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SISTEMA INTEGRAL MODELO PACHUCA CENTRO DE EXCELENCIA MÉDICA EN ALTURA BY FIFA

Programa de gestión y mantenimiento para equipamiento médico, equipos básicos e instalaciones especiales

Departamento / Área: Ingeniería Biomédica

Vigente a partir de: Enero 2016

Clave: CEMA-MN-BI-PGM-02

Versión: 1.0 Página 1 de 19

Elaboró

Ing. Juan Adolfo Cabrera Soto Ingeniero Biomédico

Revisó

MCD. Vicente Moreno Calva Director de Calidad

Autorizó

Ing. Alejandro Carrera Director del área de Operaciones

Liberó

Dra. Gabriela Murguia Cánovas Director General del CEMA

Este documento es propiedad de CEMA (Centro de Excelencia Médica en Altura by FIFA)

PROGRAMA DE GESTIÓN Y MANTENIMIENTO

PARA EQUIPAMIENTO MÉDICO,

EQUIPOS BÁSICOS E INSTALACIONES ESPECIALES

SERVICIOS DE INGENIERÍA

BIOMÉDICA







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1.- Objetivo

Los objetivos primarios del PGM, son: 1. Optimizar el funcionamiento del Equipamiento y las Instalaciones Especiales utilizadas en el cuidado del paciente, con el propósito de que los mismos sean seguros y precisos, se encuentre normalmente disponibles y cumplan con las reglamentaciones y normas exigibles, a un costo global óptimo. 2. Mantener un registro estadístico de los equipos e instalación y sus históricos de fallas, con la finalidad de planificar el recambio de los mismos, en el momento más adecuado. 3. La Gestión de Mantenimiento se dirige hacia la protección medio ambiental, llevándonos a prestar especial atención, al tratamiento de los residuos hospitalario, deshechos biológicos y radiológicos, etc. 2.- Alcance

El PGM, es aplicable a las Instalaciones y Equipamiento del CENTRO DE EXCELENCIA MEDICA DE ALTURA BY FIFA. La institución cuenta con el suministro central de Gases Medicinales (Oxigeno, Aire Comprimido); El oxígeno es provisto a los diferentes servicios en forma gaseosa a través de tuberías específicas, proveniente de un tanque criogénico de el cual almacena el oxígeno en forma líquida. Cuenta con una planta de generación de Aire Comprimido (de grado medicinal), la cual consta de un compresor libre de aceite con sus respectivos tanques de almacenamiento y etapas de filtración y secado. La institución cuenta con el suministro de Energía Eléctrica de Red, c cuenta con climatización central y distribuida según los diferentes sectores y necesidades. Cuenta con equipos enfriadores de líquidos - chillers y torres de enfriamiento para el agua refrigerante de equipos de AC lineal así como así también del AC central. Cuenta con una Caldera Central de para suministro de agua caliente para calefacción, etc. La institución cuenta con 266 equipos distribuidos en Equipamiento Médico, Equipamiento Básico e Instalaciones Especiales. Distribución de Superficies por plantas:

Planta baja

1° piso







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3.- Receptor del servicio Los servicios dispuestos en cada planta y que se benefician por este programa son los siguientes:

Centro de Excelencia Medica en Altura by FIFA

PISO SERVICIO

PB ADMINISTRACIÓN

PB ODONTOLOGÍA

PB LABORATORIO DE ANÁLISIS DE MOVIMIENTO

PB LABORATORIO DE ERGOMETRÍA

PB ELECTROCARDIOGRAMA

PB SALA DE RAYOS X

PB SALA DE RESONANCIA MAGNÉTICA

PB ULTRASONIDO

PB ÁREA DE CURACIONES

PB ATENCIÓN MEDICA CONTINUA

PB NUTRICIÓN

PB OFTALMOLOGÍA

PB REHABILITACIÓN

PB INGENIERÍA BIOMÉDICA

1° PISO LABORATORIO DE INVESTIGACIÓN

1° PISO LABORATORIO DE ANÁLISIS CLÍNICOS

1° PISO CONSULTORIO 1,2,3

1° PISO HABITACIÓN 1,2,3,4,5,6,

1°PISO QUIRÓFANOS 1 Y 2

1° PISO CEYE

1°PISO RECUPERACIÓN

Anexo y perteneciente al CEMA se encuentra el área de SPA con 3 cubículos. 4.- Responsable

El Área cuenta con el Servicio de 1 ingeniero biomédico matriculado a cargo de la Coordinación General del PGM. Las prestaciones se efectúan como una combinatoria de Servicios Internos (los de baja complejidad) y Contrataciones de Servicios Externos, específicos para cada Área y/o Equipamiento.







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Independientemente del tipo de mantenimiento (Interno o Externo), se lleva registro documental de las actividades realizadas. 5.- Áreas Involucradas

AREA RESPONSABLE FIRMA

Directora General del CEMA Dra. Gabriela Murguía Cánovas

Dirección Administrativa del CEMA

Lic. Santa Valencia

Dirección Quirúrgica del CEMA Dr. José Ma. Busto Villarreal

Dirección del área de nutrición del CEMA

Lic. Salvador Villalobos

Dirección del área de rehabilitación y laboratorio de análisis de movimiento del CEMA

Lic. Carlos Cocaro

Encargado del laboratorio de muestras del CEMA

Tec. Noel Ramos

Director del área de imagenologia del CEMA

Dr. Aldo Vázquez

Coordinador del departamento de enfermería del CEMA

Lic. Amaury Revoreda

6.- INTRODUCCION El CENTRO DE EXCELENCIA MEDICA DE ALTURA BY FIFA contempla como uno de sus principales objetivos el mejoramiento de la calidad y competitividad en los servicios que brinda. Por otro lado, la complejidad que día a día se ha incorporado a las Instituciones, debido a la evolución de la medicina y los desarrollos tecnológicos, transformaron las Instalaciones y en particular la Tecnología Médica utilizada, en sistemas sumamente complejos. Con el objeto de introducir dichos procesos de mejora, en el Mantenimiento de las Instalaciones y la Tecnología Médica utilizada, la institución ha tomado la iniciativa de llevar adelante el Programa de Gestión y Mantenimiento - PGM, basándose en conceptos de calidad y mejora continua







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7.- MODALIDADES DE MANTENIMIENTO El mantenimiento en general, busca prolongar la vida útil en condiciones económicas favorables, de los recursos que empleamos para la prestación de los Servicios de Salud, incluyendo el medio ambiente; Es decir, contrarresta el desgaste y la destrucción de los bienes puestos a nuestro servicio. Las tareas de mantenimiento podrían definirse como: El proceso periódico que se efectúa para minimizar el riesgo de falla y asegurar la continua operación de los equipos, muebles e infraestructura existente, buscando de esta manera extender su vida útil, conservar su buen estado y garantizar la correcta prestación de los servicios de salud. Para llevar a cabo estas acciones, básicamente existen dos modalidades de mantenimiento: 7.1.1 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Corrección de las averías o fallas de los equipos cuando éstas se presentan. Las correcciones se hacen de manera no planificada. Esta forma de Mantenimiento impide el diagnostico fiable de las fallas, pues en general, se ignora si el equipo o instalación falló por mal trato, por abandono, por desconocimiento del manejo, por desgaste natural, etc. 7.1.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Se puede definir como la “Programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, (incluyendo ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, etc.) que deben llevarse a cabo en forma periódica, en base a un plan establecido y no a demanda del operario o usuario”; también conocido como Mantenimiento Preventivo Planificado - MPP. Su propósito es prever las fallas manteniendo los equipos e instalaciones en completa operación, a los niveles óptimos de eficiencia y seguridad. La característica principal de este tipo de Mantenimiento es la de inspeccionar los equipos para predecir las fallas o detectarlas en su fase inicial, y corregirlas en el momento más oportuno. El Mantenimiento Preventivo, permite obtener experiencia en la determinación de las causas de las fallas y del tiempo de operación seguro de un equipo, como así también definir puntos débiles de instalaciones, máquinas, etc.







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8.- METODOLOGIA DE TRABAJO IMPLEMENTADA - “MANTENIMIENTO ORIENTADO AL RIESGO”. Dado que resultaría casi imposible abarcar la totalidad del equipamiento existente en la institución, bajo la modalidad de mantenimiento preventivo, sin ver disminuida la efectividad global del Programa; El PGM basa la prestación del servicio en el concepto de “Mantenimiento Orientado al Riesgo”. Esto es, priorizar las acciones de Mantenimiento en aquellos Equipos e Instalaciones que conlleven un mayor Nivel de Riesgo; Es decir aquellos que por falla o mal estado de conservación, puedan poner en riesgo la vida de los Pacientes, Operarios y Visitantes; o estén sujetos a Cumplimiento de regulaciones y normas específicas. A tal efecto, se levanta un Inventario Técnico de toda la institución y se determina el Nivel de Prioridad(asociado al nivel de riesgo) para cada Equipo e Instalación y en función de ello, se le asigna la modalidad de mantenimiento Preventivo o Correctivo dentro del PGM y la frecuencia de mantenimiento correspondiente.- 9.- CLASIFICACION E INVENTARIO TECNICO Con el objeto de determinar el NIVEL DE PRIORIDAD que le será asignado a cada equipo e instalación dentro del PGM; el parque de Equipamiento e Instalaciones se clasifica a través del Inventario Técnico (FORMATO: CEMA-RG-BI-IEC-07) de acuerdo al los siguientes criterios: 9.1 TIPO DE EQUIPAMIENTO O AGRUPAMIENTO: Considera el tipo de equipo o instalación que se trata • Equipos Médicos - (EM): Utilizados en el diagnóstico, tratamiento, y monitoreo de los pacientes. Aquellos equipos que tienen una relación directa con el paciente. • Equipos Básicos - (EB): Equipos que sin tener relación directa con el paciente, prestan servicios vitales para el funcionamiento de la Institución, como ser: Equipos de Lavandería, Cocina y Costura, Aspiradoras, Lavadoras, ventiladores, Mobiliarios no médicos en general, etc.- • Instalaciones Especiales - (IE): Equipos e Instalaciones asociadas a suministros y/o fuerza motriz, como ser: Calderas, Sistemas de Aire Acondicionado y/o Enfriamiento de Procesos (Chillers), Ascensores y Montacargas, Red de gases medicinales, Sistema de alimentación Eléctrica y Grupo Electrógeno, Sistema de Detección y Alarma contra Incendios, etc.







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9.2 NIVEL DE RIESGO: Asociado a la aplicación clínica o uso; Considera los resultados sobre el paciente o usuario ante una falla del equipo; el riesgo físico asociado con la aplicación clínica o uso. • Equipos de alto riesgo: Dispositivos para el mantenimiento de la vida, equipos de resucitación y otros, cuya falla o mal uso puede producir daños graves al paciente o al operador • Equipos de mediano riesgo. Son dispositivos que por falla, mal uso o ausencia tendrían un impacto significativo en el cuidado del paciente, pero no provoca de manera inmediata daños severos. • Equipos de bajo riesgo: Son dispositivos en los que cualquier anomalía no causa serias consecuencias. 9.3 GRADO DE OBSOLESCENCIA: Denota la antigüedad del equipamiento • Equipamiento con MAS DE 12 AÑOS de antigüedad • Equipamiento con 6 A 12 AÑOS de antigüedad • Equipamiento ACTUAL, de 0 a 6 años de antigüedad 9.4 REQUISITO HISTÓRICO DE MANTENIMIENTO: Denota las exigencias históricas requeridas por los equipos / instalaciones en concepto de mantenimientos - Preventivitos y/o Correctivos. • Extensivo • Medio • Mínimo 9.5 ESTADO DE CONSERVACIÓN Y FUNCIONAMIENTO Indica el estado físico y de funcionamiento en que se encuentra el Equipamiento / Instalaciones. • Malo • Regular • Bueno







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A partir de esta clasificación, se efectúa el registro de cada equipo e instalación de la Institución, a través del Inventario técnico, llenando para cada uno, los datos referentes a: Ítem, marca, modelo, servicio, etc. completando la matriz de datos para la clasificación:

A partir de esta matriz de datos, se obtiene el Nivel de Prioridad del equipamiento dentro del Programa de Mantenimiento, lo cual determina si el Equipo o Instalación en particular, será atendido bajo Mantenimiento Preventivo o bajo Mantenimiento Correctivo, y la frecuencia con debe ser atendido:

Una vez determinado el Nivel de Prioridad para cada equipo, se efectúa la planificación anual, distribuyendo las actividades a lo largo del año a efectos de equiparar las cargas laborales y requisitos presupuestarios a lo largo del año.







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10.- PROCESOS DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO El PGM (CEMA-MN-BI-PGM-02), es el instrumento gerencial diseñado para proporcionar acciones sistemáticas de trabajo a los prestadores del servicio de mantenimiento, sean estos internos o externos a la Institución. El PGM está basado en un Ciclo de Mejora Continua que puede esquematizarse como sigue:







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Como se puede observarse el PGM se basa en la aplicación sistemática de 4 actividades principales (Planear, Ejecutar, Supervisar y Actuar) lo cual forma un círculo virtuoso que lleva al mejoramiento de la calidad en el servicio que se presta, dichas actividades contemplan: 10.1.- PLANEAR 1. Actualizar Anualmente el documento maestro del PGM – (documento actual) (CEMA-MN-BI-PGM-02 ) 2. Actualizar Anualmente el Inventario Técnico del Equipamiento e Instalaciones Especiales. CEMA-RG-BI-IEC-07 3. Realizar el Plan Anual de Mantenimiento (CEMA-RG-BI-CM-29) evaluando las periodicidades con que se van a realizar las tareas. Asignar las responsabilidades para la ejecución de actividades. 4. Realizar el Plan anual de Sustitución e Incorporación de Tecnología e Instalaciones. (CEMA-RG-BI-PA-28) 6. Procesar y Revisar anualmente las Solicitudes de servicio (CEMA-RG-BI-SS-11), Ordenes de servicio (Interna/Externa) – (CEMA-RG-BI-OS-02) y Las Hojas de Vida de los Equipos e Instalaciones (CEMA-RG-BI-HV-27) 10.2.- EJECTUTAR 1. Ejecutar las actividades trazadas en el Plan Anual de Mantenimiento (CEMA-RG-BI-CM-29 ), 2. Registrar en las Hojas de Vida de los Equipos e Instalaciones (CEMA-RG-BI-HV-27), las respectivas actividades de mantenimiento realizadas, sean estas Preventivas o Correctivas, Internas o Externas. 3. Ejecutar el Recambio del Equipamiento propuesto acorde a lo programado (CEMA-RG-BI-PA-28) 4. Dar curso en forma inmediata o planificar para el año próximo, según la urgencia, a los pedidos de equipamiento, insumos e instalaciones realizados a través de las Solicitudes de Compra 10.3.- SUPERVISAR 1. Verificar que las actividades se realicen en Forma Apropiada y en el Tiempo Previsto 2. Controlar la ejecución de los recursos financieros presupuestados para mantenimiento 10.4.- ACTUAR 1. Analizar los resultados obtenidos. 2. Documentar las actividades de Mantenimiento realizadas para futuras consultas y análisis.- 3. Realizar los ajuste necesarios. 4. Aplicar nuevas mejoras.







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11.- DESCRIPCIÓN DE FORMATOS 11.1. FORMATO CEMA-MN-BI-PGM-02: PROGRAMA DE GESTION Y MANTENIMIENTO El Programa de gestión y mantenimiento para equipamiento médico, equipos básicos e instalaciones especiales (CEMA-MN-BI-PGM-02), se refiere al documento actual, el cual es un documento vivo, que describe los Objetivos del Programa, Campo de Aplicación, Metodología Implementada, etc., etc. Debe actualizarse anualmente a efectos de implementar y documentar las mejoras propuestas. 11.2. FORMATO CEMA-RG-BI-IEC-07: INVENTARIO TECNICO DE EQUIPOS E INSTALACIONES ESPECIALES El formato CEMA-RG-BI-IEC-07, es una planilla Excel, con la cual se realiza el relevamiento técnico de los equipo e instalación de la Institución. En la misma se detallan datos como ser; Nombre, Marca, Modelo, Nº de serie, Grupo (Equipamiento médico, Instalación Especial o Equipamiento Básico), Nivel de Riesgo, Grado de Obsolescencia, Requisitos históricos de Mantenimiento, Estado de Conservación y Funcionamiento, etc. En base a ello se asigna un Nivel de Prioridad a cada ítem, para su ordenamiento dentro del programa. Esta planilla debe ser actualizada anualmente a efectos de mantener un registro real del equipamiento realizando las altas y bajas correspondientes.







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11.3. FORMATO: PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO El formato (CEMA-RG-BI-CM-29), permite distribuir a lo largo del año las actividades de Mantenimiento Preventivo, ordenando las mismas en función del Nivel de Prioridad y periodicidad resultante. Se deben asignar responsables (internos y/o externos) para cada actividad.







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11.4. FORMATO (CEMA-RG-BI-PA-28): PLAN ANUAL DE SUSTITUCIÓN e INCORPORACION DE TECNOLOGÍA El formato (CEMA-RG-BI-PA-28), es una planilla en la cual se vuelca toda la información referente a la reposición y/o Incorporación de equipamiento que se efectuara a lo largo del año, para cubrir las necesidades planteadas por los diferentes sectores de la Institución en la vigencia inmediata anterior. Es una herramienta muy importante para área administrativa, puesto que con ella se logra distribuir a lo largo del año las erogaciones necesarias de manera equitativa, buscando no sobre cargar el presupuesto asignado al Área de Ingeniería para un mes en particular.







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11.5. FORMATO CEMA-RG-BI-LE-03: LEVANTAMIENTO PERIODICO DE EQUIPO Los formatos CEMA-RG-BI-LE-03, especifican los controles mínimos que deben llevarse a cabo en cada uno de los equipos e Instalaciones atendidos bajo modalidad de Mantenimiento Preventivo Planificado, a efectos de complementar con lo exigido en el Plan Anual de Mantenimiento.- Se debe realizar la documentación de las planillas correspondientes conjuntamente con las hojas de vida de los equipos en cuestión.







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11.6. FORMATO CEMA-RG-BI-SS-11: SOLICITUD DE SERVICIO El formato CEMA-RG-BI-SS-11 describe la forma en que los diferentes servicios deben realizar las peticiones de mantenimiento, en ellas deberán consignar todos los datos necesarios para la correcta identificación del equipo / instalación, como así también del servicio solicitante. Es responsabilidad del Jefe de Mantenimiento determinar la prioridad que se le dará a las solicitudes realizadas, en función de las necesidades de los otros servicios de la Institución; así mismo, el Jefe de Mantenimiento es quien determinará si la solicitud de mantenimiento podrá ser atendida de manera interna o externa.







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11.7. FORMATO CEMA-RG-BI-OS-02: ORDEN DE SERVICIO El formato CEMA-RG-BI-OS-02, se refiere a la forma en que se dará curso a las solicitudes de mantenimiento, generando una Orden de servicio de Mantenimiento, esta puede ser Interna o Externa dependiendo de la complejidad y disponibilidad técnica, será el Responsable del Área de Mantenimiento quien determine qué tipo de orden se asigna a la tarea y prestará posteriormente la conformidad de los trabajos realizados.







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11.8. FORMATO (CEMA-RG-BI-HV-27 ).-HOJA DE VIDA DEL EQUIPO Los formatos (CEMA-RG-BI-HV-27), son el equivalente a la historia clínica de un paciente en lo que respecta a Equipos e Instalaciones, en ellos se vuelca la información histórica del equipo, consignando todas las intervenciones realizadas sobre el mismo, sean estas por Mantenimientos Preventivos o Correctivos, Internos o Externos. A partir del Costo de adquisición del Equipamiento y el Costo de Mantenimiento acumulado registrado en las Hojas de Vida de los equipos, es posible determinar desviaciones en los costos de mantenimiento, para determinar la conveniencia de seguir manteniendo el equipo o procurar su reemplazo inmediato.







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11.9. FORMATO (CEMA-RG-COM-RC-01): SOLICITUD DE COMPRA El objetivo del formato CEMA-RG-COM-RC-01, es Determinar pormenorizadamente los insumos necesarios a adquirir, de una forma programada y ordenada, a efectos de poder optimizar los recursos disponibles.







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12.- BIBLIOGRAFÍA [1] - “Ingeniería Clínica”. Ernesto Rodríguez Denis – 2003. Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría - Centro de Bioingeniería – Cuba. [2] - Informe UNE209001-IN. “Guía para la gestión y el mantenimiento de productos sanitarios activos no implantables”. Asociación Española de Normalización y Certificación - AENOR. Mayo 2002. [3] - MANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PLANIFICADO MPP - 3ª EDICION (Revisada). PROYECTO DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO - Ministerio de Salud Pública y Asistencia social - San Salvador – 1999. [4] - MEDICAL EQUIPMENT MANAGEMENT PLAN 2009 – Duke Primary Care - DUKE UNIVERSITY HOSPITAL. [5] - LA PRAXIS EN LA GESTIÓN DE EQUIPOS MÉDICOS. E. Rodríguez, M. C. Sánchez, A. Miguel. - Departamento de Bioingeniería, ISPJAE, La Habana, Cuba. Email: [email protected]. - Memorias V Congreso de la Sociedad Cubana de Bioingeniería – Habana 2003. [6] - METODOLOGÍA PARA EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO FUNCIONAL DEL EQUIPAMIENTO BIOMÉDICO HOSPITALES SEGUNDO Y TERCER NIVEL DE ATENCIÓN. Ministerio de la Protección Social República de Colombia Dirección General de Calidad de Servicios. [7] - Guía Metodológica para el diagnóstico de la infraestructura y equipamiento de los establecimientos de salud en los SIBASI. MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL DIRECCION ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO GENERAL. San Salvador, Noviembre de 2000. [8] - GUÍA PRÁCTICA PARA LA GESTIÓN DE PLANES DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO – Secretaria de Salud de Boyocá. www.boyaca.gov.co [9] - Selección de tecnologías - Departamento de Ingeniería Clínica I.C.Y.C.C. Fundación Favaloro - Bioing. Luciano Gentile. II Jornadas de Gestión en Tecnologías Médicas – Los Reyunos - Mendoza – 2007.- [10] - CONSERVACIÓN Y UTILIZACION SEGURA DEL EQUIPAMIENTO. Ing. Jorge A Vernuccio - Jefe de Ing. Clínica – Hospital Italiano - II Jornadas de Gestión en Tecnologías Médicas – Los Reyunos - Mendoza – 2007.-

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