sharepoint 2016 für anwender - cloud object storage · 17 0 geleitwort »cloud first! mobile...

LeseprobeDieses Buch zeigt Ihnen, wie Sie als Anwender mit SharePoint schnell zu professionellen Lösungen gelangen. Die Autorin nimmt sich gezielt den Bedürfnissen von Anwendern an, die erstmalig mit SharePoint in Berührung kommen oder sich mit der aktuellen SharePoint-Version aus-einandersetzen möchten, um schnell effiziente Lösungen zu entwickeln. Dabei führt sie den Leser Schritt für Schritt von den benötigten Share-Point-Grundlagen bis hin zu sofort einsetzbaren Praxislösungen.

Nicole Enders

SharePoint 2016 für Anwender1093 Seiten, gebunden, Juni 2016 49,90 Euro, ISBN 978-3-8362-4164-9

www.rheinwerk-verlag.de/4131

»Geleitwort und Vorwort« »Einleitung« »Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los« »Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten«

Inhaltsverzeichnis

Index

Die Autorin

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Wissen, wie’s geht.

https://www.rheinwerk-verlag.de/sharepoint-2016-fur-anwender_4131/?GPP=lpn

mailto:?body=Leseproben-Empfehlung: �SharePoint 2016 f�r Anwender� von Rheinwerk, http://gxmedia.galileo-press.de/leseproben/4131/leseprobe_rheinwerk_sharepoint_2016_fuer_anwender.pdf&subject=Leseprobe: �SharePoint 2016 f�r Anwender�

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0Geleitwort

»Cloud first! Mobile first!« Die von Microsoft in den letzten Jahren intensiv verfolgte

Strategie findet sich auch in der neuen SharePoint-Version 2016 wieder. Viele der

neuen Funktionen sind darauf ausgelegt, hybride Szenarien zwischen On-Premise-

Installationen und der Cloud abzubilden. Gleichzeitig sind Funktionalitäten aus

SharePoint Online in die neue Version 2016 eingeflossen, und nur ein Teil ist für den

Endanwender wirklich sichtbar; vieles passiert »unter der Motorhaube«.

So wird es zunehmend komplex, den Überblick über die vielen Funktionalitäten und

Möglichkeiten von SharePoint zu behalten. Noch komplizierter ist es, daraus dann

sinnvolle Lösungsansätze für Business-Aufgaben zu erarbeiten. Der Vergleich von

SharePoint mit einem Haufen Legosteine, die erst sinnvoll zusammengesetzt wer-

den müssen, ist meines Erachtens heute treffender als jemals zuvor.

Und genau an dieser Stelle setzt dieses Buch an. Frau Enders zeigt auf vielfältige

Weise, wie die vielen Funktionen von SharePoint zu Business-Lösungen zusammen-

gefügt werden können und welche großen Möglichkeiten sich auch ohne zusätzliche

Entwicklung bieten. Ihr gelingt es dabei sehr gut, die Komplexität der Funktionalitä-

ten aufzulösen und die Legosteine in nachvollziehbarer Weise zusammenzusetzen.

In ihrem Buch verfolgt Frau Enders das Ziel, Anwender mit unterschiedlichen Kennt-

nissen, Entwickler und auch Administratoren gleichermaßen abzuholen. Die detail-

lierten Übungen ermöglichen es jedem Leser, schnell praxisrelevante Erfolge zu

feiern und gleichzeitig reichhaltige Anregungen und Ideen für Erweiterungen und

Weiterentwicklungen zu erhalten. Dabei setzen sich die einzelnen Szenarien wie

Puzzleteile zusammen und ergeben am Ende des Buches ein rundes Bild und eine

vielfältig einsetzbare Lösung. Daneben werden immer wieder die neuen Funktionen

von SharePoint 2016 und ihre Einsatzmöglichkeiten beschrieben. Dies geschieht

stets unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Editionen, inkl. der SharePoint-

Online-Variante.

Durch diese sinnvolle Mischung aus Übungen, Funktionsbeschreibungen, Praxis-

szenarien und Querverweisen eignet sich dieses Buch gleichermaßen zum Durch-

arbeiten und als Nachschlagewerk.

Mir hat die Mitarbeit an dem Fachlektorat sehr viel Freude bereitet. Ich wünsche

Ihnen jetzt viel Freude und viel Erfolg beim Lesen dieses Buches, bei der Umsetzung

der Übungen und bei Ihrer weiteren Arbeit mit SharePoint 2016.

Lars Heiermann

Leiter Workplace Solutions, CONET Solutions GmbH

4164.book Seite 17 Donnerstag, 2. Juni 2016 10:27 10

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0Vorwort

Liebe Leserinnen und Leser,

im Rahmen meiner Tätigkeit als Beraterin und Entwicklerin im Bereich SharePoint

wurde ich in den vergangenen Jahren immer wieder mit Fragen zu den Möglichkei-

ten und Standardfunktionen von SharePoint konfrontiert. Gerade für Anwender ist

der Einstieg in das Thema recht schwer, weil sie kein Buch finden, in dem genau für

diese Zielgruppe die passenden Informationen zur Verfügung gestellt werden. Das

bedeutet, dass Sie in der Regel mehrere Bücher kaufen und aus jedem jeweils nur

bestimmte Teile gebrauchen können. Im Grunde genommen fehlt Ihnen also ein

einzelnes Nachschlagewerk, das Ihnen die wichtigsten Informationen vermittelt,

wobei meiner Erfahrung nach konkrete Beispiele für die Nutzung der einzelnen

Funktionen leichter zu verstehen sind als eine abstrakte Funktionsbeschreibung.

Ich möchte Sie mit diesem Buch dazu motivieren, die in Ihrem Unternehmen einge-

führte oder geplante SharePoint-Plattform selbstständig zu erkunden. Sie können

viele der Übungen ohne technisches Hintergrundwissen durchführen, wobei es

natürlich nicht schadet, wenn Sie bereits ein wenig über SharePoint wissen oder

unter anderem über rudimentäre HTML-, CSS- und JavaScript-Kenntnisse verfügen.

Sehen Sie dieses Buch als Ihr Nachschlagewerk und Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen

in der praktischen Nutzung von SharePoint an. Erstellen Sie anhand der verschiede-

nen Übungen direkt einsatzbereite Lösungen für Ihr Unternehmen oder verwenden

Sie diese als Basis bzw. Anregung für Ihre eigenen Ideen.

Ich habe die fachlichen Begriffe so beschrieben, dass Sie die jeweiligen Kapitel sicher

ohne große Schwierigkeiten verstehen werden und Ihre persönlichen Lösungen rea-

lisieren können. Ich möchte Sie auch einladen, den CONET Technologie-Blog unter

http://www.conet-blog.de zu besuchen, in dem ich regelmäßig über weitere Neuig-

keiten im Bereich SharePoint berichte.

Sollten Sie weiterführende Fragen haben, die in diesem Buch vielleicht nicht zu Ihrer

Zufriedenheit beantwortet werden, so freue ich mich natürlich auch über Ihre E-Mails

an [email protected].

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und vor allem viel Spaß beim Lesen dieses Buches und

hoffe, dass es Ihnen in Ihrem Arbeitsalltag weiterhilft.

Nicole Enders

im Mai 2016


Vorwort

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Für wen ist dieses Buch gedacht, und welche Vorkenntnisse benötige ich?

Dieses Buch richtet sich an alle Anwender, die in ihrem Arbeitsalltag mit SharePoint

arbeiten und lernen möchten, wie man es richtig bedient, oder die einmal ausprobie-

ren möchten, was sie alles mit SharePoint tun können. Haben Sie keine Angst, wenn

Sie über kein technisches Hintergrundwissen verfügen. Sie werden in diesem Buch

Schritt für Schritt das Handwerkszeug kennenlernen, das SharePoint Ihnen zur Ver-

fügung stellt. Sie werden nach Abschluss der Übungen selbst überrascht sein, wie viel

Sie über SharePoint gelernt haben und wie sicher Sie mittlerweile in der Bedienung

der grundlegenden Funktionen geworden sind.

Wenn Sie sich bereits mit SharePoint beschäftigt haben und ein Entwickler oder

Administrator sind, sollten Sie sich auch von der Anwenderseite mit SharePoint

befassen. Ansonsten werden Sie nicht das gesamte Potenzial der Plattform nutzen

können. Für Sie biete ich aufgrund Ihres technischen Vorwissens im Rahmen der

jeweiligen Übung weitere nützliche Tipps und Tricks sowie einzelne Exkurse an, die

auf den reinen Anwenderinformationen aufbauen. Nur wenn Sie auch aus Anwen-

dersicht mit SharePoint umgehen können, haben Sie die Möglichkeit, die passende

Konfiguration für die Anwender vorzunehmen bzw. SharePoint-Erweiterungen zu

entwickeln, die auf den Standardfunktionen aufbauen und einen Mehrwert für die

Anwender schaffen.

Wie soll ich das Buch durchlesen?

Ich empfehle Ihnen, das Buch im Hinblick auf die aufzubauende Gesamtlösung zwar

grundsätzlich von vorne nach hinten durchzuarbeiten, weiß aber von mir selbst

genau, dass man ein Fachbuch nicht an einem Stück liest und wahrscheinlich doch

an die eine oder andere interessante Stelle springt. Aus diesem Grund habe ich den

Schwierigkeitsgrad der einzelnen Übungen auch im späteren Verlauf des Buchs bei-

behalten und verweise Sie bei Bedarf auf vorangehende Kapitel, sodass Sie die für

eine Übung benötigten Informationen nachschlagen können. Somit können Sie das

Buch je nach Kenntnisstand ebenso als Nachschlagewerk nutzen.

Welche technischen Voraussetzungen sollten erfüllt sein?

Sie benötigen zur Durchführung der verschiedenen Übungen eine SharePoint-

Umgebung. In Abschnitt 1.5, »Office 365 vs. On-Premise-Installation«, werden Sie die

wichtigsten Informationen erhalten, um sich entweder für eine SharePoint-Umge-

bung in der Microsoft Cloud oder für eine lokale Installation auf einem Server bei

Ihnen im Haus entscheiden zu können. Falls Sie bisher SharePoint noch nicht nut-

zen, empfehle ich Ihnen, das Angebot von Office 365 – also die Cloud-Variante – für

die Übungen zu nutzen.


Vorwort

21

Für einzelne Übungen benötigen Sie zusätzlich noch folgende Tools, die ich Ihnen in

Abschnitt 1.7, »Alte und neue Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen«, im

Detail vorstellen werde:

� Microsoft Office 2013/2016: Wenn Sie Microsoft Office Professional 2013 oder

2016 verwenden, können Sie alle Übungen durchführen. Wenn Sie eine andere

Edition nutzen, stehen Ihnen gegebenenfalls der InfoPath Designer oder Access

nicht zur Verfügung, wodurch Sie einzelne Übungen lediglich lesen, aber leider

nicht ausprobieren können. Sie können auch Microsoft Office 2010 verwenden,

sollten allerdings darauf gefasst sein, dass es teilweise zu Abweichungen in der

Interaktion mit SharePoint kommen kann. Sie benötigen in diesem Buch die

Microsoft-Office-Anwendungen Outlook, Word, Excel, PowerPoint, InfoPath

Designer, Access und Visio.

� SharePoint Designer 2010 und 2013: Sie werden viele Möglichkeiten des Share-

Point Designers kennenlernen. In den meisten Fällen wird dabei der SharePoint

Designer in der Version 2013 verwendet. Für SharePoint 2016 wurde keine neue

Version des SharePoint Designers veröffentlicht, wodurch der SharePoint

Designer 2013 weiterhin die gültige Version bleibt. Für einzelne Ausnahmen wer-

den Sie jedoch die Vorgängerversion 2010 benötigen. Laden Sie die beiden Tools

unter den folgenden Websitedressen herunter, und installieren Sie sie auf Ihrem

PC:

– http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35491

– http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=16573

� Visual Studio 2015: Wenn Sie die Erweiterungen für SharePoint und Office aus den

als Exkurs gekennzeichneten Übungen entwickeln möchten, benötigen Sie das

Tool Visual Studio in der Version 2015. Für einige SharePoint-Erweiterungen muss

das Tool auf einem Server installiert sein, auf dem auch SharePoint installiert ist.

Für die Office-Erweiterungen sollten Sie außerdem Microsoft Office 2013 oder

2016 auf demselben System installiert haben. Genauere Informationen hierzu fin-

den Sie auf der Webseite http://msdn.microsoft.com/de-de/library/fp161347.aspx.

Zusätzliche Materialien zum Herunterladen

Alle Codebeispiele in diesem Buch können Sie unter https://www.rheinwerk-ver-

lag.de/4131 herunterladen. Bitte scrollen Sie bis ans Ende der Seite. Dort finden Sie

den Kasten Materialien zum Buch. Durch einen Klick auf Zu den Materialien

gelangen Sie in den Download-Bereich.

Dort können Sie außerdem eine Checkliste mit den vermittelten Grundlagen sowie

ein Dokument herunterladen, das Ihnen einen Überblick über die Kernthemen in

diesem Buch verschafft:


Vorwort

22

� Grundlagen von SharePoint: Mit dieser Checkliste können Sie prüfen und doku-

mentieren, ob Sie über das Grundlagenwissen zum Einstieg in das Thema »Share-

Point« verfügen, das in den Kapiteln 1 und 2 vermittelt wird.

� Aufbau eines Mitarbeiterportals: In den Kapiteln 3 bis 6 beschäftigen wir uns mit

dem Aufbau und der Erweiterung eines Mitarbeiterportals. Damit Sie einen Über-

blick über die Gesamtlösung erhalten, können Sie dieses Dokument nutzen und

so Ihren Fortschritt während der Durchführung der verschiedenen Übungen

dokumentieren.

Geben Sie mir bitte unter [email protected] Feedback zu Ihren Erfahrungen

mit den von mir zur Verfügung gestellten Materialien, damit ich diese noch besser an

Ihre Bedürfnisse anpassen kann.

Aufbau des Buches – ein kurzer Überblick

Ein Inhaltsverzeichnis ist ja gut und schön, aber was erwartet Sie nun wirklich in die-

sem Buch? Hier finden Sie eine kurze Beschreibung zu den einzelnen Kapiteln, damit

Sie sich besser zurechtfinden und ein Gefühl für den Inhalt des Buches bekommen,

wenn Sie noch unentschlossen sind, ob dieses Buch das richtige für Sie ist.

Kapitel 1: Einleitung

In diesem Kapitel erhalten Sie alle grundlegenden Informationen zum Einsatz von

SharePoint. Unser Ziel ist es, gemeinsam zunächst ein paar Einsatzmöglichkeiten, die

wichtigsten Tools und Werkzeuge sowie typische Herausforderungen bei der Einfüh-

rung und Nutzung von SharePoint kennenzulernen. Außerdem werde ich Sie in den

Abschnitten 1.5 und 1.6 auf wichtige Unterschiede im Umgang mit den verschiede-

nen Versionen, Editionen und Hosting-Varianten aufmerksam machen. Dabei wer-

den wir uns vor allem mit der Entscheidung zwischen Office 365 – und somit

SharePoint Online – und einer On-Premise-Installation beschäftigen.

Kapitel 2: Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los

Dieses Kapitel dient der Einarbeitung in SharePoint und stellt Ihnen die wesentlichen

Funktionen des Produktes vor. Anhand von einfachen Übungen lernen Sie Schritt für

Schritt das Produkt SharePoint kennen und können anschließend bereits mit den

Kernfunktionen sehr gut umgehen. Verstehen Sie dieses Kapitel als eine Art Grund-

lagenschulung, die Ihnen die passenden Werkzeuge erklärt, mit denen Sie in den fol-

genden Kapiteln Lösungen für die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens

erstellen können.


Vorwort

23

Kapitel 3: Aufbau eines mitarbeiterzentrierten Intranets

In diesem Kapitel nutzen wir das in Kapitel 2 erworbene Wissen und beginnen mit

dem Aufbau eines Mitarbeiterportals. Die in den Übungen behandelten Themen

zielen über die Einsatzmöglichkeiten eines klassischen Intranets hinaus auf eine

Vernetzung der Mitarbeiter ab. So werden für sämtliche Mitarbeiter einfache Mög-

lichkeiten geschaffen, Informationen zu veröffentlichen und sich zu diesen unterei-

nander auszutauschen sowie die Inhalte zu bewerten. Außerdem werden wir das

Thema »Weiterbildung« und den Mehrwert von Communities im Unternehmen be-

handeln.

Kapitel 4: Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten

Aufbauend auf Kapitel 3 wird das Mitarbeiterportal um Teamräume und Projekt-

arbeitsräume erweitert. Außerdem werden wir eine zentrale Dokumentenablage und

Vorlagenverwaltung schaffen. In der letzten Übung dieses Kapitels werden wir uns

dann abschließend mit der Aufgaben- und Terminplanung am Beispiel einer Res-

sourcenplanung beschäftigen.

Kapitel 5: Integration von weiteren Unternehmensprozessen in Ihr Mitarbeiter-

portal

In diesem Kapitel betrachten wir weitere SharePoint-Funktionen, indem wir anhand

exemplarisch ausgewählter Unternehmensprozesse weitere Lösungsbausteine in

das Mitarbeiterportal integrieren. Dabei beleuchten wir unter anderem die Integra-

tion externer Daten, die Auswertungsfunktionalitäten sowie die Möglichkeiten zur

Unterstützung der Prozessmodellierung mittels Visio und des SharePoint Designers.

Kapitel 6: Wichtige Aufgaben in Ihrem Portal, die Sie nicht vergessen sollten

In diesem Kapitel werden wir keine einzelnen Lösungsbausteine für das Mitarbeiter-

portal erstellen, sondern folgende Themen beleuchten:

� Suchen und Finden von Informationen

� Design- und Layoutanpassungen

� Archivierung, eDiscovery und Compliance

� Mehrsprachigkeit

� Nutzung von mobilen Endgeräten

Diese Themen sind beim Aufbau einer SharePoint-Umgebung zu berücksichtigen

und somit ein wichtiger Bestandteil eines jeden Einführungsprojekts.


Vorwort

24

Kapitel 7: Aufbau einer Internetpräsenz

Nachdem wir uns in den Kapiteln 3 bis 6 mit dem internen Einsatz von SharePoint

auseinandergesetzt haben, werden wir uns in diesem Kapitel mit den Möglichkeiten

für einen externen Einsatz beschäftigen. Der Fokus liegt dabei auf den Möglichkei-

ten, SharePoint als Plattform für eine öffentliche Website zu nutzen. Wir werden

dabei Lösungen zur Unterstützung der Veröffentlichung von Ausschreibungen und

Stellenangeboten sowie des Eventmanagements betrachten.

Kapitel 8: Einen Webshop einrichten

Wir werden auch prüfen, ob wir SharePoint als Plattform für einen Webshop nutzen

können. Nur in dieser Übung benötigen wir eine On-Premise-Installation von Share-

Point, weil die hier genutzte Websitevorlage in der Cloud nicht zur Verfügung steht.

Kapitel 9: Die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern unterstützen

In diesem Kapitel werden wir zunächst Funktionen bereitstellen, die die Verwaltung

von Kundeninformationen unterstützen. In der zweiten Hälfte werden wir dann

Funktionen aus dem Mitarbeiterportal nutzen, um Arbeitsräume für die Unterstüt-

zung der Zusammenarbeit zwischen den Projektteams und den jeweiligen Ansprech-

partnern beim Kunden zu erstellen.

Kapitel 10: Migration von älteren Versionen nach SharePoint 2016

Auch wenn Sie als Anwender das Thema »Migration« vielleicht nicht als Teil Ihres

Aufgabengebiets betrachten, so sollten Sie sich mit den grundlegenden Herausfor-

derungen einer SharePoint-Migration auskennen. Sie werden in diesem Kapitel ler-

nen, welche Aufgaben und welche Verantwortung bei Ihnen liegen und was Sie dazu

beitragen können, damit eine Migration so reibungslos wie nur möglich erfolgen

kann.

Kapitel 11: Hybride Einsatzszenarien von Office 365 und On-Premise

Microsoft bietet mit Office 365 über SharePoint Online hinaus sehr interessante wei-

tere Funktionen an. Dazu gehören beispielsweise Delve, ein Videoportal oder auch

die Office Groups, über die spontan Arbeitsgruppen gebildet und Informationen

untereinander ausgetauscht werden können. Da Microsoft die Strategie »Cloud

first!« verfolgt, ist der Einsatz von Office 365 sehr verlockend. Sollten Sie allerdings

eine On-Premise-Installation nutzen, so können Sie durch eine Kopplung beider

Umgebungen die Vorteile beider Welten nutzen. Genau dies werden wir in diesem

Kapitel genauer beleuchten.


Vorwort

25

Kapitel 12: Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen

In den vorangegangenen Kapiteln haben Sie die wichtigsten Funktionen von Share-

Point kennengelernt. Außerdem haben wir geprüft, wie sich SharePoint in Intranet-,

Internet- und Extranetszenarien einsetzen lässt, und dabei viele verschiedene

Lösungsbausteine erstellt. Vielleicht denken Sie sich, dass viele der erstellten Lösun-

gen auch bei Ihnen sinnvoll eingesetzt werden können. In diesem Kapitel betrachten

wir die technischen Einschränkungen, die Sie berücksichtigen müssen, und beschäf-

tigen uns mit einer exemplarischen Vorgehensweise für die Projektabwicklung,

damit Sie Ihre eigenen Ideen umsetzen können.

Kapitel 13: Schnellzugriff auf die für Sie relevanten Inhalte

Um Sie bei der gezielten Suche nach Informationen und Hilfestellungen optimal zu

unterstützen, erhalten Sie zusätzlich zu dem typischen Index dieses Buches einen

auf die Rollen »Anwender«, »Administrator« und »Entwickler« zugeschnittenen

Schnellzugriff.

Wohin geht unsere Reise?

Zu jedem Buch gehört eine Einleitung, aber auch ein Schlusswort. Hier können Sie

ein Resümee ziehen, wie dieses Buch Ihnen weitergeholfen hat. Außerdem finden Sie

dort noch einmal meine Kontaktdaten. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Als Autorin lebe ich von Ihrem Feedback, damit ich in Zukunft noch besser auf Ihre

konkreten Herausforderungen im Arbeitsalltag eingehen kann.

Danksagung

Ich möchte mich bei den vielen Lesern bedanken, die mir ihre Fragen zugesendet

haben, die beim Lesen der ersten Auflage dieses Buchs auftraten, und die mir weitere

Anregungen gegeben haben. Sie haben mir geholfen, die entsprechenden Aspekte

von SharePoint nun noch besser zu erklären und weitere Beispiele für den Einsatz

bestimmter SharePoint-Funktionen aufzuzeigen.

Ich bedanke mich auch bei meinen Kollegen bei CONET und meinen Ansprechpart-

nern in meinem aktuellen Projekteinsatz, die mir mit Rat und Tat zur Seite standen

und vor allem in den letzten Wochen den Fortschritt des Buches mit Interesse ver-

folgt haben.

Mein besonderer Dank gilt dabei meinem Vorgesetzten und guten Freund, Lars Hei-

ermann, der bereitwillig für dieses Buch das Fachlektorat übernommen hat: Dein ste-

tiger Zuspruch und Dein Vertrauen in mich haben mir in den letzten Wochen und

Monaten sehr geholfen. Danke für Deinen unermüdlichen Einsatz, der mich vor


Vorwort

26

allem in den letzten Wochen weiter motiviert hat, durchzuhalten und das Buch-

projekt erfolgreich abzuschließen. Deine Ideen und Anmerkungen haben mir gehol-

fen, die Informationen noch besser auf die Zielgruppe der Anwender zuzuschneiden

und zu gewährleisten, dass die Übungen sowohl in Office 365 als auch auf einem On-

Premise-SharePoint durchgeführt werden können.

Ein besonderer Dank geht auch an meine Eltern, die wie gewohnt immer für mich da

waren. Sie haben tapfer und verständnisvoll meine Launen ertragen und mich unter-

stützt, wo sie nur konnten. Zum Schluss danke ich noch allen meinen Freunden, die

mich moralisch unterstützt haben und Verständnis dafür hatten, dass ich in den letz-

ten Monaten nicht so viel Zeit für sie hatte, wie sie es bisher gewohnt waren.

Bei meinem Lektor, Sebastian Kestel vom Rheinwerk Verlag, möchte ich mich beson-

ders bedanken, weil er von meinem neuen Konzept für die zweite Auflage überzeugt

war und mir die richtigen Tipps zur richtigen Zeit geben konnte. Danke für die sehr

gute Zusammenarbeit und die Unterstützung in den vergangenen Monaten!


29

1Kapitel 1

Einleitung

»Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt.«

Laotse (6. Jahrhundert v. Chr.)

Kommen Sie mit mir auf eine Entdeckungsreise durch die große Welt

von SharePoint, und lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihren persön-

lichen Arbeitsplatz zukünftig besser gestalten können.

In diesem Kapitel erhalten Sie alle grundlegenden Informationen zum Einsatz von

SharePoint. Unser Ziel ist es, gemeinsam zunächst ein paar Einsatzmöglichkeiten, die

wichtigsten Tools und Werkzeuge sowie typische Herausforderungen bei der Ein-

führung und Nutzung von SharePoint kennenzulernen. Außerdem werde ich Sie in

den Abschnitten 1.5 und 1.6 auf wichtige Unterschiede im Umgang mit den verschie-

denen Versionen, Editionen und Hosting-Varianten aufmerksam machen. Diese Un-

terschiede werden auch in den Übungen kenntlich gemacht, die Sie im späteren

Verlauf dieses Buches finden.

1.1 Ziel dieses Buches

In den letzten Jahren findet das Produkt SharePoint von Microsoft eine immer

größere Verbreitung in Unternehmen. SharePoint ist dabei als zentrale Plattform für

den Austausch von Informationen und zur Unterstützung der Zusammenarbeit zwi-

schen Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu verstehen. Diese Plattform ermöglicht

es Ihnen ähnlich wie ein »Werkzeugkasten«, Ihre individuellen Lösungen mit dem

großen Funktionsumfang umzusetzen, der Ihnen bereits direkt nach der Installation

des Produkts zur Verfügung steht.

Ich begleite seit vielen Jahren zusammen mit meinen Kollegen von der CONET Solu-

tions GmbH zahlreiche Unternehmen bei der Einführung und Nutzung ihrer Share-

Point-Plattform. Dabei sehe ich immer wieder, dass es nicht damit getan ist, das

Produkt im Unternehmen zu installieren und zur Verfügung zu stellen. So wird zum

Beispiel die Ablage von Dateien auf einem gemeinsamen Laufwerk durch SharePoint

ersetzt, ohne dabei die neuen Möglichkeiten zu berücksichtigen und diese trans-

parent allen beteiligten Anwendergruppen zu vermitteln. Wenn die betroffenen

Anwender die neuen Prozesse und Vorgehensweisen für die tägliche Arbeit mit


1 Einleitung

30

SharePoint aber nicht kennen, so ist es nicht verwunderlich, wenn die Benutzer-

akzeptanz der SharePoint-Produkte sehr gering ausfällt.

Gerade in diesem Bereich fehlte lange Zeit die passende Literatur, die Ihnen als An-

wender die Informationen vermittelt, welche Mehrwerte Sie mit SharePoint haben

und wie Sie mit der Auswahl der richtigen Werkzeuge aus dem »Werkzeugkasten«

SharePoint Ihren persönlichen Arbeitsplatz so gestalten können, dass er Sie bei der

Bewältigung Ihrer alltäglichen Aufgaben optimal unterstützt.

Ich möchte Sie mit diesem Buch dabei unterstützen, indem ich Ihnen zunächst in Ka-

pitel 1, »Einleitung«, und Kapitel 2, »Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie ein-

fach los«, die grundlegenden Konzepte von SharePoint vermittle und Ihnen die

wichtigsten Funktionen vorstelle.

Mit dem in diesem Teil vermittelten Wissen können wir in den folgenden Kapiteln

verschiedene Szenarien umsetzen. So werden wir beispielsweise in Kapitel 3, »Auf-

bau eines mitarbeiterzentrierten Intranets«, ein Mitarbeiterportal aufbauen, das in

den Kapiteln 4 bis 6 sukzessive um Bereiche wie beispielsweise eine Dokumenten-

ablage, Communities und spezielle Applikationen erweitert werden kann.

In Kapitel 7, »Aufbau einer Internetpräsenz«, beleuchten wir kurz die Einsatzmög-

lichkeiten von SharePoint für einen öffentlichen Webauftritt, bevor wir in Kapitel 8

versuchen, einen Webshop bereitzustellen. In Kapitel 9 betrachten wir in einem letz-

ten Szenario noch die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint zur Unterstützung der

Zusammenarbeit zwischen Kunden und Partnern.

Mit allen vorgestellten Szenarien möchte ich Ihnen vornehmlich Impulse für eigene

Lösungen geben. So werden Sie ein Gefühl dafür bekommen, was Sie mithilfe von

SharePoint umsetzen können. Außerdem erhalten Sie für spezielle Anforderungen

und Erweiterungslösungen die passenden Stichworte, um sich mit Entwicklern und

Administratoren gezielt austauschen zu können.

In den Kapiteln 10 bis 14 gebe ich Ihnen zusätzlich zu den Praxisbeispielen weitere In-

formationen mit auf den Weg. So lernen Sie beispielsweise, wie Sie eine Migration

planen und durchführen können oder was ein hybrides Einsatzszenario sein kann

und welche neuen Möglichkeiten sich damit für Sie ergeben. Außerdem finden Sie

hier auch einen Schnellzugriff, der Sie bei der Bearbeitung der vielfältigen Themen in

diesem Buch unterstützen kann.

Ich wünsche mir von Ihnen, dass Sie Ihrer Fantasie keine Grenzen setzen und mit-

hilfe der Tipps und Tricks in diesem Buch Ihre persönliche Unternehmenslösung

schaffen. Um die Beispiele in diesem Buch ausprobieren zu können, sollten Sie eine

Websitesammlung bei Ihrem SharePoint-Administrator beantragen oder selbst eine

solche anlegen – wie Sie das genau tun und was eine Websitesammlung überhaupt

ist, erkläre ich Ihnen an der entsprechenden Stelle. Wichtig ist dabei nur, dass Sie in


1.2 Was ist SharePoint überhaupt?

31

1der Websitesammlung über administrative Berechtigungen verfügen, damit Sie alle

hier vorgestellten Funktionen auch nutzen können.


Die Popularität von SharePoint ist in den letzten Jahren stark gestiegen, und es gibt

immer mehr Menschen, die sich plötzlich mit diesem Produkt auseinandersetzen

müssen, das ihnen vorher vollkommen unbekannt war. Vielleicht geht es Ihnen ge-

nauso, und Sie stellen sich die Frage: »Was ist denn dieser SharePoint überhaupt, und

was soll ich damit in meinem Arbeitsalltag anfangen?« Oder Sie sagen sich: »Bisher

hat doch alles auch ohne SharePoint funktioniert! Was für Vorteile habe ich persön-

lich von dem Einsatz dieses Produkts?«

Genau um diese Fragestellungen geht es mir. Ich möchte Ihnen zeigen, welche Mög-

lichkeiten Ihnen mit dem »Werkzeugkasten« SharePoint geboten werden und wie

Sie aus den vielen Werkzeugen genau die für Sie passenden nutzen können. Dabei

möchte ich den Funktionsumfang in die folgenden sechs Kategorien unterteilen:

1. Zusammenarbeit von Mitarbeitern

2. Communities und Wissensmanagement

3. Dokumentenmanagement

4. Web Content Management

5. Suchen und Finden

6. Business Intelligence

Aufbauend auf den Funktionalitäten, die die Zusammenarbeit von Mitarbeitern un-

terstützen, können Communities gegründet sowie ein zentrales Wissensmanage-

ment im Unternehmen etabliert werden. Diese zwei Kategorien stellen die

wesentlichen Stärken von SharePoint dar. Häufig sind es aber zunächst die Möglich-

keiten im Bereich des Dokumentenmanagements bzw. Web Content Managements,

die zu der Entscheidung führen, SharePoint im Unternehmen einzusetzen. Haben Sie

dann erst einmal Informationen bzw. Dokumente in SharePoint gespeichert, wird es

für Sie auch interessant sein, wie Sie später wieder an diese Informationen gelangen

können. Was bietet Ihnen die direkt verfügbare Suche an? Und an was müssen Sie

noch vor dem Speichern Ihrer Informationen denken, damit Sie bessere Ergebnisse

bei der Suche erhalten?

Abschließend möchte ich noch auf einen Bereich eingehen, der gerade für das Con-

trolling und die Managementebene sehr interessant sein kann. Hier wird gezeigt, wie

Sie im Bereich Business Intelligence auf einfache Art und Weise Dashboards bereit-

stellen können, die die wesentlichen Unternehmensdaten aufbereitet zur Verfügung

stellen.


1 Einleitung

32

In dem in Abbildung 1.1 dargestellten Werkzeugkasten finden Sie Bereiche für die er-

wähnten sechs Kategorien, die Ihnen in Form von Standardwerkzeugen viele Mög-

lichkeiten zur Erstellung Ihrer Lösungen anbieten. Sehen Sie in der Mitte des

Werkzeugkastens das große Fach »Ihre individuellen Lösungen«, in dem bereits ei-

nige Werkzeuge zu finden sind? Das ist ein besonders wichtiges Fach für Sie, an das

Sie bei der Erstellung Ihrer Lösungen denken sollten. Mit jeder Übung in diesem Buch

füllen Sie dieses Fach mit einer weiteren Lösung, die Sie von da an als neues Werk-

zeug nutzen können. Sie können mithilfe der Werkzeuge aus den sechs anderen

Fächern bereits viele Lösungen erstellen, die Ihnen im Arbeitsalltag das Leben er-

leichtern. Sollten Sie allerdings einmal an den Punkt kommen, dass sich eine Anfor-

derung nicht so umsetzen lässt, wie Sie es sich wünschen, so sollten Sie nicht

verzweifeln und sich stattdessen an das siebte Fach erinnern. Vielleicht findet sich

dort bereits ein passendes Werkzeug für Ihre Anforderungen.

Abbildung 1.1 SharePoint als Werkzeugkasten

In diesem Fach haben Sie außerdem noch Platz, um zusätzliche Werkzeuge unterzu-

bringen. Meistens handelt es sich um kleine Erweiterungen, die Ihre Lösungen auf

Basis von Standardfunktionen abrunden und Ihnen sowie den übrigen Anwendern

der Lösung einen großen Mehrwert in Ihrem Arbeitsalltag bieten können. Die Erwei-

terungsmöglichkeiten stellen einen großen Vorteil im Vergleich zu anderen Stan-

dardprodukten dar. Denn sobald Sie ein neues Werkzeug in Form einer Erweiterung

in Ihrem Werkzeugkasten besitzen, können Sie dieses grundsätzlich für die Erstel-

lung jeder beliebigen Lösung verwenden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Ihr

Werkzeug sinnvoll zur Lösung Ihrer aktuellen Anforderung eingesetzt werden kann.

Wenn dem so ist, können Sie von der bisher getanen Arbeit profitieren und schneller

sowie einfacher Ihre neuen Lösungen erstellen.



33

1Damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, welche Werkzeuge Sie in den sechs Fächern

nutzen können, stelle ich diese in den folgenden Abschnitten einzeln vor. Wir be-

schäftigen uns an dieser Stelle noch nicht mit der Bedienung der einzelnen Funktio-

nen, sondern schauen uns erst einmal die Einsatzmöglichkeiten an.

1.2.1 Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Partnern

Sowohl zur Unterstützung der Zusammenarbeit in den einzelnen Teams (oder auch

zwischen Mitarbeitern des gesamten Unternehmens) als auch zur Verbesserung des

Informationsaustauschs zwischen Mitarbeitern und Kunden oder Partnern werden

Informationsräume benötigt. Informationsräume ermöglichen es den Anwendern,

Dokumente auszutauschen, Aufgaben zu verteilen sowie deren Status nachzuvollzie-

hen. SharePoint bietet mit seinen Basisfunktionalitäten genau diese Informations-

räume in Form von Websites an. Eine Website beinhaltet sogenannte Inhaltscontai-

ner, die zur Verwaltung der Informationen dienen und sich je nach Typ der zu

verwaltenden Informationen in ihrem Funktionsumfang unterscheiden. Folgende

Inhaltscontainer werden in der Praxis häufig eingesetzt:

� Dokumentbibliotheken

� Wiki-Seitenbibliotheken

� Bildbibliotheken

� Listen mit einer Integrationsmöglichkeit in Outlook

– Aufgaben

– Kalender

– Kontakte

� benutzerdefinierte Listen

Websites können auch Unterwebsites enthalten, die sich hierarchisch schachteln las-

sen. Dabei sollten Sie aber auf eine übersichtliche Struktur achten, damit alle Anwen-

der intuitiv die für sie relevanten Informationen abrufen können. Bei der Planung

kann es Ihnen helfen, wenn Sie sich die Frage stellen, wie die verschiedenen Anwen-

dergruppen Inhalte bereitstellen und welche Inhalte sie wo wieder aufrufen möch-

ten. In Abschnitt 1.4.3, »Die inhaltliche Struktur festlegen«, werden wir uns näher mit

der Strukturierung von Websites beschäftigen.

Die in den Inhaltscontainern abgelegten Informationen können auf beliebige Art

und Weise über Websiteseiten präsentiert werden. Sie können auf diesen Seiten An-

sichten auf Inhaltscontainer platzieren. Eine Ansicht kann zum Beispiel eine gefil-

terte Auflistung aller Dokumente sein, die Sie selbst erstellt haben. Ansichten

ermöglichen es Ihnen, Informationen in genau der Form bereitzustellen, die Sie und


1 Einleitung

34

die anderen Anwender benötigen. Die erstellten Websiteseiten können Sie über

Menüpunkte in der Navigation zugänglich machen.

Welchen Zusammenhang gibt es zwischen Websites und einer Websitesammlung?

Eine Website gehört zwingend zu einer Websitesammlung. Wenn der Administrator

eine Websitesammlung erstellt, wird dabei automatisch eine Website angelegt. Eine

Websitesammlung ist somit im Grunde genommen nur ein für den Anwender nicht

sichtbarer Container für Websites, denn unterhalb der angelegten Website können

Sie beliebig viele Unterwebsites anlegen. Eine jede Unterwebsite kann dann über

beliebig viele weitere Unterwebsites verfügen, wodurch Sie eine beliebig tiefe

Hierarchie aufbauen können. In der automatisch angelegten Website können auch

zentrale Einstellungen vorgenommen werden, die für alle Websites in der Website-

sammlung gelten.

Wenn Sie eine neue Website bzw. eine neue Websitesammlung erstellen, können Sie

eine Websitevorlage auswählen. Über eine Websitevorlage werden unter anderem

automatisch bestimmte Inhaltscontainer in der neuen Website bereitgestellt. Einige

Websitevorlagen lassen sich nur für neue Websitesammlungen verwenden und ste-

hen bei der Erstellung von Unterwebsites nicht zur Verfügung. Somit müssen Sie für

die Nutzung so mancher Vorlage extra eine neue Websitesammlung anlegen,

obwohl Sie lieber eine neue Unterwebsite erstellen würden. Ein anderer Grund für

die Erstellung verschiedener Websitesammlungen kann sein, dass Sie einige Web-

sites nur einem eingeschränkten Personenkreis zur Verfügung stellen möchten. So

könnte beispielsweise die Personalabteilung eine separate Websitesammlung für

die Verwaltung von Mitarbeiter- und Vertragsdaten nutzen, die neben einem öffent-

lichen Mitarbeiterportal oder einer unternehmensweiten Dokumentenablage einge-

richtet werden kann.

1.2.2 Communities und Wissensmanagement

Ergänzend zu den Basisfunktionalitäten zur Unterstützung der Zusammenarbeit bie-

tet Ihnen SharePoint eine Vielzahl an Möglichkeiten für den Aufbau eines sozialen

Netzwerks. Dazu gehören Wikis, Blogs, Diskussionsrunden, Newsfeeds, persönliche

Arbeitsbereiche und Benutzerprofile.

Das Zentrum der sozialen Funktionen stellt der persönliche Arbeitsbereich, die soge-

nannte Meine Website oder auch My Site, dar. Dabei handelt es sich um eine Website-

sammlung, die Ihnen als Anwender zur freien Verfügung steht. Unter Meine Website

kann jeder Anwender persönliche Informationen ablegen, beispielsweise einen eige-

nen Kalender oder eine persönliche Aufgabenliste, sowie eigene Dokumente, Bilder

und Medien. Auch einen persönlichen Blog oder Unterwebsites können Sie dort an-



35

1legen. Sie können dann für die in Ihrer Website verwalteten Informationen festlegen,

ob diese nur Ihnen zur Verfügung stehen sollen oder ob Sie beispielsweise be-

stimmte Dokumente oder Ihren Blog für Ihre Kollegen freigeben möchten.

Ihr Benutzerprofil ergänzt die von Ihnen erfassten Informationen. Daten wie Tele-

fonnummer, E-Mail-Adresse und Abteilung werden meist aus dem eingesetzten Ver-

zeichnisdienst importiert, zum Beispiel aus dem Microsoft Active Directory.

Sie können und sollten diese Angaben um Fachkenntnisse, ein Foto und Ihre Interes-

sen ergänzen, denn mit diesen Informationen können Sie und alle anderen Anwen-

der ein persönliches soziales Netzwerk zusammenstellen. Mit einem Newsfeed

können Sie sich über Aktivitäten in diesem Netzwerk auf dem Laufenden halten,

während Sie mit einer Microblog-Funktion die Möglichkeit haben, kurze Notizen und

Fragen oder Statusmeldungen zu erfassen, auf die die anderen Anwender antworten

können. Diese Art des Informationsaustauschs ist im privaten Umfeld bereits mittels

Facebook und Twitter etabliert. Die Motivation für jeden Einzelnen besteht darin,

dass man auf der einen Seite sich selbst präsentieren und seine Gedanken mit ande-

ren teilen kann und auf der anderen Seite jederzeit über die neuesten Beiträge der

Kollegen informiert ist. Bei einem erfolgreichen Einsatz dieser Funktionen sind

selbst bei einer räumlichen Trennung von Teams alle Teammitglieder miteinander

verbunden und bilden somit eine Einheit.

Neben dem persönlichen Arbeitsbereich gibt es die Möglichkeit, direkt über eine Vor-

lage eine Community aufzubauen. Diese besteht im Wesentlichen aus einem Diskus-

sionsforum, in das Fragen oder Thesen eingestellt werden können. Alle Teilnehmer

der Community können sich an den Diskussionen beteiligen und sammeln dabei

Punkte, wodurch sie in einem Ranking aufgeführt werden. Dadurch werden die Ex-

perten einer Community ermittelt, die mit einem Titel, zum Beispiel »Experte« oder

»Spezialist«, ausgezeichnet werden können. So können Sie bei dem Besuch einer

Community die Wissensträger erkennen und diese gegebenenfalls direkt anspre-

chen, wenn Sie eine konkrete Fragestellung haben, die möglichst schnell beantwortet

werden soll, oder wenn Sie diese Person für eine bestimmte Aufgabe benötigen.

Yammer als Alternative zu den sozialen Funktionen von SharePoint

Microsoft bietet die Plattform Yammer an, die sich im Hinblick auf den Funktions-

umfang sowie ihr Aussehen und die Bedienung mit Facebook vergleichen lässt. Diese

Plattform steht ausschließlich Unternehmen zur Verfügung, da Sie sich dort mit

einer geschäftlichen E-Mail-Adresse registrieren müssen. Die erste Person eines

Unternehmens, die sich bei Yammer anmeldet, gründet dort den Unternehmens-

bereich und fungiert als Administrator, bis sie diese Rolle auf einen anderen Nutzer

überträgt. Unter https://www.yammer.com/ können Sie die Plattform aufrufen und

sich registrieren.


1 Einleitung

36

Die Funktionen von Yammer stehen in direkter Konkurrenz zu den sozialen Funktio-

nen von SharePoint selbst. Deshalb empfiehlt es sich, sich für das eine oder andere

zu entscheiden. Wenn Sie den Anwendern Yammer und die sozialen Funktionen von

SharePoint zur Verfügung stellen, wird der eine Anwender Yammer nutzen und der

andere SharePoint. So werden Sie aber niemals einen Newsfeed über sämtliche Neu-

igkeiten erhalten, sondern müssen an zwei Stellen nachschauen. Deshalb sollten Sie

bzw. ein Administrator bei einem gewünschten Einsatz von Yammer die sozialen

Funktionen von SharePoint »abschalten« und durch Yammer ersetzen.

1.2.3 Dokumentenmanagement

Die Funktionalitäten im Bereich des Dokumentenmanagements sind seit vielen Jah-

ren ein Kernstück von SharePoint. So können in SharePoint abgelegte Dokumente

versioniert und mit Metadaten unterschiedlicher Arten angereichert werden. Um

Dokumente zur ausschließlichen Bearbeitung durch Sie zu sperren und allen ande-

ren Anwendern lediglich einen lesenden Zugriff auf die Version zu erlauben, die zu

Beginn der Bearbeitung aktuell war, können Sie die Funktion des Ein- und Aus-

checkens verwenden.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, für neue und geänderte Dokumente jeweils au-

tomatisch eine Inhaltsgenehmigung zu erzwingen oder Workflows zu nutzen, die Sie

auch manuell starten können.

Um stets über Änderungen informiert zu werden, können Sie entweder sofortige,

tägliche oder wöchentliche Benachrichtigungen in Form von E-Mails oder RSS-Feeds

nutzen. Diese Funktion können Sie allerdings auch aus jedem anderen Inhaltscontai-

ner heraus nutzen.

Wenn Sie zum Beispiel für Geschäftsbriefe Dokumentvorlagen nutzen, können Sie

diese Vorlagen in einer Dokumentbibliothek hinterlegen und sie somit auch bei Be-

darf an zentraler Stelle austauschen. Dabei können Sie die Vorteile von SharePoint

im Bereich des Dokumentenmanagements nutzen. Alle Funktionen – wie die Versio-

nierung, das Ein- und Auschecken sowie die Ausführung von Workflows – sind direkt

aus den Microsoft-Office-Anwendungen heraus verfügbar.

Es stehen weitere Funktionen zur Verfügung, die im Hinblick auf die Compliance ein

regelkonformes Lenken von Dokumenten unterstützen. Aufbewahrungspflichtige

Dokumente können als Datensatz deklariert werden. Ab diesem Moment ist sicher-

gestellt, dass unter Berücksichtigung der ISO 15489 »Schriftgutverwaltung« innerhalb

der gesetzlichen Frist keine Änderung oder Löschung dieser Dokumente stattfindet.

Mittels Informationsverwaltungsrichtlinien können Sie Aufbewahrungsfristen defi-



37

1nieren und beispielsweise festlegen, dass ein Dokument einen Monat nach seiner Er-

stellung automatisch als Datensatz deklariert und zwei Jahre später automatisch

gelöscht wird.

1.2.4 Web Content Management

Neben dem reinen Dokumentenmanagement ist auch der Bereich des Web Content

Managements zu erwähnen. Durch die Verwaltung von Informationen in Form der In-

haltscontainer und durch die Präsentation mittels Webparts und Websiteseiten ist

eine Trennung von Inhalt und Layout gegeben. Das Layout lässt sich nach Ihren Wün-

schen anpassen. Dies kann zum einen über Konfigurationsmöglichkeiten der verfüg-

baren Webparts erfolgen. Zum anderen besteht jederzeit auch die Möglichkeit, mittels

XSLT oder CSS und JavaScript ein vollkommen individuelles Layout zu erstellen.

Ähnlich wie bei den Dokumenten kann auch für erstellte Seiten oder neue Versionen

von bereits bestehenden Seiten ein Freigabeprozess definiert werden oder ein zeitge-

steuertes Veröffentlichen von Informationen erfolgen.

Außerdem können Sie das Aussehen der Seiten für unterschiedliche Endgeräte (wie

beispielsweise Smartphones oder Tablets) festlegen, um so abhängig von der Bild-

schirmauflösung und den Funktionalitäten des jeweiligen Geräts eine optimale Dar-

stellung der Informationen zu ermöglichen.

1.2.5 Suchen und Finden

Wenn Sie Informationen in SharePoint ablegen, ist es für Sie und Ihre Kollegen essen-

ziell wichtig, dass Sie diese Informationen auch genau dann finden und weiterver-

wenden können, sobald Sie sie benötigen. Es wird zwischen verschiedenen Arten der

Suche unterschieden:

1. Eine Variante entspricht eher einer Filterung als einer klassischen Suche. Hierbei

wissen Sie bereits, wo die gesuchte Information grundsätzlich abgelegt wurde,

und befinden sich bereits auf der Seite, die die Inhalte der Liste oder Dokument-

bibliothek mit der gesuchten Information darstellt. Mithilfe von vergebenen Me-

tadaten können Sie dann eine Filterung wie zum Beispiel in Excel vornehmen, um

die Information zu finden. Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass Sie ein Dokument

in einer bestimmten Dokumentbibliothek abgelegt und im Metadatenfeld »Kate-

gorie« den Wert »Angebot« angegeben haben, ist die Suche für Sie sehr einfach. Sie

navigieren zu der entsprechenden Dokumentbibliothek und filtern dann nach

Ihrer Person als Ersteller und nach der Kategorie Angebot. Sie erhalten dann alle

Angebote, die von Ihnen erstellt wurden, und können aus dieser Ergebnisanzeige

das gewünschte Dokument auswählen.


1 Einleitung

38

Abbildung 1.2 In jeder Websiteseite von SharePoint ist oben rechts ein Suchfeld vor-

handen.

2. Die zweite Variante entspricht der klassischen Suche, wie man sie im Internet mit

Suchmaschinen wie Google oder Bing durchführt. Sie geben einen Suchbegriff ein

und erhalten anschließend eine Ergebnisseite mit den Informationen, die Share-

Point als zu dem Suchbegriff passend einstuft. Dabei führt SharePoint eine Voll-

textsuche durch. Grundsätzlich steht Ihnen auf jeder SharePoint-Seite oben rechts

ein Suchfeld zur Verfügung (siehe Abbildung 1.2). Sie können damit in der jeweili-

gen Website nach Informationen suchen.

Sie werden allerdings über dieses Suchfeld keine Informationen aus anderen Web-

sitesammlungen finden. Dafür können Sie aber das Unternehmenssuchcenter nut-

zen. Sie sollten im Unternehmen ein solches Suchcenter einrichten, das zentral

von allen Mitarbeitern genutzt werden kann und in den jeweiligen Websites ver-

linkt ist.

Grundsätzlich gilt für jede Suchvariante, dass die Anwender nur Suchergebnisse zu

den Informationen erhalten, für die sie auch berechtigt wurden. Wenn Sie neue

Informationen einstellen, kann es etwas dauern, bis Sie diese in den Suchergebnissen

finden können. Im Hintergrund erfolgt in regelmäßigen Abständen eine Indizierung

der in SharePoint abgelegten Informationen. Wann und wie oft die Indizierung

durchgeführt wird, können Sie bei Ihrem Administrator erfahren. Mit ihm gemein-

sam bestimmen Sie, wie schnell Informationen in den Suchergebnissen verfügbar

sein sollen.

Bei jeder Suche stehen Ihnen weitere nützliche Funktionen zur Verfügung:

� Sie können über eine Verfeinerung mittels der von Ihnen vergebenen Metadaten

das Suchergebnis sukzessive einschränken.

� Jeder Anwender kann Suchen fest definieren und sich mittels E-Mail oder RSS-

Feed über neue Suchergebnisse benachrichtigen lassen.



39

1� Sie haben die Möglichkeit, die SharePoint-Suche in den Windows-Desktop zu inte-

grieren.

� Die Darstellung und die Eingrenzung der Suchergebnisse kann mithilfe von XSLT

oder CSS und JavaScript angepasst werden.

� Vorausgesetzt, dass jeder Anwender sein Profil pflegt und seine Fertigkeiten bzw.

Expertise hinterlegt, haben Sie die Möglichkeit, eine Expertensuche anhand von

personenbezogenen Merkmalen durchzuführen. So finden Sie immer den richti-

gen Ansprechpartner im Unternehmen.

Sie sollten sich bereits im Rahmen Ihres Einführungsprojekts überlegen, welche An-

forderungen Sie an die Suche bzw. das Finden Ihrer Informationen stellen. Gerade

diese Thematik kann einen erheblichen Einfluss auf die aufzubauende Informations-

architektur haben.

1.2.6 Business Intelligence

SharePoint bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten aus den im Unternehmen zur Daten-

erfassung verwendeten Applikationen (wie zum Beispiel einem ERP-System) aufbe-

reitet den jeweiligen Zielgruppen zur Verfügung zu stellen.

Falls Sie im Internet nach Informationen zu den Business-Intelligence- Komponen-

ten von SharePoint suchen, werden Sie mit dem von Microsoft hierfür verwendeten

Begriff Insights schnell fündig werden. Zu den angebotenen Komponenten gehören

beispielsweise:

� Die ehemaligen Excel Services, die nun Bestandteil des Office Online Servers sind,

dienen zur Darstellung von Tabellen, Diagrammen oder ganzen Arbeitsblättern ei-

ner Excel-Arbeitsmappe innerhalb einer SharePoint-Seite. Sie sind zwar nicht

mehr Bestandteil von SharePoint selbst, können aber trotzdem im Bereich der

Business-Intelligence-Funktionen genannt werden.

Der Office Online Server muss bei einer lokalen Installation auf einem separaten

Server installiert und mit SharePoint verbunden werden, damit Office-Doku-

mente direkt im Browser geöffnet und bearbeitet werden können. Bei Office 365 ist

der Office Online Server bereits für Sie eingerichtet und kann von Ihnen genutzt

werden.

� Key-Performance-Indikatoren können über eine Ampeldarstellung Kennzahlen

visualisieren. Hierfür sind eine spezielle Listenvorlage und dazugehörende Web-

parts vorgesehen.

� Das Diagramm-Webpart kann Daten aus einer SharePoint-Liste in Form eines

Diagramms ähnlich wie in Excel darstellen. Die Konfiguration erfolgt über einen

Assistenten.


1 Einleitung

40

� Externe Systeme, wie zum Beispiel eine SQL Server-Datenbank, können in Form

einer SharePoint-Liste integriert werden, wodurch eine Bearbeitung dieser exter-

nen Daten direkt aus SharePoint heraus ermöglicht wird.

Ein Kernbestandteil der Business-Intelligence-Komponenten ist das sogenannte

Business Intelligence Center. Es handelt sich dabei um eine spezielle Website, die es

Ihnen ermöglicht, zentral alle Unternehmensberichte bereitzustellen. Sie werden

dabei durch die PerformancePoint Services und den dazugehörenden Dashboard

Designer unterstützt, mit dem Sie Ihre Auswertungen in Form von Dashboards er-

stellen können.

1.2.7 Individuelle Lösungen

Bei SharePoint handelt es sich um einen »Werkzeugkasten« mit sechs Fächern, die

bereits mit Werkzeugen gefüllt sind, und einem freien Fach, in dem Sie neue Werk-

zeuge unterbringen können. Sollten Sie im Rahmen Ihrer Anforderungen zu der Er-

kenntnis gelangen, dass die Standardkomponenten Sie nicht ganz an Ihr Ziel führen,

können Sie folgende Schritte unternehmen:

� Sie suchen nach einem Anbieter, der die Komponente bereits realisiert hat, und

kaufen die Komponente z. B. aus der Websitesammlung heraus über den Share-

Point Store.

� Sie nehmen die nötigen Anpassungen in Form von Customizing selbst vor. Dazu

nutzen Sie Werkzeuge wie den SharePoint Designer oder InfoPath.

� Sie lassen eine universelle Erweiterung für SharePoint entwickeln, zum Beispiel

eine zusätzliche Funktion für alle Dokumentbibliotheken.

� Sie realisieren eine individuelle Lösung, beispielsweise die technische Unterstüt-

zung eines Prozesses (gegebenenfalls in Form einer komplexen Applikation).

Sollten Sie planen, selbst Anpassungen vorzunehmen, so stehen Ihnen grundsätzlich

folgende Optionen zur Verfügung:

� Mit den Access Services können in Microsoft Access entwickelte Anwendungen

als mehrbenutzerfähige Webanwendungen in SharePoint betrieben werden. Dabei

sind allerdings Einschränkungen zu berücksichtigen, da Access bereits viele Mög-

lichkeiten der Programmierung bietet, die nicht so ohne Weiteres auf SharePoint

übertragen werden können. Außerdem können Sie Access für die Erstellung ein-

facher Formulare nutzen.

� Mit dem SharePoint Designer lassen sich Layouts in Form von Gestaltungsvorla-

gen und Designvorlagen anpassen, Workflows definieren, und Verbindungen zu

externen Datenquellen herstellen.


1.3 Erfahrungen von Anwendern: Wofür setze ich SharePoint ein?

41

1� Mit InfoPath können Sie elektronische Formulare für Webanwendungen gestal-

ten und einfache Geschäftsprozesse abbilden. Eingabeformulare für SharePoint-

Listen können mit dem InfoPath Designer bearbeitet und mit Regeln und Über-

prüfungen angereichert werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Felder

der Liste anders angeordnet werden sollen. Standardmäßig werden Felder unmit-

telbar untereinander dargestellt, während man in der Praxis manche Felder lieber

nebeneinander anzeigen oder manche Felder auch nur unter bestimmten Bedin-

gungen ausfüllen möchte, zum Beispiel nach Auswahl einer entsprechenden Kate-

gorie.

Eine Entscheidungshilfe dafür, wann Sie welchen Typ der Individualisierung wählen

sollten und welche Werkzeuge dann die richtigen sind, finden Sie in Abschnitt 1.7,

»Alte und neue Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen«.


Zu dem Einsatz von SharePoint sind mir in der Praxis die unterschiedlichsten Mei-

nungen begegnet. An dieser Stelle möchte ich Ihnen verschiedene Einsatzszenarien

vorstellen und diese im Hinblick auf die Benutzerakzeptanz und die zugrunde liegen-

den Konzepte beleuchten.

1.3.1 »SharePoint ist ein Dokumentenmanagementsystem!«

In diesem Szenario wurde SharePoint gezielt für das Dokumentenmanagement im

Unternehmen eingeführt, um das bisher genutzte Dokumentenmanagementsystem

(DMS) abzulösen. Die Anwender mussten sich zum einen auf ein neues System und

auf eine damit verbundene, für sie neue Benutzerführung einstellen. Zum anderen

fehlten ihnen gewohnte und für sie nach all den Jahren auch elementare Funktiona-

litäten.

SharePoint bietet folgende Funktionalitäten für die Verwaltung von Dokumenten:

� die Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen der Dokumente

� die Möglichkeit, Dokumente für die Bearbeitung zu sperren (Ein- und Auschecken)

� Unterstützung standardisierter Prozesse durch Workflows

Die Anbindung an externe Systeme, die das alte DMS automatisch durch Schnittstel-

len unterstützt hat, musste allerdings nachträglich vorgenommen werden. Auch war

der individuelle Schutz der Dokumente anfangs nicht gewährleistet, und auch die

Archivierungsfunktionalität wies Lücken im Vergleich zu dem früheren System auf.

Für einfache Anwendungsfälle, in denen lediglich eine zentrale Verwaltung von Do-

kumenten mit ein paar wesentlichen Funktionen des Dokumentenmanagements


1 Einleitung

42

benötigt wird, kann SharePoint effektiv eingesetzt werden. Benötigen Sie allerdings

ein DMS mit allen dazu gehörenden Funktionalitäten (zum Beispiel mit einer elek-

tronischen Signatur oder einer revisionssicheren Archivierung), so sollten Sie entwe-

der auf Erweiterungslösungen von anderen Anbietern zurückgreifen oder tatsäch-

lich ein DMS einsetzen und eine Integration in SharePoint vornehmen. Viele DMS

bieten bereits Erweiterungslösungen an, sodass der Anwender über die Benutzer-

oberfläche in SharePoint arbeitet, während alle Dokumente im Hintergrund im DMS

zu finden sind.

1.3.2 »SharePoint ist eine Suchmaschine für meine Unternehmensdaten!«

In diesem Szenario wurde SharePoint nur aus einem einzigen Grund eingeführt:

Man beabsichtigte eine Suchlösung im Unternehmen zu etablieren, die eine Suche

über alle im Unternehmen vorhandenen Daten ermöglichen sollte. Dazu zählten

zum einen Dateien, die auf den verschiedenen Laufwerken abgelegt waren. Zum an-

deren ging es aber auch um Informationen, die nur über bestimmte eingesetzte Ap-

plikationen erreichbar waren oder sich in den Postfächern der Mitarbeiter befanden.

SharePoint verfügt bereits mit der kleinsten Edition über eine Suchfunktion. Dabei

geht es aber zunächst erst einmal um die in SharePoint abgelegten Informationen,

wie Dokumente, Wiki-Artikel, Ankündigungen usw. Es besteht die Möglichkeit, auch

weitere Quellen anzugeben, die bei der Indizierung der Suche berücksichtigt werden

sollen.

Falls Sie nach einer schnellen Lösung suchen, sollten Sie sich auf die Suche nach In-

formationen in SharePoint und gegebenenfalls aus Dateiablagen fokussieren. Sollten

Sie allerdings auch in externen Applikationen suchen wollen, stellt sich die Frage, wie

man aus SharePoint heraus an diese gelangen soll. Hier müssten Schnittstellen ge-

schaffen werden, damit die gewünschten Informationen überhaupt zur Verfügung

stehen. Das kann mit enormen Kosten verbunden sein und ist in der Regel nicht

empfehlenswert.

Weiterhin müssen Sie sich Gedanken über die bei Suchergebnissen zu erwartende

Menge an Treffern machen, da auch hierbei Grenzen erreicht werden können, die

dazu führen, den Einsatz von SharePoint für die Suche nicht zu empfehlen oder auf

bestimmte Bereiche einzugrenzen.

1.3.3 »Mit SharePoint löse ich meinen Fileserver und meine Outlook-Aufgaben ab!«

Die Anwender haben sehr viele Jahre lang ihre Informationen in Form von E-Mails

ausgetauscht und Aufgaben über die Standardfunktionalitäten in Outlook bearbei-

tet. Dokumente haben sie entweder lokal für sich persönlich gespeichert oder auf ei-



43

1nem gemeinsamen Laufwerk, dem sogenannten Fileshare, miteinander geteilt. Dabei

ist es häufig vorgekommen, dass Dokumente als Anhang einer E-Mail versendet und

Aufgaben erstellt wurden, um damit bestimmte Abschnitte des Dokuments zu bear-

beiten. Typische Fragestellungen bei der Arbeit waren:

� »Ist das auch die richtige Version?«

� »Wer arbeitet denn noch an dem Dokument mit?«

� »Was genau soll ich jetzt mit dem Dokument tun?«

Um diese Probleme in der täglichen Arbeit zu lösen, wurde SharePoint erfolgreich als

neue Plattform für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter eingeführt. Dokumente wer-

den nun immer dort abgelegt. Durch die automatische Versionierung kann man je-

derzeit nachvollziehen, wer an dem Dokument gearbeitet hat und was jeweils

geändert wurde. Es besteht sogar die Möglichkeit, zur selben Zeit mit mehreren Per-

sonen an einem Dokument zu arbeiten, wodurch die Erstellung der Dokumente

deutlich beschleunigt wurde.

Die bisher in Outlook verwalteten Aufgaben wurden erfolgreich durch eine Aufga-

benliste in SharePoint ersetzt, die wiederum in das Outlook der einzelnen Mit-

arbeiter integriert werden kann, um die gewohnte Arbeitsweise weiterhin zu unter-

stützen. Der Vorteil der zentralen Aufgabenliste in SharePoint besteht darin, dass

man nun einen Überblick über die anstehenden Tätigkeiten des gesamten Teams er-

halten und Aufgaben einfacher verteilen kann.

1.3.4 »Mit SharePoint habe ich meine Projektmanagementlösung gefunden!«

Um die im Rahmen eines Projekts anfallenden Aufgaben und erstellten Dokumente

zu verwalten, wurde nach einer gemeinsamen Plattform gesucht. Diese sollte die

Projektmitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützen und die zentrale Anlauf-

stelle für alle projektrelevanten Informationen sein.

Aufgrund seiner Funktionalitäten zur Unterstützung der Aufgaben- und Dokumen-

tenverwaltung wurde SharePoint als mögliche Lösung identifiziert und eingesetzt. Es

wurde neben den Dokumenten auch die gesamte, weiterhin über Outlook stattfin-

dende Kommunikation mit dem Kunden aus Outlook heraus an eine Dokumentbi-

bliothek weitergeleitet, damit jedes Teammitglied direkt auf dem neuesten Stand ist.

Der Aspekt der Ressourcenplanung ließ sich mit SharePoint allein allerdings nicht so

einfach umsetzen. Gerade bei mehreren parallel zueinander verlaufenden Projekten

gab es keinen Überblick über die Verfügbarkeit der gemeinsam als Ressourcen

benötigten Mitarbeiter. Aus diesem Grund wurde zusätzlich nach der Einführung

von SharePoint auch der Project Server im Unternehmen etabliert, der auf SharePoint

aufbaut und so neben der Ressourcenplanung auch den Zugriff auf die bereits vor-

handenen Projektarbeitsräume ermöglicht.


1 Einleitung

44

Eine Alternative zu diesem weiteren Produkt wäre eine SharePoint-Erweiterung ge-

wesen. Denn grundsätzlich können Sie die Ressourcen über SharePoint-Listen ver-

walten. Sie benötigen als Erweiterung lediglich eine Überprüfung bei der Buchung

von Ressourcen, damit die Projektmitarbeiter nicht für mehrere Aufgaben zur selben

Zeit verplant werden.

1.3.5 »SharePoint ist perfekt für die Zusammenarbeit mit externen Partnern!«

Wenn eine Plattform die Zusammenarbeit der Mitarbeiter innerhalb des Unterneh-

mens fördert, ist sie bestimmt auch für den Informationsaustausch mit Kunden und

externen Partnern geeignet, oder? Diese Frage stellt man sich in der Praxis häufig. Sie

zieht dann Fragen nach den damit verbundenen Kosten nach sich. In der Regel

reichen allerdings die Basisfunktionalitäten von SharePoint (wie z. B. das Aufgaben-

management, die Dokumentenverwaltung inklusive Versionierung und Informa-

tionsablagen wie Wiki, Blog und Diskussionsforen) aus. Dadurch konnte bis

SharePoint 2013 die SharePoint Foundation eingesetzt werden, die bereits über das

Windows-Server-Betriebssystem lizenziert ist und somit keine zusätzlichen Kosten

verursacht. Da diese Edition mit SharePoint 2016 wegfällt, ist eine Office-365-Umge-

bung die einzige Alternative. Allerdings erfüllen die Basisfunktionen von SharePoint

2013 bereits die Anforderungen, sodass auch die SharePoint Foundation dieser Ver-

sion eingesetzt werden kann.

Sie sollten zunächst darüber nachdenken, wie die Verwaltung der Anmeldedaten der

Kunden bzw. Partner erfolgen soll und welche Personen für die Bereitstellung, den

Betrieb und die Administration der Informationsplattform verantwortlich sind.

Wenn dann noch geklärt ist, wie die Daten vor dem Zugriff durch Unbefugte gesi-

chert sind, und alle Beteiligten das Angebot annehmen, dann steht einer erfolgrei-

chen Zusammenarbeit und dem kontinuierlichen Informationsaustausch aller

Parteien nichts mehr im Wege.

1.3.6 »Unser neues Intranet ist mit SharePoint so einfach zu bedienen und sieht sehr gut aus!«

Ein klassisches Intranet stellt in der Regel statische Informationen bereit. So erfahren

Sie dort in der Regel etwas über den Aufgabenbereich einer jeden Abteilung im Un-

ternehmen, oder Sie können sich über allgemeine Unternehmensinformationen

und -vorgaben informieren. Normalerweise gibt es hierfür auch ausgewählte Redak-

teure, die für die Veröffentlichung neuer Informationen zuständig sind. Je nach aus-

gewählter Technologie und den Prozessen, die für die Bereitstellung neuer

Informationen zu berücksichtigen sind, kann es eine längere Zeit in Anspruch neh-

men, z. B. Neuigkeiten aus den Abteilungen zu publizieren.



45

1Auch SharePoint bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Intranet zu realisieren. Sie werden

das in Abschnitt 3, »Aufbau eines mitarbeiterzentrierten Intranets«, im Detail sehen.

Es lassen sich einfache Wege einrichten, um Änderungen an den bereits erfassten In-

halten vorzunehmen und anschließend eine Freigabe der neuen Information durch-

zuführen. So können Sie beispielsweise auch dafür sorgen, dass Mitarbeiter aus den

einzelnen Abteilungen direkt ihre jeweilige Abteilungsseite bearbeiten können, um

so die Redakteure zu entlasten. Das Intranet wird somit dynamischer und wird durch

die aktuelleren Informationen auch für die Mitarbeiter attraktiver. Dadurch entsteht

ein Mehrwert im Vergleich zu den bisher für ein Intranet genutzten Möglichkeiten:

die Nutzung von Diskussionsrunden, Umfragen und einem Wiki durch alle Mitarbei-

ter, ohne dass sie dabei über ein technisches Vorwissen verfügen müssen.

1.3.7 »SharePoint kann alles ein bisschen, aber nichts so ganz!«

Wenn man sich mit SharePoint intensiv befasst und versucht, seine speziellen Pro-

bleme zu lösen, kann man an den Punkt kommen, dass sich einzelne Anforderungen

als Anwender nicht umsetzen lassen. Dadurch entsteht in der Regel der Eindruck,

dass SharePoint zwar viele Module anbietet (z. B. das Dokumentenmanagement oder

die Suche), aber diese nur auf einer allgemeinen Ebene unterstützt und nicht bis in

die gewünschte Tiefe geht.

Es ist ganz wichtig, dass man SharePoint als »Werkzeugkasten« versteht. Ihnen wer-

den viele Werkzeuge angeboten, um Ihre individuellen Lösungen zu erstellen und

mit den anderen Anwendern gemeinsam zu nutzen. Allerdings gibt es in diesem

»Werkzeugkasten« auch noch das große zumeist freie Fach. Das ist für Ihre eigenen

Werkzeuge oder auch für die Tools anderer Anbieter gedacht, die Ihnen bei Ihrem be-

sonderen Problem helfen können.

Wenn Sie merken, dass sich Ihre Anforderungen nicht so umsetzen lassen, wie Sie es

sich vorstellen, sollten Sie einen Entwickler zurate ziehen. Dieser kann Ihnen ein

Werkzeug erstellen, das für Ihre Aufgabenstellung geeignet ist. Diese Thematik wird

auch in den Übungen aufgegriffen, um Ihnen einen Einblick in die Möglichkeiten der

Erweiterungslösungen zu geben. SharePoint kann vielleicht nicht alles bis ins

kleinste Detail, aber Sie haben stets die Möglichkeit, mit den passenden Tools Ihre Lö-

sung zu finden. Genau darin besteht die Stärke von SharePoint im Vergleich zu ande-

ren Systemen.

1.3.8 »Jeder Prozess kann auf SharePoint abgebildet werden!«

Im Rahmen der Einführung von SharePoint wird häufig entschieden, diese Plattform

als zentrales Unternehmensportal zu etablieren und sämtliche Prozesse sukzessive

darauf abzubilden. Der damit verbundene Aufwand wird in der Regel allerdings un-


1 Einleitung

46

terschätzt, weil in den bis dahin genutzten Applikationen zur Unterstützung der Un-

ternehmensprozesse meist mehr Logik hinterlegt ist, als auf den ersten Blick zu

erkennen ist.

SharePoint stellt eine Vielfalt an Funktionen bereit, die die Umsetzung von verschie-

densten Prozessen ermöglichen. Allerdings werden Sie bei der Realisierung Ihrer in-

dividuellen Anforderungen in der Regel irgendwann an den Punkt kommen, an dem

Sie sich entscheiden müssen, ob Sie Ihren Prozess bzw. Ihre Anforderungen anpassen

oder ob Sie Ihren Werkzeugkasten SharePoint um die Komponenten erweitern, die

Sie für das gewünschte Szenario benötigen.

Dabei sollten Sie jedoch Faktoren berücksichtigen, wie die zur Verfügung stehende

Zeit für die Migration bestehender Applikationen oder die Implementierung weite-

rer Lösungen, das vorgegebene Budget oder die Komplexität der Anforderungen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie bei der Umsetzung Ihrer Anforderungen keine oder nur

sehr wenige SharePoint-Funktionalitäten verwenden, sollten Sie genau prüfen, ob

SharePoint die richtige Plattform für genau dieses Szenario ist. Eventuell sollten Sie

eine alternative Lösung (zum Beispiel eine Office-Erweiterung oder eine Webanwen-

dung) erwägen und diese in Ihre SharePoint-Plattform integrieren.

1.3.9 »SharePoint macht mein Unternehmen zum Social Business!«

Ausgehend von der Nutzung klassischer Kommunikationsmittel wie E-Mail und

Telefon können mit der Einführung von SharePoint völlig neue Kommunikations-

wege erschlossen werden. So kann zum Beispiel in Form eines Forums der Informa-

tionsaustausch über Abteilungsgrenzen hinweg gefördert oder durch ein Wiki das

im Unternehmen gewonnene und für die tägliche Arbeit erforderliche Wissen doku-

mentiert werden.

Unter der Voraussetzung, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit nutzen, in ihrer Profil-

seite ihre Erfahrungen, Projekte und Skills zu pflegen, steht eine Expertensuche zur

Verfügung, sodass man bei einem Problem schnell über eine einzige Suchanfrage

genau die passenden Ansprechpartner im Unternehmen findet. Dadurch findet ein

unkomplizierter Austausch zwischen den Mitarbeitern statt, der zu besseren Arbeits-

ergebnissen führen kann.

Die wichtigste Aufgabe bei der Einführung eines Social Business ist allerdings unab-

hängig vom genutzten System. Es geht darum, dass im Unternehmen eine be-

stimmte Unternehmenskultur vorherrscht oder etabliert wird. Der Auszubildende

und der Geschäftsführer müssen gleichberechtigt im Portal agieren dürfen. Der Aus-

zubildende soll keine Angst haben müssen, einen Beitrag eines Vorgesetzten zu be-

werten oder einen Kommentar abzugeben. Wenn die Bedienung der Komponenten

Wiki, Forum und Expertensuche dann auch noch einfach ist und dem einzelnen

Mitarbeiter direkt einen Mehrwert verschafft, ist der wichtigste Schritt für die Ein-


1.4 Typische Herausforderungen bei der Einführung

47

1führung sozialer Komponenten im Unternehmen getan. Bei den weiteren Schritten

werden Sie von den Anwendern selbst mit Ideen für weitere Angebote Ihrem Social

Business unterstützt.

1.3.10 »Alle unternehmensrelevanten Daten laufen in SharePoint zusammen

und werden aufbereitet dargestellt!«

Nahezu jede Applikation, die im Unternehmen eingesetzt wird, dient zur Erfassung

von Daten und bietet eine Berichtskomponente an, die die eingegebenen Daten in

Abhängigkeit von der Rolle des jeweiligen Anwenders aufbereitet darstellt. Um einen

guten Überblick über die Unternehmensdaten zu erhalten, wird meist ein Berichts-

center eingerichtet.

SharePoint bietet dazu das sogenannte Business Intelligence Center an. Dort können

die Berichte und Auswertungen aller im Unternehmen gesammelten Daten in Form

von Dashboards bereitgestellt werden. Allerdings ist unabhängig von der verwende-

ten Technologie zu beachten, dass es einer gründlichen Analyse bedarf, um die un-

terschiedlichen Datenquellen zu identifizieren und die gegebenenfalls existierenden

fachlichen Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Datenquellen zu ermitteln.

Auf Basis der Anforderungen, die Sie dabei ermittelt haben, können Sie das Projekt

für die Umsetzung Ihres Berichtscenters auf Basis von SharePoint planen.

1.3.11 War das bereits alles, was SharePoint kann?

Sie haben nun zehn Einsatzszenarien aus der Praxis kennengelernt. Diese sollen Ih-

nen lediglich einen kurzen Einblick in häufige Fragestellungen beim Umgang mit

SharePoint geben. Ihnen werden in den Übungen dieses Buchs noch viele weitere

Einsatzszenarien begegnen, und auch danach sind die Möglichkeiten noch nicht aus-

geschöpft. Die Einsatzmöglichkeiten werden nur durch Ihre Fantasie begrenzt. Wenn

Sie also eine Idee für die Lösung eines Problems haben, so haben Sie direkt das

nächste Einsatzszenario gefunden.

Wenn Sie sich nach der Einarbeitung in SharePoint und seine Möglichkeiten mit der

Umsetzung Ihrer Ideen beschäftigen, werden Sie sich auch mit der Problematik aus-

einandersetzen, wie Sie die erstellte Lösung den Anwendern vorstellen. Auch mit die-

ser Herausforderung möchte ich Sie nicht allein lassen. Im folgenden Abschnitt gebe

ich Ihnen ein paar Tipps dazu.


Bei der Einführung von SharePoint reicht es nicht aus, das System bereitzustellen

und initial zu konfigurieren. Es handelt sich hierbei um eine neue und ungewohnte


1 Einleitung

48

Arbeitsumgebung, an die die verschiedenen Nutzergruppen erst herangeführt wer-

den müssen. In den meisten Fällen sind Schulungen sowohl für die Nutzung als auch

für die Administration erforderlich. Diese und weitere Herausforderungen aus der

Praxis werden vorgestellt, um Sie dafür zu sensibilisieren, was Sie bei der Umsetzung

Ihrer individuellen Anforderungen beachten sollten.

1.4.1 Welches Ziel möchten Sie mit der Einführung von SharePoint erreichen?

Von Anfang an sollte jedem Anwender vermittelt werden, aus welchen Gründen

SharePoint im Unternehmen eingeführt wird, welche Änderungen im Arbeitsalltag

zu erwarten oder auch erwünscht sind und welche Mehrwerte sich für jeden Einzel-

nen aus der Nutzung der neuen Plattform ergeben sollen. Wenn dem einzelnen An-

wender nicht klar ist, welchen Vorteil er durch die Nutzung der Plattform hat, so wird

er sich nur schwer mit den damit einhergehenden Änderungen anfreunden können.

Hinter der Einführung sollte unbedingt eine Vision stehen. Sie sollten hierbei nicht

nur das konkrete Szenario berücksichtigen, sondern alle weiteren Unternehmens-

prozesse und die verschiedenen Möglichkeiten des Informationsaustauschs zwi-

schen den Mitarbeitern sowie eine Integration von SharePoint in die tägliche Arbeit

in Ihre Planung einbeziehen, um Ihr Unternehmensportal auf Basis von SharePoint

einzurichten. Ausgehend von der entwickelten Vision sollten Sie nach dem Grund-

satz »Think big, start small« einen Teilbereich (wie beispielsweise Ihr konkretes Sze-

nario) auswählen, der einen begrenzten Personenkreis betrifft. Die Mitarbeiter dieser

Pilotgruppe sollten im Rahmen des Einführungsprojekts besondere Unterstützung

erhalten. Dies kann durch einen zentralen Ansprechpartner mit entsprechender Ex-

pertise erfolgen, der ihnen bei Fragen zur Nutzung der verschiedenen Funktiona-

litäten weiterhilft.

Mithilfe der bei der Einführung gewonnenen Erkenntnisse und anhand der Rückmel-

dungen seitens der Pilotgruppe können Sie die weiteren Schritte planen. Verlieren

Sie dabei bitte niemals Ihre Vision aus den Augen. Starten Sie nie direkt mit allem auf

einmal, sondern teilen Sie die Vision in kleine überschaubare Bereiche auf, die im

Kern wieder eine begrenzte Zahl an Anwendern betreffen. So bauen Sie nach und

nach Ihr Unternehmensportal auf und können mit den Erfahrungen, die Sie aus den

vorangehenden Projekten gewonnen haben, immer besser einschätzen, welche

Schritte bei der Umsetzung bestimmter Anforderungen nötig sind.

1.4.2 Vorbereitung der Einführung

Wenn Sie für die Einführung von SharePoint verantwortlich sind, müssen Sie sich

zum einen mit den verschiedenen Anwendergruppen hinsichtlich ihrer elementaren

Anforderungen und zum anderen mit den Administratoren bzw. Ihrem Hosting-An-

bieter abstimmen.



49

1Aufgaben für den Administrator

Für die Administration der SharePoint-Plattform sollten folgende Punkte vom Admi-

nistrator geklärt werden:

� Welche Version von SharePoint steht zur Verfügung? Wenn Sie die Auswahl zwi-

schen SharePoint 2010, 2013 oder 2016 haben, sollten Sie zum jetzigen Zeitpunkt

die neuste Version, SharePoint 2016, wählen, um sich ein Migrationsprojekt von

2010 oder 2013 auf 2016 und die damit verbundenen Anstrengungen und Kosten

zu ersparen.

� Welche Edition bzw. welcher Plan wird benötigt? Die Editionen Foundation (rele-

vant bei SharePoint 2010 und 2013), Standard und Enterprise unterscheiden sich

elementar in ihrem Funktionsumfang. Auch die in Office 365 verfügbaren soge-

nannten Pläne unterscheiden sich in den verfügbaren Funktionen und stellen so-

mit die Editionen der Cloud-Variante dar. Für die Umsetzung Ihrer Anforderungen

ist es daher besonders wichtig, die Grenzen der zur Verfügung stehenden Stan-

dardkomponenten zu kennen.

� Welche Werkzeuge dürfen Sie als Anwender verwenden, um Anpassungen vorzu-

nehmen? Einige Anpassungen lassen sich im Rahmen des Customizings durch

Nutzung von Poweruser-Tools direkt in der Produktivumgebung durchführen. So

können z. B. einfache Workflows mithilfe des SharePoint Designers realisiert wer-

den. Es kann aber sein, dass Ihr Hosting-Anbieter die Nutzung des SharePoint De-

signers aufgrund von Support-Anforderungen verboten hat, wodurch diese

Funktionalitäten nicht genutzt werden können. Außerdem lassen sich elektroni-

sche Formulare mit dem InfoPath Designer erstellen und Szenarien zur Bearbei-

tung von Daten und Visualisierung von Prozessen mit Visio, Access und Excel aus

der Microsoft-Office-Produktpalette realisieren.

� Sind Drittanbieter-Lösungen erlaubt? Sie können auf verschiedene Drittanbieter

zurückgreifen, die sich auf einzelne Bereiche im SharePoint-Umfeld spezialisiert

haben. Sie müssen mit dem Administrator oder Ihrem Hosting-Anbieter klären,

ob solche Lösungen generell zugelassen werden sollen und wie der Prozess zur

Einführung einer solchen Drittanbieter-Lösung aussehen kann. Dieser Fall tritt

dann ein, wenn Sie SharePoint nicht in Ihrem Unternehmen betreiben, sondern

eine SharePoint-Plattform bei einem anderen Anbieter mieten.

� Welche Anpassungen und Erweiterungen dürfen vorgenommen werden? Wenn

über das Customizing hinaus Anpassungen nötig sind, um die Anforderungen

umsetzen zu können, ist es für die Konzeption der Lösung elementar, ob z. B. ein

Office-Add-in auf den PCs der Anwender installiert werden darf, ob eine Share-

Point-Lösung auf dem Server installiert werden kann oder ob Kapazitäten für die

Bereitstellung einer separaten Webanwendung zur Verfügung stehen.


1 Einleitung

50

� Wie möchten Sie erfasste Informationen sichern? Sie sollten ein Verfahren für

die Sicherung und Wiederherstellung von in SharePoint verwalteten Informatio-

nen definieren, damit einmal gelöschte Informationen, die aus dem Papierkorb

der Website oder Websitesammlung entfernt wurden, wieder zur Verfügung ge-

stellt werden können. Diese Aufgabe fällt allerdings nur bei einer lokalen Installa-

tion von SharePoint in den Verantwortungsbereich des Administrators.

Falls Sie verantwortlich für die SharePoint-Umgebung sind und somit die Rand- und

Rahmenbedingungen mitgestalten können, sollten Sie für sich Antworten auf die

einzelnen Fragen finden und herausfinden, ob es zum Beispiel Gründe gibt, warum

Sie den Anwendern erlauben möchten, den SharePoint Designer oder InfoPath ein-

zusetzen.

Anforderungen der Anwender ermitteln

Um eine SharePoint-Plattform auf die Bedürfnisse der Anwender zuzuschneiden,

müssen Sie mit Vertretern der unterschiedlichen Anwendergruppen sprechen und

ihre Anforderungen aufnehmen. Für die Anforderungsanalyse sollten Sie eine Art

Fragebogen entwerfen, der Ihnen die Auswertung der Gespräche erleichtern wird.

Ein Beispiel für einen solchen Fragebogen finden Sie in Abschnitt 12.3.2, »Detaillierte

Anforderungsanalyse«.

Für die Befragung der Anwender hinsichtlich ihrer Anforderungen an die Nutzung

der SharePoint-Plattform sollten Sie mindestens folgende Aspekte berücksichtigen:

� Welche durchschnittlichen, minimalen und maximalen Vorkenntnisse haben die

Anwender in der Nutzung von SharePoint?

� Können Sie eine Schulung für alle Anwender gemeinsam durchführen, oder soll-

ten Sie die Anwender besser entsprechend ihres jeweiligen Kenntnisstandes in

verschiedene Gruppen aufteilen und diese gezielt schulen?

� Was stört die Anwender in ihrer täglichen Arbeit besonders?

� Welche Wünsche haben die Anwender an eine zukünftige Arbeitsumgebung?

� Was ist für die Anwender besonders wichtig, und welche Anforderungen sind zwar

wünschenswert, aber nicht elementar notwendig?

Auf Basis der somit erfassten Informationen können Sie genau bestimmen, welche

Schritte bei der Einführung zu berücksichtigen sind und welche Anforderungen von

den meisten Anwendern gemeinschaftlich gestellt werden und somit umgesetzt

werden sollten.



51

11.4.3 Die inhaltliche Struktur festlegen

In SharePoint existieren als inhaltliche Strukturelemente Websites, Websiteseiten

und Homepages. Diese Begriffe sollten klar definiert sein, damit es nicht im Gedanken-

austausch mit anderen Anwendern zu Missverständnissen kommt:

� Eine Websiteseite ist eine einzelne Seite, die man zum Beispiel ausdrucken

könnte.

� Eine Website besteht aus beliebig vielen Websiteseiten.

� Eine Homepage ist eine spezielle Websiteseite, nämlich die Websiteseite, die beim

Aufruf der Website geladen wird.

Jede Website befindet sich zwingend in einer Websitesammlung, wobei jede Website-

sammlung mindestens eine Website enthält, unter der sich entsprechend der Dar-

stellung in Abbildung 1.3 die weiteren Websites als Unterwebsites befinden.

Abbildung 1.3 Struktur einer SharePoint-Websitesammlung

Die oberste Website der Websitesammlung nimmt dabei eine besondere Rolle ein:

� Ihr werden alle weiteren Websites der Websitesammlung als Unterwebsites unter-

geordnet.

� Die Websitesammlungsverwaltung lässt sich nur unter den Websiteeinstellungen

dieser Website aufrufen, während in den untergeordneten Websites lediglich ein

Link angeboten wird, um zu den Einstellungen der Website der obersten Ebene zu

wechseln.

Wann benötige ich eine neue Websitesammlung und wann nur eine Unterwebsite für meine Lösung?

Bei der Planung sollten Sie prüfen, ob Sie für die Realisierung Ihrer Anforderungen

eine Website oder eine Websitesammlung benötigen. Häufig kann das vorgesehene

Rechtekonzept bei dieser Entscheidung eine wichtige Rolle spielen. Wenn Sie zum

Websitesammlung

Website auf oberster Ebene

InhaltscontainerE ListenE BibliothekenE andere Apps

Berechtigungen

Websiteseiten mit WebParts

Unterwebsite »Besprechungen«E Listen, Bibliotheken & andere Apps E Websiteseiten mit WebParts

Unterwebsite »Projekte«E Listen, Bibliotheken & andere Apps E Websiteseiten mit WebParts

weitere Unterwebsites


1 Einleitung

52

Beispiel eine Lösung in Form einer wiederverwendbaren Websitevorlage erstellen

möchten und dabei Berechtigungsgruppen mit bestimmten Bezeichnungen vorge-

sehen haben, von denen nicht abgewichen werden soll, so können nicht mehrere

Websites auf Basis dieser Vorlage in derselben Websitesammlung existieren. Grup-

pen werden nämlich in der Websitesammlung verwaltet und lediglich in der jewei-

ligen Website mit individuellen Berechtigungen versehen.

Eine Websitesammlung besitzt also eine oder beliebig viele Websites. Jede Website

kann Unterwebsites besitzen, und in jeder Website können Sie Listen und Biblio-

theken anlegen sowie Seiten für die Präsentation der gespeicherten Inhalte erstellen

und gestalten.

Abbildung 1.3 stellt beispielhaft die Struktur für eine Websitesammlung dar. So gibt

es in diesem Fall eine Website auf oberster Ebene, in der bestimmte Informationen

in Form von Listen und Bibliotheken verwaltet werden, während für Besprechungen

und Projekte eigene Informationsräume in Form von Unterwebsites geschaffen

wurden.

1.4.4 Verantwortlichkeiten und Dokumentationsempfehlungen

Es empfiehlt sich, für alle Anwender transparent die Verantwortlichkeiten hinsicht-

lich der Administration und Inhaltspflege einer Websitesammlung zu definieren.

Am besten nutzen Sie ein dafür vorgesehenes Webpart, das die Kontaktinformatio-

nen wie Name, Abteilung und Telefonnummer sowie das Profilbild der Person dar-

stellt, die als zentraler Ansprechpartner der Website fungieren soll.

Wenn ein Anwender beispielsweise nicht weiß, wo er ein Dokument ablegen soll, so

ist der für die Inhaltspflege als verantwortlich benannte Mitarbeiter der richtige An-

sprechpartner. Der Administrator hingegen sollte kontaktiert werden, wenn zum

Beispiel neue Unterwebsites oder besondere Berechtigungen benötigt werden.

Beide benannten Personen und auch ihre Stellvertreter sollten nach Möglichkeit

sämtliche vorgenommenen Konfigurationen innerhalb einer Websitesammlung do-

kumentieren. Sinnvoll ist dies in Form einer Wiki-Seitenbibliothek, da somit alle An-

wender auf die Informationen zugreifen können und die Dokumentation direkt in

die SharePoint-Umgebung integriert ist. Folgende Aspekte empfehle ich Ihnen für

die Dokumentation einer jeden Websitesammlung:

� die für die oberste Website der Websitesammlung ausgewählte Vorlage

� Auflistung aller Unterwebsites mit dem jeweiligen Verwendungszweck und der

verwendeten Vorlage

� Auflistung aller Listen und Bibliotheken in der jeweiligen Website mit folgenden

Aspekten:



53

1– Verwendungszweck

– Listen-/Bibliothekstyp

– Link zur Liste/Bibliothek

– Name

– Spalten mit Informationen zu Datentyp, Pflichtfeld, Mehrfachauswahlmöglich-

keit, Indizierung und Forderung eindeutiger Werte

– Ansichten

� Für jede Ansicht sollte festgehalten werden, aus welchem Grund sie angelegt

wurde und für welche Zielgruppe sie vorgesehen ist. Zusätzlich sollten folgende

Informationen angegeben werden:

– angezeigte Spalten inklusive Reihenfolge von links nach rechts

– Sortierungen

– Filter

– Gruppierungen

– Eintragsgrenze

� Darstellung von Verbindungen zwischen Listen und Bibliotheken – Diese sind

durch die Verwendung von Spalten mit dem Informationstyp Nachschlagen ge-

kennzeichnet, den Sie in Abschnitt 3.2.1 kennenlernen werden.

� aktivierte Features in der Websitesammlung und der jeweiligen Website inklusive

Angabe des Grundes für die Aktivierung des Features

� eingerichtete Websiteseiten und deren Verwendungszweck

� benötigte Ressourcen, zum Beispiel Bilder, JavaScript- oder Textdateien

� umgesetztes Berechtigungskonzept

– SharePoint-Gruppen mit Name und Verwendungszweck

– Rechte der jeweiligen SharePoint-Gruppe

– individuelle Berechtigungsstufen

– von der Website abweichende Berechtigungen auf Ebene einer Liste bzw. Biblio-

thek oder eines Ordners und der Grund für die individuelle Berechtigung

� Anpassungen an der Navigation hinsichtlich der Menüpunkte und ihrer Sichtbar-

keit für die unterschiedlichen Anwendergruppen

– häufig verwendete Hyperlinks

– Schnellstartleiste

Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern beinhaltet le-

diglich die in der Praxis bekanntesten Konfigurationen. Auch hinsichtlich der Struk-

tur der Dokumentation können Sie die Freiheiten der Wiki-Websiteseiten nutzen, da

man durch die fehlenden Restriktionen weniger Hemmungen hat, Seiten zu überar-


1 Einleitung

54

beiten. Wenn Sie die Konfiguration dokumentieren, können die Anwender einfach

nachvollziehen, wo sie welche Informationen ablegen können; und Aufgaben hin-

sichtlich der Administration der Websitesammlung lassen sich besser delegieren, da

sämtliche Informationen direkt jeder beliebigen Person mit Zugriffsrechten auf die

Websitesammlung zur Verfügung stehen.

1.5 Office 365 vs. On-Premise-Installation

Wenn Sie SharePoint im Unternehmen einsetzen möchten, haben Sie zwei verschie-

dene Optionen zur Auswahl. Eine On-Premise-Installation stellt die klassische Vari-

ante dar. Bei dieser Option installieren Sie SharePoint selbst und benötigen die

entsprechende Hardware, um das System betreiben zu können.

Die Alternative hierzu stellt Office 365 mit SharePoint Online als Bestandteil dar. Da-

bei werden sämtliche Daten in der sogenannten Microsoft Cloud gespeichert. Sie

müssen sich keine Gedanken über zu beschaffende Hardware, Sicherungs- und Wie-

derherstellungsszenarien oder Wartungsprozesse machen. Allerdings haben Sie bzw.

Ihre Administratoren keinen direkten Zugang zu den Servern und somit weniger

Freiheiten im Hinblick auf die Gestaltung der zugrunde liegenden Serverlandschaft.

Außerdem müssen Sie sich mit den Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes

auseinandersetzen, die Sie für sich und Ihr Unternehmen berücksichtigen müssen.

Diese Anforderungen können die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint Online un-

ter Umständen einschränken oder sogar den Einsatz vollkommen verbieten. Nach-

folgend werden die unterschiedlichen Möglichkeiten beider Optionen vorgestellt.

1.5.1 Wie sieht SharePoint Online aus?

Wenn Sie keine Möglichkeit haben, SharePoint bei sich im Haus zu installieren und

zu administrieren, oder bewusst Ihre Umgebung in der Cloud nutzen möchten, kann

Office 365 mit der Komponente SharePoint Online eine Alternative für Sie darstellen.

Bei SharePoint Online handelt es sich um einen Cloud-basierten Dienst für Unter-

nehmen beliebiger Größe, der die Erstellung von Websites zur gemeinsamen Nut-

zung von Dokumenten und Informationen mit Kollegen, Geschäftspartnern und

Kunden erleichtert.

Anstatt SharePoint selbst bei Ihnen vor Ort zu installieren und bereitzustellen (»On-

Premise«), können Sie SharePoint Online abonnieren und den Anwendern somit ge-

nau wie bei einer Inhouse-Installation die Funktionen für die Zusammenarbeit und

Informationsverwaltung zur Verfügung stellen, die sie mit den ihnen vertrauten

Office-Anwendungen verwenden können.



55

1SharePoint Online bietet Websites zu folgenden Zwecken:

1. Meine Website: Verwaltung und Freigabe wichtiger Dokumente

2. Teamwebsites: Abstimmungen zwischen Teams und Verwaltung von wichtigen

Projekten

3. Intranetwebsites: Veröffentlichung von aktuellen Unternehmensinformationen

und Neuigkeiten

4. Extranetwebsites: Sichere Freigabe von Dokumenten für Geschäftspartner und

Kunden

Sie haben bei SharePoint Online auch die Möglichkeit, administrative Aufgaben zu

übernehmen. Bei einer Inhouse-Installation würden Sie dies über die Zentral-

administration vornehmen, die auf dem SharePoint-Server selbst zur Verfügung

steht. Bei SharePoint Online als Teil von Office 365 werden diese Funktionen über das

sogenannte SharePoint Admin Center angeboten, das Sie in Abbildung 1.4 sehen.

Abbildung 1.4 Das SharePoint Admin Center

SharePoint Online kann mit den vertrauten Office-Anwendungen verwendet wer-

den. Sie können Office-Dokumente erstellen und direkt auf SharePoint Online spei-

chern oder an der Erstellung von Dokumenten mit Microsoft Office Web Apps

mitwirken. Sie können auch den Offlinezugriff auf wichtige Dokumente nutzen oder

über mobile Geräte darauf zugreifen. Ihr Administrator muss bei der Einführung von

Office 365 nur sicherstellen, dass der Zugriff auf die SharePoint-Plattform auch aus

Ihrem Firmennetz – möglichst ohne eine separate Anmeldung beim Aufruf einer

Website – sichergestellt ist und dass der Zugriff nicht durch Ihre Firewall blockiert

wird.

Allerdings entstehen durch die Nutzung dieses Dienstes monatliche Kosten pro Nut-

zer. Diese können vor allem dann eine ausschlaggebende Rolle bei der Entscheidung

für eine Hosting-Variante spielen, wenn Sie bereits einen Lizenzvertrag besitzen und


1 Einleitung

56

über Mitarbeiter verfügen, die im Rahmen ihrer Arbeit die Administration und den

Support für eine Inhouse-Hosting-Variante übernehmen können. Unter https://pro-

ducts.office.com/de-de/SharePoint/sharepoint-online-collaboration-software können

Sie nach dieser recht kurzen Einführung in Office 365 weitere Informationen zu

SharePoint Online und den damit verbundenen Kosten erhalten.

1.5.2 Möglichkeiten bei Office 365 im Vergleich zu SharePoint 2016

Grundsätzlich verfügen sowohl SharePoint Online als auch die On-Premise-Version

über dieselben Funktionen. Im Rahmen dieser neuen Version wurden die bisher

parallel entwickelten Varianten zusammengeführt, sodass die On-Premise-Variante

im Grunde genommen die bereits in der Cloud erprobte Codebasis verwendet.

Microsoft verfolgt dabei die Strategie »Cloud first! Mobile first!«, wodurch neue

Funktionen erst einmal in der Cloud bereitgestellt und erprobt werden, bevor sie in

die nächste On-Premise-Version aufgenommen werden. Aus diesem Grund wird

auch mit weniger »Kinderkrankheiten« der neuen Version gerechnet, als dies nor-

malerweise bei neuer Software der Fall ist. Aufgrund der gemeinsamen funktionalen

Basis kann an dieser Stelle auch kein Vergleich auf funktionaler Ebene erfolgen. Statt-

dessen möchte ich folgende Aspekte betrachten:

� Updates: Bei Office 365 werden Aktualisierungen von SharePoint automatisch

vorgenommen. Der Administrator erhält im Admin Center entsprechende

Ankündigungen, falls ein Dienst kurzzeitig durch das Update nicht zur Verfü-

gung stehen sollte. Es wird auch zukünftig so sein, dass in regelmäßigen Zeitab-

ständen neue Funktionen in SharePoint Online bereitgestellt werden, während

man bei einer On-Premise-Installation auf die nächste Version warten muss. Le-

diglich für kleinere Änderungen oder Fehlerbehebungen werden Updates zur

Verfügung gestellt, die dann jedoch von einem Administrator manuell instal-

liert werden müssen.

� Verfügbarkeit: Für SharePoint Online garantiert Microsoft eine Verfügbarkeit von

99,5 %. Bei einer On-Premise-Installation müssen Sie bzw. Ihre Administratoren

einen entsprechenden Plan für die erforderliche Verfügbarkeit der Plattform ent-

werfen und umsetzen. Hiermit sind meistens weitere Kosten für redundante Sys-

teme verbunden, die bei einer ersten Kostenrechnung nicht berücksichtigt

wurden.

� Sichern und Wiederherstellen: In SharePoint Online werden regelmäßig Backups

der gesamten Farm erstellt, worum Sie sich ansonsten selbst kümmern müssten.

� Skalierung: Microsoft übernimmt bei SharePoint Online die Skalierung der zu-

grunde liegenden Infrastruktur, um Flaschenhälse (beispielsweise zu langsame

Datenbankabfragen) zu verhindern. Bei der Inhouse-Variante müssen Sie diese

Probleme entdecken und beheben.



57

1� Anbindung externer Nutzer: Um bei einer On-Premise-Installation externen Nut-

zern Zugriff auf die Plattform zu erteilen, müssen Sie die entsprechende Infra-

struktur (z. B. in der DMZ) zur Verfügung stellen und sich ein Konzept für die

Authentifizierung überlegen und dieses umsetzen. Bei Office 365 können Sie die

Funktion zur Anbindung externer Nutzer direkt verwenden und über verschie-

dene Azure-Dienste die gewünschte Authentifizierung vornehmen (für weitere In-

formationen siehe https://azure.microsoft.com/de-de/overview/what-is-azure).

� Administration: In Ihrer eigenen Farm können Sie bzw. Ihr Administrator auf die

beteiligten Server direkt zugreifen sowie die Zentraladministration und PowerShell

für administrative Aufgaben verwenden. Sie haben damit alles in der Hand, um

selbst tiefgehende Änderungen an Ihrer SharePoint-Umgebung vornehmen zu

können. Bei SharePoint Online haben Sie diese Möglichkeit nicht, weil auf der ent-

sprechenden SharePoint-Farm mehrere Mandanten neben Ihrem bereitgestellt

werden. Für administrative Tätigkeiten wird Ihnen das Admin Center zur Verfü-

gung gestellt. Für ausgewählte Aufgaben werden sogenannte PowerShell cmdlets

zur Verfügung gestellt, um diese automatisiert durchführen zu können.

� Neue Dienste: Neue Funktionen oder Dienste, wie beispielsweise Office Delve, das

Videoportal oder Sway, werden zunächst nur in Office 365 zur Verfügung gestellt

werden. Wenn Sie diese Dienste nutzen möchten, müssen Sie einen Office-365-

Plan kaufen und mindestens über eine hybride Nutzung nachdenken, falls Sie an-

sonsten lieber die On-Premise-Variante nutzen möchten.

� Anpassungen und Erweiterungen: Bei einer On-Premise-Installation haben Sie

alle Möglichkeiten für Anpassungen und Erweiterungen in Form der guten alten

Farmlösungen sowie des neueren Modells der Apps. Bei der Entwicklung von Apps

stehen den Entwicklern begrenzte Möglichkeiten für die Anpassung bzw. Erweite-

rung von Funktionen zur Verfügung. Dieses Modell ist auf die Cloud mit Share-

Point Online ausgerichtet und berücksichtigt, dass eine Anpassung nur den

jeweiligen Mandanten beeinträchtigen darf. Sollten Sie jedoch Anpassungen vor-

nehmen wollen, die über diesen Rahmen hinaus gehen, so können Sie diese unter

Umständen in der Cloud nicht realisieren und müssten in diesem Fall auf eine On-

Premise-Installation ausweichen und damit gegebenenfalls in ein hybrides Szena-

rio wechseln.

Wofür Sie sich letzten Endes entscheiden, hängt ganz von Ihren persönlichen Anfor-

derungen und Wünschen ab. Manchmal ist es aber auch einfach eine Gefühlssache.

1.5.3 Wolke oder Erde? Eine Gefühlssache!

Das Angebot der Cloud-basierten Dienste, wie SharePoint Online und Office 365, ist

insgesamt sehr interessant. Während der Entscheidungsfindung für Office 365 oder


1 Einleitung

58

SharePoint On-Premise werden Sie sich an irgendeiner Stelle mit den Kosten befas-

sen müssen, die für die jeweilige Variante entstehen:

� Wie hoch sind die monatlich pro Benutzer anfallenden Kosten?

� Wie viel würden im Vergleich dazu der Betrieb einer eigenen Infrastruktur und die

Beschaffung von Lizenzen kosten?

� Welche Variante ist somit die für Ihr Unternehmen günstigste Option?

Eine pauschale Antwort hierauf gibt es nicht, weil es von Ihrem Unternehmen, der

Anzahl der Nutzer und weiteren individuellen Faktoren abhängt, ob Sie mit der Nut-

zung von Office 365 im Vergleich zu einer On-Premise-Installation Kosten sparen

können.

Viel wichtiger bei der Entscheidung für oder gegen die Cloud ist, ob man ein gutes Ge-

fühl hat, seine Daten in der Cloud zu speichern. Vor dem Hintergrund verschiedener

Spähaffären ist ein Urteil aus dem Jahr 2015 und die entsprechende Reaktion von

Microsoft sehr wichtig. Nachdem es zunächst eine Bestätigung des Urteils gab, dem-

zufolge die US-Behörden weltweiten Zugriff auf die Kundendaten US-amerikanischer

Cloud-Provider wie Microsoft Office 365 haben, sah es düster für den europäischen

Markt aus.

Microsoft hatte sich bis dahin jedoch bereits bemüht, den europäischen Vorgaben zu

genügen, und hatte versprochen, europäische Daten auch nur in Rechenzentren in

Europa zu speichern. Im Hinblick auf das Urteil hat diese Vorgehensweise jedoch kei-

ne Auswirkungen. Deshalb war es erfreulich, als Ende 2015 eine Lösung für die Kun-

den in Deutschland angekündigt wurde. Die Lösung besteht in einem einzigartigen

Cloud-Modell mit einem deutschen Datentreuhänder, der Deutschen Telekom mit

ihrer Tochterfirma T-Systems. Die Cloud-Dienste werden unter deutschem Recht ge-

führt, und es wird ein Schutz der Daten nach unseren Vorgaben sowie eine aussch-

ließliche Speicherung der Daten in Deutschland versprochen. Die Rechenzentren

hierfür werden in Frankfurt und Magdeburg aufgebaut (weitere Informationen fin-

den Sie unter https://www.microsoft.com/de-de/cloud/deutschland/default.aspx).

Unter dieser Voraussetzung können die Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes

ein wenig kleiner werden. Gerade für kleine Unternehmen ist der Einsatz von Office

365 meistens ideal, weil sie sich keine eigene Infrastruktur leisten könnten. Mittlere

und große Unternehmen, die aktuell vielleicht noch auf die On-Premise-Variante set-

zen, werden mehr und mehr die Vorteile der Cloud nutzen wollen, wodurch die hy-

briden Umgebungen immer mehr Verbreitung finden werden.

Wenn Sie aktuell eher zu einer Inhouse-Installation tendieren, sind für Sie vielleicht

die Überlegungen über eine hybride Umgebung interessant, die ich Ihnen in Kapitel 11

vorstellen möchte. Am schwierigsten war für mich dabei die Entscheidung, welche

Daten ich in welcher Umgebung speichern soll und wie ein plattformübergreifendes



59

1Konzept aussehen kann. Ich hoffe, dass ich Ihnen hier ein paar Tipps mit auf den Weg

geben kann, um Ihnen die Entscheidung etwas leichter zu machen.

1.5.4 Kauf eines Office-365-Plans

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Office 365 zu nutzen, stehen Sie vor der Qual

der Wahl, welchen Plan Sie kaufen möchten. Auf der Website unter https://pro-

ducts.office.com/de-de/business/office-365-business-premium finden Sie eine gute

Übersicht über die verschiedenen Pläne, wobei ein Plan eine Zusammenstellung an

Funktionen und Diensten darstellt. Sie können sich auch für eine Testversion (z. B.

für den Plan »Office 365 Business Premium«) registrieren und somit zeitlich begrenzt

die Möglichkeiten des Produkts erkunden. Während für Office 365 selbst als eine Zu-

sammenfassung vieler verschiedener Dienste recht viele Pläne angeboten werden,

gibt es für SharePoint Online aktuell nur zwei Pläne, die auf der Website unter https://

products.office.com/de-DE/sharepoint/compare-sharepoint-plans miteinander vergli-

chen werden.

Da sich die in der Cloud zur Verfügung gestellten Funktionen und Dienste stetig ver-

ändern, womit sich auch der Umfang der verschiedenen Pläne sowie die damit ver-

bundenen Kosten ändern, kann ich Ihnen an dieser Stelle keine weiteren Informa-

tionen geben. Sollten Sie jedoch weitergehende Fragen haben, können Sie mich gern

kontaktieren.

1.5.5 Exkurs für Administratoren: Installation von SharePoint On-Premise

Wenn Sie Interesse daran haben, selbst einmal SharePoint zu installieren, oder selbst

eine Umgebung für die nachfolgenden Übungen aufbauen müssen, möchte ich Ih-

nen hier im Rahmen eines Exkurses einen Einblick in die Installation eines Share-

Point Servers 2016 geben, dessen Installationsdateien Sie als Testversion im

Download Center von Microsoft herunterladen können. Die Installation ist für die

Editionen Standard und Enterprise exakt dieselbe; sie unterscheiden sich nur in dem

Produktschlüssel, den Sie im Verlauf der Installation eingeben müssen.

Ich empfehle Ihnen für die Erstellung Ihrer Testumgebung zwei virtuelle Maschinen:

� Datenbankserver: einen Rechner mit Windows Server 2012 R2 SP1 oder höher, SQL

Server 2014 SP1 oder höher und .NET Framework 4.5.2; mindestens 12 GB RAM und

4 CPUs

� SharePoint Web Frontend Server: einen Rechner mit Windows Server 2012 R2 SP1

oder höher, mindestens 12 GB RAM und 4 CPUs

Prüfen Sie bitte unter https://www.microsoft.com/de-DE/download/details.aspx?id=

51493 die Softwareanforderungen, und laden Sie die Setup-Datei herunter.


1 Einleitung

60

Installation der Systemvoraussetzungen

Nutzen Sie für die Installationen einen separaten Account, der auf beiden Servern

Administratorrechte besitzt. Starten Sie dann die Setup-Datei officeserver.img in der

virtuellen Maschine für den Web Frontend Server, damit sich der Dialog aus Abbil-

dung 1.5 öffnet. In ihm wählen Sie den Menüpunkt Softwarevoraussetzungen

installieren aus. Daraufhin wird Ihnen, wie in Abbildung 1.6 zu sehen ist, eine

Übersicht der vorzunehmenden Konfigurationsschritte sowie der notwendigen Pro-

gramme angezeigt, die in den nächsten Schritten heruntergeladen und installiert

werden.

Abbildung 1.5 Installationsdialog für SharePoint 2016

Internetkonnektivität

Achten Sie bitte darauf, dass Sie eine Internetverbindung haben, da sonst die erfor-

derlichen Programme nicht heruntergeladen werden können.

Haben Sie keine Möglichkeit, die Installation auf diese Weise durchzuführen, so müs-

sen Sie einen speziellen Offline-Modus nutzen. Weitere Informationen hierzu finden

Sie beispielsweise unter der Websiteadresse http://technet.microsoft.com/de-de/

library/ff686793.aspx.

Außerdem sollten Sie sämtliche Windows-Updates für Ihr Betriebssystem installiert

haben, da ansonsten der Konfigurations-Assistent mit verschiedenen Fehlermeldun-

gen abbricht.



61

1

Abbildung 1.6 Übersicht über die notwendigen Programme für SharePoint 2016

Über Weiter bzw. Next gelangen Sie zum nächsten Schritt des Assistenten, in dem

Sie die Lizenzbedingungen akzeptieren müssen. Anschließend wird die Installation

der erforderlichen Programme vorgenommen. Dieser Vorgang kann eine gewisse

Zeit in Anspruch nehmen und schließt mit der Aufforderung ab, den Rechner neu zu

starten. Führen Sie diesen Neustart bitte unbedingt durch, indem Sie auf die Schalt-

fläche Fertig stellen klicken.

Nach dem Neustart und den letzten Konfigurationen sind die Systemvoraussetzun-

gen für SharePoint vollständig installiert, und das Setup kann durch ein erneutes

Betätigen der Schaltfläche Fertig stellen abgeschlossen werden.

Installation von SharePoint 2016

Um das Produkt SharePoint selbst zu installieren, müssen Sie im Installationsdialog

den Menüpunkt SharePoint Server Installieren auswählen. Sollte eine Sicher-

heitsmeldung erscheinen, dann bestätigen Sie diese bitte mit Ja. Dadurch erlauben

Sie dem Setup, Änderungen am System vorzunehmen, was in diesem Fall zwingend

erforderlich ist, um die Installation erfolgreich abschließen zu können.

Nun müssen Sie den Produktschlüssel für den SharePoint Server eingeben. Es erfolgt

eine sofortige Validierung der Daten, nach der Sie über die Schaltfläche Weiter fort-

fahren können. Wie schon bei den Systemvoraussetzungen müssen Sie auch hier die

Lizenzbedingungen akzeptieren und mittels Weiter mit der Installation fortfahren.


1 Einleitung

62

Wichtige Änderung zu den bisherigen Versionen

Bei allen vorangehenden Versionen von SharePoint folgte nun der in der Installation

wichtigste Dialog. Sie mussten entscheiden, welche Art von Installation Sie durch-

führen wollten. Sie hatten dabei die Wahl zwischen Vollständig und Eigenständig.

Ich habe Ihnen in der letzten Auflage dieses Buchs von der Option Eigenständig

abgeraten, weil Sie dabei keine Möglichkeit haben, von einem Testbetrieb in einen

Produktivbetrieb von SharePoint zu wechseln. Außerdem konnten Sie gerade im Hin-

blick auf Erweiterungen für SharePoint hier keine repräsentativen Tests durchführen.

Deshalb habe ich Ihnen die Installation in der Variante Vollständig empfohlen, die

es Ihnen auch erlaubt, die Datenbanken auf der zweiten virtuellen Maschine erstel-

len zu lassen. Diese Möglichkeit hatten Sie bei der anderen Variante nicht.

Bei SharePoint 2016 entfällt diese Auswahl. Sie haben nun nicht mehr die Möglich-

keit, eine Installation in der Variante Eigenständig durchzuführen. Stattdessen wird

automatisch für Sie die Option Vollständig ausgewählt, wodurch es auch keinen

Auswahldialog mehr gibt. Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie die Installation von

Datenbank und SharePoint für Testzwecke nicht mehr auf einer Maschine durch-

führen können. Lediglich die Option über einen SQL Server Express, der automatisch

mit der Installation von SharePoint bereitgestellt wird, gibt es nun nicht mehr.

Nun folgt ein Dialog, in dem Sie den Speicherort für die zu installierenden Dateien

angeben können. Übernehmen Sie die dort voreingestellten Pfade, und betätigen Sie

die Schaltfläche Jetzt installieren. Dadurch wird die Installation durchgeführt

und der aktuelle Stand über einen Fortschrittsbalken visualisiert. Nach Abschluss der

Installation können Sie direkt den Konfigurations-Assistent starten.

Konfiguration und Erstellung der Zentraladministration

Nach der Installation der benötigten Dateien müssen Sie eine initiale Konfiguration

durchführen, damit Ihre SharePoint-Plattform einsatzbereit ist. Wenn Sie den Konfi-

gurations-Assistenten aufrufen – der auch über die Programme auf dem Server mit

dem Suchbegriff »SharePoint« jederzeit aufgerufen werden kann – und auf Weiter

klicken, erscheint der Hinweis aus Abbildung 1.7, dass bestimmte Dienste während

der Konfiguration neu gestartet werden müssen und somit für diese Zeitspanne aus-

fallen können. Da es sich jedoch in diesem Fall um eine Erstinstallation handelt, kön-

nen Sie die Meldung ohne Bedenken mit Ja bestätigen.

Auf der nächsten Seite wird Ihnen die Frage gestellt, ob Sie einen weiteren Web Front-

end Server in eine bestehende Farm integrieren oder eine neue Serverfarm erstellen

möchten. Wählen Sie bitte die Option Eine neue Serverfarm Erstellen, und fah-

ren Sie mit Weiter fort.



63

1

Abbildung 1.7 Aufruf des Konfigurations-Assistenten mit der Information

über Dienste, die durch die Konfiguration beeinflusst werden

Daraufhin müssen Sie entsprechend der Darstellung in Abbildung 1.8 die Verbin-

dung zur Datenbank angeben. Zum einen ist die IP-Adresse oder der Name des SQL

Servers erforderlich, und zum anderen müssen Sie einen Benutzer mit seinem aktu-

ellen Kennwort angeben, mit dem der Zugriff auf die Datenbanken erfolgen soll. So-

bald Sie die nötigen Angaben erfasst haben, können Sie über die Schaltfläche Weiter

mit der Konfiguration fortfahren.

Abbildung 1.8 Informationen für den Zugriff auf die Datenbanken


1 Einleitung

64

Nach der Angabe der Datenbankinformationen muss eine sogenannte Passphrase

eingegeben werden. Diese sollten Sie sich gut merken und aufschreiben, da Sie sie

später benötigen werden, zum Beispiel um weitere Web Frontend Server zu Ihrer

Farm hinzuzufügen. Die Komplexität dieses Kennwortes sollte sich an den Kenn-

wortrichtlinien Ihres Unternehmens orientieren, aber zumindest mehr als acht al-

phanumerische Zeichen mit Groß- und Kleinschreibung umfassen.

Bis hierhin ist die Konfiguration einer SharePoint-2016-Farm sehr ähnlich zu der

Konfiguration der bisherigen Produktversionen. Neu ist allerdings, dass Sie nun je-

dem Server in einer SharePoint-2016-Farm eine Serverrolle geben können. Hierfür

erscheint der Dialog aus Abbildung 1.9.

Welche Serverrolle soll ich auswählen?

Sie können weitere Informationen unter der URL https://technet.microsoft.com/de-

de/library/mt346114(v=office.16).aspx finden, um die passende Rolle für Ihren Server

zu ermitteln. Wichtig wird diese Entscheidung allerdings erst in einer Multiserver-

farm. In unserem Beispiel installieren wir schließlich nur eine Testumgebung und

können die Option Einzelserverfarm wählen, da wir alle Dienstanwendungen auf

genau einem Server bereitstellen werden. Für eine Produktivumgebung sollte Ihr

Administrator ein Konzept entwerfen, in dem er auflistet, welche Dienste benötigt

werden und welche Server und Rollen dafür erforderlich sind.

Abbildung 1.9 Serverrolle angeben



65

1Wählen Sie die Option Einzelserverfarm aus, und betätigen Sie die Schaltfläche

Weiter.

Der letzte Schritt in der Konfiguration ist die Angabe eines Ports für die Zentraladmi-

nistration und die Auswahl des Authentifizierungsanbieters (siehe Abbildung 1.10):

� Portnummer: Wenn Sie keinen Port explizit angeben, wird ein zufälliger Wert aus-

gewählt. Dies kann Ihnen oder dem Administrator aber die tägliche Arbeit er-

schweren, wenn es zum Beispiel um Portfreischaltungen geht, damit Sie die

Zentraladministration nicht nur aufrufen können, wenn Sie sich auf dem Server

selbst befinden. Setzen Sie deshalb entsprechend der Darstellung in Abbildung

1.10 den Haken bei der Einstellung Portnummer angeben, und geben Sie eine

Portnummer wie beispielsweise »12345« ein.

� Authentifizierungsanbieter: Ein Administrator wird bei der Auswahl des Authen-

tifizierungsanbieters genaue Vorstellungen davon haben, ob er die Option NTLM

oder Aushandeln (Kerberos) auswählt. Für eine Testinstallation empfehle ich

Ihnen NTLM als einfache Option ohne weiteren Administrationsbedarf.

Abbildung 1.10 Der letzte Schritt in der Konfiguration von SharePoint 2016

Als Nächstes erhalten Sie eine Zusammenfassung der Konfigurationseinstellungen.

Prüfen Sie noch einmal, ob Sie den richtigen Datenbankserver und den gewünschten

Port für die Zentraladministration angegeben haben. Sollte irgendeine Einstellung

nicht korrekt sein, können Sie über die Schaltfläche Zurück bis zu dem entsprechen-


1 Einleitung

66

den Schritt zurückgehen und die erforderlichen Änderungen vornehmen. Sind alle

Angaben korrekt, können Sie über die Schaltfläche Weiter die Konfiguration starten.

Sobald die Konfiguration erfolgreich abgeschlossen ist und wenn keine Fehler aufge-

treten sind, erscheint ein Dialog, der Ihnen Informationen zu Ihrer Konfiguration lie-

fert. Wenn Sie nun die Schaltfläche Fertig stellen betätigen, wird der Assistent

beendet und die Zentraladministration erstmalig aufgerufen.

Abbildung 1.11 Erster Aufruf der Zentraladministration nach der Erstellung der Farm

Sie werden vielleicht zuerst durch einen Dialog gefragt, ob Sie Microsoft bei der Ver-

besserung von SharePoint helfen und Fehlerberichte an Microsoft versenden möch-

ten. Wenn Sie diese Frage beantwortet haben, sollte Ihnen automatisch der in

Abbildung 1.11 dargestellte Konfigurations-Assistent angeboten werden, der Sie bei

der Einrichtung der Dienstanwendungen und einer ersten Websitesammlung unter-

stützt.

Ausführen des Konfigurations-Assistenten in der Zentraladministration

Sie werden nun gefragt, wie Sie die SharePoint-Farm konfigurieren möchten. Fol-

gende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

� »Ja, ich möchte schrittweise Anleitungen zur Konfiguration meiner Farm mithilfe

dieses Assistenten erhalten.«

� »Nein, ich führe die Konfiguration alleine aus.«



67

1Sie wählen die erste Option, indem Sie die Schaltfläche Assistenten starten betäti-

gen. Mithilfe des Assistenten konfigurieren Sie nun im ersten Schritt die Dienste von

SharePoint.

Entsprechend der Darstellung in Abbildung 1.12 lassen Sie die Auswahl der zu konfi-

gurierenden Dienste unverändert, wählen allerdings im Bereich Dienstkonto die

obere Option Vorhandenes verwaltetes Konto verwenden aus. Das dort zur

Auswahl stehende Konto sollte dem Konto entsprechen, mit dem Sie die Installation

von SharePoint vorgenommen haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Nun

werden die ausgewählten Dienste für Sie konfiguriert.

Abbildung 1.12 Konfiguration der Dienstanwendungen

Einrichten von Dienstkonten

Für die Installation unserer Testumgebung verwenden wir ein Konto für die Adminis-

tration der Farm sowie für den Betrieb sämtlicher Dienstanwendungen. In der Praxis

sollten Sie hierfür jeweils separate Konten verwenden. SharePoint wird Ihnen sogar

Warnungen liefern, wenn Sie wie hier in unserem Fall ein Konto für mehrere Aufga-

ben verwenden. Mit der Aufteilung auf verschiedene Benutzerkonten werden Sicher-

heits- und Verfügbarkeitsaspekte berücksichtigt. Sie als Anwender haben in der

Regel nichts zu tun, weil sich darum Ihr Administrator kümmert.


1 Einleitung

68

Im nächsten Schritt können Sie eine erste Websitesammlung erstellen. In Vorberei-

tung auf die späteren Übungen können Sie der Websitesammlung zum Beispiel den

Titel »Testumgebung« geben und als Websiteadresse die Option »/« in der Aus-

wahlliste selektieren. Die übrigen Einstellungen können Sie unverändert überneh-

men und mit Betätigen der Schaltfläche OK die Websitesammlung erstellen.

Sollten Sie allerdings zum jetzigen Zeitpunkt keine Websitesammlung erstellen wol-

len, so können Sie diesen Schritt mithilfe der Schaltfläche Überspringen ignorieren,

die in Abbildung 1.13 zu erkennen ist.

Abbildung 1.13 Erstellen einer ersten Websitesammlung

Kann ich die Benutzeroberflächenversion nicht mehr auswählen?

Bei SharePoint 2013 konnten Sie als Erstes im Bereich Vorlagenauswahl die Benut-

zeroberflächenversion auswählen. Sie hatten die Wahl zwischen 2013 (vorselektiert)

und 2010. Diese Option wurde Ihnen zur Verfügung gestellt, um die Migration von

SharePoint 2010 auf 2013 zu erleichtern. So konnten alte Websites auf die neue

Umgebung migriert werden und behielten trotzdem das Aussehen und Verhalten

einer SharePoint 2010-Umgebung.

Mit SharePoint 2016 gibt es diese Option nicht mehr, weil es auch keinen direkten

Migrationspfad von 2010 nach 2016 geben wird. Für alte Websites, die auf der Ver-

sion 2013 basieren, wird diese Option nicht benötigt, da die Benutzeroberfläche



69

1größtenteils gleich ist. Ältere Benutzeroberflächenver-sionen werden nun nicht

mehr unterstützt, wodurch eine Migration und eventuell eine Anpassung dieser

Websites erforderlich wird. Weitere Informationen zum Thema Migration finden Sie

in Kapitel 10, »Migration von älteren Versionen nach SharePoint 2016«.

Nachdem Sie den Schritt Websitesammlung erstellen abgeschlossen haben, wird

Ihnen eine Zusammenfassung der vorgenommenen Konfiguration angezeigt (siehe

Abbildung 1.14), die Sie über die Schaltfläche Fertig stellen verlassen können.

Abbildung 1.14 Zusammenfassung des Farmkonfigurations-Assistenten

Abbildung 1.15 Option zur Konfiguration der Hybridfunktionen sowie zum Abschließen des

Farmkonfigurations-Assistenten


1 Einleitung

70

Sie können hier auch bereits die Konfiguration für eine hybride Umgebung vorneh-

men. Dazu betätigen Sie die Schaltfläche Hybridfunktionen konfigurieren

(siehe Abbildung 1.15). Sie können auch später jederzeit die Konfiguration vorneh-

men, indem Sie in der linken Navigation den Menüpunkt Office 365 auswählen. In

Kapitel 11, »Hybride Einsatzszenarien von Office 365 und On-Premise«, werden wir

uns detaillierter mit diesem Thema beschäftigen, weshalb wir die Funktion an dieser

Stelle erst einmal ignorieren.

Erste Schritte in der Zentraladministration

Wenn Sie den Farmkonfigurations-Assistenten abgeschlossen haben, werden Sie au-

tomatisch auf die in Abbildung 1.16 dargestellte Startseite der Zentraladministration

weitergeleitet. Die Zentraladministration dient zur Verwaltung Ihrer SharePoint-

Farm und steht nur den Administratoren zur Verfügung. Jeder Anwender muss sich

an einen Administrator wenden, wenn Einstellungen verändert werden sollen, die

über die Zentraladministration vorgenommen werden müssen.

Abbildung 1.16 Startseite der Zentraladministration

Folgende Punkte werden beispielsweise zentral für alle Websites Ihrer SharePoint-

Farm konfiguriert:



71

1� Gesperrte Dateitypen: Dateien dieser Dateitypen können nicht in SharePoint ge-

speichert werden. Sobald ein Anwender versucht, eine solche Datei hochzuladen,

erhält er eine Fehlermeldung.

� Ausgehende und eingehende E-Mails: Sie können eine E-Mail-Adresse und einen

SMTP-E-Mail-Server hinterlegen, über die Warnungen, Einladungen und Benach-

richtigungen von SharePoint an Anwender versendet werden. Zusätzlich können

Sie – ausschließlich bei einer lokalen Installation – Dokumentbibliotheken als

Empfänger von E-Mails einrichten, wenn die zentrale Konfiguration für einge-

hende E-Mails vorgenommen wurde.

� Maximale Uploadgröße: Standardmäßig können Sie eine Datei hochladen, die bis

zu 2047 MB groß ist. Wird dieser Wert überschritten, so erhalten Sie eine Fehler-

meldung. Sie können den Wert bis auf 10 GB erhöhen.

Wenn Sie auf der Startseite der Zentraladministration, wie in Abbildung 1.16 darge-

stellt, einen gelben Informationsbalken mit Warnungen erhalten, können Sie sich

über den Link Diese Probleme anzeigen die Warnungen anschauen (siehe Abbil-

dung 1.17). Sie erhalten dort Informationen über die betroffenen Server und Dienste

und können mit einem Klick auf den Titel der jeweiligen Warnung die Details der

Meldung sowie eine vorgeschlagene Lösung aufrufen.

Abbildung 1.17 Warnungen in der Zentraladministration prüfen

Meistens enthält die Lösung einen Link auf eine Websiteseite, um weitere Informa-

tionen zu dem Problem zu erhalten. Die Administratoren einer SharePoint-Umge-

bung müssen diese Warnungen regelmäßig prüfen und Gegenmaßnahmen zur

Lösung der Probleme einleiten.


1 Einleitung

72

Hiermit schließen wir unseren Exkurs zur Administration der Infrastruktur unserer

Testumgebung ab und konzentrieren uns wieder auf die Aspekte zur Gestaltung Ih-

rer SharePoint-Umgebung, die für Sie als Anwender wichtiger sind.

1.6 Versionen, Editionen und Updates

Das Produkt SharePoint ist im Frühjahr 2016 in der Version 2016 erschienen. In der

Praxis werden aber häufig noch die Versionen 2010 oder 2013 genutzt. Außerdem ist

bei der Erstellung und Bereitstellung von Lösungen zu beachten, welche Edition ver-

wendet wird, da sich der Funktionsumfang eines SharePoint-Online-Plans von dem

Funktionsumfang eines Standard- oder Enterprise-Servers unterscheidet. Alle in die-

sem Buch vorgestellten Szenarien lassen sich grundsätzlich mit jeder Version bzw.

Edition umsetzen, wobei die Unterschiede an der jeweiligen Stelle erläutert werden.

1.6.1 Entwicklung von SharePoint von 2001 bis heute

Wenn man sich mit der Frage »Was ist SharePoint?« beschäftigt, lohnt sich ein Blick

zurück auf die Entwicklung dieses Produkts.

Abbildung 1.18 Entwicklung von SharePoint von 2001 bis 2016

SharePoint Server 20162016

2012

2010

2006

2003

2001


SharePoint Foundation 2013



Office SharePoint Server 2007

Windows SharePoint Services 3.0

Windows SharePoint Services 2.0

ContentManagementServer 2002

SharePoint Team Services 1.0

SharePoint Portal Server 2001

SharePoint Portal Server 2003



73

1SharePoint gibt es seit 2001, und es kann auf eine bewegte Geschichte zurückblicken.

Es entstand aus der Idee, Dokumente auf einfache Art und Weise freigeben (»sha-

ren«) und diese an einer zentralen Stelle (»point«) verwalten zu können. Aus dieser

Idee heraus hat sich eine mittlerweile weit verbreitete Plattform für die Zusammen-

arbeit und Freigabe von Informationen entwickelt.

Von Anfang an gab es eine Unterteilung in zwei verschiedene Editionen, wie Sie in

Abbildung 1.18 erkennen können. Die SharePoint Team Services stellten dabei, ähn-

lich wie die SharePoint Foundation bis zur Version 2013, diejenige Edition dar, die be-

reits über das Windows-Server-Betriebssystem lizenziert war und demnach keine

weiteren Kosten verursachte. Vorgesehen waren die Team Services für Anwender-

gruppen zwischen 5 und 75 Personen, während Einsatzszenarien mit größeren Grup-

pen von den Team Services auf den Portal Server 2001 wechseln mussten. Besondere

Features, die damals im Funktionsumfang enthalten waren, stellten das Web-Forum

und die Möglichkeit dar, Umfragen durchzuführen. Und für den Fall, dass man An-

passungen vornehmen wollte, konnte Frontpage anstelle des heutzutage genutzten

SharePoint Designers verwendet werden.

Abbildung 1.19 Homepage einer Website in »SharePoint Team Services«

und »SharePoint Portal Server 2001«

Die Startseite, wie sie in Abbildung 1.19 zu erkennen ist, findet man auch noch im

Office SharePoint Server 2007 wieder. Die einzelnen Seitenbereiche, wie zum Beispiel

die Suche, Quick Links oder der Bereich für Ankündigungen – also wichtige Informa-

tionen, die eine begrenzte Gültigkeit haben und nach Ablauf automatisch von der

Seite verschwinden sollen –, wurden auch damals schon mittels Webparts realisiert.

Diese konnten von Personen mit administrativen Rechten anders positioniert und

somit an die Bedürfnisse der Anwender angepasst werden.

Die Kernfunktion dieser Version war die zentrale Ablage von Dokumenten inklusive

einer Versionierung der Inhalte, der Pflege von Metadaten und der Unterstützung

von Freigabe- und Genehmigungsprozessen.


1 Einleitung

74

Abbildung 1.20 zeigt das damalige Aussehen einer Dokumentbibliothek. Ihre Grund-

züge sind bis heute erhalten geblieben. Auch wenn der Funktionsumfang im Laufe

der Zeit immer größer geworden ist, hatte man auch damals schon die Möglichkeit,

innerhalb einer Bibliothek nach Dokumenten zu suchen oder Filterungen nach Än-

derungsdatum, Autor oder Titel des Dokuments vorzunehmen.

Abbildung 1.20 Dokumentenablage in »SharePoint Team Services« und

»SharePoint Portal Server 2001«

Die darauf folgende Version mit den Editionen Windows SharePoint Services 2.0 und

SharePoint Portal Server 2003 setzte das Konzept der Dokumentenablage und -frei-

gabe fort, erweiterte die Funktionspalette allerdings um persönliche Websites, die

unter dem Namen My Site oder Meine Website auch in der aktuellen Version 2016 ein

Kernbestandteil sind.

Abbildung 1.21 stellt eine Teamwebsite auf Basis des SharePoint Portal Servers 2003

dar. Die Navigation im linken Bereich finden Sie konsequent in den späteren Versio-

nen wieder. So gibt es auch in SharePoint 2010 in der Navigation solche Überschriften

wie zum Beispiel Listen oder Bibliotheken oder auch Umfragen. Dieses Konzept

zieht sich konsequent durch die gesamte Produktgeschichte bis SharePoint 2013

durch. Mit der Version 2013 wurden die Apps eingeführt, die die bisher bekannten

Listen und Bibliotheken als Kernelemente ersetzt haben.

Zwischen der Version 2003 und dem Erscheinen des Office SharePoint Servers 2007

(MOSS 2007) bzw. den Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) lagen vier statt der

üblichen drei Jahre, da es sich hierbei nicht einfach um eine Weiterentwicklung des

SharePoint Portal Servers 2003 handelte, sondern neben einer Weiterentwicklung

von SharePoint auch eine Integration des bis dahin selbstständigen Content Manage-

ment Servers 2002 erfolgte.



75

1

Abbildung 1.21 Teamwebsite in »Windows SharePoint Services 2.0« und »SharePoint Portal

Server 2003«

Die Grundzüge einer Teamwebsite in der Version 2007 sind, wie Sie in Abbildung 1.22

sehen können, trotz alledem gleich geblieben, um den Anwendern den Versions-

wechsel zu erleichtern. Mit der 2007er-Version stiegen der Funktionsumfang und die

Konfigurationsmöglichkeiten erheblich an, sodass das Produkt für Unternehmen

sehr interessant wurde. Viele stiegen erst mit dieser Version ein und sammelten ihre

Erfahrungen mit SharePoint.

Abbildung 1.22 Teamwebsite in WSS 3.0 und MOSS 2007


1 Einleitung

76

Die sechs Fächer des Werkzeugkastens »SharePoint«, die ich Ihnen in Abschnitt 1.2

vorgestellt habe, stehen seit dieser Version im Wesentlichen zur Verfügung und wur-

den in den nachfolgenden Versionen lediglich erweitert bzw. entsprechend der aktu-

ellen Entwicklungen auf dem IT-Markt angepasst.

SharePoint 2010 unterscheidet sich auf den ersten Blick von seinem Vorgänger, weil

hier das Menüband eingeführt wurde, das man aus der Office-Produktpalette (zum

Beispiel bei Word oder Excel) bereits ab der Version 2007 kannte. Aber auch der

Bereich der persönlichen Websites wurde überarbeitet, sodass Sie von dieser Version

an die Möglichkeit haben, sich Ihr eigenes Netzwerk aufzubauen, Ihre Fertigkeiten

und Erfahrungen zu pflegen und darüber eine Expertensuche im Unternehmen

durchzuführen.

Auch die Komponente der Bewertung und Verschlagwortung von Inhalten wurde in

SharePoint 2010 eingeführt, um die Zusammenarbeit in Informationsräumen zu

verbessern.

Wenn Sie die Teamwebsite einer SharePoint-2010-Umgebung wie zum Beispiel in

Abbildung 1.23 betrachten und dann noch einmal zurück auf die Teamwebsite von

2007 blicken, können Sie leicht die Gemeinsamkeiten finden.

Abbildung 1.23 Teamwebsite in SharePoint Foundation und Server 2010

Bei SharePoint 2013 hingegen ist die Optik wiederum angepasst worden, was leicht an

den vier Kacheln auf der Startseite zu erkennen ist (siehe Abbildung 1.24). Da

Windows 8 und die neue SharePoint-Version sehr zeitnah hintereinander veröffent-

licht wurden und somit ein gemeinsamer Einsatz beider Produkte sicher gewünscht

war, hat Microsoft versucht, eine einheitliche Benutzeroberfläche zu schaffen.



77

1

Abbildung 1.24 Teamwebsite in SharePoint Foundation und Server 2013

Aber auch hier sollten Sie wieder einen Blick auf die Navigationsleiste links und die

grundsätzliche Struktur werfen, und schon finden Sie erneut eine Gemeinsamkeit

mit den vorangehenden Versionen.

Abbildung 1.25 Teamwebsite in SharePoint Server 2016

SharePoint 2016 unterscheidet sich nun auf den ersten Blick nicht wirklich von Share-

Point 2013. Auffällig ist vielleicht zunächst nur das schwarze Menüband im oberen

Bereich, das man bisher nur von Office 365 kannte. Und im Wesentlichen beruht


1 Einleitung

78

diese neue Version auf einer Angleichung der in der Cloud sukzessive hinzugekom-

menen Funktionen an die bisherigen Funktionen der On-Premise-Version. Das lässt

sich wieder mit der Strategie »Cloud first!« von Microsoft erklären. Der Fokus wird in

der Zukunft vermehrt auf der Weiterentwicklung der Cloud-Angebote liegen. Lange

Zeit war es sogar fraglich, ob es überhaupt eine neue On-Premise-Version geben

würde. Auch wenn Microsoft bisher offiziell verlauten lässt, dass es auch in absehba-

rer Zeit weitere On-Premise-Versionen geben wird, so werden diese im Grunde

genommen einen Abzug der bis dahin bereits in der Cloud verfügbaren oder zumin-

dest zeitgleich eingeführten Funktionsänderungen darstellen.

Beständiger Wandel

Wenn Sie SharePoint einführen, sollte Ihnen klar sein, dass Sie sich bei einer On-

lPremise-Installation über kurz oder lang mit der Thematik eines Versionswechsels

auseinandersetzen müssen, da – wie Sie anhand dieser Übersicht sehen können –

nach aktuellem Stand durchschnittlich alle zwei bis drei Jahre eine neue Version auf

dem Markt erscheint. Das heißt nicht, dass Sie auf jeden Fall immer direkt auf die

jeweils neue Version wechseln sollten. Allerdings ist vor allen Dingen bei individuel-

len Lösungen stets darauf zu achten, ob und wie diese migriert werden können oder

ob eine Neuentwicklung bei einem Versionswechsel nötig ist. Behalten Sie dies bitte

im Hinterkopf, wenn Sie Lösungen für SharePoint erstellen oder beauftragen.

1.6.2 Was sind die wesentlichen Neuerungen von SharePoint 2016?

Bei jeder neuen Produktversion stellen sich dieselben Fragen: »Was ändert sich für

mich bei der neuen Version? Was wird einfacher? Lohnt sich für mich eine Migration

auf die neue Version, oder nutze ich weiterhin die Vorgängerversion des Produkts?«

Vielleicht müssen Sie aber auch aufgrund Ihrer Lizenzverträge über einen Wechsel

auf die neue Version nachdenken – oder weil Microsoft den Support für Ihre Version

auslaufen lässt. SharePoint 2016 fokussiert sich mit seinen Änderungen gegenüber

SharePoint 2013 auf eine Angleichung der Funktionen um die Erweiterungen, die seit

der Veröffentlichung von SharePoint 2013 in Office 365 eingeführt und dort bereits

unter Last erprobt wurden. Allerdings kommen auch zusätzliche Funktionen hinzu,

die bisher auch nicht in der Cloud-basierten Variante SharePoint Online verfügbar

waren und dort nahezu zeitgleich mit der Veröffentlichung der On-Premise-Version

bereitgestellt werden.

Folgende Neuerungen möchte ich Ihnen vorstellen, da sie auch im Rahmen der

späteren Übungen relevant sind:

� Dauerhafte Links: Ein großes Ärgernis war bisher die Problematik, dass Doku-

mente beim Verschieben innerhalb der SharePoint-Umgebung ihren Link ändern,



79

1da dieser mit der Website und der jeweiligen Bibliothek bzw. dem Ordner ver-

knüpft ist, in dem das Dokument abgelegt wurde. Ein einmal verschickter Link

führte dadurch oft ins Leere. Abhilfe sollte das Feature der Dokumenten-ID schaf-

fen. Dabei wird für ein Dokument eine eindeutige ID generiert, über die es jeder-

zeit erreicht werden kann. Allerdings war es für den normalen Anwender gar nicht

so leicht, an den Link mit der Dokumenten-ID zu gelangen, und außerdem war

diese Funktion auf die Ebene der Websitesammlungen begrenzt. In SharePoint

2016 werden nun die dauerhaften Links eingeführt. Sie sollen ein Dokument über

alle Grenzen hinweg auch nach beliebigem Verschieben unter seinem ursprüngli-

chen Link wiederfinden können. Dazu wird intern eine Weiterleitung auf den ak-

tuellen Speicherort vorgenommen. Eine Voraussetzung dafür ist der Einsatz des

Office Online Servers, der in Office 365 enthalten ist und bei einer lokalen Installa-

tion auf einem separaten Server installiert werden muss.

� Schützen von Informationen (Compliance): Unter dem Begriff Data Loss Preven-

tion wird die Funktion verstanden, die Dokumente nach schützenswerten Infor-

mationen zu durchsuchen. Zur Identifizierung schützenswerter Daten werden

bereits Vorlagen für internationale Pass- oder Kreditkarteninformationen mitge-

liefert, die leicht erweitert werden können. SharePoint durchsucht Dokumente

nach den definierten Mustern (z. B. auf acht aufeinander folgende Zeichen oder

andere Zahlen-Buchstabenkombinationen). Über die bei der Analyse ermittelten

Dokumente können Berichte generiert werden. So kann z. B. über Regeln direkt

unterbunden werden, dass sensible Dokumente mit Externen geteilt oder ausge-

druckt werden können.

� Verwaltung von Dokumenten: Dokumente konnten bisher bereits über OneDrive

mit dem eigenen PC synchronisiert und offline bearbeitet werden. Nun sind Funk-

tionen hinzugekommen, um die Synchronisation selektiver zu gestalten und

nicht mehr ganze Bibliotheken auf dem eigenen System speichern zu müssen.

Außerdem lassen sich nun in Bibliotheken folgende Shortcuts für eine intuitivere

Nutzung verwenden:

– (Alt) + (N): Erstellen eines neuen Dokuments

– (Alt) + (E): Bearbeiten des aktuell ausgewählten Dokuments

– (Alt) + (U): Hochladen eines neuen Dokuments

– (Alt) + (M): Verwalten der Bibliothek

– (Alt) + (S): Freigeben von Informationen

– (Alt) + (Y): Synchronisieren der Dokumente mittels OneDrive

� Weniger Einschränkungen: Microsoft verspricht eine bessere Performance beim

Hoch- und Herunterladen von Dokumenten. Außerdem wird die Liste der ungül-

tigen Zeichen in Dateinamen kürzer. Das Limit von 5000 Elementen in einer Lis-

tenansicht wurde erhöht, und es wurde eine Unterstützung von bis zu 100.000


1 Einleitung

80

Websites pro Websitesammlung ermöglicht, ohne dass die Performance leidet.

Das Dateigrößenlimit für Uploads wurde von maximal 2 GB auf bis zu 10 GB er-

höht.

� Office 365 Gruppen: Die sogenannten Office Groups sind neu in Office 365 einge-

führt worden. Sie sind interessant für die Organisation von Teams im Hinblick auf

eine gemeinsame Kommunikation und das Teilen von Dokumenten. Eine Gruppe

wird aus Outlook 2016 heraus angelegt und verfügt über ein eigenes Exchange-

Postfach. Somit lassen sich E-Mails an eine Art Verteiler senden und gemeinsame

Termine in einem Gruppenkalender festlegen. Außerdem können Dokumente in

einem speziellen OneDrive-Ordner mit der Gruppe verknüpft werden. Eine Office

Group ist somit eine gute Option zur Unterstützung kleiner oder kurzfristiger Pro-

jekte, während größere oder langfristige Projekte mit SharePoint und gegebenen-

falls Yammer unterstützt werden sollten.

� Office Delve: Die auf Machine Learning basierende Komponente in Office 365 ana-

lysiert, wie viel der täglichen Arbeitszeit Sie mit Mails oder in Meetings verbrin-

gen, mit welchen Kollegen Sie intensiv zusammenarbeiten und auf welchen

Wegen der Informationsfluss länger dauert. Die dabei gesammelten Daten werden

für eine benutzerabhängige Anzeige von Informationen verwendet. Das heißt, die

Inhalte, die Ihnen angezeigt werden, unterscheiden sich von der Darstellung, die

Ihre Kollegen erhalten.

Sie können die angezeigten Dokumente auch in sogenannten Boards gruppieren.

Abbildung 1.26 zeigt ein solches Board, wobei die entsprechenden Dokumente als

eine Art Kachel dargestellt werden. Im unteren Bereich einer jeden Kachel haben

Sie die Möglichkeit, Schlagwörter zu vergeben und das Dokument somit beliebig

vielen Boards zuzuordnen. Existiert bereits ein Board mit diesem Namen, so wird

das Dokument diesem Board hinzugefügt. Sollte es jedoch noch kein Board mit

diesem Namen geben, so wird ein neues Board erstellt und das Dokument als ers-

tes Element diesem Board hinzugefügt. Hierüber kategorisieren Sie die Daten für

sich und Ihre Kollegen.

Sie können ein Dokument auch jederzeit aus einem Board entfernen, indem Sie

das Schlagwort über das X hinter der Bezeichnung aus der Kachel entfernen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Links auf einzelne Dokumente oder Boards

zu versenden oder Freigaben zu erteilen. Office Delve stellt damit eine Art Such-

ergebnisseite dar, um Ihnen Informationen anzubieten, die aufgrund Ihres Ver-

haltens und Ihrer Beziehung zu anderen Nutzern und Inhalten interessant und

nützlich für Sie sind. Dabei lernt das System immer weiter hinzu und verbessert

auf Basis seiner Analyse die Qualität der angezeigten Informationen; zumindest

wird das versprochen. Testen Sie diese Funktion in der Praxis aus, wenn Sie Office

365 nutzen – vielleicht liefert sie Ihnen genau die Informationen, die Sie schon im-

mer gesucht haben.



81

1

Abbildung 1.26 Boards in »Office Delve«

� Mobile Endgeräte: Die Unterstützung mobiler Endgeräte und der damit verbun-

denen Touch-Funktionen wurde erheblich verbessert. Die Darstellung unterschei-

det sich damit erheblich von der der bisherigen Versionen und ermöglicht die

Erweiterung der Einsatzszenarien auf Smartphones und Tablets.

� Excel Services: Excel Online als Teil des Office Online Servers (früher Office Web

Apps Server) löst die bisherigen Excel Services ab und erweitert somit den Funk-

tionsumfang, der Ihnen zur Verfügung steht.

� Bereitstellung neuer Websitesammlungen: Die Erstellung von neuen Website-

sammlungen wird zukünftig wesentlich schneller erfolgen. Anstelle der auf An-

frage neu erstellten Komponenten und der Aktivierung aller benötigten Features

wird nun auf Datenbankebene eine Kopie der ausgewählten Vorlage erstellt.

� Hybridumgebungen: Kernbestandteil der neuen Version ist eine möglichst gute

Integration von Office-365-Anwendungen und -Funktionen in eine lokale Share-

Point-Installation. So werden Administratoren beispielsweise durch den Prozess

geführt, um Exchange Online, das neue Videoportal oder Yammer zu integrieren

oder eine hybride Suche über alle Daten unabhängig von ihrem Speicherort einzu-

richten.


1 Einleitung

82

� Serverrollen: Sie haben im Rahmen der Installation unserer Testumgebung in Ab-

schnitt 1.5.5 bereits die neuen Rollen kennengelernt, die ein Administrator nun ei-

nem Server in der SharePoint-Farm zuweisen kann. Diese Rollen dienen zur

besseren Nutzung von Ressourcen und zu einer Optimierung der Lastverteilung.

� Zero Downtime Patching: Die Anzahl der benötigten Patches wird reduziert, und

es wird kein Neustart mehr erforderlich sein, sodass SharePoint während des lau-

fenden Betriebs aktualisiert werden kann.

� Wegfall der SharePoint Foundation: Die bisher bereits über das Windows-Server-

Betriebssystem lizenzierte Edition von SharePoint wird in der Version 2016 nicht

mehr angeboten. Stattdessen sollen für die entsprechenden Szenarien die Ange-

bote von SharePoint Online genutzt werden.

� Wegfall der bidirektionalen Benutzerprofilsynchronisation: Der integrierte Fore-

Front Identity Manager für eine bidirektionale Synchronisation von Profildaten

zwischen SharePoint und beispielsweise dem Active Directory entfällt. Sie können

die Synchronisation jedoch weiterhin durchführen, wenn Sie den ForeFront Iden-

tity Manager auf einem separaten Server installieren.

Es hat sich somit doch einiges im Hintergrund getan, auch wenn es bei einem ersten

Blick auf die verfügbaren Apps und Websitevorlagen nicht so aussah. Gerade die Ver-

schmelzung von Office 365 und SharePoint On-Premise ist eine spannende Heraus-

forderung für die Zukunft, die uns wahrscheinlich auch in der nächsten Version

begegnen wird.

Was kommt nach SharePoint 2016?

Mit der offiziellen Bereitstellung von SharePoint 2016 am 04. Mai 2016 wurden von

Microsoft bereits weitere Neuerungen angekündigt, die zunächst nur in der Cloud

verfügbar sein sollen (siehe Abschnitt 11.3.4). Eine erfreuliche Neuigkeit für alle Nut-

zer einer On-Premise-Installation ist nun, dass es zukünftig sogenannte Feature

Packs geben wird, in denen ein Teil der in der Zwischenzeit in Office 365 eingeführten

Erweiterungen bzw. Änderungen auch für On-Premise bereitgestellt wird. Ein erstes

Feature Pack ist bereits für 2017 geplant.

Vorausgesetzt Sie verfügen über die Volumen-Lizenzierung »Software Assurance«,

erhalten Sie zukünftig in regelmäßigen Zeitabständen Updates, um Ihre On-Premise-

Installation an Office 365 anzugleichen. Sie müssen die Updates nicht einspielen,

sondern können ganz nach Bedarf entscheiden, welche Funktionen Sie aus der

Cloud-Variante übernehmen möchten und welche nicht. Somit müssen Sie nun

nicht mehr wie bisher die gewohnten zwei bis drei Jahre warten, um neue Funktio-

nen in SharePoint nutzen zu können.



83

11.6.3 Welche Edition ist die richtige für mich?

Wenn Sie sich für eine On-Premise-Installation entschieden haben, müssen Sie im

Rahmen der Lizenzierung noch festlegen, welche Edition von SharePoint Sie verwen-

den möchten.

Bei früheren Versionen konnten Sie die bereits über das Windows-Server-Betriebs-

system lizenzierte Edition der SharePoint Foundation nutzen. Diese Edition stellte

alle Basisfunktionen zur Verwaltung von Teams und ihren Aufgaben, Terminen und

Dokumenten zur Verfügung. In der Praxis wurde diese Edition meistens für ein Ex-

tranet im kleinen Rahmen genutzt. Da Microsoft diese Edition nun nicht mehr anbie-

tet und eine Lizenzierung über einen On-Premise SharePoint Server 2016 für ein

Extranet wahrscheinlich sehr schnell zu kostenintensiv wird, können Sie nur entwe-

der eine der früheren Versionen weiter für diesen Zweck nutzen oder müssen auf das

Angebot von Office 365 ausweichen.

SharePoint Server Standard

Der SharePoint Server bietet in der Standard-Edition unter anderem folgende Basis-

komponenten an, die in etwa mit dem SharePoint Online Plan 1 vergleichbar sind:

Funktion Beschreibung

Aktuelle Aktivitäten Mit dem Feed »Aktuelle Aktivitäten« auf Ihrer Profilseite kön-

nen Sie andere darüber informieren, was Sie gerade tun.

Ask Me About Führen Sie Ihre Fachgebiete und Expertise auf, und laden Sie

Kollegen ein, Fragen im Bereich »Ask me about« Ihres Profils

zu stellen.

Bewertungen Bewerten Sie SharePoint-Websites, Listen, Bibliotheken und

einzelne Dokumente anhand eines Bewertungssystems mit

einer 5-Punkte-Skala, oder sagen Sie, dass Ihnen dieser Inhalt

»gefällt«.

Berechtigungs-

verwaltung

Richten Sie angepasste Berechtigungsstufen ein, oder verwen-

den Sie die sechs standardmäßig zur Verfügung stehenden

Stufen, um Ihr Berechtigungskonzept umzusetzen.

Blogs Verwenden Sie einen Blog, um Informationen in formatierter

Form inklusive Bildern zu veröffentlichen und Kommentare

hierzu durch andere Anwender zu ermöglichen. Sie können

sogar über Word Blog-Artikel verfassen.

Tabelle 1.1 Wesentliche Funktionalitäten der Edition »SharePoint Server Standard«


111

2

Kapitel 2

Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los

Ich weiß, aller Anfang ist schwer! Damit es Ihnen möglichst leichtfällt,

sich in der SharePoint-Welt zurechtzufinden, habe ich einige Einstiegs-

übungen vorbereitet, die Sie Schritt für Schritt mit der Nutzung der

grundlegenden Funktionen von SharePoint vertraut machen sollen.

Nach dem allgemeinen Überblick im vorangehenden Kapitel über die Konzepte, die

SharePoint verfolgt, lernen Sie nun am »lebenden Objekt« die wesentlichen Basis-

funktionen von SharePoint kennen. Für einen besseren Überblick finden Sie unter

den Materialien zu diesem Buch (https://www.rheinwerk-verlag.de/4131) auch eine

Checkliste, in der Sie markieren können, welche Werkzeuge Sie bereits kennenge-

lernt haben.

Zuerst erstellen Sie in Abschnitt 2.1 Ihre erste SharePoint-Website und werden dort

Ihre ersten Erfahrungen in der Nutzung der automatisch bereitgestellten Apps sam-

meln. Anschließend werden wir uns in Abschnitt 2.2 mit den vielfältigen Möglichkei-

ten beschäftigen, wie Sie Informationen zentral verwalten können. Dabei geht es

unter anderem um Aufgaben, Termine und Kontakte, aber auch um das Arbeiten mit

Listen im allgemeinen Sinne sowie um Diskussionsrunden und Umfragen.

Ein Blick auf die Funktionen für das Dokumentenmanagement und das gemeinsame

Arbeiten an Dokumenten darf nicht fehlen, denn das ist eine der Kernkomponenten

von SharePoint. Sie werden in Abschnitt 2.3 auch lernen, wie Sie mit Ordnern und

Metadaten umgehen und welche Möglichkeiten Sie haben, um Dokumente offline zu

nutzen, wenn Sie gerade keinen Zugriff auf SharePoint haben.

Wenn Sie dann wissen, wie Sie Ihre Daten an zentraler Stelle verwalten können, sollten

Sie unbedingt lernen, wie Sie diese Informationen schnell und unkompliziert für an-

dere Nutzer freigeben. Welche Berechtigungen können Sie erteilen, und wie können

Sie sich bei schützenswerten Daten sicher sein, dass nur eingeschränkte Nutzerkreise

Zugriff auf sie haben? Um genau diese Fragen kümmern wir uns in Abschnitt 2.4.

Da bei SharePoint die einzelnen Anwender mit ihrer individuellen Persönlichkeit im

Mittelpunkt stehen, erhalten Sie in Abschnitt 2.5 aufbauend auf den Basisfunktionen

einen Überblick über die Benutzerinformationen, die in SharePoint genutzt werden.


2 Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los

112

Außerdem erfahren Sie, was Sie tun können, damit jeder Anwender einen persönli-

chen Arbeitsbereich in SharePoint erhält und dort kreativ werden kann.

Danach wird es Zeit, sich mit den administrativen Tätigkeiten innerhalb Ihrer Web-

sitesammlung auseinanderzusetzen. Sie lernen in Abschnitt 2.6 die verschiedenen

Navigationskonzepte und den Unterschied zwischen den Websiteaktionen und den

Websiteeinstellungen kennen. Um die bekannten Herausforderungen eines jeden

Unternehmens meistern zu können, bietet SharePoint Vorlagen, Features und Web-

parts an. Was das genau ist, wie sich die drei Begriffe voneinander abgrenzen und wie

sie Ihnen in der Praxis helfen, werde ich Ihnen im weiteren Verlauf dieses Kapitels

detailliert erläutern.

Ich werde in Abschnitt 2.7 auch auf Funktionen der sozialen Zusammenarbeit ein-

gehen. Sie werden zum Beispiel ein Wiki nutzen, Bewertungen durchführen und

Inhalte kategorisieren. Dabei werden Sie eigene Seiten erstellen und Webparts hin-

zufügen und konfigurieren. Und wenn das noch nicht ausreicht, schauen wir uns ab-

schließend in Abschnitt 2.8 gemeinsam den SharePoint Store an und werden dabei

eine erste App in unserer Website installieren und nutzen.

Wenn wir gemeinsam diese Etappe erfolgreich abgeschlossen haben, sind wir bestens

gerüstet, um zum Beispiel in Kapitel 3 unser eigenes Intranet aufzubauen.

Das sind jetzt erst einmal recht viele Themen, die vielleicht auf den ersten Blick er-

schlagend wirken. Aber wir schauen sie uns Schritt für Schritt an, und plötzlich fügt

sich eins zum anderen wie die Teile eine Puzzles. Fangen wir doch am besten direkt

mit der Erstellung einer Website an.

2.1 Meine erste SharePoint-Website erstellen

In dieser ersten Übung erstellen wir gemeinsam Ihre erste SharePoint-Website, und

Sie lernen anhand eines einfachen Szenarios, wie Sie die wesentlichen Funktionen

der automatisch bereitgestellten Apps nutzen können.

Wenn Sie bei einer Übung nicht weiterkommen, haben Sie die Möglichkeit, mir unter

[email protected] Fragen zu stellen und mir Feedback zu geben. Ich werde Ih-

nen so schnell wie möglich weiterhelfen.

2.1.1 Erstellen einer Websitesammlung

Mein Ziel ist es, dass Sie nach erfolgreichem Abschluss aller Übungen zum einen ein

grundlegendes Wissen über die möglichen Einsatzgebiete von SharePoint in Ihrem

Unternehmen haben und zum anderen eine aussagekräftige Demo-Umgebung be-

sitzen, mit deren Hilfe Sie den Entscheidern (sofern es sich dabei nicht um Sie selbst

handelt) zielgerichtet die Möglichkeiten dieser Plattform vorstellen können.



113

2

Als Erstes benötigen Sie eine Websitesammlung, in der Sie die Übungen durchführen

können. Falls Sie über administrative Berechtigungen verfügen, können Sie nun ab-

hängig von der gewählten Hosting-Variante folgendermaßen mit der Erstellung der

Websitesammlung beginnen:

� SharePoint Online: In Office 365 können Sie über das Icon oben links den

Menüpunkt Administrator aufrufen, wodurch Sie das Office 365 Admin Center

öffnen. Dort können Sie in der linken Navigation den Menüpunkt Administra-

tor • SharePoint aufrufen. Sie gelangen dadurch in das SharePoint Admin Cen-

ter, das mit der Zentraladministration der On-Premise-Variante vergleichbar ist.

Dort können Sie im Menüband über den Menüpunkt Neu • Private Website-

sammlung mit der Erstellung der Websitesammlung beginnen.

� On-Premise: Falls Sie eine On-Premise-Installation nutzen und im Rahmen unse-

res Exkurses in Abschnitt 1.5.5 bereits eine Websitesammlung erstellt haben, kön-

nen Sie diesen Schritt überspringen. Sollten Sie die Erstellung übersprungen

haben und verfügen Sie über die Rechte eines Farmadministrators, so können Sie

die Zentraladministration aufrufen.

Abbildung 2.1 Startseite der Zentraladministration

Die Zentraladministration ist über den Server zu erreichen, auf dem Sie Share-

Point installiert haben. Wählen Sie dazu Programme • SharePoint 2016 Pro-

ducts • SharePoint 2016-Zentraladministration. Abbildung 2.1 stellt die

Startseite der Zentraladministration dar, auf der sich auch direkt in der Rubrik

Anwendungsverwaltung der Menüpunkt Websitesammlungen erstellen



114

befindet. Falls Sie unter dem Menüpunkt Webanwendungen verwalten nur

eine Webanwendung mit dem Port Ihrer Zentraladministration finden, sollten Sie

zuerst noch eine neue Webanwendung unter dem Port 80 erstellen, da diese von

der Websitesammlung benötigt wird.

Wie komme ich als Anwender an eine neue Websitesammlung?

Wenn Sie lediglich Anwender sind und deswegen nicht die administrativen Berechti-

gungen besitzen, um eine Websitesammlung zu erstellen, sollten Sie sich an Ihren

Administrator wenden und ihn darum bitten, eine Websitesammlung auf Basis der

Vorlage Teamwebsite zu erstellen und Ihnen die Rechte des Websitesammlungs-

administrators zu verleihen.

Die nachfolgenden Schritte sind für SharePoint Online und die On-Premise-Variante

nahezu identisch. Sie werden wie auf der Seite aus Abbildung 2.2 aufgefordert, die

nötigen Informationen zur Erstellung Ihrer Websitesammlung anzugeben:

1. Wählen Sie einen Titel für Ihre Websitesammlung aus, zum Beispiel Ihren Namen

und dahinter die Bezeichnung »Testumgebung«.

2. Geben Sie eine URL wie zum Beispiel »testumgebung« an, unter der Ihre Lösungen

erreichbar sein sollen.

3. Wählen Sie als Vorlage die Option Teamwebsite aus der Kategorie Zusammenarbeit

aus. Ihnen stehen grundsätzlich Vorlagen aus drei verschiedenen Kategorien zur

Verfügung:

– Zusammenarbeit

– Enterprise

– Veröffentlichen

Sie können einmal die verschiedenen Vorlagen anklicken und sich die daraufhin

erscheinende Beschreibung der jeweiligen Vorlage anschauen, um ein besseres

Gefühl für die verschiedenen Vorlagen zu erhalten. Vergessen Sie aber bitte nicht,

zum Schluss wieder die Vorlage Teamwebsite auszuwählen, da die weiteren

Schritte auf dieser Vorlage aufbauen und mit einer andern Vorlage unter Umstän-

den nicht funktionieren.

In der vierten Registerkarte, Benutzerdefiniert, finden Sie aktuell keine Vorlagen.

Hier werden Vorlagen abgelegt, die Sie vielleicht selbst erstellt haben oder die

durch Drittanbieter dort bereitgestellt werden. Gängig ist jedoch, dass Drittanbie-

ter eigene Kategorien definieren, wodurch neue Registerkarten erscheinen.

4. Geben Sie Ihren eigenen Benutzernamen als Primären Websitesammlungsadmi-

nistrator an.



115

2

Abbildung 2.2 Erstellen einer Websitesammlung

Abbildung 2.3 Auswahl einer Vorlage sowie der Administratoren



116

Abbildung 2.2 und Abbildung 2.3 stellen die Seite für die Erstellung Ihrer Website-

sammlung dar. Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, könnten Sie sie mit der

Schaltfläche OK bestätigen, und die Websitesammlung wird für Sie erstellt. Sobald

der Vorgang abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung und können

nun mit den Übungen beginnen.

2.1.2 Erstellen einer Website

In unserer Websitesammlung erstellen wir nun unsere erste Website. Wenn Sie die

Websitesammlung für Ihre Übungen unter der eben angegebenen URL aufrufen, be-

finden Sie sich bereits innerhalb einer Website, weil eine Websitesammlung immer

bei der Erstellung auch eine Website auf oberster Ebene mit sich bringt. Eine Website-

sammlung ohne mindestens eine Website gibt es nicht.

Inhalt der Website der obersten Ebene

Sie erstellen nun eine Unterwebsite, indem Sie in der Website auf oberster Ebene den

Menüpunkt Websiteinhalte in der linken Navigationsleiste aufrufen (siehe Abbil-

dung 2.4).

Abbildung 2.4 Websiteinhalte der Website auf oberster Ebene

Sie erhalten nun einen Überblick über den Inhalt der Website auf oberster Ebene. Er

umfasst fünf Bibliotheken und eine Liste:



117

2

� Dokumente: Verwenden Sie eine Dokumentbibliothek, um Dokumente zu

speichern, zu verwalten, zu synchronisieren und mit anderen Personen gemein-

sam zu nutzen. Für eine Zusammenarbeit an Dokumenten können Sie die ge-

meinsame Dokumenterstellung, Versionsverwaltung und das Auschecken

verwenden. Wenn sich Ihre Dokumente an einem Ort befinden, kann jeder immer

die neuesten Versionen abrufen, wenn sie benötigt werden. Außerdem können Sie

Ihre Dokumente synchronisieren, sodass Sie auf Ihrem lokalen Computer offline

auf sie zugreifen können.

� Formatbibliothek: Verwenden Sie die Formatbibliothek, um Stylesheets (z. B. CSS-

oder XSLT-Dateien) zu speichern. Die Stylesheets in diesem Katalog sind für diese

Website und alle zugehörigen Unterwebsites verfügbar.

� Formularvorlagen: In dieser Bibliothek werden vom Administrator genehmigte

Formularvorlagen gespeichert, die für Ihre Websitesammlung aktiviert wurden.

� MicroFeed: Auf der Startseite Ihrer Website haben Sie vielleicht den Newsfeed-

Bereich gesehen. Dort wird Ihnen eine Funktion zum Micro Blogging angeboten.

Um die dort erfassten Beiträge und die darauf basierende Kommunikation zu

speichern, wird im Hintergrund diese Liste verwendet.

� Websiteobjekte: Verwenden Sie diese Bibliothek, um Dateien zu speichern, die auf

Seiten in dieser Website enthalten sind, z. B. Bilder auf Wiki-Seiten.

� Websiteseiten: Verwenden Sie diese Bibliothek, um verschiedene Websiteseiten

innerhalb Ihrer Websitesammlung zu erstellen und somit die Inhalte Ihres Portals

strukturiert darzustellen. Bei dieser Bibliothek handelt es sich um eine unterei-

nander verbundene Sammlung von Websiteseiten, die einfach zu bearbeiten sind.

Die Seiten können Text, Bilder und Webparts enthalten.

Listen, Bibliotheken und andere Apps

Wenn Sie frühere Versionen von SharePoint kennen, sind Ihnen die Begriffe Listen

und Bibliotheken bekannt. Im Grunde genommen ist in SharePoint alles, was Infor-

mationen speichern kann, eine Liste. Listen sind mit Tabellen zu vergleichen, bei

denen Sie als Anwender frei die Spalten und deren Datentypen definieren können,

ähnlich wie das bei Excel auch möglich ist.

Bibliotheken sind spezielle Listen, weil sie Dateien speichern können. In einer Biblio-

thek wird für jede hochgeladene bzw. dort gespeicherte Datei ein Datensatz, ein

sogenanntes Element, angelegt, das die Metadaten speichert und als Anhang die

Datei beinhaltet. Neben der Dokumentbibliothek, die zur Speicherung aller Dateien

gedacht ist, gibt es weitere Bibliotheken; zum Beispiel für Bilder, PowerPoint-Folien,

InfoPath-Formulare oder Wiki-Seiten.

Was ist dann aber eine App? Der Begriff ist mit SharePoint 2013 eingeführt worden

und wird mit SharePoint Online und SharePoint 2016 konsequent weitergeführt –



118

genau wie der SharePoint Store, in dem Sie Apps kaufen bzw. in Ihrer Web-

sitesammlung installieren können. Alles in SharePoint ist eine App. Listen sind Apps;

Bibliotheken damit auch. Webparts und Features können auch Apps sein. Website-

vorlagen oder spezielle Lösungen sind Apps. Auch ein Workflow kann eine App sein.

»App« ist im Grunde ein anderes Wort für die vorher verwendeten Begriffe Liste,

Bibliothek, Webpart & Co – und somit nur ein Sammelbegriff.

Jetzt erstellen Sie eine neue Unterwebsite

Unter den Websiteinhalten werden auch die Unterwebsites der jeweiligen Website

aufgelistet. Wählen Sie den Menüpunkt Neue Website aus, um eine neue Unterweb-

site zu erstellen.

Die daraufhin erscheinende Seite dient zum Erstellen Ihrer ersten Website. Geben Sie

bitte entsprechend der Abbildung 2.5 folgende Informationen an:

� Titel und Beschreibung: Da es Ihre erste Website ist, kann der Titel »Meine erste

Website« nicht verkehrt sein, und als Beschreibung wäre »In dieser Website lerne

ich die Basisfunktionalitäten von SharePoint kennen.« sinnvoll.

� Websiteadresse: Der URL-Name ist bis zu der Website vorgegeben, in der Sie die

Unterwebsite erstellen. Danach können Sie zum Beispiel »mysite« angeben. Da-

runter ist Ihre Website zukünftig erreichbar.

� Vorlagenauswahl: Als Vorlage wählen Sie bitte Teamwebsite aus. Wundern Sie

sich bitte nicht, falls Sie mehr Vorlagen zur Auswahl haben, als in der Abbildung

dargestellt sind. Das kann daran liegen, dass Sie eine höhere Edition oder Share-

Point Online nutzen.

� Berechtigungen: Standardmäßig ist bei der Erstellung einer Unterwebsite die

Option Berechtigungen wie in übergeordneter Website verwenden aus-

gewählt. Diese Variante ist in der Regel zu empfehlen, damit Sie die Informationen

mit den gleichen Personen teilen können, die in der Websitesammlung zuge-

lassen sind. Wenn Sie von vornherein wissen, dass nur ausgewählte Personen

Zugriff auf die Website bekommen sollen und daher ein anderes Berechtigungs-

konzept als in der übergeordneten Website gelten soll, ist die zweite Option,

Eigene Berechtigungen verwenden, vielleicht die bessere. In Abschnitt 2.4,

»Inhalte für andere Benutzer freigeben«, gehe ich im Detail darauf ein.

� Navigation und Navigationsvererbung: Unter den Einstellungen für die Naviga-

tion der neuen Unterwebsite lassen Sie die Standardwerte wie in Abbildung 2.6 un-

berührt. Was diese im Detail bedeuten und was Sie beachten sollten, wird in

Abschnitt 2.6.1, »Navigationsmöglichkeiten und -einstellungen«, näher erläutert.



119

2

Abbildung 2.5 Erstellen einer neuen Website, Teil 1

Abbildung 2.6 Erstellen einer neuen Website, Teil 2


463

4

Kapitel 4

Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten

Das nächste Meeting steht an. Aber wo finde ich die Dokumente, an

denen wir zuletzt gearbeitet haben? Was muss ich vorher noch erledi-

gen, und welche anderen Termine muss ich auch in meiner Tages-

planung unterbringen?

In unserem Arbeitsalltag ist es wichtig, dass wir stets den Überblick über unsere an-

stehenden Aufgaben und Termine behalten. So müssen unter Termindruck Doku-

mente erstellt, freigegeben und veröffentlicht werden, ohne dass die Qualität der

Arbeit darunter leidet.

Mit jeder erledigten Aufgabe wächst aber auch unser Wissen, das wir im Sinne des

Unternehmens und vor allem in unserem eigenen Interesse mit unseren Kollegen

teilen sollten, um somit neues Wissen zu generieren. Wenn zwei Mitarbeiter, die je-

der für sich ein Experte auf ihrem Gebiet sind, gemeinsam eine Aufgabe bearbeiten,

kann ein viel besseres Ergebnis herauskommen, als wenn jeder allein die Aufgabe er-

ledigt hätte. Das sind die Synergieeffekte, die bei neuen Teamkonstellationen entste-

hen können. Jeder kann dem anderen das Wissen vermitteln, das dieser bis dahin

noch nicht hatte und im Gegenzug von dem Wissen des anderen profitieren. Der per-

sönliche Horizont (der sogenannte Blick über den Tellerrand hinaus) kann plötzlich

Lösungsoptionen für Aufgaben aufzeigen, die vorher noch nicht einmal im Rahmen

des Möglichen erschienen – einfach weil beide Mitarbeiter nicht über genug Wissen

verfügten.

Wie können wir uns dabei helfen, unser Wissen besser untereinander auszutauschen

und dadurch als Team und Unternehmen immer besser zu werden? Wie können wir

schnell auf unsere Aufgaben zugreifen, uns die richtigen Ansprechpartner ins Boot

holen und Termine festlegen? Und wo legen wir am besten unsere Dokumente und

Notizen ab?

Um diese Thematik kümmern wir uns in diesem Kapitel. Dabei wollen wir keine Insel-

lösung für diesen Bereich schaffen, sondern die benötigten Lösungsbausteine in un-

ser bisher erstelltes Mitarbeiterportal integrieren. Dieses Portal soll uns bei allen


4 Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten

464

Aufgaben in unserem Arbeitsalltag als zentrale Anlaufstelle dienen und unsere erste

Wahl für unternehmensinterne Informationen und Prozesse werden.

4.1 Teamräume zur Unterstützung des Wissensmanagements und des täglichen Informationsaustauschs

Die im Rahmen der täglichen Arbeit gewonnenen Erkenntnisse sollen zur Unterstüt-

zung der Zusammenarbeit von jedem Mitarbeiter an einer zentralen Stelle ohne

großen Aufwand dokumentiert und so mit den anderen Mitarbeitern geteilt werden

können. Dadurch muss nicht jeder von Neuem bestimmte Dinge lernen, sondern

kann beispielsweise auf Ihr Wissen und das der Kollegen zurückgreifen. Sie bauen ge-

wissermaßen einen gemeinsamen Wissensbereich auf.

Werkzeuge, Apps und Tools für die Lösungen in dieser Übung

Folgende Werkzeuge und Tools werden Sie bei der Durchführung dieser Übung näher

kennenlernen:

Es gibt bestimmt auch Wissen, das Sie nicht der Allgemeinheit zur Verfügung stellen

möchten oder dürfen. Natürlich dürfen geheime Formeln oder Verfahren für die Pro-

duktion auf keinen Fall in die Hände der Konkurrenz fallen. Diese Informationen sol-

len selbst in Ihrem Unternehmen nur einer sehr kleinen Anzahl von Personen

zugänglich sein. Überlegen Sie aber bitte, ob es nicht doch Wissen gibt, das Sie mit Ih-

ren Kollegen teilen möchten. Welche Fragen werden Ihnen öfter gestellt, bzw. welche

Fragen stellen Sie Ihren Kollegen? Über solche Informationen können Sie sich in ei-

ner gemeinsamen Wissensplattform austauschen.

Ob man dafür ein Wiki, einen Blog oder ganz andere Komponenten nutzen kann,

werden Sie in dieser Übung lernen. Sie lernen die Stärken und Schwächen der unter-

schiedlichen Komponenten kennen und können für sich und Ihre Kollegen eine Art

Richtlinie entwickeln, die genau definiert, wo welche Art von Informationen abgelegt

werden sollen. Je verständlicher so eine Richtlinie ist, umso einfacher gestaltet sich

Werkzeuge und Apps Tools und Techniken

� Ankündigungen & Blog

� Wiki-Seitenbibliothek

� Diskussionsrunde

� Communities

� Aufgaben & Dokumentbibliothek

� Informationsrichtlinie zur Ablage

von Inhalten

� Wissensmanagement

� Teamorganisation


4.1 Teamräume zur Unterstützung des Wissensmanagements und Informationsaustauschs

465

4

für Sie die Veröffentlichung neuer Informationen und desto höher kann die Benut-

zerakzeptanz Ihrer Lösung sein. Das Ergebnis der Übung ist eine Plattform für das

Wissensmanagement, in der Sie Wissen erfassen und leicht wiederfinden können.

Bei der täglichen Arbeit werden stets neue Erkenntnisse gewonnen, die zur Verbesse-

rung der Arbeitsabläufe beitragen können und somit dokumentiert und mit den Kol-

legen und den Vorgesetzten geteilt werden sollten. So kann einem Mitarbeiter zum

Beispiel auffallen, dass er persönlich durch Einsatz eines anderen Verfahrens bzw.

durch eine neue Vorgehensweise bessere Arbeitsergebnisse erzielt. Wenn dieser Mit-

arbeiter eine Möglichkeit hätte, diese Erkenntnis für sich zu dokumentieren und sie

zugleich den Kollegen und seinem Vorgesetzten als Verbesserungsvorschlag vorzu-

stellen, könnte eine Diskussion zu dem Thema angestoßen werden. Daraus kann

dann eventuell eine Verbesserung des Arbeitsprozesses folgen.

Wie Sie in Abbildung 4.1 erkennen können, ist an der Informationsplattform im

Grunde genommen nur eine Anwendergruppe beteiligt. Es handelt sich dabei um

alle Mitarbeiter, wobei hier auch die Führungskräfte dazu gezählt werden. Es ist

natürlich möglich, den Führungskräften in dieser Plattform zusätzliche Rechte zu er-

teilen. In dieser Übung werden sie allerdings gleichberechtigt mit den übrigen Mitar-

beitern als Teil des Teams betrachtet.

Abbildung 4.1 Anforderungen an eine Informationsplattform für die Mitarbeiter aus

Forschung und Entwicklung

Folgende Funktionen werden von den Mitarbeitern benötigt:

� Erfassung: Neue Informationen sollen schnell erfasst werden. Je nach Kategorie

der Information soll diese an dem für sie vorgesehenen Ort veröffentlicht werden

können. Um schnell den richtigen Ort zu finden, wird eine Richtlinie für die Ab-

Forschung und Entwicklung

Mitarbeiter Mitarbeiter

Neue Informationen veröffentlichen

Nach Informationen suchen

Informationen austauschen

Richtlinie für die Ablage von Informationen

entwickeln

Aufgaben verteilen



466

lage von Informationen benötigt, die entweder vom Vorgesetzten vorgegeben

oder gemeinsam von den Mitarbeitern definiert wird.

� Austausch: Es soll eine Möglichkeit geben, Informationen untereinander auszu-

tauschen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter auf die veröffentlichten Informa-

tionen mit einem Kommentar oder einer Antwort reagieren darf. Es soll eine Art

Forum geben, in dem sich die Mitarbeiter untereinander austauschen und ge-

meinsam neue Ideen entwickeln können.

� Suche: Die einmal veröffentlichten Informationen sollen leicht wiedergefunden

werden können, um einen Mehrwert aus der Dokumentation des Wissens zu er-

halten. Wenn Wissen zwar erfasst, jedoch nicht mehr gefunden werden kann, wer-

den Sie keinen Erfolg mit der Einführung der Informationsplattform haben.

� Aufgaben: Wenn zum Beispiel ein Verbesserungsvorschlag umgesetzt oder detail-

liert beschrieben werden soll, macht es Sinn, wenn die Aufgabe dazu direkt inner-

halb der Informationsplattform erstellt werden kann, damit das geplante

Vorhaben nicht in Vergessenheit gerät. Sie soll den Mitarbeitern die Möglichkeit

geben, einen Überblick über die gerade aktiven Aufgaben zu erhalten und sich in

Teams selbst zu organisieren.

Die benötigten Funktionen sollten in der Praxis durch Vertreter der Anwender-

gruppe detailliert beschrieben und nach der Umsetzung getestet werden.

4.1.1 Vorschlag für eine Informationsrichtlinie

SharePoint bietet Ihnen viele verschiedene Möglichkeiten zur Veröffentlichung Ihrer

Informationen an. Tatsächlich sind es so viele Möglichkeiten, dass es anfangs verwir-

rend sein kann. »Gibt es nicht einfach einen Ort, an dem ich meine Informationen

ablegen kann?«, werden Sie sich fragen. Wenn Sie den Anwendern zu viele Möglich-

keiten geben und es keine klaren Richtlinien gibt, nach denen die Informationen ver-

öffentlicht werden sollen, werden die Anwender schnell auf andere Mittel auswei-

chen, die aus ihrer Sicht einfacher zu verwenden sind.

Das kann zum Beispiel dazu führen, dass die Informationen per E-Mail hin und her

geschickt werden. Damit liegen diese Informationen allerdings in den Postfächern

einzelner Mitarbeiter und können nicht von der gesamten Belegschaft genutzt wer-

den. Im Zweifelsfall wissen Sie noch nicht einmal, dass der Kollege etwas Neues her-

ausgefunden hat – und das nur, weil er die Informationsplattform nicht genutzt hat.

Im Wesentlichen stehen Ihnen die vier Inhaltscontainer »Ankündigungen«, »Wiki«,

»Blog« und »Diskussionsrunde« zur Verfügung, deren Anwendungsgebiete in Ta-

belle 4.1 beschrieben werden.



467

4

Komponente Anforderungen und Anwendungsgebiete

Wiki Möchten Sie Ihr Wissen festhalten und mit anderen

Mitarbeitern teilen?

Wenn es sich um Wissen bzw. neue Erkenntnisse handelt, die Sie

dokumentieren möchten, um diese einerseits selbst einfach

nachschlagen zu können und um andererseits dieses Wissen

den Kollegen zu Verfügung zu stellen, so ist ein Wiki die richtige

Wahl.

Hier steht Ihnen ein umfangreicher Rich-Text-Editor zur Verfü-

gung, damit Sie Ihr Wissen mit Bildern, weiterführenden Doku-

menten oder auch externen Quellen in Form von Hyperlinks

festhalten können.

Möchten Sie Wissen miteinander verknüpfen und daraus neues

Wissen genieren?

Wenn Sie im Wiki suchen, finden Sie neben Ihren eigenen Beiträ-

gen auch die Informationen, die von den Kollegen erfasst wur-

den. Wenn Sie Beiträge finden, die im Kontext Ihrer Beiträge

auch Sinn machen, sollten Sie diese miteinander verknüpfen.

Vielleicht ergibt sich aus Ihrem Wissen und dem Wissen Ihrer

Kollegen eine neue Möglichkeit für bestimmte Arbeitsabläufe.

Blog Sollen Kommentare zu der Information erfasst werden können?

Wenn Sie die Kollegen über Neuigkeiten informieren und

zusätzlich eine Rückmeldung von ihnen erhalten möchten, kön-

nen Sie die Ankündigungen nicht verwenden. Dafür werden Sie

einen Blog nutzen. Dort kann jeder Anwender Kommentare zu

einem Beitrag erfassen. Allerdings haben Sie hier keine Möglich-

keit, eine Gültigkeitsdauer anzugeben.

Sollen die Informationen in chronologisch absteigender

Reihenfolge dargestellt werden?

In einem Blog wird die zuletzt veröffentlichte Information stets

zuoberst angezeigt. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, über

die Schnellstartleiste nach Kategorien zu filtern oder im Archiv

nach älteren Beiträgen (wie beispielsweise aus dem vergange-

nen Monat) zu suchen.

Tabelle 4.1 Anwendungsgebiete der Komponenten »Wiki«, »Blog«, »Ankündigungen«

und »Diskussionsrunde«



468

Wenn Sie nun eine neue Information veröffentlichen möchten, müssen Sie für sich

entscheiden, wo diese am besten abgelegt werden soll. Prüfen Sie doch am besten

einmal anhand der in Tabelle 4.2 genannten Auswahlkriterien, um was für eine Art

von Information es sich handelt. Ich bin mir sicher, dass Sie auf diese Weise schnell

den richtigen Ablageort finden werden.

Ankündigungen Hat die Information eine begrenzte Gültigkeit?

Wenn Sie eine neue Ankündigung erfassen, können Sie im Feld

Läuft ab ein Datum angeben. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die von

Ihnen erfasste Information gültig und wird den Anwendern

angezeigt.

Hierüber können Sie die Mitarbeiter zum Beispiel über einen

anstehenden Termin oder eine wichtige Änderung bzw. neue

Regelungen informieren.

Diskussionsrunde Handelt es sich um eine Frage oder um eine Information, die in

der Gruppe diskutiert werden soll?

Wenn Sie eine Frage zu einem Thema oder eine Idee haben, die

Sie mit Ihren Kollegen diskutieren möchten, benötigen Sie ein

Forum, wie man es aus dem Internet kennt.

Foren sind in SharePoint die sogenannten Diskussionsrunden.

Hier können Sie neue Threads eröffnen und ein Thema oder eine

Fragestellung beliebig lang und breit erörtern.

Ankündi-gungen

Blog Wiki Diskussions-runde

Gültigkeit für Infor-

mation angeben

Informationen kom-

mentieren

()

Wissen dokumen-

tieren

Tabelle 4.2 Vorschlag für eine Informationsrichtlinie zur Veröffentlichung neuer

Informationen in Form von Ankündigungen, Blog- und Wiki-Artikeln oder

Diskussionsrunden

Komponente Anforderungen und Anwendungsgebiete

Tabelle 4.1 Anwendungsgebiete der Komponenten »Wiki«, »Blog«, »Ankündigungen«

und »Diskussionsrunde« (Forts.)



469

4

Gibt es auch bei den möglichen Ablageorten für Informationen weitere Unterschiede?

Je nach aktivierten Features können Sie neben einer Wiki-Seitenbibliothek auch die

Websitevorlage Unternehmenswiki nutzen. Diese bietet Ihnen bereits aus der ein-

zelnen Wiki-Seite heraus die Möglichkeit, die dort veröffentlichten Informationen in

Form von Metadaten zu kategorisieren und Bewertungen vorzunehmen. Allerdings

können Sie über eine Aktivierung des Features für die Veröffentlichungsinfrastruktur

auch diese Funktionen nachträglich für Ihr Wiki konfigurieren.

4.1.2 Konzeption: Welche Funktionen benötigen wir zur Verwaltung

von Aufgaben, Terminen und Dokumenten?

Auf Basis der als Beispiel definierten Anforderungen müssen Sie nun ein Konzept für

die mögliche Umsetzung erstellen. In dieser Übung könnten wir die Websitevorlage

Teamwebsite verwenden, um alle Editionen zu unterstützen. Eine Bibliothek Doku-

mente wird damit automatisch bereitgestellt. So könnten wir schon einmal unsere

Dokumente gemeinsam im Team erstellen und jederzeit darauf zugreifen.

Auf Basis dieser Website würden wir dann noch weitere Listen und Bibliotheken be-

reitstellen. Allerdings stehen uns die Communitywebsites zur Verfügung, die auto-

matisch nach ihrer Erstellung auch in der Auflistung unseres Communityportals

erscheinen.

Aus diesem Grund werden wir gleich eine solche Community anlegen und die gege-

benenfalls fehlenden Elemente dort hinzufügen. Dazu gehören folgende Apps:

Informationen mit-

einander verknüpfen

Fragen stellen und

beantworten

Gemeinsam Ideen

entwickeln

Ankündi-gungen

Blog Wiki Diskussions-runde

Tabelle 4.2 Vorschlag für eine Informationsrichtlinie zur Veröffentlichung neuer

Informationen in Form von Ankündigungen, Blog- und Wiki-Artikeln oder Diskussions-

runden (Forts.)



470

� Dokumentbibliothek »Dokumente«: Sie dient zur Ablage von Dokumenten, die

wir mit dem Team teilen möchten oder auf die wir uns in Diskussionen oder Wiki-

Artikeln beziehen möchten.

� Aufgabenliste »Aufgaben«: Die Aufgabenliste nutzen Sie, um Aufgaben und Ter-

mine den verantwortlichen Teammitgliedern zuzuweisen und den Status zu ver-

walten.

� Ankündigungsliste »Ankündigungen«: Für Informationen mit einer begrenzten

Gültigkeit werden Sie diese Liste einrichten.

Für die Veröffentlichung von Informationen können wir Wiki-Seiten in der Biblio-

thek Websiteseiten anlegen und die Diskussionsrunde nutzen, die die Kernkompo-

nente einer Communitywebsite ausmacht.

Zusätzlich werden wir einen Blog einrichten, z. B. »Team Sommerfest« für die Unter-

stützung eines Teams, das sich für die Organisation eines Sommerfests zusammen-

gefunden hat. In unserem Szenario wird die Community für die Informationsver-

waltung von Unternehmensfesten verwendet. Jedes Team, das irgendwann in der

Firmengeschichte eine Feier plant, kann hier auf die Erfahrung aller Teams zugreifen,

die vorher bereits einmal eine Feier veranstaltet haben. Für besondere Informatio-

nen speziell für das einzelne Team kann dann der Blog genutzt werden. Dabei han-

delt es sich allerdings um eine Unterwebsite. Sie können einen Blog nicht innerhalb

einer Website erstellen. Daher müssen Sie sich Gedanken über eine sinnvolle Naviga-

tion zwischen einem Blog und den übergeordneten Websites machen.

4.1.3 Community zur Unterstützung des Wissensmanagements einrichten

Wenn wir an die Anwender denken, die schnell eine neue Community gründen

möchten, fehlt uns in der globalen Navigation noch ein Menüpunkt Neue Commu-

nity gründen, der auf die Seite zur Erstellung einer neuen Unterwebsite vom Typ

Communitywebsite verlinkt. In meiner Umgebung lautet der Link hierzu:

/websites/communities/_layouts/15/newsbweb.aspx

Ich bringe den Link in meiner Navigation unter dem Menüpunkt Wir@CONET unter

und positioniere ihn dort unterhalb des Menüpunkts Communities.

Der Link führt ins Leere?

Haben Sie bisher die Übungen durchgeführt und in Kapitel 3 das Mitarbeiterportal

aufgebaut? Insbesondere Abschnitt 3.6.6 ist für uns jetzt relevant. Dort wurden am

Beispiel von besuchten Seminaren die Communities vorgestellt und die Strukturen

mit dem Communityportal und den Communitywebsites geschaffen.



471

4

Sollten Sie diese Abschnitte übersprungen haben, so müssen Sie hier zumindest den

zuletzt genannten Abschnitt nachholen, damit die weiteren Schritte wie beschrieben

durchgeführt werden können.

Wir probieren unseren neuen Link in der Navigation direkt einmal aus und befinden

uns auf der gewohnten Seite, um eine neue Unterwebsite anzulegen. Geben Sie als Ti-

tel zum Beispiel »Team Unternehmensfeier« an, um beispielsweise Teams zu unter-

stützen, die neben ihrer normalen Arbeit auch ein Unternehmensfest organisieren

und eine gemeinsame Plattform zur Verwaltung von Aufgaben, Terminen und Ideen

benötigen. Als Vorlage wählen wir natürlich die Communitywebsite aus und über-

nehmen im Bereich Navigationsvererbung die Navigation der übergeordneten

Website.

In der neuen Website müssen Sie nun die benötigten Listen und den Blog einrichten.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie die Websiteinhalte der Website auf, und klicken Sie auf den Menüpunkt

App hinzufügen.

2. Wählen Sie die App Dokumentbibliothek aus, geben Sie den Namen »Dokumente«

an, und betätigen Sie die Schaltfläche Erstellen.

3. Wählen Sie unter den Websiteinhalten den Menüpunkt App hinzufügen aus.

4. Wählen Sie die App Aufgaben aus, geben Sie den Namen »Aufgaben« an, und

betätigen Sie die Schaltfläche Erstellen.

5. Wählen Sie unter den Websiteinhalten den Menüpunkt App hinzufügen aus.

6. Wählen Sie die App Ankündigungen aus, geben Sie den Namen »Ankündigungen«

an, und betätigen Sie die Schaltfläche Erstellen.

7. Wählen Sie unter den Websiteinhalten den Menüpunkt Neue Website aus.

8. Geben Sie als Titel »Team Sommerfest« und für die Websiteadresse den Wert

»team-sommerfest« an. Wählen Sie die Websitevorlage Blog aus, und erstellen Sie

den Blog über die Schaltfläche Erstellen.

Sie sollten sich nun entsprechend der Darstellung in Abbildung 4.2 innerhalb des ge-

rade erstellten Blogs befinden. Dabei fällt Ihnen sicher auf, dass Sie die Navigation

der übergeordneten Website übernehmen. Das bedeutet aber auch, dass Sie in dem

Fall, dass die übergeordnete Website ebenfalls die Navigation ihrer übergeordneten

Website übernimmt, unter Umständen keine Möglichkeit haben, zur Community

»Team Unternehmensfeier« zu navigieren.



472

Abbildung 4.2 Blog für die Teams, die ein Sommerfest organisieren

Rufen Sie daher unter den Websiteeinstellungen den entsprechenden Menüpunkt

auf, um die Leiste für häufig verwendete Links bzw. die globale Navigation zu bearbei-

ten. Fügen Sie dort einen Link auf die Website der Fachabteilung hinzu.

Navigieren Sie nun wieder zu der Communitywebsite, und konfigurieren Sie dort die

Schnellstartleiste, sodass die Anwender über sie die folgenden Listen sowie den Blog

aufrufen können:

� Aufgaben (Ansicht »Meine Aufgaben«)

� Teams (Menüpunkt, der wieder auf die Startseite verweist, weil er als Überschrift

für die späteren Unterwebsites agiert)

– Team Sommerfest (Link auf den Blog)

� Wiki (verweist auf die Seitenbibliothek Websiteseiten; vielleicht erstellen Sie eine

neue Wiki-Seite, auf die Sie hier verlinken)

� Kategorien (Menüpunkt nicht verändern)

� Mitglieder (Menüpunkt nicht verändern)

� Info (Menüpunkt nicht verändern)

Sofern die entsprechenden Menüpunkte noch nicht existieren und somit nur ver-

schoben werden müssen, um ein ansprechenderes Gesamtbild zu erreichen, können

Sie die Links auf die Listen und Bibliotheken über die Websiteinhalte ermitteln.

Entsprechend der Darstellung in Abbildung 4.3 sollten alle von Ihnen erstellten Lis-

ten und Bibliotheken mit dem Hinweis Neu gekennzeichnet sein.



473

4

Abbildung 4.3 Websiteinhalte unserer Community

Abschließend richten Sie die Homepage dieser Website ein. Dazu rufen Sie diese

zunächst über den Menüpunkt Start in der Schnellstartleiste auf, öffnen diese dann

über das Menüband Seite und den Menüpunkt Bearbeiten im Bearbeitungsmodus

und führen folgende Schritte durch:

1. Fügen Sie auf der linken Spalte das Webpart Dokumente und auf der rechten das

Webpart Ankündigungen hinzu, indem Sie im Menüband Einfügen den Menü-

punkt Webpart auswählen und in der Kategorie Apps das entsprechende Webpart

selektieren.

2. Im oberen Bereich können Sie dann einen Willkommenstext erfassen und dabei

die gewohnten Formatierungsmöglichkeiten nutzen.

3. Speichern Sie Ihre Änderungen über den Menüpunkt Speichern im Menüband

Text formatieren.

Wenn wir unseren Teamraum nun ein wenig mit Leben füllen, kann er so wie in Ab-

bildung 4.4 aussehen. Über einfache Wege können wir

� Dokumente ablegen, gemeinsam daran arbeiten und sie aufrufen,

� Fragen einstellen und beantworten,

� neue Erkenntnisse als Wiki-Artikel veröffentlichen,

� Aufgaben einander zuweisen und den Status verwalten,


Auf einen Blick

Auf einen Blick

TEIL I Grundlagen verstehen und anwenden .............................................. 27

1 Einleitung ............................................................................................................. 29

2 Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los ..................... 111

TEIL II Die Lösung wichtiger Aufgaben mit einem

Mitarbeiterportal unterstützen ............................................................ 333

3 Aufbau eines mitarbeiterzentrierten Intranets ....................................... 335

4 Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten ........................ 463

5 Integration von weiteren Unternehmensprozessen in Ihr Mitarbeiterportal ........................................................................................ 555

6 Wichtige Aufgaben in Ihrem Portal, die Sie nicht vergessen sollten ............................................................................................... 719

TEIL III Eine Internetpräsenz oder einen Webshop bereitstellen ............ 855

7 Aufbau einer Internetpräsenz ....................................................................... 857

8 Einen Webshop einrichten ............................................................................. 915

9 Die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern unterstützen ......... 967

TEIL IV Weiterführende Informationen ........................................................... 1003

10 Migration von älteren Versionen nach SharePoint 2016 ...................... 1005

11 Hybride Einsatzszenarien von Office 365 und On-Premise ................. 1027

12 Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen ........................................ 1049

13 Schnellzugriff auf die für Sie relevanten Inhalte .................................... 1067


Inhalt

5

Inhalt

Geleitwort .............................................................................................................................................. 17

Vorwort .................................................................................................................................................. 19

TEIL I Grundlagen verstehen und anwenden

1 Einleitung 29

1.1 Ziel dieses Buches ............................................................................................................... 29

1.2 Was ist SharePoint überhaupt? .................................................................................... 31

1.2.1 Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Partnern .................................... 33

1.2.2 Communities und Wissensmanagement .................................................... 34

1.2.3 Dokumentenmanagement ............................................................................... 36

1.2.4 Web Content Management ............................................................................. 37

1.2.5 Suchen und Finden .............................................................................................. 37

1.2.6 Business Intelligence .......................................................................................... 39

1.2.7 Individuelle Lösungen ......................................................................................... 40

1.3 Erfahrungen von Anwendern: Wofür setze ich SharePoint ein? ................... 41

1.3.1 »SharePoint ist ein Dokumentenmanagementsystem!« ....................... 41

1.3.2 »SharePoint ist eine Suchmaschine für meine

Unternehmensdaten!« ...................................................................................... 42

1.3.3 »Mit SharePoint löse ich meinen Fileserver und meine

Outlook-Aufgaben ab!« ..................................................................................... 42

1.3.4 »Mit SharePoint habe ich meine Projektmanagementlösung

gefunden!« ............................................................................................................. 43

1.3.5 »SharePoint ist perfekt für die Zusammenarbeit mit externen

Partnern!« ............................................................................................................... 44

1.3.6 »Unser neues Intranet ist mit SharePoint so einfach zu bedienen

und sieht sehr gut aus!« .................................................................................... 44

1.3.7 »SharePoint kann alles ein bisschen, aber nichts so ganz!« .................. 45

1.3.8 »Jeder Prozess kann auf SharePoint abgebildet werden!« .................... 45

1.3.9 »SharePoint macht mein Unternehmen zum Social Business!« ......... 46

1.3.10 »Alle unternehmensrelevanten Daten laufen in SharePoint

zusammen und werden aufbereitet dargestellt!« ................................... 47

1.3.11 War das bereits alles, was SharePoint kann? ............................................. 47


Inhalt

6

1.4 Typische Herausforderungen bei der Einführung ................................................ 47

1.4.1 Welches Ziel möchten Sie mit der Einführung von

SharePoint erreichen? ........................................................................................ 48

1.4.2 Vorbereitung der Einführung ........................................................................... 48

1.4.3 Die inhaltliche Struktur festlegen .................................................................. 51

1.4.4 Verantwortlichkeiten und Dokumentationsempfehlungen ................. 52

1.5 Office 365 vs. On-Premise-Installation ...................................................................... 54

1.5.1 Wie sieht SharePoint Online aus? .................................................................. 54

1.5.2 Möglichkeiten bei Office 365 im Vergleich zu SharePoint 2016 ........... 56

1.5.3 Wolke oder Erde? Eine Gefühlssache! ........................................................... 57

1.5.4 Kauf eines Office-365-Plans .............................................................................. 59

1.5.5 Exkurs für Administratoren: Installation von SharePoint

On-Premise ............................................................................................................. 59

1.6 Versionen, Editionen und Updates ............................................................................. 72

1.6.1 Entwicklung von SharePoint von 2001 bis heute ...................................... 72

1.6.2 Was sind die wesentlichen Neuerungen von SharePoint 2016? .......... 78

1.6.3 Welche Edition ist die richtige für mich? ..................................................... 83

1.6.4 Wie komme ich an Updates für meine SharePoint-Umgebung? ........ 88

1.7 Alte und neue Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen ............... 89

1.7.1 Veraltete Tools, die weiter überleben ........................................................... 89

1.7.2 Datenverarbeitung und Formulare mit Access und Visio Services ..... 94

1.7.3 Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint ...................................... 96

1.7.4 Business Intelligence Tools ............................................................................... 101

1.7.5 Erweiterung von Formularen mit JavaScript-Erweiterungen ............... 103

1.7.6 Wenn alle Stricke reißen .................................................................................... 103

1.7.7 Welches Tool ist nun das richtige für mich? ............................................... 105

2 Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los 111

2.1 Meine erste SharePoint-Website erstellen .............................................................. 112

2.1.1 Erstellen einer Websitesammlung ................................................................. 112

2.1.2 Erstellen einer Website ...................................................................................... 116

2.1.3 Die bereitgestellten Apps nutzen ................................................................... 121

2.2 Informationen zentral verwalten ................................................................................ 127

2.2.1 Arbeiten mit benutzerdefinierten Listen ..................................................... 127

2.2.2 Besondere Listen zur Verwaltung von Hyperlinks nutzen ..................... 158


Inhalt

7

2.2.3 Aufgaben, Termine und Kontakte verwalten ............................................. 165

2.2.4 Diskussionsrunden, Umfragen und Ankündigungen .............................. 186

2.3 Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ................................................................. 195

2.3.1 Ein erster Blick auf die Dokumentbibliothek .............................................. 195

2.3.2 Automatische und manuelle Versionierung von Dokumenten ........... 199

2.3.3 Exklusives Sperren von Dokumenten ............................................................ 205

2.3.4 Parallele Dokumentenbearbeitung ............................................................... 209

2.3.5 Verwendung von Metadaten anstelle von Ordnern ................................ 211

2.3.6 Inhaltstypen nutzen ............................................................................................ 214

2.3.7 Offlineverfügbarkeit und ihre Grenzen ........................................................ 218

2.4 Inhalte für andere Benutzer freigeben ...................................................................... 223

2.4.1 Benutzer und Gruppen verwalten .................................................................. 223

2.4.2 Websiteberechtigungen .................................................................................... 226

2.4.3 Websitesammlungsadministratoren ............................................................ 227

2.4.4 Neue Berechtigungsstufen erstellen ............................................................. 228

2.4.5 Neue Gruppe erstellen ....................................................................................... 231

2.4.6 Berechtigungen überprüfen ............................................................................. 233

2.4.7 Informationen schnell freigeben .................................................................... 234

2.4.8 Berechtigungen einschränken ......................................................................... 237

2.5 Benutzerinformationen und mein persönlicher Arbeitsbereich .................... 238

2.5.1 Was weiß SharePoint mindestens über mich? .......................................... 239

2.5.2 Mein Profil .............................................................................................................. 243

2.5.3 Meine Website ...................................................................................................... 250

2.5.4 Wie sieht mein Profil für andere Nutzer aus? ............................................ 255

2.5.5 Office Delve in Office 365 als Ersatz für «Meine Website« .................... 258

2.6 Administration von Websites und Websitesammlungen ................................ 262

2.6.1 Navigationsmöglichkeiten und -einstellungen ......................................... 263

2.6.2 Websiteaktionen vs. Websiteeinstellungen ............................................... 271

2.6.3 Vorlagen, Features und Webparts .................................................................. 280

2.6.4 Websiteinhalt und »Inhalt und Struktur« nutzen .................................... 295

2.7 Erstellen von Seiten und Hinzufügen von Webparts .......................................... 298

2.7.1 Inhalte einstellen und Formate nutzen ........................................................ 299

2.7.2 Webparts hinzufügen ......................................................................................... 301

2.7.3 Webparteigenschaften pflegen ...................................................................... 302

2.7.4 Webparts miteinander verknüpfen ............................................................... 304

2.7.5 Seiten verwalten und mittels Workflows freigeben ................................ 309

2.7.6 Seitenvorlagen nutzen ....................................................................................... 316


Inhalt

8

2.8 Apps aus dem SharePoint Store ................................................................................... 320

2.8.1 Wie füge ich eine App aus dem SharePoint Store zu meiner

Website hinzu? ..................................................................................................... 320

2.8.2 Website-App-Berechtigungen verstehen .................................................... 326

2.8.3 Weitere Informationen zu installierten Apps erhalten ........................... 328

2.9 Die nächsten Schritte ........................................................................................................ 330

TEIL II Die Lösung wichtiger Aufgaben mit einem Mitarbeiterportal unterstützen

3 Aufbau eines mitarbeiterzentrierten Intranets 335

3.1 Wie fange ich damit an und erstelle die Informationsarchitektur? ............. 337

3.1.1 Konzeption der Navigation im Mitarbeiterportal ..................................... 338

3.1.2 Vorbereitung unseres Portals .......................................................................... 339

3.2 Bereitstellung von Abteilungs- und Unternehmensinformationen ............ 343

3.2.1 Regelungen und Vorgaben im Unternehmen ............................................ 346

3.2.2 Neuigkeiten, Pressemitteilungen und Geschäftsziele ............................ 352

3.2.3 Angebote für die Mitarbeiter veröffentlichen ........................................... 356

3.2.4 Betriebs- und Abteilungsversammlungen .................................................. 357

3.2.5 Darstellung von Informationen aus den Fachbereichen ........................ 361

3.3 Unterstützung des Redaktionsprozesses ................................................................. 367

3.3.1 Wie soll der Prozess für die Erstellung und Freigabe neuer

Inhalte aussehen? ................................................................................................ 367

3.3.2 Seiten erstellen und bearbeiten ...................................................................... 370

3.3.3 Prozess für die Veröffentlichung von Informationen .............................. 376

3.3.4 Die Veröffentlichung (temporär) aufheben ................................................ 378

3.4 Möglichkeiten zur Einbindung der Mitarbeiter ..................................................... 380

3.4.1 Bereitstellen eines schwarzen Bretts ............................................................ 381

3.4.2 Inhalte bewerten und kommentieren .......................................................... 384

3.4.3 Ideen einstellen, diskutieren und bewerten ............................................... 390

3.4.4 »Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag!« – eine Funktion

für den ganz besonderen Tag .......................................................................... 393

3.5 Onboarding von neuen Mitarbeitern ......................................................................... 396

3.5.1 Vorbereitungen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter .................................. 398

3.5.2 Herzlich Willkommen als neues Mitglied des Teams .............................. 407

3.5.3 Der »Neue« stellt sich vor – der Mitarbeitersteckbrief ........................... 410

3.5.4 Wer ist noch neu dabei? – Kollegen finden ................................................. 420


Inhalt

9

3.6 Weiterbildungsmaßnahmen planen, durchführen und

Feedback einholen .............................................................................................................. 421

3.6.1 Seminarangebot verwalten .............................................................................. 423

3.6.2 Bedarf an einem Seminar melden .................................................................. 430

3.6.3 Anmeldung durch die Personalabteilung und die Vorgesetzten

der Mitarbeiter prüfen ....................................................................................... 434

3.6.4 Termin für ein Seminar festlegen und die Mitarbeiter einladen ......... 436

3.6.5 Abschließende Arbeiten an unserer Website ............................................. 439

3.6.6 Communities für den Wissenstransfer gründen ...................................... 441

3.6.7 Seminare auf Basis festgelegter Kriterien bewerten ............................... 444

3.6.8 Auswertung der Rückmeldungen vornehmen ........................................... 452

3.7 Zentrales Adressbuch ........................................................................................................ 454

4 Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten 463

4.1 Teamräume zur Unterstützung des Wissensmanagements und

des täglichen Informationsaustauschs ..................................................................... 464

4.1.1 Vorschlag für eine Informationsrichtlinie ................................................... 466

4.1.2 Konzeption: Welche Funktionen benötigen wir zur Verwaltung

von Aufgaben, Terminen und Dokumenten? ............................................. 469

4.1.3 Community zur Unterstützung des Wissensmanagements

einrichten ................................................................................................................ 470

4.2 Prozessunterstützung im Rahmen des Projektmanagements ....................... 476

4.2.1 Eine Liste zur Verwaltung der Projekte einrichten .................................... 479

4.2.2 Einen Projektarbeitsraum auf Basis einer eigenen Vorlage

erstellen ................................................................................................................... 481

4.2.3 Websitevorlage für Projekte definieren ....................................................... 486

4.2.4 Mein erstes Projekt anlegen ............................................................................. 492

4.2.5 Projektmanagement mit Project Server 2016 ............................................. 495

4.3 Unternehmensweites Vorlagenmanagement am Beispiel des

Angebotserstellungsprozesses ..................................................................................... 497

4.3.1 Die Website zur Ablage von Vorlagen und Dokumenten

einrichten ................................................................................................................ 499

4.3.2 Freigabeprozess für neue Versionen einer Vorlage .................................. 501

4.3.3 Konfiguration von Vorlagen für eine Dokumentbibliothek .................. 503

4.3.4 Eine Angebotsmappe erstellen ....................................................................... 507

4.3.5 Dauerhafte Links nutzen ................................................................................... 511


Inhalt

10

4.3.6 Pflege von Metadaten zur Unterstützung der Suche .............................. 514

4.3.7 Integration von Metadaten in ein Word-Dokument ............................... 515

4.3.8 Den Dokumentinformationsbereich zur Pflege der

Dokumenteigenschaften nutzen ................................................................... 517

4.3.9 Exkurs für Entwickler: Textbausteine zur Erstellung von

Word-Dokumenten nutzen .............................................................................. 519

4.3.10 Feedback zu einem Dokument einfordern .................................................. 528

4.3.11 Wann ist ein Dokument veraltet? .................................................................. 531

4.4 Planung von Mitarbeitern und Nachverfolgung von Aufgaben .................... 533

4.4.1 Zentrale Ressourcen erfassen .......................................................................... 538

4.4.2 Planung von zentralen Ressourcen ................................................................ 541

4.4.3 Einsatzplanung von Mitarbeitern vornehmen ........................................... 544

5 Integration von weiteren Unternehmens-prozessen in Ihr Mitarbeiterportal 555

5.1 Rekrutierung neuer Mitarbeiter ................................................................................... 557

5.1.1 Eine Website für das Personalmanagement einrichten ......................... 559

5.1.2 Stellenausschreibungen verwalten ............................................................... 561

5.1.3 Neue Bewerbungen erfassen ........................................................................... 564

5.1.4 Unterlagen zu einer Bewerbung hinzufügen ............................................. 573

5.1.5 Das Personalauswahlverfahren durchführen ............................................ 579

5.1.6 Statusänderungen vornehmen ....................................................................... 584

5.2 Verwaltung von Mitarbeiterdaten .............................................................................. 585

5.2.1 Daten von bereits angestellten Mitarbeitern erfassen ........................... 586

5.2.2 Kandidaten als Mitarbeiter einstellen .......................................................... 591

5.2.3 Aufgaben für die Begrüßung neuer Mitarbeiter ....................................... 603

5.3 Verwaltung von Arbeitszeiten ...................................................................................... 609

5.3.1 Projekte und Aktivitäten verwalten ............................................................... 610

5.3.2 Arbeitszeiten erfassen ........................................................................................ 617

5.3.3 Urlaub beantragen und Abwesenheitszeiten in die Zeiterfassung

übertragen .............................................................................................................. 624

5.3.4 Kunden- oder mitarbeiterbezogene Auswertungen durchführen ...... 631

5.4 Unterstützung der internen IT mit einem Ticketsystem ................................... 638

5.4.1 Ticketsystem aufbauen ...................................................................................... 640

5.4.2 Ein Ticket erstellen ............................................................................................... 646

5.4.3 Tickets bearbeiten und Notizen hinzufügen .............................................. 648

5.4.4 Integration einer Systemüberwachung ....................................................... 650


Inhalt

11

5.5 Besucher ankündigen und begrüßen ......................................................................... 658

5.5.1 Neue Besucher ankündigen ............................................................................. 661

5.5.2 Workflow für das Aufgabenmanagement nutzen ................................... 670

5.5.3 Arbeitsbereiche zur Verwaltung der Termine nutzen ............................. 674

5.5.4 Wie wird der Besuch begrüßt? ........................................................................ 678

5.6 Zentrale Erfassung von Telefonnotizen .................................................................... 686

5.7 Prozesse überwachen ........................................................................................................ 693

5.7.1 Modellierung eines Prozesses mit Visio und Verknüpfung mit

einer Datenquelle ................................................................................................ 695

5.7.2 Überwachung des Prozesses in SharePoint ................................................ 701

5.7.3 Aggregation von Daten in einem Business Intelligence Center ........... 708

5.7.4 Exkurs: einen Prozess mit einem Workflow besser unterstützen ....... 714

5.7.5 Zwischenfazit und Ausblick .............................................................................. 718

6 Wichtige Aufgaben in Ihrem Portal, die Sie nicht vergessen sollten 719

6.1 Informationen suchen und finden .............................................................................. 720

6.1.1 Exkurs für Farmadministratoren: Konfiguration der Suche in

einer On-Premise-Installation ......................................................................... 722

6.1.2 Konfiguration der Suche in SharePoint Online .......................................... 739

6.1.3 Anpassung der Suchergebnisseite im Suchcenter .................................... 741

6.1.4 Suchen ohne ein Suchcenter ............................................................................ 743

6.2 Design- und Layoutanpassungen ................................................................................ 747

6.2.1 Eine Designvorlage für SharePoint 2013 und 2016 erstellen ................. 748

6.2.2 Gestaltungsvorlagen ausprobieren und anpassen .................................. 754

6.2.3 Erstellen einer neuen Gestaltungsvorlage .................................................. 758

6.2.4 Layoutanpassungen mittels CSS .................................................................... 767

6.2.5 Layoutanpassungen mittels Anzeigevorlagen ........................................... 772

6.3 Ein Datenarchiv erstellen und nutzen ....................................................................... 783

6.3.1 Wann sind Daten veraltet, und wer legt das fest? ................................... 783

6.3.2 Datenarchiv vs. direkte Verwaltung der Datensätze ............................... 784

6.3.3 Ein Dokument als Datensatz deklarieren .................................................... 785

6.3.4 Ein Datenarchiv einrichten ............................................................................... 789

6.3.5 Daten an ein Archiv senden .............................................................................. 791

6.4 Aufbau eines Compliance Centers ............................................................................... 791

6.4.1 eDiscovery Center ................................................................................................ 792

6.4.2 In-Situ-Speicherrichtliniencenter ................................................................... 800


Inhalt

12

6.4.3 Compliancerichtliniencenter ........................................................................... 802

6.4.4 Security & Compliance Center in Office 365 ............................................... 808

6.5 Berichte .................................................................................................................................... 809

6.6 Möglichkeiten für Mehrsprachigkeit ......................................................................... 814

6.6.1 Primäre Sprache für eine Website auswählen ........................................... 815

6.6.2 Weitere Sprachen für eine Website konfigurieren ................................... 816

6.6.3 Nutzen von Variationen und Übersetzungsdiensten .............................. 817

6.7 Ist SharePoint mobil? ........................................................................................................ 826

6.7.1 Ansicht für mobile Browser nutzen ............................................................... 827

6.7.2 Responsive UI Package für SharePoint 2013 und 2016 ............................. 834

6.7.3 SharePoint Mobile App ...................................................................................... 838

6.7.4 Eine Website mit vielen Gesichtern ............................................................... 839

6.7.5 Abonnieren mobiler Benachrichtigungen ................................................... 842

6.7.6 Pushbenachrichtigungen nutzen ................................................................... 843

6.7.7 Business Intelligence auf meinem iPad ........................................................ 843

6.7.8 Arbeiten mit Office-Dokumenten .................................................................. 846

6.7.9 SharePoint weiß, wo ich gerade bin! ............................................................. 848

TEIL III Eine Internetpräsenz oder einen Webshop bereitstellen

7 Aufbau einer Internetpräsenz 857

7.1 Den Redaktionsprozess aus dem Intranet-Szenario übernehmen ............... 861

7.1.1 Veröffentlichungsinfrastruktur nutzen ....................................................... 862

7.1.2 Anonymen Zugriff aktivieren ........................................................................... 863

7.2 Ausschreibungen publizieren ........................................................................................ 865

7.2.1 Bibliotheken für die Veröffentlichung der Informationen einrichten 866

7.2.2 Ausschreibungsunterlagen erstellen und bearbeiten ............................. 868

7.3 Karriereportal einrichten ................................................................................................. 873

7.3.1 Authentifizierung der Bewerber ..................................................................... 873

7.3.2 Stellenausschreibungen veröffentlichen ..................................................... 875

7.3.3 Bewerbung einreichen ....................................................................................... 880

7.3.4 Unterlagen zu einer Bewerbung hinzufügen und den Status

überprüfen ............................................................................................................. 890

7.3.5 Informationen zu Vorstellungsgesprächen oder

Telefoninterviews abrufen ............................................................................... 891


Inhalt

13

7.4 Eventmanagement verbessern ..................................................................................... 892

7.4.1 Informationen zu Veranstaltungen erfassen ............................................. 894

7.4.2 Veranstaltungen veröffentlichen ................................................................... 897

7.4.3 Zu einer Veranstaltung anmelden ................................................................. 909

7.4.4 Eine Anmeldung oder Veranstaltung stornieren – und was ist

mit der Warteliste? .............................................................................................. 912

8 Einen Webshop einrichten 915

8.1 Nutzung des Produktkatalogs ....................................................................................... 916

8.1.1 Erstellen der Website für den Produktkatalog ........................................... 918

8.1.2 Einen Produktkatalog einrichten und die ersten Produkte

anbieten .................................................................................................................. 921

8.1.3 Produktkatalog freigeben ................................................................................. 934

8.1.4 Webshop einrichten ............................................................................................ 937

8.1.5 Exkurs für Fortgeschrittene: den Webshop optisch anpassen ............. 943

8.2 Verwaltung von Bestellungen und Wareneingang ............................................. 949

8.2.1 Anpassungen am Webshop vornehmen ...................................................... 951

8.2.2 Exkurs für Fortgeschrittene: Eingabemasken für Anfragen

anpassen ................................................................................................................. 956

8.2.3 Produkte und Bestellungen miteinander verknüpfen ............................. 962

9 Die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern unterstützen 967

9.1 Kundendaten verwalten und ausgewählte Informationen freigeben ....... 968

9.1.1 Stammdaten von Kunden und Ansprechpartnern verwalten .............. 970

9.1.2 Kontakt zu Ansprechpartnern dokumentieren .......................................... 976

9.1.3 Suche nach Informationen ............................................................................... 985

9.2 Arbeitsräume für den Informationsaustausch mit Kunden nutzen ............. 990

9.2.1 Erstellen einer Vorlage für den Arbeitsraum .............................................. 991

9.2.2 Einrichten eines neuen Arbeitsraums inklusive der erforderlichen

Zugriffsrechte ........................................................................................................ 994

9.2.3 Nutzen der verschiedenen Möglichkeiten ................................................... 999


Inhalt

14

TEIL IV Weiterführende Informationen

10 Migration von älteren Versionen nach SharePoint 2016 1005

10.1 Warum sollen wir auf SharePoint 2016 migrieren? ............................................. 1006

10.2 Welche Herausforderungen sind bei einer Migration zu

berücksichtigen? ................................................................................................................. 1008

10.2.1 Einbeziehen der Mitarbeiter ............................................................................. 1008

10.2.2 Entscheidung für eine Migration oder ein Upgrade ................................ 1009

10.2.3 Kein direkter Migrationsweg von SharePoint 2007 oder 2010

auf 2016 ................................................................................................................... 1010

10.2.4 Eigenentwicklungen, aufgepasst! .................................................................. 1011

10.3 Empfohlene Vorgehensweise für ein Upgrade ...................................................... 1011

10.4 Möglichkeiten für eine Migration ............................................................................... 1014

10.4.1 QuickEdit und Windows Explorer zur Übertragung von Inhalten ....... 1015

10.4.2 Sharegate ................................................................................................................ 1016

10.4.3 Content Matrix ..................................................................................................... 1024

10.4.4 Entscheidung für eine Migrationslösung .................................................... 1025

11 Hybride Einsatzszenarien von Office 365 und On-Premise 1027

11.1 Eine hybride Umgebung einrichten ............................................................................ 1028

11.2 Inhalte in einer hybriden Umgebung suchen ......................................................... 1031

11.3 Beispiele für interessante Funktionen in Office 365 ........................................... 1032

11.3.1 Nutzung des Videoportals ................................................................................ 1032

11.3.2 Wie lassen sich Office Groups nutzen? ........................................................ 1041

11.3.3 Neues Look & Feel für SharePoint-Bibliotheken ........................................ 1044

11.3.4 Weitere Neuerungen auch nach der Veröffentlichung

von SharePoint 2016 in Planung ..................................................................... 1047


Inhalt

15

12 Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen 1049

12.1 Unterschiede zwischen SharePoint Online und On-Premise ........................... 1049

12.2 Technische Einschränkungen auf allen Plattformen .......................................... 1050

12.2.1 Allgemeine Einschränkungen .......................................................................... 1051

12.2.2 Dateigrößenbeschränkung ............................................................................... 1051

12.2.3 Einschränkungen bei der Auswahl von Dateinamen ............................... 1053

12.2.4 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2016 ................................................... 1054

12.2.5 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2013 und früher .............................. 1055

12.2.6 Workflows .............................................................................................................. 1058

12.2.7 Suchfunktionen .................................................................................................... 1058

12.3 Eigene Ideen planen und umsetzen ............................................................................ 1058

12.3.1 Präsentation Ihrer Idee ....................................................................................... 1059

12.3.2 Detaillierte Anforderungsanalyse .................................................................. 1060

12.3.3 Konzeption, Realisierung und Dokumentation ......................................... 1062

12.3.4 Präsentation Ihrer Lösung ................................................................................. 1063

12.3.5 Pilotphase und Meldung von Fehlern und Änderungswünschen ....... 1064

12.3.6 Schulung der verschiedenen Anwendergruppen ...................................... 1065

12.3.7 Abnahme und Produktivsetzung .................................................................... 1066

13 Schnellzugriff auf die für Sie relevanten Inhalte 1067

13.1 Schnellzugriff für Anwender und Poweruser ......................................................... 1068

13.1.1 Was mache ich, wenn ich bestimmte Webparts oder Apps

nicht finde? ............................................................................................................ 1068

13.1.2 Gemeinsamer Überblick über die in den Übungen verwendeten

Werkzeuge .............................................................................................................. 1069

13.1.3 Übersicht der verwendeten Tools .................................................................. 1074

13.2 Schnellzugriff für angehende Administratoren .................................................... 1076

13.3 Schnellzugriff für angehende Entwickler ................................................................. 1080

Wohin geht unsere Reise? ................................................................................................................ 1081

Index ........................................................................................................................................................ 1083


Index

1083

Index

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.webpart 293

»Senden an«-Verbindungen konfigurieren 790

/_vti_bin/lists.asmx 959

A

Access 94

Access Services 40, 87, 94, 631

Access-App 95, 284, 290, 631

Active Directory 956

AddListItemTemplate.xml 958

Adressbuch 225

Aktuelle Aktivitäten 83

Alternative URL für CSS-Datei 770

Analysebaum 103

Analyseberichte 102

Analysis Services 710

Anbieterfeldname 691

Anforderungsanalyse 1060

Ankündigungen 186, 284, 345, 352, 468

Ankündigungskacheln 290, 638

Anonymer Zugriff 864, 874

Ansicht für mobile Browser 290, 833

Ansichten

Ansicht erstellen 146

Ansichtstyp 146

bearbeiten 690

Berechtigungen 148

Eintragsgrenze 150, 540

Filterkriterien 149

Gantt 170

Gesamt (Summe/Anzahl) 151

Gruppierungen 151, 214, 421, 480

Kalender 170, 429

Mit einer vorhandenen Ansicht

beginnen 152

Publikum 148

Sortierung 149

Standardansicht 146

Anzeigesprache auswählen 817

Anzeigevorlagen 103, 772, 1008

App Launcher 254

App Store 632

App-Profil 329

Apps

App entwickeln 103

App hinzufügen 127, 322

App suchen 321

App testen 457

App-Details 129

App-Webpart 324

Berechtigungsanforderungen 327

Berechtigungsanforderungsstufen 327

Definition 117

Im Store kaufen 320, 456

Vertrauenseinstellungen 323

App-Webpart 460

Arbeitsbereich (Task Pane) 522

Artikelseite 316

Ask Me About 83

ASP.NET-Gestaltungsvorlage 761

Auf Bing Karten anzeigen 851

Auf Websitedefinition zurücksetzen 279

Aufbewahrungsphasen 532, 787

Aufbewahrungsrichtlinien 532, 587

Aufgaben 97, 131, 165, 284

Aus Zeitachse entfernen 166

Mehreren Personen zuweisen 168

Teilaufgaben erstellen 167

Zeitachse 166

Aufgaben in Outlook 43

Aufgabenunterstützung 1008

Auftragsdefinitionen überprüfen 655

Aus neuer Websitespalte hinzufügen 587

Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen

hinzufügen 217, 505, 589

Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen

850, 923

Auschecken erfordern 207

Auschecken verwerfen 207

Ausdruckssatz 926

anpassen 346

Besitzer 927

Beteiligte 928

Einstellungen 346

neuer Ausdruck 929


Index

1084

Ausdruckssatz (Forts.)

Übermittlungsrichtlinie 928

Verwaltete Metadaten 926

Ausfüllen zulassen 347

Ausgecheckte Dateien nicht sichtbar 703

Ausgehende und eingehende E-Mails 71

ausgehend 912

eingehend 485, 983

Ausschnitte-Galerie 762

Aussehen und Verhalten 275

Authentifizierungsanbieter 65, 864

Autorisierung 874

B

Balkendiagrammansicht 546

Basissuchcenter 283, 734

Bearbeitungszugriff 157

Beliebtheitstrends 810

Benachrichtigungen

E-Mail 36, 98, 144, 985

Pushbenachrichtigung 843

RSS-Feed 36, 97

SMS 144, 842

Benutzer-Agenten-Zeichenfolge 839

Benutzerdefinierte Hilfe zu Website-

sammlung 287

Benutzerdefinierte Liste 132, 284

Benutzerinformationen 238

Benutzeroberflächenversionen 68, 1012

Benutzerprofil

Allgemeine Informationen 243

Details 245

Kontaktinformationen 244

Newsfeedeinstellungen 247

Benutzerprofilsynchronisation 82

Berechnete Spalten 212, 758, 896, 974

Berechtigungen 223, 692

auf Elementebene 432, 618, 886

auf Ordner 886

bearbeiten 906

Berechtigungsvererbung 677

Eindeutige Berechtigungen löschen 237

Einzelberechtigungen 227

entfernen 905

für Liste 433, 906, 964

Gruppen erstellen 231, 432, 559, 905

Standardgruppen 223

überprüfen 233

Vererbung beenden 227, 433, 964

Website erstellen 677

Berechtigungsstufen 228

Bearbeiten 228

Beschränkter Zugriff 229

Entwerfen 228

erstellen 229

genehmigen/ablehnen 502

kopieren 230

Lesen 229

Mitwirken 228

Nur anzeigen 229

Vollzugriff 228

Berechtigungsverwaltung 83

Berichterstellung 287

Berichtsbibliothek 284

Berichtscenter 47

Besprechungsarbeitsbereich 660, 674

Besprechungsnotizen 438

Beste Antwort 188

Bewertungen 83

Gefällt mir 389

Sternebewertung 390

Bewertungseinstellungen 389

Bibliothek 162

Bibliotheks- und ordnerbasierte

Aufbewahrung 287

Bibliotheksbasierter Aufbewahrungs-

zeitplan 532

Bildbibliothek 284, 346, 428

Bildbibliothek-Bildschirmpräsentation 295

Bing Maps 849

Blog 83, 281, 467, 472

Brotkrümelnavigation 271

Browserbasierte Anpassungen 84

Browserübergreifender Support 84

Browservorschau im SharePoint Designer 684

Business Connectivity Services 84, 93, 651

Business Intelligence 843

Business Intelligence Center 40, 47, 87, 101,

282, 695, 708

Business-Data-Connectivity-Modell 93

Business-Intelligence-Komponenten 39

C

CatalogItem-Seite 944

Chromtyp 549

Client-Side-Objektmodell 524

Cloud-Suchdienstanwendung 1032

Communities 1007

Communityportal 283, 441, 475

Communitytools 443


Index

1085

Communitywebsite 282, 423, 442

Ranking der Mitglieder 35

Vorlage 35

Compliance 36, 1008

Compliance Center in Office 365 808

Compliancerichtliniencenter 282, 802

Consumerfeldname 691

Content Management Server 2002 74

Content Matrix 1024

Crawler 721

CRM 967

Customer Relationship Management 967

Customizing 89

D

Dashboards 695, 708, 711

Arbeitsbereichbrowser 713

Dashboard-Designer 101, 711

Datenquellen konfigurieren 712

erstellen 40

Feature 87

Data Connectivity-Dienst 654

Data Loss Prevention 79, 806

DataFormWebPart 681, 682

Datei anfügen 358

Dateianhänge 143

Dateigrößenbeschränkung 1051

Datenansicht 680

Datenarchiv 282, 789

Datenbankanfügemethode 1011

Datenblattansicht 284, 909

Datenquellen in Visio 700

Datenquellen-Explorer 655

Datenreihe senden an 691, 888, 900

Datensatzeinschränkungen 786

Datenverbindungsbibliothek 284

Dauerhafte Links 79, 511

Delve 242

Diagnosedatenanbieter

Ablaufverfolgungsprotokoll 655

Diagramm-Webpart 39

Dienstanwendungen verwalten 631, 654

Dienstkonten einrichten 67

Direkte Datensatzverwaltung 287, 785

Diskussionsrunde 84, 186, 285, 381, 468

Dispositionsgenehmigung 528

DLP-Richtlinien 802

Dokumentarbeitsbereiche 869

Dokumentation 52

Dokumentbereich anzeigen 517

Dokumentbibliothek 117, 195, 285, 345, 500

Dokumentcenter 282, 499

Dokumente

Aus- und Einchecken 205

exportieren 198

freigeben 236

hochladen 125

in Word öffnen 200

kopieren 870

nach dem Einchecken dieser Version

ausgecheckt lassen 208

Shortcuts 79

Dokumente standardmäßig in Clientanwen-

dungen öffnen 287

Dokumenteigenschaft 516

Dokumentenmappe 84, 287, 507

Dokument-ID-Dienst 287, 511

Dokumentinformationsbereich 518

Dokumentinhaltstypen 215, 504

Dokumentupload 196

Domänengruppen 224

Drei Status 528

Durchforstung 720

Durchforstungsprotokoll 728

Durchkomponierte Looks 278, 748

Dynamics CRM 990

E

Echtzeitsuche 721

eDiscovery Center 282, 792

EditorPart 669

Ein- und Auschecken 36, 983

Eindeutige Dokument-ID 84

Einführung von SharePoint

Änderungen im Arbeitsalltag 48

Ansprechpartner und Verantwortlich-

keiten 52

Pilotgruppe 48

Vision 48

Vorbereitung 49

Eingabehilfen 84

Einsatzmöglichkeiten 41

Dokumentenmanagement 41

Extranetlösungen 44

Fileshare ablösen 43

Intranet 44

Projektmanagement 43

Social Business 46

Suchlösung 42

weitere 47


Index

1086

Einschlussregeln für Geräte 840

Einschränkungen 79

Einstellungen für Dokumentenmappe 508

Eintragsgrenze 488

Elektronische Formulare 41, 90

Elemente

anlegen 138

bearbeiten 141

löschen 142

E-Mail an diese Benutzer 910

E-Mail-Benachrichtigungen anpassen 98

E-Mails von allen Absendern akzeptieren 983

Entwickler Website 282

Entwurfselementsicherheit 502

Entwurfs-Manager 759

Ereignisempfänger 84

Ergebnisquellen 732

Erste Schritte mit Ihrer Website 120, 991

Erstellungs- und Bearbeitungszugriff 886

Erstellungszugriff 157

Erweiterte Suche 738

Erweiterter Modus 882

Event Receiver 843, 886, 965

Excel Services 39, 99, 709

Excel Web Access-Webpart 99, 294, 709

Excel-Add-in 709

Exchange 86, 486

Expertensuche 455

Externe Inhaltstypen 651

Externe Listen und Datenspalten 84, 285

Externe Nutzer 857

Externe Systeme integrieren 40

Externe Systemereignisse 290

F

Farmadministratoren 113, 228, 920

Feature Packs 82

Features 281

Features für PerformancePoint Services-Web-

sitesammlung 287

Features von SharePoint Server-Standardweb-

sitesammlungen 287

Features von Websitesammlungen in Share-

Point Server Enterprise 287

Feedback sammeln 503, 528

Filter-Webparts unsichtbar 986

Filterwerte senden an 986

Fokus auf Inhalt 270

Folgeinhalt 290

Folgen 985

Folgen dieser Person beenden 256

Folienbibliothek 99

Formatbibliothek 117

Formatvorlagen 373

Formelspalte in einer Datenansicht 682

Formular anpassen 956

Formularbasierte Authentifizierung (FBA) 874

Formularbibliothek 285

Formulartypen 641

Formularvorlagen 117

Fotos und Anwesenheit 84

Freigeben 234

Fremdschlüssel 634

Frontpage 73, 91

Funktion der Communitywebsite 291

Für jeden freigegeben 253

G

Gamification 1007

Gantt-Ansicht 170

Gantt-Spalten 546

Gefällt mir 125

Gehe zu Quellcode 872

Genehmigen/Ablehnen 703

Genehmigungsworkflow 310, 528

Geolocation 849

Eigenen Speicherort verwenden 851

Maßstab der Kartenansicht 852

Gerätekanalbereiche 841

Gerätekanäle 759, 839

Geschäftsdaten visualisieren 101

Gesperrte Dateitypen 71, 1054

Gestaltungsvorlage als Standard festlegen 756

Gestaltungsvorlagen 92, 277, 755, 947

Get-SPSite 1013

Globale Navigation 341, 439

Globale Zielgruppen 956

GoDaddy 860

Gruppenberechtigungen 233

Gruppeneinstellungen 232

Gruppenkalender 179, 357

GUID einer Liste 959

H

Hamburger-Menü 836

Hashtags 387

Hashtags, denen gefolgt wird 247

Hauptversion veröffentlichen 204, 703

Hauptversionen 199


Index

1087

Hauptversionen erstellen 501

HFC inter.net GmbH 990

Höhergestufte Links 161, 285, 408, 443,

543, 755, 848

Hosting-Anbieter 48

HTML-Feldsicherheit 514

Hybride Nutzung 57

Hybride SharePoint-Websites 1029

Hybride Suche 1031

Hybride Umgebungen 81

Hybridkonfiguration 1028

I

Individuelle Lösungen 40

InfoPath 90, 957

Abschnitt 583

Absendeoptionen 418, 573

An einen Webdienst senden 959

Ansichten erstellen 566

Ansichten wechseln 568

Berechneter Wert 571

Dateianlage 576

Datenverbindungen verwalten 958, 959

Datenverbindungs-Assistent 612

Eingabeformular anpassen 41, 156, 612

Externe Datenquelle 580

Formular entwerfen 411

Formular veröffentlichen 415, 572

Regel hinzufügen 961

Regeln verwalten 405, 622

Ressourcendateien 958

Schnell veröffentlichen 406

Steuerelemente 569

Tabellentools 402

Veröffentlichungsoptionen 417

Vorschau 620

Wiederholte Tabelle 575, 960

InfoPath Forms Services 88, 401, 957

InfoPath-Webpart 294, 962

Informationsarchitektur 39

Informationsräume 33

Informationstyp

Auswahl (Menü) 137

Link oder Bild 135

Mehrere Textzeilen 137

Nachschlagen 538

Informationsverwaltungsrichtlinien 36,

531, 787

Inhalte von der Suche ausschließen 157

Inhaltliche Strukturelemente 51

Inhalts- und Strukturansicht 297

Inhaltsabfrage 294

Inhaltscontainer 33, 269

Inhaltscontainer einer Websitesammlung 117

Inhaltsdatenbanken 1011

Inhalts-Editor-Webpart 987

Inhaltsgenehmigung 36, 157, 370, 501,

931, 932

Inhaltsorganisation 85, 291

Inhaltsquellen 724

Inhaltstyp für Workflowaufgabe 291

Inhaltstypen 214

Dokumentvorlagen 216, 504

löschen 589

Menüpunkte in Listen 139

Vererbung 925

Inhaltstyp-Veröffentlichungshub 287

Inhouse-Installation 54

In-Place Records Management 784

In-Place-Upgrade 1011

Insights 39

In-Situ-Speicherrichtliniencenter 282, 800

Installation eines SharePoint Servers 2016 59

Integrierte Vorlage 634

Integrierte Windows-Authentifizierung 873

Interne Feldnamen 778

Internetpräsenz 861

iPad 826, 843

ISO 15489 »Schriftgutverwaltung« 36

J

JavaScript 103, 980

jQuery 755

K

Kacheln 76

Kalender 97, 173, 285, 541, 891, 895

Gruppenkalender 179

Kalenderüberlagerung 176

Serientermine 176

Unterschied zu Exchange 178

Kalenderansicht 170, 666

Kalenderüberlagerung 892

Kalkulationstabelle importieren 285

Kanäle 1034

Kanal-Einstellungen 1035

Kartenansicht 852

Katalogeinstellungen 934


Index

1088

Katalogelemente hinzufügen 930

Kategorien 85

Kategorien und Notizen 387

Kategorie-Seite 944

Key-Performance-Indikatoren 39, 101, 711

Klassische Ansicht 827

Kollegennetzwerk 85

Kollegenvorschläge 85

Kommentare 385

Konfiguration dokumentieren 1063

Konfigurations-Assistent bei der

Installation 62

Konfigurationsdatenbank 1011

Konfigurationsleiste eines Webparts 669

Kontaktdetails 295

Kontakte 97, 182, 285, 970

Kontingentvorlagen 85

Konzeption einer Lösung 1062

Kopien für die Aktualisierung auswählen 872

Kopien verwalten 871

Kopieren von Dokumenten 879

Kopplung an Telefonanlage 989

Korrelations-ID 1078

KPI-Detailbericht 103

Kundendatenbank 970

L

Landes-/Regionaleinstellungen 280

Leere Gestaltungsvorlage 755

Leiste für häufig verwendete Links 266, 338

Lesezugriff 157, 886

Limitationen 1051

Link als E-Mail versenden 144

Linkliste 159

Links 286

Listen 86, 127

als Vorlage speichern 158, 449

erstellen 130

löschen 158

mit InfoPath anpassen 401

Spalte bearbeiten 137

Spalte erstellen 134

Listen, Bibliotheken und andere Apps 117

Listeneinstellungen 155

Listenelement per Workflow erstellen 671

Listenformulare 641

Listenvorlage erstellen 875

Listenvorlagen 278

Listenvorlagenkatalog 450, 876

Listenworkflow 671

erstellen 910

Lizenzierungsvarianten 857

Location-Spalte 849

Logo der Website ändern 275

Logs 1078

Löschen eines Elements 899

Löschrichtlinien 802

Löschweitergabe 972

Lösung hochladen 492, 996

Lösungen 278

Lösungen einer Websitesammlung 676

Lösungskatalog 490, 492, 993

Lösungspakete und der App Store 85

Lync 86, 210

M

Machine Learning 80

Mainstream-Support 1005

Management Cockpit 708

Massendaten bearbeiten 98

Maximale Uploadgröße 71

Mehrere Werte zulassen 346

Mehrsprachigkeit 814

Mein Inhalt 85

Mein Profil 242

Meine Sprache und Region 250

Meine Website

Allgemein 34

Benutzerprofil 35

Dokumente 701

Dokumente beobachten 253

Dokumente/OneDrive 252

Für jeden freigegeben 701

Microblogging 35, 252

Newsfeed 35, 251

Vorschläge zum Folgen 253

Menüband 76, 96

Metadaten 36, 922

Metadaten der empfangenen E-Mails 983

Metadatenbasierte Navigation 85

Metadatennavigation und Filtern 291, 350

Microblogging 117, 122

Microsoft Active Directory 35, 86, 224, 239

Microsoft Cloud 54

Microsoft Expression Web 91

Microsoft Flow 1048

Microsoft Office Developer Tools für

Visual Studio 520

Microsoft Office SharePoint Server 2007 74


Index

1089

Microsoft Project 537

Microsoft Project Server 2016 495

Migration 1005

Gründe für SharePoint 2016 1007

Herausforderungen 1008

Projektplanung 1006

Migration vs. Upgrade 1009

Migrationswege 1010

Min Roles 64

Minimale Downloadstrategie 291

Mit Access öffnen 553

Mit einem Katalog verbinden 938

Mit einer vorhandenen Ansicht beginnen 898

Mit Explorer öffnen 198

Mitgliedschaftsanforderungen 232

Mobile Endgeräte 81

Mobile Konnektivität 85

Mobile Viewer 846

Moderne Ansicht 827

Multiprojektmanagement 495

N

Nach Excel exportieren 98, 553

Nach Visio exportieren 717

Nachschlagen 663, 903

Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern

911

Namenskonzept für E-Mail-Adressen 983

Napa 103

Navigationseinstellungen 268

Navigationselemente 268

Navigationsvererbung 661

Nebenversionen 199

Neue Community gründen 470

Neue Kommunikationswege 46

Neues in SharePoint 2016 78

Newsfeed 121

Nintex 591

Aufgabe zuweisen 603

Schleifen nutzen 624

Workflow Designer 596

Workflow Gallery 594

Notizen verwalten 999

O

Objektbibliothek 286

Öffentliche Website 857

Office 2013/2016 438

Office 365 54

Office 365 Admin Center 401

Office 365-Pläne 59

Office Delve 57, 80, 258

Office Delve Boards 259

Office Groups 80, 1041

Office Online Server 39, 197, 511, 675, 709, 846

Office Web Apps 846

Office-Elementtyp 652

officeserver.img 60

Offlinekopie 221

Offlinesynchronisierung für externe

Listen 291

Offline-Verfügbarkeit 218

OneDrive 201, 1045

OneDrive for Business App 222

OneNote 675, 999

OneNote-Notizbuch 438

On-Premise 54

oslo.master 941

osssearchresults.aspx 734

Outlook 96, 437

P

PageNotFoundError 379

Papierkorb 50, 143, 280, 296

Parallele Dokumentenbearbeitung 209

Passphrase 64

PerformancePoint Services 40, 102, 711

Personen, denen ich folge 247

Personensuche 737

Persönliche Arbeitsbereiche 34

Pinnwand 384

Planungsansicht 437

Plattformtyp eines Workflows 671

Portnummer 65

Power BI 844

Power View 710

PowerApps 1048

PowerPivot 709, 710

PowerPoint 99

Präsentation Ihrer Idee 1059

Primärer Websitesammlungs-

administrator 920

Problemverfolgung 286, 640, 1001

Produkt mit Bild 923

Produktkatalog 283, 917

Anonymer Zugriff 935

Verbindungsintegration 939

vollständige Durchforstung 936

Produktkatalogspalten 925


Index

1090

Produktversionen 72

Profilbild 241

Project Server 43, 537

Project Web Access 495

Projektarbeitsraum 43, 478

Projektfunktionen 292, 483, 991, 1000

Projektwebsite 282, 478

Q

QR-Code 879

Quelle bearbeiten 908

Quellenfeld auswählen 673

Quick Wins 1007

QuickEdit 154, 284, 483, 540, 543, 693,

898, 1015

R

Ranking von Suchergebnissen 730

Report Server 713

Responsive Design 834

Responsive UI Package 834

Ressourcencenter 537

Ressourcenplanung 43

Richtlinien 86

Robustere Plattform 1008

RSS-Feed 145, 359, 360

S

salesforce 990

Schlüsselfilter 514

Schlüsselwörter 387

Schnellbausteine 516

Schnellstart für Gruppen 225

Schnellstartleiste 263, 264, 552, 667, 973

Schnellzugriff 1067

Scorecards 101, 102, 711

Search Server-Webparts und -Vorlagen 288

seattle.master 755, 941

Secure Sockets Layer (SSL) 874

Seite hinzufügen 371

Seitenlayout ändern 425

Seitenlayouts 947

Seiten-Viewer Webpart 294, 557, 640, 650

Seitenvorlagen 316, 371

Self-Service BI 710

Senden an 869, 879

SEO-Daten 859

Serverlizenz 857

Serverlösungen 103, 887

Serverrollen 64, 82

Set-SPBingMapsKey 849

Shared Service Provider 1012

Sharegate 1016

SharePoint 2007-Workflows 288

SharePoint 2010 76

SharePoint 2013 76

SharePoint 2016 77

SharePoint 2016-Verwaltungsshell 835, 849

SharePoint Admin Center 55, 113, 994

SharePoint Designer 86, 91, 641

Browservorschau 883

Designvorlagen 40, 749

Eingabeformular anpassen 881

Formular als Standard festlegen 883

Gestaltungsvorlagen 40, 755

Workflow aus Visio importieren 717

Workflows 40

SharePoint Designer-Einstellungen 280


SharePoint Log 652

SharePoint Log Viewer 1079

SharePoint Mobile App 827

SharePoint Online 54

SharePoint Portal Server 2001 73

SharePoint Portal Server 2003 74

SharePoint Server Enterprise 918

SharePoint Server-Veröffentlichung 292

SharePoint Server-Veröffentlichungsinfra-

struktur 288, 292, 955

SharePoint Store 40, 128, 320, 394, 456

SharePoint Team Services 73

SharePoint Workspace 218

SharePoint-Listenfilter 294

Sicherung und Wiederherstellung 50

Sichtbarkeit 692

Sichtbarkeit von Menüpunkten 440

Signaturerfassung 528

Single Sign-on 874

sitecore 990

Skype for Business 210

Social Intranet 335

Social Media Policy 248

Softwarevoraussetzungen 60

Soziales Netzwerk 35, 46

Spalten erstellen 133

Spaltensortierung 155

Sperrmodus zur Benutzerberechtigung für

beschränkten Zugriff 288

Spotlight-Kanäle 1033


Index

1091

Spotlight-Videos 1033

Spracheinstellungen 817

Sprachpakete 814

SQL Server 632

SQL Server Reporting Services 101, 633, 710

SQL Server System CLR Types 848

SQLSysClrTypes.msi 848

Standardansicht 886

Standardinhalt einer Dokumentenmappe 508

Standard-Webparts 86

Startoptionen eines Workflows 673

Statusliste 101, 294

stp-Datei 876

Strukturansicht 268

Strukturelle Navigation 341, 955

Suchbereiche 86

Suchcenter

einrichten 734

Suchergebnisseite anpassen 741

URL festlegen 738

Suche 934

Datenquellen 721

Expertensuche 39, 46

Filterung 37

Index 721

Indizierung 38

klassische Suche 38

Metadaten 37

Suchcenter 38

Volltextsuche 38

Suche nach Personen und Fachkenntnissen 86

Suchfeld anzeigen 977

Suchindex in der Cloud 1032

Suchmaschinen-Sitemap 288

Suchwebparts 743

Surface Tablet 826

Sway 57

Sykpe for Business 436

Synchronisationskonflikte beheben 222

Synchronisieren lokaler Dokumente 219

T

Tabellen 634

Tag Cloud 295

Tags 387

Teamwebsite 114, 120, 281

Teamzusammenarbeitslisten 292, 353

Technische Einschränkungen 1051

Teilvorgang erstellen 484

Temporär sperren 292

Termine verwalten 173

Terminologiespeicher 347, 922

Terminologiespeicher-Verwaltungstool 926

Testversion von SharePoint 2016 59

Textlayout 669

Titel der Website ändern 275

Titel-Spalte 133

ausblenden 587

Tool-Entscheidungsmatrix 106

Tools 89

U

Überblickansicht 353, 355, 887

Übersetzungsoptionen 821

Überwachungsprotokollberichte 811

ULSTraceLog 655

Umfragen 189, 286, 445

Anonyme Umfragen 194, 452

Bewertungsskala 189

Grafische Zusammenfassung 192, 453

Verzweigungslogik 193

Unternehmensprozesse 46

Unternehmenssuchcenter 38, 282, 736

Unternehmenssuche 86

Unternehmenswiki 86, 283, 469

Unterstützung von Office-Clients 86

Unterwebsites 33, 116

UpdateListItems 960

Updates 88

Upgrade 1010

Ursprungsdokument einer Kopie aufrufen 872

User Agent String 839

User Experience 1008

V

Variationsbezeichnungen 818, 822

Variationseinstellungen 823

Variationsprotokolle 826

Verbindung mit Outlook herstellen 172, 184,

359, 976

Verbindungen mit Lync und Exchange 86

Verbotene Dateitypen 126

Verfeinerungsbereich 731, 738

Verhalten für Beziehung erzwingen 972

Verhinderung von Datenverlust 806

Verknüpfte Datenquellen 678

Verknüpfung zu einem Dokument 506

Verknüpfungstyp 680

Veröffentlichen einer Seite 319, 377


Index

1092

Veröffentlichung einer Seite aufheben 320

Veröffentlichungsportal 283, 339, 861

Veröffentlichungswebsite 283

Versionierung 36, 157

Versionierung einer Dokumentenmappe 510

Versionsverlauf 202

Versionsverwaltungseinstellungen 501

Verwaltete Eigenschaften 732, 934

Verwaltete Metadaten 345, 539, 926

Verwaltete Navigation 941

Verwalteter Metadatendienst 927

Verwaltung von Inhaltstypen zulassen 588

Verwendungsberichte und Protokollierung 87

Verzeichnisdienst 35

Video einbetten 1037

Video und Rich-Media 289

Videoportal 57, 1032

Videoportal-Einstellungen 1033

Visio 95, 362, 693

Automatisch verknüpfen 698

Daten mit Shapes verknüpfen 697

Datengrafik bearbeiten 699

Diagramm überprüfen 716

Externe Daten 698

Webzeichnung veröffentlichen 700

Workflow exportieren 717

Workflow modellieren 715

Visio Services 88, 95, 363, 695

Aktualisierungsoptionen 705

In Visio öffnen 705

JavaScript-Objektmodell 707

Kommentare zu einer Visio-Web-

zeichnung 705

Shape-Info 705

Zeichenblatt auswählen 704

Visio Web Access-Webpart 294, 363, 695, 706

Visio-Prozessrepository 283, 702

Visual Studio 104, 520

Visuelles Upgrade 1012

Vollbildansicht 827

Vorhandene Datenquelle 635

Vorlage erstellen 875

Vorlagen 277, 281

Vorschau für eine Seite 376

W

Web Analytics 809

Web Application Open Platform Interface

Protocol (WOPI) 292

Web Content Management 37

Web Frontend Server 60

Webanalyse 88

Webanwendungen 49, 861, 1052

Webauftritt 858

Webdatenbank 631

Web-Designer-Kataloge 676

Webdienste 959

Webparteigenschaften 690

Webparteigenschaften pflegen 302

Webpartkatalog 293

Webparts 87, 118, 278, 281, 293

hinzufügen 301

miteinander verknüpfen 691, 888

verbinden 550

Website 33

als Vorlage speichern 279, 490, 676, 993

auf oberster Ebene 51, 116

erstellen 116

freigeben 235

löschen 279, 676

Websiteaktionen 271

Websiteberechtigungen 226, 432, 905

Websiteeinstellungen 273, 296

Websitefeatures 279

Websitefeed 292

Websiteinhalte 120

Websiteinhaltstypen 215, 277, 503, 586, 922

Website-Notizbuch 292, 675, 999

Websiteobjekte 117, 162

Websitepostfach 292, 486

Websiterichtlinien 289, 791

Websitesammlung 34, 920

Aufbau und Struktur 51

erstellen 81, 113, 994

ohne Vorlage erstellen 995

Websitesammlung vs. Website 51

Websitesammlungsadministratoren 228, 920

Websitesammlungsfeatures 280, 286

Websitesammlungsupgrade 1014

Websitesammlungsverwaltung 51, 274

Websiteseiten 33, 117

Websitespalten 277, 922

Websitevorlagen 34, 114, 281

erstellen 674

herunterladen 676

Website-Workflows 296

Webzeichnung 363

Werkzeugkasten 31

Wiederverwendung von Katalogelement 946

Wikis 87, 467


Index

1093

Wiki-Seiten

Alle Seiten anzeigen 310

erstellen 298

Seitenverlauf 309

Text formatieren 299

Verlinkungen prüfen 309

Zur Homepage machen 309

Wiki-Seitenbibliothek 117, 286

Willkommensseite 316

Windows Phone 826

Windows SharePoint Services 2.0 74

Windows SharePoint Services 3.0 74

Windows-Explorer-Ansicht 198, 886, 981, 1015

WiX 860

Word Add-in 519

Word Online 200

Workflow mit drei Status 289

Workflowaufgaben 315, 607

Workflowdiagramm – 3D 696

Workfloweinstellungen 313, 562

Workflows 87, 92, 289, 435, 670

hinzufügen 562

Plattformtyp 910

Workflows dürfen App-Berechtigungen

verwenden 293

Workflowverlauf 315

WSP 85

WSS_Logging 654, 658

X

XPath 683

XSLT 39

Y

Yammer 35, 1037

Z

Zeitachse 132

Zeitplan für die Durchforstung 722, 726

Zentraladministration 70, 113, 654

Warnungen prüfen 71

Zero Downtime Patching 82

Zielgruppen 692

Zu Zeitachse hinzufügen 483

Zulässige Inhaltstypen 508


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Nicole Enders ist Diplom-Wirtschaftsinformatikerin und arbeitet als Beraterin und Software-Entwicklerin im Team Workplace Solutions bei der CONET Solutions GmbH in Hennef. Ihre fachlichen Schwerpunkte liegen in der Konzeption und Entwicklung von SharePoint-ba-sierten Lösungen. Gemeinsam mit dem Kunden kombi-niert sie bewährte Standardprodukte aus der Microsoft

Office-Produktpalette mit SharePoint und passt diese mit Hilfe von diver-sen Entwicklungswerkzeugen wie beispielsweise dem .NET-Framework an, um so eine individuell auf den Kunden zugeschnittene Arbeitsumge-bung für Intranet-, Extranet- oder Internetszenarien zu realisieren.

Nicole Enders

SharePoint 2016 für Anwender1093 Seiten, gebunden, Juni 2016 49,90 Euro, ISBN 978-3-8362-4164-9

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