TORNE-SE UM EXPERT EM EXCEL

10 DICAS PRTICAS PARA VOC CRIAR PLANILHAS DE TIRAR O

FLEGO!

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CONTEDO

SOBRE O AUTOR OBJETIVO DO MATERIAL DICA 01 ANTES DE ATIRAR SAIBA QUAL O ALVO DICA 02 ESCOLHA SUAS ARMAS COM CUIDADO DICA 03 CONSTRUA UMA BOA BASE DICA 04 USE E ABUSE DOS PADRES DICA 05 ESTEJA SEMPRE UM PASSO A FRENTE DICA 06 FOCO NO USURIO FINAL DICA 07 NO FAA SOZINHO, PEA AJUDA DICA 08 GRFICOS UMA ARMA DA COMUNICAO DICA 09 TABELAS DADOS A DISPOSIO DICA 10 PENSE NAS GERAES FUTURAS PRXIMOS PASSOS LIVROS QUE USO O RECOMENDO

SOBRE O AUTOR Assim como voc tambm sou estagirio e uso o Excel todos os dias de minha vida.

Sou estudante de engenharia eltrica apaixonado por tecnologia e seriados!

Adoro trabalhar com o Excel e, mais do que isso, adoro criar pequenas aplicaes no Excel que me ajudam a ganhar tempo.

Adoro passar as tardes de sbado sentado em algum Starbucks da cidade de So Paulo lendo, ouvindo msica e tomando um bom caf =d

Deixa e ver o que mais tenho para falar... Falar de voc mesmo sempre difcil rsrsrs

Bem, acho que o resto voc pode descobrir me adicionando no Facebook e no Linkedin.

Grande abrao =D

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OBJETIVO DO MATERIAL Voc provavelmente ir encontrar muitos materiais, desde vdeos at apostilas, sobre Excel, contudo uma coisa que sempre me tirou do srio que o foco sempre nas frmulas e funo... Elas so importantes, no tenho sombra de dvidas, mas importante que voc tenha alguns conceitos bsicos sobre como desenvolver uma planilha antes de comear a digitar freneticamente frmulas interminveis.

Neste material vou lhe dar alguma dicas de como planejar o projeto de uma planilha, voc ir notar que em momento nenhum ensino a usar funes de Excel neste material, o motivo simples... Tudo o que voc precisa saber sobre funes e grficos voc encontrar no meu blog =D

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10 DICAS PRTICAS PARA VOC CRIAR PLANILHAS DE

TIRAR O FLEGO!

01

Sempre que iniciar um projeto no Excel procure ter muito bem claro qual o seu objetivo final, para quais pessoas ir apresentar os resultados e o que elas esperam. Isso ir te ajudar a identificar quais informaes voc pode dispensar e quais informaes voc precisa coletar para suprir possveis carncias.

Voc provavelmente ser tentado a inserir o mximo possvel de dados em seu projeto, evite isso ao mximo.

Procure sempre perguntar se a adio de mais informaes realmente agrega valor ao projeto ou se apenas uma vontade sua.

Na maioria das vezes vocs ter de criar pequenos relatrios no Excel, eu recomendo que voc liste quais so as principais perguntas que aquele relatrio tem de responder, em geral varia de 3 a 5 perguntas, e responda apenas elas.

Mantendo o foco e reduzido a quantidade de informaes a apenas as que agregam real valor ao projeto voc economizar tempo e desenvolver planilhas claras e objetivas.

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Agora que voc j sabe qual o objetivo da planilha e para quem ir apresentar importante definir suas armas indicadores.

Em geral indicadores so valores, numricos ou no, utilizados para mostrar pontos chaves do objeto de anlise.

Por exemplo, se sua empresa pediu uma anlise de possveis opes para renovarem a frota de carros acredito que alguns bons indicadores so:

Consumo de combustvel; Custo do automvel; Taxa de desvalorizao; Custo mdio de manuteno; Valor do seguro;

Com esses indicadores voc pode analisar diversos carros e escolher aquele que possui a melhor relao custo benefcio.

Geralmente voc encontrar em uma empresa, indicadores como os indicados abaixo, mas j aviso que existem muitos e que variam de empresa para empresa. Unidades produzidas por hora; Custo de produo por unidade; Ganho estimado por unidade;

03

Quem nunca ouviu a frase abaixo nunca assistiu um filme de Wall Street e com certeza no cresceu na minha casa ... rsrsrs

Informao poder!

Essa uma das frases que mais ouvi na vida, desde pequeno fui criado acreditando que o conhecimento uma arma poderosa e com o passar do tempo descobri que de fato uma arma poderosa, contudo, conhecimento nada mais do que informao devidamente organizada e categorizada de forma que voc possa acessar e interpretar quando necessrio.

Quando for trabalhar com informaes no Excel recomendo que sempre procure organiz-la de forma sistemtica, organize em uma ou duas tabelas, registro a registro, o Excel pode se tornar uma fantstica ferramenta de armazenamento e processamento de informaes se voc souber como utiliz-lo. Aqui vo algumas dicas.

Use e abuse do poder das tabelas;

Procure criar categorias para separar as informaes e facilitar e busca e anlise;

Diferentes tipos de informaes devem ir em diferentes tabelas e em diferentes abas;

CO

NST

RU

A U

MA

BO

A B

ASE

04

At aqui j falei sobre escolher bem seu objetivo, escolher indicadores e algumas dicas bsicas de como organizar as informaes, agora um ponto que no posso deixar de falar sobre o uso de padres na hora de organizar e classificar as informaes que voc possui.

Uma das coisas que me tiram do srio ter de ficar adivinhando o que a pessoa estava pensando quando inseriu determinada informaes em uma clula.. Isso me tira do srio!!!

Sempre que desejo dar apenas algumas opes de respostas como, por exemplo, sim ou no, Ruim, Regular ou Bom, crio uma lista de opes e bloqueio a clula de forma que ela no ir aceitar nenhuma resposta diferente das que eu configurei.

Se voc no sabe como fazer isso, basta procurar no canal da Excel para estagirios por Validao de Dados.

USE

E A

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PAD

R

ES

05

Quem nunca fez um trabalho para depois de apresentar ser metralhado com uma srie Eu acho que poderia acrescentar isso aqui ou ainda, a famosa, Est timo, mas pode ficar melhor, o que acha de inserirmos isso aqui?

J ouvi muito isso, e uma coisa que aprendi que 90% das sugestes que voc ir ouvir so coisas que voc notou durante o projeto e optou por ignorar.

Um nico critrio de seleo ao invs de dois... Um grfico pouco objetivo... A necessidade de segmentar mais os dados para conseguir entender o que de fatos eles representam...

Se tudo isso so coisas que voc consegui perceber enquanto constri a planilha, j arrume durante a fase de construo, so pequenos detalhes que iro evitar retrabalho e iro alterar os comentrios para:

Nossa! A planilha est muito boa, voc acertou em cheio, meus parabns

ESTE

JA S

EMP

RE

UM

PA

SSO

A

FR

ENTE

06

No cometa o erro de comear a inserir funcionalidades e mais funcionalidade s por que voc acha interessante.

Algumas pessoas acham que se inserem muitas funcionalidades esto agregando valor para o projeto, quando na verdade esto tirando valor do projeto.

O usurio final muitas vezes quer que a ferramenta execute uma determinada funo, e mais importante, quer que realize bem!

Inserir funcionalidades extras que no iro, claramente, ajudar o usurio final apenas aumentar o nmero de botes e grficos que o usurio ter de ver para encontrar a informao que ele quer.

Seja objetivo, se a aplicao deve realizar uma anlise X, garanta que ela faa a anlise X muito bem feita e caso voc queira inserir uma anlise Y, insira em uma planilha extra, no misture com a anlise X.

Procure tornar a utilizao de sua aplicao o mais simples possvel. Se o usurio sentir que fcil usar a aplicao e que ajuda a ganhar tempo... Voc fez um timo trabalho!

FOC

O N

O U

SU

RIO

FIN

AL

07

Esse tpico meio que complementa o tpico 5, contudo, trs uma dica extra.

Se voc ainda est comeando a mexer no Excel ou no tem muita experincia com anlise de dados e criao de painis, pea ajuda, chame seu chefe para um caf de 5 minutos e mostre o que voc est fazendo e pergunte o que ele acha que pode ser feito para melhorar.

Isso pode parecer bobo, mas ajuda a criar um sentimento de participao entre seu chefe e o projeto. Pedindo ajuda voc faz com que a pessoa sinta-se parte do projeto e com isso ela tende a aceitar melhor o resultado final. Quando voc apresenta ela sente que ela tambm contribuiu para aquele projeto.

Pedir ajuda, alm de ajudar voc a se integrar, ajuda a entender melhor o que o seu chefe quer e acima de tudo, mostra que voc no tem medo de falar que no sabe algo e que quer muito aprender.

N

O F

A

A S

OZI

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O, P

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A

JUD

A

08

O que voc prefere?

Qual a melhor forma aprender algo?

Fechando os olhos e apenas ouvindo a pessoa falar horas a fio;

Ver o que a pessoa est escrevendo/desenhando enquanto fala;

Posso estar errado, mas acredito que voc escolheu a segunda opo.

Somos seres visuais, aprendemos melhor quando vemos algo, no a toa que a frase Uma imagem vale mais do que mil palavras est a boca do povo.

Use e abuse (com moderao), de grficos em suas planilhas. Se tem uma coisa que aprendi que chefes adoram grficos. E aqui vo alguns motivos para isso.

Grficos permitem ver tendncias de forma rpida;

Grficos so timos para colocar no PPT.

Grficos permitem que at mesmo leigos entendam como algo se comporta;

GR

FI

CO

S

UM

A A

RM

A D

A

CO

MU

NIC

A

O

09 Neste tpico vou ser curto e grosso! Aprenda a usar o recurso de tabelas

do Excel. Tabelas so uma das maravilhas do Excel e iro lhe ajudar

a economizar muito tempo!

Aprenda a usar tabelas agora mesmo!!!!

TAB

ELA

S

DA

DO

S A

D

ISP

OSI

O

10

Agora que voc j tem boa parte do que precisa para construir suas aplicaes chegou a hora de colocar a cereja em cima do bolo.

Sempre que concluir uma aplicao em Excel, ou qualquer outras plataforma, reserve um tempo para construir um manual de instrues para que os prximos usurios possam aprender a utiliz-la.

Quando for criar um manual leve em considerao os seguintes pontos/dicas:

Use e abuse de imagens, lembre-se que seres humanos so extremamente visuais;

Procure ser simples e objetivo, evite o uso de termos tcnicos;

Quando estiver escrevendo pense que est conversando com o usurio, manuais chatos no sero lidos (eu pelo menos no gosto de l-los).

Deixe seu e-mail ou alguma forma de contato, isso ajuda a criar confiana e abre portas para oportunidades futuras (alm de lhe garantir o crdito pela aplicao).

PEN

SE N

AS

GER

A

ES

FU

TUR

AS

PRXIMOS PASSOS

Ok Marcos, entendo que preciso aprender Excel, mas quais os prximos passos? Como posso aprender?

Bem... A pergunta muito boa e a resposta um tanto quanto interessante.

Como tudo na vida voc precisa praticar para aprender, por isso, recomendo que sempre que possvel pegue uma planilha no escritrio e veja como ela foi construda, veja as frmulas utilizadas, a estrutura de dados, as relaes, e assim por diante. Isso ir lhe ajudar a ter ideias de como criar suas prprias planilhas O segredo da criatividade saber guardar bem suas fontes ;D

E como eu sei que sempre bom ter algum que j entende do assunto para auxiliar no processo... Me coloco a disposio para lhe ajudar a aprender os segredos do Excel, voc pode encontrar diversos vdeos no canal da Excel para Estagirios no YouTube e deixar seus comentrios com dicas, sugestes, dvidas e pedidos de ajuda. =D

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