tps (slide)

198
Bahagian Kawalan dan Pemantauan Perbendaharaan Malaysia PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2009 TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS)

Upload: hajirazaksiteh

Post on 04-Aug-2015

113 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: TPS (slide)

Bahagian Kawalan dan PemantauanPerbendaharaan Malaysia

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2009

TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS)

Page 2: TPS (slide)

TATACARA BAB A – PENERIMAANBAB B - MEREKOD STOKBAB C – PENYIMPANANBAB D – PENGELUARANBAB E – PEMERIKSAANBAB F – KESELAMATAN DAN KEBERSIHANBAB G – PELUPUSANBAB H – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

KANDUNGANPENDAHULUAN

Definisi StorDefinisi StokKategori StorObjektif StorFungsi StorPengurusan Organisasi StorFungsi Bahagian Utama StorPengurusan kawalan StokKatalogMemberi Kumpulan StokParas StokLaporan Kedudukan Stok

PERBENDAHARAAN MALAYSIA JANUARI 2009PERBENDAHARAAN MALAYSIA JANUARI 2009

Page 3: TPS (slide)

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2009

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Stor Kerajaan Meliputi:-

Bab A PenerimaanBab B Merekod StokBab C PenyimpananBab D PengeluaranBab E PemeriksaanBab F Keselamatan dan KebersihanBab G PelupusanBab H Kehilangan Dan Hapus Kira

Page 4: TPS (slide)

1. Kem/Jab/PTJ menubuhkan Bahagian/Seksyen/Unitbagi menguruskan Aset Kerajaan

(a) Pengurusan Aset Alih/Aset Hidup(b) Pengurusan Stor

2. Pegawai Aset/Stor hendaklah menjalankan tugassepenuh masa

3. Perjawatan tertakluk kepada beban tugas/nilai sertabilangan Aset di bawah kawalan

4. Pegawai Aset yang telah dilantik boleh meneruskanKerajaan

PENUBUHAN BAHAGIAN/SEKSYEN/UNIT PENGURUSAN ASET KERAJAAN

Page 5: TPS (slide)

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(a) Memastikan Organisasi Stor di bawah kawalan Bahagian/Seksyen/Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ.

(b) Menentukan ‘Pegawai khusus’ melaksanakan pengurusan StorPusat Dan Stor Utama. Bagi Stor Unit berasaskan bebanan tugas dan pegangan stok.

(c) Memastikan lokasi Stor di tempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan.

(d) Memastikan(i) Kajian keperluan menyimpan stok dilakukan(ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang sehingga simpanan stok berlebihan.

Page 6: TPS (slide)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(e) Meluluskan Pindahan Stok selepas pengiraan, pemeriksaandan verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama.

(f) Memberi kelulusan penyimpanan Stok maksimum melebihi12 bulan bagi barang import.

(g) Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkandalam mesyuarat JKPAK dan JPKA.

(h) Meluluskan hapus kira kekurangan stok.

Page 7: TPS (slide)

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(i) Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

(i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13)(ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)(iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-

15)(iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)(v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)(vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan

Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

Page 8: TPS (slide)

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya;

(a) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok.(b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor

kepadaJKPAK.

(c) Meluluskan Pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok(d) Mengesyorkan Pindahan Stok yang tidak diperlukan

selepaspengiraan/pemeriksaan/verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ.

(e) Melantik pegawai-pegawai untuk Pemeriksaan Stok.(f) Melantik Pegawai Pemeriksa pelupusan Stok Bernilai

Rendah.(g) Memberi perhatian keselamatan dan kebersihan stor.

Page 9: TPS (slide)

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMETERIAN/JABATAN

Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskanStor seperti berikut:

(a) Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor Kem/Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat JKPAK/JPKAsetiap 3 bulan sekali.

(b) Menguruskan pelupusan Stok.(c) Mengurus kehilangan dan hapus kira stok.(d) Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor.

Page 10: TPS (slide)

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMETERIAN/JABATAN

(e) Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Kem/Jab/PTJuntuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mactahun berikutnya;

(i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13)(ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)(iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)(iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)(v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)(vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan

Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

Page 11: TPS (slide)

PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009.

Semua Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan UnitUnit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiap

Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskanTatacara Pengurusan Stor (TPS) mengikut PP 5/2009

melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

Page 12: TPS (slide)

PEMBATALAN

Peraturan berkaitan pengurusan stor yang terkandung dalam Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)

Bil. 12 Tahun 1995 dan yang lain jika ada adalah dibatalkan

Page 13: TPS (slide)

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasamasing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua

Perkhidmatan Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan.

Page 14: TPS (slide)

KANDUNGAN TPS

TPS

BAB APENERIMAAN

BAB F KESELAMATAN/

KEBERSIHAN

PENDAHULUAN

BAB BMEREKOD STOK

BAB G PELUPUSAN

BAB H KEHILANGAN &

HAPUS KIRA

BAB CPENYIMPANAN

BAB DPENGELUARAN

BAB EPEMERIKSAAN

Page 15: TPS (slide)

PENDAHULUAN

TPS ialah tatacara bagi menguruskan Stor Kerajaanmeliputi:

Bab A : PenerimaanBab B : Merekod StokBab C : Penyimpanan Bab D : PengeluaranBab E : PemeriksaanBab F : Keselamatan dan KebersihanBab G : PelupusanBab H : Kehilangan Dan Hapus Kira

Page 16: TPS (slide)

DEFINISI STOR

Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan,pengendalian dan pengeluaran stok.

Page 17: TPS (slide)

DEFINISI STOK

Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau

penyelenggaraan termasuk;Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat Ganti/

Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan/Pertanian/Latihan/Penyiaran/Domestik/Dokumen atau Buku Yang

Dikawal dan sebagainya

Page 18: TPS (slide)

ORGANISASI STOR

Pembekal

Stor

Unit

Stor

Unit

STOR UTAMASTOR PUSAT

Contoh StorContoh Stor SMS PDRM

Depoh Bekalan Peralatan

KEMENTAH

Contoh StorContoh Stor JKR / JPS /

Hospital Stor Utama di

Kementerian

Contoh StorContoh Stor Stor Wad / Makmal /

Bahagian / Unit / Bengkel

Stor

Unit

Menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor di peringkat negeri, daerah, bahagian, Cawangan dan unit.

STOR STOR PUSATPUSAT

Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangkapendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

STOR STOR UNITUNIT

Menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, Cawangan dan agensi.

STOR STOR UTAMAUTAMA

Page 19: TPS (slide)

OPERASI KATEGORI STOR

STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA

STOR PUSAT

StorUnit

Stor Unit

Stor Unit

StorUnit

Stor Unit

StorUnit

Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan PelangganPelanggan

*STOR PUSAT SMS (PDRM) – Ibupejabat/Kontinjen/IPD - Pelanggan

Page 20: TPS (slide)

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur,cekap dan berkesan bagi memastikan;

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan

(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

Page 21: TPS (slide)

FUNGSI STOR

Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut;

(a) Menerima, mengesah dan memperaku barang yang dipesan daripada pembekal

(b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum

(c) Menjaga dan menyelenggara stok(d) Mengeluarkan stok(e) Menyelenggara rekod setiap transaksi keluar masuk

supaya tepat, teratur dan kemaskini

Page 22: TPS (slide)

FUNGSI STOR

(f) Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan.

(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok.(h) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang

kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak.

(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan penyelenggaraan kebersihan stor.

(j) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok.(k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.

Page 23: TPS (slide)

PENGURUSAN ORGANISASI STOR

Organisasi Stor menpunyai 4 bahagian utama iaitu:

(a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun(b) Bahagian Terimaan(c) Bahagian Simpanan(d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran

Page 24: TPS (slide)

Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA)

ORGANISASI STOR

Simpanan (BS)Terimaan (BT)Bungkusan dan

Penghantaran (BBH)

•Rancang dan urus bekalan stok•Sedia & kemaskini Katalog•Tentu kuantiti stok dikeluarkan•Rekod terimaan & keluaran•Urus kuantiti penokokan stok•Urus pemeriksaan stok•Urus pelupusan & hapus kira•Sedia laporan suku tahun

•Memeriksa

•Menerima

•Mengesah

•Penerimaan•Penyimpanan•Pengeluaran•Kendali dan selenggara stok•Catat terimaan & keluaran di Kad Petak•Keselamatan •Kebersihan•Urusan pengiraan stok

BungkusDan

Hantar

Page 25: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stokdapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa.

Kawalan Stok dapat mengelakkan pembaziran seperti stokberlebihan, kos memesan, harga pembelian, modal terlibat dan

ruang simpanan dapat dielakkan.

Penguruasan Kawalan Stok dapat memberi faedah sepertiketiadaan stok, keperluan dapat dipenuhi, penggunaanmodal yang ekonomik, menumpukan kepada stok yangtinggi pengeluarannya, mengelakkan stok usang/tidak

bergerak/luput/rosak dan jimat ruang simpanan.

Page 26: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakanperkara-perkara berikut:

1. Katalog2. Memberi Kumpulan Stok3. Paras Stok4. Prestasi Stor

Page 27: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

1. KATALOG

Bermaksud Senarai Barang Standard dalam Stor Pusatdan Stor Utama yang mengandungi maklumat sepertinombor kod, perihal barang, unit pengukuran danharga.

• Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senaraibarang-barang yang terdapat dalam pegangannya.

Page 28: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

a. Katalog hendaklah di sediakan oleh Stor Pusat/Utamauntuk;

- diedarkan kepada pemesan- menstandardkan barang supaya bilangan penjenisan yang serupa dapat dikurangkan

b. Mewujudkan barang baru sebagai Barang Standard hendaklahmendapat kelulusan Pegawai Katalog/Stor;

- Permohonan menggunakan borang Tambahan Barang- Barang Standard (KEW.PS-6)- Tiada barang pengganti yang memuaskan dalam stok- Barang baru lebih ekonomik- Barang tersebut kerap digunakan dalam jangkamasa lama

KATALOG

Page 29: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

- Penggunaan KEW.PS-6 hendaklah dalam 3 salinan iaitu salinan asal dan kedua dikemukakan kepada BBKA dan salinan ketiga disimpan.

- Pegawai di BBKA hendaklah membuat keputusan samada;. menjadikan barang tersebut barang standard; atau. memesan dan membeli untuk permintaan itu; atau. menggunakan barang lain dalam katalog sebagai barang pengganti; atau. Menolak dan memulangkan permohonan.

KATALOG

Page 30: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

c. Barang yang hendak dikeluarkan dari Katalog hendaklahmematuhi perkara berikut;- pembelian barang yang hampir serupa/seakan dihentikan

dan dikeluarkan dari Katalog.- kelulusan Pegawai Melulus diperolehi sebelum stok lama

dikeluarkan dari Katalog dengan baki dihabiskan dan menokok stok tidak dilakukan.

- stok yang kadar pusingan rendah tetapi bernilai tinggihendaklah dikeluarkan dari Katalog.

- Barang-barang yang dibeli untuk projek khas/pembangunantidak perlu dimasukkan dalam Katalog.

KATALOG

Page 31: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(a) Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan Kumpulanbarang-barang standard seperti berikut;

(i) Kumpulan A – mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi

(ii) Kumpulan B – mengandungi 70% bakinya

MEMBERI KUMPULAN STOK

Page 32: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(b) Menentukan Kumpulan A dan B kepada stok adalah seperti berikut;

(i) Stok disenaraikan mengikut seksyen (seperti Alat Tulis, elektrik, bahan kimia, ubat dan lain-lain) dan butiran maklumat stok dilengkapkan dalam borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-7).

(ii) Stok hendaklah disenaraikan mengikut pembelian bagi tempoh 2 tahun lepas.

(iii) Senaraikan 30% (Kumpulan A) dan 70% (Kumpulan B)

MEMBERI KUMPULAN STOK

Page 33: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(iv) Kajian semula Kumpulan A/B pada awal tahun sekiranya ada pertambahan atau berkurangan, Pegawai Stor hendaklah menentukan kumpulan baru stok berkenaan.

(v) Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan kepada barang-barang dalam Kumpulan A bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan.

MEMBERI KUMPULAN STOK

Page 34: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(a) Paras Stok bermaksud jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa seperti berikut;

(i) Paras Stok Maksimum- kuantiti tertinggi

(ii) Paras Menokok Stok- kuantiti yang boleh memesan baru

(iii) Paras Stok Minimum- kuantiti terendah disimpan

PARAS STOK

Page 35: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(b) Menentu paras stok hendaklah dikira kadar penggunaan bulanan dengan mengambil purata pengeluaran 12 bulan sebelum membuat pesanan baru.

(c) Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut;

- Kuantiti Stok Maksimum – 3 bulan penggunaan- Angka Menokok Stok – 2 bulan penggunaan- Kuantiti Stok Minimum – 1 bulan penggunaan

PARAS STOK

Page 36: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(c) Sekiranya tempoh serahan melebihi 1 bulan, Pegawai Stor boleh menentukan tempoh yang sesuai untuk meminda paras stok.

(d) Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras seperti vaksin, ubat, dan lain-lain.

(e) “Barang Diimport” paras stok adalah mengikut budi bicaraKetua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecualimendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

PARAS STOK

Page 37: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(f) Kajian Semula Paras Stok;

(i) apabila berlaku perubahan tempoh serahan untuk mengelakkan kehabisan stok;

(ii) stok yang dikeluarkan kurang dari 4 kadar pusingan;(iii) membuat pesanan baru; atau(iv) berlaku kecemasan/darurat dimana stok perlu disimpan

berlebihan sekiranya keadaan pulih paras stok hendaklah mengikut paras yang ditetapkan.

(g) Barang yang mahal dan boleh dibeli dipasaran tempatantidak perlu distok

PARAS STOK

Page 38: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(h) Pemesanan pertama kali bagi barang baru hendaklah dibuatsekadar keperluan sahaja.

(i) Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaransekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluanmasa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisanstok.

PARAS STOK

Page 39: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(a) Prestasi Stor diukur melalui;

(i) Kadar Pusingan Stok - dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai. - Stor Pusat/Utama perlu mencapai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan. - Stor yang baik adalah yang dapat mencapai kadar pusingan tertinggi. - Stok yang aktif adalah yang mengeluarkan 4 kadar pusingan ke atas dalam setahun manakala kurang 4 kadar pusingan adalah stok tidak aktif.

PRESTASI STOR

Page 40: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

- Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun

selepas penerimaannya.

- Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan kadar pusingan stok.

PRESTASI STOR

Page 41: TPS (slide)

PENGURUSAN KAWALAN STOK

(b) Paras Simpanan

Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras ditetapkan kecuali kecemasan atau darurat.

(c) Paras PerkhidmatanStor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.

PRESTASI STOR

Page 42: TPS (slide)

LAPORAN KEDUDUKAN STOK

Laporan Kedudukan Stok hendaklah disediakandi Stor Pusat dan Stor Utama.

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) setiap suku tahun.

Mengemukakan kepada Unit Pengurusan AsetKem/Jab/PTJ untuk dilaporkan ke JKPAK dan JPKA.

Pegawai Pengawal hendaklah menandatangani KEW.PS-13 yang lengkap dan mengemukakan kepadaPerbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Page 43: TPS (slide)

BAB APENERIMAAN

Page 44: TPS (slide)

BAB A - PENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima danmengesahkan stok yang diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

Page 45: TPS (slide)

BAB A - PENERIMAAN

Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap barang stor diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakan.

Page 46: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(a) Semua barang-barang hendaklah diterimamelalui Stor

(b) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.

(c)Pemeriksaan dan pengesahan teknikal hendaklah dilakukan pegawai Kerajaan yang berkelayakan bersama Pegawai Storbila perlu.

Page 47: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(d) Langkah-langkah yang perlu diambilsemasa menerima barang:

- memastikan barang diterima secara fizikal beserta dokumen.

- semak butiran dalam dokumen (LO, Inbois, Dokumen Kontrak Kad Jaminan, Nota Pembungkusan, Perakuan Kualiti, Surat Jaminan dan …)

Page 48: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

- memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan.

- mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran

Page 49: TPS (slide)

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop“ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,

diukur, ditimbang dan diuji”.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

Page 50: TPS (slide)

(e) Penerimaan barang dari pembekal hendaklahmenggunakan Borang Terimaan Barang-Barang(KEW.PS-1)

(f) Borang KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan Pegawai Pengesah.

(g) KEW.PS-1 disediakan 3 salinan oleh Stor Pusatatau Stor Utama. 1 salinan kepada BBKA untukdirekodkan dalam Kad Kawalan Stok, 1 salinanke Bhg Simpanan untuk direkodkan di Kad Petakdan 1 salinan ke Bhg Terimaan untuk rujukan.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

Page 51: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(h) Bagi Stor Unit, penerimaan barang daripadapembekal direkodkan terus di Kad Petak.

(i) Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jikaterdapat kerosakan, kurang, lebih dantidak mematuhi spesifikasi

Page 52: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(j) Pegawai Penerima hendaklah menyemakPesanan Rasmi serta Nota Hantaran daripadapembekal dan mencatat rujukan penerimaan.

(k) KEW.PS-2 disediakan 2 salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima.Salinan pertama dikemukakan kepadapembekal dan salinan kedua disimpanuntuk rujukan Stor.

Page 53: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi;

• Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal.• Sampel dihantar untuk diuji.• Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan.• Menuntut penggantian semula mengikut

terma kontrak.

PENGUJIAN KUALITI

Page 54: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN

Dilaksana seperti berikut;

• Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor

• Mengikut syarat penyerahan barang yangdipersetujui seperti ditapak projek

PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR

Page 55: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN

Dilaksana seperti berikut;

(a) Pegawai Penerima Stor Utama memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

(b) Pegawai Penerima Stor Unit memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat/Utama disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

PENERIMAAN DARIPADA STOR PUSAT/UTAMA

Page 56: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN

(c) Pegawai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan barang yang diterima sama seperti yang dipesan

(d) Sekiranya terdapat perselisihan, Pegawai Penerima hendaklah merujuk dengan Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Penolakan Barang KEW.PS-2

PENERIMAAN DARIPADA STOR PUSAT/UTAMA

Page 57: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN

Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yangdikembalikan oleh pemesan dengan mengambiltindakan seperti berikut;

(a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak asal sebagai barang belum guna

(b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan Keluar-Masuk

BARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA

Page 58: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN

Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utamahendaklah melabelkan nombor kod dan namabarang kepada semua barang yang diterima

atau bekasnya bagi memnudahkan penyimpanan

PELABELAN BARANG-BARANG DITERIMA

Page 59: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN

Pegawai Penerima memastikan;

(a) Bungkusan barang tidak mempunyai tanda rosak atau terusik

(b) Jika terdapat tanda maka hendaklah dibuka serta merta dihadapan agen/wakil penghantaran serta dibandingkan dengan butir-butir penghantaran

(c) Sekiranya berlaku kerosakan/kehilangan/tidak cukup bekal ke atas konsainan maka sijil/perakuan kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal

PENERIMAAN BARANG IMPORT DITEMPAT PENDARATAN

Page 60: TPS (slide)

PERATURAN PENERIMAAN

Pegawai Penerima memastikan;

Semua barang-barang mudah terbakar atau bahan-bahan kimia hendaklah terus ke stor

khas bahan mudah terbakar atau stor bahan kimia.

PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA

Page 61: TPS (slide)

BAB BMEREKOD STOK

Page 62: TPS (slide)

BAB B – MEREKOD STOK

MEREKOD STOK

OBJEKTIF

JENIS-JENIS REKOD

BUTIRAN MAKLUMAT

TATACARA MEREKOD

PENEMPATAN KAD PETAKREKOD MELALUI SISTEM

REKOD KOMPONEN/ALAT GANTI YANG

BOLEH GUNA

Page 63: TPS (slide)

Objektif Merekod Stok

Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan

Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat

Membolehkan keadaan stok diketahui

Mengawal paras stok

Page 64: TPS (slide)

MEREKOD STOK

Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan;

(a) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)- Untuk Stor Pusat dan Stor Utama- Berwarna Putih

(b) Kad Petak (KEW.PS-4)- Untuk Stor Pusat, Utama dan Unit- Berwarna Hijau

• Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakanformat yang sama.

JENIS-JENIS REKOD

Page 65: TPS (slide)

MEREKOD STOK

Kad Kawalan Stok (Bahagian A);

- Mempunyai maklumat-maklumat mengenai stok- Maklumat mengenai pembelian/terimaan bagi setiap suku tahun- Maklumat mengenai keluaran setiap suku tahun- Maklumat mengenai terima/keluaran setiap tahun

Kad Kawalan Stok (Bahagian B);

- Mempunyai maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa

BUTIRAN MAKLUMAT

Page 66: TPS (slide)

MEREKOD STOK

Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak

Kad Petak hendaklah ditempatkan di dalam Stor bersamadengan Stok

Kad Petak bagi stok bahan kimia, mudah terbakar, sejukBeku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan

PENEMPATAN KAD PETAK

Page 67: TPS (slide)

MEREKOD STOK

Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah digunakanuntuk merekod setiap satu item sahaja

No Kad (Kad Kawalan Stok/Petak) hendaklah berturutan

Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pendakwat merah dan pengeluaran dengan pen berwarna hitamatau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

TATACARA MEREKOD STOK

Page 68: TPS (slide)

MEREKOD STOK

Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5)hendaklah disediakan apabila merekod stok

Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi:-

- angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan- angka betul ditulis dibahagian atas angka asal- pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor

TATACARA MEREKOD STOK

Page 69: TPS (slide)

MEREKOD STOK

Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut:-

- format yang sama digunapakai - dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa

PENGGUNAAN REKOD MELALUI SISTEM

Page 70: TPS (slide)

MEREKOD STOK

Komponen atau alat ganti yang diluluskan melalui prosespelupusan kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah

dimasukkan ke dalam stok untuk penempatan sementarasebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis

atau kegunaannya.

Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuanrekod dalaman.

MEREKOD KOMPONEN/ALAT GANTI YANG MASIH BOLEH GUNA

Page 71: TPS (slide)

BAB CPENYIMPANAN

Page 72: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s(sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal)

Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terusmenerus supaya stok tidak mudah rosak, senang

dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.

OBJEKTIF PENYIMPANAN

Page 73: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Ruang Stor digunakan sepenuhnya dengan mengutamakan faktor keselamatan, kemudahan

pengeluaran dan kekemasan stor

Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapatmembolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat,

mudah dan menjimatkan masa

SUSUN ATUR

Page 74: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Susun atur perlu mengambilkira ruang bagimemudahkan pergerakan kakitangan dan juga

alat-alat pengendalian barang (MHE)

Rak-rak yang sesuai atau boleh ubahsuai digunakanbagi penyimpanan stok mengikut jenis seperti

bertingkat, berbaris, berpetak supaya teratur dankemas

Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50m daripada siling

SUSUN ATUR

Page 75: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkanpenyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan denganmematuhi perkara berikut;

(a) Carta Lokasi perlu disediakan/dikemaskini

(b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

LOKASI DAN LETAKAN STOK

Page 76: TPS (slide)

LOKASI BARANG

SISTEM PENYIMPANAN BARANG DALAM STOR

Kad Petak Pallet Rak Keluli

Page 77: TPS (slide)

Stor yang bersih dengan simpanan barang tersusun rapi serta sistem lokasi yang jelas bagi memudahkan pelaksanaan segala aspek

Pengurusan stor.

Page 78: TPS (slide)

Stor mempunyai rak yang teguh tetapi Jabatan tidak mahir dalam meyususun barang-barang / meggunakan ruang secara maksimum.

Page 79: TPS (slide)
Page 80: TPS (slide)
Page 81: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap

Stor juga boleh mengamalkan Letakan StokSementara dalam keadaan berikut;

(a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan(b) Stok baru diterima, belum disusun(c) Ruang yang terhad sebab kuantiti, ukuran dan berat

Letakan stok sementara hendaklah diberi tanda pengenalan,perihal stok bagi tujuan memudahkan penyimpanan dan pengeluaran

LOKASI DAN LETAKAN STOK

Page 82: TPS (slide)

PENYIMPANAN

1. Menyusun dengan memudahkan kerja-kerja Pengeluaran secara (Masuk-Dahulu-Keluar- Dahulu) MDKD diberi keutamaan

2. Stok disimpan menggunakan ruang secara optimum

3. Menyusun dengan teratur dan tidak menghalangpengendalian barang-barang dan kerja-kerja kakitangan

PENYIMPANAN STOK

Page 83: TPS (slide)

PENYIMPANAN

4. Menyimpan ditempat yang sesuai dengan berdasarkan jenis stok;

(a) Bilik berhawa dingin/peti sejuk untuk stok memerlukan suhu rendah

(b) Ruang yang bersiling untuk mengurangkan suhu panas

(c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi tujuan pengaliran udara

PENYIMPANAN STOK

Page 84: TPS (slide)

PENYIMPANAN

5. Penyimpanan stok bergantung kepadaa jenis danruang dengan mematuhi perkara berikut;

(a) Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang (Alat Tulis/Alat Ganti)

(b) Setiap seksyen atau kumpulan diberi tanda pengenalan susunan Abjad/Nombor (A-2B2) Sek A, Rak 2, Kotak B2

6. Stok hendaklah disimpan dengan cara berbezaberdasarkan jenis, kandungan dan fizikal

PENYIMPANAN STOK

Page 85: TPS (slide)

PENYIMPANAN

1. Stor hendaklah mengekalkan bekas asal seperti bungkusan/ Kotak/ Tin/ Peti/ dan memastikan

label dapat dilihat

2. Setiap bekas asal hendaklah mempunyai kod danrupa bentuk yang sama

STOK DALAM BEKAS ASAL

Page 86: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Stok yang mudah tercerai hendaklah;

(a) Dimasukkan ke dalam bekas standard(b) Disimpan mengikut bilangan/unit bagi

memudahkan pengeluaran(c) Barang tercerai yang tidak boleh dibungkus

hendaklah disusun dengan kemas

BARANG-BARANG MUDAH TERCERAI

Page 87: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Stok berharga dan menarik hendaklah;

1. Disimpan ditempat selamat di bawah kawalanpegawai bertanggungjawab

2. Mematuhi Arahan Keselamatan yang sedangberkuatkuasa

3. Mematuhi proses pengeluaran dan dilakukansendiri oleh Pegawai Stor atau Pegawai YangDiberi Kuasa

BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK

Page 88: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Stok berharga dan menarik hendaklah;

4. Penyimpanan bahan larangan seperti dadah, racun dan bahan terlarang lain mesti mematuhiperaturan penyimpanan yang berkuatkuasa(Peraturan Dadah Berbahaya 1952, Racun 1952, Peraturan Bahan Psikotropik 1989)

5. Stok berunsur keselamatan mematuhiPeraturan Keselamatan yang ditetapkan

BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK

Page 89: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan;

1. Penyimpanan dalam tempat/bilik berhawa dinginatau peti sejuk yang suhunya boleh dikawal(bahan kimia/baja/racun dll)

2. Stok yang tidak tahan lembab disimpan dibilikkering atau nyah-lembapan(semen/kertas/alatan pejabat dll)

STOK YANG MUDAH TERJEJAS AKIBAT HAWA PANAS ATAU LEMBAB

Page 90: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan;

Penyimpanan stok ini ditempat yang luas atautempat lapang yang berpagar

Kebanyakan stok ini adalah bersaiz besar dan dalamKuantiti yang banyak(Batu-bata, kayu, pasir, besi dll)

STOK YANG TAHAN CUACA PANAS DAN HUJAN

Page 91: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut:-

1. Stok barang berat diutamakan di rak yang paling bawah

2. Susunan/Tindanan tidak terlalu tinggi iaitu;(a) senang dikendali dan mudah dikeluarkan

sistem MDKD diamalkan(b) Peti/Kotak yang berat berada di paling

bawah(c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api

STOK BARANG-BARANG BERAT

Page 92: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut;

(d) memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi

(e) susunan/lapisan paling selamat antara 2-3 meter, melainkan fork lift digunakan

STOK BARANG-BARANG BERAT

Page 93: TPS (slide)

PENYIMPANAN

3. Susunan atau tindanan hendaklah di selang-selisupaya kedudukan lebih kukuh

4. Landasan, belantan, palet digunakan bagimengelak dari antara satu atau lantai supayadapat memberi ruang serta mengurangkankerosakan kerana penindihan

5. Ruang antara tindanan hendaklah mempunyailorong/laluan bekerja atau laluan bekerja

STOK BARANG-BARANG BERAT

Page 94: TPS (slide)

PENYIMPANAN

6. Ukuran palet yang sesuai digunakan untukmenindan stok/barang bagi mengelakkanpembaziran ruang

7. Penindanan stok hendaklah tidak tinggi dantidak merbahaya kepada kakitangan

STOK BARANG-BARANG BERAT

Page 95: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Penyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut:-

1. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuatmelabelkan ‘Tarikh Luput’ stok

2. Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas,bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stormengenalpasti dan memantau

3. Tag Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok danKad Petak (Merah Jambu)

STOK BERTARIKH LUPUT

Page 96: TPS (slide)

PENYIMPANAN

4. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan

5. Label MDKD (KEW.PS-8) hendaklah dilekatkandikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapatdilaksanakan

6. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapatyang masuk kemudian tetapi tarikh luputnyalebih awal daripada stok yang masuk dahulu

STOK BERTARIKH LUPUT

Page 97: TPS (slide)

PENYIMPANAN

7. Satu senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan sebelum tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput stok

8. Sekiranya tempoh 6 bulan tidak dihabiskan maka perlu mengambil tindakan;- mengemukakan satu senarai ke Stor Pusat/Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor lain yg berminat- mengeluarkan bagi tujuan latihan/pembangunan dan pengembangan dan seumpamanya- memulangkan kepada pembekal ‘mengikut syarat’- melupuskan mengikut peraturan pelupusan

STOK BERTARIKH LUPUT

Page 98: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Melabel1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mesti

diberi tanda pengenalan secukupnya

2. Tanda pengenalan hendaklah dilabel denganterang dan tidak mudah padam

3. Pelabelan hendaklah dilabelkan denganmenunjukkan jenis kandungan dan langkahkeselamatan yang perlu dipatuhi

4. Bahan kimia yang berlainan jenis disimpansecara berasingan

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Page 99: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Menyimpan5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalam

bentuk cecair, gas, hablur, serbuk, mengkakisserta melecur hendaklah disimpan di stor yangberasingan lengkap dengan alat pencegahkebakaran dan bantuan kecemasan

6. Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejaswapnya hendaklah dielak daripada tersentuhdisimpan ditempat selamat/dialas/mudah dilihatbertujuan mencegah tindakbalas

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Page 100: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Menyimpan7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyak

disimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalamtangki bawah tanah

8. Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan,dan seumpamanya perlu disimpan ditempatberasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatanmengikut arahan berkuatkuasa

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Page 101: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Mengendali

9. Membuka, membungkus, mengangkut dan memunggah stok bahan kimia/mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati

10. Cecair mudah meruap hendaklah disimpandi dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara(astilin, hidrogen, nitrogen, spirit, petrol dll)

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Page 102: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Mengendali

11. Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari apiatau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/mudah terbakar(kalsium karbid, berilium, kalsium fostat dll)

12. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, kuprumsulfat, ammonia klorida dll disimpan ditempat kering,peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akanmengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakanuntuk mengalas bekas tersebut.

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Page 103: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Mengendali

13. Langkah berikut hendaklah dipatuhi:-

(a) Pakaian keselamatan digunakan(b) Bahan kimia mengeluarkan wap memabukkan

diuruskan di luar bangunan(c) Pengeluaran bahan dibenarkan dalam bekas

asal yang belum dibuka. Sekiranya dibuka untuk agihan hendaklah sesingkat mungkin

(d) Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pengeluar/pembekal

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Page 104: TPS (slide)

PENYIMPANAN

14. Jika berlaku kebocoran bekas, tin atau tongyang boleh dikesan dari baunya makapemeriksaan segera dilakukan dan bekas yangrosak/bocor hendaklah dikeluarkan dari stordan dikembalikan kepada pembekal

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

Page 105: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Mengendali gas

1. Gas yang tersimpan dalam tabung hendaklahdikawal rapi kerana boleh membakar, memabukkan, mudah terbakar seperti oksigenhidrogen, nitrogen dll.

2. Tabung besi waja berisi gas disimpan ditempatdingin dan kering serta ditutup (Coir Jacket)

GAS MAMPAT DALAM TABUNG

Page 106: TPS (slide)

PENYIMPANAN

Mengendali

• Tabung gas tersebut hendaklah;- dilindungi dari bahang panas- jauh dari minyak, api & bahan mudah terbakar- elakan dari terhempas atau pecah- injap tabung hendaklah ditutup

4. Tabung hendaklah dilekatkan pada dinding danditegakkan serta dikunci

GAS MAMPAT DALAM TABUNG

Page 107: TPS (slide)

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN STOK MUDAH TERBAKAR DAN BAHAN KIMIA

1. Stok mudah terbakar/bahan kimia yang diterimahendaklah dihantar terus kepada stor bahanmudah terbakar untuk disimpan

2. Pengeluaran hendaklah dibuat oleh Pegawai Stordi tempat simpanannya sahaja

Page 108: TPS (slide)

PENYIMPANAN

1. Stok perlu diselenggara dari masa ke masa bagimengekalkan keadaan baik dan boleh guna dengan mematuhi perkara berikut;- menyapu minyak untuk elak karat- mengekalkan bungkusan asal- mengawal dari serangan serangga

2. Stok berciri keselamatan hendaklah mematuhiperaturan penyelenggaraan yang berkuatkuasa

PENYELENGGARAAN STOK

Page 109: TPS (slide)

BAB CPENGELUARAN

Page 110: TPS (slide)

PENGELUARAN

Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapatkebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberi

kuasa oleh Ketua Jabatan

KEBENARAN PENGELUARAN STOK

Page 111: TPS (slide)

PENGELUARAN

Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MDKDdengan memastikan stok yang diterima dahulu dapatdikeluarkan dahulu.

Sistem yang cekap, teratur dapat mengelakkan:-- pengeluaran tanpa kebenaran- pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dipesan- stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan

SISTEM MASUK DAHULU KELUAR DAHULU

Page 112: TPS (slide)

PENGELUARAN

1. Semua pesanan kepada Stor Pusat/Utamamenggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok(KEW.PS-10) dalam 5 salinan

2. Pemesan hendaklah mendaftarkan no pesanandengan merujuk jumlah pesanan dibuat mengikuttahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Utama di KEW.PS-10

3. Satu jenis stok boleh dipesan dengan menggunakansatu borang KEW.PS-10

PEMESANAN STOK

Page 113: TPS (slide)

PENGELUARAN

4. 1 salinan disimpan Stor Pemesan, 4 salinandikemukakan kepada Bahagian BBKA samada di Stor Pusat atau Stor Utama

5. BBKA hendaklah mengambil tindakan berikut;

(a) mendaftarkan KEW.PS-10 dan memberi no pengeluaran merujuk permohonan ikut tahun(b) meluluskan kuantiti pengeluaran(c) merekod pengeluaran (Kad Kawalan Stok ‘B’)

PEMESANAN STOK

Page 114: TPS (slide)

PENGELUARAN

6. 4 salinan KEW.PS-10 hendaklah dikemukakan olehBBKA kepada Bhg Simpanan untuk kelulusanpengeluaran stok serta Bhg Simpanan merekodpengeluaran yang diluluskan dalam Kad Petak

5. Bahagian Simpanan mengemukakan setiap1 salinan KEW.PS-10 seperti berikut ke;

(a) Bhg Bungkusan & Penghantaran(b) Stor Pemesan bersama stok(c) BBKA untuk tindakan pelarasan kewangan(d) Bhg Simpanan untuk tujuan rekod

PEMESANAN STOK

Page 115: TPS (slide)

PENGELUARAN

4 salinan kemuka ke BBKA

BBKA• Lulus pengeluaran• Catat di KEW.PS-3

4 salinan kemuka ke Bahagian

Simpanan (BS)•Keluarkan stok

•Catat di KEW.PS-4

BS kemukaI salinan

ke Bhgn Bungkus Penghantaran

CARTA ALIR KEW.PS-10

Salinan 1 – pemesanSalinan 2 – BBKASalinan 3 – BSSalinan4-Bungkus dan PenghantaranSalinan 5 - Pemesan

Page 116: TPS (slide)

PENGELUARAN

1. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah mengguna Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

2. KEW.PS-11 disediakan pemohon dalam 2 salinan

3. 1 salinan kepada Stor Unit dan 1 disimpan olehpemohon

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)

Page 117: TPS (slide)

PENGELUARAN

4. Stor Unit hendaklah mengambil tindakan ke atasKEW.PS-11 seperti berikut;

(a) mendaftar KEW.PS-11 dengan memberi no permohonan

(b) menentukan kuantiti pengeluaran(c) mendapatkan kelulusan pengeluaran(d) mencatat pengeluaran pada Kad Petak

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)

Page 118: TPS (slide)

PENGELUARAN

Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkanoleh Stor Pusat. Stor pemesan (Utama/Unit) hendaklah

membuat perolehan dengan mengikut tatacaraperolehan semasa yang berkuatkuasa

PESANAN STOK YANG TIDAK DAPAT DIBEKALKAN

Page 119: TPS (slide)

PENGELUARAN

Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengankebenaran Pegawai Stor / Pegawai Pelulus yang

diberi kuasa oleh Ketua Jabatan

Pegawai Stor hendaklah menandatangani KEW.PS-10dan KEW.PS-11

Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantitiyang diluluskan

PENGELUARAN STOK

Page 120: TPS (slide)

BAB D - PENGELUARAN

Barang Gunahabis adalah barang yang ‘kerap guna’atau mudah rosak atau mudah haus atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau dikeluarkan untuk:-Bekalan Pejabat/ Makmal/ Asrama/ Latihan/ Domestik/ Bengkel/Dapur/ Pembedahan/ Pertanian/ Penyelidikan/Pameran/Keselamatan dan seumpamanya

PENGELUARAN BARANG GUNAHABIS

Page 121: TPS (slide)

BAB D - PENGELUARAN

Seperti;Alat pengira/ pendrive/ gunting/ stepler/ alatan bengkel/jarum/ tabung uji/ parang/ pisau/ alatan pembedahan/jlatan pemutar/ bahan pameran/ tali/ wayar/ cadar/kostum/ tuala/ gelas/ sudu/ garpu/ bakul sampah/dan seumpamanya

(Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama, walau bagaimanapun ianya adalah dikawal)

BARANG-BARANG GUNAHABIS

Page 122: TPS (slide)

PENGELUARAN

1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuanguna sama hendaklah disimpan semula setelahselesai penggunaannya

2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabishendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ sebagai rekod penggunaan

Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidakdiperlukan maka hendaklah dijual secara sisa ataubarang terpakai

KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG GUNAHABIS

Page 123: TPS (slide)

PENGELUARAN

1. Sisa Stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan(pembelajaran, kajian, penyelidikan, latihan, penyelenggaraan, program-program pembangunan dan pameran) hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan

- lebihan kayu, besi, tanah, pasir dll hasil program iaitu kerusi, meja, alat elektrik dll

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI

Page 124: TPS (slide)

PENGELUARAN

2. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut;

(a) barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada 1ribu kg (1000kg) boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangandalam bidang membeli barang lusuh (perlu permit);

atau

(b) barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atauberatnya melebihi 1 ribu kg (1000kg) hendaklah mengikut TatacaraPengurusan Aset yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa

3. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI

Page 125: TPS (slide)

PENGELUARAN

1. Produk yang dihasilkan bagi tujuan programpembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan,pengembangan dan seumpamanya hendaklah direkodsecara berasingan oleh Kem/Jab/PTJ.

Seperti barang kraf tangan/ hiasan/ landskap/pameran/ elektrik/ elektronik dll

2. Bagi produk yang tidak mematuhi standard piawaiyang ditetapkan, tidak boleh didaftarkan sebagaiaset kerajaan

PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK

Page 126: TPS (slide)

PENGELUARAN

3. Semua produk dihasilkan melalui stok yangmempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikansebelum dijual.

4. Jualan terus boleh dilaksanakan dengan mendapatkelulusan daripada Ketua Jabatan dengan mengikutharga yang ditetapkan oleh Jabatan

5. Hasil jualan produk daripada stok dikreditkanke Akaun Hasil Kerajaan

PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK

Page 127: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

1. Bahagian Pembungkusan dan Penghantaranmemastikan urusan pembungkusan/penghantarandijalankan dengan teratur, cermat dan cekapsupaya barang diterima pemesan dalam keadaansempurna

2. Barang yang diterima untuk pembungkusan danpenghantaran hendaklah disemak, diperiksa dandipastikan sama dicatat pada KEW.PS-10

PERATURAN

Page 128: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

3. Pegawai Bertanggungjawab hendaklah menurunkantandatangan dan tarikh pada KEW.PS-10

4. Pembungkusan stok hendaklah mematuhi tatacara pembungkusan yang bersesuaian

PERATURAN

Page 129: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

1. Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemasdan betul bagi mengelakkan kerosakan dankecurian semasa penghantaran

2. Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dansimbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan

TATACARA PEMBUNGKUSAN

Page 130: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

3. Kotak atau peti hendaklah diikat rapi menggunakanmesin pengikat atau cara lain yang bersesuaian

4. Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/tanda bagi memudahkan pengendalian

5. Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjataperalatan persenjatan dll) perlu mengikut peraturankeselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa

TATACARA PEMBUNGKUSAN

Page 131: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

6. Berat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklahdicatat diluar kotak bagi tujuan memudahkanpengendalian. Pegawai bertanggungjawabhendaklah mengutamakan faktor berikut;

(a) Cara pengangkutan – had berlainan bagi (keretapi-gerabak/ kapal-dek/ pos-bungkusan dan pengangkutan lain

(b) Had yang dikenakan oleh syarikat pengangkutan

TATACARA PEMBUNGKUSAN

Page 132: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

(c) jangkaan bilangan pertukaran pengendalian semasa bungkusan dalam perjalanan

(d) Destinasi; dan

(e) kemudahan pengendalian ditempat penghantaran dan penerimaan serta ditempat penukaran pengangkutan. Jika tenaga manusia digunakan beratnya antara 27-36 kilogram(kg)

TATACARA PEMBUNGKUSAN

Page 133: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

7. Berat kasar dicatat diluar bungkusan.Bungkusan yang berat 1000kg ke atas hendaklahdicatat Muatan Berat serta dicatat berat sebenar pada bungkusan

TATACARA PEMBUNGKUSAN

Page 134: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

1. Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 hendaklahdisediakan oleh Bahagian Bungkusan Dan Penghantaran dalam 3 salinan bagi tujuan berikut;

(i) menyenaraikan barang di setiap bungkusan

(ii) mencatat maklumat di borang KEW.PS-12

(iii) nota pembungkusan kepada Pegawai Pemesan;

(iv) akaun penerimaan oleh Pegawai Pemesan

PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN

Page 135: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

2. Nombor pemesanan/pengeluaran di KEW.PS-10hendaklah dicatatkan di KEW.PS-12

3. KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 hendaklah disertakanbersama barang yang dimasukan ke dalam petiatau kotak atau seunpamanya dengan mengambil langkah berikut;

(a) dokuman tersebut hendaklah dimasukan ke dalam sampul kalis air

PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN

Page 136: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

(b) Sampul berkenaan dilekatkan di bahagian dalam penutup peti atau kotak

(c) satu (1) salinan Senarai Pembungkusan hendaklah dihantar terus kepada Pegawai Pemesan

PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN

Page 137: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

1. Tanda pengenalan iaitu nombor rujukan, alamatpengirim/penerima hendaklah ditulis dengan terangdan dengan menggunakan dakwat hitam yangkalis air.Langkah berikut dipatuhi semasa menulis tandapengenalan

(a) huruf dan nombor yang digunakan hendaklah berukuran lebih kurang 5cm tinggi dan perkataan ringkas tidak digalakan

TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN

Page 138: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

(b) peti, kotak, botol, pasu yang mudah pecah hendaklah ditanda dibahagian atas, tepi dan dikedua-dua belah tepinya

(c) tanda pengenalan yang terdahulu pada bekas atau kotak yang digunakan semula hendaklah

dipadam

TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN

Page 139: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

1. Bagi barang yang tidak boleh dibungkustindakan berikut hendaklah diambil:-

(a) pelekat bersimbol/tag hendaklah dilekat atau di ikat pada sekurangnya 2 unit barang

(b) barang diikat/dibalut menjadi satu hendaklah juga ditag/dipelekat; dan

(c) jika karung digunakan, tag diikat di cepu karung

BARANG TANPA BERBUNGKUS

Page 140: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

1. Bungkusan yang memerlukan perhatian khassemasa pengendalian, penyimpanan, penghantaranhendaklah dicatat/dilekat dengan tanda atau arahanyang mudah dilihat

2. Bungkusan yang mengandungi barang mudah terbakararahan menggunakan simbol/ pelekat/ ditulisdengan ‘warna putih di atas permukaan merah’

ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN

Page 141: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

3. Bungkusan barang-barang lain hendaklahmenggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan’warna merah di atas permukaan putih’

ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN

Page 142: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

1. Penghantaran barang seberapa boleh dan praktikhendaklah dalam bekas atau bungkusan asalnyaseperti yang diterima daripada pembekal

Bekas yang bertanda ‘Musnah Selepas IanyaDikosongkan’ jangan diguna semula

Bekas yang dikenakan deposit hendaklah dipulangmengikut perjanjian

ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN

Page 143: TPS (slide)

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

2. Pegawai Stor hendaklah menyelia kerja-kerjamengendali/ memunggah serta menyemakbungkusan dengan merujuk Senarai PembungkusanKEW.PS-12 yang diterima/ dihantar oleh agenpenghantaran/ pembekal

ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN

Page 144: TPS (slide)

BAB EPEMERIKSAAN

Page 145: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa kesemasa untuk mengenalpasti kelemahan yangmenyebabkan stok rosak/ usang/ luput tempoh/ berlebihan/ berkurangan dan sebagainya supayatindakan susulan dapat diambil

PENDAHULUAN

Page 146: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

2. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu:-

(A) Pengiraan Stok

(B) Pemeriksaan Stok

(C) Verifikasi Stor

PENDAHULUAN

Page 147: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semuastor iaitu Stor Pusat/ Stor Utama/ Stor Unitsecara terus menerus sepanjang tahun

Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untukmelaksanakan Pengiraan Stok

(A) PENGIRAAN STOK

Page 148: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan PengiraanStok mematuhi perkara berikut;

(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod

(b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangani serta ditarikh oleh Pegawai Stor

PENGIRAAN STOK

Page 149: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakandi Stor Pusat dan Stor Utama

2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yangdiperiksa

(B) PEMERIKSAAN STOK

Page 150: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

3. Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklahmematuhi perkara-perkara berikut:-

(a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai Oktober tahun semasa

(b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

(B) PEMERIKSAAN STOK

Page 151: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

(c) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhirtransaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatanganiserta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksasetelah pemeriksaan dilakukan

(d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalamLaporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14)

(B) PEMERIKSAAN STOK

Page 152: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

(e)KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor

(f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasilpemeriksaan stok(bagi stok lebih/kurang yang ditemui dengan dilaksanakan oleh Pegawai Stor melalui Penyata Pelarasan Stok)

(B) PEMERIKSAAN STOK

Page 153: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakan selepasPemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksadi Stor Pusat dan Stor Utama

2. Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun

(C) VERIFIKASI STOR

Page 154: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

3. Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut:-

(a) mengesahkan ketepatan rekod/ stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok

(b) memastikan pelarasan stok diambil tindakan

(C) VERIFIKASI STOR

Page 155: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

(c) Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh guna/rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempohdiambil tindakan pelupusan

(d) Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotongditimbang, dibancuh, bocor, sejat atauseumpamanya diambil tindakan hapus kira

(C) VERIFIKASI STOR

Page 156: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

(e) melengkapkan semua maklumat dan mengesahkanKEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor)

(f) melaporkan pengurusan stor secara keseluruhaniaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan,merekod, penyimpanan, pengeluaran,pengiraan/pemeriksaan/verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dannilai stok dengan menggunakan Laporan TahunanKeseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)

(C) VERIFIKASI STOR

Page 157: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua SetiausahaKementerian atau Ketua Pengarah/Timbalan KetuaPengarah Jabatan adalah bertanggungjawabmelantik pegawai-pegawai yang sesuai untukmenjalankan Verifikasi Stor

PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

Page 158: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

2. Tempoh Pelantikan

Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatandan tempoh pelantikan tidak melebihidua (2) tahun

PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

Page 159: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada;

(a) sekurang-kurang 2 orang ahli

(b) pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi

(c) pegawai mempunyai pengetahuan serta pengalaman dalam pengurusan stor

(d) pegawai Kumpulan Pengurusan/Profesional serta Kumpulan Sokongan 1/ setaraf

KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR

Page 160: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Pemverifikasi stor hendaklah membuat lawatanke Stor Pusat/Utama berasaskan kepada jadual/program yang disediakan

2. Pemverifikasi stor hendaklah menyemak semua Stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 danmelengkapkan serta mengesahkan butiranmaklumat seterusnya mengemukakan kepadaKetua Jabatan

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

Page 161: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

3. Pemverifikasi stor hendaklah mengira danmerekod baki fizikal stok serta mengesahkanketepatan rekod dengan Kad Kawalan Stok

4. Menentukan tiada transaksi semasa verifikasidilaksanakan

5. Menyediakan KEW.PS-15 (Laporan TahunanKeseluruhan Pengurusan Stor) dan kemukakankepada Ketua Jabatan

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

Page 162: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakanke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW.PS-14 seperti berikut;

(a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan

(b) syor pelupusan/ hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H

(c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Page 163: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

2. Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW.PS-14/KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Asetbagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal

3. Mengambil tindakan ke atas syor PegawaiPengawal di KEW.PS-15

4. Melaksanakan pemeriksaan mengejut darisemasa ke semasa

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Page 164: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakanpelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan PenyataPelarasan Stok KEW.PS-17

2. Ketua Jabatan hendaklah meluluskan PelarasanStok di KEW.PS-17

PELARASAN STOK

Page 165: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

3. Pegawai Stor hendaklah merekod teransaksipelarasan stok di ruang Terima bagi stoklebih atau di ruang Keluar bagi stok kurangpada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) danKad Petak serta ditandatangani.

PELARASAN STOK

Page 166: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemakKEW.PS-14 dan KEW.PS-15

2. Menyediakan KEW.PS-16 untuk perakuandan tandatangan Pegawai Pengawal

3. Mengemukakan KEW.PS-15 dan KEW.PS-16 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahunberikutnya

TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET

Page 167: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

1. Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stortindakan berikut hendaklah diambil;

(a) menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ambil alih

(b) membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak 100% bagi memastikan baki stok adalah sama

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

Page 168: TPS (slide)

PEMERIKSAAN

(c) Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua Jabatan

(d) Pegawai Stor yang mengambil alih tugas hendaklah melakukan pelarasan stok di para 198, jika terdapat stok lebih atau kurang

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

Page 169: TPS (slide)

BAB FKESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

Page 170: TPS (slide)

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklahsentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatandengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan

2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalankeselamatan yang sesuai dan berkesan dalammengawal stor/stok terpelihara

3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak

PERATURAN

Page 171: TPS (slide)

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruangpejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor danlokasinya berhampiran dengan stor

5. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaranudara seperti pemasangan alat penghawa dingin,exhaust fan atau kipas

PERATURAN

Page 172: TPS (slide)

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpanstok barang-barang belum guna dan tidakdijadikan tempat penyimpanan barang rosak,usang dan sebagainya

7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklahdilaksanakan dari semasa ke semasa

PERATURAN

Page 173: TPS (slide)

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Bangunan stor seberapa boleh ditempatkansecara berasingan daripada bangunan lain untukmewujudkan sistem keselamatan yang sempurnadan berkesan

KAWALAN KESELAMATAN STOR

Page 174: TPS (slide)

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Sistem keselamatan yang sesuai bergantungkepada keperluan dan kesesuaian Stor Pusat/Utama/ Unit dengan mematuhi:-

(a) sekeliling stor hendaklah berpagar(b) kawalan 24 jam oleh Pengawal Keselamatan(c) pemasangan lampu limpah(d) pemasangan alat amaran(e) tanda keselamatan ditempat yang tertentu(f) penggunaan pas keluar-masuk(g) peraturan penggunaan kunci mematuhi

Arahan Keselamatan

KAWALAN KESELAMATAN STOR

Page 175: TPS (slide)

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Stor perlu dilengkapi dengan sistem kawalankebakaran seperti fire alarm, smoke detector,water sprinkler dll

2. Alat pemadam api ‘fire extinguisher, hose reel’diletakan di tempat yang strategik

3. Mempamerkan plan lantai yang menunjukkanarah keluar-masuk ‘KELUAR’

KAWALAN KEBAKARAN

Page 176: TPS (slide)

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

4. Mempamerkan tanda amaran seperti ‘DilarangMerokok’ , ‘Mudah Terbakar’ dan sebagainya

5. Ketua Jabatan mendapatkan nasihat JabatanBomba & Penyelamat

6. Mengatur latihan mengawal kebakaran kepadaPegawai-pegawai Stor

KAWALAN KEBAKARAN

Page 177: TPS (slide)

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan storsentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin

2. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala

KEBERSIHAN

Page 178: TPS (slide)

BAB GPELUPUSAN

Page 179: TPS (slide)

PELUPUSAN

1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stokyang didapati rosak, luput, tidak boleh guna,tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihikeperluan dan disyorkan selepas pengiraan/pemeriksaan/ verifikasi stor.

PENDAHULUAN

Page 180: TPS (slide)

PELUPUSAN

2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturanyang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yangsedang berkuatkuasa

PENDAHULUAN

Page 181: TPS (slide)

PELUPUSAN

1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklahdilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnyatidak lebih daripada RM10,000 bagi nilaiagregatnya dalam satu permohonan

PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

Page 182: TPS (slide)

PELUPUSAN

2. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yanghendak dilupuskan

3. Pegawai Pemeriksa adalah dari KumpulanPengurusan dan Profesional atau KumpulanSokongan 1 atau yang setaraf

4. Pegawai Pemeriksa yang dilantik adalah tidakterlibat dalam menguruskan stok berkenaan

PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

Page 183: TPS (slide)

PELUPUSAN

5. Pegawai Pemeriksa stok yang hendak dilupuskanmenggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19)

6. Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatkankeadaan stok serta memberi syor kaedahpelupusan yang sesuai untuk kelulusanKetua Jabatan

7. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini KadKawalan Stok dan Kad Petak di ruang Keluar/Baki stok

PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

Page 184: TPS (slide)

PELUPUSAN

Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendahtertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan

Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

KUASA MELULUS PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

Page 185: TPS (slide)

PELUPUSAN

Semua pelupusan stok tidak memerlukanPerakuan Pelupusan (PEP)

PERAKUAN PELUPUSAN

Page 186: TPS (slide)

PELUPUSAN

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJadalah bertanggungjawab sebagai Urusetia

Pelupusan Stok

URUSETIA PELUPUSAN

Page 187: TPS (slide)

PELUPUSAN

Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakanLaporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)

ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac padatahun berikutnya

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK

Page 188: TPS (slide)

BAB HKEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Page 189: TPS (slide)

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian,

kebakaran, bencana alam, kesusutan, kehilangandan seumpamanya dengan mematuhi peraturan

yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yangsedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok

Yang Bernilai Rendah

PENDAHULUAN

Page 190: TPS (slide)

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlahkeseluruhan nilai perolehan asalnya tidak lebih

daripada RM250 yang kekurangannyadisebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap

atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapatdielakkan

KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH

Page 191: TPS (slide)

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Kekurangan stok tersebut bukan disebabkankecurian, penipuan atau kecuaian

Pegawai Awam

KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH

Page 192: TPS (slide)

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stoktertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan

Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

KUASA MELULUS HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

Page 193: TPS (slide)

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan LaporanHapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21)dengan merujuk di ruangan syor oleh PegawaiPemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14

2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh KetuaJabatan sebelum dikemukakan kepada KuasaMelulus untuk kelulusan hapus kira

Page 194: TPS (slide)

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini KadKawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petakdi ruang ‘keluar’ dan ‘baki’

4. Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhirtidak diperlukan bagi kes Kekurangan StokYang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilanganmelibatkan jenayah

Page 195: TPS (slide)

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalahbertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan

Dan Hapus Kira Stok

Page 196: TPS (slide)

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Pegawai Pengawal hendaklah melaporkansemua kes kehilangan dan hapus kira stokdengan menggunakan Laporan Tahunan

Kehilangan dan Hapus Kira Stokdi KEW.PS-22

KEW.PS-22 hendaklah dikemukakanke Perbendaharaan sebelum 15 Mac

pada tahun berikutnya

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

Page 197: TPS (slide)

SEKSYEN PENGURUSAN ASETBAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)

PERBENDAHARAAN MALAYSIATingkat 4, Blok Selatan

Kompleks Kementerian KewanganPresint 2,

62592 [email protected]

03-88823686

PENJELASAN PEKELILING

Page 198: TPS (slide)

SEKIANTERIMA KASIH