središnja agencija za financiranje i ugovaranje nabava robe – postupak odabira i ugovora

Zagreb, 17. rujna 2008.

Središnja agencija za financiranje i ugovaranje

Nabava robe – postupak odabira i ugovora

Sadržaj

1. POSTUPAK ODABIRA2. SIMULACIJA POSTUPKA OTVARANJA3. TIPIČNE GREŠKE U PRIMJENI

KRITERIJA I KONTROLI TEHNIČKE I FINANCIJSKE PRIHVATLJIVOSTI PONUDA

4. PRIPREMA I SKLAPANJE UGOVORA 5. PITANJA

Cilj prezentacije

STVARANJE JASNE SLIKE O ULOZI SUBJEKATA POSTUPKA OCJENJIVANJA PONUDA

IDENTIFIKACIJA SPECIFIČNIH KORAKA U POSTUPKU

IZBJEGAVANJE GREŠAKA KOJE MOGU DOVESTI DO GUBITKA FINANCIJSKIH SREDSTAVA I NEPRAVILNOSTI

OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME

PRAG: Podjela postupka prema vrijednosti Opis postupaka (faze postupka, uloge

subjekata u postupku) Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste

u različitim fazama postupka

Naglasak na praksi (PRAG nije vademekum već zbir smjernica)

Postupak odabira – zaprimanje ponuda

– U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice – poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene)

– Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude)


– Dobra praksa – podaci (privremeni) se istovremeno unose u “Summary of tenders received” (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja)

– Za ponude pristigle na zadnji dan se uz datum, obavezno navodi i točan sat prispijeća

– Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. “publication reference”) te naziv predmetnog nadmetanja


– Napomena na hrvatskom i službenom jeziku nadmetanja u vezi otvaranja ponuda (“Do not open….”)

– Postupak otvaranja ponuda koje nisu označene u skladu sa uvjetima nadmetanja (zapisnik o otvaranju);

– Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao a) povlačenje ponude (“withdrawl”) ili b) promjena (“alteration”)

Postupak odabira – javno otvaranje

• Tajnica/tajnik odbora za ocjenjivanje priprema:– Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao što

je projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora

– Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda

– Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju (uzeti u obzir praznike i druge okolnosti koje mogu utjecati na dostupnost članova/zamjena)


– Priprema standardne obrasce (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije početka otvaranja ponuda

– 1 kopija natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju

– Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje)

– Istraživanje tržišta (važna za financijski dio)

• za svakog člana povjerenstva:– Instructions to tenderers– Technical Specification (prilagođeni aneks II+III)


– Procurement notice (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja)

– Administrative compliance grid (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao referenca)

– Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids, technical compliance sub-grids)

– Obrasci za ocjenjivanje (Evaluation grids)– Questions & answers + corrigendum (ukoliko postoji)


– Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja (stvara sliku o tijelu koje vodi postupak)

– Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja

– Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG 4.3.9.3

– Tek kada predsjedatelj da znak tajniku da je sve spremno, tajnik pušta predstavnike ponuditelja u prostor predviđen za javno otvaranje


– Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o:• tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje će im biti

predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist)

• Dostupnost izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog

– Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi:• Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do trenutka koji je

označen kao krajnji rok za dostavu ponuda• krajnji rok za dostavu ponuda • Samo ponude koje su stigle u navedenom roku će biti

otvorene tijekom javnog otvaranja (?)


– Predsjedate zatim provodi slijedeće:

– Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u “Summary of tender received”

– Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju)

– Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente:

– Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici,


– Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene)

– Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan)

– Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja),– Da li ponuda sadrži “Tender submission form”,– Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaration” i to za

svakog člana u slučaju konzorcija– Javno čitanje cijene iz dokumenta “Tenderer’s

Declaration”,


– Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno.

– Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude

– Predsjedatelj prilikom kontrole ponude, obavještava ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda temeljem prispjelih omotnica

– Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude)


- Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva

– predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja

– izvještaj sa javnog otvaranja, zajedno sa kopijama “Tender submission form” i jamstva se dostavlja Delegaciji na odobrenje

Postupak odabira – administrativna usklađenost

- Zaključci se unose u tkz. “Administrative compliance grid”

- ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja


- ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora, ponuda se smatra administrativno neprihvatljivom

- Odluke moraju biti jasno argumentirane koncept potpunosti ponudbene dokumentacije proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje odbora za ocjenjivanje


Adminstrative compliance grid:

- nacionalnost ponuditelja- potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to

tenderers, TS)

- upotreba službenog jezika postupka

- potpunost – “Tender submission form”

- potpisi (autorizirani) – Tenderer’s declaration(s)- ostale administrativne odrednice iz natječajne

dokumentacije (primjer: FIF i LEF, podugovaratelji i sl.)

Postupak odabira – tehnička usklađenost

- pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje:» Kvalifikacijski kriteriji

» Tehnički kriteriji (ponuđeni parametri i povezane usluge)

• Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani

• Glavni obrazac (Evaluation grid) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa)

• Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje

Postupak odabira – financijska prihvatljivost

Financijska ponuda usklađena sa formalnim pretpostavkama nadmetanja (incoterms, valuta, svi predmeti nabave uključeni)

Aritmetička točnost financijske ponude (jedinična cijena prevladava)

Napomena: korigirana cijena je obvezujuća za ponuditelja – u slučaju

da ponuditelj odbije prihvatiti ovako korigiranu cijenu, ponuda se

smatra neprihvatljivom (implikacija – klarifikacija) Usporedba financijskih ponuda (formalno i aritmetički točnih) po

grupama nabave u cilju utvrđivanja najniže ponude (“least expensive tender”)

Napomena: u skladu sa postojećom praksom, maksimalan budžet se

definira za svaku pojedinu grupu nabave (temelj: cijene utvrđene

tijekom istraživanja tržišta)

Postupak odabira – Zaključak

ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (derogacija: Most Economically Advantageous Tender)

– odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora u ex-ante sustavu već samo daje preporuku

– Tijelo nadležno za nabavu (Contracting Authority) provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom)

Priprema i sklapanje ugovora

• odmah po odobrenju izvještaja sa odbora za ocjenjivanje od strane tijela nadležnog za nabavu, pristupa se izradi ugovora

• Ugovor za više grupa nabave ili individualni ugavor• Struktura ugovora je opisana u “Letter of Invitation to

tender”• Priprema ugovora nije puko kopiranje, ugovor je

potrebno prilagoditi specifičnosti pojedine nabave


ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (derogacija: Most Economically Advantageous Tender)

– odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora u ex-ante sustavu već samo daje preporuku

– Tijelo nadležno za nabavu (Contracting Authority) provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će:

odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom) Zatražiti dodatna obrazloženja od odbora prije donošenja

odluke Poništiti nadmetanje


Odgovornost za provedeni postupak je uvijek na tijelu nadležnom za ugovaranje (PRAG, točka 2.2)

Ex-ante tijelo (npr. Delegacija EK) provjerava ispunjenost svih preduvjeta za sufinanciranje predmetnih ugovora te: Odobrava izvještaj i potpisuje ugovore Suspendira odobrenje uz zahtjev za dodatnom informacijom Odbija izvještaj

A sada, praksa! (simulacija postupka otvaranja ponuda i ocjenjivanja ponuda; tijekom simulacije polaznici će se neposredno uključiti u rad odbora preuzimajući uloge pojedinih subjekata postupka).


• Dijelovi ugovora:

• DRAFT CONTRACT • SPECIAL CONDITIONS• ANNEX I GENERAL CONDITIONS • ANNEX II +III TECHNICAL SPECIFICATIONS +

TECHNICAL OFFER (TO BE TAILORED TO THE SPECIFIC PROJECT)

• ANNEX IV BUDGET BREAKDOWN (MODEL FINANCIAL OFFER)

• ANNEX V FORMS

Simulacija

• Po završetku simulacije javnog otvaranja, polaznici koji sudjeluju u radu odbora za ocjenjivanje kao članovi odbora sa pravom glasa će odgovoriti na niz praktičnih pitanja.

• Predsjedatelj odbora će dati prosudbu o točnosti odgovora

• Trener će zajedno sa svima analizirati mišljenja sudionika i prezentirati rješenja


• Posebno je važno adekvatno prilagoditi posebne uvijete (Special Conditions) s obzirom na njihovu supremaciju u odnosu na ostale dijelove ugovora

• Uključivanje korespondencije u aneks II i III ugovora• Aneks V treba sadržati specifične dijelove ponudbene

dokumentacije koji su važni za provedbu (npr. izjave o jamstvu)

• Ovlašteni potpisnik u SAFU potpisuje ugovor i parafira sve strane posebnih uvjeta (financijska ponuda kopirana u ugovor već mora sadržati potpise tajnika i predsjedatelja) te ga dostavlja na ex-ante odobrenje


• Slanje obavijesti o dodjeli ugovora (Contract notification letter, annex A8) po ex-ante odobrenju ugovora

• Obavijest potrebno prilagoditi činjeničnom stanju (npr. da li je ponuditelj već dostavio pojedine dokaze u vezi paragrafa 2.3.3 PRAG-a)

• Rok za dostavu dokumentarnih dokaza: 15 dana od dana dopisa – pažljivo pratiti

• Kontrola dostavljenih dokaza:– Primjena nacionalnog zakonodavstva ponuditelja

– Informativna lista dokaza:

http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/2004_18/index_en.htm




• po primitku svih potrebnih dokaza, tijelo nadležno za nabavu dostavlja 3 primjerka ugovora i popratni dopis (Contract submission letter, annex A9) pobjedniku

• Rok za povrat 2 potpisana primjerka ugovora je 30 dana od datuma dopisa

• Po primitku 2 potpisana primjerka ugovora, 1 primjerak se prosljeđuje ex-ante tijelu (Delegacija) a drugi u odjel nadležan za izvršenje plaćanja

Pitanja ?

Hvala na pažnji…

središnja agencija za financiranje i ugovaranje nabava robe – postupak odabira i ugovora

Documents