resource sharing - borrowing requests

66
Alma @ Ulg - ILL Gestion des demandes sortantes (Borrowing requests )

Upload: ulg-library-alma

Post on 19-Feb-2017

84 views

Category:

Technology


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: Resource sharing - borrowing requests

Alma @ Ulg - ILL

Gestion des demandes sortantes (Borrowing

requests )

Page 2: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

Demandes de PIB sortantes (borrowing requests)• Les demandes de PIB sortantes concernent les demandes de documents

faites à une bibliothèque extérieure (hors ULg).• On peut faire une demande de PIB sortante pour un document• non présent à l’ULg• présent à l’ULg mais indisponible (en prêt, …)

2

Page 3: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

Demandes de PIB sortantes : workflow1. Réception d’une demande• A l’accueil de la bibliothèque ou par mail• Via Primo

2. Création dans Alma de la demande (si réception à l’accueil ou par mail)• Manuellement• A partir d’une recherche dans Alma• A partir d’un catalogue externe

3. Prise en charge de la demande• Edition de la demande• Envoi (si nécessaire) d’une question à l’utilisateur• Sélection d’un partenaire

4. Envoi de la demande au partenaire• Par mail directement au partenaire• A un mail « bidon » pour ensuite être encodée dans un système hors ALMA,

comme Impala ou Subito3

Page 4: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

Demandes de PIB sortantes : workflow5. Réception du document (sous format papier ou électronique)• Si format papier :

• Attribution automatique d’un code à barres temporaire• Envoi (si nécessaire) du document à la bibliothèque de retrait (pickup location)• Envoi automatique d’un mail au lecteur le prévenant que le document est à sa

disposition• Consultation/prêt/prolongation du document à l’utilisateur

• Si format électronique :• Impression/envoi à l’utilisateur• Clôture de la demande

6. Si format papier, à la fin de la consultation/au retour de prêt du document: • Renvoi (si nécessaire) du document à la bibliothèque gérant le PIB• Renvoi du document au partenaire• Clôture de la demande 4

Page 5: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

Demandes de PIB sortantes : workflow1. Réception d’une demande• A l’accueil de la bibliothèque ou par mail• Via Primo

2. Création dans Alma de la demande (si réception à l’accueil ou par mail)• Manuellement• A partir d’une recherche dans Alma• A partir d’un catalogue externe

3. Prise en charge de la demande• Edition de la demande• Envoi (si nécessaire) d’une question à l’utilisateur• Sélection d’un partenaire

4. Envoi de la demande au partenaire• Par mail directement au partenaire• A un mail « bidon » pour ensuite être encodée dans un système hors ALMA,

comme Impala ou Subito5

Page 6: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

1. Réception d’une demande• A l’accueil de la bibliothèque ou par mail

Encodage de la demande dans Alma• Via Primo• Formulaire vierge• A partir d’un résultat de recherche : pour un document

• non présent à l’ULg• présent à l’ULg mais indisponible

La demande arrive directement dans Alma

6

Page 7: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

1. Réception d’une demande via Primo• En étant identifié, on trouve le bouton « PIB » à deux endroits• Dans la barre supérieure (après avoir cliqué sur MyLibrary) :

• Dans l’onglet « Demandes & Services » de « MyLibrary »

7

Page 8: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

1. Réception d’une demande via Primo• Formulaire vierge

8

Page 9: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

1. Réception d’une demande via Primo• A partir d’un résultat de recherche pour un document non présent à

l’ULg

9

Page 10: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

1. Réception d’une demande via Primo• A partir d’un résultat de recherche pour un document en prêt

10

Page 11: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

1. Réception d’une demande via Primo.• Liste des demandes dans Alma

11

Page 12: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

Demandes de PIB sortantes : workflow1. Réception d’une demande• A l’accueil de la bibliothèque ou par mail• Via Primo

2. Création dans Alma de la demande (si réception à l’accueil ou par mail)• Manuellement• A partir d’une recherche dans Alma• A partir d’un catalogue externe

3. Prise en charge de la demande• Edition de la demande• Envoi (si nécessaire) d’une question à l’utilisateur• Sélection d’un partenaire

4. Envoi de la demande au partenaire• Par mail directement au partenaire• A un mail « bidon » pour ensuite être encodée dans un système hors ALMA,

comme Impala ou Subito12

Page 13: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande• Cliquer sur le lien « Borrowing Requests » dans le menu Alma

13

Page 14: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande

14

• Cliquer sur le bouton « Add »

• Trois possibilités :Ajout de la demande :ManuellementA partir d’une recherche dans AlmaA partir d’un catalogue externe

Page 15: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande :• Manuellement : • Choisir le type de document : livre ou article/chapitre d’un livre

• Compléter le formulaire en deux parties :• Informations bibliographiques• Renseignements concernant la demande

15

Page 16: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande• Manuellement• Informations bibliographiques pour un livre

16

Le champ « Title » est obligatoire

Page 17: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande• Manuellement• Informations bibliographiques pour un article / chapitre d’un livre

17

Champs obligatoires

Page 18: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande• Manuellement• Renseignements concernant la demande

18

Champs obligatoires

Page 19: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande• Manuellement• Renseignements concernant la demande : détail des différents champs

• Requester : utilisateur introduisant la demande• Request status : statut de la requête• Requested format : format du document souhaité• Requested media : Media souhaité (ne sera pas précisé)• Allow other format : indique si l’utilisateur accepte un autre format que celui souhaité• Preferred send method : méthode préférée pour l’envoi du document• Language : langue du document• Date needed by : date jusqu’à laquelle le document est souhaité par l’utilisateur• Delivery location : lieu de livraison du document (toujours choisir« Deliver to library »)• Requested pickup location : bibliothèque où l’utilisateur consultera/empruntera le document• For Reading-Room Use : pour restreindre l’accès à une salle de lecture• Shipping cost : frais d’envoi (ne pas les compléter à cet endroit)• Patron request cost : frais de la demande (ne pas le compléter à cet endroit)• Willing to pay : indique si l’utilisateur accepte de payer les frais liés à la demande• Agree to copyright terms : (ne sera pas utilisé : pour des partenaires ISO)• Needs patron information : indique si des informations complémentaires concernant l’utilisateur sont

nécessaires• Request note : note concernant la requête• Maximum fee : frais maximum que l’utilisateur accepte de payer • Level of service : niveau (rapidité) du service (ne sera pas précisé)

19

Page 20: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande• Manuellement• Renseignements concernant la demande :

• Lorsque l’utilisateur est sélectionné, son identifiant et la bibliothèque gérant le PIB qui lui est attribuée apparaissent automatiquement.

• Sélectionner la Pick up location

20

Page 21: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande :• A partir d’une recherche dans Alma• Cocher le résultat souhaité puis cliquer sur « Select »

21

Livre en prêt

Page 22: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande :• A partir d’une recherche dans Alma• Compléter les renseignements concernant la demande (les données

bibliographiques étant déjà complétées) :

22

Données bibliographiques

Page 23: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande :• A partir d’un catalogue externe• Dans le menu déroulant, choisir le catalogue

• Introduire les termes de recherche

23

Page 24: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande :• A partir d’un catalogue externe• Cocher le résultat souhaité puis cliquer sur « Select »

• Compléter les renseignements concernant la demande (les données bibliographiques étant déjà complétées)

24

Page 25: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande• Dans les trois cas, enregistrer la demande en cliquant sur le bouton

« Save »

25

Page 26: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

2. Création dans Alma de la demande• Liste des demandes : un identifiant interne a été créé automatiquement

26

A partir d’une recherche dans Alma

Manuellement

A partir d’un catalogueextérieur

Page 27: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

Demandes de PIB sortantes : workflow1. Réception d’une demande• A l’accueil de la bibliothèque ou par mail• Via Primo

2. Création dans Alma de la demande (si réception à l’accueil ou par mail)• Manuellement• A partir d’une recherche dans Alma• A partir d’un catalogue externe

3. Prise en charge de la demande• Edition de la demande• Envoi (si nécessaire) d’une question à l’utilisateur• Sélection d’un partenaire

4. Envoi de la demande au partenaire• Par mail directement au partenaire• A un mail « bidon » pour ensuite être encodée dans un système hors ALMA,

comme Impala ou Subito27

Page 28: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Pour retrouver une demande : effectuer une recherche dans le champ

« Find » et sélectionner un critère dans la liste déroulante

28

Page 29: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Pour filtrer les demandes, utiliser les facettes

29

Page 30: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande

30

• Options disponibles

• Edit : modifier les informations concernant la demande• Cancel : annuler la demande• Duplicate : dupliquer la demande• Send query to patron : envoyer un mail pré-configuré à l’utilisateur• View Local Resources : vérifier si le document n’est pas présent dans nos

collections• Recalculate rota assignment : (ne sera pas utilisé)• More details : visualiser les informations bibliographiques

Page 31: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Cancel• Sélectionner dans le menu déroulant la cause de l’annulation

31

Page 32: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Cancel• Cocher la case « Notify User » pour que l’utilisateur soit averti par mail de

l’annulation de la demande, ajouter une note puis cliquer sur « Confirm »

32

Page 33: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Cancel : exemple de lettre de notification d’annulation d’une demande

33

Page 34: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Send query to patron• Sélectionner dans la liste déroulante le modèle à envoyer

• Deux options disponibles

• Open for Edit : Editer le contenu du message avant de l’envoyer• Send Email : Envoyer directement le message

34

Page 35: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Send query to patron : Open for Edit

• Editer le contenu (tous les champs sont éditables) et envoyer le message 35

Page 36: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Send query to patron : exemple

36

Page 37: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Sélection d’un partenaire• Sur la page détaillée de la demande, cliquer sur le bouton « Add Partners » :

• Dans la liste des partenaires, choisir celui à qui sera envoyé la demande et cliquer sur le bouton « Select » (on peut effectuer une recherche sur le nom ou le code du partenaire)

37

Page 38: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

3. Prise en charge de la demande• Sélection d’un partenaire• Cliquer sur le bouton « Save » dans la page détaillée de la demande• D’autres options disponibles

• Send : envoyer la demande au partenaire• Receive : réceptionner le document• Reject : indiquer que la demande a été refusée par le partenaire• Locate Resource : ne sera pas utilisé 38

Le partenaire a été ajouté

Un identifiant externe a été ajouté

Page 39: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

Demandes de PIB sortantes : workflow1. Réception d’une demande• A l’accueil de la bibliothèque ou par mail• Via Primo

2. Création dans Alma de la demande (si réception à l’accueil ou par mail)• Manuellement• A partir d’une recherche dans Alma• A partir d’un catalogue externe

3. Prise en charge de la demande• Edition de la demande• Envoi (si nécessaire) d’une question à l’utilisateur• Sélection d’un partenaire

4. Envoi de la demande au partenaire• Par mail directement au partenaire• A un mail « bidon » pour ensuite être encodée dans un système hors ALMA,

comme Impala ou Subito39

Page 40: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

4. Envoi de la demande au partenaire• Cliquer sur l’option « Send » dans la liste des demandes

• ou sur le bouton « Send » dans la page détaillée de la demande

40

Page 41: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

4. Envoi de la demande au partenaire• Changement du statut de la demande : demande envoyée au partenaire

• Deux possibilités :• Pour les partenaires avec lesquels on communique par mail, un mail est bien

envoyé à l’adresse du partenaire• Pour les partenaires possédant une plateforme (comme Impala ou Subito),

un mail sera envoyé à une adresse bidon (et il faudra donc encoder la demande sur la plateforme du partenaire)

41

Page 42: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

4. Envoi de la demande au partenaire• Exemple de demande envoyée à un partenaire :

42

Page 43: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

4. Envoi de la demande au partenaire• Reject• Si le partenaire refuse la demande, cliquer sur l’option « Reject »

• Sélectionner dans le menu déroulant la cause du refus

43

Page 44: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

4. Envoi de la demande au partenaire• Reject• Cocher la case « Notify User » pour que l’utilisateur soit averti par mail du rejet de la

demande, ajouter éventuellement une note interne puis cliquer sur « Ok »

• Le champ « Note to partner » ne sera pas utilisé (pour les partenaires Alma) • Le statut de la demande est « Rejected by partner » et la demande est clôturée. 44

Page 45: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

4. Envoi de la demande au partenaire• Reject : exemple de lettre de notification de rejet d’une demande

45

Page 46: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

Demandes de PIB sortantes : workflow5. Réception du document (sous format papier ou électronique)• Si format papier :

• Attribution automatique d’un code à barres temporaire• Envoi (si nécessaire) du document à la bibliothèque de retrait (pickup location)• Envoi automatique d’un mail au lecteur le prévenant que le document est à sa

disposition• Consultation/prêt/prolongation du document à l’utilisateur

• Si format électronique :• Impression/envoi à l’utilisateur• Clôture de la demande

6. Si format papier, à la fin de la consultation/au retour de prêt du document: • Renvoi (si nécessaire) du document à la bibliothèque gérant le PIB• Renvoi du document au partenaire• Clôture de la demande 46

Page 47: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)• Cliquer sur l’option « Receive » dans la liste des demandes

• Compléter le champ « Due date » (date à laquelle le document doit être renvoyé au partenaire)

47

Un code à barres a été ajouté

La localisation temporairea été ajoutée

Page 48: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)• Décocher la case « Automatically notify patron » pour ne pas avertir le lecteur que le document est

arrivé

• Compléter si nécessaire les champs « Fulfillment note » (note de prêt) et « Internal Note » (note interne)

• Pour les utilisateurs payant au bureau de prêt, ajouter les frais dans « Patron Request Cost »• Cliquer sur le bouton « Go »• Le champ « Note to partner » ne sera pas utilisé (pour les partenaires Alma)

48

Page 49: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)• Autre manière de réceptionner un document : cliquer sur le lien « Receiving

Items » dans le menu Alma

• Compléter le champ « External Identifier » et cliquer sur le bouton « Ok »

• Comme précédemment , le càb temporaire est créé et on peut ajouter les frais dans « Patron Request Cost » (pour les utilisateurs payant au bureau de prêt)

49

Page 50: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)• Changement du statut de la demande : Document reçu physiquement

par la bibliothèque

• D’autres options disponibles• Request renew : prolonger la demande• Return : renvoyer le document à la bibliothèque propriétaire du document

50

Page 51: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)• Une notice a été crée temporairement dans le catalogue. Elle n’est pas

visible dans Primo.

51

Page 52: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)

52

• Envoi du document à la pick up location (si différente de la resource sharing library)• Envoi automatique d’un mail à l’utilisateur l’avertissant que le document

est à sa disposition

Page 53: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)

53

• Les frais ont été ajoutés au compte du lecteur

Page 54: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)

54

• Prêt du document à l’utilisateur (BST et Graulich permettent le prêt au personnel ULg et doctorants). La date de retour est la « Due date » introduite à la réception du document.

• Changement du statut de la demande : document en prêt à l’utilisateur

Page 55: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)

55

• L’utilisateur ne peut pas prolonger le prêt. Si la bibliothèque propriétaire autorise une prolongation, cliquer sur l’option « Request Renew » et modifier la « Due date »

Page 56: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (papier)

56

• Changement du statut de la demande : Demande renouvelée par le partenaire

• Un mail est envoyé automatiquement au partenaire et à l’utilisateur les informant que la date de retour de prêt a été modifiée

• Pour les documents ne pouvant pas être empruntés, les garder sur la « Hold shelf » jusqu’à la « Due date »

Page 57: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (électronique)

57

• Cliquer sur l’option « Receive » dans la liste des demandes

• Pour les utilisateurs payant au bureau de prêt, ajouter les frais dans « Patron Request Cost », compléter éventuellement la note interne et cliquer sur « Go »

Page 58: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (électronique)• Changement du statut de la demande : Document reçu sous format

électronique par la bibliothèque

58

Page 59: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (électronique)• Envoi par mail du document (pour les utilisateurs ne payant pas au

bureau de prêt).• Impression du document (pour les utilisateurs payant au bureau de

prêt)• Envoi (si nécessaire) des photocopies à la pick up location• Envoi d’un mail à l’utilisateur le prévenant que les photocopies sont à sa

disposition : dans l’option « Send query to patron », choisir le modèle « Impression à votre disposition », éditer éventuellement le contenu et envoyer le message

59

Page 60: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (électronique)• Exemple de mail concernant l’impression d’un document

60

Page 61: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (électronique)• Pour clôturer la demande, deux possibilités :• A la réception du document, cocher la case « Complete the request »

• Changer manuellement le statut dans la liste des demandes : cocher la case de la demande, sélectionner « request completed » dans le menu déroulant et cliquer sur « Change Status »

61

Page 62: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

5. Réception du document (électronique)• La demande est clôturée et disparait de la liste des demandes actives• Pour la retrouver, dans la liste des demandes sélectionner le statut

« Completed » et effectuer une recherche sur un des champs proposés

62

La demande est clôturée

Page 63: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

Demandes de PIB sortantes : workflow5. Réception du document (sous format papier ou électronique)• Si format papier :

• Attribution automatique d’un code à barres temporaire• Envoi (si nécessaire) du document à la bibliothèque de retrait (pickup location)• Envoi automatique d’un mail au lecteur le prévenant que le document est à sa

disposition• Consultation/prêt/prolongation du document à l’utilisateur

• Si format électronique :• Impression/envoi à l’utilisateur• Clôture de la demande

6. Si format papier, à la fin de la consultation/au retour de prêt du document: • Renvoi (si nécessaire) du document à la bibliothèque gérant le PIB• Renvoi du document au partenaire• Clôture de la demande 63

Page 64: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

6. Renvoi du document au partenaire (papier)• Pour un document mis en prêt : au retour du prêt (« Return Items » dans le

menu Alma), ou au retour du document à la bibliothèque gérant le PIB (« Scan In Items » dans le menu Alma, si la pick up location est différente de la bibliothèque gérant le prêt), le système indique que le document doit être renvoyé au partenaire

• La demande est clôturée (passer par le statut « Completed » pour la retrouver)

64

Page 65: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

6. Renvoi du document au partenaire (papier)• Pour les documents ne pouvant pas être empruntés, lorsqu’ils sont sur

la « Expired Hold Shelf », au moment du « Scan in Items », le système indique que le document doit être renvoyé au partenaire et la demande est clôturée.

65

Page 66: Resource sharing - borrowing requests

Alm

a @

ULg

- IL

L – P

rêt I

nter

bibl

ioth

èque

s

6. Renvoi du document au partenaire (papier)• Pour renvoyer le document au partenaire avant la « Due date », cliquer sur le

bouton « Return »

• Ajouter éventuellement une note interne, puis cliquer sur « Ok » et la demande est clôturée

66