Een kijkje achter de schermen van de onderwijsondersteunende diensten

Middelen (Facilitair, catering, huisvesting, roosters maken, pasjesbeheer)

Beheer (leenlaptops, netwerkbeheer, technisch (hardware-)beheer, gastaccounts)

Diensten vanaf 2007 gecentraliseerd via het Servicepunt Facilitair:

Selfservicedesk

Tel. 4545

Activiteitenplanner

Balie

Bij Servicepunt beoordeeld, vervolgensuitgezet naar de diensten

Servicedesk kent de lijntjes

Beste lijntjes zijn niet kort, vaak onzichtbaarmaar er wordt aan getrokken

Servicedesk krijgt aanvraag: bijv. lampje

Conciërge geroepen (lijntje)

Topdesk (´Servicedesk´) maakt lijntje zichtbaar

Conciërge beoordeelt (ingewikkeld? Maken? Laten maken?) – Nog een lijntje. In Topdesk.

Verschillende lijntjes worden uitgegooid

Draden gaan over elkaar, niet door elkaar

Buiten Servicedesk om: het ene web kanverstrikt raken in het andere

Hoe lijntjes, tegendraads, tot verwikkelingenen verwarringen kunnen leiden.

Casus: Herman Post – Bijeenkomst Kennisnet

Op dinsdag 5 februari

Stadium 1: 28 november – Draaiboek is binnen.

10 december

Herman aan Floor: “Waar vind ik eenActiviteitenplanner?” Floor: “Bij Servicepunt Facilitair.” (Draadje 1)

11 december, 13.45

Activiteitenplanner met hulp van Nancy bijServicepunt Facilitair ingevuld. (Draadje 2)

11 december, 13.50

Herman schrijft aan Hermann: “Heb contact gehad met Johan Wessels. Bijgaand kopie van planner”. (Draadje 3)

11 december, 14.11

Herman heeft ter bevestiging eenmeldingsnummer van het ServicepuntFacilitair ontvangen. (Draadje 4)

11 december, 14.17

Herman aan Hermann: “Ben vergeten je de deplanner te mailen. Hier is-ie”. (Draadje 5)

11 december, 14.42

Nancy stuurt aan Herman bevestigingsmail: alles loopt. (Draadje 6)

(Ondertussen zet Servicepunt achter de schermen ook draadjes uit).

12 december, 13.39

Hermann (cc Herman) vraagt Berthil omgastaccounts. (Draadje 7)

Hermann vraagt Caroline (Servicepunt): “Regel catering conform planner.” (Draadje 8)

12 december, 13.56

Hermann stuurt Herman een te ondertekenenofferte toe. (Draadje 9)

Het aantal personen kan nog gewijzigdworden.

12 december, 14.02

Herman schrijft Johan Wessels: “We verwachten tussen de 30 en de 30 mensen.” (Draadje 10)

12 december, 14.20

Johan Wessels schrijft Hermann, cc aanHerman: “Er worden nu 30 mensen verwacht.” (Draadje 11)

12 december, 15.04

Herman stuurt Kennisnet de offerte voorcatering. (Draadje 12)

Na Kerstvakantie: 14 januari, 9.33

Herman aan Hermann: “De ondertekendeofferte komt eraan.” “En kun je een rondleiding regelen? Of kunnen rondleidingen niet plaatsvinden?” (Draadje 13)

14 januari, 11.10

Hermann aan Herman: “Hier, het origineelvan de offerte, nu door mij ondertekend.”(Draadje 14)

Hermann aan Herman: “Rondleidingenkunnen wel gegeven worden.”

(Draadje 15)

14 januari, 15.32

Herman dankt Hermann voor de offerte en voor het rondleiden van de gasten.(Draadje 16)

16 januari, 16.20

Herman beseft dat hij de rondleiding zalmoeten geven en schrijft terug: “Ik zal erzijn.” (Draadje 17)

Zaterdag 2 februari 11.52

Herman aan Hermann en Servicepunt: “Erkomen 45-50 mensen. Kunnen julliedaarmee rekening houden? Is dit berichtaangekomen?” (Draadje 18)

Zaterdag 2 februari 17.56

Servicepunt aan Herman: “Nieuwe aantallenzijn verwerkt. Alles is geregeld, inclusiefgastaccounts.” (Draadje 19)

Zaterdag 2 februari 22.39

Hermann aan Herman, cc aan Fred: “Alleskomt goed.” (Draadje 20)(Hermann weet niet van lijntje met Servicedesk van enkele uren eerder)

Bent u de draad nog niet kwijt?

4 februari 10.33

Herman aan Servicepunt: “Kunnen er nogflipovers en stiften komen?” (Optie stond op activiteitenplanner. Te kortdag; maar Servicepunt gooit lijntje uit) (Draadje 21)

De dag van de bijeenkomst: 5 februari 8.13

Berthil (Automatisering) stuurt Herman mailtje met de gastaccounts.(Draadje 22)

De dag van de bijeenkomst: 5 februari 9.16

Herman, in de weer met de bijeenkomst, bezoekt Servicepunt voor gastaccounts. Servicepunt heeft die niet. Berthil, later: “Kijkmaar in je mailbox.” (Draadje 23)

In de wandelgangen

E-mails

Zelf erachteraan gaan

In de wandelgangen: rechtstreeks contact, veel dubbel werk, lijntjes terug verdubbelenzich ook.

Veel mailverkeer, enz.

Ontwikkelingen zijn moeilijk te traceren.

Servicepunt is spin in web: een web werkt

Meerdere webben raken in elkaar verstrikt

Korte lijntjes vermenigvuldigen zich

De spinners van vandaag:

Fred Siebert

Marcel Bas

Onderwijsondersteunende Dienst