STRUKTURAT ESTRUKTURAT E

ORGANIZIMIT TE ORGANIZIMIT TE

PROJEKTIT PROJEKTIT

Problemet organizative qe lidhen Problemet organizative qe lidhen me Projektetme Projektet

1.1. Si te lidhet projekti me kompanine Si te lidhet projekti me kompanine meme. meme.

2.2. Si te organizohet projekti Si te organizohet projekti 3.3. Si te organizohen aktivitetet e Si te organizohen aktivitetet e

perbashketa per shume projekte.perbashketa per shume projekte.

Struktura e OrganizimitStruktura e OrganizimitKonsiston ne tre elemente kryesore :Konsiston ne tre elemente kryesore :

1.1. Projektimin e lidhjeve formale te raportimit Projektimin e lidhjeve formale te raportimit – Numrin e niveleve ne hirarki Numrin e niveleve ne hirarki – Hapesiren e kontrollit te manaxhereve dhe Hapesiren e kontrollit te manaxhereve dhe

supervizoreve supervizoreve

2.2. Grupimin e:Grupimin e:– Individeve ne departamente Individeve ne departamente – Te departamenteve ne gjithe organizaten Te departamenteve ne gjithe organizaten

3.3. Projektimin e sistemeve perProjektimin e sistemeve per – Komunikimin efektiv Komunikimin efektiv – Koordinimin Koordinimin – Integrimin efektiv te departamenteve Integrimin efektiv te departamenteve

Format e Struktures se OrganizimitFormat e Struktures se OrganizimitOrganizimi funksionalOrganizimi funksional – nje grup – nje grup njerezish qe kryejne aktivitete te ngjashme njerezish qe kryejne aktivitete te ngjashme ne ne departamentedepartamente..Organizimi projektOrganizimi projekt – grupimi i njerezve ne – grupimi i njerezve ne grupe projektigrupe projekti me detyra ne menyre te me detyra ne menyre te perkoheshme.perkoheshme.Organizimi matriceOrganizimi matrice – krijim i nje hirarkie – krijim i nje hirarkie dyfishe ne te cilen dyfishe ne te cilen funksionet dhe funksionet dhe projektetprojektet dalin ne pah pothuajse ne dalin ne pah pothuajse ne menyre te njellojte. menyre te njellojte.

Organizimi i Tipit FunksionalOrganizimi i Tipit FunksionalPerdoret per bizneset qe shesin dhe Perdoret per bizneset qe shesin dhe prodhojne produkte standarte. prodhojne produkte standarte. Grupet perbehen nga individe qe kryejne te Grupet perbehen nga individe qe kryejne te njejtin funksion. njejtin funksion. Pergjithesisht ndermerren ne menyre Pergjithesisht ndermerren ne menyre periodike per projektet brenda per brenda periodike per projektet brenda per brenda kompanise. kompanise. Anetaret e grupit mund te caktohen per Anetaret e grupit mund te caktohen per projektin. projektin. Anetaret e grupit vazhdojne ne menyre te Anetaret e grupit vazhdojne ne menyre te rregullt punet e tyre funksionale. rregullt punet e tyre funksionale. Manaxheri i projektit nuk ka autoritet te Manaxheri i projektit nuk ka autoritet te plote mbi grupin. plote mbi grupin.

Bordi drejtoreve

Shefi Executive

Zv. President i Marketing

Zv. President i Finance

Zv. President i Kerkimit

Zhvillimi Produktit

Testimi

Kerkim Labor

Cilesia

Kerkim Tregu

Shitjet

Mbeshtetje mbas tregut

Reklama

Zv. President Prodhimit

Logistika

Outsourcing

Distribution

Magazinim

Sherbime Financiare

Kontraktimi

Investimet

Marketingut

Outsourcing

Distribution

Prodhim

Organizimi Funksional - Organizimi Funksional - AvantazhetAvantazhetProjekti kryhet brenda struktures baze funksionale Projekti kryhet brenda struktures baze funksionale pa bere ndryshim te formes ekzistuese te pa bere ndryshim te formes ekzistuese te organizimit.organizimit.Fleksibilitet maksimal ne perdorimin e stafit.Fleksibilitet maksimal ne perdorimin e stafit. (Experts (Experts assigned to functional units; Assigned to projects as needed)assigned to functional units; Assigned to projects as needed)Stafi mundet lehtesisht te caktohet per shume Stafi mundet lehtesisht te caktohet per shume projekte projekte ((Experts can be switched between projects easily; Experts can be switched between projects easily; Functional manager picks best expert for each project)Functional manager picks best expert for each project)

Specialistet mund te grupohen per te shkembyer Specialistet mund te grupohen per te shkembyer eksperiencen dhe njohurite e tyreeksperiencen dhe njohurite e tyre

– Departamenti funksional perben rrugen normale te Departamenti funksional perben rrugen normale te avancimit te individeve ekspertiza e te cileve eshte ne kete avancimit te individeve ekspertiza e te cileve eshte ne kete fushefushe.. ( (Engineers can become supervisors or VP’s)Engineers can become supervisors or VP’s)

Organizimi Funksional – Organizimi Funksional – DisavantazhetDisavantazhet Mungesa e fokusit tek klienti Mungesa e fokusit tek klienti ((Function unit has its own

work outside the project; Functional manager not likely to be accountable for project and therefore client)

Njesia funksionale nuk fokusohet tek projekti (Function unit sees success in its area as most important; Project seen as secondary, or worse, an interruption)

Menaxheri i projektit mund te mos kete autoritetin e duhur Must share authority with functional managers May be several managers responsible for various parts of

project Client may not have a single point of contact at project This can make response to the client slow or non-existent

Organiz. Funksional – Organiz. Funksional – DisavantazhetDisavantazhet Kohe me e gjate per te perfunduar projektetKohe me e gjate per te perfunduar projektet

Functional managers manage their part to benefit their functional unit

Interests outside their area may not be fully considered Tendenca per ta ndare projektin ne pjese

Complex projects require input from a large number of different areas

This can be difficult to coordinate without a common manager Motivimi i njerezve te caktuar per projektin tenton qe te Motivimi i njerezve te caktuar per projektin tenton qe te

jete i dobet.jete i dobet. Project is not the worker’s “home” Project manager most likely does not do their performance

evaluations May not receive additional pay for difficulties of working on

project

Organizimi Projekt - Organizimi Projekt - AvantazhetAvantazhet1. Manaxheri i projektit ka autoritet te plote mbi projektin1. Manaxheri i projektit ka autoritet te plote mbi projektin

Will typically report to senior management (project sponsor) This gives project manager access to managerial advice This centralizes authority and makes for rapid decision

making / response to client

2. Cdonjeri raporton tek menaxheri i projektit This gives the PM the ability to make quick decisions Makes it easier for PM to motivate and reward members May be tempered by relationship to functional unit

3. Linja me te shkurtera komunikimi e grupimi i e grupimi i specialisteve per te shkembyer eksperiencen dhe specialisteve per te shkembyer eksperiencen dhe njohurite e tyrenjohurite e tyre

Organizimi Projekt - Organizimi Projekt - AvantazhetAvantazhet4. Grupi i pojektit ka identitetin e tij

Project members work for the “project” not the functional unit This can significantly improve performance

5. Quick decisions (Authority is centralized)

6. Unity of command Each worker reports to one, and-only-one, manager Project has a simple structure

7. Structurally simple and flexible - Easy to implement

7. Everyone on project is concerned about project, not their functional unit

Organizimi Projekt - Organizimi Projekt - DisavantazhetDisavantazhet1. 1. Cdo projekt tenton qe te plotesohet me stafin e Cdo projekt tenton qe te plotesohet me stafin e

nevojshem gje qe mund te coje ne dublimin e nevojshem gje qe mund te coje ne dublimin e perpjekjeve ne lidhje me cdo fushe.perpjekjeve ne lidhje me cdo fushe.

2. Stockpiling (grumbullim) Project managers tend to stockpile resources so they are

available when needed They also tend to keep those resources longer than needed

just-in-case

3. 3. Kjo strukture mbart shqetesimin e anetareve te Kjo strukture mbart shqetesimin e anetareve te grupit se cfare do te ndodhe mbas perfundimit te grupit se cfare do te ndodhe mbas perfundimit te projektit.projektit.

Organizimi Matrice Organizimi Matrice Organizimi matrice eshte nje kombinim iOrganizimi matrice eshte nje kombinim istruktures funksionale dhe asaj projekt.struktures funksionale dhe asaj projekt.

Organizimi matrice mund te marre nje varietet Organizimi matrice mund te marre nje varietet te gjere formash specifikete gjere formash specifike

Organizim matrice “Organizim matrice “projektprojekt” ose “i forte” qe i ngjan ” ose “i forte” qe i ngjan me shume organizimit te paster projekt.me shume organizimit te paster projekt.

Organizim matrice “Organizim matrice “funksionalefunksionale” ose “i dobet” qe i ” ose “i dobet” qe i ngjan me shume formes funksionale.ngjan me shume formes funksionale.

Matrice e Matrice e balancuarbalancuar qe qendron ndermjet. qe qendron ndermjet.

The Matrix OrganizationThe Matrix Organization

Organizimi Matrice - Organizimi Matrice - AvantazhetAvantazhet1. Projekti perben fokusin kryesor. 1. Projekti perben fokusin kryesor. That remains the project manager’s responsibility

2.2. E ve theksin si ne rendesine e manaxhimit te E ve theksin si ne rendesine e manaxhimit te projektit ashtu dhe ne eficencen funksionale.projektit ashtu dhe ne eficencen funksionale.

3. The project has access to entire organization for labor and technology

Projects draw from functional organizations as required This reduces duplication of resources4. Less anxiety about the end of the project Project members return to their functional organizations

Organizimi Matrice - Organizimi Matrice - AvantazhetAvantazhet5. 5. Consistent policies

Parent organization will oversee project Project will have closer access to parent

administration6. Easier to balance organizational resources

Less competition for resources Competition can be controlled by parent

organization and functional managers7. Flexibility

Many different possible structures between strong and weak

Different structures can be used for different projects

Organizimi Matrice - Organizimi Matrice - DisavantazhetDisavantazhetShumica e disavantazheve perfshijne konfliktin ndermjetShumica e disavantazheve perfshijne konfliktin ndermjetManaxhereve funksionale dhe te projektitManaxhereve funksionale dhe te projektit1.1. Hirarki dyfishe do te thote dy shefa.Hirarki dyfishe do te thote dy shefa.2. Functional units make many decisions, including

technology ones Project manager has less control than in a pure project Project manager’s control is balanced against that of the

functional manager If they disagree, it can be hard to resolve Negotiation is the key to project success

3. Projects compete for resources This is especially true when there are several large projects Someone above project managers must set and enforce

priorities Multiple schedules will add stress to functional managers

Organizimi Matrice - Organizimi Matrice - DisavantazhetDisavantazhet

4. Workers do not have a single manager This splits loyalty Makes performance appraisal difficult Information flow is difficult

5. Ndonese pushteti eshte me I balancuar ai eshte mjaft

delikat Matrice e bute – fokusi I pushtetit eshte departamenti

funksional Matrice e forte – qendra e pushtetit per projektin eshte

menaxheri I projektit

Zgjedhja e Formes se OrganizimitZgjedhja e Formes se OrganizimitNumri i projekteve dhe madhesia e tyreNumri i projekteve dhe madhesia e tyre. Pak . Pak projekte dhe jo te medha e qe ndermerren ne projekte dhe jo te medha e qe ndermerren ne menyre te vazhdueshme ne organizate do te menyre te vazhdueshme ne organizate do te kerkonin strukture funksionalekerkonin strukture funksionale..Rendesia strategjike dhe Niveli i pasigurise se Rendesia strategjike dhe Niveli i pasigurise se projekteve (inovacioni)projekteve (inovacioni). Kontrolli i rrepte per te . Kontrolli i rrepte per te reaguar ndaj efekteve te pasigurise eshte i mundur reaguar ndaj efekteve te pasigurise eshte i mundur ne nje strukture te orientuar nga projekti.ne nje strukture te orientuar nga projekti.Tipi i teknollogjise qe perdoretTipi i teknollogjise qe perdoret.Kur teknollogji te .Kur teknollogji te ndryshme kerkohen dhe kerkohet nje person me ndryshme kerkohen dhe kerkohet nje person me kohe te plote ne cdo fushe, atehere matrice e forte kohe te plote ne cdo fushe, atehere matrice e forte ose e orientuar nga projekti do te preferohejose e orientuar nga projekti do te preferohej

Zgjedhja e Formes se OrganizimitZgjedhja e Formes se OrganizimitKompleksiteti i projektit. Kompleksiteti i projektit. Kompleksiteti i larte Kompleksiteti i larte kerkon nje koordinim te mire te grupit te projektit e kerkon nje koordinim te mire te grupit te projektit e mund te perballohet me mire me nje strukture te mund te perballohet me mire me nje strukture te orientuar nga projekti.orientuar nga projekti.Kohezgjatja e projektitKohezgjatja e projektit. Kohezgjatja e shkurter nuk . Kohezgjatja e shkurter nuk e justifikon organizimin projekt te dedikuar. e justifikon organizimin projekt te dedikuar.

Organizimi Projekt - Organizimi Projekt - AvantazhetAvantazhet

Ekziston njesia e komandimitEkziston njesia e komandimitOrganizimet e pastra projekt jane Organizimet e pastra projekt jane struktura te thjeshta dhe fleksibile qe i struktura te thjeshta dhe fleksibile qe i ben ato relativisht te thjeshta per tu ben ato relativisht te thjeshta per tu kuptuar dhe zbatuar.kuptuar dhe zbatuar.Promovohet krijimi i eksperteve te Promovohet krijimi i eksperteve te manaxhimit te projektit te cilet mund te manaxhimit te projektit te cilet mund te perdoren kur nje seri projektesh te nje perdoren kur nje seri projektesh te nje lloji pasojne njeri tjetrin.lloji pasojne njeri tjetrin.

Organizimi Matrice - Organizimi Matrice - DisavantazhetDisavantazhet

Shkelet parimi i manaxhimit te njesise Shkelet parimi i manaxhimit te njesise se komandimit me pranine e dy shefave se komandimit me pranine e dy shefave ne te njejten kohe.ne te njejten kohe.Ndarja e autoritetit dhe pergjegjesise ne Ndarja e autoritetit dhe pergjegjesise ne organizimin matrice eshte komplekse organizimin matrice eshte komplekse dhe e papershtatshme per manaxherin dhe e papershtatshme per manaxherin e projektit.e projektit.Kerkohet nje kohe e konsiderueshme Kerkohet nje kohe e konsiderueshme per te negociuar ndarjen e burimeve per te negociuar ndarjen e burimeve kritike ndermjet projekteve dhe kritike ndermjet projekteve dhe departamenteve. departamenteve.

Organizimi Matrice - Organizimi Matrice - AvantazhetAvantazhet

Reagimi ndaj nevojave te klientit eshte Reagimi ndaj nevojave te klientit eshte po aq i shpejte sa ne organizimin e po aq i shpejte sa ne organizimin e paster projekt.paster projekt.Organizmi matrice lejon nje balancim Organizmi matrice lejon nje balancim me te mire te burimeve te kompanise me te mire te burimeve te kompanise per te arritur qellimet ne lidhje me per te arritur qellimet ne lidhje me kohen, koston dhe performancen kur kohen, koston dhe performancen kur nje sere projektesh ndermerren ne te nje sere projektesh ndermerren ne te njejten kohe.njejten kohe.

Kultura ndikon ne Manaxhimin e Kultura ndikon ne Manaxhimin e ProjektitProjektit

1.1. Nepermjet nderveprimit ndermjet dept. Nepermjet nderveprimit ndermjet dept.

(Mbeshtesin njeri tjetrin per arritjen e qellimeve (Mbeshtesin njeri tjetrin per arritjen e qellimeve

te projektit)te projektit)

2.2. Angazhimit te punonjesve per te arritur qellimet Angazhimit te punonjesve per te arritur qellimet

3.3. Planifikimit te projektitPlanifikimit te projektit

4.4. Vleresimit te performancesVleresimit te performances

Kultura e Organizates – ndikimi i Kultura e Organizates – ndikimi i saj ne MPsaj ne MP

Faktoret kryesore qe ndikojne ne Faktoret kryesore qe ndikojne ne zhvillimin e kultures :zhvillimin e kultures :

- - TeknollogjiaTeknollogjia

– MjedisiMjedisi– Vend ndodhja gjeografike Vend ndodhja gjeografike – Rregullat dhe proceduratRregullat dhe procedurat

Zyrat e Manaxhimit te ProjektitZyrat e Manaxhimit te Projektit

Njesi te centralizuara qe mbikqyrin ose Njesi te centralizuara qe mbikqyrin ose permiresojne manaxhimin e projektitpermiresojne manaxhimin e projektitQender burimi per dhenjen e:Qender burimi per dhenjen e:– Detajeve Teknike Detajeve Teknike – EkspertizesEkspertizes– Rekordeve te projektit – mesimet e Rekordeve te projektit – mesimet e

nxjerra, dokumentacionin.nxjerra, dokumentacionin.– Qender ekselenceQender ekselence

Format e Zyrave te Manaxhimit te Format e Zyrave te Manaxhimit te ProjektitProjektit

Stacion ndjekjeStacion ndjekje – – si mjet per ndjekjen dhe si mjet per ndjekjen dhe monitorimin. Duhet tu pergjigjen pyetjeve te tilla monitorimin. Duhet tu pergjigjen pyetjeve te tilla si: si: Cili eshte progresi? Sa eshte paguar per Cili eshte progresi? Sa eshte paguar per projektin deri tani? A parashikohet te arrihet projektin deri tani? A parashikohet te arrihet vlera e arritur e punes? Cila eshte gjendja e vlera e arritur e punes? Cila eshte gjendja e risqeve kryesore te projektit?risqeve kryesore te projektit?Kulle kontrolliKulle kontrolli – – manaxhimi i projektit eshte nje manaxhimi i projektit eshte nje aftesi biznesi qe duhet te mbrohet dhe aftesi biznesi qe duhet te mbrohet dhe mbeshtetet. mbeshtetet. Qender burimiQender burimi – – mbajtja dhe dhenja e mbajtja dhe dhenja e profesionisteve te trajnuar te projektit kur ata profesionisteve te trajnuar te projektit kur ata nevojiten. nevojiten.