prozessorientierung in der verwaltung vortrag bpmn-öv

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eGovernment - Herausforderungen für Staat, Bürger und Unternehmen

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Bauen Sie mit mir heute etwas an der eGov-Zukunft ! Wir haben einen Plan!

Sagrada Família - wurde 1882 begonnen und soll nach jüngsten Prognosen 2026 abgeschlossen sein

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Rolle: Director Public Service Aufgabe: Business Development/Sales Merkmale: SCRUM Product Owner Mitglied eCH-Fachgruppen und

-Arbeitsgruppen Dozent FH (eBusiness, CRM, BPM) Idealist

Personas

Benno Häfliger

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Auftrag & Ausgangslage Prozessmanagement in der Verwaltung BPM Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf

Agenda

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Im Schweizer eGovernment herrscht neu der Imperativ vor. Der elektronische Behördenschalter «muss» Realität werden, Einzellösungen «sind» durch flächendeckende Angebote «zu ersetzen». Die Mehrheit der befragten Unternehmen (57 Prozent) will nicht nur Informationen online abrufen, sondern Behördengänge direkt elektronisch abwickeln. (gfs.bern)

Auftrag eGovernment: mit den Bürgern Schritt halten

«eGovernment wird eine echte ePartizipation der Bürger am Staat möglich machen. Zugleich werden die elektronischen Prozesse dabei helfen, Bürokratie abzubauen.» Vision laut Bundesrätin Leuthard (2012)

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Harmonisieren von Projekten und Vorhaben

Überdenken bestehende Prozesse Servicebasierte Instrumentierung

für die Verwaltung einführen (Cloud) Involvieren der “Kunden”

via Social Media und CiRM-Strategie Paradigmawechsel - Bürger ist

“Begin User”, nicht “End User”

Auftrag Was gehört dazu?

Netcetera | 7 Quelle: Grafik aus AX2 von Abraxas

Wie die Verwaltung heute funktioniert ….

Presenter

Presentation Notes

Jede Verwaltung, egal ob Gemeinde oder Kanton bietet auf der jeweiligen Staatsebene vergleichbare Dienstleistungen an. Der Kostendruck, die Komplexität der Thematik E-Government und andere Faktoren erfordern eine kritische Grösse, um neue Informations- und Kommunikati-onstechnologien gezielt einsetzen zu können. Ein generisches Framework nach dem Prinzip „develop once – use many times“, das alle erforderlichen E-Government-Basismodule und –dienste (E-Zustellung, E-Payment, Formularserver, Backoffice-Adapter) enthält und auf dem alle elektronischen Verfahren aufsetzen, ist das Ergebnis der Zielsetzungen des E-Government-Masterplans. Das bedeutende Charakteristikum der Architektur ist deren Ausrichtung auf einfach austauschbare Komponenten, wodurch das System mit neu verfügbaren Funktionalitäten auf wirtschaftliche Weise mitwachsen kann. Damit wird auch Monopolstellungen einzelner Technologie- und Produktanbieter vorgebeugt.

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Quelle: Thomas Schärli, Kanton BS

… dabei ist alles schon so schön reglementiert

Politik

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Merkmale

Prozesse

Leistungen

Kun

de

Pen

sion

skas

se

Antrag stellen

Verfahren er ö ffnen

Dossier aktualisieren

Antrag bewilligen

Antrag pr ü fen

+ +

+ +

Am

t f ü r S

ozia

l -

vers

iche

rung

en

Entscheid eröffnet

Prozessdarstellung

Basisdatendienste „Vernetzte Verwaltung CH“

1. Aufgaben- und 2. Leistungsbeschreibung

Leistungsarchitektur(en)

Aufgabengliederung zur sachlichen Einordnung von Leistungen

Aufgabenlandkarte(n)

Kernaufgaben K1 Produktion Kn Gruppe K2 Zahlungen

Unterstützungsaufgaben S1 Finanzen Sn Gruppe S2 Personal

Führungsaufgaben F1 Amtspolitik Fn Gruppe F1 Amtspolitik Fn Gruppe Strategie ….. Planung

K1 Produktion Kn Gruppe K2 Zahlungen Arbeit Bildung Bauen

S1 Finanzen Sn Gruppe S2 Personal Finanzen ….. Personal

K1 Produktion Kn Gruppe K2 Zahlungen K1 Produktion Kn Gruppe K2 Zahlungen Steuern ….. Umwelt

Leistungsinventar

Leistung ID-2308BA Landwirtschaft BLW

Leistungsarchitektur„ID 2308 –

Einfuhrbewilligung“

Leistung ID-2345Zollverwaltung EZV

Importeur stellt Gesuch

Prüfen von Voraussetzungen !

Entscheid !

3. Prozessbeschreibung & -darstellung

Aufgaben

Merkmale

Prozessbeschreibung

BPM-Dokumentation

Aufgabe Leistung

Referenzverzeichnis-Dienste für durchgängige, verwaltungsübergreifende

Prozesse

Behörden-verzeichnis

weitere…

Zugangs-strukturen

Unterneh-mens-ID

eFormular-Dienst

Leistungs-inventar

Leistungs-& Prozess-dokumen-tation

Leistungs-architek-turen IAM-Dienst

Gesetze

priorisierte E-Government-Vorhaben

„Geschäftsarchitektur“

«Vernetzte Verwaltung» - Element zur Beschreibung aus: eCH-0138 Rahmenkonzept zur Beschreibung von Aufgaben, Leistungen, Prozessen und Zugangsstrukturen der öffentlichen Verwaltung der Schweiz

Betrachtungsebenen

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Auftrag & Ausgangslage Prozessmanagement in der Verwaltung BPM Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf

Agenda

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Prozessorientierung in der Verwaltung - Wozu?

Fit sein für die Zukunft: E-Government / Vernetzte Verwaltung, Fusionen und regionale Zusammenarbeit, Kundenorientierung

Qualitätssicherung und –Verbesserung (Bsp. QMS und IKS)

Sicherstellung einer ordentlichen Geschäftsführung (GEVER, ECM, Langzeitarchivierung)

Sicherstellung von Nachfolgeregelung, Stellvertretungen

Prozessoptimierung vor Beschaffung neuer Applikationen

Bewältigung der wachsenden Herausforderungen mit gleichbleibenden Ressourcen (Effizienz- und Kostenoptimierung)

Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der Organisation

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Aber: Komplexe Prozesse können nicht einfach elektronisch abgebildet werden, sondern bedürfen einer «erweiterten» Betrachtungsweise

Baubewilligungsprozess Beratung vor Bau-gesuchseinreichung

Keine IT-Unterstützung verfügbar

Verschiedene Fachanwendung verfügbar

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Auftrag & Ausgangslage Prozessmanagement in der Verwaltung BPM-Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf

Agenda

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Herausforderungen von Kanton, Bund…. eGovernment Schweiz - Vernetzte Verwaltung

Presenter

Presentation Notes

DIESE FOLIE NUR, WENN POLITIKER ANWESEND Das waren nicht alle Herausforderungen – weitere stehen schon vor der Türe… Beispiel: Baubewilligungen Meldung Adressänderung Wegzug… Adressbewilligungen Zugang Geodaten Behördenverzeichnis Der Bund wird die Vernetzte Verwaltung noch viel weiter treiben (was auch sein gutes für die Gemeinden haben kann) Langzeitarchivierung (elektronisch noch nicht wirklich gelöst) Das funktioniert nur unter Einbezug der Gemeinden dafür setzten wir uns ein! Abraxas ist in intensivem Austausch mit Bund und Kanton um die eGov. Programme vermehrt auf die Gemeinden auszurichten (d.h. die Gemeinde unterstützen) – Konkrete Gespräche und Aktionen sind im Gange

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Refrenzdienste B2.13

Prozessplatt-form B1.13

Gemeinde-plattform

BPM Prozessportal

Referenzdienste B2.13 verfügt über sämtliche auf eCH-Basis vereinbarten Referenzdaten wie Leistungskatalog, Leistungsbeschreibung, Behördenverzeichnis, etc. und dient der Veredelung/Anreicherung von eGovernment-Prozessen. Prozessplattform B1.13 ist «Schaufenster» und Dialog-plattform für alle prozess-orientierten Verwaltungen mit dem Ziel, einheitliche Dokumentationsstandards zu leben, Best-Practice zu erlernen und eGovernment zu harmonisieren. Gemeindeplattform BPM-Prozesseportal ist ein Kooperations-Projekt zwischen Netcetera, Abraxas und BOC. Hierin vereinen sich Modellierungs-, Dokumentations- und Auswertungs-Dienst aus der Cloud für Gemeinden und Kantone. Ergänzt durch Qualitätssicherungs-Prozesse (eCH) und eine direkte Integration in die Prozessplattform.

BPM in den Gemeinden – Gemeinsam geht’s! Prozessorientierung in der Verwaltung – Womit?

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BPM in den Gemeinden – Gemeinsam geht’s! Prozessorientierung in der Verwaltung – Wie?

Stadt Wetzikon

Weitere Regionen

Verbände

Gemeinde Bülach

Prozess-Modellierung

„lokale“ Portale, Leistungs- und Prozessdokumentationen von Gemeinden und Kantonen

Kanton Zürich Kooperation

VZGV Sponsor

IG ICT Koordination

Dübendorf Vorreiter

IG / ICT, VZGV – Starting Point: Prozesse der Gemeinden werden immer wichtiger Bedürfnis nach Prozessen erkannt im «Leitfaden IG

ICT ECM Strategie» Bedürfnis erkannt in der Arbeitsgruppe VZGV QMS in

der Gemeinde Bedürfnis IKS Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der

Organisation

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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Ausgangslage: Vision und Strategie

Vision „Wir gehören zu den Besten unserer Branche“. Strategieleitsätze: Wir wollen beispielsweise erreichen, … … das Wissen in der Stadtverwaltung zu sichern und ein Wissensmanagement aufzubauen, damit Fach-, Sozial-, Methoden- und Führungskompetenzen im Alltag wirkungsvoll zum Tragen kommen. … das Qualitätsmanagementsystem (QMS) als Führungs- und Arbeitsinstrument zu etablieren und daraus weitere Instrumente abzuleiten, die einfach aufgebaut und praktikabel sind. … die Arbeit in der Stadtverwaltung durch zweckmässige, kompatible und moderne Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT) zu prägen, damit die Aufgaben effizient erledigt werden können. Das eCH-Projekt B1.13 „Prozessaustauschplattform für Gemeinden und Kantone“ entspricht unseren innovativen Ideen und wir kommen unserer Vision einen Schritt näher.

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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Ausgangslage: Zielsetzung Die Stadtverwaltung Dübendorf ist ISO 9001:2008 zertifiziert Zielanforderungen für BPM: Anwenderfreundliches und transparentes QMS Aufbau und Integration IKS Lenkung und Steuerung durch Kennzahlen mit BSC Wissensmanagement für Mitarbeitende (WM)

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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Der Weg zur Eigenkompetenz Erarbeitung von Best Practices (Prozessen)

der wichtigsten Vorhaben von Kantonen und deren Gemeinden

Erfassen in einem Prozessrepository (DB) für den Zugriff partizipierender Gemeinden

Gemeinden werden bei der Aufnahme spezifischer Prozesse unterstützt

Prozesse überprüfen (eCH, BPMN, Schnittstellen) – eCH approved! Erlangen eines Gütesiegels (B1.13)

IKS-Erweiterung. Prozess- oder Organisations-bezogenes Risiko-Management mit automatischer Dokumentation und Auswertung

ISO, IKS, BSC weitere

Readiness / Standards -0073-75 -0140 -0158 Fitness / Pilotierung -0143 Organisationshandbuch Prozess-Management -0xxx BPM-Reifegradmodell

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Web-Oberfläche Rolle 1



DB

ADONIS

Rich Client

Mit dem BPM Prozessportal erhalten die Benutzer einen rollen- und aufgabenspezifischen Online-Web-Zugriff: genau jene Informationen die für die Rolle und ihre Arbeit relevant sind die für ihre Aufgaben benötigte Funktionalität in einer intuitiven Web-Oberfläche die keine Schulung erfordert!

IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Portalkonzept

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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Arbeiten gemäss Projektleitfaden StarterKit eCH-0138

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Oberfläche / Look and Feel

Modellierungsassistent

IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Arbeiten aus der Cloud

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Oberfläche / Look and Feel (HTML im Browser)

IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Publizieren direkt in Intranets, Austauschplattform …

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Export

Möglichkeit, aus verschiedenen printbasierten (doc oder pdf) Druckvorlagen zu wählen.

IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf … oder andere, wie Word, Excel, etc.

IKS-Report

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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Ausblick

Geschäftsprozess

Kontrollprozess

Risiken

Kontrollen

• Aktivitätsbezogene Risiko/Kontrollzuordnung

• Alternativ: • Prozessbezogen • Prozess-

/Aktivitätsunabhängig

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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!