“Our  mission  is  to  clean  on  purpose,  with  a  purpose,  for  a  purpose.”  

Note  from  the  Administrator  

I  can’t  believe  we  are  already  in  November  and  Thanksgiving  is  just  around  the  corner.  I  am  excited  to  tell  you  all  about  our  very  first  Peer  Peek  that  took  place  just  a  couple  weeks  ago.  First  of  all  I  would  like  to  thank  all  the  housekeepers  and  supervisors  who  participated;  it  is  your  willingness  to  embark  on  new  waters  that  will  ultimately  change  the  face  of  our  department.  The  Peer  Peek  was  something  that  you  as  housekeepers  had  asked  for  during  our  Strategic  Planning.  The  goal  of  these  trips  is  to  visit  another  establishment  and  collect  information  to  give  us  a  benchmark  of  where  we  are  in  comparison.  It  was  your  suggestion  that  we  visit  other  universities  as  well  as  completely  different  environments  to  give  us  a  wide  range  of  information.  We  were  met  by  Howard  Hutchinson,  Environmental  Service  Director  of  Appalachian  Regional  Health  Care  Systems,  on  a  tour  of  the  Watauga  Medical  Center.  The  one  thing  that  our  entire  group  noticed  right  away  was  the  professionalism  as  well  as  the  willingness  to  accommodate  us  we  were  greeted  with.  The  Peer  Peek  committee  had  formed  an  observation  guide  for  us  to  follow  as  to  help  us  obtain  the  optimal  result  of  our  visit.  The  main  focus  of  our  observations  was  communication,  equipment,  processes  and  safety/training  and  the  summary  of  the  results  from  the  housekeepers  are  as  follows:  

Communication:  We  were  most  impressed  with  the  general  attitude  found  among  the  employees.  They  were  all  friendly,  helpful  and  well  informed.  Their  staff  carries  beepers  as  well  as  radios  for  the  purpose  of  communication.  There  was  a  very  peaceful  feeling  among  the  staff  that  we  would  like  to  see  happen  here.  

Equipment:  They  are  using  the  same  mopping  system  that  we  are  using.  We  did  learn  that  they  use  their  pads  as  a  dust  mop  as  well  as  a  wet  mop.  Many  in  the  group  thought  that  was  a  great  idea.  They  use  Rider  Scrubbers  and  the  Chariot  (rider  vacuum);  however,  they  can  only  be  operated  by  fully  trained  staff  members.  They  also  had  a  small  washing  machine  that  was  kept  in  their  housekeeping  closets.  This  piece  of  equipment  is  something  we  didn’t  even  know  existed.  It  will  hold  about  20  mopping  pads.  This  equipment  allows  their  housekeepers  to  wash  their  own  pads  and  towels  at  their  individual  stations.  They  are  not  only  small  in  size,  they  are  very  light  weight.  The  washing  machine  was  the  one  thing  everyone  agreed  would  beneficial  to  have  here  at  ASU.    

Processes:  They  were  not  familiar  with  the  clean-­‐ops  program  at  all.  They  spot  clean  their  windows  daily  washing  them  once  a  month.  The  dust  mop,  mop  and  the  rider  scrubber  are  used  on  the  floors  daily.  As  far  as  floor  maintenance,  they  do  not  use  a  stripper;  they  use  the  brown  pad  and  water  only.  There  was  an  emphasis  on  the  fact  that  they  use  cold  water  for  all  of  their  cleaning  as  it  is  most  effective  for  killing  bacteria.    

Safety/Training:  They  are  supplied  with  gloves  and  glasses  much  like  the  ones  that  we  use  here.  There  is  a  very  large  emphasis  on  their  training  program.  Their  current  structure  has  progressive  training  levels.  As  a  new  employee  in  their  environment  you  begin  Level  1  training  and  move  up  from  there.  Each  level  requires  80%  accuracy  upon  testing  at  that  level  to  move  to  the  next  level.  If  that  score  is  not  met,  the  employee  must  then  complete  1  on  1  training  with  a  supervisor  until  the  score  can  be  achieved.  

 

 

 

 

Overall,  the  trip  was  a  huge  success.  Each  housekeeper  that  participated  indicated  they  would  like  to  take  part  in  any  future  trips  that  are  scheduled.  They  each  felt  that  they  obtained  knowledge  that  helped  them  with  their  daily  routines  here  at  ASU.  Also,  they  all  said  they  were  encouraged  to  see  we  are  doing  some  of  the  same  things.  There  were  a  few  things  they  would  like  to  see  implemented  into  our  culture  such  as  the  washing  machine  and  most  importantly  the  communication  piece  as  it  would  be  most  beneficial  for  all  housekeepers  to  be  on  the  same  page  achieving  the  exact  same  standard.    

Once  again,  thank  you  to  those  who  participated.  I  find  your  input  to  be  most  valuable.  I  have  obtained  information  about  the  washing  machines  and  will  have  one  to  demo  in  just  a  couple  of  weeks.  I  have  ordered  the  “Chariot”  vacuum  and  it  has  already  arrived.  Hands  on  training  for  this  new  equipment  will  be  scheduled  soon.  I  enjoyed  the  trip  myself;  I  found  it  to  be  informative  and  productive.  I  am  encouraged  by  the  enthusiasm  shown  by  those  who  participated  and  I  look  forward  to  scheduling  our  next  Peer  Peek.  If  you  did  not  go  this  time,  please  consider  signing  up  for  the  next  one.  It  is  a  wonderful  opportunity  to  spend  time  with  your  coworkers  in  a  different  environment  for  the  purpose  of  making  ours  the  BEST  it  can  be.  

Lastly,  I  do  want  to  remind  everyone  that  during  adverse  weather  staff  must  shovel  the  walkways  of  their  assigned  building.  Supervisors  are  to  focus  on  the  buildings  that  are  currently  unoccupied  by  our  services  during  the  morning  hours.  Thank  you  in  advance  for  your  cooperation.  

 

Debbie  Carriere  

 

Open  Door  Policy  

Debbie,  Grant,  and  Greg  want  all  of  you  to  know  their  door  is  always  open  for  you.  Please  feel  free  to  take  any  issue  you  have  to  them,  it  will  be  completely  confidential.    Also,  the  suggestion  box  in  the  communications  room  has  a  lock  on  it  and  only  Debbie  will  have  a  key.  The  Web  site,  www.best.appstate.edu,  is  another  way  to  contact  Debbie.  The  Tab  that  says,  “Contact”  click  on  it  and  fill  it  out.  It  goes  straight  to  Debbie.    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Employee  Spotlight:  David  Richardson    

David  has  worked  in  Sanford  Hall  for  the  past  7  years  and  will  be  retiring  March  1st  of  2013.  When  I  ask  him  what  he  would  miss  most,  he  had  a  list  of  things.  “  I  will  really  miss  the  guys  I  work  with,  the  jokes,  fun  times  and  nicknames  they  gave  me,  such  as  Buffa  and  Buff  Daddy”  he  said  laughingly.  “  We  work  so  well  together  and  make  a  great  team.  I’ll  also  miss  JL’s  wife’s  good  cooking.”  He  said  with  a  smile.  “I’ve  enjoyed  working  here;  the  people  in  this  building  have  always  been  good  to  me.  I’m  just  retiring  because  I’m  getting  old  and  my  wife  has  a  lot  of  work  for  me  at  home,  boy  has  she  got  plans!”  he  said  laughing.  We  will  miss  what  a  happy  person  David  is  and  how  he  is  always  making  everyone  laugh.    

   

                                                                                                                                                             

                                                                                     

                     

,ĂƉƉLJ�ZĞƟƌĞŵĞŶƚ

ZĞĚŐŝĞ��ŽŵďƐ:ƵŶŝŽƌ�ZŝĐŚĂƌĚƐ

 Up  Coming  Events:    

• The  Give  a  Family  a  Coat  champagne  will  be  kicking  off  soon.  Dates  will  be  posted  when  received  • Staff  Appreciation  Breakfast  will  be  held  November  19th  starting  at  7  am  • Staff  Appreciation  Dinner  2nd  shift  will  be  held  November  26th  at  6:00pm  at  Central  Dining  Hall  • Baptist  Campus  Ministry  Thanksgiving  dinner  will  be  held  November  19th  at  6:00pm  at  the  fellowship  hall                                                  

(got  to  have  the  head  count  turned  in  to  them  by  the  12th)  • Town  Hall  meeting  Wednesday,  November  21st  at  3:00pm  at  Raley  Hall  room  1012    • November  22nd  and  23rd  Holiday  (Hope  everyone  has  a  wonderful  Holiday)  

 

Pictures  of  Redgie’s  retirement  party                                          Physical  Plant  Holiday  Dinner  

                   The  dinner  will  be  held  Friday,  December  14th  at  Legend’s.  Festivities  will  begin  at  11:00  a.m.  and  dinner  served  at  12:00p.m.  Hog  Wild  BBQ  will  be  catering  the  meal  and  the  cost  is  covered,  because  of  this  only  Physical  Plant  employees  are  invited.    

The  menu  will  be:         Pulled  Pork  and  Chicken  Beans         Potato  Salad       Coleslaw         Rolls         Pickles         Chips         Sauces         Tea/Drinks      If  you  wish  to  attend  your  name  must  be  on  the  attendance  list.  So  let  your  Supervisor  know  by  Tuesday,  November  27th.  

Activities  this  year  include:  

• Desert  contest  (if  you  would  like  to  enter  please  bring  a  desert)    • Money  raffle  • Other  entertainment  

   

     

    Where  the  Mops  are  Located    

The  buildings  that  have  been  completed  so  far  are  down  to  one  cheat  mop  (microfiber  string  mop).  I  want  to  make  sure  everyone  knows  where  the  mops  are  located  in  case  of  an  emergency.  Here  is  a  list  of  buildings  and  the  closet  numbers.  

 

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                           Reminders  

Don’t  have  to  check  your  fire  extinguishers  for  December  they  get  new  tags.  Start  checking  them  in  January.   Make sure the faucet is off in the housekeeping closet before you leave.   Do not leave chemical hanging in the Dispenser.   Always replace the cord properly on vacuum cleaners  

Building   Room  Number  Walker  Hall   004  Storage  closet  in  basement  LLC   208  -­‐  2nd  floor  Raley  Hall   1019  -­‐  1st  floor  Sanford   Housekeeping  closet  on  1st  floor  JET   Housekeeping  closet  on  2nd  floor  Duncan   128  –  1st  floor  Chapel  Wilson   128  –  1st  floor  Founders   226  –  2nd  floor  CAP   403-­‐4th  floor  Police  Dept.   Housekeeping  closet  on  2nd  floor  Parking/Traffic   Housekeeping  closet  Old  Lowes/Procurement   Housekeeping  closet  I.G.  Greer   1st  floor  large  equipment  room  Smith  Wright   228  –  2nd  floor  B.B.  Dougherty   212  –  2nd  floor  McKinney   Housekeeping  closet  Rankin  South   S  015  Equipment  storage  Rankin  North   N  101  Housekeeping  closet  Rankin  West   W  179  Housekeeping  closet  

There  Have  Been  a  lot  of  Questions  About  What  is  Recyclable,  So  Here  it  is:  

Items  Accepted  for  Recycling    Academic  and  Administrative  Buildings  

Item Details/Examples How  to  Recycle Where

Mixed  Paper  

Office  paper,  all  colors,  glossy  paper,  magazines,  newspaper,  post-­‐its,  envelopes,  phone  books,  paperback  books,  manila  envelopes  or  folders,  wrapping  paper  

Plastic  windows  in  envelopes  and  staples  do  NOT  have  to  be  removed  if  inconvenient.

Mixed  Paper  bins  are  located  throughout  campus,  town  and  county.

Bottles  and  Cans  

 

#1-­‐7  plastic.  Opening  should  be  smaller  than  bottle  circumference.

Rinse  and  crush.  Lids  and  labels  do  not  need  to  be  removed;  no  food  residue.  Tip:  Crush  and  recap  to  keep  the  air  out.

Bottles  and  Cans  bins  located  throughout  campus,  town  and  county.

Glass  

All  colors    (combined  on  campus,  separated  for  town  and  county).

Rinse,  no  food  residue.  No  mirrors,  windows,  baking  dishes,  etc.  (They  contain  other  materials  that  cannot  be  recycled  with  pure  glass  items.)

Glass  bins  are  located  throughout  campus,  town  and  county.

Cardboard  

Cardboard  boxes;  no  waxy  cardboard;  pizza  boxes  with  NO  food  residue  (including  grease).  (Cardboard  has  ridges.)

Break  down  boxes,  no  food  residue,  no  grease.

Large  receptacles  with  slots  outside  of  buildings;  small  amounts;  beside  other  recyclables  bins  in  town  and  county.

Pasteboard  

Cereal  and  many  other  food  boxes,  tissue  and  shoe  boxes,  toilet  paper  tubes,  and  more.  No  wax  coating,  such  as  milk/juice  containers.

Breakdown;  no  food  residue.

Mixed  paper  bins  are  located  throughout  campus,  town  and  select  county  locations.

       

   

 Kudos  to  Sytiva  Perry  &  Lona  Woodring    

I  went  to  an  event  at  Turchin  yesterday  and  the  building  was  SPOTLESS!  Hank  Foreman  was  giving  a  tour  to  a  group  of  potential  donors  and  he  referenced  housekeepers  and  what  a  good  job  they  do  at  Turchin  at  least  3x.            Anyway…the  place  really  looked  nice.    I  never  get  to  see  it  during  the  day  and  it  was  a  pleasure.      Michelle  Novacek  Special  Projects,  Physical  Plant  Appalachian  State  University    

 Kudos  to  Darrell  Farrow  

Debbie;

It was good meeting to you.

I am wishing to inform you of the exemplary performance of one of your staff. Darryl works in Edwin Duncan Hall. He always takes the time to make sure everything is above normal standards. He is also extremely polite; I work late and he takes the time to knock before entering to empty the trash and also makes the effort to say hello.

Please tell your staff to keep up the good work. I am grateful for all the great work building services does.

Cheers, Patrick  Richardson Energy  Analyst,  BSEE,  PEM,  Level  1  BOC                

           

                                                 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

Perfect  Attendance  for  September:                   Microfiber  Cleaning  Cloths      (Have  not  missed  a  single  day)                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    David  Moretz       Jack  Parlier             Yellow……..Bathrooms                                      Kent  Greer     Carol  Proffitt               Blue….Glass,  Water  Fountain,  Stainless  Steal  Wanda  Main     Carolene  McGlamery           Green…All  other  Surfaces  Janet  Miller                              Michael  Stapleton           Red…Toilets  Gene  Ray         Wesley  Lawrence    Mary  Moretz                                        Richard  Shook    Jim  Greenwell     Debi  Osborne    Dinah  Mitchell     Linda  Parlier          Jimmy  Ward     Cody  Rash          Larry  Main     Pablo  Pacheco          “Leading  the  industry  with  excellence,  ASU’s  Environmental  Services  provides  a  clean,  sanitary,  and  safe  environment  for  students,  faculty,  staff  and  guest  by  using  the  most  efficient,  sustainable,  and  cost-­‐effective  equipment,  training,  and  methods.    We  will  strive  to  do  our  best                              

for  the  Appalachian  State  University  family.”  

                                                                                                     

Understanding  the  5  Levels  of  Clean    

5  Levels-­‐-­‐-­‐Key  Words  

LEVEL  1:  SPOTLESSNESS-­‐  Only  daily  waste-­‐  Nothing  out  of  order  

LEVEL  2:  TIDINESS-­‐  Minor  items  such  as  a  little  dirt-­‐  No  accumulation  

LEVEL  3:  INATTENTION-­‐  Accumulation  of  dirt-­‐  Old  dirt  

LEVEL  4:  DINGINESS-­‐  Conspicuous  amounts  of  dirt  &  buildup  on  some  surfaces  

LEVEL  5:  NEGLECT-­‐  Major  accumulation  of  dirt  on  every  surface.  Little  cleaning  

 

 

Safety  Tip  from  Ronnie  Riddle:    THE  COLD  STRESS  EQUATION  

LOW  TEMPERATURE  +  WIND  SPEED  +  WETNESS  =  INJURIES  &  ILLNESS.    OSHA  calls  this  the  “Cold  Stress  Equation”  and  it  can  lead  to  dehydration,  numbness,  shivering,  frostbite,  immersion  foot  (trench  foot),  hypothermia  (loss  of  body  heat),  and  death.    The  cold  can  also  contribute  to  a  decrease  in  manual  dexterity,  which  could  result  in  safety  hazards.      

The  effects  of  cold  stress  may  not  be  obvious  to  the  victim.  The  symptoms  of  hypothermia  include:    

• Uncontrollable  shivering  and  the  sensation  of  coldness    • Slower  heartbeat  and  weak  pulse    • Severe  shaking  or  rigid  muscles  may  be  evident    • The  victim  may  also  have  slurred  speech,  memory  lapses,  and  may  become  sleepy    • Cool  skin,  slow,  irregular  breathing,  and  exhaustion  occur  as  the  body  temperature  drops  even  lower.    

These  symptoms  indicate  a  serious  condition  that  requires  immediate  medical  attention.    

You  can  protect  yourself  against  cold  stress  by  doing  the  following:    

• Instead  of  a  couple  of  thick  layers  of  clothing,  wear  several  thin  layers  (Layering  allows  a  person  to  add  or  remove  layers  to  adjust  for  different  insulation  needs  during  the  work  period.)  

• Wear  a  hat    • Eat  and  drink  hot  foods  and  liquids  • Avoid  the  consumption  of  alcohol  while  working  or  playing  in  the  cold  

For  more  information  on  cold  stress  injuries  and  illnesses  and  how  to  guard  against  them  check,  out  OSHA’s  Cold  Stress  QuickCard  at  this  website:  http://www.osha.gov/Publications/coldcard/coldcard.html.

While  you’re  at  it,  check  out  the  other  QuickCards  OSHA  has  to  offer  at  this  website: http://www.osha.gov/pls/publications/publication.AthruZ?pType=Types&pID=6  or  just  Google  “OSHA  QuickCards”.  You’ll  find  safety  tips  on  a  wide  range  of  topics  to  help  you  get  your  job  done…  “SAFELY”.    

Take  Care!    Ronnie