Suite Archimede: il software per la gestione e la

programmazione del personale in turnazione

L’applicazione interamente sviluppata in Italia con cui è possibile,

attraverso una pianificazione strategica e una programmazione e gestione real time,

ridurre i costi variabili del personale mantenendo e ottimizzando la flessibilità delle risorse.

Archimede S.r.l. è una società umbra che da oltre vent’anni realizza software

gestionali per lo staffing management utilizzati in aziende di produzione, nella

sanità, presso call center, aeroporti, società di handling, società di logistica,

comandi di polizia, aziende municipalizzate ed enti pubblici, siano esse realtà

articolate e di grandi dimensioni che strutture piccole e flessibili.

La Suite Archimede per la gestione del personale in turnazione

La Suite Archimede è uno strumento scalabile, pratico ed efficiente per la pianificazione e la

gestione strategica e operativa delle risorse umane soggette a turnazione.

La Suite Archimede per la gestione e l’impiego del personale in turnazione è la soluzione

software che viene impiegata efficacemente da centinaia di strutture su tutto il territorio nazionale

per rendere più efficace la gestione del personale in turnazione per ridurre i costi

variabili del lavoro e per rendere l’organizzazione e l’amministrazione delle risorse umane

efficiente, dinamica ed economica.

Le realtà che utilizzano la Suite Archimede

La Suite Archimede si occupa di gestire i processi relativi all’impiego delle risorse umane a

disposizione nelle attività aziendali, integrandosi con gli strumenti per l’amministrazione del

personale già presenti in azienda.

Tra i nostri clienti, appartenenti a diversi settori, ricordiamo:

Società di servizi: RTI-Mediaset, Musei Vaticani

Case di cura e di riposo, farmacie, ASL e ospedali: l’Istituto Serafico di Assisi,

Montecatone Rehabilitation Institute, AIAS di Melfi, AFAS di Perugia, Croce Verde di

Lugano, ASL di Imola, Clinica Santa Chiara di Locarno

Call Center: Poste Italiane, UnipolSai – La Fondiaria, Network Contacts (Wind), Filo Diretto

Aeroporti, società di logistica e di handling: Aeroporto di Venezia, di Lamezia Terme,

Malpensa Logistica Europea, Capitol Ced

Aziende di produzione: Bocchiotti, Deco Industrie Alimentari, Indesit, Salov, Azienda

Agraria Maccarese

Aziende municipalizzate ed enti pubblici: Soprintendenza per i beni archeologici delle

Marche, Galleria Nazionale dell’Umbria, Metro Roma - ATAC, SIA - Società Igiene

Ambientale, Ecocave

Polizie ed enti di sicurezza: Polizia Municipale di Perugia, Poste Italiane – Divisione

Security Room, Poste Italiane – Divisione Tutela Aziendale Sicurezza Fisica.

I vantaggi della Suite Archimede

La Suite Archimede è un applicativo web, scalabile, multi database e multilingua, frutto di un

intenso e continuo lavoro di ricerca, composto da moduli specifici per le esigenze di ogni categoria

di aziende, che consente di:

diminuire la spesa complessiva del personale, rendendo trasparente, semplice ed

efficace l’impiego dei lavoratori, generando notevoli risparmi fra i costi variabili

ridurre l’uso di straordinari e reperibilità, rendendo più efficiente l’utilizzo della forza

lavoro, limitando l’impiego di personale sostitutivo

razionalizzare e velocizzare i processi lavorativi, automatizzando le procedure

ordinarie di cambi turno, permessi, ferie, giustificativi e di rendicontazione mensile del

personale

organizzare la distribuzione dei carichi di lavoro in maniera più equa e produttiva

gestire l’intero processo di impiego del personale attraverso il dimensionamento

ottimale delle risorse necessarie, la programmazione automatica dei turni, la storicizzazione

delle variazioni apportate, il monitoraggio in tempo reale e la produzione di analisi e

valutazioni delle scelte intraprese

Grazie all’esperienza maturata in tanti anni di attività e ai sofisticati algoritmi di pianificazione

impiegati, la Suite Archimede aiuta a generare una efficiente gestione del personale attraverso

una efficace pianificazione strategica ed operativa della forza lavoro, fornisce le

informazioni necessarie per effettuare analisi e confronti, integrando gli ulteriori dati strutturati

dell’attività tipica della vostra struttura tramite un apposito cruscotto multifunzionale.

L’applicazione consente di migliorare l’efficienza del personale utilizzato, limitando gli

straordinari e le reperibilità e realizzando una migliore copertura dei servizi con il

personale ordinario, nel rispetto del monte ore contrattuale, aumentando la trasparenza e la

comunicazione, con conseguente diminuzione delle conflittualità aziendali.

La Suite Archimede è una applicazione web based integrata in una più ampia soluzione

software per la gestione carriere delle risorse umane, per la gestione delle presenze, il controllo

accessi e il rilevamento delle timbrature su dispositivi digitali fissi e mobili (alternativi ai costosi

orologi marcatempo).

LE APPLICAZIONI E I MODULI

DELLA SUITE ARCHIMEDE

La suite applicativa di Archimede si compone di cinque applicazioni indipendenti e integrati

che coprono in maniera completa ed esaustiva l’intero processo di gestione dell’impiego

del personale in turnazione: pianificazione, dimensionamento ottimale dei turni e delle risorse

umane a disposizione, programmazione e gestione operativa in tempo reale degli stessi.

Piani@rc

L’applicazione Piani@rc consente il dimensionamento ottimale delle risorse necessarie per

lo svolgimento delle attività previste, sulla base di parametri e di standard di servizio

prestabiliti.

L’applicazione si avvale di sofisticati algoritmi di calcolo per tradurre le esigenze aziendali nei

fabbisogni di personale per qualifica, tenendo conto di eventuali vincoli di natura biologica.

Piani@rc si compone di due diversi moduli utilizzabili separatamente.

Modulo Fabbisogni dei Turni

L’applicazione Piani@rc è in grado di generare in maniera automatica i fabbisogni per turno

a partire dai fabbisogni per fascia oraria e dai turni potenzialmente utilizzabili (definiti da

vincoli contrattuali e biologici).

Tali fabbisogni per fascia possono essere sia imputati manualmente che generati in automatico

partendo da un insieme di attività o referenze da coprire, secondo un algoritmo interno

all’applicazione personalizzabile sulla base delle esigenze del cliente.

La soluzione è quindi in grado di suggerire, sempre in automatico, quali turni e quanti

addetti utilizzare in ogni singolo turno, compresa ad esempio la scelta fra full time oppure

part time a 4 ore oppure a 6 ore. I dati così ottenuti potranno quindi essere forniti in input a

Turni@rc per le sue elaborazioni di programmazione. Tale modulo è prerequisito funzionale per

l’altro.

Modulo Matrici di Turnazione

Una volta definiti i fabbisogni per turno, il modulo è in grado di elaborare le matrici di

turnazione rispettando i vincoli contrattuali (riposi, differenziale orario ecc.), le regole

definite dall’azienda (ad es. vincoli biologici) e, ovviamente, facendo in modo che in ogni turno

sia presente il numero ottimale di addetti. Anche il risultato di questa elaborazione potrà essere

esportato verso l’applicativo Turni@rc.

Tutte le simulazioni prodotte con il modulo possono essere analizzate utilizzando molteplici

tipologie di report.

La possibilità di definire diversi scenari di simulazione (“What if”), e di effettuare anche

analisi e raffronti in un ambiente di business intelligence dedicato, consente di avere a

disposizione uno strumento potente per la pianificazione strategica (organico, scenari di

procurement ecc.) e per la definizione del budget.

Turni@rc

L’applicazione Turni@arc consente di realizzare il miglior calendario dei turni e di

gestire, attraverso intuitive interfacce grafiche, tutte le variazioni possibili della

programmazione stabilita, fronteggiando eventuali imprevisti (assenze non pianificate, cambi

turno ecc.).

L’applicazione consente la programmazione automatica dei turni di lavoro, la gestione

ordinaria degli stessi oltre che la possibilità di analizzare i costi della turnazione e di

verificare il loro corretto andamento.

Turni@rc si compone di quattro diversi moduli utilizzabili separatamente.

Modulo Base

Consente di definire più aziende oppure diverse strutture, più o meno autonome, nell’ambito della

stessa azienda.

Secondo l’organigramma della struttura possono essere definiti diversi profili utenti, ciascuno

caratterizzato da una propria userid e password di accesso al sistema, con la possibilità di

utilizzare specifiche funzionalità relative al ruolo ricoperto: dal supervisore generale,

autorizzato a creare aziende e a definire nuovi utenti, fino all’operativo, con la sola funzione di

produrre le stampe dei turni.

Nella gestione delle anagrafiche del modulo vengono inserite tutte le informazioni relative alle

tipologie dei turni, alle regole di turnazione stabilite, agli aspetti contrattuali del personale e ai

fabbisogni quantitativi e qualitativi di risorse nelle fasce orarie per qualifiche.

Elaborando tali informazioni, il sistema è in grado di produrre il miglior calendario dei turni nel

periodo di riferimento scelto sulla base dei criteri, dei vincoli e delle regole in precedenza

stabilite.

Il periodo di riferimento elaborato può avere una durata qualsiasi, senza alcun vincolo o

restrizione.

E’ inoltre possibile inserire assenze improvvise o comunque non pianificate in sede di

elaborazione del piano dei turni ed eseguire dei cambi turno fra addetti.

Al termine di tale inserimento, il sistema verifica le eventuali scoperture dei turni

intervenute, le segnala all’utente e, se richiesto, suggerisce le possibili soluzioni,

conservando la memoria di tutte le modifiche intervenute, delle motivazioni e dell’autore delle

stesse.

Vengono infine prodotti numerosi report pubblicabili ed esportabili in vari formati.

Modulo Avanzato

Il modulo consente una gestione giornaliera dei turni in cui il focus dell’utente è incentrato sulle

attività da svolgere. I turni del giorno possono essere visualizzati sia per dipendente che per

attività, rendendo possibili, in maniera semplice ed intuitiva, tutte le variazioni che è necessario

apportare, con le relative stampe.

Il modulo permette la realizzazione di report statistici avanzati costruiti sui dati delle

presenze (riguardanti, ad esempio, le ore lavorate rispetto al monte ore e gli straordinari)

consentendo in tal modo una analisi dei costi della turnazione e la verifica del loro corretto

andamento, nonché del rispetto dei vincoli e delle regole imposte dalla azienda.

Modulo Interfacce Esterne

Il modulo consente di esportare verso un

qualunque sistema di rilevazione delle

presenze i turni elaborati e ricevere dallo

stesso i dati relativi alle timbrature in modo

di avere il quadro on-line degli operatori

presenti anche nelle sedi periferiche e di

consentire una giornaliera comunicazione dei

dati agli uffici preposti.

L’applicazione di rilevazione delle presenze, potendo confrontare le informazioni provenienti dai

rilevatori con i turni pianificati, e avendo un diretto accoppiamento del dato teorico con

quello di consuntivo, non incorre in errori di interpretazione nelle attribuzioni delle fasce orarie,

riducendo notevolmente il lavoro di correzione delle anomalie.

Il modulo permette anche di importare le anagrafiche dei dipendenti da un qualunque

sistema di Human Resources così come i turni e le matrici di turnazione, consentendo di

schedulare i relativi task oppure di eseguirli manualmente.

Modulo Infoturni del Personale

Questo modulo consente al personale turnista gestito e opportunamente autorizzato di

visualizzare i propri turni, di inoltrare richieste di ferie, cambi turno, preferenze ecc., e di

seguirne l’esito. L’accesso a questo modulo può avvenire tramite la intranet aziendale o anche da

internet.

Le richieste vengono raccolte nel modulo Base dove l’utente responsabile ha la facoltà di

approvarle e renderle effettive, come pure di inserirle automaticamente nei piani di gestione,

oppure di respingerle. Naturalmente tali operazioni vengono memorizzate nel database

dell’applicazione rendendo evidenti i vantaggi della procedura rispetto alle usuali modalità,

tipicamente cartacee, di comunicazione, inoltro e archiviazione delle richieste degli operatori.

Tutte le modifiche al piano di assegnazione possono essere notificate sia attraverso mail che con

SMS al personale coinvolto.

Il modulo consente a chi lavora in turni di svolgere le attività amministrative in maniera più

rapida e meno dispendiosa rispetto al metodo di prelevare i dati di turnazione del giorno in corso

per permettere la pubblicazione online in tempo reale, di rendere trasparenti i servizi attivi e il

personale presente in servizio, nel rispetto delle normative sulla privacy.

Oper@rc

L’applicazione Oper@rc genera un ambiente operativo nel quale è possibile visualizzare e

modificare, in tempo reale, la collocazione del personale in turnazione a seguito di nuove

esigenze.

L’utente può verificare la distribuzione del personale in funzione dell’evoluzione degli eventi

tramite una comoda interfaccia visiva e di confrontarla con i turni programmati, in real time,

anche su strutture distribuite su più territori.

L’applicazione Oper@rc si compone di tre diversi moduli utilizzabili separatamente.

Modulo Visualizzazione e Monitoraggio

Il modulo fornisce agli utilizzatori la visualizzazione in tempo reale della stato della forza

lavoro sulla base delle timbrature acquisite dal sistema di rilevazione presenze, e consente la

verifica e il controllo della situazione delle effettive presenze in turno da parte sia dei

referenti di ciascuna struttura sia degli amministratori e supervisori.

Integrando le timbrature con i turni assegnati presenti in Turni@rc si può generare una

maschera grafica di controllo aggiornata in tempo reale sullo svolgimento dei turni che,

tramite l’utilizzo di colori associati a determinati stati, fornisce un’immediata idea visiva sulla

situazione della copertura dei turni. La grafica di base è rappresentata da un piano cartesiano con

barre orizzontali di lunghezza variabile in funzione della durata della informazione visualizzata

(simile quindi a un diagramma di Gantt) con una barra verticale rossa che scandisce lo scorrere

del tempo.

Vengono inoltre forniti visualizzazioni e report a diversi livelli di aggregazione che consentono di

poter avere in una singola videata tutte le strutture distribuite sul territorio in real time, con tutti i

livelli di approfondimento fino al singolo addetto e alle sue timbrature.

Modulo Rilevazione e Gestione delle Presenze

Sulla base della storicizzazione delle timbrature acquisite dal sistema di rilevazione

delle presenze in uso (dati operativi) e successivamente aggiornate con i giustificativi

acquisiti direttamente dai dipendenti e/o dai responsabili, viene reso disponibile un

ambiente di dati consuntivi consolidati e condivisi con il sistema di amministrazione del

personale in base a logiche di workflow personalizzabili.

Oltre ai report strutturati normalmente disponibili, sarà possibile alimentare un ambiente

dedicato per effettuare, con strumenti evoluti, analisi e raffronti tra le informazioni di

impiego delle risorse prodotte nelle varie fasi del processo (pianificazione,

programmazione, gestione operativa e consuntivazione).

Modulo Gestione Eventi e Turni Operativi

A seguito della pubblicazione e del congelamento del piano dei turni (ordine di servizio),

viene generato un ambiente operativo nel quale l’utente sarà in grado, in tempo reale, non

solo di visualizzare ma anche di modificare l’utilizzo del personale in turnazione

rispetto all’evoluzione delle situazioni reali, acquisendo in automatico tutte le modifiche

operative (timbrature, comunicazioni di ritardo, malattia, assenza, ecc.) indispensabili per

la riorganizzazione dei turni. Tale modulo consente quindi al personale responsabile di

incrementare la propria capacità di reazione agli imprevisti dell’attività aziendale, mediante

la modifica dei turni in atto o attivi entro breve tempo e la riassegnazione del personale ai

turni.

Analis@rc

L’applicazione Analis@rc genera un ambiente dedicato nel quale è possibile effettuare

analisi e raffronti con altri dati aziendali strutturati sulla base di un ambiente di

Business Intelligence.

L’utente può valutare l’efficienza e l’efficacia delle risorse umane impiegate attraverso

pratici e intuitivi grafici e report, oltre che effettuare raffronti con altri dati aziendali

strutturati.

Analis@rc si compone di due diversi moduli utilizzabili separatamente.

Modulo Analisi

Il modulo consente all’utente di eseguire l’estrazione dei dati forniti dagli altri

prodotti componenti la Suite, utilizzando un potente ambiente di Datawarehouse, al fine

di permettere una valutazione completa ed efficiente dell’impiego delle risorse

umane.

Il datamart così prodotto potrà essere utilizzato sia dal modulo Report della Suite Archimede

sia da altre applicazioni di Business Intelligence aziendali, a cui potrà essere collegato.

Modulo Report

Il modulo fornisce una completa famiglia di visualizzazioni, grafici e report, attraverso cui è

possibile navigare e visualizzare, in modo chiaro ed efficace, i risultati della analisi,

anche attraverso la definizione di opportuni KPI (Key Performance Indicator).

Queste funzionalità potranno integrare, a richiesta del cliente, specifici dati aziendali che

saranno rappresentati congiuntamente ai dati del personale.

I nostri report sono stati sviluppati utilizzando tecnologia QlikView, pertanto sarà

necessaria, laddove non presenti in azienda, l’acquisizione di specifiche licenze secondo le

necessità e secondo il metodo di licensing di QlikTech Italy.

QlikView è una piattaforma flessibile di Business Discovery studiata per risolvere problemi

troppo complessi per la Business Intelligence tradizionale.

Tale strumento mette in evidenza le relazioni all’interno dei dati, permette agli utenti

di esplorarli con molteplici tipi di vista o analisi e di interpretarli per cogliere

rapidamente le informazioni importanti. QlikView distribuisce i calcoli tra tutti i core

disponibili rendendo ottimali le prestazioni dell’hardware.

Pubbli@rc

Pubbli@rc è un portale dedicato al dipendente, costituito da componenti modulari

eventualmente integrabili in un portale già esistente in azienda, in grado di offrire tutte

quelle funzioni necessarie per lo scambio di informazioni e documenti fra l’azienda e i

dipendenti, come, ad esempio, la richiesta di assenze e dei cambi turni.

L’applicazione permette di prelevare i dati di turnazione al fine di permettere la pubblicazione

online in tempo reale e di evidenziare l’effettiva presenza dei lavoratori con appositi

indicatori semaforici.

Pubbli@rc, inoltre, consente di visualizzare attarverso un apposito monitor posto

all’ingresso di un’area oppure di un reparto, la situazione del personale in turno con i

vari livelli di qualifica, nel rispetto delle leggi sulla privacy, come se si trattasse di una

pianta organica dinamica basata sull’avanzamento temporale.