CONVERSATORIO

GUÍA AUDITORÍA - SICA

Plan de Vigilancia y Control Fiscal - PVCF 2015

Enero 7 de 2015

PROCESO DE AUDITORÍA

INFORMES

1

ADMINISTRACIÓN DE

PAPELES DE TRABAJO

ADMINISTRACIÓN

PROCESO AUDITOR

1. PLAN GENERAL

DE AUDITORÍA (PVCF)

2. ASIGNACIÓN DE

ACTIVIDADES

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 2

3

II

I

3

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

ACCIONES POST AUDITORIA Y

EVALUAR LA AUDITORÍA

4

Planeación estratégica

CGR

Políticas Institucionales y Lineamientos Estratégicos para el PVCF – 2015. (Memorando 2014IE0165502 del 27 de noviembre de 2014).

• Vigilar el cumplimiento Fines Esenciales del Estado y de los derechos económicos y sociales. • Verificación metas 2015 Objetivos del Milenio. • Verificar Cierre Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014. • Vigilar y controlar Recursos de Transferencias del Orden Nacional (SGP – Regalías, Planes Departamentales de Agua, Sistemas de Transporte y Proyectos Cofinanciados con Recursos Transferidos de la Nación). • Equilibrio fiscal entre ingresos y gastos. • Ingresos parafiscales

Planeación estratégica

CGR

Políticas Institucionales y Lineamientos Estratégicos para el PVCF – 2015. (Memorando 2014IE0165502 del 27 de noviembre de 2014).

• Infraestructura vial • Desarrollo ambiental y progreso rural • Salud efecto de la multiafiliación – Equilibrio financiero • Educación • Lucha frontal contra la corrupción • Auditorias articuladas con la ciudadanía • Vigilancia de la Gestión Judicial

Enfoque de riesgos

(Pérdida Recursos Públicos)

NACIONAL TERRITORIALPARTICULARES E

INVERSIONES

1MONTO RECURSO PÚBLICO

ADMINISTRADOX X X

2FECHA ÚLTIMA AUDITORÍA (Año

vigencia auditada)X X X

3% PARTICIPACION DE LA

CONTRATACION DIRECTAX

4

SUJETO DE CONTROL EN PROCESO DE

LIQUIDACION O SANEAMIENTO

FISCAL

X X X

5 JUICIO EXPERTO X X X

6 PARTICIPACIÓN CIUDADANA X X X

7 PRIORIDAD DE POLÍTICA PÚBLICA X X

10 % DE RECURSOS PUBLICOS NACIONAL X

TOTAL INDICADORES POR MIR 9 8 7

Matriz de Importancia Relativa - MIRN° NOMBRE INDICADOR

DEMANDAS JUDICIALES X8

9 RIESGO DAÑO PATRIMONIAL X

X

X X

Riesgo estratégico

Importancia relativa (MIR): comparación entre entes que son

equiparables entre sí, mediante indicadores de interés para la CGR.

MIR NACIONAL:

Mayor peso:

1, 5 y 6

MIR TERRITORIAL:

Mayor peso:

1, 2, 5 y 10

MIR PARTICULAR:

Mayor peso:

1, 2 y 5

NACIONAL TERRITORIALPARTICULARES E

INVERSIONES

1MONTO RECURSO PÚBLICO

ADMINISTRADOX X X

2FECHA ÚLTIMA AUDITORÍA (Año

vigencia auditada)X X X

3% PARTICIPACION DE LA

CONTRATACION DIRECTAX

4

SUJETO DE CONTROL EN PROCESO DE

LIQUIDACION O SANEAMIENTO

FISCAL

X X X

5 JUICIO EXPERTO X X X

6 PARTICIPACIÓN CIUDADANA X X X

7 PRIORIDAD DE POLÍTICA PÚBLICA X X

10 % DE RECURSOS PUBLICOS NACIONAL X

TOTAL INDICADORES POR MIR 9 8 7

Matriz de Importancia Relativa - MIRN° NOMBRE INDICADOR

DEMANDAS JUDICIALES X8

9 RIESGO DAÑO PATRIMONIAL X

X

X X

Enfoque de riesgos

Riesgo institucional – Matriz de riesgo

• Matrices de riesgo (MR): valoración del nivel de riesgo del ente

mediante la valoración del nivel de riesgo de macroprocesos, procesos y

factores de riesgo críticos.

COHERENTE CON

LA CALIFICACIÓN

DEL INDICADOR

JUICIO EXPERTO

Valoración considerando: resultados de las actuaciones de vigilancia y control fiscal anteriores (auditorías, auditoría a políticas públicas, actuaciones especiales, atención de denuncias), estudios sectoriales y macroeconómicos que se relacionen con la entidad, exposición de motivos de los proyectos de ley que cursan en el Congreso, funciones de advertencia e información relevante de procesos de indagación preliminar y de responsabilidad fiscal. Adicionalmente, tener en cuenta toda la información externa producida por otras autoridades o medios de comunicación que a juicio de la UE incidan o provean insumos para la valoración del juicio experto.

REVISADOS Y

APROBADOS EN

COMITÉS TÉCNICOS

RESULTADO DE PLANIFICACIÓN

Enfoque de riesgos

Ranking

PRIORIDADAGROPECU

ARIO

MEDIO

AMBIENTE

DEFENSA,

JUSTICIA Y

SEGURIDA

D

GESTIÓN

PÚBLICA E

INSTITUCIONES

FINANCIERAS

INFRAESTRUCTU

RA FÍSICA Y

TELECOMUNICA

CIONES

SOCIALMINAS Y

ENERGÍA

TERRITORI

ALTOTAL

ALTO 40 17 49 71 22 130 11 200 540

MEDIO 64 18 160 73 33 128 21 501 998

BAJO 56 21 304 62 78 85 27 433 1.066

TOTAL GENERAL 160 56 513 206 133 343 59 1134 2.604

FUENTE: Aplicativo SICA

Enfoque de riesgos

Ranking

NIVEL PRIORIDADAGROPECUA

RIO

MEDIO

AMBIENTE

DEFENSA,

JUSTICIA Y

SEGURIDAD

GESTIÓN

PÚBLICA E

INSTITUCIONES

FINANCIERAS

INFRAESTRUCTU

RA FÍSICA Y

TELECOMUNICA

CIONES

SOCIALMINAS Y

ENERGÍATERRITORIAL TOTAL

ALTO 17 2 6 27 15 34 2 103

MEDIO 11 5 17 27 21 54 9 144

BAJO 8 10 33 28 21 24 12 136

SUBTOTAL NIVEL

CENTRAL 36 17 56 82 57 112 23 383

ALTO 23 15 43 44 7 96 9 200 437

MEDIO 53 13 143 46 12 74 12 501 854

BAJO 48 11 271 34 57 61 15 433 930

SUBTOTAL NIVEL

DESCONCENTRADO 124 39 457 124 76 231 36 1.134 2.221

160 56 513 206 133 343 59 1.134 2.604

FUENTE: Aplicativo SICA

NIV

EL

CE

NT

RA

LN

IVE

L

DE

SC

ON

CE

NT

RA

DO

TOTAL GENERAL

RANKING 2.015 POR NIVELES

DECISIÓN DE PROGRAMACIÓN

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN – MPLPR PRIORIDADES DE UNIDAD EJECUTORA

2.

LINEAMIENTO

ESTRATÉGICO

1.

RANKING

3. ECONOMÍA

Y FINANZAS

Teniendo en cuenta:

Complejidad / Talento Humano /

Recursos Financieros / Tiempos

CARACTERIZACIÓN AUDITORÍAS

OBJETIVO

GENERAL

MATERIA A

AUDITAR

FECHA

INICIO /

FECHA

TÈRMINO EQUIPO

PVCF 2015

PROGRAMACIÓN GENERAL

DIC 23 DE 2014

PVCF 2015

434

Auditorías

Primer

semestre

259 Auditorías

Segundo

semestre

175 Auditorías

No ENTIDAD. OBJETO

DE CONTROL FISCALVALOR ($)

No ENTIDAD. OBJETO

DE CONTROL FISCALVALOR ($) % VALOR

% ENTID. OBJETO

CONTROL FISCAL

2604 369.510.089.805.749 434 250.004.922.494.090 68% 17%

PLANIFICADO PROGRAMADO PORCENTAJES

PVCF 2015

PROGRAMACIÓN GENERAL

DIC 23 DE 2014

PROCESO DE AUDITORÍA

INFORMES

1

ADMINISTRACIÓN DE

PAPELES DE TRABAJO

ADMINISTRACIÓN

PROCESO AUDITOR

1. PLAN GENERAL

DE AUDITORÍA (PVCF)

2. ASIGNACIÓN DE

ACTIVIDADES

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 2

3

II

I

16

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA

ACCIONES POST AUDITORIA Y

EVALUAR LA AUDITORÍA

4

PVCF 2015

ASIGNACIONES DE TRABAJO

Según la Guía de Auditoría: “la Asignación de trabajo – AT de Ejecución, contempla: el objetivo general, la materia a auditar, la designación de Supervisor Encargado y los integrantes del equipo de auditoría, y la determinación de las fechas de inicio y terminación del proceso auditor.” “Las Ats deben incluir para cada caso el validador del Informe Mensual de Actividades – IMA”. “Estas AT´s deben ser validadas por el Director de Vigilancia Fiscal en el Nivel Central”

PVCF 2015

ASIGNACIONES DE TRABAJO

Según el Manual de Asignación de Trabajo en SICA: Los supervisores y/o mantenedores AT, complementan la información previamente ingresada en el proceso de caracterización de las auditorías (materia y objetivos) y establecen fechas teniendo en cuenta que para cada proceso auditor se deben configurar 2 AT’s (Ejecución e Informe Final). Acorde con las fechas establecidas en los Lineamientos Estratégicos del 27 de noviembre de 2014, las Asignaciones de Trabajo – AT´s deberán estar creadas y validadas a más tardar el 23 de enero de 2015.

PVCF 2015

ACTIVIDAD A-1 – OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Según la Guía de Auditoría: “En razón a que la asignación de trabajo, incluye solamente el objetivo general, es necesario que el Supervisor Encargado establezca los objetivos específicos de la auditoría.” Estos objetivos específicos se fundamentan en: los Macroprocesos y procesos que en la matriz de riesgo reflejan los mayores niveles de riesgo, el tipo de auditoría (si es a un ente o un asunto) y la coherencia con el objetivo general. “Con base en las matrices de riesgo construidas por la UES, las directrices y lineamientos del Contralor General, el Supervisor del Nivel Central presentará al comité técnico del Nivel central, propuesta de objetivos generales y específicos para la Asignación de Actividades de las auditorías de las Entidades principales de la UE a la que está adscrito y de los puntos de control de las entidades principales, particulares o inversiones.”

De otra parte, con el fin de facilitar el entendimiento integral del ente o asunto a auditar, el supervisor encargado también acopiará información sobre: Antecedentes sectoriales y de Responsabilidad Fiscal; Normatividad de control fiscal, Antecedentes del Control Fiscal Micro, Funciones de Advertencia, Denuncias y Fechas claves del proceso, las cuales serán registradas en el SICA. A la par con el proceso de creación de las AT´s de Ejecución, los Supervisores Encargados en cada proceso auditor, deberán registrar en SICA la Actividad A1 una vez sea validada la AT por parte del Ejecutivo de Auditoría, registro que de igual forma tiene fecha máxima de diligenciamiento el 23 de enero de 2015, esto con el fin que cuando los Auditores inicien su proceso el 26 de enero, tengan disponible esta información. (Ver Ejemplo Excel)

PVCF 2015

ACTIVIDAD A-1 – OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• El trabajo realizado por los auditores en cada nivel, y en cada fase de la fiscalización, debe ser adecuadamente supervisado durante la auditoría y la documentación obtenida debe ser revisada.

• La supervisión es esencial para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y el mantenimiento de la calidad del trabajo.

Supervisión

La supervisión debe estar dirigida a que: • Los miembros del equipo auditor conozcan y sigan lo previsto

en el plan de trabajo. • El equipo auditor lleve a cabo los objetivos establecidos. • La fiscalización se realice de acuerdo con normas y prácticas

aplicables. • La documentación contenga las pruebas y análisis que sirvan

de fundamento suficiente y adecuado a las conclusiones expresadas.

• El informe o resultado final incluya, de forma adecuada, las conclusiones y opiniones.

Supervisión

Supervisión

Responsable Evento SICA u Otro

• Auditorías

Supervisor Encargado

Supervisor

Visado módulo Supervisión

Monitoreo de la ejecución de la auditoría

tanto del Nivel Central como

Desconcentrado

• Actuaciones

Especiales

Supervisor Encargado

Supervisor

- Programa específico:

Objetivo “Supervisión”

- Enviar/Revisar Observaciones de

equipo

• Denuncias Supervisor Encargado

Supervisor

- Documentar actividades:

Carpeta “Supervisión”

- Enviar/Revisar Observaciones de

equipo

MÓDULO AUDITORÍAS PGA

Rol Supervisor Flujo de Revisión de Informe: Rol Auditor -

Rol Auditor Supervisor Encargado - Ejecutivo de Auditoría y

Directivo Superior

MEMORANDO DE ASIGNACIÓN FASE PLANEACIÓN FASE PLANEACIÓN

A1.: Establecer los objetivo de la auditoría A2.: Conocer el Ente o Asunto a Auditar A3.: Evaluar Riesgos y Controles

A1.1 Actualizar objetivo general y materia a auditar A2.1 Analizar en detalle el Ente o Asunto a examinar A3.1 Crear materias especificas por proceso

A1.2 Definir objetivos especificos de la auditoría

A2.2 Identificar personal clave del Ente Objeto de Control Fiscal

A3.2 Asociar factores de riesgo de auditoría a materias específicas

A1.3 Analizar normatividad de Control Fiscal A2.3 Analizar la función de auditoría interna

A3.3 Evaluar Factores de Riesgo y Definir Procesos Significativos

A1.4 Analizar antecedentes del Control Fiscal Micro A3.4 Evaluar la Calidad y Eficiencia del Control Interno

A1.5 Definir fechas claves del proceso

FASE PLANEACIÓN FASE EJECUCIÓN FASE EJECUCIÓN

A4.: Definir Estrategia, Alcance y Plan de Trabajo A5.: Ejecutar Procedimientos y Estructurar Hallazgos de

A6.: Actualizar MR y Justificar Cambios Etrategia y Alcance de la Auditoria

A4.1 Evaluar riesgo combinado de procesos significativos

A5.1 Diseñar Procedimientos de Auditoría A6.1 Actualizar Matriz de Riesgo del ente objeto de control fiscal

A4.2 Determinar estrategia y alcance de la auditoria A5.2 Ejecutar y concluir procedimientos de auditoría

A6.2 Justificar cambios en la MR, estrategia y alcance de la auditoría

A4.3 Elaborar Plan de Trabajo A5.3 Estructurar observaciones y hallazgos de auditoría

A6.3 Definir conclusiones para dictamen integral y conformar Archivo General.

FASE EJECUCIÓN FASE INFORME FASE INFORME

A7.: Cierre Fase de Ejecución A8.: Fase de informe y cierre de auditoría A9.: Acciones post-auditoria

A7. 1 Realizar reunión final con el ente objeto de control fiscal

A8.1 Envíar observaciones al ente objeto de control fiscal

A9. 1 Elaborar resumen ejecutivo del informe de auditoría

A7.2 Preparar informacion para elaborar proyecto de informe

A8.2 Recibir respuestas a observaciones de auditoría

A9. 2 Evaluar la auditoría

A8.3 Información Hallazgos

A8.4 Enviar informe final de Auditoría

Módulo en SICA Responsable Evento SICA Producto

• Auditorías Equipo

designado

Módulo Auditorías

(A2, A3, A4, A5-1)

• Plan de trabajo (A4-3)

• Programa de auditoría

(A4-3)

• Procedimientos (A5-1)

• Actuaciones

Especiales

Equipo

designado

•Programa específico de

actividades (Objetivo

“Planeación del proceso y

soportes documentales”)

• Plan de

trabajo/Programa de

fiscalización

•Programa específico de

actividades

• Objetivos y Actividades

(procedimientos: qué,

cómo, para qué)

• Denuncias Equipo

designado Documentar actividad • Plan de trabajo

Planeación operativa

Evaluación Controles

3.220 usuarios

MATRICES DE RIESGO

MATRICES DE EVALUACIÓN DE CONTROLES INFORMES DE AUDITORIA

821 funcionarios del proceso auditor

Conclusiones basadas en evidencia

• El auditor debe diseñar procedimientos que ofrezcan una garantía razonable de que se detecten los errores, irregularidades y actos ilícitos.

• Para fundamentar las opiniones y las conclusiones del auditor

relativas a la organización, al programa, a la actividad o a la función fiscalizada, deben aportarse pruebas adecuadas, pertinentes y razonables.

• Los auditores y las EFS deben emplear la debida diligencia en la

concreción, acumulación y evaluación de las pruebas, así como en el informe sobre resultados y en la elaboración de las conclusiones.

Conclusiones basadas en evidencia

• Los documentos de trabajo deben ser lo suficientemente completos y detallados como para permitir a otro auditor que no haya tenido previa relación con la auditoría, descubrir a través de ellos, el trabajo realizado para fundamentar las conclusiones.

Conclusiones basadas en evidencia

Responsable Evento SICA

• Auditorías Equipo designado (auditor)

Supervisor Encargado

Módulo Auditorías

A2-A3-A4-A5-A6-A7-A8

(Visación)

• Actuaciones

Especiales Equipo designado

Supervisor Encargado

- Ejecutar Programa

específico de actividades

- Enviar/Revisar

Observaciones de equipo

• Denuncias Equipo designado

Supervisor Encargado

- Documentar actividades:

Carpeta “Supervisión”

- Enviar/Revisar

Observaciones de equipo

HALLAZGOS/ FUNCIONES DE ADVERTENCIA Y BENEFICIOS DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL

Revisión del producto final

• Los auditores y las EFS deben ser objetivas e imparciales en sus valoraciones y al informar sobre los resultados de sus tareas.

• Los informes de fiscalización y las opiniones y decisiones finales

emanan de la EFS en su conjunto, por lo que es necesaria la participación de las personas competentes en la revisión y aprobación de los informes, opiniones y decisiones finales.

Revisión del producto (final)

Producto Responsable Evento SICA

• Auditorías Informe Final Equipo designado

Supervisor encargado

Ejecutivo de auditoría

Ejecutivo superior

Revisión Informe

• Actuaciones

Especiales Informe Final Revisión Informe

• Denuncias Respuesta de fondo Revisión oficio

respuesta

SE DESAPROVECHA LA FUNCIONALIDAD “FLUJO DE REVISIÓN DE INFORME”

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

OFICINAS DE CAPACITACIÓN Y

PLANEACIÓN

ENERO 7 de 2015