Secara implisit dapat diasumsikan bahwa management dapat mengontrol dan mempertahankan pengetahuan.

Para pemimpin yang harus dapat melakukan dan menciptakanlingkungan yang tepat dan mekanisme untuk berbagi pengetahuan.

IMPLICIT AND TACIT KNOWLEGE TRANSFER PRACTICES Story telling

Mentoring/coaching After-action reviewsCommunities of Practice

Knowledge Recovery IT Applications to

Initiatives capture, store, share knowledge

Human ResourcesProcesses & Practices

Knowledge

Retention

Strategy

Storytelling adalah hal penting dan dapat memahami nilai utama dan menjadi perilaku alami yang dapat mengkomunikasikan pengetahuan yang tidak dapat direpresentasikan sebagai suatu aturan.

Storytelling dapat efektif untuk mentransfer pengetahuan implisit tentang bagaimana sesuatu itu dapat dilakukan, serta menjadi sesuatu yang lebih dalam pengetahuan tacit yang mencerminkan nilai-nilai yang membentuk perilaku.

Tetapi menurut banyak pegawai, storytelling sengaja diberikan sebagai taktik transfer pengetahuan yang dianggap sepele karena dapat melanggar norma-norma dalam bisnis, di Barat yang mengatakan bahwa analisis nilai lebih dari cerita naratif. Namun demikian, cerita dapat dipakai sebagai block untuk mentransfer – mengingat – pengetahuan yang paling penting dan berharga dalam sebuah organisasi.

“It is important to think about the story you tell when you are not in the room. If your website is filled with stock pictures and text, you are missing a golden opportunity to engage visitors by telling your story through video. When we create video for our clients, we pay special attention to the lasting impression someone has after they watch the video”.

Video of Boeing 787 Dreamliner at UK Farnborough airshow

Penggunaan storytelling dapat meningkatkan kredibilitas sebagai retensi atau penyimpanan pengetahuan yang diakui menjadi hal yang sangat menarik. 

Organisasi seperti Boeing sudah memanfaatkan  storytelling secara produktif dan riset menyebutkan bahwa storytelling memegang peranan yang sangat penting dan berharga dalam mentransfer pengetahuan.

Peran mentor berbeda satu sama lainnya, dan ada korelasi kuat dalam irama pembelajaran.

Secara garis besar pengajaran berfokus pada data dan informasi, tutor pada pengetahuan; pelatih pada keterampilan.

Peranan mentor adalah kemampuan untuk skstrapolasi dalam menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dalam satu konteks.

Mentor dapat juga menyampaikan pengetahuan budaya tentang nilai-nilai organisasional dan norma-norma dari perilaku. Karena pengetahuan ini adalah tacit yang hampir semuanya dikomunikasikan oleh observasi mentor sebagai role model atau simbol dalam kinerja yang efektif.

Mentoring dapat menjadi pendorong terkuat dalam manajemen pengetahuan yang berkontribusi terhadapa aspek interpersonal yang ‘lunak’ yang dapat menjadi penyeimbang dalam penyebaran solusi teknologi yang kuat untuk mendapatkan dan menyebarkan pengetahuan.

Mentoring menyediakan transfer pengetahuan inplisit dalam beberapa cara:

- Menafsirkan visi dan nilai-nilai perusahaan. Perusahaan menghabiskan dana untuk mendorong karyawan agar hidup dalam nilai-nilai yang dianutnya. Padahal sebagian besar dapat menghabiskan dan terbuang percuma karena kegagalan dalammelihat relevansi konsep-konsep abstrak mereka dan pekerjaan mereka.

Dialog antara mentor dan mentee dapat membantu membuat koneksi secara eksplisit terutama ketika mendiskusikan isu-isu yang timbul dari pengalaman pekerjaan mereka.

- Networking Pekerja yang lebih senior dalam

organisasi menjadi semakin andalkan dan menjadi networking mereka dalam menjalankan pekerjaan.

 

 Kedua jenis interkoneksi jaringan (yang biasa kita sebut sebagai pengaruh dan jaringan informasi) memerlukan manajemen yang aktif untuk menopang pekerjaan mereka.

- Penyimpanan Pengetahuan Para Pekerja

Ketika pekerja berhenti bekerja, maka pengetahuan akan pergi bersamanya. Sehingga organisasi membayar mereka untuk tetap tinggal. Dampak ini terlihat dalam penyimpanan pengetahuan.

Disebutkan bahwa: Bank of Ireland today, 27 October 2009, mengumumkan untuk meluncurkan inisiatif mentoring baru yang independen yang ditargetkan pada pelanggan  UKM untuk membantu dan mendukung mereka dalam menghadapi tantangan.

Disebut ‘Enterprise Builder', layanan konsultasi baru ini khusus dirancang untuk mendukung perusahaan kecil yang baru dalam berbagai tahap pengembangan bisnis. Diperuntukkan untuk UKM dan  kepada pelanggan secara personal, layanan gratis terdiri dari tinjauan diagnostik yang diberikan oleh seorang mentor independen dan berkualitas yang memiliki pengalaman industri di sektor di mana bisnis beroperasi.

Mentor yang efektif membantu orang untuk mengembangkan pemahaman yang lebih besar dari dorongan mereka sendiri akan ketakutan motivasi dan keterbatasan mereka.

Menciptakan ruang yang reflektif. Mentoring adalah satu kesempatan untuk

masuk ke dalam ruang reflektif selama jam kerja. Dialog yang mendasari refleksi pribadi ditambah dengan kehadiran seorang mentor yang efektif dapat menjadi penetralisir dialam suatu pekerjaan.

- Rencana Pembelajaran Perilaku perubahan khususnya

sering lebih mudah ketika mereka membuat langkah-langkah yang jelas.  

 Mentor menggunakan pengetahuan-nya tacit berdasarkan transisi pengalaman mereka sendiri untuk menanyakan pertanyaan kepada peserta didik dan menggunakan pendekatan logis sehingga peserta didik dapat berkomitmen untuk lebih baik secara intelektual dan emosional.

Menjadi sounding Board Mentoring dapat menjadi patokan

persepsi karyawan yang lebih muda dan dapat membantu mereka agar lebih kritis dalam melakukan pekerjaannya.

Solusi terbaik untuk transfer pengetahuan melalui proses ‘After Action Review’.

Hal ini untuk mengantisipasi hilangnya pengetahuan.

AAR dipakai sebagai taktik untuk memperbaiki dalam team pembelajaran dan kinerja. Karena dengan membantu teams tersebut dapat merefleksikan dan mempunyai pengalaman antara senior dan junior.

Contoh Harley – Davidson Corporation (105 tahun)

Sebelum memulai produksi baru, manager memberikan waktu untuk melihat series dari

pre-builds untuk mengidentifikasikan masalah kualitas dari produksi.

Dalam pertemuan antara anggota senior menggambarkan dari pengalaman yang sudah diprediksikan untuk mencapai tujuan dan kesuksesan apa yang akan dicapai.

Manufacturing team mengerjakan AAR untuk merefleksikan bagaimana pre-build terjadi dan memberikan prediksi-prediksinya.

Hal ini tidak hanya memungkinkan team untuk memberikan validitas atau memikirkan kembali asumsi tentang produksinya, tetapi juga pengetahuan para senior diuji didepan para junior yang dapat memutuskan untuk mereka sendiri bagaimana value atau nilai dari suatu produk itu.

Dan proses pre-build ini diulang beberapa kali untuk menaikkan standar produksi dalam setiap waktu.

 Dilakukan jika organisasi atau perusahaan kuatir akan kehilangan keahlian dari setiap fungsi, tipe, nilai dari karyawan atau ketika diperlukan untuk pengembangan kemampuan yang penting pada karyawan yang baru.

Benefit dari communities practices untuk mensuport hubungan yang sehat dan baik dalam setiap tipe kunci keahlian dalam management dan menjadi retensi dalam organisasi.

Beberapa cara dalam Communities Practices: CoP yang terorganisir dengan baik dapat

memberikan komunikasi secara profesional terhadap karyawan yang terisolasi dan mempunyai keterhubungan dengan karyawan lainnya dalam menghadapi tantangan dan mempunyai perspektif yang sama dalam bisnis.

CoP mendorong karyawan untuk berbagi keahlian mereka secara luas, sehingga membuat pengetahuan ini lebih mungkin untuk bertahan dalam organisasi setelah salah satu ahli meninggalkan atau tidak bekerja ditempat tersebut lagi.

Cara mendapatkan Communities of Practices:

- Conversation: Pertanyaan-pertanyaan yang produktif dan diskusi adalah kunci pembelajaran. Untuk mendapatkan yang efektif, semua anggota dianjurkan untuk memberi ekspresi opininya, mendiskusikan problematika an mempromosikan kesuksesannya.

- Kolaborasi: Pembelajaran terjadi melalui interaksi sosial. CoP yang sukses mendukung penyelesaian problem inti dan berbagi pengetahuan diantara karyawan dan pertukaran karyawan yang non hierarchical.

Komitmen: Efektif communities terdiri dari para anggota yang percaya bahwa hal yang penting dapat dikontribusikan seiring waktu berjalan untuk mendukung tujuan kelompok tersebut. Mereka percaya bahwa nilai dari communities tersebut.

Senior management harus mengekspresikan komitmennya untuk kepentingan transfer pengetahuan communities dan menyimpannya sebagai sumber yang ada untuk menolong membangun dan menopang communities tersebut.

Konektifitas: Communities akan bernilai jika anggotanya

mempunyai cara yang mudah dalam berhubungan, apakah itu tatap muka dalam periode tertentu didalam forum, atau konferensi atau dalam elaborasi infrastruktur teknologi yang mendukung komunikasi secara elektronik dan penggunaan alat-alat tersebut secara kolaboratif.

Kemampuan/Kapabilitas: Communities yang efektif terus membangun,

ada penyegaran, menopang skills, perilaku, nilai dan pengetahuan dari kebutuhan organisasi tersebut untuk mengimplementasikan tujuan strateginya.

Contoh:

Says Arjan van Unnik at Shell, “We hook up people who are working in related disciplines in Shell companies around the world so they can problem solve and share learnings and ideas. The big trick is to go further than connecting people in the same disciplines. We get excellent cross-fertilization of disciplines--for example, pipeline engineers and corrosion engineers sharing information and ideas, thereby coming up with better and more complete solutions--that’s how we get great value.”

Knowledge Transfer Practices

Knowledge Recovery IT Applications to

Initiatives capture, store, share knowledge

Human ResourcesProcesses & Practices

Knowledge

Retention Strategy

Penerapan Teknologi Informasi, Menyimpan dan membagi Intellectual Capital

Proses capture mencakup wawancara yang terstruktur secara spesifik dalam masing-masing departemen dan khusus untuk mendukung jenis pengetahuan ditingkat managerial yang akan dianggap penting. Hasil wawancara akan divalidasi untuk akurasi dan kegunaan. Mekanisme pengambilannya akan memakai kemampuan alat pemodelan data atau alat metadata.

Repositori pengetahuan harus dilakukankan agar berguna dan dapat diakses. Karyawan mengakses basis pengetahuan harus dapat menggunakan jenis pencarian misalnya: Google dan menggunakan kata kunci yang sesuai. Ada teknologi lain yang memungkinkan membantu mencari dan menyebarluaskan dengan baik seperti wiki, portal, percakapan threaded dan peta konsep (c-peta).