"réseau social d'entreprise et ged : mythes et réalités"

Évènement APROGED2 Juillet 2015

RSE et GED : Mythes et réalités

Alain Garnier – CEO de Jamespot 02/07/15

@garniera

L’information non structurée dans les entreprises : Usages & Outils (2007)

Le réseau social d’entreprise (2011)

RSE et GED : mythes et réalités

GED et RSEdans les organisations :Les mythes…


Mythe n°1 : Les montagnes sont lisses de loin


Qu’est qu’un RSE?• Les membres d'un réseau social d’entreprise sont regroupés en communautéà des fins professionnelles et sont liés par une plate‐forme applicativeréunissant les employés d’une entreprise, ses clients, ses actionnaires ou sespartenaires.

• Au‐delà des communautés, un réseau social d’entreprise se base sur lesnotions suivantes :• fiche ou profil enrichi : mise en valeur de l'expertise des collaborateurs et de sescentres d'intérêts ;

• mur de suivi d'activité : permet d'avoir une vision consolidée de l'activité de sonécosystème (collègues, communautés, échange autour d'une thématique, etc.)

• l’échange sur des projets, le partage de documents

‐ Définition WIKIPEDIA ‐RSE et GED : mythes et réalités

Qu’est que la GED?• La gestion électronique des documents (GED ou EDM1 pour ElectronicDocument Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant àorganiser et gérer des informations et des documents électroniques au seind'une organisation.

• Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de cescontenus documentaires.

‐ Définition WIKIPEDIA ‐


Modules d’une GEDGED RSEAcquisition des documents OKTraitement des documents OKStockage des documents OKDiffusion des documents OKValorisation des documents OK

Le RSE est une GED !


Dans le détail…GED Ce que ne fait pas (bien) le RSE (en

natif) Ce que ne fait pas (bien) la GED

Acquisition des documents ‐ Scan et traitement LAD/RAD/OCR‐ Création de documents‐ EDI

‐ Co‐création de documents

Traitement des documents ‐ Indexation conditionnelle des méta données

‐ Indexation folksonomie

Stockage des documents ‐ Hiérarchie de stockage‐ Gestion de la durée de

conservation‐ Archivage

‐ Lien document bureautiquepersonnel (My…)

Diffusion des documents ‐ Diffusion collaborative

Valorisation des documents ‐ ‐

GED : le document « pro » RSE : le document des proVSRSE et GED : mythes et réalités

Mythe n°2 : Le rasoir d’Ockham

« Pluralitas non est ponenda sine necessitate »

« Les multiples ne doivent pas être utilisés sans nécessité »

Guillaume d’Ockham


Choisir au plus simple pour les utilisateurs

Fréquence faible Fréquence ImportanteDocument très versatile

File NEW / New Doc etc…

RSE

Régularité forte du processus

Projet orphelin GED ou RSE

Régularité forte du document

Bureautique « templatisée »

GED


Mythe n°3 : Évolution


Contenu

Métadonnées

Rangement

Socialisation

Évolution du contenu


Mythe n°4 : Narcisse


Effet rationnel


Dans le cerveau, l’émotion est plus rapide que la raison…

La raison Les émotions


Mythe n°5 : Adam et Eve


L’intégration GED / RSE est encore compliquée

• Manque de connecteurs

• Instabilité des APIs (cf. Sharepoint) ou Bullshit API

• Difficulté de scinder les scénarios

• Culture de projets différents : opposition deux « mondes »

• Qui est prêt à payer le surcout de connexion ?


Mythe n°6 : Icare

Attracteur de la complexité documentaire

• Pas besoin d’un gestionnaire de taxonomie pour 30 concepts…

• Pas besoin d’une structure complexe pour gérer un champ métier de métadonnées

Pour une GED simple & utile… ou alors attention à se bruler les ailes dans le projet

Mythe n°7 : Frankenstein


Transformation digitaledes organisations :Quelle place pour la GED et le RSE ?



Le social et le collaboratif optimisent le digital


Le jeu des 10 différencesGED RSE

1 Data & document Centric Human Centric

2 Règles de gouvernance externes aux acteurs Règles de gouvernance internes et visibles

3 Formulaires textes Clic & Multimédia

4 Centralisation par typologie de données Centralisation par organisation & personnes

5 Hiérarchie par statut Hiérarchie par activité

6 Data sur un poste Multi modal (mobile / fixe)

7 Droit positif à énumérer Droit positif à priori

8 Information en listes Information réticulaire

9 Process programmé Process adaptatif

10 Centralisation de la gouvernance Décentralisation des actions


Le long chemin du collaboratif et du social et de la GED

199019801970

RSEECM

LANFichier

MailBases de données

Réseaux

20102000

GroupwareGED


Zoom sur les fonctionnalités


Home RSE


Ajouter des fichiers


Un fichier pensé « comme un mail »


Gestion du versionning


Prévisualisation et édition en ligne


Commentaires et fichiers joints


Gestion de process social attaché


Banque documentaire pour ranger


Gestion de modèle de documents


Gestion des taxonomies


Navigation par les taxonomies


Moteur de recherche


Quel avenir dans la lutte?


3 approches d’un point de vue outils

Social dans Applis Métiers

Bureautique + Mail

collaborativePure Player du RSE

2 acteurs20 acteurs

+2000 acteurs


Le RSE comme solution incontournable


De nombreux acteurs…


Jamespot leader sur la question du process et du document (source Lecko)

BlueKiwi

Jamespot

JaliosKnowings

Hoozin

Seemy

ExoTalkSpirit

KnowledgePlaza

XWiki

Kayoo

Leaders


Cohabitation GED / RSE


Avec un changement de « place » du document


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