UNIVERSITATEA "AL. I. CUZA" IAI

FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA

AFACERILOR

SISTEME INFORMAIONALE

DE BIROU

AUTOR:

PROF. UNIV. DR. MIRCEA GEORGESCU

2014/2015

2

CAPITOLUL 1 Introducere n Birotic. Despre Locul i Rolul Biroticii

1.1. De la cunoaterea individual la cunotinele in reea

n mai puin de o generaie, revoluia informaiei i introducerea calculatoarelor in fiecare

dimensiune a societii, a schimbat lumea. Prediciile unor futuriti ca Marshall McLuhan i

Alvin Toffler se adeveresc i lumea se transform intr-un sat global, unde nu mai exist

granie pentru afaceri, comunicaii sau comer.

Putem considera c un nou tip de economie i-a marcat prezena la nivel planetar. Ea

poate fi catalogat, att ca o economie informaional, o economie bazat ns pe cunotine,

ct i ca una global. Este informaional, deoarece productivitatea i competitivitatea

agenilor economici depind n mod esenial de capacitatea lor de generare, tratare i aplicare a

unei informaii eficace bazate pe cunoatere. Este i global deoarece activitile cheie, de

producie, consum i distribuie, precum i componentele lor (capitalul, fora de munc,

materiile prime, informaiile, tehnologiile, pieele) sunt organizate la scar planetar.

Informaional i global, n acelai timp, ntruct n noile condiii istorice, productivitatea ea

natere i concurena se exprim ntr-o reea global de fenomene ce interacioneaz.

Apariia acestui nou model de economie s-a nregistrat spre sfritul secolului XX,

deoarece doar atunci revoluia tehnologiei informaiei a oferit baza material indispensabil

dezvoltrii ei. Fr ndoial, informaia i cunoaterea au fost ntotdeauna elemente eseniale

ale creterii economice i evoluia tehnologiei a determinat n mare msur capacitatea de

producie i nivelul de via din societate, precum i formele sociale de organizare economic.

Asistm ns la un moment de ruptur istoric.1

Emergena unei noi paradigme tehnologice organizate n jurul noilor tehnologii ale

informaiei, mult mai puternice i mai suple, permit chiar informaiei s devin produs al

procesului de producie. Astfel a aprut aa numita economie n reea, profund independent,

care devine din ce n ce mai capabil de a aplica progresele tehnologiei sale, cunoaterii i

gestiunii sale.

Peter Drucker descrie curentul actual, pe care-l consider aprut n anii 60 i continuat

pna n 2020: Intrm ntr-o societate a cunoaterii, n care resursa economic principal nu

mai este capitalul sau munca, ci cunoaterea i n care lucrtorii inteligeni vor juca un rol

central.

Dac n ultimii ani se vorbea despre tipul de societate postindustrial, n care se remarca

trecerea n special de la industrie ctre servicii, pentru secolul XXI lucrurile sunt relativ

simple: se va trece de la activiti bazate pe informaii, la activiti bazate pe cunotine i

putem aprecia c dac secolul XX a fost unul al tehnicii, secolul XXI va fi cu siguran al

cunoaterii.

1 Castells, M., La societ en reseaux, Editions Fayard, Paris, 1998, p.94

3

1.1.1. De la simplu la complex: date, informaii, cunotine

Istoria civilizaiei umane este nsi istoria informaiei. Progresele nregistrate de omenire

au depins organic de cantitatea de informaie disponibil i de rapiditatea vehiculrii i

utilizrii informaiilor. Cantitatea de informaie este n continu cretere i aceasta este

caracteristica evoluiei civilizaiei umane care se afl n faza societii informaionale.

Informaia, ca noiune, este foarte veche. Ea este utilizat cu diferite semnificaii: suport

al cunotinelor umane, unitate de msur n informatic, tire, noutate etc. Sensurile noiunii

de informaie sunt mult discutate i interpretate de ctre o disciplin sau alta.

Apariia ca termen a noiunii de informaie a fost n domeniul tehnic, pentru a desemna

incertitudinea nlturat prin realizarea unui eveniment dintr-o mulime finit de evenimente

posibile. Ulterior, semnificaia termenului s-a extins la cunoaterea realitii nconjurtoare,

adic, informaia reprezint un element nou, necunoscut anterior, fie pentru om, fie pentru un

sistem de calcul. In acest scop, se utilizeaz simboluri, care prin asocierea lor cu realitatea,

furnizeaz informaie.

Noiunile de informaie i dat se consider n vorbirea curent ca fiind chiar sinonime,

dei n realitate se deosdebesc esenial.

Pentru a fi perceput informaia trebuie exprimat ntr-o form concret. Prin dat

nelegem o entitate informaional atomic (cea mai mic form semnificativ de informaie).

Din punct de vedere informatic, datele reprezint un ir de simboluri. Data poate fi

considerat materia prim pentru informaie. Sistemul de calcul opereaz cu date, care

constituie forma fizic efectiv a simbolului ce reprezint informaia.

Datele sunt fapte obinute, observate, contorizate, msurate etc., care sunt nregistrate.

Frecvent acestea sunt numite date de baz i sunt adesea nregistrate n activitile

tranzacionale de zi cu zi ale unei organizaii. Datele sunt derivate att din surse externe ct i

din surse interne i ca urmare a faptului cele mai multe date externe trebuie s fie ntr-o form

gata de utilizat, determinnd astfel activiti interne care necesit sisteme de msurare i

nregistrare de maniera la care aceste date pot fi captate.

Plecnd de la definiia datelor, putem aprecia ca informaia reprezint o grupare a mai

multor date nrudite ce poart o semnificaie mai bogat i totui unitar.

Conform Dictionary of Computing2 informaia reprezint cunotine prezentate unei

persoane sub form inteligibil. Unul din cele mai prestigioase dicionare de specialitate

Oxford Reference dictionary of computing3- aprecia informaia astfel: formal, o colecie de

simboluri. Acesta este sensul de prelucrare a informaiilor, tehnologia informaional sau

teoria informaiilor. Simbolurile pot fi definite ca forme prin care se pstreaz sensul i care

servesc ca o definiie alternativ a informaiei.

Sensul cvasiunanim ns acceptat pentru noiunea de informaie este urmtorul:

informaia definete fiecare din elementele noi coninute n semnificaia unui simbol sau

2 Collin, S., M., Dictionary of computing, Peter Collin Pub, 1990, p. 32

3 Oxford Reference Dictionary of Computing, Oxford University Press, 1991, p 15

4

grup de simboluri, ntr-o comunicare, tire, semnal, grup de imagini etc. prin care se

desemneaz concomitent o situaie, o stare, o aciune etc.4

Informaia poate fi privit din trei unghiuri de vedere5:

din punct de vedere al percepiei umane, care presupune legarea informaiei de efectele

ce pot apare n urma unei receptri;

din punct de vedere analitic, lingvistic, informaia poate fi descris n termeni ce se

refer la sensul sau structura ei;

din punct de vedere fizic, ingineresc, informaia poate fi descris n termenii

manifestrilor sale fizice mediul de pstrare, rezoluia sau acurateea cu care se

emite, se recepioneaz.

Schematic relaia dintre date i informaii se poate reprezenta astfel:

Prelucrri

d1

dn

i1

im

ieiriintrri

d1 dn date

i1 im informaii

Fig.nr. 1.1. Relaia date-informaii6

Informaia este util doar n raport cu utilizarea care-i poate fi conferit. Pentru

ntreprindere, informaia este util pentru asigurarea de noi cunotine i pentru a reaciona la

semnalele mediului extern.

Ca atare i rolul informaiei este divers:

4Airinei, D., .a., Introducere n Informatica economic, Editura Sedcom Libris, Iai, 2002, p. 4

5Nichi, ., Racovian, D., .a, Bazele prelucrrii informaiilor i Tehnologie Informaional, Ed. Intelcredo,

Deva, 1996, p.12 6Airinei, D., .a., op. cit, p. 5

5

Fig.nr.1.2 Rolul informaiei

Peter Drucker arat c informaia constituie date nzestrate cu semnificaie i scop i tot

el sugereaz c datele prin ele nsele sunt lipsite de semnificaie sau scop.

O informaie este relevant7 dac:

dezvolt cunotine;

reduce nedeterminarea;

este utilizabil pentru scopul propus.

De aici i diversitatea punctelor de vedere privind noiunea de informaie:

un eveniment (informaia este un element perceput de ctre om din mediul extern);

cantitate (informaia este msura reducerii incertitudinii);

un mesaj (informaia este o cunotin pe care o comunicm);

semnificaie (informaia este semnificaia normal perceput de ctre toi indivizii);

un rezultat (informaia este rezultatul unui proces de comunicare);

un simbol (informaia este reprezentarea obiectelor i a faptelor).

Informaia trebuie s amelioreaze cunotinele destinatarului, s reduc incertitudinea i

nu are valoare dect dac are o influen benefic asupra deciziilor de luat sau a aciunilor de

realizat.

O clasificare succint a informaiilor ar putea fi:

7 Nichi, S., Racovian, D., op. Cit., p. 16

6

Tabel nr. 1.1 Clasificarea informaiilor

Domenii Exemple

Informaii tehnice Modul de folosire pentru diferite aparate,

calculatoare, aparatura de birou, etc

Informaii comerciale Cunoaterea clientelei, a concurenei, a

sistemului de distribuie, etc

Informaii contabile i

financiare

Facturi, bilanul contabil, situaia contului de

profit i pierderi, indicatori financiari, etc

Informaii juridice Dreptul muncii, drept fiscal, drept civil, etc

Informaii economice Tarifele concurenilor, furnizorilor, cursul

valutar, etc

Informaii logistice Informaii privind aprovizionarea, livrrile,

etc

Informaii umane i sociale Informaii referitoare la personal: nume,

adrese, situaie familial. Etc

Informaii politice Riscul de a investi n anumite ri, schimbrile

de regim, etc

Informaii culturale Informaii privind activitile artistice,

sportive, etc

Infomaia poate intra n tipologii diferite, n funcie de criteriul de analiz reinut:

Tabel nr. 1.2 Tipologia informaiilor

Criteriul de

analiz

Tipul informaiei Exemple de

informaii

Originea Informaiile interne provin din

ntreprinderea n care circul;

Informaiile externe provin din

mediul extern ntreprinderii

Note de serviciu,

instruciuni, etc

Comenzi, scrisori,

cataloage, etc

Sensul

circulaiei n ierarhie

Informaiile (interne) pot fi:

descendente;

ascendente;

Fie de instruciuni,

circulare;

Note informative,

rapoarte, motivri, etc

7

laterale. Telefoane, note de

informare, etc

Reprezentarea Semnele i simbolurile

utilizate pentru reprezentarea

informaiei sunt diverse:

texte;

numere;

grafice;

coduri

sunete.

Scrisori, rapoarte, note

Cifre de afaceri

Scheme, desene

Cifre, litere

Telefoane, reuniuni

Durata de

via

Informaii variabile al cror

coninut evolueaz n timp;

Informaii permanente ce au

un coninut fix.

Cifra de afaceri,

vrsta

Numele, data naterii

Poziia n

procesul prelucrrii

Informaii brute, numite i

elementare sau de baz;

Informaii elaborate, ce rezult

prin prelucrarea unor date de baz;

Informaii pentru procesul de

decizie, al cror coninut este necesar

s-l cunoatem pentru a prelucra

datele de baz

Reviste, documente,

cataloage

Rapoarte de sintez a

documentelor

Obiectul rapoartelor

de sintez

Destinatarul Dup funcia sau rolul

destinatarului deosebim:

informaii individuale;

informaii de mas (pentru un

ansamblu de persoane);

informaii instituionale

Fie cu atribuii

Note de serviciu

Rapoarte

Gradul de

instituionalizare

Informaii formale sunt

furnizate de ctre firm i au caracter

obligatoriu;

Informaii informale, aprute

n mod spontan datorit condiiilor de

lucru i relaiilor interpersonale.

Organigrame, note de

serviciu;

Zvonuri, indiscreii

Structura Informaiile ierarhice sunt

informaii ce urmresc scar ierarhic:

Note de serviciu, dri

8

firmei ascendente, descendente, laterale;

Informaiile funcionale sunt

informaii sub form de sfat pe care

specialitii le transmit celorlali

membri ai firmei.

de seam

Avize, sfaturi

Finalitatea Informaii de funcionare, sunt

informaii indispensabile execuiei

unei activiti;

Informaii privind evoluia,

permit firmei s anticipeze evoluia

mediului n care funcioneaz i s

sesizeze oportunitile;

Informaii de influen sunt

informaii ce vizeaz influenarea

comportamentului indivizilor i

prezint importan pt firm n ceea ce

privete coeziunea social, spiritul de

echip, etc

Proceduri

Propuneri ale clienilor i

furnizorilor, zvonuri

Indiscreii, note de serviciu,

zvonuri, etc

Eficacitatea deciziei depinde de justeea informaiei.

Tabel nr. 1.3 Justeea informaiilor

Criterii de justee Definiii

Fiabil Informaia furnizat trebuie s fie just, complet i

obiectiv (sunt necesare controale de verificare a

veridicitii i controale de redundan)

La zi Informaia este n majoritatea cazurilor nedurabil.

Trebuie deci sa nlocuim periodic informaiile vechi i s fim

vigileni la schimbrile juridice, financiare, economice

intervenite.

Util Informaia nu este n sine util sau inutil. Ea trebuie

adaptat necesitilor utilizatorului.

Inteligibil Informaia trebuie s poat fi neleas de ctre

destinatar fr urme de dubiu (limbaj comun ce trebuie

respectat).

9

Precis Informaia nu trebuie s fie aproximativ. Fr

ndoial, o marj de incertitudine trebuie definit de la

nceput nainte de a evita riscurile erorilor.

Regulat Informaia trebuie furnizat ntr-un ritm uniform:

cotidian, sptmnal, lunar etc.

Rapid Informaia trebuie s poat fi obinut rapid i facil n

funcie de necesitile utilizatorului.

Sigur Informaia nu trebuie s fie deformat. Ea trebuie s

respecte nivelul de confidenialitate stabilit n prealabil.

Protejat Informaia trebuie s asigure un grad ridicat de

securitate care s-i asigure rezistena la orice gen de

agresiune (furt, manipulare greit, etc)

Puin costisitoare Informaia nu este nici gratuit, nici imediat. Ca atare

trebuie luat n calcul costul achiziiei i timpul de obinere (o

informaie este interesant doar n msura n care costul

achiziiei este inferior costului de eroare posibil fr

folosirea acesteia).

Toate aceste criterii de justee sunt importante dar, mai ales pentru firmele mici i mijlocii

foarte important este problema costului informaiei. Cu toate c, prin tehnologiile actuale

exist o scdere dramatic a acestuia, relaia tipic ce se instaureaz ntre cost i

cantitatea/calitatea informaiei este dat n schema de mai jos:

Fig.nr.1.3 Modelul costurilor informaiei8

8 http://217.156.122.85/SistemeInformationale/Capitolul%201.pdf

10

Informaia trebuie s amelioreze cunotinele destinatarului, s reduc incertitudinea i

nu are valoare dect dac are o influen benefic asupra deciziilor de luat sau a aciunilor de

realizat. Cu siguran spectrul informaional aflat la dispoziia fiecrui individ a evoluat foarte

mult i n plus activitatea de informare tinde s devin un proces care se desfoar de la sine,

n mod personalizat i predefinit. Exist surse informaionale asupra crora avem control

aproape deplin (Fluxurile RSS, Portalurile), bazate pe tehnologiile de tip push, surse asupra

crora controlul este redus sau chiar inexistent (Internet, Bazele de date, Sistemele de

Management Electronic al Documentelor i nregistrrilor,CRM-urile) i surse n care se

mbin ambele tipuri de situaii (Mesageria instant, Reelele sociale, Emailul).

Tras

Intranet Internet Baze de

date EDR CRM

Populaie Pot

electronic Mesagerie

instant Reele sociale

Fluxuri RSS Tehnologii

portal

mpins

Fig.nr. 1.4. Modificri ale spectrului informaional individual

Informaia de calitate se definete ca fiind acea informaie care este utilizat ca surs n

crearea de valoare. Experiena, fundamentat pe cercetare arat c o informaie bun are

urmtoarele caliti:

este relevant pentru scopul propus;

este suficient de exact pentru scop;

este suficient de complet pentru problema care trebuie rezolvat;

provine de la o surs care prezint ncredere;

este comunicat agentului corespunztor;

este comunicat n timp util fa de producerea evenimentului;

este plasat pe nivelul corespunzator de detaliere;

este comunicat printr-un canal adecvat de comunicaie;

este bine neleas de utilizator.

Conceptul de cunotin poate fi definit pornind de la conceptele de dat i de informaie,

situndu-se pe un nivel de abstractizare superior acestora. Cunotina reprezint agregarea

evoluat a unor seturi de informaii (coninut textual/valoric, atribute, caracteristici, reguli,

relaii) deservind activiti specifice, i manifestate deseori abstract (sub form de modele de

aciune/decizie/comportament).

n faa unui asemenea mediu complex i imprevizibil, o interpretare retroactiv i

raionala a informaiilor nu mai este viabil i ntreprinderea risc s fie depita de situaie,

iar funcia de documentare (sau memorizare n general) tinde s devin doar o munc

suplimentar, administrativ fr s reflecte realitatea economic.

11

Fig nr 1.5 Relaia date-informaii-cunotine9

Reprezentnd datele, informaiile i cunotinele sub forma unei piramide i plasnd pe

aceast piramid a abstractizrii i inteligena, putem spune c aceasta constituie nelegerea,

interpretarea cunotinei.

Inteligen

Cunotine

Informaii

Date

Uman, naional

Contextuale, taciteTransferul lor necesit nvare

Codificabile, expliciteUor transferabile

Fig.nr. 1.6 Date/Informaii/Cunotine volum i grad de abstractizare10

9 Filip, M., Grama, A., .a., Bazele teoretice ale Informatizrii Administraiei Publice, Editura Sedcom Libris,

Iai, 2005, p. 21 10

Eden, A., Bojan, I., Economia cunoaterii i noile tehnologii informaionale, n Informatica economic i

Societatea informaional, Editura Mirton, Timioara, 2002, p 32

12

n arta rzboiului, un avantaj decisiv era fr ndoiala deinerea datelor (despre teren,

despre arme, despre planurile sau intentiile adversarului). Inventarea informaiilor,

dezinformarea, disiparea informaiilor sunt arme ns la fel de puternice ca cele de oel sau

muchii. Cmpul de lupt virtual este mult mai subtil i mai complex: este cel al informaiei i

mediatizrii acesteia.

ntr-un mediu economic puternic concurenial, ntreprinderea care nu se preocup de

tendinele evoluiei pieii sale, de noile produse i de principalii concureni, de emergena

noilor tehnologii informaionale, de stocarea a ceea ce tie i de rezolvarea a ceea ce nu tie

risc s moar subit.

Ce cunotine precise conduc la avantaje competitive precise?

Cum s cuantificm ce tim i ce nu tim?

Ce cunotine s capitalizm?

Cum putem msura valoarea a ceea ce tim? Dar a ceea ce nu tim?

Ce dispozitive sociale i tehnice permit facilitarea crerii i partajrii cunotinelor?

Putem s tim ce tie ntreprinderea pentru a putea aciona, nu reaciona

(Knowledge Management)?

ntrebri dificile, cu att mai mult cu ct trebuie s recunoatem c n ntreprinderea

actual cunotinele colective sufer de numeroase limitri:

afectate de jocurile de putere;

sensibile la situaia economic mondial;

tendina natural spre hiperspecializare;

supuse rutinei;

capitalizare laborioas.

Conform lui Oleg Petrov, Coordonator al Programului destinat Tehnologiilor

Informaionale i Comunicaionale la Banca Mondial, este timpul s vorbim de triunghiul:

economie liber, guvern deschis i inovare colaborativ [Petrov, 2011].

13

Fig.nr. 1.7. Procesul transformrii mediului de afaceri Sursa: Petrov, 2011

Chiar i n situaia n care o ntreprindere devine interesat de capitalul su de cunotine,

accepiunea este n sensul de patrimoniu. Ea se va preocupa s elaboreze stocuri mari de

norme i concepte, proceduri i brevete, gata s fie puse n practic, dar inutile pentru a

rezolva noile probleme, pentru a face fa alegerilor inedite i celor marcate de incertitudine.

Putem vorbi de o schimbare de paradigm tehno-economic impus de ctre

universalitatea folosirii calculatoarelor personale, generalizarea reelelor i schimbrile rapide

n procesele proiectrii i execuiei produselor.

Tabel nr. 1.4 Schimbri n paradigma tehno-economic (adaptare dup Freeman i Louca, 2001)

Modelul Fordist (vechi) Modelul bazat pe TIC (nou)

Bazat pe energie Bazat pe informaie Design i inginerie clasic n birouri specializate Design cu ajutorul calculatoarelor Design i producie secvenial Inginerie concurent Standardizare Particularizare

Echipamente dedicate Sisteme de producie flexibile Firme individuale Lucrul n reea Structuri ierarhice Structuri organizaionale plate Lucrul pe departamente Lucrul integrat

Centralizare Distribuia cunoaterii Competene specializate Competene multiple Control i proprietate guvernamental Rolul guvernului este doar de informare,

coordonare i reglementare Planificare Viziune

14

n era informaiei i a dematerializarii schimburilor, cu siguran noile tehnologii sunt o

component tehnologic esenial pentru capitalizarea cunotinelor si trecerea la inteligena

colectiv. Noii factori de competitivitate sunt stns legai de capacitile relaionale,

cooperative i cognitive ale ntreprinderii.

Pentru rezolvarea problemelor inedite, competenele ntreprinderii trebuie s fie

evolutive, contextuale i repartizate; ntreprinderea desemnat ca una care nva trebuie s-i

canalizeze atenia n primul rnd pe elementele de dinamica cunotinelor deci pe fluxul

avantajelor i apoi pe produs.

1.1.2 Sistemele informaionale i circuitul informaional

Sistemul informaional, component a sistemului general al firmei, pune la dispoziia

nivelurilor ierarhice informaii elaborate, adic informaii utilizabile pentru luarea diferitelor

decizii sau pentru ntreprinderea diferitelor aciuni. El reprezint memoria colectiv a firmei.

Schematic etapele gestiunii informaiei ntr-o firm sunt:

Fig nr 1.8 Etapele gestionrii informaiei ntr-o firm

15

Cea mai ntlnit accepiune pentru noiunea de sistem informaional este: un ansamblu

de oameni, echipamente, software, procese i date destinate sa furnizeze informatii active

sistemului decizional, informatii necesare in elaborarea de solutii pentru problemele cu care se

confrunta managerii agenilor economici. Sistemul informational face legatura intre sistemul

de conducere si sistemul condus si este subordonat sistemului de conducere.

Resurse umane

HardwareSoftware

Resurse de reeaDate

Resursele unui sisteminformaional

Fig nr 1.9 Resursele necesare unui sistem informaional11

Diferenierea dintre date i informaie, cu recunoaterea rolului cheie al utilizatorului

permite schiarea unui model al sistemului informaional (general valabil indiferent dac este

manual sau computerizat).

11

O`Brien, J., Introduction to Information Systems, McGraw-Hill, New York, 2001, p. 8

16

Fig nr 1.10 Sistemul informaional schem de principiu12

Sistemul informaional cuprinde ansamblul mijloacelor i procedurilor de preluare,

clasare, stocare, prelucrare, difuzare i valorificare a datelor i informaiilor la nivelul unei

entiti economico-sociale.

James O`Brien propune o definire i mai extins noiunii de sistem informaional: orice

combinaie organizat de hardware, software, reele de comunicare, personal i resurse de date

care asigur colectarea, prelucrarea i diseminarea informaiilor n organizaii.

12

Lucey, T., Management Information Systems, Addison Wesley,1995, p 37

17

Controlul performanelor sistemului

Stocarea resurselor sistemului

Intrride

date

Procesareadatelor ninformaii

Ieiriinformaii

iproduse

Resu

rse u

man

e

Utiliz

atori f

inali

i spe

ciali

ti IS

Resurse de reeaComunicaii media i suport trafic n reea

Res

urs

e hard

ware

Com

pute

re

i med

ia

Resurse software

Programe i proceduri

Resurse

de d

ate

Date

i cunotine

Fig nr 1.11 Componentele unui sistem informaional13

Finalitatea sistemului informaional este furnizarea de informaii sub o form direct

utilizabil, la momentul oportun, n scopul asigurrii bunei funcionri a sistemelor

operaionale precum i a lurii deciziilor la diferite niveluri. Se disting dou obiective

eseniale ale sistemelor informaionale:14 sprijinirea procesului decizional i coordonarea ntr-

un sistem cu mai multe niveluri. Din acest punct de vedere majoritatea autorilor sunt de acord

cu urmtoarea clasificare a sistemelor informaionale:15

sisteme informaionale de prelucrare a tranzaciilor (Transaction Processing Systems

TPS) caracteristic faptul c execut i memoreaz tranzaciile curente;

sisteme informaionale destinate activittii de birotic (Office Automation Systems)

necesare persoanelor care trebuie s execute activitai de birou, pentru a asigura n

special gestiunea mesajelor i a documentelor;

sisteme informaionale pentru conducere (Management Information Systems MIS)

permit ntocmirea i analizarea rapoartelor de rutin dar i consultarea informaiilor

curente;

sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems DSS) se folosesc de

ctre managerii ce trebuie s adopte decizii utiliznd date nestructurate;

sisteme informaionale pentru conducerea executiv (Executive Information Systems

EIS) permit luarea deciziei la nivelul de vrf al firmei.

13

O`Brien, J., .a., op. cit., p. 12

14 Airinei, D., op. cit., p. 22 15

Nichi, ., Racovian, D. i colectiv, op. cit., pp. 21-24.

18

Corespunztor funciunilor din firm, sistemul informaional se poate structura n

urmtoarele categorii:

subsistemul financiar-contabil;

subsistemul de aprovizionare-desfacere;

subsistemul de producie;

subsistemul de personal.

Sistemul informatic este o parte a sistemului informaional n care procesul de culegere,

transmitere, stocare i prelucrare a datelor se realizeaz utiliznd elemente sau componente ale

TI, adic mijloace de calcul i de comunicare moderne, produse software specializate,

proceduri i tehnici specifice la care se adaug personalul specializat.

Ansamblul de elemente implicate n tot acest proces de prelucrare i transmitere a datelor

pe cale electronic alcatuiesc un sistem informatic. ntr-un sistem informatic pot intra:

calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, software-ul, datele

prelucrate, personalul ce exploateaz tehnica de calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de

prelucrare, etc.

Un sistem informaional devine, din ce n ce mai mult, un sistem informatic16 (vezi fig. nr.

1.10).

Fig.nr. 1.12 Relaia sistem informaional, sistem informatic17

Elementele componente ale unui sistem informatic sunt:

resursele materiale calculatoarele i celelalte echipamente folosite;

resursele software sistemul de operare, pachetele de programe folosite, etc.;

bazele de date utilizate;

resursele de personal.

16

Reix, R., Informatique applique la gestion, Les Editions Foucher, Paris, 1990, vol.2, p.7, citat n Airinei, D.,

.a., op. cit., 17

Reix, R.,op. cit., p.8

19

Sistemele informatice acoper cele mai diverse domenii. n functie de specializare, avem:

Sisteme specializate, adica sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problem

dintr-un anume domeniu;

Sisteme de uz general, cu ajutorul crora se poate rezolva o gam larg de probleme

din mai multe domenii;

Sisteme locale, programele necesare prelucrrilor de date i datele se afl pe un singur

sistem de calcul;

Sisteme pe reea, sistemul funcioneaz ntr-o reea de calculatoare, caz n care, datele

i programele pot fi distribuite mai multor staii de lucru ce fac parte din acea reea.

1.2. Birotica. Obiect i obiective

Conceptul de birotic a aprut n SUA, la nceputul anilor70 odat cu expresia Office

Automation. Echivalentul francez n perioada de nceput era Automatisation du Bureau sau

Automatisation du tertiare. n 1976, P. Berger si L. Nauges, dup Convenia Informatic de la

Paris introduc termenul de Bureautique pornind de la Bureau Automatique. Un an mai trziu,

Institutul Naional de Cercetare n Informatic i Automatic din Frana recunoate termenul

de Bureautique.

Termenul romnesc corespondent, Birotic este mprumutat din limba francez. Fr

ndoial, c Birotica beneficiaz de suportul att al informaticii ct i al telecomunicaiilor, dar

ea se delimiteaz clar fa de cele dou domenii.

1.2.1. Birotica: concept si definire

n general, sistemul informatic de birou este definit ca un concept informatic ce

semnific un ansamblu interconectat de echipamente i programe, avand ca obiectiv

procesarea informatiei n activitatea de birou i care i exercit funciile sale n

interdependen, att cu sistemele informatice profesionale, ct i cu sistemele de

telecomunicaii, ntre care se creaz un ansamblu de legturi funcionale.

n lucrarea "Elements d'informatique applique la gestion", Humbert Lesca i Jean

Peaucelle definesc Birotica " ca ansamblul de tehnici i mijloace tinznd spre automatizarea

activitilor de birou i n principal a prelucrrii i comunicrii cuvntului, textelor i

imaginilor"18

.

Conform lui Michel Desaigne si lui Philippe Vuitton, "Birotica reprezint un ansamblu

de tehnici pentru gestionarea informaiei i a comunicaiilor ntre organizaii. Ele fac apel la

tehnicile informaiei si ale comunicaiilor de date i asigur, prin mijloace electronice, funcii

de clasare i ordonare, organizarea n pagin a textelor, pregtirea documentelor, a

corespondenei electronice, analiz i simulare, interogare i consultare la distan, vizulizare

18

Lesca, H., Peaucelle, J., Elements d'informatique applique la gestion, Editions Dalloz, Paris, 1988, p. 287

20

grafic i alte funcii de gestiune a datelor pentru realizarea sarcinilor curente ale activitii de

birou"19.

O definiie larg acceptat ar putea fi: "Birotica cuprinde orice echipament i aplicaie,

care contribuie la mbuntirea circulaiei informaiei n activitile de birou i, care

nlesneste legtura cu mediul extern".

Birotica are ca obiect prelucrarea, memorarea i transmiterea informaiei sub cele mai

variate forme i tipuri, de la informaii analogice la cele digitale, de la informaii sub form de

text, pn la documente complexe ce conin secvene audio sau video.

MEDIUL SOCIAL-ECONOMIC

SISTEMELE DE COMUNICAII

B I R O T I C ASISTEME INFORMATICE DE BIROU

INFORMATICASISTEME INFORMATICE PROFESIONALE

SISTEMUL INFORMAIONALAL NTREPRINDERII

SISTEMUL DECIZIONAL

SISTEMUL OPERA IONAL

Fig nr 1.13. Birotica in sistemul microeconomic20

Cu siguran, Birotica nu include doar tehnologii, ea afecteaz si structurile

organizatorice, presupune reorganizarea metodelor de lucru, implic formarea continu

profesional a personalului, modific ergonomia posturilor de lucru i are n vedere multiple

criterii psihologice i sociale.

ncercrile de definire a biroticii sunt influenate de perspectivele oferite i de

percepia i implicaiile descrie de implementarea acesteia. n tabelul nr. 1.1 cumulm cteva

din definiiile biroticii din diverse puncte de vedere.

Tabelul nr.1.5 Cteva definiii ale Biroticii

Criterii Definiii: Birotica este

conceptual

sistemul de informare individual a unei persoane sau a unei

echipe profesionale care lucreaz ntr-un birou, fr a avea alte

cunotine dect cele profesionale cerute de postul pe care l

ocup.

19

Vuitton, P., Desaigne, M., La bureautique, Editions La documentation practique, Paris, 1983, p 127 20

Pan, A, Ionescu, B., Mare, V., Birotica, Editura All, Bucureti, 1994, p. 14

21

modificri a modului

de lucru tradiional

electronica sau automatica birourilor desemnat de ansamblul

tehnologiilor, tehnicilor i mijloacelor care asigur executarea

automat a muncii de birou.

consecine umane i

sociate antrenate de

informatizarea

birourilor

mijloacele i procedurile de asistare a muncii de birou, care se

sprijin pe Noile Tehnologii Informaionale i Comunicaionale

i pe metodele i teoriile de organizare a muncii, pentru a asigura

funcionarea biroului i a mediului su.

funciile biroticii

este un ansamblu de mijloace i resurse care asigur organizarea

muncii de birou prin oferirea unor fluxuri performante ale

documentelor i mesajelor, prin sprijinirea grupurilor eterogene

de lucru s se ntlneasc i s lucreze fr s se afle fa n fa

i prin oferirea de servicii colectivelor omogene de lucru.

sistem informaional

privit ca un sistem informaional de automatizare a muncii de

birou ce faciliteaz desfurarea n condiii optime a proceselor

de obinere, transmitere i stocare a informaiilor la nivel de

bioru, departament sau ntreprindere.

1.2.2. Birotica: sistem informaional

Birourile sunt, n fapt, adevrate centrale informaionale prin care sunt vehiculate

importante volume de informaii. Experiena practic demonstreaz c: procurarea, culegerea,

valorificarea i transmiterea direcional a informaiilor este cea mai imporatant sarcin a

birourilor. n acest sens, prin optimizarea proceselor informaionale i comunicaionale se

urmrete :

modul simplu de preluare i ntreinere a informaiilor, pentru toate tipurile de

informaii;

mbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturor

informaiilor necesare i existente,

scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i

ateptare, ca i prin scurtarea duratelor de prelucrare;

accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru

cutarea direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru

posibilitile de accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora,

posibilitatea cutrii hipertext);

reutilizarea direcionat a informaiilor (exemplu: redactarea de scrisori n serie);

calitatea excelent a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin

asigurarea actualitii documentelor/datelor folosite (tehnologii EDI, WEB,

workflow).

Privit din punct de vedere informaional, Birotica este ncadrat n categoria

sistemelor informaionale. Din punct de vedere general, ntr-o organizaie ntlnim dou

22

categorii de sisteme informaionale: operaionale i de sprijinire a conducerii. ncadrarea

biroticii ntr-una din aceste categorii a fost i rmne motiv de discuii i dispute.

Cei mai muli autori (OBrien J., Alter S.) consider c birotica este poziionat la

nivelul operaional, pentru c se ocup cu operaiile de rutin, repetitive i urmrete

nlocuirea sistemului manual i semi-automatizat de organizare i transmitere a informaiilor

cu ajutorul noilor tehnologii informaionale.

Ali autori (Oprea D.) se opun acestei viziuni, considernd c birotica sprijin n mod

egal i conducerea tactic i strategic. Un exemplu, n acest sens, l constituie echipele de

manageri care lucreaz la diferite proiecte, pentru care sistemele de sprijinire a grupurilor de

lucru, cu tehnologiile aferente, nseamn productivitate i eficien sporite. Aceast viziune

este sprijinit de utltimele tehnologii informaionale (groupware, Internet, comer electronic)

care transform birotica ntr-un sistem informaional strategic pentru organizaie.

Delimitarea componentelor biroticii este dificil, ntruct utilizeaz echipamente sau

instrumente de lucru care sunt utilizate n mai multe domenii ale biroticii.

Putem identifica mai multe componente dup opiniile autorilor James OBrien i

Steve Alter (tabelul 1.2):

Tabelul nr.1.6 Clasificari ale Biroticii

Autor Componentele sistemului informaional de automatizare a muncii de birou

James

OBrien

sisteme de procesare electronic reunesc procesoarele de texte, desktop

publishing, sistemele de copiere;

sistemele de comunicaii electronice e-mail, v-mail, fax;

sisteme de reuniuni electronice - teleconferine, sisteme de sprijinire a grupurilor de

lucru;

sisteme de prelucrare a imaginilor sisteme multimedia, gestiunea documentelor

electronice;

sisteme de gestiune a biroului accesorii ale biroului electronic, programarea

activitilor, agenda electronic etc.

Steve

Alter

I. Sistemul de sprijinire a muncii de birou include instrumente pentru crearea i

gestionarea documentelor (obinuite sau electronice), care pot fi grupate astfel:

sistemele pentru procesare de texte i imagini creeaz, stocheaz, modific i

tipresc documente care conin texte sau combinaii ale acestora cu texte i imagini.

evoluia acestora a nceput odat cu apariia procesoarelor de texte (cele mai simple),

pn la sofisticatele sisteme desktop publishing prin care este posibil crearea

documentelor complexe;

programele de calcul tabelar reprezint un mod extrem de eficient de organizare a

datelor numerice, cu posibiliti multiple: realizarea de calcule (de la simplu la

complex), reprezentarea grafic, organizarea n baze de date. Facilitile oferite de

aceste programe s-au nmulit de la lansarea lor n anii70 (Visicalc) la ultimele versiuni

de Lotus sau Excel;

sistemele de organizare a datelor individuale sunt destinate organizrii munii

fiecrei persoane i nu se refer la bazele de date ale ntreprinderii. Sunt incluse n

aceast categorie instrumente de tip calendar, agend de lucru, lista cu prioriti, lista cu

23

nu uita s. Aceste instrumente sunt incluse n orice versiune a interfeei Windows;

programele de prezentare ofer nespecialitilor posibilitatea de a realiza prezentri

independent, fr a apela la persoane specializate. Au o interfa prietenoas,

instrumente intuitive i faciliti de tip wizard care le fac uor de utilizat. Putem

include aici PowerPoint din pachetul Microsoft Office.

II. Sistemul de comunicaii ajut utilizatorii s lucreze mpreun prin transmiterea i

partajarea datelor i se concretizeaz ntr-o gam larg de echipamente: de la banal

(telefon, fax, pager, pot electronic) la complex i sofisticat (pota prin voce,

videoconferine, audioconferine).

Sistemele de teleconferine presupun utilizarea transmisiei electronice pentru a

permite la 2 sau mai muli oameni s se ntlneasc i s discute o idee sau o problem,

fr s fie neaprat fa n fa. Prima form de teleconferin a fost telefonul, ns

evoluia tehnologiei a permis forme mai complexe i complete pentru aceasta:

audioconfeine, conferine prin calculator, videoconferine.

Sistemele electronice de transmitere a mesajelor au luat amploare ncepnd cu anii

80 cnd nevoia comunicrii asincrone (din locuri i momente diferite) s-a amplificat.

Cele mai importante tehnologii sunt: pota electronic (e-mail), pota prin voce (v-mail)

i faxul. Iniial aceste tehnologii au fost utilizate separat, dar a aprut tendina de

fuzionare, n sensul c au mprumutat faciliti una de la alta (de exemplu, la nceput,

pota electronic permitea doar transmiterea de texte, acum se pot transmite i imagini,

astfel c ea poate nlocui faxul). Pe pia au aprut produse care mbin cele trei

tehnologii.

III. Sistemele de sprijinire a grupurilor de lucru (tehnologiile groupware sau

teamware) ofer sprijin persoanelor care lucreaz n echip sau la acelai proiect prin

asigurarea accesului partajat sau simultan la informaii, programarea ntlnirilor,

controlul asupra fluxului de date i comunicaii.

Atunci cand in viata de zi cu zi dorim sa avem un control cat mai riguros asupra

timpului de lucru, putem folosi instrumentele managementului timpului:

tehnicile de planificare si procedeele care, dau o forma managementului nostru

privind timpul (de ex. planificarea obiectivelor, structurarea unui calendar

zilnic, etc);

regulile, care stabilesc cand si cum planificam si decidem judicios;

exercitiile cu ajutorul carora testam si invatam noi tipuri de comportament;

mijloacele auxiliare precum formularele, listele de verificare, agenda de

planificare a timpului, organizatorul (agenda electronica).

1.2.3. Obiect i obiective

ntr-un birou se execut i se desfoar o multitudine de sarcini i activiti repetitive,

cum ar fi ntocmirea i nregistrarea de documente sau gestiunea mesajelor, care nseamna,

acum 20 ani, o mulime de timp irosit pentru retiprirea la maina de scris a aceleiai scrisori

24

cu date diferite, ori destinatari diferii sau pentru convorbiri telefonice repetate cu acelai

mesaj pentru stabilirea sau anularea unei ntlniri etc. Apariia calculatorului i a imprimantei

de birou nu a nsemnat o rezolvare, ci doar o mbunttire parial a situaiei (cum s-ar spune

dac aduci un calculator ntr-un haos, obii un haos computerizat). Deci, este necesar analiza

fluxului de date, informaii sau activiti i regndirea ntregului sistem informaional.

Biroul este mediul n care se desfoar conducerea i administrarea organizaiilor,

indiferent de natura lor. Unele persoane sunt implicate n procesul decizional, altele culeg,

transmit sau dirijraz informaiile n cadrul organizaiei. De regul, astfel de activiti sunt

reunite sub sintagma a munci cu informaia, care sub influena noilor tehnologii capt o

arie de cuprindere mai larg dect accepiunea clasic. Informaia este deci obiectul

biroticii. Obiectivul biroticii este legat de asigurarea comunicrii dintre membrii unei

organizaii, precum i conectarea acesteia cu mediul exterior.

1.2.4. Funciile biroticii

Tradiional, munca ntr-un birou se desfoar ntre orele 8.30 16.30. Tendina

actual este de a permite ca munca s se poat desfura oriunde i oricnd, dup cum este

nevoie. Sunt activiti pentru care sloganul 24x7 a devenit posibil. Meritele revin noilor

tehnologii informaionale, n special telecomunicaiilor (laptop-uri, telefoane celulare,

Internet). Birotica trebuie s rspund urmtoarelor nevoi:

nevoia de comunicare mai bun, mai rapid i mai ieftin ntre persoane i

organizaii;

nevoia de sprijin a persoanelor care lucreaz mpreun, n acelai loc sau n locuri

diferite.

Pe baza prezentrii de mai sus, identificm urmtoarele funcii:

gestiunea documentelor este considerat funcia primordial. A fost marcat de

nlocuirea scrisului de mn, a mainilor de scris i a fietelor de dosare prin sistemele

electronice care lucreaz cu procesoare de texte i aplicaii grafice.

gestiunea i dirijarea mesajelor a fost propulsat de nlocuirea serviciilor telefonice

clasice i a sistemului clasic de transmitere a mesajelor cu pota electronic i prin

voce, cu servicii electronice de informare.

sprijinirea grupurilor eterogene de lucru, prin intermediul groupware i al

tehnologiilor comunicaionale.

rezolvarea problemelor colectivelor de lucru, exercitat prin folosirea n comun a

informaiilor, autorizarea documentelor, gestiunea proiectelor i programarea

activitilor colectivului.

Exemple de subiecte gril:

Obiectivul Biroticii este:

a) [ ]de a implica personalul firmei n procesul decizional

b) [ ]de a permite ca munca din birouri s se desfoare oriunde i oricnd

25

c) [ ]de a asigura comunicarea dintre membrii unei organizaii, precum i conectarea acesteia

cu mediul exterior

d) [ ]de a integra mijloacele i tehnicile muncii administrative i de birou cu noile tehnologii

informaionale

Birotica trebuie s corespund urmtoarelor nevoi:

a) [ ]comunicarea mai bun, mai rapid i mai ieftin ntre persoane i organizaii

b) [ ]integrarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale n cadrul firmei

c) [ ]sprijinirea persoanelor care lucreaz mpreun, n acelai loc sau n locuri diferite

Piaa Biroticii n Europa este dominat de produsele:

a) [ ]Perfect Office

b) [ ]Smartsuite

c) [ ]Microsoft Office

Sistemul informaional de automatizare a muncii de birou:

a) [ ]sprijin n mod egal conducerea tactic i strategic

b) [ ]faciliteaz desfurarea n condiii optime a proceselor de obinere, transmitere i

stocare a informaiilor la nivel de birou

Sistemele de sprijinire a muncii de birou includ urmtoarele instrumente:

a) [ ] sisteme de gestiune a bazelor de date

b) [ ] sisteme pentru procesare de texte i imagini

c) [ ] limbaje de programare la nivel nalt

d) [ ] programele de calcul tabelar

e) [ ] sistemele de organizare a datelor individuale

f) [ ] programele de prezentare

26

CAPITOLUL 2 Biroul tradiional sau M-biroul?

n general, funciile dintr-un birou tradiional erau limitate la funciunile de baz i la

gestiunea personalului. Calculatorul personal, mai mult ca oricare alt echipament sau

tehnologie, a cauzat o modificare fundamental n piramida organizaional tradiional. PC-

ul permite ca informaiile s fie transferate de la conducere la angajai cu viteza foarte mare,

chiar nlocuind rolul managerilor de mijloc ca furnizori de informaii.

Managementul activitii de birou n firmele moderne nseamn un sprijin sporit din

partea Noilor Tehnologii Informaionale i Comunicaionale, volumul de informaii cu care se

confrunt firmele fiind n continu cretere.

2.1. Schimbri ale locului Biroului tradiional

Pornind de la premisa c toate companiile urmresc creterea productivitii n paralel

cu reducerea costurilor de operare, reiese c procesul lurii deciziilor se deplaseaz din ce n

ce mai mult ctre birouri i ctre profesionitii acestora care au nevoie acut de cunotine de

baz extinse, ei fiind nevoii s opereze direct cu management de proiecte, buget de activiti,

management de personal i s-i asume n mod curent luarea deciziilor.

Putem aprecia, c pe msur ce tehnologia avanseaz, n multe firme organigrama este

mai mult una rsturnat sau chiar ea devine una orizontal.

Fig nr 2.1 Managementul tradiional versus nontradiional

Prezentul este deja al companiilor cu structuri elastice, ce gestioneaz activitatea pe

echipe de proces i abandonez noiunea de ierarhie organizaional piramidal. Schimbrile

la locul de munc impun tuturor categoriilor de angajai s fie pregtii s rspund

provocrilor ce apar n loc sa managerieze soluii.

Atfel, n afara cunotinelor tehnice, a abilitilor teoretice i a celor umane, fiecare

angajat trebuie s-i dezvolte cunotine de managementul riscului i privind managementul

schimbrii. Un angajat ce lucreaz n biroul secolului XXI trebuie s se caracterizeze i prin:

Flexibilitate;

Eficien;

27

Adaptabilitate.

Ca alternative ale organizrii piramidale, n anii `80 au aprut organigrama sub forma

de cluster (ciorchine) i cea de tip roat de cru.

Piramida invers

Roata de cru

Ciorchinele

Fig nr 2.2 Structuri organizaionale nontradiionale21

Structura de tip cluster aduce la un loc grupuri de persoane de la discipline diferite

punnd bazele unei organizri semipermanente.

ntr-o astfel de organizare22, grupurile sunt aranjate ca mnunchiurile de struguri pe o

vi de vie, aceasta fiind cea care conecteaz un grup un mnunchi de oameni lucrnd

mpreun cu altul. n cazul structurii roat de cru, organigrama are trei pri: butucul

roii, spiele i obada roii. Clienii sunt n centrul roii. Spiele pot fi funciile afacerii cum ar

fi: marketing, finane, producie sau echipe de angajai ce lucreaz la dezvoltarea unui produs

nou.

Cu siguran ns birocraia se regsete cel mai bine n companiile care folosesc

modul vertical de organizare. Chiar dac folosesc modelele mai noi, numrul mare de

manageri intermediari ntrzie luarea deciziilor i mrete costurile de coordonare. Din aceste

motive, tendina n companiile moderne este de a asigura organigrame orizontale.

Managementul individual, echipe care s ajung rapid la performane au devenit vectorii

noilor organizaii. Obiectivele de performan sunt legate de satisfacia clienilor i mai puin

de elementele de profitabilitate sau de valoarea aciunilor firmei.

Companiile viitorului necesit personal care poate supravieui schimbrilor i care n

plus continu s agreeze munca pe care o fac. De asemenea, persoanele care nu solicit firme

cu o structur ierarhic precis sau locuri de munc cu atribuii delimitate foarte exact, vor fi

printre angajaii cei mai cutai pe piaa muncii.

21

Odgers, P., Keeling, L., Administrative Office Management, South Western Educational Publishing,

Cincinnati, 2000, p 34 22

Austin, N., Reorganizing the Organization Chart, Working Women, September 1993, p. 23

28

2.2. Comunicarea n birourile moderne

Comunicarea i feedback-ul n afaceri sunt extrem de importante pentru a atinge

obiectivele propuse ct i pentru a motiva angajaii. Reelele de comunicare n firme sunt

unice i reflect, n mare msur, cum vd organizaiile misiunea lor ctre clieni i mijloacele

pe care le vor folosi pentru a atinge aceste obiective. Modul tradiional de mprire al

comunicaiilor este n: verticale i orizontale. n ceeea ce privete canalele de comunicaii

deosebim: canale formale, respectiv informale.

TRANSMI-TOR

RECEPTOR

FEEDBACK

IDEE

INFORMAII

M E

S A

J

Canal

Nevoi

AbilitiSensuri

Atitudini

Experiene

Fig nr 2.3 Model al procesului de comunicare23

Comunicarea vertical descendent - schimburile descendente de informaii au loc

ntre niveluri ierarhice diferite i iau n general forma directivelor descriind precis sarcinile de

ndeplinit, procedurile, scopurile. Acurateea mesajului este cu att mai mare cu ct se coboar

mai jos n ierarhie. Se utilizeaza n special modaliti scrise dar i tehnici mai noi ce includ

tehnologiile audio i video.

Comunicarea vertical ascendent asigur feedback-ul de la nivelurile inferioare

ctre managementul de vrf. Se folosesc n special drile de seam dar pentru a ncuraja acest

tip de comunicare managerii utilizeaz i anchete de atitudine, ntlniri ale membrilor echipei,

buletine de informare, etc.

23

Odgers, P., Keeling, L., Administrative Office Management, South Western Educational Publishing,

Cincinnati, 2000, p.135

29

Comunicarea orizontal, cunoscut i sub numele de comunicare lateral, este

comunicarea ntre departamente sau uniti funcionale i este legat n special de necesitatea

coordonrii sau de rezolvarea unor probleme.

Suplimentar reelelor de comunicare din birouri, deosebim i canale de comunicare.

Acestea difer de la o firm la alta dar n mod general le putem mpri n canale de

comunicaie formale i informale.

Canalele de comunicaie formale similar comunicrii verticale, acestea sunt traseele

oficiale pe care se transmit mesajele n interiorul organizaiei.

n categoria canalelor informale includem comunicaiile ce folosesc alte canale dect

cele formal stabilite de ctre organizaie. De multe ori, interaciunile informale ajuta angajaii

s-i ndeplineasc mult mai bine sarcinile. Sunt ns i cazuri n care acestea conduc la

deteriorarea mediului de lucru din firma i la scderea productivitii, drept pentru care este

recomandat ca managerii s ignore zvonurile tendenioase. Zvonul este considerat ns, de

ctre salariai un veritabil mijloc de informare: 20% l consider ca o informaie fiabil, ce

verific proverbul nu iese fum fr foc. Paradoxal, zvonul este considerat ca fiind cel mai

fiabil n firmele ce au ntre 50 i 200 salariai (firmele mici i mijlocii). El reflect n esen

necomunicarea existent ntre manageriat i salariai. Tot brfa st i la originea creterii

nencrederii salariailor n organismele sindicale.

Soluia?! Nu exist una unanim acceptat! Poate cuiul lui Pepelea se regsete n

faptul c 43% din comunicare din timpul pauzelor in firmele cu 50-200 de salariai i 51% n

firmele cu 200-499 de salariai se refer la spiritul i imaginea firmei. De aici consecine

att negative ct i pozitive pentru firm.

Un loc aparte n modul de comunicare n firmele moderne trebuie s-l ocupe

comunicaiile la distan. Asigurarea comunicaiilor ntre membrii companiei mai ales n cazul

n care acetia sunt rspndii n mai multe locaii din ar sau de pe glob, poate fi un adevrat

nod gordian pentru firm. Folosind ns modalitile moderne de comunicare: pota

electronic, pota prin voce, fax-ul i videoconferinele, problema sincronizrii este aproape

rezolvat.

2.2.1. Pota electronic

Dac ne referim doar la sondajele realizate de Forrester Reasearch n anul 2000, doar

n SUA numrul utilizatorilor de e-mail de pea 60 de milioane. Serviciul de pot

electronica (e-mail - electronic mail) a stat la baza dezvoltrii Internet-ului, constituind o

modalitate de a satisface nevoia de comunicare, permind trimiterea de documente

electronice ntre utilizatorii reelei. Toi autorii din literatura de specialitate au fost de acord

c: pota electronic a fost calul troian al tehnologiilor groupware.

Pota electronic este utilizat din att de mult datorit avantajelor pe care le ofer:

Cost sczut de utilizare;

Vitez de transmisie mare;

Trimiterea simultan a mesajelor la mai multe persoane;

30

Evidena persoanelor;

Gestiunea mesajelor.

Cel mai cunoscute aplicaii de pot electronic sunt:

Microsoft Outlook;

EUDORA;

IBM Lotus Notes;

Pegasus Mail;

Mozilla Thunderbird.

Aplicaii on-line:

Yahoo Mail (mail.yahoo.com);

Gmail (www.gmail.com);

Hotmail (www.hotmail.com);

Home.ro (www.home.ro/mail/);

Bumerang.ro (mail.bumerang.ro).

Programul Outlook Express este un client de gestiune a mesajelor de e-mail ce conine

un editor de tip HTML pentru compunerea mesajelor.

Fig. nr.2.4 Programul Outlook 2007

2.2.2. Pota prin voce i e-fax-ul

n cazul n care am obosit s scriem e-mailuri, o variant mai nou este cea a

folosirii potei prin voce. Putem astfel crea mesaje pe cale vocal care ulterior s fie trimise

beneficiarilor. Prin programele de editare ce se pot folosi, exist n plus posibilitatea de a

31

reduce dimensiunea mesajului i deci avantajul creterii vitezei de transmisie. n plus, acestea

beneficiaz i de faciliti de compresie n acelai mod ca la comunicaiile GSM. Voice mail-

ul utilizeaz n general, standardul Windows MAPI care permite compatibilitatea cu aproape

toi clienii de e-mail. nregistrarea mesajului se face ntr-un fisier Wave, un format standard

care permite ascultarea pe orice calculator care este echipat cu plac de sunet.

Fig nr 2.5 Programele pentru Voice Mail: HandyBits Voice Mail si Zultys MXIE

Recepia fax-ului pe calculator simplific numrul de echipamente folosit n birou,

acest lucru fiind posibil n special odat cu apariia imprimantelor care ndeplinesc funcii i

de scanner, copiator i fax. Putei trimite i primi faxuri, inclusiv faxuri color. Putei configura

numere de apelare rapid pentru a trimite faxuri repede i uor la numerele folosite frecvent.

Se pot n plus seta un numr de opiuni de fax, ca rezoluia i contrastul. Trimiterea se face de

obicei cu ajutorul modemului dar se poate utiliza si email-ul, activitatea att cea de trimitere

ct i cea de recepionate putndu-se desfura n background.

Avantajele principale ale e-fax sunt:

nu este necesar un abonament la o firm de telefonie fix;

numr personal de fax;

mobilitate maxim, faxul putnd fi vizualizat de oriunde n lume, folosind un PC,

un Laptop sau un PDA;

ntotdeauna fax-ul va fi recepionat;

nu este nevoie de un echipament specializat, se folosete infrastructura existent.

32

Fig nr 2.6 Exemple de soft pentru e-faxuri

2.2.3. Audio i videoconferine

Scderea preului i creterea performanelor dispozitivelor hardware asigur utilizarea

programelor de video-conferin cu ajutorul calculatoarelor uzuale, fr a mai fi necesare

echipamente speciale i costisitoare.

Audio-conferina asigur comunicarea simultan ntre mai multe persoane, prin dialog

direct, permind ridicarea de probleme i obinerea imediat a rspunsului. n unele cazuri se

utilizeaz suplimentar faxul, pota electronic sau pota normal pentru a face un schimb de

documente necesare conferinei nainte, n timpul sau dup desfurarea acesteia.

33

Fig. nr.2.7 Audioconferinte si Videoconferine

Video-conferintele au aprut iniial n forma broadcast, prin care toi participanii

puteau vizualiza secvenele video primite de la un calculator central iar ntre ei comunicau

doar prin linii audio. Acest model de video-conferin este foarte util n situaiile n care se

dorete realizarea unei prezentri video (de exemplu, a unui produs sau a unui proiect).

Un model mai performant de video-conferin este tipul multipoint; n acest caz, toi

participanii pot comunica ntre ei, sistemul permind fie vizualizarea tuturor participanilor

ntr-o zon a fereastrei de lucru utilizate, fie doar a participantului "activ" (cel care vorbete n

momentul respectiv).

Videoconferinele sunt extrem de utile n aplicatii de nvmnt la distant, pentru

ntlniri de afaceri sau ntlniri politice, consultaii medicale preliminare etc. Programele

uzuale de video-conferin ofer i servicii suplimentare, cum ar fi: transferul de fiiere, chat

(discuii n mod text), realizarea de desene i schie n comun, partajarea de aplicaii (astfel

nct toi participanii s poat vizualiza ecranul unuia dintre ei, respectiv s preia controlul

aplicaiei pentru a face modificri ntr-un document activ) i altele.

Att Microsoft ct i Netscape, au inclus posibiltile de videoconferin n ultimele

versiuni de browsere Web. Unul din programele cele mai utilizate este NetMeeting (de la

firma Microsoft) i permite realizarea de video-conferine cu o mare parte dintre facilitile

anterior descrise. Pentru a realiza o videoconferin participanii au nevoie de echipamente

compatibile, i pot comunica folosind linii telefonice ISDN, reeaua IP a companiei sau

utiliznd Internet-ul.

34

Fig. nr. 2.8 Programul NetMeeting

Probabil insa ca in acest moment cele mai utilizate programe raman: Skype si Google

Hangouts.

Fig. nr. 2.9 Programele SKYPE si GOOGLE HANGOUTS

Exista insa o multitudine de aplicatii destinate serviciilor de videoconferinta, fiecare cu

facilitati specifice dar si cu multe elemente de baza comune: VideoPort, TrueConf Server,

Clear One Collaborate Desktop etc.

35

Fig. nr. 2.10 Alte aplicatii de Videoconferinta

2.2.4. Corespondena clasica de afaceri

Sigur, c metodele moderne au roluri din ce n ce mai importante pentru comunicarea

desfurat n companiile secolului XXI, dar nu putem nc renuna la metodele tradiionale:

Scrisoarea cel mai cunoscut form de document scris, care permite comunicarea

cu persoane i organizaii din mediul extern firmei. O scrisoare standard are: antet,

dat, adres, formul de adresare, coninut, formul de ncheiere i semntur;

Memo-urile fac parte din categoria documentelor informale, dar sunt printre cele

mai folosite de angajaii companiilor, dei e-mailul a redus gradul de folosire.

Cuprind cmpurile: Ctre, De la, Data i Subiectul;

Rapoartele sunt documente ce permit analiza i evaluarea activitilor, asigurnd

informaiile critice necesare lurii deciziilor;

Minutele sunt practic nregistrri oficiale ale ntlnirilor, ce conin subiectele

discutate, rezultatul votului, i persoanele responsabile de ndeplinirea sarcinilor

trasate. Trebuie s fie clare, informative i fr elemente ce necesit interpretri din

partea executanilor;

Propuneri documente ce sugereaz o metod de cutare a informaiilor sau de

rezolvare a unei probleme. n general, propunerile rspund la ntrebri ca: ce

problem vei rezolva, cum o vei rezolva, cnd vei termina munca i care vor fi

costurile;

Itinerariile desfurtorul unui plan de cltorie. De obicei, includ data, ora,

locaia punctului de plecare i acelui de sosire, modalitile de deplasare.

2.3. Probleme are Biroului modern

Noul model de birou, sigur c ofer o multitudine de opiuni de in-formare i luare a

deciziilor, de reducere a timpilor de execuie i cretere a randamentului activitilor, ns la

fel de adevrat c au ap-rut i o serie de probleme noi, ce decurg n special din profilul

noului tip de angajat, cel care are legatura cu Internet-ul aproape de 90% din timpul su de

lucru. Printre provocrile nou aprute deosebim: monitorizarea folosirii PC-ului de ctre

36

angajai, stabilirea modului de utilizare a Internet-ului, folosirea resurselor din birou n scop

personal, etc.

Totui, n sens general, care sunt principalele tipuri de activiti ce pot fi ncadrate n

categoria abuzurilor de acces pe Internet la locul de munc:

abuzul prin email incluznd spam-uri (n principiu, spam-urile sunt sinonime cu

circulaia pe Internet a sute de mii sau chiar milioane de copii ale aceluiai mesaj,

care ajung la persoane ce nu le-au solicitat), cookies, propagarea viruilor, mesaje

publici-tare, etc;

accesul neautorizat i folosirea fr permisiune de exemplu comunicarea ctre

persoane neautorizate a parolelor i coduri-lor de acces n diferite reele sau pentru

anumite programe;

copyright-ul folosirea ilegal a diverselor categorii de progra-me chiar n unele

cazuri distribuia acestora, copierea i multiplicarea diferitelor documente fr a

plti drepturile de copyright;

transmiterea unor date confideniale folosirea Internet-ului pentru a afia sau

transmite secrete comerciale;

pornografie accesarea de la locul de munc a unor site-uri cu caracter explicit

sexual, ct i distribuirea unor astfel de infor-maii;

accesul ca hacker atac de la locul de munc n special asupra bazelor de date ale

altor firme, pentru a obine informaii, fie pentru a obine produse sau fonduri;

activiti care nu au legtur cu profilul locului de munc (n special download i

upload) descrcarea i distribuirea de muzic, filme, animaii, etc.;

utilizarea Internet-ului pentru preocupri ce privesc timpul liber al angajatului

cumprturi, trimiterea de felicitri electronice, jocuri de noroc on-line, pot

electronic, chat, participarea la licitaii, jocuri i alte activiti personale;

utilizarea unui ISP (Internet Service Provider) extern folosirea unui distribuitor

extern de Internet pentru a evita identificarea;

lucrul foarte trziu sau chiar noaptea folosirea resurselor din birou (PC-ul,

conexiunea Internet-ul, etc.) pentru a administra afacerile personale.

ntr-un studiu elaborat n anul 2004 de ctre Websense Inc. Online, 57% din cei

intervievai au recunoscut c au accesat o or pe sptmn site-uri ce nu aveau legtur cu

locul de munc, n timp ce 30% au admis c cel puin o dat pe lun urmresc la servici sport

on-line. Aproximativ 27% au precizat c acceseaz de la locul de munc in-formaii despre

piaa aciunilor i cea a obligaiunilor.

Nici rspunsul la ntrebarea poate monitorizarea accesului la In-ternet rezolva aceste

probleme ? nu este uor de reliefat. n principiu, monitorizarea are dou scopuri de baz: s

implementeze controlul ac-cesului i s asigure feedback-ul. Pentru ca firma s poat asigura

reducerea acestui fenomen, pe lng accesul restricionat la Internet, de multe ori, trebuie s

asigure monitorizarea electronic cu ajutorul camerelor video. Opiniile ns despre satisfacia

muncii n astfel de condiii nu sunt dintre cele mai bune.

37

Monitorizarea software-ului, pare n astfel de condiii, a fi o soluie relativ mai bun.

Potrivit International Data Corporation (IDC), aproximativ 40% din companii folosesc

monitorizarea software-ului, nregistrnd o cretere cu 23% fa de anul 1998 .

Studiile spun c n 2005, peste 80% din companiile americane au monitorizat

comportamentul on-line al angajailor. Multe companii au dezvoltat deja software care s

permit monitorizarea sau chiar blocarea accesului la anumite site-uri Web, grupuri de

discuii, etc. n aceast categorie putem include programele NetNanny sau CyberSitter.

i n materie de e-mail lucrurile au evoluat. Un sondaj recent realizat de ctre

American Management Association a reliefat c dac n 1997, 15% din firmele americane

monitorizau e-mailul angajailor, n 2000, procentul se ridica la 40%.

A rspunde la aceast ntrebare a devenit un el pentru muli autori dar i pentru firme

i organisme naionale i internaionale. Contravine aceast monitorizare conceptului de baz

al Internet-ului: acces liber garantat? i n plus, cei care vor face monitorizarea vor folosi

datele n mod corect, pstrnd confidenialitatea informaiilor i acionnd doar cnd situaia o

impune?

Angajaii trebuie totui s tie c sistemul informatic dar i cel infor-maional al

companiei nu pot fi utilizate dect pentru procesele de afaceri ce implic activitatea firmei.

Este bine ca problemele ce in de accesul la Internet s fie bine clarificate i stipulate n

contractul de munc, pentru ca ulterior orice problem n care este angajat un salariat cu

referire la abuzurile Internet s poat fi sancionat cu rigoare i s reduc implicarea firmei n

ceea ce privete responsabilitatea.

2.4.De ce este totui necesar automatizarea lucrrilor de birou?

Se tie c celebrul filozof german Goethe, observnd fiina uman, a fcut remarca

rutcioas, ns extrem de pertinent: Fiecare ascult numai ce nelege!. Trebuie s fim de

acord c implementarea noului model de economie const n crearea de noi piee i

expansiunea celor existente, apariia de noi modele de comportament pentru productori i

consumatori, noi tipuri de bani, noi mentaliti, noi reele de distribuie, transformarea

modelelor economiei tradiionale. Spre ce ne ndreptm: economie digital, economie

Internet, webeconomie, economie virtual etc.

Ca i economia real, cea digital are la baz piaa, care se trans-form dintr-una

standard ntr-una electronic, bazat pe tehnologia informaiei. Principala caracteristic a

procesului de realizare a afacerilor ntr-o lume digital const n faptul c la baza proceselor

de distribuie se situeaz culegerea, selectarea, sintetizarea i distribuirea informaiei. Lanul

unei afaceri digitale ncepe cu aprovizionarea i cererea i se n-cheie cu preurile i cu

competiia.

38

Fig. nr.2.11 Structura economiei digitale

Cine se gndete c automatizarea lucrrilor de birou se reduce doar la procesare de

texte pe un PC, nu numai c nu este la zi, este supus sigur procesului erodrii afacerii i de ce

nu falimentrii ei.

n Birotic intr orice echipament i aplicaie care contribuie la m-buntirea

circulaiei informaiei n activitile de birou i, care nlesnete legtura cu lumea exterioar.

S rspundem ns la n trebarea din titlu. Aceast automatizare este necesar cel puin din

urmtoarele motive:

activitile de birou conin mult rutin;

se dorete un acces mai operativ la date n raport cu momentul lurii deciziei (n

timp real);

tratarea mai unitar a datelor care sunt pstrate ntr-un mod mai puin redundant

dar n acelai timp ntr-o manier distribuit;

circulaia mai rapid i securizat a datelor ntre birouri i ali ageni economici;

creterea exactitii proceselor informaionale, a capacittii de memorare i a

vitezei de regsire a informaiei;

creterea calitii, operativitii i a productivitii muncii de birou;

accesului la fabulosul mediu informaional i comercial care este Internet-ul.

2.5. E-activitile

Secolul XXI nu poate aparine dect ntreprinderilor bazate pe cunoatere, altfel sistemul

concurenial ultradezvoltat conducnd la o moarte lent. Dezvoltarea ntr-un ritm rapid a

tehnologiei informaieie i comunicaiilor a dus la apariia unei noi economii, e-economia sau

economia digital. Noul tip de economie este caracterizat de mutaii radicale n natura muncii

i a relaiilor de munc, cu implicaii profunde asupra stilurilor de munc i via ale

oamenilor. Societatea informaional este caracterizat de activiti moderne cum sunt:

39

telelucrul;

teleactivitile;

telesocializarea.

Fig. nr. 2.12 Componentele economiei digitale

Toate aceste activiti socio-economice se bazeaz pe sisteme de telecomunicaii

interactive, individualizate i asincrone care conecteaz persoane, obiective i informaii

independent de distana care le separ.

2.5.1. E-guvernul

Ca s l parafrazm pe fostul preedinte al Statelor Unite, John Fitzgerald Kennedy, ar

trebui s ne ntrebm nu ce poate face guvernul ca s ajute Internetul, ci ce poate face

Internetul ca s ajute guvernul. E-Government definete organizarea civic i politic a

guvernului folosind tehnologia informaiei. Guvernul interacioneaz cu multe sectoare ale

societii, asigurnd infrastructura legal, politic i economic pentru susinerea acestora i

de aceea guvernul digital are puterea de a schimba profund concepia cetenilor cu privire la

interaciunile cu propriul lor guvern.

Termenul de e-guvern se refer la:

furnizarea informaiilor i serviciilor ctre ceteni i mediul de afaceri (aplicaii

externe);

utilizarea TIC i a Internet-ului n cadrul instituiilor publice (aplicaii interne)

Obiectivele e-government sunt urmtoarele:

accesul la informaia public;

libertatea informaiei i a comunicrii;

exprimarea opiniilor fa de drepturile i obligaiile impuse prin reglementri;

eliminarea unor disfuncii sau a nclcrii unor drepturi i ndatoriri;

consolidarea democraiei.

40

Fig. nr. 2.13 Site-ul E-guvernare.ro

Serviciile e-guvernului sunt, n principal, de trei tipuri:

servicii de informare permit regsirea de informaii sortate i clasificate la cerere,

pe website sau la info-chiocurile electronice;

servicii de comunicare interactiv permit interaciunea cu indivizi sau grupuri de

persoane (ex e-mail, liste de discuii);

servicii tranzacionale permit completarea/transmiterea de ctre ceteni a unor

formulare administrative, plata taxelor pe situl de pe Internet i/sau achiziia de

produse i servicii on-line.

Fig. nr. 2.14 Exemple de Infochioc

Serviciile tranzacionale sunt considerate ca cele mai reprezentative n viitor pentru e-

guvern, atta timp ct completarea i prezentarea de formulare de ctre populaie va continua

s aib un rol preponderent n relaia sa cu administraia public.

41

Fig. nr. 2.15 Arhitectura sistemului de e-government24

Legat tot de serviciile de tip e-guvern, putem lua n calcul i votul on-line, vizitarea

site-urilor candidailor, mai bine zis democraia electronic.

2.5.2. Comerul electronic (E-commerce)

De la Internet la comerul electronic pasul a fost simplu de realizat, chiar firesc.

Comerul electronic este un concept integrativ ce desemneaz o gam larg de servicii

suportate pentru pocesele de afaceri, incluznd pota electronic, cataloagele electronice,

sisteme suport pentru preluare de comenzi, logistic i tranzacii, sisteme de raportare

statistic, informaii pentru management etc (mai multe n capitolul V).

2.5.3. E-banking

Electronic banking este un produs recent n cadrul sistemului financiar-bancar intern,

ce utilizeaz o tehnologie nalt (comunicaie i securitate) i care constituie un real folos

pentru companiile cu activitate intens, pentru care prezena la ghieul bancar, ntr-un anumit

interval de timp prestabilit, nu constituie cea mai fericit opiune.

24

Ghilic-Micu, B., Guvernarea electronic n Romnia, n Specializare, dezvoltare i integrare, Editura Roprint,

Cluj-Napoca, 2003, p. 26

42

Odat cu rspndirea web-ului i atingerea unei mase critice de utilizatori, firmele cu

activitate de comer, analitii, specialitii n marketing s-au gandit c merit investit efort n

punerea la punct a unor tehnologii care s transforme surferii web n poteniali clieni. Iniial,

siturile web ale acestor firme conineau doar informaii de contact, oferte promoionale sau

chiar cataloage de produse sub forma unor pagini HTML statice. Lansarea unei comenzi de

cumprare a unor produse se putea face eventual via fax, telefon sau email.

Totul era n regul, doar c pentru a putea intra n posesia produselor, clientul trebuia

s plteasc contravaloarea produselor comandate iar banii s parcurg drumul de la client la

comerciant (vnztor). Plata se fcea de regul prin mecanismele clasice. n funcie de politica

adoptat de comerciant pentru a demara procesul de livrare a produselor catre client, acesta

cerea sau nu, confirmarea efectuarii plii prin fax. Fie c se folosea o reea de distribuie

proprie, fie c se apela la un serviciu potal specializat (pota rapid, DHL, etc), teoretic

aceast ultim faz era cea mai lung.

De ndat ce a pus n exploatare un sistem de vnzari on-line, comerciantul va putea

vinde 24 de ore pe zi, 7 zile pe saptamn i asta peste tot n lume; pe unde a ajuns Internet-ul,

desigur. Mai mult, cumprtorii i potenialii clieni vor avea acces la informaii de ultim or

referitoare la produse, servicii, preuri sau disponibilitatea acestora.

Ca acest scenariu s devin cu adevrat realitate, comerciantul va trebui s se asigure

c sistemul informatic pe care-l implementeaz va fi disponibil non-stop i n tot acest timp el

va opera: gestiunea comenzilor, facturarea, procesarea plilor i remiterea banilor.

n prezent, plile cu ajutorul crilor de credit (credit card), banilor electronici (e-

cash), cecurilor electronice sau al cardurilor inteligente (smart card) sunt principalele metode

de plat folosite n comerul electronic. Din punct de vedere arhitectural, metodele de plat

pot fi integrate la nivelul "comerciantului" - n sistemul informatic al acestuia, sau oferite n

regim outsource de un furnizor de servicii de comer (CSP - Commerce Service Provider) care

va gestiona/intermedia plile de la teri.

Fig. nr. 2.16 Sistem de E-banking

43

Ultimele eforturi n acest domeniu se refer la tehnologia M-banking (Mobile

banking), profitnd de dezvoltarea utilizrii telefoniei mobile i a transmiterii de date prin

intermediul acesteia. Transferul de date bancare prin intermediul telefoniei mobile este direct

dependent de numrul de utilizatori de telefoane mobile (poteniali utilizatori ai m-

bankingului), capacitatea operatorului de telefonie mobil de a asigura fluxul informaional

necesar, securitatea sporit a bazelor de date i colaborarea cu instituia bancar n vederea

stabilirii platformei comune de transfer date ntre cele dou sisteme informaionale.

Fig. nr. 2.17 Sistem de e-banking pentru abonaii Citi Bank

n prezent, principalele operaiuni ce se pot realiza prin intermediul m-banking sunt:

ordonarea plilor, accesarea informaiilor soldului contului clientului, transferuri ntre

conturile clientului, avertizri cu privire la anumite operaiuni n curs de derulare prin contul

curent al titularului.

2.5.4. Cartea electronic (E-book)

Trecerea de la societatea informaional la societatea cunoaterii se face prin mai muli

vectori dintre care amintim: Internet extins, cartea electronic, utilizarea agenilor inteligeni,

managementul cunoaterii.

Cartea electronic ofer toate avantajele unei cari tiprite la care se adaug faptul c

poate fi obinut prin Internet gratuit sau la un pre de 4-8 ori mai mic fa de cel din librrii.

Pentru studiul individual, pot fi copiate capitole sau pot fi fcute adnotri. Pn acum sunt

deja mai multe tipuri de cri electronice. Piaa acestor produse informaionale va fi, n esen,

Internetul.

44

Fig. nr. 2.18 Carti electronice

O definiie de dicionar ar suna cam asa: o carte electronic este varianta electronic a

unei cri tiprite, care poate fi citit pe calculator, laptop, pe dispozitive portabile de lectur,

pe dispozitive gen Palm/PDA, pe ecranul telefonului mobil sau terminale Internet. n limbaj

mai tehnic, cartea electronic reprezint un coninut sub forma unor fiiere n diferite formate

(PDF, HTML, XML, OEB etc.). Acesta poate fi apoi distribuit prin intermediul Internetului,

prin ncrcare (download) de pe un site web sau prin copiere pe supori magnetici (diskete,

CD-uri). Crile electronice sunt complet interactive pe Internet i pot conine legturi,

imagini, grafice, tabele, fiiere video, forme, scripturi Java.

Cartea electronic nu trebuie parcurs secvenial, aa cum citim o carte clasic. Ea este

o tehnologie multimedia care nglobeaz conceptele de hipertext i hipermedia ce vizeaz s

fac din calculator o extensie a memoriei umane, permind explorarea unei reele de

informaii: texte, imagini, sunete. (Un hipertext este un ansamblu de texte i legturi ntre

elementele textuale. Vorbim de hipermedia cnd aceste legturi ne conduc i ctre alte

elemente n afar de text).

2.5.5. Educaia la distan (E-education)

Termenul de educaie la distan este cunoscut de mai mult timp n domeniul educaiei

formale, informale sau nonformale. Un sistem de eLearning (de formare la distan sau

educaie virtual) const ntr-o experien planificat de predare-nvaare, organizat de o

instituie ce furnizeaz imediat materiale ntr-o ordine secvenial i logic pentru a fi

asimilate de studeni n maniera proprie, fr a constrnge agenii activitii la coprezen sau

sincronicitate.

n sens larg, despre educaie la distant se vorbete atunci cnd educatorul i auditoriul

su sunt separai de distan fizic i tehnologia este folosit pentru a media aceast distan.

Opiunile tehnologice se mpart n patru categorii:

45

tehnologii audio - benzi magnetice, casete, radio;

tehnologii video - benzi video, filme, video-conferine;

cursuri i texte tiparite sau listate;

noile tehnologii - instruire asistat de computer (softuri educaionale,

exersare, simulare, rezolvare de probleme), comunicare mediat de

computer (pota electronic, conferine prin computer), educaie bazat

pe multimedia.

Fig. nr. 2.19 Site-uri de e-learning

Exemplele de instituii ce folosesc elearning-ul pot include att sectorul public ct i

privat, la nivel elementar, secundar, liceal, universitar etc., ca i forme de educaie non-

formal, educaie permanent, educaie vocaional de perfecionare.

Emergena instituiilor virtuale are patru surse diferite:

instituii care au fost implicate n educaia deschis i la distan;

instituii tradiionale, de la coli la universiti, care nu au mai fost implicate n

educaia la distan. Aceste instituii ncep s aplice noile tehnologii informatice ca

suport pentru un plus de calitate, o productivitate i flexibilitate crescute, cu premisa

c astfel reduc costurile i aduc venituri prin atragerea de noi studeni. Aceast

tranziie apare n situaia tipic a unor proiecte specifice care creaz o instituie

virtual n cadrul uneia tradiionale.

sectorul corporaiilor sau al organizaiilor mari care dezvolt programe de pregtire

pentru uz intern avnd ca suport i mijloc de distribuire tehnologiile informatice i de

comunicare i purtnd eticheta de virtual.

persoane individuale care, din motive variind de la altruism la profit, folosesc

tehnologiile pentru a crea oportuniti de nvtare pentru oricine este interesat.

Eticheta e-education este folosit n sens larg i nediscriminat n toat lumea,

interschimbabil cu ali termeni cum ar fi: nvare deschis i la distant, nvare distribuit

(distributed learning), nvare n reea, nvare prin Web (Web-based learning) i nvare

prin computer. Mai mult, uneori termenul este folosit cu referire la sisteme care combin

tehnologii TV i teleconferine interactive n timp real.

Studentul poate fi situat n orice parte a lumii - accesul este prin intermediul unui

calculator conectat la reeaua Internet i echipat cu un navigator obinuit pentru Web, folosit

46

i pentru activiti de cercetare, informare, entertainment, servicii variate, comer, pot

electronic etc. Cursantul poate, n funcie de centrele sale de interes, s acceseze bnci de

date pentru completarea lecturii sau s stabileasc un contact imediat cu redactorul articolului,

cruia i poate mprti reaciile sale, sau cu ali cititori cu care se poate angaja n dialog.

Cursurile suport sunt stocate pe un computer ntr-o form specific i un navigator

uzual pentru Internet sau, n unele cazuri rare, un program special, permite cursanilor s

acceseze informaiile n ritmul propriu de asimilare. Materialele de nvare sunt prezentate

ntr-o form multimedia - prin mbinare de text, sunet, imagine i chiar scurte filme- i n

modul hyperlink - un model structural n care accesul la alte informaii se realizeaz prin

legturi multiple de la o singur pagin.

Astfel, utilizarea unor softuri specializate permite pe linga audio si videoconferine i

moduri mixte de management al interaciunii dintre agentul invrii (instructor, program

interactiv sau sisteme expert) i cel ce nv. Un avantaj determinant ce ine de specificul

educaiei la distan fiind individualizarea nvrii i accentul trecut de la profesor sau

materia de coninut (cum era cazul n nvmntul tradiional) la cel ce nva.

2.5.6. Internet-ul i nevoia de micare tehnologia GPRS

Internetul tinde s devin interfaa primar de comunicaie; oamenii acceseaz www

pentru a se informa sau pentru a se distra, se conecteaz la intranetul propriilor companii

pentru a accesa informaiile de care au nevoie n desfurarea activitii de zi cu zi sau pentru

a comunica cu colegii i, nu n ultimul rnd, acceseaz extranetul/internetul pentru a comunica

i a desfura afaceri cu clienii i furnizorii.

Dar toat aceast revoluie n comunicarea i accesarea informaiei via internet nu ar fi

putut fi posibil fr dezvoltarea tehnologic a telecomunicaiilor din ultima perioad.

Telefonia celular radio, sau altfel spus telefonul GSM cotidian aa cum l tim, a fost

conceput n principal pentru a satisface o necesitate primar a oamenilor i anume

comunicarea prin voce.

De la simplicitatea vorbei, lucrurile au evoluat spre mesajul scris. De la diversitatea de

servicii i pn la conceptul de internet mobil nu a fost dect un pas. Acest concept de

"internet n micare" ncepe s prind contur i n Romnia odat cu dezvoltarea tehnologiilor

de acces la date "wireless" (fr fir) Cele 4 iniiale provin de la General Packet Radio Service.

GPRS-ul este o tehnologie pentru servicii mobile de comunicare i transmisie rapid de date.

47

Fig. nr. 2.20 Tehnologia GPRS

O caracteristic important a tehnologiei GPRS este conectarea permanent a

utilizatorului. Conceptul de "always on" nseamn c utilizatorul, n mod similar unui

calculator (PC) conectat ntr-o reea, poate rmne permanent conectat, dar pltind numai

pentru volumul de date transferat i nu la timp, aa cum se ntmpl n cazul transferurilor de

date pe reeaua clasic GSM. Plata, deci, se face n funcie de volumul de date transmise i nu

n funcie de durata transmisiei.

GPRS permite folosirea n regim de mobilitate total a aplicaiilor de tip navigare pe

Internet, acces al informaiilor de companie de la birou, aplicaii de transmisie text sau

imagini video, comunicare personal, comer mobil, localizare etc. Toate acestea fie la birou,

fie acas pe laptop, fie n main afiate pe display-ul inteligent al acesteia, sau cnd mergem

pe jos, pe ecranul terminalului nostru mobil, fie el telefon sau PDA. Practic informaia este cu

noi, oriunde, oricnd, accesibil de pe orice terminal.

Putem accesa, de asemenea, n condiii de total securitate (prin intermediul VPN) i

mobilitate, informaiile aflate pe intranetul firmei noastre, ca s consultm ultima prognoz de

vnzri, ultimul tabel de preuri, sau financiare - aciuni, oriunde ne-am afla.

E-mail-ul nostru de la birou sau contul personal de pe Internet/de la operator, poate fi

transmis/recepionat de pe telefonul mobil sau laptop. Practic se poate face ac