slide kik final

KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)PERINGKAT JABATAN PERKHIDMATAN AWAM 2012

KUMPULAN ZOOM

KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)PERINGKAT JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

2012

PROSES TAWARAN & PENGESAHAN KURSUS MENGAMBIL MASA

1BAB

PENDAHULUAN

PENDAHULUAN CARTA ORGANISASI JPA

UNIT MAJLIS BERSAMA JABATAN

KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM

PROGRAM PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

PROGRAM PERANCANGAN SUMBER MANUSIA & HAL

EHWAL KORPORAT

BAHAGIAN PERANCANGAN, PENYELIDIKAN & KORPORAT

TIMBALAN KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM (P)

TIMBALAN KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM (O)

PENASIHAT UNDANG-UNDANG

UNIT AUDIT DALAMINSTITUT TADBIRAN

AWAM NEGARA (INTAN)

BAHAGIAN PASCA PERKHIDMATAN

BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT

BAHAGIAN PENGURUSAN PSIKOLOGI

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

BAHAGIAN PERKHIDMATAN

BAHAGIAN SARAAN

BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN

MAJLIS BERSAMA JABATAN - JPA

PROGRAM OPERASI SUMBER MANUSIA

PENDAHULUAN

Memimpin melalui teladan

Mengurus modal insan

yang terbaik

Membangunkan organisasi yang

mantap

Membangunkan modal insan

yang berdaya saing

Menetapkan halatuju yang

dinamik

Mendorong prestasi unggul

PERANAN INTAN

PENDAHULUAN OBJEKTIF KUALITI INTAN

b) Tidak kurang daripada 5.5 dalam skala 1 hingga 7 bagi skor keseluruhan jurulatih INTAN

a) Tidak kurang

daripada 5.5 dalam

skala 1 hingga 7 bagi

skor purata pencapaian

keseluruhan kursus

e) Memastikan jurulatih bukan INTAN yang mendapat skor purata keseluruhan kurang daripada 5.5 dalam skala 1 hingga 7 tidak akan dijemput semula.

d) Tidak kurang

daripada 5.2 dalam


perkhidmatan sajian

c) Tidak kurang

daripada 5.2 dalam


perkhidmatan

penginapan

f) Tidak kurang daripada 5.2 dalam skala 1 hingga 7

bagi perkhidmatan pusat sumber.

Mendapatkan skor purata penilaian:

Menjalankan sekurang-kurangnya 90% daripada bilangan kursus yang dirancang

PENDAHULUAN VISI INTAN

Untuk Menjadi

Institusi Pembelajaran

Sektor Awam Yang

Unggul

PENDAHULUAN MISI INTAN

Untuk Membangunkan Modal

Insan Sektor Awam

Yang Kompeten Melalui

Pembelajaran Berkualiti

PENDAHULUAN PIAGAM PELANGGAN INTAN

Kami berjanji untuk :

Merancang dan melaksanakan projek latihan yang berkualiti dan menepati keperluan pelanggan dengan :-

Memaklumkan pelanggan tentang sesuatu kursus yang akan dijalankan sekurang-kurangnya satu (1) bulan

sebelum kursus bermula;

PENDAHULUAN PIAGAM PELANGGAN INTAN

Kami berjanji untuk :

Memastikan prasarana latihan

dan peralatan latihan berfungsi

dengan baik dalam keadaan siap sedia untuk digunakan

dalam tempoh satu (1) hari sebelum kursus bermula;

Memastikan perkhidmatan

penginapan mendapat skor

purata penilaian tidak kurang

daripada skala 5.2 berasaskan MS ISO

9001:2008;

Memastikan perkhidmatan sajian

mendapat skor purata penilaian

tidak kurang daripada skala 5.2 berasaskan MS ISO

9001:2008;

Menjalankan sekurang-kurangnya lima (5) konsultasi

setahun;

Memastikan perkhidmatan pusat sumber mendapat

skor purata penilaian tidak

kurang daripada 5.2 berasaskan MS ISO

9001:2008;

Memastikan penyampaian

kursus keseluruhan mendapat skor

purata penilaian tidak kurang

daripada skala 5.5 berasaskan MS ISO

9001:2008;

Memberikan maklum balas

terhadap setiap aduan dan

pertanyaan dalam tempoh tidak lewat

dari satu (1) hari bekerja;

2BAB

PENGENALAN KUMPULAN

PENGENALAN KUMPULAN LATAR BELAKANG KUMPULAN

NAMA KUMPULAN ZOOM

TARIKH PENUBUHAN 7 MEI 2012

MOTO KOMITED, EFISYEN & PROAKTIF

ETIKA KERJASAMA BERSEMANGAT BIJAK MENGATUR STRATEGI

KEANGGOTAAN KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL KUMPULAN PELAKSANA

PENGENALAN KUMPULAN LOGO KUMPULAN

Kekuatan, keberanian & semangat ahli

kumpulan untuk menyiapkan projek

Keikhlasan dan harapan ahli untuk

memberi perkhidmatan yang lebih efisyen, cepat

& mudah kepada warga INTAN dan

peserta kursus

Berinovasi ahli ke arah

mempercepatkan proses penawaran dan pengesahan

surat tawaran kursus.

Mohammad Khairu Farhan bin Md SaadSarjana Muda Teknologi Maklumat (UUM) Unit Pengurusan Inovasi dan Kreativiti

Wan Noor Asiah Binti Wan Mohammad Nawi Sarjana Teknologi Maklumat (UiTM)Pusat Penyelidikan dan Inovasi ICT

Nadhirah binti Anang @ Talib Sarjana Muda Sains Komputer (UTM Skudai)

Pusat E-Pembelajaran Sektor Awam

Wan Nurhazwani bt Wan GhazaliSarjana Muda Teknologi Maklumat (UNITEN)

Unit Pengurusan Inovasi dan Kreativiti

Juwita Ahza Binti Abdul HakimSarjana Muda Sains Komputer (USM)

Pusat Pengurusan dan Pembangunan Aplikasi

Mohd Yuzwan bin YunanDiploma Teknologi Maklumat (UniKL)

Pusat Pengurusan dan Pembangunan Aplikasi

Thllaikumaran A/L Segaran Diploma Kejuruteraan Elektrik

(Politeknik Kulim)Pusat Pengurusan dan Pembangunan

Aplikasi

Mohd Faizal Bin Yahya Sijil Pelajaran Malaysia - V (SPM)

Unit Pengurusan Inovasi dan Kreativiti

Julia Inne Azrina Binti MohammadDiploma Pengurusan Perniagaan

(UiTM)Pusat Pembangunan Strategis ICT

Rahaidah Binti Ahmad Ramli

Diploma Teknologi Maklumat( UiTM)Pusat Pembangunan Teknologis

AHLI KUMPULAN ZOOM

PENGENALAN KUMPULAN SURAT PELANTIKAN AHLI KUMPULAN

PENGENALAN KUMPULAN REKOD KEDATANGAN AHLI KUMPULAN

18% 82%

TARIKH

NAMA

Julai 2012 Ogos 2012 September 2012

8 15 25 8 14 30 10 11 12 13 14

Farhan / / x / x / / x / x /

Juwita / / / / / / x / / / /

Yuzwan / / / / / / x / / x /

Kumaran / / / / / / / / / / /

Wanie / x / / / / / / x / /

Asiah / / / / / / / / / x /

Rahaidah x / / / / x x / x / /

Nadhirah / / x / / / / x / / /

Julia / x / / / / / x / x /

Faizal / / / / x / / / / / /

HADIR : 82%

TIDAK HADIR : 18%

PENGENALAN KUMPULAN MERANCANG PELAKSANAAN PROJEK

•Pengenalan•Penubuhan Kumpulan•Pelan Tindakan•Penyenaraian&Pemilihan Masalah•Analisis Punca Masalah•Pengumpulan & Analisis Data•Cadangan Penyelesaian•Pembangunan Sistem

•Persembahan Pengurusan•Ujian Rintis & Analisis Data

•Pemantauan•Penyeragaman &• Tindakan susulan

•Penilaian •Persembahan Pengurusan•Ukur kejayaan

P L A NP

D O D

C H E C K

C

A C T

I O N

A

PENGENALAN KUMPULAN CARTA PERBATUAN KUMPULAN

AKTIVITI Tahun 2012

Bulan Mei Jun Jul Aug Sep Okt Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

P

Penubuhan Kumpulan

Pelan tindakan pembahagian tugas

Penyenaraian Masalah

Pemilihan Masalah

Penjelasan Masalah

Analisis Punca Masalah

Pengumpulan Data & Analisis Data

Cadangan Penyelesaian

D

Pembangunan Sistem

Persembahan Pengurusan 1

Ujian Rintis & Analisis Data

C

Penilaian

Persembahan Pengurusan

Ukur Kejayaan

A Pemantauan

Penyeragaman & Tindakan Susulan

Perancangan

Pelaksanaan

BAB

PEMILIHAN PROJEK

3

PEMILIHAN PROJEK SENARAI PROJEK DIKENALPASTI

1. Proses tawaran dan pengesahan kehadiran kursus mengambil masa.

2. Arahan pengunaan Sistem EPSA kurang berkesan.

3. Pengurusan stor kurang sistematik.

4. Sistem kad perakam waktu kerap rosak.

5. Pokok yang kurang diselenggara.

6. Tiada sistem repositori untuk menyimpan kajian pegawai dan peserta kursus.

7. Gangguan bekalan elektrik kerap berlaku.

8. Kekurangan tempat meletak kenderaan di sesetengah bahagian.

9. Papan tanda arah yang mengelirukan peserta kursus.

10. Pengagihan tugas pemandu kurang efisyen.

PEMILIHAN PROJEK PEMBUKTIAN MASALAH

PROSES TAWARAN DAN PENGESAHAN KEHADIRAN KURSUS MENGAMBIL MASA

Kod Aktiviti Aktiviti Jawatan/ Jabatan

Masa

Masa Standard

(MS)

Masa Proses

(MP)

AKemukakan permohonan kursus secara dalam talian*Sistem akan jana notifikasi mengesahkan penerimaan permohonan

Pemohon - -

B

Semak kelayakan dan buat pemilihan peserta menerusi I-TIMS*Proses hanya akan bermula selepas tarikh tutup permohonan kursus

Penolong Pengarah/Ketua Penolong

Pengarah5 hari 1 hari

CSediakan surat tawaran dan surat pengesahan kehadiran

Setiausaha Kursus 3 hari 20 minit

D Tandatangan surat tawaranPenolong Pengarah/

Ketua Penolong Pengarah

1 hari 10 minit

E Edarkan Surat Tawaran Pejabat Pendaftar 2 hari 30 minit


PROSES TAWARAN DAN PENGESAHAN KEHADIRAN KURSUS MENGAMBIL MASA (sambungan)

Kod Aktiviti Aktiviti Jawatan/ Jabatan

Masa

Masa Standard

(MS)

Masa Proses(MP)

F

Terima Tawaran Kursus dan mengembalikan borang pengesahan kehadiran*melalui faks, tel atau emel seminggu sebelum tarikh kursus

Pemohon - -

GTerima pengesahan dan daftarkan ke dalam sistem

Setiausaha Kursus 1 hari 15 minit

H Menghadiri kursus Pemohon - -

JUMLAH MASA 12 hari3 hari 1 jam

15 minitProses yang mengambil

masa



SEBANYAK 15 KES ADUAN DITERIMA DARI HELPDESK ITIMS

(APRIL – MEI 2012)



Kursus CCNA Kursus Excel Kursus ISMS Kursus PPD0

5

10

15

20

25

30

FaksE-melTelefon

Sumber: Pusat Pembangunan Strategis ICT INTANJan – Sept 2012

PEMILIHAN PROJEK

ARAHAN PENGUNAAN SISTEM EPSA KURANG BERKESAN

KATEGORI JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGOS JUMLAHTerlupa ID dan Kata Laluan 34 52 48 34 48 45 67 38 366

Penerangan & Pembelajaran EPSA

45 79 83 145 49 55 48 17 521

Tatacara Permohonan EPSA 52 67 57 94 102 76 76 58 582

Profil Pengguna 14 11 5 3 10 16 18 17 94

Surat Tamat Kursus 18 3 7 10 5 2 3 6 54

Lain-Lain* 2 3 14 2 2 2 5 2 32

JUMLAH E-MEL ADUAN YANG DITERIMA

165 215 214 288 216 196 217 138 1649

Terlupa ID dan Kata Laluan22.2%

Penerangan & Pembelajaran EPSA31.6%

Tatacara Permohonan EPSA35.3%

Profil Pengguna5.7%

Surat Tamat Kursus3.3%

Lain-Lain*1.9%

PEMBUKTIAN MASALAH


PENGURUSAN STOR KURANG SISTEMATIK

Sumber : Temubual bersama Pegawai Stor Bahagian Pengurusan ICT (10 Mei 2012)

Pegawai Stor perlu mengemaskini Kad Petak setiap kali stok dikeluarkan dari stor.

Proses rumit, memakan masa dan terdedah kepada kesilapan ketika mengira stok.


SISTEM KAD PERAKAM WAKTU KERAP ROSAK

Buku Log Penyelenggaraan menunjukkan secara anggaran

terminal kad perakam rosak sebanyak 2 kes sebulan.

Sumber : Unit Khidmat Sokongan (UKS)


POKOK KURANG DISELENGGARA

Berdasarkan pemerhatian, ini adalah antara pokok-pokok tua

yang membahayakan pengguna jalan


TIADA SISTEM REPOSITORI UNTUK MENYIMPAN KAJIAN PEGAWAI DAN PESERTA KURSUS

Pemerhatian mendapati Kertas-kertas Kerja dan Kertas-kertas Kajian disimpan di kabinet-kabinet dan rak-rak di bilik pegawai / kakitangan. Tiada sistem khas digunakan untuk menyimpan.


GANGGUAN BEKALAN ELEKTRIK KERAP BERLAKU

• Temuramah dilakukan bersama Pegawai Penyelenggara Elektrik INTAN.

• Pada tahun 2012, jumlah kejadian sebanyak 2 kes sahaja. Punca gangguan bekalan elektrik di sebabkan kerosakan pada jentera TNB.

• Pemeriksaan sistem elektrik INTAN dilakukan setiap minggu bagi memastikan bekalan elektrik INTAN sentiasa dalam keadaan baik.


KEKURANGAN TEMPAT MELETAK KENDERAAN DI SESETENGAH BAHAGIAN

Kereta – kereta dipakir di sisi-sisi bangunan.


PAPAN TANDA ARAH YANG MENGELIRUKAN PESERTA KURSUS

Peserta sering terkeliru dengan

papan tanda di INTAN kerana tidak dikemas kini dan kertas tanda

arah yang rosak.


SISTEM PENEMPAHAN KENDERAAN KURANG EFISYEN

Tempahan pengangkutan bertindih menimbulkan masalah kepada warga INTAN yang memerlukan perkhidmatan pengangkutan ketika bertugas luar.

PEMILIHAN PROJEK KAEDAH SMART

: Tajuk yang dipilih mestilah jelas dan khusus

: Masalah boleh diukur dengan kekerapan ia berlaku

: Masalah boleh diselesaikan dan memberi faedah

: Masalah sebenar yang berlaku di Jabatan

: Boleh dilaksanakan dalam jangkamasa perancangan

PEMILIHAN PROJEK TEKNIK PEMILIHAN MASALAH

Masalah S M A R T Keputusan

Proses tawaran dan pengesahan kehadiran kursus mengambil masa

√ √ √ √ √ DITERIMA

Pengurusan aduan Help Desk EPSA kurang berkesan √ √ √ √ X DITOLAK

Sistem Pengurusan Stor kurang sistematik X √ √ X X DITOLAK

Sistem kad perakam waktu kerap rosak √ X X √ √ DITOLAK

Pokok yang kurang diselenggara √ X X X X DITOLAK

Tiada sistem repositori untuk menyimpan kajian pegawai dan peserta kursus

√ X √ √ √ DITOLAK

Gangguan bekalan elektrik kerap berlaku √ √ X X X DITOLAK

Kekurangan tempat meletak kenderaan di sesetengah bahagian √ √ X X X DITOLAK

Papan tanda arah yang mengelirukan peserta kursus √ √ X X √ DITOLAK

Pengagihan tugas pemandu kurang efisyen √ √ √ X X DITOLAK

JADUAL SMART

4BAB

PENJELASAN PROJEK

PENJELASAN PROJEK DEFINISI PROJEK

What ? •Proses penawaran kursus dan pengesahan kehadiran masih dilaksanakan secara manual dan mengambil masa

Why? •Menjejaskan persediaan kursus•Menyulitkan peserta untuk faks/telefon/emel sedangkan proses boleh dimudahkan lagi (simplify)

When? •Sebaik sahaja peserta dipilih•Sewaktu pendaftaran kursus

Where? •INTAN Bukit Kiara

Who? •Pemohon yang terpilih•Urusetia kursus

How? •Keperluan pengguna yang bertambah selaras arus semasa

PENJELASAN PROJEK ISTILAH / TERMINOLOGI

ITIMS - INTAN Training Information And Management System.

MASA STANDARD (MS) - Proses yang diambil bermula dari pemilihan peserta oleh urus setia sehingga kepada pengesahan kehadiran peserta dan melibatkan gangguan sewaktu menjalankan tugas.

MASA PROSES (MP) - Masa diambil bermula dari pemilihan peserta oleh urus setia sehingga kepada pengesahan tanpa melibatkan gangguan sewaktu menjalankan tugas.

FLYING SQUAD - Kumpulan yang ditubuhkan untuk meneliti keperluan ITIMS. Ahli-ahlinya terdiri dari pegawai Pusat Pembangunan Latihan (PPL).

PENJELASAN PROJEK PENJELASAN TERPERINCI

RASIONAL PEMILIHAN PROJEK

Sistem ITIMS perlu ditambahbaik berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Latihan Bil. 2/2012 pada 27 Januari 2012. Justeru,

Bengkel Flying Squad telah diadakan pada 27 - 28 Mac 2012 bagi membincangkan secara terperinci keperluan

memasukkan modul Penawaran dan Pengesahan Kursus Secara Dalam Talian.

PENJELASAN PROJEK CARTA ALIR PROSES SEDIA ADA

Jawatan /Jabatan Aktiviti

Pemohon

Setiausaha Kursus

Penolong Pengarah/


Pej. Pendaftar

Tidak

Ya

A. Kemuka permohonan

B. Semak kelayakan dan pemilihan

pesertaMS : 2,400 min

(5 hari)MP: 480 min

(1 hari)

C. Sedia surat tawaran dan surat pengesahan

kehadiranMS : 1,440 min

(3 hari)MP: 20 minit

D: Tandatangan surat tawaranMS : 480 min


E: Mengedarkan Surat Tawaran MS : 960 min


G. Terima pengesahan dan daftarkan ke dalam sistem

MS : 480 min(1 hari)

MP: 15 minit

F. Mengesahkan Kehadiran TawaranMS : 2,400 min

(5 hari)MP: 480 min

(1 hari)

H. Menghadiri kursus

Dipilih MASA STANDARD (MS) = 12 HARI

PENJELASAN PROJEK OBJEKTIF

MENGURANGKAN MASA STANDARD (MS) DARIPADA

12 HARI KEPADA 5 HARI

BAB

ANALISIS PUNCA MASALAH

5

ANALISIS PUNCA MASALAH RAJAH ISHIKAWA 1

Kecuaian Kakitangan

Tiada Pengiktirafan

Proses tawaran & pengesahan kursus mengambil masa

KAEDAH(Prosedur)

BAHANMANUSIA

PERSEKITARAN

Tidak berhemah

Penghantaran Melalui Fax

Kehabisan Toner

Penghantaran Melalui Emel

Kod kursus tidak seragam

Lewat tempah

Birokrasi

Pertukaran Kakitangan

Lewat hantar

Kurang kompeten

InventoryArahan

Dalaman

Sikap

Beban Tugas

Lain-lain tugas

Lewat untuk mendapat tandatangan Ketua

PusatTiada Stok

Mesi Faks Rosak

Kakitangan tidak pandai guna

Kurang latihan

Penghantaran Melalui Pos

Alamat tidak lengkap

Entiti Luar (Pos)

Prosedur Kerja

Kecuaian

Posmen

PA INTAN

Jabatan Pemohon

Pemohon

Emel tidak dibacaSibuk

dengan kerja

Sikap endah tak endah

Tiada di pejabat

Kurang Kakitangan

Masalah peribadi

Urusan luar

Tiada fokus dengan kerja

Malas

Bertangguh

Masalah Kesihatan

Letih

Stress Kurang Motivasi

Tiada Penghargaan

Sakit Tugas luar

Bercuti

Aktiviti luar

Tugas Ad-hock

MESIN

Tiada kepakaran ICT

Kurang penyelenggaraan

Kerosakan Pencetak (Printer)

Tiada tatacara penggunaan

Kecuaian manusia

Tiada sistem penawaran online

VERIFIKASI PUNCA MASALAH

Punca Huraian Sumber Disah Keputusan

Penghantaran Melalui Faks

Berdasarkan buku log penyelenggaraan aset, peratusan mesin faks rosak adalah tinggi. Masih ada satu sahaja mesin yang digunakan di setiap Pusat.

Buku log faks Pegawai Pentadbiran IMATEC

Penghantaran Melalui Pos

Kelewatan penghantaran jarang berlaku kerana jika pegawai bertanggungjawab bercuti, pengganti akan disediakan.

Log Daftar Surat Pegawai UPSM


Mesej Ralat menunjukkan emel dihantar tidak diterima oleh peserta kemungkinan kerana silap alamat atau peti mel penuh.

Urusetia kursus Urusetia kursus

FAKTOR KAEDAH




Cuai Semakan dalam fail kursus mendapati kecuaian tidak berlaku di pihak urusetia kerana pelaksanaan dibuat mengikut prosedur ISO PK (P)-02.

Urusetia kursus Urusetia kursus

Pertukaran Kakitangan

Pertukaran dalaman kerap berlaku. Maka, kelancaran menjalankan tugas terjejas dan mengambil masa untuk proses pembelajaran (hands-on).

UPSM UPSM

FAKTOR MANUSIA




Printer Laporan penyelenggaraan menunjukkan kerosakan printer kerap berlaku tetapi ada back-up printer.

Laporan Penyelenggaraan

Alatan ICT

Penolong Pendaftar (Sokongan)

Inventori Semakan dari Log Inventori mendapati, sekiranya stok kehabisan ia akan segera diganti oleh pegawai stok.

Pegawai Inventori Pegawai Inventori

Tiada sistem pemprosesan penawaran dan pengesahan secara online.

Semakan mendapati bahawa tiada modul penawaran dan pengesahan dalam sistem permohonan latihan sedia ada.

Team Flying Squad Ketua Pusat Pengurusan dan

Pembangunan Aplikasi

FAKTOR BAHAN




Birokrasi Proses kelulusan mengambil masa kerana pegawai bercuti tetapi masih boleh diganti oleh pegawai lain.

Urusetia Kursus Urusetia Kursus

Bekalan Elektrik Terganggu

Pegawai jentera mengesahkan gangguan bekalan elektrik jarang berlaku

Pegawai Elektrik Pegawai Elektrik

Lain-lain Tugas Mengikut pemerhatian, urusetia terlibat dengan pelbagai tugas ad-hoc yang mengganggu perjalanan tugas hakiki.

Ketua Pembantu Tadbir

Pegawai Tadbir Bahagian

FAKTOR PERSEKITARAN


RAJAH ISHIKAWA 2

Proses penawaran & pengesahan kursus mengambil masa

KAEDAHPERSEKITARAN

MANUSIABAHAN



Pertukaran kakitangan

Tiada sistem Pemprosesan Penawaran dan Pengesahan Secara Dalam Talian


6BAB

CADANGAN PENYELESAIAN

CADANGAN PENYELESAIAN CADANGAN PENYELESAIAN MASALAH

PUNCA ALTERNATIF CADANGAN

PRO KONTRA(KELEMAHAN)

KEPUTUSAN


Telefon Maklumat pasti sampai/terus sampai

Tiada dokumen rasmi

Surat Adanya bukti penghantaran

Lambat diterima


Emel Penghantaran cepat/’real-time’

Kemungkinan tidak sampai kepada penerima

Selenggara mesin faks secara berkala

Mesin faks berfungsi baik sepanjang masa

Meningkatkan kos penyelenggaraan

FAKTOR KAEDAH




KEPUTUSAN

Tiada sistem penawaran dan pengesahan online

-Bangunkan sistem berkomputer.

-Penambahbaikan sedia ada.

-Memudahkan proses kerja.

-Jimat masa/ kos/ kertas

-mengurangkan proses kerja secara manual

-capaian internet terganggu.

-kurang kesedaran IT.

Outsource kepada konsultan luar

-Cepat, mudah, senang

-melibatkan kos yang tinggi

-tidak menggunakan kepakaran yang sedia ada.

FAKTOR BAHAN




KEPUTUSAN

Kecuaian Menyediakan Manual Panduan Pengguna

Mengurangkan berlakunya kecuaian dan memudahkan proses kerja.

Manual Penguna tidak dipraktikkan

Latih amal yang berterusan

Proses kerja lebih cekap dan teratur.

Pembelajaran mengambil masa.

FAKTOR MANUSIA

CADANGAN PENYELESAIAN

Surat Permohonan Melaksanakan Projek dan Surat Persetujuan Pihak Pengurusan INTAN

7BAB

PELAKSANAAN CADANGAN

PELAKSANAAN CADANGAN RINGKASAN MAKLUMAT

PROSES KERJA Permohonan Kursus

Kriteria BPR Sedia Ada (As-Is)

Baharu (To-Be) Catatan/ Cadangan Penambahbaikan

1. Tempoh Masa Memproses 12 hari bekerja 5 hari bekerja -

2. Borang Borang Online Borang Online• Sistem yang digunakan: INTAN

Training Information & Management System (ITIMS)

3. Dokumen sokongan Tiada Tiada -

4. Agensi Dirujuk Tiada Tiada -

5. Perundangan Tiada Tiada -

6. Kaedah Pemprosesan Manual Online

• Surat tawaran boleh diperakukan tanpa tandatangan dan dijana melalui sistem.

• Pemohon boleh membuat pengesahan kehadiran melalui sistem.

PENJELASAN PROJEK PROSES PENAWARAN DAN PENGESAHAN KURSUS SECARA DALAM TALIAN

What ?

• Proses penawaran kursus dan pengesahan kehadiran secara dalam talian.

Why?

• Selaras dengan keputusan Mesyuarat Pembangunan Latihan 2/2012 yang telah dijalankan pada 27 Januari 2012 dan Bengkel Flying Squad yang dijalankan pada 27-28 Mac 2012.

When?

• Sewaktu proses mengeluarkan surat tawaran dan pengesahan kehadiran kursus.

Where?

• Di mana-mana sahaja yang mempunyai capaian internet

Who?

• Peserta Kursus

• Urusetia kursus – KPP, PP dan Setiausaha Kursus

How?

• Memasukkan sub-modul penawaran dan pengesahan kehadiran ke dalam sistem ITIMS

PELAKSANAAN CADANGAN

Kod Aktiviti Aktiviti Jawatan/ Jabatan/

Masa

Masa Diambil

(MD)Masa Proses

(MP)

A

Kemukakan permohonan kursus secara dalam talian

*Sistem akan jana notifikasi mengesahkan penerimaan permohonan

Pemohon - -

B

Semak dan pemilihan peserta kursus

* Sistem akan menjana surat tawaran dan surat pengesahan kehadiran

Penolong Pengarah/Ketua Penolong

Pengarah5 hari 1 hari

C

Cetak Surat Tawaran, mengesahkan kehadiran dan hadir kursus

*Sistem akan daftar kehadiran secara automatik selepas pemohon membuat pengesahan kehadiran

Pemohon - -

JUMLAH MASA 5 hari 1 hari

PROSES KERJA CADANGAN

PELAKSANAAN CADANGAN PELAN TINDAKAN

JADUAL PEMBANGUNAN SISTEM ITIMS

1. Menu UtamaKlik pada menu penyelaras latihan untuk membuat pemilihan peserta

ALIRAN PAPARAN

2. Untuk memilih nama peserta - klik butang ‘Pilih’

3. Acknowledgement auto emel akan dijana oleh sistem kepada peserta (dan salinan kepada penyelia).

4. Maklumat kursus yang telah dipohon oleh peserta akan dipaparkan.Untuk kursus yang berjaya, peserta boleh klik pada [Cetak Surat] untuk mencetak surat tawaran kursus dan membuat pengesahan kehadiran kursus pada butang [Kehadiran].

Butang ‘Kehadiran’

Butang ‘Cetak Surat’

5. Contoh surat tawaran yang dicetak.Url : http://10.1.3.226:8080/itimsonline/courses status/suratTawaran1.php?id=24890&idstatus=282416_

http://10.1.3.226:8080/itimsonline/courses_status/suratTawaran1.php?id=24890&idstatus=282416

6. Pengesahan kehadiran

Maklumbalas kehadiran akan dikemaskini dalam sistem ITIMS secara automatik

8BAB

UJI CUBA

UJI CUBA UJI CUBA

AKTIVITI TARIKH PEMERHATIAN

Uji Cuba 1 15 Julai 2012 11 aduan

Uji Cuba 2 11 Ogos 2012 7 aduan

Uji Cuba 3 12 September 2012 Tiada aduan

SAMPLE LOG:

UJI CUBA PERBANDINGAN DENGAN OBJEKTIF PROJEK

MASA STANDARD (MS) =

5 HARI

MASA STANDARD (MS) =

2 HARI

Objektif Projek

Keputusan Selepas Uji

Cuba

OBJEKTIFTERCAPAI

PENCAPAIAN HASIL PROJEK FAEDAH

PENJIMATAN MASA PEMPROSESAN

CARTA ALIR SEDIA ADA

CARTA ALIR BAHARU

UJI CUBA BUKTI MASA PROSES

9BAB

TINDAKAN PENYERAGAMAN

TINDAKAN PENYERAGAMAN DOKUMEN SOKONGAN PENYERAGAMAN

10BAB

PENCAPAIAN HASIL PROJEK

PENCAPAIAN HASIL PROJEK PENJIMATAN KOS OPERASI

KERTAS

SEBELUM UJI CUBA SELEPAS UJI CUBA ANGGARAN PENJIMATANKERTAS

Penggunaan kertas untuk tempoh 2 bulan sebelum uji cuba :

3 helai x 30 orang x 30 kursus= 2700 helai

6 rim x RM 10 = RM 60

Penggunaan kertas bagi tempoh uji cuba (15 Julai – 15 Sept 2012)

Penggunaan sebanyak 1 rim sahaja.

Penjimatan sebanyak 5 rim=RM50.00

PENJIMATAN SEBANYAK RM 50.00


SETEM

SEBELUM UJI CUBA SELEPAS UJI CUBA ANGGARAN PENJIMATANSETEM

Penggunaan setem untuk tempoh 2 bulan sebelum uji cuba :

RM0.50(1 keping) x 30 peserta x 30 kursus = RM45.00

Tiada penggunaan setem Penjimatan sebanyak RM45.00

PENJIMATAN SEBANYAK RM45.00

PENJIMATAN KOS OPERASI


SAMPUL SURAT

SEBELUM UJI CUBA SELEPAS UJI CUBA ANGGARAN PENJIMATANSAMPUL SURAT

Penggunaan sampul surat untuk tempoh 2 bulan sebelum uji cuba:

RM0.30 (1 keping) x 30 peserta x 30 kursus =RM27.00

Tiada penggunaan sampul surat Penjimatan sebanyak RM27.00

PENJIMATAN SEBANYAK RM27.00



TONER PENCETAK DAN MESIN FAKS

SEBELUM UJI CUBA SELEPAS UJI CUBA ANGGARAN PENJIMATAN

PENGGUNAAN TONER

Penggunaan pencetak membabitkan penggantian toner pencetak pada kadar 2 unit dan toner mesin faks kadar 2 unit bagi tempoh 2 bulan:

Kos terbabit:

Toner pencetak: RM320.00 x 2 unit = RM640.00

Toner mesin faks: RM400.00 x 2 unit = RM800

Penggunaan pencetak membabitkan penggantian toner pencetak pada kadar 1 unit dan toner mesin faks kadar 1 unit bagi tempoh 2 bulan:

Kos terbabit:

Toner pencetak: RM320.00 x 1 unit = RM320.00

Toner mesin faks: RM400.00 x 1 unit = RM400.00

Penjimatan sebanyak 1 unit toner pencetak dan 1 unit toner mesin faks.

Penjimatan kos:

Toner pencetak: RM640.00 - RM320.00 = RM320.00

Toner mesin faks: RM800.00 – RM400.00 = RM400.00

PENJIMATAN SEBANYAK RM720




SEBELUM UJI CUBA SELEPAS UJI CUBA

Kos terbabit:

Kertas = RM60.00Setem = RM45.00Sampul surat = RM27.00Toner pencetak = RM640.00Toner mesin faks = = RM800.00

Kos terbabit:

Kertas = RM10.00Setem = RM0.00Sampul surat = RM0.00Toner pencetak = RM320.00Toner mesin faks = RM400.00

PENJIMATAN KOS OPERASI BAGI

TEMPOH SETAHUN SEBANYAK

RM5,052.00

PENJIMATAN KOS OPERASI BAGI

TEMPOH 2 BULAN SEBANYAK RM842.00



Khidmat rundinga

n dan pembang

unan sistem adalah

sebanyak RM

50,000.00

Sistem dibangunk

an oleh kepakaran dalaman

dan kursus yang

dihadiri oleh ahli

kumpulan di INTAN adalah

PERCUMA .

Penjimatan sebanyak

RM 50,000.00

Dibangunkan oleh vendor

Dibangunkan secara dalaman

PENJIMATAN KOS PEMBANGUNAN SISTEM


Kos Operasi

RM 5,052.00

Kos Pembangunan SistemRM50,00

0.00

Penjimatan

sebanyak RM55,05

2.00

PENJIMATAN KOS KESELURUHAN



Pemohon

Setiausaha Kursus

Penolong Pengarah/


Pej. Pendaftar

Tidak

Ya



pesertaMS : 2,400 min

(5 hari)MP: 480 min

(1 hari)










MP: 15 minit

F. Mengesahkan Kehadiran TawaranMS : 2,400 min

(5 hari)MP: 480 min

(1 hari)


Dipilih


PENJIMATAN MASA



Pemohon

Setiausaha Kursus

Penolong Pengarah/


Pej. Pendaftar



pesertaMS : 480 min

(1 hari)MP: 480 min

(1 hari)










MP: 15 minit

F. Mengesahkan Kehadiran TawaranMS : 480 min

(1 hari)MP: 480 min

(1 hari)


Dipilih


MASA STANDARD BAHARU = 2 HARI



CARTA ALIR SEDIA ADA

CARTA ALIR CADANGAN

• Pembantu Am Pejabat (PAP)

• Posmen

• Setiausaha Kursus (SUK)

• Ketua Penolong Pengarah/Penolong Pengarah

- Melekat setem- Daftar log surat

- Hantar ke Pejabat Pos

- Menghantar surat kepada peserta

-Mencetak surat tawaran- Masukkan ke dalam

sampul

- Menandatangi surat tawaran kursus

Sumber Manusia Terlibat Tugasan Tidak Lagi Diperlukan

4 ORANG

2 ORANG

Penjimatan Sumber Manusia


PENJIMATAN SUMBER MANUSIA


ANALISIS KEPUASAN HATI PELANGGAN

Laporan Skor Latihan dari ITIMS menunjukkan

kepuasan peserta terhadap Sistem Penawaran dan

Pengesahan Kursus Secara Online berada di tahap yang

baik.


KEPUASAN HATI PEKERJA

R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R100

1

2

3

4

5

S1S2S3S4S5S6

Responden

Markah

No Soalan Mode

Soalan 1 5

Soalan 2 5

Soalan 3 5

Soalan 4 5

Soalan 5 4

Soalan 6 5

Petunjuk:R-RespondenS-Soalan

PENCAPAIAN HASIL PROJEK PENCAPAIAN OBJEKTIF ORGANISASI

Mencapai visi dan misi INTAN untuk memberi latihan yang berkualiti

dan bertaraf dunia

Menambah baik proses penawaran dan

pengesahan yang sedia ada berdasarkan

dokumen ISO (PK(P)-INTAN-02)

Menjimatkan masa memproses dan kos operasi pelaksanaan

latihan di INTAN

Menyediakan infrastruktur dan

perkhidmatan yang berkualiti, cepat dan berteknologi melalui

sistem atas talian

Meningkatkan imej organisasi

11BAB

PENILAIAN KUMPULAN

PENILAIAN KUMPULAN PRESTASI AHLI KUMPULAN

Ahli Kepimpinan Komitmen Kerjasama Pengetahuan KIK Kreativiti

Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas

Khairu Farhan 8 10 9 10 9 10 8 9 8 9

Wan Noor Asiah

8 10 9 10 9 10 7 9 8 9

Hazwani 8 9 9 10 10 10 7 9 8 10

Nadhirah 7 9 8 10 9 10 7 9 8 10

Rahaidah 7 9 7 10 9 10 6 9 7 9

Juwita 7 9 7 10 9 10 7 9 7 9

Yuzwan 7 9 7 10 9 10 6 9 8 10

Thllaikumaran 7 9 7 10 9 10 6 9 9 10

Faizal 7 9 9 10 10 10 6 8 6 9

Julia 7 9 7 10 9 10 7 9 7 9

ISU/PE

RKARA (1

)

Kekangan masa ahli pasukan untuk mengadakan perbincangan

KAE

DAH

PEN

YELESAIAN

Mengemukakan memo pelepasan daripada pihak pengurusan untuk menjalankan kerja-kerja berkaitan projek kumpulan KIK

TI

NDAKAN

ISU/PERKARA (2

)

Kerjasama ahli pasukan terhad berikutan komitmen kepada tugasan hakiki dan ad-hoc

KAEDAH

PEN

YELES

AIAN

Perjumpaan berkala dan santai diatur untuk memberi ruang diskusi kepada setiap penglibatan ahli

TI

NDAKAN

ISU/PERKARA (3

)

KAEDAH

PEN

YELES

AIAN

Perjumpaan dan penyeliaan yang berterusan

TI

NDAKAN

ISU

/PER

KARA

(4

)

Kurang mahir dengan prosedur KIK KA

EDAH

PE

NYE

LESA

IAN

Mendapatkan khidmat konsultansi perunding secara intensif

TIN

DAKA

N

Ketua Kumpulan

PENILAIAN KUMPULAN KEKANGAN AHLI KUMPULAN

PENILAIAN KUMPULAN PENINGKATAN PRESTASI AHLI KUMPULAN

• Tarikh: 4-6 April 2012• Tempat: INTENGAH• Penglibatan: Juwita, Yuzwan

Bengkel KIK Siri 1

• Tarikh: 18-21 April 2012• Tempat: Hotel A Famosa, Melaka• Penglibatan: Hazwani, Yuzwan

Bengkel KIK Siri 2

• Tarikh: 9-10 Mei 2012• Tempat: INTAN Bukit Kiara• Penglibatan: Semua Ahli

Bengkel Pemantapan KIK

• Tarikh: 18-21 Jun 2012• Tempat: INTAN Bukit Kiara• Penglibatan: Juwita, Yuzwan, Thllaikumaran

Bengkel PHP & MySQL

• Tarikh: 5-7 September 2012• Tempat: Jabatan Perkhidmatan Awam, Putrajaya• Penglibatan: Semua Ahli

Bengkel Pemantapan Dokumen KIK, JPA

PENILAIAN KUMPULAN PEMBELAJARAN AHLI

Ahli kumpulan menunjukkan semangat waja dan komitmen tinggi untuk menyiapkan projek

Memberi peluang kepada ahli kumpulan untuk berfikir secara

kreatif dan inovatif dalam menyelesaikan sesuatu masalah

Ahli kumpulan bersikap yang lebih optimis dan berfikiran positif

Ahli kumpulan berpeluang mempelajari pelbagai kemahiran yang

berkaitan dengan penyelesaian masalah di dalam organisasi

ZEALOUS

OPPORTUNIST

OPTIMISM

MULTISKILL

12BAB

RUMUSAN

RUMUSAN RUMUSAN

Penawaran kursus dilakukan secara manual menggunakan kertas dan khidmat pos.Penawaran kursus dilakukan secara dalam talian tanpa menggunakan kertas dan khidmat pos.

Pengesahan mengambil masa kerana isu birokrasi.Pengesahan boleh dibuat terus di mana-mana sahaja pada bila-bila masa selagi ada capaian internet sekaligus isu birokrasi terhapus.

Proses penawaran sehingga pengesahan kehadiran dibuat dalam tempoh dua belas (12) hari.Proses penawaran sehingga pengesahan kehadiran dibuat dalam tempoh dua (2) hari.

Melibatkan kos operasi yang tinggi bagi penggunaan kertas, toner, sampul surat dan setem. Kos operasi dapat dikurangkan

memandangkan penggunaan sampul surat dan setem telah dihapuskan.

Penawaran Kursus Lebih

Cepat dan Menjimatkan

Pengesahan Kehadiran

Lebih Cepat dan Mudah

Tempoh Masa Lebih

Pendek

Penjimatan Kos Operasi

SEBELUM SELEPAS

Sekian, terima kasih

DOKUMEN SOKONGAN

slide kik final

Education