središnja agencija za financiranje i ugovaranje nabava robe – postupak odabira i sklapanje...

Zagreb, 17. rujna 2008.

Središnja agencija za financiranje i ugovaranje

Nabava robe – postupak odabira i sklapanje ugovora

Sadržaj

1. OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME

2. POSTUPAK ODABIRA

3. PRIPREMA I SKLAPANJE UGOVORA

4. ZAKLJUČAK

5. PITANJA

Cilj prezentacije

UPOZNAVANJE SA PRAVNIM OKVIROM POSTUPKA

IDENTIFIKACIJA SPECIFIČNIH KORAKA U POSTUPKU

IZBJEGAVANJE GREŠAKA KOJE MOGU DOVESTI DO GUBITKA FINANCIJSKIH SREDSTAVA

OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME

Ugovaranje je temeljni zadatak provedbene agencije

Postupak se provodi u skladu sa Praktičnim vodičem (Practical Guide for contract procedures for EC external actions) i praksom

Važno je znati: priručnik predstavlja interpretaciju i razradu pravila opisanih u Financijske regulativi (Uredba Vijeća (EZ) 1605/2002 + Uredba Vijeća (EZ) 1995/2006) i povezanim provedbenim pravilima (npr. Uredba komisije (EC, EURATOM) 478/2007 – tkz. MODEX)


PRAG: Podjela postupka prema vrijednosti Opis postupaka Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste

u različitim fazama postupka

Podjednako važno: praksa (PRAG ne može obuhvatiti cjelokupnu problematiku)

SERVICES USLUGE

€ 200,000

International restricted tender procedure/ ograničeni

postupak

< € 200,000 but > € 10,000

1 Framework contracts procedure / Okvirni sporazum

2 Competitive negotiated procedure / Natjecateljski dijalog

€ 10,000

Single tender /direktna nabava

SUPPLIES NABAVA ROBE

€ 150,000

International open tender procedure

otvoreni međunarodni postupak

< € 150,000 but € 60,000

Local open tender procedure

otvoreni lokalni postupak

< € 60,000but > € 10,000

Competitivenegotiated procedure Natjecateljski dijalog

€ 10,000

Single tender / direktna nabava

WORKS / RADOVI

€ 5,000,000

1 International open tender procedure / otvoreni međunarodni postupak

2 International restricted tender procedure (exceptional cases) / ograničeni međunarodni postupak

< € 5,000,000but € 300,000

Local open tender procedure /

lokalni otvoreni postupak

< € 300,000but > € 10,000

Competitive negotiated procedure

Natjecateljski dijalog

€ 10,000

Single tender / direktna nabava


Direktna nabava - tijelo nadležno za nabavu poziva jednog ponuditelja po svom izboru

Odgovornost Dokument Aktivnost

korisnik TS, proračun, kontakt podaci ponuditelja

Priprema i dostava TS, proračuna i kontakt podataka

SAFU/provedbeno tijelo TS i proračun, kontakt podaci

Kontrola TS (jasan i nedvosmislen, usklađen sa postojećim pravnim okvirom – npr. PF ili darovnica)

Proračun (dostatan za nabavu, osigurano sufinanciranje)

SAFU/provedbeno tijelo Priprema natječajne dokumentacije

Natječajna dokumentacija: Poziv, upute ponuditelju + dijelovi budućeg ugovora

(GC, SC, TS+TO, BB)

Ex tijelo Natječajna dokumentacija Kontrola

SAFU/provedbeno tijelo Natječajna dokumentacija Slanje


Odgovornost Dokument AktivnostPonuditelj Ponudbena dokumentacija Priprema ponudbene dokumentacije i

slanje u roku (npr. 7 dana)

SAFU/provedbeno tijelo Izvještaj Priprema izvještaja i ugovora, dostava na ex-ante odobrenje

Ex ant tijelo Izvještaj i ugovor Odobrenje

SAFU/provedbeno tijelo Ugovor Slanje 3 primjerka ugovora na potpis uspješnom ponuditelju

Ponuditelj Ugovor Vraća 2 potpisana original ugovora


Natjecateljski dijalog slanje poziva na najmanje tri natjecatelja rok za dostavu ponuda obično 30 dana postupak odabira i ugovaranja kao i slučaju

međunarodnog i lokalnog postupka Priprema tkz. Izvještaja o provedenom

postupku pregovora (negotiation report)


Otvoreni postupci (međunarodni i lokalni): Razlike između međunarodnog i lokalnog

postupka: vrijednost, rokovi za dostavu ponuda i obaveze u vezi objave

Pregovarački postupak - u slučaju neuspjeha redovnog postupka, moguće je otvoriti i pregovarački postupak (ex-ante odobrenje, strategija i imena ponuditelja, konzistentnost i zadržavanje ključnih uvjeta iz inicijalnog nadmetanja)

Postupak odabira – zaprimanje ponuda

– U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice – poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene)

– Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude)


– Dobra praksa – podaci (privremeni) se istovremeno unose u Summary of tenders received (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja)

– Ponude pristigle na zadnji dan moraju obavezno imati i točan sat prispijeća

– Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. publication reference) te naziv predmetnog natječaja

– Postupak otvaranje omotnica koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju)


– Postupak otvaranja ponuda koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju)

– Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao a) povlačenje ponude (withdrawl) ili b) promjena (alteration)

Postupak odabira – javno otvaranje

• Tajnik odbora za ocjenjivanje priprema:– Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao

što je projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora

– Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda

– Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju


– Priprema standardne obrasce (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije početka otvaranja aplikacija

– 1 kopija natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju

– Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje)

– Istraživanje tržišta

• za svakog člana povjerenstva:– Instructions to tenderers– Technical Specification


– Procurement notice (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja)

– Administrative compliance grid (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao referenca)

– Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids, technical compliance sub-grids)

– Obrasci za ocjenjivanje (Evaluation grids)– Questions & answers + corrigendum (ukoliko postoji)


– Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja (stvara sliku o tijelu koje vodi postupak)

– Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja

– Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG 4.3.9.3

– Tek kada predsjedatelj da znak tajniku da je sve spremno, tajnik pušta predstavnike ponuditelja u prostor predviđen za javno otvaranje


– Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o:• tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje će im biti

predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist)

• Dostupnost izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog

– Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi:• Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do trenutka koji je

označen kao krajnji rok za dostavu ponuda• krajnji rok za dostavu ponuda • Samo ponude koje su stigle u navedenom roku će biti

otvorene tijekom javnog otvaranja


– Predsjedate zatim provodi slijedeće:

– Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u Summary of tender received

– Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju)

– Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente:

– Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici,


– Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene)

– Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan)

– Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja),– Da li ponuda sadrži “Tender submission form”,– Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaraion” i to za

svakog člana u slučaju konzorcija– Javno čitanje cijene iz dokumenta “Tenderer’s

Declaration”,


– Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno.

– Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude

– Predsjedatelj prilikom kontrole ponude, obavještava ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda temeljem prispjelih omotnica

– Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude)


- Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva

– predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja

– izvještaj sa javnog otvaranja, zajedno sa kopijama Tender submission form-a i jamstva se dostavlja Delegaciji na odobrenje

Postupak odabira – administrativna usklađenost

- provodi se temeljm tkz. Administrative compliance grid-a

- ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja


- provodi se temeljm tkz. Administrative compliance grid-a

- ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije u potpunosti usklađen sa uvjetima nadmetanja


- ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora,

- koncept potpunosti ponudbene dokumentacije

- proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje

odbora za ocjenjivanje

- Adminstrative compliance grid:


Adminstrative compliance grid:

- nacionalnost ponuditelja

- potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS)

- upotreba službenog jezika postupka

- potpunost – Tender submission form

- potpisi (autorizirani) – Tenderer’s declaration(s)

- ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: LEF)


Adminstrative compliance grid:

- nacionalnost ponuditelja

- potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS)

- upotreba službenog jezika postupka

- potpunost – Tender submission form

- potpisi (autorizirani) – Tenderer’s declaration(s)

- ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: LEF, podugovaratelji itd.)

Postupak odabira – tehnička usklađenost

- pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje:» Kvalifikacijski kriteriji» Tehnički kriteriji

• Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani

• Glavni obrazac (Evaluation grid) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa)

• Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje

Postupak odabira – tehnička usklađenost

- ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (koncept “best value for the money”)

– odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora u ex-ante sustavu već samo daje preporuku

– Tijelo nadležno za nabavu (Contracting Authority) provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom)

Priprema i sklapanje ugovora

• odmah po odobrenju izvještaja sa odbora za ocjenjivanje od strane tijela nadležnog za nabavu, pristupa se izradi ugovora

• Ugovor za više grupa nabave ili individualni ugavor• Struktura ugovora je opisana u “Letter of Invitation to

tender”• Priprema ugovora nije puko kopiranje, ugovor je

potrebno prilagoditi specifičnosti pojedine nabave


• Dijelovi ugovora:

• DRAFT CONTRACT • SPECIAL CONDITIONS• ANNEX I GENERAL CONDITIONS • ANNEX II +III TECHNICAL SPECIFICATIONS +

TECHNICAL OFFER (TO BE TAILORED TO THE SPECIFIC PROJECT)

• ANNEX IV BUDGET BREAKDOWN (MODEL FINANCIAL OFFER)

• ANNEX V FORMS


• Posebno je važno adekvatno prilagoditi posebne uvijete (Special Conditions) s obzirom na njihovu supremaciju u odnosu na ostale dijelove ugovora

• Uključivanje korespondencije u aneks II i III ugovora• Aneks V treba sadržati specifične dijelove ponudbene

dokumentacije koji su važni za provedbu (npr. izjave o jamstvu)

• Ovlašteni potpisnik u SAFU potpisuje ugovor i parafira sve strane posebnih uvjeta (financijska ponuda kopirana u ugovor već mora sadržati potpise tajnika i predsjedatelja) te ga dostavlja na ex-ante odobrenje


• Slanje obavijesti o dodjeli ugovora (Contract notification letter, annex A8) po ex-ante odobrenju ugovora

• Obavijest potrebno prilagoditi činjeničnom stanju (npr. da li je ponuditelj već dostavio pojedine dokaze u vezi paragrafa 2.3.3 PRAG-a)

• Rok za dostavu dokumentarnih dokaza: 15 dana od dana dopisa – pažljivo pratiti

• Kontrola dostavljenih dokaza:– Primjena nacionalnog zakonodavstva ponuditelja

– Informativna lista dokaza:

http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/2004_18/index_en.htm




• po primitku svih potrebnih dokaza, tijelo nadležno za nabavu dostavlja 3 primjerka ugovora i popratni dopis (Contract submission letter, annex A9) pobjedniku

• Rok za povrat 2 potpisana primjerka ugovora je 30 dana od datuma dopisa

• Po primitku 2 potpisana primjerka ugovora, 1 primjerak se prosljeđuje ex-ante tijelu (Delegacija) a drugi u odjel nadležan za izvršenje plaćanja

Pitanja ?

Hvala na pažnji…

središnja agencija za financiranje i ugovaranje nabava robe – postupak odabira i sklapanje...

Documents