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In Europa sono numerose le nazioni che utilizzano l’e-procurement per massimizzare l’efficienza nella gestione dei contratti delle pubbliche amministrazioni. Queste soluzioni, però, sono spesso implementate in ottica Regionale o Nazionale con fortissimi limiti di interscambio con realtà internazionali. Con lo scopo di superare questi limiti, nel 2008 nasce il progetto Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL), con l’obiettivo di sviluppare ed implementare tecnologie e standard che consentano di allineare i processi di e-procurement in Europa. La Regione Emilia Romagna è stata in Italia la prima ad aderire al progetto PEPPOL, la sperimentazione è iniziata nel 2012 ed ha coinvolto le strutture sanitarie della Provincia di Reggio Emilia ed in particolare l’AUSL di Reggio Emilia, l’Arcispedale Santa Maria Nuova e l’Unità Logistica Centralizzata delle Aziende Sanitarie di Area Vasta Emilia Nord (AVEN). Nel 2013, la Legge Regionale n. 17 - Modifiche alla LR N. 11 del 24/05/2004 “SVILUPPO REGIONALE DELLA SOCIETÀ DELL’INFORMAZIONE” pone ufficialmente in capo ad Intercenter

l’obiettivo di realizzare il Sistema regionale per la dematerializzazione del Ciclo Passivo SiCiPa-ER per l’emissione, la trasmissione, il ricevimento, la conservazione e l’archiviazione dei documenti del ciclo passivo (ordini, documenti di trasporto, fatture, note di credito) esclusivamente in forma elettronica.Intercent-ER ha sviluppato, in raccordo con il progetto europeo PEPPOL (Pan-European Public Procurement On Line), il sistema di interscambio NoTIER (Nodo Telematico di Interscambio ER). Tale Nodo costituisce lo strumento organizzativo interoperabile per la gestione dei documenti del ciclo degli acquisti, ed in particolare delle fatture, assicurando l’inoltro ed il ricevimento di documenti validati e conformi agli standard ed alle regole tecniche europee e statali. Il modello regionale prevede di centralizzare le transcodifiche e l’invio verso il Sistema di Interscambio nazionale SDI, assolvendo anche agli obblighi di firma digitale per l’emissione delle fatture elettroniche nel rispetto dei requisiti di Fattura PA previsti dal DM 55/2013.

Tale modello è derivato anche dalla necessità di far convergere gli adempimenti previsti dalla normativa italiana sulla fatturazione elettronica con quanto previsto dalla nuova direttiva comunitaria 2014/55/UE del parlamento europeo e del consiglio del 16 aprile 2014 relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici.Dal 27/11/2013 le fatture dei beni gestiti dal magazzino unico di AVEN per conto dell’Azienda USL e Azienda Ospedaliera di Reggio Emilia sono generate, trasmesse e gestite in formato digitale, oltre che inviate in conservazione sostitutiva al sistema regionale Parer (Polo Archivistico Regione ER). Dal 2014 sono generate e trasmesse anche le fatture elettroniche per le Aziende Sanitarie di Modena e Piacenza.La soluzione sviluppata da Data Processing S.p.A. e collaudata con successo nel mese di Ottobre 2013, ha quindi lo scopo di consentire lo scambio di Fatture Elettroniche in formato PEPPOL tra il magazzino AVEN (ciclo attivo) e le aziende del territorio (ciclo passivo), che in questa prima fase sono state circoscritte all’AUSL

Regione Emilia Romagnae AVEN Area Vasta Emilia Nord Fatturazione Elettronica ai blocchi di partenza a Reggio Emilia: da novembre 2013 AVEN invia in formato elettronico le fatture alle aziende del territorio e le porta in conservazione sostitutiva al Parer

La Fatturazione Elettronica esce dalla fase di sperimentazione ed entra a pieno titolo come strumento di lavoro quotidiano. Grazie alla stretta collaborazione tra Regione Emilia Romagna, Azienda AUSL di Reggio Emilia, Arcispedale Santa Maria Nuova di Reggio Emilia ed il Magazzino Farmaceutico Centralizzato di Area Vasta Emilia Nord (AVEN), la soluzione per la gestione della fatturazione elettronica basata su standard europeo PEPPOL e sviluppata da Data Processing S.p.A. è entrata in funzione nel mese di Novembre 2013, in anticipo rispetto alle tempistiche dettate dalla normativa. Il sistema garantisce lo scambio elettronico delle fatture e la loro Archiviazione Sostitutiva nel sistema Polo Archivistico Regionale dell’Emilia Romagna (PARER).

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di Reggio Emilia e all’Arcispedale Santa Maria Nuova. Le fatture elettroniche emesse sono spedite per l’Archiviazione Sostitutiva al Polo Archivistico Regionale dell’Emilia Romagna (PARER). L’architettura del sistema di interscambio prevede la creazione, da parte del fornitore, di una fattura in formato .xml con standard “PEPPOL BIS04 Estesa”. Sulla fattura viene in seguito apposta la firma digitale e la marca temporale con standard Xades-T. La fattura viene quindi inviata all’Access Point – Centro di Intercambio (A.P.) Regionale che effettua i controlli di validità sulla struttura dell’xml e sulla firma. Superati i controlli, la fattura viene riversata nell’A.P. del Cliente che può scaricare la fattura e protocollarla nei propri verticali di contabilità. La fattura protocollata viene quindi restituita all’A.P. che provvede alla sua Archiviazione Sostitutiva tramite invio al Polo Archivistico Regionale dell’Emilia Romagna (PARER).Il nuovo magazzino AVEN, in ottica

di centralizzazione degli acquisti ed ottimizzazione dei flussi logistici, ha lo scopo di rifornire le sette aziende sanitarie che comprendono i territori delle province di Modena, Reggio Emilia, Parma e Piacenza. Il progetto PEPPOL si va quindi ad inserire in questo contesto di modernizzazione dei processi gestionali e di semplificazione delle procedure amministrative per la gestione della fatturazione tra AVEN e le aziende del territorio.L’information technology migliora l’organizzazione del lavoro, ma i veri protagonisti del cambiamento sono le persone delle organizzazioni. Anche in questo caso il successo è stato ottenuto grazie al lavoro coeso e professionale delle persone coinvolte che hanno condiviso obietti e pianificazione per raggiungerli.

Come funziona?Ciclo attivo: fasi fatturazione attiva1. La fattura in formato .xml standard

“PEPPOL BIS04 Estesa” viene elaborata dal gestionale.

2. La fattura viene inviata al repository documentale aziendale che ne consente, in ogni momento, una facile consultazione e gestione. È disponibile un visualizzatore che consente di aprire e stampare le fatture in formato .xml.

3. La fattura viene firmata e marcata temporalmente tramite formato Xades-T.

4. Il sistema invia la fattura all’Access Point Regionale che restituisce l’esito di consegna ed il “peppol_id_message” univoco della transazione.

5. L’Access Point esegue le verifiche formali sulla fattura e sulla firma. In caso di esito negativo viene restituito un “warning” tramite email.

6. Contemporaneamente il repository documentale elabora un secondo xml dei dati fiscalmente rilevanti per l’archiviazione in PARER. Questo secondo xml viene inviato all’Access Point.

7. Quando le verifiche formali sulla fattura si concludono con esito

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positivo, questa viene associata al relativo file xml con i dati fiscalmente rilevanti.

8. La fattura viene quindi inviata all’Access Point del destinatario.

9. La fattura viene infine archiviata dal PARER.

Ciclo passivo: fasi fatturazione passiva1. Un processo in polling interroga

l’Access Point in attesa di una fattura.

2. La fattura in formato .xml standard “PEPPOL BIS04 Estesa” viene scaricata dall’Access Point ed inserita in un archivio di frontiera.

3. Il gestionale prende in carico la fattura e la contabilizza secondo i proprio criteri.

4. La fattura viene inviata al repository documentale aziendale che ne consente, in ogni momento, una facile consultazione e gestione. Un visualizzatore consente di aprire e stampare le fatture in formato .xml.

5. Il repository elabora il file xml contenente i dati fiscalmente rilevanti ed il numero di protocollo rilasciato dal verticale di contabilità.

6. Il file xml dei dati fiscalmente rilevanti viene inviato all’Access Point il quale lo associa alla fattura originale in formato PEPPOL.

7. La fattura viene quindi archiviata tramite invio al PARER.

Dematerializzazione ciclo passivoI tempi di applicazione completa della fattura elettronica dipendono dalla velocità di adeguamento di tutti gli attori del mercato e passerà ancora del tempo prima che l’intero processo di acquisto sia digitalizzato. In attesa la ASL di Reggio Emilia ha introdotto un sistema che riconduce ad un unico processo tutte le tipologie di documentazione (es. carta, fax, file .pdf) relative alla fatturazione. In questo modo, oltre a poter gestire i fornitori nella stessa maniera compresi quelli in ritardo nell’adeguarsi alla normativa, la ASL già oggi può dematerializzare le fatture ricevute mandandole in conservazione sostitutiva. Iter di dematerializzazione delle fatture passive inserito all’interno del ciclo passivo della fatturazione elettronica al fine di garantire un processo amministrativo omogeneo:1. Ricezione della fattura in formato

cartaceo o digitale (formato pdf inviato via email). Nel primo caso viene apposto un codice a barre.

2. Le fatture vengono sottoposte ad una procedura di scansione massiva tramite Smart*Images un applicativo con il compito di eseguire la scansione massiva dei documenti, di separare le fatture in base alla lettura del codice a barre e di inviare le immagini scansionate in una directory di sistema predefinita.

3. Allo stesso modo le fatture digitali in formato pdf verranno inserite nel medesimo repository.

4. A questo punto verrà lanciato un processo di acquisizione OCR della fattura, che tramite apposite maschere consentirà un facile controllo e validazione dei dati acquisiti. Il processo di lettura OCR consente quindi di tradurre le informazioni acquisite in un formato xml PEPPOL.

5. La fattura si trova quindi in formato xml PEPPOL con allegato l’immagine della scansione al suo interno. Questo consente alla fattura di rientrare nel processo passivo di fatturazione elettronica standard: la fattura xml viene infatti inviata al verticale di contabilità che la contabilizza.

6. La fattura xml e la sua immagine allegata vengono quindi inviate al repository che ne consente una facile consultazione e gestione tramite apposite maschere e cartelle. Viene inoltre data la possibilità di visualizzare l’allegato pdf contenente l’immagine della fattura acquisita in fase di scansione.

7. Il repository elabora quindi il file xml dei dati fiscalmente rilevanti che viene inviato all’Access Point Regionale per i controlli di rito.

8. La fattura viene quindi archiviata tramite invio al PARER.