trabalho final de diplomatica

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1 Universidade de Brasília UnB Faculdade de Ciência da Informação FCI Graduação em Arquivologia Disciplina Diplomática e Tipologia Documental Professor André Porto Ancona Lopez Turma 1ª de 2011 Grupo: Arquivos da Night Analisando diplomática e tipologicamente um formulário de emissão/registro de diploma da Universidade de Brasília UnB. Brasília DF 1º Semestre de 2011

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Page 1: Trabalho final de diplomatica

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Universidade de Brasília – UnB

Faculdade de Ciência da Informação – FCI

Graduação em Arquivologia

Disciplina Diplomática e Tipologia Documental

Professor André Porto Ancona Lopez

Turma 1ª de 2011

Grupo: Arquivos da Night

Analisando diplomática e tipologicamente um formulário de

emissão/registro de diploma da Universidade de Brasília –

UnB.

Brasília – DF

1º Semestre de 2011

Page 2: Trabalho final de diplomatica

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Grupo: Arquivos da Night

- Composição do Grupo:

Felipe Soares

([email protected])

Sarah Almeida

([email protected])

Vanessa Wenzel

([email protected])

Yasmin Larisse

([email protected])

- Endereço eletrônico: http://arquivosdanight.blogspot.com/

Page 3: Trabalho final de diplomatica

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Universidade de Brasília – UnB

Campus Universitário Darcy Ribeiro

Asa Norte – Brasília –DF

Breve Histórico da Universidade

A Universidade de Brasília é uma instituição idealizada para combinar o rigor da

ciência com a ousadia da arte. A produção de conhecimento na UnB obedece ao modelo

tridimensional de ensino, pesquisa e extensão, o que favorece a uma formação

universitária de qualidade, respeitosa com todas as formas de saber e comprometida

com a cidadania.

A UnB foi inaugurada em 21 de abril de 1962. Atualmente possui mais de 2 mil

professores, 2.512 servidores e cerca de 28 mil estudantes. É constituída por 25

institutos e faculdades e 25 centros de pesquisa especializados.

Oferece 103 cursos de graduação, sendo 24 noturnos e 14 à distância. Os cursos

estão divididos em quatro campi espalhados pelo Distrito Federal: Plano Piloto,

Planaltina, Ceilândia e Gama.

Para dar apoio às atividades desenvolvidas na UnB, alunos, professores e servidores

contam com 400 laboratórios, além dos órgãos de apoio, como o Hospital Universitário

e a Biblioteca Central.

Fonte: http://www.unb.br/sobre

Page 4: Trabalho final de diplomatica

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Analisando diplomática e tipologicamente um formulário de

emissão/registro de diploma da Universidade de Brasília – UnB.

Page 5: Trabalho final de diplomatica

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Sumário

Proposta do trabalho........................................................................................................06

Introdução.......................................................................................................................07

Análise diplomática e tipológica.....................................................................................09

Nos moldes de Mariano Ruipérez........................................................................09

Nos moldes de Luciana Duranti..........................................................................12

Nos moldes do formulário elaborado pelo grupo................................................14

Aspectos consideráveis a serem abordados....................................................................15

O Plano de Classificação.................................................................................................17

Contexto do documento e da instituição/produtor/titular................................................18

Discussão sobre os resultados..........................................................................................20

Indicação de como o trabalho pode ajudar na discussão dos documentos

contemporâneos...............................................................................................................22

Referências bibliográficas...............................................................................................23

Page 6: Trabalho final de diplomatica

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Proposta do trabalho

A Proposta para este trabalho de diplomática e tipologia documental, onde grande

parte da matéria gira em torno do blog Arquivos da Night visa compreender os termos e

definições da matéria Diplomática aliados à diversão de uma boa festa. Possibilitando

um aprendizado ainda maior já que com diversão tudo fica mais entusiasmante e

prazeroso.

Muitos de nossos materiais de estudo realizados ao longo do semestre possui relação

direta ou indireta com o tema do Blog Arquivos da Night e com a nossa instituição de

ensino, responsável por todo suporte oferecido. Pensando nesta relação, buscamos um

documento específico da Universidade de Brasília que fizesse alguma relação com o

tema abordado pelo blog, ou seja, tema “festa”.

Após muita procura, o documento que nos atendeu foi o Formulário de solicitação

de emissão/registro de diploma. Tendo em vista ser um documento que possibilita uma

didática muito boa e respectivamente um aprendizado final da matéria de diplomática

com um documento de muita importância para os formandos.

O formulário de registro/emissão de diplona não esta diretamente ligado ao tema

festa, mas sim indiretamente. Isso porque depois de passar por tanto tempo de estudo e

preparação para o mercado de trabalho e conseguir chegar ao final da graduação, o

passo seguinte é comemorar, e comemerar com festa! Essa festa pode ser o baile de

formatura, um encontro no bar com os amigos graduandos para comemorar... Enfim, foi

utilizando essa linha de pensamento que o grupo Arquivos da Night escolheu o referido

documento para analisar.

Page 7: Trabalho final de diplomatica

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Introdução

Breve histórico da Diplomática

A partir do século XX a Diplomática passa a ser dividida em Diplomática Histórica

e Contemporânea passando a auxiliar na tarefa de entender o processo de criação dos

documentos contemporâneos. Em meio a este cenário as ideias de Luciana Duranti são

consideradas um marco para a Diplomática e para a Arquivologia, isso porque a autora

expõe métodos e conceitos diplomáticos para delinear um novo uso para o que era

considerada uma antiga ciência.

A Diplomática se desvinculou da Paleografia para se tornar uma ciência autônoma,

cujo objetivo é compreender os elementos contidos em documentos contemporâneos.

Foi uma disciplina que passou por várias fases até chegar aos dias de hoje, onde é

considerada uma ciência autônoma com alguns objetos de estudo em comum com a

arquivologia, dentre eles o documento de arquivo. Antes de ser uma ciência autônoma

era considerada uma ciência auxiliar da história cujo objetivo era de estudar e entender

os documentos históricos.

Mas como nasceu a Diplomática? A Diplomática nasceu no século XVII com a

intenção de estabelecer regras para evidenciar a autenticidade dos documentos

eclesiásticos.

Em 1643 a Igreja Católica publicou alguns volumes da Acta Sanctorum, uma

coleção considerável de volumes dedicados aos santos da Igreja Católica, separando

fatos de lendas na tentativa de avaliar a autenticidade de documentos antigos da Santa

Sé. O jesuíta Daniel Papenbroek foi convidado a escrever a introdução do segundo

volume da Acta, para realizar esta tarefa Papenbroek precisou estabelecer alguns

métodos para verificar a autenticidade dos documentos antigos preservados no mosteiro

de Sant Denis. Porém o jesuíta declarou que alguns dos documentos mantidos no

mosteiro eram falsos, o que fez com que caísse em descrédito todos os documentos ali

preservados. O episódio ficou conhecido como “guerras diplomáticas” e a partir deste

episódio originou-se um grande número de disciplinas com o objetivo de estabelecer a

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autenticidade dos documentos, dentre as quais estão a Paleografia e a Sigilografia, além

é claro da Diplomática.

Em resposta aos estudos de Daniel Papenbroek, o monge beneditino Jean Mabillon

publicou em 1681 um tratado de seis partes intitulado De Re Diplomática Libri VI, onde

era possível identificar regras para definir a autenticidade dos documentos. Desde então

Mabillon passou a ser considerado o fundador não só da diplomática, mas também da

paleografia. Isso porque o seu método de análise diplomática consiste em repartir o

documento em elementos internos e externos e analisa-los em suas partes

separadamente.

De fato a Diplomática ocupa-se da estrutura formal dos documentos. Segundo

Heloisa Liberalli Bellotto a Diplomática amplia-se em direção à gênese documental, a

mesma autora defende que os estudos da diplomática e da tipologia levam a entender o

documento desde o seu nascimento e como ele é estruturado no momento de sua

produção. Logo, segundo a autora brasileira “a tipologia documental é voltada para a

lógica orgânica dos conjuntos documentais em todos os documentos do mesmo tipo, ou

que cumpram a mesma função”.

Assim com a aplicação do método diplomático, o arquivista pode reconstruir o

contexto de produção de conjuntos documentais através de um só documento.

O importante papel da Tipologia documental e por consequência da Diplomática,

devem ser destacados nos novos contextos de produção documental, inclusive dos

documentos eletrônicos já que os profissionais da informação, no caso os arquivistas

possuem mais um desafio: manter os registros criados em meios eletrônicos inalterados

para garantir não só seu acesso, mas também sua autenticidade e veracidade.

Baseando-se em conceitos de autores como Mariano Ruipérez, Luciana Duranti,

Heloísa Belloto dentre outros, o grupo Arquivos da Night propôs uma análise de um

documento típico não só da Universidade de Brasília, mas também de universidades em

geral – o formulário de registro/emissão de diploma, buscando discutir também aspectos

relevantes dos conjuntos e espécies documentais como por exemplo autenticidade e

organicidade.

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Análise diplomática e tipológica do formulário de

emissão/registro de diploma

Análise diplomática e tipológica nos moldes de Mariano Ruipérez

- Analise Tipológica

1. Denominação: Formulário de Emissão/ Registro de diploma

2. Definição: Formulário requerente de diploma para formandos em universidades

3. Caracteres Externos:

Gênero: textual

Suporte: papel

Formato: original múltipla

Forma: folha avulsa

4. Produtor: Universidade

5. Destinação: alunos formandos

6. Legislação: regimento geral da UnB sob o amparo do Ato da Reitoria nº 585/90.

7. Modelos ou formulários oficiais aprovados: -

8. Tramitação para expedição e vigência: O formando solicita o formulário, o preenche

e encaminha, juntamente com seu histórico e a declaração de escolaridade confirmando

a conclusão do curso, para a Secretaria Administrativa da Universidade para a

aprovação e posterior emissão do diploma.

9. Vigência administrativa do Documento: Esse documento tem a vigência até a

emissão do diploma.

10. Vigência Cronológica do Documento: -

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11. Conteúdo: Campos que contemplam informações como a identificação do aluno, do

curso, especificação do serviço, e dados da secretaria referentes a aprovação ou não da

emissão do diploma.

12. Ordenação da Série: podem ser ordenados por curso e dentro dessa ordem por ano e

turma, e, por conseguinte por nome, ou podem ser ordenados ainda pela ordem de

curso, ano e matrícula.

13. Séries Relacionadas: histórico do aluno, declaração de conclusão de curso,

diplomas.

14. Comentário Arquivístico: nos arquivos universitários esse formulário pode ser

substituído pelo diploma, pois como é somente um formulário requerente, no arquivo

ele não prova que o aluno teve seu diploma emitido, a prova disso é o diploma.

- Analise Diplomática

1. Protocolo:

Invocação: -

Intitulação: -

Direção -

2. Corpo

Disposição: -

Cláusulas sancionatórias proibitivas quanto a não autorização da emissão do

diploma por parte da Secretaria Administrativa da Universidade.

3. Escatocolo:

Data: Cronológica

Sinais de validação: assinaturas e carimbo da secretaria administrativa,

assinatura do aluno.

4. Comentários Diplomáticos: Esse formulário trata-se de um documento impresso com

campos em branco a serem preenchidos no momento da solicitação do formando. Têm

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ainda como sinais de validação as assinaturas e carimbos. Após a emissão e entrega do

diploma ao formando e todos os dados serem conferidos, ele perde o valor probatório.

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Análise diplomática e tipológica nos moldes de Luciana Duranti

Com base no conjunto de elementos apresentados abaixo, Duranti apresenta um

modelo de análise diplomática e tipológica, que, além dos elementos externos e

internos, considera as pessoas envolvidas na produção do documento e do ato que o

gerou, qualificação das assinaturas, tipo de ato, nome do ato, relação entre documento e

procedimento, tipo de documento, descrição diplomática e comentários conclusivos. A

autora explica ainda que a estrutura da análise diplomática é muito rígida e que esta

reflete uma progressão sistemática, que vai do específico ao geral, pois esta é a única

atitude a ser tomada quando o contexto do documento a ser analisado é desconhecido.

- Elementos Externos: São as características externas dos documentos. Podem ser

examinados sem a leitura do documento, mas que só estarão presentes em sua totalidade

no documento original. São eles:

Suporte: É aonde a mensagem esta transcrita. Em documentos medievais, seu estudo

envolvia sua forma de preparo, a forma e o formato, tendo em vista o estudo da

autenticidade. No caso do formulário o suporte é o papel.

Escrita: No exame de um documento medieval, era neste elemento que se realizava o

exame da escrita em seu caráter físico, como a estruturação de parágrafos e a existência

de mais de um tipo de caligrafia em um mesmo documento. No caso do formulário a

escrita é a do requerente do formulário, a da pessoa que completa o preenchimento no

SAA e também podemos citar a escrita do próprio documento feito em computador.

Linguagem: Trata-se da organização das ideias de forma a deixar os documentos mais

compreensíveis aos usuários (internos ou externos), a partir da utilização de termos

recorrentes a certos tipos de documentos. No caso do formulário a linguagem utilizada é

a linguagem formal da escrita portuguesa.

Signos especiais: Exercem a função de identificar as pessoas envolvidas no trâmite

documental e na sua função administrativa. Segundo Duranti, este elemento poderia ser

identificado como interno, pelo fato de sua função de identificação das pessoas

envolvidas no trâmite estarem incluídas nas atividades de documentação. No caso do

formulário alguns dos signos são o logotipo da universidade, e quando preenchido

possui ainda assinatura e carimbo do cerimonial e da DAA tendo ainda a assinatura do

requerente.

Page 13: Trabalho final de diplomatica

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Selo: Elemento externo de maior importância para os documentos medievais. A análise

de seus componentes permite averiguar o grau de autoridade e solenidade de um

documento, bem como sua proveniência, sua função e sua autenticidade. O formulário

analisado não possui nenhum selo.

Anotações: É o elemento externo que mais claramente revela o processo de formação de

um documento, a maneira de um procedimento e a história de sua custódia. Podem ser

de três tipos: as anotações incluídas nos documentos no momento de sua criação, como

sua autenticação e registro; as que por ventura venham a ser acrescentadas; e aquelas

feitas pelo sistema de protocolo, pela classificação e avaliação. O formulário analisado

pelo grupo não possui nenhuma anotação.

- Elementos Internos: São os elementos que garantem sua articulação intelectual e

representam o conteúdo do documento. São eles:

Protocolo: Engloba o contexto administrativo das ações que geram o documento.

Apresenta diversos componentes em sua estrutura, como cabeçalho, título (espécie),

datas tópica e/ou cronológica, invocação, a menção ao nome do autor do documento

e/ou ação, a inscrição (que pode ser nominal ou geral), saudação, designação do

assunto, dentre outros componentes que podem ou não se excluir mutuamente. O

formulário analisado possui cabeçalho padrão e título também, sendo conhecido como

Formulário de Emissão/Registro de Diploma, quando preenchido possui datas e nome

do autor.

Texto: Elemento que considera as ações e suas circunstâncias, a manifestação da

vontade de quem o emitiu, sendo considerado, do ponto de vista histórico,

administrativo e legal como a parte mais importante do documento. No texto do

documento encontram-se dados pessoais e acadêmicos do requerente do diploma.

Escatocolo: Contém o contexto de criação do documento, apresentando os elementos de

validação, de indicação de responsabilidade com a documentação do ato, como a

cláusula de corroboração, que enuncia os meios utilizados para validar o documento e

garantir sua autenticidade.

Page 14: Trabalho final de diplomatica

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Análise diplomática e tipológica nos moldes do formulário

elaborado pelo grupo

Denominação do Documento: Formulário de emissão/registro de diploma

Denominação da Espécie: Formulário

Produtor do Documento: Aluno Formando

Receptor do documento: Secretaria de Administração Acadêmica da Universidade de

Brasília.

Data Tópica: Brasília/DF

Data Cronológica: -

Signos Especiais: Possui o logotipo da universidade, e quando preenchido possui ainda

assinatura e carimbo do cerimonial e da DAA tendo ainda a assinatura do requerente.

Trâmite: O formando solicita ao cerimonial esse formulário e preenche todos os campos

destinados a ele, após isso ele juntamente com os “nada consta’ da biblioteca, do

restaurante universitário e da Casa do Estudante, com o histórico escolar e declaração de

formando emitida ela secretaria do seu curso, e se houver alguma pendência com a

documentação obrigatória da universidade, essa também devera ser sanada (exemplo:

comprovante de quitação eleitoral) . O dito formando entrega para a SAA e aguarda e

emissão do respectivo diploma.

Legislação: Regimento Geral da UnB e Ato da Reitoria número 585/90

Documentos Relacionados a esse formulário: o nada consta da Biblioteca, do

Restaurante Universitário e da Casa do Estudante, a declaração de formando emitida

pela secretaria do curso, e o Histórico escolar.

Função Administrativa: A função administrativa do formulário consiste em servir de

amparo para a emissão do diploma, como um informante de dados feito pelo aluno.

Função Arquivística: Serve como prova de que o aluno requereu o diploma.

Caracteres Externos:

Gênero: Textual.

Suporte: Papel A4

Formato: Folha avulsa

Forma: Original múltiplo.

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Aspectos consideráveis a serem abordados

A partir do século XX a Diplomática foi dividida em Diplomática Histórica e

Contemporânea e passou a auxiliar na tarefa de entender o processo de criação dos

documentos contemporâneos. Em meio a este cenário as ideias de Luciana Duranti

foram consideradas um marco para a Diplomática e para a Arquivologia, isso porque a

autora expõe métodos e conceitos diplomáticos para delinear um novo uso para a

Diplomática, até então considerada uma antiga ciência.

Duranti defende a ideia que a forma de um documento revela a sua utilidade, sua

função administrativa pode ser física ou intelectual. A primeira se refere às

características externas que fazem o documento ser capaz de cumprir sua função,

enquanto o segundo se refere aos elementos internos, que fazem o documento ser

completo.

É interessante observar como Duranti aplica conceitos diplomáticos (elaborados

para analisar documentos medievais emanados por autoridades soberanas e

eclesiásticas) aos documentos contemporâneos, inclusive aos documentos eletrônicos. A

partir da aplicação de tais conceitos é possível definir a função que cada documento

assume e definir sua autenticidade, dentro do contexto no qual ele será analisado.

A autora acredita que os documentos de arquivo possuem 5 características

fundamentais, são elas:

Imparcialidade: Os registros são inerentemente verdadeiros, ou, "livres da suspeita

de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje". O

que quer dizer que, no momento de sua criação eles que não foram escritos com

intenção de servirem para a posteridade, ou seja, não visam ter valor histórico. Assim,

os documentos fornecem provas originais porque constituem uma parte real dos fatos.

Autenticidade: A autenticidade está ligada a criação, manutenção (garantindo que

não haja adulteração) e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados com

a necessidade de agir através deles, são mantidos com provas, garantias para futuras

ações ou para informação. O que garante a autenticidade dos documentos é o fato de

que são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos

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regulares. Esse ponto reflete a grande dificuldade contemporânea para garantir a

fidedignidade dos documentos, como por exemplo, dos documentos digitais.

Inter-relacionamento: Os documentos estabelecem relações entre si no decorrer das

atividades e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente

relacionado com outros e o seu significado depende dessas relações. Os documentos são

interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória.

Unicidade: Cada registro documental assume um lugar único na estrutura

documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Mesmo no caso das

cópias é possível notar que uma é única em seu lugar, porque o complexo das suas

relações com outros registros é sempre único, e um registro consiste em um documento

e suas relações com seu contexto administrativo e documental.

Naturalidade: Característica que diz respeito à maneira como os documentos se

acumulam no curso das atividades, ou seja, eles não são "coletados artificialmente,

como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em

função dos objetivos práticos da administração". A naturalidade esta ligada ao Princípio

da Organicidade.

Page 17: Trabalho final de diplomatica

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O Plano de Classificação

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Contexto do documento e da instituição/produtor/titular

Documento: Formulário de solicitação de emissão/registro de

diploma

- Universidade de Brasília:

É uma universidade pública federal brasileira localizada em Brasília. É a maior

instituição de ensino superior do centro-oeste do Brasil e uma das mais importantes do

país. Foi avaliada pelo MEC através do Índice Geral dos Cursos como a melhor

universidade da região Centro-Oeste, seguida pela UFG e UFGD.

- Contexto da Coordenação do Cerimonial:

A Coordenação do Cerimonial da UnB (CERI), criada no dia 19 de janeiro de 1994,

é responsável pelas principais cerimônias e demais eventos presididos pelo reitor, vice-

reitor ou decanos.

Prepara, organiza, supervisiona, assessora e conduz as solenidades de concessão,

pela UnB, de diplomas, certificados, títulos e honrarias, bem como as de outorga de

grau. Assessora o reitor, o Vice-Reitor, decanos e a comunidade acadêmica em assuntos

referentes à área de cerimonial.

Quando solicitado, orienta e supervisiona os eventos de seminários, conferências,

exposições e visitas de cortesia, nacionais e internacionais; e demais eventos

institucionais, mediante a assinatura do Termo de responsabilidade de Solicitação dos

Serviços do cerimonial da UnB.

- Definição e objetivo do cerimonial:

Trata-se de um conjunto de normas estabelecidas com a finalidade de ordenar

corretamente o desenvolvimento de qualquer ato solene ou comemoração pública que

necessite de formalização, ou seja; procedimentos como disciplina, hierarquia, ordem,

elegância, respeito, bom senso, bom gosto e simplicidade que os profissionais de

cerimonial seguem durante a organização e realização de atos, públicos ou não.

Page 19: Trabalho final de diplomatica

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Desde 1972, o cerimonial, no Brasil, é regulamentado pelo Decreto 70.274, que

contém normas de cerimonial público e ordem geral de precedência. Estas normas

orientam as solenidades deste fim de século, considerando suas tradições, porém

ajustando-as às características de nossa época.

- Contexto do documento:

Todos os semestres, a Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) fixa a relação

de prováveis formandos do período nos murais dos postos avançados. Inclusive, se o

nome do provável formando não apareça nesta relação, o mesmo deverá entrar em

contato com o coordenador de graduação para verificar o motivo desta ausência.

A solicitação da emissão ou registro do diploma deve ser feita na Coordenação do

Cerimonial (CERI), localizado no 2º andar do prédio da Reitoria, nas datas definidas no

calendário letivo. O estudante deve preencher o formulário de solicitação de

emissão/registro de diploma, conferir os dados do espelho do diploma e verificar se há

débito de documentação.

O formulário descrito acima servirá tanto para solicitar a emissão ou registro de

diploma como para registrar ou averbar a habilitação no diploma e também para

emissão e registro da 2ª via de diploma. Depois de preenchido, este formulário passará

por uma análise e verificação na SAA, onde serão avaliados as pendências e os

requisitos necessários para a formação do (a) aluno (a), Se tudo estiver dentro dos

conformes poderá então seguir com o procedimento solicitado.

Nos casos de dupla habilitação, não é necessário fazer duas solicitações. A descrição

da conclusão será averbada no verso do diploma. A regra, porém, não vale para o

estudante que tiver mais de um grau de formação. O bacharelado e a licenciatura devem

vir em diplomas distintos.

Para garantir a entrega do certificado de conclusão, o aluno não deve ter débito junto

à Biblioteca Central (BCE), à Casa do Estudante Universitário (CEU) e a laboratórios e

órgãos que emprestem equipamentos.

Page 20: Trabalho final de diplomatica

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Discussão sobre os resultados

De acordo com os estudos sobre análise diplomática e tipológica apresentados por

diversos autores como Luciana Duranti e Mariano Ruipérez foi possível que o grupo

fizesse uma análise do formulário de emissão/registro de diploma da universidade de

Brasília. Em nossa análise apresentamos além de descrição dos caráteres externos, as

funções arquivística e administrativa que o documento exerce dentro da universidade, e

o trâmite do documento com seus documentos correlatos.

Depois de analisar o documento, entender o porquê de sua concepção, seu trâmite,

quais documentos estão diretamente correlacionados com ele, o grupo concluiu que

existe certa burocracia que os formandos, tanto de graduação quanto os da pós-

graduação, enfrentam no momento da emissão do diploma, mas muitas vezes tal

burocracia se faz necessária, principalmente porque visam garantir a autenticidade e

veracidade do mesmo.

O graduando percorre várias secretarias em locais físicos diferentes, dentre essas

secretária ele entra em contato com a Secretaria de Assuntos Acadêmicos (SAA) que é

um órgão diretamente ligado à vice-reitoria da universidade responsável pelo registro de

todos os estudantes admitidos e também de inclui-los no cadastro discente da UnB nos

respectivos sistemas: graduação, pós-graduação e extensão. A SAA também é

responsável pela execução de todas as rotinas acadêmicas incluindo a expedição de

documentos acadêmicos, os atestados, certificados, diplomas, efetivação da matrícula e,

também, pelo registro e pelo controle de todas as atividades acadêmicas da

Universidade.

O aluno também entra em contato com a Coordenação de Cerimonial, e o protocolo.

Neste último, o aluno entrega seu formulário devidamente preenchido, e é de suma

importância que este seja preenchido corretamente e de forma legível, por que as

informações atestadas ali irão para o diploma. A burocracia que envolve todo o processo

de emissão/registro de diplomas tenta impedir que este documento possa ser falsificado

ou que se produza uma documentação inverídica, o que é inadmissível por ser o

diploma (documento final para qual esse formulário serve de amparo) um documento

que tem como principal função provar a conclusão do curso por parte do aluno.

Page 21: Trabalho final de diplomatica

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Arquivísticamente esse formulário perde seu valor probatório assim que o Diploma

é entregue para o formando, podendo ser assim eliminado, e administrativamente ele

serve apenas de auxílio para a confecção de um documento com maior valor probatório.

É importante ressaltar que foi possível notar alguns aspectos em comum entre o

modelo de análise de Ruipérez e Duranti. Mariano Garcia preocupa-se com a análise das

séries documentais contextualizando-as dentro de suas funções administrativas e

processos do órgão produtor ou acumulador. Sua análise abrange o documento como

parte de um processo que tem como objetivo a produção de um ato final e principal. O

autor diz que para entender as tipologias documentais é necessário diferenciar as

características externas e internas do documento, já que estes possuem uma estrutura

constituída pelo suporte, forma, tipo de escrita, informação/conteúdo, e que os

caracteres externos se referem à estrutura física do documento como, por exemplo, a

classe e o tipo documental, a forma e o formato.

Já Luciana Duranti afirma que a forma de um documento revela a sua utilidade bem

como sua função administrativa. E que essa forma pode ser física ou intelectual. A

forma física se refere às características externas que tornam o documento capaz de

cumprir sua função, enquanto a forma intelectual se refere aos elementos internos, que

proporcionam ao documento ser completo.

Page 22: Trabalho final de diplomatica

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Indicação de como o trabalho pode ajudar na discussão dos

documentos contemporâneos

A criação de novas mídias e a interfase entre instituições, órgãos e entidades gera

um novo tipo de documentação, e é de grande importância que se consiga lidar com essa

ideia de um mesmo documento com finalidades diferentes, quando estão em inseridos

em diferentes contextos.

O documento analisado pelo grupo Arquivos da Night traz em seu escopo essa

característica, a de ter inúmeras finalidades, e consequentemente diversos produtores

arquivísticos. Também é muito interessante ressaltar que o referido documento só tem

validade até a emissão do diploma. O tempo de vigência desse documento é curto, não

foi possível descobrir ao certo qual o prazo de guarda estabelecido para o formulário.

Após uma reflexão, o grupo supôs que o documento possui o prazo corrente

relacionado ao tempo em que o aluno pode pedir para corrigir ou revalidar seu diploma.

A Universidade de Brasília o guarda como prova de uma ação, no caso de alguma

reclamação de um erro de grafia, por exemplo. O documento é uma prova de que

transcritas para o Diploma estão idênticas ao que está do formulário de

emissão/requisição de diplomas.

Essas diferentes formas e dimensões que podem ser tomadas por esse documento

apenas poderão mudar a forma em si, porém o documento terá ainda a mesma função:

auxiliar o processo de emissão de um diploma.

Page 23: Trabalho final de diplomatica

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Referências bibliográficas

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4ª ed. –

Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 2006.

BELLOTO, Heloísa L. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de

documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002.

DURANTI, Luciana. Los elementos externos de la forma documental. Los elementos

internos de la forma documental. La estructura de la critica diplomática. Notas.

DURANT, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação.

Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos Históricos, Rio

de Janeiro, vol. 7, n. 13, 1994, p. 49-64.

LOPEZ, André Porto Ancona. Tipologia documental de partidos e associações políticas

brasileiras. São Paulo: História Social USP/ Loyola, 1999. (Teses).

RUIPÉREZ, Mariano. Tipología. Series Documentales. Cuadros de classificación.

Cuestiones metodológicas y prácticas.

RUIPÉREZ, Mariano. Los pasaportes, pases y otros documentos de control e identidad

personal en Spaña durante la primera mitad del siglo XIX.