universidad tecnolÓgica equinoccial...

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN

CONTABILIDAD Y AUDITORIA – CONTADOR PÚBLICO

TEMA:

MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA EMPRESA DE

SERVICIOS PC ASOCIADOS EN LA CIUDAD DE QUITO

AUTORA:

SARA JEANNETH MANZANO MORA

DIRECTORA:

MSC. ALEXANDRA GUTIERREZ

QUITO - ECUADOR

2014

ii

DERECHO DE AUTOR

Yo, Sara Jeanneth Manzano Mora, portadora de la cédula de identidad

#171629231-1, declaro que el trabajo desarrollado en la presente tesis titulada

“MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA EMPRESA DE

SERVICIOS PC ASOCIADOS EN LA CIUDAD DE QUITO”, previo a la

obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría, fue

desarrollada por mi persona con la dirección de la Ms. Alexandra Gutiérrez.

Sara Jeanneth Manzano Mora

iii

AGRADECIMIENTO

En primer lugar expreso mi agradecimiento a Dios por concederme salud, vida

y una familia que en todo momento estuvo brindándome su apoyo y

comprensión durante toda esta etapa de aprendizaje muy trascendente para mi

crecimiento profesional.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial y a los docentes de la Escuela de

Contabilidad y Auditoría por haber impartido sus conocimientos, que han sido

de gran ayuda en mi vida académica y profesional.

Un agradecimiento muy especial a mi directora de tesis la Ms. Alexandra

Gutiérrez Núñez, por todo su apoyo, guía, consejos y comprensión durante la

elaboración de este trabajo.

A la Empresa PC Asociados S.A. por toda la colaboración y apoyo necesario

para la culminación de este trabajo; a mis compañeros ya que juntos nos

esforzamos para llegar a la meta trazada con éxito.

Sara

iv

DEDICATORIA

La presente tesis la dedico a Dios por haberme demostrado su infinito amor

dándome salud y vida, a mis padres que con sencillez y humildad me han

enseñado el valor de las cosas y que todo se obtiene con sacrificio y dedicación

ya que lo que fácil viene así mismo se va y a mis hermanos quienes

contribuyeron con toda su paciencia, cariño y apoyo constante e incondicional.

Sara

v

CERTIFICACIÓN

Certifico que la tesis “MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA

LA EMPRESA DE SERVICIOS PC ASOCIADOS EN LA CIUDAD DE

QUITO”, previo a la obtención del Título de Licenciado en Contabilidad y

Auditoría, es original y ha sido realizada en su totalidad por la Srta. Sara

Jeanneth Manzano Mora.

Es todo cuanto puedo certificar en honor a la verdad.

Atentamente,

Msc. Alexandra Gutiérrez

Directora de Tesis

vi

RESUMEN

La Empresa PC Asociados S.A., inicia sus actividades comerciales en el año 2008,

siendo una empresa que brinda el servicio de Aforo de Mercancías e inspección

comercial a importadores y exportadores, con la finalidad de ayudar a sus clientes y

evitar al máximo inconvenientes con entidades encargadas del control.

PC Asociados S.A., actualmente no cuenta con una herramienta que le permita

conocer la ubicación y estado de cada uno de los activos fijos que pertenecen a la

empresa; por esta razón, se ha planteado el desarrollo de un Manual de Control de

Activos Fijos, el mismo que permitirá optimizar los procedimientos de control todos

los activos fijos desde el momento de la compra hasta su asignación a sus custodios,

obteniendo un inventario físico actualizado.

El presente trabajo detalla ciertos términos que serán de utilidad para entender los

procesos que se deben llevar a cabo en el control de activos fijos; además, presenta

los resultados de las encuestas realizadas a los empleados de la empresa mediante un

proceso de muestreo, los datos de las encuestas fueron tabulados dando como

resultado que el control es escaso y que la mayor parte de empleados no conoce el

proceso que deben seguir los activos fijos.

Se describe la situación de la empresa en esta tesis, con la finalidad de complementar

la información obtenida en la realización de las encuestas, dando como resultado la

necesidad de la implantación de un Manual de Control de Activos Fijos que es el

vii

último capítulo de este trabajo; en dicho manual se detalla su importancia y además,

se describen los procesos a seguir dentro de la empresa en cuanto al manejo de los

activos fijos a fin de facilitar el control de los mismos.

En la parte final de la presente tesis se ha incluido la bibliografía y los anexos.

viii

INTRODUCCIÓN

Para PC Asociados S.A., es fundamental contar con una herramienta que permita la

administración y control eficiente de sus activos fijos, teniendo en cuenta que la

presencia de una guía en la realización de determinadas actividades es de vital

importancia para los empleados de la empresa, se ha diseñado el presente manual que

facilitará el control de los activos fijos y ayudará al adecuado registro contable de los

mismos.

El presente manual contempla los lineamientos de la Norma Internacional de

Información Financiera y de la Legislación Ecuatoriana Vigente, la observancia de

dichos lineamientos garantizará el desarrollo de los registros contables relacionados a

los activos fijos.

El manual de control de inventarios de activos fijos servirá como herramienta de

trabajo confiable para garantizar que los activos fijos de PC Asociados S.A., sean

controlados de la mejor manera facilitando el trabajo del encargado de los mismos,

para lo cual oportunamente se definen que son activos fijos y cómo podemos

organizarlos.

ix

ÍNDICE

DERECHO DE AUTOR .............................................................................................. ii

AGRADECIMIENTO ................................................................................................ iii

DEDICATORIA ......................................................................................................... iv

CERTIFICACIÓN ....................................................................................................... v

RESUMEN .................................................................................................................. vi

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... viii

ÍNDICE ....................................................................................................................... ix

ÍNDICE DE TABLAS .............................................................................................. xiii

ÍNDICE DE GRÁFICOS .......................................................................................... xiv

CAPÍTULO I ................................................................................................................ 1

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 1

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................. 1

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................... 2

1.3. SUBPREGUNTAS .................................................................................... 2

1.4. OBJETIVO ................................................................................................ 2

1.4.1. Objetivo General ................................................................................ 2

1.4.2. Objetivos Específicos ......................................................................... 3

1.5. JUSTIFICACIÓN ...................................................................................... 3

1.6. HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER ....................................................... 4

1.7. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ................................................ 5

1.7.1. Variables Independientes ................................................................... 5

1.7.2. Variables dependientes ....................................................................... 5

CAPÍTULO II .............................................................................................................. 6

MARCO REFERENCIAL TEÓRICO – LEGAL ................................................... 6

2.1. MARCO REFERENCIAL ......................................................................... 6

2.1.1. Activos Fijos ....................................................................................... 6

2.1.2. Características de los Activos Fijos .................................................... 8

2.1.3. Clasificación de los Activos Fijos ...................................................... 9

2.1.4. Adquisición y Determinación del Costo de la Propiedad, Planta y

Equipo ........................................................................................................ 12

2.1.5. Mantenimiento y mejoras de los Activos Fijos ................................ 12

2.1.6. Depreciación de los Activos Fijos .................................................... 13

2.1.6.1. Cálculo de la Depreciación de los Activos Fijos ....................... 15

2.1.7. Amortización de Activos Fijos ......................................................... 20

x

2.1.8. Venta de Activos Fijos ..................................................................... 21

2.1.9. Canje de Activos Fijos ..................................................................... 22

2.1.10. Baja de Activos ........................................................................... 22

2.1.11. Donación de Activos Fijos: ......................................................... 23

2.1.12. Activos Fijos Construidos ........................................................... 24

2.1.13. Destrucción de Activos Fijos ...................................................... 25

2.1.14. Control de la Propiedad, Planta y Equipo ................................... 25

2.1.15. Manual de Procedimientos .......................................................... 26

2.2. MARCO LEGAL ..................................................................................... 27

2.2.1. Norma Internacional de Contabilidad .............................................. 27

2.2.1.1. Características de la Propiedad, Planta y Equipo ...................... 27

2.2.1.2. Costo de la Propiedad, Planta y Equipo ..................................... 28

2.2.1.3. Costos no atribuibles a la Propiedad, Planta y Equipo ............... 30

2.2.1.4. Mantenimiento y mejoras de los Activos Fijos .......................... 32

2.2.1.5. Depreciación ............................................................................... 33

2.2.1.6. Método de Depreciación ............................................................ 36

2.2.1.7. Baja en cuentas ........................................................................... 37

2.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno .................................................. 39

2.2.2.1. Transferencia de Bienes ............................................................. 39

2.2.2.2. Base Imponible del Impuesto al Valor Agregado ...................... 40

2.2.2.3. Forma de determinar la utilidad en la transferencia de activos

fijos 41

2.2.2.4. Depreciación ............................................................................... 41

2.2.2.5. Amortización Activos ................................................................. 42

2.2.2.6. Retenciones en la Fuente ............................................................ 43

2.2.2.7. Entrega de Comprobantes de Retención .................................... 44

2.2.3. Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario

Interno ........................................................................................................ 44

2.2.3.1. Depreciación ............................................................................... 44

2.2.3.2. Valoración .................................................................................. 45

2.2.3.3. Retención .................................................................................... 46

2.2.3.4. Alcance del Impuesto al Valor Agregado IVA .......................... 47

2.2.3.5. Retenciones ................................................................................ 49

2.2.3.6. Venta de Activos Fijos ............................................................... 50

2.2.3.7. Donaciones ................................................................................. 50

CAPÍTULO III ........................................................................................................... 51

MARCO METODOLÓGICO ................................................................................ 51

xi

3.1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ....................................... 51

3.1.1. Tipo y Diseño de la Investigación ................................................... 51

3.1.2. Métodos de la Investigación ............................................................. 52

3.1.3. Población .......................................................................................... 53

3.1.4. Muestra ............................................................................................. 54

3.1.5. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información ................ 56

3.1.6. Análisis e Interpretación de Datos .................................................... 56

3.1.7. Análisis General de Resultados ........................................................ 66

CAPÍTULO IV ........................................................................................................... 67

SITUACIÓN DIAGNÓSTICA .............................................................................. 67

4.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA PC ASOCIADOS S.A. ..... 67

4.1.1. Antecedentes .................................................................................... 67

4.1.2. Misión ............................................................................................... 68

4.1.3. Visión ............................................................................................... 68

4.1.4. Objetivos Empresariales ................................................................... 68

4.1.5. Valores y Principios Organizacionales ............................................. 69

4.1.6. Políticas ............................................................................................ 69

4.1.7. Estructura Organizacional ................................................................ 70

4.1.8. Funciones Departamentales .............................................................. 71

4.2. EVALUACIÓN DEL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS .............. 74

4.3. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LOS ACTIVOS FIJOS .................. 77

CAPÍTULO V ............................................................................................................ 79

MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA EMPRESA PC

ASOCIADOS S.A. ................................................................................................. 79

5.1. INTRODUCCIÓN ................................................................................... 79

5.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA – FUNCIONAL PROPUESTA .............. 80

5.3. OBJETIVO DEL MANUAL ................................................................... 81

5.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL ....................................... 81

5.5. USO DEL MANUAL .............................................................................. 82

5.6. FUNCIONES DEL PERSONAL............................................................. 83

5.7. POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS ......................................................... 94

5.8. ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS .................................. 96

5.8.1. Contabilización de los Activos Fijos ................................................ 96

5.8.2. Tratamiento Contable de los Activos Fijos .................................... 100

5.8.3. Bienes con Valor Inferior al Monto de los Activos Fijos ............... 103

5.8.4. Codificación de los Activos Fijos .................................................. 104

5.8.5. Responsabilidad del Custodio de los Activos Fijos ....................... 108

xii

5.8.6. Responsabilidad por el uso ............................................................. 109

5.8.7. Adiciones, Mejoras y Mantenimiento ............................................ 110

5.8.8. Adquisición de Activos Fijos ......................................................... 111

5.8.9. Traspaso de Activos Fijos .............................................................. 114

5.8.10. Baja Contable de los Activos Fijos por robo, pérdida,

obsolescencia ........................................................................................... 117

5.8.11. Inventario Físico ....................................................................... 120

5.8.12. Revaluación de los Activos Fijos .............................................. 125

5.8.13. Deterioro de los Activos Fijos .................................................. 125

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 126

CONCLUSIONES ........................................................................................... 126

RECOMENDACIONES .................................................................................. 127

BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 128

ANEXOS ................................................................................................................. 130

ANEXO 1: RETENCIONES EN LA FUENTE .................................................. 130

ANEXO 2: ENCUESTA ...................................................................................... 132

ANEXO 3: ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN............................................ 134

ANEXO 4: CUADRO COMPARATIVO ........................................................... 135

ANEXO 5: FORMATO INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ......................... 136

ANEXO 6: FOTOGRAFÍAS ............................................................................... 137

xiii

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Población...................................................................................................... 53

Tabla 2: Muestra ........................................................................................................ 55

Tabla 3: Opinión de manejo de bienes ....................................................................... 57

Tabla 4: Bienes bajo custodia de los empleados registrados ..................................... 58

Tabla 5: Entrega de activos con actas ........................................................................ 59

Tabla 6: Conocimiento de proceso en caso de extravío del bien ............................... 60

Tabla 7: Conocimiento de la ubicación de activos..................................................... 61

Tabla 8: Obligatoriedad de reportar cambios ............................................................. 62

Tabla 9: Comprobación de toma física de activos ..................................................... 63

Tabla 10: Opinión de Personal Idóneo para control de activos fijos ......................... 64

Tabla 11: Opinión de implementación de un manual de control de activos fijos ...... 65

Tabla 12: Cuentas contables....................................................................................... 96

Tabla 13: Tasas de depreciación: ............................................................................... 99

Tabla 14: Cuentas para registrar depreciaciones ........................................................ 99

Tabla 15: Codificación de Activos ........................................................................... 105

xiv

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico 1: Opinión de manejo de bienes .................................................................... 57

Gráfico 2: Bienes bajo custodia de los empleados registrados .................................. 58

Gráfico 3: Entrega de activos con actas ..................................................................... 59

Gráfico 4: Conocimiento de proceso en caso de extravío del bien ............................ 60

Gráfico 5: Conocimiento de la ubicación de activos ................................................. 61

Gráfico 6: Obligatoriedad de reportar cambios .......................................................... 62

Gráfico 7: Comprobación de toma física de activos .................................................. 63

Gráfico 8: Opinión de Personal Idóneo para control de activos fijos ........................ 64

Gráfico 9: Opinión de implementación de un manual de control de activos fijos ..... 65

Gráfico 10: Estructura Organizacional....................................................................... 70

Gráfico 11: Estructura Orgánico – Funcional ............................................................ 80

1

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

PC ASOCIADOS S.A. es una empresa de servicios que se dedica a la inspección

de mercaderías en el aforo en el aeropuerto de Quito, Guayaquil, Manta y en el

puerto de Guayaquil; siendo una de las empresas principales dedicadas a la

verificación de aforos en el país.

En la actualidad, PC ASOCIADOS S.A. no cuenta con una guía que regularice

la manera de controlar los activos fijos y esto ha ocasionado que existan errores

en el momento de realizar el registro de adquisiciones, venta, transferencia de

los activos fijos; ya que muchas de las indicaciones han sido dadas de forma

verbal o en mails forzando a sus colaboradores a indagar entre sus archivos

información relevante que les permita realizar el registro de los activos fijos;

generando pérdidas económicas para la empresa por el faltante al momento de

realizar la verificación física de los mismos y pérdida de tiempo para el personal

que realiza los registros.

Considerando el problema existente se ha visto la necesidad de la elaboración de

un Manual de Control de Activos Fijos, esperando que el mismo sirva de ayuda

para el Departamento de Contabilidad y permita establecer el control y la toma

de decisiones de forma oportuna sobre de los activos fijos.

2

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿La empresa PC Asociados S.A. hasta la presente fecha no tiene un adecuado

sistema de manejo de sus activos fijos, provocando que existan perdidas

continuas y que no se pueda establecer normas para controlar la administración,

uso y custodia de los activos fijos?

1.3. SUBPREGUNTAS

a) ¿Existen procedimientos para el manejo de los activos fijos?

b) ¿Cómo se realizará la verificación del control de los activos fijos?

c) ¿Se conoce el saldo real de los activos fijos?

d) ¿Existen custodios de los activo fijos?

e) ¿Existe control de los activos fijos?

1.4. OBJETIVO

1.4.1. Objetivo General

Elaborar el Manual de Control de Activos Fijos para la empresa PC

ASOCIADOS S.A., que sirva como una herramienta y que permita instruir el

correcto proceso de registro, control y custodia de los activos fijos de la

empresa.

3

1.4.2. Objetivos Específicos

Analizar cómo se lleva actualmente el manejo de los activos fijos de la

empresa PC Asociados

Revisar las teorías, conceptos, reglamentos que aporten a la elaboración del

manual de activos fijos que forman parte del patrimonio de la empresa PC

Asociados.

Aplicar la metodología de la investigación por medio de las técnicas de

encuestas, entrevistas y observación para conocer la verdadera necesidad de

la creación del manual de activos fijos.

Desarrollar el manual de activos fijos para la empresa PC Asociados,

proponiendo la administración adecuada de los procesos, con el objetivo de

mantener un eficiente control de los activos fijos, responsabilizando a las

personas que laboran en la empresa sobre el uso de los bienes y equipos

asignados para el desarrollo de sus funciones diarias y poder entregar

información oportuna y eficiente.

1.5. JUSTIFICACIÓN

Toda empresa debe poseer un manual de control de activos fijos, que sirva

como herramienta de comprensión y uso del personal, de forma que se clarifique

los pasos a seguir al momento de realizar una adquisición, baja o venta de los

activos fijos.

4

La gerencia administrativa financiera de PC ASOCIADOS S.A., ha encontrado

falencias al mantener esta información en forma verbal, confiando en la memoria

del personal contable lo cual puede ocasionar varios riesgos, como: cometer

errores en la asignación de las cuentas contables, cálculo incorrecto de las

depreciaciones, desconocimiento de la ubicación de los activos y por su puesto

la entrega de los inventarios de forma incorrecta.

Por este motivo es beneficioso tener un manual que permita mantener un control

de activos fijos, tanto para la empresa como para el personal y con el mismo

asegurar un registro en las cuentas contables correctas, el cálculo correcto de las

depreciaciones y tener el conocimiento de la ubicación de los mismos asignando

responsabilidad a la persona que utiliza el bien.

Considerando las falencias encontradas, la gerencia administrativa financiera ha

visto la necesidad de crear un manual para el cual será necesario la intervención

del personal del departamento de contabilidad quienes aportarán en forma

positiva para el desarrollo del mismo; considerando que en la empresa existe

rotación de funciones del personal del área contable y en ocasiones deja de

prestar sus servicios para la empresa, el manual servirá para orientar o de guía.

1.6. HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER

Con la implementación del Manual de Control de Activos Fijos, se espera evitar

pérdidas económicas por el deterioro, desgaste de los activos fijos, faltantes al

momento de realizar el inventario físico y tener conocimiento del custodio de los

activos fijos.

5

1.7. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN

1.7.1. Variables Independientes

Manual de control de los activos fijos en PC Asociados S.A.

1.7.2. Variables dependientes

Las variables para el desarrollo de la investigación pueden ser:

Mantener el control de los activos fijos

Evitar la pérdida económica por desconocimiento del estado de los activos

fijos

Disminuir el margen de error en la aplicación incorrecta de los porcentajes

de depreciación.

Dar la información real de los activos fijos que ayude a la toma de

decisiones.

6

CAPÍTULO II

MARCO REFERENCIAL TEÓRICO – LEGAL

2.1. MARCO REFERENCIAL

En el presente capítulo se destallan las definiciones y enfoques de varios autores

que servirán de sustento para la realización del presente manual.

2.1.1. Activos Fijos

Uno de los puntos más importantes de una empresa es la inversión que poseen

en los activos fijos o la propiedad planta y equipo, ya que son los bienes de

naturaleza permanente con una vida útil superior a un año, necesarios para

desarrollar las funciones operativas y actividades de la empresa y no para ser

vendidos.

Para comprender mejor la definición de propiedad, planta y equipo se tomó el

concepto de Mercedes Bravo Valdiviezo en su libro Contabilidad General que

dice “El Activo Fijo está constituido por los bienes y derechos de larga duración

que son utilizados en la operación del negocio o empresa y por lo tanto no están

destinados para la venta” (Bravo Valdiviezo, 2004, pág. 238)1.

Para una empresa tener la información real de la propiedad, planta y equipo e

inventarios es de gran importancia ya que con la misma se podrá elaborar los

1 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 238

7

presupuestos y la toma de decisiones, el registro correcto de cada transacción y

la asignación correcta de las cuentas contables ayudará en el análisis de cada una

de las cuentas.

En la actualidad la adquisición de la propiedad, planta y equipo nace junto con

la empresa y es de gran importancia el saber la ubicación de cada uno de ellos

así como los años de vida útil y los respectivos porcentajes de depreciación.

Pedro Zapata en su libro de Contabilidad General da la siguiente definición de

propiedad, planta y equipo (Zapata Sánchez, Contabilidad General, 2005, pág.

155) “Constituyen aquellos bienes permanentes y derechos exclusivos que la

empresa utiliza sin restricciones, en el desarrollo de sus actividades

productivas”2.

Como se puede apreciar los autores mencionados concuerdan en la definición de

propiedad, planta y equipo; sin embargo, es necesario recalcar que los bienes

adquiridos como activos fijos no son comercializables, a menos que la empresa

lo considere conveniente de acuerdo a sus políticas internas o a su obsolescencia.

Se debe tener en cuenta no todos los bienes que son adquiridos por una empresa

serán considerados como propiedad, planta y equipo ya que depende de la

actividad económica a la que se dedica para tomarlos dentro del grupo de los

activos fijos o como inventarios; por ejemplo una empresa que puede comprar

una computadora para su uso y esta será considerado como un activo mientras

2 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General.Editorial McGraw-Hill Interamericana 2005, pág. 155

8

que si la empresa se dedica a la distribución de equipos de computación esta

adquisición será considerada como parte del inventario (para la venta).

2.1.2. Características de los Activos Fijos

Una vez entendido el concepto de propiedad, planta y equipo es útil conocer sus

características básicas considerando los siguientes aspectos como dice Pedro

Zapata en su libro de Contabilidad General (Zapata Sánchez, Contabilidad

General, 2005, pág. 155)

Los bienes y derechos cumplirán los siguientes requisitos:

No estar dispuestos a la venta

Poseer una vida útil más o menos duradera (por lo menos de

un año)

Tener un costo relativamente representativo o significativo

Que se encuentren en uso o actividad y, por ende, ayuden a

la consecución de la renta empresarial.

Ser de propiedad de la empresa3.

3 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General.Editorial McGraw-Hill Interamericana 2005, pág. 155

9

2.1.3. Clasificación de los Activos Fijos

Los activos fijos se podrían clasificar según la evidencia física en:

a) Tangibles: pueden ser también corporales, se caracterizan porque se pueden

ver, medir y tocar; se clasifican en:

Depreciables: la mayoría de los activos fijos de las empresas son

depreciables, los mismos sufren desgaste y pierden su valor original por

el uso al que están sometidos, por el transcurso del tiempo, la

obsolescencia, destrucción, etc. Ejemplo: vehículos, construcciones,

edificaciones, maquinarias, equipos, muebles.

Vehículos: tienen una vida útil de 5 años, es decir su desgaste será más

acelerado que los equipos de oficina o las maquinarias.

Maquinaria y Equipo: constituyen los instrumentos que la empresa

utiliza para producir bienes o servicios que comercializa; su vida útil es

de 10 años.

Equipos de Oficina: son todos los equipos mecánicos o electrónicos de

propiedad de la entidad, los mismos que son utilizados en el desarrollo

normal de sus actividades. Su vida útil es de 10 años.

Muebles y Enseres: es todo el mobiliario de propiedad de la empresa

usada en diversas áreas de la empresa para el desarrollo de sus

10

actividades, en este grupo están las sillas, escritorios, etc. Su vida útil es

de 10 años.

Construcciones y Edificaciones: podríamos decir que el terreno y los

edificios conforman una sola unidad físicamente, pero es necesario

separar el uno del otro contablemente, es decir se debe llevar en cuentas

contables distintas. La vida útil de un edificio o edificación es 20 años.

No depreciables: son activos que no pierden su valor o no se

desvalorizan, a pesar del uso. Son activos de vida útil ilimitada o que se

encuentran en proceso de construcción o montaje y no pueden ser

depreciados ya que no es encuentran en operación y no sufren deterioro

alguno. Ejemplo: terrenos, maquinarias en montaje, construcciones en

curso.

Agotables: son aquellos activos representados por los recursos naturales

no renovables que debido a la explotación o extracción del material del

que forman parte, van perdiendo su valor en un determinado periodo. El

costo histórico de estos activos esta dado en base a su valor de

adquisición mas todos los costos y gastos incurridos en su explotación,

extracción y desarrollo; el valor de estos activos disminuye a medida de

su desgaste. Ejemplos: minas, pozos petroleros, canteras, yacimientos,

etc.

11

Otro ejemplo son los bosques madereros, los mismo son renovables.

b) Intangibles: también llamados incorporales y son aquellos que representan

derechos o privilegios que se adquieren con la intención de que aporten

beneficios en las operaciones del negocio durante periodos mayores al que

fueron adquiridos; son activos que no se pueden ver, pero si valorar.

Debido al paso del tiempo o imposición de nuevas tecnologías van

perdiendo su valor. Ejemplos: franquicias, derechos de explotaciones,

patentes, etc.

Los activos fijos también se pueden clasificar de acuerdo a la facilidad de su

traslado en:

a) Muebles: son aquellos activos que no requieren mayor esfuerzo para su

movilización. Ejemplos: enseres, vehículos.

b) Semovientes: son aquellos que con su propia fuerza se movilizan.

Ejemplos: ganado vacuno, porcino.

c) Inmuebles: aquellos bienes que de ninguna manera se los puede movilizar.

Ejemplo: Terreno

12

2.1.4. Adquisición y Determinación del Costo de la Propiedad, Planta y Equipo

Son bienes adquiridos por la empresa de carácter permanente para ser usados en

el giro de su negocio y de esta manera obtener beneficios económicos; estos

bienes no han sufrido desgaste alguno antes de su adquisición y por los mismos

la empresa deberá pagar un valor justo y razonable dentro del mercado.

Al precio de la adquisición se le deberá agregar todos los desembolsos que se

requieran para que el activo esté en el lugar y en condiciones que permitan su

funcionamiento, los mismos pueden ser: los derechos de importación, impuestos

no reembolsables, seguros, costo de transporte, instalación, etc. Mercedes Bravo,

en su libro de Contabilidad General menciona “El costo de adquisición incluye

el precio pagado por los bienes, más todos los gastos incurridos para tener el

activo en el lugar y condiciones que permitan su normal funcionamiento, como

los impuestos y gastos de importación, fletes, seguros, etc. (Bravo Valdiviezo,

2004, pág. 240) 4”

La propiedad, planta y equipo deben ser valuados al costo de adquisición, al

valor de la construcción o a su valor equivalente.

2.1.5. Mantenimiento y mejoras de los Activos Fijos

La Propiedad, planta y equipo para conservarse en buen estado y correcto

funcionamiento necesitan someterse a un mantenimiento preventivo y correctivo


13

de forma periódica. Los desembolsos efectuados para reparar o mantener el

beneficio económico futuro esperado de los muebles, enseres y equipos se

reconocerá como un gasto, como nos manifiestan Homgren, Sundem y Elliott

en su libro Introducción a la Contabilidad Financiera:

Los costos de reparaciones y mantenimiento son necesarios para

conservar un activo fijo en condiciones de operación. Generalmente, se

recopilan en una sola cuenta y se consideran gastos del periodo actual.

Las reparaciones a veces se distinguen del mantenimiento porque

incluyen los costos esporádicos de restablecer un activo fijo en su

estado operativo normal, después de descomposturas, accidentes o

daño. El mantenimiento incluye los costos recurrentes ordinarios de

aceitado, pulido, pintura y ajuste (Horngren, Sundem, & Elliott,

Introducción a la contabilidad financiera, 2000, pág. 287)5

2.1.6. Depreciación de los Activos Fijos

Se puede decir que depreciación es la pérdida gradual del valor del bien por el

desgaste físico que sufre la propiedad, planta y equipo por su uso u

obsolescencia.

Para realizar la depreciación de la propiedad, planta y equipo es necesario tener

claro que “Depreciación es el proceso de asignar a GASTO el COSTO de un

5 Horngren, Charles; Sundem, Gary; Elliott, John. Introducción a la Contabilidad Financiera Editorial

Pearson Education 2000, pág.287

14

activo de planta o activo fijo, durante el período en que se usa el activo” (Bravo

Valdiviezo, 2004, pág. 240)6.

Debemos considerar que los activos fijos se pueden depreciar por las varias

causas:

1. Causas Físicas: se puede decir que son causados por:

a. Uso

b. Transcurso del tiempo

Determinan que un bien vaya disminuyendo paulatinamente su capacidad para

prestar su servicio destinado, es el desgaste material que no se rectifica el

mantenimiento y la reparación del bien.

2. Causas funcionales: podemos decir que son causados por:

a. Obsolescencia

b. Insuficiencia

Determinan que un activo sea reemplazado por la empresa a pesar de que este en

buen estado físico; pero que por motivos de avances tecnológicos no es

conveniente que se continúe utilizando.


15

La obsolescencia se presenta cuando por los avances tecnológicos proveen de

bienes que permiten producir con mayor rapidez y calidad los productos siendo

más eficiente que los modelos anteriores.

La insuficiencia se produce cuando las empresas empiezan a crecer y necesitan

mayor volumen de producción. El equipo anterior no satisface las nuevas

necesidades de la empresa.

Dentro del concepto de depreciaciones se debemos considerar:

1. Si un bien se ha depreciado totalmente quiere decir que ha llegado al total de

su vida útil y que debería ser retirado de su uso; en la mayoría de las

empresas esto no sucede y el bien totalmente depreciado continúa siendo

utilizado.

2. Cuando se realiza la depreciación de un bien significa que su costo es

llevado al gasto según su costo original.

2.1.6.1. Cálculo de la Depreciación de los Activos Fijos

Tenemos que tener claro los siguientes conceptos:

Valor Nominal o de Adquisición: es el valor original pagado al momento

de la compra del activo fijo.

16

Vida útil: es el periodo de tiempo o los años que se espera que este en uso

el activo fijo según su naturaleza y lo estipulado en la ley.

Valor residual: es considerado también como valor del salvamento, es un

valor estimado que tendrá el activo fijo al final de su vida útil. Por lo

general se considera de un 10% a 20% ya que la ley no establece un

porcentaje fijo.

Valor en libros: es el valor que consta en los libros, es el valor actual

menos el valor de la depreciación acumulada.

Valor Actual: es el valor a la fecha del activo, para calcular este valor se

debe sumar el valor pagado por la adquisición más las mejoras realizadas al

activo fijo.

Depreciación anual: es el valor del gasto por depreciación de los activos

fijos del período en curso.

Depreciación acumulada: es el valor de la depreciación de los activos fijos

de todos los años.

A continuación se mencionan los métodos más usados:

a) Método Legal o de Coeficientes: “Se basa en los porcentajes establecidos

en la Ley” (Bravo Valdiviezo, 2004, págs. 240-241)7.

7 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 240-241

17

Inmuebles 5% anual

Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual

Vehículos, equipos de transporte 20% anual

Equipos de computación y software 33% anual

En este método utilizaremos la siguiente fórmula:

b) Método de Línea Recta: “Supone que el activo fijo se desgasta por igual

durante cada período contable, las cuotas de depreciación son iguales o

constantes en función de la vida útil del activo” (Bravo Valdiviezo, 2004,

pág. 241)8.

En este método se utilizará la siguiente fórmula:

c) Método de la Suma de los Dígitos de los Años: Es una depreciación

mucho más rápida, generalmente se aplica a vehículos. Pedro Zapata,

manifiesta en su libro de Contabilidad General

El procedimiento para el cálculo según es el siguiente:


Depreciación = (Valor Actual - Valor Residual) x %

Valor Actual - Valor Residual

Vida útilDepreciación =

18

Se asigna a cada período de vida un dígito, a partir de 1.

Se suman estos dígitos.

Se establece para cada período un quebrado, cuyo denominador

será la suma de los dígitos, y el numerador, el dígito del año

correspondiente o del año invertido (caso descendente).

Este quebrado se multiplica por aquella diferencia entre (Valor

Actual - Valor Residual) (Zapata Sánchez, Contabilidad General,

2005, pág. 156)9.

Por ejemplo se tiene un activo fijo que su vida útil estimada es de 5 años:

Se invierten los dígitos de los años:

9 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General Editorial McGraw-Hill Interamericana 2005, pág.156

Año 1

Año 2

Año 3

Año 4

Año 5

Suma de dígitos 15

5

4

3

2

1

19

Se forma la fracción

Cuando las fracciones se ordenan en forma vertical de mayor a menor para su

multiplicación se establece una tabla de depreciación acelerada decreciente, pero

si las fracciones se ordenan de menor a mayor se obtiene una tabla de

depreciación retardada creciente.

El resultado de la formula anterior será utilizado de la siguiente forma:

Fórmula:

Decreciente Creciente

Año 1 5/15 1/15

Año 2 4/15 2/15

Año 3 3/15 3/15

Año 4 2/15 4/15

Año 5 1/15 5/15

(año x año)

2denominadorAño + =

Suma a depreciar = Valor Actual - Valor Residual

Años de vida pendientes

DenominadorSuma a depreciar xDepreciación =

20

d) Método de las unidades de producción: la depreciación del activo fijo

dependerá de las unidades producidas en el tiempo.

e) Método del doble salto decreciente: no se deduce el valor residual del

activo fijo, en este método para conseguir el valor de la depreciación un

porcentaje anual.

Se usa el número 2 para obtener el porcentaje de depreciación anual.

2.1.7. Amortización de Activos Fijos

El término es usado para activos fijos intangibles y según lo menciona (Bravo

Valdiviezo, 2004, pág. 253)10 en el libro Contabilidad General el valor

amortizado en cada periodo se basa en la vida útil del activo y dicho valor se

obtiene dividiendo el costo para el número de años de vida útil.

Según Charles Horngre en su libro Contabilidad. Un enfoque aplicado a México

(Horngre, Harrison, & Smith, 2004, pág. 361)11, la amortización se calcula en

10 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 253 11 Horngre, Charles; Harrison, Walter; Smith, Linda. Contabilidad. Un enfoque aplicado a México,

Editorial Pearson Education, 2004, pág.361

Valor Actual - Valor Residual

Total unidadesDepreciación =

100%

Vida útilx 2

21

línea recta a lo largo de la vida útil estimada del activo; sin embargo, las

estimaciones no siempre son acertadas y en muchos casos la vida del activo se

acorta debido a su obsolescencia, en este caso el gasto de amortización se carga

directamente al activo en lugar de hacerlo a la cuenta amortización acumulada;

además, en la mayoría de los intangibles su valor residual es cero.

2.1.8. Venta de Activos Fijos

En ciertas ocasiones las empresas suelen vender sus activos fijos; al realizar este

tipo de transacciones se pueden presentar algunas posibilidades: que exista

utilidad, pérdida o se recupere el valor en libros, esto lo explica Mercedes Bravo

en su libro Contabilidad general (Bravo Valdiviezo, 2004, pág. 246):

1. Venta del activo fijo a igual valor que el de libros. En este caso no se

produce ni utilidad ni pérdida.

2. Venta del activo fijo a mayor valor que el de libros. En este casi se

obtiene utilidad.

3. Venta del activo fijo a menor valor que el de libros. En este caso se

produce una pérdida12.

La empresa antes de realizar la venta debe analizar bien las opciones a fin de no

sentirse afectado por una mala decisión, es conveniente, que no realice la venta a

la primera persona interesada, sino, que pruebe con varios ofertantes a fin de


22

realizar un mejor análisis y tomar la decisión adecuada evitando al máximo las

posibles pérdidas que se puedan presentar.

2.1.9. Canje de Activos Fijos

El libro Contabilidad General con base en las Nomas Internacionales de

Información Financiera de Pedro Zapata interpreta el canje de activos fijos de la

siguiente manera: “es una negociación en la que se entrega generalmente el

activo usado a cambio de un nuevo, para lo cual se paga una diferencia en

efectivo o viceversa” (Zapata Sánchez, Contabilidad General con Base en las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), 2011, pág. 160)13.

2.1.10. Baja de Activos

En el libro Contabilidad General de Mercedes Bravo se menciona que la baja de

un activo se genera por causas imprevistas o por su utilización en el transcurso

del tiempo, en las cuales los activos fijos se vuelven inservibles, peligrosos o

riesgosos, en este caso se elimina de los registros contables previa autorización

del Servicio de Rentas Internas (SRI).

13 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General con Base en las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF) Editorial McGraw-Hill Interamericana 2011, pág.160

23

Otras causas para dar de baja los bienes de propiedad, planta y equipo según

Pedro Zapata (Zapata Sánchez, Contabilidad General con Base en las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF), 2011, pág. 192) son:

Requieren el dinero que se pudiera obtener de su venta.

El bien ya no les ofrece el servicio esperado.

El bien está en malas condiciones.

Los bienes han perdido competitividad.

Existe el deseo de ayudar expresamente a otras organizaciones14.

El dar de baja un activo puede ser por dos condiciones que son que el activo

haya llegado al término de su vida útil y que el activo no se haya depreciado

totalmente ocasionando pérdidas a la empresa.

2.1.11. Donación de Activos Fijos:

Pedro Zapata en su libro Contabilidad General con base en las Normas

Internacionales de Información Financiera refiriéndose a la donación de activos

fijos asegura:

El valor monetario con el que se dan de alta los activos fijos recibidos

en donación generalmente, es aquel que consta en el informe de peritos

– valuadores, que son profesionales expertos en la tasación de activos



24

en cualquier estado físico de uso; para tal efecto utilizan su

experiencia, investigación de campo y criterios internacionales

generalmente aceptados (Zapata Sánchez, Contabilidad General con

Base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF),

2011, pág. 179)15.

Por lo general las donaciones son realizadas a instituciones del sector privado,

personas, empresas u organismos de carácter benéfico; para esto se debe cumplir

con los procesos internos que inicia con la autorización hasta la entrega del bien

por medio de actas notariadas. Las donaciones realizadas por el sector privado

serán clasificadas como un gasto no deducible y una renta por realizar para quien

lo recibe.

2.1.12. Activos Fijos Construidos

Según Pedro Zapata en su Libro Contabilidad General con Base en las Normas

Internacionales de Información Financiera (Zapata Sánchez, Contabilidad

General con Base en las Normas Internacionales de Información Financiera

(NIIF), 2011, pág. 178)16 menciona que en ocasiones la empresa se ve en la

necesidad de crear sus propios activos fijos, en estos casos el costo del activo es

igual a la sumatoria de todos los costos que intervinieron en la construcción, esto

quiere decir costos directos e indirectos; estos costos se establecen mediante la


Financiera (NIIF) Editorial McGraw-Hill Interamericana 2011, pág.179 16 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General con Base en las Normas Internacionales de Información


25

suma de los materiales utilizados, la mano de obra utilizada y los demás costos

indirectos de fabricación sin dejar fuera ningún concepto.

2.1.13. Destrucción de Activos Fijos

La destrucción de los activos fijos se realiza con los bienes que están totalmente

depreciados y no se les puede dar otro uso y no es posible venderlo porque nadie

lo compraría y porque el uso del mismo puede ser perjudicial para el medio

ambiente, como nos dice Pedro Zapata en su Libro Contabilidad General con

Base en las Normas Internacionales de Información Financiera (Zapata Sánchez,

Contabilidad General con Base en las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF), 2011, pág. 197)

Normalmente procede cuando los bienes no se les puede dar otro uso,

puesto que su presencia es nociva para el medio ambiente o nadie

quiere comprarlo o recibirlo gratuitamente; se aplica a bienes

totalmente depreciados, como computadores, plantas nucleares, etc.17

2.1.14. Control de la Propiedad, Planta y Equipo

Normalmente, las empresas anegadas en su trabajo habitual, han dado siempre

importancia en controlar sus principales activos de quienes dependen para el

funcionamiento de la misma, como son los inventarios y las cuentas por cobrar.



26

Sin embargo, las empresas cuentan con una inversión que sin ella no podrían ser

capaces de operar normalmente y obtener beneficios futuros; esta inversión es

los activos fijos, los mismos que no tienen la atención debida en su control

físico.

2.1.15. Manual de Procedimientos

Es un documento que forma parte del sistema de control interno, en el que se

detalla las instrucciones que se deben cumplir para realizar una determinada

actividad; como nos dice Martín Álvarez en su libro Manuales de Políticas y

Procedimientos (Álvarez Torres, 2006):

Es un manual que documenta la tecnología que se usa dentro de un

área, departamento, dirección, gerencia u organización. En este

Manual se deben contestar las preguntas sobre lo qué hace (Políticas)

el área, departamento, dirección, gerencia u organización y como hace

(procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección,

gerencia u organización y para controlar los procesos asociados a la

calidad del producto o servicio ofrecido.18

18 Álvarez Torres, Martín G. Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos Panorama

Editorial, S.A. de C.V. 2006, pag.24

27

2.2. MARCO LEGAL

2.2.1. Norma Internacional de Contabilidad

2.2.1.1. Características de la Propiedad, Planta y Equipo

La NIC 16 (16, 2009, pág. Literal 6) nos dice que:

Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que:

a) Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de

bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos

administrativos; y

b) Se esperan usar durante más de un periodo19.

Se reconocerá un elemento como propiedad, planta y equipo, según lo dicho en

la NIC 16 (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, pág.

literal 7)

Un elemento de propiedad, planta y equipo se reconocerá como activo

si, y sólo si:

a) Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos

futuros derivados del mismo; y

b) El costo del elemento puede medirse con fiabilidad20.

19 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 6 20 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 7

28

2.2.1.2. Costo de la Propiedad, Planta y Equipo

Se considerará lo dicho en la NIC 16 (NORMA INTERNACIONAL DE

CONTABILIDAD, 2009, pág. literal 16)

El costo de los elementos de propiedades, planta y equipo comprende:

a) Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y

los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la

adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del

precio.

b) Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo

en el lugar y en las condiciones necesaria para que pueda operar de

la forma prevista por la gerencia.

c) La estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del

elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se

asienta, la obligación el que incurre una entidad cuando adquiere el

elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho elemento

durante un determinado periodo, con propósitos distintos al de

producción de inventarios durante tal periodo21.

21 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 16

29

Son gastos atribuibles al costo, según la Norma Internacional de Contabilidad

(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, pág. Literal 17)

Son ejemplos costos atribuibles directamente:

a) Los costos de beneficios a los empleados (según se definen en la NIC

19 Beneficios a los Empleados), que procedan directamente de la

construcción o adquisición de un elemento de propiedades, planta y

equipo;

b) Los costos de preparación del emplazamiento físico;

c) Los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte

posterior;

d) Los costos de instalación y montaje;

e) Los costos de comprobación de que el activo funciona adecuada,

después de deducir los importes netos de la venta de cualesquiera

elementos producidos durante el proceso de instalación y puesta a

punto del activo (tales como muestras producidas mientras se

probaba el equipo); y

f) Los honorarios profesionales.22


30

Los costos reconocidos como propiedad, planta y equipo terminara cuando el

bien se encuentre en su lugar y en condiciones de operar, según la Norma

Internacional de Contabilidad (NORMA INTERNACIONAL DE

CONTABILIDAD, 2009, pág. Literal 20)

El reconocimiento de los costos en el importe en libros de un elemento

de propiedades, planta y equipo terminará cuando el elemento se

encuentre en el lugar y condiciones necesarias para operar de la forma

prevista por la gerencia23.

Los costos de un activo construido se determinará según la Norma Internacional

de Contabilidad (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009,

pág. Literal 22)

El costo de un activo construido por la propia entidad se determinará

utilizando los mismos principios que si fuera un elemento de

propiedades, planta y equipo adquirido24.

2.2.1.3. Costos no atribuibles a la Propiedad, Planta y Equipo

La Norma Internacional de Contabilidad 16 establece los costos que no serán

parte de la propiedad, planta y equipo, (NORMA INTERNACIONAL DE


Ejemplos de costos que no forman parte del costo de un elemento de

propiedades, planta y equipo son los siguientes:


31

a) Costos de apertura de una nueva instalación productiva;

b) Los costos de introducción de un nuevo producto o servicio

(incluyendo los costos de actividades publicitarias y promocionales);

c) Los costos de apertura del negocio en una nueva localización o

dirigirlo a un nuevo segmento de clientela (incluyendo los costos de

formación del personal); y

d) Los costos de administración y otros costos indirectos generales25.

No serán parte del importe en libros, según la Norma Internacional de

Contabilidad (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, pág.

Literal 20)

Los costos incurridos por la utilización o por la reprogramación del

uso de un elemento no se incluirán en el importe en libros del elemento

correspondiente. Por ejemplo, los siguientes costos no se incluirán en

el importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo:

a) Costos incurridos cuando un elemento, capaz de operar de la forma

prevista por la gerencia, todavía tiene que ser puesto en marcha o está

operando por debajo de su capacidad plena;

b) Pérdidas operativas iniciales, tales como las incurridas mientras se

desarrolla la demanda de los productos que se elaboran con el

elemento; y


32

c) Costos de reubicación o reorganización de parte o de la totalidad de

las operaciones de la entidad26.

2.2.1.4. Mantenimiento y mejoras de los Activos Fijos

Cuando la empresa realice reparaciones que incluya repuestos considerables se

aplicara lo que dice la NIC (NORMA INTERNACIONAL DE


Las piezas de repuesto y el equipo auxiliar se registran habitualmente

como inventarios, y se reconocen en el resultado del periodo cuando se

consumen. Sin embargo, las piezas de repuesto importantes y el equipo

de mantenimiento permanente, que la entidad espere utilizar durante

más de un periodo, cumplen normalmente las condiciones para ser

calificados como elementos de propiedades, planta y equipo.

De forma similar, si las piezas de repuesto y el equipo auxiliar sólo

pudieran ser utilizados con relación a un elemento de propiedades,

planta y equipo, se contabilizarán como propiedades, planta y equipo27.


33

2.2.1.5. Depreciación

La Norma Internacional de Contabilidad 16 establece que se realizará la

depreciación de la propiedad, planta y equipo, de la siguiente forma:

(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, págs. Literal 43-

45)

Se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de

propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo con

relación al costo total del elemento.

Una entidad distribuirá el importe inicialmente reconocido con

respecto a una partida de propiedades, planta y equipo entre sus partes

significativas y depreciará de forma separada cada una de sus partes.

Una parte significativa de un elemento de propiedades, planta y equipo

puede tener una vida útil y un método de depreciación que coincidan

con la vida y el método utilizados para otra parte significativa del

mismo elemento. En tal caso, ambas partes podrían agruparse para

determinar el cargo por depreciación28.

28 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 43 al 45

34

(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, págs. Literal 47-55)

La entidad podrá elegir por depreciar de forma separada las partes

que compongan un elemento y no tengan costo significativo con

relación al costo total del mismo.

El cargo por depreciación de cada período se reconocerá en el

resultado del período, salvo que haya incluido en el importe de libros

de otro activo.

El cargo por depreciación de un período se reconocerá habitualmente

en el resultado del mismo. Sin embargo, en ocasiones los beneficios

económicos futuros incorporados a un activo se incorporaran a la

producción de otros activos. En este caso, el cargo por depreciación

formará parte del costo del otro activo y se incluirá en su importe en

libros.

El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática

a lo largo de su vida útil

El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, cono mínimo,

al término de cada periodo anual y, si las expectativas difieren de las

estimaciones previas, los cambios se contabilizarán cono un cambio en

una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8.

35

La depreciación se contabilizará incluso si el valor razonable del

activo excede a su importe en libros, siempre y cuando el valor residual

del activo no supere el importe en libros del mismo.

El importe depreciable de un activo se determina después de deducir su

valor residual.

El valor residual de un activo podrá aumentar hasta igualar o superar

el importe en libros del activo. Si esto sucediese, el cargo por

depreciación del activo será nulo, a menos que y hasta que ese valor

residual disminuya posteriormente y se haga menor que el importe en

libros del activo.

La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para

su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las

condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la

gerencia29.

(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, págs. Literal 57-

58)

La vida útil de un activo se definirá en términos de la utilidad que se

espere que aporte a la identidad. La política de gestión de activos

llevada a cabo por la entidad podría implicar la disposición de los

acticos después de un periodo específico de utilización, o tras haber

consumido una cierta proporción de los beneficios económicos


36

incorporados a los mismos. Por tanto, la vida de un activo puede ser

inferior a su vida económica. La estimación de la vida útil de un activo,

es una cuestión de criterio, basado en la experiencia que la entidad

tenga con activos similares.

Los terrenos y los edificios son activos separados, y se contabilizarán

por separado, incluso si han sido adquiridos de forma conjunta. Con

algunas excepciones, tales como minas, canteras y vertederos, los

terrenos tienen una vida ilimitada y por tanto no se deprecian. Los

edificios tienen una vida limitada y, por tanto, son activos depreciables.

Un incremento en el valor de los terrenos en los que se asienta un

edificio no afectará a la determinación del importe depreciable del

edificio30.

2.2.1.6. Método de Depreciación

Según la NIC 16 dice: (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD,

2009, págs. Literal 60-62)

El método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al

cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los

beneficios económicos futuros del activo.


37

El método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como

mínimo, al término de cada periodo anual y, si hubiera habido un

cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los

beneficios económicos futuros incorporados al activo, se cambiará

para reflejar el nuevo patrón.

Pueden utilizarse diversos métodos de depreciación para distribuir el

importe depreciable de un activo de forma sistemática a lo largo de su

vida útil. Entre los mismos se incluyen el método lineal, el método de

depreciación decreciente y el método de las unidades de producción31.

2.2.1.7. Baja en cuentas

La NIC 16 dice: (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009,

págs. Literal 67-68)

El importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se

dará de baja en cuentas:

a) Por su disposición; o

b) Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su

uso o disposición.

La pérdida o ganancia surgida al dar de baja un elemento de

propiedades, planta y equipo se incluirá en el resultado del periodo

cuando la partida sea dada de baja en cuentas (a menos que la NIC


38

17establezca otra cosa, en caso de una venta con arrendamiento

financiero posterior). Las ganancias no se clasificarán como ingresos

de actividades ordinarias32.


La pérdida o ganancia derivada de la baja en cuentas de un elemento

de propiedades, planta y equipo, se determinará como la diferencia

entre el importe neto que, en su caso, se obtenga por la disposición y el

importe en libros del elemento33.


La contrapartida a cobrar por la disposición de un elemento de

propiedades, planta y equipo, se reconocerá inicialmente a su valor

razonable. Si se aplazase el pago a recibir por el elemento, la

contrapartida recibida se reconocerá inicialmente al precio equivalente

de contado. La diferencia entre el importe nominal de la contrapartida

y el precio equivalente de contado se reconocerá como un ingreso por

intereses, de acuerdo con la NIC 18, de forma que refleje el

rendimiento efectivo derivado de la cuenta por cobrar34.

32 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 67 al 68 33Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 71 34 Norma Internacional de Contabilidad 16 Numeral 7

39

2.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno

2.2.2.1. Transferencia de Bienes

La Ley de Régimen Tributario Interno se nos aclara sobre el Impuesto al Valor

Agregado (IVA) (Ley de Régimen Tributario, 2012, págs. Art.52, 53 Numeral 1-

3)

Art.52.- Objeto del impuesto.- Se establece el Impuesto al Valor

Agregado (IVA), que grava al valor de la transferencia de dominio o a

la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus

etapas de comercialización, así como a los derechos de autor, de

propiedad industrial y derechos conexos; y al valor de los servicios

prestados, en la forma y en las condiciones que prevé esta Ley.

Art.53.- Concepto de transferencia.- Para efectos de este impuesto, se

considera transferencia:

1. Todo acto o contrato realizado por las personas naturales o sociedades

que tenga por objeto transferir el dominio de bienes muebles de

naturaleza corporal, así como los derechos de autor, de propiedad

industrial y derechos conexos, aún cuando la transferencia se efectué a

título gratuito, independiente de la designación que se dé a los

contratos o negociaciones que originen dicha transferencia y de las

condiciones que pacten las partes.

2. La venta de bienes muebles de naturaleza corporal que haya sido

recibidos en consignación y el arrendamiento de estos con opción de

40

compraventa, incluido el arrendamiento mercantil, bajo todas sus

modalidades; y

3. El uso o consumo personal, por parte del sujeto pasivo del impuesto, de

los bienes muebles de la naturaleza corporal que sean objeto de su

producción o venta35.

2.2.2.2. Base Imponible del Impuesto al Valor Agregado

La base imponible del Impuesto al Valor Agregado será la que dice la Ley de

Régimen Tributario Interno (Ley de Régimen Tributario, 2012, pág. Art. 58)

La base imponible del IVA es el valor total de los bienes muebles de

naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se presten,

calculando a base de sus precios de venta o de prestación del servicio,

que incluyen impuestos, tasas por servicios y demás gastos legalmente

imputables al precio.

Del precio así establecido solo podrán deducirse los valores

correspondientes a:

1. Los descuentos y bonificaciones normales concedidos a los

compradores según los usos o costumbres mercantiles y que consten en

la correspondiente factura;

2. El valor de los bienes y envases devueltos por el comprador; y

3. Los intereses y las primas de seguros en las ventas a plazos36.

35 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.52-53 Numeral 1-3

41

2.2.2.3. Forma de determinar la utilidad en la transferencia de activos fijos

La Ley de Régimen Tributario Interno dice (Ley de Régimen Tributario, 2012,

pág. Art. 26)

La utilidad o pérdida en la transferencia de predios rústicos se

establecerá del restando del precio de venta del inmueble el costo del

mismo, incluyendo mejoras.

La utilidad o pérdida en la transferencia de activos sujetos a

depreciación se establecerá restando del precio de venta del bien el

costo reajustado del mismo, una vez deducido de tal costo la

depreciación acumulada37.


La depreciación de los activos fijos se rige a lo dispuesto en el numeral 7 del

Artículo 10 de la (Ley de Régimen Tributario, 2012, pág. Numeral 7):

La depreciación y amortización, conforme a la naturaleza de los

bienes, a la duración de su vida útil, a la corrección monetaria, y la

técnica contable, así como las que se conceden por obsolescencia y

otros casos, en conformidad a lo previsto en esta Ley y su reglamento;

La depreciación y amortización que correspondan a la adquisición de

maquinarias, equipos y tecnologías destinadas a la implementación de

36 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.58 37 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.26

42

mecanismos de producción más limpia, a mecanismos de generación de

energía de fuente renovable (solar, eólica o similares) o a la reducción

del impacto ambiental de la actividad productiva, y a la reducción de

emisiones de gases de efecto invernadero, se deducirán con el 100%

adicional, siempre que tales adquisiciones no sean necesarias para

cumplir con lo dispuesto por la autoridad ambiental competente para

reducir el impacto de una obra o como requisito o condición para la

expedición de la licencia ambiental, ficha o permiso correspondiente.

En cualquier caso deberá existir una autorización por parte de la

autoridad competente.

Este gasto adicional no podrá superar un valor equivalente al 5% de

los ingresos totales. También gozarán del mismo incentivo los gastos

realizados para obtener los resultados previstos en este artículo. El

reglamento a esta ley establecerá los parámetros técnicos y formales,

que deberán cumplirse para acceder a esta deducción adicional. Este

incentivo no constituye depreciación acelerada38.

2.2.2.5. Amortización Activos

Dado que las Inversiones son Activos (Ley de Régimen Tributario, 2012, pág.

Art.12) en la Ley de Régimen Tributario Interno determina:

La amortización de inversiones en general, se hará en un plazo de

cinco años, a razón del veinte por ciento (20%) anual. En el caso de los

38 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.10 Numeral 7

43

intangibles, la amortización se efectuará dentro de los plazos previstos

en el respectivo contrato o en un plazo de veinte años. En el reglamento

se especificarán los casos especiales en los que podrá autorizarse la

amortización en plazos distintos a los señalados39.

2.2.2.6. Retenciones en la Fuente

La Ley de Régimen Tributario determina (Ley de Régimen Tributario, 2012,

pág. Art.45)

Art.45.- Otras retenciones en la fuente.- Toda persona jurídica,

pública o privada, las sociedades y las empresas o personas naturales

obligadas a llevar contabilidad que paguen o acrediten en cuenta

cualquier otro tipo de ingresos que constituyan rentas gravadas para

quien los reciba, actuará como agente de retención del impuesto a la

renta.

El Servicio de Rentas Internas señalará periódicamente los porcentajes

de retención, que no podrán ser superiores al 10% del pago o crédito

realizado.

No procederá retención en la fuente en los pagos realizados ni al

patrimonio de propósito exclusivo utilizados para desarrollar procesos

de titulación, realizados al amparo de la Ley de Mercados de Valores40.

39 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.12 40 Ley de Régimen Tributario Interno Art. 45

44

Los porcentajes de retención en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado y del

Impuesto a la Renta pueden ser visualizados en el ANEXO 1.

2.2.2.7. Entrega de Comprobantes de Retención

La empresa deberá entregar los comprobantes de retención según lo establecido

en la Ley de Régimen Tributario determina (Ley de Régimen Tributario, 2012,

pág. Art.104)

Art. 104.- Comprobantes de retención.- Los agentes de retención

entregarán los comprobantes de retención en la fuente por impuesto a

la renta y por impuesto al valor agregado IVA, en los formularios que

reunirán los requisitos que se establezcan en el correspondiente

reglamento41.

2.2.3. Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno


No serán gastos deducibles según el Reglamento para la Aplicación de la Ley

de Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen

Tributario, 2013, pág. Art. 35 Numeral 2)

41 Ley de Régimen Tributario Interno Art. 104

45

Las depreciaciones, amortizaciones, provisiones y reservas de

cualquier naturaleza que excedan los límites permitidos por la Ley de

Régimen Tributario Interno, este reglamento o de los autorizados por el

Servicio de Rentas Internas42.

2.2.3.2. Valoración

La valoración de los bienes se realizará según el Reglamento para la Aplicación

de la Ley de Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la Ley de

Régimen Tributario, 2013, págs. Art. 58 Numeral 1-2)

Art. 58.- Criterios de Valoración.- La valoración de los bienes se

efectuará de acuerdo con los siguientes criterios:

1. A los bienes muebles en general, se asignará el avalúo comercial

que será declarado por el beneficiario. En el caso de que la

donación sea realizada pro contribuyentes obligados a llevar

contabilidad, se considerará el valor residual que figure en la

misma.

2. En el caso de bienes inmuebles la declaración no podrá considerar

un valor inferior al que haya sido asignado por peritos dentro del

juicio de inventarios ni al avalúo comercial con el que conste en el

respectivo catastro municipal43.

42 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 35 Numeral 2 43 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 58 Numeral 1-2

46

2.2.3.3. Retención

Son sujetos de retención según el Reglamento para la Aplicación de la Ley de

Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen

Tributario, 2013, pág. Art. 93)

Art.93.- Sujetos a retención.- Son sujetos a retención en la fuente, las

personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, inclusive

las empresas públicas no reguladas por la Ley Orgánica de Empresas

Públicas44.

No serán sujetos de retención según el Reglamento para la Aplicación de la Ley

de Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen

Tributario, 2013, pág. Art. 93)

Art.94.- Pagos o créditos en cuenta no sujetos a retención.- No

procede la retención en la fuente por concepto de impuesto a la renta

respecto de aquellos pagos o créditos en cuenta que constituyen

ingresos exentos para quien los percibe de conformidad con el Art. 9 de

la Ley de Régimen Tributario Interno45.

Los comprobantes de retención serán entregados según el Reglamento para la

Aplicación de la Ley de Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la

Ley de Régimen Tributario, 2013, pág. Art. 93)

44 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 93 45 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 94

47

Art. 95.- Momento de la retención.- La retención en la fuente deberá

realizarse al momento del pago o crédito en cuenta, lo que suceda

primero. Se entenderá que la retención ha sido efectuada dentro del

plazo de cinco días de que se ha presentado el correspondiente

comprobante de venta. El agente de retención deberá depositar los

valores retenidos en una entidad autorizada para recaudar tributos, de

acuerdo a la forma y plazo establecidos en el presente reglamento46.

Art.97.- Comprobantes de retención por otros conceptos.- Los agentes

de retención de impuestos deberán extender un comprobante de

retención, dentro del plazo máximo de cinco días de recibido el

comprobante de venta.

El comprobante de retención debe ser impreso o emitido mediante

sistemas de cómputo, previa autorización del Servicio de Rentas

Internas y cumplirá con los requisitos establecidos en el Reglamento de

Comprobantes de Venta y de Retención47.

2.2.3.4. Alcance del Impuesto al Valor Agregado IVA

El Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno se

nos aclara sobre el Impuesto al Valor Agregado (IVA) (Reglamento para la

Aplicación de la Ley de Régimen Tributario, 2013, pág. Art. 140)


48

Art. 140.- Alcance del impuesto.- Sin perjuicio del alcance general

establecido en la ley, en cuanto al hecho generador del Impuesto al

Valor Agregado se deberá considerar:

1. El impuesto al Valor Agregado grava las transferencias de dominio

de bienes muebles corporales, en todas sus etapas de

comercialización, sean éstas a título oneroso o a título gratuito,

realizadas en el Ecuador por parte de personas naturales y

sociedades. Así mismo grava la importación de bienes muebles

corporales.

2. Se considerará también como transferencias los retiros de bienes

corporales muebles efectuados por un vendedor o por el dueño,

socios, accionistas, directores, funcionarios o empleados de la

sociedad, para uso o consumo personal, ya sean de su propia

producción o comprados para la reventa o para la prestación de

servicios, cualquiera que sea la naturaleza jurídica de la sociedad.

Para estos efectos, se considerarán retirados para su uso o

consumo propio todos los bienes que faltaren en los inventarios del

vendedor o prestador del servicio y cuya salida no pudiere

justificarse con documentación fehaciente, salvo en los casos de

pérdida o destrucción, debidamente comprobados48.

48 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 140

49

2.2.3.5. Retenciones

El Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno

establece (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario,

2013, pág. Art. 148)

Art. 148.- Momento de la retención y declaraciones de las

retenciones.- La retención deberá realizarse en el momento en el que se

pague o acredite en cuenta el valor por concepto de IVA contenido en

el respectivo comprobante de venta, lo que ocurra primero, en el mismo

término previsto para la retención en la fuente del Impuesto a la Renta.

No se realizarán retenciones de IVA a las instituciones del Estado, a las

empresas públicas reguladas por la Ley Orgánica de Empresas

Públicas, a las compañías de aviación, agencias de viaje en la venta de

pasajes aéreos, a contribuyentes especiales ni a distribuidores de

combustible derivados de petróleo.

Se expedirá un comprobante de retención por cada comprobante de

venta que incluya transacciones sujetas a retención del Impuesto al

Valor Agregado, el mismo que contendrá los requisitos previstos en el

Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención49.

49 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 148

50

2.2.3.6. Venta de Activos Fijos



2013, pág. Art. 165)

Art. 165.- Venta de activos fijos y bienes que no pertenecen al giro

ordinario del negocio.- En el caso de ventas de activos fijos gravados

con el IVA, realizadas por sujetos pasivos de este impuesto, procederá

el cobro del IVA calculado sobre el precio pactado50.

2.2.3.7. Donaciones



2013, pág. Art. 166)

Art. 166.- Donaciones y autoconsumo.- El traspaso a título gratuito y

el consumo personal por parte del sujeto pasivo del impuesto de bienes

que son objeto de su comercio habitual, deben estar respaldados por la

emisión por parte de éste de los respectivos comprobantes de venta en

los que deben constar sus precios ordinarios de venta de los bienes

donados o autoconsumidos, inclusive los destinados a activos fijos, los

mismos que serán la base gravable del IVA51.


51

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

3.1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

Dado que el presente trabajo servirá para conseguir un mejor control de los

activos fijos con los que cuenta la empresa, se realizará una encuesta al personal

de diversas áreas para conocer la forma en la cual administran los bienes a su

cargo.

3.1.1. Tipo y Diseño de la Investigación

Para el desarrollo del presente manual fue indispensable realizar una

investigación Bibliográfica, obteniendo la información de diversas fuentes como

reglamentos, textos e Internet. Esta sirvió de base para el desarrollo del manual

ya que tiene sustento en principios contables, leyes tributarias, normas

ecuatorianas de contabilidad (NEC), normas internacionales de contabilidad

(NIC).

Posteriormente el trabajo se basó en una investigación exploratoria y descriptiva

de cada uno de los procesos relacionados con la propiedad, planta y equipo,

mediante un análisis minucioso de la manera en que cada proceso es realizado

actualmente para registrar la adquisición, baja por venta, deterioro o robo de

activos fijos, esta investigación incluye conocimientos que los colaboradores

52

han desarrollado en la realización de las actividades que se encuentran

involucrados, incluyendo los documentos que intervienen para las transacciones.

Mediante la investigación antes mencionada, se pudo diagnosticar los

problemas, inconvenientes y errores que se presentan actualmente en PC

Asociados y por falta de detección no ha podido solucionar a tiempo.

Basándose en la información obtenida se procedió con la elaboración del Manual

de Control de Activos Fijos, debido a que se conoció cada tarea del proceso de

los registros contables y la asignación de forma correcta de las cuentas, así

como los problemas a solucionar, de manera que facilite el desarrollo de

políticas y normas que aseguren un mejor control de los activos fijos.

También se utilizó la investigación observacional, la misma que permitió

contemplar los procedimientos que no se encuentran establecidos formalmente y

que fueron de gran ayuda en la elaboración de un detalle ordenado y minucioso,

no siendo necesario manipular la variable u otros factores.

3.1.2. Métodos de la Investigación

Para la generación del conocimiento requerido en la elaboración del manual, se

ha visto la necesidad de utilizar los siguientes métodos de Investigación: Método

Inductivo, Comparativo, de Síntesis y de Análisis.

La obtención de información usando el método inductivo, se realizó mediante el

contacto con las personas involucradas en el proceso contable; es importante

mencionar que los métodos de investigación han sido útiles porque permiten la

53

detección y análisis de errores que están produciéndose y que podrían generar

problemas en la organización, siendo necesaria la aplicación de medidas que

detallen claramente las causas, efectos y acciones correctivas.

El método comparativo nos ayudará a ver los beneficios que se obtuvo al utilizar

el manual.

3.1.3. Población

Para el cálculo de la población, se ha considerado a todo el personal de la

empresa PC ASOCIADOS S.A., el mismo que colabora en los distintos

departamentos, como son: de Administración, Aforo, Calidad, Certificación,

Cobranzas, Contabilidad, Legal, Operaciones, Recursos Humanos, Sistemas,

Técnico y Ventas cuyo número se indica a continuación:

Tabla 1: Población

Fuente: Recursos Humanos PC ASOCIADOS S.A.

Elaborado por: La autora

Departamento Personal

Administración 37

Aforo 47

Calidad 4

Certificación 2

Cobranzas 21

Contabilidad 11

Legal 5

Operaciones 107

RRHH 4

Sistemas 21

Técnico 35

Ventas 16

Total general 310

54

3.1.4. Muestra

A fin de garantizar que todos los empleados tengan la misma posibilidad de ser

seleccionados en esta investigación, se utilizó un muestreo aleatorio simple

considerando la siguiente fórmula:

n =Z2. N. p. q

B2(N − 1) + Z2. p. q

N= Tamaño poblacional (N= 310 empleados)

Z= Nivel de confianza (Z = 1,645 para el 90% de confianza)

n= Tamaño de la muestra

B= Error muestral (5% = 0,07)

p= Probabilidad de evento favorable (50% = 0,5)

q= Probabilidad de evento no favorable (50% = 0,5)

Se considera el error muestral del 7% y el nivel de confianza del 90% debido al

costo y tiempo que representa el realizar las encuestas; además, debido a que la

empresa no cuenta con documentos históricos de control, los valores p y q son

desconocidos, por lo que se asume un valor proporcional del 50% en cada caso.

n =1.6452(310)(0.5)(0.5)

0.072(310 − 1) + 1.6452(0.5)(0.5)= 96

55

El tamaño considerado como muestra es 96 empleados a los cuales se los va a

encuestar; sin embargo, dado que se encuentran distribuidos por áreas se

realizará una regla de 3 para conocer el número exacto a encuestar por

departamento.

Tabla 2: Muestra

Fuente: Recursos Humanos PC ASOCIADOS S.A.


Departamento Encuestados

Administración 11

Aforo 15

Calidad 1

Certificación 1

Cobranzas 7

Contabilidad 3

Legal 2

Operaciones 33

RRHH 1

Sistemas 6

Técnico 11

Ventas 5

Total 96

56

3.1.5. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información

Para la realización del presente trabajo se ha considerado que la técnica más

adecuada es la de la encuesta mediante la aplicación de un cuestionario que es su

instrumento principal.

En el análisis de la información requerida para la elaboración del manual fue

necesario entregar en forma escrita un listado de preguntas, a las personas que

forman parte de la muestra, los mismos que estaban en capacidad de contestar

con claridad y exactitud las inquietudes generadas sobre los pasos a seguir o la

detección de problemas.

La aplicación de esta técnica ha permitido llegar a una comprensión y

conocimiento de todo el proceso actual, a fin de proponer el manual y cumplir

con los objetivos planteados.

3.1.6. Análisis e Interpretación de Datos

Los resultados obtenidos de la aplicación de la encuesta a los empleados de PC

Asociados S.A. se muestran a continuación en forma gráfica y con su respectivo

análisis.

57

1. ¿Conoce si dentro de las funciones está el manejo de los bienes?

Tabla 3: Opinión de manejo de bienes

Fuente: Encuestas


Gráfico 1: Opinión de manejo de bienes

Fuente: Encuestas


Como podemos observar solamente el 31% de los empleados encuestados

conocen que dentro de sus funciones está el manejo de los bines de PC

Asociados S.A., mientras que el 69% de los empleados encuestados

desconocen esta obligación.

SI31%

NO69%

58

2. ¿Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que

actualmente están bajo su custodia o responsabilidad?

Tabla 4: Bienes bajo custodia de los empleados registrados

Fuente: Encuestas


Gráfico 2: Bienes bajo custodia de los empleados registrados

Fuente: Encuestas


Al preguntar a los empleados encuestado de PC Asociados S.A., si los bienes

que actualmente están bajo su custodia o responsabilidad son los que

actualmente poseen; el 42% contesto que si mientras que el 58% ha contestado

que no; esto significa que la mayoría de los empleados desconocen los bienes

bajo su responsabilidad.

SI42%

NO58%

59

3. ¿Los activos fijos que están a su cargo fueron entregados por medio de un

acta?

Tabla 5: Entrega de activos con actas

Resultados %

SI 5 5

NO 91 95

TOTAL 96 100

Fuente: Encuestas


Gráfico 3: Entrega de activos con actas

Fuente: Encuestas


Únicamente el 5% de los empleados encuestados recuerda haber recibido los

activos a su cargo con un acta de recepción, mientras que el 95% no recuerda

que se haya realizado la entrega de los bienes mediante un acta lo que les

exime de cualquier responsabilidad en el caso de pérdidas.

SI5%

NO95%

60

4. ¿Conoce usted de cuál es el procedimiento a seguir en el caso de que se

extravíe algún bien a su cargo?

Tabla 6: Conocimiento de proceso en caso de extravío del bien

Fuente: Encuestas


Gráfico 4: Conocimiento de proceso en caso de extravío del bien

Fuente: Encuestas


Podemos ver que solo el 19% del personal encuestado tiene conocimiento sobre

el procedimiento que se debe realizar en el caso de que un bien bajo su

responsabilidad se extravíe, mientras que el 81% desconoce su procedimiento.

SI19%

NO81%

61

5. ¿Conoce con seguridad la ubicación de los activos que están bajo su

responsabilidad?

Tabla 7: Conocimiento de la ubicación de activos

Resultados %

SI 24 25

NO 72 75

TOTAL 96 100

Fuente: Encuestas


Gráfico 5: Conocimiento de la ubicación de activos

Fuente: Encuestas


De todos los encuestados apenas el 25% conoce la ubicación física de los activos a

su cargo y el 75% desconoce la ubicación de los bienes que están bajo su

responsabilidad.

SI25%

NO75%

62

6. ¿Conoce usted que los empleados que tienen bajo su custodia los activos

fijos está obligada a reportar cualquier cambio que existiera?

Tabla 8: Obligatoriedad de reportar cambios

Resultados %

SI 10 10

NO 86 90

TOTAL 96 100

Fuente: Encuestas


Gráfico 6: Obligatoriedad de reportar cambios

Fuente: Encuestas


El 90% de los empleados encuestados desconocen que están obligados a reportar

los cambios si existieran de los activos fijos que se encuentran bajo su custodia.

SI10%

NO90%

63

7. ¿Conoce si se realiza la toma física de los activos fijos?

Tabla 9: Comprobación de toma física de activos

Fuente: Encuestas


Gráfico 7: Comprobación de toma física de activos

Fuente: Encuestas


El 60% de los empleados encuestados conoce que se realiza la toma física de los

activos fijos en la empresa PC Asociados, mientras que el 40% desconoce.

SI60%

NO40%

64

8. ¿Cree que el personal de contabilidad es idóneo para realizar un control

de activos fijos?

Tabla 10: Opinión de Personal Idóneo para control de activos fijos

Resultados %

SI 88 92

NO 8 8

TOTAL 96 100

Fuente: Encuestas


Gráfico 8: Opinión de Personal Idóneo para control de activos fijos

Fuente: Encuestas


Para el 92% de los empleados de PC Asociados S.A. el personal de contabilidad es

idóneo para la realización del control de activos fijos.

SI92%

NO8%

65

9. ¿Considera que la implementación de un manual sería útil para el control de

activos fijos?

Tabla 11: Opinión de implementación de un manual de control de activos fijos

Resultados %

SI 62 65

NO 34 35

TOTAL 96 100

Fuente: Encuestas


Gráfico 9: Opinión de implementación de un manual de control de activos fijos

Fuente: Encuestas


Para el 65% de los encuestados considera que la implementación del manual puede

ser útil para controlar efectivamente los activos fijos, lo cual justifica el presente

trabajo.

SI65%

NO35%

66

3.1.7. Análisis General de Resultados

La encuesta realizada a los funcionarios de PC Asociados S.A. revela que existen

grandes inexactitudes en la administración, manejo y control de activos fijos, una

de las debilidades más importantes que se destaca, es que la mayoría del personal

no conoce si dentro de sus funciones se encuentra el manejo de los bienes;

además, la mayoría de los activos han sido suministrados de forma informal sin

las actas de entrega. Los empleados han manifestado desconocer el proceso que se

debe seguir en el caso de que se extravíen los bienes que están bajo su custodia o

responsabilidad.

Como se puede apreciar no existe un proceso sistematizado para el control de los

activos fijos y la mayor parte de los empleados encuestados considera que el

personal idóneo para llevar el control de los activos fijos de PC Asociados S.A., es

el personal que labora en el área contable, no obstante, es aconsejable la

elaboración de un manual que establezca los procesos para realizar una

administración y control adecuado de los bienes de propiedad de la empresa,

evitando la duplicidad de actividades.

67

CAPÍTULO IV

SITUACIÓN DIAGNÓSTICA

4.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA PC ASOCIADOS S.A.

4.1.1. Antecedentes

PC ASOCIADOS S.A.

Es una empresa que fue constituida como sociedad anónima el 10 de Septiembre

del 2008, el capital con el cual se constituyó la empresa fue de USD 15.000,00;

la empresa inició con 5 socios los cuales aportaron con USD 2.000,00 cada uno

y los USD 5.000,00 restantes se obtuvo mediante financiamiento bancario;

actualmente la empresa cuenta con 8 socios y su capital asciende a USD

25.000,00.

La empresa brinda el servicio de Aforo de Mercancías e inspección comercial

colaborando con los importadores en la observación y cumplimiento de

requisitos, normativas legales y los estándares de calidad exigidos por el

Instituto Ecuatoriano de Normalización (INEN). La empresa desarrolla sus

actividades a través de sus oficinas operativas en Quito, Cuenca, Guayaquil,

Manta, Esmeraldas, Machala siendo el número de empleados 310 entre

administrativos y operativos.

Entre los servicios que la empresa brinda está la inspección del banano, este

servicio es uno de los más importantes para la empresa ya que genera alrededor

68

del 75% de los ingresos, la inspección es realizada en Machala y el personal de

la empresa es encargado de controlar la calidad y cantidad del producto a fin de

garantizar que cumpla con los estándares solicitados; además, el personal debe

constatar que la información del producto coincida con la información de

exportación y con las condiciones y características que han sido solicitados por

el país de destino.

4.1.2. Misión

Brindar a la sociedad un servicio de calidad que garantice la justicia y la calidad

en operaciones de comercio exterior, logrando así superar las expectativas de los

clientes y gozar de su confianza a fin de que el comercio fluya con facilidad y

seguridad.

4.1.3. Visión

Ser la mejor empresa del país encargada de brindar servicios de calidad en lo

referente al comercio exterior.

4.1.4. Objetivos Empresariales

Lograr un crecimiento considerable en el mercado ofreciendo un

excelente servicio bajo la observación de normas y estándares para los

productos inspeccionados.

Garantizar el bienestar y desarrollo integral de todos los colaboradores

internos de la empresa.

69

4.1.5. Valores y Principios Organizacionales

La empresa en su gestión como ente productivo maneja los siguientes valores y

principios:

Honestidad

Compromiso

Seriedad

Lealtad

Espíritu Constructivo

Respeto

Profesionalismo

Puntualidad y Cumplimiento

4.1.6. Políticas

Para el registro contable de un activo fijo se considerará únicamente los

bienes cuyo valor sin IVA sea mayor o igual que $200; si no llegan a esta

base se registrarán como gastos.

La depreciación se realizará cumpliendo con la Ley de Régimen

Tributario Interno y se registrará automáticamente en el sistema.

Los desembolsos por reparación se reconocen como gastos.

Para dar de baja un activo se lo hará con un notario en caso de

obsolescencia y en caso de robo con la denuncia respectiva.

La facturación por servicio de aforo debe llenarse en el formulario

provisto por la empresa.

Comprobado el pago del servicio de aforo, se definirá la fecha y hora del

aforo físico.

70

Culminada la revisión física, el inspector retornará a la oficina de aforo

en el distrito aduanero y revisará las partidas arancelarias.

4.1.7. Estructura Organizacional

La empresa cuenta con varios departamentos y con su jerarquía bien definida, la

cual se indica a continuación.

Gráfico 10: Estructura Organizacional

Fuente: PC Asociados S.A.

Elaborado por: PC Asociados S.A.

71

4.1.8. Funciones Departamentales

Para que la empresa tenga éxito en sus labores es necesario que cada departamento

tenga conocimiento de sus funciones a fin de colaborar en el logro de los objetivos que

tiene la organización.

Gerencia General

Ser líder en el tema de planeación estratégica y manejo de los factores críticos

que se presentan en la empresa.

Desarrollar un buen ambiente de trabajo para que los colaboradores logren las

metas corporativas.

Mantener una estructura administrativa que se ajuste a las necesidades

presentes en la ejecución de los planes de acción.

Medir continuamente los resultados reales con lo planificado.

Aprobar las transacciones financieras mayores como obtención de préstamos.

Asistente de Gerencia

Coordina las reuniones de la Gerencia.

Atiende el teléfono de la Gerencia.

Elabora comunicaciones para empresas externas.

Asesor Legal

Estar a la vanguardia de la legislación ecuatoriana.

72

Hacer revisiones de la legislación de los países a los cuales se

importará/exportará.

Asesorar al personal que se encuentra relacionado a la inspección y aforo de

mercancías

Comprobar que la empresa cumpla con la normativa y requisitos que

establezca la Superintendencia de Compañías, la Aduana del Ecuador,

Ministerio de Trabajo, IESS, etc.

Departamento Financiero y Administrativo

Análisis de cuentas contables.

Elaboración de presupuestos.

Preparación de información financiera.

Adquisición de Activos Fijos y Suministros.

Pago a Proveedores.

Elaboración de información tributaria.

Calificación a Proveedores.

Elaboración de contratos con proveedores.

Velar por el cumplimiento de los contratos

Verificar la fecha de vencimiento de los contratos con proveedores.

Departamento de Recursos Humanos

Selección de personal

Preparación de Planes de capacitación en todas las áreas.

73

Desarrollo de planes motivacionales y de integración.

Elaboración y cancelación de Roles de Pago.

Emisión de planillas del IESS y pago de las mismas.

Control de Asistencia, permisos y vacaciones.

Departamento de Operaciones

Garantizar el aforo correcto de la mercadería de los clientes.

Verificar que las partidas arancelarias coincidan con el Documento Único de

Importación (DUI).

Departamento de Sistemas

Asegurar la disponibilidad del sistema informático, redes e internet.

Brindar soporte a equipos informáticos.

Actualización y mejoramiento continuo de las redes a las que tiene acceso la

empresa.

Garantizar la seguridad informática de la información manejada por la

empresa.

Departamento Comercial

Asesorar a clientes para realizar las importaciones/exportaciones

Convencer a los diferentes importadores/exportadores a gestionar sus

mercancías PC Asociados S.A.

74

4.2. EVALUACIÓN DEL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

El proceso de evaluación del control es uno de los más importantes en el

accionar de la empresa ya que el control permite evaluar el cumplimiento de los

objetivos, los mismos que representan los criterios, contra los cuales, podrían ser

contrastados los procesos y procedimientos de PC Asociados S.A., para

determinar si se han cumplido o cuáles son las causas para su incumplimiento.

Es importante tener en cuenta que la evaluación del control puede realizarse

verificando el cumplimiento de los diagramas de flujo o por un cuestionario que

abarque ciertos factores. Los flujogramas se detallarán en el manual, mientras

que un formato para el cuestionario se lo menciona a continuación:

Obtenido el cuestionario para la evaluación se ha realizado la aplicación en PC

Asociados S.A.

75

Funcionario: Romy Vallejo Hora de Inicio 11h30

Fecha: 03 de Enero del 2014 Hora de Fin: 12h30

Cargo: Contador General

N PREGUNTA SI NO

PUNTAJE

OBTENIDO

PUNTAJE

OPTIMO OBSERVACION

1 Es un activo tangible? X 10 10

2 Esta registrado en libros el activo? X 10 10

3 Están codificados los activos?X 0 10

Los activos actualmente no se

encuentran codificados

4 Se realizan inventarios físicos cada 6 meses?

X 0 10

El levantamiento de los activos fijos

se realiza una vez al año si el tiempo

lo permite

5Los activos se deprecian bajo los porcentajes

de ley? X 10 10

6Los activos fijos vendidos se dan de baja tanto

en el sistema como en el módulo?X 0 10

Los activos fijos se dan de baja

contable pero no por medio del

módulo.

7 Son custodiados por algun empleado?

X 0 10

Los activos no son entregados por

medio de un acta de entrega -

recepción y no hay responsable de su

custodia.

8 Se compra el activo con orden de compra?X 0 10

Actualmente se solicita la compra de

un bien por medio de un mail.

9 Se tiene factura de respaldo del activo? X 10 10

10Se realiza el cambio de custodio en el traspaso

de un activo? X 5 10

Se realiza cuando el cambio es

comunicado, caso contrario no.

11Se informa periodicamente el estado físico del

activo? X 0 10

No se recibe ningún informe del

estado de los bienes.

12Se informa los problemas que presenta el

activo?X 4 10

Se recibe información en el caso de

los computadores, el resto de activos

no.

13Se trabaja con el activo únicamente el período

de vida útil? X 0 10

Los activos son utilizados hasta

cuando pueden trabajar.

14 El custodio conoce sus responsabilidades?X 0 10

Los custodios desconocen totalmente

sus responsabilidades.

15Existen procedimientos establecidos para las

actividades con activos fijos? X 0 10

No existen procedimientos

establecidos.

16Conoce la gerencia sobre la compra, venta,

transferencia o baja de los activos? X 3 10

La gerencia tiene conocimiento pero

no hay nada por escrito.

17Exiten métodos para verificar el registro y

control de los activos fijos? X 0 10

No existen métodos para verificar el

registro y el control de los activos.

18Se guarda los títulos de propiedad de los

activos? X 6 10

Se guarda pero no se tiene constancia

quien los tiene.

19Existen políticas para estimar la vida útil y el

valor residual de los activos? X 0 10No existen políticas.

20Se entrega un cuadro de comparación de

proveedores previa la compra del activo fijo? X 0 10No se entrega el cuadro.

TOTAL 58 200

Elaborado por: Sara Manzano Fecha: 03 de Enero del 2014

Revisado por:

CUESTIONARIO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013

76

NIVEL DE CONFIANZA/RIESGO INHERENTE

NC = (Calificación Total *100)

Ponderación Total

RIESGO DE

CONTROL

NIVEL DE

CONFIANZA

NC = 58 * 100 ALTO BAJO

200 MODERADO MODERADO

NC = 29.00% BAJO ALTO

RIESGO DE CONTROL

RC = Nivel Óptimo - Nivel Obtenido

RC = 100 -29

RC = 71.00%

NIVEL DE CONFIANZA = 29.00%

NIVEL DE RIESGO = 71.00%

Riesgo Inherente (RI)

Riesgo de Control (RC)

Riesgo de Detección (RD)

Riesgo de Auditoría (RA)

RIESGO DE AUDITORÍA

RA = RI * RC * RD 0,29 * 0,71 * 0,20 = 0.04118 =

RESULTADO DE LA EVALUACION DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013

CALIFICACIÓN DEL RIESGO

29.00%

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

71.00%

20.00%

4.12%

BAJO

MODERADO

Fecha: 03 de Enero del 2014Elaborado por: Sara Manzano

Revisado por:

4.118

77

4.3. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los riesgos existentes en una empresa son innumerables, por lo que la empresa,

debe estar preparada para afrontar una posible contingencia; atacar los riesgos

generalmente es mucho más barato para la empresa si se lo hace desde un punto

preventivo puesto que si se lo hace de forma correctiva involucra los costos de

los daños ya ocasionados y probablemente grandes pérdidas por falencias no

solucionadas a tiempo. Las constantes evaluaciones del riesgo que se realicen a

los activos de propiedad, planta y equipo de PC Asociados S.A., permitirá a la

empresa reconocer y atacar los riesgos en su mayoría de forma preventiva para

evitar un cese en la prestación de sus servicios por falta de los activos en buenas

condiciones, la siguiente matriz es un prototipo para evaluar el riesgo de dichos

activos y de esta manera evitar gastos innecesarios en reparaciones y en tiempos

desperdiciados dentro de la prestación de servicios.

Se ha realizado la evaluación del riesgo de los activos fijos en la empresa PC

Asociados S.A., con ayuda del contador general.

78

Como se puede apreciar en la tabla anterior la evaluación del riesgo de los

activos fijos muestra un comportamiento bajo en cuanto a riesgo.

SÍ NO DESCRIPCIÓN

AL

TO

ME

DIO

BA

JO

AL

TO

ME

DIO

BA

JO

AL

TO

ME

DIO

BA

JO

Obtener un análisis o resumen de los

cambios en la propiedad poseída y

conciliar con mayores.

Comprobar adiciones durante el año

Hacer inspección física de

adquisiciones importantes

Analizar cuentas de gastos de

reparación y mantenimiento

Investigar la condición de la propiedad

que no está actualmente en uso

Probar la depreciación

Investigar los retiros de propiedad

durante el año

Examinar la evidencia de propiedad

legal

Realizar procedimientos analíticos

Evaluar la presentación y revelación

de estados financieros

Sustantivo

Activos fijos provenientes

de operaciones

discontinuas

X X

PRINCIPALES PRUEBAS

PROPIEDAD

PLANTA Y

EQUIPOS -

DEPRECIACIONES -

OPERACIONES

DISCONTINUAS

Existencia de activos no

utilizados ni depreciados

desde su incorporación

como parte del

patrimonio autónomo

X N/A

La cuenta de

propiedad planta

y equipos no se

está

presentando

razonablemente

X

RIESGO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS

COMPONENTE OBSERVACIONES

CONTROL

RIESGO

RIESGO

INHERENT

E

RIESGO DE

CONTROL

RIESGO

COMBINADOENFOQU

E

79

CAPÍTULO V

MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA

EMPRESA PC ASOCIADOS S.A.

5.1. INTRODUCCIÓN

La Empresa PC Asociados S.A. para el desarrollo de sus actividades de Aforo de

mercancías e inspección comercial mantendrá bienes tangibles de su propiedad

como son mobiliario, vehículos, equipos y otros.

Constando la necesidad de precautelar la existencia, mantenimiento y uso de los

activos fijos, el presente manual será un material de consulta y constituye un

aporte para la Gerencia Administrativa Financiera y el Departamento de

Contabilidad de PC Asociados S.A. para que regularice la forma de llevar el

control de los activos fijos.

El presente manual reunirá los procedimientos que se aplicarán para los egresos

e ingresos de los activos fijos originados en las compras, ventas, mantenimiento,

entrega, recepción, traspasos dentro del grupo de la compañía o a las sucursales

y verificación física de los mismos para conocer quién es el custodio.

Las personas encargadas del control de los activos fijos tienen que conocer

plenamente el funcionamiento del manual para su correcta aplicación.

80

MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 2/47

5.2.ESTRUCTURA ORGÁNICA – FUNCIONAL PROPUESTA

Gráfico 11: Estructura Orgánica

Gerencia General

Asesoría Legal

Gerencia Administrativa -

Financiero

Gerencia de Recursos Humanos

Gerencia de Operaciones y

técnico

Gerencia de Sistemas

Gerencia Comercial

Área Contable

Jefatura Regional de Cobranzas

Área Administrativa

Coordinación de RRHH

NóminaSupervisión

de Inspecciones

Supervisión de

Operaciones

Inspectores Técnicos Digitadores

Supervisión de

Marketing

Ejecutivos de

Marketing

Jefatura de Redes

Soporte Técnico

Asistente Contable Junior

Asistente de Cobranzas

Asistente Tributario

Recaudadores

Asistente Contable Senior


Contador General

Elaborado por: La Autora

81

MANUAL DE CONTROL DE

ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 3/47

5.3. OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer procedimientos que normalicen los procesos o mecanismos

necesarios para el registro, control de adquisiciones, bajas, pérdidas de los

activos fijos teniendo como base la ley, con el fin de optimizar los recursos de la

empresa PC Asociados S.A. y servir como herramienta para tomar decisiones.

5.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL

Codificar todos los activos fijos.

Identificar con exactitud a los custodios y departamentos en donde se

encuentran ubicados los activos fijos.

Verificar el estado de los bienes.

Describir las normas que se aplicarán para la recepción, almacenamiento,

custodia y control de los activos fijos.

Evidenciar las pérdidas físicas de los activos fijos.

Regularizar los traspasos tanto internos como con las sucursales.

82


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 4/47

5.5. USO DEL MANUAL

Para el correcto uso de este manual se debe tener en cuenta los siguientes

aspectos:

1. La Gerencia Administrativa Financiera y el Departamento de Contabilidad

deberá vigilar el cumplimiento de los procedimientos descritos.

2. El manual deberá estar a disponibilidad de todo el personal que labora en el

departamento de Contabilidad de PC Asociados S.A.

3. Los usuarios del manual deberán informar a su supervisor las sugerencias o

cambios que afecten al contenido del manual, con la finalidad de que los

contenidos siempre guarden concordancia con las necesidades

organizacionales.

4. El manual está organizado de forma que los usuarios puedan disponer de la

información precisa y concreta de los procedimientos y de las

responsabilidades que se deben cumplir.

83


ACTIVOS FIJOS

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EMISIÓN:

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VERSIÓN: No.01

PÁG.: 5/47

5.6. FUNCIONES DEL PERSONAL

Gerente General

Ser líder en el tema de la planeación estratégica y manejo de los factores

críticos que se presentan en PC Asociados S.A.

Desarrollar un buen ambiente de trabajo para que los colaboradores logren las

metas corporativas.

Mantener una estructura administrativa que se ajuste a las necesidades

presentes en la ejecución de los planes de acción.

Medir continuamente los resultados reales con lo planificado.

Aprobar las transacciones financieras mayores como obtención de préstamos.

Asesor Legal

Estar a la vanguardia de la legislación ecuatoriana.

Hacer revisiones de la legislación de los países a los cuales se

importará/exportará.

Asesorar al personal que se encuentra relacionado a la inspección y aforo de

mercancías.

84


ACTIVOS FIJOS

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EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 6/47

Comprobar que la empresa cumpla con la normativa y requisitos que

establezca la Superintendencia de Compañías y la Aduana del Ecuador,

Ministerio de Trabajo, IESS, etc.


Coordina las reuniones de la Gerencia.

Atiende el teléfono de la Gerencia.

Elabora comunicaciones para empresas externas.

Gerente Administrativo – Financiero

Aprobar los presupuestos presentados por el contador de la empresa.

Análisis de cuentas específicas e individuales con el fin de adquirir

información confiable y valiosa sobre los estados financieros de la empresa y

su posición.

Control de costos incurridos en la prestación de servicios.

Interactuar con los gerentes de las otras áreas para tomar las mejores

decisiones.

85


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

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Contador General

Elaborar y firmar estados financieros

Controlar que la contabilidad de la empresa sea real.

Verificar y Depurar cuentas contables.

Coordinar la elaboración de presupuestos.

Realizar el cierre contable anual de la empresa.

Elabora informes periódicos de actividades y objetivos departamentales.

Asistente Contable Senior

Realiza presupuestos para evaluarlos con el Contador General.

Elaboración de conciliaciones bancarias.

Responsable del control del inventario de activos fijos.

Apoya al contador en varias actividades.

Asistente Contable Junior

Revisar, codificar y registrar la documentación fuente.

Pago a proveedores.

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ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

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VERSIÓN: No.01

PÁG.: 8/47

Emisión de cheques.

Control de facturación de aforo.

Manejo del Archivo Administrativo.

Asistente Tributario

Revisar la legislación tributaria vigente.

Emitir comprobantes de retención.

Elaborar las declaraciones de impuestos, ATS, etc.

Atender los diferentes requerimientos solicitados por personal interno y

externo, en lo referente a la liquidación de impuestos.

Atender los diferentes requerimientos solicitados por la entidad tributaria.

Depurar y dar de baja los comprobantes de retención y facturas cuando se

encuentren obsoletos.

Jefe Regional de Cobranzas

Dentro de esta categoría se encuentran dos personas, la una será para la ciudad de

Quito y la otra para la ciudad de Guayaquil; las personas que se encuentran realizando

esta función tendrán las siguientes funciones:

87


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 9/47

Proponer planes estratégicos en materia de cobranzas.

Realizar análisis de cuentas corrientes.

Entregar reportes sobre el estado de cobranza de los clientes.

Controlar y evaluar el cumplimiento de las metas de cobranza en relación a las

cuentas por cobrar.

Controlar al personal de cobranzas en aspectos de facturación y efectividad al

efectuar los cobros a clientes.

Velar por la correcta aplicación de los lineamientos internos para cobranza.

Asistente de Cobranzas

Efectuar gestiones de facturación y cobranza.

Elaborar informes periódicos de los movimientos de la cartera de cobranza.

Elaborar informes periódicos de los movimientos de la cartera de cobranza.

Mantener actualizada la información relacionada a la cartera de cobranza.

Mantener actualizada, archivada y en orden la información procesada.

Recaudadores

Efectuar los cobros a clientes.

Depositar en la cuenta bancaria de la empresa los cobros realizados.

88


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 10/47

Asistente Administrativo

Calificación a Proveedores.

Elaboración de contratos con proveedores.

Velar por el cumplimiento de los contratos

Verificar la fecha de vencimiento de los contratos con proveedores

Manejo del Archivo Administrativo.

Gerente de Recursos Humanos

Elaborar e implantar las políticas para el personal.

Diseñar políticas a seguir en la selección, inducción, desarrollo, motivación,

promoción y desvinculación del personal.

Coordinar las relaciones laborales dentro de PC Asociados S.A.

Supervisar la administración del personal.

Establece las normas internas para la convivencia en las instalaciones.

Aprobar la contratación o desvinculación de un trabajador.

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ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 11/47

Coordinador de Recursos Humanos

Realizar juntamente con el Gerente de Recursos Humanos el presupuesto para

la planilla del personal.

Atender y orientar al personal ante requerimientos laborales, inconformidades

o sanciones.

Atender a los requerimientos de personal de las diferentes áreas.

Evaluar las necesidades de promociones o movimientos del personal.

Desarrollar programas de capacitación para los empleados.

Establecer planes motivacionales para el personal.

Elaborar el calendario de vacaciones para todos los empleados.

Asistente de Nómina

Efectuar los cálculos correspondientes a horas extras, bonificaciones,

descuentos, sanciones, etc., que se detallan en el rol de pagos del personal.

Introducir, modificar y excluir información del sistema de Recursos Humanos.

Preparar las planillas del personal para el IESS.

Emitir los cheques de pago al personal.

90


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 12/47

Realiza el cálculo de la liquidación de los empleados a desvincular de PC

Asociados S.A.

Mantiene en orden la documentación del personal así como la información

relacionada a promociones y sanciones.

Gerente de Operaciones y Técnico

Formular y evaluar planes de trabajo para el área.

Proponer normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades.

Asignar al personal para inspecciones y operaciones.

Revisar y autorizar gastos con cargos al presupuesto asignado a las

operaciones.

Mantener relación directa con los proveedores.

Informar a la Gerencia las novedades relacionadas a las operaciones.

Garantizar el aforo correcto de la mercadería de los clientes.

Supervisor de Inspecciones

Programar, supervisar y controlar las labores de inspectoría de campo.

91


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 13/47

Evaluar las deficiencias de los inspectores e informar al coordinador de

Recursos Humanos.

Elaborar los cronogramas de trabajo para los inspectores.

Notificar por escrito al Gerente de Operaciones las sanciones impuestas a los

inspectores.

Mantener un registro de las horas trabajadas por cada uno de los inspectores.

Inspectores

Comprobar que la documentación entregada por el cliente este vigente.

Verificar que el Documento Único de Importación (DUI) concuerde con la

mercadería.

Elaborar un acta en la cual se detalle el proceso de inspección y las

observaciones que se tenga.

Supervisor de Operaciones

Velar por el cumplimiento normas y procedimientos en las actividades

realizadas por los técnicos y digitadores.

92


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 14/47

Técnicos

Comprobar que la mercadería importada sea parte del grupo de la partida

arancelaria asignada.

Digitadores

Ingresar la información al sistema.

Gerente Comercial

Realizar reuniones con los clientes para llegar.

Manejo de relaciones públicas con los clientes.

Elaborar planes de mercadeo para mejorar continuamente el servicio.

Analizar constantemente el marketing operativo y estratégico.

Supervisor de Marketing

Controlar que los ejecutivos de venta cumplan con las metas planteadas.

Elaborar las proyecciones de ventas.

Atender reclamos de clientes y brindar servicio post – venta.

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ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

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VERSIÓN: No.01

PÁG.: 15/47

Ejecutivos de Marketing

Asesorar a clientes para realizar las importaciones/exportaciones.

Gerente de Sistemas

Planear, dirigir y controlar el área de Sistemas.

Establecer las políticas y procedimientos para el uso de los equipos

informáticos.

Asistir a reuniones de coordinación con las demás gerencias de PC Asociados.

Propiciar la investigación, desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías

Jefe de Redes

Asegurar la disponibilidad del sistema informático, redes e internet.

Garantizar la seguridad informática de la información manejada por la

empresa.

Soporte Técnico

Brindar soporte a equipos informáticos.

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ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 16/47

Emitir una opinión técnica especializada en temas vinculados a tecnologías de

información.

Actualización y mejoramiento continuo de las redes a las que tiene acceso la

empresa.

Evaluar y proponer la infraestructura de hardware y software más adecuada

para atender las necesidades de PC Asociados S.A.

5.7. POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS

Los activos fijos son los bienes que posee la empresa y que se usan para las

operaciones de la misma. Para ser considerados activos fijos de PC Asociados

S.A. deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Los bienes deberán tener una vida útil mayor a un año.

El costo de adquisición deberá ser mayor o igual a USD $200,00 dólares, el

valor del Impuesto al Valor Agregado IVA será considerado como crédito

tributario.

Para los bienes que constituyen un sistema, por ejemplo una mesa y sus sillas

que comprenden una sala de reuniones o las sillas y la mesa que comprenden

un comedor para los empleados, se sumará el valor de cada artículo y si

95


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 17/47

llegan a las bases establecidas anteriormente se registrará como un solo activo

fijo.

Los equipos de computación como CPU, Monitor e impresoras serán

consideradas como activo fijo independientemente de su valor.

Los bienes sustraídos o perdidos deberán serán notificados por escrito por el

custodio en un plazo máximo de dos días hábiles siguientes al suceso.

Cuando una persona deje de prestar sus servicios en PC Asociados el

Departamento de Recursos Humanos deberá informar a la Gerencia

Administrativa Financiera y al Departamento de Contabilidad este suceso

para realizar la constatación y cambio de custodio de los activos fijos, esto se

llevará a cabo mediante un acta de entrega – recepción la misma que servirá

de respaldo para el pago de la liquidación.

Cuando los equipos sufran deterioro o destrucción se deberá al Departamento

de Contabilidad y a la Gerencia Administrativa Financiera notificar a través

de un informe técnico que detalle las causas por las que el activo ha quedado

inhabilitado.

96


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 18/47

5.8. ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS

5.8.1. Contabilización de los Activos Fijos

Para el registro en libros, el departamento de contabilidad receptará la

documentación necesaria para la contabilización y se deberá considerar los

siguientes puntos:

La contabilización de los activos fijos se lo realizará en base al catálogo de

cuentas de PC Asociados. Las cuentas contables utilizadas para el registro

de los activos fijos son las siguientes:

Tabla 12: Cuentas contables

1.2.2. Activos Depreciables

1.2.2.01. Edificios

1.2.2.01.01 Costo Edificios

1.2.2.02. Equipo de Oficina

1.2.2.02.01 Costo Equipo de Oficina

1.2.2.03. Muebles y Enseres

1.2.2.03.01 Costo Mueble y Enseres

1.2.2.04. Equipos de Computación

1.2.2.04.01 Costo Equipo de Computación

1.2.2.05. Equipos de Comunicación

1.2.2.05.01 Costo Equipos de Comunicación

1.2.2.06. Vehículos

97


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 19/47

1.2.2.06.01 Costo Vehículos

1.2.2.07. Adecuaciones e Instalaciones

1.2.2.07.01 Costo Adecuación e Instalación

1.2.2.08. Adecuaciones Dep. Acelerada

1.2.2.08.01 Costo Adecuaciones Dep. Acelerada

Fuente: Departamento de Contabilidad PC ASOCIADOS S.A.


El valor en libros de los activos fijos se realizará a su valor nominal

incurrido en el momento de la adquisición.

Se contabilizarán como activos fijos los bienes adquiridos para el uso de la

empresa y su vida útil sea mayor al del ejercicio económico.

El Departamento de Contabilidad de PC Asociados S.A. deberá registrar

contablemente las bajas, transferencias de los activos fijos utilizando como

soporte contable el Acta de Devolución o el Informe Técnico para las bajas,

debidamente reconocida por los responsables directos de uso y el supervisor

del área.

El asistente junior del departamento de contabilidad realizará el respectivo

registro en el módulo de contabilidad y entregará una copia de las facturas al

asistente senior encargado del ingreso en el módulo de los activos fijos

registrando todos los datos concernientes al bien, como el número de serie,

98


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 20/47

marca, modelo, responsable, vida útil, fecha de adquisición, número de

factura y asignará un código.

El Departamento de Contabilidad de PC Asociados S.A. mensualmente

deberá elaborar una conciliación entre el módulo de activos fijos y el de

contabilidad.

Como parte de la contabilización el Departamento de Contabilidad también

realizara los procesos de la depreciación de los activos fijos:

La depreciación de los activos fijos de PC Asociados S.A., se registrará

inmediatamente en el sistema contable teniendo en cuenta lo que establece

la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento, se utilizará el

método de depreciación de línea recta, basándose en la vida útil estimada

por la administración tributaria.

Los porcentajes de depreciación que se usarán mensualmente en la

compañía son las siguientes:

99


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 21/47

Tabla 13: Tasas de depreciación:



Las cuentas contables utilizadas para registrar los valores correspondientes a

las depreciaciones de los activos fijos son las siguientes:

Tabla 14: Cuentas para registrar depreciaciones

1.2.3. Depr. Acumulada Activos

1.2.3.02. Depr. Equipos de Oficina

1.2.3.02.01 Depr. Costo Equipos de Oficina

1.2.3.03. Depr. Muebles y Enseres

1.2.3.03.01 Depr. Costo Muebles/Enseres

1.2.3.04. Depr. Equipos de Computación

1.2.3.04.01 Depr. Costo Equip/Computación

1.2.3.05. Depr. Equipos de Comunicación

1.2.3.06.01 Depr. Costo Equip/Comunicación

1.2.3.07. Depr. Vehículos

Equipos de oficina 10% 10 años

Adecuaciones 10% 10 años

Equipos de computación 33% 3 años

Muebles y enseres 10% 10 años

Vehículos 20% 5 años

100


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 22/47

1.2.3.07.01 Depr. Costo Vehículos

1.2.3.08. Depr. Adecuaciones e Instal.

1.2.3.08.01 Depr. Costo Adec.Instal.

1.2.4. Depr. Acelerada Acumulada activos

1.2.4.01. Depr. Acelerada Adecuaciones e Instal.

1.2.4.01.01 Depr. Acelerada Adecuaciones e Instal.

1.2.4.01.02 Depr. Acelerada Equipo Oficina

1.2.4.01.03 Depr. Acelerada Muebles y Enseres

1.2.4.01.04 Depr. Acelerada Equipo de Computo

1.2.4.01.05 Depr. Acelerada Vehículos



Cuando un activo fijo cumpla su vida útil, su depreciación acumulada se mantendrá al

igual que su costo hasta que el mismo sea dado de baja o revalorizado si fuera el caso.

5.8.2. Tratamiento Contable de los Activos Fijos

Para tener una mejor comprensión a cerca de los registros contables que se debe

realizar, presentamos una descripción de las cuentas de los activos fijos y la

naturaleza de las mismas:

101


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 23/47

Muebles y Enseres

Cuenta de carácter deudora, se registrará la adquisición de muebles y enseres

que PC Asociados compre para el desarrollo de sus actividades diarias, estos

pueden ser: escritorios, sillas, archivadores, bibliotecas, etc., fabricadas de

madera, metal o mixtos.

Se debitará por el registro de compra o mejora de bienes y se acreditará cuando

existan bajas por destrucción, pérdidas fortuitas o deterioro de los bienes.

Equipos de Oficina

Se registrará la adquisición de los equipos que PC Asociados compre, estos

pueden ser: centrales telefónicas, teléfonos celulares, teléfonos de escritorio,

equipos de comunicación, etc., es una cuenta de carácter deudora y se acreditará

cuando existan bajas por pérdidas fortuitas o por deterioro.



102


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 24/47

Equipos de Computación

Se registrará la compra de los equipos de computación o informáticos que PC

Asociados adquiera para el desarrollo de sus tareas administrativas dentro de la

empresa, es una cuenta de carácter deudora y se acreditará cuando existan bajas

por pérdidas fortuitas o por deterioro.



Vehículos

Se registrará la compra de vehículos que PC Asociados adquiera. Los mismos

constituyen el vehículo para el uso del Gerente General de la empresa y las

motocicletas que son usadas para la cobranza de las facturas emitidas; es una

cuenta de carácter deudora y se acreditará cuando existan bajas por pérdidas

fortuitas o por deterioro.



103


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 25/47

Baja de los Activos

Los activos dados de baja, deberán ser removidos definitivamente de los listados

de los bienes de la empresa, para lo cual se solicitará la autorización de la

Gerencia General y la Gerencia Administrativa Financiera y según el

procedimiento legal con la presencia de un notario y con una escritura pública en

la que señale la razón y enumere todos y cada uno de los activos fijos que sean

dados de baja.

Se debitará por el cierre de la depreciación acumulada del bien y se acreditará

por el cierre del valor histórico o mejoras del bien.

5.8.3. Bienes con Valor Inferior al Monto de los Activos Fijos

Los bienes que sean menores que el valor mencionado anteriormente, se

registraran como gasto por el valor antes del Impuesto al Valor Agregado IVA,

el registro deberá realizarse en las siguientes cuentas contables creadas de

acuerdo a su categoría:

5.2.5.01.02 Gasto Equipos de Computo

5.2.5.04.01 Gasto Muebles y Enseres

5.2.5.04.02 Gasto Equipos de Oficina

5.2.5.04.03 Gasto Equipos de Comunicación



104


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 26/47

Con la finalidad de controlar estos bienes considerados como “no activados”

contablemente se tendrá un registro extracontable mediante el cual se pueda

determinar su ubicación y persona responsable.

5.8.4. Codificación de los Activos Fijos

Los principales propósitos para diseñar una estructura de codificación para los

Activos Fijos son las siguientes:

Determinar con exactitud la ubicación real y las personas responsables de los

bienes y equipos.

Mantener información detallada sobre el estado de los bienes y equipos con el

fin de proveer información en el momento que la requieran.

La codificación de los Activos Fijos será diseñada con 9 dígitos, con la finalidad

de facilitar la identificación, ubicación y protección de los bienes. Para este fin

utilizaremos la siguiente nomenclatura:

105


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 27/47

Tabla 15: Codificación de Activos

El nivel 1 está conformado por un dígito que identifica el tipo de cuenta al que

pertenece:

1 ACTIVOS

El nivel 2 está conformado por un dígito y será asignado para identificar el

grupo de cuenta al que pertenece:

2 ACTIVOS FIJOS

1 2 3 4 5

1 Tipo de cuenta (Activo)

2 Grupo de cuenta de los Activos Fijos

00 Subgrupo (Activos Depreciables)

00 Cuenta de Mayor General (Equipos de Oficina)

000 Nombre del bien

NIVELCONCEPTO

106


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 28/47

El nivel 3 está conformado por dos dígitos que permita identificar el subgrupo al

que pertenece:

01 Activos Depreciables

02 Activos No Depreciables

El nivel 4 está conformado por dos dígitos que permita identificar la cuenta del

mayor general al que pertenece, según la siguiente codificación:

01 Edificios

02 Equipo de Oficina

03 Muebles y Enseres

04 Equipo de Computación

05 Equipo de Comunicación

06 Vehículos

07 Adecuaciones e Instalaciones

08 Adecuaciones Depreciación Acelerada

107


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 29/47

El nivel 5 está conformado por tres dígitos y será el número secuencial que se le

asignará al bien.

Ejemplos de codificación:

Activo fijo: Copiadora Canon

El código asignado será: 120102001

Nivel Código Concepto

1 1 Activos

2 12 Activos Fijos

3 1201 Activos Fijos Depreciables

4 120102 Equipo de Oficina

5 120102001 Copiadora Digital Canon

108


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 30/47

Activo fijo: Laptop HP 6460B CI5 4GB

El código asignado será: 120104001

5.8.5. Responsabilidad del Custodio de los Activos Fijos

Los custodios serán responsables de los activos fijos y se deberá considerar los

siguientes requerimientos:

Conservar el inventario actualizado de los bienes muebles e inmuebles bajo

su custodia, los mismos que serán identificados por su código, departamento

al que fue designado, valor, persona responsable de su cuidado.

Nivel Código Concepto

1 1 Activos

2 12 Activos Fijos

3 1201 Activos Fijos Depreciables

4 120104 Equipo de Computación

5 120104001 Laptop HP 6460B CI5 4GB

109


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 31/47

Realizar la asignación por escrito el acta de entrega – recepción (ANEXO 3)

al departamento y custodio que será responsable de su correcto uso y cuidado

del bien.

Llevar un archivo de las actas de entrega, recepción y traspasos de los bienes

que constan en los inventarios.

Solicitar a la persona responsable de la incorporación de los bienes

adquiridos, a la póliza de seguros de la empresa.

Semestralmente se realizará una toma física de los inventarios de PC

Asociados y mensualmente se sorteará a cinco personas para la verificación

de los inventarios bajo su cuidado.

El custodio deberá informar a la persona encargada del Departamento de

Contabilidad cada vez que haya habido un cambio de asignación de

responsable.

El Departamento de Contabilidad realizará la actualización de todos los

cambios efectuados en el módulo de activos fijos.

5.8.6. Responsabilidad por el uso

Las personas que colaboren con PC Asociados S.A., sea su contrato en relación

de dependencia o como honorarios y sean responsables de bienes y utilicen los

110


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 32/47

mismos para el desarrollo de sus actividades cotidianas serán responsables del

cuidado de los bienes que estén bajo su custodia.

El Departamento de Contabilidad a través del asistente senior, realizará la

entrega de los activos fijos respaldándose en un acta que detalle el código del

activo fijo asignado por el departamento de contabilidad, descripción del bien,

marca, modelo y serie.

La recepción de los activos fijos se la realizará al Departamento de Contabilidad

por medio de un mail en el que constará el código del bien, descripción y la

nueva persona que será responsable del mismo.

5.8.7. Adiciones, Mejoras y Mantenimiento

Se considerará como erogaciones capitalizables que aumentan el valor en libros

de los activos fijos, las cancelaciones que realice PC Asociados con el objetivo

de aumentar la vida útil o la productividad de un activo fijo.

Los desembolsos que se realicen por reparación, limpieza y mantenimiento

efectuados para mantener los muebles, enseres, equipos, vehículos, etc., en

condiciones normales para su funcionamiento y obtener el beneficio económico

111


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 34/47

futuro esperado se lo reconocerá como un gasto y no causará el aumento del

valor en libros de los activos fijos.

5.8.8. Adquisición de Activos Fijos

Para efectuar dentro de PC Asociados S.A. la compra o adquisición de bienes

muebles o inmuebles considerados como activos fijos deberá tenerse en cuenta

los siguientes criterios:

El departamento solicitante deberá verificar que exista el presupuesto

necesario para la adquisición del activo requerido.

Las adquisiciones de los bienes para uso de la empresa deberán estar de

acuerdo con la política de activos fijos que se detalló anteriormente en el

presente manual.

Previa a la aprobación de la adquisición se deberá entregar al área

administrativa – financiera un cuadro comparativo de por lo menos tres

proveedores para la selección de la mejor propuesta. El formato de dicho

cuadro se lo puede ver en el ANEXO 4.

El área administrativa – financiera deberá solicitar la orden de compra, misma

que constituye un documentos importante para realizar la adquisición del

bien.

112


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 34/47

El área administrativa – financiera posterior a la revisión de las cotizaciones

selecciona el mejor proveedor y negocia la compra.

Una vez verificado que el activo es el solicitado se procede a autorizar el

pago y recibir la factura, esta última servirá para registrar contablemente la

adquisición.

Previo el recibimiento del activo el área administrativa – financiera deberá

elaborar un acta de entrega – recepción, la misma que será firmada por quien

recibe el activo fijo adquirido.

113


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 35/47

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE ACTIVOS

FIJOS

Orden de pago

Dpto. Administrativo - Financiero

Inicio

Orden de

compra del

activo

Cumple con

las políticas?

Desaprobar la

compra

Se cotizaron 3

proveedores?

Seleccionar mejor

proveedor

Negociar la

compra

El activo es el

solicitado?

Recibir el activo

fijo

Devolver al

proveedor el

activo

Fin

No

Si Si

No

No

Dpto. Solicitante

Realizar el

registro contable

Realizar el acta

entrega -

recepción

Recibir el activo

solicitado

Firmar el acta

Exite

presupuesto?

Si

Factura

Si

No

114


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 36/47

REGISTRO CONTABLE

5.8.9. Traspaso de Activos Fijos

Dentro de PC Asociados el traspaso se entenderá por el movimiento de un bien

de un departamento a otro, de una oficina a otra dentro del territorio

Ecuatoriano; este movimiento no afectará a los registros en libros pero el mismo

deberá ser reflejado en el módulo de activos fijos. El proceso para esto se

muestra a continuación:

El custodio deberá informar al Departamento de Contabilidad mediante

un e – mail dicho cambio con copia al nuevo responsable del activo fijo.

El Gerente Administrativo – Financiero es el encargado de autorizar el

traspaso, una vez realizados los pasos anteriores.

Fecha Detalle Ref. Debe Haber

- x -

Activo Fijo xxx

IVA 12% Compras xxx

Bancos xxx

Retención Fuente 1% xxx

v/. Adquisición de activo fijo

115


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 37/47

El Contador Senior registra el cambio de custodio del activo por lo que el

custodio que realice o permita el traspaso de los bienes bajo su

responsabilidad y no informe al Departamento de Contabilidad

continuará como responsable de los bienes.

Es responsabilidad del Contador Senior elaborar el acta de entrega de

traspaso que debe firmar el nuevo custodio a fin de ser el responsable

legal del activo.

Para finalizar, se entrega al nuevo custodio el activo fijo que se ha

transferido.

Cuando el traspaso de los bienes se realice en las oficinas del territorio

Ecuatoriano, no generará registro alguno.

El traspaso de los bienes a las oficinas fuera del territorio Ecuatoriano se

las realizará mediante una venta, la misma que se emitirá al valor en

libros más el Impuesto al Valor Agregado IVA.

116


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 38/47

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE TRASPASO DE ACTIVOS

FIJOS

CUSTODIO DEL ACTIVO CONTADOR SENIOR GERENTE ADMIN-FINANCIERO

Inicio

Informar al Dto.

Administrativo-

Financiero

Registrar el cambio de

custodio

Registrar como

venta

Verifica ubicación exacta

del activo

Autorizar la

transferencia

Acta de traspasoFirmar el acta de

traspaso

Recibir el activo

Fin

Es a una oficina

local?Si

No

117


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 39/47

REGISTRO CONTABLE EN EL CASO DE TRASPASO A OFICINAS FUERA

DEL TERRITORIO ECUATORIANO

5.8.10. Baja Contable de los Activos Fijos por robo, pérdida, obsolescencia

Para realizar la Baja Contable de los Activos Fijos de PC Asociados es necesario

hacerlo de una forma legal, por lo que, es útil que se tenga en cuenta el siguiente

procedimiento:

El Contador Senior es el encargado de realizar la solicitud para dar de

baja del activo fijo.

Si el activo fijo que se está procediendo a dar de baja ha sido sustraído se

debe realizar la denuncia en la entidad asignada para este tipo de

circunstancias.


- x -

Depreciación Acumulada Activos Fijos xxx

Bancos xxx

Activo Fijo xxx

IVA 12% Ventas xxx

v/. Traspaso de activo fijo a Costa Rica

118


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 40/47

En el caso de existir bienes perdidos de manera fortuita, la Gerencia

General de PC Asociados deberá autorizar la baja de los bienes en el

módulo de los activos fijos como contablemente.

Si el activo es dado de baja por daño u obsolescencia el Contador Senior

deberá verificar el estado del bien y elaborar un informe técnico

detallando las causas físicas por las que es necesario dar de baja dicho

activo.

Los activos fijos de PC Asociados cuyo estado sea obsoleto serán dados

de baja previa autorización de la Gerencia General y la Gerencia

Administrativa Financiera.

Para legalizar la dada de baja del activo se realizará un acta que será

firmada ante un notario y mediante la elaboración de una escritura

pública que indique la razón y enumere todos y cada uno de los activos

fijos que sean dados de baja; la misma que deberá ser registrado por

medio del módulo de los activos fijos y contablemente.

El Contador Senior procede a dar de baja contablemente y físicamente.

119


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 41/47

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE BAJA CONTABLE DE LOS

ACTIVOS FIJOS

CONTADOR SENIOR

Inicio

Solicitar dar de

baja el activo

Inspeccionar y

verificar el

estado del

activo

¿Cuál es el

motivo?

Dar de baja

Informe

técnico

Registrar

contablemente

Robo

Daño

Denunciar el

robo

Fin

GERENTE GENERALGERENTE ADM-FINANCIERO

Autorizar dar

de baja

Autorizar dar

de baja

Firmar el acta

ante un notario

Pérdida

Es por

daño?

NOTARIO

Emitir la

escritura

pública

Si

No

120


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 42/47

REGISTRO CONTABLE

5.8.11. Inventario Físico

Para el levantamiento de inventario de activos fijos se realizará lo siguiente:

La Gerencia Administrativa Financiera de PC Asociados S.A. solicitará el

levantamiento de la información física de los activos fijos cada seis meses,

la solicitud es emitida al Contador Senior, el mismo que como se mencionó

anteriormente es el encargado del control de los activos fijos.

En el caso de que un empleado deje de prestar sus servicios para PC

Asociados S.A., el encargado del Departamento de Contabilidad procederá

con la impresión de la lista de activos fijos bajo la custodia del empleado y

se constatará que todos los activos sean entregados en buenas condiciones


- x -

Gasto Baja de Activos Fijos xxx


Activo Fijo xxx

v/. Baja de activo fijo

121


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 43/47

y se procederá a firmar la hoja el empleado y el Contador Senior, esta acta

servirá de respaldo para el pago de la liquidación del empleado.

El Contador Senior establece el calendario a seguir durante el proceso de

levantamiento de información.

Para la realización de la toma física semestral de los inventarios de los

activos fijos se designará un encargado, un asistente, digitadores y personal

de conteo por área, los mismos que tendrán las siguientes funciones:

Encargado del Inventario:

a) Emitir y entregar los formularios para la toma física (ANEXO 5), documento

a ser llenado íntegramente por el personal encargado de la toma física.

(Personal de conteo)

b) Recepción de los formularios con los datos de la toma física, el documento

deberá contar con la firma de la persona que realizó el conteo y por el

encargado que lo recibe.

c) Entrega de stickers a su Auxiliar para ser colocados en aquellos bienes que

no tengan código previa la validación con el listado de faltantes

122


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 44/47

determinados en el informe entregado a la Gerencia General y a la Gerencia

Administrativa Financiera.

d) Conciliación de la información del sistema vs. los datos obtenidos en la toma

físicas

e) Emisión de reportes de resultados (faltantes Primer Conteo y definitivos).

La emisión del informe deberá realizarse el mismo día de la toma física

f) Formación de los grupos responsables de la toma física o conteo

Asistente del Inventario:

a) Colocación de stickers en aquellos bienes reportados sin código en compañía

del personal operativo de conteo que reporto el faltante

b) Apoyo en el ingreso al sistema de los datos obtenidos en la toma física

(Formularios)

c) De ser necesario y a pedido del encargado realizará la verificación de la toma

física realizada (muestreo)

d) Otras tareas asignadas por el encargado

123


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 45/47

Digitadores:

Ingreso al sistema de los datos obtenidos en la toma física. Se ingresará el

código del bien reportado en el formulario para facilitar la digitación de datos.

(Formularios)

Personal de Conteo:

a) Es el encargado de levantar la información mediante la constatación de la

existencia física de los activos y bienes

b) Llenar el formulario entregado por el Encargado del Inventario (ANEXO 5)

El Contador Senior se encargará de difundir el calendario realizado para el

proceso de levantamiento para que todos tengan conocimiento.

También se pedirá a todo el personal que proceda a ordenar los diferentes

bienes a su cargo de tal forma que se facilite su ubicación física, es

importante que se asigne personal a las áreas de bodega para que realicen

el ordenamiento de cajas y bienes, previa la realización de la toma física.

El Contador Senior capacitará al personal para que el proceso sea efectivo.

124


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 46/47

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE INVENTARIO FÍSICO DE LOS

ACTIVOS FIJOS

GRUPO DE TRABAJOCONTADOR SENIOR

Solicitar constatación física

Inicio

Designar el

personal para el

levantamiento de

activos

Establecer el

calendario de

actividades

Difundir el

calendario

establecido

Capacitar al

personal

GERENTE ADMIN-FINANCIERO

Pedir al personal

que ordene los

bienes a su

cargo

Es

semestral?

Imprimir la lista de

activos bajo

custodia del

empleado saliente

Constatar que los

activos estén en

buenas condiciones

Firmar el acta de

recepción

Emitir y entregar

formularios

Recepción de

formularios

llenos

Conciliación de

datos

registrados y

datos tomados

Emitir el informe

Formar grupos

de trabajo

Toma de

inventario

No

Si

Fin

ENCARGADO DEL INVENTARIO

125


ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN:01

EMISIÓN:

PC ASOCIADOS S.A.

VERSIÓN: No.01

PÁG.: 47/47

5.8.12. Revaluación de los Activos Fijos

Los activos fijos de PC ASOCIADOS S.A., serán revaluados al finalizar cada

periodo y por clase de activo fijo, para asegurar que el valor de libros está

cercano al valor razonable.

REGISTRO CONTABLE

5.8.13. Deterioro de los Activos Fijos

Al finalizar el periodo se identificara los bienes que han sufrido un deterioro y se

realizara el respectivo registro con el fin de que en el balance se refleje valores

reales.

REGISTRO CONTABLE


- x -

Activo Fijo xxx


Superávit por Revaluación PP&E xxx

v/. Revaluación de activos fijos


- x -


Deterioro de PP&E xxx

Activo Fijo xxx

v/. Deterioro de activos fijos

126

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

La situación actual de los activos fijos muestra la importancia de la

implantación del manual de control de activos fijos, a fin de identificar la

ubicación del activo y quien es el custodio del mismo.

El escaso control que tienen los activos fijos dentro de la empresa se presta

para que los registros contables no sean los más adecuados.

La estructura organizacional que la empresa tiene no es suficiente clara como

para comprender las funciones que desempeñan los integrantes del equipo de

trabajo, por lo que se ha propuesto una nueva estructura.

La evaluación del control de los activos fijos realizada al contador general

demostró que existen muchos procesos que requieren una guía escrita que

facilite la aplicación y por lo tanto la eficiencia en el proceso mejore.

La evaluación del riesgo de los activos fijos por su parte demuestra que el

riesgo es bajo, es decir, la empresa está atacando los riesgos de manera

adecuada, sin embargo, no debe confiarse.

La aplicación de un manual de control de activos fijos servirá de guía para que

la empresa controle sus activos y los empleados tengan conocimiento del

proceso a seguir en cada caso.

127

RECOMENDACIONES

Poner en marcha el manual de control de activos fijos, previa capacitación a los

empleados, a fin de que comprendan la importancia de la aplicación del manual

y los procesos detallados.

Tener en cuenta la normativa descrita para que la contabilización de los activos

fijos no presente inconvenientes legales.

Cumplir con los tiempos establecidos para realizar el levantamiento de activos

fijos y realizar controles periódicos que ayuden al levantamiento semestral.

Seguir los pasos detallados en el manual dentro de cada uno de los procesos de

adquisición, traspaso, baja de activos fijos y levantamiento físico de inventario.

Determinar planes de acción para seguir controlando el riesgo presente en los

activos fijos.

Mantener siempre disponible y a la vista de todos los empleados las

responsabilidades de los custodios de activos fijos para su conocimiento o

recordatorio.

Es útil que cada una de las personas en los cargos propuestos cumpla con las

funciones detalladas en el manual propuesto para PC ASOCIADOS S.A.

128

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Internacionales de Información Financiera (NIIF). McGraw-Hill

Interamericana.

130

ANEXOS

ANEXO 1: RETENCIONES EN LA FUENTE

Retenciones en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado

Fuente: Servicio de Rentas Internas

Elaborado por: Servicio de Rentas Internas

EMITE FACTURA O

NOTA DE VENTA

SE EMITE

LIQUIDACIÓN DE

COMPRAS DE BIENES

O ADQUISICIÓN DE

SERVICIOS (INCLUYE

PAGOS POR

ARRENDAMIENTO AL

EXTERIOR)

PROFESIONALES

POR

ARRENDAMIENTO DE

BIENES INMUEBLES

PROPIOS

ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y

EMPRESAS PÚBLICAS

BIENES NO RETIENE

SERVICIOS NO RETIENE

BIENES NO RETIENE


BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES -----------

SERVICIOS 100%

BIENES -----------

SERVICIOS 100%

CONTRIBUYENTES ESPECIALESBIENES NO RETIENE


BIENES NO RETIENE


BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES -----------

SERVICIOS 100%

BIENES -----------

SERVICIOS 100%

SOCIEDAD Y PERSONA NATURAL OBLIGADA A

LLEVAR CONTABILIDAD

BIENES NO RETIENE


BIENES NO RETIENE


BIENES NO RETIENE


BIENES NO RETIENE


BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES --------

SERVICIOS 100%

BIENES --------

SERVICIOS 100%

CONTRATANTE DE SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓNBIENES NO RETIENE


BIENES -----------

SERVICIOS 30%

BIENES -----------

SERVICIOS 30%

BIENES -----------

SERVICIOS 30%

BIENES -----------

SERVICIOS 30%

BIENES -----------

SERVICIOS 100%

BIENES -----------

SERVICIOS 30%------------------

COMPAÑÍAS DE SEGUROS Y REASEGUROSBIENES NO RETIENE


BIENES NO RETIENE


BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 30%

SERVICIOS 70%

BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES -----------

SERVICIOS 100%

BIENES -----------

SERVICIOS 100%

EXPORTADORES (UNICAMENTE EN LA ADQUISICIÓN

DE BIENES QUE SE EXPORTEN, O EN LA COMPRA DE

BIENES O SERVICIOS PARA LA FABRICACIÓN Y

COMERCIALIZACIÓN DEL BIEN EXPORTADO)

BIENES NO RETIENE


BIENES NO RETIENE


BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES 100%

SERVICIOS 100%

BIENES 100%

SERVICIOS 100%------------------

RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

AGENTE DE

RETENCIÓN

(Comprador; el que realiza el pago)

RETENIDO: El que vende o transfiere bienes, o presta servicios.

ENTIDADES Y

ORGANISMOS DEL

SECTOR PÚBLICO Y

EMPRESAS PÚBLICAS

CONTRIBUYENTES

ESPECIALESSOCIEDADES

PERSONAS NATURALES

OBLIGADA A LLEVAR

CONTABILIDAD

NO OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD

131

Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta

Fuente: Servicio de Rentas Internas

Elaborado por: Servicio de Rentas Internas

DETALLE DE PORCENTAJES DE RETENCION CONFORME LA NORMATIVA VIGENTE (Conforme el concepto y porcentaje a retener, verifique

el código necesario para su declaración en el formulario 103)

Porcentajes

vigentesIntereses y comisiones que causen en operaciones de crédito entre las instituciones del Sistema Financiero 1%

Pagos por transporte privado de pasajeros o transporte publico o privado de carga 1%

Aquellos efectuados por concepto de energía eléctrica 1%

Compra de bienes muebles de naturaleza corporal excepto combustible 1%

Pagos en actividades de construcción de obra material inmueble, urbanización, lotización o actividades similares 1%

Por seguros y reaseguros (10% del valor de las primas facturadas) 1%

Pagos o créditos en cuenta que se realicen a compañías de arrendamiento mercantil establecidas en el Ecuador, sobre las cuotas de arrendamiento e inclusive la de

opción de compra 1%

Pagos por servicios de medios de comunicación y de agencias de publicidad 1%

Pagos a personas naturales por servicios donde prevalezca la mano de obra sobre el factor intelectual 2%

Pagos o créditos realizados por las empresas emisoras de tarjetas de crédito a sus establecimientos afi l iados 2%

Ingresos por intereses o descuentos y cualquier otro rendimiento financiero generados por préstamos, cuentas corrientes, certificados financieros, pólizas de

acumulación, depósitos a plazo, certificados de inversión, avales, fianzas y cualquier otro tipo de documentos similares. No procede retención a los intereses pagados a

instituciones controladas por la Superintendencia de Bancos, ni a los intereses pagados en libretas de ahorro a la vista a personas naturales, ni a los rendimientos por

depósitos a plazo fi jo de un año o mas pagados por las instituciones financieras nacionales a naturales y sociedaes excepto a instituciones del sistema financiero.

2%

Los intereses que cualquier entidad del sector público que actúe en calidad de sujeto activo de impuestos, tasas y contribuciones especiales de mejoras, reconozca a

favor del sujeto pasivo2%

Por regalías, derechos de autor, marcas, patentes y similares a Sociedades 2%

Pagos no contemplados con porcentajes específicos de retención 2%

Honorarios, comisiones y demás pagos realizados a personas naturales profesionales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten

servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra, siempre y cuando, los mismos estén relacionados con su título profesional.”.10%

Pagos a deportistas, entrenadores, árbitros y miembros de cuerpos técnicos y artistas nacionales o extranjeros residentes que no se encuentren en relación de

dependencia (caso contrario se rige a la tabla de personas naturales) Util ización o aprovechamiento de la imagen o renombre 10%

Honorarios, comisiones y demás pagos realizados a personas naturales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios en los

que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra, siempre y cuando, dicho servicio no esté relacionado con el título profesional que ostente la persona que lo preste.”.8%

Honorarios y demás pagos realizados a personas naturales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios de docencia.”. 8%

Cánones, regalías, derechos o cualquier otro pago o crédito en cuenta que se efectúe a personas naturales con residencia o establecimiento permanente en el Ecuador

relacionados con la titularidad, uso, goce o explotación de derechos de propiedad intelectual definidos en la Ley de Propiedad Intelectual8%

Los pagos realizados a notarios y registradores de la propiedad y mercantil en sus actividades notariales o de registro 8%

Los pagos por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles 8%

Los realizados a artistas tanto nacionales como extranjeros residentes en el país por mas de seis meses 8%

Por regalías, derechos de autor, marcas, patentes y similares a Naturales 8%

Sin convenio de doble tributación intereses y costos financieros por financiamiento de proveedores externos (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima

referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 24%)entre 5 y 24

Sin convenio de doble tributación intereses de créditos externos registrados en el BCE (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se

retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 24%)entre 5 y 24

Sin convenio de doble tributación por otros conceptos 24%











Pagos al exterior no sujetos a retención No aplica retención

Con convenio de doble tributaciónPorcentaje dependerá

del convenio

132

ANEXO 2: ENCUESTA

Encuesta Activos Fijos

Departamento:

Fecha:

La presente encuesta servirá de ayuda para mejorar el control de los activos fijos de la

empresa.

Por favor conteste marcado con una “X” la respuesta de su selección, marque una

sola opción.

1. ¿Conoce si dentro de las funciones está el manejo de los bienes?

a. Si ☐

b. No ☐

2. ¿Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que actualmente

están bajo su custodia?

a. Si ☐

b. No ☐

3. ¿Conoce usted de cuál es el procedimiento a seguir en el caso de que se

extravíe algún bien a su cargo?

a. Si ☐

b. No ☐

4. ¿Los activos fijos que están a su cargo fueron entregados por medio de un

acta?

a. Si ☐

b. No ☐

133

5. ¿Conoce con seguridad la ubicación de los activos que están bajo su

responsabilidad?

a. Si ☐

b. No ☐

6. ¿Conoce usted que los empleados que tienen bajo su custodia los activos fijos

está obligada a reportar cualquier cambio que existiera?

a. Si ☐

b. No ☐

7. ¿Conoce si se realiza la toma física de los activos fijos?

a. Si ☐

b. No ☐

8. ¿Cree que el personal de contabilidad es idóneo para realizar un control de

activos fijos?

a. Si ☐

b. No ☐

9. ¿Considera que la implementación de un manual sería útil para el control de

activos fijos?

a. Si ☐

b. No ☐

134

ANEXO 3: ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN

Nombres y Apellidos del Responsable:

Fecha:

N° Descripción del bien Marca Modelo N° de Serie Observaciones

Firma de Responsabilidad Revisado

ACTA DE ENTREGA - RECEPCION DE ACTIVOS FIJOS

135

ANEXO 4: CUADRO COMPARATIVO

Fecha: Número: RO-2014-000

Solicitante:

Bien / Servicio:

Presupuesto:

Especificaciones PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

Suman 0.00 0.00 0.00

12% IVA 0.00 0.00 0.00

10% Servicios 0.00 0.00 0.00

TOTAL COSTO 0.00 0.00 0.00

Condiciones de pago:

Contacto:

DECISIÓN COMPRA:

_____________________ _____________________

Elaborado por: Revisado por : Aprobado por:

CUADRO COMPARATIVO ADQUISICIONESBIENES Y SERVICIOS

136

ANEXO 5: FORMATO INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

FORMULARIO PARA LA TOMA FISICA DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES MUEBLES ANEXO x

REALIZADO POR: FECHA INVENTARIO:

OFICINAS: ACTIVOS A CARGO DE:

#C OD IGO D EL B IEN

( ST IKER )

N OM B R E D EL B IEN ( C PU ,

M onit o r , Impresora et c.)M A R C A M OD ELO SER IE

ESTA D O ( N uevo ,

U sado , D añado)OB SER V A C ION ES

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

REALIZADO ENCARGADO

137

ANEXO 6: FOTOGRAFÍAS

universidad tecnolÓgica equinoccial...

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