TKR/AP

ADE TAHYUDIN, S.Pd.SMK RADITA YUDHA Pagaden Subang

SURAT RESMI DAN SURAT PRIBADI

SURAT MENYURAT

SURAT ADALAH ALAT KOMUNIKASI TERTULIS YANG BERASAL DARI SATU PIHAK DAN DITUJUKAN KEPADA PIHAK LAIN UNTUK MENYAMPAIKAN BERITA.

SURAT BERFUNGSI SEBAGAI:1. WAKIL DARI PENULIS/PENGIRIM2. BAHAN PEMBUKTI3. PEDOMAN DALAM MENGAMBIL TINDAKAN

LEBIH LANJUT4. ALAT PENGUKUR KEGIATAN ORGANISASI

SURAT MENYURAT SYARAT-SYARAT SURAT YANG BAIK

1. OBYEKTIF DAN BUKAN SUBYEKTIF2. SISTEMATIS SUSUNAN ISI SURAT3. SINGKAT, TIDAK BERTELE-TELE4. JELAS, KEPADA SIAPA, DARIMANA, TENTANG APA5. LENGKAP ISINYA6. SOPAN7. WUJUD FISIK YANG MENARIK (KUALITAS KERTAS, BENTUK

SURAT, KETIKAN, dsb.)UNTUK MENGHASILKAN SURAT YANG BAIK, MAKA PENULISNYA

PERLU MEMENUHI SYARAT SEBAGAI BERIKUT:8. MENGUASAI PERMASALAHNYA,9. MENGUASAI BAHASA TERTULIS10. MEMILIKI PENGETAHUAN TENTANG SURAT MENYURAT

MACAM-MACAM SURAT

MENURUT WUJUDNYA1. KARTU POS2. WARKAT POS 3. SURAT BERSAMPUL4. MEMORANDUM DAN NOTA DINAS5. TELEGRAM6. SURAT PENGANTAR

MACAM-MACAM SURAT

MENURUT TUJUANNYA1. SURAT PEMBERITAHUAN2. SURAT PERINTAH3. SURAT PERMINTAAN/PERMOHONAN4. SURAT PERINGATAN5. SURAT PANGGILAN6. SURAT SUSULAN7. SURAT KEPUTUSAN8. SURAT LAPORAN9. SURAT PERJANAJIAN10. SURAT PENAWARAN, PESANAN, DAN LAIN-LAIN

MACAM-MACAM SURAT

MENURUT SIFAT ISI DAN ASALNYA1. SURAT DINAS2. SURAT NIAGA3. SURAT PRIBADI

MENURUT JUMLAH PENERIMA1. SURAT BIASA (UNTUK SATU

ORANG/PEJABAT/ORGANISASI)2. SURAT EDARAN (UNTUK BEBERAPA

ORANG/PEJABAT/ ORGANISASI)3. SURAT PENGUMUMAN (UNTUK SEKELOMPOK

MASYRAKAT)

BAHASA SURAT

►MENGGUNAKAN KATA-KATA EFEKTIF, EFESIEN DAN MUDAH DIMENGERTI OLEH PEMBACA SURAT.

►MAMPU MENGGUNAKAN KOSA KATA SECARA TEPAT.

►GAYA BAHASA

BAGIAN SURAT

KEPALA SURAT TITIMANGSA SURAT NOMOR SURAT LAMPIRAN SURAT PERIHAL SURAT ALAMAT SURAT SALAM PEMBUKA

BAGIAN SURAT

ISI SURAT :1. PARAGRAF PEMBUKA

2. PARAGRAF ISI

3. PARAGRAF PENUTUP SALAM PENUTUP PENGIRIM SURAT TEMBUSAN

KEPALA SURAT

• KEPALA SURAT YANG LENGKAP TERDIRI ATAS (1) NAMA INSTANSI, (2) ALAMAT LENGKAP, (3) NOMOR TELEPON, (4) NOMOR KOTAK POS, (5) LAMBANG ATAU LOGO

SMK RADITAYUDHA PAGADEN SUBANGSekolah Rintisan Standar Internasional ISO 2000

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)Jalan Raya Kapek no 69 Pagaden Subang

TITIMANGSA SURAT

TITIMANGSA SURAT DITULIS SECARA LENGKAP, YAITU TANGGAL DITULIS DENGAN ANGKA, BULAN DITULIS DENGAN HURUF, DAN TAHUN DITULIS DENGAN ANGKA. SEBELUM TANGGAL TIDAK DICANTUMKAN NAMA KOTA KARENA NAMA KOTA ITU SUDAH TERCANTUM PADA KEPALA SURAT. SETELAH ANGKA TAHUN TIDAK DIIKUTI DENGAN TANDA BACA APA PUN.

SELAIN ITU, PERLU DIPERHATIKAN HAL BERIKUT.

1. NAMA BULAN JANGAN DITULIS DENGAN ANGKA, TETAPI DENGAN HURUF. NAMA BULAN TIDAK BOLEH DISINGKAT, MISALNYA FEBRUARI BUKAN FEB.

2. NAMA BULAN HENDAKALAH DITULIS DENGAN CERMAT, MISALNYA FEBRUARI, NOVEMBER, BUKAN PEBRUARI, NOPEMBER.

KEPALA SURAT

4 Februari 2009

NOMOR, LAMPIRAN, dan HAL

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital. Nomor, Lampiran, dan Hal dengan diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.

Nomor : 110/U/PAN-LLB/2009

No. : 110/U/PAN-LLB/2009

Nomor : 10.10.3.03.09

No : 10-10-3-03-09

Lampiran : Satu berkas

Lamp. : Satu berkas

Hal : Permohonan tenaga pengajar

ALAMAT SURAT

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk.

Bentuk pertama, alamat ditulis sebelah kanan atas di bawah titimangsa surat.

Bentuk kedua, alamat ditulis kiri atas di bawah bagian Hal atau sebelum salam pembuka.

Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut.

1. Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama)

2. Nama diri penerima surat diawali dengan huruf kapital pada setiap unsurnya, BUKAN MENGGUNAKAN

HURUF KAPITAL SELURUHNYA.3. Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat

dan lengkap serta informatif.

4. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan Yth.. Dengan huruf awal kapital disertai tanda titik singkatan itu.

5. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian yang menyatakan arah. Apalagi kalau diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan asal.

6. Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan kata pada awal penerima. Kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak, Ibu dengan huruf awal kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. Kata saudara cukup ditulis Sdr. Dengan huruf awal huruf kapital dengan tanda titik pada akhir singkatan itu.

7. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr., dr., Ir., atau Drs. Atau memiliki pangkat kapten atau Kombes (Komisaris Besar), kata sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. Tidak digunakan.

8. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.

9. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda baca pada akhir kata itu.

10. Nama jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat.

11. Nama kota atau wilayah, tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhir tanda baca apa pun.

12. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

Contoh penulisan alamat yang dianjurkan

Yth. Bapak Misjum Komarudin

Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan

SMP Negeri 1 Subang

Jalan Letjen Soeprapto No.152

Subang

SALAM PENULISAN SALAM DALAM SURAT ADA

DUA, YAITU (1) SALAM PEMBUKA DAN (2) SALAM PENUTUP.

SALAM PEMBUKA LAZIM DITULIS DI SEBELAH KIRI DI BAWAH ALAMAT SURAT, DI ATAS KALIMAT PEMBUKA ISI SURAT.

SALAM PENUTUP LAZIM DITULIS DI SEBELAH KANAN BAWAH.

SALAM PEMBUKA

Salam pembuka yang sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentuan sebagai berikut.

1. Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu dengan huruf kapital (Dengan).

2. Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu dengan huruf kecil (hormat).

3. Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubuhkan tanda koma (,)

Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah

Salam sejahtera, Saudara …, Saudara … yang terhormat, Ibu … yang terhormat, Bapak … yang terhormat,· Disamping itu, terdapat salam pembuka yang bersifat

khusus, seperti: Assalamualaikum W.W., Salam Pramuka,

SALAM PENUTUP

Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut.

1. Huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.

2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma (,)

Penulisan ungkapan salam yang cermat adalah Hormat saya, Hormat kami, Salam takzim, Wasalam, Wassalamualaikum W. W.,

ISI SURAT

PARAGRAF PEMBUKA Paragraf pembuka mengantarkan isi

surat yang akan diberitahukan. Paragraf pembuka berisikan

pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan, dan berisi

jawaban/balasan.

PARAGRAF ISI

Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.

PARAGRAF PENUTUP

Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Disamping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh paragraf penutup:

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

3. Besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.

4. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

NAMA PENGIRIM

Nama pengirim surat ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut.

1. Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.

2. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

3. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim

4. NIP ditulis menggunakan huruf kapital tanpa tanda titik

Hormat kami,

E.Heni Rodiah,S.Pd.Kepala

Hormat kami,

Kepala,

Drs. Adjang Halim S, M.Pd.NIP 130542353

TEMBUSAN SURAT

Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat.

Tulisan tembusan diikuti dengan tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.

Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan.

Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut.

1. Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu.

2. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.

3. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.

4. Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. Atau Yth.

5. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.

6. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

Contoh:

TembusanKepala Dinas Pendidikan Kabupaten Subang

Tembusan1. Bupati Subang2. Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Subang3. Camat Kecamatan KotaSubang

SELAMAT MENCOBASAMPAI JUMPA