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TravelExpenses

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BlixwTime

Blix

Le aziende sanno bene quanto sia impegnativa la gestione delle trasferte e

delle note spese: flussi autorizzativi, anticipi e restituzioni anche in valuta,

relazione con le agenzie di viaggio, data entry, sistemi di controllo, pagamenti,

registrazioni nel sistema contabile e nel sistema paghe, analisi e statistiche.

Semplificare ed automatizzare la gestione di queste attività permette alle

aziende di ottenere in tempi rapidi un duplice obiettivo: da un lato

incrementare l’efficienza operativa, con conseguente riduzione dei costi;

dall’altro implementare un sistema di controllo automatico del rispetto delle

policy e delle procedure, con conseguente garanzia di razionalizzazione delle

attività.

Travel Expenses

è la soluzione

software di

Solgenia che

gestisce tutte le problematiche

legate agli aspetti della trasferta sul

territorio nazionale ed

internazionale; fornisce uno

strumento unico, condiviso,

disponibile via Internet, facile da

usare sia per il trasfertista, sia per

l’amministrazione, facilmente

integrabile con i sistemi contabili e

di gestione del personale, con tempi

di implementazione molto ridotti e

quindi un ritorno dell’investimento

estremamente rapido.

Per la gestione delle trasferte. Spesso le aziende non riescono a

gestire il processo delle trasferte in

modo strutturato: le richieste

vengono fatte con strumenti diversi

e non omogenei (a voce, con

modulo cartaceo, via e-mail ed

altro), il processo autorizzativo non

è supportato (chi deve autorizzare

chi), la gestione degli anticipi e delle

restituzioni è effettuata solo a livello

contabile.

Con Travel Expenses l’azienda

riesce a mettere sotto controllo

l’intero processo: il singolo

trasfertista può inserire la richiesta

di autorizzazione alla trasferta e del

relativo anticipo, con indicazioni sul

budget di spesa complessivo

previsto; tale richiesta viene

notificata via e-mail al responsabile,

che può autorizzarla anche

utilizzando dispositivi mobili;

contemporaneamente possono

anche essere richiesti servizi

prepagati (hotel, aerei, treni ed

altro) e possono essere effettuate le

richieste di prenotazione delle auto

aziendali.

Per la gestione delle note spese. Tutte le aziende che hanno

personale viaggiante devono

affrontare il problema del processo

di inserimento, autorizzazione,

controllo, contabilizzazione e

pagamento delle note spese.

Travel Expenses permette di

ottimizzare tutte queste attività,

fornendo a tutti gli attori interessati

uno strumento condiviso per la

gestione integrata dell’intero

processo.

Il singolo collaboratore può

utilizzare una semplice funzione che

lo guida nel caricamento delle

spese, velocizzando al massimo

l’attività di data entry; l’aspetto

operativo è effettuato via Internet

utilizzando semplicemente un

browser per accedere alla

procedura. Nel caso la connettività

non sia disponibile, è possibile

caricare le note spese sul proprio

PC con successiva

sincronizzazione.

I responsabili hanno immediata

visibilità sulle note spese inserite

attraverso una notifica via e-mail e

possono procedere ad autorizzarle

o respingerle via Internet o

utilizzando dispositivi mobili.

L’ufficio del personale può definire

nel sistema tutte le regole (policy) di

gestione e automatizzare il controllo

e la verifica del rispetto dei limiti di

spesa; questi possono essere

definiti per singola spesa o per

categoria di spesa, per tipologia di

collaboratore, per destinazione della

trasferta.

lix

TravelExpenses

Blix

3

può fornire utili indicazioni

sull’andamento dei costi di

trasferta.

La soluzione mette a disposizione

dei responsabili funzionali degli

strumenti di analisi e reportistica via

Internet che, in completa autonomia

e con massima libertà di utilizzo

permetteno di navigare tra i dati

costruendo le proprie analisi.

I dati raccolti possono essere

analizzati per dipendente,

destinazione, tipologia di spesa ed

altro, consentendo così di

controllare tutte le componenti di

costo ed individuare situazioni

critiche sulle quali intervenire con

azioni correttive e di miglioramento.

La possibilità di esportare i dati su

Microsoft Excel consente inoltre a

tutto il management di creare dei

L’amministrazione, infine, può

beneficiare di una significativa

riduzione dei tempi di processo

delle note spese grazie al controllo

automatico dei massimali fiscali per

la deducibilità delle spese di

trasferta e grazie alle gestione delle

problematiche dei cambi nelle note

spese in valuta.

La facilità di integrazione di Travel

Expenses con i principali sistemi

contabili permette inoltre, di

automatizzare anche il processo di

contabilizzazione.

La procedura permette inoltre,

l’importazione automatica delle

spese sostenute con carte di credito

aziendali (anche quelle di tipo

“lodge”).

Per un controllo puntuale dei costi. Le informazioni raccolte

costituiscono una preziosa base per

il management poiché la loro analisi

report statici su cui effettuare

successive elaborazioni anche off

line.

Perchè Travel Expenses. • Drastica riduzione dei tempi

complessivi di processo:

- 40% nei tempi di compilazione

- 60% nei tempi di controllo

- 95% nei tempi di

contabilizzazione.

• Automazione e controllo del

processo, con garanzia del rispetto

delle policy e significativa riduzione

degli errori

• Tempi di implementazione della

soluzione estremamente rapidi

• Maggiore facilità di controllo grazie

agli strumenti di analisi e di

reporting

• Facilmente integrabile ai sistemi

amministrativi e di gestione del

personale in uso in azienda.

Travel Expenses

è la soluzione

software di

Solgenia che

gestisce tutte le problematiche

legate agli aspetti della trasferta sul

territorio nazionale ed

internazionale; fornisce uno

strumento unico, condiviso,

disponibile via Internet, facile da

usare sia per il trasfertista, sia per

l’amministrazione, facilmente

integrabile con i sistemi contabili e

di gestione del personale, con tempi

di implementazione molto ridotti e

quindi un ritorno dell’investimento

estremamente rapido.

Per la gestione delle trasferte. Spesso le aziende non riescono a

gestire il processo delle trasferte in

modo strutturato: le richieste

vengono fatte con strumenti diversi

e non omogenei (a voce, con

modulo cartaceo, via e-mail ed

altro), il processo autorizzativo non

è supportato (chi deve autorizzare

chi), la gestione degli anticipi e delle

restituzioni è effettuata solo a livello

contabile.

Con Travel Expenses l’azienda

riesce a mettere sotto controllo

l’intero processo: il singolo

trasfertista può inserire la richiesta

di autorizzazione alla trasferta e del

relativo anticipo, con indicazioni sul

budget di spesa complessivo

previsto; tale richiesta viene

notificata via e-mail al responsabile,

che può autorizzarla anche

utilizzando dispositivi mobili;

contemporaneamente possono

anche essere richiesti servizi

prepagati (hotel, aerei, treni ed

altro) e possono essere effettuate le

richieste di prenotazione delle auto

aziendali.

Per la gestione delle note spese. Tutte le aziende che hanno

personale viaggiante devono

affrontare il problema del processo

di inserimento, autorizzazione,

controllo, contabilizzazione e

pagamento delle note spese.

Travel Expenses permette di

ottimizzare tutte queste attività,

fornendo a tutti gli attori interessati

uno strumento condiviso per la

gestione integrata dell’intero

processo.

Il singolo collaboratore può

utilizzare una semplice funzione che

lo guida nel caricamento delle

spese, velocizzando al massimo

l’attività di data entry; l’aspetto

operativo è effettuato via Internet

utilizzando semplicemente un

browser per accedere alla

procedura. Nel caso la connettività

non sia disponibile, è possibile

caricare le note spese sul proprio

PC con successiva

sincronizzazione.

I responsabili hanno immediata

visibilità sulle note spese inserite

attraverso una notifica via e-mail e

possono procedere ad autorizzarle

o respingerle via Internet o

utilizzando dispositivi mobili.

L’ufficio del personale può definire

nel sistema tutte le regole (policy) di

gestione e automatizzare il controllo

e la verifica del rispetto dei limiti di

spesa; questi possono essere

definiti per singola spesa o per

categoria di spesa, per tipologia di

collaboratore, per destinazione della

trasferta.

può fornire utili indicazioni

sull’andamento dei costi di

trasferta.

La soluzione mette a disposizione

dei responsabili funzionali degli

strumenti di analisi e reportistica via

Internet che, in completa autonomia

e con massima libertà di utilizzo

permetteno di navigare tra i dati

costruendo le proprie analisi.

I dati raccolti possono essere

analizzati per dipendente,

destinazione, tipologia di spesa ed

altro, consentendo così di

controllare tutte le componenti di

costo ed individuare situazioni

critiche sulle quali intervenire con

azioni correttive e di miglioramento.

La possibilità di esportare i dati su

Microsoft Excel consente inoltre a

tutto il management di creare dei

L’amministrazione, infine, può

beneficiare di una significativa

riduzione dei tempi di processo

delle note spese grazie al controllo

automatico dei massimali fiscali per

la deducibilità delle spese di

trasferta e grazie alle gestione delle

problematiche dei cambi nelle note

spese in valuta.

La facilità di integrazione di Travel

Expenses con i principali sistemi

contabili permette inoltre, di

automatizzare anche il processo di

contabilizzazione.

La procedura permette inoltre,

l’importazione automatica delle

spese sostenute con carte di credito

aziendali (anche quelle di tipo

“lodge”).

Per un controllo puntuale dei costi. Le informazioni raccolte

costituiscono una preziosa base per

il management poiché la loro analisi

report statici su cui effettuare

successive elaborazioni anche off

line.

Perchè Travel Expenses. • Drastica riduzione dei tempi

complessivi di processo:

- 40% nei tempi di compilazione

- 60% nei tempi di controllo

- 95% nei tempi di

contabilizzazione.

• Automazione e controllo del

processo, con garanzia del rispetto

delle policy e significativa riduzione

degli errori

• Tempi di implementazione della

soluzione estremamente rapidi

• Maggiore facilità di controllo grazie

agli strumenti di analisi e di

reporting

• Facilmente integrabile ai sistemi

amministrativi e di gestione del

personale in uso in azienda.

Compilazione Approvazione Controllo Contabilizzazione Rimborso

Travel Expenses ROI

4

(appoggiate su conto corrente

aziendale o del collaboratore). Il

processo è automatizzabile per i

principali gestori (Amex, Visa,

CartaSì, BankAmericard, Carta

Moneta, Airplus, AGIP ed altri),

grazie all’import automatico dei

flussi elettronici delle transazioni.

L’importazione automatizzata, in

particolare, consente di annullare i

tempi di inserimento dati e di

riconciliazione cambi.

Anticipi. Gestisce la richiesta,

l’autorizzazione, l’erogazione e la

restituzione degli anticipi di

contante in euro o in valuta; permet-

te di registrare anche i prelevamenti

da sportello bancario. Gli estratti

conto forniscono una visione chiara

e completa delle erogazioni in atto a

tutti i livelli di controllo.

Servizi di viaggio (Prepagati). Permette di gestire ogni servizio

travel che l’azienda acquista per la

trasferta dei propri collaboratori

(biglietti aerei e ferroviari, prenota-

zioni alberghiere, noleggi

auto ed altro).

FUNZIONALITA’ E NOVITA’Travel Expenses automatizza e permette di controllare i flussi e le informazioni che concorrono a generare il processo di compila-zione, approvazione, controllo e contabilizzazione delle note spese.

Note spese. Il collaboratore via

browser Web ha una pagina, il

Prospetto spese, che lo aiuta e lo

guida in modo immediato

nel caricamento dei corrispettivi di

spesa. Il processo è semplicissimo

per facilitare il trasfertista nella

compilazione, riducendo o addirittu-

ra evitando la necessità di una

formazione specifica.

Autorizzazione al viaggio e delle note spese. Organizza ed ottimizza

la gestione dei flussi di informazioni.

Il motore di workflow on-line gesti-

sce le richieste, le notifiche via

e-mail, le approvazioni on-line e i

follow-up in tempo reale. Consente

agli incaricati di verificare, approva-

re o respingere le richieste di

autorizzazione ai viaggi e le relative

note spese. I monitor a supporto di

queste fasi decisionali rendono

chiari gli eventuali sforamenti

rispetto alla policy aziendale,

evidenziando sia il tipo di sforamen-

to sia il suo valore economico

rispetto ai massimali di spesa,

facilitando così la risoluzione del

problema e rendendo molto più

veloci i processi.

Carte di credito. La procedura

consente l’inserimento in nota

spese delle spese sostenute con

carta di credito aziendale

Aggiornamento dei cambi on-line. Recupera in automatico i tassi di

cambio giornalieri collegandosi via

Web al sito dell’Ufficio Italiano

Cambi (www.uic.com); in questo

modo il trasfertista potrà utilizzare

sempre il tasso corretto.

Pagamenti automatici. Abilita la

gestione del pagamento dei rimbor-

si, dando la possibilità di creare

anche il file standard ABI per

effettuarne i bonifici elettronici.

Import anagrafiche. Il popolamento

e l’aggiornamento dell’applicativo è

semplificato grazie al caricamento

automatico dei dati relativi alle

principali anagrafiche (risorse

umane, carte di credito, destinatari,

auto, valute/cambi, conti contabili ed

altro).

5

Richiesta Autorizzazione• Trasferta• Anticipo• Servizi Prepagati

Approvazione• Verifica livello

superiore

Gestione• Erogazione

Anticipi• Prenotazione

Servizi Prepagati

Il Processo di gestione delle Trasferte

IL PROCESSO1. Il trasfertista provvede alla

compilazione della nota spese - via

Internet o sul proprio PC portatile -

scegliendo tra categorie di spesa

precaricate (es. vitto, alloggio,

autostrada ed altro); può verificare

on-line lo stato dei propri rimborsi,

richiedere anticipi e servizi viaggio,

prenotare le auto aziendali a

disposizione.

2. Chi autorizza la nota spese ha

un monitor che segnala - in modo

semplice ed immediato come un

semaforo - eventuali incongruità in

termini di tipologia ed entità econo-

mica al fine di consentirne la

valutazione secondo la policy

aziendale. Grazie al monitor di

controllo delle anomalie, la decisio-

ne di approvare o respingere una

nota spese è immediata.

3. Chi controlla la nota spese,

verificandone la corrispondenza

Servizi Travel. Consente l'integra-

zione con i sistemi delle principali

agenzie di viaggio. Il sistema mette

infatti in comunicazione direttamen-

te trasfertista, ufficio viaggi interno

all’azienda e agenzia. Travel

Expenses è oggi integrato con il

sistema informativo di BCD Travel e

già predisposto per l’integrazione

con altre agenzie.

Modulo off-Line. Consente la

compilazione della nota spese

senza connessione ad Internet. Le

informazioni caricate vengono

inviate ai server nel momento in cui

il PC del trasfertista viene connesso

alla rete aziendale o ad Internet.

con i giustificativi, ha un sistema

che razionalizza e agevola la spunta

dei corrispettivi o le eventuali

correzioni.

4. Chi rimborsa la nota spese può

gestire il rimborso delle spese

in contante, attraverso il cedolino

oppure tramite la creazione del file

ABI standard per effettuare bonifici

elettronici.

5. Chi contabilizza deve semplice-

mente premere il tasto di contabiliz-

zazione: è il software che pensa

autonomamente alla registrazione

sui conti di contabilità generale,

separando se necessario i valori in

parte deducibile e non, e provve-

dendo alle eventuali registrazioni in

analitica sui centri di costo o su

altre dimensioni definite in fase di

modellazione.

6

Compilazione

• On line via Internet

• Off line su PC con successiva sincroniz.

Approvazione

• Anche su dispositivi mobile

Controllo Amministrativo• Policy Aziendali (Massimali di spesa, Diarie, Indennità)

• Deducibilità• Detraibilità IVA

Contabilizzazione

• Suddivisione per centro di costo

Rimborso

• Bonifico Bancario (con predisposizione invio elettronico ala banca)

• Nel cedolino

Il Processo di gestione delle Note Spese

Web e non richiede alcuna installa-

zione sui PC per l’utilizzo. L’accesso

alle informazioni è controllato e

profilato per ciascun utente tramite

login e password. Travel Expenses

è già stato integrato con portali

aziendali e supporta il “single sign

on”. Un ulteriore livello di sicurezza

è reso possibile all’implementazione

sull’application server del protocollo

HTTPS che cripta le informazioni

trasmesse da/verso Travel Expen-

ses.

Caratteristiche della procedura.

Travel Expenses è:

• multi aziendale: permette la

gestione di più aziende facenti parte

dello stesso gruppo

• multi divisa: consente la gestione

delle missioni all’estero

• multi lingua: predisposto per la

gestione di lingue differenti

APPROFONDIMENTIMaschera di inserimento semplifi-cato “Prospetto spese”. Il trasferti-

sta ha a disposizione una pagina

Web dove caricare gli importi delle

spese sostenute. E’ una tabella che

riporta in colonna le date del

periodo di trasferta e in riga il

dettaglio delle spese: è sufficiente

incrociare la data e la spesa soste-

nuta, caricare l’importo della spesa

e salvare. Il suo utilizzo è immediato

e semplicissimo. Il “Prospetto

spese” consente poi di personaliz-

zare le note spese dei trasfertisti

con le tipologie di spesa sui quali

sono autorizzati a operare, eviden-

zia gli sforamenti dei massimali ed

altro.

Tecnologia. Travel Expenses è

realizzato secondo le più moderne

logiche di sviluppo con tecnologia

dall’italiano (disponibili italiano,

inglese e tedesco)

Una soluzione ampiamente collaudata. Travel Expenses è

leader italiano nel mercato dei

software dedicati al business travel

per numero di installazioni: oggi è

utilizzato in oltre 100 aziende,

italiane e multinazionali, che opera-

no in settori differenti; ogni mese

oltre 18.000 trasfertisti compilano la

propria nota spese con Travel

Expenses.

Blix Travel on the cloud. Oltre alla

modalità che prevede l'acquisto

della licenza e l'installazione presso

il cliente, Travel Expenses è com-

pletamente fruibile in modalità cloud

senza la necessità di dotarsi

dell'infrastuttura tecnologica e con

un pricing a consumo.

7

Travel

Business Travel

Off Line

Mobile

Analytics

CreditCard

ForeignLanguage

I Moduli di Travel Expenses

Il Prospetto spese è la maschera per

l’inserimento delle spesesostenute durante

la trasferta;l’interfaccia semplice ed

intuitiva consente una compilazione dei dati

immediata da parte del trasfertista

La Richiesta Servizi Travel permette di specificare in dettaglio le esigenze del trasfertista, definendo modalità di spostamento e perma-nenza; poter condividere informazioni strutturate è fondamentale nell’abbattimento dei tempi di gestione

8

Per le aziende che hanno la necessità di assicurare la mobilità di un elevato

numero di dipendenti e collaboratori, la gestione interna del parco veicoli

aziendale può essere molto impegnativa imponendo una serie complessa e

costosa di adempimenti fiscali, burocratici e manutentivi.

Semplificare ed automatizzare la gestione della flotta aziendale interna

permette alle aziende di risparmiare tempo e denaro investiti in attività

ripetitive e non strategiche, recuperando produttività ed efficienza.

Blix HRM Benefits

& Assets è la

soluzione software

che gestisce le

problematiche legate al possesso

ed alla gestione del parco auto:

contratti, assicurazione,

manutenzione ordinaria,

straordinaria ed altro; è ideale per

aziende ed enti pubblici dotati di un

ampio parco veicoli che hanno

l'esigenza di migliorare l'efficienza

nella gestione dei singoli automezzi.

Il responsabile parco auto può

trovare in Blix HRM Benefits &

Assets un valido supporto per la

gestione ordinaria dei veicoli.

La contabilità fornitori ed il controller

possono ridurre i tempi dedicati alla

registrazione dei costi legati al

parco auto ed alla loro allocazione,

grazie alla possibilità di raccogliere

da sistemi esterni le informazioni di

costo, presenti in fatture fornitori:

tipicamente sono le società di lungo

noleggio veicoli, Autostrade e le

catene di distribuzione carburante

(Agip, Shell, Q8 e Total).

Le informazioni inserite nella

procedura possono essere

analizzate con strumenti di analisi

grafica ed esportati su applicazioni

desktop (es. Excel o Word); i report

pre-configurati e quelli liberamente

configurabili consentono di

verificare scadenze, calcolare

consumi, spese legate alle targhe

ed agli utilizzatori, dando la

possibilità di confrontare in ogni

momento dell'anno gli scostamenti

tra costi di budget, effettivi e

forecast.

Le simulazioni possono essere

ripetute e salvate, così da arrivare

per approssimazioni successive al

budget definitivo.

La sua integrazione con i principali

strumenti collegati al parco auto

come Telepass e carte carburante,

consente all’amministrazione di

avere i dati sempre aggiornati sulle

spese collegate al parco auto, sulle

contrattualistiche collegate, sulle

tratte chilometriche e

sull’assegnazione dei benefits per

singolo dipendente.

Funzionalità Benefits & Assets: • Gestione parco auto e benefits

• Multisocietario, multilingua e

multivaluta

• Invio di dati in contabilità generale

e analitica

• Importazione dati da principali

carte carburanti

• Interamente Web e gestibile

anche off-line

• Integrato con Microsoft Office e

posta elettronica

• Prenotazione auto, storico

utilizzatori

• Scadenziario bolli, manutenzioni,

assicurazioni

• Integrazione con Telepass e

Viacard

lix

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Benefits& Assets

Blix

Grazie all’Anagrafica Veicoli è possibile gestire

il dettaglio informativo delle vetture, sia aspetti statici legati al bene, sia dinamici connessi al suo

utilizzo

La tab “Evento” consente un focus cronologico sugli esborsi monetari connessi al veicolo, dall’Addebito Assicura-zione al Rifornimento carburante

10

Il Gruppo

Il Gruppo Solgenia è una primaria realtà italiana del settore ICT. Grazie all’integrazione di realtà fortemente specializzate,

il Gruppo produce Soluzioni Applicative e Tecnologiche per il business e la collaboration ed offre servizi ad elevato valore

aggiunto nelle aree della gestione aziendale.

Gli elevati investimenti in R&D, la flessibilità organizzativa e la capacità di adattamento ad un mercato in continua

evoluzione, costituiscono il carattere vincente di un’Azienda che da 20 anni affianca le imprese condividendone sfide di

business, obiettivi e metodologie.

Il Gruppo opera su tutto il territorio nazionale in modo diretto con dieci filiali operative; la presenza a livello internazionale

include Solgenia USA a Salt Lake City, Solgenia Canada a Toronto e Solgenia Messico a Mexico City.

MilanoVicenzaTorino

Genova BolognaFirenze

RomaSpoleto (HQ)

Napoli Bari

SOLGENIA MEXICOMexico City

SOLGENIA USA

SOLGENIA ITALIA

SOLGENIA CANADATorontoSalt Lake City

Experience the Innovation

Una nuova esperienza lavorativa

Abilitare l’integrazione tra applicazioni di business e tecnologie di collaborazione permette alle Organizzazioni di

incrementare la produttività, essere più reattive ai cambiamenti e fornire valore ai Clienti.

Processi

Clienti

Analisi

Portali

Cloud

Mobile

Voce

Video

11

Offering del Gruppo

Business Application

L’estrema flessibilità e la logica modulare che sottendono le SUITE, unite alle ampie possibilità di personalizzazione,

garantiscono al Cliente una risposta efficace secondo le proprie esigenze; permettono ai Clienti di risolvere esigenze

specifiche e di ampliare nel tempo la copertura offerta dal sistema informativo in funzione della crescita.

Le soluzioni sviluppate coprono il supporto per la gestione di tutti i processi operativi dell'azienda (ERP – Proj), per la

gestione del rapporto con i Clienti (CRM – Blix), per il controllo di gestione ed andamento del business (BI - Analysis), per

la condivisione di documenti e contenuti e per la gestione dei processi (ECDM&BPM - Freedoc).

Solutions

roj

ERP - SCM

lix

CRM - HRM

naly

sis

BI - CPM

reed

oc

ECDM - BPM

Business Technology

La Rete costituisce il centro nevralgico del modello di business che proponiamo; consentiamo ai nostri Clienti di

migliorare l’efficienza dei processi e ridurne i costi, aumentare la produttività individuale e la collaborazione tra le persone,

generando nuove opportunità di business.

Le soluzioni di Business Technology permettono alle aziende di controllare e gestire al meglio l'uso della rete e dei

sistemi al fine di raggiungere più elevati livelli di efficienza.

Solutions

WAN Optimization Unified Communication System Management

info@solgenia.com - www.solgenia.com