sop dan manual an barjasnew ver2230111

Upload: ugascrib

Post on 15-Jul-2015

310 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

[email protected]

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)DAN PETUNJUK PENGOPERASIAN MODUL PENGUMUMAN BARANG DAN JASAdi website Kementerian Perhubungan dan Portal Pengadaan Nasional

JAKARTA, 2011

PUSAT DATA DAN INFORMASI SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

1

SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barang dan Jasa Pemerintah

[email protected]

KATA PENGANTAR

Sebagaimana di amanatkan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 pasal 112 (2) K/L/D/I wajbi menayangkan rencana pengadaan dan pengumuman Pengadaan di website K/L/D/I masing-masing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Kementerian Perhubungan telah menyiapkan satu Modul dalam Portal Kementerian

Perhubungan yang fungsinya adalah untuk menyampaikan pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah di WebSite sebagaimana yang tertuan dalam perpres tersebut. Sedangkan untuk pengumuman di Portal Pengadaan Nasional sudah tersedia website LPSE Kementerian Perhubungan, namun sebatas pengumuman pengadaan non eproc. Buku SOP dan petunjuk Pengoperasian Pengumuman Barang/Jasa (Barjas) Pemerintah ini diharapkan dapat dimanfaatkan sebagai petunjuk untuk melaksanakan kewajiban

sebagaimana diamanatkan perpres 54 tahun 2010 tersebut. Diharapkan UPT/Satker di lingkungan Kementerian Perhubungan baik di Pusat dan Daerah pada pelaksanaan APBN T.A 2011 sudah dapat melaksanakan pengumuman barjas sendiri dengan User Id dan Password yang diberikan. Pemanfaatan ruang pengumuman di website kementerian perhubungan dengan alamat http://www.dephub.go.id// dapat dimanfaatkan selain pengumuman pengadaan juga untuk pengumuman hasil Prakualifikasi, hasil teknis maupun pemenang pengadaan. Akhirnya, kami berharap buku ini dapat bermanfaat dan dapat dipergunakan sebaik-baiknya untuk dapat melakanakan amanat perpres. Bila dirasa belum jelas dapat mengirim e-mail ke [email protected]

2

SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barang dan Jasa Pemerintah

[email protected]

1. Pembuatan User ID Password Pusat Data dan Informasi Selaku Pengelola sistem Informasi / website Kementerian Perhubungan berkewajiban menyiapkan User ID dan Password bagi masing-masing satker dengan mekanisme sebagai berikut : PROSEDUR PERMINTAAN IDENTITAS PENGGUNA DAN KATA KUNCI UNTUK PENGUMUMAN BARANG/JASASTANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PROSEDUR PERMINTAAN IDENTITAS PENGGUNA DAN KATA KUNCI UNTUK PENGUMUMAN PENGADAAN BARANG/JASANO. 1 Permintaan a. KEGIATAN Indentitas Pengguna (user ID) dan Kata PELAKSANA Kunci (Password)

UPT/Satker di lingkungan Kementerian Perhubungan. Mengirimkan Surat Permohonan permintaan User ID (Identitas Pengguna) dan password (Kata kunci). Surat permohonan tersebut ditujukan kepada dengan Kepala Pusat Data dan Informasi Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan, melampirkan S.K Nama-nama Panitia dan dikirimkan via Pos (0213862371) atau email ke : [email protected] b. Surat permohonan tersebut akan diterima dan Helpdesk Pusdatin dicatat oleh helpdesk ke dalam formulir pelaporan dan selanjutnya akan diserahkan kepada Super Administrator. c. Melakukan pemeriksaan terhadap formulir pelaporan yang diserahkan oleh Helpdesk dan selanjutnya super d. administrator akan membuat identitas Super Administrator pengguna dan kata kunci sesuai permintaan. Permintaan Identitas pengguna dan Kata Kunci yang sudah dibuat oleh Super melalui Administrator email ke akan alamat dikirimkan pemohon. Catatan : Surat Permohonan User ID dan Password wajib melampirkan S.K nama-nama Panitia Pengadaan Barjas untuk Keperluan pengisian nama dalam aplikasi lpse kementerian Perhubungan. 2. Merubah kata kunci a. Sebaiknya UPT/Satler (user/pengguna) merubah UPT/Satker kata kunci pada system, selanjutnya masukan kata kunci baru dan ketik ulang kata kunci baru. kembali Super Administrator UPT / Satker

:[email protected]

3

SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barang dan Jasa Pemerintah

[email protected]

Mekanismen tersebut dapat di gambarkan sebagia berikut :UPT/Satker Sebaiknya merubah Password yang diberikan Super Administrator

UPT/ SATKER

- Diterima dan Dicatat oleh Helpdesk ke dalam Formulir Pelaporan - Diserahkan ke Super Administrator

SUPER ADMINISTRA TOR

HELP DESK

Surat Permohonan - Ditujukan ke KAPUSDATIN - Menyebutkan; nama/kode satker dan alamat e-mail satker - Melampirkan ; SK.Nama2 Panitia - Disampaikan melalui : e-mail : [email protected] atau fax : 021-3862371 Catatan : Kapusdatin tidak mendisposisi surat, sudah didelegasikan ke Helpdesk ; - Super Administrator membuat User ID dan Password ; - Mengirimkan User ID dan Password Ke alamat e-mail satker/Panitia PBJ dengan surat Kapusdatin

GAMBAR 1 : MEKANISME PEMBUATAN USER ID dan PASSWORD

2. Pengumuman Pengadaan Barjas Prinsip dasar yang harus dipahami oleh UPT/Satker adalah pengumuman pengadaan barjas dilakukan sendiri oleh panitia maupun unit kerja terkait bukan dilakukan oleh Pusdatin. Namun bilamana dirasakan masih kesulitan Pusat Data dan Informasi Pusdatin berkewajiban pendampingan/membantu atau melatih satker/panitai pengadaan untuk memasukkan pengumuman ke Website. Ada 2 (dua) Modul Aplikasi yang harus/wajib dimasukkan yaitu : - www.dephub.go.id untuk pengumuman di website Kementerian Perhubungan dan - lpse.dephub.go.id untuk pengumuman (Non Eproc) di Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE Kementerian Perhubungan. Adapun mekanisme memasukan pengumuman barjas sebagai berikut :

4

SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barang dan Jasa Pemerintah

[email protected]

PROSEDUR MEMASUKKAN PENGUMUMAN BARANG/JASA KE WEBSITE KEMENTERIAN PERHUBUNGAN DAN LPSE KEMENTERIAN PERHUBUNGANSTANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PROSEDUR UNTUK PENGUMUMAN PENGADAAN BARANG/JASANO. 1 KEGIATAN UPT/SATKER/PANITIA PENGADAAN Menyiapkan : a. b. Materi Pengumuman Barjas berupa file dalam bentuk pdf yang nantinya akan di unduh. Khusus untuk pengumuman di Portal Pengadaan Nasional, harus menyiapkan materi pengumuman berdasarkan paket2 pekerjaan dengan mengisi formulir yang harus disiapkan datanya seperti berikut: 2. Nomor Pengumuman; Nama Paket Pekerjaan; Pagu Anggaran Harga Perkiraan Sendiri (HPS); Bidang/Subbidang/Grade; Syarat Pengambilan Dokumen; Mulai s.d Berakhirnya (Hari&Tanggal) Pengumuman; Tempat Pengambilan Dokumen; Hari & Tanggal Penjelasan / Aanwijzing; Keterangan Lain (bila diperlukan). UPT / Satker / Panitia Pengadaan Barjas UPT / Satker / Panitia Pengadaan Barjas PELAKSANA

Mengumumkan a. Memasukkan pengumuman sendiri bukan Pusdatin dengan menggunakan emai ke : Catatan : Penayangn Pengumuman HARUS sesuai tanggal pengumuman atau satu hari sesudah tanggal pengumuman, TIDAK DIBENARKAN bila tanggal dalam pengumuman sudah kadaluarsa (sudah lewat). Bila hal ini dilakukan menjadi tanggung jawab User; Isi pengumuman menjadi tanggung jawab User yang memasukkan bukan pengelola System (Adminsitrator Portal). User ID dan password yang sudah diberikan. Bilamana ada kesulitan dapat mengirimkan UPT/Satker

[email protected] atau menghubungi 021-3456703 dengan pengelola website Kemenhub.

5

SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barang dan Jasa Pemerintah

[email protected]

PROSEDUR PENAYANGAN PENGUMUMAN PENGADAAN BARANG/JASA

www.dephub.go.id (website Kementerian)

UPT/ SATKERLayanan

-

-

-

-

Menyiapkan Pengumuman Pengadaan dalam Bentuk PDF untuk Diunduh; Penayangan Pengumuman HARUS sesuai tanggal Pengumuman, TIDAK DIBENARKAN bila tanggal sudah kadaluara (sudah lewat); Siapakan User ID dan Password; Memasukkan Pengumuman dilakukan oleh Satker/ Panitia Bida ada masalah atau minta pendampingan dapat Disampaikan melalui email [email protected]

lpse.dephub.go.id (Portal pengadaan nasional) - Khusus Penayangan di Portal Pengadaan Nasional untuk Pengumuman Non Eproc sudah dapat dilakukan melalui : lpse.dephub.go.id - Siapkan Materi yang akan di umumkan seperti terlampir;

Super Administrator - Super Admin (SA) memantau/ memonitor penayangan pengumu man - SA akan memberitahu satker bila ada kesalahan dalam pemuatan pengumuman dan akan memper baiki bila di izinkan satker.; - Isi Pengumuman menjadi tanggung jawab Satker/Panitia Pengadaan yang mengumumkan;

GAMBAR 2 : MEKANISME PENGUMUMAN BARJAS DI WEBSITE

6

SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barang dan Jasa Pemerintah

[email protected]

3.

Manual Proses Pengoperasian3.1 Website Kementerian Perhubungan Buka website Kementerian Perhubungan dengan alamat

http://www.dephub.go.id// maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Login

icon pengumuman

Penempatan Pengumuman terletak disebelah kiri tertulis Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa sebagaimana terlihat di gambar di atas. Selanjutnya klik icon Login pada sudut kanan atas, maka akan muncul dilayar

monitor sebagai berikut :

Masukkan ID user (misalnya) satker 448069 dengan password ********, selanjutnya akan muncul seperti berikut :

artinya satker sudah masuk ke sistem aplikasi dengan muncul kalimat selamat datang ...., pilih klik berikut : Kontrol Panel maka yang akan tampil dalam layar monitor seperti

7

SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barang dan Jasa Pemerintah

[email protected]

Pada gambar di layar monitor ada 3 komponen dasar yang khusus terkait untuk tempat pengumuman pengadaan barang dan jasa.

Komponen Dasar Kontrol Panel PortalControl Bar yang tersedia bagi pengguna dengan peran sebagai Admin untuk entry/publish posting Pengadaan Barang dan Jasa.

Control bar ditampilkan pada setiap halaman control panel, sehingga Anda dapat selalu menuju setiap fitur tanpa peduli Anda sedang berada dalam Portal bagian mana. Penjelasan Workflow Tab Workflow tab control bar mencakup: Home Membuka halaman Dashboard, yang menyediakan statistic dan menampilkan informasi status mengenai Portal. Write Membuka halaman Write a Post, dimana Anda dapat mulai memasukkan isi untuk posting terbaru. Posts Membuka halaman Posts Published in All Categories, dimana Anda dapat melihat seluruh postingan yang telah dibuat untuk Portal yaitu yang ditampilkan dalam halaman pengumuman di website.

8

SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barang dan Jasa Pemerintah

[email protected]

Langkah-langkah Pengoperasian1. Pilih menu Control Panel > Write. Halaman untuk membuat sebuah postingan akan

muncul. pilih klik

maka akan tampil seperti berikut

2.

Isilah kolom Title dengan judul dari Pelelangan. Portal menyediakan 2 bahasa, yaitu bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Untuk isilah kolom Title untuk masing-masing bahasa dengan isian yang benar. Keterangan bagian kolom isian untuk bahasa masing-masing ada disebelah kanan isian tersebut.

3. Pilih kolom Category : Pengadaan Barang dan Jasa. Pilihan yang tersedia pada kolom ini tergantung dari hak akses User yang anda gunakan (wajib diisi/pilih) 4. Isilah kolom isian Body dengan deskripsi singkat dari Pelelangan. Untuk kolom ini juga menyediakan 2 inputan dalam 2 bahasa. Jika bahasa inggris belum ada isiannya, maka kolom isian untuk bahasa inggris dapat diabaikan.

9

SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barang dan Jasa Pemerintah

[email protected] :

setelah proses pengisian Content, dilanjutkan ke Tab berikutnya yaitu Settings. 5. Pilih tab Settings untuk menentukan pengaturan dari posting.

Perhatikan bagian yang diberi tanda panah pada gambar diatas. Untuk kebutuhan inputan posting Pelelangan dua bagian tersebut yang perlu di isi dengan benar, bagian yang lain dapat anda abaikan. klik Publish Date yaitu pilihan tanggal awal 10 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]

diumumkan pengadaan dan Publish Until yaitu mengakiri penayangan pengumuman di web (secara otomatis) seperti berikut .

Isi kolom isian Publish Date dengan tanggal postingan Pelelangan, tanggal menandakan kapan waktunya postingan Pelelangan akan ditampilkan pada halaman Portal.

ini

Isi kolom isian Publish Status dengan pilihan Publish atau Draft. Jika anda memilih Draft maka postingan tidak akan ditampilkan pada Portal sampai dengan status ini diubah menjadi Publish. 6. Pilih tab Options.

Perhatikan bagian yang dilingkar pada gambar diatas untuk kebutuhan inputan posting Pelelangan, bagian yang lain dapat anda abaikan. 11 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]

Klik tombol seperti berikut ini.

untuk memilih file data pelelangan yang ada pada

direktori pelelangan. Setelah anda klik tombol tersebut maka akan muncul tampilan

Pilih direktori file, direktori ini di gunakan untuk menyimpan file-file pelelangan. Setelah isi dari direktori file terbuka.

Pilih file yang sesuai dengan satuan kerja yang akan di posting pelelangan (misalnya: 12 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]

Puskom Setjen) yang akan anda tambahkan. Jika belum ada maka dapat anda upload file tersebut ke server dengan cara klik

Upload File yang ada pada bagian kanan atas dari Directory Tree Server. Akanmuncul form seperti berikut ini.

langkah selanjutnya klik

Browse... maka akan muncul pilihan file yang akan

di ambil untuk Upload seperti berikut (letaknya bisa di desktop, di C atau di usb ) seperti berikut :

pilih file yang akan di umumkan..... klik

open, maka akan muncul berikut :

13 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected] jika ternyata file yang dipilih salah dapat dilakukan pilihan ulang dengan klik (click to remome) sepert berikut, jika OK maka file dihapus dan diminta di pilih lagi.

pilih kembali sampai muncul kembali select to Upload :

klik

submit, maka file akan masuk dalam folder seperti berikut :

klikmaka

Pengumuman pelelangan.pdf sesuai dengan pilihan pada saat Upload,

file tersebut akan masuk kedalam folder setjen seperti berikut :

14 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]

kemudian klik

tombol Select... hasilnya ..

Perhatikan

pada

folder

Image/Video/File

suda

tertulisan

nama

Files

(path:files/media/file/), tulisan dengan warna merah menandakan bahwa file yang akan anda upload nantinya akan berada pada direktori ini. Kemudian klik tombol , hasilanya akan terlihat seperti berikut ini.

pengumuman sudah dibuat dan di publish oleh Satker....seperti terlihat di gambar, 15 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected] file sudah di Publish dapat dilihat di halaman awal pengumuman pengadaan barang dan jasa. klik tombol dan lihat hasilnya seperti berikut : kembali ke halaman awal web

4.

Mengelola KontenMengubah Konten Posting Langkah-langah dibawah ini menjelaskan bagaimana caranya Anda dapat merubah sebuah konten posting setelah postingan tersebut dipublikasikan. Langkah-langkah 1. Pilih menu Control Panel > Posts untuk menampilkan halaman daftar posting yang dipublikasikan pada Portal.

2. Klik judul postingan untuk mengubah postingan yang ingin anda ubah. Kemudian akan muncul halaman yang berisikan data dari posting yang dapat diubah dari posting tersebut. 3. Ubah data sesuai kebutuhan Anda. 4. Klik tombol Publish. 16 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]. Menghapus Posting Lakukan langkah-langkah berikut untuk menghapus posting. 1. Pilih menu Control Panel > Posts. 2. Pada daftar posting yang muncul pada tab Published, klik link Delete tepat disebelah kanan posting yang akan dihapus.

Postingan akan terhapus, namun Anda juga diberikan kesempatan untuk membatalkan proses penghapusan dengan meng-klik link Undo? pada pesan penghapusan posting.

Anda dapat melihat posting yang sudah dihapus pada tab Deleted.

Anda juga masih dapat mengembalikan posting yang sudah dihapus sebelumnya dengan cara meng-klik link Un-Delete. Dan untuk menghapus posting secara utuh dari dalam database klik link Destroy.

17 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected] 3.2 LPSE Kementerian Perhubungan Buka browser dan ketikan http://lpse.dephub.go.id/eproc/app , maka muncul pada halaman pertama LPSE kementerian Perhubungan seperti berikut.

langkah selanjutnya klik

login.. maka akan muncul kotak User ID

dan Password yang harus anda isikan seperti berikut. Masukkan User ID dan Password, kemudian klik Hasilnya .... login

Halaman awal (Home) dari hasil login tersebut seperti berikut :18 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]

Pilih tab Lelang Non Eproc, klik

maka akan muncul seperti berikut :

Ada 2 (dua) Model Pengumuman yang masing-masing berbeda, yaitu :

19 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]

1. Pengumuman MODEL A Model ini hanya untuk membuat pengumuman yang terdiri dari satu paket saja, seperti beriku :

Pada model ini hanya untuk pengumuman yang berisi 1 paket pekerjaan (kegitan) saja, tidak bisa untuk banyak kegiatan karena formulir nya hanya untuk satu kegiatan.

20 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected] 2. Pengumuman MODEL B. Klik ....

Model ini seperti ini untuk pengumuman yang berisi lebih dari 1 paket pekerjaan (kegitan) saja, bila lebih dari formulir yang disediakan ( >10), maka dapat dibuatkan pengumuman baru lagi dengan nomor

pengumuman yang sama. Data yang harus di isikan kedalam formulir tersebut (wajib) kecuali Keterangan Lain meliputi :

-

Nomor Pengumuman; Nama Paket Pekerjaan; Pagu Anggaran Harga Perkiraan Sendiri (HPS); Bidang/Subbidang/Grade; Syarat Pengambilan Dokumen; Mulai s.d Berakhirnya (Hari&Tanggal) Pengumuman; Tempat Pengambilan Dokumen; Hari & Tanggal Penjelasan / Aanwijzing; Keterangan Lain (bila diperlukan).

Setelah apa yang diminta dalam formulir tersebut di isi, langkah selanjutnya dapat di umumkan (tidak dapat diubah) atau dimunlkan dalam bentuk draft (dapat diperbaiki sebelum di umumkan atau dibatalkan.

\

21 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]

Contoh, seperti berikut : klik draft sebelum diumumkan;

Hasilnya, seperti berikut : (01/contoh/2011). Bila sudah yakin tidak kesalahan maka klik edit kemudian umumkan.

22 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]

Maka akan muncul ...

Logout, muncul halaman depat liat/klik cari lelang non e-proc hasilnya ...

klik nama paket (misalnya A) maka akanmuncul ... Dengan data yang sudah terisi tersebut secara otomatis akan muncul pengumman di Portal Pengadaan Nasional, lihat halaman depan website Kementerian perhubungan. Kemudian klik http://www.inaproc.lkpp.go.id/inaproc/

23 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah

[email protected]

Seperti berikut ini (Real pengumuman)

Selanjutnya untuk memulai pengumuman di LPSE Kementerian perhubungan dapat mencoba latihan sebelum ditampilkan di Portal Pengadaan Nasional dengan alamat : http://lpse.dephub.go.id/latihan/app?service=page/Home ........................................... SELAMAT MENCOBA .................................................. Bila belum jelas kirim e-mail : [email protected] atau telphon ke 021-3456703 / Fax : 021-3862371 Contac Person : Abas Sewaka Heru Dharmawan Panuju24 SOP Pengumuman dan Petunjuk Pengoperasian Modul Pengumuman Barangdan Jasa Pemerintah