Gerencia de Proyectos

GERENCIA DE PROYECTOSEDTSesin 5Doc. Yvn Daz Zelada

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Gestin del Alcance del ProyectoProyectoProductoGerencia de Proyectos Planificar Alcance2@yvanDiaz

Debate: El producto esta dentro del proyecto o el proyecto esta dentro del producto

Leer los sospechosos de siempre de Kindle. Las excusas por no considerar todas las caracteristicas en la definicion del alcance del proyecto2

Acta de Constitucin del ProyectoRegistro de Interesados

RecopilarRequisitos

Plan de Gestin de RequisitosMatriz de Rastreabilidad de requisitosEntradasSalidasHerramientas y TcnicasTcnicas Grupales de CreatividadEntrevistasGrupos de Opinin (Focus Groups)Talleres facilitadosTcnicas Grupales de Toma de DecisionesCuestionarios y EncuestasObservacionesPara efectos de poder cumplir con los objetivos del proyecto, es necesario definir y documentar todas las necesidades y expectativas de los interesados.Recopilar requisitosGerencia de Proyectos Planificar Alcance3@yvanDiaz

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Herramientas para la recopilar requisitosEntrevistas, cuestionarios, encuestas, observacin Grupos de opinin (Focus groups): un moderador coordina una discusin interactiva entre los interesados claves del proyecto. Talleres para definir los requisitos del productoTcnicas de creatividad: tormenta de ideas, mapa conceptual, tcnica Delphi, etc. Tcnicas para la toma de decisiones en grupo: por consenso o unanimidad, por el voto de la mayora (+50%), pluralidad (aunque no se alcance el 50% se selecciona lo de la mayora), dictadura (lo que diga en Jefe). Prototipos: elaborar una versin preliminar tangible del producto final para obtener una retroalimentacin temprana sobre los requisitos del proyecto. Por ejemplo, videos en 3D, maquetas, muestras, etc. Gerencia de Proyectos Planificar Alcance4@yvanDiaz

Delphi: Una tcnica para mejorar los pronsticos y decisiones del futuro, comparando juicios independientes que son sumarizados y son luego enviados a expertos quienes proveen un nuevo juicio sobre ese tpico.4

Salidas de recopilar requisitosCmo se documentarn e informarn los requisitos?; Cmo ser el proceso de monitoreo y control de los requisitos?, Quines y cmo realizarn cambios en los requisitos?, Cmo se priorizarn los requisitos? Plan de Gestin de Requisitos:Tabla que vincula cada requisito con el objetivo que le dio origen, para realizar un monitoreo y control a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Adems de vincular a cada requisito con un objetivo, se suele incluir tambin una vinculacin con la estrategia, el alcance, el diseo, etc. Matriz de Rastreabilidad de los Requisitos:Gerencia de Proyectos Planificar Alcance5@yvanDiaz

Matriz de rastreabilidad de requisitosRequisitoObjetivo ProyectoAnlisis / DiseoHitoConstruccinHitoPruebasHitoEntregaHitoFacturacin OnlineOptimizar tiempo FacturacinSec1.DAD01/07Progr106/08Caso Prueba 120/08Act.Acep 104/10Pago a ProveedoresFacilitar pago a proveedoresSec2.DAD12/07Progr210/08CasoPrueba 208/09Act.Acep 215/10Procesamiento Cta x Pagar Batch diarioFacilitar pago a proveedoresSec3.DAD18/08Progr305/09Caso Prueba 305/10Act.Acep 320/10

Gerencia de Proyectos Planificar Alcance6@yvanDiaz

Definir el Alcance

Enunciado del alcance del ProyectoActualizaciones a los documentos del proyectoEntradasSalidasHerramientas y TcnicasTcnicas Grupales de CreatividadJuicio de ExpertosAnlisis del ProductoIdentificacin de las AlternativasTalleres facilitadosActa de Constitucin del ProyectoDocumentacin de RequisitosActivos de los procesos de la OrganizacinSe profundiza el nivel de detalle del Proyecto y del Producto Definir el alcanceGerencia de Proyectos Planificar Alcance7@yvanDiaz

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Definir el alcanceGerencia de Proyectos Planificar Alcance8@yvanDiazAnlisis del producto: analizar los objetivos del producto establecidos por el cliente o patrocinador y convertirlos en requisitos tangibles del proyecto.

Brainstorming: para identificar alternativas.

Talleres de trabajo.Qu herramientas puedo utilizar? Qu obtengo al final del proceso? El Enunciado del Alcance del Proyecto es un documento donde se definen los entregables y las tareas necesarias para realizar esos entregables. En este documento se detalla en profundidad la descripcin de los entregables, se analiza si los supuestos preliminares son vlidos, se especifican los lmites del proyecto, etc.

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto: VIA CASA DONOSOFecha ltima actualizacin: 14 febrero del 2003Elaborado por: Ing. Yvn Daz Zelada MBA PBA Mag.

1. Breve descripcin del proyecto Via Casa Donoso es un proyecto ubicado en el Valle del Maule, orientado al mundo del turismo vitivincola. El proyecto consiste en la construccin de un Resortcon cavas de vinos, dentro de un predio de 23 hectreas, con 15 hectreas plantadas para producir vinos de alta calidad.

2. Alcance del producto 15 Has plantadas con varietales Malbec, Cabernet Franc y Carmenere.8 Has para mantener bosques de vilcas, hotel y esparcimiento.Hotel con conceptos de bio-sustentabilidadHotel de 2,400m2 distribuidos en 2 bloques: 1 rea principal de 800 m2 con comedor, estar, cava subterrnea, SPA, piscina y servicios generales; y16 Habitaciones de 100 m2 inmersas entre los viedos.Enunciado del Alcance del ProyectoGerencia de Proyectos Planificar Alcance9@yvanDiaz

3. Entregables Business Plan, Web Site, folletos y presentaciones. Anteproyectos: arquitectnico, viedos, forestacin.Plan preliminar: Estructura de desglose del trabajo, Cronograma, Presupuesto, Matriz de roles y responsabilidades, Plan de comunicaciones, Plan de gestin de calidad, Plan de compras y suministros, Plan de respuesta al riesgo.Viedos plantados hotel construido y equipado

4. Criterios de aceptacin Viedos en plena produccin en un plazo de 5 aosHotel abierto al pblico en un plazo de 5 aos

5. Exclusiones Armado del club del vino y administracin del hotel

6. Supuestos Se mantiene una relacin cambiaria Pesos de +/- 20%La inflacin en pesos no supera el 10% anual.La Comuna local autoriza la construccin de un Hotel.Se mantiene la tendencia actual de turistas extranjeros.Gerencia de Proyectos Planificar Alcance10@yvanDiazEnunciado del Alcance del Proyecto

7. Restricciones Las leyes actuales no permiten construcciones de concreto baseado el Valle del Maule.Las plantas malbec hay que solicitarlas con 18 meses de anticipacin.

8. Riesgos preliminares identificados Falta de ventas de acciones minoristas.Incremento del riesgo pas.Falta de abastecimiento de energa elctrica.Destruccin de vas de accesos por problemas fluviales.

9. Requisitos de aprobacin: La Gerencia General de Via Casa Donoso S.A ser quin apruebe los entregables del proyecto.

Cualquier cambio sobre el alcance preliminar definido en este documento requiere de la firma de la empresa contratante.

Gerencia de Proyectos Planificar Alcance11@yvanDiazEnunciado del Alcance del Proyecto

Gerencia de Proyectos Planificar Alcance12@yvanDiazPROYECTO VIA CASA DONOSO

www.casadonoso.cl

G&d Consultores 2009

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PROYECTOVIA CASA DONOSOG&d Consultores 2009G&d Consultores AsociadosG&d Consultores Asociados

Gerencia de Proyectos Planificar Alcance14@yvanDiaz

G&d Consultores AsociadosG&d Consultores AsociadosG&d Consultores AsociadosG&d Consultores Asociados

Gerencia de Proyectos Planificar Alcance15@yvanDiaz

PROYECTO VIA CASA DONOSOG&d Consultores 2009

Gerencia de Proyectos Planificar Alcance16@yvanDiaz

PROYECTOVIA CASA DONOSOG&d Consultores 2009

Crear EDT

EntradasSalidasHerramientas y TcnicasActa de Constitucin del ProyectoDocumentacin de RequisitosActivos de los procesos de la OrganizacinDescomposicinEstructura de Desglose de TrabajoActualizaciones a los documentos del proyectoDiccionario de la EDTLnea base del alcanceGerencia de Proyectos Planificar Alcance17@yvanDiazCrear la EDT

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Gerencia de Proyectos Planificar Alcance18@yvanDiazCrear la EDTDescomposicin: dividir el proyecto en menores componentes Qu herramientas puedo utilizar? Estructura de desglose del trabajo (EDT)

Diccionario de la EDT: donde se explicitan los trminos de la EDT.

Lnea base del Alcance: el enunciado del alcance, la EDT y su diccionario forman la lnea base del alcance. Lo que no est all no forma parte del alcance del proyecto. Qu obtengo al final del proceso?

Es una estructura exhaustiva, jerrquica y descendente que divide un proyecto en piezas o partidas manejables formadas por los entregables y las tareas necesarias para ayudar a asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesiten para completar el alcance del proyecto.

Gerencia de Proyectos Planificar Alcance19@yvanDiazEstructura de Desglose del Trabajo (EDT)Representa una subdivisin ms de un proyecto. Por lo general slo dura algunos meses y es desempeada por un grupo u organizacin. En caso necesario, se puede utilizar una subtarea para subdividir el proyecto en partes que tengan mayor sentido.Grupo de actividades combinadas que sern asignadas a una sola unidad organizacional. El paquete sigue adoptando el formato de toda administracin de proyectos y presenta una descripcin de que se har cuando se iniciar y concluir, el presupuesto, las medidas del desempeo

Gerencia de Proyectos Planificar Alcance20@yvanDiazDescomposicinLa EDT puede adoptar varias formas:Usar los principales productos entregables y subproyectos como el primer nivel de descomposicin.Usar los subproyectos para que puedan ser desarrollados por organizaciones fuera del equipo del proyecto.Usar las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposicin insertando los productos entregables del proyecto en el segundo nivel.

Gerencia de Proyectos Planificar Alcance21@yvanDiazDiccionario de la EDTEn la EDT no hay lugar suficiente para detallar qu significa cada uno de sus trminos. Por tal motivo, es importante que se acompae con el Diccionario de la EDT donde se pueden encontrar con ms detalle los trminos de cada componente de la EDT. ID #: 1.1.1.1Cuenta Control # 2.2 ltima actualizacin 15/07/12 Responsable:Juan Roble Descripcin: Estudio de mercado del sector productos de limpieza asiticos.Criterio de aceptacin: el informe debe contener como mnimo las importaciones chinas de los ltimos 5 aos. Entregables: presentacin con multimedia e informe escrito encuadernado Supuestos: el cliente entrega el listado de ventas antes del 15/07/12 Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor, 3 computadoras Duracin: 65 das hbiles Hitos: 15/08/13 Informe preliminar aprobado por el patrocinador 20/09/13 Presentacin multimedia a los interesados 12/10/13 Informe final aprobado por el cliente Costo: $32,920 Interdependencias: Antes de #1.2.3 y despus de #3.4.1 Firma del Director del Proyecto:

Asegurar que se incluyen en el plan todas las tareas necesarias sin duplicar trabajo.Organizar el "flujo" de trabajo.Controlar el avance del trabajo en referencia a un plan maestroGerencia de Proyectos Planificar Alcance22@yvanDiazObjetivos de la EDTClara y fcil de entender.Planificada en el tiempo (segn un calendario, formulado - quiz - en trminos de planes de redes como PERT).Se puedan identificar recursos materiales y estimar el nivel de asignacin necesaria en cada fase del desarrollo o ejecucin.Identificar y estimar actividades humanas y dotacin de recursos humanos para las distintas tareas a desarrollar.Asignar responsabilidades sobre partes del proyecto.Realizar el desglose de forma:

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