Studiu aplicativ privind eficientizarea activităţii

Primăriei Municipiului Botoşani

SPECIALIZARE: ADMINISTRAŢIE PUBLICĂ

ANUL III

IAŞI, 2010

Cuprins

I. Organizarea şi funcţionalitatea unei instituţii publice. Premise şi factori de impact

1. Cadrul general de înfiinţare şi organizare a instituţiei publice……………………………...

….....3

2. Individualizarea misiunii şi obiectului de activitate în instituţia publică…………………..

……..3

3. Prezentarea obiectivelor şi activităţilor instituţiei

publice………………………………………..4

4. Prezentarea structurii organizatorice şi indicarea fluxului informaţional (organigramă,

interrelaţii între compartimente/departamente/servicii; competenţe, atribuţii, sarcini)

…………………………5

5. Evidenţierea relaţiilor interinstituţionale………………………………………………….

………9

6. Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcţii ocupate)…….

….12

7. Analiza nivelului de pregătire profesională în funcţie de studiile avute (formare profesională

iniţială şi perfecţionare profesională)…………………………………………………………...

….13

8. Analiza fluxului documentelor în cadrul instituţiei………………………………………......

….14

9. Analiza situaţiei financiare (bugetul de venituri şi cheltuieli, mod de finanţare, fundamentarea

veniturilor şi cheltuielilor în funcţie de indicatori etc.)

…………………………………………….15

II. Îmbunătăţirea cadrului legislativ şi a celui instituţional. Pe exemplul Primăriei

Municipiului Botoşani

1. Analiza cadrului reglementativ aplicabil…………………………………………...…...

………18

2. Analiza relaţiilor de muncă…………………………………………………………........….

….18

2

3. Analiza capacităţii decizionale…………..………………………………………………….

…..19

4. Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunităţilor şi amenintărilor în vederea

eficientizării activităţii respectivei instituţii

publice……………………………………………….19

5. Identificarea posibilelor soluţii în vederea eficientizării activităţii instituţiei publice….....……

22

6. Eficientizarea comunicării dintre instituţia publică şi cetăţean……………………...…….

…....23

Concluzii …………….………………………………………………………………………….

…24

Anexe………………………………………………………………………………………………

25

Bibliografie

3

Studiu aplicativ privind eficientizarea activităţii Primăriei

Municipiului Botoşani

I. Organizarea şi funcţionalitatea unei instituţii publice. Premise şi factori de

impact

1.1 Cadrul general de înfiinţare şi organizare a instituţiei publice

Primăria Municipiului Botoşani este organizată şi funcţionează potrivit prevederilor

Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001 şi în conformitate cu hotărâile Consiliului

Judeţean Botoşani  privind aprobarea organigramei şi numărului de posturi ale aparatului

propriu  de specialitate.

Primarul, Viceprimarii şi Secretarul municipiului Botoşani, împreună cu aparatul

propriu de specialitate  constituie o structură funcţională cu activitate permanentă, denumită

Primăria Municipiului Botoşani care aduce la îndeplinire hotărârile Consiliului Local al

Municipiului Botoşani şi dispoziţiile Primarului, soluţionând problemele curente ale

colectivităţii locale.

Primarul este şeful administraţiei publice locale a municipiului  Botoşani şi al

aparatului propriu de specialitate, pe care îl conduce şi controlează, conform art. 66(1) din

Legea 215/2001.

1.2 Individualizarea misiunii şi obiectului de activitate în instituţia publică 

Primăria Municipiului Botoşani este o structură funcţională cu activitate permanentă,

care duce la îndeplinire hotărârile Consiliului Local şi dispoziţiile Primarului, soluţionând, în

condiţiile legii, probleme curente ale comunităţii locale.

Întreaga activitate a Primăriei Municipiului Botoşani se subordonează principiului

legalităţii, gestionării responsabile şi eficiente a problemelor publice, în interesul colectivităţii

locale.

Misiunea Primăriei Municipiului Botoşani este de a soluţiona şi gestiona, în numele şi

în interesul colectivităţii locale pe care o reprezintă, treburile publice, în condiţiile legii, de a

asigura respectarea drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor, a prevederilor

Constituţiei, precum şi punerea în aplicare a legislaţiei în vigoare.

Atribuţiile Primăriei Municipiului Botoşani se concretizează în activităţi executive cu

caracter de dispoziţie şi activităţi cu caracter de prestaţie.

4

Prin activităţile executive cu caracter de dispoziţie se realizează procesul de organizare

şi executare a legilor, hotărârilor Consiliului Local şi altor acte normative, stabilindu-se conduita

concretă pe care trebuie să o urmeze diferite persoane fizice şi juridice din Municipiul Botoşani.

Actele juridice emise în exercitarea acestor activităţi sunt dispoziţii, avize, acorduri şi

autorizaţii.

Activităţile executive cu caracter de prestaţie se realizează din oficiu sau la cererea

cetăţenilor şi persoanelor juridice din municipiu, urmărind în principal:

asigurarea calităţii vieţii în cadrul colectivităţii locale (salubritate, ocrotirea mediului

ambiant, asigurarea utilităţilor publice, întreţinerea căilor publice).

satisfacerea unor cerinţe, din oficiu sau la cererea persoanelor fizice sau juridice (eliberarea

de certificate, nomenclatura stradală şi recenzarea imobilelor, realizarea cadastrului imobiliar-

edilitar, soluţionarea petiţiilor şi sesizărilor, analiza şi promovarea către autoritatea deliberativă

a propunerilor de soluţionare a problemelor ce intră în competenţa materială de soluţionare a

acesteia, precum şi asigurarea respectării drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor,

etc).

Dispoziţiile prezentului Regulament se aplică funcţionarilor publici şi personalului cu

contract individual de muncă, din aparatul propriu de specialitate al Primarului Municipiului

Botoşani.

Funcţionarii publici şi personalul angajat cu contract individual de muncă, din aparatul

propriu de specialitate al Primarului Municipiului Botoşani, fiecare în domeniul lor de activitate,

sunt în serviciul colectivităţii locale şi asigură satisfacerea cerinţelor cetăţenilor prin aplicarea

corectă a legilor, altor acte normative, inclusiv a hotărârilor Consiliului Local şi dispoziţiilor

Primarului.

Funcţionarii publici din aparatul propriu de specialitate al primarului se bucură de

stabilitate în funcţie, în condiţiile legii şi se supun reglementărilor Legii nr. 188/1999,

republicată, privind Statutul Funcţionarilor Publici.

Personalul angajat cu contract individual de muncă nu are calitate de funcţionar public

şi se supune reglementărilor prevăzute de legislaţia muncii.

1.3 Prezentarea obiectivelor şi activităţilor instituţiei publice 

Primăria Municipiului Botoşani are ca obiectiv principal servirea colectivităţii realizând

acest lucru prin gestionarea resurselor ce aparţin oraşului. Pentru aceasta se elaborează şi aprobă

anual, bugetele de venituri şi cheltuieli şi se stabilesc impozitele şi taxele locale şi taxele

speciale.

5

Ca obiective menţionăm:

Eficientizarea activităţilor instituţiei;

Creşterea capacităţii administraţiei publice de a gestiona eficient şi rapid dezvoltarea

municipiului, în special prin proiecte de formare profesională a aparatului propriu, proiecte de

asimilare a principiilor managementului de proiect şi de dezvoltare de mecanisme şi politici care

să eficientizeze actul administrării locale;

Dezvoltarea Centrului de Informare şi Consiliere pentru Cetăţeni, pentru a fi mai aproape în

primul rând de nevoile acestora şi pentru a furniza acestora informaţiile de care aceştia au

nevoie;

Investiţii pentru modernizarea unităţilor de ordine publică, pentru creşterea gradului de

siguranţă în rândul cetăţenilor;

Implementarea tehnologiei informaţionale pentru gestionarea serviciilor publice, ca

mecanism de eficientizare a rolului administraţiei publice de gestionar şi monitor de politici

publice;

Pregătire profesională şi dezvoltarea abilităţilor funcţionarilor publici cu orientare către

clienţi / cetăţeni / contribuabili, cu efect în schimbarea mentalităţii şi atitudinii faţă de cetăţean şi

contribuabil în general;

Crearea unei unităţi de implementare / gestionare a proiectelor, care va avea şi rolul de a

promova la nivelul primăriei a unei metodologii de transformare a bugetului local în buget pe

proiecte, folosindu-se mecanismele specifice managementului de proiect;

Îmbunătăţirea serviciilor online şi a procesului de diseminare a informaţiilor în format

electronic;

Dezvoltarea unei reţele informatice a serviciilor publice ce pot fi oferite online;

Cât mai buna gestionare a resurselor financiare;

Finalizarea programelor şi proiectelor iniţiate de Primăria Municipiului Botoşani;

Perfecţionarea sistemului de relaţionare cu cetăţenii;

Iniţierea de noi proiecte şi acţiuni pe plan social, de programe de mediu;

Intensificarea acţiunilor ce ţin de imaginea localităţii.

Facilitarea contactelor şi sprijinirea administraţiilor locale pentru încheierea de parteneriate

externe;

6

1.4 Prezentarea structurii organizatorice şi indicarea fluxului informational

(organigrama, interrelatii intre compartimente/departamente/servicii; competente, atributii,

sarcini)

Aparatul propriu de specialitate al Consiliului Local al Municipiului Botoşani este

organizat pe compartimente. În sensul prezentului regulament, prin compartimente se înţelege

birouri, servicii, direcţii, conform organigramei şi statului de funcţii aprobat.

Structura organizatorică şi numărul de posturi se stabilesc prin hotărâri ale Consiliului

Local, cu respectarea prevederilor legale.

Conducerea direcţiilor, serviciilor, birourilor şi legătura acestora cu autorităţile în

subordinea cărora lucrează, se realizează prin directorii executivi, respectiv şefii de servicii şi

birouri.

Directorii, şefii de servici şi birouri reprezintă instituţia în raporturile cu terţii, numai pe

baza împuternicirilor de reprezentare acordate de primar, sau stabilite prin fişa postului.

Direcţiile de specialitate din cadrul structurii organizatorice nu sunt investite cu

atribuţii de decizie, care să angajeze autorităţile administraţiei publice locale.

În îndeplinirea atribuţiilor ce le revin, compartimentele, sub îndrumarea directorului

executiv, întocmesc rapoarte, referate, informări, programe de activitate, studii pe care le supun

aprobării, conform competenţelor legale.

Directorii executivi şi şefii de compartimente asigură conducerea operativă şi

funcţionarea în condiţii de eficienţă, calitate şi răspund de sarcinile, cât şi de instrucţiunile pe

care le transmit personalului din subordine.

În conformitate cu prevederile Legii nr. 215/2001 a administraţiei publice locale,

primarul, viceprimarii, secretarul, împreună cu personalul din subordinea ierarhică a primarului,

constituie Primăria, instituţie publică cu activitate permanentă care duce la îndeplinire efectivă

hotărarile Consiliului Local şi soluţionează problemele curente ale colectivităţii locale în care

funcţionează. Personalul Primăriei este structurat pe direcţii, servicii, birouri şi compartimente.

Primarul, în calitate de şef al administraţiei publice locale, răspunde de întreaga

activitate din Primărie potrivit competenţelor stabilite de lege. În exercitarea atribuţiilor sale

Primarul poate delega o parte din acestea, mai puţin cele exceptate de lege. În absenţa

Primarului, atribuţiile acestuia pot fi exercitate de unul dintre viceprimari anume împuternicit.

Viceprimarii coordonează compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei, în temeiul

organigramei şi dispoziţiei primarului. Secretarul Primăriei exercită atribuţiile prevăzute de

art.43 alin.2 si 53 din Legea administratţiei publice locale nr.215/2001, precum şi cele prevăzute

7

în alte acte normative, sau încredinţate de Primar şi Consiliul Local, bucurându-se de stabilitate

în funcţie în condiţiile legii.

Direcţia Administraţie Publică Locală

Compartimentul administraţie publică locală desfăşoară următoarele activităţi:

examinează şi propune secretarului modalităţile concrete de rezolvare a petiţiilor,

plângerilor formulate de cetăţeni, prezintă lunar sinteze privind problematica scrisorilor

adresate Primăriei  şi modul de rezolvare a acestora;

răspunde de folosirea documentelor din arhiva instituţiei şi eliberează, în condiţiile

prevăzute de lege, certificatele, copiile şi extrasele de pe documentele din arhivă;

asigură înscrierea în audienţă a solicitanţilor, participă la audienţe şi urmăreşte

rezolvarea problemelor ridicate;

urmăreşte rezolvarea cererilor privind cumpărarea lemnelor de foc şi construcţii;

urmăreşte modul în care este asigurată apărarea ordinii publice, respectarea drepturilor

şi libertăţilor fundamentale ale cetăţenilor, informând periodic Primarul şi Consiliul

Local;

gestionează şi soluţionează dosarele cetăţenilor privind Legea nr.10/2001;

vizează de legalitate contractele încheiate între Primărie şi terţi.

Biroul Stare Civilă prestează următoarele servicii către populaţie:

primeşte, verifică şi înregistrează documentaţia pentru eliberarea actelor de stare civilă

(naştere, deces, căsătorie), precum şi pentru eliberarea copiilor şi extraselor după

documentelor de stare civilă;

întocmeşte actele de naştere în baza sentinţelor civile de înregistrare tardivă a naşterii,

precum şi în baza dispoziţiilor Primarului, în cazul copiilor abandonaţi la naştere;

asigură relaţiile cu publicul în domeniu;

urmăreşte aplicarea art.62 din legea nr.119/1996, analizând şi stabilind faptele ce

constituie contravenţii la regimul actelor de stare civilă, aplicându-se sancţiuni potrivit

legii;

completează livretele de familie.

8

Biroul Registrul Agricol îşi desfăşoară activitatea în folosul cetăţenilor, astfel:

eliberează adeverinţe şi certificate de producător agricol, precum şi de adeverire a

proprietăţii agricole;

rezolvă corespondenţa, cererile şi reclamaţii cetăţenilor;

întocmeşte şi actualizează datele înscrise în Registrul agricol, conform Legii 68/1991 şi

H.G.R. nr.269/2001 şi corelarea dateleor declarate cu evidenţele din cadrul Serviciului

Cadastru;

participă la şedinţele de fond funciar.

Compartimentul Contencios, prin consilierii săi juridici, participă la concilieri, în caz

de litigii în contencios.

Compartimentul Autoritate Tutelară asigură următoarele servicii populaţiei:

efectuează anchete sociale pentru divorţuri, pentru persoanele condamnate, pentru

punere sub interdicţie;

participă la activitatea de documentare în vederea soluţionării problemelor de autoritate

tutelară;

controlează efectiv şi continuu modul în care părinţii, tutorii, curatorii şi alte persoane

obligate de lege îşi îndeplinesc obligaţiile legate de persoana şi bunurile minorului;

la cererea instanţei de judecată sau a organelor de urmărire penală, întocmeşte

documentaţia în cazurile de tutelă, curatelă, decădere din drepturile părinteşti, minori

infractori.

Biroul de Audit Intern asigură transparenţa referitoare la activitatea din cadrul

Primăriei şi cetăţeni, astfel:

examinează legalitatea, regularitatea şi conformitatea operaţiunilor, identificarea

erorilor, risipei, gestiunii defectuoase şi fraudelor, propunând măsuri şi soluţii pentru

recuperarea pagubelor şi sancţionarea vinovaţilor;

evaluează economicitatea, eficienţa şi eficacitatea cu care sistemele de conducere şi de

execuţie din instituţie utilizează resursele financiare, umane şi materiale pentru atingerea

obiectivelor şi obţinerea rezultatelor stabilite;

efectuează controlul şi certificarea datelor la Direcţia Taxe şi Impozite, în vederea

emiterii Dispoziţiei Primarului, în situaţia formulării de contestaţii de către petenţi.

9

Direcţia Economică, prin serviciile sale, urmăreşte corectitudinea plăţilor şi încasărilor

aferente activităţilor sale, urmăreşte şi înregistrează în contabilitate toate lucrările de investiţii,

întocmeşte contracte de închiriei, concesionări sau dare în folosinţă gratuită a unor bunuri ale

muncipalităţii.

Serviciul Resurse Umane, prin personalul din cadrul Compartimentului Resurse

Umane şi Protecţie civilă, asigură următoarele:

întocmirea contractelor de muncă pentru însoţitorii persoanelor cu handicap, evidenţa

acestora şi asigurarea retribuirii lor;

prevenirea populaţiei asupra atacului inamicului din aer sau a dezastrelor;

stabileşte măsuri pentru protecţia populaţiei împotriva efectelor armelor nucleare,

chimice, biologice şi convenţionale şi a dezastrelor;

efectuează pregătirea populaţiei în vederea asigurării protecţiei;

stabileşte posibilitatea de utilizare a fondului pentru adăpostire;

execută proiecte şi experimentări în scopul îmbunătăţirii măsurilor de protecţie civilă;

propune spre aprobare mijloacele materiale şi financiare necesare construirii, amenajării

şi modernizării adăposturilor, punctului de comandă, a sistemului de alarmare a

mijloacelor de protecţie şi intervenţie;

asigură, prin comisia medicală, măsuri sanitare pentru răniţi şi sinistraţi rezultaţi în urma

dezastrelor.

Prin Compartimentul Informare Publică, cetăţenii au acces la orice informaţie de

interes public, cu excepţia acelor informaţii care sunt exceptate de la accesul liber al cetăţenilor.

Direcţia de Protecţie, Ordine Publică şi Administrativă colaborează cu organele de

poliţie pentru asigurarea climatului de ordine şi linişte publică, siguranţa persoanelor,

integritatea corporală, viaţa, bunurile ce aparţin domeniului public şi privat al sectorului şi a

persoanelor fizice;

în caz de incendii, să ia măsuri de stingere şi salvare a persoanelor şi bunurilor;

sesizează poliţia în legătură cu orice faptă care prezintă pericol social şi dă concursul

pentru îndeplinirea misiunilor ce-i revin Poliţiei, pentru prinderea infractorilor.

Direcţia Tehnică, prin serviciile şi compartimentele sale, reprezintă Direcţia din cadrul

Primăriei ce rezolvă multe din problemele ridicate de populaţie, şi anume:

modernizări şi reabilitări ale căilor de comunicaţie şi lucrărilor de artă (poduri);

lucrări privind siguranţa circulaţiei;

10

extinderi de reţele edilitare;

lucrări de salubrizare a spaţiilor publice, căilor de comunicaţie;

lucrări de investiţii: locuinţe sociale, săli de sport;

investiţii în dezvoltarea infrastructurii turistice şi de agrement - amenajarea ştrandului

municipal - prin accesarea fondurilor UE – program PHARE;

investiţii în dezvoltarea infrastructurii de mediu: implementarea programului privind

Sistemului de management al deşeurilor – prin accesarea fondurilor UE – program ISPA,

lucrări de întreţinere canalizare pluvială;

amenajarea şi întreţinerea spaţiilor verzi, a parcurilor şi a altor locuri de agrement;

asigurarea iluminatului public;

alte lucrări gospodăreşti: decolmatări de albii, lucrări de deszăpezire şi combatere a

poleiului, lucrări de dezinsecţii, deratizări, ecarisaj;

asigură tipărirea şi distribuirea legitimaţiilor de călătorie gratuită pentru transportul în

comun a veteranilor de război, a foştilor deţinuţi politici, a deportaţilor, etc., conform

legii.

Direcţia Urbanism şi Amenajarea teritoriului, prin Serviciul Urbanism coordonează

dezvoltarea urbanistică şi amenajarea teritoriului la nivelul sectorului, conform prevederilor

Legii nr.350/2001 şi a Legii nr.453/2001, emiţând pentru populaţei Avize ale Comisiei Locale

de Urbanism şi Certificate de Urbanism.

Serviciul Autorizări în Construcţii emite Autorizaţii de construire conform

prevederilor legale în vigoare, Planului Urbanistic General şi Regulamentului General de

Urbanism, după verificarea documentaţiilor depuse de beneficiari.

Activitatea Serviciului Cadastru constă în aplicarea prevederilor Legii fondului

funciar şi avnd ca rezultat eliberarea de titluri de proprietate celor ce au acest drept.

1.5 Evidențierea relațiilor interinstituționale

Relaţiile cu Trezoreria

Trezoreria statului este structurată asemănător băncilor, având o unitate centrală

subordonată Ministerului Finanţelor şi unităţilor teritoriale amplasate în funcţie de structura

administrativ – teritorială a ţării. Funcţiile tradiţionale ale Trezoreriei sunt cele atribuite de către

finanţele clasice care consideră trezoreria statului ca fiind pe de o parte "casieria " unde sunt

depuse fondurile publice administrate atât la nivelul statului cât şi la nivelurile administraţiilor

locale, iar pe de altă parte "banca" cu activitate de credit pe termen lung însărcinată să

echilibreze încasările cu plăţile de natură bugetară.

11

Trezoreria tinde să devină unul din instrumentele prin care administraţia statului sau

administraţia locală îşi procură resursele financiare suplimentare alături de cele bugetare şi

menţine echilibrul bugetar şi financiar la nivelul administraţiei.

Astăzi, Trezoreria finanţelor publice la nivelul autorităţilor administraţiei publice locale

îndeplineşte următoarele activităţi:

casier al sectorului public;

execuţia bugetelor locale;

controlul financiar preventiv;

operaţiuni de decontare în contul instituţiilor publice locale;

atragerea disponibilităţilor;

efectuarea unor plasamente financiare pe termen scurt;

gestionarea datoriei publice locale;

evidenţa contabilă a operaţiunilor.

Relaţiile cu Instituţiile

Formarea, administrarea, folosirea şi controlul resurselor financiare specifice unităţilor

administrativ – teritoriale, instituţiilor şi serviciilor publice de interes local, se stabilesc conform

unor norme dar şi cu respectarea unor principii obligatorii care stau la baza elaborării, aprobării

şi execuţiei bugetare la nivelul local.

Autonomia financiară, prin bugetele locale, aduce după sine descentralizarea unor

atribuţii centrale ale statului.

Ca urmare, relaţiile care se stabilesc între autorităţile administraţiei publice locale şi

instituţiile reprezentative ale statului nu sunt de subordonare şi nici de centralizare.

Fluxul informaţional care se stabileşte între autoritatea administraţiei publice locale şi

celelalte instituţii poate fi redată astfel:

12

1. Avizează bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat de Consiliul Local în vederea

depunerii acestora la Direcţia de Trezorerie Publică pentru a se realiza operaţiunile financiare

din cursul anului financiar.

2. Depunerea situaţiilor privind bugetul local în vederea centralizării şi raportării

acestuia către Ministerul Finanţelor. Depunerea dării de seamă contabile trimestriale.

3. Transmite note de fundamentare privind necesarul de sume defalcate din impozitul

pe venit pentru bugetele locale şi a sumelor defalcate din taxa pe valoare adăugată. Transmite

alte situaţii care stau la baza fundamentării bugetelor locale.

4. Comunică sumele defalcate din impozitul pe venit şi din taxa pe valoare adăugată

pentru bugetele locale după aprobarea bugetului de stat, cât şi ca urmare a rectificării bugetului

de stat. Repartizează pe unităţi administrativ – teritoriale prelevările de la bugetul de stat pe baza

criteriilor prevăzute de Ordonanţa Nr. 45/2003 privind finanţele publice locale.

5 – 6 Relaţii cu Trezoreria.

7 - 8 Solicită acestora fundamentarea cheltuielilor pentru a fi incluse în bugetul local şi

a fi supuse spre aprobare în Consiliul Local.

Comunică acestora detalierile de cheltuieli în urma aprobării bugetului local cu

repartizarea pe trimestre. Deschide credite bugetare la trezorerie, pe titluri de cheltuieli şi

alimentează conturile deschise în vederea efectuării de decontări. Avizează bugetele de venituri

şi cheltuieli pentru activităţile autofinanţate. Centralizează dările de seamă contabile trimestriale

în vederea raportării către Finanţele Publice.

13

Ordonatori terţiari de

credite

Administraţia

publică locală

Consiliul

Judeţean

TREZORERIE

Direcţia Generală a

Finanţelor Publice

Relaţiile cu Furnizorii

Relaţiile cu furnizorii se referă la operaţiunile privind cumpărările de mărfuri şi

produse, lucrările executate şi serviciile prestate, precum şi cumpărările de imobilizări.

Instituţia publică solicită de la minim 3 furnizori oferta de preţ pentru bunurile pe care

urmează să le achiziţioneze. După ce se alege oferta cea mai avantajoasă, solicită prin referat

achiziţionarea de produse specificând cantităţile necesare. Furnizorul emite factură pentru

bunurile solicitate către instituţia publică, în momentul achiziţionării de către aceasta. Factura,

împreună cu ofertele de preţ, referatul de necesitate este înregistrată în contabilitate, urmând să

se facă decontările către furnizor pe bază de ordin de plată. În cazul executărilor de lucrări şi

prestări de servicii pentru o instituţie publică, se încheie contracte cu furnizorul, în care se

stabilesc preţurile, condiţiile şi modalităţile de plată.

1.6 Structura personalului (organizare pe compartimente/birouri/servicii, funcţii

ocupate)

În prezent, totalul personalului primăriei Municipiului Botoşani este de 210, din care

personal de conducere 20 şi numărul total de posturi din aparatul propriu al Primăriei

Municipiului Botoşani 190.

FUNCȚII FUNCȚII

PUBLICE

PERSONAL

CONTRACTUAL

TOTAL

CONDUCERE 19 1 20

EXECȚIE 149 41 190

TOTAL 168 42 210

Structura aparatului de specialitate al Primarului

Aparatul de specialitate al Primarului este organizat pe compartimente, birouri, servicii,

direcţii, conform organigramei şi statutului de funcţii aprobat. Structura organizatorică şi

numărul de posturi se stabilesc prin hotărâri ale Consiliului Local, cu respectarea prevederilor

legale.

14

Direcţiile reprezintă unităţi operative de maximă flexibilitate menite să garanteze

transferul de funcţii, programe şi obiective. Direcţiile grupează de regulă mai multe servicii,

birouri sau compartimente omogene. Direcţiile de specialitate din cadrul structurii

organizatorice nu sunt investite cu atribuţii de decizie, care să angajeze autorităţile

administraţiei publice locale.

Serviciile reprezintă un mediu organizatoric de nivel II cărora le este atribuită tratarea

unor obiective sau activităţi specifice, cu responsabilităţi în consecinţă. Serviciile pot funcţiona

independent sau să aibă în componenţă birouri şi compartimente. Serviciul este condus de un şef

de serviciu.

Biroul reprezintă mediul organizatoric de bază omogen sub aspect gestional. Biroul

este condus de un şef de birou.

Compartimentul este un mediu organizatoric de bază căruia îi sunt date în componenţă

un număr restrâns de activităţi care nu presupun coordonarea unui şef de birou. În îndeplinirea

atribuţiilor ce le revin, compartimentele, sub îndrumarea directorului executiv, întocmesc

rapoarte, referate, informări, programe de activitate, studii pe care le supun aprobării, conform

competenţelor legale.

Conducerea direcţiilor, serviciilor, birourilor şi legătura acestora cu autorităţile în

subordinea cărora lucrează, se realizează prin directorii executivi, respectiv şefii de servicii şi

birouri. Directorii, şefii de servici şi birouri reprezintă instituţia în raporturile cu terţii, numai pe

baza împuternicirilor de reprezentare acordate de primar, sau stabilite prin fişa postului.

Directorii executivi şi şefii de compartimente asigură conducerea operativă şi

funcţionarea în condiţii de eficienţă, calitate şi răspund de sarcinile, cât şi de instrucţiunile pe

care le transmit personalului din subordine.

1.7 Analiza nivelului de pregătire profesioanală în funcție de studiile cerute

Evaluarea şi controlul personalului se face pe baza fişelor de evaluare şi a fişelor

posturilor. Se întocmesc fişe de evaluare atât la angajare (dacă este cazul), cât şi după angajare.

În cazul ambelor fişe de evaluare se regăsesc indicatori care fac referire la:

Rezulatele obţinute: cantitatea, calitatea lucrărilor şi sarcinilor realizate, nivelul de îndeplinire

a sarcinilor şi lucrărilor în termenele stabilite, eficiența lucrărilor şi sarcinilor rezultate în

contextul atingerii obiectivelor propuse.

Adaptarea la complexitatea muncii:

- Adaptarea la concepţia de alternative de schimbare sau soluţii noi (creativitatea);

- Analiza şi sinteza riscurilor, influenţelor şi consecinţelor evaluate;

15

- Evaluarea volumului lucrărilor şi sarcinilor de rutină.

Asumarea responsabilităţii:

Intensitatea implicării şi rapiditatea intervenţiei în realizarea atribuţiilor;

Evaluarea nivelului riscului decizional;

Capacitatea relaţională şi disciplina muncii;

Capacitatea de evitare a stărilor conflictuale şi respectarea relaţiilor ierarhice;

Adaptabilitatea la situaţii neprevăzute.

Astfel rezultă 10 criterii de evaluare, pe baza cărora se vor acorda note cărora le

corespund calificative, după cum urmează: 3 = foarte bine; 2 = bine; 1 = satisfăcător. În ultima

parte a fișei de evaluare se adună notele obtinuțe la fiecare criteriu. Rezultatul, care reprezintă

suma punctajelor obţinute la fiecare criteriu, va corespunde calificativului final. Între -1 şi -10

calificativul este “ nesatisfăcător “, între 0 şi 27 calificativul este “ satisfăcător “, pentru 28 se

acordă calificativul “ bun “, pentru 29 – “ foarte bun “, iar pentru 30 – “ excepţional “.

Comisia de evaluare este alcătuită din președinte, membrii comisiei și un secretar.

Criteriile de evaluare a postului, conform fişei postului sunt:

Formarea profesională: pregătirea de bază corespunzătoare (studii absolvite), pregătirea de

specialitate, autoperfecţionare, perfecţionări în domeniu pentru menţinerea competenţei de post;

Adaptabilitatea la locul de muncă: experienţă în muncă, experienţă în specialitatea postului,

perioadă de probă;

Dificultatea şi complexitatea operaţiilor: activitate de concepţie, activitate de analiză şi

sinteză, activitate de rutină (repetitivă);

Responsabilitate implicită: pentru obţinerea şi utilizarea informaţiilor în vederea pregătirii

unor decizii;

Capacitate relaţională: gradul de solicitare din partea structurilor interne din instituţie, gradul

de solicitare din afara instituţiei, din partea cetăţenilor şi/sau serviciilor.

La nivelul Primăriei Botoșani, în organigramă sunt prevăzute şi posturi de natură

contractuală. Aceste posturi se evaluează în conformitate cu prevederile Legii nr. 477/20041.

1.8 Analiza fluxului documentelor în cadrul instituţiei 

Toate documentele care circulă în şi între diferitele compartimente ale Primăriei

Botoşani vor primi un numar de înregistrare din cadrul aplicaţiei electronice ”Managementul

documentelor”.

1 Legea privind Codul de conduita a personalului contractual din autoritatile si institutiile publice.16

Salariații Primăriei Botoşani care au sarcina de a opera in Programul “Managementul

documentelor” au obligația de a respecta întocmai instrucțiunile de utilizare a programului

(înregistrare, circulație, expediere), primite în scris. Fiecare compartiment sau direcție în parte

va stabili care este circuitul normal al fiecărui tip de document, astfel încât să se elimine pe cât

posibil întârzierea nejustificată a rezolvării unei probleme, cu respectarea reglementărilor legale

în vigoare. Circuitul unui tip de document se poate modifica, în funcție de necesități, de către

fiecare compartiment sau direcție în parte, prin stabilirea unor reguli interne, care vor fi aduse la

cunoștința tuturor celor implicați în rezolvarea problemei respective. Salariaţii Primăriei

Botoşani au obligatia de a rezolva problemele specifice și de a răspunde solicitărilor petenților

în termenele legale.

Mânuirea și păstrarea sigiliilor (ștampilelor) care se aplică pe documente, folosite de

Consiliul Local al Municipiului, Direcțiile și compartimentele de specialitate și Primarul

Municipiului Botoşani, se va face numai de către funcționarii publici împuterniciți conform

Dispoziției Primarului.

Înregistrarea documentelor se va face numai de către salariații special desemnați și

instruiți în acest scop.

1.9 Analiza situaţiei financiare (bugetul de venituri şi cheltuieli, mod de finanţare,

fundamentarea veniturilor şi cheltuielilor în funcţie de indicatori etc.) 

Cheltuielile din bugetele publice revin, ca responsabilitate de fundamentare şi execuţie,

instituţiilor specializate în gestiunea balanţelor financiare ale statului ori ale unităţilor

administrativ – teritoriale, pe de o parte şi consumatorii de fonduri publice (ordonatori de credite

bugetare) pe de altă parte. Instituţiile publice, în cea mai mare parte apar cu calitatea de

consumatori de fonduri publice, respectiv ordonatori de credite bugetare potrivit cu înscrierea de

cheltuieli în bugetele publice pe de o parte şi consemnarea de indicatori asemănători (la

cheltuieli) în bugetele de venituri şi cheltuieli.2

Cheltuielile întâlnite comune tuturor instituţiilor publice, indiferent de subordonarea lor

sunt:

Cheltuieli de personal;

Cheltuieli materiale şi servicii;

Cheltuieli de capital.

Primele două tipuri sunt considerate "Cheltuieli curente" iar ultimul reprezintă

cheltuieli pentru investiţii. Conform legii finanţelor publice, cheltuielile de personal şi cele de

2 Filip Gheorghe - "Finanţe Publice"17

capital se prezintă distinct de cheltuielile materiale, iar în cadrul cheltuielilor materiale este

interzisă includerea cheltuielilor de personal şi de capital.

Fundamentarea cheltuielilor de personal:

Cheltuielile de personal vizează plata drepturilor salariale ale personalului angajat şi

obligaţiile aferente faţă de bugetul statului, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetele

fondurilor speciale, precum şi drepturile de delegare şi detaşare.

Fundamentarea necesarului de fonduri pentru cheltuielile cu salariile se realizează de

fiecare prefectură pornind de la numărul de angajaţi.

Indicatorii de luat în calculul fondului de salarii pentru personalul angajat sunt:

număr de personal angajat, respectiv număr de posturi, indicator specific instituţiilor publice

din domeniul administrativ (primăria) care sunt reflectate într-un document specific şi anume

statul de funcţii;

număr de beneficiari salarii de merit, gradaţii de merit, indemnizaţii de conducere, spor de

vechime etc.;

salariul tarifar de încadrare (salariul de bază), indemnizaţia de conducere, salariul de merit,

indemnizaţia pentru sporul de vechime, alte sporuri potrivit statului de funcţii.

Sistemul de salarizare a funcţionarilor publici este stabilit conform Ordonanţei de urgenţă

192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială a funcţionarilor publici şi are în

vedere următoarele:

crearea unui sistem unitar de salarizare aplicabil tuturor funcţionarilor publici;

crearea unei ierarhizări a sistemului de salarizare pe categorii clase şi grade;

salarizarea funcţionarilor publici în raport cu activitatea depusă şi importanţa acesteia.

Cheltuielile cu salariile sunt compuse din salariul de bază, stabilit conform legii, şi o

parte variabilă, constând din adaosuri, sporuri şi alte drepturi salariale suplimentare. În vederea

fundamentării cheltuielilor cu salariile este necesară fundamentrea fiecărui element component

(alineat de cheltuială).

Fundamentarea cheltuielilor de capital

Cheltuielile de capital se includ în bugetul de venituri şi cheltuieli pe baza listei de

lucrări, utilaje, mobilier şi alte obiective de investiţii, cu desfăşurare atât fizic cât şi valoric. În

fundamentarea acestei categorii de cheltuieli se ţine cont în stabilirea cuantumului lor şi de

eventualele restanţe şi datorii ale perioadelor trecute.

Surse de finanţare

18

Finanţarea, ca o noţiune generală, înseamnă punerea la dispoziţia persoanelor fizice sau

juridice de fonduri băneşti din anumite surse, în condiţii bine determinate, pentru scopuri precise

şi cu titlu nerambursabil.

Pornind de la această definiţie cu caracter general, finanţarea bugetară poate fi definită

ca alocarea de mijloace băneşti din bugetele la dispoziţia instituţiilor publice, de regulă cu titlu

definitiv, pentru destinaţii precis stabilite, potrivit cu anticipaţiile din bugetul de venituri şi

cheltuieli aprobat. În acest sens trebuie precizat că în bugetul de venituri şi cheltuieli al fiecărei

instituţii publice sunt prevăzute în mod distinct cheltuielile care urmează să fie suportate din

bugetul de stat.3

Principala şi unica formă de finanţare a cheltuielilor Prefecturii Botoşani este bugetul

de stat. Prefectura Botoşani este finanţată în totalitate din bugetul de stat. Ministerul Internelor şi

Reformei Administrative este ordonatorul principal de credite care va aloca sumele provenind

din bugetul de stat.

Cheltuielile finanţate din bugetul de stat sunt:

Cheltuielile cu personalul prefecturii şi celelalte cheltuieli aferente acestora (contribuţii la

asigurări sociale de stat, sănătate, etc.).

Cheltuielile materiale de întreţinere, cheltuielile cu reparaţiile capitale şi cheltuielile de

capital.

Diverse proiecte de reformare;

Perfecţionarea pregătirii profesionale a personalului prefecturii.

Bugetul – sursă de finanţare a Primăriei judeţului Botoşani

Finanţarea se realizează în funcţie de stadiul de îndeplinire a indicatorilor de plată şi pe

măsura folosirii mijloacelor acordate anterior, nu există un automatism în finanţarea bugetară;

Finanţarea nu se face din oficiu ci pe bază de cerere, beneficiarii unor sume de la buget

trebuie să solicite acele sume şi să argumenteze necesitatea finanţării lor;

Finanţarea bugetară intervine numai în completarea resurselor proprii în caz că există acele

resurse;

Prin finanţare trebuie să se asigure o anumită eficienţă în folosirea fondurilor precum şi

desfăşurarea unui control asupra necesităţii, oportunităţii şi economicităţii unor cheltuieli şi

acţiuni.

Finanţarea din bugetul de stat ca parte a finanţării bugetare presupune punerea la dispoziţia

instituţiilor publice a mijloacelor băneşti corespunzătoare prevederilor din bugetul de stat.

3 Filip Gheorghe - "Finanţe Publice"19

Pentru bugetul de stat finanţarea se face potrivit cu cele trei categorii de ordonatori de

credite bugetare într-o succesiune potrivit cu o anumită etapizare, termenul tehnic cunoscut fiind

de deschidere şi repartizare de credite bugetare. Concret sunt parcurse două etape distincte, şi

anume deschiderea de credite bugetare şi apoi repartizarea de credite bugetare.

Ordonatorii principali, ordonatorii terţiari de credite bugetare răspund de:

utilizarea creditelor bugetare;

folosirea eficientă a sumelor primite de la bugetul de stat;

integritatea bunurilor încredinţate unităţii pe care o conduc;

organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii;

întocmirea şi prezentarea la timp a dărilor de seamă, contabilităţii asupra execuţiei bugetare.

Sumele aprobate prin bugetul de stat, în limita cărora se pot efectua cheltuieli, poartă

denumirea de credite bugetare. Acestea se aprobă pe destinaţii (autorităţi publice) iar în cadrul

fiecărui capitol pe categorii de cheltuieli.

II. Îmbunătăţirea cadrului legislativ şi a celui instituţional. Pe exemplul Primăriei

Municipiului Botosani

2.1 Analiza cadrului reglementativ aplicabil

Cadrul juridic normativ de organizare şi funcţionare a administraţiei publice

locale îl constituie, în principal, dispoziţiile constituţionale cuprinse în secţiunea a 2-a

„Administraţia publică locală” a Cap. V „Administraţia publică” din Titlul III „Autorităţi

publice”, precum şi dispoziţiile Legii 215/2001 privind administraţia publică locală.

2.2 Analiza relaţiilor de muncă

Relaţiile de serviciu între angajaţii instituţiei decurg din structura organizatorică (de tip

piramidal - ierarhic funcţională) care generează relaţii de autoritate pe verticală, şi funcţionale,

pe orizontală. Pe verticală, relaţiile sunt de subordonare, de sus în jos, fiecare şef răspunzând de

legalitatea şi temeinicia dispoziţiilor date, precum şi de consecinţele acestor dispoziţii.

Transmiterea dispoziţiilor legale de autoritatea ierarhică se face prin şefii ierarhici

direcţi. Ei pot transmite în caz de urgenţă şi nemijlocit, sărind treptele ierarhice, iar cel care a

primit dispoziţia este obligat să informeze pe şeful ierarhic direct.

Subalternii sunt obligaţi să execute întocmai şi la timp dispoziţiile primite. Dacă

angajatul care primeşte o dispoziţie de la şeful său consideră că aceasta nu este corespunzătoare

sau că există motive obiective ce pot împiedica executarea acesteia, trebuie să-i sesizeze acest

20

lucru. Dacă persoana care a dat dispoziţia insistă în executarea acesteia, va trebui să o formuleze

în scris. În această situaţie dispoziţia va fi executată de cel care a primit-o.

Adresarea pe cale ierarhică este obligatorie. Orice reclamaţie, solicitare sau propunere

nu va fi oprită din circulaţie sub nici un motiv de către şefii ierarhici până când aceasta nu

ajunge la cel căruia i-a fost adresată, singurul în măsură să decidă a răspunde.

Angajaţii care prin natura funcţiilor vin în contact cu publicul sau cu organele de

avizare şi control, trebuie să aibă o ţinută şi o comportare corespunzătoare, să dea dovadă de

solicitudine şi de principialitate şi să rezolve toate problemele în spiritul legalităţii. Fiecare şef

ierarhic este obligat să efectueze în mod sistematic control asupra modului în care subalternii,

nemijlocit, îşi aduc la îndeplinire sarcinile ce le revin din fişa postului şi din dispoziţiile primite.

Conducerea Primăriei Municipiului Botoşani efectuează controale permanente şi/sau

periodice la compartimentele din subordine. Controalele se pot referi la mai multe domenii de

activitate sau pot fi limitate la un domeniu de specialitate. Prin control se realizează totodată

îndrumarea angajaţilor în indeplinirea obligaţiilor de serviciu. Modul de organizare şi de

efectuare a controalelor se stabileşte prin ordine directe sau note interne.

Constatările făcute cu ocazia controalelor se aduc la cunoştinţa celor controlaţi şi

şefilor direcţi ai acestora, atât pe parcursul controlului, cât şi la sfârşitul acestuia, stabilindu-se

măsurile ce se impun a fi luate, cu termene şi responsabilităţi. Şefii ierarhici sunt obligaţi să

aducă la îndeplinire şi să urmărească realizarea măsurilor stabilite în cursul controalelor.

2.3 Analiza capacităţii decizionale

Administrația publică în unitățile administrativ-teritoriale se organizează și

funcționează în temeiul principiilor autonomiei locale, descentralizării serviciilor publice,

eligibilității autorităților administrației publice locale, legalității și al consultării cetățenilor în

soluționarea problemelor locale de interes deosebit.

Aplicarea principiilor prevăzute nu poate aduce atingere caracterului de stat naţional,

unitar şi indivizibil al României.

Prin autonomie locală se întelege dreptul şi capacitatea efectivă a autorităţilor

administraţiei publice locale de a soluţiona şi de a gestiona, în numele şi în interesul

colectivităţilor locale pe care le reprezintă, treburile publice, în condiţiile legii.

Primarul asigură conducerea serviciilor publice de specialitate din cadrul Primăriei.

Acesta, în calitatea sa de şef al administraţiei publice locale, răspunde de întreaga activitate din

Primărie, potrivit competenţelor stabilite prin lege.

21

În exercitarea atribuţiilor sale, Primarul poate delega o parte din acestea, mai puţin cele

exceptate prin lege. În absenţa Primarului, atribuţiile acestuia pot fi exercitate de unul dintre

viceprimari, anume împuternicit.

Viceprimarii coordonează compartimentele de specialitate din cadrul aparatului propriu

al Primăriei, în temeiul organigramei şi dispoziţiei primarului.

Secretarul Primăriei exercită atribuţiile prevăzute de art. 85-86 din Legea administraţiei

publice locale nr. 215/2001, precum şi cele prevăzute în alte acte normative sau încredinţate de

Primar şi Consiliul Local, bucurându-se de stabilitate în funcţie în condiţiile legii.

2.4 Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, oportunităţilor şi amenintărilor în

vederea eficientizării activităţii Primariei Botosani

Analiza SWOT a scos în evidenţă punctele tari şi punctele slabe din organizarea şi

funcţionarea instituţiei, oportunităţile momentului precum şi ameninţările la adresa instituţiei

astfel încât să adaptăm punctele tari la oportunităţi, să reducem la minimum ameninţările şi să

eliminăm punctele slabe.

Puncte tari:

- structura organizatorică piramidală ce permite o mai bună coordonare a compartimentelor;

- calitatea resurselor umane evidenţiată prin procentul ridicat al personalului cu studii

superioare din instituţiile publice;

- receptivitate şi adaptabilitate la modificările cadrului legislativ şi la diversitatea sarcinilor de

serviciu;

- existenţa calculatoarelor şi conectarea la Internet

- utilizarea, în cadrul sistemului informațional a unor mijloace moderne de prelucrare a

informațiilor;

- existenţa Biroului de Relaţii cu publicul care funcţionează în cadrul Primariei Municipiului

Botoşani ca interfaţă principală între instituţie şi cetăţeni;

- existenţa site-ului Primăriei Municipiului Botoşani ce permite accesul cetăţenilor la

informaţiile de interes public.

- actualizarea permanentă a paginii web a primariei, ceea ce are ca efect creşterea gradului de

transparenţă a activităţii primariei;

- utilizarea internetului pentru comunicaţii cu alte instituţii şi cu cetăţenii, având ca rezultat o

comunicare eficientă şi în timp real.

22

Punctele slabe:

- sistemul rigid – birocrație;

- resurse financiare insuficiente destinate modernizării şi dezvoltării activităţilor instituţiei;

- în managementul instituţiei publice primează în foarte multe cazuri interesele personale nu

cele ale comunităţii;

- concentrarea pe rezolvarea unor activităţi nerelevante, mari consumatoare de timp;

- lipsa de amabilitate a personalului;

- dificultăţi de comunicare internă între diferitele compartimente funcţionale şi între structuri

ale administraţiei publice locale;

- eficienţa scăzută a utilizării resurselor alocate;

- dificultatea adaptării în timp util la nevoile cetăţenilor, tot mai variate;

- amânarea luării unor decizii legate de colectivitatea locală care au ca efect creşterea gradului

de neîncredere a cetăţenilor;

- rezistenţa la schimbare a unor funcţionari sau incapacitatea altora de a se adapta la schimbare,

precum şi percepţia rutinei, în unele cazuri, ca mod de acţiune;

- posibilităţi reduse de motivare financiară a personalului şi de atragere a persoanelor cu

calificare superioară în structurile funcţionarilor publici.

Oportunităţi

- atragerea fondurilor de finanţare externă, pentru dezvoltarea locală;

- colaborare cu organizaţii nonguvernamentale care au capacitatea să atragă fonduri

extrabugetare;

- implementarea acquis-ului comunitar;

- introducerea standardelor de management al calităţii în administraţia publică;

- dezvoltarea parteneriatului public-privat;

- existenţa fondurilor europene destinate dezvoltării instituţionale;

- cooperarea cu alte ţări pentru formarea personalului din administratia publică prin stabilirea

de parteneriate.

Ameninţări

- gradul ridicat al migraţiei funcţionarilor publici în alte sectoare;

- birocraţie excesivă;

- rezistenţa la schimbare;

23

- capacitate limitată de implementare a politicilor publice;

- implicarea ridicată a forţelor politice în managementul public;

- nivelul diferenţiat de dezvoltare pe regiuni economice urban/rural.

Recomandari:

Abordarea cauzală a principalelor disfuncționalități și puncte tari, realizate în

paragrafele precedente, permite evidenţierea câtorva recomandări pe baza cărora urmează a se

interveni decizional şi operaţional.

Eforturi de aplicare a unor politici de personal moderne, care să conducă la:

- asigurarea unui mecanism de recrutare adecvat creşterii standardelor profesionale şi

menţinerea lor la un nivel ridicat;

- asigurarea posibilităţii de dezvoltare a cunoştinţelor şi abilităţilor profesionale;

- asigurarea oportunităţilor de dezvoltare a carierei individuale;

- îmbunătăţirea condiţiilor de muncă;

crearea unei administraţii apropiate de cetăţeni;

aplicarea unui sistem de standardizare a serviciilor menite să definească cerinţele de calitate

pe care trebuie să le indeplinească acestea;

sporirea importanţei rezultatelor mecanismelor de consultare a cetăţenilor ca o premisă a

determinării mai exacte a nevoilor cetăţenilor;

mediatizarea pe scară largă a calităţii serviciilor oferite de administraţia publică locală către

cetăţeni.

2.5 Identificarea posibilelor soluții în vederea eficientizării activității Primariei

Botosani

colaborarea cu structuri educaţionale pentru formarea continuă a funcţionarilor publici;

implementarea unui program de marketing, cu toata gama de servicii destinate satisfacerii

optime a necesităţilor clienţilor. Administraţia publică, al cărei scop este satisfacerea nevoilor

cetăţenilor prin oferirea unor servicii de calitate, ar trebui orientată către acest tip de gândire

pentru a spori productivitatea şi a se apropia de cetăţeni. Mass-media şi societatea civila, în

calitate de formatori de imagine, transmit o serie de mesaje cu conotaţii negative referitoare la

funcţionarii publici, care generează o percepţie negativă a opiniei publice cu privire la corpul

funcţionarilor publici. Funcţionarul public din România este perceput adesea, prin intermediul

imaginii transmise de presă sau prin percepţia directă, drept incompetent, slab motivat, birocrat,

24

obedient, politizat, lipsit de iniţiativă, corupt şi arogant. Soluţia acestei probleme poate fi

implementarea programului de marketing.

În acest sens se pot avea în vedere următoarele măsuri/acţiuni de marketing în

administraţia publică:

organizarea unor sesiuni şi dezbateri publice, cu participarea societăţii civile şi a mass-media,

în cadrul cărora să se prezinte şi performanţele funcţionarilor publici;

investigarea opiniei funcţionarilor publici cu privire la gradul de încredere în instituţia sau

autoritatea publică în cadrul căreia îşi desfăşoară activitatea;

dezvoltarea abilităţilor de lucru cu publicul la funţionarii care au în fişa postului asemenea

atribuţii, având în vedere că aceştia reprezintă interfaţa dintre administraţie şi cetaţean –

participarea la cursuri în domeniul comunicării.

reducerea birocraţiei;

educarea populaţiei pentru utilizarea în relaţia cu primăria a mijloacelor de comunicare la

distanţă: internet, telefon;

urmărirea păstrării echilibrului între tinereţea şi experienţa personalului;

orientarea clară înspre nevoile clientului, punând accentul pe îmbunătăţirea continuă;

îmbunătăţirea continuă a comunicării interne şi externe;

cetăţeanului să i se ceară părerea cu privire la serviciile oferite de instituţia de administraţie

publică pentru a se putea aprecia dacă acestea corespund aşteptărilor.

În acest sens, se recomandă încurajarea sistemului de sugestii şi reclamaţii, care să

permită cetăţenilor nemultumiţi de serviciile oferite de administraţia publică să se poata

exprima, precum şi folosirea chestionarelor şi a anchetelor pentru a evalua imaginea instituţiilor

din administraţia publică în rândul cetăţenilor.

2.6 Eficientizarea comunicării dintre instituţia publică şi cetăţean

Autorităţile publice trebuie ca, prin întreaga lor activitate, să urmărească

satisfacerea interesului general al populaţiei, iar instituţiile administraţiei publice au

obligaţia să se apropie de membrii colectivităţilor locale şi să menţină un contact

permanent cu aceştia. Astfel, administraţia publică trebuie să comunice, să fie deschisă

dialogului, să respecte şi să ia în considerare cetăţeanul.

Comunicarea publică trebuie să facă cunoscute cetăţenilor existenţa organizaţiilor

din sectorul public, modul de funcţionare şi atribuţiile acestora, legalitatea şi oportunitatea

deciziilor adoptate. Totodată, prin eficientizarea comunicării se urmareşte cunoaşterea

25

nevoilor şi dorinţelor cetăţenilor pentru ca instituţiile publice, prin rolul şi atribuţiile care le

deţin, să vină în întâmpinarea acestora, realizând astfel un interes general.

Cetăţeanul trebuie să fie informat cu privire la existenţa şi modul de funcţionare a

serviciilor publice, trebuie ascultat atunci când îşi exprimă nemulţumirea, trebuie să îi fie

luate în considerare dorinţele şi nevoile.

Eficientizarea comunicării poate fi realizată prin:

- Punerea la dispoziţia cetăţenilor a informaţiilor de interes local;

- Prezentarea şi promovarea serviciilor publice oferite de colectivităţile locale;

- Promovarea instituţiei publice.

O bună funcţionare a comunicării între cetăţean şi instituţia publică facilitează

administrarea şi controlul proceselor de prestare şi are un impact puternic asupra

comportamentului funcţionarilor publici şi a eficienţei acestora.

Concluzii

Existenţa birocraţiei dusă pană la extrem care îngreunează drumul actelor aprobate, datorat

şi periodelor mari de timp de care actele au nevoie pentru a fi semnate şi aprobate;

Păstrarea secretului profesional în legatură cu activitatea prestată în cadrul instituţiei, dar

acest lucru are şi un deficit prin faptul că informaţiile care ar trebui furnizate studenţilor

practicanţi sau persoanelor interesate sunt de asemenea considerate confidenţiale, deşi nu

sunt;

Unii funcţionari publici au studii medii şi urmează diferite facultăţi pentru a-şi menţine

postul;

Concursurile pentru ocuparea posturilor vacante sunt realizate doar pentru a îndeplini

condiţiile legale, câştigătorul cunoscându-se dinaintea concursului, pe bază de relaţii. Sunt

foarte puţine cazuri când câştigătorul concursului este selectat pe baza cunoştinţelor sale.

Promovarea personalului se face pe baza simpatiilor şefului şi este realizată în aşa fel încât

să întrunească condiţiile legale.

O politică de reconstruire a încrederii în administraţia publică poate să conducă în

final atât la creşterea eficienţei şi eficacităţii funcţionarilor publici, cât şi la creşterea gradului de

satisfacţie a cetăţenilor, a societăţii civile şi a mass-media faţă de serviciile publice.

26

ANEXE

27

ANEXA Nr. 1

28

ANEXA Nr. 2

29

30

31

32

ANEXA Nr. 3

33

34

A

35

NEXA Nr. 4

36

37

38

39

40

ANEXA Nr. 5

41

ANEXA Nr. 6

42

BIBLIOGRAFIE:

1. Legea  nr. 215 din 23 aprilie 2001 - Legea administraţiei publice locale, modificată şi

completată de Legea nr. 286/2006;

2. Legea nr. 188/1999 - privind Statutul funcţionarilor publici, modificată şi completată de

Legea nr. 251/2006 (publicată în M.O. nr. 574/4.07.2006, intrată în vigoare la data de

7.07.2006);

3. Organigrama Primăriei Municipiului Botoşani;

4. Legea nr. 161 din 19 aprilie 2003 - privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în

exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi

sancţionarea corupţiei;

5. Verginia Vedinaş: Drept Administrativ, Editura Universul Juridic, Bucureşti 2007;

6. http://www.primariabt.ro/

7. Filip Gheorghe - "Finanţe Publice"

8. Legea Nr. 554 din 2 decembrie 2004, Legea Contenciosului Administrativ.

43