Thme : Traitement et Analyse des Donnes

Sommaire 1 Introduction................................ ................................ ................................ ......... 4 2 Export de donnes vers Word ................................ ................................ ............ 10

2-3-1 : Marquer le tableau copier ................................ ................................ ...... 10 2-3-2 : Copier le tableau dans le presse papier ................................ ..................... 10 2-3-3 : Basculer sur Word................................ ................................ .................... 11 2-3-4 : Coller le tableau................................ ................................ ....................... 11 2-3-5 : Modifier le tableau................................ ................................ ................... 11 2-4-1 : Basculer sur Excel................................ ................................ .................... 11 2-4-2 : Slectionner et copier le tableau dans le presse papiers............................. 11 2-4-3 : Basculer sur Word................................ ................................ .................... 11 2-4-4 : Coller le tableau................................ ................................ ....................... 11

3 Valider et protger les donnes ................................ ................................ .......... 12

3-1-1 : Slectionner les cellules contenant des formules de calcul........................ 12 3-1-2 : Choisir la protection dsire................................ ................................ ..... 12 3-1-3 : Oter le verrouillage des cellules................................ ................................ 13 3-1-4 : Activer la protection................................ ................................ ................. 14

4 Tris, sous-totaux et mode plan ................................ ................................ ........... 17

4-1-1 : Tri simple................................ ................................ ................................ . 17 4-1-2 : Tri multicritres ................................ ................................ ....................... 18

5 Liaisons, consolidations................................ ................................ ..................... 21 6 Filtrer une base de donnes................................ ................................ ................ 24

6-1-1 : Raliser un filtre simple ................................ ................................ ........... 24 6-1-2 : Raliser un filtre sur plusieurs colonnes ................................ ................... 25 6-1-3 : Afficher tous les enregistrements................................ .............................. 26 6-1-4 : Raliser un filtre personnalis ................................ ................................ .. 26 6-1-5 : Supprimer le filtre automatique ................................ ................................ 26 6-2-1 : Crer la zone de critres................................ ................................ ........... 27 6-2-2 : Filtrer sur placer................................ ................................ ....................... 27 6-2-3 : Afficher tous les enregistrements................................ .............................. 27

7 Tableaux croiss dynamiques ................................ ................................ ............ 28

7-3-1 : Masquer un sous total................................ ................................ ............... 31 7-3-2 : Afficher un sous total ................................ ................................ ............... 32 7-4-1 : Modifier la focntion dun sous total................................ .......................... 32 7-4-2 : Rtablir la fonction par dfaut dun sous total................................ ........... 32 7-7-1 : Afficher les details ................................ ................................ ................... 33 7-7-2 : Masquer les details................................ ................................ ................... 33

8 Fonctions conditionnelles ................................ ................................ .................. 35

1 Introduction

1-1 : INTRODUCTION Excel est un logiciel du type tableur. Il permet de raliser des tableaux de donnes sous forme de liste contenant des calculs plus ou moins complexes, des graphiques de donnes. Chaque document, ou classeur, est compos de plusieurs feuilles de calcul composes de 256 colonnes (A IV) et de 65536 lignes.

1-2 : LANCER LAPPLICATION EXCEL

Pour lancer le logiciel Excel, vous avez deux solutions :

La premire est de double cliquez sur le bureau sur licne suivant :

La deuxime solution consiste cliquer sur le menu Dmarrer puis

Programmes et enfin Microsoft Excel

1-3 : FAISONS CONNAISSANCE AVEC LECRAN DEXCEL 2000

La barre de titre est compose du nom du logiciel (ici Microsoft Excel) puis du nom que l on va donner au classeur Excel. Par dfaut, Excel nomme son premier classeur classeur1.

Cellule active

Barre de titre

Barre doutils Barre de formules

Numro colonne

Numro de ligne

Feuille du classeur

Ascenseur vertical

Ascenseur horizontal

Rfrence de la cellule active

Cest un espace de travail mis votre disposition pour construire vos tableaux. Il est compos de 3 feuilles que lon peut voir en bas gauche. On peut ajouter ou retirer des feuilles ce classeur. La cellule est llment de base de la feuille et se trouve lintersection dune ligne et dune colonne. Chaque cellule est identifie par une rfrence spcifique, qui fait appel aux numros de ligne et de colonne o elle se trouve dans une feuille. Par exemple, dans chaque feuille, la cellule qui se trouve lintersection de la colonne A et de la ligne 1 est donc identifie par sa rfrence A1. Une cellule peut recevoir : Des donnes numriques ou alphanumriques, Des formules de calcul, Des commentaires.

La cellule active est celle qui apparat en sur brillance lcran. Cest la cellule slectionne dans laquelle vous travaillez. On peut voir aussi la rfrence de la cellule active dans la barre de formule. CREATION DE GRAPHIQUE Pourquoi un graphique ?

Pour simplifier l'analyse d'une masse de donnes. Pour ressortir rapidement les tendances des sries de donnes. Pour pouvoir comparer les donnes. Pour ressortir des proportions.

Un graphique sert faire ressortir clairement des tendances, des proportions, des comparaisons d'une masse de donnes. Ce chapitre va montrer comment crer plusieurs types de graphiques, comment modifier des options et comment ajouter des lments ceux-ci. Cet exercice consiste crer un graphique de type "Historigrames3D" sur une nouvelle feuille de calcul. Entrez les donnes suivantes sur une feuille de calcul du classeur.

Slectionnez les donnes en utilisant un bloc (continu ou non continu), pour cet

exemple de A1 jusqu' D4.

La slection des donnes est trs importante. Il ne faut pas choisir des lignes ou des colonnes vides. Gnralement, la premire colonne et la premire ligne d'un bloc qui va servir pour crer un graphique servent la description de l'axe des " X ", l'axe des abscisses, et pour la lgende. Cela fonctionne bien lorsque la premire colonne et la premire ligne du bloc sont du texte. Mais Excel peut se confondre dans certains cas si la description dont vous avez besoin est sous forme de chiffres. Le logiciel va penser qu'il s'agit des chiffres de la premire srie de donnes. Pour viter cette situation, placez un espace devant les chiffres de la description sur la premire ligne. Une autre possibilit est de laisser la premire case de la premire ligne vide. Si vous avez besoin d'un bloc non continu pour gnrer le graphique, il ne faut pas prendre des cellules parpilles partout. Assurez-vous que chaque bloc reprsente au moins une srie de donnes. Du menu Insertion, slectionnez Graphique OU En utilisant l'assistant de graphiques d'Excel . Rpondez aux questions qui se retrouvent dans les prochaines fentres.

La premire tape consiste choisir un graphique parmi les 14 catgories qui sont reprsentes dans la colonne de gauche. Dans la partie droite de l'cran des graphiques, il y a des sous-types de graphiques pour reprsenter les mmes informations de manire diffrente.

Avant de continuer, il est possible d'avoir un aperu du graphique pour s'assurer d'avoir choisi le bon type de graphique pour mieux reprsenter les sries de donnes. Il suffit d'appuyer sur le bouton "Maintenir appuy pour visionner". La section avec les sous-types de graphique sera remplace par une reprsentation du graphique. Faites votre slection. Pour l'exercice, slectionnez la mme qui est affiche sur

l'image ci-dessus. Appuyez sur le bouton Suivant >.

Pour la seconde tape de la cration du graphique, il y a deux onglets : l'un est pour dterminer la plage de donnes et l'autre est pour donner de l'information sur les sries.

L'onglet "Plage de donnes" est pour s'assurer que vous avez choisi la bonne tendue de cellules pour les sries de donnes de votre graphique. S'il y a une erreur, vous pouvez toujours appuyer sur le bouton la fin de la case pour re-slectionner les cellules ncessaires. Aussi, vous pouvez dterminer que les sries de donnes sont en colonnes ou en lignes. Ceci veut dire que chaque ligne ou chaque colonne reprsentent une srie de donnes sur un item que vous voulez reprsenter dans le graphique. Pour les besoins de cet exercice, assurez -vous que les sries de donnes soient en lignes et non en colonnes. Vous avez mme un aperu du graphique final avant de l'avoir termin. Vous pouvez exprimenter et voir quel sera le rsultat final en changeant la reprsentation des sries de donnes. Cliquez sur l'onglet Srie.

Sous l'onglet srie, il est possible de changer, d'ajouter ou de supprimer des sries de donnes. Au bas la gauche de la fentre, vous avez le nom de chacune des sries.

la droite, la case " Nom : " vous permet de changer le nom d'une srie. C 'est le nom qui va apparatre dans la lgende du graphique. Vous pouvez slectionner le contenu d'une cellule d'une des feuilles de calcul du classeur ou vous pouvez crire le texte de votre choix.

Dans la case " valeur ", il y a l'tendue des cellules qu i reprsente la srie de chiffres que vous voulez dans votre graphique. Vous pouvez le changer ici l'tendue d'une srie si ncessaire.

La case " tiquette des abscisses (X) " indique la description qui sera affiche sur l'axe des " X " du graphique. Il vous est encore possible de la modifier. Il suffit d'appuyer sur le bouton la fin de la case. Ensuite slectionnez les cellules que vous dsirez. Appuyez sur le bouton la fin de la case de la fentre qui est apparue pour ensuite revenir cette fentre.

Faites votre slection et appuyez sur le bouton Suivant >. Pour la troisime tape, il y a plusieurs onglets. Chacun dcrit une caractristique du graphique. L'onglet des titres sert crire le texte qui va apparatre au titre principal du graphique ainsi que pour les descriptions de chacun des axes du graphique. Pour les besoins de l'exercice :

la case " Titre du graphique ", crivez : Ressources de la commune. la case " Axe des abscisses (X) ", crivez : Annes. la case " Axe des sries (Y)", crivez : Catgories. a case " Axe des ordonnes (Z) ", crivez Millions Dhs Cliquez sur l'onglet Axes.

Changer le texte de la lgende

Il vous est aussi possible de changer le texte qui est dans la lgende. Voici la lgende avant le changement. Du menu Graphique, slectionnez l'option Donnes source. Cliquez sur l'onglet Plage de donnes.

Les options type de graphique, donnes source, options du graphique et emplacement du menu Graphique sont les mmes que vous avez utilis pour crer le graphique. Vous pouvez y revenir en tout temps pour apporter des corrections au graphique.

Sous cet onglet, vous pouvez changer l'tendue des donnes et changer les sries de donnes de lignes en colonnes ou vice versa.

Cliquez sur l'onglet Srie. Sous cet onglet, vous pouvez ajouter ou retirer des sries de donnes du graphique. Il vous est aussi possible de changer le nom de la srie qui apparat dans la lgende, changer l'tendue d'une srie de donnes et la description qui apparat sur la des "X" du graphique. Cet exercice consiste changer le nom qui apparat la lgende pour la srie"Autres".

De la colonne de gauche, cliquez sur la srie Autres.

Les informations sur la srie vont apparatre dans les cases de droite.

Cliquez dans la case Nom .

Vous pouvez crire du texte ou crire le nom de la cellule qui sera la description de la lgende.

2 Export de donnes vers Word

2-1 : OUVRIR LES APPLICATIONS Pour ouvrir le logiciel Word 2000, cliquez sur Dmarrer puis monter la souris sur Programmes. Lorsque Programmes est devenu bleu, dplacez la souris sur le sous menu et cliquez sur Microsoft Word. Il est possible que le logiciel Word se situe sur le bureau, pour

cela double cliquez sur licne Microsoft Word .

2-2 : BASCULER SUR EXCEL

Pour passer dune application une autre, il faut regarder dans la barre des tches. Vous avez tous les logiciels qui sont ouvert. En cliquant, sur le logiciel que vous voulez, vous

allez rentrer dans ce logiciel.

2-3 : COPIER COLLER LE TABLEAU (COLLAGE SPECIAL) 2-3-1 : Marquer le tableau copier Marquer le tableau copier revient slectionner les cellules que lon veut copier pour les mettre sur le logiciel Microsoft Word. Si vous ne vous souvenez plus comment on slectionne des cellules, reportez la partie 5. 2-3-2 : Copier le tableau dans le presse papier Le presse papier est un logiciel fournit par Windows o on copie les informations que lon veut passer dun logiciel un autre. Pour copier les informations se situant sur Excel, il faut

slectionner les informations puis appuyer sur le bouton suivant ou choisir Copier dans le menu Edition. Le presse papier souvre alors avec licne dExcel (ce sont des informations provenant du logiciel Excel) :

Vous devez amener la souris sur Microsoft Excel est cliqu dessus pour passer de Word Excel.

2-3-3 : Basculer sur Word Tout comme dans la partie 11-2, passez du logiciel Excel au logiciel Word en cliquant dans la barre des tches 2-3-4 : Coller le tableau Pour coller les informations dExcel sous Word, appuyez sur licne dExcel dans le presse papier. Limage suivante vous montre le coller dExcel sous Word :

Impts Subventions Recettes Commune Ait Brahim 10 8 13 Commune Tadart 11 15 9 Commune Tislite 7 10 15

2-3-5 : Modifier le tableau A partir de ce moment vous pouvez modifier les lments qui se situent dans votre tableau Word (Police, taille, ), tout comme si vous aviez cre un tableau sous Word

2-4 : COPIER COLLER LE TABLEAU AVEC LIAISON 2-4-1 : Basculer sur Excel Grce la barre des tches, passez du logiciel Microsoft Word Microsoft Excel. 2-4-2 : Slectionner et copier le tableau dans le presse papiers Tout comme dans la partie 11-3-2, slectionnez les lments de Microsoft Excel puis copiez les dans le presse papier 2-4-3 : Basculer sur Word En passant par la barre des tches, passez du logiciel Microsoft Excel Microsoft Word. 2-4-4 : Coller le tableau Pour coller le tableau avec liaison, choisissez Collage Spcial dans le menu Edition.

Valeur de trois terrains l'hectare Terrain A Terrain B Terrain C 500,00 Dhs 1 500,00 Dhs 2 500,00 Dhs Quelques explications : Dans la mesure du possible, les informations que copiez vers un autre programme sont colles dans un format susceptible d'tre modifi par ce programme. Par exemple, les donnes des feuilles de calcul Microsoft Excel sont colles dans Word sous forme de tableaux Word reproduisant, entre autres, la largeur des colonnes et la mise en forme des caractres. Les textes Word spars par des tabulations sont colls dans Microsoft Excel sous forme de lignes et de colonnes de cellules. Si un programme ne peut pas modifier des informations, il les incorpore en tant quobjet. Vous pouvez alors utiliser le programme source pour modifier ces objets. Lorsque les informations ne peuvent pas tre incorpores, elles sont colles sous forme d'image fixe non modifiable. 3 Valider et protger les donnes

3-1 : PROTEGER LES DONNEES DUNE FEUILLE 3-1-1 : Slectionner les cellules contenant des formules de calcul La protection des donnes vite une personne de supprimer une formule de calcul. Cest pour cette raison quon protge les cellules ou se trouvent une formule de calcul. 3-1-2 : Choisir la protection dsire La protection la plus approprie est la protection par mot de passe car on n'est pas oblig de mettre de mot de passe mais en choisissant Protection puis Oter la protection dans le menu Outils, on enlve la protection et la feuille nest plus protge. Tandis que si une personne fait la manuvre prcdente alors quil y a un mot de passe, avant de pouvoir enlever la protection, il faudra mettre le mot de passe.

3-1-3 : Oter le verrouillage des cellules Avant de mettre une protection sur les cellules qui ne peuvent pas tre modifies, il faut enlever la protection sur les cellules qui sont susceptibles dtre modifies (toutes les cellules qui ne contiennent pas de formules de calcul). Pour enlever le verrouillage de ces cellules, il faut les slectionner. Ensuite, vous faites un clic droit sur une de ces cellules. Le menu suivant apparat :

Choisissez Format de cellule et cliquez dessus. Une bote de dialogue apparat. Cliquez sur longlet Protection comme le montre limage suivante :

Pour enlever le verrouillage des cellules, dcochez la case Verrouille , puis cliquer sur le bouton OK.

3-1-4 : Activer la protection Maintenant pour rendre inactive les cellules qui contiennent une formule de calcul, choisissez Protection puis Protger la feuille dans le menu Outils. La bote de dialogue suivante apparat :

Une fois le mot de passe saisi, cliquez sur le bouton Ok, une autre bote de dialogue apparat en vous demandant de retaper le mot de passe. Cest juste une vrification pour voir si vous ne fates pas derreur en tapant le mot de passe.

Remarque : le mot de passe scrit sous forme dtoile pour viter quune personne se trouvant derrire vous puisse lire votre mot de passe. Il est conseill dutiliser toujours le mme mot de passe que ce soit sous Word, Excel ou Internet. Maintenant, vous ne pouvez pas effacer l o les cellules contenant des formules mais vous pouvez modifier les cellules qui ne contiennent pas de formules de calcul.

3-2 : TESTER LA PROTECTION DUNE FEUILLE Pour tester la protection dune feuille, placez-vous sur une cellule qui contient une formule de calcul, puis appuyez sur la touche SUPPR de votre clavier. Normalement, si vous avez suivi les tapes prcdentes, la bote de dialogue suivante apparat :

Laissez les diffrentes cases coches

Saisissez un mot de passe

Si cette bote de dialogue apparat lorsque vous voulez supprimer cette cellule cest que la protection de la feuille est active.

3-3 : DESACTIVER LA PROTECTION DE LA FEUILLE Pour dsactiver la protection de la feuille, choisissez Protection, puis Oter la protection dans le menu Outils. Si vous avez protg la feuille avec un mot de passe, la bote de dialogue suivante apparat :

Vous devez saisir le mot de passe que vous avez mis lorsque vous avez mis la protection sur la feuille. Une fois le mot de passe saisi, cliquez sur le bouton OK et la feuille nest plus protge. ATTENTION : Si vous avez oubli le mot de passe de votre feuille, il ny a aucun moyen de passer outre cette protection. Donc vous ne pourrez plus porter de modification aux formules de calcul.

3-4 : PROTEGER UN CLASSEUR

Un classeur Excel cest comme un classeur o lon range ses feuilles lintrieur. Un classeur Excel est compos donc de plusieurs feuilles. On peut les voir en bas gauche. Par dfaut, elles ne sont que trois mais on peut en ajouter dautres en cliquant sur Feuilles dans le menu Insertion. Tout comme on protge une feuille du classeur, il serait judicieux de protger tout le classeur. Mais avant de protger tout le classeur, il faut protger toutes les feuilles qui entrent dans le classeur. Une fois les feuilles protges, choisissez Protection puis Protger le classeur dans le menu Outils. La bote de dialogue suivante apparat :

Comme pour la protection de la feuille, il vaut mieux saisir un mot de passe. Une fois le mot de passe saisi, cliquez sur le bouton OK. La bote de dialogue de confirmation du mot de passe apparat :

Une fois le mot de passe ressaisi, cliquez sur le bouton OK. ATTENTION : Vous pouvez mettre des majuscules et des minuscules dans votre mot de passe mais quand vous voudrez enlever la protection de la feuille ou du classeur, il faudra bien faire attention la casse (majuscule / minuscule)

3-5 : TESTER LA PROTECTION DU CLASSEUR Pour tester la protection du classeur, il faut faire exactement la mme chose que pour tester la protection dune feuille (voir la partie 13-2)

3-6 : DESACTIVER LA PROTECTION DUN CLASSEUR Pour enlever la protection sur un classeur, choisissez Protection puis Oter la protection du classeur dans le menu Outils. Si vous avez mis un mot de passe au classeur, la bote de dialogue suivante apparat dans laquelle, il faudra saisir le mot de passe :

4 Tris, sous-totaux et mode plan

4-1 : TRIER UN TABLEAU 4-1-1 : Tri simple Le tri simple se fait sur une colonne. Limage suivante vous montre une liste de s non tri :

Nous voulons trier ces personnes par ordre alphabtique. Pour cela, slectionnez tous les lments qui font partie de la liste des personnes (titre, nom, prnom, code postal, ville) sauf le titre de chaque colonne sinon lui aussi sera tri. Choisissez ensuite Trier dans le menu Donnes. La bote de dialogue suivante apparat :

Quand vous avez fini de faire votre choix de tri, cliquez sur le bouton OK, et la liste est trie par ordre alphabtique comme le montre limage suivante :

4-1-2 : Tri multicritres Le tri multicritre se fait sur plusieurs critres en mme temps. Sur lexemple prcdent, on voit que deux personnes sappellent Mrabet mais une personne habite Rabat et lautre habite Casablanca. Nous allons donc trier par ordre alphabtique les noms des personnes sur chaque ville. Pour crer un tri multicritre, choisissez Trier dans le menu Donnes. Bien entendu, il faut slectionner avant les diffrents lments qui vont tre tris. La bote de dialogue suivante apparat :

Dans la liste droulante, choisissez Nom

On va trier ces noms

Ici aussi vous pouvez trier les cellules par ordre croissant ou dcroissant. Une fois les choix slectionns, cliquez sur le bouton OK. Les informations sont tries par nom et par ville comme le montre limage suivante :

4-2 : AFFICHER DES SOUS-TOTAUX Les sous-totaux permettent dafficher rapidement des totaux sans besoin de faire des formules de calcul compliques. Lexemple suivant vous montre deux reprsentants qui vendent du bl et du seigle pour une journe dtermin. On voudrait connatre pour chaque reprsentant le montant des ventes en bl et en seigle pour la journe et la somme totale vendue par journe. Vous allez dire que cest tout simple et quil faut juste faire des additions et je vous rpondrai que Oui mais il y a une autre solution. Limage suivante vous montre la vente par reprsentant sur deux journes :

Maintenant en choisissant Sous-totaux dans le menu Donnes, la bote de dialogue suivante apparat :

Le premier critre de tri est le nom et le deuxime critre de tri est la ville

Cliquer sur le bouton OK. Les diffrents sous-totaux apparaissent sur la feuille comme le montre limage. JDe la couleur a t ajoute aux diffrents sous-totaux pour bien les faire ressortir :

Sur la partie gauche de la feuille sont apparues des accolades pour montrer ce quoi rassemblent les diffrents sous totaux. Si vous voulez juste les diffrents sous-totaux, il vous suffit dappuyer sur la touche moins ( - ) pour juste laisser les sous totaux. Cette touche moins (-) devient alors un plus ( + ) pour voir apparatre le contenu des diffrents sous-totaux.

Choisissez dans la liste

droulante Cocher les cases des journes car on veut faire un sous total par jour

5 Liaisons, consolidations

5-1 : CREER UNE LIAISON ENTRE FEUILLES Une liaison entre feuilles est une srie de calculs provenant dune feuille et se reportant sur

lautre feuille. Lexemple suivant vous montre une base de donnes client (avec un seul client) et les factures correspondantes ce client. Le but est de connatre le montant TTC

de ce que nous doit le client :

Le but des liaisons entre feuilles et de mettre le montant T TC des sommes que nous a pay le client dans la cellule correspondante. Bien entendu, la base de donnes et les factures se situent sur 2 feuilles diffrentes. Limage suivante vous montre le calcul du montant des deux factures qui se situe dans la base de donnes :

Explication : Facture Alaoui provient du nom que jai donn la feuille o se situent les

factures de la socit de Mr Alaoui. . Il aurait trs bien pu sappeler Feuil1 si je ne lui avais pas donn de nom. Le G14 provient de la cellule G14 de la feuille Facture Alaoui . Le calcul est tout simple cest seulement une addition entre 2 cellules se situant sur une feuille diffrente. Donc pour raliser une liaison entre feuilles, il faut saisir le signe gale ( = ) lendroit o on veut raliser le calcul puis cliquer sur la cellule de la deuxime feuille qui va nous permettre de raliser le calcul, ensuite il faut mettre le signe ( + - * / ) et aller chercher la deuxime cellule qui entre dans le calcul. Une fois la formule de calcul termi ne, appuyer sur la touche ENTREE, Excel se replace lendroit o vous avez ralis le calcul.

5-2 : CREER UNE LIAISONS ENTRE DAUTRES CLASSEURS Pour crer une liaison entre dautres classeurs, il faut faire exactement la mme chose que pour crer une liaison entre feuilles. Pour raliser, une liaison entre deux ou plusieurs classeurs, il faut que ces classeurs soient ouverts. Par exemple, on peut crer un classeur base de donnes dans lequel, il y aura tous les clients et un autre classeur o il y aura toutes les factures des clients. Limage suivante vous montre la formule associe la liaison entre deux classeurs :

Explication : [Facture.xls] provient que jai enregistr mon classeur de facture sous le nom de Facture . .xls est lextension du fichier Excel. Ensuite, Facture Alaoui provient du nom que jai donn la feuille du classeur Facture . $G$14 est une rfrence absolue qui permet de crer ma formule de calcul. Une fois que vous avez enregistr vos classeurs Excel et si vous voulez ouvrir de nouveau la base de donnes, Excel voit quil a des liaisons entre classeurs et vous affiche la bote de dialogue. Pour mettre jour ces liaisons, il faut cliquer sur le bouton Oui :

5-3 : CONSOLIDER DES DONNEES La consolidation des donnes permet deffectuer des calculs transversaux sur plusieurs feuilles identiques (conception, intitul ). Pour consolider des donnes, placez sur une cellule qui va recevoir la consolidation. Dans le menu Donnes, choisissez Consolider, la bote de dialogue suivante apparat :

Une fois que la premire cellule a t saisie, cliquer sur le bouton Ajouter. La rfrence de la cellule apparat dans le champ Rfrence source . Ensuite, cliquer de nouveau sur ce mme bouton et aller chercher la deuxime cellule puis cliquer de nouveau sur le bouton Ajouter. Si vous avez une troisime rfrence, recommencez la mme opration. Une fois termine, cochez la case Lier aux donnes source puis cliquer sur le bouton OK. Si vous avez faire dautre consolidation, il faut effacer les rfrences source se situant dans le champ du mme nom en les slectionnant lune aprs lautre et en cliquant sur le bouton Supprimer.

En cliquant sur ce bouton, vous allez chercher les cellules qui vont entrer dans votre calcul

Limage suivante vous montre les calculs de consolidation :

La consolidation cest un peu le mlange des liaisons et des sous totaux. 6 Filtrer une base de donnes

Une base de donnes est un ensemble structur de donnes enregistres sur des supports accessibles par l'ordinateur pour satisfaire simultanment plusieurs utilisateurs.

6-1 : FILTRE AUTOMATIQUE

6-1-1 : Raliser un filtre simple Un filtre est un systme qui permet de trier les informations sur un critre particulier. L exemple suivant vous montre une base de donnes client. Cette base de donnes contient une colonne qui permet de savoir si le client pay ou non sa facture :

Nous voulons connatre les personnes qui nont pas pay leur facture. Pour cela, nous allons crer un filtre sur la colonne pay . Pour crer un filtre, slectionnez votre base de donnes. Ensuite, choisissez Filtre puis Filtre automatique dans le menu Donnes. Des flches apparaissent au niveau des en-ttes de colonne comme le montre limage suivante :

En cliquant sur la flche de la liste droulante Pay , le menu suivant apparat :

Nous voulons connatre les personnes qui nont pas encore pay les factures. Donc, il faut slectionner Vides et cliquez. Excel trie alors les personnes qui nont pas encore rgl les factures comme le montre limage suivante :

Excel a trouv 3 enregistrements. La liste droulante Pay est devenue bleue. Cela montre que lon a filtr les enregistrements sur cette colonne. La ligne de lenregistrement 2 a t masque pour montrer les enregistrements correspondant notre demande. 6-1-2 : Raliser un filtre sur plusieurs colonnes Nous voulons connatre les personnes habitant Rabat et qui nont pas encore pay leur facture. Dans la liste droulante Ville , il faut slectionner Rabat et Excel va filtrer les enregistrements dont la ville est Rabat et qui nont pas encore pay leur facture. Limage suivante vous montre ces enregistrements :

Les listes droulantes Ville et Pay deviennent bleues pour montrer que le filtre a t ralis sur ces deux colonnes.

6-1-3 : Afficher tous les enregistrements Pour afficher tous les enregistrements de la base de donnes, il faut, dans les listes droulantes Ville et Pay , slectionnez loption Tous . Limage suivante vous montre tous les enregistrements de la base de donnes :

6-1-4 : Raliser un filtre personnalis Nous voulons connatre les enregistrements dont le code postal est infrieur ou gal 10000. Pour raliser ce filtre personnalis, cliquez sur la liste droulante Code Postal et choisissez Personnalis . La bote de dialogue suivante apparat alors :

Une fois les choix termins, cliquez sur le bouton OK. Limage suivante, vous montre les enregistrements dont le code postal est infrieur ou gal 10000.

6-1-5 : Supprimer le filtre automatique Pour supprimer le filtre automatique, choisissez Filtre puis dcochez Filtre automatique du menu Donnes. Les listes droulantes disparaissent alors.

Dans la liste droulante,

Dans la liste droulante, choisissez 10000 .

6-2 : FILTRE ELABORE

6-2-1 : Crer la zone de critres Pour crer un filtre labor, choisissez Filtre puis Filtre labor dans le menu Donnes. La bote de dialogue suivante apparat :

La zone Plages correspond gnralement votre base de donnes. La Zone de critres reprsente la plage de cellules qui contient les conditions spcifies. Vous pouvez utiliser n'importe quelle plage comme argument critres, condition toutefois qu'elle comprenne au moins une tiquette de colonne et au moins une cellule situe sous l'tiquette de colonne pour spcifier la condition. 6-2-2 : Filtrer sur placer Vous pouvez filtrer les enregistrements sur votre base de donnes ou un autre endroit de la feuille ou sur une feuille diffrente. Si vous voulez filtrer un autre emplacement, cliquez sur le bouton radio Copier vers un autre emplacement dans la bote de dialogue prcdente. La zone Copier dans de la bote de dialogue est dverrouill. En cliquant sur le bouton droite de cette zone, slectionnez lemplacement ou vous voulez mettre le filtre de la base. 6-2-3 : Afficher tous les enregistrements Pour revenir votre base de donns du dpart et afficher tous les enregistrements, choisissez Filtre puis Afficher tout dans le menu Donnes.

7 Tableaux croiss dynamiques Limage suivante vous montre lexemple qui va tre utilis pour crer et manipuler les tableaux croiss dynamiques :

7-1 : MANIPULER UN TABLEAU CROISE Pour crer un tableau crois dynamique, il suffit de choisir Rapport de tableau crois dynamique dans le menu Donnes. La bote de dialogue suivante apparat :

La premire tape de cet assistant, vous demande o se situe la base de donnes. Comme elle provient de Microsoft Excel, il faut laisser le bouton sur Liste ou base de donnes Microsoft Excel . Si la base de donnes tait sur Access, il faudrait utiliser le deuxime bouton. Nous voulons crer un tableau crois dynamique donc il faut laisser le bouton sur Tableau crois dynamique . Si vous vouliez raliser un graphique, il aurait fallu cocher le deuxime bouton. Ensuite, il suffit de cliquer sur le bouton Suivant. La bote de dialogue suivante apparat :

A la deuxime tape, lassistant vous demande de slectionner la plage de donnes qui va permettre de crer le tableau crois dynamique. Si les donnes se situent dans un autre classeur, cliquer sur le bouton Parcourir afin de slectionner le classeur. Une fois les donnes slectionnes, cliquez sur le bouton Suivant. La bote de dialogue suivante apparat :

La troisime tape de lassistant vous demande si on veut crer le tableau crois dynamique sur la mme feuille que les donnes ou sur une autre feuille du classeur. Si vous choisissez Feuille existante , cliquez sur une cellule puis cliquez sur le bouton Disposition. Excel va vous aider placer les champs qui vont vous permettre de raliser le tableau crois dynamique :

Pour pouvoir dplacer les champs, prenez les sur la partie droite de la bote de dialogue. Puis cliquez glisser jusqu' lemplacement comme le montre limage prcdente. Une fois termin, cliquez sur le bouton OK. Puis, cliquez sur le bouton Terminer. Si vous aviez cliqu sur le bouton Terminer avant le bouton Disposition, lassistant aurait cr une structure de tableau crois vide comme le montre limage suivante :

Champs de page : Lorsquune valeur pour "une de page" est slectionne, le rapport de tableau crois dynamique se modifie pour ne faire apparatre que les donnes associes cette valeur. Les lments de champ de page sont affichs un par un dans le tableau crois dynamique. Champs de donnes : Ces champs contiennent les synthses des donnes des lments des champs de colonne et de ligne.

Champs de ligne : Les lments associs un champ de ligne saffichent sous la forme dtiquette de lignes. Champs de colonne : Les lments associs un champ de colonne saffichent sous la forme dtiquette de colonnes.

7-2 : DEPLACER LES CHAMPS AFFICHES NB : cette partie nest pas ncessaire si vous avez cliqu sur le bouton disposition. Il ne vous reste plus qu dplacer les champs dans les cellules correspondantes comme le montre limage suivante :

PS : Dplacez le champ de donnes en dernier sinon vous aurez des difficults crer votre tableau crois dynamique.

7-3 : MASQUER / AFFICHER UN SOUS TOTAL 7-3-1 : Masquer un sous total Par exemple sur votre tableau crois dynamique, vous ne voulez plus voir apparatre la rgion Est . Pour masquer cette rgion, cliquer sur la liste droulante Rgion . Limage suivante vous montre la liste droulante Rgion :

Il suffit de dcocher la case Est et de cliquer sur le bouton OK. Le sous total de la rgion Est est masqu. 7-3-2 : Afficher un sous total Pour afficher le sous total de la rgion que lon vient de masquer, cliquer sur la liste droulante Rgion , puis cochez la case Est . Le sous total de la rgion Est rapparat.

7-4 : MODIFIE LA FONCTION DUN SOUS TOTAL 7-4-1 : Modifier la fonction dun sous total Par dfaut, lassistant fait une somme des sous totaux mais il est possible d'utiliser dautres fonctions. Pour changer la fonction dun sous total, placez-vous sur le champ Somme vente du tableau puis cliquez sur le bouton suivant dans la barre doutils Tableau crois dynamique . La bote de dialogue suivante apparat :

Nous voulons calculer la moyenne des ventes par rgion, donc il suffit de slectionner Moyenne dans la liste Synthse par puis il faut cliquer sur le bouton OK. Limage suivante vous montre la moyenne des ventes de tous les vendeurs pour tous les produits :

7-4-2 : Rtablir la fonction par dfaut dun sous total

Pour rtablir par dfaut la fonction dun sous total (somme des valeurs), vous devez vous placer sur la cellule Moyenne Ventes , puis cliquez sur le bouton suivant et slectionnez Somme .

7-5 : SUPPRIMER UN CHAMP Pour supprimer un champ de votre tableau crois dynamique, il faut revenir lassistant de "tableau crois dynamique" en cliquant sur le bouton suivant . Maintenant, il faut cliquer sur le bouton Disposition. Maintenant, vous devez faire glisser le champ en trop en dehors du tableau.

7-6 : AJOUTER UN CHAMP Pour ajouter un champ votre tableau crois dynamique il faut faire exactement comme dans la partie 17-5 mais au lieu den enlever un il faut en ajouter un.

7-7 AFFICHER MASQUER UN DETAIL 7-7-1 : Afficher les details Par exemple vous voulez connatre le dtail des ventes pour la rgion Sud mais uniquement pour celle-ci. Placez-vous sur la cellule, ou il y a la rgion sud (A28). En cliquant sur le bouton suivant dans la barre doutils Tableau crois dynamique , vous allez afficher une bote de dialogue vous demandant les dtails afficher. Slectionnez Mois , puis cliquez sur le bouton OK.

Le dtail des mois pour cette rgion apparat alors. 7-7-2 : Masquer les details Pour masquer un lment de dtails de votre tableau crois dynamique, il suffit de cliquer sur le bouton suivant dans la barre doutils Tableau crois dynamique .

7-8 : METTRE A JOUR UN TABLEAU CROISE

Les donnes du tableau crois dynamique sont directement lies aux donnes source. Par contre, la modification des donnes source ne se rpercute pas directement dans le rapport. Lutilisateur doit forcer la mise jour du rapport si la fonction Mise jour automatique nest pas active. Ce dernier paramtre nest pas un paramtre par dfaut. Il est activ par lutilisateur. Mise jour manuelle : Apporter les modifications aux donnes sources. Activer le tableau crois dynamique en slectionnant une cellule quelconque. Cliquer sur le bouton suivant dans la barre doutils Tableau crois dynamique .

Mise jour automatique : Activer le tableau crois dynamique en slectionnant une cellule quelconque. Cliquer sur le bouton suivant dans la barre doutils Tableau

crois dynamique. La liste droulante suivante apparat :

Cliquer sur le bouton Option de la table . La bote de dialogue suivante apparat :

8 Fonctions conditionnelles

8-1 : FONCTIONS SI La fonction SI va nous permettre dafficher une valeur une question pose. Limage suivante vous montre une liste dlves avec les notes et moyennes gnrales. Il faut que la moyenne de ces lves soit au moins gale 10 pour quils soient admis leur examen.

Donc il faut se poser les questions suivante : SI la moyenne de Ahmed est suprieur ou gale 10 ALORS Ahmed sera admis lexamen SINON Ahmed sera refus. Pour utiliser la fonction SI, il faut se placer lendroit o on veut raliser la fonction SI (Ici en E2). Ensuite, il faut choisir Fonctions dans le menu Insertion. La bote de dialogue suivante apparat :

Cochez cette case pour mettre la mise jour automatique. Une fois coche, cliquez sur le bouton OK.

Si la fonction SI napparat pas sur le cot droit de la bote de dialogue, il faut la chercher dans la catgorie Logique de la bote de dialogue. La bote de dialogue suivante apparat alors :

Explication :

E2 : cest la moyenne de llve Ahmed Test_logique >= : Suprieur ou gal

10 : Note minimal pour tre admis lexamen Valeur_si_vrai Si la moyenne est suprieure ou gale 10 Alors llve est

Admis . Donc dans cette zone de texte, il faut saisir ADMIS . Valeur_si_vrai Si la moyenne est infrieure 10 Alors llve est Refus . Donc dans cette zone de texte, il faut saisir REFUSE .

Vous ntes pas obligs de passer par lassistant fonction SI pour crer cette fonction. Vous pouvez taper cette fonction par vous-mme. Nous allons raliser la fonction SI de la cellule F3. Placez-vous en cellule F3, puis tapez ceux-ci

=Si(e3>=10 ; Admis ; refus)

Explication : Une formule de calcul commence toujours par le signe =. Ensuite, vient le nom de la fonction. Comme vous avez pu le remarquer dans dautres fonctions, celles-ci sont entoures par des parenthses. Ensuite, viens le test logique. Le point virgule ( ; ) remplace le Alors donc il est admis. Il faut taper Admis entre guillemets car cette fonction ne prend gnralement que des chiffres. Le deuxime point virgule ( ; ) remplace le Sinon donc il est refus. Pour la mme raison, il faut taper refus entre guillemets.

8-2 : FONCTIONS SI IMBRIQUEES La fonction si imbrique peut tre reprsente comme ceux-ci : SI condition1 ALORS Rponse1 SINON SI condition2 ALORS Rponse2 SINON Rponse3 FIN SI FIN SI Limage suivante vous montre des notes dlves. Le but est de savoir si parmi toutes ces notes au moins un lve na pas eu la moyenne

Voici la formule quil faut taper pour savoir si un lve na pas eu la moyenne : =SI(A4

NB : Tapez exactement cette formule en dans la cellule A6 par exemple. Ne rajoutez pas ou nomettez pas certains caractres car la formule ne fonctionneraient pas. Une fois termin, appuyez sur la touche ENTREE. Changez la note de llve en cellule C8 et normalement en cellule A6, il doit y avoir du changement.

8-3 : LA FONCTION SOMME.SI La fonction SOMME.SI additionne des cellules spcifies selon un certain critre. Limage suivante vous montre lexemple dune vente de terrains avec les commissions que touchera le vendeur :

Nous voulons calculer le montant de la commission si la vente des terrains est suprieur 1200,00 DH. Pour choisir la fonction SOMME.SI, cliquez sur le menu Insertion puis Fonction. Si la fonction SOMME.SI napparat pas sur la partie droite de la bote de dialogue, cherchez cette fonction dans la catgorie Maths & Trigo. La bote de dialogue suivante souvre alors :

Plage : ce sont les donnes qui vont nous permettre de raliser le calcul, Critre : cest la condition pour quil y est un calcul, Somme_plage : Addition de la plage de calcul en fonction du critre.