São José do Campos PROJ-22

Maio/2012

EMPRESA

EASY BANKPROJETO

DRIVE CA$H

PRODUTO

DRIVE THRU

Equipe:

Octávio Carvalho de Vasconcellos

Suzie Tavares Silva

Gabriela Bastos Lucas Teles

Objetivo do Trabalho: Através da teoria apresentada na disciplina de Fundamentos de Gerenciamentos de Projetos, estamos estruturando um projeto para o desenvolvimento e lançamento de um novo produto, o Drive Cash, que visa oferecer uma maior comodidade e segurança aos usuários de caixa eletrônico no estado de São Paulo.

Através da estruturação da WBS com suas fases, pacotes e entregas será possível gerenciar as fases deste projeto havendo uma estimativa de custos e esforço através da lista de atividades podendo também se controlar se as entregas estão em conformidade com o planejado, desenvolvendo assim um plano, baseado na metodologia, que visa fornecer uma importante ferramenta para que o gerente de projetos possa realizar as entregas dentro do prazo, custo e qualidades planejadas.

Onde Nasceu o projeto? Recebemos através de um dos nossos clientes uma declaração de trabalho ao qual esta instituição financeira visa oferecer um diferencial aos seus clientes.

Com o aumento da criminalidade e do número de assaltos aos usuários de caixa eletrônico e com a melhora da situação econômica do Brasil onde o número de pessoas das classes A e B crescem exigindo uma maior comodidade e facilidade nos serviços, recebemos desta instituição financeira uma RFI com o propósito de uma solução para os pontos acima abordados.

Produto:

Drive Thru Machine

Stakeholders: Clientes e Usuários Sponsor Gerente de Projetos e PMO Equipe do Projeto Gerente de Operações Fornecedores Parceiros Comerciais

Restrições: O Produto deverá ter a cor da instituição financeira 80% dos materiais utilizados na concepção do produto devem ser recicláveis A ferramentas do PMBok 4ª. Edição deverá ser utilizadas. O Gerente de Projetos deve ser aprovado pelo cliente

Requisitos: Cada maquina deverá ter uma capacidade mínima de 2.500 cédulas. A interface com o usuário deverá ser simples e de fácil utilização contendo recursos áudio visuais para deficientes. Deverá existir um sele de qualidade que comprove que o produto foi devidamente testado. O local de armazenamento das cédulas deverá contar tinta que manche as cédulas em caso de explosão ou tentativa de violação. Em todas cidades com mais de 150.000 habitantes no estado de São Paulo deverá haver ao menos 1 maquina instalada.

Premissas: Máquina será desenvolvida com 80% de material reciclável Maquina deverá ser aceita pelo mercado Os processos do projeto serão desenvolvidos e implementados de forma critérios ambientais politicamente corretos.

Estrutura Organizacional:

Por se tratar de um projeto complexo que deverá gerenciar até a fase de instalação do produto em diversas localidades do estado de São Paulo e por ser tratar de um produto novo com potencial forte de venda para outras instituições financeiras onde este produto poderá alavancar o crescimento da empresa, estamos optando por trabalhar com uma equipe projetizada onde se espera uma organização muito eficiente no projeto, com uma equipe fidelizada e com uma comunicação eficaz onde o Gerente de Projetos terá uma autonomia afim de garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos.

O PMO em nossa empresa com estrutura projetizada fica no centro de informações de controle. Irá integrar e apoiar as atividades de Gerenciamento de Projetos, analisar dados, auxiliar na tomada de decisão e, por consequência, retirar a sobrecarga dos gerentes de projetos contribuindo com inúmeras melhorias no Gerenciamento de Projetos.

Funções Adotadas: Coordena os padrões de qualidade, disponibiliza e matem uma metodologia de Gerenciamento de Projetos. Auxilia na priorização de recursos e capacita profissionais em gerenciamento de projetos. Identifica e dá suporte ao andamento de projetos com problemas. Enfim, torna-se uma plataforma de aconselhamento para os gerentes de projetos.

FAE’s assim como APO são entradas em quase todas as fases do projeto. As FAE´s em nosso projeto deve atender alguns requisitos referentes as áreas Financeiras e de Engenharia Elétrica, principalmente. No projeto Drive Cash as FAE’s do setor, políticas, estrutura e etc; mapeadas são:

-Política ISO 9001;-Análise de Situação financeira do País;-Estudos de Avaliação de Risco (EAR); - Análise por Árvores de Falhas (AAF);-Restrição consanguínea na empresa;-CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes)-Normas ABNT na área de Engenharia Elétrica (Ex.: NBR 28, NBR 60898, etc.);

Entregas

O projeto Drive Cash será gerenciado seguindo os processos do PMBOK conforme ilustrado no quadro a seguir:

Fonte: Guia PMBOK 4ª Edição

Desenho do termo de abertura do projeto bem com a identificação dos Stakeholders para que o Gerente de projetos possa identificar as necessidades, expectativas e desejos e afunilar a expectativa do que será as entregas para o cliente.

Neste grupo de processo é essencial desenhar um termo de abertura detalhado e alinhado com as expectativas do projeto de forma adequada.

Microsoft Office Excel 97-2003 Worksheet

Termo de Abertura do Trabalho do Drive Cash

No planejamento iremos desenvolver o plano de gerenciamento de projetos em Ms Project onde uma das responsabilidades do Gerente de Projetos será garantir a execução de cada etapa.

Para o planejamento adequado é importante identificar os stakeholders conforme informado no Slide 6 deste trabalho.

Após a identificação dos stakeholders devemos identificar os requerimentos, restrições e premissas conforme informado no slide 8 para que possamos mapear o escopo do projeto.

Após a definição dos dados acima citados a WBS foi criada conforme descrito no slide 11.

Conforme ilustrado no quadro 11 a WBS foi criada informando as fases do projeto e a partir destas fases foram criados os pacotes de trabalho.

Cada pacote de trabalho deve conter a sua respectiva entrega.

Ao criar as entregas devemos definir a lista de atividades, estimar o custo e o tempo de duração de cada atividade, a partir desse momento deve-se desenvolver o cronograma.

Nos slides 26, 27, 28 e 29 exemplificamos as listas de atividades de 4 pacotes de trabalho, estimamos os custos e definimos o tempo de duração conforme descrito no grupo de processo de planejamento do PMBOK.

Conforme sugere o grupo de processos do PMBOK é importante realizar o planejamento da qualidade de todas as entregas dos pacotes de trabalho.

No quadro a seguir exemplificamos o planejamento da qualidade para 4 entregas:

O planejamento de recursos humanos será realizado da seguinte forma:

Fase 1: Contratação dos coordenadores das áreas. Fase 2: Contratação da equipe operacional de cada área.

As comunicações do projeto serão realizadas através da Ferramenta SharePoint.

Todas as documentações serão inseridas de forma estruturada no site e Comunicações serão publicadas na ferramenta.

O site será estruturado também para que os envolvidos recebam e-mails a partir do SharePoint conforme novas publicações ou atualizações neste.

Identificação dos Riscos:

Segurança das MáquinasResistência dos usuários na Utilização das máquinasDisponibilidade das máquinas

Respostas aos Riscos:

Desenhar opções que aumente a segurança dos usuários que optarem pela utilização das máquinas de Drive ThruIncentivar a utilização das máquinas através de propagandaCriar processos de manutenção para mitigar riscos de não disponibilidade

As aquisições serão definidas através do planejamento a seguir:

5) Identificação dos Fornecedores necessários.

6) Iniciação do processo de cotação de fornecedores, nesta etapa a empresa deverá coletar propostas de no mínimo 3 fornecedores.

7) Definição dos padrões de qualidade exigidos para os fornecedores.

8) Preenchimento do documento que avaliará o custo x a qualidade proposta por cada fornecedor.

9) Validação do responsável de cada área sobre qualificação do fornecedor.

10) Aprovação final do time de Qualidade

Na etapa de execução deve-se garantir que tudo que foi planejado na etapa de planejamento seja executado. Os passos a seguir devem ser executados:

4) Gerenciar o plano de execução do projeto;

5) Realizar a garantia da qualidade garantindo que as entregas estejam sendo realizadas conforme planejadas;

6) Mobilizar a equipe do projeto, utilizando a liderança dos gestores e práticas motivacionais;

7) Desenvolver a equipe de projeto de treinamentos, teamwork , bem como acompanhamento através da utilização de processos de avaliação de competências e estabelecimento de metas ;

8) Atualizar o Sharepoint com todas as informações relevantes para o time, bem como gerenciar as expectativas de todas as partes interessadas;

9) Executar as aquisições conforme processo estabelecido no slide 20.

Na etapa de planejamento de Controle é essencial o desenho de processos que garantam o monitoramento das ações que foram planejadas bem como desenhar processos que garantam o controle integrado de mudanças.

No projeto Drive Cash nos utilizaremos de reuniões semanais para acompanhamento dos itens inseridos no MS Project, bem como a utilização de KPI’s para verificação do progresso do Projeto.

Reuniões gerenciais serão realizadas Bimestralmente com os gestores e a apresentação para a alta gerencia será realizada de forma trimestral no início do projeto e mensal nos 3 últimos meses antes do Go-live.

Na última reunião de monitoramento e controle serão apresentados dados e a Documento de Go-no-go será assinada.

O processo de gerenciamento de mudanças será realizado da seguinte forma:

3) Nas reuniões semanais com o time operacional, o gerente de projetos irá acompanhar o progresso do projeto.

5) Na identificação de uma eventual mudança o board irá escalar ao gerente que irá iniciar a documentação da mudança através de template definido com as justificativas e dados necessários para a mudança.

7) Esse documento será apresentado ao Sponsor do projeto e após a aprovação do Sponsor e Diretoria os documentos relacionados serão atualizados bem como a atualização de impactos no tempo e no Cronograma.

9) Após a finalização do processo acima informado será realizada a comunicação com os envolvidos através das reuniões semanais, mensais e bimestrais e a eventual formalização através de atas de reuniões e publicação da comunicação no Sharepoint.

No processo de monitoramento e controle o gerente de projetos deve garantir os itens a seguir conforme quadro do grupo de processos do PMBOK informado no slide 12 deste trabalho.

3) A execução de todos os itens planejado;

4) O controle integrado de mudanças;

5) O controle do Cronograma;

6) Controle dos Custos;

7) Controle da Qualidade;

8) Reportar o desempenho;

9) Monitoramento dos Riscos;

10) Administração das aquisições.

Na etapa de encerramento, deve-se fazer uma avaliação se tudo o que foi planejado e executado está de acordo com a necessidade do projeto.

Após o devido acompanhamento do projeto e verificação da estabilização o projeto é transferido para operação e a equipe funcional será responsável por manter as atividades da empresas.

Na etapa de encerramento é importante atualizar o banco de dados do APO bem como mapear e documentar os “Lessons Learned” do projeto.

Falaremos sobre o APO no Slide 30 deste trabalho.

LAtv - Lista de Atividades PT: Validação HW

Atividade

Thiago Adalberto

Custo da atividade [R$]Duração [T] Custo [R$] Duração [T] Custo [R$]

Definição do Responsável pela Validação 1 20,00 20,00

Leitura do Documento de teste 1 20,00 20,00

Execução do Teste 3 20,00 60,00

Preenchimento das evidencias de validção 3 30,00 90,00

190,00

LAtv - Lista de Atividades PT: Estudo Logístico

Atividade

Aline Daniel Jurídico

Custo da atividade [R$]Duração [T] Custo [R$] Duração [T] Custo [R$] Duração [T]

Custo [R$]

Cotação de Fornecedores 5 20,00 100,00

Definição da Transportadora 3 20,00 60,00

Aprovação da contratação da Transportadora

2 20,00 2 20,00 80,00

Firmar Contrato com Fornecedor 3 50,00 150,00

Custo do Pacote de

Trabalho 390,00

LAtv - Lista de Atividades PT: Instalação

Atividade

Aline Daniel Transporte Transportadora

Custo da atividade [R$]Duração

[T]Custo [R$]

Duração [T]

Custo [R$]Duração

[T]Custo [R$]

Duração [T]

Custo [R$]

Alocar Equipe Técnica 2 50,00 2 200,00 500,00

Executar Instalação 2 20,00 40,00

Validar Instalação 1 20,00 20,00

Teste Final 1 20,00 20,00

Custo do Pacote de Trabalho 580,00

LAtv - Lista de Atividades PT: Mão-de-obra

Atividade

Carlos FernandoAluguel de Sala para

EntrevistaCusto da

atividade [R$]Duração [T] Custo [R$] Duração [T] Custo [R$] Duração [T]

Custo [R$]

Enviar vagas para Recrutamento e Seleção

1 15,00 0 30,00 15,00

Analisar CVs 0 15,00 24 30,00 720,00

Entrevistar 0 15,00 24 30,00 24 20,00 1.200,00

Enviar candidatos selecionados para contratação

4 15,00 0 30,00 60,00

Custo do Pacote de

Trabalho 1.995,00

Em nossa empresa todos documentos estarão arquivados num grande banco de dados de informações, tais como as informações históricas, WBS de projetos anteriores, cronogramas, matriz de risco, requisitos, qualidade, lições aprendidas e etc. Estes estarão organizados e podem ser recuperados quando necessário.

Como ferramenta para uma melhor e mais eficiente organização de tais documentos, será utilizado o Sharepoint Microsoft. Assim todos os bens e direitos da empresa poderão ser utilizados para influenciar o sucesso de nosso projeto. Outra ferramenta a ser utilizada também como compartilhamento de informações e relação direta com nossos recursos será um portal de Intranet.

Através da Disciplina Fundamentos do Gerenciamento de projetos a equipe pode entender os processos que permitem viabilizar o condução de um

projeto de forma eficiente e eficaz e aplicar de forma prática os conceitos adquiridos em aula.