Chapter 5The Expenditure Cycle Part 1Purchases and Cash Disbursements Procedures

Tujuan Pembelajaran: Tugas-tugas mendasar yang dilakukan selama proses pembelian dan

pengeluaran kas Daerah-daerah fungsi yang terlibat dalam pembelian dan pengeluaran kas

dan aliran transaksi ini dalam organisasi Dokumen, jurnal, dan rekening yang menyediakan jejak audit,

mempromosikan pemeliharaan catatan, dan dukungan pengambilan keputusan dan pelaporan keuangan

Risiko yang terkait dengan pembelian dan pengeluaran kas kegiatan dan kontrol yang mengurangi risiko ini

Fitur operasional dan implikasi kontrol teknologi yang digunakan dalam pembelian dan sistem pengeluaran kas

Siklus Pengadaan (Subsistem):1. Permintaan pembelian2. Pembelian3. Penerimaan/inspeksi4. Account Payable5. Pengeluaran Kas

Tujuan Siklus PengeluaranPenyediaan sumber daya yang dibutuhkan untuk organisasi dapat dipecah menjadi beberapa tujuan:

membeli dari vendor terpercaya membeli barang-barang berkualitas tinggi mendapatkan harga terbaik membeli hanya item yang telah diotorisasi memiliki sumber daya yang tersedia saat mereka dibutuhkan hanya menerima barang yang benar-benar diorder memastikan barang tidak hilang, dicuri, atau rusak membayar barang secara tepat waktu

Data Flow Diagram Sistem Pembelian

Sistem Pembelian Manual Memulai pengendalian persediaan ketika tingkat persediaan menurun ke

reorder point. Permintaan pembelian disiapkan dan kopiannya dikirim ke bagian

pembelian. Bagian pembelian menyiapkan order pembelian untuk setiap vendor dan

mengirim kopinya ke Bagian Pengendalian persediaan, Bagian Utang usaha dan Bagian Penerimaan.

Pada saat penerimaan, Bagian Penerimaan menghitung dan memeriksa barang

o Blind copy dokumen order pembelian digunakan sebagai dasar menghitung barang.

Laporan penerimaan disiapkan dan kopinya dikirim ke penyimpanan bahan baku, Bagian Pembelian, Bagian Pengendalian persediaan dan Bagian Utang usaha.

Bagian utang usaha meneima kopi permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan dan tagihan supplier.

Bagian utang usaha mencocokkan dokumen tersebut, membuat jurnal pembelian, dan mencatat kewajiban di buku besar pembantu utang usaha.

Bagian utang usaha secara rutin mengikhtisarkan jurnal pembelian sebagai voucher jurnal yang dikirim ke Departemen Buku Besar Umum.Inventory-Control or Purchases Dr.

Account Payable-Control Cr.

Departemen Buku Besar Umum:o Mencatat dari voucher jurnal utang usaha ke buku besar umum.o Mencocokkan jumlah persediaan dengan ikhtisar yang diterima dari

bagian pengendalian persediaan.

Flowchart Sistem Pembelian Manual

Diagram Arus Data Sistem Pengeluaran Kas

Sistem Pengeluaran Kas Manual: Secara periodik, bagian utang usaha mencari voucher utang yang terbuka

untuk transaksi yang akan jatuh tempo:o Bagian utang usaha mengirim voucher dan dokumen

pendukungnya ke bagian pengeluaran cash.o Bagian utang usaha meng-update buku besar pembantu utang

usaha. Pengeluaran kas:

o Menyiapkan ceko Mencatat informasi register cek ke jurnal pengeluaran kas\o Mengembalikan voucher yang telah dibayar ke bagian utang usaha,

mengirim cek ke suppliero Mengirim voucher jurnal ke buku besar umum:

Account Payable Dr.Cash Cr.

Departemen buku besar umum menerima:o voucher jurnal dari pengeluaran kaso ikhtisar buku besar pembantu utang usaha dari bagian utang usaha

Voucher jurnal digunakan untuk meng-update buku besar umum. Akun account payable control dicocokkan dengan ikhtisar buku besar

pembantu.

Sisetm Pengeluaran Kas

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer Computer Based Accounting System (CBAS) dapat dipandang sebagai

kelanjutan dari dua perbedaan besar:o Automation: menggunakan teknologi untuk meningkatkan

efisiensi dan efektivitas.o Reengineering: menggunakan teknologi untuk merancang ulang

proses bisnis dan organisasi perusahaan

Level Pemesanan Automated dan Reengineering Komputer membuat permintaan pembelian

o Bagian pembelian secara manual membuat order pembelian Komputer membuat order pembelian (tidak dibutuhkan permintaan

pembelian)o Permintaan pembelian tidak diteruskan sampai diperiksa secara

manual Order pembelian yang dibuat komputer dikirim secara otomatis tanpa

diperiksa manual Pertukaran Data Elektronik (Electronic Data Interchang/EDI)

o Komunikasi komputer-komputer tanpa order pembelian

Basis Data Siklus PengeluaranMaster file:

Master file supplier (vendor) Master file utang usaha Master file persediaan

File transaksi dan dokumen terbuka: File order pembelian

o File order pembelian terbuka File tagihan supplier File voucher terbuka File pengeluaran kas

File lain: File referensi dan latar belakang supplier File pelanggan File utang usaha detil

Pembelian dengan komputer: Departemen pengolahan data secara rutin melakukan tugas akuntansi Bagian pembelian – program komputer mengidentifikasi kebutuhan

persediaan Metode yang digunakan untuk mengotorisasi pemesanan persediaan:

o System menyiapkan order pembelian dan mengirimnya ke bagian pembelian untuk diperiksa, ditandatangani dan di distribusikan

o System mendistribusikan permintaan pembelian ke vendor dan pengguna internal, tanpa melewati bagian pembelian

o System menggunakan EDI dan penyimpanan pemesanan tanpa order pembelian

Tugas lain yang secara otomatis dilakukan komputer:o Meng-update buku besar pembantu persediaan dari laporan

penerimaano Mengitung subtotal pemutakhiran buku besar pembantuo Menutup catatan terkait di order pembelian terbuka ke order

pembelian tertutupo Memvalidasi catatan voucher dengan file voucher yang berlakuo System memindai voucher yang akan jatuh tempoo Menyetak cek untuk voucher tersebuto Mencatat cek ke register ceko Subtotal disiapkan untuk prosedur pemutakhiran buku besar umum

Automated Batch Purchases

Keunggulan Input dan Pemrosesan Data Realtime dari Pemrosesan Data secara Bertumpuk

Mengurangi jeda waktu, sehingga catatan lebih mutakhir Menghilangkan banyak prosedur manual rutin, seperti menyalin informasi

ke dokumen kertas Menghilangkan banyak penyimpanan dan penyusunan dokumen kertas Mengurangi prosedur koreksi entri data

Reengineered Purchases/Cash Disbursements

Ikhstisar Pengendalian Internal

Pengendalian Internal Umum Pengendalian organisasi

o Pemisahan tugas Dokumentasi Pengedalian akuntabilitas asset Praktik menajemen Pengendalian operasi pusat data Pengendalian otorisasi Pengendalian akses

Pengendalian Otorisasi Manual: Pembelian persedian harus diotorisasi bagian pengendalian persedian,

bukan oleh agen pembelian Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran tagihan, bukan bendahara

pengeluaran, yang menulis cek

Pengendalian Otorisasi Berbasis Komputer: Pengotorisasian secara otomatis

o Aturan pengambilan keputusan telah terprogram Persedian otomatis pada EDI dan JIT

o Model persediaan yang salah dapat menyebabkan kelebihan/kekurangan pembelian

Bagian pengeluaran kas dapat secara otomatis mengeluarkan cetakan cek dan tanda tangan

o Logika pemrograman harus tanpa celaho Penandatanganan secara otomatis hanya untuk dibawah nilai

tertentu

Pemisahan Tugas Tradisional: Bagian gudang Bagian pengendalian persediaan Bagian utang usaha Bagian buku besar umum Bagian permintaan Bagian pembelian Bagian pengembalian dan diskon pembelian Bagian pengeluaran kas

Pemisahan Fungsi secara Manual Kustodian pada aset, persediaan, oleh Gudang harus terpisah dari

pencatatan untuk aset oleh bagian pengendalian persediaan. Kustodian pada aset, kas, dengan Pengeluaran Kas harus dipisahkan dari

pencatatan untuk aset tersebut oleh bagian utang usaha.

Pemisahan Fungsi Berbasis Komputer: Konsolidasi luas oleh komputer terhadap tugas yang dipisahkan secara

tradisionalo program komputer mengotorisasi dan memproses pesanan

pembeliano program komputer mengotorisasi dan mengeluarkan cek ke vendor

Pengawasan Manual:Dalam siklus pengeluaran, pengawasan sangat penting di departemen penerimaan, di mana persediaan tiba dan dimasukkan oleh petugas penerima. Perlu untuk meminimalkan:

o kegagalan untuk memeriksa asset secara benaro pencurian asset

Pengawasan Berbasis Komputer: Otomasi sering mengarah ke keruntuhan dari pemisahan tugas

tradisional.o membutuhkan pengawasan yang lebih besar

Pengawasan mengambil aspek-aspek baru seperti kemajuan teknologi.o pemantauan elektronik

Pengawasan menjadi lebih sulit karena tempat kerja menjadi lebih canggih.

o karyawan mungkin telah maju pelatihan IT

Pencatatan Akuntansi secara Manualmenjaga pencatatan yang memadai atas: Utang usaha Utang voucher Cek Buku besar umum Buku besar pembantu

Pencatatan Akuntansi berbasis KomputerCatatan akuntansi bertumpu pada keandalan dan keamanan data digital yang tersimpan.

Akuntan harus skeptis mengenai akurasi dari cetakan hard copy. Backup - sistem perlu memastikan bahwa backup dari semua file terus

disimpanKebanyakan sistem otomatis masih memiliki banyak dokumen kertas.

Ini bagus untuk tujuan audit trail tapi sering tidak efisien. Sebagai sistem yang menjadi semakin paperless (tanpa kertas), menjaga

jejak audit menjadi semakin sulit

Pengendalian Akses secara ManualAkses ke:

Persediaan (langsung) Kas (langsung) Catatan akuntansi (langsung)

Pengendalian Akses berbasis KomputerPencatatan magnetik rentan terhadap ancaman baik yang terotorisasi maupun tidak, dan harus dilindungi

Harus memiliki pembatasan akses atas file Program harus dijaga dan dipantau

Verifikasi Independen secara Manual Departemen Utang Usaha memeriksa banyak pekerjaan dalam siklus

pengeluarano Permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan, dan

tagihan supplier harus diperiksa dan diuji. Departemen buku besar umum menguji:

o Total kewajiban yang dicatat sama dengan total persediaan yang diterima

o Total pengurangan Utang Usaha sama dengan total pengeluaran kas

Verifikasi Independen berbasis Komputer Mengotomasi fungsi akuntansi mengurangi kebutuhan untuk verifikasi

dengan mengurangi kemungkinan penipuan dan kesalahan dalam siklus pengeluaran.

Namun, kebutuhan untuk verifikasi bergeser ke program komputer dan programer di mana penipuan dan kesalahan masih mungkin ada.