tema gestão do escopo, tempo e .escopo é fundamental definir os requisitos do escopo do projeto

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  • CCDD Centro de Criao e Desenvolvimento Dialgico

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    Tema Gesto do Escopo, Tempo e Custos

    Projeto Ps-graduao

    Curso MBA em Administrao Pblica e Gerncia de Cidades

    Disciplina Modelos de Gesto e Gesto por Projetos

    Tema Gesto do Escopo, Tempo e Custos

    Professor ngelo Tadini

    Introduo

    Neste tema, vamos estudar sobre a gesto do escopo, veremos como

    formada a Estrutura Analtica de Projetos (EAP), abordaremos sobre a gesto de

    tempo do projeto e compreenderemos como a gesto de custos do projeto.

    (Vdeo disponvel no material on-line)

    Escopo

    O escopo uma das partes mais importantes do projeto, por isso, quando mal

    estruturado levar inevitavelmente a falhas de cronograma e de oramento, uma vez

    que os problemas decorrentes da m especificao se faro presentes e a equipe

    ter que achar caminhos alternativos para a execuo do projeto e inevitavelmente

    deixar o cliente insatisfeito.

    De acordo com a definio do PMBOK (2008) escopo o trabalho que

    precisa ser realizado para entregar um produto, servio ou resultado com as

    caractersticas e funes especificadas, ou seja, tudo o que temos que fazer para

    que o projeto alcance o sucesso como entregas, prazos, custos, requisitos e leis.

    Para isso, necessrio fazer uma distino aqui entre escopo do projeto e

    escopo do produto. Este ltimo tem as caractersticas que o produto entregue pelo

    seu projeto ir conter como definies, especificaes, medidas etc. aconselhvel

    criar, em conjunto com o escopo do produto, o seu critrio de aceitao, que uma

    medida mensurvel para a validao da entrega do produto ou parte dele. Escopo

    do projeto o meio para alcanar o objetivo que definido no escopo do produto

    (CARVALHO et al., 2005).

    importante assegurar-se de que todos saibam e entendem qual o objetivo

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    do projeto e que haja consenso sobre o resultado final do mesmo, assim como

    estabelecer o que ser necessrio para que o projeto seja atingido, defina os

    pressupostos, de forma que todos saibam de antemo quais so as necessidades

    bsicas do projeto antes que elas atrapalhem seu andamento.

    Saiba Mais: Veja o vdeo da construo do Aeroporto Internacional de Hong Kong,

    um timo exemplo para visualizar o escopo de um projeto.

    http://www.youtube.com/watch?v=vJSPGQbIrZA

    Gesto do Escopo

    Neste contexto, a Gesto do Escopo do Projeto descreve as atividades ou

    processos necessrios, visando assegurar que o projeto alcance todo o trabalho

    requerido. Seus processos esto voltados para: planejamento e definio do escopo,

    criao da estrutura analtica do projeto, verificao e controle do escopo

    (CARVALHO et al., 2005).

    Ainda segundo os autores supracitados, durante a fase de planejamento do

    escopo fundamental definir os requisitos do escopo do projeto. Requisito uma

    condio ou capacitao necessria a um usurio/cliente/mercado para solucionar

    um problema ou alcanar um objetivo. uma condio ou capacitao que um

    produto ou servio precisa atender ou ter para satisfazer um contrato, padro,

    especificao ou outro documento formalmente estabelecido.

    Heldmam (2009) diz que em um projeto existem diversas estratgias para

    definir os seus requisitos, tais como:

    Entrevistas;

    Discusses em grupo;

    Oficinas (workshops);

    Tcnica de criatividade do grupo (brainstorming, mind map etc.);

    Questionrios e pesquisas;

    Observaes e prottipos. Depois de elencar os requisitos do projeto, a vez de definir o escopo, que

    o processo de desenvolvimento de uma descrio detalhada do projeto e do

    http://www.youtube.com/watch?v=vJSPGQbIrZA

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    produto. A preparao detalhada da declarao do escopo crtica para o sucesso e

    baseia-se nas entregas principais, premissas e restries que so documentadas

    durante a iniciao do projeto.

    Heldman (2009, p. 91) observa que a criao da declarao de escopo do

    projeto uma das tarefas mais importantes como gerente de projetos. Ainda

    segundo o autor, a declarao do escopo estabelece um entendimento comum entre

    os integrantes da equipe e os stakeholders sobre o propsito do projeto. Ele contm

    os critrios que todos os stakeholders vo utilizar no final do projeto para avaliar o

    seu xito. No futuro, a declarao do escopo vai ajud-lo a estabelecer as

    estimativas de custos e de recursos, as definies de atividades e o cronograma do

    projeto.

    A Declarao do Escopo do Projeto um processo que visa elaborar e

    documentar, progressivamente, todo o escopo do projeto para atingir seus objetivos

    e deve contemplar (HELDMAN, 2009):

    Justificativa do projeto (mais aprofundada do que a relatada no Termo de Abertura);

    Objetivos do projeto (metas e resultados esperados);

    Descrio do escopo do produto;

    Critrios de aceitao: define o processo e critrios de aceitao de produtos, servios ou resultados concludos. Esses critrios podem

    incluir qualquer quantidade de elementos, tais como critrios de

    qualidade e avaliao e adequao para o uso;

    Entregas do projeto: as entregas incluem tanto as sadas que compem o produto ou servio do projeto, como os resultados auxiliares,

    tais como relatrios e documentao de gerenciamento do projeto. As

    entregas podem ser descritas em nvel conciso ou em grande detalhe;

    Excluses do projeto: identifica de modo geral o que excludo do projeto. Declarar explicitamente o que est fora do escopo do projeto

    ajuda no gerenciamento das expectativas das partes interessadas;

    Restries: lista e descreve as restries especficas associadas com o

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    escopo que limitam as opes da equipe, por exemplo, um oramento

    pr-definido ou quaisquer datas impostas ou marcos do cronograma

    comunicados pelo cliente ou organizao executora.

    o Tipos de restries: tempo, oramentrias, escopo, qualidade,

    cronograma, recurso, tecnolgica e administrativa.

    Premissas: lista e descreve as premissas especficas do projeto associadas com o escopo e o impacto potencial dessas premissas se

    forem provadas como falsas. As equipes de projetos frequentemente

    identificam, documentam e validam as premissas como parte do seu

    processo de planejamento.

    Nesta etapa de planejamento e definio do escopo, uma das principais

    ferramentas o Termo de Abertura. A partir da Declarao do Escopo do Projeto, o

    prximo passo criar a EAP.

    Estrutura Analtica de Projetos (EAP)

    A Estrutura Analtica do Projeto (EAP) uma ferramenta desenvolvida para

    apresentar graficamente as principais entregas do projeto. o ponto de partida para

    a elaborao de todos os outros planos auxiliares pertencentes ao Plano de

    Integrao do Projeto.

    A EAP, o equivalente sigla em ingls WBS (Work Breakdown Structure),

    tem a funo de decompor o trabalho em partes menores e manejveis. Essas

    partes menores so conhecidas como pacotes de trabalho e so divididos em nveis

    hierrquicos conforme o esquema a seguir.

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    Fonte: Adaptado de http://www.nobugs.com.br/wiki/images/EAP.jpg

    A EAP a representao de desagregao (para baixo) e integrao (para

    cima) do trabalho do projeto que vai ajudar o gerente de projetos na execuo e

    controle das atividades do projeto. Esta estrutura desmembra um projeto em

    pores ou itens gerenciveis, garantindo que todos os elementos de trabalho,

    necessrios para a concluso do escopo do projeto, sejam identificados.

    Trata-se de uma rvore hierrquica de itens finais que sero atingidos ou

    produzidos pela equipe durante a execuo do projeto. Atingir ou produzir todos

    esses itens constitui a concluso do escopo do projeto. Destaca-se que nem todas

    as ramificaes da EAP precisam ser desmembradas no mesmo nvel e

    normalmente a EAP indica a organizao ou a pessoa responsvel de cada item de

    trabalho.

    nesta etapa que fica evidente se o gerente de projetos e sua equipe

    entenderam corretamente o que o cliente requisitou. Mais importante do que realizar

    aquilo que ele pediu entender o que ele est pedindo e transformar isso em um

    bom projeto.

    Veja a seguir como importante a compreenso do que foi solicitado.

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    Fonte: http://gpacao.blogspot.com.br/2011_03_01_archive.html

    Os critrios para decidir o grau de detalhamento e quantos nveis devem ser

    colocados na EAP so:

    O nvel no qual uma pessoa ou organizao pode ser considerada responsvel pela realizao do item de trabalho;

    O nvel no qual voc deseja controlar o oramento e monitorar, bem como coletar dados de custos durante o projeto.

    No entanto, importante ressaltar que no h uma EAP especfica correta

    para qualquer projeto, duas equipes de projeto distintas podem desenvolver EAPs

    diferentes para o mesmo projeto. Abaixo, segue um exemplo bastante simples da

    estruturao de uma EAP do projeto Pintar Sala (CARVALHO, 2013).

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    Projeto: Pintar uma sala

    Preparao de materiais 1.

    a. Comprar tinta

    b. Comprar escada

    c. Comprar pincis/rolos

    d. Comprar removedor de papel de parede

    Preparao da sala 2.

    a. Remoo do papel de pa

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