benutzerhandbuch ams manager api deutsch

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Handbuch und Dokumentation von CONactor- AMS-Manager API. Das Werkzeug um aus externen PM- und Servcicing - Lösungen Informationen nach CFS - CashflowSync zu importieruen.

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Benutzerhandbuch

AMS-Manager API

Version 1.0

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Inhaltsverzeichnis: Vorwort ___________________________________________________________________ 4

CONactor Software _________________________________________________________ 4

Systemvoraussetzungen ______________________________________________________ 5 Windows Vista / 7 ______________________________________________________________ 5

AMS - Manager API ________________________________________________________ 6 Stammdaten___________________________________________________________________ 7

Optionen Stammdaten ______________________________________________________________ 7 Optionen Sprache __________________________________________________________________ 7 Optionen Einstellungen _____________________________________________________________ 7

Datei _________________________________________________________________________ 8 Datei Drucker einrichten_____________________________________________________________ 8 Datei Schliessen ___________________________________________________________________ 8

Bestand_______________________________________________________________________ 8 Bestand Objekte ___________________________________________________________________ 9 Bestand Objekte Neu _____________________________________________________________ 9 Bestand Objekte Ändern _________________________________________________________ 10 Bestand Objekte Löschen ________________________________________________________ 10 Bestand Objekte Drucken ________________________________________________________ 10 Bestand Objekte Schließen _______________________________________________________ 11 Bestand Einheiten_________________________________________________________________ 11 Bestand Einheiten Neu___________________________________________________________ 11 Bestand Einheiten Ändern ________________________________________________________ 13 Bestand Einheiten Löschen _______________________________________________________ 13 Bestand Einheiten Drucken _______________________________________________________ 13 Bestand Einheiten Schließen ______________________________________________________ 13 Bestand Kontakte _________________________________________________________________ 14 Bestand Kontakte OK ___________________________________________________________ 14 Bestand Kontakte Abbrechen _____________________________________________________ 14 Bestand Kontakte Neu ___________________________________________________________ 14 Bestand Kontakte Bearbeiten______________________________________________________ 16 Bestand Kontakte Löschen _______________________________________________________ 16 Bestand Personenbeziehungen _______________________________________________________ 16 Bestand Personenbeziehungen Neu _________________________________________________ 17 Bestand Personenbeziehungen Ändern ______________________________________________ 18 Bestand Personenbeziehungen Schließen ____________________________________________ 19 Bestand Daten aus Datei importieren __________________________________________________ 19 Bestand Daten aus Datei importieren Importprofil speichern _____________________________ 23 Bestand Daten aus Datei importieren Importprofil anwenden_____________________________ 24 Bestand Kontenrahmen des Managers _________________________________________________ 24 Bestand Objekt Kontenrahmen_______________________________________________________ 26 Bestand Objekt Budget_____________________________________________________________ 27 Bestand Kontenrahmen aus AMS importieren ___________________________________________ 30 Bestand Budgets nach AMS übertragen / Aus AMS importieren_____________________________ 31 Bestand Budget aus Datei importieren _________________________________________________ 32 Bestand Budget exportieren (Zeitraum) ________________________________________________ 32 Bestand Budget exportieren (Alle) ____________________________________________________ 33 Bestand Bestand nach AMS übertragen ________________________________________________ 33 Bestand Liste Mietverträge__________________________________________________________ 35

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Allgemeine Geschäftsbedingungen und Impressum_______________________________ 46 § 1. Allgemeines_______________________________________________________________ 46 § 2. Angebote und Auftragsbestätigungen _________________________________________ 46 § 3. Gestaltungsfreiheit und Vorlagen_____________________________________________ 46 § 4. Vergütung ________________________________________________________________ 47 § 5. Urheberrecht und Nutzungsrechte____________________________________________ 47 § 6. Versand und Datenübertragung______________________________________________ 48 § 7. Datenschutz ______________________________________________________________ 48 § 8. Eigentumsvorbehalt und Computerdaten ______________________________________ 49 § 9. Produktionsüberwachung ___________________________________________________ 50 § 10. Haftung _________________________________________________________________ 50 § 11. Schlussbestimmungen _____________________________________________________ 51

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Vorwort Die Firma CONact Market Entry Management GmbH ist ein Unternehmen der KoWo – Gruppe mit Hauptsitz bei Frankfurt am Main und Zweigstellen in Berlin, Italien, Südafrika und der Schweiz.

Im Rahmen der von uns angebotenen Dienstleistungen unterstützen wir unsere Mandanten bei Projekten mit den Schwerpunkten

- Krisenmanagement - Turn-Arrounds - Start-Ups - Outsourcing und Privatisierung - Immobilien

Seit mehr als 15 Jahren in diesen Märkten arbeitend, haben wir Standardverfahren und Prozesse entwickelt, welche den Erfolg und die Qualität unserer Projekte absichern. Unser Stammsitz ist in Deutschland mit einem Focus der Internationalisierung. Wir sind ein privates Unternehmen, dessen Gründer und Inhaber nach wie vor aktiv als Geschäftsführer tätig ist. Er kümmert sich insbesondere um die innovativen Dienstleistungen und um die strategische Unternehmensausrichtung. In der Gruppe arbeiten rund 40 Mitarbeiter.

CONactor Software Im Rahmen von Projekttätigkeiten im Mandantenauftrag ist eine Sammlung von Softwareanwendungen entstanden, welche im Jahre 2006 unter dem Namen „CONactor" zusammengefasst wurden. Mittlerweile haben sich die Anwendungen zu einer kompletten ERP-Lösung entwickelt, welche alle "normalen" kaufmännischen und betrieblichen Bereiche abdeckt. Gleichzeitig sind aufgrund von Projektanforderungen spezifische Fachanwendungen und fachübergreifende Anwendungen - insbesondere mit den Themen rund ums Immobilien-Management entstanden. Im Rahmen dieser Lösungen ist auch die hier beschriebene AMS Manager API Version entstanden. Die Software wird durch unser eigens entwickeltes multilinguales Immobilienportal „Cash-Flow-Sync“ (http://www.cash-flow-sync.com) oder http://www.cashflowsync.com komplettiert. Wir versuchen mit unseren Softwarelösungen generell folgendes Prinzip umzusetzen und zu leben:

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„Unsere Stärke ist das langfristig Sinnvolle mit dem kurzfristig Machbaren zu verbinden!!“

Systemvoraussetzungen Um CONactor Software zu betreiben benötigen Sie generell einen Windowsfähigen PC ab der Version Windows 2000. Unsere Anwendungen sind generell lauffähig auf den folgenden Windows Versionen:

• Windows 2000 • Windows XP (Home / Professional) • Windows Vista • Windows 7

Um alle Funktionen von CONactor Software verwenden zu können ist zusätzlich ein Internetanschluss von Nöten, im Idealfall ein Breitbandanschluss, ein reiner ISDN Anschluss ist jedoch ebenfalls ausreichend.

Windows Vista / 7 Um CONactor Software unter Windows Vista oder Windows 7 auszuführen, ist es wichtig, dass Sie die Applikation im Kompatibilitätsmodus für Windows XP ausführen, um die volle Funktionalität der Anwendung verwenden zu können. Um die Applikation im Kompatibilitätsmodus auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor, klicken Sie auf das Programm Icon von AMS Manager API mit der rechten Maustaste und betätigen Sie den Button Eigenschaften. Es erscheint nun folgendes Fenster:

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Wählen Sie den Reiter Compatibility aus und setzen Sie den Haken „Run this program in compatibility mode for“. Wählen Sie abschließend Windows XP (Service Pack 2) aus und bestätigen Sie die Änderungen durch Klick auf OK. Nun können Sie den vollen Funktionsumfang von CONactor Software verwenden.

AMS - Manager API Die AMS-Manager API ist eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Immobilien Stamm- und Bewegungsdaten mit der Portallösung Cash-Flow-Sync zu synchronisieren. Die Lösung ist an Immobilien Servicer (Verwertung von Immobilien) und Property Manager (Hausverwalter) adressiert. Die Manager API hat nicht den Anspruch eine komplette Fachanwendung abzulösen, die enthaltenen Funktionen sind udimentär dargestellt und dienen rein der Synchronisierung mit Cash-Flow-Sync.

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Stammdaten

Optionen Stammdaten

In diesem Fenster tragen Sie alle den Dienstleister betreffenden Daten ein, dies sind die allgemeinen Kontaktdaten als auch Internet und E-Mail Adressen. Die Befüllung der Felder erfolgt komplett manuell per Tastatureingabe. Wenn Sie Ihre Eingaben beendet haben bestätigen Sie Ihre Änderungen mit dem Button Überneh. . Das Fenster verlassen können Sie dann mit OK, mit Abbruch wird das Fenster ebenfalls verlassen, die Änderungen werden jedoch nicht gespeichert.

Optionen Sprache Hier haben Sie die Möglichkeit, die Sprache der Anwendung umzustellen. Sie haben momentan die Wahl zwischen Englisch, Deutsch und Italienisch. Die Umstellung erfolgt unkompliziert durch anklicken der gewünschten Sprache. Es ist zu erwähnen, dass die Anwendung nach der Wahl einer Sprache neu startet, was eine kleine Zeitverzögerung mit sich ziehen kann.

Optionen Einstellungen

An dieser Stelle definieren Sie die Verknüpfung zum Cash-Flow-Sync Server. Die IP entnehmen Sie bitte Ihren Vertragsdaten, standardmäßig ist hier die 217.69.173.53

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vorgegeben. Bei diesem Server handelt es sich um den Demo und Testserver der CONact Market Entry Management GmbH.

Datei

Datei Drucker einrichten

An dieser Stelle richten Sie Ihren Standarddrucker ein. Dieser wird dann für alle Reports, Übersichten usw., welche Sie innerhalb der AMS – Manager API ausführen können verwendet.

Datei Schliessen Beendet die Applikation.

Bestand An dieser Stelle werden alle Stammdaten gepflegt, diese beinhalten Objekt und Einheitsinformationen sowie Mietverträge, Kontakte, Beziehungsgruppen, Dokumente, …

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Bestand Objekte

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, die Objektstammdaten einzusehen, ggf. zu ergänzen. Selbst redend können Sie an dieser Stelle Objekte auch manuell von

Hand neu anlegen, dies tun Sie über den Button . Es erscheint folgende Eingabemaske:

Bestand Objekte Neu

Sie müssen nun alle Felder von Hand befüllen, von Reiter zu Reiter springen und

nach Abschluß den Button betätigen. Durch Betätigung des Buttons

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werden alle Eingaben verworfen und Sie gelangen zurück zur Objektliste.

Bestand Objekte Ändern Hier können Sie ein vorhandenes Objekt verändern. Wenn Sie den Button betätigen, wird das aus der Liste gewählte Objekt geöffnet. Es erscheint folgendes Fenster.

Sie können an dieser Stelle die Stammdaten des Objektes verändern. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, bestätigen Sie diese über den Button Speichern, durch Abbrechen werden Ihre Änderungen verworfen. An dieser Stelle besteht die Gefahr, dass ein Rücktransport in Ihr lokales Vorsystem gefährdet wird, wenn Sie die Objektnummer verändern. Diese dient als „Schlüssel“ zu Ihrem System, verwenden Sie hier bitte unbedingt IHRE Objektnummer.

Bestand Objekte Löschen Durch den Button Löschen können Sie ein Objekt komplett aus der API entfernen. Verwenden Sie diesen Button bitte nur dann, wenn Sie ein Objekt wirklich nicht weiter bearbeiten. Sollte die Funktion verwendet werden und Sie wollen das Objekt doch weiter bearbeiten, müssen Sie die Daten komplett neu anlegen.

Bestand Objekte Drucken An dieser Stelle können Sie die Objektliste komplett ausdrucken, der Report sieht folgendermaßen aus: (comming soon)

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Bestand Objekte Schließen Das Fenster der Objektansicht wird geschlossen, Sie gelangen wieder zum Hauptmenü.

Bestand Einheiten

Sie werden durch Betätigung der Funktion Einheiten in die komplette Einheitenliste geführt. Sie haben direkt oben im Fenster die Möglichkeit nach einem bestimmten Objekt zu filtern. Nach Auswahl des jeweiligen Objektes werden nur die zu diesem Objekt gehörenden Einheiten angezeigt. Auch an dieser Stelle haben Sie wieder die Möglichkeit, Einheiten manuell zu erstellen, diese zu ändern, zu drucken, …

Bestand Einheiten Neu An dieser Stelle werden Sie zur Eingabemaske für eine neue Einheit geführt, es erscheint folgendes Fenster.

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Sie können nun alle Fenster von Hand befüllen, wenn Sie damit fertig sind, speichern Sie Ihre neue Einheit durch den Button „Speichern“ ab. Durch den Button „Abbrechen“ werden alle Ihre Eingaben verworfen. Der Button „Mietvertrag“ ermöglicht es Ihnen die Vertragsdaten sowie den Mietvertrag als Dokument einzupflegen. Sie werden zu folgendem Fenster geführt.

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Auch hier müssen Sie alle Felder von Hand befüllen und Ihre Eingaben durch „Speichern“ bestätigen. Die Funktion „Abbrechen“ verwirft all Ihre Eingaben.

Bestand Einheiten Ändern

An dieser Stelle könne Sie alle Daten inklusive Mietvertrag der jeweiligen Einheit verändern. Um die Änderungen zu übernehmen klicken Sie auf Speichern. Bei Betätigung von Abbrechen werden all Ihre Änderungen verworfen.

Bestand Einheiten Löschen Durch den Button Löschen können Sie eine Einheit komplett aus der API entfernen. Verwenden Sie diesen Button bitte nur dann, wenn Sie eine Einheit wirklich nicht weiter bearbeiten. Sollte die Funktion verwendet werden und Sie wollen die Einheit doch weiter bearbeiten, müssen Sie die Daten komplett neu anlegen.

Bestand Einheiten Drucken An dieser Stelle können Sie die Einheitenliste komplett ausdrucken, der Report sieht folgendermaßen aus: (comming soon)

Bestand Einheiten Schließen Das Fenster der Einheitenansicht wird geschlossen, Sie gelangen wieder zum Hauptmenü.

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Bestand Kontakte

An dieser Stelle finden Sie alle Kontakte, die mit Ihren Engagements in Relation stehen. Es kann sich hierbei um Mieter, Handwerker, .. handeln. Sie haben in diesem Menüpunkt wie in allen anderen die Möglichkeit, Kontakte zu bearbeiten, von Hand neu anzulegen oder diese auch wieder zu löschen.

Bestand Kontakte OK Durch Betätigung des Buttons OK wird das Fenster geschlossen und Sie kehren zum Ausgangspunkt zurück.

Bestand Kontakte Abbrechen Auch hier werden Sie zum Ausgangspunkt zurückgeführt.

Bestand Kontakte Neu Es öffnet sich folgendes Fenster, in welchem Sie einen Kontakt neu von Hand anlegen können.

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Die Eingaben erfolgen per Tastatur oder Scroll Down Auswahl. Hier nun auch ein Überblick über alle verfügbaren Rollen.

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Um den angelegten Kontakt zu speichern betätigen Sie den Button OK, mit Abbrechen werden Ihre Eingaben verworfen.

Bestand Kontakte Bearbeiten An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, einen vorhandenen Kontakt zu bearbeiten, als Beispiel um eine Telfonnummer zu ändern oder zuzufügen. Um Ihre Eingaben zu bestätigen, wählen Sie OK, zum verwerfen Abbrechen.

Bestand Kontakte Löschen Mit dieser Funktion können Sie vorhandene Kontakte wieder löschen.

Bestand Personenbeziehungen An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, einzelnen Kontakten Beziehungen in speziellen Einheiten oder Objekten zuzuordnen.

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Wie immer können Sie die Personenbeziehungen entweder automatisiert importieren oder von Hand anlegen.

Bestand Personenbeziehungen Neu Es erscheint nun eine Eingabemaske mit folgendem Aussehen.

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Die Felder müssen von Hand oder per Scroll Down Auswahl befüllt werden. Um Ihre Eingaben zu speichern wählen Sie OK aus, durch Abbrechen werden Ihre Eingaben verworfen.

Bestand Personenbeziehungen Ändern

Mit der Funktion ändern können Sie Ihre Eingaben verändern zum Beispiel, wenn ein Mieter auszieht, können Sie ihm die Funktion Mieter wegnehmen. Mit OK speichern Sie Ihre Änderungen, durch Abbrechen werden Ihre Änderungen verworfen.

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Bestand Personenbeziehungen Schließen Beendet das Fenster und führt Sie zum Ausgangspunkt zurück.

Bestand Daten aus Datei importieren An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Daten automatisiert in die AMS – Manager API zu importieren.

Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor. Wählen Sie aus dem Scroll Down Feld Import das gewünschte Importformat aus.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Sie werden nun in das Importfenster geleitet.

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Zunächst müssen Sie hier die zu importierende Datei auswählen, dies tun Sie mit

Hilfe des Buttons . Sie werden nun zu folgendem Fenster navigiert.

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Hier müssen Sie die zu importierende Datei auswählen und Ihre Auswahl durch Öffnen bestätigen. Die Importmaske sieht nun folgendermaßen aus:

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Die Schnittstelle versucht hierbei Ihnen so gut als geht zu helfen und automatisch Feldzuweisungen vorzunehmen, was jedoch nicht immer korrekt sein muss. Sollten Sie die Zuweisungen verändern oder weitere vornehmen wollen, gehen Sie hierzu folgendermaßen vor. Klicken Sie auf das kleine Symbol „ “ rechts neben der Spalte Importfeld, es erscheint nun folgende Ansicht.

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Sie können nun ein anderes Feld auswählen und zuordnen. Durch Klick auf das entsprechende Feld wird Ihre Auswahl bestätigt. Wenn Sie alle Zuordnungen vorgenommen haben, können Sie mit dem Import starten, dies tun Sie mit Hilfe des

Buttons im unteren linken Bereich des Fensters.

Bestand Daten aus Datei importieren Importprofil speichern Um Ihnen den automatischen Import von Daten zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit Importprofile anzulegen. Dies funktioniert jedoch nur dann, wenn Ihre Importtabellen immer das gleiche Aussehen bzw. die gleiche Formatierung haben. Um ein Importprofil zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor. Sie nehmen Ihre Feldzuordnungen ganz normal vor, bevor Sie jedoch mit dem Import starten,

betätigen Sie den Button . Es erscheint nun folgende Ansicht.

Beim ersten Anlegen eines Importprofils wählen Sie die Funktion „Neues Profil erstellen“. Wenn Sie Änderungen an einem vorhandenen Profil vornehmen wollen, wählen Sie die Funktion „Änderungen in das Profil übernehmen“ aus. Die Importprofile werden nun automatisch angelegt.

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Bestand Daten aus Datei importieren Importprofil anwenden Wenn Sie ein Importprofil anwenden möchten, gehen Sie nach der Dateiauswahl

folgendermaßen vor. Betätigen Sie den Button . Sie werden nun in das Folgende Fenster navigiert.

Wählen Sie aus der Liste eines Ihrer Profile aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK, durch Abbrechen werden Sie in die Importmaske zurückgeführt. Mit Löschen können Sie ein Profil auch wieder entfernen.

Bestand Kontenrahmen des Managers An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, den Kontenrahmen, welchen Sie für Ihre Mandanten verwenden zu überarbeiten.

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Die Bearbeitung ist synchron zu den anderen Funktionsbereichen der Software. Wenn Sie ein Konto bearbeiten, erscheint folgende Ansicht.

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Sie können an dieser Stelle die Kostenart und die Umlage des Kontos bestimmen. Ihre Eingaben werden durch OK bestätigt und durch Abbrechen wieder verworfen.

Bestand Objekt Kontenrahmen Zunächst einmal müssen Sie das Objekt, für welches Sie den Kontenrahmen definieren oder anpassen möchten auswählen. Besätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Sie werden nun zu folgendem Fenster navigiert.

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Wählen Sie im linken Fenster ein entsprechendes Konto aus und verschieben Sie es

mit Hilfe des Buttons zu den Konten des Objektes. Mit dem Button

können Sie ein Konto auch wieder aus dem Objekt entfernen. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl fertig sind, betätigen Sie den Button Schliessen. Sie werden nun zum Startmenü zurückgeführt.

Bestand Objekt Budget An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, einen Budgetplan für die Objekte, welche Sie managen zu erstellen und diesen an Ihren Asset Manager mitzuteilen. An dieser Stelle wird der gesamte Prozess der Budgetierung gemanagt. Es erscheint folgendes Fenster.

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Wählen Sie ein Objekt aus und klicken Sie auf Weiter. Es erscheint nun folgende Ansicht.

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Sie sehen direkt, für welches Wirtschaftsjahr Sie ein Budget anlegen, im Beispiel für das Jahr 2011. In der Tabelle sehen Sie die Kontonummer, die Kontobezeichnung, das Vorjahresbudget, einen neuen Plan Wert und automatisch einen IST Betrag, welcher aus den Buchungen generiert wird. Das Feld Fest zeigt Ihnen an, ob das Budget noch abänderbar oder bereits festgesetzt ist. Um ein Plan Budget zu ändern klicken Sie einfach auf das jeweilige Konto, es erscheint nun folgendes Fenster.

Tragen Sie hier Ihren Budgetvorschlag ein und bestätigen Sie mit OK, durch Abbrechen werden Ihre Eingaben verworfen. Die Funktion Istbetrag ändern ermöglicht es Ihnen den Ist Betrag von Hand zu ändern, dies kann zum Beispiel Sinn machen, wenn noch keine Buchungen importiert sind, ein Budget aber bereits in Anspruch genommen wurde, in anderen Fällen Sollte man diese Funktion mit Vorsicht gebrauchen. Wenn Sie all Ihre Eingaben getätigt haben, bestätigen Sie diese mit Übernehmen. Sie gelangen nun wieder zum Hauptmenü.

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Bestand Kontenrahmen aus AMS importieren An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, den von Ihnen verwendeten Kontenrahmen aus dem Cash Flow Sync Portal herunterzuladen. Standardmäßig sind dort die Kontenrahmen SK03, SK04 und SK99 für jeden Kunden hinterlegt. Wenn Sie die Funktion ausführen, erscheint folgendes Fenster.

Sie müssen nun die Ihnen für das Cash Flow Sync bekannten Zugangsdaten eingeben und auf Weiter klicken. Sie gelangen nun zu folgendem Fenster.

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Um den Kontenrahmen zu synchronisieren klicken Sie auf

. Nachdem der Kontenrahmen importiert oder abgeglichen wurde, erscheint folgende Statusmeldung.

Hiermit ist der Vorgang abgeschlossen.

Bestand Budgets nach AMS übertragen / Aus AMS importieren An dieser Stelle werden die von Ihnen angelegten Budgets mit Cash – Flow – Sync synchronisiert. Nach Betätigung der Funktion gelangen Sie zu folgendem Fenster.

Auch hier müssen Sie wieder die Ihnen bekannten Kontoinformationen eingeben und auf Weiter klicken. Sie gelangen nun zu folgendem Fenster.

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An dieser Stelle können Sie die zu synchronisierenden Objekte auswählen, um den Vorgang zu starten klicken Sie auf „Starten“, um ihn abzubrechen auf „Abbrechen“. Bei erfolgreichem Abschluß erhalten Sie eine Statusmeldung.

Bestand Budget aus Datei importieren Gleiches Vorgehen wie Daten aus Datei importieren.

Bestand Budget exportieren (Zeitraum) Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre heruntergeladenen oder festgelegten Budgets in eine Excel Datei zu exportieren. Wenn Sie die Funktion auswählen, erscheint folgendes Fenster.

Tragen Sie das Wirtschaftsjahr, welches Sie exportieren möchten ein und klicken Sie auf OK, Sie gelangen nun zum nächsten Fenster.

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An dieser Stelle definieren Sie, wohin die Budgetdatei gespeichert werden soll. Um den Vorgang abzuschließen klicken Sie auf „Speichern“.

Bestand Budget exportieren (Alle) Gleiches Vorgehen wie bei Budget exportieren (Zeitraum). Sie werden hier jedoch nicht gefragt, welches Wirtschaftsjahr Sie exportieren möchten, es werden alle vorhandenen Budgets über alle Wirtschaftsjahre in eine Exceldatei gespeichert.

Bestand Bestand nach AMS übertragen Hier haben Sie die Möglichkeit, alle Stammdaten mit Cash Flow Sync zu synchronisieren. Es erscheint folgendes Fenster

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Auch hier müssen Sie wieder Ihre Zugangsdaten eingeben und auf Weiter klicken.

An dieser Stelle sehen Sie nun alle Objekte, welche mit CFS synchronisiert werden. Um den Vorgang anzustoßen, klicken Sie auf Starten, durch Abbrechen gelangen Sie zum Hauptmenü. Nach erfolgreichem Transfer erhalten Sie eine Statusmeldung.

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Bestand Liste Mietverträge Hier erhalten Sie einen Überblick über all Ihre Mietverträge. Es erscheint folgendes Fenster.

Buchungen An dieser Stelle geht es rein um die Synchronisierung der Buchhaltungsdaten zwischen Cash Flow Sync und der AMS-Manager API.

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Buchungen Liste Buchungen

In der Buchungsliste sehen Sie alle Buchungen, welche zu Ihren Objekten importiert oder angelegt wurden. Sie haben auch die Möglichkeit, nach vorgegebenen Rastern zu filtern, dies wären nach Übertragungspaketen (Bei jedem Import oder bei jeder Synchronisation wird ein Übertragungspaket mit dem zugehörigen Inhalt automatisch angelegt.) oder Datum. Geben Sie ein Start- und/oder Enddatum ein und betätigen Sie den Button Filtern.

Buchungen Liste Buchungen Neu Um eine Buchung von Hand neu anzulegen, Klicken Sie auf den Button Neu, es erscheint die folgende Eingabemaske.

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Befüllen Sie alle Felder von Hand und bestätigen Sie Ihre Eingaben durch den Button Speichern, durch Klick auf Abbrechen werden alle Eingaben verworfen und Sie gelangen zurück zur Buchungsliste.

Buchungen Liste Buchungen Ändern An dieser Stelle können Sie eine vorhandene Buchung verändern, als Beispiel ein Dokument der Buchung zufügen, Sie erhalten folgendes Fenster.

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Um ein Dokument hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor, klicken Sie auf den Reiter Dokumente.

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Sie haben hier die Möglichkeit, ein Dokument hinzuzufügen, es zu ändern, ein Dokument wieder zu löschen oder es zu öffnen. Um ein Dokument neu anzulegen klicken Sie auf Neu und Sie erhalten folgendes Fenster:

Um ein neues Dokument anzulegen, klicken Sie auf „Dokument hinzufügen“. Es erscheint folgendes Fenster.

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Definieren Sie eine Dokumentennummer, dies kann auch die Dokumentennummer aus einem vorhandenen DMS System sein. Wählen Sie ein entsprechendes Dokument durch Klick auf das Symbol aus. Geben Sie dem Dokument abschließend einen Namen und bestätigen Sie den Prozess durch Speichern. Durch Klick auf Abbrechen werden Ihre Eingaben verworfen.

Buchungen Liste Buchungen Löschen Löscht einen oder mehrere markierte Einträge aus der Buchungsliste.

Buchungen Liste Buchungen Drucken Diese Funktion erstellt Ihnen eine Buchungsliste aller aktiven Buchungen. Wenn Sie entsprechend eine gefilterte Ansicht aktiviert haben, wird natürlich nur diese Buchungsliste als Report erstellt.

Buchungen Liste Buchungen Duplizieren Erstellt eine Kopie des markierten Datensatzes inklusive aller Anlagen wie Dokumente, Objekt und Einheitsverlinkung.

Buchungen Liste Buchungen Schließen Schließt das Fenster und führt Sie zum Hauptmenü zurück.

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Buchungen Buchungen aus Datei importieren

Gleiche Bedienung wie Daten aus Datei importieren.

Buchungen Buchungen exportieren (geänderte) Diese Funktion läuft über die gesamte Buchungsliste und exportiert die Buchungssätze, welche durch eine involvierte Partei (Steuerberater, Asset Manager, …) verändert wurden, in eine Excel Datei.

Buchungen Buchungen exportieren (Zeitraum) Hier können Sie Buchungen in einem bestimmten Intervall in eine Excel Datei exportieren, um diese Beispielsweise in ein anders System wieder einzuspielen. Es erscheint die Folgende Eingabemaske.

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Geben Sie ein Anfangs und ein Enddatum ein und klicken Sie OK. Sie werden nun noch gefragt, wo die Exportdatei abgespeichert werden soll.

Buchungen Buchungen exportieren (alle) Exportiert alle Buchungen in eine Exceldatei.

Buchungen Buchungen aus AMS importieren

Mit dieser Funktion werden alle für Sie bereitgestellten (geänderte Buchungen oder Buchungen eines anderen Dienstleisters jedoch Ihre Engagements betreffend) Buchungen in die AMS – Manager API importiert. Geben Sie Ihre Benutzerdaten ein und klicken Sie auf Weiter.

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In diesem Fenster können Sie die Buchungen nun mit Hilfe der Funktion „Auf neue Buchungsupdates prüfen“ herunterladen oder mit Hilfe von Abbrechen wieder zum Ausgangsmenü zurückkehren. Nach erfolgreichem Download erhalten Sie die Folgende Statusmeldung.

Buchungen Buchungen nach AMS übertragen

Zunächst einmal müssen Sie definieren, in welchem Zeitraum Sie Buchungen übertragen wollen. Standardmäßig wird hier das Datum der ersten und der letzten Buchung angezeigt. Möchten Sie nur in einem bestimmten Intervall übertragen ändern Sie Start und/oder Enddatum um klicken Sie auf OK.

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Geben Sie hier Ihre Zugangsdaten ein und klicken Sie auf Weiter.

Um die ausgewählten Buchungen nun zu übertragen klicken Sie auf Starten. Sollten Sie auf Abbrechen klicken, werden Sie wieder zum Hauptmenü zurückgeführt. Nach erfolgreichem Transfer erhalten Sie die folgende Statusmeldung.

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Buchungen AMS Portal öffnen Startet Ihren Browser und führt Sie zum Login von Cash Flow Sync.

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Allgemeine Geschäftsbedingungen und Impressum

§ 1. Allgemeines § 1.1 Basis aller Geschäftsbeziehungen ist für uns "der gesunde Menschenverstand". Da es bekanntlich verschiedene Ansichten über eben selbigen gibt, legen wir hiermit einen formellen Rahmen für Geschäftsbeziehungen mit uns fest. Die vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen sind die Grundlage für alle Geschäftsbeziehungen mit der Firma CONact Market Entry Management GmbH und gelten bei Auftragserteilung als gelesen und zugestimmt. § 1.2 Alle Leistungen und Angebote der CONact Market Entry Management GmbH erfolgen ausschließlich aufgrund dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen, insbesondere hinsichtlich der Nutzungsrechte. Änderungen und/oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Der Geltung anderer AGB muss Explizit schriftlich von der CONact Market Entry Management GmbH zugestimmt werden. § 1.3 Es gilt die bei Vertragsabschluss veröffentlichte Fassung der AGB. Diese wird mit "Fassung vom" von möglichen Änderungen unterschieden.

§ 2. Angebote und Auftragsbestätigungen § 2.1 Die Angebote der CONact Market Entry Management GmbH sind freibleibend, Irrtümer vorbehalten.

§ 3. Gestaltungsfreiheit und Vorlagen § 3.1 Im Rahmen des Auftrags besteht Gestaltungsfreiheit. Reklamationen hinsichtlich der künstlerischen Gestaltung oder technischen Umsetzung sind zeitnah im Produktionsprozess anzumelden. Wünscht der Auftraggeber nach der Produktion Änderungen, so hat er die Mehrkosten zu tragen. Diese werden nach Aufwand berechnet oder pauschal vereinbart. Die CONact Market Entry Management GmbH behält den Vergütungsanspruch für bereits begonnene Arbeiten. § 3.2 Der Auftraggeber versichert, dass er zur Verwendung aller der CONact Market Entry Management GmbH übergebenen Vorlagen und Materialien berechtigt ist. Dies gilt insbesondere für überlassene Computerdaten, Logos, Layouts, Quelltexte, Texte, Film, Ton und Bildmaterial. Sollte er entgegen dieser Versicherung nicht zur Verwendung berechtigt sein, stellt der

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Auftraggeber die CONact Market Entry Management GmbH von allen Ersatzansprüchen Dritter frei.

§ 4. Vergütung § 4.1 Die Vergütungen sind Nettobeträge, die zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer zu zahlen sind.

§ 4.2 Die Vergütung ist bei Ablieferung des Werkes fällig. Sie ist ohne Abzug zahlbar. Werden die bestellten Arbeiten in Teilen abgenommen, so ist eine entsprechende Teilvergütung jeweils bei Abnahme des Teiles fällig. § 4.3 Erstreckt sich ein Auftrag über längere Zeit oder erfordert er vom Entwickler hohe finanzielle Vorleistungen, so sind angemessene Abschlagszahlungen zu leisten. Diese werden individuell vereinbart.

§ 5. Urheberrecht und Nutzungsrechte § 5.1 Jeder an die CONact Market Entry Management GmbH erteilte Auftrag ist ein Werkvertrag, der auf die Einräumung von Nutzungsrechten an den Werkleistungen gerichtet ist. § 5.2 Alle Entwürfe, Prototypen und fertigen Produkte unterliegen dem Urheberrechtsgesetz. Die Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes gelten auch dann, wenn die nach UrhG erforderliche Schöpfungshöhe nicht erreicht ist. § 5.3 Die Entwürfe und Softwareprodukte dürfen nach UrhG ohne ausdrückliche Einwilligung der CONact Market Entry Management GmbH weder im Original noch bei der Reproduktion verändert werden. Jede Nachahmung oder Kopie - auch von Teilen - ist unzulässig, es sei denn, die CONact Market Entry Management GmbH stimmt dem schriftlich zu. § 5.4 Die CONact Market Entry Management GmbH überträgt dem Auftraggeber die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Nutzungsrechte am Entwurf. Soweit nichts anderes schriftlich vereinbart ist, wird jeweils nur das einfache Nutzungsrecht nach UrhG übertragen. § 5.5 Eigentum oder Nutzungsrechte gehen erst nach vollständiger Bezahlung der Vergütung über. Eine Weitergabe/Wiederverkauf der Nutzungsrechte an Dritte bedarf der schriftlichen Vereinbarung mit der CONact Market Entry Management GmbH und kann erst nach der vollständigen Bezahlung der Vergütung der Nutzungsrechte durch den Auftraggeber erfolgen.

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§ 5.6 Die CONact Market Entry Management GmbH hat nach UrhG das Recht, auf den Vervielfältigungsstücken (auch Webseiten) als Urheber genannt zu werden, auch wenn die Nutzung an Dritte weitergegeben / weiterverkauft wurde. § 5.7 Vorschläge des Auftraggebers oder seine sonstigen Mitarbeiter haben keinen Einfluss auf die Höhe der Vergütung. Sie begründen auch kein Miturheberrecht.

§ 6. Versand und Datenübertragung § 6.1 Die Versendung der Arbeiten und von Vorlagen oder Prototypen erfolgt auf Gefahr und für Rechnung des Auftraggebers. Wenn Transportversicherungen im Namen und für Rechnung der CONact Market Entry Management GmbH abgeschlossen werden, so obliegt dem Auftraggeber die Übernahme der Kosten zur Geltendmachung von Schadensersatz, wenn der Transportversicherer die Haftung im Schadensfall ablehnt. In jedem Fall ist eine Haftung der CONact Market Entry Management GmbH ausgeschlossen. § 6.2 Hinsichtlich der Zustellbarkeit von Daten und der Kompatibilität mit Empfängersystemen macht die CONact Market Entry Management GmbH keinerlei Zusicherungen, ebenso wenig garantiert die CONact Market Entry Management GmbH einen fixen Zustelltermin, sofern nichts anders lautendes schriftlich vereinbart worden ist. Eine Haftung der CONact Market Entry Management GmbH ist ausgeschlossen.

§ 7. Datenschutz § 7.1 Der Auftraggeber erklärt mit Vertragsabschluß sein Einverständnis, dass die CONact Market Entry Management GmbH die im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung erhaltenen Daten betreffend den Auftraggebern, gleich ob diese von ihm selbst oder Dritten stammen, unter Beachtung des Datenschutzgesetzes elektronisch verarbeiten und auch elektronisch speichern darf. § 7.2 Die CONact Market Entry Management GmbH versichert, diese persönlichen Daten nur für interne Zwecke zu nutzen und nicht an Dritte weiterzugeben. § 7.3 Der Auftraggeber versichert, dass alle Computerdaten, welche er der CONact Market Entry Management GmbH zur Durchführung seiner Arbeit zur Verfügung stellt, frei sind von Rechten Dritter. Sollte er entgegen dieser Versicherung nicht zur Verwendung berechtigt sein, stellt der Auftraggeber die CONact Market Entry Management GmbH von allen Ersatzansprüchen Dritter

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frei. § 7.4 Die CONact Market Entry Management GmbH ist nicht verantwortlich für die Inhalte auf Datenträgern, die nicht von der CONact Market Entry Management GmbH selbst gespeichert worden sind.

§ 8. Eigentumsvorbehalt und Computerdaten § 8.1 An Entwürfen, Prototypen und fertigen Produkten werden nur Nutzungsrechte eingeräumt, nicht jedoch Eigentumsrechte übertragen. Dies gilt insbesondere auch für Computerdaten. § 8.2 Die CONact Market Entry Management GmbH verpflichtet sich, Dateien oder Layouts, die im Computer erstellt wurden an den Auftraggeber herauszugeben. Wünscht der Auftraggeber die Herausgabe von Computerdaten, so ist dies gesondert zu vereinbaren und gegebenenfalls zu vergüten. § 8.3 Quelldateien zur Erstellung von Prototypen, Entwürfen oder Softwareprodukten sind ausdrücklich nicht Gegenstand des Werkvertrages und bleiben in jedem Fall Eigentum der CONact Market Entry Management GmbH. § 8.4 Die Herausgabe von Kopien der Quelldaten liegt im Ermessen der CONact Market Entry Management GmbH. Die Herausgabe wird ausdrücklich nicht zugesichert, kann jedoch im Einzelfall erfolgen. Stimmt die CONact Market Entry Management GmbH einer Herausgabe zu, so ist diese nach folgenden Kriterien gesondert zu bewerten: Die Herausgabe von Quelldatenkopien oder hochkomplexer Dateien mit hohem Weiterverwendungswert wird verhandelt wie die Einräumung eines uneingeschränkten Nutzungsrechtes mit dem Recht zur Weitergabe an Dritte und zur Änderung des Entwurfes / der Software und dementsprechend berechnet. § 8.5 Zur Verfügung gestellte Kopien von Quelldaten werden überlassen, 'wie sie sind'. Das heißt, dass die CONact Market Entry Management GmbH keinerlei Gewährleistung hinsichtlich der Funktionalität, Kompatibilität oder Integrität übernimmt. Als Entwerfer verpflichtet sich die CONact Market Entry Management GmbH, bei der Erstellung der Dateien sorgfältig und nach bestem Wissen zu arbeiten. Zusicherungen hinsichtlich bestimmter Ausführungsmerkmale werden nicht gegeben, es besteht Gestaltungsfreiheit. § 8.6 Hat die CONact Market Entry Management GmbH dem Auftraggeber Computerdateien zur Reproduktion zur Verfügung gestellt, dürfen diese nur mit vorheriger Zustimmung der CONact Market Entry Management GmbH geändert werden. Entwürfe und Softwareprodukte dürfen nach §39 UrhG ohne ausdrückliche Einwilligung der CONact Market Entry Management GmbH weder

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im Original noch bei der Reproduktion verändert werden, es sei denn dies wird schriftlich vereinbart. Jede Nachahmung oder Kopie - auch von Teilen - ist unzulässig.

§ 9. Produktionsüberwachung § 9.1 Die Produktionsüberwachung durch die CONact Market Entry Management GmbH erfolgt nur aufgrund besonderer Vereinbarung. Bei Übernahme der Produktionsüberwachung ist die CONact Market Entry Management GmbH berechtigt, nach eigenem Ermessen die notwendigen Entscheidungen zu treffen und entsprechende Anweisungen zu geben. Die CONact Market Entry Management GmbH haftet für Fehler bei eigenem Verschulden und nur für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit, maximal jedoch bis zur Höhe der Vergütung für das Werk.

§ 10. Haftung § 10.1 Die CONact Market Entry Management GmbH verpflichtet sich, den Auftrag mit größtmöglicher Sorgfalt auszuführen, insbesondere auch ihm überlassene Vorlagen, Filme, Displays, etc. sorgfältig zu behandeln. Wir haften für entstandene Schäden nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Ein über den Materialwert hinausgehender Schadenersatz ist ausgeschlossen. § 10.2 Für Datenbestände, die nachträglich (beispielsweise durch Nachbearbeitung oder Neuseparation) verändert wurden, entfällt jegliche Haftung der CONact Market Entry Management GmbH. § 10.3 Die CONact Market Entry Management GmbH verpflichtet sich, überlassene Datenträger mit der notwendigen Sorgfalt zu behandeln. Die CONact Market Entry Management GmbH ist jedoch nicht verpflichtet Sicherungen von diesen Datenträgern zu erstellen. Die CONact Market Entry Management GmbH haftet für Datenverluste nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Ein über den Materialwert hinausgehender Schadenersatz ist jedoch ausgeschlossen. § 10.4 Mit der Genehmigung von Entwürfen, Prototypen oder fertigen Produkten durch den Auftraggeber übernimmt dieser die Verantwortung für deren Richtigkeit. § 10.5 Für die vom Auftraggeber freigegebenen Entwürfe, Texte, fertigen Produkte entfällt jede Haftung der CONact Market Entry Management GmbH. § 10.6 Für die wettbewerbs- und warenzeichenrechtliche Zulässigkeit und Eintragungsfähigkeit der Arbeiten haftet die CONact Market Entry Management GmbH nicht. Die Prüfung obliegt dem Auftraggeber, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart worden ist.

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§ 10.7 Liefert die CONact Market Entry Management GmbH nur Datenbestände zur weiteren Verarbeitung, so haftet die CONact Market Entry Management GmbH auch nur bis zu deren Übergabe. Die Prüfung der Daten und Freigabe obliegt dem Auftraggeber, bevor er die Daten im Rahmen der Nutzungsvereinbarung für eine Weiterverarbeitung an Dritte weitergibt oder selbst verarbeitet. Diese Weitergabe geschieht auf Verantwortung des Auftraggebers. Für Schäden, die durch die Verwendung dieser Daten oder in einem vom Auftraggeber selbst beauftragten Produktionsprozess entstehen, haftet die CONact Market Entry Management GmbH nicht. § 10.8 Beanstandungen gleich welcher Art sind innerhalb von 14 Tagen nach Ablieferung des Werks schriftlich bei der CONact Market Entry Management GmbH geltend zu machen. Danach gilt das Werk als mangelfrei angenommen. Im Fall der Weiterverarbeitung von Computerdaten durch den Auftraggeber (oder einem von ihm bestellten Dienstleister) gilt das Werk mit der Übergabe der Daten als abgeliefert.

§ 11. Schlussbestimmungen § 11.1 Erfüllungsort ist Schmitten / Taunus. § 11.2 Die Unwirksamkeit einer der vorstehenden Bedingungen berührt die Geltung der übrigen Bestimmungen nicht (Salvatorische Klausel). § 11.3 Der Gerichtsstand ist Usingen / Taunus § 11.4 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Impressum:

CONact Market Entry Management GmbH Zum Feldberg 1 – 3

61389 Schmitten / Taunus Tel. 06084 – 950 200

E-Mail: [email protected] Internet: http://www.conact.de

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