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Introdução à Administração

Prof. Carlos Ronaldo Mafuci

TEXTO 10 – 08 de agosto 2017

PRIMEIRO ANO ADMINISTRAÇÃO

Processo Administrativo Planejamento

Tipos de Planos

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Tipos de Planos O planejamento consiste na tomada antecipada de decisões sobre o que fazer, antes de a ação ser necessária. Sob o aspecto formal, planejar consiste em simular o futuro desejado e estabelecer previamente os cursos de ação necessários e os meios adequados para atingir os objetivos. O planejamento produz um resultado imediato: o plano. Um plano é produto do planejamento e constitui o evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de implementação do planejamento. Todos os planos têm um propósito comum: a previsão, a programação e a coordenação de uma sequência lógica de eventos, os quais, se aplicados com sucesso, deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam. Um plano é um curso predeterminado de ação sobre um período especificado de tempo, que representa uma resposta a uma antecipação ao tempo, a fim de alcançar um objetivo formulado. Como um plano descreve um curso de ação, ele precisa proporcionar respostas às questões: o quê, quando, como, onde e por quem. Existem quatro tipos distintos de planos, a saber:

1. Planos relacionados com métodos: denominados procedimentos. 2. Planos relacionados com dinheiro: denominados orçamentos. 3. Planos relacionados com tempo: denominados programas ou programações. 4. Planos relacionados com comportamentos: denominados normas ou regulamentos.

Esses quatro tipos distintos de planos podem ser estratégicos, táticos ou operacionais, conforme o nível de abrangência que podem cobrir. 1. Procedimentos São os planos relacionados com métodos de trabalho ou de execução. Quase sempre, os procedimentos são planos operacionais geralmente representados por gráficos denominados fluxogramas.

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2. Orçamentos São os planos relacionados com dinheiro, seja por receita ou despesa, em um determinado período de tempo. Conforme suas dimensões e efeitos, os orçamentos são considerados planos estratégicos quando envolvem a empresa como uma totalidade e abrangem um período longo de tempo, como é o caso do planejamento financeiro estratégico. São planos táticos quando cobrem uma determinada unidade ou departamento da empresa por médio prazo, como é o caso dos orçamentos departamentais de despesas que envolvem o exercício anual e dos orçamentos anuais de despesas de propaganda etc. São planos operacionais quando sua dimensão é local e sua temporalidade é de curto prazo, como é o caso do fluxo de caixa (cash flow), dos orçamentos de reparos ou de manutenção etc.

3. Programas ou programações São os planos relacionados com o tempo. Os programas geralmente se baseiam na correlação entre duas variáveis: tempo e atividades que devem ser executadas. Os métodos de programação podem variar amplamente, indo desde programas simples (nos quais se pode utilizar um simples calendário para programar atividades, como uma agenda) até programas complexos (que exigem técnicas matemáticas avançadas ou processamento de dados em computador, para correlacionar as interdependências entre as variáveis). A programação - simples ou complexa - constitui uma ferramenta importante no planejamento. O programa mais simples é o chamado cronograma: um gráfico de dupla entrada no qual as linhas representam as tarefas ou atividades e as colunas definem os períodos de tempo (horas, dias ou meses). Os programas mais complexos são feitos por meio de técnicas complicadas, como o PERT (Program Evaluation Review Technique) ou técnica de avaliação e revisão de programas.

4. Regras ou regulamentos São os planos relacionados com o comportamento solicitado às pessoas. Especificam como as pessoas devem se comportar em determinadas situações. Visam substituir o processo decisorial individual, geralmente restringindo o grau de liberdade das pessoas em determinadas situações previstas de antemão. Quase sempre são planos operacionais.

Técnicas Relacionadas com Planejamento Em geral, as técnicas utilizadas para o planejamento servem igualmente para o controle. Em outras palavras, as mesmas técnicas de planejamento são utilizadas como critério de controle. As principais técnicas de planejamento são: o cronograma, o gráfico de Gantt e o PERT.

1. Cronograma É um gráfico de dupla entrada: nas linhas são colocados os eventos planejados e nas colunas os períodos de tempo considerados padrão. Sua função é relacionar duas variáveis: os eventos em função do tempo. É um gráfico de planejamento e de controle: demonstra o início e o término de cada evento de um processo operacional dentro dos períodos de tempo considerados. O cronograma permite a sincronização dos tempos dos vários eventos de um processo de maneira simples, por meio de simples traços cheios ou pontilhados. Geralmente, as linhas cheias representam o que foi planejado (ou previsto), enquanto as linhas pontilhadas, o que foi realizado. À medida que o tempo passa e as etapas vão sendo realizadas, o controle vai colocando ao lado das linhas cheias, as linhas pontilhadas que representam o realizado.

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2. Gráfico de Gantt Um dos expoentes da Administração Científica, Henry Lawrence Gantt concebeu este gráfico, que recebeu seu nome. O gráfico de Gantt é semelhante ao cronograma, mas com uma variação: as colunas reservadas à variável tempo são divididas em quatro partes. Originariamente imaginado para planejamento e controle da produção semanal, o gráfico considerava cada mês (coluna) dividido em quatro semanas (subcolunas). Além de simplificar o tratamento dos padrões de tempo, o gráfico de Gantt dispensa o uso do calendário e permite uma visualização mais simplificada.

3. PERT (Program Evaluation Review Technique) O PERT (ou Técnica de Revisão e Avaliação de Programas) é uma técnica indicada para planejamento e controle na qual ocorram múltiplas atividades ou eventos intimamente inter-relacionados e interdependentes, desenvolvidos em períodos de tempos variáveis. Essa complicação de variáveis não pode ser adequadamente tratada pelo cronograma ou pelo gráfico de Gantt. Os projetos ou programas mais complexos são desenvolvidos através do PERT.

Os cronogramas são gráficos que permitem comparações fáceis e

rápidas entre o que foi planejado e o que foi realizado, relacionando os resultados com os critérios ou

padrões previamente estabelecidos.

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Geralmente o PERT utiliza três estimativas de tempo:

- Tempo otimista: ou tempo mais cedo, que corresponde a uma estimativa de tempo requerido se tudo ocorrer excepcionalmente bem. - Tempo mais provável: que corresponde a uma estimativa de tempo que o elaborador do projeto acredita ser realmente necessário para executá-lo. - Tempo pessimista: ou tempo mais tarde, que corresponde a uma estimativa baseada na presunção de que todo o imprevisível poderá ocorrer, num panorama de má sorte.

Essas três estimativas são geralmente incluídas porque é muito difícil estimar o tempo exato de cada atividade. Alguns autores propõem que se tire a média aritmética ou ponderada, conforme o caso. Feitas as estimativas de tempo, o passo seguinte é o cálculo do "caminho crítico", ou seja, da sequência de eventos que consome o maior tempo possível do programa e que envolve, por essa razão, a menor folga de tempo. O caminho crítico condiciona - pela sua extensão maior de tempo - a duração de todo o projeto ou programa, devendo ser o mais vigiado e controlado de todos os aspectos do PERT.

O modelo básico do PERT é constituído por um diagrama ou rede de setas: é um diagrama de passos sequenciais que devem ser executados a fim de realizar um projeto ou tarefa. A rede é composta de três componentes: eventos, atividades e relações. Cada círculo do gráfico representa um evento, ou seja, a realização de uma tarefa que pode ser medida em um dado momento ou um ponto de decisão. O evento é o consumidor do tempo de um programa. Cada seta representa uma atividade, ou seja, o esforço que precisa ser feito de um evento para chegar ao outro. As atividades ocorrem entre os eventos. O tempo de atividade é o tempo decorrido necessário para realizar uma atividade. As relações entre as tarefas básicas são indicadas pela sequência desejada de eventos e de atividades na rede. Um evento 3, por exemplo, não pode ocorrer enquanto os eventos 1 e 2 não forem devidamente cumpridos.

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o quadro preparatório fica assim disposto em um diagrama PERT :

o PERT permite um esquema de controle e de avaliação dos programas e projetos, pois o administrador pode avaliar o progresso feito em comparação com os padrões de tempo predeterminados. Se houver algum desvio, auxilia o administrador a localizar quando e onde deve ser aplicada alguma ação corretiva. Embora o PERT não possa impedir erros, atrasos, mudanças ou eventos imprevistos, ele dá margem a ações corretivas imediatas.

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