universidad central del ecuador - … · estuvieron a mi lado siendo sumamente especiales para mi...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA BUENA

MANIPULACIÓN DE INVENTARIOS, A SER APLICADO EN LA EMPRESA

ITALBRAS CIA. LTDA. DEDICADA A LA IMPORTACIÓN Y

COMERCIALIZACIÓN DE REPUESTOS AUTOMOTRICES

AUTOR:

EDWIN AUGUSTO ANDRADE MENDOZA

e-mail: [email protected]

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO

AUTORIZADO

DIRECTOR:

MGT. ENEIDA MARGARITA VASCONEZ MIDEROS

e-mail: [email protected]

QUITO DM, JUNIO 2013

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

ii

Andrade Mendoza, Edwin Augusto (2013). Diseño de un

sistema de control interno para la buena manipulación de

inventarios, a ser aplicado en la empresa Italbras Cia. Ltda.,

dedicada a la importación y comercialización de repuestos

automotrices. Trabajo de investigación para optar por el título

de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, Contador Público

Autorizado. Faculta de Ciencias Administrativas.Carrera

Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 243 p

iii

DEDICATORIA

A Dios padre todo poderoso, porque gracias a él que con su infinita bondad y amor me ha

permitido llegar hasta este punto trascendental en mi vida, dotándome de salud y sabiduría para

lograr mis objetivos.

A mi madre Magdalena, por darme la vida, por su amor infinito único y verdadero y porque siempre

me apoyo, con sus consejos y la motivación constante siendo esta parte fundamental en mi vida y que

gracias a ti mamita bella q eres la más grande bendición en mi vida se me ha permitido ahora

culminar con este logro tan deseado.

A mi padre Edgar, que aunque con su silencio supo darme ejemplo de perseverancia y constancia

que lo caracterizan los cuales me ha sabido infundir siempre y principalmente el valor y la tenacidad

para salir adelante a pesar de las adversidades.

A mis hermanos Graciela, Paulina, Edgar, Cristian, Jaqueline y Javier, que estuvieron siempre

conmigo en los momentos difíciles apoyándome y fortaleciéndome con sus palabras de aliento

talentos y virtudes que los destacan a cada uno de ustedes mis queridos hermanos participando así en

forma directa o indirecta en la elaboración de esta tesis.

A ti mi AMOR que siempre estuviste ahí apoyándome y empujándome constantemente, sacrificando

parte del tiempo que debía dedicarlo para ti, soportando ausencias y desplantes de mi parte, para así

puedas permitir que ahora haga de este gran sueño una realidad.

A mis maestros, por su gran apoyo y motivación para la culminación de nuestros estudios

profesionales; en especial a la MGT. Margarita Vasconez Mideros quien con su paciencia,

profesionalismo y sus oportunos consejos en la elaboración de este trabajo impulso en mi formación

profesional en cada momento.

Edwin Augusto Andrade Mendoza

iv

AGRADECIMIENTO

Ha llegado el momento de la cristalización de este sueño, para el cual he vivido momentos

maravillosos así como también otros que me han dolido muchos pero me han enseñado a madurar y

crecer como persona, y lo más importante es que a lo largo de este tiempo he llegado a identificar

realmente a las personas algunas q no vale la pena mencionarlas mientras que aquellas q siempre

estuvieron a mi lado siendo sumamente especiales para mi brindándome su apoyo en las buenas y en

las malas y es por esta razón quiero agradecer primero que nada.

A Dios que con su bendición y omnipotencia es el motor que me brinda cada dia la energía que al

despertar obtengo para empezar una nueva lucha, destruyendo las barreras de opresión y egoísmo

que ofrece la sociedad venciéndome a mí mismo para alcanzar mis objetivos y metas propuestas.

v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

Yo, Edwin Augusto Andrade Mendoza, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis

realizada sobre “Diseño De Un Sistema De Control Interno Para La Buena Manipulación De

Inventarios, A Ser Aplicado En La Empresa Italbras Cía. Ltda. Dedicada A La

Importación Y Comercialización De Repuestos Automotrices.”, por la presente autorizo a la

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me

pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de

investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, Mayo 2015

__________________________

Edwin Augusto Andrade Mendoza

C.C. 1718273020

E- mail: [email protected]

vi

APROBACIÓN DEL TUTOR

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v

APROBACIÓN DEL TUTOR .......................................................................................................... vi

CONTENIDO ................................................................................................................................. viii

LISTA DE TABLAS ...................................................................................................................... xvii

LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................... xviii

RESUMEN ....................................................................................................................................... xx

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1

CAPITULO I ...................................................................................................................................... 3

1 GENERALIDADES ........................................................................................................ 3

1.1 Antecedentes .................................................................................................................... 3

1.1.1 Situación actual ................................................................................................................ 4

1.2 Presentación del problema ............................................................................................... 7

1.2.1 Introducción al problema ................................................................................................. 7

1.2.2 Planteamiento del problema ............................................................................................. 9

1.2.3 Formulación del problema ............................................................................................. 11

1.3 Diagnostico situacional .................................................................................................. 11

1.3.1 Análisis externo .............................................................................................................. 12

1.3.1.1 Macroambiente ............................................................................................................... 12

1.3.1.1.1 Factor Económico .......................................................................................................... 12

1.3.1.1.2 Inflación ......................................................................................................................... 12

1.3.1.1.3 Producto Interno Bruto ................................................................................................... 14

1.3.1.1.4 Factor Legal ................................................................................................................... 15

1.3.1.1.5 Factor Tecnológico ......................................................................................................... 15

1.3.1.2 Microambiente ............................................................................................................... 15

1.3.1.2.1 Clientes ........................................................................................................................... 16

1.3.1.2.2 Proveedores .................................................................................................................... 16

1.3.1.2.3 Competencia ................................................................................................................... 17

1.3.2 Análisis interno .............................................................................................................. 17

1.3.3 Matriz FODA ................................................................................................................. 19

CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 21

2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ................................................................................ 21

ix

2.1 Inventarios ...................................................................................................................... 21

2.1.1 Concepto ........................................................................................................................ 21

2.1.2 Clasificación ................................................................................................................... 22

2.1.3 Sistema de control de inventarios .................................................................................. 23

2.1.3.1 Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico ....................................................... 23

2.1.3.2 Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo ................................................... 24

2.1.4 Métodos de valoración de inventarios ............................................................................ 24

2.1.4.1 Método Primero en Entrar, Primero en Salir “PEPS” .................................................... 25

2.1.4.2 Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS" .................................................. 25

2.1.4.3 Método Promedio Ponderado ......................................................................................... 26

2.1.4.4 Método Último Precio De Compra ................................................................................ 27

2.1.4.5 Método Valor de Mercado ............................................................................................. 28

2.1.5 Control de existencias .................................................................................................... 28

2.1.5.1 Existencia Máxima ......................................................................................................... 29

2.1.5.2 Existencia Mínima ......................................................................................................... 29

2.1.5.3 Existencia Crítica ........................................................................................................... 29

2.1.6 Normas técnicas de control de inventarios ..................................................................... 29

2.1.6.1 Normas Internacionales De Información Financiera (NIFFS) ....................................... 29

2.1.6.2 Normas Internacionales De Contabilidad (NIC) ............................................................ 31

2.1.7 Índices financieros de los inventarios ............................................................................ 34

2.1.7.1 Proceso ........................................................................................................................... 34

2.1.7.2 Importancia .................................................................................................................... 35

2.1.7.3 Métodos y Técnicas del Análisis Financiero .................................................................. 35

2.1.7.4 Indicadores Financieros.................................................................................................. 35

2.1.8 Administración de los Inventarios .................................................................................. 40

2.1.8.1 Concepto ........................................................................................................................ 40

2.1.8.2 Finalidad ......................................................................................................................... 40

2.1.8.3 Importancia .................................................................................................................... 40

2.1.8.4 Técnicas De Administración De Los Inventarios ........................................................... 41

2.1.8.4.1 Sistema ABC .................................................................................................................. 41

2.1.8.4.2 Modelo de Cantidad Económica de Pedidos .................................................................. 41

2.2 Control Interno ............................................................................................................... 42

2.2.1 Antecedentes .................................................................................................................. 42

2.2.2 Definición de Conceptos ................................................................................................ 43

2.2.3 Sistema ........................................................................................................................... 43

2.2.4 Control............................................................................................................................ 44

2.3 Sistema de control interno .............................................................................................. 46

x

2.3.1 Importancia .................................................................................................................... 47

2.3.2 Objetivos básicos del control interno ............................................................................. 47

2.3.3 Elementos del Control Interno ....................................................................................... 48

2.3.3.1 Plan de Organización ..................................................................................................... 50

2.3.3.2 Adecuado Sistema de Autorización y Delimitación de Responsabilidades ................... 51

2.3.3.3 Prácticas Sanas ............................................................................................................... 52

2.3.3.4 Personal Idóneo y Apropiado ......................................................................................... 52

2.3.3.5 Unidad de Auditoría Interna Eficiente ........................................................................... 53

2.4 Otros Elementos ............................................................................................................. 54

2.4.1 Políticas .......................................................................................................................... 54

2.4.2 Procedimientos ............................................................................................................... 55

2.4.3 Contabilidad ................................................................................................................... 56

2.4.4 Informes ......................................................................................................................... 56

2.4.5 Presupuestos ................................................................................................................... 57

2.4.5.1 Principios de control interno .......................................................................................... 58

2.5 Clases de Control ........................................................................................................... 65

2.5.1 Por la función ................................................................................................................. 66

2.5.1.1 Control Administrativo .................................................................................................. 66

2.5.1.2 Control Contable ............................................................................................................ 66

2.5.2 Por la ubicación .............................................................................................................. 67

2.5.2.1 Control Interno ............................................................................................................... 67

2.5.2.2 Control Externo o Independiente ................................................................................... 68

2.5.3 Por la acción ................................................................................................................... 68

2.5.3.1 Control Previo ................................................................................................................ 68

2.5.3.2 Control Concurrente ....................................................................................................... 68

2.5.3.3 Control Posterior ............................................................................................................ 69

2.5.4 Otra clasificación ........................................................................................................... 69

2.5.4.1 Control Preventivo ......................................................................................................... 69

2.5.4.2 Control Detectivo ........................................................................................................... 69

2.5.4.3 Control Correctivo ......................................................................................................... 69

2.6 Enfoque Contemporáneo de Control Interno ................................................................. 70

2.6.1 Origen ............................................................................................................................. 70

2.6.2 Definición de Control Interno (Informe COSO) ............................................................ 71

2.6.3 Objetivos del control interno (informe COSO) .............................................................. 71

2.6.4 Componentes del control interno (Informe COSO) ....................................................... 72

2.6.4.1 Ambiente de Control ...................................................................................................... 74

2.6.4.2 Evaluación de Riesgos ................................................................................................... 77

xi

2.6.4.3 Actividades de Control ................................................................................................... 79

2.6.4.4 Información y Comunicación ......................................................................................... 80

2.6.4.5 Supervisión y Seguimiento............................................................................................. 82

2.7 Evaluación del sistema de control interno ...................................................................... 83

2.7.1 Definición ....................................................................................................................... 83

2.7.2 Objetivos ........................................................................................................................ 84

2.7.3 Métodos de Evaluación .................................................................................................. 84

2.7.3.1 Método Narrativo o Descriptivo .................................................................................... 85

2.7.3.2 Método de Cuestionario ................................................................................................. 87

2.7.3.3 Método Gráfico o Diagramas De Flujo .......................................................................... 88

2.7.3.3.1 Simbología ..................................................................................................................... 89

2.7.3.3.2 Método Combinado o Mixto .......................................................................................... 91

2.8 COSO ............................................................................................................................. 91

2.8.1 Plan General ................................................................................................................... 92

2.8.2 Aplicación del COSO ERM ........................................................................................... 92

2.9 Procedimientos ............................................................................................................... 94

2.9.1 Concepto ........................................................................................................................ 94

2.9.2 Características ................................................................................................................ 95

2.9.3 Importancia .................................................................................................................... 95

2.9.4 Elementos ....................................................................................................................... 95

2.9.5 Objetivo .......................................................................................................................... 96

2.9.6 Alcance ........................................................................................................................... 96

2.9.7 Responsables .................................................................................................................. 97

2.9.8 Documentación .............................................................................................................. 97

2.9.9 Fuentes de Información .................................................................................................. 97

2.9.10 Políticas .......................................................................................................................... 97

2.9.11 Descripción del procedimiento ....................................................................................... 98

2.9.12 Representación gráfica ................................................................................................... 99

2.10 Importaciones ............................................................................................................... 100

2.10.1 Regímenes de importación ........................................................................................... 100

2.10.2 Proceso de importación ................................................................................................ 100

2.10.3 DUI-A (obligatorio) ..................................................................................................... 105

CAPITULO III ............................................................................................................................... 108

3 PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, FUNCIONES Y

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ................................................................. 108

3.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................... 108

3.2 Principales funciones y cargos propuestos ................................................................... 110

xii

3.2.1 Director ejecutivo de Empresa Italbras Cia. Ltda. ...................................................... 110

3.2.1.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 110

3.2.1.2 Funciones Principales: ................................................................................................. 110

3.2.2 Presidente: .................................................................................................................... 111

3.2.2.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 111

3.2.2.2 Responsabilidad: .......................................................................................................... 111

3.2.2.2.1 Supervisión: .................................................................................................................. 111


3.2.3 Gerente General ........................................................................................................... 112

3.2.3.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 112


3.2.3.3 Supervisión: .................................................................................................................. 113


3.2.4 Asesor Legal ................................................................................................................. 114

3.2.4.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 114


3.2.4.3 Supervisión: .................................................................................................................. 114


3.2.5 Auditor Externo ............................................................................................................ 115

3.2.5.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 115


3.2.5.3 Supervisión: .................................................................................................................. 115


3.2.6 Jefe Administrativo/Financiero .................................................................................... 116

3.2.6.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 116


3.2.6.3 Supervisión: .................................................................................................................. 116


3.2.7 Asistente de recursos humanos .................................................................................... 117

3.2.7.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 117


3.2.7.3 Supervisión: .................................................................................................................. 118


3.2.8 Jefe Financiero ............................................................................................................. 119

3.2.8.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 119


3.2.8.3 Supervisión: .................................................................................................................. 119

xiii


3.2.9 Contador ....................................................................................................................... 120

3.2.9.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 120



3.2.10 Tesorero........................................................................................................................ 122

3.2.10.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 122


3.2.10.3 Supervisión: .................................................................................................................. 122


3.2.11 Asistente de Presupuesto .............................................................................................. 123

3.2.11.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 123


3.2.11.3 Supervisión: .................................................................................................................. 123


3.2.12 Jefe de Comercialización ............................................................................................. 124

3.2.12.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 124


3.2.12.3 Supervisión: .................................................................................................................. 124


3.2.13 Asistente de Compras ................................................................................................... 125

3.2.13.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 125


3.2.13.3 Supervisión: .................................................................................................................. 125


3.2.14 Bodeguero .................................................................................................................... 126

3.2.14.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 126


3.2.14.3 Supervisión: .................................................................................................................. 127


3.2.15 Despacho ...................................................................................................................... 128

3.2.15.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 128


3.2.15.3 Supervisión: .................................................................................................................. 128


3.2.16 Asistente de Ventas ...................................................................................................... 129

3.2.16.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 130

xiv


3.2.16.3 Supervisión: .................................................................................................................. 130


3.2.17 Vendedor de almacén ................................................................................................... 130

3.2.17.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 131


3.2.17.3 Supervisión: .................................................................................................................. 131


3.2.18 Jefe de Sistemas ........................................................................................................... 132

3.2.18.1 Objetivo: ....................................................................................................................... 132


3.2.18.3 Supervisión: .................................................................................................................. 132


3.3 Direccionamiento Estratégico ...................................................................................... 133

3.3.1 Misión .......................................................................................................................... 133

3.3.2 Visión ........................................................................................................................... 133

3.3.3 Objetivos ...................................................................................................................... 134

3.3.4 Principios...................................................................................................................... 134

3.3.5 Política.......................................................................................................................... 135

CAPITULO IV ............................................................................................................................... 136

4 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

PARA EL MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS .......................................... 136

4.1 Procedimiento de selección de proveedores ................................................................ 136

4.1.1 Evaluación de control interno selección de proveedores ............................................ 137

4.1.2 Objetivo ........................................................................................................................ 138

4.1.3 Alcance ......................................................................................................................... 139

4.1.4 Responsables ................................................................................................................ 139

4.1.5 Documentación ............................................................................................................ 139

4.1.6 Políticas ........................................................................................................................ 142

4.1.7 Descripción de procedimientos para la selección de proveedores ............................... 143

4.1.8 Flujograma para la selección de proveedores.............................................................. 144

4.2 Procedimientos para compras nacionales e internacionales ......................................... 145

4.2.1 Evaluación de control interno compras nacionales e internacionales .......................... 146

4.2.2 Objetivo ........................................................................................................................ 147

4.2.3 Alcance ......................................................................................................................... 148

4.2.4 Responsables ................................................................................................................ 148

4.2.5 Documentación ............................................................................................................ 149

xv

4.2.6 Políticas ........................................................................................................................ 151

4.2.7 Procedimiento compras locales y regionales (partes y repuestos automotrices) .......... 152

4.2.8 Flujo grama para adquisición de productos nacionales – (genéricos) ......................... 153

4.3 Procedimientos para las ventas locales y nacionales .................................................... 154

4.3.1 Evaluación de control interno ventas locales y nacionales .......................................... 154

4.3.2 Objetivo ........................................................................................................................ 156

4.3.3 Alcance ......................................................................................................................... 156

4.3.4 Responsables ................................................................................................................ 156

4.3.5 Documentación ............................................................................................................ 157

4.3.6 Políticas ........................................................................................................................ 160

4.3.7 Procedimiento para las Ventas ..................................................................................... 162

4.3.8 Flujo grama de las ventas ............................................................................................. 163

4.4 Transferencias a Sucursales ......................................................................................... 164

4.4.1 Evaluación de control interno transferencias a sucursales ........................................... 164

4.4.2 Objetivo ........................................................................................................................ 165

4.4.3 Alcance ......................................................................................................................... 165

4.4.4 Responsables ................................................................................................................ 166

4.4.5 Documentos .................................................................................................................. 166

4.4.6 Políticas ........................................................................................................................ 166

4.4.7 Procedimiento para transferencia de sucursales ........................................................... 167

4.4.8 Flujo grama de las transferencia a sucursales .............................................................. 168

4.5 Manejo de producto no conforme ................................................................................ 169

4.5.1 Evaluación de control interno producto no conforme .................................................. 169

4.5.2 Objetivo ........................................................................................................................ 170

4.5.3 Alcance ......................................................................................................................... 170

4.5.4 Responsable .................................................................................................................. 171

4.5.5 Documentación ............................................................................................................ 171

4.5.6 Políticas ........................................................................................................................ 171

4.5.7 Procedimiento para el manejo de producto no conforme ............................................. 172

4.5.8 Flujograma de tratamiento de productos no conforme ................................................. 173

4.6 Constataciones físicas .................................................................................................. 174

4.6.1 Evaluación de control interno constataciones físicas ................................................... 174

4.6.2 Objetivo ........................................................................................................................ 175

4.6.3 Alcance ......................................................................................................................... 175

4.6.4 Responsables ................................................................................................................ 176

4.6.5 Políticas ........................................................................................................................ 176

4.6.6 Documentación ............................................................................................................ 177

xvi

4.6.7 Procedimiento para la toma física del inventario ......................................................... 178

4.6.8 Flujograma de procesos de constatación física ............................................................ 179

4.7 Procedimiento de registro contable de inventarios....................................................... 180

4.7.1 Evaluación de control interno registro contable de inventarios .................................. 180

4.7.2 Objetivo ........................................................................................................................ 181

4.7.3 Alcance ......................................................................................................................... 181

4.7.4 Responsables ................................................................................................................ 182

4.7.5 Políticas de registro contable........................................................................................ 182

4.7.6 Documentación ............................................................................................................ 182

4.7.7 Procedimiento para el registro contable de los inventarios .......................................... 186

4.7.8 Flujograma de procesos contable para el ingreso de inventarios al sistema ................ 187

4.7.9 Por Compras ................................................................................................................. 188

4.7.10 Por Ventas .................................................................................................................... 188

4.7.11 Por transferencias ......................................................................................................... 189

4.7.12 Por manejo de producto no conforme .......................................................................... 189

4.7.13 Por diferencia en constataciones físicas ....................................................................... 190

4.7.14 Presentación de los inventarios en los estados financieros de acuerdo a las NIIF ....... 190

4.7.14.1 Definiciones ................................................................................................................. 191

CAPITULO V ................................................................................................................................ 198

5 EJERCICIO PRÁCTICO ............................................................................................. 198

5.1 Control de inventarios .................................................................................................. 199

5.2 Listado de inventarios .................................................................................................. 212

5.3 Resumen de compras .................................................................................................... 213

5.4 Listado de Precios ........................................................................................................ 214

5.5 Análisis de lenta rotación de inventarios ...................................................................... 215

5.6 Análisis de costo mercado el menor ............................................................................. 216

5.7 Toma física de inventarios ........................................................................................... 217

5.8 Diario General .............................................................................................................. 218

5.9 Acta de baja de inventarios .......................................................................................... 219

CAPITULO VI ............................................................................................................................... 221

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 221

6.1 Conclusiones ................................................................................................................ 221

6.2 Recomendaciones ......................................................................................................... 222

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 224

xvii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1.1 Promedio Anual de Inflación ........................................................................................... 13

Tabla 1.2 PIB Anual Millones de Dólares ....................................................................................... 14

Tabla 1.3 Clientes de la Empresa Italbras Cía. Ltda. ....................................................................... 16

Tabla 1.4 Competencia de la Empresa Italbras Cía. Ltda. ............................................................... 17

Tabla 2.1 Kardex Método de Valoración UEPS .............................................................................. 26

Tabla 2.2 Kárdex Método de Valoración Promedio Ponderado....................................................... 27

Tabla 2.3 Kárdex Método de Valoración Ultimo Precio de Mercado .............................................. 28

xviii

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Logotipo de la empresa ..................................................................................................... 5

Figura 1.2 Sucursal Tumbaco............................................................................................................. 5

Figura 1.3 Sucursal norte ................................................................................................................... 6

Figura 1.4 Sucursal Sur: ..................................................................................................................... 6

Figura 1.5 Introducción al Problema - Control Interno ...................................................................... 9

Figura 1.6 Promedio anual de Inflación ........................................................................................... 13

Figura 1.7 PIB Anual Millones de Dólares ...................................................................................... 14

Figura 1.8 Microambiente ................................................................................................................ 16

Figura 2.1 Repuestos ........................................................................................................................ 21

Figura 2.2 Estructura del Control Interno ........................................................................................ 42

Figura 2.3 Concepto De Control Interno .......................................................................................... 44

Figura 2.4 Control Interno ................................................................................................................ 46

Figura 2.5 Elementos de Control Interno ......................................................................................... 49

Figura 2.6 Personal Apropiado ......................................................................................................... 52

Figura 2.7 Clases de Control ............................................................................................................ 65

Figura 2.8 Control Interno Administrativo y Contable .................................................................... 67

Figura 2.9 Informe COSO ................................................................................................................ 72

Figura 2.10 Componentes del Control Interno ................................................................................. 73

Figura 2.11 Modelo COSO .............................................................................................................. 91

Figura 2.12 COSO ERM .................................................................................................................. 92

Figura 2.13 COSO ERM .................................................................................................................. 93

Figura 2.14 Representación Gráfica ................................................................................................. 99

Figura 3.1 Propuesta de Organigrama Estructural de la Empresa Italbras. Cía. Ltda. ................... 109

Figura 3.2 Director ejecutivo ......................................................................................................... 110

Figura 3.3 Prsidente ....................................................................................................................... 111

Figura 3.4 Gerente General ............................................................................................................ 112

Figura 3.5Asesor Legal .................................................................................................................. 114

Figura 3.6 Auditor Externo ............................................................................................................ 115

Figura 3.7 Jefe Administrativo / Financiero ................................................................................... 116

Figura 3.8Asistente de Recurso Humanos ..................................................................................... 117

Figura 3.9 Jefe Financiero .............................................................................................................. 119

Figura 3.10 Contador ..................................................................................................................... 120

Figura 3.11 Tesorero ...................................................................................................................... 122

Figura 3.12 Jefe de Comercialización ............................................................................................ 124

Figura 3.13 Asistente de Compras ................................................................................................. 125

xix

Figura 3.14 Bodeguero ................................................................................................................... 126

Figura 3.15 Despacho .................................................................................................................... 128

Figura 3.16 Asistente de Ventas ..................................................................................................... 129

Figura 3.17Vendedor de almacén ................................................................................................... 130

Figura 4.1 Procedimiento de selección de proveedores ................................................................. 136

Figura 4.2 Procedimientos para compras nacionales e internaionales ........................................... 145

Figura 4.3 Políticas de la Empresa ................................................................................................. 151

Figura 4.4 Procedimientos para las ventas locales y nacionales ................................................... 154

xx

“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA BUENA

MANIPULACIÓN DE INVENTARIOS, A SER APLICADO EN LA EMPRESA

ITALBRAS CIA. LTDA. DEDICADA A LA IMPORTACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

DE REPUESTOS AUTOMOTRICES”

RESUMEN

El presente trabajo de investigación de la Empresa Italbras Cía. Ltda. La cual es una sociedad

familiar, ésta empresa es parte de la fusión de capitales de dos hermanos y su padre, formando así

una compañía limitada desde 1980 iniciando con operaciones comerciales, siendo esta dedicada a

la comercialización de repuestos automotrices; la investigación presenta los antecedentes de la

organización, aspectos generales, base legal, el desarrolla del diagnóstico situacional de la

institución en sus ambientes: ambiente externo y su microambiente donde se estableció las

oportunidades y amenazas; y en el ambiente interno, estructura organizacional, direccionamiento

estratégico, y el marco teórico con relación al manejo adecuado de inventarios. La propuesta de la

estructura organizacional, procedimientos administrativos donde se determinó el manejo y control

adecuado de los inventarios, se realiza el ejercicio del manejo de inventarios y se desarrollan las

respectivas conclusiones y recomendaciones encontradas en la investigación.

PALABRAS CLAVES

PROCEDIMIENTOS

POLÍTICAS

CONTROL INTERNO

CONTROL DE MERCADERÍAS

MANEJO DE INVENTARIOS

ROTACIÓN

TOMA FISICA

1

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de investigación tiene como propósito la propuesta de una adecuada estructura,

procedimientos administrativos y el control de los inventarios para la Empresa Italbras Cía. Ltda., la

misma que ha venido realizando sus operaciones administrativas y operativas de una manera rutinaria

con lo relacionado a la determinación del manejo adecuado de los inventarios. Lo que ha ocasionado

no tener constantemente información confiable, control óptimo en los inventarios y demoras en las

actividades administrativas y financieras.

Toda institución que quiera lograr posicionarse en el mercado requiere mejorar y controlar sus

procesos de manera que sean más eficientes y eficaces. Para el efecto la Empresa Italbras Cía. Ltda.,

deberá considerar la propuesta de los procedimientos para el manejo adecuado de los inventarios de la

empresa estableciendo un control en cada una de ellas que garantice el logro de sus objetivos

establecidos.

Esta contribución surge de la necesidad que presenta la empresa de mejorar el manejo de sus

inventarios, el cual constituye una herramienta como lineamientos establecidos del control de loa

mismos y de esta manera contribuya a la adecuada toma de decisiones.

La investigación fue la de dar los lineamientos básicos para el mejoramiento del manejo de los

inventarios siendo este un modelo de procedimientos de las actividades relevantes en la empresa en su

giro esencial como es el manejo de inventarios.

El presente trabajo de investigación denominado “Diseño de un Sistema de Control Interno para la

buena manipulación de Inventarios, a ser aplicado en la Empresa Italbras Cía. Ltda. Dedicada a la

Importación y Comercialización de Repuestos Automotrices” Esta investigación está estructurada en

seis capítulos, que son los siguientes:

El capítulo uno y dos se desarrollan temas como: los antecedentes de la organización, aspectos

generales, situación actual, presentación del problema, el diagnóstico situacional el análisis de la

situación de la institución en sus ambientes: externo en su microambiente; y en el ambiente interno

donde se determinó las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y el marco teórico con

relación a manejo de inventarios.

En el capítulo tres se desarrolla la propuesta de la estructura organizacional de la empresa, principales

funciones y cargos de cada una de las áreas de la empresa y se presenta la propuesta de un

direccionamiento estratégico para la misma.

2

En el capítulo cuatro se realiza la propuesta de procedimientos administrativos y financieros para el

manejo óptimo de los Inventarios de la empresa donde se determinó el control de los diferentes

productos.

En el capítulo cinco se desarrollan el ejercicio práctico del manejo financiero óptimo de los inventarios

de los diferentes productos de la empresa.

En el capítulo seis se desarrollan las respectivas conclusiones y recomendaciones encontradas en la

investigación.

3

CAPITULO I

1 GENERALIDADES

1.1 Antecedentes

En la actualidad la mayor parte de empresas del Ecuador enfrenta una fuerte competencia relacionada

con la importación y comercialización de cualquier tipo de productos, más si están dirigidos a clientes

que buscan mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad, éste es el caso de aquellas entidades

que dirigen sus esfuerzos a obtener rentabilidad comprando y vendiendo repuestos.

Por este mismo hecho de ofrecer productos que contribuyan al avance colectivo, es recomendable

trabajar bajo el Sistema de Comercio Equitativo, con el que se pretenderá fortalecer la participación de

los pequeños productores en el mercado a través de la promoción de un desarrollo sostenible basado

en la igualdad social, protección Medioambiental y Seguridad Económica.

Su acción va más allá de la simple actividad comercial, contempla también la sensibilización e

información al consumidor. Por ende el Comercio Equitativo requiere ser eficiente, comercializar a

costos más bajos que la competencia, entregar bienes y servicios de alta calidad, controlar la calidad

del producto para llegar en el momento y en el sitio de mayor demanda. En la práctica, se debe renovar

constantemente los productos, acceder a nuevas tecnologías, tener una estructura ágil para reaccionar

oportunamente a los cambios con calidad, nuevos diseños y precios competitivos.

La Empresa Italbras Cía. Ltda. es una sociedad familiar, ésta empresa es parte de la fusión de

capitales de dos hermanos y su padre, formando así una compañía limitada desde 1980 la misma que

apoya al desarrollo de los sectores populares del país. Previo a la demanda de la gente por la

necesidad de obtener repuestos automotrices de gran necesidad a precios totalmente asequibles he aquí

que deciden en el año 1979 crear a Y COMERCIALIZADORA DE REPUESTOS

AUTOMOTRICES “EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA.” como conexión directa de productores y

fabricantes del exterior con la población ecuatoriana siendo así un complemento de la acción de las

concesionarias de automotores más afamadas del país para enfrentar el problema de la necesidad y

falta en la venta y comercialización de repuestos automotrices de las marcas más conocidas y

comerciales de automóviles utilizados en el país facilitando así la obtención de repuestos automotrices

al por menor para necesidad de pequeños consumidores.

En ese mismo año la Empresa Italbras Cía. Ltda., abre su primera tienda en Quito, con el nombre de

EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA., plasmando así logotipo en la calle Japón Oe2-36 y Naciones

4

Unidas, sector la carolina y una bodega ubicada en el, sector periférico de Quito, adicionalmente

instalan una mini bodega de emergencia en el domicilio de uno de los socios.

La Empresa Italbras Cía. Ltda. en su proceso de constitución se ve reflejada en las siguientes fases:

La primera fase parte desde su nacimiento en 1979 hasta 1986, caracterizada por una fuerte visión

social, porque responde a objetivos de servicio para los más vulnerables de nuestra sociedad, mediante

una comercialización transparente y equitativa.

La segunda fase, es considerada de avance, porque va desde 1986 hasta 1990, caracterizada por una

fuerte visión empresarial, porque a través de un manejo eficiente de los recursos, autofinancia su

sistema de gestión en base a una adecuada relación costo-beneficio. No promociona ni regala nada a

nadie, enseña a reconocer de la manera adecuada la calidad de los productos, de tal manera que puedan

ser garantizables a través del tiempo.

La tercera fase, de consolidación, inicia en 1990 y avanza hasta la actualidad, caracterizada por

mantener un equilibrio entre lo social y lo empresarial.

En el crecimiento como empresa, fortaleció los canales de comercialización al por mayor, tanto en el

mercado interno como en el externo, para lo cual editó su primer catálogo de productos automotrices y

los puso a disposición en especial de los clientes minoristas.

En el año de 1990, La Empresa Italbras Cía. Ltda., pasó a llamarse COMERCIALIZADORA a

EMPRESA ITALBRAS CIA LTDA.”.

En Diciembre del 1988, luego de dos año de arduo trabajo en el Sistema de Gestión de Calidad, de la

Empresa Italbras Cía. Ltda. alcanza la certificación de la calidad, convirtiéndose de esta manera en la

primera sociedad automotriz con certificación para así brindar seguridad y calidad en toda nuestra

variedad de productos automotrices.

1.1.1 Situación actual

La Empresa Italbras Cía. Ltda. Cía. Ltda. mantiene el siguiente logotipo:

5

Figura 1.1 Logotipo de la empresa

En: Información de la Empresa

En la actualidad la Empresa Italbras Cía. Ltda., cuenta con tres sucursales, ubicadas en los sectores

norte y sur, valle de Cumbayà, las mismas que permiten cubrir las necesidades en adquisición de

repuestos que mantienen los clientes locales. Teniendo como objetivo facilitar la compra y obtención

de repuestos automotrices sin tendencia al desconocimiento o mala elección ya que el asesoramiento

que se brinda por parte de nuestros vendedores es totalmente profesional tomando en cuenta el

beneficio de cambio o devolución de los productos durante un lapso de ocho días posteriores a la

compra que la Empresa Italbras Cía. Ltda., brinda a nuestros clientes.

A continuación se muestra los rótulos y direcciones donde se encuentra las sucursales:

Figura 1.2 Sucursal Tumbaco

En: Información de la Empresa. Av. Interoceánica 2190 y Gaspar de Carvajal Telf.: (593) 3-540-239

6

Figura 1.3 Sucursal norte

En: Información de la Empresa. Av. de la Prensa 43-24 y Vaca de Castro Telf. : (593) 2-291-530.

Figura 1.4 Sucursal Sur:

En: Información de la Empresa. Calle Huaynapalcòn 840 y Av. Mariscal Sucre Telf. (593) 3-102-262

La Empresa Italbras Cía. Ltda. a su vez realiza capacitaciones de lanzamiento de nuevos repuestos y

adaptabilidad de piezas automotrices a nuestros clientes de manera totalmente gratuita y de calidad,

con honestidad y eficiencia, logrando la satisfacción de los clientes, tomando como base el

mejoramiento continuo de los procesos y servicios orientados al equilibrio social y empresarial, con

liderazgo y competitividad.

7

La Empresa Italbras Cía. Ltda., se maneja con autonomía en cuanto a la organización de personal,

gastos, pagos a proveedores, únicamente a finales de cada mes se reportan resultados a la Oficina

Central, para la respectiva consolidación de los Estados Financieros.

En el país la Empresa Italbras Cía. Ltda. llega directamente al consumidor a través de su punto de

venta ubicado en Quito. Vende al por mayor a instituciones nacionales y extranjeras (radicadas en el

país), concesionarias, sociedades, pequeñas comercializadoras, mecánicas.

Actualmente sus clientes se encuentran ubicados en 18 de las 24 provincias del país. Muy pocas

comercializadoras en la nación responden a necesidades para proveer a las ciudades más pequeñas los

productos automotrices de una manera variada. La Empresa Italbras Cía. Ltda. ha iniciado este proceso

desde su fundación, para constituirse en un modelo de desarrollo sostenible que le diferencia de otras

comercializadoras automotrices dependientes de recursos externos y de empresas privadas cuyo único

fin es el lucro.

1.2 Presentación del problema

Diseñar un Sistema de Control Interno es implantarlo con el fin de detectar, en el menor plazo posible,

cualesquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad, utilización del Talento Humano,

mercado y riesgos de la empresa para delimitar futuras sorpresas que puede presentarse. De ahí que, el

Control Interno es considerado cada día más como una solución a potenciales problemas.

En un sentido más amplio, se considera un proceso efectuado por el Consejo de administración,

Dirección, Gerencia y demás Recursos Humanos diseñado con el objeto de proporcionar mayor

seguridad cuantificable en cuanto a la conservación de objetivos-meta propuestos.

1.2.1 Introducción al problema

El Control Interno es una herramienta que permite evaluar con mayor seguridad y es de gran ayuda en

la toma de decisiones, que llegarán a no dudarlo a constituirse en verdaderas políticas para la empresa,

que posteriormente forman parte de su pertinencia y más tarde su liderazgo. Es la base de apoyo donde

todas las actividades por pequeñas o grandes que sean las ejecuta la empresa, como un instrumento de

eficiencia y efectividad.

Es indispensable tener en todas las empresas ecuatorianas un adecuado sistema de control interno, que

es sino, un conjunto de políticas con seguimiento y que gracias a éste, permiten prevenir y

contrarrestar, ineficiencia, errores, violaciones tributarias, desviaciones, fraudes entre otros, se

8

protegen y cuidan los activos y los intereses de las empresas, así como también se logra evaluar la

eficiencia de la misma en cuanto a su organización.

En el momento en que se menciona políticas establecidas para alcanzar objetivos propuestos, los

procedimientos son los pasos específicos que se deben cumplir al seguir una determinada política.

Se debe recordar que los controles que a determinada época eran eficaces con el tiempo se vuelven

obsoletos y a veces una traba administrativa. Son las personas las que realizan el control y no los

manuales, reglamentos, políticas, estatutos ni leyes. Estas son normas que regulan y orientan el

control, pero no reemplazan la labor humana.

El engranaje del control interno para la consecución de objetivos no es otra cosa que una confirmación

de la vigencia de la Teoría General de los Sistemas, en donde todos los elementos que intervienen en

una gestión actúan en forma interrelacionada para lograr objetivos y metas comunes.

En términos muy simples el error es una equivocación involuntaria, mientras que la irregularidad se la

comete con conocimiento de causa y afán de perjudicar a la empresa en beneficio propio o de un

tercero.

En el caso que compete se deberá ir analizando cada uno de los procesos del sistema en procura de

encontrar las mejores soluciones que determinen un ahorro sustentable en todo el proceso económico-

administrativo y financiero para la manipulación de inventarios en la Empresa Italbras Cía. Ltda., por

cuanto no cuenta con un sistema de control interno de inventarios adecuado, debido a que es una

empresa familiar, y como sucede en la mayoría de éste tipo de empresas no se cuenta con gente

profesional que los oriente como debe llevarse el control interno de inventarios de la entidad, pues se

tiene trabajando a parientes que poseen poco conocimiento sobre repuestos automotrices; además por

la confianza que representan por ser parte de la familia, los dueños no creen necesario tomar en cuenta

un punto tan importante como el control interno, pues de alguna manera intencional o no, se puede

caer en errores o fraudes.

En control interno es una parte muy importante que debe quedar clara en la empresa y que todos deben

tener presente para una buena operación sin riesgos. Para conseguirlo es muy probable que se genere

resistencia en algunos sectores, para esto se debe explicar en qué consiste el control interno, cuales son

los objetivos del mismo y como adecuarlo de manera efectiva en la firma, pero si logramos que el

sistema se acepte positivamente por todos, esto dará lugar a una innovación, con miras a un cambio

que tenga una estructura muy sólida en el futuro desarrollo de la empresa en el manejo de sus

inventarios.

9

A continuación se muestra el grafico de como mitigar los riesgos en Control Interno:

Figura 1.5 Introducción al Problema - Control Interno

En: (Mantilla, 2007, pág. 25)

1.2.2 Planteamiento del problema

La Empresa Italbras Cía. Ltda., como toda compañía nacional sufre de algunas debilidades propias de

empresas familiares, la cual concentra la toma de decisiones en una sola persona, ocasionando

confusión en el personal técnico que no puede definir modelos administrativos adecuados a los

intereses de todos y si por el contrario lo aplica, muchas veces no es aceptado por los directivos de la

empresa.

INTRODUCCIÓN AL PROBLEMA

CONTROL

INTERNO

INEFICIENCIA

ERRORES

VIOLACIONES

TRIBUTARIAS

DESVIACIONES

FRAUDES

OTROS

PREVENIR

CONTRARESTAR

PROTEGER

CUIDAR

EVALUAR

ACTIVOS

10

Es preciso que las empresas familiares para mejorar su competitividad, adecúen sus estrategias y su

estructura organizacional al entorno dinámico de la economía actual en un mundo cada vez

globalizado. El éxito de la firma dependerá de su capacidad de dotarse de recursos y habilidades

apropiadas para conseguir nuevas ventajas competitivas tales como la calidad en sus servicios,

capacidad tecnológica, innovación, capital humano, conocimiento, etc., con el objetivo permanente del

crecimiento y la diversificación.

Sin embargo de lo positivo que representa el Control Interno aplicado con el sistema COSO, es que se

le considera en la organización como el alma de una persona, no existe separación de ninguna

operación administrativa y financiera que se le pueda escapar, es algo implícito que mientras el

funcionario, empleado o ejecutivo realiza una tarea diaria, ésta es controlada y tiene relación directa

con la gestión realizada por el anterior compañero y esa se va auto-controlando.

El implantar un sistema de control, conforme a las necesidades de la empresa debe lograr la eficiencia,

eficacia, economía, ética y ecología, siempre añadido a la rendición de cuentas, seguimiento y la

supervisión.

Los objetivos que se perciben con el control interno tienen como base fundamental proteger a la

empresa de cualquier anomalía que pudiera existir tanto en la gestión administrativa como en la

financiera ya que éstas pueden afectar la exactitud de los registros de los activos, pasivos y cuentas de

resultado y en general todo lo que se considera como información financiera.

No cabe duda que los ejecutivos con más poder pueden mejorar el comportamiento de una empresa y

enriquecer a sus accionistas, siempre y cuando sepan administrar y emplear correctamente este poder.

Está diseñado para que sea un centro de poder para la coordinación, la eficiencia y la disciplina de las

organizaciones.

Si una compañía cuenta con un adecuado control interno tiene un menor riesgo de que haya errores y

fraudes, además de que le ayuda a conocer la situación financiera de la empresa, como por ejemplo en

donde se encuentra el dinero obtenido por las operaciones realizadas si está en el banco o en alguna

otra inversión, si existen deudas con los proveedores que ya estén por vencerse o ya se encuentran

vencidos, si los clientes ya cancelaron sus saldos, etc.

Por otro lado existen síntomas de inconformidad por parte de clientes que se encuentran molestos por

negación de los distintos repuestos que si existen en las bodegas de la Empresa Italbras Cía. Ltda., lo

que está deteriorando la imagen y prestigio de la empresa, además se corre el riesgo de pérdidas de

clientes, en consecuencia los ingresos económicos disminuirán en perjuicio de todos.

11

El sistema que vamos a implantar debe evitar intromisiones que perjudican la verticalidad del orden y

del proceso en el control de inventarios. Se suma a lo mencionado anteriormente la falta de

comunicación entre los vendedores y los bodegueros ya que esta es informal e ineficiente, así como la

alta rotación de personal que últimamente se ha ido incrementando.

Por último existe una falta de seguimiento y control en las tareas, no tienen una descripción integral

de las labores diarias a realizarse con sus respectivos objetivos-meta a cumplirse.

1.2.3 Formulación del problema

En consecuencia y por lo anteriormente mencionado se ha formulado la siguiente interrogante:

¿El diseño e implementación de un sistema de control interno para la buena manipulación de

inventarios en la Empresa Italbras Cía. Ltda., nos permitirá tener un uso eficaz y eficiente de los

recursos económicos, financieros y patrimoniales, administrar el personal y suministrar información

óptima para la toma de decisiones?

Esta pregunta será respondida mediante el análisis de las variables y de los resultados obtenidos a

través de la investigación.

1.3 Diagnostico situacional

Es un instrumento administrativo que nos permite evaluar y juzgar con certeza las fortalezas,

debilidades, oportunidades y amenazas del entorno en el que se desenvuelve la empresa, la auditoría

interna también lo utiliza como herramienta para controlar el cumplimiento de las recomendaciones

para el mejoramiento de la organización.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características

particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA (Fortalezas,

Oportunidades, Debilidades, Amenazas) tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los

niveles de una organización y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado,

producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios,

etc.).

El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de su negocio. Debe

resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y

realista con la competencia, las oportunidades y amenazas claves el entorno.

12

La aplicación del FODA, tiene un alcance de tipo global para todas las actividades de la empresa, pero

también se lo puede aplicar a cada área de las que se integra. Luego de obtener los resultados del

análisis FODA, se puede implementar los correctivos necesarios a los aspectos negativos para mejorar

las actividades fundamentales de la organización.

Dentro del análisis situacional se recurrió al estudio de los dos ambientes, el externo que hace mención

a las oportunidades y amenazas del mercado, y el ambiente interno, referente a las fortalezas y

debilidades de la empresa.

1.3.1 Análisis externo

Se refiere a la identificación de los factores exteriores a la empresa, que condicionan su

funcionamiento y operación tanto en sus aspectos positivos (oportunidades), como negativos

(amenazas).

El análisis externo es la de detectar oportunidades y amenazas, de manera que se puedan formular

estrategias para aprovechar las oportunidades, y estrategias para eludir las amenazas o en todo caso,

reducir sus consecuencias.

1.3.1.1 Macroambiente

El Macroambiente está conformado por un campo dinámico e intenso de fuerzas que se juntan

y se repelen, se unen y se chocan, se multiplican y se anulan, asumiendo tendencias y

direcciones inusitadas como un complejo caleidoscopio que cambia cada vez su configuración.

(Morales, 2011, pág. 156)

1.3.1.1.1 Factor Económico

Las empresas, los consumidores, los inversores, los políticos y, en general, todos los

ciudadanos deben tomar continuamente decisiones económicas que se ven afectadas, en mayor

o menor medida, por el grado de dinamismo del entorno económico del país en el que

desarrollan sus actividades. (Rubén Garrido Yserte, Análisis del entorno económico de la

empresa , 2003)

La política económica implementada por el gobierno ecuatoriano ha permitido crear nuevas

condiciones para las actividades y el desarrollo de la producción nacional, mejorar los ingresos y la

capacidad adquisitiva de los ecuatorianos.

1.3.1.1.2 Inflación

La inflación es una medida económica que indica el crecimiento generalizado de los precios de bienes,

servicios y factores productivos dentro de una economía en un periodo determinado. Para su

cuantificación se usa el índice de precios al consumo. (Quijano, 2014, pág. 3)

13

Para el análisis se presenta la tabla de inflación del promedio anual en el Ecuador desde el 2008, hasta

el 31 de julio del 2013.

Tabla 1.1 Promedio Anual de Inflación

AÑOS PROMEDIO ANUAL

2008 8,83%

2009 4,31%

2010 3,33%

2011 5,41%

2012 4,16%

2013-Julio-31 2.39 %

Nota: (Banco Central del Ecuador, 2013)

Para el análisis se presenta el grafico de inflación del promedio anual en el Ecuador desde el 2008,

hasta el 31 de julio del 2013.

Figura 1.6 Promedio anual de Inflación

En: (Banco Central del Ecuador, 2013)

En la variable económica de la inflación manifiesta una variación en los diferentes años, esto implica

que es una amenaza para la Empresa Italbras Cía. Ltda., lo que nos da como consecuencia que el

aumento de la inflación puede variar y al comprar suministros, insumos para el desempeño de la

empresa tienden a ser más altos los precios que como se tenía previsto.

8,83%

4,31%

3,33%

5,41%

4,16%

2,39%

INFLACIÓN ANUAL AL 31 JULIO 2013

PROMEDIO ANUAL

31-jul-2013

2012

2011

2010

2009

2008

14

1.3.1.1.3 Producto Interno Bruto

El producto interno bruto (PIB) es el valor total de la producción corriente todos los de bienes y

servicios de un país, durante un período de tiempo determinado, que por lo general de es un trimestre o

un año. (Ardila, 2010)

Para el análisis se presenta la tabla de PIB Anual Millones de USD en el Ecuador desde el 2008, hasta

el 31 de julio del 2013.

Tabla 1.2 PIB Anual Millones de Dólares

AÑOS PIB ANUAL MILLONES DE USD

2008 54209

2009 52022

2010 57978

2011 65945

2012 71625

31-mar-13 21962

Nota: (Banco Central del Ecuador, 2014)

Para el análisis se presenta el grafico de PIB Anual Millones de USD en el Ecuador desde el 2008,

hasta el 31 de julio del 2013.

Figura 1.7 PIB Anual Millones de Dólares

En: (Banco Central del Ecuador, 2014)

La variable económica del producto interno bruto manifiesta una variación en los diferentes años, esto

implica que constituye una oportunidad para la actividad de la Empresa Italbras Cía. Ltda., ya que en

el transcurso de los años ha venido creciendo sosteniblemente.

54209

52022

57978

65945

71625

21962

PIB Anual Millones de Dólares al 31 marzo 2013

Series1

31-mar-2013

2012

2011

2010

2009

2008

15

1.3.1.1.4 Factor Legal

El factor legal puede definirse como el conjunto normativo que rige a una sociedad, obedeciendo a

principios y directrices definidos, tales como el sentido jerárquico de las normas. Así, la resolución se

atiene al reglamento, éste a la ley y la ley a la constitución. (Rognalys, 2012)

El factor legal para la Empresa Italbras Cía. Ltda. es muy importante dado que representa una

oportunidad que ayuda a regular cada una de las actividades de las empresas para mantener una

práctica sana.

1.3.1.1.5 Factor Tecnológico

Son los derivados de los avances científicos y son estimulados por las consecuencias económicas

favorables del empleo de la tecnología como instrumento para competir. Si nuestra empresa se

reciclara en lo que a este campo se refiere, cada 2 años se vería incrementada su eficiencia y por lo

tanto sus beneficios (Morales, 2011, pág. 204)

“El desarrollo de productos o procesos nuevos, así como los adelantos científicos, que pueden afectar

las actividades de la organización.”

El factor tecnológico para la Empresa Italbras Cía. Ltda. representa una oportunidad dado que adquirir

tecnología y capacitar al personal permite conocer de mejor manera los trámites efectuados por

internet y el estado en el que se encuentra con la finalidad de ahorrar tiempo y lograr satisfacer al

cliente.

1.3.1.2 Microambiente

El microambiente se presenta en el entorno más cercano e inmediato a cada organización; por lo tanto

cada una tiene su ambiente de trabajo que constituye el centro en donde se desarrolla sus operaciones,

obtiene sus insumos y coloca sus productos y servicios. Entre ellas tenemos a los proveedores, la

empresa en sí, intermediarios, clientes, público. A partir del análisis del Macro ambiente nacen las

fortalezas y las debilidades de la empresa. (Rognalys, 2012, pág. 159)

El análisis interno permite identificar las fuerzas y debilidades de la empresa como organización y

está compuesto por los competidores, proveedores y clientes.

16

Figura 1.8 Microambiente

Son fuerzas que una empresa puede intentar controlar y mediante las cuales se pretende lograr el

cambio deseado. Entre ellas tenemos a los proveedores, la empresa en sí, intermediarios, clientes y

públicos.

1.3.1.2.1 Clientes

Es la persona u organización que realiza una compra. Puede estar comprando en su nombre, y disfrutar

personalmente del bien adquirido, o comprar para otro, como el caso de los artículos infantiles.

Resulta la parte de la población más importante de la compañía. (Thompson, 2009)

A continuación se presentan los clientes de la Empresa Italbras Cía. Ltda.., entre sus principales

tenemos a:

Tabla 1.3 Clientes de la Empresa Italbras Cía. Ltda.

Consultores IMG

Sevega Automotriz Cía. Ltda

Techno Automotriz Cia Ltda

Varios Clientes.

En: Información de la Empresa. 2013

1.3.1.2.2 Proveedores

Son las personas que proporcionan los recursos que la compañía y sus competidores necesitan para

producir bienes y servicios. Los desarrollos en el ambiente del proveedor pueden tener un impacto

sustancial. Sobre las operaciones de mercadotecnia de la compañía (Orozco, 2002, pág. 25)

Fuerzas que afectan la

capacidad de la empresa

para servir a sus clientes

Clientes

Proveedores Competencia

17

A continuación se da conocer los proveedores de la empresa la Empresa Italbras Cía. Ltda.., que son

elegidos por medio de sus precios cómodos, productos de calidad, facilidades de pago y la entrega del

producto a tiempo.

Se dedica a la importación y comercialización de partes y piezas automotrices, en las marcas

Chevrolet, Daewoo, Hyundai, Kia, Isuzu y Suzuki

1.3.1.2.3 Competencia

Son las empresas que actúan dentro del mismo sector y tratan de satisfacer las necesidades de los

mismos grupos de clientes. Es importante conocer la rivalidad del sector, es decir, cuando uno o más

competidores tratan de mejorar su cuota de mercado. (Montserrat & Diaz, 2002, pág. 3)

“Las firmas que comercializan productos que son similares o que pueden sustituirse por los productos

de un comerciante en la misma área geográfica”. (Montserrat & Diaz, 2002)

La competencia se define como el conjunto de empresas que brindan productos similares o iguales

características que los de nuestra organización. Por medio del estudio de los competidores, se puede

determinar factores que posicionan a la empresa y determinar las necesidades de los clientes como una

demanda insatisfecha, la búsqueda de productos sustitutos, fijación de precios, campañas

promocionales.

A continuación se presentan la principal competencia la Empresa Italbras Cía. Ltda.., entre sus

principales tenemos a:

Tabla 1.4 Competencia de la Empresa Italbras Cía. Ltda.

REPUESTOS DE AUTOMOTORES CIA LTDA

TOMEBAMBA S. A.

ARMAS JARAMILLO IMPORTADORES

IMVERESA

En Información de la empresa. 2013

1.3.2 Análisis interno

Cada compañía tiene una combinación de recursos internos única o particular, dependiendo de su

personal, situación Financiera, tecnología, etc. Estos factores establecen los límites de la capacidad de

la compañía para alcanzar sus objetivos. En el proceso de planificación, es importante tomar en

consideración estos factores internos. (Ardila, 2010, pág. 267)

18

El ambiente interno comprende todas las fuerzas que actúan dentro de la organización con

implicaciones específicas para la dirección del desempeño de la misma. Los componentes del

ambiente interno se originan en la propia organización. (Orozco, 2002, pág. 185)

Un análisis interno consiste en el estudio o análisis de los diferentes factores o elementos que puedan

existir dentro de una empresa, con el fin de:

La Empresa Italbras Cía. Ltda. posee las siguientes fortalezas y debilidades:

Posicionamiento en el mercado.

Organización Constituida Legalmente.

Confianza de Proveedores y Clientes

Infraestructura y Equipamiento Propio.

Cuenta con clientes de prestigio y reconocida solvencia en el mercado.

Las obligaciones tributarias y sociales se cumplen correctamente.

Diversidad de Marcas de Productos.

Precios Competitivos

Garantía Total en sus Productos

Personal Calificado e Innovador de sólidos conocimientos en el campo automotriz

Enfoque de calidad en el servicio al cliente

Procedimientos de control de inventarios no definidos

Falta de responsabilidad y compromiso en las Jefaturas de los Departamentos.

Inadecuado control en las funciones físicas de recepción, inspección y almacenamiento de los

inventarios.

Inadecuada comunicación en todas las áreas.

Falta de parámetros definidos para controlar niveles máximos y mínimos de mercaderías en

bodega.

Falta de compromiso del personal encargado de la aplicación de procedimientos para el manejo y

control de los inventarios.

Falta de Información clara y precisa para la toma de decisiones oportunas.

Pérdida de Productos por falta de control en la venta, distribución de la mercadería.

No se difunde las funciones de cada uno de los encargados por medio escrito pues no se mantiene

un manual de funciones en la empresa.

19

1.3.3 Matriz FODA

La Matriz FODA es una herramienta que sirve para analizar la situación competitiva de una

organización, e incluso de una nación. Su principal función es detectar las relaciones entre las

variables más importantes para así diseñar estrategias adecuadas, sobre la base del análisis del

ambiente interno y externo que es inherente a cada organización (Rubén Garrido Yserte, Análisis del

entorno económico de la empresa , 2003, pág. 221)

FORTALEZAS

Representan Habilidades y Capacidades que puede tener una entidad en su entorno global o puede ser

cualquier combinación de recursos, talento y tecnología, que coloca a una empresa en posición

ventajosa frente a las exigencias de su entorno.

OPORTUNIDADES

Son los aspectos positivos que se presentan, de forma que la empresa pueda aprovecharlos en su

momento y al máximo, porque se los encaminará para el beneficio de la empresa.

DEBILIDADES

Son los elementos, recursos, habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras

para lograr la buena marcha de la organización. También se puede considerar aquellos problemas

internos dentro de una entidad, que no permiten que se optimicen recursos y se aprovechen las

oportunidades que se presentan día a día

AMENAZAS

Factores, no controlables, que van en disminución de los planes de crecimiento y desarrollo frente a

los cuales la empresa debe generar respuestas adecuadas.

A continuación se presenta la tabla de la Matriz FODA de la Empresa Italbras Cía. Ltda.

20

Matriz FODA de la Empresa Italbras Cía. Ltda.

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Posicionamiento en el mercado.

Organización Constituida Legalmente.

Confianza de Proveedores y Clientes

Infraestructura y Equipamiento Propio.

Cuenta con clientes de prestigio y

reconocida solvencia en el mercado.

Las obligaciones tributarias y sociales se

cumplen correctamente.

Diversidad de Marcas de Productos.

Precios Competitivos

Garantía Total en sus Productos

Personal Calificado e Innovador de sólidos

conocimientos en el campo automotriz

Enfoque de calidad en el servicio al cliente

Expansión de la empresa en el mercado

local y nacional.

Promocionar a la empresa en Ferias y

Eventos que tienen íntima relación con sus

actividades.

Tendencia al uso de productos más

económicos, y de alta calidad adaptables

para las diferentes marcas del parque

automotor que mantiene la nación.

Apertura de mercado extranjero para

realizar la exportación de productos.

Incursión de nuevas marcas de productos en

el mercado.

Establecer acuerdos comerciales con nuevos

clientes al por mayor.

Capacitación a clientes y mecánicos en las

comunidades.

Apoyo de Instituciones en proyectos

productivos y sociales.

DEBILIDADES AMENAZAS

Procedimientos de control de inventarios no

definidos

Falta de responsabilidad y compromiso en las

Jefaturas de los Departamentos.

Inadecuado control en las funciones físicas de

recepción, inspección y almacenamiento de los

inventarios.

Inadecuada comunicación en todas las áreas.

Falta de parámetros definidos para controlar

niveles máximos y mínimos de mercaderías en

bodega.

Falta de compromiso del personal encargado de

la aplicación de procedimientos para el manejo y

control de los inventarios.

Falta de Información clara y precisa para la toma

de decisiones oportunas.

Pérdida de Productos por falta de control en la

venta, distribución de la mercadería.

No se difunde las funciones de cada uno de los

encargados por medio escrito pues no se

mantiene un manual de funciones en la empresa.

Impuntualidad de los proveedores en el

despacho de la mercadería

Creación de nuevas empresas, o ampliación

de sucursales que pueden opacar la

existencia de la Empresa Italbras Cía.

Ltda...

Fuerte Competencia Desleal de producto y

servicio en el mercado nacional.

Resultados Financieros inciertos por error

en registro de los movimientos de

Inventarios.

21

CAPÍTULO II

2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

2.1 Inventarios

2.1.1 Concepto

Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser

consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios

comprenden además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o

mercancías para la venta. Por ende éstos vienen a constituir una parte vital de un negocio, ya sea una

industria, un supermercado, una tienda departamental o cualquier tipo de empresa, no importa la

naturaleza de sus operaciones, todos ellos llevarán un inventario de sus productos, para poder

satisfacer las demandas de sus clientes. (Siniestra, 2000, pág. 182)

A continuación los gráficos de la línea de repuestos de la Empresa Italbras Cía. Ltda.

Figura 2.1 Repuestos de Bodega Italbras Cia.Ltda.

http://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/curclin/curclin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/produccion-sistema-economico/produccion-sistema-economico.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/comercializa/comercializa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

22

2.1.2 Clasificación

Cada tipo de empresa mantiene dentro de sus registros contables varias formas de presentar los

inventarios dependiendo de las necesidades que mantenga, entre ellos están los siguientes:

Inventario Disponible.- Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

Inventario Estaciónales.- Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más

económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer

fluctuaciones en la demanda.

Inventario Final.- Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,

generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial

en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Físico.- Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de

las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del

inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y

valorada de las existencias.

Inventario Inicial.- Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones de un ejercicio

económico.

Inventario de Materia Prima.- Representan existencias de los insumos básicos de materiales

que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía. La materia prima, es

aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en

un producto terminado.

Inventario de Mercaderías.- Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no

vendidas, en un momento determinado.

Inventario Permanente.- Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en

general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el

valor de los stocks.

Inventario Perpetuo.- Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el

almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar,

donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos

http://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/lamateri/lamateri.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

23

cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades

o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física.

Inventario de Previsión.- Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente

definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la

luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor

riesgo.

Inventarios de Productos en Proceso.- El inventario de productos en proceso consiste en

todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir,

son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de

producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso

de producción en un momento dado.

Inventario de Productos Terminados.- Comprende los artículos transferidos por el

departamento de producción al almacén de productos terminados. El nivel de inventarios de

productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel está dado por

la demanda. En definitiva son las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus

clientes.

Cabe indicar que de toda la clasificación de inventarios mencionados anteriormente, en la Empresa

Italbras Cía. Ltda. solo se utilizarán los siguientes tipos de acuerdo a cada caso que se presente

durante el giro del negocio: Inventario Perpetuo, Final, Inicial, Físico, Disponible, Inventario de

Mercaderías, sin descartar la posibilidad de que pueda utilizarse cualquiera de los otros tipos que tiene

que ver con las empresas de comercialización, si el caso así lo amerite.

2.1.3 Sistema de control de inventarios

Dentro de los Sistemas de Control de Inventarios a continuación puedo mencionar dos tipos: el

identificado como cuenta múltiple o periódico, mismo que se lo ha tomado en cuenta solo como una

referencia informativa ya que en la actualidad ha dejado de tener utilidad, y por otro lado tenemos el

inventario periódico o perpetuo el cual es aplicado por las diferentes empresas hoy en día.

2.1.3.1 Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico

Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante

la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final

según sea el caso.

http://www.monografias.com/Fisica/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos5/natlu/natlu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml

24

Se caracteriza porque utiliza varias cuentas de control, y para determinar el Costo de Ventas requiere

de un inventario inicial y de un inventario final extra contable; así como también para la determinación

de materiales directos e indirectos utilizados en la fabricación de productos; para tal efecto, se requiere

aplicar la técnica de control denominada toma de inventarios físicos.

Dentro del sistema de inventario periódico o sistema de cuenta múltiple se utilizan varias cuentas y al

finalizar un período contable se realiza la regulación y ajustes correspondientes, las cuentas utilizadas

son:

Mercaderías

Compras

Devolución en Compras

Descuento en Compras

Ventas

Devolución en ventas

Descuento en Ventas

Costo de Ventas

Utilidad o Pérdida Bruta en Ventas

2.1.3.2 Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo

Este sistema se caracteriza porque el Costo de Ventas está determinado de manera perpetua, es decir,

cada que se efectúa una Venta se determina el costo; para tal efecto se aplica distintos métodos de

valoración de inventados y su registro por medio de las tarjetas de control, llamadas también

KARDEX. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo dan como resultado el saldo

final de mercancías.

Las principales cuentas que utiliza este sistema son:

Inventario de Mercaderías

Ventas

Devoluciones en Ventas

Costo de Ventas

2.1.4 Métodos de valoración de inventarios

La valoración de los inventarios debe estar basada principalmente en la consistencia, misma que

determina que la información contable debe ser obtenida a través de la aplicación de los mismos

25

principios durante todo el período contable y durante diferentes períodos de manera que permita

comparar los Estados Financieros y conocer la evolución económica.

En conclusión los métodos a utilizar para valorar los inventarios son:

2.1.4.1 Método Primero en Entrar, Primero en Salir “PEPS”

Aplicado a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las

primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que

se venden.

Este método se caracteriza porque las entradas de inventarios se registran de manera independiente a

las existencias; de esta manera las unidades del inventario tienen distinto costo; las ventas o salidas

contablemente se registran tomando en cuenta el costo unitario de las primeras adquisiciones de

mercaderías o materiales.

2.1.4.2 Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS"

Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los

últimos adquiridos son los primeros que se venden.

Se caracteriza porque las entradas de inventarios se registran de manera independiente a las

existencias, de esta manera las unidades tienen distinto costo, las ventas o salidas contablemente se

registran, tomando en cuenta el costo unitario de las últimas adquisiciones de mercaderías o

materiales.

(Con el proceso de introducción de las Normas Internacionales de Información Financieras (NIFF`s)

el método UEPS ha sido eliminado de los sistemas de control de inventarios).

26

Tabla 2.1 Kardex Método de Valoración UEPS

EMPRESA ITALBRAS CIA.LTDA.

JAPON OE2-35 Y NACIONES UNIDAS

COMPRAS VENTAS SALDOS

FECHA UND. C/UNIT.

COST.

TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL

01/07/2010 60,00 25,52 1531,20

04/07/2010 40,00 25,52 1020,80 20,00 25,52 510,40

10/07/2010 140,00 26,12 3656,80 20,00 25,52 510,40

140,00 26,12 3656,80

12/07/2010 60,00 26,12 1567,20 20,00 25,52 510,40

80,00 26,12 2089,60

Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojará resultados

diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. En tanto que en el sistema periódico las

últimas entradas corresponderán a fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en

el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costossólo hasta ésa

fecha. Lo que significa que durante el período que se esté valorizando habrá liquidaciones parciales de

inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios periódicos.

2.1.4.3 Método Promedio Ponderado

Este método se caracteriza porque las compras se suman a las existencias totales, tanto en la cantidad,

como del costo total, este último resultado se divide para el total de existencias en unidades,

obteniendo el costo unitario promedio, él mismo que servirá para registrar el costo de ventas de las

mercaderías, o de las utilizaciones de materia prima o suministros y materiales.

Aplicando este método los inventarios van a estar registrados al costo promedio, generando un

inventario final y una utilidad que se encuentra casi en el punto medio con relación a los dos métodos

anteriores.

ITALBRAS CIA. LTDA y Comercializadora de

productos automotrices

http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml

27

El método promedio es uno de los más utilizados en la práctica, debido a su facilidad en la

determinación del Costo de Ventas.

Las devoluciones en Compras y en Ventas, se registrarán al mismo costo con que ingresaron o

egresaron respectivamente del inventario

El costo promedio tiene la tendencia a normalizar los costos unitarios para el período.

Tabla 2.2 Kárdex Método de Valoración Promedio Ponderado

EMPRESA ITALBRAS CIA.LTDA.

JAPON OE2-36 Y NACIONES UNIDAS


FECHA UND. C/UNIT.

COST.

TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL

01/07/2010 60,00 25,52 1531,20

04/07/2010 40,00 25,52 1020,80 20,00 25,52 510,40

10/07/2010 140,00 26,12 3656,80 160,00 26,05 4167,20

12/07/2010 60,00 26,05 1563,00 100,00 26,05 2604,50

2.1.4.4 Método Último Precio De Compra

Este método se caracteriza porque las existencias están valoradas a los costos de últimas adquisiciones

o compras, con la finalidad de que siempre el inventario y las salidas estén valorizadas a los últimos

precios de compra.

Con la aplicación de este método cada que se efectúa una adquisición, se efectúa una actualización a

las existencias actuales, por medio de la aplicación de ajustes en más o en menos, en consecuencia las

salidas se efectuaron a los costos actualizados que refleja el inventario.

Los comprobantes de soporte para efectuar los ajustes serán las últimas facturas de compra.

ITALBRAS CIA. LTDA

y Comercializadora de productos

automotrices

28

Tabla 2.3 Kárdex Método de Valoración Ultimo Precio de Mercado

EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA.

JAPON OE 2-36 Y NACIONES UNIDAS


FECHA UND. C/UNIT.

COST.

TOTAL UND. C/UNIT. C/TOTAL UND. C/UNI C/TOTAL

01/07/2010 60,00 25,52 1531,20

04/07/2010 40,00 25,52 1020,80 20,00 25,52 510,40

10/07/2010 140,00 26,12 3656,80 160,00 26,12 4167,20

12/07/2010 60,00 26,12 1567,20 100,00 26,00 2600,00

2.1.4.5 Método Valor de Mercado

Este método se caracteriza en que las salidas se registran al valor que se hallan en ese momento en el

mercado, quedando un inventario ajustado también al mismo valor de mercado.

Con la aplicación de este método la valorización de las existencias y de las salidas está determinada de

una manera más apegada a la realidad económica de nuestro país, en vista de que los constantes

cambios en la economía, afectan por lo general a los precios de los bienes e insumos

Para tal efecto, de manera permanente se tiene que actualizar las existencias a los valores de mercado

los mismos que se justificarán con una factura- proforma de un proveedor habitual, de esta forma las

salidas de inventarios se efectuarán a costos más reales.

2.1.5 Control de existencias

El control de existencia de los inventarios es muy importante ya que permite identificar las

necesidades de existencia de artículos para satisfacer adecuada y oportunamente los requerimientos

por los clientes. Este control comprende tres niveles de existencias:

Existencia Máxima

Existencia Mínima

Existencia Crítica

ITALBRAS CIA. LTDA

y Comercializadora de

productos automotrices

29

2.1.5.1 Existencia Máxima

Se considera la cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock de cada artículo, para de esta

manera cubrir las deficiencias eventuales de mercaderías.

El exceso de existencias ocasiona:

Dinero sin movimiento

Capital de Trabajo sin retorno.

La mercadería se puede volver obsoleta, aún puede perder calidad.

Se corre el riesgo de vencimiento, caducidad (en el caso de alimentos).

2.1.5.2 Existencia Mínima

Se considera sobre la cantidad mínima de existencia de los artículos que deben satisfacer los

requerimientos de los clientes en la empresa comercial.

2.1.5.3 Existencia Crítica

Se considera al nivel más bajo al que puede llegar el stock del inventario en el caso que falle el

suministro de artículos por parte de los proveedores. En el caso de llegar a esta situación es necesario

que la empresa establezca estrategias especiales de compras para no dejar de atender la demanda de

productos. (Bravo Valdiviezo, 2001, pág. 131)

2.1.6 Normas técnicas de control de inventarios

Representan un conjunto de receptos y guías para proceder con eficiencia, eficaciaen las operaciones

realizadas por la entidad.

Entre las normas que en el desarrollo diario de las actividades de la EMPRESA ITALBRAS CIA.

LTDA., debe observar, están:

2.1.6.1 Normas Internacionales De Información Financiera (NIFFS)

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de

Contabilidad (NIC) son un conjunto de Normas, leyes y principios que establecen la información que

se deben presentar en los estados financieros y la forma de cómo se debe presentar esta información en

dichos estados.

30

NIIF 1 Adopción por primera vez de las NIIF.- Busca transparentar la presentación de los primeros

estados financieros, con información clara para los usuarios y comparable con todos los períodos que

se presenten; a su vez pretende suministrar un punto de partida confiable para la contabilidad y se

origine a un costo que no sobrepase los beneficios para los usuarios.

Se aplica a empresas que mantengan sus reportes bajo los parámetros de los principios y normas

anteriores; para lo cual la empresa tendrá que hacer un traslado de la información convirtiéndola bajo

las recomendaciones de la presente norma.

NIIF 2 Pagos basados en acciones.- Especifica la presentación de reportes financieros por parte de

una entidad cuando desarrolla una transacción de pago basado en acciones, es decir necesita que una

entidad refleje en su utilidad o pérdida y en su posición financiera los efectos de las transacciones de

pago basados en acciones, incluyendo los gastos asociados con las transacciones en el que se concede

a los empleados opciones de acciones.

NIIF 3 Combinaciones de negocios.- El fin de esta norma es reconocer los activos adquiridos y los

pasivos asumidos al valor razonable en su fecha de adquisición y revelará información que permita a

los usuarios evaluar la naturaleza y los efectos financieros de la adquisición.

NIIF 4 Contratos de seguros.- Esta NIIF se aplica a todos los contratos de seguro (incluyendo los

contratos de reaseguro) que haya emitido la entidad, así como a los contratos de reaseguro que posea,

pero no se aplica a los contratos específicos cubiertos por otras NIIF. No se aplica a otros activos o

pasivos de la aseguradora, tales como los activos financieros y los pasivos financieros que entran

dentro del alcance de la NIC 39.

NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y actividades interrumpidas.- Una entidad

clasificará a un activo no corriente (o un grupo enajenable de elementos) como mantenido para la

venta, si su importe en libros se recuperará fundamentalmente a través de una transacción de venta, en

lugar de por su uso continuado.

Demanda que los activos que satisfacen el criterio para ser clasificados como tenidos para la venta

sean medidos al más bajo entre la cantidad cargada y el valor razonable menos los costos de venta y

que concluya la depreciación de dichos activos, también deberán ser presentados por separado en la

cara del balance general y que los resultados de las operaciones discontinuadas sean presentados por

separado en el estado de resultados.

31

NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos minerales.- Permite que la entidad desarrolle una

política de contabilidad para los activos de exploración y evaluación, requiere que las entidades

reconozcan los activos de exploración y evaluación para realizar una prueba de deterioro en esos

activos cuando los hechos y las circunstancias sugieren que la cantidad cargada de los activos puede

exceder su cantidad recuperable. Una entidad clasificará los activos para exploración y evaluación

como tangibles o intangibles, según la naturaleza de los activos adquiridos, y aplicará la clasificación

de forma coherente.

Algunos activos para exploración y evaluación se tratan como intangibles (por ejemplo, los derechos

de perforación), mientras que otros son tangibles (por ejemplo, vehículos y equipos de perforación).

NIIF 7 Instrumentos financieros.- Esta NIIF se aplicará tanto a los instrumentos financieros que se

reconozcan contablemente como a los que no se reconozcan. Los instrumentos financieros reconocidos

comprenden activos financieros y pasivos financieros que estén dentro del alcance de la NIC 39. Esta

NIIF es aplicable a los contratos de compra o de venta de elementos no financieros que estén dentro

del alcance de la NIC 39.

NIIF 8 Segmentos operativos.- Toda entidad debe presentar información que permita a los usuarios

de sus estados financieros evaluar la naturaleza y las repercusiones financieras de las actividades

empresariales que desarrolla y los entornos económicos en los que opera. Un segmento operativo es un

componente de una entidad, que desarrolla actividades empresariales que pueden reportarle ingresos y

ocasionarle gastos (incluidos los ingresos y gastos relativos a transacciones con otros componentes de

la misma entidad), cuyos resultados de explotación son examinados a intervalos regulares por la

máxima instancia de toma de decisiones operativas de la entidad con objeto de decidir sobre los

recursos que deben asignarse al segmento y evaluar su rendimiento; y en relación con el cual se

dispone de información financiera diferenciada.

2.1.6.2 Normas Internacionales De Contabilidad (NIC)

NIC.2 Existencias o Inventarios

El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema

fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como

un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.

Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable según cual sea menor. Dentro de los

términos a manejar dentro de ésta norma podremos considerar:

32

Valor Neto Realizable en donde éste viene a ser el precio estimado de venta de un activo en el curso

normal de la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para

llevar a cabo la venta. El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su

adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su

condición y ubicación actuales.

Las existencias mantenidas por productores de productos agrícolas y forestales se valorarán por su

valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Esas existencias se excluyen únicamente de los

requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.

Las existencias que comercializan los intermediarios las cuales son compradas por ellos para luego ser

vendidas en un futuro próximo y generar ganancias procedentes de las fluctuaciones en el precio o un

margen comercial. Cuando esas existencias se contabilicen por su valor razonable menos los costes de

venta, quedarán excluidas únicamente de los requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.

Definiciones: Dentro de la norma se encuentran una serie de términos los cuales se definen a

continuación:

Existencias: son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en

proceso de producción de cara a esa venta o en forma de materiales o suministros, para ser

consumidos en el proceso de producción o en el suministro de servicios

Valor neto realizable: Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la

explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para

llevar a cabo la venta

Valor razonable: Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un

pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en

condiciones de independencia mutua

Valor neto realizable El valor neto realizable se basara en la información más fiable de que

se disponga. Las estimaciones del valor neto realizable tendrán en consideración las

fluctuaciones de precios o costes relacionados directamente con los hechos posteriores al

cierre, en la medida que esos hechos confirmen condiciones existentes al final del ejercicio.

Es importante para determinar el valor neto realizable el propósito para el que se mantienen las

existencias. Por ejemplo, el valor neto realizable del importe de existencias que se tienen para cumplir

33

con los contratos de venta o de prestación de servicios, se basará en el precio que figura en el contrato

en cuestión.

Reconocimiento como gasto

Al enajenar las existencias el valor en libro de las mismas se reconocerá como un gasto del ejercicio

en el que se reconozcan los correspondientes ingresos ordinarios. El importe de cualquier rebaja de

valor, hasta alcanzar el valor neto realizable, así como todas las demás pérdidas en las existencias, se

reconocerá en el ejercicio en que ocurra la rebaja o la pérdida. El importe de cualquier reversión de la

rebaja de valor que resulte de un incremento en el valor neto realizable, se reconocerá como una

reducción en el valor de las existencias, que hayan sido reconocidas como gasto, en el ejercicio en que

la recuperación del valor tenga lugar.

Es importante anotar que el coste de algunas existencias se podrá ser incorporado a otras cuentas de

activo, por ejemplo las existencias que se empleen como componentes de los trabajos realizados, por

la empresa, para los elementos del inmovilizado material.

Información a revelar

Dentro de los estados financieros la empresa revelará la siguiente información:

Las políticas contables adoptadas para la valoración de las existencias, incluyendo la fórmula

de valoración de los costes que se haya utilizado

El importe total en libros de las existencias, y los importes parciales según la clasificación que

resulte apropiada para la empresa

El importe en libros de las existencias que se contabilicen por su valor razonable menos los

costes de venta

El importe de las existencias reconocido como gasto durante el ejercicio

El importe de las rebajas de valor de las existencias que se haya reconocido como gasto en el

ejercicio

El importe de las reversiones en las rebajas de valor anteriores, que se haya reconocido como

una reducción en la cuantía del gasto por existencias en el ejercicio

34

Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión de las rebajas de valor

2.1.7 Índices financieros de los inventarios

Un indicador Financiero es una relación de cifras extractadas de los estados financieros y demás

informes de la empresa, mismos que tienen el propósito de formar una idea como acerca del

comportamiento de la entidad; se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el

desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún

nivel de referencia puede estar señalando una desviación sobre el cual se tomarán acciones correctivas.

El proceso de análisis de estados financieros consiste en la aplicación de herramientas y técnicas

analíticas a los estados y datos financieros, con el fin de obtener de ellos medidas y relaciones

que son significativos y útiles para la toma de decisiones.

El análisis de estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera,

presente y pasada y los resultados de las operaciones de una empresa, con el objeto de establecer las

mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.

2.1.7.1 Proceso

A continuación se presenta el proceso de análisis financiero:

CONTENIDOPROCESO DE ANÁLISIS

FINANCIERO

•Balance General

•Estado Resultados

•Flujo Efectivo

•Cambios Patrimonio

•Notas

INSUMOS

• Horizontal

• Vertical

• Tendencias

• Indicadores

ANÁLISIS• Conclusiones

derivadas del análisis

CONCLUSIÓN

35

2.1.7.2 Importancia

Es de suma importancia conocer cómo está el rendimiento de nuestra entidad para lo cual se

considerará lo siguiente:

Si es satisfactoria o no la situación financiera de una empresa.

La capacidad de pago que tiene la empresa para cancelar las obligaciones a corto o largo

plazo.

Cuál es la disponibilidad de capital de trabajo.

Si el capital propio guarda proporción con el capital ajeno.

En qué forma se recupera la cartera y si hay mucha inversión en ella.

El número de veces que rotan los inventarios de mercaderías, materias primas.

2.1.7.3 Métodos y Técnicas del Análisis Financiero

Análisis Horizontal

Se muestra en estados financieros comparativos, se emplea para evaluar la tendencia en las cuentas

durante varios años y permite identificar fácilmente los puntos que exigen mayor atención.

Análisis Vertical

Se emplea para revelar la estructura interna de la empresa. Se utiliza una partida importante en el

estado financiero como cifra base y todas las demás cuentas de dicho estado se comparan con ella.

2.1.7.4 Indicadores Financieros

Relaciona entre sí dos elementos de la información financiera de la empresa. Se requiere para evaluar

la condición financiera y su desempeño.

Clases de indicadores Financieros

Liquidez

Actividad

Endeudamiento

Rentabilidad

36

a. DE LIQUIDEZ

Se utilizan para juzgar la capacidad que tiene una empresa para cancelar sus obligaciones a corto

plazo.

El análisis de liquidez de una empresa es especialmente importante para las IMF. Si una empresa tiene

una posición de liquidez deficiente, puede generar un riesgo de crédito y quizá presentar una

incapacidad de efectuar los pagos periódicos de capital e intereses.

A continuación se presenta la razón del capital de trabajo:

ACTIVO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE

CAPITAL DE TRABAJO

RECURSOS QUE DISPONE

LA EMPRESA

PARA SUS OPERACIONES

CAJA BANCOS

INVERSIONES

DEUDORES

INVENTARIOS

CTAS POR PAGAR.

DOC. POR PAGAR.

IMPUEST.POR PAGAR

DEUDAS IESS

PTMOS SOCIOS

Liquidez Corriente

Se utiliza para medir la capacidad de una empresa para cancelar sus pasivos corrientes con sus activos

corrientes.

Prueba ácida

Es una prueba rigurosa de liquidez, demuestra las disponibilidades inmediatas con que cuenta una

empresa para cubrir sus obligaciones de corto plazo.

CORRIENTE PASIVO

CORRIENTE ACTIVOCORRIENTE LIQUIDEZ DE INDICE

37

b. DE ACTIVIDAD

Se utiliza para determinar la rapidez con que varias cuentas se convierten en ventas o en efectivo.

Miden la eficiencia del negocio en cada una de sus áreas.

Rotación Cuentas Por Cobrar

Mide con qué rapidez se convierten en efectivo las cuentas por cobrar. El resultado se expresa en

número de veces

Plazo Promedio de Cobro

Mide el número de días que en promedio tardan los clientes para cancelar sus cuentas con la empresa.

Rotación de Inventario Producto Terminado

Mide la rapidez con que el inventario promedio de Artículos Terminados se transforma en Cuentas por

Cobrar o en Efectivo.

El resultado se expresa en número de veces

Rotación Cuentas por Cobrar

Permite calcular el número de veces que las cuentas por pagar se convierten en efectivo en el curso de

un año.

CORRIENTE PASIVO

COBRAR POR DOC Y CTAS.

TEMP. INV.

BANCOS CAJA,

ACIDO INDICE

C X C PROMEDIO

CRÉDITOA VENTASC X C ROTACIÓN

C X C DE ROTACIÓN

360COBRO DE MEDIO PLAZO

TER. PROD. PROMEDIO INV.

VENTAS DE COSTOTER. PROD. INV. ROTACIÓN

38

Plazo Promedio de Pago

Mide el número de días que la empresa tarda en cancelar sus cuentas con los proveedores.

c. DE ENDEUDAMIENTO

Determinan como las fuentes de financiamiento externas (pasivos) e internas (patrimonio) han

contribuido en la adquisición de los recursos de la empresa.

Apalancamiento Financiero

Sirve para medir la solvencia de la empresa. Demuestra la relación entre el patrimonio de la empresa y

el total de obligaciones por pagar.

El resultado se expresa en número de veces

Endeudamiento Total

Refleja el porcentaje de fondos totales que se obtuvieron de los acreedores; también significa que

porción del activo ha sido financiada con fondos ajenos.

El resultado se expresa en PORCENTAJE.

De financiamiento Propio

Refleja la porción del activo que ha sido financiada con Patrimonio.

P X C PROMEDIO

CRÉDITOA ANUALCOMPRA P X C ROTACIÓN

NETO PATRIMONIO

TOTAL PASIVOENTOAPALANCAMI

100TOTAL ACTIVO

TOTAL PASIVOTOTAL NTOENDEUDAMIE

P X C ROTACIÓN

360PAGOS DE PROMEDIO PLAZO

39

El resultado se expresa en PORCENTAJE.

d. DE RENTABILIDAD

Miden la efectividad general de la administración, reflejada en los rendimientos generados sobre las

ventas y la inversión.

Con relación a la Inversión Rendimiento del Activo Total

Mide el rendimiento sobre la inversión total de la empresa. Determina la eficacia de la gerencia para

obtener utilidades con sus activos disponibles.

Rendimiento del Patrimonio

Mide la tasa de rendimiento sobre el patrimonio neto de la empresa.

El resultado se expresa en PORCENTAJE

Con relación a las Ventas

Margen de Utilidad Bruta

Este índice muestra la utilidad generada por las ventas, después de deducir los costos de producción de

los artículos vendidos.


100TOTAL ACTIVO

NETO PATRIMONIOPROPIO ENTOFINANCIAMI

100PROMEDIO ACTIVO TOTAL

NETA UTILIDADTOTAL ACTIVO ORENDIMIENT

100PROMEDIO PATRIMONIO

NETA UTILIDADPATRIMONIO ORENDIMIENT

100VENTAS

VENTAS DE COSTO - VENTASBRUTA UTILIDADMARGEN

40

Margen de Utilidad Neta

Indica la eficiencia de la empresa, después de cubrir los costos y gastos de la empresa. Es el

porcentaje que le queda a la empresa por cada dólar que vende.


2.1.8 Administración de los Inventarios

2.1.8.1 Concepto

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de

acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto

determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la

situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

2.1.8.2 Finalidad

Implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán

colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.

2.1.8.3 Importancia

La administración de inventario, es de relevancia en razón a que permite determinar:

Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

Que artículos del inventario merecen una atención especial.

Cambios en los costos de los artículos del inventario.

Prever escasez

Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas.

100VENTAS

NETA UTILIDADNETA UTILIDADMARGEN

41

2.1.8.4 Técnicas De Administración De Los Inventarios

Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son:

1. El Sistema ABC

2. Modelo Cantidad Económico de Pedidos (CEP)

2.1.8.4.1 Sistema ABC

El método ABC consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o

categoría con el objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número

y monto merece un mayor control y vigilancia y atención permanente.

La teoría del ABC sostiene que debido a que virtualmente todas las actividades de la empresa existen

para apoyar la producción y la entrega de los bienes y servicios, se les debe incluir integralmente como

costos del producto. Entre los costos de fabricación y de funciones de apoyo que pueden remitirse a

productos, servicios o clientes individuales se encuentran: Logística, Marketing y Ventas, Tecnología,

Administración, Distribución, Informática, etc.

Beneficios de implementar ABC

Los beneficios que se obtienen al Implementar un sistema de información ABC son:

Ahorrar tiempo y dinero.

Evaluar los procesos de negocio.

Contar con sistemas de mejora continua.

Identificar desperdicios.

Encontrar actividades de valor en la organización

2.1.8.4.2 Modelo de Cantidad Económica de Pedidos

La cantidad económica de pedido busca encontrar el monto de pedido que reduzca al mínimo el costo

total del inventario de la empresa

Una de las herramientas que se utilizan para determinar el monto óptimo de pedido para un artículo de

inventario es el modelo de la cantidad económica de pedido (CEP). Tiene en cuenta los diferentes

costos financieros y de operación y determina el monto de pedido que minimice los costos de

inventario de la empresa.

42

“El modelo de la cantidad económica de pedido se basa en tres supuestos fundamentales, el primero es

que la empresa conoce cuál es la utilización anual de los artículos que se encuentran en el inventario,

segundo que la frecuencia con la cual la empresa utiliza el inventario no varía con el tiempo y por

último que los pedidos que se colocan para reemplazar las existencias de inventario se reciben en el

momento exacto en que los inventarios se agotan.”

2.2 Control Interno

A continuación se muestra la estructura de control interno:

Figura 2.2 Estructura del Control Interno

En: http://www.dgeec.gov.py/mecip/estructura.html

2.2.1 Antecedentes

En la antigüedad en los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, utilizaban la contabilidad de

partida simple. Es en la Edad Media donde surgen los libros de contabilidad para controlar las

operaciones de los negocios; en la ciudad de Venecia el Franciscano Fray Luca Paccioli, escribió en el

año de 1494 el título noveno, tratado XI de la obra “De las Cuentas y las Escrituras” en el cual

estableció el principio de “partida doble” que dice:

43

No hay deudor sin acreedor. (No hay partida sin contrapartida).

A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el

mismo importe.

En todo momento las sumas del debe deben ser igual a las del haber. (Mira, 2006, pág. 2)

La necesidad de controlar las operaciones nace en la revolución industrial, ya que por su magnitud

eran realizadas por máquinas que a su vez las manejaban varias personas.

Se cree que con la partida doble se dio origen al control interno, pero que fue hasta fines del siglo XIX

que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la

protección de sus intereses.

Como manifiesta el autor Alvin A. Arens “De manera general, podemos afirmar que la consecuencia

del crecimiento económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por

tanto en su administración”. (Arens Alvin A., 2007, pág. 350)

Podemos comentar que debido al desarrollo económico, a menudo que la organización crece, las

operaciones se vuelven cada día más complejas, por cuanto se requiere de medidas de control que nos

permitan: vigilar su desenvolvimiento de acuerdo a las metas propuestas evitando riesgos de

despilfarro y fraude, proteger los activos y cuidar los intereses de la empresa.

2.2.2 Definición de Conceptos

La presente investigación tiene como propósito proponer los elementos técnicos que sirvan como base

o apoyo para instaurar sistemas de control interno en una empresa consultora, para lo cual se definirán

aquellos conceptos básicos que se tomaran como referencia para desarrollar la temática del objeto de

estudio.

2.2.3 Sistema

En libro titulado Control Interno y Fraudes de Rodrigo Estupiñán define: “Un sistema es un conjunto

organizado de elementos o partes unidos por interacción regulada con el fin de lograr metas,

objetivos o propósitos pre-establecidos”. (Estupiñan, 2001, pág. 102)

44

2.2.4 Control

“Fase del proceso administrativo que tiene como propósito coadyuvar al logro de los objetivos de las

otras cuatro fases que lo componen: planeación, organización, captación de recursos y

administración, estas se armonizan de tal manera que todas participan en el logro de la misión y

objetivos de la entidad...” (Santillana, 2002)

A continuación se muestra el grafico de componentes de control interno:

Figura 2.3 Concepto De Control Interno

Fuente: http://www.ecured.cu/index.php/Control_interno

Para definir el concepto de Control Interno, tomaremos en cuenta lo que manifiestan tres autores y más

adelante se establecerá la definición personal.

Juan R. Santillana G., en su libro Establecimientos de Sistemas de Control Interno lo define como: “El

control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma

coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y

confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional,

45

promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas prescritas por la

administración.” (Santillana, 2002, pág. 2)

El Dr. Jaime Freire Hidalgo en su libro Guía Didáctica de Auditoría Financiera manifiesta que el

control interno “Es el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados por

la gerencia de una entidad tendiente a:

Proteger sus activos

Obtener información oportuna y confiable

Lograr eficiencia de las operaciones

Lograr el cumplimiento de políticas establecidas.” (Freire, 2003)

En el texto Auditoría III de Juan Aguirre Ormaechea dice: “El control interno puede definirse como

un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por

objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa

de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros,

cumplimiento de políticas definidas, etc.).” (Aguirre O, 2001, pág. 7)

Por lo anteriormente expuesto podemos definir que:

Control Interno es el proceso que abarca o incorpora los métodos, procedimientos y medidas

que son adoptadas por una empresa, con el objeto de evaluar el desempeño de las operaciones

administrativas, financieras y contables a fin de obtener un grado de seguridad razonable con

respecto a:

Salvaguardar sus activos.

Lograr la confiabilidad de la información.

Promover la eficiencia y eficacia en las operaciones.

Asegurar el cumplimiento de políticas, leyes, normas y demás directrices prescritas por la

administración de la entidad.

Prevención, detección y corrección de errores y desviaciones

A continuación se muestra un gráfico sobre el control interno:

46

Figura 2.4 Control Interno

2.3 Sistema de control interno

Es un conjunto ordenado, concatenado e interactuante de los objetivos que persigue el control interno

para el logro de la misión y objetivos más importantes de la entidad; se debe resaltar que para

mantener un buen sistema de control se requiere de una actitud, un compromiso de todas y cada una de

las personas involucradas en la organización, desde la gerencia hasta el nivel organizacional más bajo,

ya que solo de esta manera se podrá obtener a tiempo un reporte sobre el bajo rendimiento de una

gestión, y así la administración podrá volverse eficiente.

CONTROL INTERNO

PROCESO

PROCEDIMIENTOS MÉTODOS MEDIDAS

SALVAGUARDAR ACTIVOS SEGURIDAD

RAZONABLE

CONTROL INTERNO

EVALUAR DESEMPEÑO OPERACIONES

ADOPTADOS POR LA EMPRESA

EFICIENCIA EFICACIA

CUMPLIMIENTO POLÍTICAS,

LEYES, NORMAS, DIRECTRICES

PREVENCIÓN, DETECCIÓN Y

CORRECCIÓN DE ERRORES Y

DESVIACIONES

CONFIABILIDAD DE LA

INFORMACIÓN

47

2.3.1 Importancia

La importancia de poseer un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado

en los últimos años, puesto que dichos controles internos se implantan para mantener a la compañía en

la dirección de sus objetivos y en la consecución de su misión, así como para minimizar posibles

errores por parte del personal, además de permitir una mejor visión sobre su gestión. La empresa que

aplique controles internos en sus operaciones, le permitirá conocer su situación real en lo concerniente

a:

La utilización en forma eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros, bajo

criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, custodia y registro oportuno, en los

sistemas respectivos.

Producir información administrativa y financiera oportuna, correcta y confiable para el

proceso de toma de decisiones y la rendición de cuentas de la gestión de cada responsable de

las operaciones, esto hace posible a la administración de la entidad negociar en ambientes

económicos y competitivos, rápidamente cambiantes, ajustándose a la demanda y prioridades

de los clientes y reestructurándose para el crecimiento futuro.

Determinar la existencia de errores o irregularidades como base para identificar sus causas y

promover acciones correctivas que permitan manejar y controlar los riesgos y sus efectos.

Promover el cumplimiento de las políticas gerenciales, de las leyes y reglamentos aplicables,

en todos los niveles y procesos de la organización, para la consecución de los objetivos

programados en forma efectiva, eficiente y económica.

2.3.2 Objetivos básicos del control interno

Los objetivos del control interno de una entidad ayudan a organizar, controlar y mejorar las

operaciones y son los siguientes:

1. Fomentar y asegurar la observancia, el apego y adhesión a las políticas establecidas por la

dirección de la entidad, con guías que normarán, orientarán y regularán su actuación.

2. Promover eficiencia operativa tomando como base las políticas y disposiciones implantadas

por la administración, para esto se deben identificar metas y estándares de operación básicos a

fin de medir el desempeño y calificar la eficiencia y economía, elementos indispensables para

lograr la óptima sinergia operativa integral.

48

3. Asegurar la razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad tanto de la información

financiera como de la información complementaria administrativa y operacional que se genera

en la entidad, tal información es indispensable para conocer la gestión y el desempeño de la

empresa, es un claro indicador de cómo se encuentra ésta en la actualidad y se convierte en

una base fundamental para la toma de decisiones.

Información Financiera.- el propósito de la contabilidad es proporcionar información de

carácter financiero, fundamentalmente sobre la situación financiera de una entidad económica

en una fecha dada, y cuáles fueron los resultados operativos de un periodo determinado,

mismos que se ven reflejados a través de los Estados Financieros.

Información Administrativa.- los Estados Financieros no pueden informar todo lo que

sucede en la compañía, para obtener más entendimiento sobre la naturaleza de las operaciones

se recurre al uso de las Notas a los Estados Financieros, que son explicaciones que amplían el

origen y el significado de los datos y cifras que se encuentran en los balances, se refieren a

políticas o procedimientos contables, cambios de un periodo a otro en las citadas políticas o

procedimientos, proporcionan información acerca de ciertos eventos económicos que han

afectado o podrían afectar a la entidad.

Información Operacional.- la información financiera necesita ser complementada con

información operacional, que debe ser preparada por cada área operativa que la generan, tal

información debe ser igual en su cuantificación y totalización con las cifras totales registradas

por la contabilidad.

1. Proteger los activos de la entidad mediante el establecimiento de políticas claras y específicas

que procuren el buen cuidado, manejo, protección y administración óptima de los activos de la

organización.

2. Incentivar la capacidad de reacción de la administración frente a los estímulos negativos de su

entorno, para que esté en condiciones de identificar, comprobar e impedir, posibles malos

manejos de los recursos disponibles, así como administrar los riesgos existentes.

2.3.3 Elementos del Control Interno

Los elementos del control interno son:

Plan de Organización.

49

Adecuando Sistema de Autorización y Delimitación de Responsabilidades.

Prácticas Sanas.

Personal Idóneo y Apropiado.

Unidad de Auditoría Interna Eficiente.

A continuación se muestra el grafico de los elementos de control interno:

Figura 2.5 Elementos de Control Interno

En: (Monguia, 2011)

50

2.3.3.1 Plan de Organización

Es indispensable un plan de organización que permita a la empresa realizar sus actividades bajo los

adecuados parámetros de administración que son la dirección, ejecución, coordinación, control y la

supervisión; a fin de determinar el uso efectivo y eficiente de los recursos materiales, financieros,

humanos y tecnológicos.

Con organización se refiere a una estructura formalizada mediante la cual se identifican y grafican

actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes líneas de autoridad,

responsabilidad y coordinación.

La organización proporciona el armazón que define las actividades que serán planeadas, ejecutadas,

controladas y monitoreadas. El organigrama describe la estructura formal de la entidad.

Involucra por lo tanto:

Determinación de funciones y actividades fundamentales para cumplir con los fines de la

entidad.

La jerarquización de la autoridad, mediante una efectiva segregación de funciones (operación,

registro y custodia) de manera que las personas actúen coordinadamente y enmarcados en

claras líneas de responsabilidad.

Los factores a considerar dentro del plan de organización institucional se resumen a continuación:

La estructura organizacional debe ser lo más simple posible.

Segregación de funciones a efecto que una sola persona, no controle todas las etapas

relacionadas con una operación, su responsabilidad debe estar definida en forma precisa para

que no pueda ser evadida o excedida en su ejercicio.

Facultad para que cada funcionario pueda tomar decisiones y cumplir efectivamente con sus

atribuciones; para evitar atrasos o inercia en la entidad.

El funcionario que asigna funciones y delega autoridad a sus subordinados, debe implementar

mecanismos adecuados de control, con el fin de determinar si las tareas asignadas vienen

cumpliéndose satisfactoriamente.

51

Los empleados están obligados a operar según los términos de las funciones encargadas,

debiendo consultar a su supervisor cuando lo requieran.

Toda persona está obligada a informar a su superior por la manera en que cumplió con sus

tareas y por los resultados obtenidos, en relación con lo que debió lograrse.

El plan debe ser flexible como para permitir cambios en los planes, políticas y objetivos de las

operaciones.

2.3.3.2 Adecuado Sistema de Autorización y Delimitación de Responsabilidades

Todo organismo debe complementar su Organigrama, con un Manual de Organización, en el cual se

deberá asignar las responsabilidades, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes

relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de estos.

Esto permite que se cumplan en la compañía todas las políticas y procedimientos a través de la

delegación de responsabilidades a fin de que una operación sea efectuada desde el inicio hasta su

finalización por parte de varias personas y que cada una de estas ejerza un control sobre la otra, con

esto se evita que invadan otro campo de acción que no le pertenece, hay que delegar tanto cuanto sea

necesario pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos.

El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de un organismo conocen

claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y

solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los límites de su autoridad,

Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben el trabajo de sus

subordinados y que ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y

tareas.

También requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la organización. Es

esencial que cada integrante de la organización conozca cómo su acción se interrelaciona y contribuye

a alcanzar los objetivos generales.

Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se requiere un elevado nivel de

competencia en los delegatarios, así como un alto grado de responsabilidad personal.

52

2.3.3.3 Prácticas Sanas

Consiste en que la entidad debe tener para el desarrollo de las actividades algunas actividades

adicionales como la capacitación al personal, adecuados incentivos, comisiones o premios para

aquellas personas que se destacan o sobrepasan el cumplimiento de sus funciones, metas u objetivos,

así mismo como una práctica sana se la califica a aquellas en las que los niveles ejecutivos más altos

mantienen reuniones periódicas o constantes con los niveles de apoyo ya que son ellos los que

conocen las fortalezas, las amenazas, las debilidades y las oportunidades, así como las carencias que

tiene la empresa en ciertas áreas y son ellos los indicados a buscar nuevos cambios.

2.3.3.4 Personal Idóneo y Apropiado

A continuación se muestra el gráfico de personal idóneo y apropiado:

Figura 2.6 Personal Apropiado

Fuente: (Monguia, 2011)

La conducción y tratamiento del personal de la entidad debe ser justa y equitativa, comunicando

claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento ético y competencia.

Las organizaciones deberán reclutar personal con los suficientes conocimientos para el desempeño de

una determinada función, al cual deberá ofrecer una adecuada remuneración o con estímulos

económicos apropiados de acuerdo con la función que realiza, así mismo la empresa debe entender

que el talento humano que ha permanecido durante mucho tiempo en la empresa es el activo más

valioso que posee cualquier organismo y por ende, debe ser tratado y conducido de forma tal que se

consiga su más elevado rendimiento

Debe procurarse su satisfacción personal en el trabajo que realiza, propendiendo a que en este se

consolide como persona, y se enriquezca humana y técnicamente, incentivándoles también con cursos

53

de actualización y capacitación de conformidad a la evolución tecnológica, científica y al famoso

mundo globalizado.

Cuando el personal se siente debidamente incentivado o adecuadamente remunerado es el capital más

valioso que tiene la empresa ya que cada una de las personas le siente a la empresa como propia y

tratan de alcanzar las metas y objetivos en el menor tiempo posible y con un menor costo para la

compañía.

Los procedimientos de contratación, inducción, capacitación y adiestramiento, calificación, promoción

y disciplina, deben corresponderse con los propósitos enunciados en las políticas de la compañía.

“Los elementos que intervienen en este aspecto son los siguientes:

Reclutamiento y Selección: deben identificarse las fuentes ideales para reclutar personal, sin

soslayar la gran ventaja que representa promocionar a aquellos empleados cuyos méritos,

capacidad, lealtad, eficiencia y buen desempeño los haga acreedores a un ascenso. Un elemento

indispensable de control lo constituye el contar con un perfil de puesto que permita reclutar a

personal que lo llene.” (Santillana, 2002, págs. 11,12)

Inducción: el área de recursos humanos debe preocuparse para que los nuevos empleados

metódicamente se vayan familiarizado con las costumbres y procedimientos de la entidad.

Capacitación: se debe procurar que los empleados sean capacitados convenientemente para el

correcto desempeño de sus funciones, mientras más y mejores programas de capacitación se

encuentren en vigor, más apto será el personal encargado de las diversas responsabilidades.

Rotación y promoción: a fin de que exista una movilidad organizacional que signifique el

reconocimiento y promoción de los empleados más capaces e innovadores.

Sanción: al adoptar, cuando corresponda, las medidas disciplinarias que transmitan con

rigurosidad que no se tolerarán desvíos del camino trazado.

2.3.3.5 Unidad de Auditoría Interna Eficiente

Cuando una persona natural o jurídica tiene departamento de auditoría esta unidad tiene que ser tan

eficiente en forma permanente tiene que estar haciendo evaluaciones y cambios en las políticas, en los

procedimientos, en los sistemas, en los métodos, a fin de que todos y cada uno de las actividades que

desarrolla se encuentren de acuerdo al avance tecnológico y científico.

54

Las Unidades de auditoria Interna deben brindar sus servicios a toda la organización. Constituyen un

"mecanismo de seguridad" con el que cuenta la autoridad superior para estar informada, con razonable

certeza, sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema de control interno.

Esta Unidad de Auditoria Interna, al depender de la autoridad superior, puede practicar los análisis,

inspecciones, verificaciones y pruebas que considere necesarios en los distintos sectores del organismo

con independencia de estos, ya que sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las

operaciones sujetas a su examen.

Vigila el adecuado funcionamiento del sistema, informando oportunamente a la administración sobre

su situación. Por su parte, los mecanismos y procedimientos del Sistema de Control Interno protegen

aspectos específicos de la operatoria, para brindar una razonable seguridad del éxito en el esfuerzo por

alcanzar los objetivos organizacionales.

2.4 Otros Elementos

Existen otros elementos sobre los que se tiene que basar un sistema de control interno que son:

Políticas

Procedimientos

Contabilidad

Informes

Presupuestos

2.4.1 Políticas

Se puede definir política como la declaración general que guía el pensamiento durante la toma de

decisiones. La política es una línea de conducta predeterminada que se aplica en una entidad para

llevar a cabo todas las actividades, incluyendo aquellas no previstas. La política puede clasificarse en:

Política general: se establece para toda las empresas sean estas públicas o privadas o para un

caso específico. Generalmente, se originan fuera de la entidad. Como ejemplos: leyes,

reglamentos, directivas de sistemas administrativos.

Política específica: son establecidas por la alta dirección de cada entidad y la afectan en su

totalidad.

55

Política para unidades: son aquellas establecidas para el nivel operativo, los niveles más

bajos y su aplicación está limitada a las unidades operativas dentro de una misma entidad.

Los siguientes criterios son aplicables a la política en cada entidad:

Establecer la política por escrito y organizada en forma sistemática en guías o manuales, según

los casos, para permitir efectuar las actividades autorizadas en forma efectiva, eficiente y

económica.

Comunicar la política a todos los funcionarios y empleados de la entidad, cuyas obligaciones

contribuyan al logro de sus objetivos;

Elaborar la política en concordancia con la normativa correspondiente y ser coherente con la

política general dictada por el nivel superior; y,

Revisar la política en forma periódica debido al cambio de circunstancias, cuando se considere

necesario.

En conclusión son las reglas o lineamientos que guían, regulan o limitan las actividades que tiene que

cumplir la compañía y cada uno de los funcionarios, empleados sean estas de carácter administrativo,

financiero, informático o legal.

2.4.2 Procedimientos

Son los pasos a seguir por cada uno de los integrantes de una empresa a fin de alcanzar las metas y los

objetivos que se trazaron con la debida anticipación desde que se creó la empresa año tras año.

Igualmente son los métodos utilizados para efectuar las actividades de acuerdo con las políticas

establecidas.

También son series cronológicas de acciones requeridas, guías para la acción que detallan la forma

exacta en que deben realizarse ciertas actividades.

Existe relación directa entre los procedimientos y las políticas. Por ejemplo una política del estado que

es aplicada por toda entidad es la de conceder a su personal vacaciones; los procedimientos

establecidos por el Área de Recursos Humanos para poner en práctica esa política, deben permitir

programar las vacaciones para evitar interrupciones en el ritmo de trabajo y llevar registros apropiados

para asegurar que cada empleado disfrute de sus vacaciones.

56

Los mismos criterios a considerar para el establecimiento de la política de la entidad, son aplicables a

los procedimientos.

Para promover la eficiencia y economía en las operaciones, los procedimientos aprobados

deben ser simples y del menor costo posible.

Para reducir la posibilidad de errores e irregularidades, los procedimientos deben estar

coordinados de manera que el trabajo realizado por un empleado sea revisado por otro, en

forma independiente de sus propias obligaciones funcionales.

Debe existir un programa adecuado de revisión periódica y mejora continua de los

procedimientos aprobados.

2.4.3 Contabilidad

La contabilidad es la ciencia, la técnica, el arte y el sistema para identificar, reunir, resumir, analizar,

clasificar, registrar, informar e interpretar todas las operaciones financieras en un período determinado.

El sistema contable es un elemento importante del control financiero institucional, al proporcionar la

información financiera necesaria, a fin de evaluar razonablemente las operaciones ejecutadas.

Es un instrumento o herramienta del que se valen los propietarios, administradores para tomar

decisiones correctivas sobre el funcionamiento de la entidad.

2.4.4 Informes

La presentación de reportes internos en toda entidad es necesaria para brindar a la administración una

información confiable y actual sobre lo que está ocurriendo en la realidad, en cuanto al avance y

progreso en el logro de los objetivos y metas establecidas. Tal información constituye la base

fundamental del control gerencial en cualquier entidad.

Para presentar información a los niveles de decisión de la entidad deben considerarse, entre otros, los

criterios siguientes:

Los reportes deben elaborarse en forma simple y estar relacionados con la naturaleza del

asunto; no debe incluirse información irrelevante para conocimiento de los funcionarios que lo

solicite, como soporte para la toma de decisiones.

57

La información financiera debe elaborarse de acuerdo con las atribuciones y responsabilidades

de los funcionarios.

Los funcionarios y empleados deben solamente reportar sobre asuntos de su exclusiva

competencia funcional.

Debe compararse el costo/beneficio resultante de la recopilación de datos y la elaboración de

reportes con valor significativo;

En el diario vivir de las personas naturales o jurídicas se tienen que presentar informes de las

actividades que cada uno cumple, estos informes tienen que ser necesariamente por escrito para saber

si se cumplió o no a cabalidad con el encargo y cual fue los resultados de dicho encargo.

2.4.5 Presupuestos

Se le conoce como presupuesto al cálculo anticipado o a las estimación de los ingresos y gastos que

una entidad o persona tiene como meta alcanzar o ejecutar en su actividad económica (personal,

familiar, un negocio, una empresa, una oficina) dentro de un ejercicio económico, estos presupuestos

se los tiene que hacer en base a datos históricos o cuadros estadísticos en muchos de los casos estos

presupuestos se cumplen con un mínimo de margen de error y en otros casos el porcentaje de

desviación es muy significativo esto dependerá básicamente de la fluctuación económica en la que

vive un país en determinado momento.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros

que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

“El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y

programas se formulan por término de un año.” (Arens Alvin A., 2007, pág. 475)

El presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias

establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos, donde se puede presentar dos casos,

la primera puede darse un déficit cuando los gastos superen a los ingresos o, por el contrario, puede

generar un superávit en el caso de que los ingresos superan a los gastos.

En el ámbito mercantil, el presupuesto es también un documento o informe que detalla el costo que

tendrá un servicio en caso de realizarse. El que preste el servicio se debe atener a él y no podrá

cambiarlo si el cliente acepta el servicio.

58

2.4.5.1 Principios de control interno

Los Principios que deberá tomar en cuenta previamente la organización para mantener un buen control

interno son los siguientes:

Coordinación entre unidades organizacionales.

Legalidad y legitimidad de los actos.

Registro de control para actividades importantes.

Uso de indicadores de desempeño.

Fianzas y cauciones.

Rendición de cuentas.

Registros contables por partida doble.

Conducta ética de empleados y funcionarios.

Función de auditoría interna independiente.

Establecimiento de objetivos, políticas y metas.

Instrucciones por escrito.

Supervisión de actividades críticas o riesgosas.

Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.

Responsabilidades delimitadas.

Rotación de deberes y funciones.

Segregación de funciones incompatibles.

Pruebas periódicas de exactitud.

Documentos de respaldo.

Usos de equipos con dispositivos de seguridad.

Cuentas bancarias con firmas mancomunadas.

Depósitos oportunos e intactos.

Uso limitado de dinero en efectivo

Formularios pre enumerados.

Evaluación de sistemas computarizados

Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.

Orden y aseo.

A continuación detallamos cada uno de los procedimientos:

COORDINACIÓN ENTRE UNIDADES ORGANIZACIONALES.-

Dentro de un ente contable debe existir una conexión entre las funciones y actividades que realizan las

personas que se encuentran agrupadas en unidades o áreas, las mismas que deben ser coordinadas para

llegar a un feliz término y alcanzar los objetivos o metas propuestas.

59

LEGALIDAD Y LEGITIMIDAD DE LOS ACTOS.-

Las personas y las empresas cualesquiera que fuere su actividad o actos que desarrolla tienen que estar

encuadrados de acuerdo a las disposiciones legales y reglamentarias que rigen en el país a fin de

evitarse conflictos de carácter legal, por ejemplo, en nuestro país existe una infinidad de leyes, códigos

y reglamentos a los cuales tienen que someterse tanto las personas naturales como las jurídicas, sean

estas obligaciones tributarias con el SRI, o con la Superintendencia de Compañías, con las respectivas

cámaras, etc.

REGISTRO DE CONTROL PARA ACTIVIDADES IMPORTANTES.-

Enfoca los problemas que muchas veces se lo pasan por alto en las actividades empresariales ya que

no se da mucha importancia a factores que pueden afectar administrativamente o económicamente a la

empresa.

USO DE INDICADORES DE DESEMPEÑO.-

La empresa debe utilizar fórmulas o parámetros que le indiquen los porcentajes o el logro alcanzado

en el desempeño de cada uno de sus integrantes y así mismo utilizará estos indicadores para medir el

grado de posicionamiento de la entidad frente a la competencia.

Un indicador es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de un proceso, que al

compararse con algún nivel de referencia permite detectar desviaciones positivas o negativas.

FIANZAS Y CAUCIONES.-

Las empresas deben exigir fianzas o cauciones al personal clave o en especial a aquellas que tomen

decisiones administrativas o financieras y que puedan afectar la economía empresarial, con estas

fianzas y cauciones lo que pretende la empresa es evitar la tentación de cometer fraudes, un claro

ejemplo de fianzas y cauciones es una póliza de fidelidad, que es un papel que le otorga un banco o

una institución aseguradora por lo cual se paga una prima, esto se hace en caso de que se cometa

alguna trafasía y si llegara a darse se hace efectiva la prima (evita que las personas cometan

irregularidades sabiendo que las personas pueden perder sus bienes).

RENDICIÓN DE CUENTAS.-

Dentro de la vida empresarial los niveles ejecutivos, los funcionarios que toman decisiones y sobre

todo el personal de apoyo tienen que presentar sus informes en forma trimestral, semestral y anual,

comúnmente la Presidencia y la Gerencia presentan en muchas compañías informes por escrito hacia

la junta de accionistas o socios, los cuales pueden aceptar o rechazar dicha información o informes

presentados, estos rechazos pueden ser por diferentes aspectos de carácter legal, administrativo o

contable.

60

REGISTROS CONTABLES POR PARTIDA DOBLE.-

La contabilidad tiene que ser registrada en base al principio de partida doble, principio fundamental de

la contabilidad que manifiesta que no hay valor deudor sin su acreedor en forma equivalente o

voluntaria y que hay que personificar a las cuentas.

El Fray Lucas Paccioli por el año 1492, fue el mentalizador del principio de partida doble, el mismo

que manifestó “que no hay un deudor sin un acreedor en forma equivalente o viceversa”, además

indicó que se deben personificar las cuentas.

Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea registrado, lo cual servirá de

evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.

Debe quedar bien claro en qué forma y momento una cuenta recibe los créditos y los débitos, es por

ello que toda anotación que no obedezca a las normas de una cuenta se debe investigar en detalle.

CONDUCTA ÉTICA DE EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS.-

Tiene que estar relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones y funciones encomendadas por

las máximas autoridades de un ente contable y en forma adicional dando un adecuado y efectivo trato

a todos y cada uno de los clientes internos y externos ya que de una buena actitud o atención al cliente

depende el éxito o fracaso de la empresa, para esto todos los profesionales deberán sujetarse al código

de ética de su profesión a fin de cumplir con sus funciones y obligaciones con transparencia e

imparcialidad para poder crear un ambiente agradable de trabajo y brindar una buena atención al

cliente.

FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA INDEPENDIENTE.-

En las empresas sean estas medianas o grandes de acuerdo a sus actividades económicas, deberán

poseer la función de auditoría interna, esta debe tener una ubicación orgánica al más alto nivel y estará

subordinada directamente al funcionario de primer nivel de la organización ante el cual debe rendir sus

informes, lo que le permita actuar con absoluta independencia en todos y en cada uno de los trabajos

que realiza y deberá constituirse en el nivel asesor más efectivo que tenga la empresa.

Constituye un "mecanismo de seguridad" con el que cuenta las máximas autoridades para estar

informada, con razonable certeza, sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema de

control interno.

61

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS, POLÍTICAS Y METAS.-

Todo ente económico, institución o negocio debe establecer políticas, metas y objetivos que sean

factibles de conseguirlos y flexibles para modificarlos, los cuales deberán estar establecidos por escrito

y ser constantemente evaluados, actualizados o modificados a fin de que se ajusten a la realidad de la

empresa.

INSTRUCCIONES POR ESCRITO.-

De acuerdo a los organigramas estructurales de una entidad, las máximas autoridades de esta deben

evitar dar instrucciones en forma verbal, estas deberán ser por escrito a fin de evitar el olvido, la mala

interpretación o que cada uno interprete de acuerdo a su conocimiento, a su criterio o de acuerdo a sus

conveniencias.

SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES CRÍTICAS O RIESGOSAS.-

Las autoridades a todo nivel de una institución deben ejercer una adecuada supervisión sobre las

actividades que realizan otras personas y que son consideradas críticas o riesgosas para la buena

marcha del negocio; por lo tanto deberá establecer procedimientos adecuados para evitar accidentes,

robos o fraudes que pueden afectar el desenvolvimiento de la entidad, por ejemplo el realizar un

arqueo sorpresivo de caja es un mecanismo para comprobar que el efectivo de la empresa no ha sido

robado, también el hacer una toma de inventario físico nos puede ayudar a verificar si no existe

mermas de inventario.

SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS IDÓNEOS, HÁBILES, CAPACES Y DE

MORALIDAD.-

Las empresas en general deben reclutar o contratar al personal que cumpla con todos los requisitos

para que pueda desempeñar el cargo o actividad encomendada.

Las compañías son muy exigentes a la hora de contratar personal ya que piden varios requisitos como:

conocimientos o dominio de las funciones del cargo vacante, experiencia laboral, referencias laborales

y personales, y luego los someten a pruebas técnicas para medir su grado de conocimiento y pruebas

psicológicas para medir su madurez y personalidad.

RESPONSABILIDADES DELIMITADAS.-

Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la

elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la

responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo.

Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno

de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la autoridad es delegable, no siendo así la

responsabilidad.

62

ROTACIÓN DE DEBERES Y FUNCIONES.-

Resulta conveniente como una práctica sana que las máximas autoridades o jefes departamentales

hagan rotar a su personal en sus deberes y funciones teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel

ocupacional, a fin de evitar que alguna persona se crea indispensable o insustituible, lo que limita

también los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse

éstos y tiene además la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento

más integral, pero deberá ejercer una adecuada revisión de la legislación laboral a fin de prevenir

conflictos con los gremios sindicales en el caso de que existiere.

SEGREGACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES.-

Toda empresa debe establecer reglas claras para cumplir las actividades, en ningún caso una sola

persona tendrá el control íntegro de una operación, para procesar cada tipo de transacción el control

interno debe pasar por cuatro etapas separadas:

Autorizada.

Aprobada.

Ejecutada.

Registrada.

De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de

los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la

función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo de una

persona es verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la operación

realizada posibilitando la detección de errores.

PRUEBAS PERIÓDICAS DE EXACTITUD.-

Las pruebas de exactitud que debe realizar la empresa a todas y cada una de las actividades que la

compañía realice a fin de medir el grado de cumplimiento y exactitud con que realizan las actividades

las personas, esto nos va a permitir tomar medidas correctivas.

Debe ser revisado por otra persona las funciones financieras que realizan las personas en forma

aritmética, contable y administrativa, a fin de establecer la confiabilidad de la información sea esta

administrativa, financiera o legal.

DOCUMENTOS DE RESPALDO.-

oda operación o transacción que requiere registro contable así como también las operaciones

administrativas deberán estar debidamente respaldados con documentos que cumplan todos los

requisitos legales y de esta manera evitar que cuando se hagan fiscalizaciones por parte de organismos

63

de control o se realicen auditorías externas nos acarreen ya sea problemas legales o recomendaciones

que van a afectar la presentación de estados financieros.

Toda transacción que realice la empresa debe tener un documento que sustente que dicha operación se

realizó conforme a las leyes de nuestro país, tal es el caso de la Factura que es el único documento que

sustenta crédito tributario, o las notas de venta, ticket de máquinas registradoras, boletos de avión,

liquidación de compras y servicios, contratos, actas de juntas de socios o accionistas.

USOS DE EQUIPOS CON DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD.-

En los últimos tiempos y de conformidad con los avances tecnológicos todos los equipos cuentan con

nuevos dispositivos de seguridad que la empresa debe adquirir a fin de robustecer el sistema de control

interno, administrativo, financiero, contable e informático ya que ellos van a permitir comprobar la

veracidad y exactitud de los datos.

CUENTAS BANCARIAS CON FIRMAS MANCOMUNADAS.-

Para un efectivo control de los dineros que obtiene la empresa ya sea por operaciones normales o por

la concesión de préstamos de entidades financieras se hace necesario que por lo menos dos personas

firmen los cheques, ya que cada una deberá ejercer un adecuado control para el egreso de dinero o

cheque.

Es recomendable no abrir muchas cuentas corrientes porque esto entorpecería el control financiero.

DEPÓSITOS OPORTUNOS E INTACTOS.-

Las empresas tienen que establecer políticas y procedimientos adecuados a fin de precautelar sus

ingresos y tratándose de dineros debe comprobar que las personas responsables del manejo y custodia

del dinero efectúen los depósitos en forma oportuna e inmediata a su recuperación, a fin de evitar el

mal manejo o las malas intenciones.

USO LIMITADO DE DINERO EN EFECTIVO.-

En el desarrollo de las actividades diarias de un negocio se debe evitar el uso de dinero en efectivo

para efectuar pagos o cancelaciones a los proveedores y empleados, por lo que la práctica contable

recomienda la creación de fondos de caja chica para el pago de gastos menores, en la actualidad se está

utilizando mas las transferencias bancarias.

FORMULARIOS PRE ENUMERADOS.-

Para un efectivo control y de conformidad a las disposiciones legales dados por la ley de facturación,

las empresas deben solicitar autorización por escrito del SRI para que todos sus documentos estén

debidamente enumerados y facilitar el control ya sea interno o externo.

64

EVALUACIÓN DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS.-

Los recursos de la tecnología de información deben ser controlados con el objetivo de garantizar el

cumplimiento de los requisitos del sistema de información que la entidad necesita para el logro de su

misión.

La seguridad del sistema de información es la estructura de control para proteger la integridad,

confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnología de información, por ejemplo una

buena práctica es la utilización de un nombre de usuario y una clave de acceso a las máquinas y

sistemas, mismas que debe ser otorgadas solo al personal autorizado, otro procedimiento es la

instalación de un antivirus que proteja tanto al equipo como al software a fin de que la información no

sea vulnerable.

INSPECCIONES E INVENTARIOS FÍSICOS FRECUENTES.-

Se debe realizar inspecciones a los empleados encargados de custodiar los inventarios, también se

deben realizar con frecuencia tomas físicas (contando, pesando, midiendo y valorando al costo) de

inventarios, a fin de constatar que las cifras que aparecen en los balances son reales y además sirve

para verificar que no exista robos.

ORDEN Y ASEO.-

Es indispensable que en el control interno las operaciones se las realice con el debido orden y con

mucho aseo, ya que es obligación de los empleados el trabajar para reflejar una buena imagen de la

empresa, los documentos de contabilidad deben ser presentados sin borrones, ni tachones o

enmendaduras.

A continuación se presenta un gráfico sobre las clases de control:

65

2.5 Clases de Control

Figura 2.7 Clases de Control

66

A continuación se muestra la clasificación del control desde cuatro puntos de vista:

2.5.1 Por la función

2.5.1.1 Control Administrativo

El control administrativo incluye el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que

facilitan el control de las operaciones, su propósito es operativo ya que busca asegurar el

cumplimiento de las políticas y directrices establecidas y el logro de los objetivos definidos por la

administración de la compañía, este control se ejerce por departamentos operacionales más que por lo

financieros y contables, aunque aquellos utilicen estos últimos como fuente de información. Además

estos controles administrativos ayudan:

Mantenerse informado de la situación de la empresa.

Coordinar sus funciones.

Mantener una ejecutoria eficiente.

Algunos ejemplos son los procedimientos para los presupuestos por departamentos, los reportes de

desempeño, los procedimientos para el otorgamiento de crédito a los clientes, el control de personal,

control financiero, control de producción, solicitud de cotizaciones para obtener precios ventajosos,

etc.

2.5.1.2 Control Contable

Los Controles Contables o Financieros incluyen los métodos y procedimientos orientados hacia el

control de las actividades financieras y contables de una entidad, tiene por objeto autorizar las

transacciones, salvaguardar los activos y asegurar la precisión de los registros financieros, además de

verificar la exactitud, veracidad y fiabilidad de los estados e informes financieros.

A continuación se toma como referencia una definición del Libro Control interno y Fraudes: “Como

consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, como un instrumento,

el control interno contable, con los siguientes objetivos:

Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las cuentas

apropiadas, y, en el periodo contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la

preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos.

Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado, investigando cualquier

diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.

Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la

administración.

Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorización administrativa.”

(Estupiñan, 2001, págs. 7,8)

67

Los buenos controles contables sientan las bases que ayudan a maximizar el grado de efectividad,

eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado los recursos financieros y a minimizar el

desperdicio, los errores y el fraude.

Por ejemplo podemos mencionar: autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, toma

física de inventarios, etc.,

A continuación se muestra el gráfico de los controles administrativos y contables se entremezclan

muchas veces debido a que ambos son factores comunes en la gestión empresarial.

Figura 2.8 Control Interno Administrativo y Contable

2.5.2 Por la ubicación

2.5.2.1 Control Interno

El sistema de control interno o de gestión es un conjunto de áreas funcionales en una entidad y de

acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la misma, se encuentran orientadas

a:

Controlar la efectividad de las funciones administrativas.

Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.

Mejorar otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y liquidez.

68

2.5.2.2 Control Externo o Independiente

El control externo es aquel que lo ejerce una entidad diferente, porque quien controla desde afuera

mira desviaciones que la propia administración no puede detectarlas, se expresa a través de los medios

de comunicación, de la opinión pública o del control político que realiza la legislatura; y dado el

carácter constructivo del control externo, las recomendaciones que él formula resultan beneficiosas

para la organización.

En nuestro país, la Contraloría General del Estado, la Superintendencia de Compañías y la

Superintendencia de Bancos y de Seguros resultan ser organismos que ejercen control externo; que por

tener una enorme cantidad de entidades a controlar les interesa que cada dependencia mantenga su

propio control interno para ellas pode realizar, en definitiva, un control de controles, un macro control

o un control selectivo en las entidades con problemas significativos.

2.5.3 Por la acción

2.5.3.1 Control Previo

Es el examen y los procedimientos de control que se aplican con anticipación a la ejecución de las

operaciones, o antes de que los actos administrativos causen efectos; verifica que se cumplan con las

políticas establecidas, con las normas, leyes, reglamentaciones que lo regulan y los hechos que las

respaldan

Este tipo de controles están incorporados en los procesos normales que siguen las operaciones, es decir

no existen unidades administrativas que se encarguen por separado de ellos; por ejemplo: la

totalización y la revisión de roles antes de su pago.

Se debe tener cuidado con los controles previos porque son fuentes de riesgo, ya que de no cumplirse

puede incurrirse en compras innecesarias, decisiones inconvenientes, etc., sería ventajoso que los

empleados se conviertan en el control previo del paso anterior para que el riesgo de desperdicio y

corrupción sea menor.

2.5.3.2 Control Concurrente

Son los procedimientos de control que permiten verificar y evaluar las acciones en el preciso momento

en que se está ejecutando un acto administrativo u operación, lo cual está relacionado básicamente con

el control de calidad.

69

2.5.3.3 Control Posterior

Es el examen que se realiza después de que se ha efectuado las operaciones financieras y

administrativas y se efectúa por medio de la Auditoría a fin de evaluar los resultados, cumplimiento de

objetivos, eficiencia, eficacia, economía, equidad; por su aplicación se clasifica en:

Control posterior interno.- Es un examen que se practica por medio de la Auditoría Interna

posteriormente a la ejecución de las operaciones financieras y administrativas de la

organización.

Control posterior externo.- Es el examen posterior de las operaciones financieras y

administrativas realizadas por los Organismos de Control.

2.5.4 Otra clasificación

Como un aspecto correlativo a estas tres clases de control, es oportuno hacer mención a una

clasificación más:

2.5.4.1 Control Preventivo

Los Controles Preventivos son aquellos que se diseñan para prevenir y reducir la producción de

errores, hechos fraudulentos y resultados indeseables, como por ejemplo el software de seguridad que

evita el acceso a personal no autorizado, el mantenimiento al equipo y maquinaria antes de que estos

se dañen.

2.5.4.2 Control Detectivo

Controles Detectivos son los que se realizan para tratar de descubrir o detectar a posteriori errores o

fraudes que no se pudieron evitar con los controles preventivos.

Esta modalidad sobre todo se da en los sistemas computarizados en el cual la computadora avisa su

inconformidad o no procesa datos que no responde al sistema o programa previamente diseñados.

2.5.4.3 Control Correctivo

Los Controles Correctivos ayudan a la investigación y corrección de causas a fin de que se subsanen

todos los errores identificados mediante los controles Detectivos, Por ejemplo rectificar un rol de

70

pagos, cambiar los datos detectados como error en los controles detectivos o reparar un vehículo que

se ha dañado.

2.6 Enfoque Contemporáneo de Control Interno

INFORME COSO

2.6.1 Origen

En el año 1985 en los Estados Unidos, se formó una comisión patrocinada por:

American Accounting Association (AAA)

American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)

Financial Executive Institute (FEI)

Institute of Internal Auditors (IIA)

Institute of Management Accountants (IMA)

Esta comisión tenía por nombre National Commission on Fraudulent Financial Reporting, pero

también fue conocida como comisión Treadway, y se creó con para:

Identificar las causas de la presentación de información financiera de manera fraudulenta o

falsificada.

Emitir recomendaciones que garanticen la máxima transparencia en lo que se refiere a la

información financiera.

En base a las recomendaciones que fueron publicadas en 1987, las organizaciones patrocinadoras de

dicha comisión, debatieron por más de cinco años y en el año de 1992 finalmente se emite el informe

COSO que corresponde a las siglas en inglés de Committee Of Sponsoring Organizations;

encomendando la redacción del informe a Coopers & Lybrand, el cual tuvo gran aceptación y difusión

en gran parte debido a la diversidad y autoridad que posee el grupo que se hizo cargo de la elaboración

de éste informe.

Se trataba de definir un nuevo marco conceptual del control interno, que integre las diversas

definiciones y conceptos que existían sobre este tema, logrando así que se cuente con un marco

conceptual común, que proporcione un estándar para las organizaciones públicas o privadas, que

mediante la auditoría interna o externa puedan evaluar y mejorar sus sistemas de control, y además

sirve de ayuda a los niveles académicos o legislativos.

71

Por lo expuesto anteriormente se considera de vital necesidad detenernos a abordar el Control Interno

desde su punto de vista conceptual, su importancia, objetivos, principios, normativas, componentes y

limitaciones.

2.6.2 Definición de Control Interno (Informe COSO)

Se define al control interno como un proceso ejecutado por el consejo de administración, por su grupo

directivo y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de

seguridad razonable, en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

“Efectividad y eficiencia de las operaciones

Suficiencia y confiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables” (Estupiñan, 2001, pág. 25)

Esta definición abarca ciertos conceptos fundamentales y son:

El control interno es un proceso, puesto que constituye un medio para alcanzar un fin, y no un

fin en sí mismo.

Es ejecutado por personas que actúan en todos los niveles de la organización, ya que no basta

que sólo existan manuales de organización y procedimientos.

Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad absoluta, ya sea a la

administración o a la dirección, acerca de la consecución de objetivos relacionados con la

fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes.

Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las categorías

señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.

2.6.3 Objetivos del control interno (informe COSO)

Toda organización tiene una misión y visión, éstas determinan los objetivos que se espera alcanzar y

las estrategias necesarias para conseguirlo. Los objetivos se pueden establecer para la organización

como un conjunto o para determinadas actividades dentro de la misma.

A los objetivos se los puede clasificar en tres categorías:

72

Operacionales: se refiere a la utilización efectiva y eficiente de los recursos de una organización.

Por ejemplo el rendimiento, la rentabilidad, la salvaguarda de activos, etc.

Información financiera: está relacionada con la preparación y publicación de estados financieros

confiables.

Cumplimiento: referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas

aplicables.

2.6.4 Componentes del control interno (Informe COSO)

A continuación se muestra el gráfico del control interno con sus componentes:

Figura 2.9 Informe COSO

En (Guerra, 2009, pág. 2)

El control interno está conformado por cinco componentes que se encuentran relacionados entre sí,

que se derivan del estilo gerencial y están integrados en los procesos administrativos.

Estos componentes, que se presentan con independencia del tamaño o naturaleza de la organización,

pueden ser aplicados tanto en empresas pequeñas y medianas, pero de distinta manera que en las

empresas grandes y son:

Ambiente de control.

Evaluación de riesgos.

Actividades de control.

Información y comunicación.

Supervisión y seguimiento (Alberto, 2007, pág. 18)

73

A continuación se muestra los componentes de control interno

Figura 2.10 Componentes del Control Interno

“El control interno es el plan de organización, todos los métodos y procedimientos que

adopta la administración de una entidad para ayudar al logro del objeto administrativo de

asegurar, en cuanto sea posible, la conducción ordenada, eficiente de su negocio incluyendo a

la adherencia a las políticas administrativas, la salvaguarda de activos la prevención, detección

de fraudes, errores del registro contable y la preparación oportuna de información financiera

confiable.” (Maldonado, 1992)

Según Rodrigo Estupiñán en su obra “Control Interno y Fraudes”, indica que “Control interno es un

proceso, ejecutado por la junta directiva, o por el resto del personal diseñado específicamente para

proporcionarles seguridad razonable a la empresa con efectividad, eficiencia de las operaciones,

suficiente confiabilidad en la información financiera, cumpliendo las leyes y regulaciones aplicables”.

La interrelación de los componentes genera una sinergia y forman un sistema integrado, que responde

dinámicamente a las circunstancias cambiantes del entorno.

Cabe mencionar que existe una relación directa entre las tres categorías de objetivos, que es lo que una

entidad se esfuerza por conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesita para lograr

dichos objetivos.

COMPONENTES DEL

CONTROL INTERNO

AMBIENTE DE

CONTROL

EVALUACIÓN

DE

RIESGOS

ACTIVIDADES

DE

CONTROL

INFORMACIÓN

Y

COMUNICACIÓN

SUPERVISIÓN

Y

SEGUIMIENTO

74

2.6.4.1 Ambiente de Control

“Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con

respecto al control de sus actividades.” (Estupiñan, 2001, pág. 27)

El ambiente de control surge como consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la

gerencia y por el resto de los empleados, con relación a la importancia del control interno y su

incidencia sobre las actividades y resultados, constituye la base de todo los demás componentes del

sistema de Control Interno ya que determina las pautas de comportamiento en la organización.

Los principales factores del ambiente de control son:

Integridad y valores éticos.

Competencia profesional.

Filosofía y estilo de dirección.

Estructura y plan de organizacional

Delegación de autoridad y asignación de responsabilidades.

Políticas y prácticas en materia de Recursos Humanos.

Consejo de Administración, comité de auditoría, etc.

Integridad y valores éticos

Tiene como propósito la determinación de los valores éticos y de conducta que se espera obtener de

todos los miembros de la empresa durante el desempeño de sus funciones; la participación de la

administración es clave, puesto que la efectividad del control interno depende de la integridad y

valores que posea la gente que lo diseña y lo implanta.

El comportamiento ético y la integridad son producto de una cultura corporativa, se materializa en las

normas éticas y de comportamiento y en la forma en que éstas se comunican y refuerzan en la práctica.

Dificultad para establecer conductas éticas. Incentivos y tentaciones

Las personas pueden ser incitadas y tentadas a cometer actos deshonestos, fraudulentos, ilegales y

poco éticos por parte de la empresa en la que prestan sus servicios.

Algunos de los motivos por los que se cometen actos de fraude o anti éticos son los siguientes:

Presiones para alcanzar objetivos de rendimiento poco realistas, en especial a corto plazo.

Altas recompensas en base al desempeño.

Establecimiento de límites máximos y mínimos en los sistemas de gratificaciones.

75

Situaciones que pueden ser tentadoras e incitar a cometer actos indebidos:

Falta de controles o controles poco eficaces.

Alto nivel de descentralización.

Una función de auditoría interna débil.

Un consejo de administración poco eficaz que no desarrolla una supervisión objetiva de la alta

dirección.

Sanciones insignificantes a conductas inapropiadas.

La mejor manera de garantizar que se cumplan con las normas éticas, independientemente de si están o

no expuestas en un código de conducta escrito, es a través del comportamiento y el ejemplo de la alta

dirección.

Además son importantes las sanciones impuestas a los empleados que violan dichos códigos.

Competencia profesional

En una organización el nivel de competencia refleja el conocimiento y habilidades que poseen los

empleados para llevar a cabo sus obligaciones y tareas laborales, es necesaria la definición de puestos

y actividades de selección de personal, de formación, de evaluación y promoción para poder cubrir

cada puesto de trabajo por personas capaces de realizar sus labores en forma competente.

Una vez incorporado, el personal debe recibir la orientación, capacitación y adiestramiento necesarios

en forma práctica y metódica.

Filosofía y estilo de Dirección

La filosofía y estilo de dirección afectan a la manera en que la empresa es gestionada y al riesgo

empresarial aceptado. Una gerencia que sin dejar de afrontar los riesgos empresariales toma en cuenta

todos los elementos necesarios para su seguimiento, evitando riesgos improcedentes y que consideran

los aspectos positivos y negativos de cada alternativa, crea una actitud positiva de control interno en la

organización.

Estructura y Plan de Organización

Provee la forma en que se planifican, ejecutan, controlan y supervisan las actividades, para la

consecución de los objetivos de la empresa. La estructura organizativa, representada en un

76

organigrama, muestra el nivel de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se

desarrollan.

Además del organigrama se debe contar con un manual de organización, en el cual se deben asignar

responsabilidades, acciones y cargos, a más de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y

funcionales para cada uno de estos.

Toda delegación conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando proceda, el

trabajo de sus subordinados, y que ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus

responsabilidades y tareas.

Delegación de autoridad y asignación de responsabilidades

Significa delimitar responsabilidades sobre las acciones llevadas a cabo por el personal de la entidad.

La delegación de autoridad se refiere a entregar el control central sobre determinadas decisiones

empresariales a los niveles inferiores de la organización, a las personas que están más cerca de las

operaciones diarias. Es indispensable que todo miembro de la entidad sepa cómo su actuación se

relaciona con las de los demás y contribuye a la consecución de los objetivos, es necesaria la

existencia de procedimientos eficaces que permitan a la dirección supervisar los resultados.

Políticas y prácticas en materia de Recursos Humanos

Estas prácticas indican a los empleados los niveles de integridad, comportamiento ético y competencia

que se espera de ellos, asimismo se refieren a contratación, capacitación, evaluación, promoción,

remuneración y corrección.

Es indispensable que el personal esté preparado para hacer frente a nuevos retos a medida que las

empresas se enfrentan a cambios y se hacen más complejas, debido en parte a los rápidos cambios que

se están produciendo en el mundo de la tecnología y al aumento de la competencia. El proceso de

formación debe ser continuo.

Consejo de Administración o Comité de Auditoría

El ambiente de control y la cultura organizacional se encuentran influidos significativamente por el

consejo de administración y el comité de auditoría, como así también sus interacciones con los

auditores internos o externos. La actividad del consejo de administración u órgano similar resulta

esencial para garantizar la eficacia del control interno.

77

El consejo debe tratar de incluir asesores externos a la entidad que puedan ofrecer opiniones

alternativas, no viciadas por su dependencia a la organización.

2.6.4.2 Evaluación de Riesgos

Consiste en la identificar y analizar los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y

determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. También se refiere a los mecanismos

necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios que influyen en el

entorno de la organización y en el interior de la misma.

El impacto de los riesgos en la organización

Toda organización independientemente de su tamaño, estructura, sector, etc., se enfrentan ante riesgos

que debe sortear, dado que estos afectan a su supervivencia y éxito. El riesgo es inherente a los

negocios y resulta imposible reducir el riesgo a cero, es por ello que la dirección determina cual es el

nivel de riesgo aceptable y trata de mantenerlo dentro de los límites marcados.

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de

las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el

cual el control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse

un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles,

enfocando los riesgos tanto a nivel de la organización (internos y externos) como de la actividad.

Es indispensable el establecimiento de objetivos globales de la organización como de actividades

relevantes, obteniendo una base de los factores de riesgo que amenazan su oportuno cumplimiento.

Objetivos

Los objetivos de una organización pueden estar identificados o estar implícitos. Los objetivos

generales de la organización están representados y nombrados a través de su visión y misión, los

cuales están integrados en objetivos más específicos establecidos para las diferentes actividades de la

empresa. Los objetivos específicos son derivados de la estrategia global de la entidad y deben ser

coherentes entre sí.

Objetivos relacionados con las operaciones.- tienen que ver con la eficacia y eficiencia de las

operaciones, se encuentran relacionados con el objeto social de la empresa y son afectados

directamente por el entorno empresarial, económico, social y tecnológico. Si estos objetivos no se

encuentran bien definidos la entidad corre el riesgo de utilizar equivocadamente sus recursos.

78

Objetivos relacionados con la información financiera: Hace referencia a la preparación de los

estados financieros confiables, están enmarcados en el cumplimento de obligaciones externas,

dado que se deben someter a una serie de certificaciones y controles con el fin de proporcionar

información confiable a terceros posibles inversores, clientes, proveedores, etc., que utilizan éstos

para basar sus evaluaciones.

Objetivos de cumplimiento: se refiere al acatamiento de las leyes y normas establecidas por la

organización.

Un sistema de control interno debe proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los

objetivos de la organización.

Identificación de los riesgos

Todo rendimiento de una organización se ve amenazado por factores internos y externos y es

fundamental que todos los riesgos sean identificados.

Factores externos:

Tecnológicos.

Cambios en las expectativas y gustos de los clientes.

Nuevas normativas regulatorias.

Cambios climatológicos.

Desastres naturales

Factores internos:

Problemas con el sistema de información.

Calidad profesional de los empleados.

Aplicación errónea de recursos.

Los riesgos pueden identificarse en relación con las previsiones a corto y largo plazo y con la

planificación estratégica. Resulta importante que la dirección analice muy cuidadosamente los factores

que pueden contribuir a aumentar los riesgos.

79

Análisis de los riesgos

Debe realizar:

Un análisis de los riesgos identificados.

Una estimación de la importancia de los riesgos.

Una evaluación de la probabilidad de ocurrencia.

Un análisis de la forma de gestionar el riesgo.

Un estudio para determinar si un riesgo resulta o no significativo.

Los riesgos afectan la habilidad de cada entidad para sobrevivir, competir con éxito dentro de su

sector, tener una posición financiera fuerte y una imagen pública positiva, además de una calidad

global de sus productos servicios y empleados.

Gestión del Cambio

Los cambios que se generen hacen que el sistema de control interno que se considera eficaz hoy

mañana no lo sea, lo fundamental es identificar las condiciones que hayan cambiado y tomar las

acciones necesarias ante las mismas.

Factores de la Gestión del Cambio:

Cambios en el entorno operacional

Nuevos empleados

Sistemas de información nuevos o modernizados

Crecimiento rápido

Nuevas Tecnologías

Nuevas gamas, nuevos productos y nuevas actividades

Reestructuraciones internas, estas pueden venir acompañadas de reducciones de personal, de

supervisión y de segregación de funciones inadecuadas.

Actividades en el Extranjero

2.6.4.3 Actividades de Control

Las actividades de control son todas aquellas normas, procedimientos y demás actividades necesarias

para implementar las políticas, las mismas que son realizadas por la Gerencia y el personal, cuyo fin

es asegurar el cumplimiento de las directrices establecidas por la dirección y que están orientadas para

prevenir, controlar y neutralizar los riesgos.

80

Las actividades de control se dividen en tres categorías en función al objetivo relacionado:

Operaciones.

Fiabilidad de la información financiera.

Cumplimiento de la legislación.

Tipos de actividades de control

Existen diferentes tipos de actividades de control que van desde controles preventivos a detectivos,

manuales, informáticos y controles de dirección. A continuación se ejemplifican la gama y variedad de

actividades de control:

Análisis efectuados por la dirección: Los resultados obtenidos se analizan con los

presupuestos, con el fin de evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos.

Gestión directa de funciones por actividades: Los responsables de diversas funciones o

actividades revisan los informes sobre los resultados logrados.

Proceso de información: Realización de controles para comprobar la exactitud, totalidad y

autorización de las transacciones.

Controles físicos: Los más conocidos son los inventarios o recuentos físicos en los cuales se

comprueba su existencia física con los registros de la compañía.

Indicadores de rendimiento: Los indicadores pueden actuar como control de las operaciones o

puede ser relativo a la información financiera.

Segregación de funciones: Hace al reparto de las tareas entre los empleados para que existe un

control por oposición.

Controles sobre los sistemas de información Es necesario remarcar la importancia de contar

con buenos controles de las tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel

fundamental en la gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento de datos, la

adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los

sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.

Las actividades de control se respaldan en dos elementos importantes: políticas y procedimientos. Las

políticas determinan que es lo que se debería hacer, y los procedimientos determinan las acciones a

llevar a cabo para cumplir las políticas.

2.6.4.4 Información y Comunicación

Actualmente dada la facilidad y la disponibilidad para acceder a la información, existen algunos datos

que son útiles y relevantes para la empresa y para la realización de los objetivos propuestos por ésta.

81

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue

oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales, si dicha

información es oportuna, precisa y fiable la dirección puede tomar decisiones precisas.

INFORMACIÓN.- Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y difundir los

datos útiles para la empresa, también funcionan como herramientas de supervisión. Estos sistemas de

información pueden ser informatizados, manuales o la combinación de ambos.

Los sistemas de información pueden ser:

Formales: es la información que se obtiene a través de un seminario, congreso, etc.

Informales: es aquella que surge de conversaciones con los clientes, proveedores, etc.

Hoy por hoy, las empresas se mueven en un entorno cada vez más cambiante, por eso es importante

que exista flexibilidad en los sistemas de información para que puedan adaptarse de forma oportuna y

ágil a las condiciones del entorno.

Para obtener información financiera importante el sistema de contabilidad, recurre a los métodos,

registros y niveles de seguridad, establecidos para la contabilización, proceso, resumen e informe de

las operaciones de la entidad y para mantener contablemente los activos, pasivos e inversiones de los

accionistas.

Una acertada toma de decisiones se basará en la calidad de la información utilizada que dependerá de

los siguientes factores:

Contenido: Está toda la información necesaria.

Oportunidad: Tiempo de obtención adecuado.

Actualidad: Información reciente.

Exactitud: Contiene datos correctos.

Accesibilidad: Fácil obtención por las personas adecuadas.

COMUNICACIÓN.- La Comunicación consiste en la manera de proporcionar información a las

personas adecuadas, sobre sus roles individuales y responsabilidades que tienen frente al control

interno.

Comunicación interna

Es importante que exista claridad y la eficacia en el momento de la comunicación entre la alta

dirección y el personal, cada miembro de la empresa tiene que saber cómo están relacionadas sus

actividades con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera

82

deben comunicar la información relevante que generen y cómo afecta cualquier desvío de sus

actividades al control interno, con el fin de tomar las medidas correctivas adecuadas.

Comunicación externa

Además de una buena comunicación interna entre los miembros de una organización, es importante

aquella comunicación externa, con los clientes y proveedores, la misma que favorezca el flujo de toda

la información.

Las comunicaciones recibidas de terceros muchas veces brindan información importante sobre el

funcionamiento del sistema de control interno, pero una entidad con una historia basada en la

integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación.

2.6.4.5 Supervisión y Seguimiento

Los sistemas de control interno se encuentran diseñados para operar en determinadas circunstancias,

sin embargo, con el pasar del tiempo, las condiciones evolucionan debido a factores externos e

internos, que hacen que los controles pierdan su eficiencia.

Le corresponde a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así

mismo, resulta fundamental su revisión, evaluación y actualización periódica, para mantenerla en un

nivel adecuado, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser

reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron

inaplicables.

El proceso de supervisión asegura que el control interno continúa funcionando adecuadamente.

Existen dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales, cuanto

mayor sea el nivel y eficacia de la supervisión continuada menor será la necesidad de evaluaciones

puntuales.

Actividades de supervisión continuada

Existen actividades que permiten efectuar el seguimiento de la eficacia del control interno, a

continuación se citan algunos ejemplos.

o Verificar la existencia física de los recursos y cotejarlos con los registros.

o Seguimiento de los informes de auditoría, reporte de deficiencias, etc.

83

o Comparación de información generada internamente con otra preparada por entidades

externas, las cuales podrían permitir determinar la existencia de problemas internos.

o Se debe realizar juntas de trabajo y de evaluación en las que se traten problemas de

operación asociados directa o indirectamente con la efectividad de los controles.

o Descubrimiento de fraudes o errores cometidos por el personal o por terceras personas.

Evaluaciones puntuales

Para determinar el alcance y la frecuencia de la evaluación del control interno, se debe tomar en cuenta

la magnitud e importancia de los riesgos que afecten al sistema de control, mientras más importantes

sean los riesgos, mayor será la frecuencia de evaluación y son llevados a cabo por los responsables de

las unidades, divisiones, etc.

La persona encargada de evaluar deberá tener conocimiento de cada una de las actividades de la

entidad, es decir, debe conocer el funcionamiento real del sistema, el evaluador para comprobar si el

sistema ofrece una seguridad razonable con respecto a los objetivos, analizará el diseño del sistema de

control interno y los resultados de las pruebas realizadas.

Con respecto a la documentación de soporte del sistema de control interno, se puede decir, que ésta,

varía en función a la dimensión y complejidad de la empresa, todo proceso de evaluación del sistema

de control interno deberá ser debidamente respaldada y documentada, la misma que sirva como

evidencia ante cualquier posible cuestionamiento.

Para mantener la eficacia del sistema de control interno, resulta imprescindible informar las

deficiencias detectadas que afectan a la concreción de los objetivos, a las personas adecuadas, a fin de

que se tomen las medidas correctivas. Por ejemplo el caso de un director general, éste deseará que le

comuniquen las infracciones graves de políticas y procedimientos o aquellas que puedan tener un

importante impacto financiero o son de implicancias estratégicas.

2.7 Evaluación del sistema de control interno

2.7.1 Definición

El autor René Fonseca en la obra Auditoría Interna lo define de la siguiente manera:

La evaluación del control interno consiste en la revisión y análisis de todos los

procedimientos que han sido incorporados al ambiente y estructura de control interno, así

como a los sistemas que mantiene la organización para el control e información de las

operaciones y sus resultados, con el fin de determinar si éstos concuerdan con los objetivos

institucionales, para el uso y control de los recursos, así como la determinación de la

consistencia del rol que juega en el sector que se desarrolla. (Fonseca, 2003, pág. 155)

84

Hay que tomar en cuenta los criterios de los responsables de las operaciones, también de los

administrativos y técnicos que tienen relación con los procesos evaluados, puesto que son los

verdaderos conocedores de las operaciones y sus procesos, además ellos están al tanto la viabilidad de

las acciones o la aplicabilidad de las recomendaciones que se les efectuaron.

2.7.2 Objetivos

Para facilitar la evaluación a continuación se describen los siguientes objetivos:

Adquirir un conocimiento global de la organización y funcionamiento del área que va a ser

evaluada, a fin de determinar el grado de confianza sobre en el control interno, como base para

planificar la evaluación del control interno o cualquier tipo de auditoría.

Evaluar la estructura de control interno existente en la actividad sujeta a revisión, así como

también su interrelación funcional y operativa para de esta forma identificar cuáles son las

áreas de mayor riesgo en la ejecución de las operaciones.

Averiguar cuáles son las causas que originan las áreas críticas, para presentar

recomendaciones sobre los hallazgos encontrados, y de esta manera contribuir al

mejoramiento permanente del control interno.

Definir el grado de eficiencia, efectividad y economía, para tener una certeza en la

confiabilidad de la información financiera, técnica y administrativa y en la salvaguarda de los

recursos de la empresa.

El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases:

1. La revisión preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y

métodos establecidos por la entidad.

2. La realización de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los

controles se encuentran en uso y que están operando tal como se diseñaron.

2.7.3 Métodos de Evaluación

El estudio y evaluación del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no

solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.

Los métodos para realizar el estudio y evaluación del control interno son:

85

Método Narrativo o Descriptivo

Método de Cuestionario

Método Gráfico o diagramas de flujo

Método Combinado o mixto

2.7.3.1 Método Narrativo o Descriptivo

Este método consiste en la descripción de las actividades y procedimientos que son utilizados por el

personal, en las distintas unidades administrativas que conforman la entidad, también se detallan las

características del sistema de control interno especialmente a lo que se refiere a los sistemas o registros

contables.

La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades

administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.

A ésta explicación narrativa se la conoce como memorando. En este método el evaluador debe detallar

por escrito los principales procesos a ser evaluados en cada una de las áreas relevantes de la entidad,

identificando procedimientos, personal a cargo, formularios utilizados, registros, niveles de

aprobación, etc. La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el evaluador, por

funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.

Este método si bien es cierto, conlleva un poco más de tiempo en la evaluación, pero es muy simple,

flexible y permite conocer las verdaderas características de control existentes en entidades pequeñas,

sin embargo, a medida que aumenta el tamaño de la empresa, este se hace más difícil de controlar.

Pues resulta más complejo detectar cabos sueltos, y el tamaño del mismo es molesto de manejar.

La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y

juicio del evaluador y que puede consistir en:

Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de

su revisión.

Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias del control

interno encontradas.

Siempre deberá tenerse en cuenta el impacto que genere la operación en la unidad administrativa

precedente en la unidad siguiente.

86

Ventajas:

Se realiza un estudio detallado de cada operación, con lo que se obtiene un mejor conocimiento de

la empresa.

Se exige al personal involucrado a realizar un esfuerzo mental, a fin de hacer un análisis y

escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas:

Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.

No se puede obtener un índice de eficiencia.

Otro factor en contra en la utilización de un memorando, es el hecho de que el auditor posea poca

aptitud para la escritura. Un signo de puntuación o una palabra mal empleada puede dar lugar a

una mala interpretación grave.

Ejemplo:

NARRATIVA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

La cuenta de activos fijos es manejada a nivel de detalla con un sistema diseñado a la

medida por el departamento de sistemas. El detalle del saldo del auxiliar es conciliado

con el mayor general cada mes. De la conciliación, no se deja evidencia escrita acerca

de su realización. Esta es realizada por el jefe de contabilidad general y esta investigada

las diferencias. La aprobación es llevada a cabo por el gerente de administración y

finanzas, el cual revisa detalladamente, la disposición que se haga de la diferencia

encontrada. La empresa posee las siguientes políticas no documentadas respecto a

ciertas operaciones con sus activos fijos.

a) Se considera gastos del ejercicio, aquellas compras de activos con un costo menor a 500

dólares.

b)

c) Los activos serán depreciados usando el método de línea recta de acuerdo con la vida

útil estimada, las cuales serán revisadas anualmente por el gerente de administración y

finanzas.

d)

e) Las disposiciones de activos fijos, deben ser aprobadas de la siguiente forma:

Activos con un costo mayor a 500 dólares por el gerente de administración y finanzas,

las compras menores serán consideradas como gastos.

Todas las compras de activos fijos, deberán ser realizadas con una requisición y

justificación del mismo, debiendo estar aprobado.

Una vez cada año se toma un inventario físico de los activos.

87

2.7.3.2 Método de Cuestionario

En este método el evaluador utiliza cuestionarios previamente elaborados por él, con base a preguntas

que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas, respecto a

cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.

Dichos cuestionarios consisten en un listado de preguntas básicas y específicas en un sistema de

control interno, al finalizar cada pregunta el evaluador debe anotar a lado de ella la respuesta Si ó No.

Las preguntas son formuladas de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una

adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el

sistema establecido. Algunas preguntas probablemente no resultan aplicables; en ese caso se utilizan

las letras N.A. no aplica.

Los cuestionarios pueden ser utilizados durante varios años, codificando las respuestas de forma que

se pueda identificar el año al que corresponden, lo que permitirá detectar a la persona que evalúa,

cualquier cambio en el sistema de control interno de la empresa.

No obstante el examen del control interno no concluye con la contestación de las preguntas, el

evaluador debe obtener más pruebas que le permitan determinar si realmente se llevan a cabo los

procedimientos de control.

Ventajas.

Constituye un ahorro de tiempo.

Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún

procedimiento se alteró o descontinuó.

Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.

Desventajas.

El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.

Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes, si no existe una

idea completa del porqué de estas respuestas.

Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.

Consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y

fortalezas del sistema de control interno.

88

Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a

examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos

donde pueden existir deficiencias para así formular la pregunta clave que permita la evaluación del

sistema en vigencia en la empresa.

Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de

control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicable a cualquier empresa,

pero la mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con

su objeto social.

Cuestionario de Control Interno

INVENTARIOS

N° Preguntas Si No Observaciones

1

¿Se mantiene actualizada la base

de datos de los proveedores

la mercadería?

X

Se debe mantener un

archivo actualizado de los que

entregan

Proveedores.

2

¿Se realiza Conteo físico de

inventarios? X

Es recomendable que

lo realice cada trimestre.

3

¿Se tiene un listado de los precios

De los productos? X Se actualiza cada mes

4

El Bodeguero es el responsable

mercadería? X

Capacitar al Personal

de la recepción

Elaborado por: T.A. Fecha: 30 Mayo 2010

Aprobado por: C.M. Fecha: 30 Mayo 2010

2.7.3.3 Método Gráfico o Diagramas De Flujo

Mediante la utilización de cuadros y gráficos, se describe objetivamente el flujo de las operaciones a

través de los distintos departamentos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de

control para el ejercicio de las operaciones.

El evaluador utiliza símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los

procedimientos que se siguen en la empresa, esto permite que se detecte con mayor facilidad los

aspectos donde se encuentran debilidades de control, pero hay que reconocer que el evaluador requiere

de una mayor inversión de tiempo para la elaboración de los flujo gramas y debe tener también

habilidad para hacerlos.

89

Ventajas

Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.

Identifica la ausencia o inexistencia de controles financieros y operativos.

Permiten tener una visión panorámica de los procedimientos.

Determina las desviaciones en las rutinas de trabajo.

Facilita la formulación de recomendaciones y sugerencias.

Desventajas

Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado con este sistema.

Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

Se recomienda que se utilice este método como auxiliar a los otros métodos.

2.7.3.3.1 Simbología

Para la construcción de los diagramas de flujo se utilizarán los siguientes símbolos:

Inicio o final de diagrama

Realización de una actividad

Realización de una actividad contratada

Análisis de situación y toma de decisión

Actividad de control

Documentación (Generación, consulta, etc.)

90

Bases de datos

Conexión o relación entre partes de un diagrama

Indicación del flujo del proceso

Ejemplo: Flujograma de la Selección de Proveedores

91

2.7.3.3.2 Método Combinado o Mixto

Resulta muy beneficioso utilizar la combinación de los métodos anteriores para obtener mejores

resultados e información más específica.

Por ejemplo:

El diagrama facilita la respuesta de algunas de las preguntas del cuestionario ya que si se observa el

gráfico se puede apreciar todos los detalles significativos de los procesos y de detectarse debilidades se

puede efectuar las respectivas recomendaciones.

2.8 COSO

A continuación se muestra el Modelo COSO:

Figura 2.11 Modelo COSO

En: (Guerra, 2009)

92

2.8.1 Plan General

Los objetivos a los cuales se enfoca, es que a través del establecimiento de políticas, procedimientos,

estrategias, se podrá llevar a cabo actividades administrativas como financieras indicando la persona

responsable lo que tiene que hacer, de igual manera están los flujo gramas los cuales representan en

forma sencilla y fácil como comprender la secuencia de los flujos de la realización de las operaciones

contables financieras a realizar.

A continuación se muestra el Modelo COSO ERM:

CONTENIDOCOSO ERMPLAN GENERAL

OBJETIVOS DEL MANUAL

POLITICAS

NORMAS

ALCANCE

FLUJOGRAMAS

PROCEDIMIENTOS

FORMATOS

21

Figura 2.12 COSO ERM

En (Barbosa, 2013, pág. 126)

2.8.2 Aplicación del COSO ERM

En esta fase se desarrolla la aplicación de ocho componentes, con el propósito de que la entidad

oriente sus operaciones basada en una estructura organizacional adecuada a sus actividades, que

cuente con valores éticos, así como a cumplir con las partes internas y externas, así mismo deberán

identificar aquellos eventos internos y externos que den lugar a riesgos que afecten sus operaciones

93

contables financieras y la respuesta que deben dar a estos riesgos como una alternativa de solución.

Así mismo deberán realizar actividades de control de comunicación y monitoreo con el propósito de

establecer que las actividades se están desarrollando eficazmente.

A continuación se muestra los Componentes de COSO ERM:

Figura 2.13 COSO ERM

En: (Barbosa, 2013)

Ambiente Interno

Trabajar en función de lograr una cultura ética dentro de la entidad de la Empresa Italbras Cía. Ltda. y

al mismo tiempo establecer en las personas una cultura de filosofía hacia la detección de posibles

riesgos que puedan ocurrir y afectar los objetivos trazados.

Establecimiento de Objetivos

Son los objetivos que la Empresa Italbras Cía. Ltda. quiere alcanzar ya sea a corto o largo plazo,

mismos que están orientados en obtener la eficiencia y efectividad de las operaciones contables

financieras y cumplimiento de leyes.

94

Identificación de Eventos

Es identificar los eventos que dan lugar a posibles riesgos y oportunidades que pueden afectar o

beneficiar los objetivos que se han trazado a corto y largo plazo la entidad.

Valoración de riesgos

Consiste en realizar un análisis para detectar los posibles riesgos que pueden afectar el resultado de los

objetivos trazados por las empresas de comercialización así como sus operaciones contables y fuentes

de financiamiento.

Respuestas al Riesgo

La gerencia de la entidad deberán desarrollar acciones que le ayuden a encontrar posibles respuestas

en cuanto a: aceptar, compartir, mitigar, y evitar los riesgos resultantes de las operaciones contables

financieras.

Actividades de Control

Consiste en desarrollar políticas y procedimientos que se deben establecer como medidas para

identificar que se están llevando a cabo los distintos tipos de controle implementados para reducir los

riesgos resultantes.

Información y Comunicación

Consiste en buscar diferentes medios de comunicación tanto internos y externos que sean eficaces para

transmitir a las personas involucradas en las operaciones contables financieras.

Monitoreo

“Componente Final del COSO ERM, en donde las entidades deben buscar y asegurar que el control

interno funcione adecuadamente, realizando un seguimiento a evaluaciones y mejoras.” (Slosse, 2000,

págs. 73 -75)

2.9 Procedimientos

2.9.1 Concepto

Considerado como una presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde,

con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

95

2.9.2 Características

Dentro de los procedimientos encontramos las siguientes:

Completos.- Consideran elementos materiales y humanos, así como el objetivo deseado.

Coherentes.- Que sus pasos sean sucesivos, complementarios y que tiendan al mismo

objetivo.

Estables.- Firmeza del curso establecido, que no cambien a menudo, sino únicamente por

emergencias.

Flexibles.- Que permitan resolver emergencias sin romper la estructura establecida y que se

restablezca el procedimiento al cesar la emergencia.

Continuidad. Tienden a perpetuarse una vez establecidas y las modificaciones solo se

agregan a las ya establecidas.

2.9.3 Importancia

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una compañía, aunque, como

sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad

de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor

eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a

realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la

organización". (p.54)

2.9.4 Elementos

Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:

Identificación. Este título contiene la siguiente información; Logotipo de la organización,

Denominación y extensión (general o específico) de corresponder a una unidad en particular

debe anotarse el nombre de la misma.

Lugar y fecha de elaboración.

Numero de revisión.

Unidades responsables de su revisión y/o autorización

Índice o contenido; Relación de los capítulos que forman parte del documento.

Introducción; Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e

importancia de su revisión y actualización.

96

Objetivos de los procedimientos; Explicación del propósito que se pretende cumplir con los

procedimientos.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.

Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en

cualquiera de sus fases.

Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos

generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que

participan en los procedimientos.

2.9.5 Objetivo

Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma

de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).

El objetivo primordial básico de todo estudio de procedimiento es simplificar los métodos de trabajos,

eliminar las operaciones y la papelería innecesarias, con el fin de reducir los costos y dar fluidez y

eficacia a las actividades.

Sin embargo, existen objetivos secundarios como:

1. Eliminar operaciones combinándolas entre si o suprimiéndolas.

2. Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficacia.

3. Eliminar movimientos innecesarios o reducirlos al mínimo para ahorrar tiempo y evitar cuellos de

botella.

4. Eliminar las demoras con el mismo fin de ahorrar tiempo.

5. Centralizar las inspecciones conservando el control interno.

6. Situar las inspecciones en los puntos clave.

2.9.6 Alcance

Para Melinkoff, (op.cit) señala que: " Se aplica para alcanzar un aumento del rendimiento

independientemente en el área laboral o en distintos operaciones del trabajo rutinario, lo cual

permitiría adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuir a una buena coordinación y

orden en las actividades de la organización o de un grupo de personas" (p.30).

97

2.9.7 Responsables

Responsables.- Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en

cualquiera de sus fases.

2.9.8 Documentación

Es necesario que la descripción de los procedimientos responda a la realidad operativa y estén de

acuerdo con las normas y políticas jurídico-administrativas establecidas al efecto.

Se deben recabar documentos y datos en general, que una vez organizados, analizados y

sistematizados, permitan diseñar los procedimientos tal y como operan en el momento, para que

posteriormente se propongan los ajustes que se consideren pertinentes.

Levantar un inventario general de los procedimientos de trabajo, aquellos que se inician y terminan en

la propia área y en otras áreas. Este inventario puede ser la integración de una relación o listado que

contenga nombre, el objetivo de los procedimientos y las Unidades Administrativas responsables de su

ejecución.

2.9.9 Fuentes de Información

Se hace referencia a las instituciones, áreas de trabajo, documentos o personas donde se puede obtener

datos para la investigación.

Archivos de la Empresa o Institución: es posible obtener información básica sobre procedimientos de

trabajo (sobre todo so el puesto o procedimiento ya tiene tiempo de realizarse y se han hecho

modificaciones anteriores) tratando de obtener el mayor número de documentos existentes acerca de

las actividades y operaciones que son efectuadas por las diferentes áreas que intervienen directa o

indirectamente con el procedimiento.

2.9.10 Políticas

Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de

acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los

procedimientos.

98

2.9.11 Descripción del procedimiento

Procedimiento para la realización de Ventas a Clientes.

Ventas a crédito

N° RESPONSABLE ACTIVIDAD

1. Asistente de ventas

Recepta el Pedido del Cliente y envía al

Bodeguero.

2. Bodeguero Revisa la Orden de Pedido y verifica las

existencias de los repuestos lo que

comunica al Jefe de Comercialización.

3. Jefe de Comercialización Analiza la información tomando la

decisión si aprueba o no el crédito

aprobar el Crédito y entrega la

resolución al Asistente de Ventas.

4. Asistente de Ventas Elabora la Factura adjuntando la orden

de pedido del cliente y envía al

Bodeguero.

5. Bodeguero Revisa la documentación y procede al

despacho de la mercadería.

99

2.9.12 Representación gráfica

A continuación se muestra un ejemplo de representación grafica

Figura 2.14 Representación Gráfica

Fuente: Información Italbras Cia.Ltda.

100

2.10 Importaciones

Es la acción de ingresar mercancías extranjeras al país cumpliendo con las formalidades y

obligaciones aduaneras, dependiendo del RÉGIMEN DE IMPORTACIÓN al que se haya sido

declarado. (Secretaria Nacional de Aduana, 2014)

2.10.1 Regímenes de importación

Importación para el Consumo (Art. 147 COPCI)

Admisión Temporal para Reexportación en el mismo estado (Art. 148 COPCI)

Admisión Temporal para Perfeccionamiento Activo (Art. 149 COPCI)

Reposición de Mercancías con Franquicia Arancelaria (Art. 150 COPCI)

Transformación bajo control Aduanero (Art. 151 COPCI)

Depósito Aduanero (Art. 152 COPCI)

Reimportación en el mismo estado (Art. 152 COPCI)

2.10.2 Proceso de importación

Requisitos para ser Importador en la Aduana

1. Obtenga el Registro Único de Contribuyente (RUC) que expide el Servicio de Rentas Internas

(SRI).

2. Obtener el Certificado digital para la firma electrónica y Autenticación otorgado por el Banco

Central del Ecuador y Security Data en: http://www.eci.bce.ec/web/guest/

y http://www.securitydata.net.ec/

3. Registrarse en el Portal de ECUAPASS: http://www.ecuapass.aduana.gob.ec

4. Busque la asesoría y servicios de un Agente de Aduana de su confianza, quien realizará los

trámites de desaduanización de sus mercancías o a través nuestro, puesto que contará no sólo con

la persona encargada de desaduanizar sus cargas, sino además de un selecto grupo de

profesionales expertos en materia aduanera, quienes lo asesorarán en todas sus dudas respecto a lo

que se puede o no importar, permisos y requisitos a cumplir de acuerdo al tipo de mercancía que

necesita importar. La Abogada María Fernanda Reyes le ayudará además en el caso de suscitarse

problemas con su importación.

http://www.eci.bce.ec/web/guest/

http://www.securitydata.net.ec/

http://www.ecuapass.aduana.gob.ec/

101

5. Una vez realizados los pasos anteriores, ya se encuentra habilitado para realizar una importación;

sin embargo, es necesario determinar que el tipo de producto a importar cumpla con los requisitos

de Ley. Esta información se encuentra establecida en las Resoluciones Nº. 182, 183, 184 y 364 del

Consejo de Comercio Exterior e Inversiones (COMEX), http://www.comex.gob.ec

Proceso de importación es el siguiente:

Nota de Pedido (Obligatorio)

Hay que entregarla a la Aduana, a la Verificadora y al Banco. Debe contener lo siguiente:

Fecha

Número preimpreso

Nombre y dirección del importador

Nombre y dirección del exportador

País de origen

Lugar de embarque

Lugar de destino

Vía (aérea, marítima o terrestre)

Término de la mercadería (FOB, CyF, CIF)

Moneda (en letras)

Forma de pago (giro directo, etc.)

Fecha de inicio de la negociación

Autorizaciones (cuando proceda)

Entregarla a la Aduana y a al Banco. Con la Nota de Pedido, si el tipo de mercadería así lo exige, se

procederá a obtener las Autorizaciones en el ministerio o entidad pública de acuerdo a lo que dice la

ley. Ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. Calcule que el trámite para obtener dicha

Autorización tomará entre 10 a 15 días hábiles, según revela los hechos.

Póliza de seguro (cuando proceda)

Entregarla a Aduana - Si hemos obtenido un seguro, hay que incluir la póliza siempre en nuestra

documentación a entregar. De acuerdo a la ley ecuatoriana, debemos adquirir el seguro de una

aseguradora radicada en el país. Existen tres tipos de seguro:

http://www.comex.gob.ec/

102

Libre de avería

Libre de avería particular

Contra todo riesgo.

Este último tipo puede ser por:

Fenómenos naturales,

Choques

Oxidación, humedad, exudación del barco, contaminación con olores extraños, contaminación

con bichos del exterior (cucarachas), contaminación por ratas.

Generalmente el seguro cubre de bodega a bodega, y los valores asegurados pueden ser: FOB, CyF,

CyF+U (utilidades, que es el 10% del CyF). La suma asegurada es la máxima que nos reconoce la

aseguradora. ¿Qué pagamos en un seguro? Primero, la prima, es decir, el porcentaje sobre la suma

asegurada que vamos a pagar; además, existe la Contribución a la Superintendencia de Bancos (CSB)

que constituye el 3.5% de la prima; y si cree que eso es poco, también hay que pagar el Derecho de

Emisión (DE) que constituye los valores que establece cada aseguradora por los papeles que nos llena

y nos entrega. Ahora, existe 1) franquicia deducible, que consiste en valor absoluto o relativo

(dependiendo de cada aseguradora) en el que se establece un piso: si el robo es menor a los $300,000,

sólo nos dan el pésame, y si es -por ejemplo- $400,000, sólo nos pagan la diferencia, es decir

$100,000, y, 2) franquicia no deducible, que consiste en el pago del valor total del robo, pero esto en

nuestro país no existe. Obligatoriamente debemos pagar el IVA, el 12%, y su base imponible es Prima

+ 3.5% + CSB + DE. Veamos un ejemplo para entender qué se recupera con un robo del 10% de lo

asegurado y cuánto pagamos por IVA.

¿Qué pasa si la mercadería no viene con póliza de seguro? Como importadores debemos declarar el

CyF, y el fisco puede con plena razón hacernos el reajuste efectivo. Si la aseguradora nos da 0.5%,

nadie puede obligarnos el 2%. Este tema está sujeto a mayor investigación, pero puede acudir a una

aseguradora para mayor información.

Hay dos tipos de seguro de transporte: a) una póliza que se tramita para cada importación; o, b) una

póliza “madre”, con un monto grande y preestablecido como suma asegurada, de la cual se desprenden

las “hijas” o aplicaciones para cada importación, ésta póliza se llama Seguro Flotante. Una póliza de

transporte debe contener la siguiente información:

Número de la Póliza

Número de la Aplicación (si es del caso)

Nombre del Asegurado

103

Ruta del viaje (desde origen hasta destino)

Tipo de Transporte

Nombre de la compañía transportadora

Fecha de arribo (se puede señalar que una “Fecha por Confirmar”). Cabe señalar que esta fecha debe

coincidir con la indicada en la Carta de Crédito, o en otras palabras, cuando se tiene Carta de Crédito

ya no se puede poner “Por confirmar”.

En algunos casos se señala Consignatario, quien es el beneficiario de la póliza (por ejemplo: el Banco

Corresponsal); de esta manera la póliza sirve como garantía financiera.

Marcas (que son las iniciales del importador) y números (que indican la cantidad de paquetes que se

transportan, por ejemplo: 1/300 significa de 1 a 300 cajas).

Embalaje

Peso kilos neto

Peso kilos bruto

Sub-partida arancelaria

Descripción

Cantidad de Bultos y Contenidos

Valor unitario

Valor FOB

Valor TOTA

Lugar y fecha

Firma del importador

Solicitud de Verificación de Importación (SVI) (cuando proceda)

Entregarla a la Verificadora. Sólo para mercadería cuyo valor FOB es mayor a $4,000. Se llena esta

solicitud y se la entregamos a la Verificadora (SGS, Bureau Veritas, Cotecna o ITS) junto con la Nota

de Pedido. Recordemos que se debe pagar hasta el 1% del valor FOB, con un mínimo de $180, valor

que suele pagarse 50% al presentar la solicitud y el 50% restante cuando la Verificadora entrega el

Certificado de Inspección (CI).

Contacto de Exportador: es muy importante poner el nombre de la persona de confianza quién

notificará cuándo la mercadería esté lista para ser verificada.

104

Observaciones: Sirve para aclarar si la carga es peligrosa, para aclarar el precio (si ha habido

descuentos), si son embarques parciales.

Certificado de Inspección (CI) (cuando proceda)

Entregarlo a la Aduana. Este certificado es proporcionado por la Verificadora, luego de haber

entregado previamente el SVI, y sólo si la mercadería tiene un valor FOB mayor a $4,000. Según la

Ley, si una mercadería ingresa al Ecuador sin el CI, no se puede nacionalizar.

Certificado de Origen (cuando proceda)

Entregarlo a la Aduana. Es en este momento cuando, si la mercadería así lo exige, procedemos a

conseguir un Certificado de Origen.

Manifiesto de Carga (obligatorio)

Viene con la mercadería que llega a la Aduana. Indica el medio de transporte, el lugar determinado y

fecha establecida, la fecha de embarque, fecha que es necesaria para saber si el DUI fue aprobado por

el Banco Corresponsal antes de esa fecha, pues, caso contrario, la mercadería deberá ser reembarcada.

Si el manifiesto de carga llega con la mercadería, no tenemos problemas. Si el manifiesto de carga no

consta con la mercadería, se considera este acto como un delito o ilícito aduanero.

Si llega menor cantidad de la mercadería manifestada, el importador tributará sólo por la mercadería

que ha llegado, y él se las arreglará con el exportador. Pero si llega mayor cantidad, existen dos

situaciones:

a) Si el margen excedente es menor del 10% de lo que dice el manifiesto, es una falta, no un delito, y

se puede aceptar (errar es humano).

b) Si el margen excedente es superior al 10% se considera un delito o ilícito aduanero. Ya se habrá

dado cuenta la diferencia entre delito (ilícito) y falta reglamentaria, algo así como el agua y el aceite.

Y si no se dio cuenta: la diferencia está en que la una significa dolo y la otra, simple trasgresión de la

norma, aunque esta última no significa que esté exento de multas.

Conocimiento de embarque (obligatorio)

Hay que entregarlo a la Aduana Este documento es entregado al importador, quien debe -a su vez-

entregar original o copia a la Aduana. Ahora dependiendo de la vía de transporte se llamará

conocimiento de embarque (marítima), guía aérea (aérea, obviamente) o carta de porte (terrestre). Si la

105

mercadería viaja en contenedores, estos tienen un sello de seguridad conocido como precinto; este

precinto tiene un código, el cual debe constar en el conocimiento de embarque.

Como nota aclaratoria, una mercadería consolidada (la empresa de transporte es la que realiza la

consolidación) es cuando varios importadores comparten un contenedor. En este caso, existe un

conocimiento-madre que luego debe convertirse en varias guías-hijas.

Factura comercial (FC) (obligatorio)

Hay que entregarlo a la Aduana. La factura es la que servirá de base para la declaración aduanera.

Documento Único de Importación (DUI) (obligatorio)

Éste consta de tres formularios:

2.10.3 DUI-A (obligatorio)

Entregarlo a la Aduana y al Banco. Si el valor FOB de la mercadería es mayor a $4,000, debe

presentarse el DUI a un Banco corresponsal en Ecuador, autorizado por la Aduana, para que éste dé su

visto bueno, previo al embarque de la mercadería.

ADVERTENCIA: Si la mercadería llega al país sin tener el visto bueno del Banco, la mercadería debe

ser reembarcada, desafortunadamente puede presentarse el caso en que se obvie la ley y más bien se

aplique una multa del 10% del valor CIF.

Para ver los casos que no requieren visto bueno,. Podemos bajarnos un ejemplar del DUI-A del Web

de CAE, pero el original debemos adquirirlo en la Aduana. Este formulario sólo sirve para una sub-

partida arancelaria.

El DUI aprobado por el banco no tiene plazo de validez, es indefinido, excepto en las mercaderías con

restricciones, y en este caso, el plazo de validez del DUI está determinado en las Autorizaciones.

Luego del visto bueno por parte del Banco (puede demorarse hasta dos días), en el que se nos ha

designado un número, se termina de llenar la información:

DECLARACIÓN ADUANERA ÚNICA DAU

La declaración Aduanera Única, debe ser presentada electrónicamente y/o física de acuerdo al

procedimiento y al formato establecido por el SENAE (SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL

ECUADOR).

106

DECLARANTE DEL DAU

La Declaración Aduanera es única y personal, consecuentemente será transmitida o presentada por el

importador o a través de un Agente de Aduanas.

Un Agente de Aduanas es la persona natural o jurídica cuya licencia, otorgada por el SENAE, le

faculta gestionar de manera habitual y por cuenta ajena, el despacho de las mercancías, estando

obligado a facturar por sus servicios.

El declarante será responsable ante el SENAE por la exactitud de la información consignada en la

Declaración Aduanera.

CONTENIDO DE LA DECLARACIÓN ADUANERA

La Declaración Aduanera contendrá, al menos, la identificación del Declarante, la del medio de

transporte, la descripción de las mercancías, origen, procedencia y el valor de las mismas.

PLAZOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA DECLARACIÓN

En el caso de las importaciones, la Declaración Aduanera podrá ser presentada física o

electrónicamente en un período no superior a 15 días calendario previo a la llegada del medio de

transporte, y hasta 30 días calendario siguiente a la fecha de su arribo.

TIPOS DE DECLARACIÓN ADUANERA:

1. Declaración Aduanera.- La Declaración Aduanera será presentada de manera electrónica, y física

en los casos en que determine la SENAE.

Esta transmisión junto a los documentos de soporte, y los documentos de acompañamiento deberá

efectuarse a través del sistema informático del SENAE en los formatos preestablecidos.

2. Declaración Sustitutiva.- Constituye una herramienta de corrección para el declarante, en los casos

en que se haya registrado información incompleta o errada al momento de la presentación de la

Declaración.

3. Solo se podrá presentar una declaración sustitutiva por cada Declaración Aduanera.

4. Declaración Aduanera Simplificada.- La Dirección General del SENAE establecerá los casos en

que, por razones de agilidad o simplificación, se admitirá la presentación de declaraciones

aduaneras simplificadas.

107

DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN A LA DECLARACIÓN ADUANERA

Los documentos que acompañan a la declaración aduanera son los siguientes:

1. Documentos de Acompañamiento.- Aquellos que denominados de control previo deben tramitarse

y aprobarse antes del embarque de la mercancía de importación.

2. Documentos de Soporte.- Estos documentos originales, ya sea en físico o electrónico, deberán

reposar en el archivo del declarante, y son los siguientes:

a. Documento de transporte.- Constituye ante la Aduana el instrumento que acredita la propiedad

de las mercancías.

b. Factura Comercial.- La factura comercial será para la aduana el soporte que acredite el valor

de transacción comercial para la importación de las mercancías.

c. Certificado de Origen.- Es el documento que permite la liberación de tributos al comercio

exterior en los casos que corresponda, al amparo de convenios internacionales.

d. Documentos Adicionales que considere el SENAE

PÓLIZA DE SEGURO COMO PARTE DE LA DECLARACIÓN ADUANERA

El valor pagado en razón de seguro de transporte constituye parte de la base imponible para el pago de

los tributos al comercio exterior.

En el caso de que las mercancías a importar no estén cubiertas con un seguro al momento de la

declaración aduanera, se deberá calcular por concepto de seguro un valor presuntivo, del 1% del valor

de las mercancías no cubiertas que ingresaren al país y que consten detalladas en la referida

declaración.

PROCESO DE NACIONALIZACIÓN

El proceso de nacionalización significa lo siguiente:

1.- Presentación de los documentos originales declarados en la Declaración Aduanera Única.

2.- En la aduana se procede a la revisión de los documentos.

3.- Aforo.

4.- Liquidación o autorización de pago de tributo.

5.- Levante de la mercancía.

108

CAPITULO III

3 PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, FUNCIONES Y

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

3.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Todas las empresas tienen un organigrama de funcionamiento distinto, de acuerdo a la magnitud de

sus operaciones, de sus recursos e inclusive de sus objetivos y misión que quieran tener. Cabe

mencionar que algunas empresas también se organizan sobre la base de reglamentos rígidos y

preestablecidos.

La Empresa Italbras Cía. Ltda., pretende visualizar un esquema que parte de la Dirección Ejecutiva,

Presidencia. A nivel interno, por el Gerente General de la Empresa Italbras Cía. Ltda., que a la vez

estará integrado por los responsables de cada proceso de la matriz. Con esta estructura se pretende

conseguir que las personas se reúnan al menos cada treinta días y con mayor frecuencia cuando se

amerite, a fin de establecer las políticas institucionales, programar, evaluar y aprobar las acciones.

Para ello se ha considerado dentro de mi propuesta para Empresa Italbras Cía. Ltda. el siguiente

organigrama donde describo las principales unidades administrativas de la entidad, con el objetivo de

facilitar el conocimiento de las tareas asignadas al nivel que ocupa, lo que constituye una modificación

al que se utiliza actualmente. A continuación el organigrama estructural propuesto:

109

Figura 3.1 Propuesta de Organigrama Estructural de la Empresa Italbras. Cía. Ltda.

110

3.2 Principales funciones y cargos propuestos

Organigrama funcional implementado por el directorio ejecutivo de la EMPRESA ITALBRAS

CIA. LTDA.

3.2.1 Director ejecutivo de Empresa Italbras Cia. Ltda.

Figura 3.2 Director ejecutivo

3.2.1.1 Objetivo:

Velar por el correcto funcionamiento de la entidad y por el cumplimiento de la misión para la cual

fue creada.

3.2.1.2 Funciones Principales:

1. Acordar cambios sustanciales en el giro de los negocios sociales dentro del ámbito de sus

objetivos.

2. Proponer reformar el estatuto previo el cumplimiento de requisitos legales, dictar y

reformar los reglamentos generales de la compañía.

3. Nombrar, Presidente gerente General.

4. Aprobar los Estados Financieros que presenten los administrativos y directores.

5. Señalar la remuneración del presidente, Gerente General.

6. Consentir que se realicen nuevas inversiones en la entidad poniendo en juego el dinero de

la misma.

7. Acordar la exclusión del socio que falte gravemente al cumplimiento de sus obligaciones

sociales.

111

3.2.2 Presidente:

Figura 3.3 Prsidente

3.2.2.1 Objetivo:

Ejercer las funciones de autoridad y supervisar las acciones llevadas a cabo por el Coordinador

General en provecho de la entidad.

3.2.2.2 Responsabilidad:

Las decisiones que se tomen repercuten en la marcha del negocio, así como en mejorar la imagen

de la entidad.

3.2.2.2.1 Supervisión:

Supervisa al Gerente General, y está controlada por la Presidencia.


1. Convocar, presidir y dirigir las sesiones de de la Asamblea y de la Dirección Ejecutiva,

suscribiendo las respectivas actas.

2. Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y la Dirección

Ejecutiva.

3. Presentar a la Dirección Ejecutiva, el informe semestral de actividades.

4. Ejercer las demás atribuciones que le correspondan según el Estatuto y Reglamento

correspondientes.

112

5. Suscribir el nombramiento del Coordinador General.

6. Supervisar la correcta ejecución y aplicación de los acuerdos dados por parte de la

Dirección Ejecutiva a los otros niveles de la entidad.

7. Aprobar las propuestas de las diferentes áreas así como las políticas y normas fijadas.

8. Aprobar la propuesta del Coordinador General, para el establecimiento de Departamentos

por área.

9. Fomentar en toda organización una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento

continuo en el cumplimiento de la misión empresarial.

10. Verificar que se implanten las medidas recomendadas.

11. Reemplazar al Gerente General en caso de ausencia temporal.

12. Firmar cheques, cuentas bancarias, contratos de trabajo de propiedad de la empresa

conjuntamente con el Gerente General.

3.2.3 Gerente General

Figura 3.4 Gerente General

3.2.3.1 Objetivo:

Planear, organizar, dirigir, controlar la marcha administrativa de la entidad e implementar las

políticas establecidas por la Dirección Ejecutiva, y Presidencia, por ende viene a ser el

representante legal, administrativo y jurídico de la empresa.

113


Velar por el buen manejo y adecuada administración de los recursos de la empresa y mantener o

aumentar los niveles de eficacia de la misma.

3.2.3.3 Supervisión:

Depende del Presidente y supervisa los Departamentos de cada área.


1. Ejercer la representación administrativa, legal y judicial de la entidad.

2. Asistir a las sesiones que realice la Dirección Ejecutiva con voz pero sin voto.

3. Ejecutar y Evaluar el plan operativo.

4. Coordinar las diferentes unidades que conforman la empresa para el desarrollo de nuevos

planes.

5. Organizar las jefaturas de los departamentos, para poder llevar un control en la ejecución

de sus actividades.

6. Nombrar a los Jefes de departamentos y decidir su remoción.

7. Tomar decisiones sobre aspectos importantes que puedan afectar o beneficiar a la

institución.

8. Presentar propuestas para incursionar o mejorar las inversiones.

9. Revisar los procesos que se llevan a cabo en cada unidad de la empresa.

10. Monitorear el cumplimiento de actividades a través de los Departamentos de la entidad.

11. Promover las buenas relaciones entre el personal y el clima laboral adecuado para el

desarrollo de las actividades.

12. Elaborar el informe anual, la programación presupuestaria empresarial y los estados

financieros para la aprobación de la Dirección Ejecutiva y Presidencia.

13. Evaluar cada una de las unidades para conocer si están cumpliendo con los objetivos.

114

3.2.4 Asesor Legal

Figura 3.5 Asesor Legal

3.2.4.1 Objetivo:

Guiar a las autoridades y funcionarios de la entidad en aspectos legales que le puedan afectar, sobre

clientes, proveedores, empleados de la entidad y cualquier otra persona o dependencia con la que

pueda relacionarse la empresa.


Sus recomendaciones y sugerencias se verán reflejadas en los resultados que pueda generar para la

organización de acuerdo a las decisiones que se tomen conjuntamente con las autoridades.


El control lo llevará la Dirección Ejecutiva, Presidente y Coordinador General de la empresa.


1. Dar a conocer a la entidad si sus actuaciones están dentro del marco legal.

2. Orientar a las autoridades y funcionarios al momento de tomar decisiones que puedan

comprometer a la entidad en su prestigio, imagen y desempeño normal de actividades.

3. Hacer las veces de unidad consultora de aspectos legales a los cuales tiene que regirse la

entidad en el momento de las negociaciones.

4. Sugerir a la Junta Directiva de la Empresa Italbras Cía. Ltda. y Presidente en el momento

de modificar estatutos o realizar aumentos de capital o ingreso de socios.

5. Tener a la entidad al tanto de los cambios y modificaciones en cuanto a las disposiciones

legales que puedan afectar el funcionamiento de la empresa.

115

3.2.5 Auditor Externo

Figura 3.6 Auditor Externo

3.2.5.1 Objetivo:

Emitir un juicio acerca de la forma de llevar los libros contables financieros en la entidad, así como

recomendar y dar conclusiones en ciertos aspectos que ellos crean necesarios.


Las conclusiones y recomendaciones que emita deben ser totalmente razonables y susceptibles de

poder realizarlas; para que sirvan como una verdadera guía en la toma de decisiones de las

autoridades.


Está sujeta al comité de auditoría, conformado por tres miembros de la empresa y uno de auditoría

externa.


1. Emitir el informe de auditoría en un vocabulario comprensible para los usuarios del mismo.

2. Establecer conclusiones y recomendaciones con respecto a los hallazgos encontrados en el

examen de auditoría.

3. Participar en calidad de observador, en la toma física de los inventarios.

116

3.2.6 Jefe Administrativo/Financiero

Figura 3.7 Jefe Administrativo / Financiero

3.2.6.1 Objetivo:

Planificar, organizar, dirigir y controlar el desenvolvimiento de las actividades relacionadas con los

recursos humanos que posee la entidad para el desarrollo de sus actividades.


Mantener un ambiente de armonía entre las personas que conforman la entidad, preparar programas

que predispongan a los colaboradores a seguir mejorando día a día y no dejar que una vacante esté

por mucho tiempo sin atenderla.


Este cargo estará supervisado por la Gerencia General y controlará al Asist. De Recursos Humanos

y demás dependientes que colaboren con el Departamento Administrativo.


1. Emitir normas y procedimientos que contribuyan a mejorar el manejo y aprovechamiento

de los recursos financieros, materiales y humanos con los que cuenta la entidad.

2. Preparar cronogramas de actividades a llevarse a cabo en períodos determinados.

3. Estar al pendiente de las necesidades que se tengan en la entidad para poder suplirlas a

tiempo.

117

4. Organizar programas de trabajo para controlar a las diferentes áreas con la que cuenta la

entidad y poder tomar medidas correctivas que contribuyan al mejoramiento de la empresa.

5. Estar en continuo contacto con todos los empleados para recoger sus sugerencias y

necesidades para luego incluirlas dentro de los planes a desarrollarse.

6. Anualmente realizará una planificación de acuerdo al grado de cumplimiento de los

objetivos en el año anterior, los mide y prepara la nueva planificación en coordinación con

el Departamento Financiero (Presupuesto).

7. Capacitar al Personal de las distintas áreas que conforma la entidad.

8. Revisar las políticas de reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal.

3.2.7 Asistente de recursos humanos

Figura 3.8Asistente de Recurso Humanos

3.2.7.1 Objetivo:

Dotar a la entidad de un profesional capacitado, que pueda tener contacto directo con los

empleados y funcionarios de la entidad con el fin de velar por su bienestar.


Proponer las políticas generales de administración de los recursos humanos, teniendo en

consideración las normas estatutarias pertinentes y los principios de administración de personal.

Contratación de personal idóneo para cada uno de sus cargos, su capacitación y bienestar en

relación a su puesto de trabajo.

118


A este cargo la realiza la persona Jefe del Departamento Administrativo en forma directa,

supervisará a mensajería y otros cargos que el mismo requiera para cumplir a cabalidad sus labores.


1. Organizar procedimientos que contribuyan al reclutamiento de personas calificadas para

laborar en la empresa.

2. Seleccionar a los posibles nuevos colaboradores de la entidad tomando en cuenta

parámetros de preparación, experiencia, tiempo disponible y predisposición al trabajo.

3. Planificar el desarrollo normal de las actividades con el personal disponible de la entidad.

4. Mantener actualizados la documentación y los registros con todos los antecedentes y la

información referida al personal.

5. Fijar políticas que contribuyan al aprovechamiento satisfactorio del recurso humano.

6. Planificar programas de capacitación para todas las áreas de la entidad.

7. Buscar oportunidades de mantener motivado al personal que labora en la empresa, como

entrega de incentivos no necesariamente monetarios.

8. Aprovechar las oportunidades que brindan ciertas empresas para beneficiar al personal

como: Aseguradoras, Fábrica de uniformes, Comedor, etc.

9. Velar por un ambiente de armonía entre todo el personal de la empresa.

10. Asegurar que el personal es consciente de la importancia de sus actividades, así como su

contribución al logro de los objetivos (Registros de Formación), mediante incentivos

11. Mantener los registros de competencia del personal de la educación, formación,

habilidades y experiencia, en cada carpeta personal.

119

3.2.8 Jefe Financiero

Figura 3.9 Jefe Financiero

3.2.8.1 Objetivo:

Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos relacionados con recursos financieros,

materiales y de servicios para atender las necesidades en concordancia con la misión, objetivos,

estrategias y políticas de la empresa.


Presentar información verídica, clara, precisa y oportuna de las actividades plasmadas en informes

financieras para la revisión y aprobación de autoridades.


Está bajo la supervisión del Coordinador General de la entidad y supervisará a las sub-unidades de

su dependencia.


1. Proponer a la Coordinación General normas, políticas y procedimientos para mejorar las

actividades presupuestarias, materiales y servicios buscando bienestar para la entidad.

2. Planificar, organizar, coordinar, dirigir, controlar la formulación, ejecución y evaluación

del presupuesto anual, de acuerdo con disposiciones legales aplicables.

3. Proponer nuevas alternativas para mejorar u obtener mayor rendimiento y liquidez para la

organización.

120

4. Coordinar las unidades bajo su mando para trabajar en equipo y presentar información

razonable y confiable.

5. Presentar a nivel institucional y a nivel intermedio, información clara, precisa y oportuna

de la situación de la entidad y sus movimientos importantes.

6. Elaborar y Dirigir la información respectiva para la entrega de Estados Financieros a la

Coordinación General.

7. Administrar el sistema de información gerencial de la situación y resultados obtenidos en

la ejecución de las actividades correspondientes a los sistemas de personal, logística,

financiero y patrimonial de la empresa.

8. Suministrar información a los organismos de control externos y auditoría externa.

9. Cumplir oportunamente las obligaciones tributarias, sociales y laborales.

10. Implementar procesos que puedan agilitar el desenvolvimiento de las tareas asignadas a

cada empleado de esta unidad.

3.2.9 Contador

Figura 3.10 Contador

3.2.9.1 Objetivo:

Mantener información contable actualizada y oportuna, que muestre la situación de la empresa en

cualquier momento.


Llevar correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. De la preparación de los

informes financieros y estadísticos que sean necesarios. Emitir Estados Financieros razonables que

permitan conocer a los altos directivos y a terceras personas de manera clara y precisa la situación

121

en la que se encuentre la empresa en determinado momento y con ello se pueda tomar decisiones

en torno a ella.


1. Preparar los roles de pago con el respectivo detalle de descuentos e ingresos mensuales.

2. Realizar la programación de pagos y cobros en forma semanal para presentar a la Gerencia

General.

3. Preparar la declaración de impuestos consolidados y los anexos transaccionales para su

pago.

4. Encargarse de los trámites a realizar en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y los

pagos respectivos.

5. Realizar el registro diario de transacciones necesarias del sistema.

6. Registrar reposiciones de caja y viáticos en el sistema.

7. Revisar el reporte diario de depósito y registrarlo en el sistema.

8. Tener los saldos de bancos diarios para contar con información actualizada.

9. Preparar las conciliaciones bancarias mensualmente.

10. Realizar conciliaciones de cuentas y tener claramente identificados los saldos de las

mismas.

11. Emitir reportes de cartera en forma mensual totalmente saneados e informar a la

coordinación las novedades.

12. Exigir y receptar toda la información de sucursales de manera mensual para unificarla y

tener datos más reales.

13. Mantener actualizada, real y completa la información financiera.

14. Revisión de reportes diarios de compras, ventas y notas de crédito recibidas y entregadas, y

por ende sus respectivos documentos adjuntos.

15. Emisión de comprobantes de retención para la entrega de proveedores.

122

3.2.10 Tesorero

Figura 3.11 Tesorero

3.2.10.1 Objetivo:

Colaborar con el manejo directamente de cheques y dinero tanto recaudado como entregado.


Tener claro todos los desembolsos e ingresos de dinero que se manejan a diario, debidamente

respaldados. Realizar los pagos oportunamente y de forma correcta.


Está bajo la supervisión del Departamento Financiero para la realización de sus operaciones.


1. Mantener un registro diario de los ingresos que se realizan en efectivo y en cheques.

2. Emitir los cheques y comprobantes de Egreso para el pago a proveedores de acuerdo a la

programación aprobada por parte de la Gerencia General.

3. Preparar un informe detallado de los cheques emitidos y anulados, y de los que fueron retirados

por el proveedor, los no retirados por el beneficiario también son detallados como una norma

de control.

4. Contribuir en el momento de cruzar información de cartera con el personal de ventas para

dejarla saneada.

5. Mantener informado al personal de Adquisiciones con respecto a los pagos efectuados.

123

3.2.11 Asistente de Presupuesto

3.2.11.1 Objetivo:

Planificar, organizar, coordinar, dirigir y elaborar un plan presupuestario anual basado en

indicadores económicos internos y externos de la entidad, a fin de que permita tener una visión y

manejo adecuado de los recursos financieros disponibles de la entidad.


Preparar planes presupuestarios que permitan tomar decisiones a nivel directivo aprovechando los

recursos que la empresa pueda disponer.


Está bajo la supervisión y control del Departamento Financiero quién revisará el trabajo realizado

por él o ella.


1. Planificar junto con el Jefe del Departamento Financiero el Plan Presupuestario Anual a ser

aplicado en cada ejercicio económico.

2. Supervisar constantemente la aplicación del presupuesto anual.

3. Tomar medidas correctivas en el caso de que existan desviaciones presupuestarias en una

de las unidades de la empresa.

4. Controlar el grado de cumplimiento de los objetivos presupuestarios planteados por cada

dependencia de la entidad.

124

5. Asistir a reuniones semestrales conjuntamente con el personal que integra el Departamento

Financiero de la entidad para estar al tanto de los aspectos financieros que puedan afectar a

la entidad.

3.2.12 Jefe de Comercialización

Figura 3.12 Jefe de Comercialización

3.2.12.1 Objetivo:

Velar por conseguir mejores oportunidades en compras y ventas de mercaderías, esto es en tiempos

de entrega y recepción, período de crédito y descuentos.


Cumplir eficiente y oportunamente con las tareas tanto de compras como de ventas a su cargo.


Está bajo la responsabilidad de la Coordinación General, y controlará a los jefes de Compras y de

Ventas.


1. Planificar las actividades tanto para el Departamento de Ventas como para el de Compras.

2. Organizar y Coordinar las áreas a su mando con el propósito de que se trabaje en conjunto

para obtener mejores resultados en el desarrollo de sus actividades.

125

3. Realizar evaluaciones al segmento de mercado al que atienda la empresa, para fijar

políticas de marketing que ayuden a enfrentar la competencia.

4. Buscar mejores oportunidades de proveeduría y de clientes para diversificar la cartera de la

empresa.

5. Buscar mejoras en los descuentos, tiempos de entrega y descuentos en mercaderías, tanto

compradas como vendidas, siempre encaminadas al beneficio empresarial.

6. Programar las entregas y las recepciones de los pedidos.

7. Realizar un cronograma de cobros clientes y pagos a proveedores.

3.2.13 Asistente de Compras

Figura 3.13 Asistente de Compras

3.2.13.1 Objetivo:

Mejorar el margen de operación a través de la gestión de compras, que pueda realizar la persona

responsable de esta función.


Buscar las mejores opciones en cuanto a proveedores, descuentos, días de crédito y facilidades de

pago que puedan contribuir al mejoramiento de la situación de la entidad.


Todas las operaciones que realice y las decisiones que tome, están bajo la supervisión del Jefe de

Comercialización.

126


1. Tener muy buen conocimiento de los productos que comercializa la entidad.

2. Capacidad de diversificar a los proveedores para realizar las compras de la cual son

distribuidores directos.

3. Conocer acerca de descuentos y negociarlos al máximo con los proveedores.

4. Ser flexible en aspectos como entregas de anticipos, siempre y cuando estos rubros estén

dentro de un presupuesto y se puedan mejorar significativamente los precios de los

productos que se compran.

5. Enviar todos los requerimientos de pagos a Contabilidad para incluirlos en la programación

respectiva.

6. Diversificar constantemente la lista de proveedores, buscar las mejores opciones.

7. Mantener buenas relaciones interpersonales con los proveedores de mercaderías.

8. Estar en continua comunicación con bodega, de esta manera permanecer al tanto del

cumplimiento de los proveedores con las fechas de entrega.

3.2.14 Bodeguero

Figura 3.14 Bodeguero

3.2.14.1 Objetivo:

Controlar el manejo de los inventarios de mercaderías y respaldar cada uno de los movimientos que

el negocio produzca en el desarrollo de sus actividades.


Reportar oportunamente la información del estado de los inventarios de mercaderías, resultados de

tomas físicas, reposición de productos, informe de mercaderías que no han tenido movimiento.

127


Está bajo la supervisión del Jefe de Comercialización a quien reporta el informe de su trabajo

alcanzado.


1. Emitir Reporte del pedido de mercaderías que la empresa requiera en su stock, tomando en

cuenta actividades mínimas, máximas y críticas de cada producto.

2. Realizar el pedido de mercadería de acuerdo al reporte de bodega emitido y a los

requerimientos del Jefe de Ventas con respecto a la mercadería para proyectos ya

establecidos.

3. Receptar la mercadería revisando esté de acuerdo a la factura y guía de remisión.

4. Una vez recibida la mercadería, ingresar al sistema y con ello a la bodega correspondiente,

stock.

5. Enviar la factura con su correspondiente ingreso a bodega para que el Jefe de Compras

realice su descargo de los pedidos pendientes y firme para constancia de que todo está

correcto.

6. Ubicar la mercadería en las estanterías correspondientes, mismas que estarán etiquetadas

correctamente.

7. Organizar la bodega de manera que se facilite la ubicación de la mercadería en el momento

de reemplazar al Jefe de Bodega.

8. Descargar la salida de mercadería de bodega de acuerdo a la factura de venta, emitida ya

sea en ventas de almacén o ventas por proyectos.

9. Receptar la mercadería en caso de devolución por parte de los clientes de acuerdo con la

Nota de Crédito emitida debidamente autorizada por el Jefe de Comercialización.

10. Informar de la mercadería erróneamente enviada por parte del proveedor o la que la

empresa ya no requiera y con ello se realice la correspondiente devolución, exigiendo la

Nota de Crédito a favor de la Empresa.

11. Transferir la mercadería de stock a Productos dados de baja por concepto de que éstos se

encuentran en mal estado, o resultan ser desechos, o han sido vencidos a la fecha de

consumo, ésta será emitida por el Asistente de Compras.

12. Mantener su archivo de ingresos a bodega, transferencias de mercaderías, notas de crédito

emitidas por parte de la entidad, debidamente sustentado.

13. Emitir reportes mensuales de cierre de bodega con sus respectivas observaciones y

novedades, detallando el motivo de cada una de ellas.

128

14. Realizar tomas físicas esporádicas cada semana de diez productos por lo menos.

15. Recibir la mercadería transferida por las sucursales, acompañada de la orden de

transferencia.

3.2.15 Despacho

Figura 3.15 Despacho

3.2.15.1 Objetivo:

Contar con Personal Calificado que pueda garantizar la entrega y envío correcto de la mercadería.


Todos los despachos de mercaderías en el almacén o fuera de la ciudad y responderá por los envíos

mal realizados.


Quien ejerce supervisión sobre este cargo es el Departamento de Logística.


1. Receptar las órdenes de despacho a clientes y a sucursales emitidas por ventas,

acompañadas de la factura correspondiente en la que consten los productos a entregarse, ya

sea en el almacén o envío fuera de la ciudad.

129

2. Coordinar con Bodeguero el descargo de la mercadería a ser despachada de acuerdo a los

documentos, facturas, órdenes de despacho y órdenes de transferencias.

3. Presentar al Jefe de Comercialización una programación de despachos semanal, la cual

estará sujeta al informe de cartera vencida emitido por Contabilidad.

4. Entregar la mercadería al cliente inspeccionándola al mismo tiempo que se la despacha y

previo el pago de la misma en caja.

5. Una vez entregada la mercadería se la hará firmar al cliente en la factura como constancia

de que todo ha estado en orden.

6. Coordinar con los medios de transporte disponibles en la empresa el envío de la mercadería

a provincias, dependiendo del lugar, límite de fecha de entrega, dificultad representativa

para llegar al lugar exacto de entrega.

7. Coordinar con las personas encargadas de receptar la mercaderías en el lugar de entrega, la

fecha y hora en la que van a llegar para que luego no tengan inconvenientes.

8. Inspeccionar la mercadería de acuerdo a la factura y a la salida de la misma de bodega,

para ver si se encuentra de acuerdo a las especificaciones técnicas y en la calidad correcta.

9. Una vez entregada la mercadería llamará a verificar si todo el pedido ha sido receptado de

conformidad con lo solicitado y tomar el nombre de la persona que tomó la llamada.

10. Mantener su archivo de hojas de control, órdenes de despacho y facturas descargadas en

completo orden y debidamente sustentadas.

11. Realizar las Entregas personalizadas a cada uno de los clientes de acuerdo a los

documentos que respaldan la venta.

3.2.16 Asistente de Ventas

Figura 3.16 Asistente de Ventas

130

3.2.16.1 Objetivo:

Motivar a sus compañeros vendedores para que aumenten las ventas.


Mantener y atraer un buen número de clientes que los conviertan en muy buenos compradores.


La supervisión estará a cargo del Departamento de Comercialización.


1. Realizar programaciones semanales de visitas a los clientes tradicionales y a gestionar la

consecución de nuevos compradores.

2. Reunirse con el/la responsable de Cartera (Tesorero) semanalmente para preparar la

programación de cobros en las provincias y dentro de la ciudad.

3. Informar a sus compañeros de área acerca de la competencia, sus nuevas estrategias y

nuevos productos.

4. Establecer políticas, normas, estrategias que contrarrestar a la competencia.

5. Preparar informes mensuales acerca del movimiento que ha tenido el Departamento y

tomar medidas correctivas.

6. Programar capacitación para mejorar la condición de los vendedores.

3.2.17 Vendedor de almacén

Figura 3.17 Vendedor de almacén

131

3.2.17.1 Objetivo:

Beneficiar a la entidad con la presencia de vendedores en el almacén para la venta al por mayor y

menor.


La atención al público


Está bajo la supervisión del Jefe de Departamento de Comercialización.


1. Atender al público que visita y llama a la empresa.

2. Brindar un buen trato de los clientes y motivarlos para que regresen con su forme de tratar,

con la calidad de servicio que se presta.

3. Recibir pedido de cotización por mail o fax, procesarlos en coordinación con el Jefe de

Comercialización y enviarlas a los clientes.

4. Hacer seguimiento a los clientes que han dejado de visitar la empresa y de aquellos que han

solicitado cotizaciones dentro de la ciudad.

5. Llamar a los clientes a solicitar cobros de las facturas vencidas y por vencerse.

6. Estar pendiente de los cuadres de cartera de acuerdo a las programación de cobros.

7. Reunirse semanalmente con el Jefe de Comercialización para preparar la programación de

cobros.

8. Analizar el movimiento mensual de ventas y determinar los motivos por los que se

incrementaron o disminuyeron las ventas.

9. Al finalizar la jornada enviar el reporte de cobros realizados en el día al custodio de caja

incluyendo el detalle de cobro de cada factura.

10. Reportar diariamente el resumen de facturas utilizadas en la jornada.

132

3.2.18 Jefe de Sistemas

3.2.18.1 Objetivo:

Brindar asesoramiento técnico y práctico acerca de los diferentes módulos que contiene el sistema

contable de la entidad, así como también del mantenimiento de los equipos de trabajo.


Garantizar el correcto funcionamiento del Software, así como del sistema contable integrado, para

obtener información contable confiable, precisa y oportuna.


Está bajo la supervisión del Coordinador General que solicite realizar modificaciones en los

módulos del sistema.


1. Asesorar a los funcionarios y empleados sobre el manejo del sistema y de los módulos

correspondientes a cada área.

2. Habilitar ciertas aplicaciones de acuerdo a las necesidades del puesto y de la dependencia

de cada empleado o funcionario.

133

3. Realizar evaluaciones del sistema por lo menos una vez al mes, para comprobar si existen o

no errores al momento de realizar cálculos, ajustes y emisión de registros y reportes

automáticos.

4. Otorgar claves de acceso y limitaciones a todos los equipos de computación de la empresa

acorde a su usuario y sus necesidades.

5. Actualizar el sistema de acuerdo a los diferentes cambios de la administración tributaria.

3.3 Direccionamiento Estratégico

3.3.1 Misión

“La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u

organización porque define lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa,

lo que pretende hacer, y él para quién lo va a hacer”.

La Empresa Italbras Cía. Ltda. se dedica a la importación y comercialización de repuestos

automotrices lo que le permite ofrecer una gran cantidad al igual que calidad de repuestos a los

costos más económicos de país buscar el mejoramiento en el abastecimiento y satisfacer

necesidades de los clientes, todo este cometido se realizara empleando los recursos requeridos y

cumpliendo con normas de calidad nacionales e internacionales; a través del esfuerzo y trabajo

permanente de nuestro personal responsable y capacitado, siempre apoyado por el talento humano

técnico y administrativo eficiente y eficaz que trabaje honestamente para el desarrollo de una

cultura de mejoramiento continuo que se proyecta a nuestro mercado.

3.3.2 Visión

“Se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente

para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad”.

Ser líder a nivel nacional como una empresa de Importación y comercialización de repuestos

automotrices, donde se permita fortalecer el accionar de la organización y consolidar procesos de

desarrollo social y económico.

134

3.3.3 Objetivos

Apoyar al mejoramiento de la calidad de vida de nuestros clientes ofreciendo productos de

primera calidad orientando sus necesidades en función del mercado comercializando en

forma eficiente sus productos.

Establecer alianzas comerciales con organizaciones e instituciones afines del mercado

nacional e internacional para asegurar la demanda de productos y repuestos automotrices.

Promover la comercialización de productos que no atenten al medio ambiente, a la salud y

a la vida de las personas.

Planificar, organizar y ejecutar actividades relacionadas con la optimización de los

procesos y contribuir a la maximización de los pequeños comercializadores y hasta de los

mecánicos para el buen uso de los mismos y de sus recursos.

3.3.4 Principios

Respeto

Promover la comercialización de productos que no atenten al medio ambiente, a la salud y

a la vida de las personas.

Honestidad

Manejar en forma transparente y honesta la acción de comercialización.

Trabajo En Equipo

Promover el desarrollo humano de los pequeños comercializadores y del personal de la

compañía, para lograr resultados eficientes y eficaces en sus procesos.

Equidad

Mantener la opción preferencial por los pobres sobre la base de la mística y el

compromiso.

Asegurar el equilibrio entre la sostenibilidad empresarial y el servicio social.

Responsabilidad Y Solidaridad

Promover la unidad y la solidaridad institucional en el manejo de los recursos.

135

3.3.5 Política

Difundir e implementar manuales de procedimientos y normativas que faciliten el

desempeño de las labores cotidianas de los empleados en sus diferentes funciones a fin de

que constituyan en un soporte para la toma de decisiones de la alta gerencia y mandos

medios.

Comercializar productos y repuestos automotrices de calidad, con honestidad y eficiencia,

logrando la satisfacción de los clientes y pequeños comercializadores, tomando como base

el mejoramiento continuo de los procesos y servicios orientados al equilibrio social y

empresarial, con liderazgo y competitividad.

Satisfacer las necesidades de los consumidores es nuestra prioridad, por lo tanto ofrecemos

un producto 100% económico y de calidad.

Fomentar el trabajo en equipo y la integración del personal.

136

CAPITULO IV

4 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOS

Los procedimientos representan una guía práctica y sencilla de las actividades que se desarrollan en

una entidad, siendo así una herramienta idónea para hallar la eficiencia en el movimiento de los

insumos y alcanzar los propósitos establecidos en los programas de cada unidad de trabajo, en base

a la distribución adecuada de tareas y responsabilidades entre las áreas que participan en cada uno

de los procesos; logrando así mantener el registro de la documentación oportuna y suficiente de los

movimientos que se realicen durante el proceso y a su vez estar sujetos a las disposiciones legales

del país.

4.1 Procedimiento de selección de proveedores

Figura 4.1 Procedimiento de selección de proveedores

La Empresa Italbras Cía. Ltda. en razón a los diferentes inconvenientes que tiene sobre el control y

manejo de sus inventarios, ve la necesidad de contar con una lista de proveedores que le permita no

solo disponer de productos de calidad, sino también que éstos puedan mantener bajos costos.

137

4.1.1 Evaluación de control interno selección de proveedores

EVALUACIÓN DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

OBJETIVO

Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de selección de proveedores.

N° PREGUNTAS CALIFICACIÓN PONDERACIÓN

OBSERVACIONES SI NO Obtenido Optimo

1 ¿La entidad cuenta con un

manual de selección de

proveedores?

X 0 10

2 ¿Se aplican normas,

principios, y políticas

para la selección de

proveedores?

X 5 10 Se lo realiza de

manera empírica

3 ¿Existe una adecuada

delegación de autoridad y

responsabilidad?

4 ¿Existen documentos que

respalden la información

de la selección de

proveedores?

X 0 10

5 ¿Se evalúa el

cumplimiento de los

procedimientos de

selección de proveedores?

X 0 10

6 ¿Se clasifican los riesgos

según el nivel de

importancia en cada

procedimiento?

X 0 10

7 ¿Las tareas y

responsabilidades

relacionadas a la

selección de proveedores,

autorización, revisión del

proceso?

X 10 10

8 ¿Monitorea la gerencia en

forma oportuna, rutinaria

los controles en el

momento en que se

desarrollen los procesos?

X 10 10

9 ¿Se utilizan reportes para

brindar información en

los niveles de la entidad?

X 10 10

10 ¿Se realizan

verificaciones de registros

sobre el procedimiento de

selección de proveedores?

X 0 10

TOTAL 35 100

138

REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE

0-50 51-60 61-80 81-100

35 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en los

procedimientos y se los lleva de manera informal

Interpretación:

De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de selección de proveedores no

se encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede observar que

muestra debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 35 equivalente a REGULAR, lo cual

indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al procedimiento de

selección de proveedores para incrementar la eficiencia y eficacia en los procesos.

Medición del Riesgo de Control.

Para realizar la medición del riesgo de control se utiliza la siguiente fórmula:

Riesgo de Control = %Puntaje Óptimo - %Puntaje Obtenido

Para determinar el Riesgo de Control se aplica la fórmula anteriormente indicada:


Riesgo de Control = 100% - 35%

Riesgo de Control = 65%

Interpretación.-

El Riesgo de Control es del 65%, lo que indica que los controles internos del procedimiento

de selección de proveedores se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una

debilidad que debe ser corregida.

4.1.2 Objetivo

Evaluar y actualizar cada año la base de datos de proveedores de la Empresa Italbras Cía. Ltda. ,

para obtener un listado de quienes se ajustan a los criterios y necesidades de la entidad.

139

4.1.3 Alcance

El presente procedimiento se aplicará a todos los proveedores clave de mercaderías y/o servicios

que impactan la calidad de lo que repuestos de la Empresa Italbras Cía. Ltda. Cía. Ltda. a sus

clientes.

4.1.4 Responsables

Jefe del Departamento de Comercialización.

Asistente de Compras.


Anexo I. Formulario Para Selección De Proveedores

141

Anexo. Formato de ingreso de datos al Sistema

INGRESO DE DATOS DE PROVEEDORES EN EL SISTEMA

DATOS DE IDENTIFICACIÓN-PROVEEDOR

RAZÓN SOCIAL Y/O NOMBRE DE LA PERSONA

COMPLETA: CONAUTO S.A.

RUC Y/O NÚMERO DE CÉDULA: 1717904245001

FECHA DE NACIMIENTO: 02/03/1996

DIRECCIÓN:

AV. AMÉRICA Y CUERO

CAICEDO

TELÉFONO: 022547105/092079261

DIRECCIÓN MAIL: [email protected]

TIPO DE CONTRIBUYENTE: Especial

DÍAS DE CRÉDITO: 30

OBSERVACIONES: Proveedor Automotriz

Italbras Cía. Ltda. Comercializadora e de repuestos

automotrices

142

4.1.6 Políticas

Asistente de Compras deberá considerar proveedores que ofrezcan de muy buena calidad

de productos o componentes del producto, sus características, sus atributos, su durabilidad,

su plazo de entrega, etc.

Jefe de Comercialización y Asistente de Compras deberán mantener buenas relaciones

interpersonales con los proveedores de mercaderías.

Cuando el Asistente de Compras de la Empresa Italbras Cía. Ltda. realice una compra

única por un monto inferior a $ 1000.00, el proveedor no se registrará como Proveedor

Oficial, solo se pedirá copia del RUC para que contabilidad cree el proveedor en el

Sistema.

El Asistente de Compras por medio del formato de evaluación de proveedores, deberá

calificar anualmente a los proveedores teniendo en cuenta los siguientes parámetros como

Servicio al Cliente, Rapidez, Cumplimiento, Calidad, Garantía, Precio.

El Asistente de Compras deberá diversificar constantemente la lista de proveedores, para

buscar las mejores opciones.

El Jefe de Comercialización y Asistente de Compras deberán conocer acerca de los

posibles descuentos que el proveedor pueda otorgar y negociarlos al máximo.

143

4.1.7 Descripción de procedimientos para la selección de proveedores


1.

Asistente de Compras

Solicita a los proveedores información de las ofertas de

productos con sus características.

2.

Proveedor

Presenta la información de lo requerido al Asistente de

Compras.

3.


Recibe todas las ofertas de productos, y selecciona los

proveedores que se ajustan a los requerimientos de la

entidad y procede a llenar la ficha de proveedores

precalificados.

4.

Jefe de Comercialización

Analiza la información y califica al proveedor y entrega al

Asistente de compras la resolución.

5.


Ingresará los datos del proveedor al sistema e incluirá en el

listado de proveedores con los que trabaja EMPRESA

ITALBRAS CIA LTDA.

6.


Informa a los proveedores que resultaron favorecidos para

la entrega de productos a la entidad.

Elaborado por: T.A. Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.

144

4.1.8 Flujograma para la selección de proveedores

145

4.2 Procedimientos para compras nacionales e internacionales

Figura 4.2 Procedimientos para compras nacionales e internaionales

El control interno sobre las compras es importante dentro de una organización debido a que no solo

permitirá prevenir posibles errores, sino también obtener información segura, oportuna y confiable

de compras, logrando con ello optimizar los recursos disponibles para promover la eficiencia del

personal que maneje el Departamento de Compras.

146

4.2.1 Evaluación de control interno compras nacionales e internacionales



PROCEDIMIENTO DE COMPRAS NACIONALES E INTERNACIONALES

OBJETIVO

Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de compras nacionales e

internacionales.

N° PREGUNTAS

CALIFICACIÓN PONDERACIÓN

OBSERVACIONES SI NO Obtenid

o

Optim

o

1 ¿La entidad cuenta con un

manual de compras nacionales e

internacionales?

X 0 10

2 ¿Se aplican normas, principios,

y políticas para la compra de

nacionales e internacionales?

X 10 10

3 ¿Existe una adecuada delegación

de autoridad y responsabilidad

en el área de compras?

X 10 10


respalden las compras


X 10 10

5 ¿Se evalúa el cumplimiento de

los procedimientos de compras


X 0 10

6 ¿Se clasifican los riesgos según

el nivel de importancia en cada

procedimiento de compras


X 0 10

7 ¿Existe tareas y

responsabilidades relacionadas a

compras nacionales e

internacionales debidamente

delimitadas?

X 10 10

8 ¿Monitorea la gerencia en forma

oportuna, rutinaria el

procedimiento de compras


X 0 10

9 ¿Se elaboran informes sobre las

compras efectuadas tanto

nacionales como

internacionales?

X 0 10

10 ¿Se realizan verificaciones de

registros contables de compras

realizadas?

X 0 10

TOTAL 40 100

147


0-50 51-60 61-80 81-100



Interpretación:

De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de compras nacionales e

internacionales no se encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede

observar que muestra debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 40 equivalente a

REGULAR, lo cual indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al

procedimiento de compras nacionales e internacionales para incrementar la eficiencia y eficacia.








Interpretación.-


de compras nacionales e internacionales se encuentran funcionando inadecuadamente y representa

una debilidad que debe ser corregida.

4.2.2 Objetivo

Describir la metodología y los controles necesarios para ejecutar el proceso de compras de

repuestos o servicios necesarios para la operación de la Empresa Italbras Cía. Ltda.

148

4.2.3 Alcance

Este procedimiento se aplicará para la adquisición de piezas y repuestos automotrices

comercializados en el ámbito local, regional; de conformidad al servicio que presta la Empresa

Italbras Cía. Ltda.

4.2.4 Responsables


Bodega

Contabilidad

Tesorería

149


Anexo I Requisición de Compra

DEPARTAMENTO QUE SOLICITA:

FECHA DE

PERÍODO:

FECHA DE

ENTREGA:

CANTIDAD

UNIDAD DE

MEDIDA DESCRIPCIÓN

VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

Elaborado por:…………….. Autorizado por: ……………Recibido por : …………………

N° 001 REQUISICIÓN DE COMPRA

Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de repuestos

automotrices

150

Anexo II. Formato de Orden de Compra

ORDEN DE COMPRA

PRODUCTOS

NACIONALES

R.U.C. No.1790164241001

No. 001

Fecha de

elaboración:

Nota de

Pedido:

Proveedores:

Dirección:

Telf.:

CÓDIGO PRODUCTO

CANTIDAD VALOR VALOR

Mil Doc Und UNITARIO TOTAL

TOTAL USD

CONDICIONES ACORDADAS:--------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

OBSERVACIONES:---------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

FECHA DE RECEPCIÓN:

LUGAR DE RECEPCIÓN:

Responsable de Compras

Proveedor

C.I.

C.I.

Italbras Cía. Ltda. Comercializadora

de repuestos automotrices

151

4.2.6 Políticas

El Asistente de Ventas deberá verificar periódicamente que las órdenes de compras

cumplan con la firma del Jefe Financiero autorizado para realizar compras mayores de $

1000.00.

El responsable de Bodega únicamente emitirá requisiciones de compras para informar al

Asistente de Compras acerca de una necesidad de piezas y repuestos.

En las mercaderías que se adquirieran por primera vez, el Asistente de Compras solicitará

preferiblemente tres cotizaciones.

El documento para solicitar determinadas mercaderías a un precio y forma de pago

convenido, será la Orden de Compras, mismas que estarán pre numeradas y firmadas por

el Asistente de Compras.

El Bodeguero deberá recibir del proveedor los bienes solicitados junto con la factura y la

orden de compra previa a la verificación del producto.

El responsable de Bodega deberá reportar al Asistente de Compras cualquier novedad de

faltantes, sobrantes o productos averiados con un plazo máximo de 2 días después de

recibir el producto.

Figura 4.3 Políticas de la Empresa

152

4.2.7 Procedimiento compras locales y regionales (partes y repuestos automotrices)


1. Asistente de Ventas Solicita Mercadería a Bodeguero.

2. Bodeguero Analiza las existencias máximas, mínimas y críticas en

Bodega y elabora la Requisición de Compras para enviarlo

al Jefe de Comercialización.

3. Jefe de Comercialización Analiza información y autoriza el requerimiento solicitado

y envía al Asistente de Compras.

4.


Elabora la Orden de Compras y envía al proveedor.

5. Proveedor Verifica la Orden de Compra y envía los productos al

Bodeguero.

6. Bodeguero Recibe e inspecciona que la mercadería esté de acuerdo a la

Factura y Orden de Compras y envía la información al


7.


Verificará los requisitos legales de la Factura, y procede a

ingresar la información al Sistema e imprime la retención.

8. Contador Revisa el ingreso de los datos de la factura al sistema con

sus respectivas firmas de responsabilidad y emite el

comprobante de Egreso a Tesorero.

9. Tesorero Elabora Comprobante de egreso con su respectivo cheque.

10. Tesorero Archiva facturas de acuerdo al vencimiento para luego

pagarlas.


153

4.2.8 Flujo grama para adquisición de productos nacionales – (genéricos)

154

4.3 Procedimientos para las ventas locales y nacionales

Figura 4.4 Procedimientos para las ventas locales y nacionales

Permite controlar las operaciones relacionadas con las ventas y despachos de mercaderías, que

promueva la eficiencia de estas funciones y garantizarán puntualidad y satisfacción para los

clientes.

4.3.1 Evaluación de control interno ventas locales y nacionales



PROCEDIMIENTO DE VENTAS LOCALES Y NACIONALES

OBJETIVO

Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de ventas locales y

nacionales



1 ¿La entidad cuenta con un manual

de ventas locales y nacionales?

X 0 10

2 ¿Se aplican normas, principios, y

políticas para las ventas locales y

nacionales?

X 10 10


de autoridad y responsabilidad en

las ventas locales y nacionales?

X 10 10


respalden las ventas locales y

nacionales?

X 10 10

5 ¿Se evalúa el cumplimiento de los

procedimientos de ventas locales

y nacionales?

X 0 10

6 ¿Se clasifican los riesgos según el

nivel de importancia en cada

procedimiento de ventas locales y

nacionales?

X 0 10

7 ¿Existe tareas y responsabilidades X 10 10

155

relacionadas a ventas locales y

nacionales debidamente

delimitadas?



procedimiento de ventas locales y

nacionales?

X 0 10

9 ¿Se elaboran informes mensuales

sobre las ventas efectuadas?

X 0 10


registros de ventas realizadas

X 0 10

TOTAL 40 100

REGU

LAR

BUENO MUY BUENO EXCELENTE

0-50 51-60 61-80 81-100



Interpretación:

De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de ventas locales y nacionales no



indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al procedimiento.








156

Interpretación.-


de ventas locales y nacionales se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una


4.3.2 Objetivo

Controlar precios y unidades de los productos existentes en bodega para saber con exactitud las

existencias destinadas para la venta.

4.3.3 Alcance

Este procedimiento se aplicará para la comercialización de Productos Agrícolas y Artesanales que

satisfagan las necesidades y preferencias de sus clientes Locales y Regionales.

4.3.4 Responsables

Asistente de Ventas

Tesorero

Bodeguero

157


Anexo I. NOTA DE CRÉDITO

NOTA DE CRÉDITO

R.U.C. No.1790164241001

No. 00001

MATRIZ CAROLINA: JAPÓN OE 2-36 Y NACIONES UNIDAS

Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634

2677-784/2676248

FECHA DE EMISIÓN: -------------------------------

SR.(ES): ------------------------------------------------------

-- RUC /CI: ----------------------------------------------

Dirección: ----------------------------------------------------

- GUIA DE REMISIÓN: ------------------------------

CODIGO PRODUCTO CANTIDAD MEDIDA V.UNIT.

V.

VENTA

OBSERVACIONES: SUBTOTAL $

IVA %

VALOR TOTAL $

Son: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

COMPRADOR

VENDEDOR

C.I.

C.I.


automotrices

158

Anexo II. NOTA DE DÉBITO

NOTA DE DÉBITO

R.U.C.

No.1790164241001

No. 00001

MATRIZ CAROLINA. JAPÓN OE2-36B Y NACIONES UNIDAS

Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634

2677-784/2676248

FECHA DE EMISON: -------------------------------

SR.(ES): -------------------------------------------------------- RUC /CI: ----------------------------------------------

Dirección: ----------------------------------------------------- GUIA DE REMISION: ------------------------------

CODIGO PRODUCTO CANTIDAD MEDIDA V.UNIT.

V.

VENTA

OBSERVACIONES: SUBTOTAL $

IVA %

VALOR TOTAL $

Son: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

COMPRADOR

VENDEDOR

C.I.

C.I.


automotrices

159

ANEXO III. NOTA DE PEDIDO

NOTA DE PEDIDO

PRODUCTOS: PARTES

CARROCERÍA

R.U.C. No.1790164241001

LOCAL PRINCIPAL: CAROLINA, Japón OE 2-36 y

Naciones Unidas

Telf.: 2523-613/2549-407/2567-112/2554-715 Fax:

2903-206

No.001

E-mail: info@ilalbras .com ec Quito

Página web: www.camari.org

Cliente:

Dirección:

Telf.:

Condiciones de Pago: Fecha de pedido:

Fecha de entrega:

PRODUCTO CANTIDAD

MEDI

DA OBSERVACIONES

CAPOT FIAT UNO

CAPOT FIAT ESPACIO

CAPOT FIAT PREMIO

GUARDA FANGO (DER)

GUARDA FANGO (IZQ.)

SOPORTE FRONTAL

SOPORTE POSTERIOR

PUERTA CURADA (DER)

PUERTA CURADA (IZQ.)

PORTEZUELA POSTERIOR

FRONTAL PORTA FAROS

POSTERIOR PORTA GUÍAS

BASES MOTOR (FIAT)

PARANTE PORTAL (DER)

PARANTE PORTAL (IZQ.)

TECHO MOTRIZ (COCO FIAT)

ASIENTO DE CHASIS

Revisión

01

VENDEDOR

COMPRADOR

CÓDIGO

C.I.

Anexo IV. Factura Comercial


automotrices

160

SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN RUC: 1790164241001

Japon EO2-36 y Naciones unidas

FACTURA

TEL. 0225471905/022564849

N° 001-001-0000013

N° AUTORIZACIÓN

1156243560

Srs.: RUC:

Dirección: Fecha de emisión:

CANT. DESCRIPCIÓN P/UNIT. v/total

Fecha de Emisión hasta 11/2011

SUBTOTAL

SUBTOTAL 0%

DESCUENTO

SUBTOTAL

Emisor

Cliente

IVA 12%

VALOR

TOTAL

Marco Bonito/ Imprenta Navira Original: Adquirente

1717901642001/N° Autoriz. 2020 Copia: Emisor

4.3.6 Políticas

Asistente de Ventas brindará al Cliente un Producto de óptima calidad, con buena

presentación a un precio competitivo y brindar un servicio adecuado, puntual y eficiente,


automotrices

161

con promociones y descuentos que logren una fuerte penetración en los diferentes

conceptos de mercado existentes.

Asistente de Ventas, deberá tener comunicación constante con el Cliente para conocer sus

necesidades e inquietudes respecto de las mercancías, y a la vez mantenerlo informado de

la fecha estimada de arribo de sus pedidos ya sea de manera directa.

Asistente de Ventas supervisará diariamente los pagos recibidos para una depuración

inmediata de la cartera.

El crédito por las ventas podrá ofrecerse por un plazo de 30 días independiente del monto,

causando al vencimiento un interés igual al 1%.

Los cobros de las Facturas emitidas a crédito lo realizará el Tesorero adjuntando a ello el

comprobante de ingreso a la fecha de cobro con su respectiva papeleta de depósito.

El Coordinador General será el único que podrá autorizar bonificaciones, promociones y/o

descuentos mayores para las operaciones que realicen con los Clientes.

Las ventas de contado podrán ser formalizadas por simple pago, el cual deberá ser por

anticipado a través de cualquier medio de pago, sea por depósito o dinero en efectivo.

Las Facturas por ventas deberán ser generadas por el Asistente de Ventas, previamente

con el precio que autoriza el Coordinador General para la salida del producto a cualquiera

de las sucursales que se tienen para la comercialización del producto en un plazo de dos

días.

Una vez retirados los productos de las bodegas de la Empresa Italbras Cía. Ltda. el uso y

manejo de los mismos son de entera responsabilidad del cliente.

Todas las ofertas tienen un plazo de 15 días validez, una vez cumplido el plazo los precios

pueden variar.

La documentación para realizar cada una de las ventas como Facturas, Notas de venta,

deben ser pre numeradas y estar en vigencia legalmente para su emisión.

Si se llegan a pactar condiciones de pago y descuentos diferentes a los establecidos en la

empresa, se requerirá de la autorización del Coordinador General.

162

El despacho se lo realizará en función de las facturas emitidas por una planificación diaria

que se hará en base a la Hoja de Control de Rutas.

Cuando las ventas sean por montos bajos se facturará directamente desde las Cajas.

4.3.7 Procedimiento para las Ventas


1.

Asistente de Ventas

Recepta Orden de pedido del cliente.

2.

Asistente de Ventas

Analiza el pedido, verifica existencias y elabora cotización

para enviar a cliente.

3.

Asistente de Ventas

Recibe confirmación de compra y elabora factura comercial.

4.

Vendedor de Almacén

Cobra el valor de la factura y confirma a Bodega el despacho

de la mercadería.

5.

Bodeguero

Entrega la Mercadería con su documento respectivo y revisa

en el sistema el descargue de la mercadería.


163

4.3.8 Flujo grama de las ventas

ASISTENTE DE VENTAS VENDEDOR DE

ALMACÉN

BODEGUERO


INCIO

o

Recepta Orden

de Pedido del

Cliente

Analiza el pedido

y elabora la

cotización.

Recibe

confirmación de

Compra

Elabora factura

de Venta

Cobra el valor de la

Factura y confirma a

Bodega el despacho

de mercaderías.

Entrega la mercadería

y verifica el descargo

en el sistema.

FIN

164

4.4 Transferencias a Sucursales

La casa matriz (EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA.) necesita conocer la información financiera,

los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran

su empresa, ya que constituirá un elemento de juicio, imprescindible cuando exista la necesidad de

abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.

4.4.1 Evaluación de control interno transferencias a sucursales



PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS A SUCURSALES

OBJETIVO

Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de transferencias a sucursales



1 ¿La entidad una estructura

organizacional que refleje cada

una de sus sucursales?

X 0 10


políticas para las transferencias a

las sucursales?

X 0 10



las transferencias a sucursales?

X 10 10


respalden las transferencias a

sucursales?

X 10 10


procedimientos de transferencias a

sucursales?

X 0 10

6 ¿Se clasifican los riesgos según el

nivel de importancia en cada

procedimiento de transferencias a

sucursales?

X 0 10

7 ¿Existe tareas y responsabilidades

relacionadas a las transferencias a

sucursales?

X 10 10



procedimiento de transferencias a

sucursales?

X 0 10


sobre las transferencias a las

sucursales?

X 0 10


registros contables de las

transferencias a las sucursales?

X 0 10

TOTAL 30 100

165

REGU

LAR


0-50 51-60 61-80 81-100



Interpretación:

De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de transferencias a sucursales no



indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al procedimiento de

transferencia a sucursales.








Interpretación.-


de transferencia a sucursales se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una


4.4.2 Objetivo

Crecer o incrementar sus ventas o servicios y ampliar su línea de operaciones a lugares distantes

de la casa matriz.

4.4.3 Alcance

El presente procedimiento se aplicará a todas las sucursales que tiene la Empresa Italbras Cía.

Ltda., para cubrir la demanda de partes y repuestos automotrices de sus clientes potenciales en

cada una de las regiones.

166

4.4.4 Responsables

Asistente de Ventas

Bodeguero

Tesorero

4.4.5 Documentos

TRANSFERENCIA DE PRODUCTOS, nombre del documento a utilizar para la venta de

mercadería desde la Tienda Camari hasta cada una de las sucursales.

TRASFERENCIA DE PARTES Y REPUESTOS N°………………

BODEGA No.:......02........................ A LA BODEGA No.:..01..........................

PEDIDO

POR:

CÓDIGO V. TOTAL.

PRODUCTO U.M. CANTIDAD V.UNIT.

SON:

OBSERVACIONES

Entregado

por

Transportado Recibido Contabilizado

4.4.6 Políticas

El Responsable de Ventas otorgará un recargo del 2% sobre Las partes automotrices y 3% en los

repuestos considerando sobre el Costo total del producto.

Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de

repuestos automotrices

167

4.4.7 Procedimiento para transferencia de sucursales

Por lo general este tipo de procedimientos como es el de Transferencias a Sucursales, será

considerado como un Proceso de Transferencias Internas entre Matriz y Sucursales, cuyos valores

serán recuperados cada 90 días dependiendo del Producto sea éste la aceptación y demanda por

marca en el sector.


1.

Asistente de ventas

Recepta la Orden de Pedido de la Sucursal y envía a

Jefe de Comercialización.

2.


Analiza la información tomando la decisión si

aprueba el requerimiento de productos desde Sucursal

y entrega la resolución al Asistente de Ventas.

3.

Asistente de Ventas

Elabora la “Transferencia de Productos” adjuntando la

orden de pedido de la Sucursal y envía al Bodeguero.

4.

Bodeguero

Revisa la documentación y procede al despacho de la

mercadería.


168

4.4.8 Flujo grama de las transferencia a sucursales

169

4.5 Manejo de producto no conforme

4.5.1 Evaluación de control interno producto no conforme



PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME

OBJETIVO

Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de producto no conforme



1 ¿Existen estándares de

procedimientos relacionados con

el control de funciones para

determinar la recepción de los

productos?

X 10 10 De manera empírica


políticas para cada una de las

actividades que evalúen la

recepción de los productos?

X 0 10



el manejo de productos no

conforme?

X 0 10

4 ¿Existen documentos las

actividades efectuadas por

producto no conforme?

X 0 10


procedimientos de producto no

conforme?

X 0 10

6 ¿Se clasifican los riesgos del

manejo adecuado de productos no

conforme según el nivel de

importancia?

X 0 10


relacionadas a las actividades de

producto no conforme?

X 10 10



procedimiento de producto no

conforme?

X 0 10


sobre de los productos no

conforme y las razones por la cual

no son productos óptimos?

X 0 10


registros contables de los

productos no conforme?

X 0 10

TOTAL 20 100

170

REGULA

R


0-50 51-60 61-80 81-100

20 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en

los procedimientos y se los lleva de manera informal

Interpretación:

De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de producto no conforme no se

encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede observar que muestra

debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 20 equivalente a REGULAR, lo cual indica

que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos.








Interpretación.-


de producto no conforme se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una debilidad

que debe ser corregida.

4.5.2 Objetivo

Detectar productos que no cumplan los requisitos técnicos establecidos para que sean

identificados, controlados y corregidos de manera oportuna y adecuada, para prevenir su entrega o

uso.

4.5.3 Alcance

Desde la detección del Producto y/o Servicio No Conforme, hasta su corrección o eliminación de la

causa de la no conformidad si así se amerita.

171

4.5.4 Responsable

Bodega es el responsable directo de velar por el cumplimiento de este procedimiento, apoyado por

el Departamento de Comercialización.


Anexo I.

BODEGA

MANEJO DE PRODUCTO NO CONFORME N°

Fecha:

CÓDIGO PRODUCTO

CL

AS

IFIC

AD

O

TR

AN

SF

OR

MA

DO

DE

SE

CH

AD

O

CANTIDAD

OBSERVACIONES

VERIFICACIÓN/

UND. QQ KG

PRODUCTO

CLASIFICADO O

TRANSFORMADO

RESPONSABLE

AUTORIZADO POR:

4.5.6 Políticas

El Bodeguero cuando detecte un producto no conforme notificará inmediatamente a la

entidad a fin de que se tome acciones apropiadas respecto a los efectos que generen la no

conformidad en los productos.

El Coordinador General será el responsable de autorizar la acción o disposición frente a

una no conformidad y será quien designe a la persona responsable para ejecutar la acción o

disposición autorizada.


automotrices

172

El formato para el manejo y control del producto no conforme, debe ser actualizado

periódicamente por el Bodeguero, teniendo en cuenta las situaciones presentadas que

puedan dar origen a la prestación de un producto no conforme.

Un producto no conforme podrá ser detectado internamente durante el desempeño de los

procesos en la prestación del producto o externamente cuando es detectado por el cliente,

en cuyo caso se deberá determinar el grado de responsabilidad de la institución y tomar las

acciones correspondientes sobre la no conformidad presentada y sus efectos.

4.5.7 Procedimiento para el manejo de producto no conforme

ETAPAS RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 Bodeguero

Identifica el producto no conforme y envía el Reporte

al Asistente de Compras.

2 Asistente de Compras

Analiza la información y solicita la autorización al Jefe

de Comercialización para transformar el producto o dar

de baja aquellos que estén dañados, incompletos o

destruidos.

3 Jefe de Comercialización

Autoriza el tratamiento de éstos productos previos a la

verificación de la información y lo envía al Asistente de

Compras.

4


Elabora un acta de entrega-recepción de los productos a

ser dados de baja o transformados al Contador.

5. Contador Verifica la documentación y envía la aprobación al


6. Asistente de Compras Procede a dar de baja o transformar los productos en el

sistema contable.

7. Bodeguero Revisa el descargue éstos productos y archiva el

documento.

Elaborado por: T.A.

Revisado por: C.M. Autorizado por C.M.

173

4.5.8 Flujograma de tratamiento de productos no conforme

BODEGUERO ASISTENTE DE

COMPRAS

JEFE DE

COMERCIALIZACIÓN

CONTADOR


INICI

O

Identifica el

Producto no

Conforme

Manejo de

Producto No

conforme

Analiza la

información

Verifica la

documentaci

ón

Autoriz

a

NO

SI

Elabora un acta-

recepción de los

productos a ser

dados de baja o

Verifica y

aprueba el

tratamiento

contable.

Procede a dar de

baja o transformar

los productos en el

sistema contable. Revisa el descargue

éstos productos y

archiva el documento.

FIN

174

4.6 Constataciones físicas

Este procedimiento permite verificar físicamente los bienes con los que cuenta la empresa en una

fecha determinada, permitiendo a la vez la comprobación de la presencia física, su estado de

conservación, condiciones de utilización y de seguridad.

4.6.1 Evaluación de control interno constataciones físicas



PROCEDIMIENTO DE CONSTATACIONES FÍSICAS

OBJETIVO

Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de constataciones físicas



1 ¿Existen procedimientos

relacionados con el control de

las constataciones físicas de los

productos?

X 0 10


políticas para cada una de las

actividades que evalúen la

constatación física de los

productos?

X 0 10


de autoridad y responsabilidad

en el procedimiento de

constatación física?

X 10 10


respalden la constatación física

de los productos?

X 10 10

5 ¿Se evalúa el cumplimiento de

los procedimientos de la


productos?

X 0 10

6 ¿Se evalúan los riesgos al

momento de la constatación

física de los productos?

X 0 10

7 ¿Existe tareas y

responsabilidades relacionadas a

las actividades de constatación

física?

X 10 10

8 ¿Monitorea en forma oportuna,

el procedimiento de constatación

física de producto?

X 0 10

9 ¿Se elaboran informes de la


productos?

X 10 10

10 ¿Se realizan la constatación

física con los registros

contables?

X 0 10

TOTAL 40 100

175


0-50 51-60 61-80 81-100



Interpretación:

De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de constatación física no se

encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede observar que muestra

debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 40 equivalente a REGULAR, lo cual indica

que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos.








Interpretación.- El Riesgo de Control es del 60%, lo que indica que los controles internos

del procedimiento de constatación física se encuentran funcionando inadecuadamente y representa

una debilidad que debe ser corregida.

4.6.2 Objetivo

Garantizar una adecuada administración del inventario que permita conocer las existencias

disponibles a una fecha determinada y comparar con los saldos de los registros contables.

4.6.3 Alcance

El presente procedimiento se aplicará a todos los Productos partes y repuestos que deberán

considerarse dentro de la contabilidad como inventarios de la Empresa Italbras Cía. Ltda.

176

4.6.4 Responsables


Jefe del Departamento Financiero (contador)

Asistente de Compras (Bodeguero)

4.6.5 Políticas

Todas las anotaciones para el conteo físico de cada uno de los productos se realizarán con

esfero a fin de evitar correcciones posteriores.

El personal de bodega estará a cargo del conteo físico, movilización de los productos.

Solicitar la autorización respectiva al Gerente General para dar de baja todo material o

producto que esté dañado, descontinuado, destruido, etc. Con la finalidad de sanear el

inventario.

Las diferencias encontradas en el Reporte de saldos del Sistema Informático contra las

cantidades registradas en la toma física, serán contabilizadas y asumidas por las personas

responsables que manejan dicha información, con un costo previa autorización del Gerente

General ya sea positivo o negativo.

Para el registro de cambios en el Inventario se tendrá en cuenta la referencia del producto,

la bodega de asignación, los valores que afectan cada producto.

177


REPORTE DE EXISTENCIA A LA FECHA

CORTE DEL CONTEO: 30-JUNIO-

2012 HORA O8:00

BODEGA Empresa Italbras Cía. Ltda. PAG. 1

LOCALIZACIÓN: PRODUCTOS PARTES

COD. DESCRIPCIÓN ESTADO UND. MEDIDA TOTAL UNDS.

15324 CAPOT FIAT UNO (1993) BUENO UND. 40

15325

CAPOT FIAT ESPACIO

(1999) BUENO UND. 60

REPORTE DE EXISTENCIA A LA FECHA

CORTE DEL CONTEO: 30 DE JUNIO 2012 HORA: O8:00

BODEGA: Empresa Italbras Cía. Ltda. PAG. 1

LOCALIZACIÓN: PRODUCTOS AGRÍCOLAS

COD. DESCRIPCIÓN ESTADO UND. MEDIDA TOTAL UNDS.

A0357

MOTOR DE PLUMAS

FIAT 1 EXCELENTE UNI 2

A0356 MESA ANTERIOR FIAT EXCELENTE UNI 8

A0436 AMORTIGUADORES EXCELENTE UNI 20


automotrices

Italbras Cía. Ltda. Comercializadora de

repuestos automotrices

178

4.6.7 Procedimiento para la toma física del inventario

N° Responsable Actividad

1

Jefe Financiero

Dispone la toma física del Inventario al Contador

2

Contador

Realiza la planificación para la toma física del inventario con

el Personal de Empresa Italbras Cía. Ltda.

3

Bodeguero

Organiza y distribuye los insumos necesarios para la toma

física.

4.

Contador

Procede a la constatación manual físico del inventario en

coordinación con el Personal de la Empresa Italbras Cía. Ltda.

4

Contador

Otorga información del sistema contable actualizado en

relación a existencias al Asistente de Compras.

5.


Realizará la comparación entre saldos físicos contra el saldo del

sistema contable de los productos y emitirá un informe de

Faltantes y Sobrantes

6.


Realizará los ajustes en el Sistema Contable.

Elaborado por: T.A.

Revisado por: C.M.

Autorizado por C.M.

179

4.6.8 Flujograma de procesos de constatación física

180

4.7 Procedimiento de registro contable de inventarios

Los procedimientos constituyen los medios, mediante los cuales se logra ordenar y documentar el

funcionamiento de una empresa, se permite además dejar expuesta la forma de hacer cumplir las

políticas, flujo de operaciones, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas

de información y otros elementos que son el soporte de cualquier organización. De ahí la

importancia de que estén bien definidos los procedimientos contables para cada uno de los

subsistemas de una entidad.

4.7.1 Evaluación de control interno registro contable de inventarios



PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE DE INVENTARIOS

OBJETIVO

Establecer la evaluación de control interno para los procedimientos de registro contable de

inventarios



1 ¿Existen procedimientos de

registro contable de las compras,

ventas, bajas de los productos,

devoluciones?

X 10 10


políticas contables para la cuenta

inventarios?

X 10 10



el registro contable de la cuenta

inventarios?

X 0 10


respalden la el registro contable?

X 10 10

5 ¿Se evalúa el cumplimiento del

registro contable?

X 0 10

6 ¿Se evalúan los riesgos en sus

diversos niveles del registro

contable?

X 0 10


relacionadas al registro contable y

el manejo del inventario?

X 0 10

8 ¿Monitorea en forma oportuna, la

cuenta de inventarios?

X 0 10

9 ¿Se elaboran informes del

movimiento de la cuenta

inventarios?

X 0 10

10 ¿Se realizan el cruce de cuentas de

la cuenta inventarios?

X 0 10

TOTAL 30 100

181


0-50 51-60 61-80 81-100

30 El puntaje obtenido en el cuestionario realizado demuestra la falta de controles en

los procedimientos y se los lleva de manera informal

Interpretación:

De acuerdo con la evaluación de control interno el procedimiento de registro contable de

inventarios no se encuentra definido de una manera formal y correcta es por ello que se puede

observar que muestra debilidades en el mismo, ya que su valoración es de 30 equivalente a

REGULAR, lo cual indica que se evidencia la necesidad de mejorar los controles internos al

procedimiento para incrementar la eficiencia y eficacia.








Interpretación.-


se encuentran funcionando inadecuadamente y representa una debilidad que debe ser corregida.

4.7.2 Objetivo

Determinar y presentar información financiera y contable de manera oportuna y confiable que

permita la toma de decisiones de manera eficiente y eficaz.

4.7.3 Alcance

Este procedimiento se aplicará para el control y manejo contable de los inventarios desde el conteo

físico de las mercaderías partes y repuestos al almacén hasta su venta o consumo final.

182

4.7.4 Responsables

1.- Auxiliar de Contabilidad

2.- Tesorero

3.- Contador

4.- Coordinador General

4.7.5 Políticas de registro contable

El Contador periódicamente solicitará a los jefes de cada sucursal los saldos físicos de un grupo de

productos para comparar los saldos contables contra el físico y determinar con ello posibles

diferencias en el inventario.

El costo unitario de los productos será determinado por el sistema promedio ponderado.

Las compras de los productos se registrarán usando como soporte la factura enviada por el

proveedor, ésta deberá haber sido verificada por el responsable de Bodega señalando la referencia,

descripción, cantidad, bodega local a la cual debe ser ingresada.


Comprobante de Ingreso

Comprobante de Egreso

Liquidaciones de Compras

Facturas

Notas de Débito

Notas de Crédito

Comprobantes de Retención

Órdenes de Compras

183

Comprobante de Ingreso

INGRESO A BODEGA

EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.

N° 000000000000

R.U.C. No.1790164241001

Contribuyente Especial Según Resolución N°

MATRIZ CAROLINA: Japón N 33-36 y Naciones Unidas

Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634

Proveedor:

RUC:

N° de Factura

Fecha:

Fecha de Caducidad

Fecha de

Ingreso:

Ciudad

Autorización:

BODEGA CODIGO

DETALLE VALOR VALOR

QQ Kg UND UNITARIO TOTAL

Subtotal

IVA %

Transporte

Total

OBSERVACIONES:---------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bodeguero Asistente de Compras:

Jefe de

Comercialización Contador:


automotrices

184

Comprobante de Retención

COMPROBANTE DE


RETENCIÓN

R.U.C. No.1790164241001

N° 001-003-0000000



Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634

Señor (es)

Fecha:

RUC o C.I.

Tipo de Comp.

de Venta:

Dirección

N° Comp. Venta

Año Fiscal

Ciudad

Ejercicio

Fiscal

Cód.

Retención

Detalle de la

Base

Imponible

Impuesto

% de Valor

la

Transacción Retención Retención Retenido

Total Retenido

Agente de Retención

Agente Retenido

Printer Grafic RUC:1400484398001, Autorización 9609, Velez Alexander Teléf. 2547105 Original: Agente

Retenido/Emisor Copia Amarilla/Copia Celeste Sin valor Tributario


Comercializadora de repuestos automotrices

185

Comprobante de Egreso

COMPROBANTE DE


EGRESO

R.U.C. No.1790164241001

023-001-00001



Telf.: 2549-407/2567-112 Fax: 2230-634

FECHA:

CTA. CTE.

CONCEPTO:

N°

CHEQUE

BANCO:

FECHA:

CÓDIGO DE

CUENTA DETALLE

N°

REF.

DEBE HABER

DOC. DOC.

TOTALES

F. Elaborado

por:

F. Revisado por:

F. Recibí

Conforme


Comercializadora de repuestos automotrices

186

4.7.7 Procedimiento para el registro contable de los inventarios

N° Responsable Actividad

1 Bodeguero Recepta la mercadería y pone un visto bueno sobre los productos

recibidos en la factura y envía al documento al Asistente Compras.

2

Asistente Compras

Verifica la legalidad de la factura de compra con las respectivas

firmas de responsabilidad y procede al ingreso de la información en el

sistema y emite una copia del ingreso de productos a Bodeguero.

3

Bodeguero

Recibe copia del Ingreso de las mercaderías al sistema.

4

Bodeguero

Archiva la documentación generada.


187

4.7.8 Flujograma de procesos contable para el ingreso de inventarios al sistema

BODEGUERO ASISTENTE DE COMPRAS


INICI

O

Recepta Mercaderías y pone

visto bueno sobre los

productos que consta en

Verifica la legalidad de la

factura y procede al

ingreso en el sistema.

Copia del ingreso de

productos al Sistema.

Recibe copia del

Ingreso de las

mercaderías al

sistema.

Archi

va

FIN

188

4.7.9 Por Compras

Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien

tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la

institución.

01 de enero del 2012.- La Empresa ITALBRAS CIA. LTDA. Adquiere 500 silbines con un costo

de 4.85 centavos de dólar cada uno al contado.

FECHA DETALLE DEBE HABER

01/01/2012 Compras

2425,00

Retención del Impuesto a la renta por pagar

24.25

Caja 2400,75

P/R Compra de 500 silbines para Fiat premio.

4.7.10 Por Ventas

La venta es una de las actividades más pretendidas por empresas, organizaciones o personas que

ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta, debido a que su éxito depende

directamente de la cantidad de veces que realicen ésta actividad, de lo bien que lo hagan y de cuán

rentable les resulte hacerlo

02/01/2012.- Automotriz “Los Gemelos” compra 25 mesas a 45.30 dólares cada una se cancela

con cheque # 001.


02/01/2011 Bancos 84

Ventas 75

Iva-ventas 9

P/R Venta de 25 mesas fiat premio.

189

4.7.11 Por transferencias

Son todos aquellos movimientos que se generan por concepto de ventas a cada una de las

sucursales con las que la Empresa Italbras Cía. Ltda. .

05/01/2011.- La Empresa Italbras Cía. Ltda. Transfiere de la bodega principal 3 docenas de cables

de bujía a la bodega de la sucursal Tumbaco, cada docena de cables tiene el valor de 78.00


05/01/2011 Inventario de mercaderías Tumbaco

238,00

Inventario de mercaderías Matriz

238,00

P/R La transferencia de docenas de cables de batería de

la bodega matriz a la bodega Suc. Tumbaco

4.7.12 Por manejo de producto no conforme

Son todos aquellos “Productos”, que no cumplen con uno o más requisitos establecidos, lo que

impide dar visto bueno a su conformidad.

08/01/2011.- En las existencias de Mercaderías de la Empresa ITALBRAS CIA. LTDA se ha

detectado 5 Bobinas de Chevrolet Aveo en mal estado por lo que se procede a dar de baja y el

respectivo descargue a las existencias, cada bobina tiene un valor de 42.00 dólares.


08/01/201

1 Baja de Inventario de Mercaderías

130,00

Inventario de Mercaderías

130,00

P/R La baja a mercaderías por estar en mal estado

descargando a las existencias me mercadearías de la

empresa

190

4.7.13 Por diferencia en constataciones físicas

Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de la

mercadería con la que cuenta la matriz. Dicha verificación será contrastada con las existencias que

figuran en los registros contables de la fecha del inventario.

16/01/2011.- la Empresa Italbras Cía. Ltda. luego de concluir con el conteo físico del inventario de

mercaderías contra en inventario de existencias en el sistema contable llega a la conclusión que

existe un faltante en bodega de 15 bandas de distribución a 15.00, debiendo realizar el

correspondiente cargo al personal encargado de Bodega.


02/01/2011 Caja

225,00

Faltante de Inventario

225,00

P/R El descargo al Bodeguero por faltante de mercaderías

mediante el conteo físico y del sistema contable

4.7.14 Presentación de los inventarios en los estados financieros de acuerdo a las NIIF

En cuanto al procedimiento que implica la Adopción de las NIIF señala la norma:”La entidad

preparará un balance de apertura con arreglo a las NIIF en la fecha de transición a las NIIF. Este es

el punto de partida para la contabilización según las NIIF. La entidad no necesita presentar este

balance de apertura en sus primeros estados financieros con arreglo a las NIIF”. Es decir que se

actuará desde un año antes acorde a las NIIF.

Respecto a las políticas contables esto es lo que se puede leer:”La entidad usará las mismas

políticas contables de acuerdo a las NIIF. Estas políticas contables deben cumplir con cada NIIF

vigente en la fecha de presentación de sus estados financieros en periodo de vigencia de las NIIF”.

El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera,

desempeño y cambios en la posición financiera. Se pretende que tal información sea útil a una

amplia gama de usuarios al tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros preparados

con este propósito cubren las necesidades comunes de muchos usuarios.

191

NIC 2.- La Norma no es de la aplicación a la medición de los inventarios de los productos

agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección de minerales, siempre

que sean medidos por su valor neto realizable.

El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema

fundamental en la contabilidad de los Inventarios es la cantidad del costo que debe reconocerse

como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.

4.7.14.1 Definiciones

Inventarios: Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, en

proceso de producción con vista a ser vendida, y aquellos en forma de materiales o

suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de

servicios.

Valor Neto Realizable: Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de

la operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para

llevar a cabo la venta.

Valor Razonable: Es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado

un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción

en condiciones de independencia mutua.

El valor neto realizable hace referencia al importe neto que la entidad espera obtener de la

venta de los inventarios, en el curso normal de la operación. El valor razonable refleja el

importe por el cual este mismo inventario podría ser intercambiado en el mercado entre

compradores y vendedores interesados y debidamente informados.

Entre los inventarios también se incluirá los bienes comprados y almacenados para su

reventa, entre los cuales se puede encontrar por ejemplo: las mercaderías adquiridas por un

minorista para su reventa a sus clientes, y también los terrenos u otras propiedades de

inversión que se tienen para ser vendidos a terceros. También serán considerados como

inventarios los productos terminados o en curso de mantenidos por la entidad, así como los

materiales y suministros para ser usados en el proceso productivo.

Medición de los Inventarios Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable,

según cuál sea menor.

192

Costo de los Inventarios El costo de los inventarios comprenderá todos los costos

derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya

incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

Costo de Adquisición El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de

compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables

posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, al almacenamiento y otros

costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías. Los descuentos

comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de

adquisición.

Costo de Transformación Los costos de transformación de los inventarios comprenderán

aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano

de obra directa. También estarán considerados por una parte los costos indirectos variables

o fijos en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos

terminados. Son costos indirectos fijos aquellos que permanecen relativamente constantes,

con independencia del volumen de producción, tales como la amortización y

mantenimiento de los edificios, equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y

administración de la planta. Son costos indirectos variables los que varían directamente o

casi directamente, con el volumen de producción obtenida, tales como los materiales y la

mano de obra indirecta.

El costo de los inventarios distintos de los mencionados en los párrafos anteriores, se

asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o Costo

Promedio Ponderado.

Reconocimiento como un Gasto Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en

libros de los mismos se reconocerá como gasto del período en el que se reconozcan los

correspondientes ingresos de operación. El importe de cualquier rebaja de valor , hasta

alcanzar el valor neto realizable, así como todas las demás pérdidas en los inventarios serán

reconocidas en el período en que ocurra la rebaja o la pérdida.

El importe de cualquier reversión de la rebaja de valor que resulte de un incremento en el

valor neto realizable, se reconocerá como una reducción en el valor de los inventarios, que

hayan sido reconocidos como gasto, en el período en que la recuperación del valor tenga

lugar.

193

Información a Revelar en los Estados Financieros El importe total en libros de los

inventarios, y los importes parciales según la clasificación que resulte apropiada para la

entidad.

El importe en libros de los inventarios que se llevan al valor razonable menos los costos de

ventas. El importe de los inventarios reconocidos como gastos durante el período.

Las NIIF y los Estados Financieros

Los Estados Financieros son los documentos que deben preparar la empresa al determinar el

ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos

obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período.

La información presentada en los estados financieros interesará a:

La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento,

crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado.

Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus

aportes.

Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de

sus obligaciones.

El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente

liquidado.

Los estados financieros básicos son:

El balance general

El estado de Resultados

El estado de cambios en el patrimonio

El estado de Flujo del Efectivo.

Notas a los Estados Financieros.

Las NIIF están diseñadas pensando en empresas grandes, con relevancia en el entorno económico y

proyección internacional. No obstante, muchos países han adoptado directamente o han adaptado

las normas internacionales para ser aplicadas por sus empresas, con independencia del tamaño o la

relevancia.

Para establecer alguna distinción en razón de la importancia de la empresa en el entorno económico

en el que se mueve, hay algunas normas que son particularmente aplicables a empresas cotizadas

194

en bolsa, porque aportan información especialmente útil para los inversores. Es el caso de las que

tratan de la presentación de información por segmentos y de las ganancias por acción.

La información segmentada es necesaria para entender, de forma separada, los componentes de la

situación financiera, los resultados y los flujos de efectivo de empresas complejas, que desarrollan

actividades diferentes u operan en mercados geográficos muy diferenciados. Esta es la situación

normal de los grupos que presentan cuentas consolidadas.

Balance General

Representa a una fecha determinada los recursos con que cuentan la empresa (activos) las deudas u

obligaciones contraídas (pasivos) y la inversión de los accionistas o dueños del negocio

(patrimonio). Determina la posición financiera de la empresa en un momento dado.

195

MICROEMPRESA "EL TALADRO"BALANCE GENERAL

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010EXPRESADO EN DÓLARES

ACTIVOSI. ACTIVO CORRIENTE

1 CAJA $ 4.000,00 2 BANCOS $ 12.000,00 3 CUENTAS POR COBRAR $ 16.000,00 4 INVENTARIO (MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO TERMINOS) $ 24.000,00 5 OTROS ACTIVOS CORRIENTES $ -6 TOTAL ACTIVO CORRIENTE $ 56.000,00

II. ACTIVO FIJO7 TERRENO $ 44.000,00 8 EDIFICIOS $ 70.000,00 9 MAQUINARIA Y EQUIPO $ 30.000,00

10 (-) DEPRECIACIÓN $ (40.000,00)11 TOTAL ACTIVO FIJO $ 104.000,00 12 OTROS ACTIVOS $ -13 TOTAL ACTIVOS $ 160.000,00

PASIVO Y PATRIMONIOI. PASIVO CORRIENTE

14 CUENTAS POR PAGAR $ 16.000,00 15 DOCUMENTOS POR PAGAR $ -16 PRÉSTAMOS CORTO PLAZO $ 24.000,00 17 OTROS PRÉSTAMOS A CORTO PLAZO $ -18 TOTAL PASIVO CORRIENTE $ 40.000,00

II. PASIVO A LAEGO PLAZO19 HIPOTECAS $ -20 PRÉSTAMOS A LARGO PLAZO $ 40.000,00 21 OTROS PRÉSTAMOS A LARGO PLAZO $ -22 TOTAL PASIVO A LARGO PLAZO $ 40.000,00

TOTAL PASIVO $ 80.000,00

III. PATRIMONIO23 CAPITALES $ 70.400,00 24 GANANCIAS $ 9.600,00 25 TOTAL PATRIMONIO $ 80.000,00

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO $ 160.000,00

196

Estado de Resultados

Es un resumen de los resultados de las operaciones de un negocio, durante un periodo determinado.

Al final del ejercicio económico se registra una utilidad o una perdida.

MICROEMPRESA EL TALADRO

ESTADO DE RESULTADOS

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

EXPRESADO EN DÓLARES

27 VENTAS NETAS

(-) COSTO DE VENTAS

28 Costo de materia prima

29 Costo de mano de obra

30 Gastos de fabricación

31 TOTAL COSTO DE VENTAS

32 UTILIDAD BRUTA

33 (-) Gastos de Administración

34 (-) Gastos de Ventas

35 UTILIDAD OPERATIVA

36 (+) Otros ingresos

37 (-) Otros gastos

38 UTILIDAD ANTES DE INTERESES E IMPUESTOS

39 (-) Otros gastos, intereses

40 UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

41 (-) Participaciones a trabajadores e Impuestos

42 UTILIDAD NETA

Estado de Flujo del Efectivo

Muestra cómo se originaron y como se aplicaron los recursos en las operaciones, financiamiento e

inversiones de la empresa y los movimientos presentados en el efectivo de la empresa.

La información sobre los flujos de efectivo de una empresa es útil para proporcionar a los usuarios

de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus

equivalentes y las necesidades de la empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo

(NEC.No.3)

197

Método Directo

Notas a los Estados Financieros

Presentan información sobre las bases de preparación de los estados financieros y las políticas

contables específicas seleccionadas y aplicadas para transacciones y eventos importantes.

Incluyen descripciones narrativas o análisis más detallados de los montos presentados en el balance

general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo, estado de cambios en el patrimonio, así

como información adicional, tales como pasivos contingentes y compromisos.(NEC. No.1)

FLUJOS DE EFECTIVO EN ACTIVIDADES OPERATIVAS

EFECTIVO RECIBIDO DE CLIENTES

EFECTIVO PAGADO A PROVEEDORES Y EMPLEADOS

INTERESES RECIBIDOS

DIVIDENDOS RECIBIDOS

IMPUESTO A LA RENTA

LIQUIDACIÓN DE SEGUROS

(+)/(-) EFECTIVO NETO PROVENIENTE DE ACTIVIDADES OPERATIVAS

FLUJOS DE EFECTIVO EN ACTIVIDADES DE INVERSIÓN

ADQUISICIÓN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

VENTA DE EQUIPO

(+)/(-) EFECTIVO NETO USADO EN ACTIVIDAD DE INVERSIÓN

FLUJOS DE EFECTIVO EN ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO

EMISIÓN DE ACCIONES

PRÉSTAMOS A LARGO PLAZO

DIVIDENDOS PAGADOS

(+)/(-) EFECTIVO NETO USADO EN ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO

(=) AUMENTO NETO EN EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES

(+) EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL INICIO DEL PERIODO

(=) EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL FINALIZAR EL PERIÓDO

198

CAPITULO V

5 EJERCICIO PRÁCTICO

Es necesaria la presentación de un ejercicio práctico de la Empresa y Comercializadora de

Repuestos Automotrices “EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA.”, que se presenta a continuación

con la siguiente información:

Manejo de inventarios de:

Accesorios Vehículo Hyundai

Accesorios Vehículo Fiat

Accesorios Vehículo Nissan

Accesorios Vehículo Ford

Accesorios Vehículo Chevrolet

Accesorios Vehículo Renault

Accesorios Vehículo Audi

Accesorios Vehículo Volkswagen

Accesorios Vehículo Porche

Accesorios Vehículo Citroën

Accesorios Vehículo Land Rover

Accesorios Vehículo Mitsubishi

Accesorios Vehículo Honda

Accesorios Vehículo Lada

Con compras y ventas y el análisis del manejo de la misma.

199

5.1 Control de inventarios


31 DE DICIEMBRE 2013

KARDEX

PRODUCTO:

ACCESORIOS VEHÍCULO

HYUNDAI

FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO

CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO COSTO TOTAL

01/01/2010 SALDO INICIAL 4

10.00

40.00

10/01/2010 COMPRA 2

11.00

22.00

- 6

10.33

62.00

26/01/2010 VENTAS

- 3

10.33

31.00 3

10.33

31.00

01/02/2011 COMPRA 3

11.50

34.50

- 6

10.92

65.50

23/05/2011 COMPRA 4

11.50

46.00

- 10

11.15

111.50

11/11/2011 VENTAS

- 3

11.15

33.45 7

11.15

78.05

05/03/2012 COMPRA 5

12.00

60.00

- 12

11.50

138.05

01/05/2012 VENTAS

- 2

11.50

23.01 10

11.50

115.04

05/07/2012 VENTAS

- 2

11.50

23.01 8

11.50

92.03

200

EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA. CIA. LTDA.


KARDEX

PRODUCTO:


FIAT


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO



12.00

96.00

12/01/2010 VENTAS 3

12.00

36.00 5

12.00

60.00

28/01/2010 COMPRA 3

13.00

39.00 8

12.38

99.00

03/02/2011 COMPRA 1

13.00

13.00

- 9

12.44

112.00

25/05/2011 COMPRA 5

13.50

67.50

- 14

12.82

179.50

13/11/2011 COMPRA 5

13.50

67.50 19

13.00

247.00

07/03/2012 VENTAS 2

13.00

26.00 17

13.00

221.00

03/05/2012 VENTAS

- 2

13.00

26.00 15

13.00

195.00

07/07/2012 COMPRA 2

14.00

28.00 17

13.12

223.00

201



KARDEX

PRODUCTO:


NISSAN


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO



8.00

152.00

14/01/2010 COMPRA 2

8.00

16.00

- 21

8.00

168.00

30/01/2010 VENTAS

- 3

8.00

24.00 18

8.00

144.00

05/02/2011 VENTAS

- 2

8.00

16.00 16

8.00

128.00

27/05/2011 COMPRA 5

9.00

45.00

- 21

8.24

173.00

15/11/2011 VENTAS

- 3

8.24

24.71 18

8.24

148.29

09/03/2012 VENTAS

- 3

8.24

24.71 15

8.24

123.57

05/05/2012 VENTAS

- 2

8.24

16.48 13

8.24

107.10

09/07/2012 VENTAS

- 2

8.24

16.48 11

8.24

90.62

202

EMPRESA ITALBRAS CÍA. LTDA. CIA. LTDA.


KARDEX

PRODUCTO:


FORD


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO



10.00

150.00

15/01/2010 VENTAS 3

10.00

30.00 12

10.00

120.00

203



KARDEX

PRODUCTO:


CHEVROLET


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL


9.00

45.00

02/02/2010 VENTAS 3

9.00

27.00 2

9.00

18.00

08/02/2011 COMPRA 2

9.00

18.00 4

9.00

36.00

18/11/2011 VENTAS 3

9.00

27.00 1

9.00

9.00

12/03/2012 COMPRA 2

9.00

18.00 3

9.00

27.00

08/05/2012 COMPRA 2

9.50

19.00 5

9.20

46.00

12/07/2012 COMPRA 2

9.50

19.00 7

9.29

65.00

204



KARDEX

PRODUCTO: ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO



13.00

182.00



KARDEX

PRODUCTO:


AUDI


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO



14.00

182.00

18/01/2010 COMPRA 5

15.50

77.50 18

14.42

259.50

03/02/2010 VENTA 3

14.42

43.25 15

14.42

216.25

205



KARDEX

PRODUCTO:


VOLKWAGEN


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO



11.00

198.00

20/01/2010 COMPRA 2

11.00

22.00 20

11.00

220.00

05/02/2010 VENTA 8

11.00

88.00 12

11.00

132.00

02/06/2011 COMPRA 1

12.00

12.00 13

11.08

144.00

21/11/2011 COMPRA 3

12.00

36.00 16

11.25

180.00

11/05/2012 VENTA 4

11.25

45.00 12

11.25

135.00

15/07/2012 COMPRA 2

12.50

25.00 14

11.43

160.00

206



KARDEX

PRODUCTO:


PORCHE


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO



10.00

120.00

21/01/2010 COMPRA 5

11.00

55.00 17

10.29

175.00

06/02/2010 VENTAS 4

10.29

41.18 13

10.29

133.82

16/03/2012 COMPRA 6

11.00

66.00 19

10.52

199.82

12/05/2012 VENTAS 5

10.52

52.59 14

10.52

147.24

16/07/2012 VENTAS 3

10.52

31.55 11

10.52

115.69

207



KARDEX

PRODUCTO:


CITROEN


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL


11.00

220.00

21/01/2010 COMPRA 3

11.00

33.00 23

11.00

253.00

06/02/2010 VENTAS 4

11.00

44.00 19

11.00

209.00

22/11/2011 COMPRA 4

11.50

46.00 23

11.09

255.00

16/03/2012 COMPRA 3

12.00

36.00 26

11.19

291.00

16/07/2012 VENTAS 5

11.19

55.96 21

11.19

235.04

208



KARDEX

PRODUCTO:


LAND ROVER


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL


15.00

285.00

22/01/2010 COMPRA 4

15.00

60.00 23

15.00

345.00

07/02/2010 VENTAS 4

15.00

60.00 19

15.00

285.00

13/02/2011 COMPRA 1

15.60

15.60 20

15.03

300.60

23/11/2011 VENTAS 8

15.03

120.24 12

15.03

180.36

17/07/2012 COMPRA 7

16.00

112.00 19

15.39

292.36

209



KARDEX

PRODUCTO:


MITSUBISHI


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL


18.00

360.00

25/01/2010 COMPRA 3

18.00

54.00 23

18.00

414.00

10/02/2010 VENTAS 2

18.00

36.00 21

18.00

378.00

16/02/2011 VENTAS 5

18.00

90.00 16

18.00

288.00

07/06/2011 VENTAS 6

18.00

108.00 10

18.00

180.00

26/11/2011 COMPRA 4

19.00

76.00 14

18.29

256.00

20/03/2012 COMPRA 5

19.50

97.50 19

18.61

353.50

16/05/2012 VENTAS 9

18.61

167.45 10

18.61

186.05

20/07/2012 COMPRA 6

20.00

120.00 16

19.13

306.05

210



KARDEX

PRODUCTO:


HONDA


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL


13.00

273.00

26/01/2010 COMPRA 7

13.00

91.00 28

13.00

364.00

11/02/2010 VENTAS 9

13.00

117.00 19

13.00

247.00

08/06/2011 VENTAS 10

13.00

130.00 9

13.00

117.00

27/11/2011 COMPRA 7

14.00

98.00 16

13.44

215.00

17/05/2012 VENTAS 8

13.44

107.50 8

13.44

107.50

211



KARDEX

PRODUCTO:


LADA


CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL


14.00

238.00

26/01/2010 COMPRA 7

14.50

101.50 24

14.15

339.50

212

5.2 Listado de inventarios


LISTADO DE INVENTARIOS AL 31 DE DICIEMBRE 2013

Código Producto Unidad Cantidad Costo Saldo

A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI u 8 11.50 92.03

A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT u 17 13.12 223.00

A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN u 11 8.24 90.62

A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD u 12 10.00 120.00

A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET u 7 9.29 65.00

A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT u 14 13.00 182.00

A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI u 15 14.42 216.25

A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN u 14 11.43 160.00

A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE u 11 10.52 115.69

A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN u 21 11.19 235.04

A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER u 19 15.39 292.36

A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI u 16 19.13 306.05

A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA u 8 13.44 107.50

A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA u 24 14.15 339.50

TOTAL 197 174.80 2,545.04

213

5.3 Resumen de compras


RESUMEN DE ULTIMAS COMPRAS

Código Producto Unidad Transacción Cantidad Costo Saldo

A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI 05/03/2012 COMPRA 5 12.00 60.00

A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT 07/07/2012 COMPRA 2 14.00 28.00

A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN 27/05/2011 COMPRA 5 9.00 45.00

A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD 06/01/2010 SALDO INICIAL

A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET 12/07/2012 COMPRA 2 9.50 19.00

A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT 09/01/2010 SALDO INICIAL

A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI 18/01/2010 COMPRA 5 15.50 77.50

A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN 15/07/2012 COMPRA 2 12.50 25.00

A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE 16/03/2012 COMPRA 6 11.00 66.00

A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN 16/03/2012 COMPRA 3 12.00 36.00

A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER 17/07/2012 COMPRA 7 16.00 112.00

A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI 20/07/2012 COMPRA 6 20.00 120.00

A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA 27/11/2011 COMPRA 7 14.00 98.00

A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA 26/01/2010 COMPRA 7 14.50 101.50

214

5.4 Listado de Precios


LISTADO DE PRECIOS AL 31 DE DICIEMBRE 2013

Código Producto Unidad Costo

A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI u 13.50

A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT u 13.00

A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN u 10.00

A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD u 11.00

A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET u 11.50

A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT u 13.50

A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI u 12.00

A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN u 12.00

A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE u 11.00

A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN u 11.50

A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER u 16.00

A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI u 17.00

A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA u 14.00

A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA u 15.00

215

5.5 Análisis de lenta rotación de inventarios


ANÁLISIS DE LENTA ROTACIÓN DE INVENTARIOS AL 31-12-2013

Unidad

medida Código Descripción

QQ

Total

Costo

stock en

libros C/U

Unidades

consumid

as (QQ)

Ventas

mensual

promedio

(QQ)

Fecha de

última

compra

Meses

cobertura

Stock

máximo

meses

Estatus

cobertura

stock

Unidades

exceso

Ajuste del

exceso

Análisis y

comentario

u A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI 8

92.03

11.50 11.50

2 05-mar-12

4.0

6 OK

-

-

u A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT 17

223.00

13.12 13.12

2 07-jul-12

8.5

6 Exceso

5.00

65.59

u A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN 11

90.62

8.24 8.24

2 27-may-11

5.5

6 OK

-

-

u A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD 12

120.00

10.00 10.00

- 06-ene-10

-

6 Valorar

-

120.00

u A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET 7

65.00

9.29 9.29

2 12-jul-12

3.5

6 OK

-

-

u A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT 14

182.00

13.00 13.00

- 09-ene-10

-

6 Valorar

-

182.00

u A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI 15

216.25

14.42 14.42

2 18-ene-10

7.5

6 Exceso

3.00

43.25

u A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN 14

160.00

11.43 11.43

2 15-jul-12

7.0

6 Exceso

2.00

22.86

u A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE 11

115.69

10.52 10.52

2 16-mar-12

5.5

6 OK

-

-

u A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN 21

235.04

11.19 11.19

2 16-mar-12

10.5

6 Exceso

9.00

100.73

u A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER 19

292.36

15.39 15.39

2 17-jul-12

9.5

6 Exceso

7.00

107.71

u A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI 16

306.05

19.13 19.13

2 20-jul-12

8.0

6 Exceso

4.00

76.51

u A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA 8

107.50

13.44 13.44

2 27-nov-11

4.0

6 OK

-

-

u A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA 24

339.50

14.15 14.15

2 26-ene-10

12.0

6 Exceso

12.00

169.75

2,545.04

175

42.00

888.40

216

5.6 Análisis de costo mercado el menor

ITALBRAS CIA. LTDA. Ventas netas del año: 300,000.00

ANALISIS DE COSTO MERCADO EL MENOR Gasto de venta: 2,000.00

31-12-13 Relación Gtos. Vtas.: 0.67000% Gasto de venta / Ventas netas

Porcentaje de venta promedio: Valor a tomar del reporte de ventas del año de transición

Unidades Costo Costo Unidades Costo Unidades Costo Costo Precio de Valor Neto Costo, Diferencia Diferencia

CODIGO DESCRIPCION en total en unitario en total en en total en unitario venta al Gastos realización Valor de mercado en costo costo

stock stock 31-dic-13 stock stock stock stock 31-dic-13 31-dic-13 de Venta máximo mercado el menor unitario total Comentarios

A01001

ACCESORIOS VEHICULO

HYUNDAI 8 92.03 11.50 0 - 8.00 92.03 11.50 13.50 0.09 13.41 11.50 13.41 11.50 - -

A01002 ACCESORIOS VEHICULO FIAT 17 223.00 13.12 5 65.59 12.00 157.41 13.12 13.00 0.09 12.91 13.12 13.12 13.12 - -

A01003 ACCESORIOS VEHICULO NISSAN 11 90.62 8.24 0 - 11.00 90.62 8.24 10.00 0.07 9.93 8.24 9.93 8.24 - -

A01004 ACCESORIOS VEHICULO FORD 12 120.00 10.00 0 120.00 12.00 - - 11.00 0.07 10.93 10.00 10.93 - - -

A01005

ACCESORIOS VEHICULO

CHEVROLET 7 65.00 9.29 0 - 7.00 65.00 9.29 11.50 0.08 11.42 9.29 11.42 9.29 - -

A01006

ACCESORIOS VEHICULO

RENAULT 14 182.00 13.00 0 182.00 14.00 - - 13.50 0.09 13.41 13.00 13.41 - - -

A01007 ACCESORIOS VEHICULO AUDI 15 216.25 14.42 3 43.25 12.00 173.00 14.42 12.00 0.08 11.92 14.42 14.42 14.42 - -

A01008

ACCESORIOS VEHICULO

VOLKWAGEN 14 160.00 11.43 2 22.86 12.00 137.14 11.43 12.00 0.08 11.92 11.43 11.92 11.43 - -

A01009

ACCESORIOS VEHICULO

PORCHE 11 115.69 10.52 0 - 11.00 115.69 10.52 11.00 0.07 10.93 10.52 10.93 10.52 - -

A01010

ACCESORIOS VEHICULO

CITROEN 21 235.04 11.19 9 100.73 12.00 134.31 11.19 11.50 0.08 11.42 11.19 11.42 11.19 - -

A01011

ACCESORIOS VEHICULO LAND

ROVER 19 292.36 15.39 7 107.71 12.00 184.65 15.39 16.00 0.11 15.89 15.39 15.89 15.39 - -

A01012

ACCESORIOS VEHICULO

MITSUBISHI 16 306.05 19.13 4 76.51 12.00 229.54 19.13 17.00 0.11 16.89 19.13 19.13 19.13 - -

A01021

ACCESORIOS VEHICULO

HONDA 8 107.50 13.44 0 - 8.00 107.50 13.44 14.00 0.09 13.91 13.44 13.91 13.44 - -

A01022 ACCESORIOS VEHICULO LADA 24 339.50 14.15 12 169.75 12.00 169.75 14.15 15.00 0.10 14.90 14.15 14.90 14.15 - -

Total analizado 197.00 2,545.04 888.40 155.00 1,656.64 - - -

0%

Sin Ajustes Ajustes Con Ajustes

Costo

217

5.7 Toma física de inventarios


TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS AL 31 DE DICIEMBRE 2013

Código Producto

Módulo de inventarios Toma física Valor Comentario

Deteriorados

Unidad Cantidad Costo Saldo Cantidad Saldo Ajuste Cantidad Saldo

A01001 ACCESORIOS VEHÍCULO HYUNDAI u 8 11.50 92.03 8 92.03 0.00 0.00

A01002 ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT u 17 13.12 223.00 15 196.76 26.24 0.00

A01003 ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN u 11 8.24 90.62 11 90.62 0.00

Se ha determinado 2

ítems deteriorados 2 16.48

A01004 ACCESORIOS VEHÍCULO FORD u 12 10.00 120.00 12 120.00 0.00 0.00

A01005 ACCESORIOS VEHÍCULO CHEVROLET u 7 9.29 65.00 7 65.00 0.00 0.00

A01006 ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT u 14 13.00 182.00 14 182.00 0.00 0.00

A01007 ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI u 15 14.42 216.25 11 158.58 57.67 0.00

A01008 ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN u 14 11.43 160.00 14 160.00 0.00 0.00

A01009 ACCESORIOS VEHÍCULO PORCHE u 11 10.52 115.69 11 115.69 0.00 0.00

A01010 ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN u 21 11.19 235.04 21 235.04 0.00 0.00

A01011 ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER u 19 15.39 292.36 19 292.36 0.00 0.00

A01012 ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI u 16 19.13 306.05 16 306.05 0.00

Se ha determinado 3

ítems deteriorados 3 57.38

A01021 ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA u 8 13.44 107.50 1 13.44 94.06 0.00

A01022 ACCESORIOS VEHÍCULO LADA u 24 14.15 339.50 24 339.50 0.00 0.00

TOTAL 197 174.80 2,545.04 184 2,367.08 177.96 5 73.86

218

5.8 Diario General


Diario general

Fecha Código Detalle Parcial Debe Haber

1

31/12/2013 5.1.1.02 Baja de Inventarios 888.40

ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT 65.59

ACCESORIOS VEHÍCULO FORD 120.00

ACCESORIOS VEHÍCULO RENAULT 182.00

ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI 43.25

ACCESORIOS VEHÍCULO VOLKWAGEN 22.86

ACCESORIOS VEHÍCULO CITROEN 100.73

ACCESORIOS VEHÍCULO LAND ROVER 107.71

ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI 76.51

ACCESORIOS VEHÍCULO LADA 169.75

1.1.1.01 Inventarios 888.40

P/ Ajuste de inventarios de lento movimiento

2

31/12/2013 5.1.1.02 Baja de Inventarios 251.83

ACCESORIOS VEHÍCULO FIAT 26.24

ACCESORIOS VEHÍCULO AUDI 57.67

ACCESORIOS VEHÍCULO HONDA 94.06


P/ Ajuste de inventarios por toma física de

inventarios

3

31/12/2013 5.1.1.03 Deterioro de inventarios 73.86

ACCESORIOS VEHÍCULO NISSAN 16.48

ACCESORIOS VEHÍCULO MITSUBISHI 57.38

1.1.1.99 Provisión deterioro de inventarios 73.86

P/ Creación provisión inventarios deteriorados

4

31/12/2013 1.1.1.99 Provisión deterioro de inventarios 73.86


P/ Ajuste inventarios deteriorados

TOTAL 1,140.23 1,287.95 1,287.95

219

5.9 Acta de baja de inventarios


ACTA DE BAJA DE INVENTARIOS A SER DADOS DE BAJA.

Quito, 31 de diciembre del 2013

Reunidos:

Director Ejecutivo

Presidente

Gerente general

En las dependencias de EMPRESA ITALBRAS CIA. LTDA. con el objeto de efectuar la baja de

los bienes que serán dados de baja por las siguientes circunstancias:

1) Inventarios de lento movimiento

2) Ajuste por toma física de inventarios

3) Ajuste de inventarios deteriorados

Una vez revisados y analizados todos los documentos que soportan la solicitud y realizadas las

observaciones, se llegó a las siguientes conclusiones:

1) Solicitar autorización de baja de los bienes de lento movimiento de acuerdo al siguiente

detalle, y recomendar su venta, a un bajo costo. El detalle es el siguiente:

Código Detalle Ajuste

A01002 Accesorios vehículo Fiat 65.59

A01006 Accesorios vehículo Renault 26.00

A01007 Accesorios vehículo Audi 43.25

A01008 Accesorios vehículo Volkwagen 22.86

A01010 Accesorios vehículo Citroen 100.73

A01011 Accesorios vehículo Land Rover 107.71

A01012 Accesorios vehículo Mitsubishi 76.51

A01022 Accesorios vehículo Lada 169.75

TOTAL 612.40

220

2) Efectuar el ajuste necesario en los libros contables de la Compañía con la finalidad de que

los saldos en los estados financieros muestren la situación real de los inventarios. El detalle

es el siguiente:


A01002 Accesorios vehículo Fiat 26.24

A01006 Accesorios vehículo Renault 57.67

A01021 Accesorios vehículo Honda 94.06

TOTAL 251.83

3) Solicitar autorización de baja de los bienes deteriorados contra la provisión creada para el

efecto. El detalle es el siguiente:


A01003 Accesorios vehículo Nissan 16.48

A01012 Accesorios vehículo Mitsubishi 57.38

TOTAL 73.86

Una vez definido lo anterior, en constancia del notario de la ciudad de Quito, se firma esta acta por:

Director Ejecutivo

Presidente

Gerente general

Notario

221

CAPITULO VI

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 Conclusiones

1. La Empresa Italbras Cía. Ltda.es dedicada a la compra y obtención de repuestos automotrices,

mantiene un posicionamiento en el mercado, una adecuada Infraestructura y Equipamiento

Propio lo que con lleva que cuente con clientes de prestigio y reconocida solvencia en el

mercado.

2. El diagnostico Situacional se llegó a determinar que la empresa mantiene inadecuado control

en las funciones físicas de recepción, inspección y almacenamiento de los inventarios, la

inexistencia de procedimientos de control de inventarios no definidos y la falta de parámetros

definidos para controlar niveles máximos y mínimos de mercaderías en bodega.

3. La fundamentación teórica contribuye al sustento de la propuesta del manejo óptimo de los

inventarios que mantiene la Empresa Italbras Cía. Ltda. donde es establece sistemas de control,

métodos de valoración, Normas Internacionales, Indicadores, Sistemas de Control, proceso de

importación, entre otras.

4. La Empresa Italbras Cía. Ltda. presenta la falta de procedimientos de control en las áreas de

Bodegas y Contabilidad en el manejo adecuado de los inventarios dado que no presenta

actividades de control y la documentación de sustento para el registro de las transacciones

del inventario de materiales, ocasiona registros incompletos en el sistema auxiliar y contable.

5. El manejo de los inventarios en el área de bodega muestra que no existe la utilización de

documentación preimpresas para el control del mismo tales como: Ingresos a bodega,

Transferencias y Devoluciones, esto ocasiona que la empresa que se traspapelen o pierdan los

mismos, generando las principales diferencias en el sistema auxiliar del inventarios.

6. Debido a la falta de supervisión en las actividades de recepción y salida de materiales de

bodega, genera retrasos en el registro de los documentos y la actualización diaria de las

existencias en el sistema auxiliar y contable.

222

7. No se efectúa la comprobación documentos físicos, contra los datos operados en el sistema

auxiliar de cada bodega lo que ocasionan deficiencias, muestra inventarios inexactos en la toma

física del inventario y la falta de detección de errores y la probabilidad de irregularidades en el

registro de los documentos.

8. El Control Interno del inventario de materiales es deficiente debido a la falta de planificación

de actividades de control y supervisión, derivado del desconocimiento de la cultura

organizacional actual; la cual, no ha permitido establecer una adecuada supervisión continua

para comprobar que el sistema funciona correctamente.

6.2 Recomendaciones

1. La Empresa Italbras Cía. Ltda. debe incrementar su posicionamiento en el mercado y mantener

la Infraestructura y Equipamiento con la finalidad de que los clientes salgan satisfechos y se

incremente el prestigio.

2. Mediante el diagnostico situacional se analizó las deficiencias se debe establecer por escrito la

guía donde se determine las políticas, procedimientos y registros, para el funcionamiento del

área del inventario, transmitiendo la información en forma descendente y ascendente para

que exista una permanente retroalimentación respecto a la creación, operación y supervisión

del Control Interno.

3. Los lineamientos establecidos deben realizar el registro inmediato, completo con sus debidos

respaldos que no puedan ser manipulados, donde se deben utilizar formas preimpresas a cada

documento para el manejo en bodega de acuerdo con el correlativo que lleva el sistema

auxiliar y realizar corte de formas para determinar documentos faltantes y proceder a

realizar su búsqueda y localización.

4. Establecer una metodología para supervisar la recepción y salida de materiales por el jefe de

bodega, así como recibir de los asistentes de bodega el reporte diario de todos los documentos

registrados en el sistema auxiliar para su revisión y posteriormente enviarlo a contabilidad.

5. Supervisar adecuadamente las actividades de los asistentes contables relacionadas con la

recepción y revisión de documentos que soportan las transacciones del inventario de materiales

con el objetivo de detectar errores o posibles irregularidades.

223

6. La administración debe considerar que es importante la adecuada planificación y supervisión

de las actividades de control del inventario de materiales, para evitar riesgos y registros

incompletos en las transacciones que se generan en el mismo.

7. El Coordinador General deberá establecer con los jefes departamentales políticas de gestión y

cumplimiento que permita contribuir con el manejo eficiente de las funciones que se asignen a

cada empleado.

8. El Jefe de Recursos Humanos deberá conjuntamente con el Coordinador General delimitar y

segregar las funciones de cada colaborador de la entidad, de acuerdo a sus capacidades y al

volumen de trabajo.

9. El Jefe de Comercialización deberá diseñar e implementar un calendario de tomas físicas de

inventario para cada sucursal y para Matriz, a fin de evitar posibles pérdidas de mercaderías y

evitar ajustes por producto faltante o sobrante.

224

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universidad central del ecuador - … · estuvieron a mi lado siendo sumamente especiales para mi...

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