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Opciones Bandeja de Entrada Workflow

Mantenimiento Proyecto Génesis

Universidad Complutense de Madrid


Bandeja de Entrada de Workflow Versión 1.0

15/03/2005 T172_001v00 Página 2 de 15 Creación: 25/02/2005 por DMR UCM Modif.: 25/02/2005 por DMR

Tabla de contenidos

1 INTRODUCCIÓN......................................................................................3

1.1 ACCESO A LA BANDEJA DE WORKFLOW ........................................................3 1.2 OPCIONES PARA EL USUARIO.....................................................................4

1.2.1 Refrescar Entorno Organizativo.....................................................4 1.2.2 Número de Workflows ..................................................................5

1.2.3 Opción Refrescar ..................................................................5

1.2.4 Ejecución de Work Item ........................................................5

1.2.5 Visualización de Work Item ...................................................6

1.2.6 Aceptar Work Item ................................................................6

1.2.7 Apartar Work Item ...............................................................6

1.2.8 Transmistir el Work Item a otro usuario .................................7

1.2.9 Presentar Doc. Pendientes ......................................................7

1.2.10 Log de Workflow ...................................................................7

1.2.11 Gestión de Anexos .............................................................7

1.2.12 Entorno ...............................................................................8 1.2.13 Imprimir ...............................................................................8 1.2.14 Detalles ................................................................................9 1.2.15 Gestionar Disposición .........................................................9 1.2.16 Clasificación .......................................................................12 1.2.17 Fijar / Eliminar Filtros .......................................................13




1 INTRODUCCIÓN El manual da una visión general acerca de la funcionalidad de la Bandeja de Entrada de Workflow.

1.1 ACCESO A LA BANDEJA DE WORKFLOW.

El acceso se puede hacer desde la pantalla de acceso SAP Easy Access de SAP R/3 a través del icono que muestra la figura, o bien a través de menú por las rutas fijadas para ello:

Menú SAP à Presupuestos à Modificaciones Presupuestarias à Fiscalizar/Autorizar

Menú SAP à Ejecución del Presupuesto de Ingresos à Workflow à Modificar por Workflow

Menú SAP à Servicio de Intervención à Autorizar/Rechazar




La Bandeja de Workflow tiene la siguiente apariencia:

1.2 OPCIONES PARA EL USUARIO.

1.2.1 Refrescar Entorno Organizativo.

Antes de comenzar a utilizar cada nuevo flujo de Workflow daremos el siguiente paso:

1. Acceso a la Bandeja de Workflow 2. Refrescamos la estructura organizativa a través de:

Opciones à Opciones Workflow à Refrescar entorno organizativo

NOTA: Realizaremos este paso antes de comenzar a funcionar con el nuevo Workflow y

siempre que tengamos el aviso ‘No existen Responsables asignados a esta tarea’.




1.2.2 Número de Workflows

La carpeta sobre la que nos posicionamos indicará el número de Workflows o work ítems que contiene dicha carpeta.

1.2.3 Opción Refrescar

Refresca la Bandeja de Entrada del Workflow para mostrar los nuevos Workflows o work ítems.

1.2.4 Ejecución de Work Item

El sistema ejecutará el Work Item sobre el que previamente nos hayamos posicionado. Cada Work Item tendrá una funcionalidad diferente. Por ejemplo la ejecución de un Work Item de autorización mostrará al usuario el documento que se va a autorizar y las opciones “Aprobar” / “Rechazar” para que elija el paso a dar con el documento.

A) Aprobar el documento

B) Rechazar el documento Presupuestario




C) Si el usuario no desea en ese momento Aprobarlo/Rechazarlo lo que debe hacer es salir de la pantalla utilizando una de las siguientes opciones.

Back

Finalizar

Cancelar

También podemos tener Work Ítems que contienen varias opciones de decisión por parte del usuario. Por ejemplo el paso de Dar Entrada al Expediente en Intervención.

1.2.5 Visualización de Work Item

Visualiza datos del Work Item correspondiente al Workflow.

1.2.6 Aceptar Work Item

Es posible que el mismo Work Item de aprobación / rechazo de documentos presupuestarios llegue a más de un usuario. El primer usuario que ejecuta el Work Item, lo está “Aceptando”. El único usuario que podrá ejecutar el Work Item será el usuario que lo tiene Aceptado. Esto provoca que el resto de usuarios que tienen dicho Workflow en su Bandeja de Entrada no lo tengan disponible y no puedan ejecutarlo.

1.2.7 Apartar Work Item

Permite al usuario dejar disponible un Work Item que hubiera sido previamente aceptado.




Si el usuario tiene “Aceptado” un Work Item, y cuando ha visualizado el documento se da cuenta de que no es un documento que deba ser autorizado por él, debe “Apartarlo” para dejarlo libre y a disposición del resto de usuarios. En ese momento, los usuarios volverán a visualizar en su Bandeja de Entrada el Work Item y podrán Aceptarlo, Ejecutarlo y Autorizarlo.

1.2.8 Transmistir el Work Item a otro usuario

Cuando pulsamos sobre “Transmitir” el sistema nos solicita el nombre del usuario al que se le transmite el work item. Esto provoca que dicho Work Item desaparece de nuestra Bandeja de Entrada y le llega al usuario que indicamos. Para que el usuario al que transmitimos el Work Item pueda ejecutarlo correctamente debe tener permisos para realizar la acción asociada (Por ejemplo Autorizar documentos).

1.2.9 Presentar Doc. Pendientes

( Nueva Presentación ). El sistema solicita la fecha de la nueva presentación del work item, y lo elimina de la bandeja de entrada. El sistema realiza la nueva presentación del Workflow el día que le hayamos indicado.

1.2.10 Log de Workflow

El sistema muestra el Log del Workflow del Work Item sobre el que está posicionado el usuario.

1.2.11 Gestión de Anexos

El sistema permite añadir un anexo al documento. El anexo que incluyamos irá pasando de un nivel de autorización al siguiente.

El usuario completa el anexo de la siguiente forma:




Cuando el documento tiene un anexo se visualiza lo siguiente:

1.2.12 Entorno

Permite “Visualizar Objetos en Workflow”. Podemos visualizar el documento presupuestario sin necesidad de ejecutar el Work Item.

1.2.13 Imprimir

Permite imprimir nuestra lista de correos.




1.2.14 Detalles

Visualizamos atributos y detalles del Workflow sobre el que estamos posicionados.

1.2.15 Gestionar Disposición

La disposición permite fijar nuestra zona de correos como más nos interese. Las opciones que permite la Disposición de Pantalla son las siguientes:

Ø Seleccionar Disposición Ø Modificar Disposición Ø Grabar Disposición Ø Gestionar Disposiciones




Si pulsamos sobre Gestionar Disposiciones visualizaremos todas las disposiciones creadas en el sistema y que son de uso para todos los usuarios.

Tendremos marcada con un Flag aquella que tiene nuestro usuario seleccionada. Para seleccionar otra haremos un clic sobre la zona de Parametrización Previa en la línea de la disposición que queremos adoptar, y grabaremos para que el sistema reconozca

que hemos cambiado de disposición.

Las Disposiciones creadas no deben ser modificadas, porque en ese caso estaremos modificando la Disposición para todos los usuarios que la tienen asignada. Si la Disposición no se ajusta a nuestras necesidades crearemos una disposición nueva.




Si deseamos des-asignar nuestro usuario de la disposición a la que estamos asociados realizaremos lo siguiente:

1. Pulsamos en el icono sobre la flecha. 2. Se desglosará el menú:

3. Pulsamos sobre “Gestionar Disposiciones” 4. Comprobamos si tenemos marcada alguna disposición, en cuyo caso aparecerá

alguna de ellas seleccionada con un flag en verde.

5. En ese caso, hacemos clic sobre el icono para que desasignemos la disposición de nuestro usuario.

6. Nuestra pantalla figurará como sigue:

7. Grabamos.

8. Volvemos a la pantalla del correo con el icono: y nos encontraremos en la pantalla de la sesión “Bandeja de Entrada”




9. Para que el sistema adopte los cambios pulsamos sobre: 10. Ahora volvemos a acceder a la Bandeja y tendremos disponibles todos los correos

recibidos sin ningún tipo de filtro. 11. Comprobamos en el icono de los filtros que no tenemos fijado ninguno:

Para ello debe aparecer “Borrar Filtros” en gris.

1.2.16 Clasificación

Permite ordenar nuestros correos por el criterio que más nos interese, en orden ascendente o descendente.




1.2.17 Fijar / Eliminar Filtros

El uso de filtros facilita al usuario la gestión de su propio correo. Cuando desglosamos la opción de filtros tenemos: ‘Fijar Filtro’ y ‘Borrar Filtros’. La opción de ‘Fijar Filtro’ permite mostrar aquellos correos que nos interesen en función de algún tipo de criterio. La pantalla que visualizamos es:

Si queremos hacer un filtro por Título nos posicionamos sobre el campo ‘Título’ y

pulsamos sobre . Tendremos entonces:




Cuando validamos el sistema nos pide los criterios para realizar el filtro:

Si queremos visualizar todos los Workflows que contengan la palabra “Precompromiso” en su título, nuestro criterio será *Precompromiso*.

Validamos y obtenemos lo siguiente:




Tenemos 1400 Workflows en nuestra Bandeja de Entrada y únicamente visualizamos aquellos que cumplen el criterio de nuestro filtro. Si busco por el siguiente criterio *200000037*, obtengo en mi sesión lo siguiente:

Tenemos 1400 Workflows en nuestra Bandeja de Entrada y únicamente visualizamos aquel que cumple el criterio fijado en el filtro.

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