solgenia freedoc

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Il sistema più semplice per la massima produttività. Freedo reedo c suite

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Solgenia Freedoc suite e' un Enterprise Content Management Suite che permette di gestire l'intero ciclo di vita delle informazioni, dalla creazione all'archiviazione, a tutte le esigenze più critiche legate alla gestione dei flussi, alla conformità, a policy e norme, alla presenza in rete e all'analisi delle performance aziendali.

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I l s istema più semplice per la massima produtt ività.

Freedoreedocsu i te

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La soluzione che r isolve.

Solgenia Freedoc è la soluzione perl’Enterprise Document Management chepermette di gestire l'intero ciclo di vitad e l l e i n f o r m a z i o n i : c re a z i o n e ,versionamento, archiviazione, protezione,conservazione, ricerca, pubblicazionee distribuzione all’interno e all’esternodell’organizzazione.

Freedoc suite consente di raccogliere,aggregare, strutturare e distribuirecontenuti depositati in siti eterogenei,rendendoli riutilizzabili da più utentiall’interno di altri processi e applicazioni.

Solgenia Freedoc integra una ricca gammadi funzionalità in grado di razionalizzarei f l u s s i i n f o r m a t i v i a l l ’ i n t e r n odell’organizzazione permettendone lacondivisione delle informazioni siainternamente ad ogni livello aziendale, che esternamente (clienti, fornitori…):

� Enterprise Portal Management: un portale dedicato all’organizzazione,attraverso il quale rendere disponibili in modo sicuro e personalizzatocontenuti, le appl icazioni e gl i strumenti di col laborazione,

� Enterprise Document Management: soluzione che permette di creare unsistema organizzato di archiviazione e gestione documentale, nel qualeraccogliere e classificare ogni tipo di informazione e dato/documentoaziendale, consentendone la dematerializzazione e la loro conservazionesostitutiva a norma di legge.

Con Solgenia Freedoc tutte le informazioni contenute o prodotte all’internodell’organizzazione diventano immediatamente accessibili e riutilizzabili,favorendo notevoli recuperi di produttività il miglioramento dell’efficienza e lariduzione dei costi operativi.

Semplificare e velocizzare la raccolta, l’archiviazione e l‘elaborazione delleinformazioni assicurano, infatti, agli operatori la disponibilità immediata diinformazioni aggiornate, contestuali ai processi che stanno seguendo.

Semplificainformazioinformazio

Condividereper competere.L’Amministrazione di un’azienda spende mediamente dai 4 ai 7 Euro perla gestione di una fattura (ricezione, protocollazione, verifica, distribuzione,inserimento);Le risorse impiegate dalle aziende nella gestione dei documenti, occupanodal 40 al 60 % del proprio tempo nello svolgimento di attività a bassovalore aggiunto;Più del 70% delle informazioni aziendali sono non strutturate e disponibilisu supporti o in formati eterogenei (carta, fax, PDF, eMail …);Circa l’8 % dei documenti prodotti in un anno viene smarrito ed un altro15 % presenta errori di classificazione.

Fonte: Gartner Group

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Tutta l ’eff ic ienza che vuoi.

Freedoc raccoglie in modo sistematico ed organizzato in un’unica infrastrutturatutte le informazioni presenti in azienda sia in maniera attiva che passiva(generati internamente e ricevuti dall’esterno), memorizzati su supporti diversie distr ibui t i t ra moltepl ic i appl icazioni e utent i , assicurando:

� sistematicità nella raccolta� facilità e velocità nella ricerca� sicurezza nell’accesso� rapidità nella consultazione� immediatezza nel la condiv is ione, anche att raverso i l web� capillarità nella distribuzione dei contenuti all’interno e all’esterno.

Un unico punto di accesso al patrimonio informativo e avanzati meccanismidi ricerca e distribuzione assicurano agli utenti facilità e velocità nel recuperaree condividere le informazioni di interesse, necessarie per ricostruire il contestoinformativo dei processi aziendali in cui sono coinvolti.

La possibilità di gestire in modo autonomo la pubblicazione on line dei contenutie la facilità di archiviazione dei documenti consentono di evitare ladispersione e la perdita di informazioni sensibi l i e strategiche.Ogni singolo utente puòfacilmente condividere la propria conoscenza eapportare il personale contributo alla costruzione e alla conservazione delpatrimonio informativo dell’organizzazione.

S o l g e n i a F r e e d o cimplementa un ambientecollaborativo centralizzato eaccessibile via web, cheorganizza e valorizza leinformazioni possedute dac i a s c u n u t e n t et r a s f o r m a n d o l e i nconoscenza condiv isa.L a c o n d i v i s i o n e d e lpat r imonio in format ivopermette di:

� incrementare laproduttività individuale edi gruppo,

� r idurre costi e tempioperativi,

� ottimizzare la gestione deiprocessi di businessinterni ed esterni,

� migliorare la qualità dellerelazioni con attori internied esterni (clienti, fornitorie partner),

� aprire i confinidell’organizzazione versol’esterno.

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Condivisione del patr imonioinformativo.La gestione strutturata esistematica dei documentipresenti in azienda è strategicaper aumentare la trasparenzanei processi e rendere piùe f f i c i e n t e e r e a t t i v al’organizzazione.

Migliorare la condivisione dellaconoscenza e la collaborazioneall’interno e con l’esterno ha,infatti, un impatto profondosul la r iduzione dei cost ioperativi e sul miglioramentodell’efficienza: facil itare evelocizzare la r icerca dicontenuti nel momento in cuiservono, evitare la duplicazionedelle attività e i costi derivantidalla perdita di informazioni, sitraducono in un sensibilerisparmio economico e in unincremento della produttività.So lgen ia Freedoc su i teconsente di riunire in un unicorepository tutti i documentiacquisiti e prodotti all’internodell’organizzazione e distribuitinei vari sistemi in uso (Gestionali, CRM, posta elettronica, applicazioni): fatture,offerte, manuali, manualistica, schede del personale, buste paga, cataloghi,rassegne stampa, contratti, progetti, video, disegni, fax, mail e corrispondenza.

Tutte le informazioni correlate - di qualsiasi natura esse siano - risiedono quindiin un unico ambito, diventando un bene condiviso, disponibile a tutti i membridell’organizzazione e sempre sotto un costante controllo autorizzativo.Ciò permette di evitare perdite di tempo dovute alle difficoltà di reperimentoe alla duplicazione delle stesse, e favorire la condivisione da parte di moltepliciprocessi di business.

Per ogni documento Freedoc definisce una serie di step procedurali il cuiobiettivo è la condivisione e conservazione nel tempo dello stesso:� dematerializzazione del documento,� memorizzazione nell’archivio digitale, indicizzazione e catalogazione� revisione,� approvazione da parte di uno o più revisori,� distribuzione,� archiviazione.

Tanti benefici a portata di mano.L’infrastruttura creata da Freedoc assicura reali benefici:� miglioramento della qualità del lavoro e del processo decisionale grazie

alla disponibilità immediata di informazioni aggiornate e integrate,� incremento della produttività individuale e dei gruppi di lavoro, grazie a una

maggiore collaborazione e condivisione di informazioni anche con utenti remoti e sedi territoriali diverse,

� riduzione dei tempi e costi di esecuzione dei processi lavorativi,� rimozione delle inefficienze procedurali legate a difficoltà nella ricerca dei

dati, a duplicazioni di lavoro e disorganizzazioni,� valorizzazione della conoscenza aziendale mediante la creazione di un

patrimonio comune di informazioni,� conservazione sostitutiva e apposizione della firma elettronica.

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Un archivio unico e condiviso.

Freedoc raccoglie in un unico archivio tutti i documenti, i dati e le informazionipresenti in azienda sia in maniera attiva che passiva (generati internamentee ricevuti dall’esterno), memorizzati su supporti diversi e distribuiti tra moltepliciapplicazioni e utenti.

Freedoc supera quindi l’esistenza dimolteplici repository indipendenti, legatia singole esigenze applicative, creandoun archivio centralizzato e condiviso incui sono raccolti in modo sistematicotutti i contenuti, siano essi nativamenteelettronici o digitalizzati mediantescansione.

La sua struttura permette la suddivisionee quindi distribuzione del repositoryconsentendo una maggiore efficienzain fase di consultazione e garantendoal tempo stesso la sua univocità.

L’archivio di Freedoc è inoltre, strutturatoovvero instaura delle relazioni logichee semantiche tra contenuti, collegandolitra loro in base all’evento attorno alquale essi ruotano, per agevolare gliutenti nella ricerca e visualizzazione delcontesto informativo di ogni processodi business.

Grazie all’architettura SOA (Web Services), Freedoc supporta l'uso di serviziweb per garantire l'interoperabilità tra diversi sistemi in modo da consentirel'utilizzo delle singole applicazioni come componenti del processo di businesse soddisfare le richieste degli utenti in modo integrato e trasparente.Nel caso di integrazione con Microsoft Sharepoint, Freedoc diventa una validasoluzione per ottenere un’alimentazione costante e controllata - quindi diqualità - delle informazioni, oltre all’aggiunta di funzionalità spinte di Workflowe Web Collaboration. Attraverso un semplice wizard o l’Iter è possibilepubblicare un documento direttamente verso un sito Microsoft Sharepointlasciando a Freedoc l’onere di mantenere aggiornato il documento in caso dinuova versione o release.

Archiviazione.

Freedoc consente l’archiviazione digitale di documenti di ogni tipo, provenientida fonti diverse:� documenti cartacei, acquisiti mediante scanner,� spool di stampa,� documenti elettronici in formato nativo (fogli di calcolo, mail, fax, PPT,

immagini, video).I documenti memorizzati nell’archivio possono essere acquisiti mediantedigitalizzazione con scanner o importati nel loro formato elettronico originale,per essere poi organizzati in cartelle e sottocartelle per facilitarne il recupero.

La possibilità di automatizzare l’operazione di archiviazione consentel’acquisizione massiva dei documenti.

L’archiviazione dei documenti tramite le pile prevede:� indicizzazione tramite link a tabelle gestionali,� indicizzazione tramite maschere esterne (clipboard),� correzione errori di riconoscimento OCR/Barcode di Scanstation,� generazione di protocolli.

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Scansione documenti cartacei.

Freedoc è compatibile con qualsiasi scanner, dispositivo integrato, stampantemultifunzione e fotocopiatrice digitale, per assicurare massima facilità nelladigitalizzazione di singoli fogli, documenti a più pagine o enormi pile di paginefronte-retro.

La conversione della carta in digitale avviene attraverso due modalità diacquisizione:

� scansione semplificata didocumenti cartacei suhardware compatibileTwa in : consente d iscegl iere t ra divers iformati di output (PDF,JPG, GIF, TIF...) e alimentadirettamente l’archiviononché le pile;

� scansione di documenticartacei su hardware dialte prestazioni (driverISIS): utilizza la logica dellepile (code) e permette dicreare dei prof i l i d iscansione personalizzatimediante l’impostazionede i paramet r i de l loscanner.

Quest’ultima modalità siintegra con le funzionalitàd i r i c o n o s c i m e n t oO C R / B a r c o d e c h ec o n t e s t u a l m e n t e a l l ascans ione, operano laconversione in testo editabile(con gestione scarti in pila,senza interruzione del lavoro)consentendo l’estrazione deltesto e la ricerca full text.

Documenti da spool di stampa.

Freedoc consente di archiviare automaticamente tutti i documenti prodotti daspool: fatture attive, DDT, estratti conto, partitari, tabulati di contabilità cedolinistipendio, etc.

Attraverso una semplice funzione - attivabile anche automaticamente - idocumenti dell'Host centrale sono importati, normalizzati e indicizzati per laricerca.

In presenza di documenti stampati su moduli Freedoc è in grado di riprodurliin modo assolutamente conforme agli originali: costruisce automaticamentel'immagine del documento tramite un'operazione di sovrapposizione dei dativariabili al modulo "in bianco" prefincato.

Il documento entra quindi a far parte del sistema di archiviazione, all’internodi un fascicolo elettronico, e può essere riprodotto, stampato, pubblicato sulweb, inviato via fax o tramite mail.

Rispetto all'Host è visibile in maniera chiara grazie alla sovrapposizione sulmodulo originale; si può scaricare l'Host dei dati più obsoleti liberando spazioprezioso.

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La catalogazione del documento.Una volta indicizzato, i ldocumento acquisito vienecatalogato, ovvero inseritoall’interno di una cartellalogica. Tutte le cartelle sonoraggruppate in fascicoli,generati automaticamenteoppure definit i dal l ’am-ministratore.

Anche la catalogazionepuò essere manuale oautomatica: in quest’ultimocaso il trasferimento deldocumento da una cartella direte o da una qualsiasi altrafonte all’archivio digitaleavv iene med iante unaprocedura che in base ai datiinseriti in specifici campi,r i conosce i l fo lder d idestinazione e vi sposta il file.

È possibile selezionare anchela memor izzaz ione de ldocumento direttamenteal l ’ interno di databaseimmagini anziché in un folder,con la possibilità di definirloper ogni archivio.

L’indicizzazione e la catalogazionedel documento.In sede di acquisizione del documento, Freedoc permette di specificareinformazioni univoche da aggiungere e collegare al materiale acquisito.Tali attributi (metadati) possono essere inseriti manualmente o ricavati dalcontenuto del testo originale, e servono a indicizzare il documento e classificarloall'interno dell’archivio per facilitarne il recupero.

Con Freedoc l’indicizzazione per la ricerca può avvenire in modo:� manuale: gli utenti specificano gli elementi descrittivi specifici associati ad

ogni documento (data, autore, lingua, procedura, progetto o commessadi riferimento), uti l izzando dei template guida personalizzabil i.

� automatica, da sorgente esterna: i metadati vengono caricatiautomaticamente in modo parziale (alcuni campi vengono caricatimanualmente) o totale, importandoli da database esterni o estraendoli daidocumenti stessi (PDF, Word, Excel).

L’ indicizzazione automatica avviene grazie al l ’ integrazione con:� r iconoscimento OCR: testo e/o numeri su form o ful l-page,� riconoscimento ICR: testo manoscritto su un modulo,� integrazione con mappe host: i dati della mappa diventano dati di

archiviazione,� Barcode: un codice a barre contenente i dati di uno o più campi.La definizione di profili di archiviazione permette di stabilire quali attributiassociare a ciascun tipo di documento in qualità di chiavi di ricerca.

Nella fase di salvataggio delle mail, ad esempio, è possibile inserire o caricarein automatico, i dati relativi a mittente, data di ricezione e oggetto; per undocumento amministrativo, invece, possono essere indicati data, autore,cliente o fornitore di riferimento.

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Gestione del protocollo.

Freedoc gestisce in modo automatizzato le attività di protocollo, consentendodi registrare e classificare ogni documento spedito o ricevuto salvato in archivio,identificandolo in maniera univoca con una sequenza numerica collegata conl’indicazione cronologica, che lo contraddistingue lungo l’intero flussodocumentale.

La gestione del protocollo permette a Freedoc di supportare pienamente tuttele organizzazioni che per legge sono tenute a svolgere questa attività inparticolare la Pubblica Amministrazione.

Il protocollo informatico rende maggiormente efficienti le organizzazioni attraversol’eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e larazionalizzazione dei flussi documentali. Consente altresì di migliorare latrasparenza delle informazioni che entrano ed escono, e garantire un accessoveloce ai contenuti.

Gestione documentale.

La creazione di un archiviodigitale unico e strutturato èil presupposto per assicurareuna e f f i cace ges t ionee d i s t r i b u z i o n e d e l l einformazioni.

U n a v o l t a r a c c o l t i eorganizzati, i documentientrano in un workf lowe v iagg iano a l l ’ in ternodel l ’organizzaz ione perd iventare d ispon ib i l i achiunque ne abbia bisognoper eseguire il proprio lavoroo prendere decisioni.

F re e d o c c o n s e n t e d iautomatizzare parzialmente ocompletamente il processo digest ione documenta le ,regolando il percorso che ildocumento deve seguire e leoperazioni che gli utentipossono compiere su e conesso. Struttura e gestiscetutte le fasi di elaborazioneche i documenti attraversanodurante il loro ciclo di vita:r icerca, consu l taz ione,controllo, modifica, approvazione, integrazione di nuovi contenuti o allegati,stampa, pubblicazione sul web, invio tramite mail o fax.

Senza che il documento viaggi fisicamente, Freedoc permette di distribuirloe condividerlo utilizzando la posta elettronica o meccanismi di notifica chetrasmettono solo l’informazione relativa alla disponibilità di un contenuto oall’operazione da compiere su di esso. approvazione, pubblicazione, modifica.

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La ricerca.

I documenti archiviati possono essere facilmente e velocemente recuperatiutilizzando numerose funzionalità di ricerca: metadati, parole chiave o frasi inmodalità full text, navigazione per cartelle e sottocartelle.

La puntuale definizione e strutturazione dei metadati in sede di indicizzazione,permette di assicurare la ricerca univoca e immediata delle informazioni diinteresse.

Nella consultazione dell’archivio è possibile ricercare all’interno di un singolofolder o di molteplici, utilizzare un solo campo di ricerca o campi multiplimediante operatori logici, cercare parole esatte o utilizzare caratteri jolly.

La strutturazione dell’archivio permette, inoltre, di recuperare tutti i contenuticorrelati ad un determinato documento, facilitando l’utente nella ricercaall’interno di grandi volumi di informazioni, di tutti gli elementi utili a ricostruireil contesto informativo di un processo o un’attività.

L’iter documentale.

Il disegno dell’iter di un documento all’interno di tutti i processi in cui è coinvoltoè gestito attraverso diverse funzionalità messe a disposizione dell’amministratoree quindi sottostante ad autorizzazioni.

È possibi le creare deiworkflow aventi diversi nodi(sequenze) e per ogni nodo,assegnare “firme” sequenzialio parallele.Q u e s t o p e r m e t t e d is o d d i s f a r e n u m e ro s eesigenze e quindi soddisfaremolti processi aziendali.Per ogni iter definito èpossibi le speci f icare la“condizione di innesco” chedetermina l’attivazione delflusso stesso.Nel caso ad esempio, di unaRichiesta di Acquisto il flussoinizia con la sua redazionee s i c o n c l u d e c o nl ’ app rovaz i one f i na l e ;l’autorizzazione al pagamentodi una fattura fornitore,prende il via con la suaregistrazione (partita bloccata)e termina con la suaautorizzazione al pagamento(partita sbloccata).

Questi esempi sono del tipo più comune e ben descrivono i flussi di un singolodocumento attraverso l'organizzazione fino al completamento del suo percorso.Ogni passo è monitorato e registrato, così che ogni utente in possesso delledovute autorizzazioni, sia in grado di verificare lo stato di avanzamento delflusso ed eventualmente identificare immediatamente punti di sospensione oritardo nell’approvazione.

Nel disegnare l’iter Freedoc consente inoltre, di attivare dei messaggi (email,sms) per informare i diversi attori interessati alla specifica fase del flusso oppurealert per il superamento del tempo previsto di sosta nel nodo.

ca.

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Gestione delle versioni.La gestione delle versioni con Freedoc assicura che nessuna informazionepossa essere sovrascritta o cancellata.

Freedoc tiene traccia di tutte le revisioni effettuate dagli utenti, scrivendo lacronologia delle operazioni (history) e permettendo di consultare le differentiversioni per verificare i cambiamenti apportati nonché ripristinarne, in caso dinecessità una precedente.

I l control lo di versionepermette di accedere ognivol ta a i contenut i p iùaggiornati e di lavorare sulmater ia le più recente;l ’accesso al le versioniantecedenti consente altresìdi evitare ridondanze eduplicazioni.

La modifica dei documentiarchiviati è regolata da unmeccanismo di Checkout/Check in che preleva ildocumento da editare e loisola temporaneamente perconsentire le operazioni discrittura, impedendo ad altriutenti di intervenire sullostesso fin quando non saràrilasciato.

Con il Check in l’utentedistribuisce il documentomodif icato e lo rendedisponibile ad altri in letturae successive modifiche.

Mediante la funzione disottoscrizione gli utentipossono essere informati tempestivamente e in modo automatico della presenzadi nuovi contenuti o aggiornamenti sugli argomenti di loro interesse.

Ogni utente può decidere quali documenti sottoscrivere: un documentospecifico, tutti i documenti di una cartella o appartenenti ad una categoria, irisultati di una ricerca.

In seguito alla sottoscrizione, Freedoc invia una notifica – anche tramite postaelettronica - ogni qual volta i contenuti selezionati vengono modificati o èdisponibile un nuovo documento che corrisponde ai criteri specifica.

Accesso tramite web.Le funzionalità di Freedoc sono disponibili sia in rete locale sia sul web, inambiente Intranet o Internet.

L’inserimento, la ricerca, la visualizzazione, la modifica e l’autorizzazione deidocumenti possono avvenire anche sul web, indipendente dal momento e dalluogo di consultazione,

L’accessibilità dell’archivio attraverso un comune browser assicural’immediatezza nel recupero e nella condivisione immediati: tutti gli utenticoinvolti nel processo, siano essi interni all’azienda o inseriti nella catena delvalore, hanno in tal modo a disposizione in tempo reale contenuti aggiornati,di supporto alla loro operativitàe alle loro decisioni.

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Sicurezza.

L’introduzione di un archivio digitale accentua il problema della protezione deidati aziendali, poiché questi vengono memorizzati sotto forma di immaginee consultati anche attraverso il web.

Le informazioni raccolte da Freedoc suite sono protette da sistemi diautenticazione e identificazione che consentono di amministrare e verificarepuntualmente gli accessi ai documenti e le operazioni possibili su di essi.

Freedoc permette di diversificare e personalizzare i permessi a livello di singoloutente e singola funzionalità su un file (ad esempio solo visualizzazione,possibilità di modifica, inibizione della funzione di stampa o invio). Laconsultazione e la modifica sono concesse solo agli utenti autorizzati, chepossono visualizzare tutte le informazioni utili alla loro operatività in base alloro profilo, senza violare i permessi legati ai ruoli e alle policy aziendali.

Per incrementare ulteriormente il livello di protezione dei dati, Freedoc integrale funzionalità di profilatura degli utenti e accesso controllato con procedurevolte a criptare le immagini relative ai documenti.

Integrazione con office system.

Freedoc suite semplifica il processo di archiviazione e condivisione del patrimonioinformativo grazie all’integrazione con le più diffuse applicazioni di officeautomation, utilizzate abitualmente per creare e gestire documenti: Word,Excel, Microsoft Outlook e PowerPoint, sistemi gestionali e di CRM.

A partire dall’ambiente dilavoro quotidiano - graziealla funzionalità di One ClickPublishing - è possibilesalvare e recuperare idocumenti necessari alleproprie attività e collegati adun workflow.

I documenti salvati possonoessere, inoltre, trasformati informato PDF, senza installarenessun pdf creator.

L’integrazione con MicrosoftOutlook consente agli utentidi salvare in archivio lemail r icevute o inviate,comprensive di eventualia l legat i , indic izzandoleautomaticamente mediantel’importazione delle proprietàcome metadati.

Per assicurare la creazionedi un ambiente di lavoroaltamente collaborativo eprodutt ivo, Freedoc si

integra, inoltre, con sistemi fax server per consentire l’invio i documenti archiviatidirettamente via fax, collegandosi alla rubrica contatti di Outlook, ricevere lenotifiche di invio via mail, salvare i fax ricevuti e distribuirli via mail a singoliutenti o a liste di destinatari.

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Archiviazioneottica econservazionesostitutiva.

La dematerializzazione si sposa conla possibilità di adottare un sistemadi archiviazione documentale susupporti ottici in regola con lanormativa CNIPA, che garantisce laconservazione nel tempo deidocumenti e l’accesso, in qualsiasimomento, a contenuti conformiall’originale.Freedoc permette di archiviare tuttii documenti digitalizzati su supportiottici (CD, DVD) e non (NAS –Network Address Storage). Lagenerazione in automatico degli indicidi catalogazione dei dischi facilita ilrecupero dei contenuti, anche inpresenza di un archivio distribuito supiù supporti.Freedoc è conforme alle normeCNIPA relative alla firma digitale,all’archiviazione sostitutiva e alprotocollo informatico, gestendo tuttele fasi del processo di conservazionesostitutiva di documenti informatici(Fatture, Libro Giornale, Registri IVA,etc. ) aventi il medesimo valore legaledell’originale.Freedoc permette, infatti, di archiviarele immagini dei documenti susupporto ottico non riscrivibile(CD/DVD), apponendovi la MarcaTemporale e la Firma Digitale delResponsabile della Conservazione,secondo le regole del dettatolegislativo.

I vantaggi della dematerializzazione.

La dematerializzazione degli archivi con Freedoc offre alle organizzazioniinnumerevoli vantaggi.L’archiviazione fisica dei documenti cartacei può infatti, diventare un problemasia in termini di conservazione, per i rischi di distruzione e danneggiamento,sia per le dimensioni dello spazio richiesto.Freedoc permette di ridurre sensibilmente tempi e costi legati all’attività diarchiviazione: solleva le risorse interne dall’onere di compiere una serie diattività manuali legate all’ordinamento e all’archiviazione dei documenti in basealle logiche aziendali, e assicura un notevole risparmio di spazio, generalmentededicato allo storage della documentazione cartacea.Tra i vantaggi va anche annoverata una riduzione nell’uso di supporti cartacei.Grazie alla dematerializzazione, infatti, non è più necessario stampare molteplicicopie dello stesso documento, magari ad uso interno, poiché questo vieneautomaticamente archiviato, correlato, strutturato e reso facilmente reperibilenel sistema.

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Firma digitale.Freedoc offre pieno supporto allafatturazione elettronica e al laconservaz ione sost i tu iva de idocumenti fiscali regolata dal Dmef23 gennaio 2004 e dalla deliberazioneCNIPA n.11 del 19 febbraio 2004.La smate r i a l i z zaz ione de l l adocumentaz ione contabi le eamministrativa che si basa sulriconoscimento della validità giuridicadel documento digitale, dever i s p e t t a r e a l c u n i r e q u i s i t ifondamentali, quali l'apposizione delriferimento temporale e della firmaelettronica.

Freedoc gestisce la firma digitale ela marca temporale, consentendoanche l’inserimento multiplo su lottidi documenti.

Una volta selezionati i documenti da archiviare e firmare, Freedoc verifica lacongruità del documento (correttezza della numerazione, contenuto,fascicolazione) e se adeguato vi appone la marca temporale che ne attestala data e l’ora di creazione, e la firma che ne certifica l'integrità l'autenticità ela non ripudiabilità.

La sottoscrizione può avvenire singolarmente o per lotti: Freedoc permette,infatti, di apporre la firma digitale anche in modo massiva, su un elevatonumero di documenti contemporaneamente.

I documenti archiviati possono essere successivamente convertiti in formatopdf per offr ire una ulteriore garanzia di integrità e aff idabi l i tà.

N o n s i p u ò d a r e d i p i ù .I punti di forza di Solgenia Freedoc Suite:

Maggiore produttività: grazie all’immediata reperibilità delle informazioni,alla condivisione delle stesse, alla incrementata collaborazione dei teamaziendali.Minori costi: grazie ai ridotti tempi di implementazione della soluzione e diformazione per gli utenti e a un rapido ritorno sugli investimenti.Adattabilità: grazie alla scalabilità e alla facilità di personalizzazione chepermettono di soddisfare in pieno le specifiche esigenze aziendali.Integrazione: con tutte le applicazioni presenti in azienda (gestioni, CRM…),con ogni tipo di scanner, con i più diffusi strumenti di Office Automation.Facilità di utilizzo: grazie ad un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva,altamente personalizzabile e configurabile a seconda delle necessità e dellemansioni degli operatori.Flessibilità nell’utilizzo: grazie alla possibilità di utilizzare l’applicativo siain rete locale sia tramite web, uti l izzando un comune browser.

C a r a t t e r i s t i c h e t e c n i c h e e r e q u i s i t i d i i n s t a l l a z i o n e :

Server: Architetture Intel compatibili, Sistemi operativi Server Microsoft o Linux*,requisiti hardware variabili in base al numero di utenti.Client: Architetture Intel compatibili, Sistemi operativi per client Windows o Linux*,Internet Explorer o Firefox, minimo 128 Mb Ram, spazio disco in dipendenza deimoduli selezionati.

*non tutti i moduli potrebbero essere già disponibili per tale sistema operativo.

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SOLGENIA SPA

numeroverde 800.575.565 [email protected] www.solgenia.com