 Inwieweit dieses basiseingestellte Freigabekonzept in den prüfungsrelevanten

Einkaufsorganisationen Wirtschaft, Apotheke und Technik des DSP und des WIL um-

gesetzt wurde, überprüfte das Kontrollamt anhand einer Auswertung der KAV-IT vom

Juni 2010 über die im SAP-System mit Freigabecodes ausgestatteten Bediensteten.

Dieser zufolge wurde den in den Einkaufsorganisationen Wirtschaft der beiden Kran-

kenanstalten tätigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der ihrer Funktion ent-

sprechende Freigabecode sowie den Referatsleitungen (aus Vertretungsgründen) und

Abteilungsleitungen der Freigabecode für Abteilungsleitung zugeordnet. Demgegenüber

standen in den Anstaltsapotheken grundsätzlich nur die Freigabecodes für Referatslei-

tung und für Abteilungsleitung in Verwendung, wobei Ersterer in der Apotheke des WIL

ausschließlich Pharmazeutinnen bzw. Pharmazeuten und in der Apotheke des DSP

auch administrativem Personal zugeordnet war. Bei den beiden Einkaufsorganisationen

Technik zeigte sich, dass den Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern im Wesentlichen die

ihrer Funktion entsprechenden Freigabecodes zugewiesen wurden.


Wie die weitere Einschau des Kontrollamtes im DSP und im WIL ergab, wurden die Vi-

dierungsberechtigungen in den prüfungsrelevanten Einkaufsorganisationen - z.T. ent-

gegen den Basiseinstellungen - unterschiedlich gehandhabt. So bestand z.B. in der

Einkaufsorganisation Wirtschaft des WIL die organisatorische Regelung, wonach Sach-

bearbeiterinnen bzw. Sachbearbeiter lediglich zur Vidierung von Bestellungen bis zu

einem Wert von 400,-- EUR berechtigt waren. Darüber hinaus wurde in den beiden Ein-

kaufsorganisationen Technik die Bestellvidierung um die Ebene der Technischen Di-

rektorin bzw. des Technischen Direktors erweitert, die im DSP Bestellungen über einem

Wert von 40.000,-- EUR und im WIL solche über einem Wert von 15.000,-- EUR um-

fasste.

3.1.3 Die uneinheitliche Vorgangsweise in den KAV-Einrichtungen im Zusammenhang

mit der Bestellvidierung wurde bereits im Jänner 2009 vom Standardisierungsgremium

aufgegriffen. Wie aus den Sitzungsprotokollen dieses Gremiums hervorgeht, sollte auf

Basis einer Iststandserhebung eine Richtlinie zur KAV-weiten Vereinheitlichung der

Handhabung der Wertgrenzen unter Bedachtnahme des Vieraugenprinzips beim Be-

stellvorgang ausgearbeitet werden. Laut Auskunft des Vorsitzenden des Standardisie-

rungsgremiums wäre die Fertigstellung dieser Vidierungsrichtlinie bis zum Ende des

Jahres 2010 geplant.

3.2 Verbuchung von Kompensationsgeschäften

3.2.1 Die buchungstechnische Abwicklung von Kompensations- bzw. Tauschgeschäf-

ten, bei welchen die Aufwendungen für die Anschaffung einer Anlage nicht in einem

Kaufpreis, sondern ganz oder teilweise in der Hingabe eines anderen Vermögensge-

genstandes bestehen, stellte einen weiteren offenen Punkt dar, der seit dem ersten

Quartal des Jahres 2008 Gegenstand zweier mit hoher bzw. mittlerer Priorität versehe-

ner Themen im SAP-Helpdesk war.

Laut den diesbezüglichen Dokumentationen sollten Kompensationsgeschäfte künftig

mithilfe eines im Modul SAP RM integrierten Formulars der zuständigen Buchhaltungs-

abteilung angezeigt werden. Des Weiteren sollte - neben der Buchung des Zuganges

des Neugerätes mit dem vollen Anschaffungswert - die Rückgabe des Altgerätes an die


Lieferfirma nicht mehr in Form einer Gutschrift in der Kreditorenbuchhaltung, sondern

durch eine Ertragsbuchung auf ein - im Zahllauf mit dem Kreditorenkonto gegenver-

rechnendes - Debitorenkonto abgebildet werden. Letzteres setzte allerdings voraus,

dass die jeweils zuständige Buchhaltungsabteilung im KAV-SAP ein entsprechendes

Debitorenkonto im Modul SAP FI anlegen könnte.

3.2.2 Wie die Erhebungen ergaben, wurde das für Kompensationsgeschäfte anzuwen-

dende Formular zwar im April 2010 im Modul SAP RM produktiv gesetzt, jedoch fand es

zum Zeitpunkt der Einschau des Kontrollamtes in den eingesehenen Krankenanstalten

und Buchhaltungsabteilungen noch keine Verwendung im Routinebetrieb. Zudem ver-

fügten die Buchhaltungsabteilungen über keine Berechtigung für die Anlage von Debito-

renkonten im Modul SAP FI, sodass laufende Kompensationsgeschäfte weiterhin nach

der alten Vorgehensweise gebucht wurden. Im Übrigen war die das Verfahren zur Ab-

rechnung von Kompensationsgeschäften beschreibende Schulungsunterlage vom Sep-

tember 2009, welche im Auftrag des Standardisierungsgremiums anlässlich der unein-

heitlichen Vorgangsweise im KAV durch die KAV-IT erstellt wurde, insofern mangelhaft,

als die Verwendung des obgenannten Formulars unerwähnt blieb und von der Anlage

von Debitorenkonten durch die Buchhaltungsabteilungen im Modul SAP FI ausgegan-

gen wurde.

3.3 Doppelrechnungsprüfung

Laut der im SAP-Helpdesk seit August 2008 geführten Dokumentation zum Thema

"FI/MM: Prüfung doppelte Rechnung - Umstellung" sollte zur Vermeidung von Doppel-

zahlungen künftig bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen eine automatische

Prüfung auf bereits vorerfasste und gebuchte Rechnungen in den Modulen SAP FI und

SAP MM erfolgen. Dabei wurden als prüfungsrelevante Kriterien das Kreditorenkonto,

der Rechnungsbetrag und die Lieferantenrechnungsnummer festgelegt. Im Mai 2009

wurde schließlich die unter Federführung der KAV-IT programmierte Doppelzahlungs-

prüfung produktiv gesetzt, welche sich allerdings im laufenden Betrieb als nicht praxis-

tauglich erwies.

Nach der Prüfung weiterer Lösungsvarianten kam die KAV-IT zu dem Schluss, dass die

im SAP-Standard ohnehin zur Verfügung stehende Doppelrechnungsprüfung in den


Modulen SAP FI und SAP MM genutzt werden sollte, was allerdings eine geänderte

Verwendung des dafür notwendigen Referenzfeldes bei der Vorerfassung der Rechnun-

gen voraussetzen würde. Demgemäß wäre dieses Eingabefeld - anstatt mit der die Ver-

bindung zum UHU-System herstellenden Protokollnummer der Buchhaltungsabteilung -

künftig mit der Lieferantenrechnungsnummer, die seit der SAP-Einführung im Jahr 2001

in einem anderen Eingabefeld erfasst wurde, zu befüllen. Im Hinblick auf die partielle

Weiterführung des UHU-Systems könnte die oben beschriebene Lösung lt. Auskunft der

KAV-IT erst mit der endgültigen Übernahme der magistratsinternen Überrechnungen ins

SAP-System realisiert werden (s. Pkt. 2.3.3).

3.4 Rechnungsfreigabe innerhalb der Buchhaltungsabteilung

3.4.1 Im Rahmen des Integrationsprojektes wurde in den für den KAV zuständigen

Buchhaltungsabteilungen in Anlehnung an die Rechnungsfreigabe im UHU-System ein

elektronischer Workflow für die Vidierung der vorerfassten Eingangsrechnungen einge-

richtet. Demgemäß wurden im Sinn des Vieraugenprinzips alle Rechnungen über einem

Wert von 1.000,-- EUR nach der Bearbeitung durch eine Sachbearbeiterin bzw. einen

Sachbearbeiter der Gruppenleiterin bzw. dem Gruppenleiter und über einem Wert von

10.000,-- EUR der Leiterin bzw. dem Leiter der Buchhaltungsabteilung zur Vidierung

übermittelt.

Im Juni 2010 wurde dieser Ablauf insofern modifiziert, als die Rechnungen jener Ge-

schäftsfälle, zu denen bereits ein Lieferschein gebucht war und bei denen eine be-

tragsmäßige Übereinstimmung mit dem Bestellwert vorlag, betragsunabhängig durch

die vorerfassende Sachbearbeiterin bzw. den Sachbearbeiter freigegeben wurden.

Auch die zur Prüfung und Bearbeitung an die Einkaufsorganisationen weitergeleiteten

Rechnungen wurden nach deren Retournierung in der Buchhaltungsabteilung durch die

Sachbearbeiterin bzw. den Sachbearbeiter freigegeben.

Mit dem Wegfall des Vieraugenprinzips innerhalb der Buchhaltungsabteilungen erfolgte

eine Anpassung der Rechnungsfreigabe an die in der MA 6 - BA 10 seit der dortigen

Integration im Jahr 2004 praktizierte Vorgehensweise, die lt. Auskunft der Magistrats-

abteilung 6 einen effizienteren Routinebetrieb ermöglichte und aufgrund der im SAP


eingestellten Prüfungskriterien weder auf die Fehlerhäufigkeit noch auf die Gebarungs-

sicherheit negative Auswirkungen hatte. Ungeachtet dessen wird lt. Auskunft der Lei-

tungen der MA 6 - BA 19 bzw. MA 6 - BA 21 in bestimmten Fällen (z.B. bei in Einschu-

lung befindlichen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern, Rechnungen mit Auslandsbezug)

durch organisatorische Regelungen nach wie vor ein Vieraugenprinzip gewahrt.

3.4.2 Auch im Magistrat der Stadt Wien war zum Zeitpunkt der Prüfung unter Federfüh-

rung der Magistratsabteilung 6 ein Projekt zum Thema "Prozessoptimierung Rech-

nungsbehandlung" in Umsetzung, das unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls

einen verkürzten Rechnungsbehandlungsworkflow vorsieht. Im diesbezüglichen Pro-

jekthandbuch ist u.a. eine Stichprobenprüfung im SAP-Rechnungsworkflow beschrie-

ben, gemäß der - mithilfe einer Prüfsoftware - ein bestimmter Prozentsatz von Rech-

nungen nach dem Zufallsprinzip einer Prüfung zu unterziehen ist.

3.5 Durchbuchung von Eingangsrechnungen

3.5.1 Eine wesentliche Neuerung infolge der Integration stellte die bei Erfüllung be-

stimmter Kriterien vorgesehene Durchbuchung von Eingangsrechnungen in der Buch-

haltungsabteilung ohne Einbeziehung der bestellenden Einkaufsorganisationen dar (s.

Pkt. 2.3.3), die den administrativen Aufwand für die Rechnungsbearbeitung in den Ein-

kaufsorganisationen auf ein Mindestmaß reduzieren sollte. Hinsichtlich des Anteiles der

durchgebuchten Rechnungen im Jahr 2009 konnten von den eingesehenen Einkaufsor-

ganisationen des DSP und des WIL in Ermangelung ihnen zur Verfügung stehender

Standardauswertungen nur Schätzungen abgegeben werden. Während die jeweiligen

Einkaufsorganisationen Wirtschaft und Apotheke im Hinblick auf die Anzahl der mittels

Workflow zur Bearbeitung übermittelten Rechnungen von einer Durchbuchungsrate von

rd. 50 % bzw. rd. 70 % ausgingen, verwiesen die Einkaufsorganisationen Technik in-

folge des hohen Anteiles an Dienstleistungs-, Instandhaltungs- und Baurechnungen auf

eine marginale Rate an durchgebuchten Rechnungen.

3.5.2 Einer von der KAV-IT auf Ersuchen des Kontrollamtes erstellten Auswertung zu-

folge stellte sich das Verhältnis zwischen durchgebuchten und nach Bearbeitung in den

Einkaufsorganisationen gebuchten Eingangsrechnungen in den prüfungsgegenständli-

chen Einrichtungen im Jahr 2009 wie folgt dar:


Einkaufs- organisationen

Gebuchte Eingangs-

rechnungen gesamt

Davon ohne Bearbeitung in der Einkaufs-organisation

durchgebucht

Anteil der durchgebuchten

Rechnungen in %

Davon nach Bearbeitung in der Einkaufs-organisation

gebucht

Anteil der bearbeiteten Rechnungen

in %

DSP Wirtschaft 24.120 13.227 54,8 10.893 45,2Apotheke 13.030 9.458 72,6 3.572 27,4Technik 4.578 25 0,5 4.553 99,5WIL Wirtschaft 26.205 15.485 59,1 10.720 40,9Apotheke 11.266 8.209 72,9 3.057 27,1Technik 6.938 109 1,6 6.829 98,4

Wie aus der Tabelle hervorgeht, wiesen die Eingangsrechnungen im Zusammenhang

mit Geschäftsfällen der Anstaltsapotheken mit 72,6 % bzw. 72,9 % gefolgt von jenen

der Abteilungen Wirtschaft mit 54,8 % bzw. 59,1 % die höchsten Durchbuchungsraten

auf und lagen damit im Bereich der von den Auskunftspersonen geschätzten Quoten.

Der in den Wirtschaftsabteilungen im Vergleich zu den Apotheken niedrigere Anteil an

durchgebuchten Rechnungen resultierte vor allem daraus, dass diese über die Be-

schaffung von Sachgütern hinaus auch die Beauftragung von Instandhaltungs- und

sonstigen Dienstleistungen durchführten, deren Rechnungen aufgrund der gängigen

Buchungspraxis (zeitraumbezogene Rahmenbestellungen, fehlende Buchung des Wa-

reneinganges bzw. der Leistungsbestätigungen) nicht die Kriterien für eine Durchbu-

chung erfüllten. In der Einkaufsorganisation Technik wurden nahezu ausschließlich Ge-

schäftsfälle zu Bau-, Instandhaltungs- und sonstigen Dienstleistungen abgewickelt,

woraus sich der geringe Anteil an durchgebuchten Rechnungen in diesem Bereich er-

gab.

3.5.3 Laut Auskunft der eingesehenen Einkaufsorganisationen Wirtschaft und Apotheke

sollte im Sinn einer weiteren Effizienzsteigerung die Durchbuchungsrate von Eingangs-

rechnungen erhöht werden, was u.a. die Aktualität der Artikelstammsätze im Modul

SAP MM sowie die Buchung des Wareneinganges durch die Einkaufsorganisation vor

der Rechnungserfassung durch die Buchhaltungsabteilung voraussetzt. Zudem wäre

zur laufenden Überprüfung dieser Kennzahl die Möglichkeit einer standardisierten Aus-

wertung der Durchbuchungsraten, differenziert nach Liefer- und Leistungsrechnungen,

erforderlich.


4. SAP-Einsatz von der Bestellung bis zur Zahlung im Allgemeinen Krankenhaus der

Stadt Wien - Medizinischer Universitätscampus

Die zu Vergleichszwecken durchgeführte Einschautätigkeit des Kontrollamtes im AKH

umfasste die Einkaufsorganisationen Wirtschaft, Apotheke und Medizintechnik sowie

die für den Aufwandsbereich zuständige Gruppe Kunden- und Dienststellenservice der

MA 6 - BA 10. Die im Technikbereich vorgenommene Einschränkung auf die Abteilung

Medizintechnik war darin begründet, dass die gesamte operative technische Betriebs-

führung des AKH an eine Betriebsführungsgesellschaft ausgegliedert ist und die ande-

ren Abteilungen der Technischen Direktion keine Beschaffungsaufgaben wahrnehmen.

4.1 Vorgaben, Abläufe und Aufgabenverteilung

4.1.1 In den nach der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001:2008 zertifizierten Ein-

kaufsorganisationen des AKH sind die Abläufe und die Zuständigkeiten für das Be-

schaffungswesen sowie die Logistik und die Rechnungsbearbeitung in Form von Pro-

zessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen geregelt, die gegebenenfalls auch die

MA 6 - BA 10 einbezogen. Weiters lag eine von der MA 6 - BA 10 erstellte und von der

Direktion der Teilunternehmung AKH - Abteilung Finanz und Betriebswirtschaft freige-

gebene Arbeitsanweisung "Kreditorenbuchhaltung" vor, welche die Erfassung und for-

melle sowie kaufmännische Prüfung von Eingangsrechnungen mit dem Ergebnis der

Zahlungsfreigabe unter optimaler Ausnutzung der Zahlungskonditionen zum Inhalt

hatte. Zudem verfügte das AKH auch im Hinblick auf den Datenaustausch mit der Be-

triebsführungsgesellschaft über eine Reihe von Arbeitsanweisungen.

4.1.2 Wie in den anderen eingesehenen Krankenanstalten wurde auch im AKH der

prüfungsgegenständliche Geschäftsprozess, der von der Bestellung über die Rech-

nungsbehandlung bis hin zur Zahlung reicht, in den Modulen SAP MM und SAP FI ab-

gewickelt. Die Bestellvidierung durch eine Zeichnungsberechtigte bzw. einen Zeich-

nungsberechtigten, die elektronische Übermittlung der nicht durchbuchbaren Rech-

nungen an die Einkaufsorganisationen sowie der Zugriff auf die im PAM-Archiv einge-

scannten Belege erfolgte jedoch im AKH nicht mithilfe des Moduls SAP RM, sondern

mittels eigens im AKH-SAP programmierter Workflows.


Neben der Buchung der Wareneingänge im Modul SAP MM oblag der jeweiligen Ein-

kaufsorganisation des AKH im Gegensatz zu den beiden Vergleichskrankenanstalten

zusätzlich das Einscannen der Lieferscheine. In der Einkaufsorganisation Wirtschaft

wurde darüber hinaus im Zusammenhang mit Dienstleistungsverträgen (z.B. Sicher-

heitsdienst) mit der Erfassung von Leistungsbestätigungen als Wareneingänge begon-

nen, sodass bei Erfüllung aller Voraussetzungen (Übereinstimmung der Rechnung mit

Bestellung und Wareneingang) auch eine Durchbuchung von Leistungsrechnungen er-

möglicht wurde.

Eine weitere Besonderheit bestand im AKH in der Weiterverrechnung der Investitions-

anteile von Anlagenbeschaffungen an die Financiers Stadt Wien, Medizinische Univer-

sität Wien sowie Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung, wofür anlagen-

kontierte Rechnungen nach deren Vorerfassung in der MA 6 - BA 10 mithilfe eines ei-

genen Workflows im Weg der jeweiligen Einkaufsorganisation an die Abteilung Finanz

und Betriebswirtschaft zur Buchungsfreigabe übermittelt wurden.

Was den Zahllauf anbelangt, so wurde dieser ebenfalls seit der im Jahr 2004 erfolgten

Integration von der MA 6 - BA 10 im Modul SAP FI durchgeführt und der daraus gene-

rierte Zahlungsbestand in Form eines Datenfiles direkt an die Stadthauptkasse der Ma-

gistratsabteilung 6 zur Veranlassung der Auszahlung übermittelt.

4.1.3 Die mit der Umstellung auf ein SAP-basiertes Buchführungssystem eingetretene

Neuordnung der Aufgabenverteilung führte in den betroffenen Organisationseinheiten

des AKH - ausgenommen in der Abteilung Medizintechnik - in den Folgejahren zu Än-

derungen im Personaleinsatz. In der Einkaufsorganisation Wirtschaft wurden als Folge

des Wegfalls der Rechnungsbuchung sowie der Einschränkung der Rechnungsprüfung

auf die nicht durchbuchbaren Rechnungen durch Umschichtungen zwei Dienstposten

abgebaut, während in dem in der Anstaltsapotheke angesiedelten und mit verrech-

nungstechnischen Angelegenheiten befassten Verrechnungsbüro die dadurch freige-

wordenen Personalressourcen für andere Aufgaben eingesetzt wurden.

Darüber hinaus trat lt. Auskunft der MA 6 - BA 10 auch in der für den Aufwandsbereich

zuständigen Gruppe Kunden- und Dienststellenservice sowie in der Kanzlei - infolge der


mit der Integration einhergegangenen Verwaltungsvereinfachung - vor allem durch die

Nicht-Nachbesetzung freigewordener Dienstposten eine Personalreduktion im Ausmaß

von insgesamt rd. fünf Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern auf Basis Vollzeitäquivalent

ein.

4.1.4 Im Gegensatz zum KAV-SAP verfügte das AKH-SAP über keine Schnittstelle in

die GEPARD-Datenbank im UHU-System, sodass die MA 6 - BA 10 nach wie vor die

Kreditoren sowohl im Client-System des AKH als auch in der GEPARD-Datenbank ma-

nuell anzulegen hatte. Nach Umsetzung des Projektes "Highlander" der Magistratsab-

teilung 6, das u.a. die Ablöse der GEPARD-Datenbank durch das Modul SAP MDM als

führendes System zum Ziel hat, wird aufgrund einer geplanten Anbindung an das AKH-

SAP eine Doppelanlage von Kreditoren durch die MA 6 - BA 10 nicht mehr erforderlich

sein (s. Pkt. 2.4.3).

4.1.5 Um den Anforderungen und Informationspflichten gegenüber den Financiers

Rechnung zu tragen, wurde im AKH die - in einem eigenen Handbuch geregelte - Pla-

nung und Budgetierung von Investitionen unter Verwendung der Module SAP IM und

SAP PS abgewickelt. Demgemäß wurden alle medizintechnischen, nicht medizintechni-

schen, EDV-technischen sowie bau- und haustechnischen Investitionsprojekte nach

deren Genehmigung durch die Kommission Paktierte Investitionen in die Module SAP

IM und SAP PS eingespielt und dort abgebildet. Bei anlagenbezogenen SAP-Bestellun-

gen war das jeweilige Projektstrukturplan-Element verpflichtend zu erfassen, wobei eine

budgetmäßige Verfügbarkeitskontrolle aktiv gesetzt war, die ab Erreichen des Über-

schreitungsrahmens von maximal 3 % des Antragswertes zu einer Sperre der Bestel-

lung führte.

4.2 Vorgangsweise des Allgemeinen Krankenhauses der Stadt Wien - Medizinischer

Universitätscampus bzgl. der ausgewählten Themenstellungen

Hinsichtlich der im Pkt. 3 behandelten Problem- und Fragestellungen stellte sich die

Situation im AKH folgendermaßen dar:

4.2.1 Die im AKH-SAP basiseingestellten Freigabecodes für Bestellungen der Ein-

kaufsorganisationen Wirtschaft, Apotheke und Medizintechnik unterschieden sich ge-


genüber jenen im KAV-SAP sowohl hinsichtlich der Anzahl der Vidierungsstufen als

auch in Bezug auf die Wertgrenzen. Einer Unterlage der Abteilung Technologie und

Informatik des AKH zufolge war für die Einkaufsorganisation Wirtschaft je Referatslei-

tung ein Freigabecode zur Vidierung von Bestellungen bis zu einem Wert von 20.000,--

EUR und für die Einkaufsleitung ein solcher ab einem Wert von 20.000,01 EUR einge-

richtet. Bezüglich der Einkaufsorganisation Apotheke waren zwei Freigabecodes basis-

eingestellt, wobei der eine Bestellungen ab einem Gesamtwert von 20.000,01 EUR und

der andere Bestellungen ab einem Wert von 7.000,01 EUR je Bestellposition umfasste.

Für Bestellungen unterhalb dieser Wertgrenzen hingegen war in der Apotheke eine

SAP-mäßige Bestellabwicklung durch bestellberechtigte Mitarbeiterinnen bzw. Mitar-

beiter ohne Freigabeverfahren vorgesehen. Hinsichtlich der Einkaufsorganisation Medi-

zintechnik bestand lediglich ein Freigabecode für die Abteilungsleitung zur Vidierung

sämtlicher Bestellungen.

Eine anhand einer Auswertung der Abteilung Technologie und Informatik durchgeführte

Überprüfung der Zuordnungen der Freigabecodes zeigte, dass diese im Wesentlichen

der Funktion der Bediensteten entsprachen und - mit Ausnahme der Einkaufsorganisa-

tion Medizintechnik - entsprechende Vertretungserfordernisse berücksichtigten. Eine

zusätzliche Auswertung der bestellberechtigten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter der

Einkaufsorganisation Apotheke brachte eine hohe Anzahl an Bediensteten zutage, die

aufgrund ihrer SAP-Rollenzuteilung Bestellungen unterhalb der festgelegten Wertgren-

zen ohne Freigabeverfahren absetzen konnten.

4.2.2 Die buchungstechnische Abwicklung von Kompensationsgeschäften war im AKH

in einer eigenen Dienstanweisung geregelt, wonach der der Lieferantin bzw. dem Liefe-

ranten zu verrechnende Rückkauferlös für die Altanlage in Form einer Ertragsbuchung

in der Debitorenbuchhaltung abzubilden ist. Die zuständige Einkaufsorganisation hat in

diesem Fall via E-Mail ein mit den relevanten Daten ausgefülltes Formular an die MA 6 -

BA 10 zu übermitteln, welche eine entsprechende Rechnung im Modul SAP SD erstellt

und an die Lieferfirma übermittelt. Je nach Vereinbarung fand im Zahllauf eine Gegen-

verrechnung im Zuge des Kaufes der Neuanlage oder eine Vereinnahmung des Ver-

kaufserlöses statt.


4.2.3 Im Unterschied zum KAV-SAP wurde im SAP-System des AKH in den Modulen

SAP FI und SAP MM die im Standard zur Verfügung stehende Doppelrechnungsprü-

fung genutzt, zumal das hiefür erforderliche Schlüsselfeld Referenznummer im Rahmen

der Vorerfassung der Rechnung vorgabengemäß mit der Lieferantenrechnungsnummer

befüllt wird. Weitere Kriterien der standardmäßigen Prüfung stellten die Kreditorennum-

mer sowie der Rechnungsbetrag dar. Die für den Parallelbetrieb des UHU-Systems er-

forderliche Protokollnummer der Buchhaltungsabteilung wurde bis Oktober 2009 über

die Schnittstelle in das AKH-SAP zurückgespielt.

4.2.4 Wie bereits im Pkt. 3.4.1 ausgeführt, hatte die MA 6 - BA 10 im Zuge der im Jahr

2004 erfolgten Umstellung auf SAP von der Etablierung einer internen Freigabe von

Eingangsrechnungen durch die Gruppen- bzw. Abteilungsleitung - mit Ausnahme von

Rechnungen mit Auslandsbezug - Abstand genommen, sodass seit diesem Zeitpunkt

der überwiegende Anteil der Eingangsrechnungen nach Erfüllung der im System defi-

nierten Prüfungskriterien ausschließlich von den jeweiligen Sachbearbeiterinnen bzw.

Sachbearbeitern gebucht wird.

4.2.5 Im Gegensatz zur KAV-IT konnte von der Abteilung Technologie und Informatik

des AKH keine Auswertung in Bezug auf das Verhältnis zwischen durchgebuchten und

nach Bearbeitung in den Einkaufsorganisationen gebuchten Eingangsrechnungen be-

reitgestellt werden, sodass das Kontrollamt die für den Vergleich erforderlichen Durch-

buchungsraten für das Jahr 2009 auf andere Weise ermitteln musste. Laut einer Schät-

zung der MA 6 - BA 10 würde sich die diesbezügliche Rate bei Eingangsrechnungen im

Zusammenhang mit Geschäftsfällen der Einkaufsorganisation Wirtschaft auf etwa 80 %

belaufen. Demgegenüber errechnete sich aufgrund einer Auswertung des Verrech-

nungsbüros hinsichtlich der an die Apotheke zur Bearbeitung übermittelten Rechnungen

eine Durchbuchungsrate von über 90 %. Was die mit der Beschaffung von medizin-

technischen Geräten befasste Einkaufsorganisation Medizintechnik betrifft, so war hier

eine Durchbuchung der Eingangsrechnungen aus organisatorischen Gründen nicht vor-

gesehen, da anlagenkontierte Rechnungen im AKH nach deren Vorerfassung durch die

MA 6 - BA 10 routinemäßig mittels eines eigenen Workflows an die Abteilung Finanz

und Betriebswirtschaft zur Genehmigung weiterzuleiten sind.


5. Feststellungen des Kontrollamtes

5.1 Mit der Umsetzung des Projektes "MA 6-Integration ins KAV-SAP", das die Umstel-

lung auf ein SAP-basiertes Buchführungssystem zum Ziel hatte, kam es in den mit der

Beschaffung von Lieferungen und Leistungen sowie der Kreditorenbuchhaltung be-

fassten Organisationseinheiten des KAV bzw. der Magistratsabteilung 6 zu Änderungen

in den organisatorischen Abläufen und einer teilweisen Neuordnung der Aufgabenver-

teilung.

Eine wesentliche Änderung trat im Zusammenhang mit der Erfassung und Buchung von

Eingangsrechnungen im Modul SAP MM ein, die seit der Integration im Jahr 2008 nicht

mehr von den Einkaufsorganisationen, sondern ausschließlich von der Gruppe Dienst-

stellenservice der jeweils zuständigen Buchhaltungsabteilung der Magistratsabteilung 6

wahrgenommen wird. Eine Einbeziehung der Einkaufsorganisationen in die Rech-

nungsbehandlung war nur mehr bei jenen Eingangsrechnungen vorgesehen, welche die

im SAP definierten Prüfungskriterien für eine Durchbuchung nicht erfüllen. Im Bereich

der Buchhaltungsabteilungen führte die Umstellung darüber hinaus zur Übernahme der

Durchführung des Zahllaufes im Modul SAP FI und im Juni 2010 zur Einstellung des

Parallelbetriebes im UHU-System, wodurch Doppelerfassungen und notwendige Ab-

stimmarbeiten mit dem KAV-SAP wegfielen. Hinsichtlich der Aufgaben der Buchhal-

tungsabteilungen in Bezug auf die Kreditorenverwaltung in der GEPARD-Datenbank

des UHU-Systems werden sich erst infolge der Umsetzung des Projektes "Highlander"

der Magistratsabteilung 6, das eine SAP-basierte Geschäftspartnerverwaltung zum Ziel

hat, Änderungen ergeben.

Die Einführung des Moduls SAP RM zur elektronischen Aktenverwaltung und Unter-

stützung von Arbeitsabläufen ermöglichte im Aufwandsbereich u.a. die Etablierung von

Workflows zur elektronischen Bestellvidierung sowie zur papierlosen Rechnungsüber-

mittlung und Korrespondenz zwischen den Einkaufsorganisationen und den Buchhal-

tungsabteilungen. Darüber hinaus wurde mithilfe des Moduls SAP RM eine elektroni-

sche Zugriffsmöglichkeit auf sämtliche zu einem Geschäftsfall im SAP-System abgeleg-

ten sowie im PAM-Archiv eingescannten Belege geschaffen.


5.2 Im Zuge seiner Einschautätigkeit im DSP und im WIL gewann das Kontrollamt den

Eindruck, dass sich die Neugestaltung der Abläufe, die Verbuchung der Geschäftsfälle

durch alle Beteiligten in einem System sowie der Einsatz des Moduls SAP RM im Rou-

tinebetrieb bewährt und zu einer Vereinfachung und Beschleunigung des prüfungsge-

genständlichen Prozesses führte. Weiters konnten mit dem vorgefundenen Umset-

zungsstand die im Rahmen des Integrationsprojektes definierten Ziele zum Organisa-

tionsablauf Bestellung bis Rechnungsprüfung grundsätzlich als erreicht betrachtet wer-

den, wenngleich zum Prüfungszeitpunkt noch einige offene Themenstellungen bestan-

den. In diesem Zusammenhang waren insbesondere die einen unmittelbaren Bezug

zum internen Kontrollsystem (IKS) aufweisenden Themen elektronische Bestellvidie-

rung, Doppelrechnungsprüfung sowie die Rechnungsfreigabe innerhalb der Buchhal-

tungsabteilungen hervorzuheben.

Aus Anlass der Implementierung der elektronischen Bestellvidierung wurde im KAV-

SAP ein funktionsbezogenes Freigabeverfahren basiseingestellt, dessen Freigabeco-

des je Einkaufsorganisation mit unterschiedlichen Wertgrenzen hinterlegt waren und

das - mit Ausnahme der Technik - ein Vieraugenprinzip erst bei Überschreiten der je-

weiligen Wertgrenzen vorsah. Diese KAV-weit standardisierte Basiseinstellung wurde in

den eingesehenen Krankenanstalten für den Routinebetrieb z.T. abgeändert, indem

einerseits durch die Zuordnung nicht funktionsentsprechender Freigabecodes Kompe-

tenzen erweitert und andererseits durch organisatorische Regelungen funktionsbezo-

gene Vidierungsberechtigungen eingeschränkt wurden.

Im Hinblick darauf, dass der Bestellvidierung infolge des Wegfalles der Rechnungsfrei-

gabe durch die Einkaufsorganisationen eine erhöhte Bedeutung beizumessen ist,

empfahl das Kontrollamt eine rasche Fertigstellung und Umsetzung der seit geraumer

Zeit in Ausarbeitung befindlichen und eine KAV-weite Vereinheitlichung zum Ziel ha-

benden Vidierungsrichtlinie, wobei u.a. Aspekte wie z.B. Vertretungserfordernisse sowie

eine zweckmäßige Verankerung des Vieraugenprinzips zu berücksichtigen wären.

Stellungnahme der Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenver-

bund" und der Magistratsabteilung 6:

In diesem Zusammenhang wurde das Standardisierungsgremium


vom SAP-Lenkungsausschuss Betriebswirtschaft mit der Ausar-

beitung einer einheitlichen Vidierungsrichtlinie beauftragt. Hiebei

geht das Standardisierungsgremium nach Fachbereichen vor, wo-

bei mit dem Bereich Apotheke begonnen wurde. Die hiefür erfor-

derliche Vereinheitlichung und die dafür notwendigen Aktivitäten

wurden abgestimmt und festgelegt. Die Vorgaben befinden sich

bereits nach Prüfung und Genehmigung des Koordinationsgremi-

ums zur Umsetzung in der KAV-IT. Die noch fehlenden Bereiche

Wirtschaft, Technik, Personal und Finanz werden sukzessive vom

Standardisierungsgremium abgearbeitet und sollen bis Ende des

Jahres 2011 abgeschlossen sein.

Die im SAP-Standard in den Modulen SAP MM und SAP FI zur Verfügung stehende

Prüfung auf doppelte Rechnung zur Vermeidung von Doppelzahlungen konnte von den

Buchhaltungsabteilungen im KAV-SAP nicht genutzt werden, da das hiefür erforderliche

Schlüsselfeld nicht mit der Lieferantenrechnungsnummer, sondern mit der für die Ver-

bindung zum UHU-System notwendigen Protokollnummer der Buchhaltungsabteilung

befüllt wurde. Mit dem Auslaufen des Parallelbetriebes des UHU-Systems im Juni 2010

sollten umgehend die Voraussetzungen für die Nutzung der Doppelrechnungsprüfung

geschaffen werden.



Die Umstellung der Überrechnungsschnittstellen im Magistrat auf

SAP war im Geschäftsjahr 2010 geplant. Dafür müssen die

Schnittstellen aus dem UHU-System in das KAV-SAP-System,

das KAV-SAP-System und die Schnittstelle aus dem KAV-SAP-

System in das PAM-Archiv adaptiert und angepasst werden. Um

hiefür keinen doppelten Aufwand entstehen zu lassen, wurde in

Abstimmung zwischen der Magistratsabteilung 6 und dem KAV die

Umstellung des Schlüsselfeldes für die Doppelrechnungsprüfung

im SAP-Standard im Zuge der Implementierung der neuen Über-


rechnungsschnittstelle (Magistrat-SAP an KAV-SAP) beschlossen.

Für die Implementierung der neuen Überrechnungsschnittstelle

war in der ersten Phase das AKH vorgesehen. In der zweiten Pha-

se werden die Überrechnungsschnittstellen für die restlichen

Dienststellen des KAV implementiert. Das AKH befindet sich be-

reits in der Umsetzungsphase. Die Umsetzung der Überrech-

nungsschnittstelle für die restlichen Dienststellen erfolgt bis Ende

des ersten Quartals 2011, wobei die Umstellung des Schlüsselfel-

des Lieferantenrechnungsnummer bereits auf dem KAV-Testsys-

tem getestet wird.

Gegen Ende der Einschau des Kontrollamtes wurde nach dem Vorbild der für das AKH

zuständigen MA 6 - BA 10 die interne Rechnungsfreigabe in den für den KAV zuständi-

gen Buchhaltungsabteilungen deaktiviert, da lt. Auskunft der Magistratsabteilung 6 den

Erfordernissen eines IKS bereits mit den im SAP-System für die Buchung von Ein-

gangsrechnungen definierten Prüfungskriterien Rechnung getragen würde. Ungeachtet

dessen empfahl das Kontrollamt, die im Handbuch zum magistratsinternen Projekt "Pro-

zessoptimierung Rechnungsbehandlung" der Magistratsabteilung 6 enthaltene Stichpro-

benprüfung im SAP-Rechnungsworkflow auch im Bereich des KAV zu etablieren.



In der Magistratsabteilung 6 läuft noch bis Ende Februar 2011 un-

abhängig vom magistratsinternen Projekt "Prozessoptimierung

Rechnungsbehandlung" das Projekt "opt.IKS" zur Erfassung der

operativen, risikorelevanten Prozesse des IKS der Magistratsab-

teilung 6. Die in diesem IKS vorgesehenen Stichprobenprüfungen

werden seitens der Magistratsabteilung 6 und des KAV als aus-

reichend erachtet.

5.3 Einer Auswertung der KAV-IT zufolge beliefen sich die Raten der von den Buchhal-

tungsabteilungen unmittelbar durchgebuchten Eingangsrechnungen im Zusammenhang


mit Geschäftsfällen der Einkaufsorganisationen Apotheke und Wirtschaft auf durch-

schnittlich rd. 73 % bzw. rd. 57 %. Demgegenüber wiesen die Einkaufsorganisationen

Technik wegen des hohen Anteiles an Rechnungen für Bau-, Instandhaltungs- und

sonstigen Dienstleistungen, welche aufgrund der gängigen Buchungspraxis nicht die

Kriterien für eine Durchbuchung erfüllten, lediglich eine marginale Durchbuchungsrate

von durchschnittlich 1 % auf.

Das Kontrollamt befürwortete die von den eingesehenen Einkaufsorganisationen ver-

folgten Bestrebungen zur Erhöhung der Durchbuchungsraten (z.B. die zeitnahe Aktuali-

sierung der Artikelstammsätze sowie die Buchung des Wareneinganges vor Rech-

nungserfassung) und damit zur weiteren Ausschöpfung des Potenzials dieser Funktio-

nalität, wofür die laufende Beobachtung dieser Kennzahl mithilfe regelmäßiger Aus-

wertungen zweckmäßig erschien. In diesem Zusammenhang wurde angeregt, auch die

Buchungspraxis bei Dienstleistungen im Hinblick auf die Schaffung der Voraussetzun-

gen für eine Rechnungsdurchbuchung zu evaluieren.



Der Empfehlung des Kontrollamtes wird insofern entsprochen, als

im ersten Halbjahr 2011 eine Evaluierung des Beschaffungspro-

zesses durchgeführt wird, um die Rechnungsdurchbuchung auch

bei Dienstleistungen zu ermöglichen. Weiters wurde in der KAV-IT

eine Auswertung beauftragt, welche eine regelmäßige Beobach-

tung dieser Kennzahl ermöglicht.

5.4 Was die personellen Auswirkungen des auch im Sinn einer Effizienzsteigerung um-

gesetzten Integrationsprojektes anbelangt, so führten die geänderten Abläufe sowie die

neu geordnete Aufgabenverteilung in den eingesehenen Organisationseinheiten zwar

z.T. zu Änderungen im Personaleinsatz, die Personalausstattung blieb jedoch nahezu

unverändert. Eine die geänderten Rahmenbedingungen bzw. Aufgaben berücksichti-

gende Personalbedarfsberechnung hatte in Bezug auf die eingesehenen Einkaufsorga-

nisationen des KAV und die Gruppen Dienststellenservice der eingesehenen Buchhal-


tungsabteilungen der Magistratsabteilung 6 nicht stattgefunden und wäre nunmehr nach

Festigung der Routineabläufe in die Wege zu leiten.



In der Magistratsabteilung 6 läuft noch bis Ende Februar 2011 das

Projekt "opt.IKS" zur Erfassung der operativen, risikorelevanten

Prozesse des IKS der Magistratsabteilung 6. Diese Ergebnisse

sollen zur Erstellung des Leistungskataloges KAV/MA 6 herange-

zogen werden. Die Ausarbeitungen durch eine gemeinsame Ar-

beitsgruppe sollten bis 31. März 2011 beendet sein.

Nach Vorliegen des Leistungskataloges KAV/MA 6 und der Ergeb-

nisse der Arbeitsgruppe Forderungsmanagement sowie deren

Umsetzung erfolgt im dritten und vierten Quartal seitens der Ma-

gistratsabteilung 6 und des KAV in gegenseitiger Abstimmung

eine Personalbedarfsberechnung, mit welchem Personaleinsatz

die veränderten Aufgabengebiete und Arbeitsabläufe zu bewerk-

stelligen sind.

5.5 Seit dem Jahr 2009 wurde das im Zuge der Integration eingeführte Modul SAP PS

im KAV verpflichtend als Instrument zur Planung und Budgetierung von Investitionen

und Betriebsführung verwendet. Nach Auffassung des Kontrollamtes konnte dadurch

sowohl auf der Ebene der Krankenanstalten als auch der GED des KAV eine Steige-

rung der Informationsqualität in Bezug auf Investitionsprojekte sowie die laufende Be-

triebsführung erreicht werden, wenngleich in den eingesehenen Krankenanstalten beim

Einsatz des Moduls SAP PS punktuelle Unterschiede festzustellen waren. Im Zuge der

verstärkten Etablierung des Projektsystems als Steuerungsinstrument im Routinebetrieb

wäre auch die Vereinheitlichung der Handhabung voranzutreiben.



bund":

Seitens des KAV erfolgt eine Evaluierung der bestehenden Richtli-

nie "Planungs- und Budgetierungsrichtlinien für Investitionen und

Betriebsführung". In dieser Richtlinie erfolgt dann auch eine ein-

heitliche Vorgabe für die Verbuchung der Istkosten. Weiters wird

in Hinkunft im Zuge des Investcontrollings verstärkt die einheitliche

Handhabung betrachtet und vorangetrieben.

5.6 Der im AKH im Jahr 2004 infolge der dortigen Umstellung auf ein SAP-basiertes

Buchführungssystem eingeführte Prozess der Bestellung bis zur Zahlung wies - ebenso

wie die Planung und Budgetierung von Investitionen - im Vergleich zu den Krankenan-

stalten DSP und WIL partielle organisatorische und EDV-technische Unterschiede auf.

Zurückzuführen waren diese insbesondere auf die im AKH anders ausgestaltete SAP-

Systemlandschaft (z.B. Einsatz von eigens programmierten Workflows anstatt des Mo-

duls SAP RM, Einsatz des Moduls SAP IM), aber auch auf die Sonderstellung des AKH

als allgemeine öffentliche Zentralkrankenanstalt und Universitätsklinikum mit den damit

verbundenen Erfordernissen gegenüber den Financiers. Darüber hinaus war zu berück-

sichtigen, dass die prüfungsrelevanten Einkaufsorganisationen des AKH bedingt durch

die Auslagerung der operativen Betriebsführung großteils mit der Beschaffung von

Sachgütern befasst waren.

Die im KAV vorgefundenen offenen Themenstellungen, wie buchungstechnische Ab-

wicklung von Kompensationsgeschäften, interne Rechnungsfreigabe in der Buchhal-

tungsabteilung und die Verwendung der im SAP-Standard eingerichteten Doppelrech-

nungsprüfung, waren im AKH bzw. der MA 6 - BA 10 bereits seit der dortigen Integra-

tion im Routinebetrieb umgesetzt worden. Das im AKH-SAP basiseingestellte Freigabe-

verfahren für Bestellungen der Einkaufsorganisationen Wirtschaft, Apotheke und Medi-

zintechnik wich von jenem im KAV-SAP in Bezug auf die Vidierungsstufen und die

Wertgrenzen ab, wobei insbesondere die hohe Anzahl an - ohne Freigabeverfahren -

bestellberechtigten Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern in der Apotheke des AKH kritik-

würdig erschien.




Diesbezüglich wird darauf hingewiesen, dass bereits vor Integra-

tion der Magistratsabteilung 6 ins KAV-SAP die buchungstechni-

sche Abwicklung von Kompensationsgeschäften geregelt und

auch mit zwei getrennten Geschäftsfällen abgewickelt wurde. Im

Zuge des Integrationsprojektes war hiefür die modulübergreifende

Implementierung vorzusehen. Dies konnte nunmehr im vierten

Quartal 2010 erfolgreich abgeschlossen werden. Weiters wurde im

KAV im Zuge des Projektes ein Workflow zur Rechnungsfreigabe

in den Buchhaltungsabteilungen implementiert. In der Apotheke

des AKH wurde das SAP-Freigabeverfahren für Bestellungen be-

reits reorganisiert und soll im Frühjahr 2011 EDV-technisch umge-

setzt werden. Künftig wird die Berechtigung zur Freigabe von Be-

stellungen im AKH-SAP auf wenige Mitarbeiterinnen bzw. Mitar-

beiter beschränkt bleiben.

Die im Zusammenhang mit Eingangsrechnungen der Einkaufsorganisationen Wirtschaft

und Apotheke des AKH ermittelten Durchbuchungsraten für das Jahr 2009 von rd. 80 %

bzw. über 90 % lagen über den jeweiligen Raten der Vergleichsspitäler DSP und WIL

und ließen auf eine hohe Nutzung dieser Funktionalität im AKH schließen. Im Übrigen

kam es in den Folgejahren der Integration sowohl in den Einkaufsorganisationen des

AKH (ausgenommen Medizintechnik) als auch in der MA 6 - BA 10 zu einer Verminde-

rung der Personalausstattung bzw. zu einem geänderten Personaleinsatz, was die mit

der Umstellung auf ein integriertes Buchführungssystem einhergegangene Verwal-

tungsvereinfachung im Aufwandsbereich unterstrich.


Die Stellungnahmen der geprüften Einrichtungen sind den jeweiligen Berichtsabschnit-

ten zugeordnet worden.

Der Kontrollamtsdirektor:

Dr. Peter Pollak, MBA

Wien, im März 2011


ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS UND ALLGEMEINE HINWEISE

AKH .............................................. Allgemeines Krankenhaus der Stadt Wien - Medizini-

scher Universitätscampus

DSP .............................................. Sozialmedizinisches Zentrum Ost - Donauspital

EDV .............................................. Elektronische Datenverarbeitung

GED.............................................. Generaldirektion

GEPARD ...................................... Geschäftspartnerdatei

IKS................................................ Internes Kontrollsystem

ISO ............................................... Internationale Organisation für Normung

KAV .............................................. Unternehmung "Wiener Krankenanstaltenverbund"

KAV-IT.......................................... KAV-Informationstechnologie

MA 6 - BA 10 ................................ Magistratsabteilung 6 - Rechnungs- und Abgaben-

wesen, Buchhaltungsabteilung 10





PAM-Archiv................................... Papierloses Dokumenten Ablage- und Management-

system-Archiv

SAP CO........................................ SAP Controlling (Kostenrechnung)

SAP FI .......................................... SAP Financial Accounting (Finanzwesen)

SAP IM ......................................... SAP Investment Management (Investitionsmanage-

ment)

SAP IS-H ...................................... SAP Industry Solution-Healthcare

SAP MDM..................................... SAP NetWeaver Master Data Management (Stamm-

datenmanagement)

SAP MM ....................................... SAP Materials Management (Materialwirtschaft)

SAP PP ........................................ SAP Production Planning and Control (Produktions-

planung und -steuerung)

SAP PS ........................................ SAP Project System (Projektsystem)


SAP R/2........................................ SAP Release 2

SAP R/3........................................ SAP Release 3

SAP RM........................................ SAP Records Management

SAP SD ........................................ SAP Sales and Distribution (Vertrieb)

TB................................................. Tätigkeitsbericht

UHU.............................................. Universelle Haushaltsbuchführung auf Unix

WIL ............................................... Wilhelminenspital

WStV ............................................ Wiener Stadtverfassung

Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht

ausgeglichen.

Es wurden schützenswerte personenbezogene Daten im Sinn der rechtlichen Verpflich-

tung anonymisiert sowie auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen

Bedacht genommen, wodurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt sein könnte.

unternehmung 'wiener krankenanstaltenverbund', prüfung ... · eines sap-ccc (customer...

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