rap secrétaire bureautique

R é p u b l i q u e A l g é r i e n n e D é m o c r a t i q u e e t P o p u l a i r e

Ministère de la Formation et de l’enseignementProfessionnels

Institut National de la

Formation Professionnelle

9. Chemin d’Hydra EL-BIAR -Alger - (Tèl) : 92.24.27/36 (Fax) : 92.23.18

DONNES GENRALES SUR LA PROFESSION

1

Référentiel des Activités Professionnelles

Secrétariat de direction

CODE : TAG 0716

Niveau VBTS

Comité d’homologationVisa N° 02/05/06

2006

I- Présentation de la spécialité.

Branche professionnelle : Techniques administratives et de gestion

Dénomination de la spécialité : Secrétaire bureautique

Description de la spécialité :

La secrétaire de Direction bureautique est un cadre moyen destinée à assurer entre la

direction générale et les différents services, la diffusion de directives, de règlements internes,

la collation des informations nécessaires au suivi des activités de l’ensemble des services.

Elle assure le substrat matériel des diverses relations que la direction entretient avec les

services internes et les organismes externes à l’entreprise.

Elle effectue des travaux de secrétariat sur des documents confidentiels.

TACHES ESSENTIELLES :

La Secrétaire de direction bureautique :

1) Accueille et filtre les visiteurs ;

2) Reçoit, filtre et transmet les appels téléphoniques destinés au Directeur , estime la

suite à donner ;

3) Gère le planning des rendez vous et des réunions de travail auxquelles participe le

Directeur en tenant compte du contenu de son agenda et de ses contraintes diverses.

4) Traite et rédige le courrier interne et externe

5) Etudie les dossiers qui lui sont confiés et en fait la synthèse

6) Classe les documents.

7) Prépare les documents a archivé.

8) Organise des voyages et déplacements d’affaires.

9) Organise des réunions, rencontres de travail, assemblées générales et conseils

d’administrations ;

10) Peut encadrer un personnel de secrétariat et le former aux méthodes administratives et

techniques bureautiques.

11) Peut se voir confier dans une petite ou moyenne entreprise la responsabilité de

services généraux et /ou de gestion du personnel et/ ou d’une partie de la comptabilité.

12) Assure une fonction de relais dans la transmission de l’information à ses interlocuteurs

internes et externes.

II- Conditions du travail :

2

1°) lieu de travail :

Eclairage

Eclairage naturel souhaitable ou artificiel.

Température et humidité. :

- Température ambiante.

- Equipements de travail à l’abri du soleil et de l’humidité.

Bruits et vibrations :

Bureau isolé des bruits et vibrations internes et externes.

Poussière :

Éviter la poussière.

Risques professionnels:

Risque lié au travail sur écran (problème de vue) et la position assise.

Contacts sociaux :

Contact avec son supérieur, sa cellule de travail. Et ses interlocuteurs internes et externes.

Travail seul ou en équipe :

Le travail d’une secrétaire de Direction bureautique se fait individuellement mais il

dépend toujours à la hiérarchie « de son supérieur hiérarchique. »

III- Exigences de la profession :

3

Physiques :

- bonne présentation : voir correcte.

- Résistance à la fatigue nerveuse.

Intellectuelles :

- Méthode, organisation, rigueur.

- Sens des contacts

- Autonomie initiative.

- Disponibilité, mobilité.

- Dynamisme rapidité, vivacité d’esprit.

- Discrétion

- Culture générale.

- Tact et diplomatie (adaptabilité, souplesse, ouverture d’esprit).

- Capacité rédactionnelle.

- Aisance en expression orale.

Contre indications :

-Inaptitude physique au travail devant écran.

-Fragilité nerveuse.

IV- Responsabilité de l’opérateur.

Matérielle : Responsabilité de la manipulation du matériel de bureautique hors

maintenance générale.

Décisionnelle :

- Responsabilité permanente du poste de travail en l’absence du responsable.

Morale :

- Ouverture d’esprit aux problèmes humains

- Maturité

- Intégrité

- Maîtrise de soi.

Sécurité

- Attention particulière portée aux personnes et aux biens (secret professionnel).

IV – Possibilité de promotion :

4

Cadre réglementaire :

Technicien supérieur : possibilité de promotion par intégration dans les cadres des services

administratifs de l’entreprise

Accès aux postes supérieur s :

Accès de la fonction de secrétaire exécutante à celle de secrétaire de Direction puis

d’assistante de Direction, par développement de l’expérience professionnelle formation

spécifique dans certains domaines : import/export, gestion du personnel, gestion financière …

VII – formation :

Condition d’admission :

- Niveau scolaire : 3ème année secondaire.

Durée de la formation :

30 Mois dont les 06 mois en milieu professionnel (stage pratique)

Niveau de qualification : (5)

Technicien supérieur (TS)

Diplôme :

Brevet de technicien supérieur « secrétaire bureautique »

ANALYSE DES TACHES

5

Postes Tâches

Traitement des travaux

de secrétariat.

T-1 maîtriser le clavier

T-2 traitement de texte de base

T-3 traitement de texte avancé

T-4production de documents

T-5 gestion de document

T-6 rédaction administrative

T-7 production de la correspondance

commerciale

T-8 disposition de la correspondance

T-9 organiser une réunion

T-10 gestion du temps

6

Tâches Opérations

Maîtriser le clavier OP1- Utiliser les touches de base du doigté

OP2- Utiliser les touches de la rangée du

doigté ainsi que des rangées supérieure et inférieure.

OP3- Utiliser les touches numériques

OP4- Utiliser l’ensemble des touches du clavier.

Traiter un texte de

base.

OP1- Déterminer la taille et l’apparence des caractères.

OP2 – Déterminer des marges et des alignements.

OP3- Disposer le texte

- Sur une page

- Sur une ligne

- En colonne

- Pour l’ensemble d’un document.

OP4 -Sauvegarder et récupérer des fichiers.

OP5- Créer des sommaires et des descripteurs pour la gestion

de documents.

OP6- Déplacer et copier des blocs de texte.

OP7- Rechercher et remplacer des caractères.

OP8 – corriger le texte

OP9- Imprimer des documents

OP10- Insérer des dates dans des documents.

OP11- Fusionner des textes avec des listes de données

provenant de fichiers du même logiciel.

OP12 – Ajouter et retirer des données dans des

Documents.

OP13 – Changer des éléments de la mise en

forme des documents.

OP14- Réaménager des listes de données.

OP15- Produire les nouvelles versions des

documents.

OP16- Vérifier le travail.

OP17- Assurer le suivi ou l’acheminement des documents

mis à jour.

7

Traiter un texte

complexe

OP1- Mettre en forme un document complexe

OP2- Fusionner et créer un environnement de publipostage.

OP3- Automatiser des tâches

OP4- Utiliser le tableur

OP5- Créer des formules dans une feuille de calcul

OP6- Utiliser la fonction SI et les fonctions logiques

OP7- Utiliser les fonctions non communes

dans un tableur

OP8 -Créer de bases de données sous Excel.

OP9- Utiliser un critère de filtre mémorisé et

tableaux croisés dynamiques.

OP10-Créer des graphiques.

OP11-Protéger les feuilles et les classeurs

Produire de documents

OP1 – Rédiger le contenu de documents

OP2 – Saisir des documents

OP3- Vérifier le contenu de documents

OP4- Classifier des documents

Gérer les documents OP1- Faire l’inventaire des types et des

séries de documents.

OP2- concevoir un plan de classification et un calendrier des

délais de conservation.

OP3- Classifier des documents.

OP4- Classer des documents

OP5- Traiter des documents semi- actifs et

inactifs.

Rédaction

administrative

OP1- Saisir des textes

OP2- Réviser des textes

OP3- Classifier la correspondance.

OP4- Adresser des enveloppes

OP5- Acheminer des documents.

Produire la correspondance

commerciale

OP1- Saisir des textes

OP2- Réviser des textes

8

OP3- Classifier la correspondance.

OP4- Adresser des enveloppes

OP5- Acheminer des documents.

Appliquer les règles de

disposition de la

correspondance

OP1- Choisir le style de disposition

OP2- Déterminer les marges gauches, droites, supérieures et

inférieures

OP3- Déterminer l’emplacement des

tabulateurs.

OP4- Saisir le texte

OP5- Réviser le texte.

Préparer des réunions OP1-réserver une salle

OP2-établir les convocations

OP3-préparer le ou les dossiers de travail

OP4-réserver le matériel

OP5-préparer les supports

OP6-préparer la disposition de la salle

OP7-constater les absences

OP8-prendre note des points essentiels pour la rédaction du

PV ou du compte rendu

OP9-prendre note des décisions prises

OP10-noter la date de la réunion suivante

OP11-rédiger le PV ou le compte rendu

OP12- saisir le PV ou compte rendu

OP13-présenter ce document au responsable pour approbation

et signature

OP14-classer une copie dans le classement actif

Gérer Le temps OP1- Classifier les taches

OP2- Planifier l’exécution des taches.

OP3- Déterminer les taches pouvant être exécutées par

d’autres personnes.

OP4- Gérer les obstacles à l’exécution des taches.

9

Tâche1 : Maîtriser le clavier

Conditions de réalisation Critères de performance

A L’aide de :

-Machine à écrire,

ou sur micro-ordinateur.

A Partir de :

- Un texte à taper.

- Maintien des doigts sur les touches de

base.

- Maintien des yeux sur le texte à taper.

- Utilisation des doigts appropriés.

10

Tâche 2: Traiter un texte de base


A L’aide de :

- Micro-ordinateur

- Logiciels de traitement de texte

- Une imprimante.

A Partir de :

- Un texte

- Documents

- Versions corrigées.

- Choix approprié de la police et de la taille

des caractères.

- Centrage (horizontal /vertical) approprié

- Etablissement approprié des marges.

- Coupure appropriée des mots.

- .Détermination de l’interligne approprié

- Détermination juste de l'en tête et du bas

de page.

- Numérotation appropriée des pages

- Utilisation des modalités appropriées

de sauvegarde et de récupération

- Présence des fichiers sauvegardés sur la

disquette

- Etablissement approprié du sommaire.

- Déplacement des blocs aux endroits

appropriés.

- Recherche et remplacement appropriés

- Utilisation appropriée d’un logiciel

- Choix des formats appropriés.

- Présence des dates aux endroits

appropriés

- Fusion réussie

- Emplacement approprié de l’information

sur :

*La lettre

*L’enveloppe.

- Récupération exacte des données à partir

de sources variées telle que :

11

*Documents imprimés.

*Appareils de télé communication.

-Modifications appropriées des documents

quant à :

-L’ajout et au retrait de textes.

-L’ajout et au retrait de

chapitres.

-L’ajout glossaires ou

d’index.

-Ajustement de la numérotation et de la table

des matières en fonction des ajouts et des

retraits effectués.

-Insertion correcte de dessins, tableaux et

graphiques.

-Changement appropriés de la mise en forme

des documents.

-Fusions exacte de champs contenus dans

différentes bases de données.

-Application correcte d’une procédure de

vérification « la comparaison. »

-Etablissement d’un calendrier respectant les

priorités

12

Tâche3 : Traiter un texte complexe


A L’aide de :

- Micro-ordinateur

- Logiciels :

*Word

*Excel

*Publisher

*Access

*Outlook

*PowerPoint

- Imprimante.

A Partir de :

- Un texte complexe.

- Insertion correcte des images dans des textes.

- Mettre en forme un document complexe.

- Utilisation juste des tableurs.

- Utiliser les formules dans une feuilles de

calcul..

- Utiliser la fonction SI et fonctions logiques.

- Créer de bases de données convenablement

sous Excel :

- Créer des graphiques correctement.

- Protéger les feuilles

- Protéger les classeurs.

- Utiliser le PowerPoint et Outlook

correctement

13

Tâche 4 : Produire de documents


A L’aide de :

- Micro-ordinateur

- Logiciels appropriés.

A Partir de :

- Formulaires

- Tableaux

- Comptes rendus

- Communiqués.

- Documents publicitaires.

- Procès verbaux

- Appels d’offres.

- Soumissions

- Contrats.

- Rassemblement de tous les documents et

renseignements nécessaires à la

production.

- Interprétation juste des idées générales

fournies

- Détermination des types de documents

appropriés aux idées générales fournies

- Utilisation de la terminologie appropriée

aux documents

- Classification exacte des documents.

- Présence de toutes les mentions des

documents.

14

Tâche 5: Gérer les documents


A L’aide de :

- Lieux de conservation

- Supports de classement.

A Partir de :

- Plan de classification

- Calendrier des délais de conservation

- Choix de l’approche appropriée

- Localisation exacte des lieux de

conservation et de l’utilisation de

l’information.

- Etablissement de liens pertinents entre le

Plan de classification et la structure d’une

entreprise.

- Reconnaissance exacte de la valeur des

documents.

- Indentification exacte de la personne

autorisée à déterminer les délais de

conservation.

- Reconnaissance exacte de l’objet de

chaque document.

- Présence de tous les éléments nécessaires

à la classification des documents.

- Ordre des documents respectant les

modes de classement

- Application correcte des méthodes

respectant la confidentialité de

l’information

- Respect des procédures de :

* Transfert des documents

* Destruction des documents

*Mise à jour d’un plan de

classification

-Indication de délais de conservation de

documents appropriés au calendrier.

15

Tâche 6: Rédaction administrative

Conditions de réalisation Critères particuliers de performance.A L’aide de :

- Micro-ordinateur

- Logiciel de traitement de

texte.

- Logiciel de base de

données.

A partir de :

- Une correspondance

- Un texte

- Une note

- Saisie correcte des textes quant :

au style, à la ponctuation

à la présence de toutes les mentions.

- Conversion correcte des fichiers provenant de bases de

données.

- Révision complète des textes quant à :

*La relecture .des textes

*corrections

- Détermination exacte de la valeur du contenu


- Utilisation correcte d’une base de données pour la

production d’étiquettes.

- Respect des règles de dispositions

- Préparation appropriée de l’acheminement quant :

Au pièces à joindre au document

A la signature à apposer

A l’enveloppe à utiliser.

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Tâche 7: Produire la correspondance commerciale

Conditions de réalisation Critères particuliers de performance.A L’aide de :

- Micro-ordinateur

- Logiciel de traitement de

texte.

- Logiciel de base de

données.

A partir de :


- Saisie correcte des textes quant :

au style, à la ponctuation

à la présence de toutes les mentions

- Conversion correcte des fichiers provenant de bases de

données.

- Révision complète des textes quant à :

*La relecture .des textes

*corrections

- Détermination exacte de la valeur du contenu


- Utilisation correcte d’une base de données pour la

production d’étiquettes.

- Respect des règles de dispositions

- Préparation appropriée de l’acheminement quant :

Au pièces à joindre au document

A la signature à apposer

A l’enveloppe à utiliser.

17

Tâche 8 : Appliquer les règles de disposition de la correspondance


A L’aide de :

Machine à écrire ou sur micro-

ordinateur.

A Partir de :


- Un texte.

- Choix d’un style approprié au contenu

- Détermination de la ponctuation

appropriée au style.

- Détermination correcte du nombre de

caractères par ligne.

- Etablissement des tabulateurs appropriés

au style.

- Respect des marges établies

- Espacement approprié des parties

- Emplacement et apparence corrects de

toutes les parties.

- Présence de toutes les parties.

- Vérification correcte et complète du

texte.

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Tâche 9 : Préparer des réunions

Conditions de réalisation Critères particuliers de performances

A L’aide de :

- Equipement informatique et logiciels +

Internet pour les messageries

électroniques.

A Partir de :

- Extraits d’annuaires téléphoniques

- Documents de référence relatifs aux

services postaux, moyens de transports et

lieu d’hébergement.

- Vérification de la disponibilité et

réservation des ressources physiques et

matérielles.

- Détermination des périodes les plus

appropriées pour la tenue des réunions

- Détermination correcte des étapes de

préparation des réunions.

- Production et disposition correcte de tous

les documents nécessaires :

*Avis de convocation.

*Ordres du jour

*Procès verbaux

*Rapports, tableaux, résumés,

- Classification appropriée des documents

- Acheminement des documents appropriés

- Choix judicieux des moyens de

transports.

- Application correcte des procédures de

réservation.

- Préparation correcte des itinéraires

- Préparation correcte des demandes de

remboursement de frais

- Disposition correcte de tout le matériel

nécessaire : documents, moyens

techniques.

- Organisation appropriée :

*De l’accueil des participants

*des pauses

*des repas

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Tâche 10 : Gérer le temps


A L’aide de :

Outils de gestion du temps :

- Planning

- Calendrier

- Echéancier

- Agenda

A Partir de :

- Activités relatives

aux secrétaires

- Directives.

- Utilisation judicieuse des outils de

gestion du temps.

- Classification des activités en fonction

de :

* Leur niveau de rendement

* Leur échéance

* Leur complexité

- Evaluation réaliste de la durée

d’exécution des activités.

- Détermination exacte des priorités.

- Réservation de périodes appropriées pour

les imprévus.

- Transmission correcte des données

relatives aux activités déléguées.

- Reconnaissance exacte des principaux

obstacles

- Désignation des moyens pertinents pour

gérer les obstacles.

- Détermination du moment d’exécution en

fonction de la classification et de

priorités.

20

CONNAISSANCES COMPLEMENTAIRES

Discipline, Domaine Limites des connaissances exigées

Anglais

-Initiation à l’anglais

-Initiation à l’anglais commerciale.

Français

- Les ouvrages de référence

- Le fonctionnement de la langue

- La nature des mots

- Les relations entre les mots

- Les règles d’accord

- les variables orthographiques.

- Le résumé de texte.

- Les éléments de syntaxiques.

Législation du travail

- Contrat de travail

- Exercice des droits et obligations

- Les conventions collectives

- Droit a la formation professionnelle

- Cas de cessation et de la relation

et obligation de l’employeur

Statistiques

- Généralités sur les séries statistiques et

les échantillons

- Les distributions statistiques à un

caractère

- Les analyses statistiques

- Les probabilités

Méthodologie

- Démarche méthodologique d’un mémoire

- Déroulement du stage

- La rédaction du mémoire

- Préparation de la soutenance.

- Notions générales sur la communication

- Les formes et moyens de la

21

Communication communication

- Les éléments d’une communication

efficace

- Les relations du groupe

- La gestion des conflits.

Mathématiques commerciales et

financières.

- Calcul les intérêts

- Calcul les anuités

- Evaluation des actions et obligations.

Comptabilité

- Vérifier les pièces comptables.

- Enregistrer les opérations

chronologiquement.

- Classer les pièces comptables.

- Elaborer les documents de synthèses

(balance après l’inventaire, bilan de

clôture et annexes).

- Procéder à la réouverture du bilan.

Documents commerciaux

- Les documents relatifs à la commande

- Les documents relatifs à la livraison

- Les documents relatifs au paiement

- Contrat de transport

- Les polices d’assurance

- Le transit

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Analyse des risques professionnels

Source de danger Effets sur la santé Moyens de prévention.

Utilisation de l’outil

informatique

- Fatigue des yeux

- Mal de dos.

- Filtre à écran

- Utilisation des chaises

adéquates.

- Eviter l’utilisation

prolongée de l’outil

informatique.

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EQUIPEMENTS ET MATERIAUX UTILISES

Machines et appareils utilisés :

- Micro –ordinateur + logiciels de (traitement de texte, tableur, grapheur, base de données,

Access, power point….), radio, CD…

- Matériel d’archivage

- Supports magnétiques

- Matériel de rangement : armoires et rayonnages

- Magnétothèque, magnétophone.

- Poste téléphonique :- (simple ou standard) avec répondeur enregistreur.

-téléphone intérieur

- Télex

- Télécopieur (fax)

- Scanner

- Terminal : minitel et électronique

- Appareil de reprographie

- Machine à dicter

- Machine de traitement de texte conforme à la norme télétex

- Télécopieur

- Matériel vidéo (caméra, projecteur, caméscope, magnétoscope, rétroprojecteur,….)

- Matériel de visualisation (indexage et signalisation)

Outillage et petits matériels divers :

- Tableaux– plannings

- Meubles et matériels de classement

- Divers types de dossiers

- Agenda électronique

- Petit matériel de dessinateur

- Appareil de prises de vues

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Matières d’œuvre et matériaux utilisés :

-Chemises et sous chemises de différents matériaux

- Supports transparents

- Supports audio vidéo et magnétiques (Cassettes, disques, films, micro films,

microformes…).

- Petit matériel de bureau

- Fiches de différents formats, grammage et présentation suivant leur utilisation (fichiers,

divers planning….)

- Registres.

- Ramettes de papier de divers grammages, formats et présentation correspondant aux

travaux à réaliser.

- Disquettes, CD, flash disque

- Petit matériel (brosse….)

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