TOPLANTI YÖNETİMİ TOPLANTI YÖNETİMİ VE VE

YÖNETİM BECERİLERİ YÖNETİM BECERİLERİ GELİŞTİRMEGELİŞTİRME

HOŞGELDİNİZHOŞGELDİNİZ

AMACIMIZ NEDİR????AMACIMIZ NEDİR????

““TOPLANTI YÖNETİMİ TOPLANTI YÖNETİMİ

VE VE

YÖNETİM BECERİLERİ GELİŞTİRME” YÖNETİM BECERİLERİ GELİŞTİRME”

Konusundaki bilgi ihtiyacı Konusundaki bilgi ihtiyacı gidermektirgidermektir..

AMACIMIZ NEDİR????

TOPLANTITOPLANTI YÖNETİMİ YÖNETİMİ

İHTİYACIMIZ OLANLAR İHTİYACIMIZ OLANLAR NELERDİR?NELERDİR?

““NİÇİN” TOPLANTI YAPIYORUZ?NİÇİN” TOPLANTI YAPIYORUZ?

TOPLANTIYA “KİMLER” KATILIYOR?TOPLANTIYA “KİMLER” KATILIYOR?

““GÜNDEMİMİZ” NEDİR?GÜNDEMİMİZ” NEDİR?

TOPLANTIYI “NEREDE” YAPIYORUZ?TOPLANTIYI “NEREDE” YAPIYORUZ?

TOPLANTIYI “NASIL” YÖNETECEĞİZ?TOPLANTIYI “NASIL” YÖNETECEĞİZ?

TOPLANTI NEDİR?

Birden çok kişinin, bir sorun, bir olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine denir.

Toplantı, yönetimin eşgüdüm (haberleşme,koordinasyon) kaynağıdır.

Yönetimde hem sağlıklı bilgi alış verişi hem de sorunların tartışılması ve rasyonel kararların alınması ancak toplantı yönetimiyle sağlanır.

Toplantılar personeli yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir.

Her toplantı yöneticiliğin ve liderliğin

tezahür ettiği küçük bir yönetim merkezidir.

TOPLANTININ İŞLEVLERİTOPLANTININ İŞLEVLERİ

1-Enformasyon veya haber verme-öğrenme aracıdır.2-Bilgi alış verişi ya da sorunları saptama3- Karar alma ve Sorun çözme4- Katılmalı yönetim gerçekleştirme

TOPLANTI TÜRLERİBilgi verici Toplantılar(Konferans tipi toplantı)Sorun Çözücü ToplantılarSorun tanımlama toplantısıKurul (karar) toplantısıKoordinasyon toplantıları (Aynı Düzeyde yöneticiler katılır)Komisyon toplantıları (uzman toplantıları)

Müzakere toplantısı

Emir toplantısıDanışma toplantısı

Eğitici toplantılarYönlendirici

toplantılarMesleki

toplantılar

Bilgi verici Toplantılar;

Bilgi verici toplantının amacı personeli sürekli eğitmek lider veya çalışanları sürekli bilgilendirmektir.

Bu tür toplantılarda sorun çözmeye girişilmemeli, katılımcı sayısı da sınırlandırılmamalıdır.

Bilgi verici toplantılar şu durumlar için uygundur:

-Lider veya grup üyesi, bir konferansta ya da bilgi görgü gezisinde öğrendiklerini gruba aktarmada, -Kurum dışından çağrılan bir danışman grubu yeni gelişmelerden haberdar etmesinde,

-Lider bir üst yönetimde alınan karaları ve bu çerçevede oluşturulan hareket planlarını kendi grup üyelerine aktarılmasında vb. durumlar için bu tür toplantılar uygundur.

Bilgi verici toplantıların sonunda personele soru sorma fırsatı verilmeli konunun anlaşılıp anlaşılmadığı kontrol edilmelitepkilerinin ne olduğu ölçülmelidir.

Sorun Çözücü toplantılar

Bu tür toplantılar;– Şirkette görülen sorunların çözümü için– ortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya

koymak amacıyla yapılır– Bu toplantılar şirketin ilgili ve bilgili

elemanlarınca yapılır Uzun telefon görüşmelerini nasıl azaltabiliriz ?Kırtasiye giderlerini nasıl azaltabiliriz ?Personelin işe geç gelmesini nasıl önleyebiliriz ?Motivasyonu nasıl sağlayabiliriz ? gibi

Sorun Tanımlama Toplantısı:

Amacı kurumda dile getirilen veya getirilemeyen sorunları tespit etmektir.Her sorun üst yönetime ulaşmayabilir bu sebeple yönetim sorunların getirilmesini beklemek yerine sorunlara gitmelidir. Çeşitli teknikler (Listeleme Yöntemi vb.) kullanılarak toplantıya katılanların kurumda yaşanan sorunları tespit etmesi şeklinde uygulanır.

Sorun çözme toplantılarında herkesin görüşü önemlidir. Hiçbir görüş yargılanmaz, ayıplanmaz ve kınanmaz. Çözüm önerileri listelenir. Öneriler tek tek ele alınarak değerlendirilir. Bir konsensüs sağlanmaya çalışılır.Bu tür toplantılarda herkesin bir sorun olduğunu kabul etmesi, bir çözüm bulunması gerektiğini düşünmesi ve çözümün birlikte alınacak kararlarla sağlanabileceğine inanması gerekir.

Toplantı öncesi toplantıya katılacaklara yazılı olarak gündem bildirilmeli ve bu yazışma; sorunun açık seçik tanımınıo güne kadar yaşanan olumsuz durumlarıdaha önce denenen çözüm önerilerini ve gerekli diğer ek bilgileri içermelidir.Bu tür toplantılara mutlaka sorunun yaşandığı departman çalışanlarının katılımı sağlanmalıdır.

Değerlendirme ve Karar Verme Toplantısı (Kurul

toplantısı)

Saptanan sorunların ve ve bu sorunlara karşı üretilen çözümlerin değerlendirildiği toplantılardır. Tüzel - özel kişiliğe sahip kuruluşlarda yönetim veya yürütme kurullarının üyelerindenoluşur.

Şirketle ilgili idari-mali - hukuki ve teknikkonulara ilişkin karar almak amacıyla yapılır.

Koordinasyon toplantıları

Aynı Düzeyde yöneticiler katılır. Toplantıyasunulan bilgiler değerlendirilir. Uyum ve işbirliği hedeflenirKomisyon toplantıları (uzman per.)Aynı Düzeyde bilgi ve beceriye sahip uzmanlar arasında yapılır.Bir konuyu incelemek ve karara bağlanmasınıkolaylaştırmak amacıyla yapılır.

Eğitici toplantılarKatılanlara bir yönetim veya uygulamanın

benimsetilmesi amacıyla yapılr.

Müzakere toplantısıİki ya da daha fazla grup arasında yapılır.Tarafların karşılıklı görüşme ve tartışmayoluyla ortak bir noktaya varmaları amaçlanır

Yönlendirici ToplantılarYöneticiler bu toplantılarda astlarını

bellikonularda harekete geçirmeyi

hedeflerler.

Mesleki ToplantılarAynı uzmanlık dalında çalışanların bir konuda karar almaları ya da tartışmalarıgerektiğinde başvurulur.

Düzenli Uygulanan Yönetim Toplantıları

Belirli zaman aralıklarıyla (Haftada bir, ayda bir vb.) yapılan düzenli toplantılardır. Bu tür toplantılarda genel yada özel konular rutin bir biçimde ele alınır. Değerlendirilir.

HerşeyHerşey

İnsana İnsana

Saygıyla Saygıyla

Başlar...Başlar...

Her Her 100100 birim bilgi, hangi yöntemde birim bilgi, hangi yöntemdene kadarne kadar akılda kalıyor, akılda kalıyor,

hatırlanabiliyor?hatırlanabiliyor?

METODMETOD %% METODMETOD %%

OkumaOkuma 1010 Film izlemeFilm izleme 5050

DinlemeDinleme 2020 Sergiyi gezmeSergiyi gezme 5050

Resme bakmaResme bakma 3030 Gösteri izlemeGösteri izleme 5050

Tartışmaya katılımTartışmaya katılım 7070

Konuşma yapmaKonuşma yapma 7070

Dramatik sunum yapmaDramatik sunum yapma 9090

Gerçek bir deneyi canlandırmaGerçek bir deneyi canlandırma 9090

İnteraktif multimedyaİnteraktif multimedya 9090

Bir projeyi gerçekleştirmeBir projeyi gerçekleştirme 9090

İstemek, Başarmak İçin İstemek, Başarmak İçin

Gereklidir; Ama Bitirmek İçin Gereklidir; Ama Bitirmek İçin

Başlamak Gereklidir.Başlamak Gereklidir.

“Ne Zaman” Toplantıya İhtiyaç Vardır?

Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarmanız gerekiyorsa,– Bir karar almanız gerekiyorsa,– Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere

ihtiyaç varsa– Koordinasyona ihtiyaç varsa ,– Sinerjiye gereksiniminiz varsa,– Çalışanlar toplantı yapmak istiyorsa

Toplantıya ihtiyacınız var demektir.

“Ne Zaman” Toplantıya İhtiyaç yoktur ?

Tartışmaya gerek bir konu yoksa,Tartışmanın sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa,Kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin dediği kabul edilecekse,Başkalarını işe katmak konuyu bulandıracaksatoplantı gereksizdir.

KATILIMCILARKATILIMCILARKatılımcı SayısıToplantılara daha az sayıda insanın katılması tercih edilir. Büyük gruplarla yapılan toplantılarda gündem dağılabilir. Tartışmalar çok zaman alabilir.

Kimler Katılmalı ?Toplantıyı yapan lider kendi ekibinin tamamını toplantıya çağırabilir. Hatta destek personelinde toplantılara katılması önerilir.

Toplantının türüne göre katılımcılar da değişebilirSorun çözme Toplantılarına Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır. Ayrıca sorunun yaşandığı bölümün çalışanları da bu tür toplantılarda hazır bulunmalıdır.Bilgi Toplantıları için; Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ? Veya kimden bilgi edinebilirim ? Sorularına verilecek cevap katılımcıları belirler.

TOPLANTIYA KATILANLARIN GÖREVLERİ;

Katılımcıların toplantı öncesi görevleri;Bir önceki toplantının tutanaklarını

okuyun size verilen görevleri ne kadarını yaptığınızı belirleyin.

Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için önlemler alın.

Toplantıya zamanında katılabilmek için işlerinizi düzenleyin.

Gündeme koyacağınız/koyduracağınız maddeleri unutmayın.

Gündem maddenizle ilgili bilgi ve materyalleri hazırlayıp üyelere verin.

Gündem belirlenmiş ise gündeme ilişkin hazırlıklarınızı gözden geçirin.

Toplantıya katılamayacaksanız sizin yerinize katılabilecek varsa bu kişiyi belirleyin ve toplantıyı düzenleyen birime bildirin. Yerinize katılabilecek kimse yoksa bu durumu da bildirin.

Katılımcıların Toplantı Sırasında Görevleri;

Söz almadan ve söz verilmeden konuşmayın.Karşılıklı konuşmayın, toplantı başkanına hitaben konuşun.Az ve öz konuşun.Sık sık söz almayın.Konudan konuya geçmeyin.Tartışmalara katılın, seyirci kalmayın.Görüşlerinizi veya itirazlarınızı gerekçeleriyle birlikte söyleyin.

Nutuk çekmeyin, doğal konuşun.

Konuşulanları iyi dinleyin, not alın.

Kabul edilmeyecek teklifler sunmayın.

Başka biri kabul edemeyeceğiniz bir fikir ileri sürerse açıklamasını isteyin.

Ses tonunuza dikkat edin.

TOPLANTI LİDERİNİN GÖREVLERİ

Liderler toplantının iklimini ayarlayabilen kişilerdir.Liderin görünen açık görevi sınırlı zaman içerisinde gündemde yer alan maddelerin görüşülmesini sağlamaktır. Bunun dışında liderlerin toplantıya ilişkin temel görevlerini üç başlık altında toplayabiliriz:

1- Önceden PlanlamaToplantıda kimler bulunmalı ?Toplantı ne kadar sürmeli ?Toplantıda hangi konular

görüşülmeli ?Toplantı sırasında gerekli

olacak materyallerin ve araçların neler olacağını düşünmeli ?

2- Toplantıyı Yönlendirme

Yöneticinin toplantı sürecinde yapması gerekenler;

Toplantının belirlenen gündem çerçevesinde sürdürülebilmesi,

Konuşmacıların rahatlıkla görüş, düşünce ve eleştirilerini dile getirmelerine fırsat vermesi,

Toplantı boyunca nazik, demokratik ve dürüst bir tavır sergilemesişeklinde sıralanabilir.

3- TakipToplantı başarılı mı ?Toplantı sürecinde ve toplantı sonrasında verilen görevler yerine getirildi mi ?Toplantı ile ulaşmak istediğimiz hedefleri yakalayabildik mi vb. ? sorulara verilecek cevaplar toplantının takibi kapsamındadır.

Toplantıya İşlerlik Toplantıya İşlerlik Kazandıracak Yol Gösterici Kazandıracak Yol Gösterici

BilgilerBilgilerToplantı Sayısı;

Toplantıların sayısı kurumda yapılan işe ve toplantının amacına göre değişebilir. Ancak genel olarak bakıldığında;Düzenli bir takvimle aynı gün ve aynı saatte toplantıların yapılması yeğlenir.Bazı gruplar için her gün sabah kısa toplantının yapılması gerekebilir.

Toplantının SüresiToplantıların başlangıç ve bitiş saati önceden belirlenmeli ve bu süreye uyulmalıdır.Aralıksız iki saatten fazla süren toplantılar tercih edilmemelidir. Çok uzun bir toplantı yerine gerekiyorsa aynı konu için ek bir toplantı yapılmalıdır.Zamanla toplantıların süresini tespit etme işi katılımcılara bırakılabilir.

Toplantıların Önceliğinin Belirlenmesi ve Yedek Üye

Tespit Edilmesi;

Toplantılar bir öncelik sırasına göre yapılmalı ve toplantının önemi açıkça belirtilmelidir.Toplantıların daimi katılımcılarının bir yedeği bulunmalı her hangi bir sebeple asil üye toplantıya katılamayacaksa yerine yedek üye katılmalıdır. Bu durumda yedek üye asil üye kadar yetkiye sahip olmalıdır.

NEREDE YAPILACAK?NEREDE YAPILACAK?Eğer kurumda mevcut ise konferans salonları toplantılar için ideal yerlerdir. Toplantı yapılan yerlerin sessiz ve rahat ortamlar olması gerekir.İnsan trafiğinin yoğun olduğu, sürekli telefonların çaldığı ve ilgiyi dağıtacak unsurların bulunduğu ortamlar toplantılar için uygun yerler değildir.

GÜNDEMGÜNDEM

Gündemin Öğeleri;– Başlık– Zaman ve Yer– Tema ve Tanımlama– Katılanlar– Konular

a-Başlıkb-Açıklamac-Hedef

Fiziksel Düzenlemeler ve Materyaller

Yazı tahtası bulundurulmalı,Üyelerin birbirlerini rahatlıkla göreceği şekilde ortam düzenlenmeli,Lider her toplantıda seçtiği oturma şekli ile statü farkını en aza indirmeli,Toplantı yerinde içecek bulundurulmalı,Gerekli diğer yazılı materyaller çoğaltılarak katılımcılara dağıtılmalıdır

Ayrıca toplantılarda kayıt tutulmalı, kararlar konsensüs sağlanarak alınmalı ve her toplantının gizlilik içeren bölümlerinin olduğu akıldan çıkarılmamalıdır.

Toplantılarda Oturma DüzenleriOval Yada Daire Düzeni Toplantı; Tartışmaya ve katılıma açık en demokratik toplantı düzenidir.

L veya V düzeni ToplantıToplantı için uygun olmayan ortamlarda avantaj sağlar. Ancak etkili bir toplantı düzeni değildir.

T Düzeni ToplantıKatılanlar Konuşmacıyı Rahat izler, grup iletişimini kolaylaştırır.

Konuşmacı

U Düzeni ToplantıOldukça sık rastlanan bir toplantı düzenidir. Etkinliği sağlayan ve iletişimi kolaylaştıran avantajları vardır.

Dikdörtgen Düzeni Toplantı

Heyet Kurul komisyon gibi 7-11 kişilik karar alma, danışma, müzakere, değerlendirme, eşgüdüm vb. amaçlı toplantılar için uygundur. Oturum başkanı dikdörtgenin duvar dibinde olan ucunda oturur. Ancak karşılıklı iki heyet toplantılarında ise taraflar dikdörtgen masanın iki tarafında yer alırlar. Heyet başkanları ise masanın ortasında otururlar.

Kare Düzen ToplantıKüçük kare 3-4 kişilik komisyon veya komite gibi küçük toplantı grupları için uygundur. Büyük kare düzen ise, Dört taraflı yada çok taraflı grup toplantıları için uygundur.

Konferans Tipi Toplantı;Çok sayıda kişinin katılacağı ve bilgilendirme, yönlendirme, eğitme, emir verme amacıyla yapılan toplantılar için uygundur. Yönetici en önde ve üstte katılanlar topluca yöneticinin karşısındadırlar. Pasif bir toplantı yönetimidir.Sınıf Düzeni Toplantı;Eğitici amaçlı toplantılar için yapılır. Not tutma ve yazı yazma üstünlükleri vardır. Ancak iletişimi güçleştiren bir toplantı düzenidir.

TOPLANTILARDA KATILIMCI TİPLERİ

Toplantıyı Engelleyen Tipler;1- Saldırgan; Başkalarına saldırgan bir tavırla karşı çıkar.Kırıcı söz ve davranışlarda bulunur. Herkesi küçük görür ve eleştirir. Kimseyi beğenmez.

2- Engelleyici; Her şeye itiraz eder. Başkalarının görüşlerini reddeder. 3- Çekimser; Tartışmalara katılmaz. Kendi kendine not alır veya hayale dalar.4- İhtiraslı; Mevki ve statüsü nedeniyle hep böbürlenerek konuşur.5- Uçarı; Konuyu Sürekli Değiştirir.6- Aceleci; Toplantının bir an önce bitmesini ister. Acil ve önemli işlerinin olduğunu belirterek toplantıdan erken ayrılır.7- Tuzakçı; Soruları ve eleştirileriyle diğer katılımcıları tuzağa düşürmeye , hatalarını, eksik ve yanlışlarını ortaya çıkarmaya çalışır.

8- Yakınmacı; Her şeyden ve herkesten şikayet eder. 9- Savunucu; Kendisini, kendi birimini sürekli savunur. Hiçbir fikri ve öneriyi kabul etmez.10- Despot; Sık sık söz alır. Baskıcı konuşur.

11- Oyuncu; Fıkralar anlatır, espriler yapar, grubu eğlendirir ve yerli yerinde oynamazsa zaman kaybettirir.12- Uykucu; Toplantılarda uyuklar.

TOPLANTIYI DESTEKLEYEN TİPLER

1- Girişimci; Tartışmalar için yeni fikirler öne sürer, sorunlara olumlu yaklaşır.

2- Önerici; Konuyla ilgili görüş, düşünce ve önerilerini dile getirir.

3- Destekleyici; Diğer katılımcıların olumlu fikir ve önerilerini destekler.

4- Deneyimli; Kendi deneyimlerinden söz eder, örnekler verir, konuyu ve kişiyi destekler.

5-Özetleyici; En son söz alarak, toplantıda yapılan tartışmaları ve konuşmaları gözden geçirir ve konuyu toparlar.

TOPLANTIYI KAYNAŞTIRAN TİPLER

1-Rahatlatıcı; Olumsuz duyguları gidermek için, gerekli alanlarda toplantıya ara verilmesini ister. Gerilimi azaltmak için espri ve şakalar yapar.2-Uzlaşmacı; Karara varılması için gerekli yerlerde makul tavizler verir.3- Moral Verici; Başkalarını över ve destekler. Dostça davranır ve cesaret verir.4- Arabulucu; Tartışmalarda birbirlerine ters düşen karşıt fikirli kişilerin arasına girerek arabulucu fikir ve önerilerde bulunur. Karşıt görüşleri kaynaştırır.

YÖNETİMBECERİLERİ YÖNETİMBECERİLERİ GELİŞTİRMEGELİŞTİRME

AMAÇAMAÇ

-Katılımcıların sorumluluk yüklenmesi-Katılımcıların sorumluluk yüklenmesi

-Güçlü/Zayıf yönlerinin öğrenilmesi ve -Güçlü/Zayıf yönlerinin öğrenilmesi ve geliştirilmesigeliştirilmesi

-İyi bir takım lideri ve oyuncusu olması-İyi bir takım lideri ve oyuncusu olması

-Etkin karar verme-Etkin karar verme

-Fonksiyonel farkındalığı sağlama-Fonksiyonel farkındalığı sağlama

Bugünkü ve gelecekteki vizyonBugünkü ve gelecekteki vizyon

Swot analiziSwot analizi

Yönetici rolleriYönetici rolleri

Yönetim becerileriYönetim becerileri

İnsan İlişkileri Becerileriİnsan İlişkileri BecerileriTakım oluşturmaTakım oluşturma

Beyin fırtınasına önderlik(Vaka Beyin fırtınasına önderlik(Vaka çalışması)çalışması)

MotivasyonMotivasyon

LiderlikLiderlik

Teknik BecerilerTeknik Beceriler

Problem AnaliziProblem Analizi

Karar AlmaKarar Alma

Müşteri Odaklı Davranış

Stratejik Planlama

Müşteri Analizi(CRM)

SABIRLA DİNLEDİĞİNİZ İÇİNSABIRLA DİNLEDİĞİNİZ İÇİN

TEŞEKKÜR EDERİM.TEŞEKKÜR EDERİM.

BAŞARILAR DİLERİMBAŞARILAR DİLERİM