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Versione 1.0 del 2017 AGEA – Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura 21/09/2017

PROTOCOLLO INFORMATICO E

GESTIONE DOCUMENTALE

MANUALE DI GESTIONE

Protocollo informatico e gestione documentale Pag. 2 di 55

INDICE

1. DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE .......................................................................................... 6

1.1 Ambito di applicazione .......................................................................................................................... 6

1.2 Definizioni e norme di riferimento ....................................................................................................... 6

1.3 Acronimi ................................................................................................................................................ 8

2. DISPOSIZIONI GENERALI ....................................................................................................................... 9

2.1 Aree Organizzative Omogenee e modello organizzativo ed operativo ................................................. 9

2.2 Servizio per la gestione informatica del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi ................. 9

2.3 Il Responsabile del servizio per la tutela del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali

e degli archivi ............................................................................................................................................... 10

2.4 Unicità del protocollo informatico ..................................................................................................... 10

2.5 Servizio archivio: descrizione e funzioni ............................................................................................. 11

2.6 Firma digitale ...................................................................................................................................... 11

2.7 PEC e caselle di posta elettronica istituzionale ................................................................................... 11

2.8 Formazione .......................................................................................................................................... 11

2.9 Eliminazione dei registri di protocollo diversi dal registro unico di protocollo informatico .............. 11

3. TIPOLOGIE DI DOCUMENTI ................................................................................................................. 12

3.1 Documenti in entrata ........................................................................................................................... 12

3.2 Documenti in uscita ............................................................................................................................. 13

3.3 Documenti interni ................................................................................................................................ 13

3.4 Documenti cartacei .............................................................................................................................. 13

3.5 Documenti informatici ......................................................................................................................... 13

4. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI .......................................................................................................... 14

4.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi ................................................................ 14

4.2 Formato dei documenti informatici..................................................................................................... 14

4.3 Sottoscrizione dei documenti informatici ........................................................................................... 14

5. RICEZIONE DEI DOCUMENTI ............................................................................................................... 15

5.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo .................................................................................. 15

5.2 Ricezione dei documenti informatici ................................................................................................... 16

5.2.1 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta certificata istituzionale ...................... 16

5.2.2 Ricezione di documenti informatici sulle caselle di posta istituzionale ....................................... 16


5.2.3 Documenti ricevuti su supporti digitali ......................................................................................... 16

5.2.4 Ricezione delle domande sul SIAN - Gestione Procedimenti Amministrativi ............................... 17

5.3 Errata ricezione di documenti.............................................................................................................. 17

5.3.1 Errata ricezione di documenti cartacei ......................................................................................... 17

5.3.2 Errata ricezione di documenti digitali ........................................................................................... 17

5.4 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti ................................................................... 18

5.4.1 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti digitali .................................................. 18

5.4.2 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei ................................................ 18

5.5 Corrispondenza riservata ..................................................................................................................... 18

6. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI ...................................................................................................... 19

6.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo ............................................................................... 19

6.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo ........................................................................ 19

6.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti dalla sede AGEA ................................... 19

6.4 Registrazione di protocollo dei documenti interni art. 53 comma 5 T.U.. .......................................... 20

6.5 Segnatura di protocollo ....................................................................................................................... 21

6.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo ................................................................................... 21

6.7 Registro giornaliero di protocollo ........................................................................................................ 21

6.8 Registro di emergenza ......................................................................................................................... 22

6.9 Documenti inerenti a gare d’appalto ................................................................................................... 22

6.10 Garanzie e polizze fideiussorie .......................................................................................................... 22

6.11 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente al personale dell’AOO .................... 22

6.12 Lettere anonime e documenti non firmati ........................................................................................ 23

6.13 Documenti ricevuti prima via telefax e poi, successivamente, in originale su supporto cartaceo ... 23

6.14 Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti ............................................. 23

7. TITOLARIO E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI ............................................................................... 24

7.1 Piano di conservazione dell’archivio .................................................................................................... 24

7.2 Titolario e classificazione dei documenti ............................................................................................. 24

8. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI ....................................................................................................... 25

8.1 Unità di smistamento .......................................................................................................................... 25

8.2 Modifica delle assegnazioni ................................................................................................................. 25

8.3 Recapito dei documenti agli uffici utente ............................................................................................ 25

9. SCANSIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI .............................................................................................. 26

9.1 Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati ............................................................................... 26

9.2 Modalità di svolgimento del processo di scansione. ........................................................................... 26


10. FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI .................................................................................................... 27

10.1 Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione ................................................... 27

10.2 Processo di formazione dei fascicoli .................................................................................................. 27

10.3 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli ........................................................................................... 28

10.4 Tenuta dei fascicoli cartacei dell’archivio corrente ........................................................................... 28

11. SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI ............................................................................................................. 29

11.1 Spedizione dei documenti informatici ............................................................................................... 29

11.2 Spedizione dei documenti cartacei a mezzo posta............................................................................. 30

11.3 Spedizione dei documenti cartacei a mezzo Corriere o consegna diretta in città ............................ 30

11.4 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo ed archiviazione ....................................... 30

12. FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI ....................................................................................... 31

12.1 Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti .................................................................................... 31

12.2 Flusso di lavorazione dei documenti spediti ...................................................................................... 31

12.3 Flusso di lavorazione dei documenti interni ...................................................................................... 31

12.4 Diagramma di flusso di lavorazione dei documenti ricevuti ............................................................. 32

12.5 Diagramma di flusso di lavorazione dei documenti spediti ............................................................... 33

12.6 Diagramma di flusso di lavorazione dei documenti interni ............................................................... 34

13. GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI ................................................................................................ 35

13.1 Comunicazioni informali tra uffici utente .......................................................................................... 35

13.2 Scambio di documenti tra uffici utente ............................................................................................. 35

14. ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ....................................................................... 36

14.1 Servizio archivio ................................................................................................................................. 36

14.2 Archiviazione dei documenti cartacei ................................................................................................ 36

14.3 Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei

36

14.4 Passaggio dei fascicoli nell’archivio di deposito ................................................................................ 36

14.5 Archiviazione ...................................................................................................................................... 37

14.6 Selezione e scarto archivistico ........................................................................................................... 37

14.7 Il registro giornaliero di protocollo informatico ................................................................................ 37

14.8 Servizio di conservazione sostitutiva ................................................................................................. 38

15. SICUREZZA ................................................................................................................................................ 39

15.1 Piano per la sicurezza informatica ..................................................................................................... 39

15.2 Abilitazione per l’accesso all’uso del sistema e-prot .......................................................................... 39

16. ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI ...................................... 40


16.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’area organizzativa omogenea .......................... 40

APPENDICE....................................................................................................................................................... 41

ALLEGATO N° 1 ................................................................................................................................................ 42

ALLEGATO N° 2 ................................................................................................................................................ 44

ALLEGATO N° 3 ................................................................................................................................................ 55


1. DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE

1.1 Ambito di applicazione

Il presente manuale di gestione è adottato ai sensi dell’articolo 3, comma 1, lettera d) del Decreto

del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche per il

protocollo informatico.

Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed

archiviazione dei documenti, sia cartacei che digitali, oltre che la gestione dei flussi documentali e

dei procedimenti amministrativi dell’Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura, nel rispetto della

vigente normativa in materia di trasparenza degli atti amministrativi, di tutela della privacy e di

politiche di sicurezza.

1.2 Definizioni e norme di riferimento

Ai fini del presente documento si intende per:

“Amministrazione”, l’AGEA – Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura;

“Area organizzativa omogenea”, un insieme di funzioni e strutture, individuate

dall’Amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di

gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;

“Responsabile”, quando non diversamente specificato, si intende il responsabile della tenuta

del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;

“Documento amministrativo”, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di

atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività

amministrativa;

“Documento informatico”, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente

rilevanti;

“Firma digitale”, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di

chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore

tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di

rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o

di un insieme di documenti informatici;

“Impronta di un documento informatico”, una sequenza di simboli binari in grado di

identificarne univocamente il contenuto;

“Gestione dei documenti”, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e

alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti

amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di

classificazione adottato;


“Sistema di gestione informatica dei documenti”, l’insieme delle risorse di calcolo, degli

apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati

dall’Amministrazione per la gestione dei documenti;

“Registri di Repertorio”: registri nei quali sono registrati i documenti digitali, in entrata ed in

uscita, prodotti da applicativi del SIAN;

“Segnatura di protocollo”, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in

forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso;

“Archivio corrente”, la parte di documentazione relativa ad affari ed ai procedimenti in

corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;

“Archivio di deposito”, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più

occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata

istituzionalmente alla conservazione permanente ed alla consultazione da parte del

pubblico;

“Archivio storico”, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe

operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la

consultazione al pubblico;

“Titolario di classificazione”, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente

ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale

deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione

secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta;

“Piano di conservazione degli archivi”, il piano, integrato con il sistema di classificazione,

contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione

permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei

beni culturali;

“Fascicolo”, l’unità archivistica che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento

amministrativo o ad una trattazione di attività d’ufficio;

“Classificazione”, l’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle

funzioni ed alle modalità operative dell’Amministrazione;

“Fascicolazione”, l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti

fascicoli corrispondenti ad altrettante trattazioni o procedimenti amministrativi;

“Assegnazione”, l’operazione d’individuazione dell’ufficio utente competente per la

trattazione del procedimento amministrativo o trattazione di attività d’ufficio, cui i

documenti si riferiscono;

“Supporto di memorizzazione”, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente

informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una

modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso;

“Archiviazione ottica”, l’operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una

registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico;


“Ufficio utente”, un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a

disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;

“Testo unico”, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di

documentazione amministrativa, pubblicato con DPR 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i.;

“SIAN” - Sistema Informativo Agricolo Nazionale, che al suo interno mette a disposizione

l’infrastruttura tecnico-informatica per le attività gestionali a supporto del Ministero delle

Politiche Agricole e Forestali e dell’AGEA.

1.3 Acronimi

Si specificano, di seguito, gli acronimi utilizzati nel presente documento:

AOO: Area Organizzativa Omogenea;

MdG: Manuale di gestione del Protocollo informatico e gestione documentale;

RPA: Responsabile del procedimento amministrativo, ovvero il dipendente che ha la

responsabilità dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento

e che cura l’iter per l’adozione del provvedimento finale (L. 241/1990 e s.m.i.);

RSP: Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi

documentali e degli archivi;

UOP: Unità Organizzative di registrazione di Protocollo, gli Uffici che svolgono attività di

registrazione di protocollo;

UOR: Uffici Organizzativi di Riferimento, un insieme di Uffici che, per tipologia di mandato

istituzionale e competenza, di funzione amministrativa assegnata, di obiettivi e di attività

svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e

coordinato;

UU: Ufficio Utente, Ufficio dell’AOO che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di

protocollo informatico, ovvero il soggetto destinatario del documento, così come risulta

dalla segnatura di protocollo nei campi opzionali;

PEC: Posta elettronica certificata;

E-Prot: l’applicativo sviluppato, acquisito dall’Amministrazione per gestire il servizio di

protocollo informatico.


2. DISPOSIZIONI GENERALI

2.1 Aree Organizzative Omogenee e modello organizzativo ed operativo

Per la gestione documentale, l’Agea ha adottato un modello organizzativo basato su un’unica

Area Organizzativa Omogenea (AOO).

La struttura organizzativa, relativamente alla gestione del protocollo informatico ed alla gestione

documentale, è specificata nell’allegato n. 1. Tale struttura, in funzione dell’Organigramma di

AGEA, riporta l’identificazione dell’AOO, degli Uffici Organizzativi di Riferimento (UOR) in cui è

ripartita e l’articolazione di questi ultimi in Uffici Utente (UU), nonché l’identificazione delle Unità

Organizzative di registrazione di Protocollo (UOP) .

Detto allegato è suscettibile di modifica in caso di variazione e/o riorganizzazione

dell’Organigramma di AGEA.

2.2 Servizio per la gestione informatica del protocollo, dei flussi documentali e degli

archivi

Nella AOO AGEA è istituito il servizio per la tenuta del protocollo Informatico, la gestione dei flussi

documentali e degli archivi.

Tale servizio è incardinato nell’Area Amministrazione.

La gestione documentale di tutta la corrispondenza in entrata è attribuita al servizio per la tenuta

del protocollo Informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Per la gestione documentale della corrispondenza in uscita, l’amministrazione ha adottato un

modello operativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più Unità

Organizzative di registrazione di Protocollo (UOP), che operano in sinergia con il servizio per la

tenuta del protocollo Informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ognuna delle

quali è abilitata a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. L’elenco delle UOP è

specificato nell’allegato n. 1, mentre i soggetti competenti per la registrazione e classificazione dei

documenti sono identificati dal Dirigente dell’UOP mediante ordini di servizio trasmessi al

responsabile del Protocollo.

E’ compito del servizio:

a) abilitare gli utenti all’utilizzo delle funzioni della procedura di protocollo, attribuendo a

ciascuno di essi il livello di autorizzazione, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e

abilitazioni all’inserimento ed alla modifica delle informazioni;

b) garantire che le operazioni di registrazione e di segnatura del protocollo siano svolte nel

rispetto della normativa vigente;

c) garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;

d) garantire la conservazione, in luogo sicuro, delle copie del registro di protocollo informatico

prodotte quotidianamente;


e) vigilare sulla corretta funzionalità del sistema di protocollo e, in caso di guasti e/o

indisponibilità sollecitare l’infrastruttura tecnico-informatica per il rispristino dello stesso nel

più breve tempo possibile;

f) garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di

registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le

funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi;

g) autorizzare le eventuali operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;

h) vigilare sull’osservanza, da parte del personale autorizzato e degli incaricati all’utilizzo del

protocollo, delle disposizioni normative vigenti, ivi compreso il presente Manuale di Gestione

(MdG);

i) verificare se esiste la necessità di introdurre una nuova voce del Titolario o acquisire le

richieste di modifiche o cancellazioni.

2.3 Il Responsabile del servizio per la tutela del protocollo informatico, la gestione dei

flussi documentali e degli archivi

Al suddetto servizio è preposto il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, la

gestione dei flussi documentali e degli archivi (di seguito RSP), individuato con provvedimento del

Dirigente preposto all’Area Amministrazione.

Il RSP dovrà essere in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica

acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla

disciplina vigente.

Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del RSP, viene individuato, con le stesse modalità di

cui sopra, il sostituto.

2.4 Unicità del protocollo informatico

All’interno della AOO ”AGEA” è istituito il registro unico di protocollo informatico e, pertanto, a

tutta la corrispondenza in ingresso ed in uscita è attribuita una numerazione di registrazione di

protocollo unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre e ricomincia, dal

protocollo n. 1, all’inizio di ogni anno.

Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’art. 57 del testo

unico.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di

protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono

strettamente correlati tra loro.


2.5 Servizio archivio: descrizione e funzioni

L’archivio dell’AGEA è costituito dal complesso dei documenti prodotti e acquisiti dall’ente nello

svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni.

Le funzioni di gestione dell’archivio sono integrate nel servizio per la tenuta del protocollo

informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi.

L’archivio è unico e la suddivisione in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico è

esclusivamente funzionale alla semplificazione della gestione dell’archivio unico.

Le modalità tecniche e operative per la gestione dei documenti dell’archivio sono dettate dal

presente MdG e sono monitorate dal responsabile dell’ufficio che svolge la funzione di tenuta del

protocollo informatico e gestione dei flussi documentali e degli archivi.

2.6 Firma digitale

L’Amministrazione, per l’espletamento delle proprie attività istituzionali, fornisce ai dirigenti e/o ai

funzionari chiamati, a diverso titolo, a rappresentarla verso l’esterno, una firma digitale e le risorse

strumentali per l’apposizione della stessa.

2.7 PEC e caselle di posta elettronica istituzionale

In attuazione di quanto previsto dalla normativa in materia di impiego della posta elettronica nelle

pubbliche amministrazioni, la AOO AGEA si dota di un’unica casella di posta elettronica certificata

istituzionale (PEC) per la corrispondenza sia in entrata che in uscita. Tale casella costituisce

l’indirizzo virtuale della AOO e di tutti gli uffici (UOR) che ad essa fanno riferimento.

Altresì, in attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per

l’innovazione e le tecnologie sull’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni,

l’AGEA dota tutti i dipendenti di una casella di posta elettronica istituzionale, prevedendo, inoltre,

l’attivazione di altre caselle istituzionali affidate alla responsabilità delle strutture di competenza.

2.8 Formazione

L’Amministrazione stabilisce percorsi formativi, specifici e generali, per tutte le figure professionali,

volti sia alla diffusione delle competenze informatiche che alla sensibilizzazione in materia di

digitalizzazione della pubblica amministrazione e dematerializzazione.

2.9 Eliminazione dei registri di protocollo diversi dal registro unico di protocollo

informatico

Con l’adozione e l’entrata in vigore del presente manuale ed in coerenza con quanto dal

medesimo previsto e disciplinato, tutti i documenti inviati e ricevuti dalla AOO sono registrati

all’interno del registro unico di protocollo informatico e, pertanto, sono aboliti ed eliminati tutti gli


eventuali registri di protocollo interni agli UOR e/o agli UU diversi dal registro unico di protocollo

informatico.

Fanno eccezione:

➢ i registri di protocollo delle Delibere dell’Organo di vertice e Determinazioni delle Aree e

Uffici dell’Agenzia.

3. TIPOLOGIE DI DOCUMENTI

I documenti amministrativi, in relazione al modo in cui diventano parte integrante del sistema

documentale dell’Amministrazione e conformemente al DPR 445/2000, possono essere classificati,

in termini operativi, in:

➢ documenti in entrata;

➢ documenti in uscita;

➢ documenti interni;

ed, in termini tecnologici, in:

➢ documenti informatici;

➢ documenti cartacei.

Secondo quanto previsto dall’art. 40 del D. Lgs. N. 82/2005 e s.m.i. “1. Le pubbliche amministrazioni

che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con

mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui

all’articolo 71” e “2. Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti

originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto e

consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell’economicità”.

Pertanto, pur privilegiando l’emissione di documenti originali in formato digitale, soprattutto nella

fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da parte

dell’amministrazione, il documento amministrativo può essere disponibile anche nella forma

cartacea.

3.1 Documenti in entrata

Sono tutti i documenti fatti pervenire all’AOO, a qualunque titolo e con diversi mezzi e modalità in

base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente. Essi possono essere sia documenti

analogici, sia documenti informatici.

Un documento analogico può pervenire a mezzo:

➢ posta convenzionale o corriere;

➢ posta raccomandata;

➢ telefax o telegramma;

➢ tramite consegna diretta da parte dell’interessato, o soggetto dallo stesso delegato.

Un documento informatico può pervenire a mezzo:

➢ posta elettronica certificata;


➢ supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, pen drive, etc.

consegnato direttamente all’AOO o per posta e/o corriere.

Le operazioni di registrazione di protocollo dei documenti in arrivo, fatta eccezione per quelli

specificati nel paragrafo n. 6.2 del presente manuale, sono effettuate dal personale dell’Ufficio

Protocollo Centralizzato dell’AOO.

L’Ufficio Protocollo Centralizzato provvede alla registrazione, scannerizzazione e smistamento di

detti documenti secondo le procedure di protocollazione e gestione documentale definite dal

presente MdG; la classificazione e fascicolazione sono affidate al responsabile del procedimento.

3.2 Documenti in uscita

Sono tutti i documenti prodotti dal personale dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni e diretti

all’esterno.

3.3 Documenti interni

Sono tutti i documenti scambiati tra gli UOR/UU dell’Amministrazione o tra componenti (uffici,

settori, servizi) appartenenti alla medesima UOR.

3.4 Documenti cartacei

Sono tutti i documenti prodotti sia in maniera tradizionale (come, ad esempio, una lettera scritta a

mano o a macchina), sia con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta mediante

applicativi di videoscrittura o text editor) e poi stampata.

3.5 Documenti informatici

Ogni rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.


4. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

4.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi

I documenti della AOO sono, di norma, prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell’articolo 3 del D.

Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39.

Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dai

responsabili delle strutture ai sensi dell’articolo 3, comma 2 del D. Lgs. 29/93. Al minimo, su di essi

sono riportate le seguenti informazioni:

• denominazione e stemma dell’Amministrazione;

• indicazione dell’Ufficio organizzativo di riferimento (UOR) e dell’Ufficio utente (UU) che ha

prodotto il documento;

• indirizzo completo con numero di telefono e fax;

• indirizzo di posta elettronica certificata;

• data completa, luogo, giorno, mese, anno;

• presenza degli allegati, se presenti;

• oggetto del documento;

• sottoscrizione del Responsabile, o dei Responsabili, quando prescritta.

4.2 Formato dei documenti informatici

I documenti informatici dell’Amministrazione sono prodotti mediante applicativi di videoscrittura o

text editor che soddisfano i requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità, immutabilità

nel tempo del contenuto e della forma, prediligendo i formati PDF, XML e TIFF.

I documenti informatici redatti dall’Amministrazione con altri prodotti di text editor, prima della loro

sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in uno dei formati standard (PDF, XML e TIFF)

previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione, al fine di garantirne la leggibilità con

altri sistemi, la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo

del contenuto e della struttura.

4.3 Sottoscrizione dei documenti informatici

La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma

digitale conforme alle disposizioni contenute nel Codice dell’amministrazione digitale ed alle

regole tecniche di cui al DPCM 22 febbraio 2013.


5. RICEZIONE DEI DOCUMENTI

5.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

Di seguito si descrivono le modalità di ricezione dei documenti che pervengono direttamente

presso i locali dell’Amministrazione.

I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’area organizzativa omogenea attraverso:

a) il servizio postale tradizionale centralizzato;

b) apparecchio telefax.

I documenti che transitano attraverso il servizio postale tradizionale sono poi consegnati all’Ufficio

Protocollo Centralizzato che svolge anche le funzioni di accettazione ed è, quindi, preposto

all’apertura della corrispondenza.

Presso tale ufficio viene eseguito lo smistamento tra i documenti soggetti alle operazioni di

registrazione e quelli che, invece, devono essere trasmessi direttamente agli uffici destinatari (vedi

paragrafo n. 5.5).

Nel caso in cui la documentazione pervenga o sia consegnata ad uffici diversi dall’Ufficio

Protocollo Centralizzato, è necessario che questa venga comunque allo stesso tempestivamente

inoltrata, per le previste operazioni di registrazione.

La corrispondenza in arrivo, di norma, va aperta e protocollata nel medesimo giorno lavorativo di

ricezione o, al più tardi, nel giorno lavorativo successivo.

I documenti cartacei consegnati all’Ufficio Protocollo Centralizzato di entrata, dopo le operazioni

di registrazione del protocollo, sono sottoposti, a cura dello stesso Ufficio, ad archiviazione presso i

locali preposti all’archivio corrente. Fanno eccezione, a tale procedura, i documenti specificati nel

paragrafo 6.2 del presente MdG.

Per i documenti per i quali si è creata l’immagine digitale mediante scansione del cartaceo i

documenti sono condotti, a seconda delle tipologie di documento, o direttamente presso

l’archivio corrente o direttamente all’Archivio Centrale.

L’apparecchio telefax è in dotazione esclusivamente all’Ufficio Protocollo Centralizzato dell’AOO

ed è riconducibile ad un unico numero di telefax istituzionale.

I documenti ricevuti con l’apparecchio telefax in dotazione all’Ufficio Protocollo Centralizzato

dell’AOO, sono soggetti alle operazioni di registrazione del protocollo sul sistema informativo

centralizzato.

Su ogni documento ricevuto con tale modalità, oltre alla segnatura di protocollo, sarà apposta la

dicitura “Ricevuto Tramite Telefax”.


5.2 Ricezione dei documenti informatici

5.2.1 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta certificata istituzionale

La ricezione di documenti informatici è assicurata tramite la casella di posta elettronica certificata

istituzionale (PEC) – [email protected].

La gestione di tale casella di posta è assegnata, in via esclusiva, all’Ufficio Protocollo Centralizzato.

Il personale dell’Ufficio Protocollo Centralizzato provvede quotidianamente al controllo dei

messaggi pervenuti nella casella di posta certificata istituzionale e, ricevuto il documento

informatico e previa verifica della validità della firma apposta e della leggibilità dello stesso,

provvede alla registrazione di protocollo ed alla assegnazione agli UOR/UU di competenza.

Per lo scambio di documenti informatici a mezzo posta elettronica certificata con altre

amministrazioni o soggetti che utilizzino sistemi di protocollo SMTP/MIME per la codifica dei

messaggi (DPCM 3 dicembre 2013), è garantita l’interoperabilità del sistema di protocollo

informatico.

Per interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico si intende la possibilità di trattamento

automatico, da parte del sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un

sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare anche le attività ed i processi

amministrativi conseguenti.

5.2.2 Ricezione di documenti informatici sulle caselle di posta istituzionale

I documenti informatici ricevuti sulle caselle di posta istituzionale differenti dalla casella di posta

certificata istituzione (PEC) non hanno validità giuridica.

I documenti informatici che pervengono direttamente agli UOR/UU sono da questi valutati ai sensi

dell’articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se ritenuti da assoggettare a registrazione

di protocollo e ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati alla casella di posta

elettronica certificata istituzionale per gli adempimenti sopra descritti.

5.2.3 Documenti ricevuti su supporti digitali

I documenti ricevuti su supporti digitali (CD-ROM, DVD, dispositivi USB, hard disk ecc.) sono soggetti

alle normali operazioni di registrazione di protocollo alle quali fa seguito, a cura dell’Ufficio

protocollo generale, il riversamento in formato editabile dei file contenuti sul supporto stesso ed il

loro inserimento, come allegati, nella registrazione di protocollo.


5.2.4 Ricezione delle domande sul SIAN - Gestione Procedimenti Amministrativi

Il Sistema Informativo Agricolo Nazionale (SIAN) gestisce con procedure informatizzate la

ricezione delle domande di aiuti comunitari che vengono inserite nel Sistema di Gestione

dei Procedimenti Amministrativi (GPA) presente nel SIAN.

GPA è un repertorio, cioè un Registro informatico che raccoglie i dati registrati

direttamente mediante le procedure informatiche, con cui si formano altri atti e

documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione

univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica.

GPA garantisce la numerazione progressiva e da un riferimento temporale certo,

secondo il dettato dell’art. 41 del DCPM 22 febbraio 2013.

Per avere una visione di insieme delle comunicazioni che pervengono all'Agenzia,

l'amministratore del protocollo AGEA avrà a disposizione una funzione per la verifica delle

numerazioni di repertorio generate dal sistema di Gestione Procedimenti Amministrativi.

A questo scopo sarà a disposizione in HyperDoc un report giornaliero denominato

"Numerazioni Sistema GPA” dove saranno rappresentati il primo e l'ultimo numero

generato per ogni Area Organizzativa Omogenea di AGEA presente in GPA.

5.3 Errata ricezione di documenti

5.3.1 Errata ricezione di documenti cartacei

Qualora pervengano all’Ufficio accettazione buste indirizzate ad altre amministrazioni, o ad altro

soggetto fisico o giuridico, queste vengono restituite al servizio postale che provvede ad inoltrarle

all’indirizzo corretto o, ove non possibile, a restituirle al mittente con la dicitura “Pervenuta per

errore”.

5.3.2 Errata ricezione di documenti digitali

Qualora pervengano, sulla casella di posta certificata istituzionale dell’AOO o su altra casella di

posta istituzionale, messaggi che, previa verifica del loro contenuto, si dimostrino erroneamente

pervenuti, l’operatore provvede a rispedirli al mittente con la dicitura “Messaggio pervenuto per

errore e non di competenza di questa AOO”.


5.4 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti

5.4.1 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti digitali

Il rilascio della ricevuta relativa alla ricezione di documenti digitali per via telematica è garantita

dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dalla AOO.

5.4.2 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei

Qualora venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna di un

documento cartaceo, questa operazione viene eseguita direttamente dall’Ufficio Protocollo

Centralizzato preposto all’accettazione in AGEA che può rilasciare una fotocopia del primo foglio

del documento dopo avervi apposto un timbro con la data e l’ora di arrivo e la sigla

dell’operatore.

5.5 Corrispondenza riservata

Per talune tipologie di documenti, per i quali si renda necessaria la riservatezza delle informazioni, è

resa disponibile, all’interno del sistema di protocollo informatico, una funzionalità che consente la

gestione di un protocollo “riservato”, disponibile alla consultazione esclusivamente da parte dei

soggetti espressamente abilitati.

Tali tipologie di documenti sono:

• atti di procedimenti amministrativi sui quali si rilevano esigenze particolari di protezione della

riservatezza di terzi (persone, imprese, organizzazioni, ecc.), dalla cui contestuale pubblicità

possa derivare pregiudizio al buon andamento dell’attività amministrativa e dei terzi stessi;

• documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;

• documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi noti, possono ostacolare il

raggiungimento degli obiettivi prefissati;

• documenti che contengano dati sensibili, giudiziari o personali, come definiti dal Codice in

materia di protezione dei dati personali;

• documenti afferenti a segnalazione di cui all’art. 54/bis del D. Lgs. 165/2001 e s.m.i.;

• documenti sottratti all’accesso, così come individuati dall’art. 24 delle Legge 7 agosto 1990

n. 241.

La selezione della casella “riservato”, in fase di registrazione del protocollo, rende il documento

visibile solamente all’utente che ha effettuato la registrazione ed all’utente assegnatario.


6. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

6.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo

I documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente, indipendentemente dal supporto sul quale sono

formati, ad eccezione di quelli indicati al successivo paragrafo 6.2 del presente MdG, devono

essere registrati nel sistema di gestione informatica dei documenti.

6.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della

pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici,

gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni.

Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione

particolare dell’Amministrazione, come specificato al paragrafo 5.5 del presente MdG.

6.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti dalla sede AGEA

Per ogni documento ricevuto o spedito dall’AOO è effettuata una registrazione di protocollo con il

sistema di gestione informatica dei documenti.

Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le

informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del testo unico.

Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori

sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non

modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in

forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti

spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, generata impiegando

la funzione di hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile;

g) data di arrivo;

I dati opzionali, invece, sono:


a) numero/presenza degli allegati;

b) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;

c) ufficio utente di competenza;

d) copie per conoscenza;

e) tipo di documento;

f) indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema

(paragrafo n. 16 del presente MdG).

La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica certificata è

effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può

riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati. Il calcolo dell’impronta

previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al

messaggio di posta elettronica ricevuto.

6.4 Registrazione di protocollo dei documenti interni art. 53 comma 5 T.U..

Per ogni documento prodotto dagli UOR/UU, non spedito a soggetti esterni all’AOO e non

rientrante nelle categorie di documenti esclusi dalla registrazione ai sensi del paragrafo 6.2 del

presente documento, indipendentemente dal supporto sul quale è formato, è effettuata una

registrazione di protocollo.

In questo caso i dati obbligatori della registrazione sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non

modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in

forma non modificabile;

c) ufficio utente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) impronta del documento informatico, generata impiegando la funzione di hash SHA-1 e

registrata in forma non modificabile.

I dati facoltativi, invece, sono :

f) numero/presenza degli allegati;

g) tipo di documento;

h) indicazione del livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato dal sistema

(paragrafo n. 16 del presente MdG).


6.5 Segnatura di protocollo

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di

registrazione di protocollo.

Le informazioni apposte o associate al documento mediante l’operazione di segnatura sono:

a) codice identificativo dell’Amministrazione (AGEA);

b) codice identificativo dell’UOR/UU;

c) ripartizione tra protocollo interno, in ingresso o in uscita;

d) progressivo di protocollo;

e) data di protocollo;

Qualora il documento debba essere trasmesso in originale, è possibile apporre la segnatura di

protocollo sullo stesso mediante l’utilizzo della funzione “Stampa segnatura” di e-prot.

6.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo

Le registrazioni di protocollo possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di

gestione informatica dei documenti e su autorizzazione del responsabile della tenuta del

protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base dati e sono evidenziate dal sistema

con un simbolo o una dicitura.

L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 3 dicembre

2013.

6.7 Registro giornaliero di protocollo

Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli

archivi provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle

informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro

informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di

memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati a cura del responsabile stesso.

Il responsabile della tenuta del protocollo informatico provvede, altresì, ad inviare copia del

registro giornaliero di protocollo, al servizio di conservazione elettronica sostitutiva.


6.8 Registro di emergenza

Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli

archivi autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su

registri di emergenza ogni qualvolta, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il sistema.

In tali casi, dovranno essere compilati, in ogni loro parte e firmati, i Moduli di Registrazione di

Emergenza (vedi allegato n. 3 in appendice).

Si applicano le modalità di registrazione dei documenti sul registro di emergenza e di recupero

delle stesse nel sistema di protocollo informatico di cui all’articolo 63 del testo unico.

6.9 Documenti inerenti a gare d’appalto

L’espletamento di gare d’appalto deve essere comunicato via mail, all’Ufficio protocollo

centralizzato, con almeno due giorni lavorativi di anticipo.

Le offerte inerenti le gare d’appalto, consegnate a mano direttamente all’Ufficio accettazione

dall’interessato o da persona da questi delegata, sono registrate al protocollo in busta chiusa e, gli

estremi di protocollo, sono riportati sulla busta medesima.

L’Ufficio provvede a rilasciare ricevuta dell’avvenuta consegna con indicazione degli estremi delle

segnatura di protocollo.

Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’ufficio utente che gestisce la gara d’appalto riportare gli

estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti.

6.10 Garanzie e polizze fideiussorie

Le garanzie e le polizze fideiussorie che pervengono in Agenzia sono soggette alle operazioni di

registrazione da parte dell’Ufficio protocollo informatico e trasmesse, in originale, all’UOR/UU

competente.

Quest’ultimo provvede, previa tutte le verifiche di competenza, all’inoltro degli originali all’Ufficio

Cassa, che ne cura la custodia.

6.11 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente al personale dell’AOO

La posta indirizzata nominativamente al personale dell’area organizzativa omogenea viene

regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura

“riservata” o “personale”. In questo caso viene recapitata in busta chiusa al destinatario il quale,

dopo averla aperta e preso visione del contenuto, se valuta che il documento ricevuto non è


personale lo deve riconsegnare all’Ufficio centralizzato di Protocollo per le attività di

protocollazione.

6.12 Lettere anonime e documenti non firmati

Le lettere anonime sono registrate al protocollo ed inoltrate agli uffici utente di competenza i quali

valutano l’opportunità di dare seguito a queste comunicazioni ed individuano le eventuali

procedure da seguire.

I documenti ricevuti non firmati, per i quali è invece prescritta la sottoscrizione, sono regolarmente

registrati al protocollo ed inoltrati agli uffici di competenza i quali individuano le procedure da

seguire per risolvere tali situazioni.

6.13 Documenti ricevuti prima via telefax e poi, successivamente, in originale su

supporto cartaceo

I documenti ricevuti via telefax e soggetti a registrazione di protocollo vengono trattati

direttamente dall’Ufficio Protocollo Centralizzato che provvede alle debite operazioni di

registrazione.

Successivamente quando pervengono gli originali per posta tradizionale, ad essi saranno attribuiti

gli stessi numeri e le stesse date di protocollo assegnati ai relativi telefax.

L’individuazione dei telefax ricevuti e registrati al protocollo è resa possibile ed immediata dal

sistema di gestione informatica dei documenti.

6.14 Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti

Qualora pervenga all’area organizzativa omogenea un documento di competenza di altro ente,

altra persona fisica o giuridica, come indicato al paragrafo 5.3.1 del presente MdG, lo stesso viene

trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.

Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al

protocollo, questi verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, con una lettera

di trasmissione opportunamente protocollata.

I documenti protocollati saranno soggetti alla procedura di annullamento del protocollo.


7. TITOLARIO E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

7.1 Piano di conservazione dell’archivio

Il piano di conservazione dell’archivio dell’Amministrazione, comprende il titolario di classificazione

ed il massimario di scarto, è riportato nell’allegato n. 2.

Il suo aggiornamento compete esclusivamente al responsabile della tenuta del protocollo

informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed è assicurato, quando se ne

presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in

materia di formazione e conservazione degli archivi.

Dopo ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i soggetti

abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto

utilizzo delle nuove classifiche.

7.2 Titolario e classificazione dei documenti

Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente dell’area organizzativa omogenea,

indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al titolario

riportato nell’allegato n. 2.

Gli utenti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti sono individuati dai responsabili di

struttura, ai sensi del paragrafo 2.2 del presente documento.


8. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

8.1 Unità di smistamento

L’assegnazione agli uffici di competenza dei documenti ricevuti è effettuata dal responsabile della

tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e dalle altre

unità di smistamento individuate nell’allegato 1.

Gli Uffici di struttura specificati nell’allegati n. 1 sono autorizzati all’assegnazione dei documenti

ricevuti dall’area organizzativa omogenea.

Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una di

seguito all’altra, fino ad arrivare agli uffici utente incaricati dello svolgimento delle pratiche.

Nell’ambito dei processi di protocollazione telematica on-line (repertorio) effettuate per il tramite

dei sistemi informativi del SIAN i processi di classificazione ed assegnazione dei documenti avviene

in modalità automatica in base a percorsi e ruoli standard definiti all’interno dei sistemi stessi.

8.2 Modifica delle assegnazioni

Nel caso di un’assegnazione errata, l’ufficio utente che riceve il documento è tenuto, nel più breve

tempo possibile, o a rifiutarlo e quindi ritrasmetterlo all’unità che ha effettuato l’assegnazione, la

quale provvederà a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico o, qualora sia in

grado di identificare l’ufficio competente, ad assegnare il documento direttamente a

quest’ultimo.

Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando

per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di

esecuzione.

8.3 Recapito dei documenti agli uffici utente

I documenti informatici ricevuti per via telematica sono resi disponibili agli uffici utente, attraverso

la rete interna dell’Amministrazione, immediatamente dopo l’operazione di assegnazione.

Le immagini dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono resi disponibili agli uffici utente,

attraverso la rete interna dell’Amministrazione, immediatamente dopo l’operazione di scansione.

I documenti ricevuti dall’area organizzativa omogenea su supporto cartaceo, anche se acquisiti in

formato ottico e resi disponibili agli uffici utente attraverso la rete interna dell’Amministrazione, sono

conservati, a cura del responsabile del Servizio archivio, nell’archivio di deposito.

La consegna del documento cartaceo direttamente agli uffici utente competenti è prevista solo

ed esclusivamente per particolari tipologie di documenti individuati nei paragrafi 5.5 e 6.2 del

presente MdG, nonché per garanzie e polizze fideiussorie.


9. SCANSIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI

9.1 Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati

I documenti ricevuti su supporto cartaceo, di formato inferiore od uguale all’A3, dopo le operazioni

di registrazione e segnatura protocollo, sono acquisiti immediatamente in formato immagine con

l’ausilio di scanner.

9.2 Modalità di svolgimento del processo di scansione.

Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:

• acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più

pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione

(tipicamente PDF);

• verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli

originali cartacei;

• collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non

modificabile;

• memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.


10. FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

10.1 Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione

Tutti i documenti classificati, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono

riuniti in fascicoli informatici.

La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di apertura che consente di

registrare nel sistema informatico le seguenti informazioni:

• titolo, classe e sottoclasse del titolario di classificazione nell’ambito dei quali il fascicolo si

colloca;

• numero del fascicolo, attribuito automaticamente dal sistema;

• descrizione testuale identificativa del fascicolo, viene indicato dall’utente;

• oggetto del fascicolo;

• anno di apertura;

• ufficio utente cui è assegnata la relativa pratica;

• collocazione fisica, se si tratta di un carteggio;

• livello di riservatezza, se diverso da quello standard applicato da sistema (cfr. paragrafo 16

del presente documento).

10.2 Processo di formazione dei fascicoli

In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l’ufficio abilitato all’operazione di

fascicolazione:

1. stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si

colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad una nuova

pratica;

2. se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso:

• seleziona il relativo fascicolo;

• collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato;

• invia il documento all’ufficio utente cui è assegnata la pratica;

3. se dà avvio ad una nuova pratica:

• esegue l’operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente paragrafo 10.1;


• assegna la pratica ad un ufficio utente su indicazione del Responsabile del

procedimento;

• collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto;

• invia il documento ed il fascicolo all’ufficio utente cui è assegnata la pratica.

10.3 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli

Nel caso di un’assegnazione errata di un fascicolo o di una sua successiva riassegnazione, l’ufficio

abilitato all’operazione di fascicolazione provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema

informatico e ad inviare il fascicolo all’ufficio utente di competenza.

Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi storicizzandone gli

eventi intercorsi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la

modifica, con la data e l’ora di esecuzione.

10.4 Tenuta dei fascicoli cartacei dell’archivio corrente

I fascicoli dell’archivio corrente, relativi ai documenti individuati nei paragrafi 5.5 e 6.2 del presente

MdG, sono formati a cura dei Responsabili di procedimento e conservati presso gli uffici utente cui

sono state assegnate le pratiche.

La conservazione di tutti i documenti cartacei diversi da quelli sopra specificati è di competenza

del RSP.


11. SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

11.1 Spedizione dei documenti informatici

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero

abilitato alla ricezione della posta per via telematica.

La spedizione di documenti informatici dovrà avvenire utilizzando la casella di posta elettronica

certificata istituzionale (PEC).

Per la spedizione dei documenti informatici l’Amministrazione si avvale dei servizi di autenticazione

e marcatura temporale offerti da un certificatore iscritto nell’elenco pubblico tenuto dall’Autorità

per l’informatica nella pubblica amministrazione, ai sensi dell’articolo 27, comma 3, del testo unico.

Gli uffici, tramite l’applicativo e-prot provvedono alle operazioni di registrazione di protocollo,

segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione, avendo cura di indicare come modalità

di spedizione la Posta Elettronica Certificata (PEC).

L’applicativo e-prot consente il collegamento con la casella di posta elettronica certificata

istituzionale dell’AOO e provvede, automaticamente, a:

• effettuare l’invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale

offerti dal certificatore scelto dall’Amministrazione;

• verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica;

• archiviare le ricevute elettroniche, collegandole alle registrazioni di protocollo dei rispettivi

documenti spediti.

Tramite l’applicativo e-prot, grazie all’attivazione del collegamento con la casella PEC istituzionale,

ogni UOR/UU potrà inoltre:

• leggere le mail ad esso destinate ed arrivate sulla casella di posta;

• assegnare le mail ricevute al dipendente che tratterà il protocollo;

• rifiutare le mail non di competenza ed erroneamente destinate;

• controllare le ricevute di ritorno per avere certezza della ricezione del protocollo (solo nel

caso di invio ad altra casella di posta certificata);

ogni operazione viene tracciata, salvata e storicizzata dal sistema e sarà, quindi, consultabile a

posteriori.

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con

strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare

con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per

estratto sull’esistenza o sul contenuto della corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi

per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione

del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche (cfr. articoli 17, comma 1, del testo unico).


11.2 Spedizione dei documenti cartacei a mezzo posta

Ogni ufficio utente procede direttamente alla gestione della spedizione dei documenti via posta

ordinaria, posta celere o raccomandata A/R tramite l’applicativo GlobalCom di Poste Italiane a

disposizione di AGEA.

Dopo aver ottemperato alle attività di registrazione di protocollo, come indicato nel paragrafo 6.3

del presente MdG, utilizzando i sistemi informatici disponibili, provvede, tramite l’applicativo

GlobalCom di Poste Italiane, alle attività di spedizione della corrispondenza.

Agea ha provveduto ad acquisire, da Poste Italiane, anche il servizio relativo alla scansione e

visualizzazione delle ricevute di ritorno delle raccomandate.

L’applicativo GlobalCom permette il monitoraggio di tutte le spedizioni effettuate dal singolo

utente o dall’UOR/UE, consentendo consultazioni in merito allo stato di lavorazione della singola

spedizione, alla data di consegna ed alla visualizzazione delle ricevute.

Non è consentita lo scambio formale di corrispondenza interna su supporto cartaceo.

Ogni documento formale prodotto da un ufficio dell’AOO ed indirizzato ad altro ufficio della

medesima AOO, dovrà essere prodotto in formato digitale e trasmesso tramite l’applicativo del

protocollo.

11.3 Spedizione dei documenti cartacei a mezzo Corriere o consegna diretta in città

Nei soli casi in cui non sia possibile effettuare la spedizione di documenti tramite applicativo,

perché trattasi di documenti con allegati troppo voluminosi o perché c’è l’obbligo di trasmettere il

documento in originale, gli uffici possono avvalersi del servizio di spedizione tramite Corriere,

compilando le apposite distinte disponibili presso l’Ufficio economato oppure, in caso di consegne

urgenti da effettuare sul territorio della città di Roma, avvalendosi del servizio di fattorinaggio.

11.4 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo ed archiviazione

Le ricevute delle raccomandate dovranno essere, a cura dell’Ufficio protocollo generale,

scansionate ed allegate al protocollo di invio, per la conservazione all’interno del relativo fascicolo

elettronico.

L’Ufficio protocollo generale è responsabile, altresì, dell’archiviazione cartacea delle citate

ricevute.

L’archiviazione, all’interno dei fascicoli, delle ricevute digitali prodotte dal sistema di posta

certificata per la trasmissione di documenti informatici avviene in maniera automatizzata tramite

l’utilizzo dell’applicativo di protocollo.


12. FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

12.1 Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti

Le fasi della gestione dei documenti ricevuti sono:

a) ricezione (cfr. paragrafo 5);

b) apertura (cfr. paragrafo 5);

c) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. paragrafo 6);

d) scansione, se si tratta di documenti su supporto cartaceo (cfr. paragrafo 9);

e) classificazione (cfr. paragrafo 7);

f) assegnazione (cfr. paragrafo 8);

g) fascicolazione (cfr. paragrafo 10).

12.2 Flusso di lavorazione dei documenti spediti

Le fasi della gestione dei documenti spediti sono:

a) produzione (cfr. paragrafo 4);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. paragrafo 6);

c) classificazione (cfr. paragrafo 7);

d) fascicolazione (cfr. paragrafo 10);

e) spedizione (cfr. paragrafo 11).

12.3 Flusso di lavorazione dei documenti interni

Le fasi della gestione dei documenti interni sono:

a) produzione (cfr. paragrafo 4);

b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. paragrafo 6);

c) classificazione (cfr. paragrafo 7);

d) fascicolazione (cfr. paragrafo 10).


12.4 Diagramma di flusso di lavorazione dei documenti ricevuti

no

si

Valutazione documenti si

no

Documenti di origine

esterna all’AOO

- Servizio postale pubblico e

privato

- Posta elettronica

certificata

- Fax

- Telegrammi

- Rimessa diretta all’UOP

UOP RICEZIONE

DOCUMENTI

Timbratura della

busta, apertura

della stessa ed

indicazione sul

documento

dell’assegnatario.

Rilascio ricevuta,

se richiesta.

Destinatario

accettabile?

Documento

cartaceo?

Registrazione nel registro

di protocollo generale e

segnatura

Documento

cartaceo

Rilascio ricevuta

elettronica

Destinazione agli UOR/UU competenti ed invio agli stessi

del relativo messaggio di notifica

Scansione del

documento

Presa in carico

Classificazione, fascicolazione ed assegnazione del documento

Conservazione nell’archivio

cartaceo corrente

Documento

informatico


12.5 Diagramma di flusso di lavorazione dei documenti spediti

no

si

Originale

Sorgente interna dei

Documenti –

UOR/UU/RPA

(Atti formali)

- Posta elettronica

certificata

- Rimessa diretta all’UOP

UOP INVIO

DOCUMENTI

Verifica presenza di:

- Mittente/destinatario

- Sottoscrizione

digitale/autografa

- allegati

Superata la

verifica?



segnatura

Documento

cartaceo

Rilascio ricevuta

elettronica

Inoltro automatico via PEC

tramite l’applicativo E-PROT

Classificazione e fascicolazione del documento

Documento

digitale

Spedizione

tramite

Corriere o

servizio di

fattorinaggio

Ricevuta

elettronica

Spedizione

tramite

applicativo

GlobalCom di

Poste Italiane

Ricevuta

cartacea


12.6 Diagramma di flusso di lavorazione dei documenti interni

no

si

Sorgente interna dei

Documenti –

UOR/UU/RPA

(Atti formali)

UOP INVIO

DOCUMENTI

Destinatario

accettabile?



segnatura

Presa in carico

Classificazione, fascicolazione ed assegnazione del documento

Destinazione agli UOR/UU

competenti ed inoltro

automatico tramite

l’applicativo E-PROT


13. GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

13.1 Comunicazioni informali tra uffici utente

Per comunicazione informale tra uffici utente si intende uno scambio di informazioni, con o senza

documenti allegati, del quale non si ritiene necessario tenere traccia in archivio.

Questo genere di comunicazioni sono generalmente ricevute e trasmesse per posta elettronica e

non interessano il sistema di protocollo informatico.

13.2 Scambio di documenti tra uffici utente

Per scambio di documenti tra uffici utente s’intende una comunicazione, con o senza documenti

allegati, rilevante ai fini dell’azione amministrativa, della quale si vuole tenere traccia nel fascicolo

relativo al procedimento cui si riferisce, i cui documenti sono già stati protocollati.

Questo genere di comunicazioni sono gestite con un’apposita funzione del sistema di protocollo

informatico, applicando la logica procedurale di seguito descritta.

L’ufficio utente mittente:

• produce la lettera di trasmissione, in un formato standard valido ai fini della

conservazione su supporto informatico, che poi viene sottoscritta con firma digitale dal

Responsabile del procedimento;

• allega alla lettera di trasmissione uno o più documenti archiviati, o un intero fascicolo;

• indica il fascicolo nel quale si colloca la lettera di trasmissione, provvedendo

preventivamente alla sua formazione, se non esiste;

• trasmette il tutto all’indirizzo elettronico dell’ufficio utente destinatario (assegnatario).

L’ufficio utente destinatario:

• riceve e visualizza la lettera di trasmissione con gli eventuali documenti allegati;

• effettua le operazioni di classificazione, fascicolazione ed assegnazione, con

l’avvertenza di specificare, nel caso di apertura di un nuovo fascicolo, che si tratta di un

insieme di documenti collegato al fascicolo dell’ufficio utente mittente per consentire al

sistema informatico di ricostruire automaticamente l’intera pratica.

Il sistema di gestione informatica dei documenti:

• archivia la lettera di trasmissione collegandola ai fascicoli specificati dai due uffici

utente, quello mittente e quello destinatario;

• registra automaticamente la data e l’ora d’invio e di ricezione della comunicazione;

• gestisce le notifiche al mittente ed al destinatario, rispettivamente, dell’avvenuta

ricezione e dell’avvenuta trasmissione.


14. ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

14.1 Servizio archivio

Il servizio archivio è incardinato nell’Ufficio Protocollo generale.

Il servizio archivio è competente a gestire l’intera documentazione archivistica, ovunque trattata,

distribuita o conservata, ai fini della sua corretta collocazione, classificazione e conservazione.

Al servizio archivio è preposto il Responsabile del Servizio di Protocollo.

14.2 Archiviazione dei documenti cartacei

La conservazione dei documenti cartacei pervenuti alla AOO è affidata al Servizio archivio.

Fanno eccezione esclusivamente i documenti di cui ai paragrafi 5.5 e 6.2 del presente MdG che

possono essere conservati presso gli uffici utente competenti, nonché documenti di particolare

rilevanza giuridica la cui conservazione è affidata all’Ufficio Contenzioso Comunitario.

14.3 Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei

documenti cartacei

I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle

operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

Le rappresentazioni digitali dei documenti su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello

scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di

scansione.

14.4 Passaggio dei fascicoli nell’archivio di deposito

A cadenza periodica, gli uffici utente che detengono documentazione cartacea individuano i

fascicoli che sono da versare nell’archivio di deposito in quanto relativi ad affari o procedimenti

conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti.

Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie

avevano nell’archivio corrente.

Il responsabile cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie

trasferite nell’archivio di deposito.


14.5 Archiviazione

Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del

sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di

conservazione sostitutiva.

I documenti cartacei custoditi nell’archivio di deposito, nonché i carteggi versati dagli uffici

utente, sono collocati nelle apposite scaffalature e conservati a cura del responsabile il quale

valuterà la possibilità, sotto il profilo giuridico, di procedere alla loro distruzione, unitamente a

modalità, tempi, costi e benefici connessi e rispetto alle indicazioni presenti nel Massimario di

Conservazione.

Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della

richiesta di prelevamento.

Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati

personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

14.6 Selezione e scarto archivistico

Nel piano di conservazione dell’archivio, inserito nel sistema di gestione informatica dei documenti,

insieme al titolario di classificazione è presente anche un massimario di scarto.

Gli operatori dell’archivio di deposito, pertanto, possono utilizzare questo sistema per produrre

annualmente l’elenco dei documenti e dei fascicoli per i quali è trascorso il periodo obbligatorio di

conservazione e che quindi sono suscettibili di scarto archivistico.

I documenti selezionati per la conservazione permanente sono depositati contestualmente agli

strumenti che ne garantiscono l’accesso, nell’Archivio di Stato competente per territorio o trasferiti

nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di

tutela dei beni culturali.

14.7 Il registro giornaliero di protocollo informatico

Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi

documentali e degli archivi provvede, quotidianamente, alla stampa dei registri di protocollo e,

previa verifica della completezza dei dati scaricati, alla sottoscrizione della medesima tramite

apposizione di firma digitale ed alla successiva trasmissione al soggetto incaricato del servizio di

conservazione sostitutiva.

In merito alla gestione dei registri di Repertorio (GPA), SIN trasmette, al Responsabile del Servizio per

la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, un resoconto

giornaliero sintetico per registro sul quale devono essere indicate le seguenti informazioni:

• descrizione del registro;

• totale dei protocolli registrati nella giornata;


• numero iniziale progressivo di protocollo;

• numero finale progressivo di protocollo.

14.8 Servizio di conservazione sostitutiva

Al servizio di conservazione sostitutiva sono attribuite le competenze relative al salvataggio dei dati

tramite versamento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo informatico e

della gestione dei documenti dei fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

Per l’archiviazione di tali dati sono utilizzati supporti di memorizzazione digitale che consentono

registrazioni non modificabili e ne garantiscano la leggibilità nel tempo.

Il responsabile della conservazione sostitutiva adotta le misure necessarie per garantire la sicurezza

fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza

dei supporti di memorizzazione.

Il responsabile della conservazione sostitutiva, in accordo e per il tramite dell’Amministrazione, può

delegare lo svolgimento, di tutte o di parte, delle proprie attività ad una o più persone dell’AOO

che, per competenze e professionalità acquisite, garantiscano la corretta esecuzione delle

operazioni ad esse delegate.

L’Amministrazione può, altresì, optare per l’outsourcing della conservazione sostitutiva, affidandola

ad un soggetto esterno, pubblico o privato, che offra idonee garanzie organizzative e

tecnologiche.


15. SICUREZZA

15.1 Piano per la sicurezza informatica

Il piano di sicurezza informatica garantisce che i documenti e le informazioni in possesso di AGEA

siano disponibili, integri e riservati e che i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano

conservati, mediante l’adozione di adeguate misure di sicurezza, in modo da ridurre al minimo i

rischi di distruzione o di perdita anche fortuita, nonché di accesso non autorizzato o di trattamento

non consentito.

Ai sensi dell’art. 4, lett. C) delle Regole Tecniche il responsabile della gestione documentale

predispone il Piano per la sicurezza informatica, relativo alla formazione, alla gestione, alla

trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto

delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del

Codice in materia di protezione dei dati personali, d’intesa con il responsabile della conservazione

ed il responsabile dei sistemi informativi.

15.2 Abilitazione per l’accesso all’uso del sistema e-prot

La sicurezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti allegati è garantita da un sistema di

autenticazione centralizzato attraverso l’uso del profilo utente e della password.

L’accesso al sistema avviene a seguito di un processo di autenticazione effettuato mediante

richiesta di username e password.

L’username viene attribuito a ciascun utente per accedere al sistema e per poter risalire alle

operazioni compiute da ciascun utente.

Gli utenti interni accedono al sistema in base alle autorizzazioni stabilite dal Responsabile del

Servizio che possono riguardare:

• tutti i protocolli, compresi i riservati;

• tutti i protocolli, esclusi i riservati;

• tutti i protocolli della UO;

• tutti i protocolli del RPA;

• solo i protocolli inseriti dall’utente medesimo.

Il sistema informatico indica tutte le operazioni eseguite dagli utenti registrando data, ora e

funzione eseguita.

Al fine di garantire la sicurezza del sistema, nonché la riservatezza delle informazioni registrate la

password va modificata con cadenza almeno semestrale, ed in nessun caso va comunicata ad

altri utenti, nel rispetto delle regole sulla privacy (art. 7 Regole Tecniche).


16. ACCESSIBILITA’ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

16.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’area organizzativa omogenea

La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema

attraverso l’uso di profili e password, od altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.

L’operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il

documento in esame, se diverso da quello standard applicato automaticamente dal sistema.

In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne

determina anche il livello di riservatezza.

Per quanto concerne i documenti sottratti all’accesso, si rinvia allo specifico Regolamento per

l’accesso degli atti.

I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato automaticamente e le relative

abilitazioni all’accesso interno alle informazioni documentali sono conformi a quanto gestito nei

sistemi informatici all’interno del SIAN.


APPENDICE


ALLEGATO N° 1

ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Struttura

Ricezione e

Assegnazione

Documenti

AOO AGEA

UOR/

UU/

UOP

Direttore DIRETTORE

UU Ufficio Stampa e Comunicazione RESPONSABILE DI

STRUTTURA

UU Ufficio Esecuzione Contratto AGEA / SIN RESPONSABILE DI

STRUTTURA

UU/

UOP

Collegio dei Revisori dei Conti

UU/

UOP

Corte dei Conti

UOR Area Amministrazione DIRETTORE DI AREA

UU/

UOP

Ufficio Affari Generali, Economato, Cassa e Personale DIRIGENTE DI

STRUTTURA

UU/

UOP

Ufficio Ragioneria, Bilancio e Affari Legali DIRIGENTE DI

STRUTTURA

UOR/U

U/

UOP

Organismo Pagatore - Ufficio Monocratico TITOLARE

UU/

UOP

Ufficio Contenzioso Comunitario DIRIGENTE DI

STRUTTURA

UU/

UOP

Ufficio Domanda Unica e OCM DIRIGENTE DI

STRUTTURA

DIRIGENTE DI

STRUTTURA

UU/

UOP

Ufficio Sviluppo Rurale

UU/

UOP

Ufficio Tecnico DIRIGENTE DI

STRUTTURA

UU/

UOP

Ufficio Servizi Finanziari DIRIGENTE DI

STRUTTURA

UU/

UOP

Servizio Controllo Interno Comunitario DIRIGENTE DI

STRUTTURA


Struttura Ricezione e

Assegnazione

Documenti

UU Ufficio Informazioni e Relazioni con l’Utenza RESPONSABILE DI

STRUTTURA

UOR/U

U/

UOP

Area Coordinamento DIRETTORE DI AREA

UU/

UOP

Ufficio Armonizzazione Procedure e Rapporti con gli

Organismi Pagatori

DIRIGENTE DI

STRUTTURA

UU/

UOP

Ufficio Rapporti Finanziari DIRIGENTE DI

STRUTTURA

UU/

UOP

Sistema Integrato di Gestione e Controllo e Sistemi

Informativi e Tecnologici

DIRIGENTE DI

STRUTTURA

UU/

UOP

Coordinamento dei Controlli Specifici RESPONSABILE DI

STRUTTURA

UU Rappresentanza presso U.E.

Nota : In aggiunta ai livelli di responsabilità esposti si deve far riferimento ai singoli

processi di delega che possono essere adottati.


ALLEGATO N° 2

PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO

Titolario e Massimario di scarto dell’AGEA

TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice

Livello2 descrizione

Livello3 codice


1 1.000.000 Titolo I - Organi e organismi 1.001.000 Direttore 1.001.001 Relazioni istituzionali nazionali

2 1.000.000 Titolo I - Organi e organismi 1.001.000 Direttore 1.001.002 Relazioni istituzionali

comunitarie

3 1.000.000 Titolo I - Organi e organismi 1.001.000 Direttore 1.001.003 Atti prodotti in qualità di legale

rappresentante

4 1.000.000 Titolo I - Organi e organismi 1.001.000 Direttore 1.001.004 Gestione rapporti Uffici interni

5 1.000.000 Titolo I - Organi e organismi 1.002.000 Gestione comunicazione

istituzionale 1.002.001 Gestione sito web


istituzionale 1.002.002 Organizzazione/gestione eventi


istituzionale 1.002.003

Gestione rapporti ufficio stampa/MIPAAF/Media

8 1.000.000 Titolo I - Organi e organismi 1.003.000 Collegio dei revisori 1.003.001 Verbali

9 1.000.000 Titolo I - Organi e organismi 1.004.000 Organismo Indipendente di

Valutazione della performance OIV

1.004.001 Verbali

10 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.001.000 Area amministrazione 2.001.001 Gestione rapporti Organi

istituzionali

11 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.001.000 Area amministrazione 2.001.002 Gestione rapporti Uffici interni

12 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.002.000 AA.GG - Affari generali

2.002.001

Procedure gara/appalti /contratti/convenzioni/contenzio

so


2.002.002

Spese legali (pagamento Avvocati/Avvocature)


2.002.003 Gestione Contenzioso Fornitori


2.002.004

Gestione Comunicazioni Istituzionali/esterni


2.002.005 Gestione rapporti Uffici interni

17 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.003.000 Economato Patrimonio e Cassa 2.003.001 Gestione patrimoniale

18 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.003.000 Economato Patrimonio e Cassa 2.003.002 Gestione Gare in economia

19 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.003.000 Economato Patrimonio e Cassa 2.003.003 Gestione utenze - servizi - beni

consumo (Atti e note)

20 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.003.000 Economato Patrimonio e Cassa 2.003.004 Gestione Garanzie

21 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.003.000 Economato Patrimonio e Cassa 2.003.005 Gestione rapporti Uffici interni

22 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.004.000 Personale - Relazioni sindacali 2.004.001 Contrattazione


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice


23 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.004.000 Personale - Relazioni sindacali 2.004.002 Rapporti con Organi

istituzionali

24 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.004.000 Personale - Relazioni sindacali 2.004.003 Istanze - riscontri - vertenze ed

esposti

25 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.005.000 Personale - Acquisizione risorse

umane 2.005.001 Selezione concorsuali

26 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.005.000 Personale - Acquisizione risorse

umane 2.005.002 Comandi e mobilità

27 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.006.000 Personale - Orari lavoro,

presenze, assenze 2.006.001 Atti generali e direttive


presenze, assenze 2.006.002

Orari di servizio, part time , missioni


presenze, assenze 2.006.003 Buoni pasto



Aspettative a vario titolo, maternità, malattie, assenza

ingiustificata



Ferie, recuperi festività, riposi compensativi, recuperi e ritardi


presenze, assenze 2.006.006 Permessi

33 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.007.000 Personale - Trattamento

giuridico 2.007.001 Atti Generali


giuridico 2.007.002 Istanze e riscontri


economico 2.008.001 Atti Generali


economico 2.008.002

Gestione capitoli di bilancio, adempimenti fiscali,

contributivi e assicurativi


economico 2.008.003 Trattamento accessorio


economico 2.008.004

Indennità e rimborsi spese missione


economico 2.008.005

Rapporti con Istituto Tesoriere /Sistema informativo

40 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.009.000 Trattamento di quiescenza 2.009.001 Indennità Fine Rapporto

41 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.009.000 Trattamento di quiescenza 2.009.002 Ricongiunzioni di servizi

42 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.010.000 Personale - Interventi

assistenziali 2.010.001 Interventi socio-sanitari


assistenziali 2.010.002 Assicurazioni dirigenti


assistenziali 2.010.003 Polizza sanitaria


assistenziali 2.010.004 Prestiti e finanziamenti

46 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.011.000 Personale - Formazione e

aggiornamento 2.011.001 Atti organizzativi e direttive

47 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.011.000 Personale - Formazione e

aggiornamento 2.011.002

Programmazione iniziative, informative


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice


48 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.012.000 Personale - Tutela della salute

e sorveglianza sanitaria 2.012.001

Disposizioni e direttive/informative

49 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.012.000 Personale - Tutela della salute

e sorveglianza sanitaria 2.012.002 Atti organizzativi

50 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.013.000 Personale - Gestione servizi

supporto ai processi trasversali 2.013.001 Gestione servizi comuni

51 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.013.000 Personale - Gestione servizi

supporto ai processi trasversali 2.013.002

Gestione centralino e corrispondenza

52 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.014.000 Personale - Contenzioso 2.014.001 Contenzioso - Giudice

contabile

53 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.014.000 Personale - Contenzioso 2.014.002 Contenzioso - Giudice

amministrativo

54 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.014.000 Personale - Contenzioso 2.014.003 Contenzioso - Giudice ordinario

55 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.014.000 Personale - Contenzioso 2.014.004 Rimborso spese legali

56 2.000.000 Titolo II - Amministrazione 2.014.000 Personale - Contenzioso 2.014.005 Procedimento disciplinare

57 3.000.000 Titolo III - Amministrazione -

Ragioneria Bilancio 3.001.000 Ragioneria, Bilancio 3.000.001 Gestione bilancio nazionale


Ragioneria Bilancio 3.001.000 Ragioneria, Bilancio 3.000.002 Gestione adempimenti fiscali


Ragioneria Bilancio 3.001.000 Ragioneria, Bilancio 3.000.003

Gestione entrate e fermi amministrativi


Ragioneria Bilancio 3.001.000 Ragioneria, Bilancio 3.000.004 Controllo di Gestione


Ragioneria Bilancio 3.001.000 Ragioneria, Bilancio 3.000.005 Gestione rapporti Uffici interni

62 4.000.000 Titolo IV - Organismo di

Coordinamento 4.001.000 Area Coordinamento 4.001.001

Gestione rapporti Organi istituzionali


Coordinamento 4.001.000 Area Coordinamento 4.001.002 Gestione rapporti UE


Coordinamento 4.001.000 Area Coordinamento 4.001.003 Gestione rapporti Uffici interni


Coordinamento 4.002.000

Armonizzazione procedure e rapporti con gli OP

4.002.001 Gestione rapporti con OP -

AGEA





AGREA





ARTEA





AVEPA





LOMBARDIA





FINPIEMONTE





ENTE RISI





ARBEA





SAISA





Bolzano


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice






ARCEA (Calabria)





APPAG (Trento)




4.002.013 Gestione rapporti con Organi

istituzionali nazionali

78 4.000.000 TITOLO IV - Organismo di



4.002.014 Gestione rapporti con Organi

istituzionali comunitari




4.002.015 Gestione rapporti con fornitori

esterni




4.002.016 Gestione Titoli di aiuto -

Registro nazionale




4.002.017 Gestione contenzioso




4.002.018 Gestione Trasferimento

fascicoli






Coordinamento 4.003.000 Rapporti finanziari 4.003.001

Rendicontazione contabile - assegnazione Fondi



Rendicontazione contabile - richiesta informazioni spese OP



Rendicontazione contabile - informazioni contabili



Gestione rapporti Organi istituzionali nazionali



Supporto verifiche degli Organismi comunitari e con

l'UE


Coordinamento 4.003.000 Rapporti finanziari 4.003.006 Certificazioni


Coordinamento 4.003.000 Rapporti finanziari 4.003.007 Gestione rapporti Uffici interni



Sistema integrato di gestione e controllo SIGC

4.004.001 Gestione settore vitivinicolo




4.004.002 Gestione Controlli oggettivi Domanda Unica e Sviluppo

rurale




4.004.003 Gestione rapporti istituzionali







SIT Sistemi informativi e tecnologici

4.005.001 Gestione infrastrutture

informatiche




4.005.002 Gestione Refresh - Greening

EFA




4.005.003 Gestione interscambio




4.005.004 Gestione comunicazioni su

variazioni colturali




4.005.005 Gestione attività specifiche di

controllo




4.005.006 Gestione fornitura ortofoto


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice





4.005.007 Gestione CAA di Coordinamento







Coordinamento dei controlli specifici

4.006.001 Attività di Audit




4.006.002 Regolamento 1306/2013




4.006.003 FEP e FEAMP




4.006.004 Controlli ex post Ortofrutta




4.006.005 Controlli Tabacco




4.006.006 Controlli Registro Olio d'oliva




4.006.007 Controlli Olii vegetali






Coordinamento 4.007.000 Rappresentanza presso UE 4.007.001 Gestione informazioni relazioni


Coordinamento 4.008.000 Esecuzione contratto SIN 4.008.001 Verifiche di conformità finali


Coordinamento 4.008.000 Esecuzione contratto SIN 4.008.002 Verifiche in corso d'opera


Coordinamento 4.008.000 Esecuzione contratto SIN 4.008.003 Monitoraggio computo metrico


Coordinamento 4.008.000 Esecuzione contratto SIN 4.008.004 Gestione rapporti Uffici interni

116 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.001.000 Ufficio Monocratico 5.001.001 Gestione rapporti Organi

istituzionali

117 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.001.000 Ufficio Monocratico 5.001.002 Gestione rapporti Beneficiari

118 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.001.000 Ufficio Monocratico 5.001.003 Gestione rapporti Uffici interni

119 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.002.000 Sviluppo rurale (Altri aiuti UE

FEASR) 5.002.001

Gestione rapporti con Soggetti istituzionali


FEASR) 5.002.002

Gestione rapporti con Beneficiari


FEASR) 5.002.003

Gestione sinistri Garanzie e debiti


FEASR) 5.002.004 Gestione rapporti Uffici interni

123 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.003.000 Domanda Unica

5.003.001

Pagamento unico (AIUTI DISACCOPPIATI)


5.003.002

Regime Titolo IV (AIUTI ACCOPPIATI)


5.003.003 Art 68 Reg. 73/2009


5.003.004 Aiuti campagne pregresse


5.003.005 Comunicazioni di campagna


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice




129 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.001 Ristrutturazione e

riconversione vigneti

130 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.002 Ristrutturazione e

riconversione vigneti - Gestione rapporti Uffici interni

131 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.003 Vendemmia verde - Gestione

corrispondenza

132 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.004 Vendemmia verde - Gestione

rapporti Uffici interni

133 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.005 Distillazione usi industriali -

rapporti soggetti istituzionali


Gestione domande


Gestione rapporti Uffici interni

136 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.008 Assicurazione vite da vino - Gestione Domande di aiuto

137 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.009

Assicurazione vite da vino - Atti generali (Criteri di

pagamento/controlli/estrazione campioni)

138 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.010 Assicurazione vite da vino -

Gestione rapporti Uffici interni

139 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.011 Investimenti vino - Atti

disposizioni corrispondenza con soggetti istituzionali

140 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.012 Investimenti vino - Gestione rapporti con soggetti esterni

(CAA, AGECONTROL, SIN)

141 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.013 Investimenti vino - Atti Enti

garanti

142 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.004.000 OCM Vino 5.004.014 Investimenti vino - Gestione


143 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.005.000 OCM - Latte nelle scuole 5.005.001 Atti e disposizioni MIPAAF

144 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.005.000 OCM - Latte nelle scuole 5.005.002 Riconoscimento (dai

beneficiari)

145 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.005.000 OCM - Latte nelle scuole 5.005.003 Atti e disposizioni Agecontrol

146 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.005.000 OCM - Latte nelle scuole 5.005.004 Gestione rapporti Uffici interni

147 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.006.000 OCM - Frutta nelle scuole 5.006.001 Decreti di aggiudicazione

148 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.006.000 OCM - Frutta nelle scuole 5.006.002 Atti e disposizioni Agecontrol

149 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.006.000 OCM - Frutta nelle scuole 5.006.003 Atti e disposizioni MIPAAF

150 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.006.000 OCM - Frutta nelle scuole 5.006.004 Gestione rapporti Uffici interni

151 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.005.000 OCM - Aiuti apicoltura 5.005.001

Aiuti apicoltura e miele (apicoltura) - Gestione rapporti

organi istituzionali (Regioni/MIPAAF/AGECONTROL)

152 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.005.000 OCM - Aiuti apicoltura 5.005.002 Aiuti apicoltura e miele

(apicoltura) - Gestione rapporti con beneficiari


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice


153 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.005.000 OCM - Aiuti apicoltura 5.005.003 Aiuti apicoltura e miele

(apicoltura) - Gestione rapporti Uffici interni

154 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.008.000 OCM - Programmi operativi e

campagne pregresse 5.008.001

Programmi operativi ortofrutta - Antimafia



Programmi operativi ortofrutta - Gestione rapporti con SIN



Programmi operativi ortofrutta - Gestione rapporti con

AGECONTROL



Programmi operativi ortofrutta - Domanda di aiuto



Programmi operativi ortofrutta - Gestione rapporti Uffici

interni



Campagne pregresse - Ortofrutta e Tabacco


campagne pregresse 5.008.007 Gestione crisi di mercato


campagne pregresse 5.008.008 Gestione rapporti Uffici interni

162 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.009.000 OCM - Promozione e

miglioramento qualità olio 5.009.001

Promozione prodotti agricoli mercato interno e paesi terzi


miglioramento qualità olio 5.009.002 Promozione vino in paesi terzi


miglioramento qualità olio 5.009.003

Miglioramento qualità Olio d’oliva


miglioramento qualità olio 5.009.004 Gestione rapporti Uffici interni

166 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.010.000 OCM - Gestione ammassi e

aiuti nazionali 5.010.001

Gestione quote zucchero - Gestione rapporti Organismi

istituzionali



Gestione quote zucchero - Gestione rapporti con

Beneficiari



Gestione quote zucchero - Gestione rapporti Uffici interni



Gestione domanda di aiuto - Ammassi privati Formaggi



Gestione domanda di aiuto - Ammassi privati Carni suine



Gestione rapporti con Organi istituzionali - Ammassi privati



Gestione rapporti con AGECONTROL - Ammassi

privati



Gestione rapporti Uffici interni - Ammassi privati



Gestione rapporti con Organi istituzionali - Aiuti nazionali



Gestione rapporti con Beneficiari - Aiuti nazionali



Gestione rapporti Uffici interni - Aiuti nazionali

177 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.011.000 Aiuti sociali (FEAD) 5.011.001

Aiuti agli indigenti - rapporti istituzionali (MEF, MLPS,

MIPAAF, Commissione UE, CdC europea


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice


178 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.011.000 Aiuti sociali (FEAD) 5.011.002 Aiuti agli indigenti - rapporti

Agecontrol

179 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.011.000 Aiuti sociali (FEAD) 5.011.003 Aiuti agli indigenti - rapporti

con Enti caritativi

180 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.011.000 Aiuti sociali (FEAD) 5.011.004 Aiuti agli indigenti - Bandi gara

(nazionali e comunitari)

181 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.011.000 Aiuti sociali (FEAD) 5.011.005 Aiuti agli indigenti - Gestione

aggiudicatari (lotti)

182 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.011.000 Aiuti sociali (FEAD) 5.011.006 Aiuti agli indigenti - Gestione


183 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.012.000 Servizi finanziari - Esecuzione

pagamenti 5.012.001

Gestione rapporti con Organi istituzionali


pagamenti 5.012.002

Gestione rapporti con Istituto Tesoriere


pagamenti 5.012.003

Gestione rapporti con Beneficiari


pagamenti 5.012.004 Gestione rapporti Uffici interni

187 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.013.000 Servizi finanziari-

Contabilizzazione pagamenti 5.013.001 Gestione spese


Contabilizzazione pagamenti 5.013.002 Gestione entrate


Contabilizzazione pagamenti 5.013.003

Gestione rapporti Organi Istituzionali


Contabilizzazione pagamenti 5.013.004

Gestione rapporti con Uffici interni

191 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.014.000 Servizi finanziari -

Certificazione FEAMP 5.014.001

Gestione rapporti Organi istituzionali

192 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.014.000 Servizi finanziari -

Certificazione FEAMP 5.014.002 Gestione rapporti Uffici interni

193 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.015.000 Ufficio tecnico - Produzione istruzioni attuazione norme

comunitarie 5.015.001

Gestione Rapporti Organi Istituzionali



Gestione Rapporti con beneficiari


comunitarie 5.015.003 Gestione utenze



Gestione rapporti con Uffici interni

197 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.001 Recupero crediti

198 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.002 Pignoramenti

199 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.003 Contenzioso passivo

200 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.004 Gestione recupero crediti

posizioni pregresse (stralcio)

201 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.005 Irregolarità - lettera A

202 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.006 Irregolarità - lettera B

203 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.007 Irregolarità - lettera C


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice


204 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.008 Irregolarità - lettera D

205 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.009 Irregolarità - lettera E

206 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.010 Irregolarità - lettera F

207 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.011 Irregolarità - lettera G

208 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.012 Irregolarità - lettera H

209 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.013 Irregolarità - lettera I

210 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.014 Irregolarità - Lettera J

211 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.015 Irregolarità - Lettera K

212 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.016 Irregolarità - Lettera L

213 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.017 Irregolarità - Lettera M

214 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.018 Irregolarità - Lettera N

215 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.019 Irregolarità - lettera O

216 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.020 Irregolarità - lettera P

217 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.021 Irregolarità - lettera Q

218 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.022 Irregolarità - lettera R

219 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.023 Irregolarità - lettera S

220 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.024 Irregolarità - lettera T

221 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.025 Irregolarità - lettera U

222 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.026 Irregolarità - lettera V

223 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.027 Irregolarità - lettera W

224 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.028 Irregolarità - Lettera X

225 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.029 Irregolarità - Lettera Y

226 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.030 Irregolarità - Lettera Z

227 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.031 Irregolarità - Corte dei Conti

228 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.032 Pignoramenti presso terzi

229 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.016.000 Contenzioso Comunitario 5.016.033 Gestione rapporti Uffici interni

230 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.001 Produttori - lettera A


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice


231 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.002 Produttori - lettera B

232 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.003 Produttori - lettera C

233 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.004 Produttori - lettera D

234 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.005 Produttori - lettera E

235 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.006 Produttori - lettera F

236 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.007 Produttori - lettera G

237 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.008 Produttori - lettera H

238 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.009 Produttori - lettera I

239 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.010 Produttori - Lettera J

240 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.011 Produttori - Lettera K

241 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.012 Produttori - Lettera L

242 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.013 Produttori - Lettera M

243 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.014 Produttori - Lettera N

244 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.015 Produttori - lettera O

245 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.016 Produttori - lettera P

246 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.017 Produttori - lettera Q

247 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.018 Produttori - lettera R

248 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.019 Produttori - lettera S

249 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.020 Produttori - lettera T

250 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.021 Produttori - lettera U

251 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.022 Produttori - lettera V

252 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.023 Produttori - lettera W

253 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.024 Produttori - Lettera X

254 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.025 Produttori - Lettera Y

255 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.026 Produttori - Lettera Z

256 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.027

Gestione organi istituzionali (Regioni, Commissione UE ,

Confederazioni, Associazioni, Ministeri)


TITOLARIO AGEA

N. Livello1 codice

Livelo1 descrizione

Livello 2codice


Livello3 codice


257 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.028 Acquirenti

258 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.029 Fornitori

259 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.030 Organi giurisdizionali (Studi

legali, Avvocature)

260 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.017.000 Quote latte 5.017.031 Gestione rapporti Uffici interni

261 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.018.000 Controllo interno comunitario -

Coordinamento controlli 5.018.001

Gestione Rapporti Organi Istituzionali


Coordinamento controlli 5.018.002 Audit


Coordinamento controlli 5.018.003 Gestione rapporti Uffici interni

264 5.000.000 Titolo V- Organismo Pagatore 5.019.000 Informazioni e relazioni con

l'utenza 5.019.001 Gestione rapporti Uffici interni


Prog

ress

ivo

Ute

nte

Prot

ocol

lato

re

Fogl

iodi

Il re

spon

sabi

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ALLEGATO N° 3

protocollo informatico e gestione documentale€¦ · protocollo informatico e gestione documentale...

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