the black tulips report
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Università degli studi di Sassari
Facoltà di Scienze Politiche
Laurea magistrale in Editoria, Comunicazione Multimediale e Giornalismo
Corso Progettazione di ambienti tecnologici per la comunicazione
Prof.ssa Alessia Rullo
Gruppo di lavoro
Rachele Cera ([email protected])
Nicoletta Mazza ([email protected])
Valentina Pintori ([email protected])
Roberta Riccio ([email protected])
Clara Sale ([email protected])
I nostri spazi sul web: ●Blog: http://theblacktulips.wordpress.com/tag/presentazione/
● Dipity: http://www.dipity.com/theblacktulips
INDICE
INTRODUZIONE ………………………………………….…………………………………. Pag. 3
1. OBIETTIVI PROGETTUALI INIZIALI …………………………………………… Pag. 3
2. IL BENCHMARKING ………………………………………………………………. Pag. 3
2.1 Conclusioni sul Benchmarking …………………………………………………… Pag. 5
3. LA SURVEY …………………………………………………………………………... Pag. 5
3.1 Conclusioni sulla Survey …………………………………………………………... Pag. 8
4. INTERVISTA IN PROFONDITA’: IL PARERE DEL TECNICO DELL’AULA FAD E DEL PERSONALE AMMINISTRATIVO DELLA SEGRETERIA …………………….. Pag. 8
4.1 Conclusioni dell’intervista in profondità …………………………………………. Pag. 9
5. LA TASK ANALYSIS ……………………………………………………………….... Pag. 10
5.1 Problematiche emerse ……………………………………………………………... Pag. 11
5.2 Conclusioni sulla Task Analysis …………………………………………................ Pag. 12
6. LO SCENARIO ………………………………………………………………………... Pag. 12
6.1 Scheda dei personaggi ……………………………………………………………... Pag. 12
6.2 Primo scenario: “Mission 1: Riusciranno a servirsi della segreteria on line??”.. Pag. 13
6.3 Secondo scenario: “Mission 2: Caricare gli esami sul database della segreteria. Il caso di Felice.” ……………………………………………………………..…....................... Pag. 14
6.4 Conclusioni sullo scenario ………………………………………………................. Pag. 14
7. CONCLUSIONI: OBIETTIVI E REQUISITI FINALI ……………………………... Pag. 14
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Introduzione
The Black Tulips è un gruppo di cinque studentesse della Facoltà di Scienze Politiche di Sassari, che,
nell’ambito del corso di Progettazione di Ambienti Tecnologici per la Comunicazione, interviene nell’area
dell’ e-learning. Partendo dal sito della sua Facoltà, il gruppo mira a facilitare l’interazione on line degli studenti e dei
docenti con la segreteria, per migliorarne l’efficienza e rendere più agevole il carico di lavoro del personale tecnico-
amministrativo. In particolare, la finalità del progetto è quella di introdurre uno spazio apposito per la gestione dei
profili curriculari dello studente, secondo la logica del “Personal Learning Enviroment” (PLE). Si tratta di uno
strumento che facilita l'accesso, l'aggregazione, la configurazione e la gestione di esperienze di
apprendimento da parte di un individuo. Il primo obiettivo di un PLE è quello di inserire tutti le
informazioni di interesse per l'apprendimento, semplificandone la gestione, attraverso alcune modalità
offerte dal Web 2.0: l'aggregazione, il “linking”, il “tagging” o il “social bookmarking”.
I vari passi della ricerca sono stati pubblicati in un blog personale del gruppo
(http://theblacktulips.wordpress.com/tag/presentazione/ ). Qui di seguito verranno presentate le varie fasi del nostro
percorso.
1. OBIETTIVI PROGETTUALI INIZIALI
Considerata l’area di ricerca prescelta (l’e-learning), abbiamo definito i primi obiettivi progettuali, poi
ridimensionati in base ai diversi aspetti emersi nel corso del nostro iter di analisi. Infatti, il nostro punto
di partenza era quello di arricchire la piattaforma Moodle, il sito Scipol e lo spazio Self Studenti della
Segreteria on line, con nuovi servizi, come l’inserimento di Radio Reporters, una wiki gestita dagli
studenti, la creazione di portfoli personali, una web store per l’acquisto di libri e un’ottimizzazione del
sistema di registrazione degli esami.
Successivamente abbiamo preferito focalizzarci su una micro-area (la gestione del profilo
curriculare) e in base a questa scelta abbiamo orientato il nostro percorso e ridefinito i nostri obiettivi
progettuali.
2. IL BENCHMARKING
Il primo passo della nostra ricerca, che ci ha aiutato a focalizzarci sui nostri obiettivi, è stato quello del
Benchmarking, un metodo per l’osservazione e la valutazione di prodotti similari, interattivi e non, grazie al
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quale è stato possibile desumere ulteriori requisiti da integrare nel nostro lavoro. Dipity
(http://www.dipity.com/theblacktulips) è stato lo spazio in cui abbiamo pubblicato i casi riconducibili al
nostro ambito di analisi, effettuando una comparazione tra, da una parte, la segreteria on line e la piattaforma
Moodle della Facoltà di Scienze Politiche di Sassari, dall’altra, gli esempi delle altre Università nazionali e
internazionali, siti che utilizzano il sistema del social bookmarking, del tagging e le varie applicazioni del
personal learning environment.
Tra i primi siti analizzati, uno dei più innovativi, è quello dell’Università della Bocconi di Milano.
Esso, oltre a consentire una migliore interazione tra segreteria e studenti-utenti, offre un servizio che prende
il nome di “Punto Blu Virtuale” che, eliminando le file e i lunghi tempi burocratici delle segreterie fisiche,
consente agli studenti di eseguire alcune attività amministrative (es. iscrizioni, prenotazione di laurea).
L'Università degli studi di Udine, invece, si caratterizza per la possibilità degli studenti stessi di creare dei
corsi, con l'ausilio dei professori.
Abbiamo pensato anche di analizzare i siti delle Facoltà convenzionate per le esperienze Erasmus. In
particolare, la piattaforma dell’Università di Murcia (Spagna) offre un orientamento post-laurea agli studenti
proponendo dei link utili per trovare lavoro. La Romania, invece, è un paese all’avanguardia per quanto
riguarda il settore dell’e-learning, rilevando, attraverso un sondaggio, il grado di familiarità degli studenti
con il Web 2.0.
Come nuove funzionalità inerenti al Personal Learning Enviroment, abbiamo riscontrato anche la
presenza di sezioni apposite per le esercitazioni degli studenti, messe a disposizione dal sito dell’Università
de “La Sapienza” di Roma, come i “Quiz hot potatoes”, con relativa valutazione e tempo impiegato.
L’Università di Pisa e la Bocconi di Milano, inoltre, presentano due casi evidenti di “Mash up”: la prima,
inserisce nella piattaforma un’area dedicata al giornale dell’Ateneo; la seconda, invece, propone anche i link
alla Tv e alla radio web dell’università. Riguardo gli utilizzi di uno “spazio di apprendimento personale”,
abbiamo preso spunto, anche, da diversi siti di social bookmarking, tagging e condivisione di contenuti. Tra
gli esempi più interessanti abbiamo riscontrato Pbwork (una sorta di database in cui raccogliere e
organizzare i propri lavori), Friendfeed (un aggregatore di feed sulla base dei comportamenti web
dell’utente), Diigo (unione di due servizi: una tool di ricerca collaborativa e uno spazio di condivisione di
conoscenza), Stumbleupon (sintesi di Orkut, Digg e Delicious), Plazes (una cartina che registra tutti gli
spostamenti dell’utente).
Parallelamente a queste ricerche, abbiamo focalizzato l’attenzione su degli esempi per migliorare il
servizio della segreteria on line. L’Università di Milano-Bicocca e di Napoli (Federico II) sono sicuramente
all’avanguardia: la prima, infatti, ha creato il S.I.F.A. (servizi integrati di facoltà) attraverso il quale vengono
forniti servizi e informazioni di carattere amministrativo e didattico, destinati agli studenti e docenti ed
erogati via web e dalle postazioni self service che si trovano negli edifici universitari di Milano e Monza.
Attraverso il S.I.F.A. è possibile ottenere e stampare certificazioni, iscriversi e immatricolarsi ai diversi corsi
di studio, compilare domande di trasferimento ad altri Atenei o domande di passaggio a corsi interni, e
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inoltrare le domande di laurea. L’Università partenopea invece ha creato ESIS (erogazione servizi
informatici studenti) che dà la possibilità allo studente di prenotare e controllare l’elenco degli esami a cui si
è iscritto, e uno spazio come quello Self Studenti di Sassari, nel quale, oltre alle tasse pagate e gli esami
sostenuti, sono presenti gli eventuali debiti da recuperare.
L’Università di Pavia, inoltre, crea un rapporto diretto con la segreteria fisica attraverso un indirizzo
e-mail, al quale mandare qualsiasi quesito. Di assoluta rilevanza è la segreteria studenti di “Unito.it”, la
quale permette di consegnare la propria tesi di laurea on line. Il Politecnico di Torino è, infine,
all’avanguardia per quanto riguarda la registrazione degli esami: non è più la segreteria fisica a trasferire i
dati dal registro cartaceo allo spazio web dello studente, ma è il professore stesso a caricare il voto nel
database, facilitando il lavoro della segreteria e riducendo i tempi di visualizzazione degli esami dati nello
spazio dello studente.
2.1 Conclusioni sul Benchmarking
Comparando i diversi casi, abbiamo constatato che la Sardegna non è certo tra le Regioni italiane più
innovative per quel che concerne la segreteria on line. Ci sono tanti servizi utili e poco dispendiosi che il sito
della nostra Facoltà potrebbe offrire. Da queste comparazioni prendiamo spunto per vedere quali servizi utili
potrebbero essere offerti agli studenti, in modo da ridurre le file alla segreteria fisica, e dare la possibilità a
chi è pendolare di gestire quasi tutto da casa; al personale amministrativo di ridurre la mole di lavoro
velocizzando i tempi; ai docenti, cosicché possano far circolare notizie su stage, seminari e tirocini
all’interno dell’Ateneo, al di là della singola Facoltà.
3. LA SURVEY
Il secondo passo della nostra ricerca si è incentrato su un questionario di rilevazione dell’efficienza della segreteria
della Facoltà di Scienze politiche di Sassari (compilato in forma anonima e nel rispetto del trattamento dei dati
personali in base al d.lgs. 196/2003). La batteria di domande è stata somministrata via mail e strutturata per
raccogliere informazioni soggettive, spunti per la riprogettazione del sito e per scoprire il gradimento, i bisogni e le
varie aspettative degli studenti, con particolare attenzione alla gestione dei profili curriculari. Abbiamo articolato il
formulario in 8 semplici domande a risposta chiusa, ad accezione dell’ultima, in modo tale da renderlo abbastanza
fruibile per il nostro target: gli studenti della Facoltà di Scienze Politiche. Riportiamo di seguito le domande.
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1. Sei soddisfatto dei servizi erogati dalla segreteria universitaria di Scienze Politiche di Sassari?
si
no
2. Il personale addetto si mostra disponibile nel venire incontro alle esigenze degli utenti?
per niente
poco
sufficientemente
molto
3. Utilizzi la sezione on line "Self-Studenti" del sito della Facoltà di Scienze Politiche di Sassari?
si
no
4. Se si, hai avuto problemi a crearti un account?
si
no
5. Quali sezioni del sito hai trovato mal progettate o assenti?
tasse
esami sostenuti
piano di studi
iscrizione on-line agli esami
6. Come sei venuto a conoscenza delle modalità di gestione del tuo profilo curriculare?
tramite colleghi
tramite tutor
tramite segreteria
tramite Internet
non ne sono a conoscenza
7. Quali soluzioni proporresti per migliorare l'efficienza e l'organizzazione della Segreteria?
servizi on-line che sostituiscono la
modulistica cartacea
compilazione e modifica del piano di studi
on-line
possibilità di un servizio di posta elettronica
diretta con la segreteria
8. Saresti interessato all'eventuale erogazione on line dei servizi inerenti la gestione del profilo curriculare?
si
no
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Nella prima parte (domande 1 e 2) ci
siamo concentrate sulla segreteria fisica
sita in Piazza Università per capire il grado
di soddisfazione sia dei servizi erogati, sia
del personale addetto; ne scaturisce che il
60% degli utenti è insoddisfatto dei servizi
e una percentuale poco più alta ritiene
che gli impiegati siano sufficientemente
disponibili.
Secondariamente abbiamo chiesto se effettivamente gli studenti utilizzavano la sezione on line “Self-Studenti” della
Facoltà e nel caso di risposta affermativa se avevano avuto problemi nel crearsi un account (Domande 3, 4 ). Il 50 %
ha dichiarato di avere avuto problemi di accessibilità.
Alla domanda 5, gli utenti del “Self-
Studenti” trovano tra le sezioni mal
progettate, con il 92%, l’iscrizione agli
esami on-line, mentre le problematiche
legate a tasse e piano di studi hanno un
valore quasi equivalente; si rileva invece l’1
% per quanto riguarda gli esami sostenuti.
La terza parte del questionario è stata dedicata alla conoscenza del proprio profilo curriculare e l’eventuale
erogazione on line per la gestione dello stesso (domande 6 e 8). I colleghi e internet sono i maggiori veicoli
di informazioni riguardanti la gestione del profilo curriculare, mentre il 5% non ne è a conoscenza. Circa il 70%
è interessato all’erogazione on-line dei servizi inerenti la gestione della propria carriera universitaria, dalla 7
variazione dei programmi, piano di studi e docenti, al contatto con aziende per l’inserimento nel mondo del
lavoro, fino alla modulistica varia da poter scaricare on-line direttamente da casa propria.
Infine, abbiamo raccolto le ipotetiche
soluzioni proposte dagli studenti per
migliorare l’efficienza della segreteria
(domanda 7). Il 60% propone
l’inserimento della modulistica
scaricabile via web, il 53% promuove
la possibilità di cambiare il piano di
studi, mentre il 5% un servizio di posta
elettronica diretta con la segreteria.
3.1 Conclusioni sulla Survey
Dai risultati è emerso che gli studenti della Facoltà di Scienze Politiche , sentono la necessità di una segreteria on-line
che possa avere una funzione ausiliaria, immediata e sostitutiva delle lunghe pratiche burocratiche offerte dagli
sportelli di Piazza Università.
4. INTERVISTA IN PROFONDITA’: IL PARERE DEL TECNICO DELL’AULA FAD E DEL
PERSONALE AMMINISTRATIVO DELLA SEGRETERIA
Nella nostra quarta fase di ricerca, abbiamo cercato di comprendere meglio quali sono i meccanismi e le
opportunità che offre, ad oggi, la segreteria on line della Facoltà di Scienze Politiche di Sassari, attraverso
un’approfondita intervista rivolta al tecnico dell’aula FAD Paolo Russu.
Per prima cosa abbiamo domandato all’intervistato cosa è possibile fare attualmente mediante la
segreteria virtuale. Ne è scaturita una risposta molto breve, proprio perché lo è anche il contenuto del
servizio: è possibile soltanto iscriversi, visualizzare il proprio curriculum e verificarne i dati.
In seguito, ci siamo incentrate su quali fossero le carenze della segreteria on line. E’ necessario,
infatti, capire se tale servizio debba essere utilizzato come mero “raccoglitore” di dati oppure come una
segreteria “front desk”, che interagisca con l’utente.
Per quanto riguarda le problematiche e il sistema relativo alla gestione dello spazio Self Studenti,
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durante l’intervista, è emerso un dato molto significativo: allo stato attuale la segreteria virtuale non dipende
dalle singole Facoltà ma da un sistema centralizzato (Uniss) comune a tutto l’Ateneo Turritano, che
attualmente è gestito dal CED (Centro Elaborazione Dati). Le facoltà interne, quindi, non possiedono ancora
nessuno spazio di gestione on line; conseguentemente, lo spazio Self Studenti non ha niente a che fare con
Scipol.
Inoltre, per quanto concerne i progetti interni alla Facoltà di Scienze Politiche, collegati alla
segreteria, il gruppo FAD sta pensando di fornire qualche opzione in più agli studenti, come la possibilità di
poter cambiare il proprio piano di studi, consentendo una sostituzione degli esami e passaggi di corso
immediati e automatizzati; questo si potrebbe realizzare attraverso un database centralizzato di Ateneo.
Secondo Russu sarebbe utile anche un servizio in grado di aggiornare il profilo curriculare con le esperienze
di ciascuno studente, effettuate sia all’interno della Facoltà che all’estero, in modo da poter ricevere offerte o
pacchetti informativi particolari e mirati.
Un ulteriore problema che spesso si presenta allo studente, ci segnala l’intervistato, è quello relativo
all’aggiornamento degli esami sostenuti, che spesso avviene in tempi troppo lunghi. Il ritardo è attribuibile a
due motivi fondamentali: la mancata tempestività da parte dei docenti nella consegna dei registri alla
segreteria e un’ulteriore lentezza da parte del personale nel caricare le verbalizzazioni nel database. Infine,
abbiamo scoperto che la Facoltà sta vagliando la possibilità di creare una mailing list con la quale instaurare
un rapporto diretto tra i docenti e gli studenti, per quanto riguarda tirocini, seminari, stage e potenziali lavori
di tesi.
Abbiamo ritenuto opportuno, inoltre, rivolgere alcune domande al personale tecnico-amministrativo
della Segreteria, di cui il portavoce è stato il dott. Felice Langiu. Dall’analisi delle sue risposte, è emerso che
la necessità più sentita dagli impiegati è quella dell’inoltro automatico delle verbalizzazioni degli esami dai
docenti al database della Segreteria, soluzione che permetterebbe di ridurre sia la mole di lavoro del
personale sia i tempi di aggiornamento del profilo curriculare dello studente.
4.1. Conclusioni dell’intervista in profondità
Dall’intervista è emerso che sarebbe opportuno creare un’efficace interconnessione di Ateneo, tra il
livello macro di Uniss e il livello micro di Scipol; migliorare l’interazione on line e offrire strumenti
automatizzati per gestire il proprio profilo; ricevere offerte formative personalizzate alla carriera
universitaria , dello studente.
Per quanto riguarda, invece, la registrazione degli esami, si potrebbero prendere come esempi altri
Atenei, come il Politecnico di Torino, dove ogni studente possiede un badge che viene aggiornato in
contemporanea alla registrazione cartacea dell’esame.
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5. LA TASK ANALYSIS
La metodologia della Task Analysis (Analisi dei Compiti) ha condotto la realizzazione della quarta fase della
nostra ricerca: uno studio, strutturato secondo una logica gerarchica, della sequenza di passi ( task) che gli
utenti devono poter svolgere quando interagiscono con un artefatto, al fine di raggiungere i loro obiettivi.
Relativamente alla micro-area da noi scelta, gli utilizzatori (protagonisti della task), che si cimentano
nell’uso della segreteria on-line, sono gli studenti della Facoltà di Scienze Politiche di Sassari, pur sapendo
che, potenzialmente, tale strumento dovrebbe essere fruito anche da docenti e personale tecnico. Al
momento, però, questo servizio non è in grado di integrare e coinvolgere i tre attori contemporaneamente,
per cui, mediante questo metodo, analizziamo solo l’attività degli iscritti alla suddetta Facoltà.
Nel caso specifico, abbiamo individuato una task che abbiamo intitolato “Come verificare il proprio
piano di studi” e due sotto-task “Come utilizzare i crediti dell’attività a scelta” e “Come cambiare il piano
di studi”. Le tre sequenze di compiti sono stati studiati mediante un’analisi dei servizi resi disponibili nello
spazio “Self-studenti” del sito della Facoltà di Scienze Politiche di Sassari, adibito alle funzionalità della
segreteria on-line, mostrando quali sono i percorsi per conseguire ciascun obiettivo e i problemi relativi allo
svolgimento dell’attività dell’utente.
Indichiamo, ora, in notazione grafica, i passaggi emersi dalle Task Analysis (Diagramma 1, 2, 3).
TASK: Come utilizzare i crediti dell’attività a scelta
Diagramma 1
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SOTTOTASK: Come utilizzare i crediti dell’attività a scelta
Opzione A: scelgo un esame tra quelli proposti dai corsi
della Facoltà di Scienze Politiche
Diagramma 2
Opzione B : scelgo un esame dal corso di un'altra Facoltà
Diagramma 3
5.1 Problematiche emerse
Dalla valutazione delle Task Analysis condotte sulla micro-area dell’E-learning “La gestione del profilo
curriculare” sono emersi diversi problemi che complicano o impediscono il conseguimento degli obiettivi
dell’utente. Li elenchiamo qui di seguito (Vedi Tab. 1).
TASK: Come utilizzare i crediti
dell’attività a scelta
SOTTOTASK: Come utilizzare i
crediti dell’attività a scelta
Opzione A: seleziono un esame dai corsi
della Facoltà di Scienze Politiche
SOTTOTASK: Come utilizzare i
crediti dell’attività a scelta
Opzione B: scelgo un esame dal corso di
un'altra Facoltà
1.Cliccando su Self Studenti, si verifica
un errore di certificato del sito web che
richiede di scegliere l’opzione di accesso
“non protetta” per proseguire la
navigazione.
2.Gli esami sostenuti visualizzati nel
piano non sono aggiornati.
1.Il piano di studi della segreteria on line
non fornisce strumenti relativi alle
attività a scelta dello studente.
2. Non vengono fornite indicazioni
specifiche che possano orientare lo
studente nella scelta dell’esame, del
seminario o del laboratorio
Non esiste una modulistica on line per
effettuare la richiesta;
è necessario rivolgersi agli sportelli della
segreteria fisica;
l’attesa della risposta della commissione
implica tempi a volte troppo lunghi e
ambiguità
Tab. 1
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5.2 Conclusioni sulla Task Analysis
Dalle problematiche elencate, risulta evidente che la segreteria on-line presenta delle carenze di funzionalità
e una scarsa chiarezza-immediatezza nella trovabilità dell’informazione. Infatti, al suo interno si alternano
sezioni che non consentono un’interazione dell’utente con il sistema, costringendolo a disperdere le energie
in tentativi e ricerche di quello che “potrebbe essere il percorso adeguato”; inoltre, spesso, l’utente incontra
ulteriori ostacoli, quali problemi di accesso al certificato del sito web e la presentazione di contenuti non
aggiornati o non usabili. A queste difficoltà si aggiunge il fatto che, non potendo usufruire dei potenziali
servizi che una segreteria on-line dovrebbe fornire, per sopperire all’inefficienza, l’utente deve
necessariamente ricorrere alle pratiche burocratiche, ricche di ambiguità e attese, quali, ad esempio, le file
alla segreteria fisica e l’inoltro di richieste alla commissione didattica con i suoi relativi tempi di risposta.
Tutto questo implica un disorientamento, una sfiducia e insoddisfazione dell’utente nel personalizzare e
gestire il proprio profilo curriculare.
6. LO SCENARIO
Per la quinta fase della nostra ricerca abbiamo utilizzato la tecnica dello scenario, realizzato sotto forma di
due video che mettono in luce le modalità di interazione tra la segreteria e i suoi tre principali fruitori: gli
studenti universitari, i docenti e il personale amministrativo. Tale metodo prevede, infatti, la composizione
di un insieme di casi d’uso in cui i personaggi potrebbero incorrere utilizzando il sistema e la descrizione di
come gli stessi cercano di portare a termine un determinato compito; in questo modo, abbiamo esplicitato i
bisogni degli utenti.
Nello specifico, nel primo video emergono le esigenze di uno studente-tipo e quelle di un docente-
tipo; nel secondo, invece, incentriamo la storia sull’attività del personale amministrativo della segreteria.
Nel paragrafo successivo verranno illustrate le schede dei tre personaggi principali degli scenari.
6.1 Scheda dei personaggi
Lo scenario ruota intorno a tre personaggi principali: una studentessa universitaria (Valentina, tab. 2), una
docente (Elisabetta Cioni, tab. 3) e un responsabile di segreteria (Felice Langiu, tab. 4). Nelle seguenti
tabelle, verranno presentati i personaggi, affiancati da una breve descrizione che inquadra la loro attività e il
loro ruolo in funzione dello scenario rappresentato.
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PERSONAGGIO 1
Valentina è una studentessa di Scienze Politiche, fuori sede, appassionata di giornalismo.
Ha deciso di personalizzare il proprio profilo curriculare in funzione dei suoi interessi, delle
sue predisposizioni e di ciò che il mondo del lavoro richiede e/o offre. Può conseguire
questo scopo modificando il proprio piano di studi. Pur in presenza di un servizio di
segreteria on-line sul sito della sua Facoltà (che le sarebbe particolarmente utile in quanto
fuori sede), tuttavia, la sola modalità attraverso cui Valentina può attuare tale scelta è
rivolgersi alla segreteria fisica della sua Facoltà, l’unica che può fornirle informazioni,
moduli, ricevere le sue richieste e inoltrarle alla Commissione Didattica per un’eventuale
approvazione.
Tab. 2
PERSONAGGIO 2
Elisabetta Cioni è presidente del corso di laurea in Scienze della Comunicazione della
Facoltà di Scienze Politiche di Sassari, nonché docente universitaria. Toscana di origine
e sarda d’adozione, vive a Sassari per molti mesi l’anno. Si occupa di sociologia e le
interessano soprattutto argomenti come le disuguaglianze sociali, sia nella vita
quotidiana che nei processi culturali, e in generale il mutamento sociale. Per lei le
scienze della comunicazione sono l'arena intellettuale indispensabile per capire la
società moderna. Le piacerebbe avere un rapporto con gli studenti per quanto riguarda la
possibilità di offrire esperienze di stage, seminari o lavori di tesi.
Tab. 3
PERSONAGGIO 3
Felice Langiu è il responsabile della segreteria delle Facoltà di Scienze Politiche, di
Economia e di Giurisprudenza.
Gli studenti si rivolgono sempre a lui per ogni esigenza perché è noto per la sua
preparazione, nonché per la sua disponibilità. Molto aperto verso le nuove tecnologie,
utilizza il web ed in particolare la posta elettronica per risolvere i problemi degli
studenti.
Tab. 4
6.2 Primo scenario: “Mission 1: Riusciranno a servirsi della segreteria on line??”
Il primo scenario intercala il caso di uno studente-tipo (nel caso analizzato, impersonato da Valentina),
impegnato nel cambio del suo piano di studi, a quello di un docente-tipo (impersonato dalla professoressa
Elisabetta Cioni) che cerca di estendere la comunicazione di un seminario a tutto l’Ateneo.
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Nel primo caso, Valentina, studentessa pendolare della Facoltà di Scienze Politiche di Sassari, vuole
cambiare il suo piano di studi sostituendo un esame con quello della Prof.ssa Cioni, la quale le spiega che
deve inoltrare una richiesta alla commissione didattica, operazione che si rileverà impossibile effettuare
attraverso la segreteria on line. Dopo aver chiesto chiarimenti in aula Fad, la protagonista è costretta,
dunque, a rivolgersi agli sportelli della segreteria fisica dove ritira l’apposito modulo, dopo una lunghissima
fila. Infine, il mese seguente, Valentina si reca nuovamente in segreteria per sapere se la sua proposta è stata
accettata senza ottenere alcun esito. Il secondo caso rappresentato nello scenario, invece, dimostra
l’impossibilità per il docente universitario della Facoltà di Scienze Politiche di Sassari (la prof.ssa Cioni) di
poter comunicare un seminario a tutti gli studenti dell’Ateneo tramite la segreteria on line.
6.3 Secondo scenario: “Mission 2: Caricare gli esami sul database della segreteria. Il caso di Felice”
Il secondo scenario mette in risalto un’esigenza molto sentita dal personale amministrativo della segreteria
fisica (impersonato da Felice): delegare ai docenti il caricamento degli esami sul database della Segreteria
on-line, direttamente tramite Internet. Nel video, Felice, infatti, impegnato con le domande di laurea, non
può aggiornare tempestivamente la carriera universitaria di Valentina.
Questi i link attraverso i quali è possibile accedere ai video-scenari:
Scenario 1: http://www.youtube.com/watch?v=y5kRTPbRcNw
Scenario 2: http://www.youtube.com/watch?v=aP5zxBAEMbw
6.4 Conclusioni sullo scenario
In entrambi gli scenari realizzati, appare chiaro come la segreteria fisica della Facoltà di Scienze Politiche di
Sassari ricopra ancora un peso preponderante nelle procedure inerenti la gestione del profilo curriculare, con
gli inconvenienti che essa comporta (file, lunghezza burocratica, tempi estesi anche nel far interagire
studenti e docenti) mentre sono pochi i servizi resi disponibili on line.
7. CONCLUSIONI: OBIETTIVI E REQUISITI FINALI
Alla luce dei risultati emersi in ogni fase di ricerca, gli obiettivi definitivi mirano a creare una segreteria
virtuale che non sia soltanto un“contenitore-vetrina in perenne allestimento”, ma uno strumento del quale lo
studente possa servirsi con facilità, grazie alla semplificazione dell’interazione con essa; la nuova segreteria
on line, quindi, dovrà adempiere molte delle attività finora svolte principalmente da quella fisica:
immatricolazioni, iscrizioni, pagamento tasse, prenotazione esami, gestione piano di studi, consultazione e
modifica dei dati relativi alla carriera universitaria. Il nuovo spazio, arricchito delle caratteristiche suddette e
mantenendo il sistema di accesso del login, dovrebbe garantire i servizi indicati nella tabella seguente (Vedi
Tabella 5).
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AREE DELLA NUOVA SEGRETERIA ON LINE
Riservata Immatricolazione Carriera Personale Interazione
Visualizzazione e modifica dei dati anagrafici, consultazione tasse e contributi.
Compilazione, consegna telematica e stampa della domanda per l'Immatricolazione e l’iscrizione ai Corsi di Laurea, ai Corsi telematici, pre-iscrizione alla Laurea Specialistica e alle Scuole di Specializzazione
1. Consultazione dati carriera
2. modifica e consultazione del piano di studio
3. verifica esami sostenuti e da sostenere
4. domanda di laurea
5.verifica prestiti bibliotecari
6.consultazione date appelli d'esame
7.emissione e stampa certificati (pagamento tasse, iscrizione A. A., esami sostenuti, piano di studi)
8. iscrizione ai concorsi a numero chiuso
9. cambiamento di facoltà e corso di laurea
1. spazio per compilazione di curriculum didattico, con sintesi di interessi dello studente.
2. informazioni su tirocini, dottorati, corsi formazione, offerte lavoro e concorsi, relativamente al punto 1.
3. area di contatto con indirizzi e-mail, forum e link per la comunicazione bidirezionale con i soggetti che interagiscono in quest’area.
Tab. 5
Le aree suddette dovrebbero essere comprese nello spazio virtuale della segreteria di Scienze Politiche, la
quale è in collegamento con il sistema centralizzato Uniss e consenta le operazioni alle categorie coinvolte,
elencate nella tabella seguente (vedi tab. 6)
CATEGORIE COINVOLTE
COSA POSSONO FARE COME LO POSSONO FARE
STUDENTI Operazioni riguardanti le aree della riservatezza, immatricolazione, interazione, carriera personale
Attraverso lo spazio Segreteria on-line accedendo alle sezioni create appositamente per le operazioni descritte
DOCENTI
Comunicare eventi, seminari, stage,
Registrazione degli esami
Attraverso una mailing list centralizzata dell’Ateneo
Inserendo i dati su un database virtuale (collegato al Segreteria on-line) al momento della verbalizzazione
PERSONALE AMMINISTRATIVO Collaborare con i docenti, smaltire il lavoro agli sportelli e dedicarsi così all’ottimizzazione dei servizi on line
Aggiornando le sezioni della Segreteria virtuale per facilitare la reperibilità delle informazioni e l’interazione tra gli attori coinvolti
Tab. 6
Servendoci degli specifici strumenti e dei contenuti così riprogettati, miriamo a migliorare l’accessibilità, la
reperibilità delle informazioni e la soddisfazione degli utenti, arrivando a una maggiore efficienza del
sistema, che consenta un più facile conseguimento degli obiettivi prefissati.
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