PROJEKTGENERÁLÁS

FOGALMI MEGHATÁROZÁS

• Projekt: -mindennapi életben is elterjedt, köznapi jelentése a „terv”-hez áll a legközelebb.

• behatárolható erőforrásokkal dolgoznak

• jellemző rájuk a tervezés, végrehajtás, és ellenőrzés hármasa.

FOGALMI MEGHATÁROZÁS• cél érdekében tett sorozatos

lépések eredménye• nem ismétlődik • nem működik folyamatosan • behatárolható időtartamra

szólnak • meghatározott időtáv• egyedi jelleg • fokozatos kidolgozás

PROJEKTGENERÁLÁS• Miért? – világos célok• Mit? – várható teljesítmények, következmények• Mivel? – erőforrások • Hogyan? – tevékenységek, eljárások,

szervezetek, szabályok• Mikor? – ütemezés és határidők• Mennyiért? – ráfordítások és költségek• Miből? – tőkeforrások, pénz• Kiknek? – végső kezdeményezettek, helyi

közösség, régiókban élők• Hol? – Ország, régió, megye, kistérség,

település

PROJEKTMENEDZSMENT

• Projektmenedzsment: a projekt megvalósításának szervezéséhez, irányításához szükséges tudás. Értelmezhetjük a kezdeményezés, tervezés, végrehajtás, ellenőrzés és lezárás folyamatok sorozataként is.

PROJEKTMENEDZSMENT

• A munka során az alábbi szempontokat kell figyelembe venni:

• A projekt tartalmi követelményeit, idő és költség vonzatát, várható kockázatát, és minőségét összeegyeztetni,

• Az érintettek érdekeit összehangolni, • Feltárni a projektekre vonatkozó előírásokat,

jogszabályokat

PROJEKTMENEDZSMENT1. Mi a projekt célja?2. Fontos –e a projekt a helyi közösségnek?3. Miként értelmezi a támogató elvárásait?4. Hogyan tud érvelni a projekt illeszkedése

mellett?5. Milyen hozzáadott értéket garantál a projekt

megvalósítása?6. Mit jelent a projekt megvalósíthatósága és

fenntarthatósága?7. Hogyan tudja a projekt teljesítményeit

mérhetővé tenni?

PROJEKTMENEDZSMENT• a megvalósításon általában csapat dolgozik,• számos általános menedzsmenteszközt

használnak, pl.:• stratégiai tervezés• szervezetépítés, • humánerőforrás kezelés,• logisztika, végrehajtás, • kontrolling

PROJEKT-HIERARCHIA• a hierarchia csúcsán áll a stratégiai terv,

vagy célkitűzés

• követi a program szint

• projektek

• végül az alprojektek

PROJEKT-HIERARCHIA

• Egy projekt alprokjektekre bontását három szempont alapján különböztethetjük meg:

• projekt fázisok szerinti, (előrehaladást figyelembe véve)

• Az emberi erőforrás képesítését figyelembe véve (pl. építkezés során vízvezeték szerelés)

• Speciális műszaki háttér igénye szerint

PROJEKTMENEDZSMENT AZ EU-BAN

• Eu által használt definíció szerint a projekt konkrét cél elérése érdekében végrehajtott tevékenységek időben és költségekben korlátozott sorozata.

• A projektek jellemzői:• Meghatározottak a célcsoportok és a végső

kedvezményezettek,• meghatározott koordinációs, menedzsment, és pénzügyi

keretek, • monitoring és értékelő rendszer,• megfelelő pénzügyi és gazdaságossági elemzés,

PROJEKTMENEDZSMENT AZ EU-BAN

• Jól tervezett projekt:

• összhangban van az Unió fejlesztési prioritásaival,

• meg kell felelnie a projektet végrehajtó partner szervezet által meghatározott fejlesztési céloknak

PROJEKTMENEDZSMENT AZ EU-BAN• Jelenlegi gyakorlata a 80-as évek végén a 90-es

évek elején alakult ki. • Az Európai Bizottság 1992-ben fogadta el az

első, az uniós projektek tervezési és megvalósítási módszereire vonatkozó kézikönyvét.

• A Bizottság a logikai keretmátrix módszeren alapuló Projekt Ciklus Menedzsment (PCM) bevezetése mellett döntött.

• 1993-as verziót követően a korábbi tapasztalatoknak megfelelően frissítették.

Miért volt szükség az egységes projektmenedzsment eszköztár

bevezetésére?

• Mert megfelelő eszköztár híján nem volt lehetőség a kockázatok elemzésére.

• A PCM bevezetésével előtérbe került a részletes helyzetelemzés, így a projektek tervezésekor jobban fel tudták mérni a kedvezményezettek valós igényeit.

• A fenntarthatóságot tartották szem előtt. • A projektdokumentumok egységes forma szerint

kezelték.• A projekt fázisokra bontása és elemzése pedig

megteremtette a lehetőséget a projekt folyamatos monitoringjára (értékelésére).

PCM

• A projektek tervezése és megvalósítása a következő fázisokra bonthatóak:

Programozás

Identifikáció

Értékelés

Megvalósítás

Finanszírozás Tervezés

PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT (PCM)SZAKASZAI

1. Programozás:

• Az UNIÓS fejlesztési források programozása többéves időszakokra bomlik.

• A folyamatot a Bizottság koordinálja a tagállamokkal együttműködve.

• A programozási folyamat keretében szektoronként, és országonként/régióként elemzik az aktuális helyzetet, majd kialakítják az átfogó stratégiai célokat.

• Az így kialakított keretprogram relevanciáját és megvalósíthatóságát az érdekeltek minél szélesebb körben történő bevonása segíti elő.

• Ebben a szakaszban nagy jelentősége van a korábbi tapasztalatok felhasználásának, a korábbi programok hibáit korrigáló stratégiaalkotásnak.

PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT (PCM)SZAKASZAI

2. Identifikáció• a lehetséges kedvezményezettekkel és az

érintett érdekcsoportokkal közreműködve megkezdődik a problémaelemzés,

• megfogalmazódnak a lehetséges projekttervek, ötletek. Az ötleteket a részletes kidolgozás előtt megvalósíthatósági szempontból vizsgálják,

• majd a szakasz végén eldöntik, mely projektötletet viszik tovább a következő szakaszba, ahol kidolgozzák őket.

PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT (PCM)SZAKASZAI

3. Kidolgozás• megvalósíthatósági tanulmányok születnek, amelyek

már a projekt operatív tervezését is magukba foglalják. A megvalósíthatósági és fenntarthatósági kritériumok értékelését követően születik döntés arról, hogy a projektet megvalósítsák-e.

• A szakasz végén kerül sor a projekt finanszírozási forrásainak összeállítására. Amennyiben a projekt megvalósításához pályázati úton kívánnak támogatást nyerni, a finanszírozó intézménynek is el kell fogadnia a projekt végrehajtási tervét, meg kell kötni a támogatási szerződést.

PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT (PCM)SZAKASZAI

4. Megvalósítás• megindul a projekt végrehajtása, a projekt

tevékenységeinek véghezvitele• a szakasz során a projektmenedzserek

folyamatosan ellenőrzik az előrelépéseket, és vizsgálják, hogy mennyiben kell módosítani a kidolgozás során megállapított kereteken, hogy a projekt elérje a kitűzött célokat. Ezt nevezik a projekt monitoringjának.

• Ebben a szakaszban is lényeges, hogy a projekt megvalósításával kapcsolatban a kedvezményezettek és az érdekeltek is lehetőséget kapjanak a véleményük megfogalmazására.

PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT (PCM)SZAKASZAI

5. Értékelés• A lezáró, értékelési szakaszban a projektgazda és a finanszírozó

intézmény vizsgálja a projekt eredményeit. Az értékelés során meg kell állapítani, hogy mennyiben sikerült megvalósítani az eredeti célkitűzéseket,

• Megvizsgálják, hogy mi okozta az eredeti tervekhez viszonyított eltérést, legyen az a projekt kudarca vagy éppen a várakozásokat felülmúló teljesítménye. Az itt megszerzett információkat be kell építeni a következő projektek programozási és identifikációs fázisában.

• Ezzel a projektciklus lezárult, és elkezdődik egy másik projekt előkészítése.

PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT (PCM)

A PCM biztosítja hogy:• A projektek összhangban legyenek az EU és a

fejlesztési partnerek szerteágazó szakpolitikáival,• A projektek a korábban megállapított stratégiai

elképzeléshez hűen működjenek, és a célcsoportok és kedvezményezettek valós szükségleteit szem előtt tartva szülessenek meg.

• A projektek megvalósíthatóak legyenek, azaz a projekt tervezése során megállapított célkitűzéseknek reálisan elérhetőknek kell lenniük, figyelembe véve a működési környezet és a működtetők képességeit.

• A projekt által elért eredmények hosszú távon is fenntarthatóak kell, hogy legyenek.

PROJEKT CIKLUS MENEDZSMENT (PCM)

• A fenti eredmények eléréséhez a PCM: • feltételezi a projekt érintettjeinek aktív részvételét a

projekt tervezésében (participáció).• A logikai keretmátrix módszert használja, mint

elsődleges elemzési és tervezési eszközt• A projektciklus minden szakaszához kulcsfontosságú

minőségértékelő mutatókat kapcsol. Az értékelés a projekt során készített standardizált dokumentumok alapján történik.

PCM mint probléma megoldási eszköz

Problémák MegoldásokBizonytalan stratégiai keret Célirányos megközelítés

Kínálatvezérelt projektek Keresletvezérelt projektek

Gyenge helyzetelemzés Fejlett elemzési módszerek

Tevékenységorientált tervezés Célorientált tervezés

Nem ellenőrizhető hatások Mérhető hatások

Rövid távú szemlélet Összpontosítás a fenntarthatóságra

Pontatlan projektdokumentumok Szabványos dokumentálás

Projekttervezés

• Célja a célcsoportok számára jobb minőségű, több előnyt adó projekt megtervezése és előkészítése a pályázathoz.

• Feladatok: a projektleírás, projektjavaslat, elemzési tervezési és menedzsmentfeladatok elkészítése

Néhány alapszabály

• Ne a forráshoz keressünk projektet, hanem a projekthez forrást!

• Partner nélkül a projekt nem valósul meg. (garancia)

• Egy EU pályázat nem merülhet ki pusztán az elnyert erőforrás elköltésében.

Potenciális érdekeltek elemzése• Megtalálni az érdekelteket, érintetteket• Információt szerezni• Jól körülhatárolni a lehetséges szerepüket• Feltárni és elemezni a lehetséges konfliktusokat• Megtalálni a projektkapcsolatokat erősítő pontokat• Társfinanszírozókat keresni.

Projektpartnerség kialakításának folyamata

• Helyi közösség stratégiai célkitűzéseinek meghatározása (ha van projektkoncepció, akkor elemezni és értékelni kell)

• A projekt csírával a potenciális partnereket fel kell kutatni• Ha kirajzolódik a projekt iránya, akkor rögzíteni kell az

együttműködés szabályait• Érdekeltek ismételt megkérdezése, a projekttervezés

különböző stádiumaiban.• Együttműködés jogi kereteinek lefektetése

Mit gondoljunk át a partnerséggel kapcsolatban?

Érintett szervezet, személy

Lehetséges szerepe a projektben

Érdekei, elvárásai

Lehetséges közreműködése

Teendők az érdekcsoport elnyeréséhez

SWOT ANALÍZIS

• Osztályozza a rendelkezésre álló információkat• Helyzetelemzés• Segítségével logikai kapcsolatokat lehet feltárni

a tényezők között• Külső tényezőknek tekintjük azokat, amelyeket

az általunk kialakított stratégia nem képes közvetlenül befolyásolni.

SWOT ANALÍZIS

ERŐSSÉGEK

(+/belső)

GYENGESÉGEK

(-/belső)

LEHETŐSÉGEK

(+/külső)

VESZÉLYEK

(-/külső)

PROBLÉMAFA1. Összegyűjtjük a negatív

vonásokat2. A problémák közötti ok-okozati

összefüggéseket megkeressük.3. Az összegyűjtött információkat

ábrázoljuk a problémafa elnevezésű diagramon

4. Összeállítása csoportos feladat5. Az azonos problémákat kiszűrjük6. Ki kell jelölni a kezdő problémát7. Ehhez viszonyítva a többit, majd

meghatározni a köztük lévő ok-okozati viszonyokat

A szennyező anyagokat nem ellenőrzik

A lakosság nincs tisztában a hulladékfelhalmo-zás veszélyeivel

Nagy mennyiségű szennyvíz ömlik a folyóba a háztartásokból

Elégtelen szennyvízkezelés kapacitás

Ellenőrizetlen szennyeződés ömlik a folyóba

Nagy mennyiségű szennyvíz ömlik a folyóba

Romlik a folyóvíz minősége

Gyakori bőrfertőzések Csökkenő turisztikai vonzerő

Folyóvízszennyezés problémafája

CÉLFA

• A célkitűzések meghatározása után egy jövőbeli helyzetet írunk le, amelyben a probléma-elemzés során feltárt problémákat megoldásra cseréljük.

• A cél fa tehát nem más, mint a probléma fa inverze.

• A célfa logikája szerint az alsóbb célok megvalósulása a felsőbb szinteken levő célkitűzések teljesülésének feltétele

Rendszeresen ellenőrizni kell a szennyezés mértékét

Tudatosítani kell a helybéliekben a veszélyeketl

A háztartási és ipari szennyvíz folyóba áramlásának megtiltása

A szennyvízkezelő kapacitás növelése

A folyóba ömlő ellenőrizetlen szennyeződés csökkentése

Csökken a folyóba ömlő szennyvíz mennyisége

Javul a folyóvíz minősége

Csökken a bőr-és egyéb fertőzések Megáll a turizmus

hanyatlása

Folyóvízszennyezés célfája

A LOGIKAI KERETMÁTRIX MÓDSZER

• A projektciklus –menedzsment alapvető eszköze (logframe módszer)

• a 60-as években kezdték el fejleszteni az Egyesült Államokban, mint projekttervező és értékelő eszközt.

• Az első szervezet, ahol bevezették az USA Nemzetközi Segélyszervezete volt, ahol sikeresen debütált.

• 1993-óta az Európai Unióban is széles körben

használják.

A LOGIKAI KERETMÁTRIX

• nem más, mint egy táblázat. • egy elemzési módszer, másrészt egy menedzsment

eszköztár, • a projektek tervezésére, vezetésére és ellenőrzésére

fejlesztettek ki. • a különféle információkat rendszerbe foglalhatjuk általa• segítség a projektről való helyes gondolkodáshoz a

módszer segít abban, hogy logikailag megalapozott döntések, és részleteiben megtervezett, a kezdeti célkitűzéseknek megfelelő projekteket kapjunk

A LOGIKAI KERETMÁTRIX• ebben a mátrixban kell összefoglalnunk a projektterv

kulcsfontosságú elemeit, azaz:

• a projekt célkitűzéseit és az azok közötti hierarchikus kapcsolatot,

• a lényeges külső tényezőket, melyek kritikusak lehetnek a projekt megvalósulása szempontjából,

• a projekt eredményeinek folyamatos ellenőrzéséhez (monitoringjához) szükséges indikátorokat, és azok forrásait.

• a logframe alapján állíthatjuk össze a projekt tervezett erőforrásigényét is, de ez nem szokott a mátrix része lenni.

Projekt leírása Indikátorok Indikátorok forrása Feltételezések /kockázatok

Átfogó cél-amivel a projekt hozzájárul a program célkitűzéseihez

Projektcél-a célcsoportot érintő közvetlen előnyök

Eredmények-a projekt „kézzelfogható” végtermékei.

.

Tevékenységek- a projekt eredményeinek megvalósulása érdekében

elvégzett feladatok

Indikátorok

• Olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, amelyek az eredmények

• Mennyiségbeli (db, fő, nm, tonna, Ft, %, stb)• Minőségi (kategória szint, célcsoportra,

funkcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző)

• Vagy időbeni állandó, időszakos, …évi meghatározását adják.)

Indikátorok kiválasztása

• A mutatók határozzák meg a teljesítés elvárt minőségét, amely szükséges a célok eléréséhez:

• A célcsoportot (kinek?)• A mennyiséget (mennyit?)• Minőséget (milyen jól?)• Időt (mikorra?)• Helyet (hol?)

A mutatók legyenek:

Specific (specifikusak)Measurable (mérhetők)Achievable (elérhetők)Realistic (reálisak) ésTime-based (idő-alapúak)

Indikátorok kiválasztása

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

Mi az az átfogó célkitűzés, amelynek az eléréséhez a projekt hozzájárul?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

Milyen főbb mutatószámokkal mérhető az elérendő célkitűzések teljesülése?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

A mutatószámok milyen információforrásból származnak?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

Milyen konkrét célkitűzései vannak a projektnek?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

Milyen mennyiségi vagy minőségi mutatók jelzik, hogy a projekt konkrét célkitűzéseit sikerült-e elérni, illetve hogy milyen mértékben?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

• Melyek a meglévő, illetve a beszerezhető információk?• Hogyan lehet ezeket az információkat beszerezni?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

• Melyek azok a projekt keretében nem befolyásolható tényezők és feltételek, amelyek szükségesek a célkitűzések eléréséhez?

• Milyen kockázati tényezőket kell figyelembe venni?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

• Milyen konkrét eredmények szükségesek ahhoz, hogy a konkrét célkitűzéseket elérjék?• Melyek a projekt előrelátható hatásai és milyen konkrét haszna lesz a projektnek?• Milyen javulást és változást fog a projekt eredményezni, illetve előidézni?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

Melyek azok a mutatószámok, amelyekkel mérni lehet, hogy a projekt elérte-e a tervezett eredményeket, és hogy milyen mértékben?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

Melyek e mutatók információs forrásai?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

Milyen külső tényezőktől, illetve feltételek megvalósulásától függ a várt eredmények terv szerinti elérése?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

Mely fő tevékenységeket kell végrehajtani a várt eredmények eléréséhez és milyen sorrendben?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

Eszközök:Milyen eszközök szükségesek e tevékenység megvalósításához (pl. humán erőforrások, technikai, eszközök, képzés, tanulmányok, beszerzések stb.)

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

A projekt előrehaladásáról milyen információforrásokból lehet tájékozódni?

Támogatási logika

Objektív eredményességi

mutatók

Indikátor források Feltételek

Átfogó célkitűzések

A projekt célja

Várt eredmény

Tevékeny-ségek

A projekt beindítása előtt milyen előfeltételeknek kell teljesülniük? Milyen, a projekt közvetlen hatáskörén kívül eső feltételek megléte szükséges a tervezett tevékenységek végrehajtásához?

Projekt leírása Indikátorok Indikátorok forrása Feltételezések /kockázatok

Átfogó cél

-bőrfertőzések száma csökkenjen

-a turizmus hanyatlása álljon meg

-Betegellátási költségek X %-al csökkennek-A turizmus jövedelme nő X Ft-al.

Egészségügyi és turizmus statisztikák

Projektcél

A folyóba érkező szennyvízkibocsátás mennyisége csökkenjen.

2005-re az a és b helyszíneken X tonnáról Y tonnára csökken a P szennyeződés.

-Állami monitoring jelentések-Független cégek értékelő jelentései

Csökken a folyóba érkező ellenőrizhetetlen hulladék mennyisége.

Eredmények-a 1.szennyvízkezelés kapacitása nőni fog

A kezelt szennyvíz mennyisége X-ről Y m3-re nő 2005-re.

Belső jelentések A felsőfolyás vízminősége stabil marad.

Tevékenységek

1. A csatornarendszer rehabilitációja

1.2 Szennyvízkezelő technológiai projekt rehab.

1.3 Ellenőrző rendszer beiktatása

ESZKÖZÖK KÖLTSÉGEK Szakképzett személyzet áll rendelkezésre.

Előfeltételek: A szükséges engedélyek megszerzése

Kockázatelemzés

• A projekt megvalósítása során felmerülő kockázatok számbavétele

• Jogi, műszaki-technológiai, gazdasági, pénzügyi, egyéb kockázatok

• Kockázati tényezők súlyozása bekövetkezési esélyük, valamint a projektre gyakorolt hatásuk alapján

• Az egyes kockázati tényezők megállapítását követően milyen tevékenységekkel lehet megakadályozni a kockázat bekövetkeztét, vagy minimalizálni a kockázati tényező hatásait

Kockázatelemzés Fontos a feltétel?

Valószínű a bekövetkezése?

Ki kell hagyni

Biztosan nem

Biztos

Lehetséges

Ki kell hagyni

Figyelni kell

Át lehet alakítani a stratégiát?

Ki kell bővíteni a stratégiát a feltételre ható eszközökkel

„Gyilkos” feltétel

igen nem

igen nem

GANTT DIAGRAM

• Olyan táblázat, melynek sorai az egyes tevékenységeket és feladatokat tartalmazzák, az oszlopai padig az adott feladatok aktivitását jelzik.

• Ütemterv.• Előnye, hogy a tevékenységeket átvehetjük a

logikai keretmátrixból, és viszont.• Leolvasható róla, hogy az egyes tevékenységek

mettől meddig tartanak, és milyen feladatokból állnak.

PROJEKT TEAM

A projekt feladatait végzik:• Projektvezető (koordinátor, feladatokat kijelöli)• Projekt-szakértő (részt vesz a megvalósításban,

ellenőrzi a megvalósítás menetét)• Pénzügyi szakértő (segítséget nyújt a költségvetésnél)

Sikertelen projektek okai

• Homályos stratégiai keretek• Gyenge helyzetelemzés• A projekt nem felel meg az

érdekeltek elvárásainak• Homályos, irreális célkitűzések• A kockázatok és fenntarthatósági

szempontok mellőzése• A korábbi projektek

tapasztalatainak mellőzése• Gyenge monitoring