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SAP Business Workflow -

WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz

Workflow Technologie und Umfeld

SAP Basisdienste Mario Maurer

Workflow-Entwicklungsumgebungin R/3 Timm Roser

Praktische Umsetzung Christophe Urra

Referatsthemen



Workflow Technologie und Umfeld GeschäftsprozesseGeschäftsprozesse

GeschäftsprozessoptimierungGeschäftsprozessoptimierung OptimierungskonzepteOptimierungskonzepte

AnalysemethodenAnalysemethoden

Workflow-Management-SystemeWorkflow-Management-Systeme

Basisdienste SAP Business Workflow SAPofficeSAPoffice

NachrichtensteuerungNachrichtensteuerung

ArchivierungArchivierung

Weitere SchnittstellenWeitere Schnittstellen



Geschäftsprozesse (1)

Was sind Geschäftsprozesse ?

Notwendige Kette von Aktivitäten, um aus einer Kundenanforderung das von dem Kunden ge-

wünschte Ergebnis zu erreichen

Wodurch charakterisieren sich Geschäftsprozesse ?

Wichtige Geschäftsprozesse überschreiten Abteilungen

Entstehung von Schnittstellen

Transport-, Übermittlungs- und Wartezeiten

Einführung



Geschäftsprozesse (2)Wodurch können Geschäftsprozesse behindert werden ?

• emotionale Barrieren zwischen AbteilungenGefilterte und verzerrte Informationen

• SchnittstellenBeinflusst Zeit, Kosten, Qualität und Flexibilität

Einführung

Prozessorientierte Denkweise

Vorgangsorientierte Arbeitsabläufe

Transaktionsorientierte Arbeitsabläufe

Entdeckung undEliminierung von

DoppelarbeitenProzeßketten




Produktion

Finanzbuchhaltung

Einkauf

Vertrieb

Materialwirtschaft

Personalwirtschaft

Verwirklichung von prozessorientierter Denkweise

Einführung




Produktion

Finanzbuchhaltung

Einkauf

Vertrieb

Materialwirtschaft

Personalwirtschaft

Bündelvon

Aktivitäten

Modellierung von Geschäftsprozessen

Einführung




Warum Geschäftsprozessorientierung ?

Taylorsches Prinzip:Spezialisierung von Arbeiten: - Steigerung der Produktivität - Arbeiter verlieren die Kundenorientierung aus den Augen

Prozessorientierung:Dadurch soll dieses Denken durchbrochen, eine Ausrichtung auf die Anforderungen des Marktes und der Kunden und damit eine effizientereBearbeitung erreicht werden

Übergang zu

Einführung



Geschäftsprozesse (6)Arten von Geschäftsprozessen:

Hauptprozesse: dienen der Verwirklichung der MarktleistungUnterstützungsprozesse: stellen die Infrastruktur zur VerfügungInnovationsprozesse: erneuern die Leistungsfähigkeit

Zerlegung von Geschäftsprozessen:

Bestell-abwicklung

Bestellanforderungsbearbeitung

Anfrage/Angebotsbearbeitung

Warenannahme

. . .

Einführung



Geschäftsprozessoptimierung (1)

Einführung

Organisationen zeichnen sich durch Organisationsmerkmale aus

Flexible Reaktion auf sich änderndeMarktsituation wird verhindert

Ineffiziente Geschäftsprozesse

Kunden werden guter Service,innovative Produkte und niedrigePreise vorenthalten

Neuausrichtung des Unternehmens auf Basis einernutzenorientierten Geschäftsprozessoptimierung




logisch zusammengehörige Prozesse mit wenigen logisch zusammengehörige Prozesse mit wenigen Schnittstellen zu schaffenSchnittstellen zu schaffen

Komplexität bestehender Abläufe zu reduzierenKomplexität bestehender Abläufe zu reduzieren

Prozesse an den Bedürfnissen der Kunden Prozesse an den Bedürfnissen der Kunden auszurichtenauszurichten

Wertschöpfung der Vorgänge in den Mittelpunkt der Wertschöpfung der Vorgänge in den Mittelpunkt der Betrachtung stellenBetrachtung stellen

Eigenverantwortung der Mitarbeiter stärkenEigenverantwortung der Mitarbeiter stärken

Einführung

Ziele von Geschäftsprozessoptimierung:




Lean ManagementLean Management „„schlankes Unternehmen“schlankes Unternehmen“

flache Hierarchienflache Hierarchien

Prinzip der kontinuierlichen VerbesserungPrinzip der kontinuierlichen Verbesserung

Total Quality ManagementTotal Quality Management geht von Qualitätsgedanken ausgeht von Qualitätsgedanken aus

Qualitätsgedanke muß sich durch alle Bereiche des Unternehmens ziehenQualitätsgedanke muß sich durch alle Bereiche des Unternehmens ziehen

Mitarbeiter/in muß sich als Lieferant für interne und externe Kunden verstehen Mitarbeiter/in muß sich als Lieferant für interne und externe Kunden verstehen

Business Process ReengineeringBusiness Process Reengineering

Einführung

Optimierungskonzepte

• Kurze Entscheidungswege• Produktivitätssteigerung

Verankerung desQualitätsbewußtseins



Orientierung an den

kritischenGeschäfts-prozessen

Ausrichtungdieser

Prozessean den

Kunden

Konzentrationauf

Kern-kompetenzen

Nutzungmodernster

Informations-technologie


Einführung

Business Process Reengineering beinhaltet das fundamentaleÜberdenken und die radikale Neugestalltung des Unternehmensoder wesentlicher Unternehmensprozesse

Entscheidende Verbesserung der kritischen Leistungsgrößen:Zeit, Kosten, Qualität und Service



KundenorientierungKundenorientierung

LeistungsverbesserungLeistungsverbesserung

Entwicklung der MitarbeiterEntwicklung der Mitarbeiter

Dezentraliserung der Kommunikations- und Dezentraliserung der Kommunikations- und EntscheidungsstrukturenEntscheidungsstrukturen

ProzessorientierungProzessorientierung

Einführung


Gemeinsamkeiten von Business Process Reengineering, Total QualityManagement und Lean Management:




Einführung

Analysemethoden

AufbauorganisationsanalyseAufbauorganisationsanalyse Aufbauorganisation wird aufgelößtAufbauorganisation wird aufgelößt

Zusammentragen aller AufgabenZusammentragen aller Aufgaben

Zusammensetzung der Aufgaben zu ProzeßkettenZusammensetzung der Aufgaben zu Prozeßketten

SchwachstellenanalyseSchwachstellenanalyse Funktionale/organisatorische SchwachstellenFunktionale/organisatorische Schwachstellen

Welche organisatorischen Alternativen sind möglich ?Welche organisatorischen Alternativen sind möglich ?

Datenmäßige und DV-mäßige SchwachstellenDatenmäßige und DV-mäßige Schwachstellen



Workflow-Management-Systeme (1)

Einführung

Ein Workflow-System stellt den beteiligten Mitarbeiten alle benötigten Informationen und Unterlagen, zeit- und bedarfsgerechtan ihren elektronischen Arbeitsplätzen, zur Verfügung, automatisiert Informations- und Prozessflüsse, verknüpft Arbeitsschritte aktiv und berücksichtigt organisatorische Strukturen



Einführung


Berücksichtigung organisatorischer Aspekte

Hauptaufgabe von Workflow-Systemen ist die Unterstützung derbetrieblichen Ablauforganisation durch softwaregesteuerte Dienstleistungen

Loskommen vom tayloristischen, abteilungsgeprägten Spezialistendenken, hin zu ganzheitlichen prozess-orientierten Abläufen




Einführung

Zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten entstehen in Workflow-Systemendurch Schnittstellen

AbteilungsspezifischeInsellösungen

papierbasierte Informationen

• Papierflut im Büro• Bürokommunikation hat sich verschlechtert

Elektronische Steuerungder Vorgänge

• papierloses Büro wird gefördert• Prozessoptimierung

Übergang




Einführung

Größtes Nutzenpotential liegt in der plastischen Abbildung von Geschäftsprozessen in graphischerForm

• Verständliche Darstellung von komplexen Prozessen• Schnellere Ermittlung von unternehmensrelevanten Funktionen• Systemerweiterungen werden klarer abgegrenzt• Anwenderschulungen können durchgeführt werden



Elektronischer Transport von Informationen und DokumentenElektronischer Transport von Informationen und Dokumenten Reduzierung von Transport- und LiegezeitenReduzierung von Transport- und Liegezeiten

Aufgabensteuerung und -zuordnung innerhalb von ProzesskettenAufgabensteuerung und -zuordnung innerhalb von Prozessketten Dynamische ProzessablaufsteuerungDynamische Prozessablaufsteuerung

Überwachung von Terminen und FristenÜberwachung von Terminen und Fristen Wiedervorlageersatz und Überwachung der BearbeitungszeitenWiedervorlageersatz und Überwachung der Bearbeitungszeiten

Objektorientierte ArchivierungsmöglichkeitenObjektorientierte Archivierungsmöglichkeiten Verringerung des PapieraufkommensVerringerung des Papieraufkommens


Funktionen und daraus resultierende Leistungen eines Workflow-Systems:

Einführung



ProzessorientierungProzessorientierung Verringerung der starken ArbeitsteilungVerringerung der starken Arbeitsteilung

Stärkung der ganzheitlichen Denkweise und Eigenverantwortung der Stärkung der ganzheitlichen Denkweise und Eigenverantwortung der MitarbeiterMitarbeiter

Grafische Darstellung von ProzessenGrafische Darstellung von Prozessen Stärkere Transparenz von Abläufen und InformationenStärkere Transparenz von Abläufen und Informationen

ProzessdokumentationProzessdokumentation

ISO 9000 ff GrundlageISO 9000 ff Grundlage


Einführung



SAPoffice (1)

Internes und externes versenden von DokumentenInternes und externes versenden von Dokumenten

Wiedervorlage, Weiterleitung, bzw. Beantwortung von DokumentenWiedervorlage, Weiterleitung, bzw. Beantwortung von Dokumenten

Setzen von Empfängerprioritäten, Status- und SendeattributenSetzen von Empfängerprioritäten, Status- und Sendeattributen

Persönliche und allgemeine Empfängerliste und AblagePersönliche und allgemeine Empfängerliste und Ablage

Externe SchnittstellenExterne Schnittstellen

Unterstützung von betriebswirtschaflichen AnwendungenUnterstützung von betriebswirtschaflichen Anwendungen

Basisdienste

SAPoffice ist eine vollständig im SAP R/3 integrierte Bürokommunikationslösung,die auf einer offenen, objektorientierten Technologie basiert

Funktionalitäten von SAPoffice:



SAPoffice (2)

Basisdienste

Lotus ScreenCam Movie 2.1



Datenkonstellationen, die die gewünschten Verarbeitungen Datenkonstellationen, die die gewünschten Verarbeitungen beschreibenbeschreiben

Regelwerk, das auf bestimmte Zustände reagieren und die Regelwerk, das auf bestimmte Zustände reagieren und die Ausgabe von Nachrichten einsatzgebietsbezogen steuern Ausgabe von Nachrichten einsatzgebietsbezogen steuern kannkann

Nachrichtensteuerung

Basisdienste

Ziel der Nachrichtensteuerung ist der Austausch von Informationen zwischenunterschiedlichen Partnern und anderen Anwendungen Schnittstellen für Folgeverarbeitung zu bieten

Dazu benötigt es:



Archivierung

Basisdienste

Damit nicht nur unternehmensintern, sondern auch mit Kunden und LieferantenDatenaustausch stattfinden kann, müssen Dokumente mit einem entsprechendenVorgang verbunden und Archiviert werden.

Zeit und Effizienzvorteile können realisiert werden

Verwirklichung des papierlosen Büros

Kommunikationsschnitt-stelle ArchiveLink:



EDIEDI wird verwendet um firmenübergreifend den wird verwendet um firmenübergreifend den Austausch von strukturierten Daten zwischen Austausch von strukturierten Daten zwischen Geschäftspartnern zu realisierenGeschäftspartnern zu realisieren

ALEALE ist eine SAP-eigene Technologie zur Integration ist eine SAP-eigene Technologie zur Integration lose gekoppelter, autonomer Anwendungen mit R/3lose gekoppelter, autonomer Anwendungen mit R/3

OLEOLE ist der von Microsoft entwickelte Standard zur ist der von Microsoft entwickelte Standard zur Kommunikation mit etablierten PC-PaketenKommunikation mit etablierten PC-Paketen

MAPIMAPI ist eine offene Architektur, mir der das SAPoffice- ist eine offene Architektur, mir der das SAPoffice-System an fremde Mail-Frontend-Systeme angebunden System an fremde Mail-Frontend-Systeme angebunden werden kannwerden kann

BAPIBAPI ist die SAP-Schnittstelle der Zukunft. Hierbei ist die SAP-Schnittstelle der Zukunft. Hierbei handelt sich um den Ansatz, Geschäftsprozesse, handelt sich um den Ansatz, Geschäftsprozesse, Funktionen und Daten als Objekte zu betrachtenFunktionen und Daten als Objekte zu betrachten

Schnittstellen

Basisdienste



2. TeilDas SAP Workflow Entwicklungstool

Architektur SAP Business WorkflowArchitektur SAP Business Workflow

SAP Workflow Konzept SAP Workflow Konzept

GeschäftsobjekteGeschäftsobjekte

ProzessdiagrammeProzessdiagramme

R/3R/3



Architektur

Organisation

Person Stelle Org.einheit

RolleRolle Aufgabe

R/3R/3

• Abbild der Unternehmung• Personen• Stellen• Organisationseinheiten• Rollen• Aufgaben



Architektur

Organisation

Prozesse


Referenz

RolleRolle

WF-Definition WF-

Container

Schritt

Aufgaben-Container

Aufgabe

R/3R/3

• Workflow Definitionen• Einzelschritt Definitionen• Workflow Container• Aufgaben Container



Architektur

Organisation

Prozesse

Geschäfts-objekte


WF-Definition WF-

Container

Schritt

Referenz

RolleRolle

Aufgaben-Container

Aufgabe

Attribute

Objekt

Ereignisse Methoden Methodenp.-Container

Ereignis-Container

Zustands-änderung

LesezugriffAufruf und Ergebnis

R/3R/3



Konzept

EinzelschrittAufgabe

Was ?



Konzept

ROLLEVon Wem ?



Konzept

Wie ?

In welcher Reihenfolge ?



Konzept

Workflow Manager



Konzept



Architektur

Organisation


Referenz

RolleRolle Aufgabe

Geschäfts-objekte

Attribute

Objekt


Ereignis-Container

Prozesse

WF-Definition WF-

Container

Schritt

Aufgaben-Container

Zustands-änderung

Lesezugriff Aufruf und Ergebnis

R/3R/3



Prozeß = Aufgabe

Abbildung der Prozesse in Abbildung der Prozesse in ProzessdiagrammenProzessdiagrammen

Gerichtete GraphenGerichtete Graphen

Ähnlich PetrinetzenÄhnlich Petrinetzen

ElementeElemente ObjekteObjekte

BedingungsabfragenBedingungsabfragen

EreignisseEreignisse

SchleifenSchleifen

AktivitätenAktivitäten

Prozesse



Hilfsmittel Business NavigatorHilfsmittel Business Navigator

Ermöglicht Ermöglicht

Modellierung von Geschäftsprozessen Modellierung von Geschäftsprozessen (Workflows)(Workflows)

Darstellung in mehreren SichtenDarstellung in mehreren Sichten

Geschäftsprozesse




Erweiterungen der Business Workbench

Business Modeller (SAP AG)Business Modeller (SAP AG)

Aris Toolset (Prof. Dr. Scheer GmbH)Aris Toolset (Prof. Dr. Scheer GmbH)

Viso Business Modeller (Visio GmbH)Viso Business Modeller (Visio GmbH)

ModelworksModelworks (Intellicorp)(Intellicorp)

Ausblick



Architektur

Organisation


Referenz

RolleRolle Aufgabe

Geschäfts-objekte

Attribute

Objekt


Ereignis-Container

Prozesse

WF-Definition WF-

Container

Schritt

Aufgaben-Container

Zustands-änderung

LesezugriffAufruf und Ergebnis

R/3R/3



Objekttypen SAP Business ObjekttypenSAP Business Objekttypen

AuftragAuftrag

LieferscheinLieferschein

MaterialMaterial

StücklisteStückliste

Geschäftsobjekte

Externe DokumenteExterne Dokumente archivierte Dokumentearchivierte Dokumente

PC ObjektePC Objekte Word DokumenteWord Dokumente

SpreadsheetsSpreadsheets



Attribute Beschreiben Eigenschaften eines ObjektsBeschreiben Eigenschaften eines Objekts

Quelle der InformationQuelle der Information DatenbankfeldDatenbankfeld

Identifizieren ObjektIdentifizieren Objekt

Geschäftsobjekte



Methoden Zulässige Funktion auf einem ObjektZulässige Funktion auf einem Objekt

Methoden könnenMethoden können ein klar definiertes Ergebnis haben ein klar definiertes Ergebnis haben

Ausnahmen habenAusnahmen haben

Methodenparameter verwendenMethodenparameter verwenden

Geschäftsobjekte

Methode „zerdrücken“



Ereignisse Systemweite Mitteilung über ZustandsänderungSystemweite Mitteilung über Zustandsänderung

BeispieleBeispiele Meilenstein im Projekt erreichtMeilenstein im Projekt erreicht

Kunden- Stammdaten geändertKunden- Stammdaten geändert

„„Es ist 18.00 Uhr“Es ist 18.00 Uhr“

Budgetlimit erreichtBudgetlimit erreicht

Prinzip von Erzeuger und VerbraucherPrinzip von Erzeuger und Verbraucher

Geschäftsobjekte



Object Repository 800 vorgefertigte Prozesse800 vorgefertigte Prozesse

170 Geschäftsobjekte170 Geschäftsobjekte

Vorlagen zum Erstellen eigener BOVorlagen zum Erstellen eigener BO

Prozesse & Objekte




Praxisbeispiel

Workflow-Implementierung-

ein Beispiel aus der Praxis



Das UnternehmenMittelständisches UnternehmenMittelständisches Unternehmen

Entwicklung und Produktion von Entwicklung und Produktion von ZerstäubungssystemenZerstäubungssystemen

stark kundenorientiertes Denkenstark kundenorientiertes Denken

auftragsspezifische Produktionauftragsspezifische Produktion

Ziel: Ziel: Flexibilität und schnelle ReaktionszeitFlexibilität und schnelle Reaktionszeit

Praxisbeispiel



SAP Einführungsprojektveraltete Technologie soll durch neue veraltete Technologie soll durch neue

Software abgelöst werdenSoftware abgelöst werden

Siemens-Nixdorf erhielt den Zuschlag zur Siemens-Nixdorf erhielt den Zuschlag zur Einführung von SAP R/3.Einführung von SAP R/3.

Besonderheiten bei der R/3 Einführung:Besonderheiten bei der R/3 Einführung: Organisation wurde nicht angetastetOrganisation wurde nicht angetastet

eigenes Einführungs-Projektteam eigenes Einführungs-Projektteam

erst 1997 wurde Business Workflow eingeführterst 1997 wurde Business Workflow eingeführt

Praxisbeispiel



Vorgehen bei der Workflow-Einführung

Transformation eines Geschäftsprozesses Transformation eines Geschäftsprozesses in ein Workflow:in ein Workflow:

Festlegung der Geschäftsprozesse (Projektteam)Festlegung der Geschäftsprozesse (Projektteam)

Umsetzung der im Altsystem vorhandenen Umsetzung der im Altsystem vorhandenen Funktionalität (durch Schwachstellenanalyse)Funktionalität (durch Schwachstellenanalyse)

Anschliessende Beurteilung Anschliessende Beurteilung

Prozesse werden organisatorisch und DV-technisch Prozesse werden organisatorisch und DV-technisch analysiert und optimiertanalysiert und optimiert

Praxisbeispiel



Geschäftsprozeßdesign„„systematische Materialstammpflege“systematische Materialstammpflege“

Kritische Hauptprozesse sollen reibungslos Kritische Hauptprozesse sollen reibungslos zusammengeführt werdenzusammengeführt werden

Im Mittelpunkt steht die Im Mittelpunkt steht die MaterialstammpflegeMaterialstammpflege

Workflow übernimmt Koordination der Workflow übernimmt Koordination der MaterialstammpflegeMaterialstammpflege

Praxisbeispiel



Lösungsmöglichkeiten der Prozeßsteuerung

Chaotische LösungChaotische Lösung

Zentrale LösungZentrale Lösung

Pragmatische LösungPragmatische Lösung

TransaktionslösungTransaktionslösung

Workflow-LösungWorkflow-Lösung

Praxisbeispiel



Workflow-ImplementierungCustomizingCustomizing

Definition der AufbauorganisationDefinition der Aufbauorganisation

Definition der ObjekttypenDefinition der Objekttypen

Definition der AufgabenDefinition der Aufgaben

Definition der WorkflowsDefinition der Workflows

Workflow-BetriebWorkflow-Betrieb

Praxisbeispiel


sap business workflow - wi8 sap r/3 - präsentation fh-konstanz workflow technologie und umfeld sap...

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