Contractmanagement

Welkom

19 juni 2013

Allard van Veelen

12/04/2023 1

12/04/2023 2

Agenda

Welkom 12:45 – 13:15 Trends & Ontwikkelingen

Dick van der Meer, Mercante 13:15 – 14:00 Ketenintegratie & Supplier Relation Management

John Veldhoen, Nevi

Afsluiting Sportieve wedstrijd & Borrel

14:00 – 14:15 Pauze 14:15 – 15:00 En nu de praktijk!

Erik Trapman & Richard de Groot, Quion

Trends & Ontwikkelingen

19 juni 2013

Dick van der Meer, Eigenaar Mercante Consultant

12/04/2023 3

12/04/2023 4

Agenda

Contractmanagement (= CM) in de loop der jaren Contractmanagement als proces Verantwoordelijkheden CM van Inkoop naar Contract tot betaling Visie CM 2021

12/04/2023 5

Definitie CM 1998

12/04/2023 6

Definitie CM 2011

12/04/2023 7

Definitie CM LinkedIn Group

12/04/2023 8

Geschiedenis en verder

need2have nice2haveBron: Contractmanagement

12/04/2023 9

Trends & Ontwikkelingen

Algemeen

Globalisering

Digitalisering

Automatisering

Ergonomie

12/04/2023 10

Wat gebeurt er rond het contract?

Geschiedenis in stappen van 7 jaren vanaf 19861986 – 1993 Typemachines weg, iedereen faxt, intrede pc

Contracten verspreid over kasten, bureaus, etc.Overzicht in register, soms in

maatwerksoftware

1993 – 2000 Contracten enigszins geïnventariseerd, gerubriceerdSpreadsheet, algemeen toepasbare softwareAngst voor internet en web-versies: wie kijkt

mee?

2000 – 2007 Van geïnstalleerde programma’s naar “web-based”Keuzemogelijkheden vergroten: CM centraal of

decentraal? Over grenzen van afdelingen, werkmaatschappijen, landen

Meeste CM-systemen linken naar gescand contract e.d.

2007 – 2014 CM-webapplicaties volwassen, aantal neemt sterk toe Meer aandacht voor contracten in AO:

StandaardisatieIntegrale CM-implementaties blijven bijzonder

Wat

gebeurt

er

rond

het

fysieke

contract

12/04/2023 11

CM als proces

Sluiten van contracten (specificeren, selecteren en contracteren).– Het verkrijgen van goede afspraken en het reduceren van onzekerheden over

toekomstige prestaties.

Registreren van contracten (contract zelf of informatie daaruit/-over).– Het vastleggen en borgen van de gemaakte afspraken, termijnen, ed.

Beheren van contracten bij wijzigingen (ook wel monitoring).– Het zorgdragen dat de juiste prestaties, met de juiste kwaliteit, op het juiste

moment, op de juiste plaats en met de juiste hoeveelheden worden gerealiseerd

Bewaken van bijv. data in het contract (tijdig opzeggen of verlengen).– Naleven van de gemaakte afspraken en borging hiervan.

Beëindigen van contracten.– Op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment en manier

– Inachtneming van bewaartermijnen, contracten vernietigen

Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer

12/04/2023 12

CM als vereenvoudigd proces

Afsluiten Contract

Registratie Contract

Contract beheerBewaking

Beëindiging

?

Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer

12/04/2023 13

Wie is er verantwoordelijk?

Voor het bestaan, instandhouding, coördinatie van CM: – Directie ondersteund door Contractcoördinator of Contract Coördinatie

Team

Voor het bestaan en de inhoud van het contract:– Contractverantwoordelijke

Voor de check op juridische positie, risk en compliance:– Juridische afdeling

Voor (termijn)bewaking: – Contractbeheerders

Bestellen

Contract Inkoop Betaling

Ontvangst

& Invoer factuur

Match

met order

Goedkeuren

FactuurBetaalbaar

stellen

Specificeren

(wat)

Selecteren

(wie)

Contracteren

(hoe)Bestellen

Opstellen

ConceptBeoordelen Authoriseren

Vastleggen &

RegistrerenBewaking Beëindigin

g

Contractmanagementproces

Bewaken Nazorg

Strategisch inkoopproces

Uitvoeren

Factuurproces

Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer & Strategisch Inkopen, Arjan van Weele

12/04/2023 15

Visie: CM 2021

Dank u voor uw aandacht!

Vragen?

Ketenintegratie & Supplier relation management

19 juni 2013

John Veldhoen, Voorzitter Nevi Kring Zuid

17

12/04/2023 18

Agenda (Voorstel onder voorbehoud)

Strategievorming

Relatiekenmerken en -typeringen

Succesfactoren binnen samenwerking

Ontwikkeling van de samenwerking

Relatiekenmerken en -typeringen

12/04/2023 20

Relatiekenmerken en typeringen

Bestaat er een (gemeenschappelijk) belang voor samenwerking?

Version: [1.0] John Veldhoen NEVI ]

Succesfactoren binnen samenwerking

12/04/2023 22Version: [1.0] John Veldhoen NEVI

Succesfactoren binnen samenwerking

Verwachtingen Vertrouwen Commitment Vertrouwen vs. Afhankelijkheid

12/04/2023 23Version: [1.0] John Veldhoen NEVI

Vormen van vertrouwen

Initieel vertrouwen Cognitief vertrouwen Affectief vertrouwen

12/04/2023 24Version: [1.0] John Veldhoen NEVI

Mate van afhankelijkheid

Omvang van de relatie Concentratiegraad Beschikbaarheid andere leveranciers Hoogte van relatie specifieke investeringen

(switching costs)

12/04/2023 25Version: [1.0] John Veldhoen NEVI

Persoonlijke motieven en doelstellingen

Kennis en vaardigheden Persoonlijke relatie uit eerdere samenwerking Sociale omgeving

Ontwikkeling van de samenwerking

Dank u voor uw aandacht!

Vragen?

Contract management

Ervaringen uit de praktijk

19 juni 2013

Richard de Groot & Erik Trapman

28

Quion en Richard de Groot CM2

Agenda

Quion: Wie zijn wij? Wat doen wij?

Waarom Contractmanagement binnen Quion?

Van toen naar het heden

Wat heeft het opgeleverd?

Lessons learned

3012/04/2023

Klanten, Track record & portefeuille

31Quion Groep12/04/2023

Blauwtrust B.V.

Blauwtrust Groep B.V.

De HypothekersAssociatie B.V. Quion Groep B.V.

Quion Hypotheek bemiddeling B.V.Hypotrust

Quion Hypotheek begeleiding B.V.

Quion Services B.V.

Hypotrust Groep B.V.Stichting

Aandelenkapitaal Quion Escrow B.V.

Quion Escrow B.V.

Organisatiestructuur

32Quion Groep

1970

1985

1993

2002

2010

12/04/2023

Waarom CM binnen Quion?

IBM operationele leasecontract vergeten op te zeggen Het in kaart brengen van al de bestaande contracten. Om de efficiency en de toegankelijkheid te verbeteren zorg dragen voor een

nieuwe registratie en onderhoudstool voor al de contracten. Voorkomen dat er nog ICT contracten worden afgesloten buiten de Service

en Contract Manager om. Onderzoek ontbrekende contracten en/of conflicten tussen contracten

onderling. Centrale opslag contracten realiseren of perfectioneren. Onderzoek marktconformiteit bepaalde contracten. Sterke afwijkingen zullen

resulteren in het starten van onderhandelingstraject of het beëindigen van het contract.

Gesitueerd binnen ICT. Gericht op inkoop ICT-licenties en contracten

3312/04/2023

Situatie op 01-06-2009

Bussiness en ICT onbewust over # licenties Overzicht toen?

– Looptijden, bedragen ontbraken

Sommige contracten ontbraken Wijze van boeken bij Accounting?

– Kosten vs investering

– Hebben we budget?

• Niet in control • Veel leveranciers

3412/04/2023

Van toen naar heden – Een stukje theorie

35

Gecontracteerde diensten

Benodigdediensten

Geleverdediensten

1) IRRELEVEVANTAfgesprokenNiet geleverd

Niet nodig

2) IN GEBREKEAfgesprokenNiet geleverd

Wel nodig

3) ACHTERHAALDAfgesprokenWel geleverd

Niet (meer) nodig

4) FRICTIE/ KANSNiet afgesproken

(Nog) Niet geleverdWel nodig

6) OVERBODIGNiet afgesproken

Wel geleverdNiet (meer) nodig

5) WEGGEVERSNiet afgesproken

Wel geleverdWel nodig

Bron: J v. Beckum, Contractmanagement voor IT op basis van CATS

12/04/2023

Van toen naar heden - Situatie 31-12-2012

• Overzicht met stuurinformatie• Minder stress en werkdruk• Meer bewustzijn bij business• Grip op de contractlooptijden• Minder leveranciers• Veel uit rol van Lev. vs Klant gestapt• Meer bewust van risico’s door Juridische Zaken• Betere communicatie tussen Accounting en ICT• Actuele managementinformatie (KPI) over de

contracten

3612/04/2023

Van toen naar heden – Acties

Overtollige “lucht“ binnen contracten verwijderd; Offerteproces aangepast

– Tendering van Nieuwe aankoop & Renewals;

Onaangekondigde prijsindexaties bezwaar maken; 3 Excel sheets (2012)---NU---(2014) voor overzicht gemaakt; Reservepotje voor “wisselgeld” geïntroduceerd; Contractenagenda in Outlook ingevoerd; Meer producten/diensten per leverancier onderbrengen;

– Is goed om scherpere prijsafspraken te maken

– Goed voor overzicht en relatie

JZ aangehaakt voor risico;– Fenit / Inkoopvoorwaarden / Intell.eigendom

Spreadsheet wordt nu dagelijk actueel gehouden!3712/04/2023

Vervolgstappen?

Proces Borgen – op bv besparingen, prijzen, condities en prestaties

Proces Bewaken– Binnen eigen organisatie, richting leveranciers

– Naleving & opvolging nu gestandaardiseerd

Processen Integreren Processen Automatiseren

– Bv middels een contractmanagementsysteem

3812/04/2023

Lessons Learned

Looptijd en opzegtermijnen zijn te verkorten. Maak het vóór de opzegtermijn bespreekbaar;

Leg het contract op tafel en manage dat actief; Vooraf bepalen 1 of 3 jr. contract en daarna telkens 1

maand looptijd icm 1 maand opzegtermijn; Probeer uit de verhouding leverancier & klant te stappen.

Maak dit bespreekbaar met de leverancier; Alles is bespreekbaar zolang het maar over de inhoud

gaat;

3912/04/2023

12/04/2023 40

12/04/2023 41

Afsluitende woorden

Laatste vragen voordat we Tennis gaan kijken.

Laatste mededelingen

Wie kunt u aanspreken tijdens de borrel?

12/04/2023 42