implementasi change request form (crf) dalam …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xiii/mti/12....

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

IMPLEMENTASI CHANGE REQUEST FORM (CRF)DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Eka Widhi YunarsoProgram Studi Manajemen Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Telkom

Jl. Telekomunikasi, Ters. Buah Batu, Bandung, 40257, IndonesiaTel.: +62-22-522 4137, E-mail: [email protected]

ABSTRAK

Perkembangan teknologi terutama dalam bidang IT telah menciptakan iklimpersaingan yang semakin ketat dalam berbagai bidang usaha. Setiap perusahaanberlomba-lomba menerapkan sistem informasi manajemen sebagai salah satu kuncikeberhasilan dalam menjalankan strategi bisnis. Akan tetapi, penerapan sisteminformasi manajemen ini sering menimbulkan permasalahan baru baik dari sisi kegiatanoperasional maupun kebutuhan informasi bagi pihak manajemen perusahaan. Hal inidisebabkan tidak adanya suatu mekanisme kontrol dokumen mulai dari tahapperancangan hingga tahap perawatan sistem informasi manajemen itu sendiri.

Implementasi Change Request Form (CRF) merupakan suatu solusi yang dapatditerapkan oleh setiap perusahaan dalam menerapkan sistem informasi manajemen.CRF memberikan ruang kontrol bagi pihak pengembang maupun manajemen suatuperusahaan terhadap perancangan sampai dengan perawatan sistem informasimanajemen. CRF mendokumentasikan semua request maupun bisnis proses yangberjalan di suatu perusahaan yang akan diterapkan dalam sebuah sistem informasimanajemen.

Hasil yang diharapkan adalah adanya kesesuaian antara request maupun bisnisproses perusahaan dengan sistem informasi manajemen yang dibangun.

Kata kunci: Change Request Form (CRF), Sistem Informasi Manajemen (SIM)

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi terutama dalam bidang Information Technology (IT)telah menciptakan suatu iklim persaingan yang semakin ketat dan kompetitif dalamberbagai bidang, baik itu lingkungan pemerintahan, industri atau usaha maupun bidangpendidikan. Setiap perusahaan berlomba-lomba untuk menerapkan Sistem InformasiManajemen (SIM) sebagai salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan strategibisnis. SIM yang dibangun tidak hanya untuk kepentingan top manajemen tetapi jugauntuk mendukung pelayanan pada konsumen. Adanya SIM tersebut diharapkan pihakmanajemen dapat melakukan proses kontrol terhadap kegiatan operasional yangdilakukan dan mendapatkan penyajian laporan yang komprehensif dari kegiatanoperasional yang berjalan sebagai pertimbangan dalam menentukan strategi perusahaandikemudian hari.

Penerapan SIM tidak selamanya berjalan sesuai dengan harapan. Penerapan SIMsering menimbulkan permasalahan baru, baik dari sisi penunjang kegiatan operasionalperusahaan maupun kebutuhan informasi bagi pihak manajemen perusahaan. Hal inidisebabkan karena tidak adanya suatu manajemen kontrol dokumen SIM. Mulai dari

mailto:[email protected]


ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-2

tahap perencanaan, perancangan hingga pada tahap perawatan dan pengembangan SIMyang memungkinkan munculnya suatu defect, permintaan perubahan hinggapenambahan fungsionalitas baru dari SIM.

TujuanPenelitian ini bertujuan bagaimana menerapkan Change Request Form (CRF)

dalam mengatasi permasalahan manajemen kontrol dokumen SIM. CRF memungkinkanantara manajemen perusahaan dengan pihak pengembang IT melakukan kontrol secarabersama terhadap perjalanan perencanaan, perancangan hingga implementasi danperawatan SIM.

Perumusan MasalahRumusan masalah yang dapat diangkat dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut:1) Bagaimana cara pihak manajemen melakukan kontrol terhadap SIM yang ada di

perusahaan, apakah telah sesuai dengan bisnis proses perusahaan?2) Bagaimana cara pihak pengembang IT memastikan SIM telah berjalan sesuai

dengan bisnis proses perusahaan?

LANDASAN TEORI

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksiperubahan dari suatu nilai atau data. Data adalah fakta berupa angka, karakter, simbol,gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, dan bunyi yang merepresentasikan keadaansebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan suatu sistem. Menurut JerryFith Gerald; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang salingberhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan ataumenyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan sistem informasi adalah kumpulandata di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasidigunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Keluaran darisistem informasi itu sendiri adalah berupa informasi.

Menurut Raymond Mcleod; “Informasi adalah data yang telah diolah menjadibentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusansaat ini atau mendatang”. Sedangkan Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalahpengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.Jadi secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan datadalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yangmenggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untukpengambilan keputusan.

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikansebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapapemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatuentitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu InstansiPemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai padaunit terkecil di bawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satusistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadisekarang dan apa yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang tentangorganisasi tersebut.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-3

ITIL V3 Service Transition

Service Transition merupakan bagian dari Manajemen Layanan ITIL, yangdiagnosa praktek terbaik industri untuk manajemen layanan siklus hidup layanan TIdiaktifkan. Walaupun publikasi ini dapat dibaca dalam isolasi, adalah rekomendasiuntuk digunakan dalam conjuction dengan publikasi ITIL lainnya. Service Managementadalah sebuah konsep umum dan pedoman dalam publikasi ITIL baru, yang scalableberlaku bagi organisasi kecil dan besar. Hal ini berlaku untuk sistem terdistribusi danterpusat.

Mengadopsi Service Transition terbaik yang bisa memungkinkan perbaikanlayanan dan Layanan Manajemen kemampuan dengan memastikan bahwa, penyebarantransfer pengenalan, dan dekomisioning layanan baru atau yang diubah secara konsistendikelola dengan baik.

Kesuksesan Service Transition terletak pada pemahaman yang efektif danpenerapan Manajemen Perubahan, Quality Assurance, Manajemen Risiko dan programyang efektif dan Program Manajemen. Hal ini memungkinkan, disetiap tahap melaluiproses Service Transition, untuk merencanakan, melacak dan pastikan kemajuanterhadap persyaratan saat ini, tidak hanya untuk satu layanan tetapi di semua layanandalam transisi. Service Transition tidak berakhir mendadak ketika layanan baru ataudiubah ditayangkan, melainkan bekerja dengan Service Operasi untuk memberikandukungan awal kehidupan.

Change Managemen

Perubahan timbul karena berbagai alasan: proactively (misalnya mencari bisnis manfaatseperti mengurangi biaya atau meningkatkan pelayanan atau meningkatkan kemudahandan efektivitas dukungan) dan reactively (alat untuk mengatasi kesalahan danberadaptasi dengan perubahan situasi). Perubahan harus dikelola untuk mengoptimalkanrisk exposure (mendukung profil risiko yang diperlukan oleh bisnis),meminimalkandampak kerusakan dan gangguan, serta berusaha menjadi sukses pada upaya pertama.

Purpose, Goals and Objectives

Tujuan dari proses Manajemen Perubahan adalah untuk memastikan bahwa: Metode Standar dan prosedur yang digunakan untuk penanganan yang efisien dan

tepat dari semua perubahan. Semua perubahan ke layanan aktiva dan item konfigurasi dicatat dalam Konfigurasi

Sistem Manajemen. Risiko usaha secara keseluruhan dioptimalkan.

Tujuan Manajemen Perubahan adalah untuk: Menanggapi kebutuhan bisnis mengubah pelanggan memaksimalkan nilai dan

mengurangi insiden, gangguan dan kembali bekerja. Menanggapi bisnis dan TI permintaan untuk perubahan yang akan menyelaraskan

layanan dengan kebutuhan bisnis.Tujuan dari proses Manajemen Perubahan ini adalah untuk memastikan bahwa

perubahan yang direkam dan kemudian dievaluasi, autorized, prioritas, merencanakan,diuji, dilaksanakan, didokumentasikan dan ditinjau secara terkendali.

ScopePerubahan dapat didefinisikan dalam banyak cara. Layanan perubahan dapat

didefinisikan sebagai “the addition, modification or removal of authorized, planned or


ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-4

supported service or service component and its associated documentation”. Ruanglingkup Manajemen Perubahan meliputi perubahan aktiva layanan basedline dan itemkonfigurasi di seluruh siklus hidup layanan. Tiap organisasi harus mendefinisikanperubahan yang berada di luar lingkup layanan proses perubahan. Biasanya hal initermasuk: Perubahan dengan dampak yang secara signifikan lebih luas daripada perubahan

layanan, misalkan organisasi departemen, kebijakan dan operasi bisnis dimanaperubahan ini menghasilkan RFC untuk menghasilkan perubahan layanan yangkonsekuensial..

Perubahan di tingkat operasional seperti perbaikan dengan printer atau komponenlainnya.

Value to BusinessKehandalan dan kelangsungan usaha sangat penting bagi keberhasilan dan

kelangsungan hidup organisasi. Ketergantungan pada layanan TI dan teknologi yangmendasari informasi sekarang begitu rumit sehingga cukup banyak waktu yangdigunakan untuk: Menilai dampak perubahan bisnis di IT. Menilai dampak perubahan layanan ataupun TI di bisnis. Memberitahukan pihak yang terkena dampak. Merekam dan memelihara perubahan yang akurat, konfigurasi, rilis dan deployment

records. Mengelola dan menyelesaikan insiden disebabkan oleh perubahan. Mengidentifikasi masalah yang timbul kesinambungan yang memerlukan perubahan

lebih. Memperkenalkan ide-ide baru dan teknologi yang mengakibatkan perubahan bahkan

lebih.

Change RequestChange Request merupakah bagian dari Change Management. Change requests

adalah komunikasi formal dalam mencari perubahan untuk satu atau lebih itemkonfigurasi. Hal ini dapat mengambil beberapa bentuk, seperti Request for Changedocument, service desk call, Project Initiation Document. Perbedaan tipe perubahanmungkin memerlukan tipe Change Request yang berbeda. Sebuah organisasi harusmemastikan bahwa prosedur yang tepat tersedia untuk mengantisipasi setiap perubahan.Menghindari pendekatan birokrasi dalam mendokumentasikan suatu perubahan akanmenghilangkan beberapa batasan budaya.

METODA DAN DISKUSI

Metode penelitian yang digunakan adalah berdasarkan pendekatan ChangeRequest. Ada beberapa tahapan yang akan dilalui, dimulai dari Create and Record theRequest for Change (RFC), Review RFC and change proposal, Assess and evaluate thechange, Authorize the change, Plan updates, Coordinate change implementation,Review and close change.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-5

Gambar 1. Process Flow of Change Request Approach

Create and record the RFC

Perubahan yang terjadi diperolah dari permintaan dari inisiator –kelompokindividu atau organisasi yang memerlukan perubahan. Untuk perubahan besar denganimplikasi organisasi yang signifikan dan atau keuangan, proposal perubahan yangmungkin diperlukan, yang berisi keterangan lengkap tentang perubahan bersama-samadengan justifikasi bisnis dan keuangan untuk perubahan yang diajukan. Usulanperubahan akan mencakup sign-off dengan tingkat yang memadai dari manajemenbisnis.

Catatan perubahan memegang sejarah penuh perubahan, menggabungkaninformasi dari RFC dan kemudian merekam parameter seperti disepakati prioritas danotorisasi, pelaksanaan dan informasi review. Mungkin ada berbagai jenis catatanperubahan yang digunakan untuk merekam berbagai jenis perubahan. Dokumentasiharus didefinisikan dalam desain proses dan tahap perencanaan.

Review RFC and Change ProposalProsedur yang digunakan harus menetapkan bahwa Change Request harus

mempertimbangkan dan menyaring informasi setiap permintaan seperti: Totally impractical Mengulangi RFC sebelumnya, diterima, ditolak atau masih dalam pertimbangan. Incomplete submissions, seperti deskripsi yang tidak memadai, tanpa adanya

persetujuan anggaran., dll.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-6

Assess and evaluate the changeDampak potensial yang mungkin muncul pada layanan perubahan yang gagal

sangat perlu untuk dipertmbangkan. Pertanyaan generik (misalnya “Tujuh Rs”) menjadititik awal yang baik dalam menanggulangi gagalnya layanan perubahan.Tujuh Rs dari Change Request: Who RAISED the change? What is the REASON for the change? What is the RETURN required from the change? What are the RISKS involved in the change? What RESOURCES are required to deliver the change? Who is RESPONSIBLE for the build, test and implementation of the change? What is the RELATIONSHIP between this change and other changes?

Authorize the changeOtorisasi formal diperoleh untuk setiap perubahan dari otoritas perubahan

aturan, seseorang atau sekelompok orang. Tingkat otorisasi untuk jenis perubahantertentu harus dinilai dengan ukuran, jenis atau resiko perubahan, misalnya perubahandalam sebuah perusahaan besar yang mempengaruhi lokasi beberapa didistribusikanmungkin perlu disahkan oleh otoritas perubahan tingkat yang lebih tinggi seperti CABglobal atau Dewan Direksi.

Plan updatesPerencanaan yang cermat terhadap perubahan akan memastikan bahwa tidak ada

ambiguitas tentang tugas-tugas apa yang termasuk dalam proses Manajemen Perubahan,tugas apa yang termasuk dalam proses-proses lain dan bagaimana proses antarmukauntuk setiap pemasok atau proyek yang memberikan perubahan.

Banyak perubahan dapat dikelompokkan menjadi satu rilis dan dapat dirancang,diuji dan dirilis bersamaan jika jumlah perubahan yang terlibat dapat ditangani olehbisnis, penyedia layanan dan pelanggan. Namun, jika perubahan banyak independendikelompokkan ke dalam rilis maka ini dapat membuat dependensi yang tidak perluyang sulit untuk mengelola. Jika tidak cukup perubahan dikelompokkan ke dalam rilismaka overhead pengelolaan melepaskan lebih dapat memakan waktu dan sumber dayasampah.

Persetujuan awal perubahan dan jendela rilis membantu organisasimeningkatkan perencanaan. Ini juga memberikan kesempatan bagi pihak IT untukmelakukan crosscheck apakah bisnis proses yang diinginkan pihak manajemen telahterimplementasi semua dalam sistem.

Coordinate Change ImplementationModal RFC harus diteruskan ke kelompok teknis terkait untuk membangun

perubahan. Perbaikan prosedur harus disiapkan dan didokumentasikan di muka, untuksetiap perubahan yang berwenang, sehingga jika terjadi kesalahan selama atau setelahimplementasi, prosedur ini bisa cepat diaktifkan dengan dampak yang minimal terhadapkualitas layanan. Wewenang dan tanggung jawab untuk memanggil perbaikan secarakhusus disebutkan dalam dokumentasi perubahan.

Ubah Permintaan memiliki peran pengawasan untuk memastikan bahwa semuaperubahan yang dapat diuji secara menyeluruh. Dalam semua kasus yang melibatkanperubahan yang belum sepenuhnya diuji, perawatan khusus harus diambil selamaimplementasi.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-7

Pengujian dapat terus secara paralel dengan penggunaan hidup awal layanan -melihat situasi yang tidak biasa, tak terduga atau masa depan sehingga tindakanmengoreksi lebih lanjut dapat diambil sebelum setiap kesalahan terdeteksi menjadi jelasdalam operasi hidup. Pelaksanaan perubahan tersebut harus dijadwalkan ketika dampakpaling pada layanan hidup adalah mungkin. Dukungan staf harus di tangan untukmenangani dengan cepat dengan setiap kejadian yang mungkin timbul.

Review and close changePada penyelesaian perubahan, hasilnya harus dilaporkan untuk evaluasi kepada

mereka yang bertanggung jawab untuk mengelola perubahan, dan kemudian disajikansebagai perubahan untuk persetujuan stakeholder (termasuk penutupan insiden terkait,masalah atau kesalahan diketahui). Jelas, untuk perubahan besar akan ada lebih banyakpelanggan dan masukan pemangku kepentingan selama proses keseluruhan.

Tinjauan juga harus mencakup semua insiden yang timbul sebagai akibat dariperubahan (jika mereka diketahui pada tahap ini). Apakah perubahan ini merupakanbagian dari layanan yang dikelola oleh penyedia eksternal, rincian dari setiap sasaranlayanan kontrak akan diperlukan (misalnya ada prioritas 1 insiden selama minggupertama setelah implementasi).

Suatu tinjauan perubahan (misalnya pasca-pelaksanaan review, PIR) harusdilakukan untuk mengkonfirmasi bahwa perubahan tersebut telah memenuhi tujuannya,bahwa inisiator dan stakeholder puas dengan hasil, dan bahwa tidak ada efek sampingtak terduga-. Pelajaran yang dipetik harus menjadi umpan balik perubahan masa depan.

KESIMPULAN

Penggunaan CRF memberikan beberapa manfaat yang dirasakan oleh pihakmanajemen perusahaan maupun pengembang IT, antara lain: Perubahan tersebut telah memiliki efek yang diinginkan dan memenuhi tujuannya. Pengguna, pelanggan dan stakeholder lainnya puas dengan hasilnya, atau untuk

mengidentifikasi kekurangan apapun. Tidak ada sisi tak terduga atau tidak diinginkan-efek ke fungsi, tingkat layanan,

garansi, misalnya ketersediaan, kapasitas, keamanan, kinerja dan biaya. Sumber daya yang digunakan untuk mengimplementasikan perubahan adalah

sebagai direncanakan. Rencana dan penyebaran rilis bekerja dengan benar (sehingga termasuk komentar

dari para pelaksana). Perubahan ini dilaksanakan pada waktu dan biaya. Rencana perbaikan berfungsi dengan benar, jika diperlukan.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Beakdal, Thomas; Hansen, Kim L.; Todbjerg, Lars; Mikkelsen, Hendrik. (2006).Change Management Handbook. Final Edition.

[2] Davidson, Jeff. (2002). The Complete Ideal’s Guides: Change Management. FirstEdition. Alpha Books.

[3] Indrajit, Eko. R. (2006). Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.Jakarta: Elex Media Komputindo.

[4] ITIL. (2008). ITIL V3-Service Transition. OGC.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-8

[5] Perumpalath, Binoy P.; Labib, Ashraf W. (2005). Modelling Business Process: AnIntegrated Approach. Portsmouth Business School.

[6] Spafford, George. (2003). IT Audit Checklist Series: Change Management. SixthEdition. IT Compliance Institute.

[7] Yunarso, Eka Widhi. (2011). Agility Of Information Technology On OrganizationalChange Through The Implementation Of Change Management. InternationalProceeding Book of International Scientific Conference (ISC) 2011.

implementasi change request form (crf) dalam …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xiii/mti/12....

Documents