Suprême Conseil pour la France

des Souverains Grands Inspecteurs Généraux

du 33ème et dernier degré

du Rite Ecossais Ancien et Accepté

Manuel de Prise en Main

Réservé aux membres de la Juridiction

Version 14

Conception du logiciel : M. G...R (admin@sc33reaa.net)

Conception du manuel : R-D. . L...T (assistance@sc33reaa.net)

Support technique & Guide Utilisateur : C. M…T (support@sc33reaa.net)

Généralité sur les fenêtres

• Les menus Secrétaire et Trésorier doivent être fermés par le bouton seul moyen de retourner à la fenêtre générale.

• La fermeture des fenêtres d’affichage se fait par le bouton :

• La fermeture des fenêtres de saisie

– Pour valider la saisie par le bouton

– Pour annuler la saisie par le bouton

L’utilisation de la x Windows n’est pas conseillée.

Vérifier les données de chaque Frère

Ouvrir « Menu du Secrétaire» en cliquant une fois sur la case

Cette action va ouvrir une nouvelle fenêtre

• Menu du Secrétaire

– Il s’agit de vérifier les données

des Frères de l’atelier

– Pour ce faire il faut ouvrir les

« Dossiers des Frères »

par un clic sur cette case.

– Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir.

– Un double clic sur une des lignes

va ouvrir la fiche du Frère

– On peut aussi après sélection d’un

Frère (surligné en bleu), utiliser le

bouton « Voir fiche du Frère »

Fiche d’un Frère Les modifications sont réalisées en utilisant le

bouton qui ouvre une nouvelle

fenêtre

Pour tous les ateliers : Vérifier également le

Statut qui peut changer d’une année sur l’autre. La petite flèche à droite

permet de connaître tous les cas possibles.

Les modifications seront visibles sous 24 heures dans l’Intranet pour tous les ateliers

Fenêtre de modification des informations des Frères.

Cette action va ouvrir une nouvelle fenêtre

Changer l’année en cours

Méthode pour changer l’année en cours

Il suffit d’indiquer l’année correspondant aux opérations saisies ensuite. Puis de valider en cliquant sur le bouton Accepter

Une fenêtre de confirmation s’ouvrira. Vous pourrez valider ou annuler la

modification qui peut être faite autant de fois que nécessaire.

Renseigner les paramètres de l’année en cours

Cette action va ouvrir une nouvelle fenêtre

Les paramètres de l’année

• Cette saisie est indispensable pour :

– Etablir les dates des tenues de l’année

– Enregistrer le montant des cotisations de l’année suivante avant le 30 octobre de l’année en cours pour permettre le versement de la quotepart revenant à l’atelier par le Suprême Conseil.

Cette saisie se fait par le menu du Trésorier.

Cas des dates de tenues erronées

• En premier lieu il faut supprimer toutes les dates (Menu Secrétaire – Tenues)

• Modifier le jour de la semaine et la semaine du mois des tenues (Menu Général – Paramètres année en cours). Attention les dates doivent

correspondre à celles prévues dans le Règlement Intérieur de l’Atelier, approuvé par le Grand Secrétaire Général.

• Les nouvelles dates des tenues seront générées automatiquement lors du prochain accès au Menu Secrétaire - Tenues

Vérifier ces informations

Après avoir cliqué sur le bouton « Accepter », une fenêtre de confirmation s’ouvrira.

Le Trésorier assure

• La saisie du vote des cotisations.

– Il s’agit de la part nécessaire à l’atelier pour couvrir ses frais de fonctionnement;

• La saisie des quoteparts versées par le SCplF.

• La saisie des écritures diverses.

• La finalisation de la Situation Financière.

Le Menu du Trésorier

Le Trésorier peut, si nécessaire, réinitialiser le solde bancaire et le solde de caisse

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.

Il convient de saisir le montant correspondant au solde de banque ET aux écritures non comptabilisées par la banque. Une confirmation du montant est ensuite demandée, et une nouvelle fenêtre s’ouvre.

Les différents soldes actuels avant recalcul

Pour recalculer les soldes avec le montant indiqué en haut. Une confirmation sera demandée.

Cliquer sur le bouton : Comptes des Frères

• La liste des Frères de la Loge va apparaître avec le solde du compte de chacun pour les années antérieures à 2018

• Seules les cotisations antérieures à 2018 sont à enregistrer dans les comptes des frères.

La saisie des écritures se fait par le Journal de Banque

Les écritures comptables sont saisies dans le Journal de Banque Cliquer sur le bouton « Créer une ligne débit/crédit »

Cette fenêtre de saisie s’ouvre

1.Saisir la date en utilisant le calendrier

2.Cliquer sur le bouton

4.Saisir le montant débit ou crédit

Saisie d’une écriture comptable

3.Saisir le libellé de l’écriture

5.Ne pas oublier de valider avec le bouton Accepter

La saisie des espèces

• Se fait par le « Journal de Caisse » Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir !

• Pour saisir une opération il faut cliquer sur le bouton « Créer une opération » Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir !

• Avec la possibilité de visualiser le Journal de Caisse sous PDF

L’écran de saisie espèces

1. Saisir la date à l’aide du calendrier

2. Indiquer le libellé de l’écriture

3. Indiquer le montant débit ou crédit

Pour valider l’écriture cliquer sur Accepter

Aperçu du Journal de Banque

A partir du Journal, le trésorier peut modifier et/ou supprimer des lignes. Il peut également visualiser la situation d’un compte donné. Dont le Tronc de bienfaisance.

Edition au format PDF du Journal de banque

La Situation de trésorerie C’est le document qui s’affiche.

Il tient compte de toutes les opérations enregistrée au cours de l’exercice. Son édition au format PDF est à remettre lors de l’installation

Notes de Débit

Ce menu permet de connaître la situation de chaque frère vis-à-vis du Suprême Conseil

L’accès au relevé de Banque

Les relevés de banque sont désormais consultables en ligne par le menu Banque

Menu Secrétaire

Les Dossiers des Frères

Les Tenues

Les Présences

Les Statistiques

Les Cérémonies de Réception

Synopsis et plan de travail

Envoi d’un mail aux Frères

DOSSIER DES FRÈRES

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.

Elle comporte la liste de tous les membres de la Loge quelque soit son statut

Vous pourrez :

• Visualiser et modifier certaines données concernant un Frère

• Editer le répertoire de la Loge

• Envoyer par courriel ce répertoire aux Frères de la Loge

• Enregistrer la date d’une cérémonie de réception

Pour accéder aux dossiers des frères, cliquez sur le bouton « Dossier des Frères »

Possibilité de voir le détail de chaque

Frère par un double clic sur une

ligne. Ou en cliquant sur

le bouton

Liste des Frères de la Loge

Fiche d’un Frère Frère

Seules les zones non grisées peuvent être modifiées par la Loge

de Perfection.

Le Statut peut être modifié par tous les

Ateliers.

Fiche d’un Frère Degrés

Avec la possibilité de faire une demande de

modification des offices dans les loges symboliques.

(Un mail de confirmation est envoyé.)

Fiche d’un Frère Ateliers

Fiche d’un Frère Fête de l’Ordre

La saisie de la présence

est faite par l’assistance

informatique (depuis 2013)

Enregistrer une date de cérémonie

Sélectionnez le frère Puis enregistrez la date de la

cérémonie. Un nouvel écran va apparaitre.

Pensez à valider avant de fermer.

Visualiser les demandes déjà faites

Enregistrer une date de cérémonie

Saisir la date de la cérémonie de réception

Tenues

Pour accéder à l’écran de saisie des tenues, cliquer sur le bouton « Tenues » Un nouvel écran s’ouvrira

Les dates des tenues • Vous avez sur la partie gauche la

date des tenues telles que définies à partir des paramètres de l’année.

• Avant de supprimer une tenue et créer une tenue exceptionnelle et/ou décalée à l’aide des deux boutons, faire la demande de modification de date de tenue.

• Pour effectuer une suppression, il faut d’abord sélectionner par un clic la date de la tenue.

Généralité sur les Tenues

Tous les documents

transmis peuvent être visualisés au

format PDF en cliquant sur le

bouton

Et supprimés par le bouton

Une confirmation sera demandée

La convocation

1 -Sélectionner la date de la prochaine tenue

la date s’affiche

2 - Cliquer sur le bouton Convocation

Ouvre Cette

Fenêtre

3 - Ce bouton vous permet de rechercher le document sur votre PC

.4 - Valider par le bouton « Accepter »

NB : Le choix du document se fait comme pour joindre une pièce jointe à un mail. Attention, le nom du chemin + nom de fichier ne doit pas comporter de « point » !!

La visualisation de la convocation se fait en cliquant sur le bouton avec un œil

Après vous pouvez visualiser le document. Un document PDF s’ouvrira. Vous pourrez l’enregistrer sur votre PC ou l’envoyer par mail.

Pour quitter cette

fenêtre

L’envoi de la convocation se fait avec le bouton

Pour ajouter des destinataire non membres de l’atelier. Ou une seconde adresse mail d’un membre.

L’envoi de la convocation se fait avec le bouton

Les destinataire non membres de l’atelier figurent dans cette liste. Vous pouvez envoyer ou non suivant votre choix

Vous pouvez sélectionner les

envois par degré ou en

cochant chacune des

cases

Ce bouton vous permet de saisir un texte libre.

Ce bouton vous permet

d’archiver votre envoi.

Les présences 1

1- Sélectionner la date

Cliquer sur Présences

Les présences 2

A l’ouverture, tous les noms sont dans la colonne Absents. Pour passer un nom d’un colonne à une autre, il suffit de :

Cliquer – Glisser – Déposer avec la souris.

Une fois la liste mise à jour, valider en cliquant sur le bouton

Cette fenêtre se fermera.

Pour que le nom d’un nouveau Frère apparaisse, il faut que sa date de réception dans l’atelier soit validée par le Suprême Conseil.

Les P.V. 1

Comme pour les convocations et les présences, il faut cliquer sur

la date de la tenue correspondant au P.V.

Attention il s’agit de la date de la tenue.

Pas celle de l’approbation du P.V.

Les P.V. 2

4 P.V. peuvent être saisis. Chaque P.V. correspondra au degré

auquel l’atelier aura travaillé. Au moins un P.V. doit être transmis.

Un simple clic sur un des boutons P.V.

ouvre une nouvelle fenêtre.

La recherche du P.V. sur votre PC.

La recherche se fait en cliquant sur le bouton

NB : Le choix du document se fait comme pour joindre une pièce jointe à un mail. ATTENTION : NOM COMPLET AVEC CHEMIN MAXIMUM 80 CARACTERES !!!!!!!

Les Planches 1

Les travaux d’entrée dans la juridiction sont à archiver directement (Menu Général)

Les Planches 2 Cette

fenêtre s’ouvre

Bouton pour rechercher le document sur votre PC

Créer un titre pour le document. Evitez : ponctuation et accent

NB : Le choix du document se fait comme pour joindre une pièce jointe à un mail. ATTENTION / NOM + CHEMIN MAXIMUM 80 CARACTERES !!!! Eviter les caractères spéciaux (. : / ‘ « etc)

Les Planches 3

La recherche de la matricule de l’auteur ouvre la liste des Frères de la Loge

Sélectionner la matricule (un clic

sur la ligne).

Valider la sélection par un double clic

sur la ligne ou cliquer sur le

bouton « Accepter »

Les Planches 4

Possibilité d’envoyer par e-mail les planches lues

pendant une tenue

Les Planches 5

Pour un travail fait par un Frère non membre

de la Loge, choisir le bouton « Travail d’un Frère

n’appartenant PAS à l’Atelier»

La recherche se fait soit par le numéro de matricule, soit par le nom.

Modification de Tenues

Permet de faire une demande de tenue décalée ou de tenue supplémentaire. Permet également de demander la suppression d’une date de tenue.

Ne pas supprimer la tenue dans le menu Tenues, avant d’avoir fait la demande !

Penser à Accepter

Les Statistiques

Affiche les statistiques de présence entre deux dates à saisir

Affiche les statistiques de présence sur les 12 derniers mois Affiche aussi les présents à la Fête de l’Ordre.

Permet de visualiser les convocations, PV et travaux sur une année civile Le bouton permet de passer des convocations aux planches.

Les Cérémonies de Réception

Ne figurent ici que les propositions de nomination saisies dans l’Intranet. Voir la notice complète pour la création d’une proposition de nomination.

ENVOI D’UN MAIL AUX FRÈRES

L’Agape Pascale

Enregistrer l’allocution du TSA Saisir le nombre de Frères du Chapitre présents ; Et le nombre de Frères visiteurs. Saisir le montant du Triangle. Eventuellement enregistrer l’Intervention du Délégué du Suprême Conseil. Puis valider par le bouton Accepter

Le bouton Organisation Agape Pascale n’est visible que pour les Chapitres Organisateurs pendant la période de l’Agape Pascale.

Le Président • Accède à tous les menus

• Doit fournir après vote, la composition du collège.

• Avant son installation il doit fournir les documents suivants :

– Rapport moral

– Situation de trésorerie

– Tronc de bienfaisance

– Plan de travail

Le Président (suite) • Peut suivre la progression dans la Juridiction

des Frères (Menu Secrétaire).

• Fait les demandes de nomination à un degré supérieur.

• Communique avec l’Inspecteur dont dépend l’atelier.

• Demande d’enregistrer les modifications d’office par le GSG et peut modifie les codes d’accès des officiers.

• Communique par mail avec les frères

Le menu général

Le président ou le secrétaire doit donner la composition du collège après le vote de

l’atelier

La composition du collège

Renseigner la date du vote à l’aide du calendrier

Pour chaque officier,

rechercher sa matricule à partir de la liste qui va

s’afficher en cliquant sur le

bouton

4 documents à transmettre avant l’installation

Fourniture des documents Avant l’installation

La loupe permet de choisir le document sur votre PC.

Le même écran de recherche s’ouvrira pour les quatre documents qui doivent être transmis au SCplF en cliquant sur le nom dudit document dans l’écran précédent.

La proposition de nomination

Les propositions font l’objet de plusieurs onglets au fur et à mesure de

la progression du dossier.

Recherche du Frère concerné

Les Nominations en cours de traitement

Ces propositions sont à traiter par l’atelier.

En cliquant sur une ligne on accède au détail de la proposition

Les Travaux pour une nomination

Les travaux apparaissent lorsqu’ils ont été enregistrés au niveau des Tenues !

Les travaux en Loge Symbolique peuvent être saisis ici !

Les statistiques de présence dans le dossier de nomination

Ces statistiques sont mises à jour automatiquement à partir des présences aux tenues

Transmission du résultat de la Commission Probatoire

Onglet : Décors/Droits Chancellerie

Onglet : Décision du Suprême Conseil

Le montant de la commande est indiqué ici

La communication avec l’Inspectorat

La communication avec l’Inspectorat

Le Menu Hospitalier

Les saisies sont faites par le Trésorier depuis 2015.