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Planificación: Resúmenes de apoyo

ASSESORATO

123321

Datos informativos etapa virtual

MODULO:

HERRAMIENTAS PARA LA GESTION PÚBLICA

TEMA:

PROCESOS

UNIDADES

TRES

Docente:

Gino Zamora Acosta

Fechas:

Por definirse

Horas virtuales: 16

Correo electrónico:

[email protected]

[email protected]

El conocimiento científico es poder, y poder debe significar responsabilidad (K. v Weisacker)


Unidad 1:

PROCESOS

El cambio es permanente, la gestión organizacional está sujeta a este factor universal, la

intencionalidad del cambio es procurar mejorar los resultados, optimizarlos resultados de

la gestión.

La calidad como disciplina ha tomado auge significativo con los trabajos de Edward

Demming de especial acogida en Japón, se lo considera el promotor de los nuevos

modelos de gestión fundamentados en la calidad, en la calidad total.

La lógica de la calidad, desde la perspectiva organizacional, requiere de una nueva forma

de pensar y ver su trabajo, busca identificar como se realizan las operaciones o las

actividades en la consecución de sus objetivos: bienes, servicios, documentos…

Evita pensar en sentido vertical, las jerarquías clásicas, en las cuales era usual observar

comportamientos anómalos:

Operar como islas, su “parcela” de poder no la toca nadie, la coordinación estab

subordinada al voluntarismo

La tolerancia a los fallos y defectos era aceptado como algo normal

La división de trabajo era muy avalada, y cuando faltaba el experto se paralizaba todo

Incremento sostenido de la burocracia

Lentitud en la toma de decisiones

Falta de eficacia

Reducida eficiencia

El pensar en una lógica administrativa horizontal (como se considera en la calidad)

permite apreciar que actividades en realidad aportan valor al objetivo institucional u

organizacional. Las jerarquías deben perder importancia frente a los objetivos. Se

identifican las actividades por su afinidad con el logro de los objetivos, cuales están



orientadas a general el producto o servicio, cuales son un aporte para que estas

actividades sean realizadas en términos de oportunidad, que actividades dan líneas de

acción para el largo plazo, cuales habilitan condiciones relacionadas con el control.

1.1 Lectura

El enfoque basado en procesos es un paradigma, es un esquema de trabajo que a nivel

mundial ha demostrado permite lograr efectividad y eficiencia.

La norma ISO 9000 define a un proceso1 como un conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en

resultados… los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de

otros procesos.

Adicionalmente existen dos descripciones que complementan lo anterior:

Un proceso realiza actividades de manera repetitiva, para diferenciar del conjunto de

actividades que se las realiza de manera diversa, como el caso de las manualidades.

Un proceso gestionado, aquel que diferencia grupos de actividades, de: planificación, de

realización, de control y de toma de decisiones (siguiendo el ciclo de la calidad .- planear,

hacer, verificar, actuar).

1 Orientaciones acerca del enfoque basado en procesos. ISO/TC 176


Insumos


PROCESO 1

PROCESOS: están interrelacionados (teoría de sistemas)

PROCESO n

secuencia de actividades lógicas, secuenciales lograr un objetivo

salidas, de un proceso

salidas, del proceso

A. PLANIFICAR Definir el alcance, partipacion, recursos

B. EJECUCION Diagnostico - evaluación - foda- estrategias - propuesta

son las entradas del siguiente

C. CONTROL Definir indicador y numero índice.MonitoreoEvaluación (medir y comparar actual vs línea base)

son las entradas del siguiente

D. AJUSTE: mantenimiento, corrección o prevención

DecisionesAjustes al PDOT, documentar procesos y evidencias de mejora

Gino Zamora Acosta

Desde la perspectiva de la Secretaría de Administración Pública (SNAP) se busca

implementar la administración por procesos, para lo cual han generado en febrero del

2013 la Norma técnica de administración por procesos, documento que lo tendremos de

referencia para el desarrollo del presente curso. Debiendo anotar que en mucho son

adecuaciones de fuentes bibliográficas consolidadas.

“Proceso. Es una serie de actividades definibles, repetibles, predecibles y medibles que

llevan a un resultado útil para un cliente interno o externo. Los procesos se

interrelacionan en un sistema que permite a la institución agregar valor a sus clientes”

Se clasifican los procesos en los siguientes niveles:

Macro procesos

Procesos

Sub procesos

Actividades



Operaciones

Movimientos

El diagrama estructural y funcional de uso común, que define jerarquías y niveles

salariales no permite visualizar las secuencias, por lo que se recurre a lo conocido como

MAPA DE PROCESOS, que resume los macro procesos y sus procesos.

Acorde a la guía pública se consideran tipo de procesos, se los clasifica en:

Gobernantes

Sustantivos, y

Adjetivos

GOBERNANTES O ESTRATEGICOSPlanificación estratégica

Evaluación del desempeño

Gestión de la calidad

Aprobación presupuestaria

SUSTANTIVOS, MISIONALES, OPERATIVOS, DE EJECUCIONDiseño curricular Construcciones

escolaresRegistros académicos

Evaluación del desempeño

ADJETIVOS, DE APOYO (INCLUYE: HABILITANTES Y DE CONTROL)Informáticos Administrativos Financieros Seguridad

MACROPROCESO

Proceso y subproceso

Adicional se califican a los procesos como

Críticos:

De importancia alta o vital, que afectan a la razón institucional. Que un mal desempeño provoca que sus responsabilidades y competencias, sus resultados (bienes o servicios se vean afectados)

Comatoso



Proceso calificado como crítico con desempeño bajo o muy bajo, acorde a la escala definida en la guía metodológica del GPR.

Importancia: Grado en cual un proceso aporta al logro de objetivos institucionales y operativos

Desempeño: Grado en el cual el proceso se halla implementado, de acuerdo a los estándares institucionales y su consistencia con los resultados

La eficacia y eficiencia de un proceso pueden evaluarse a través de los procesos de revisión internos y externos (auditorías, v.gr.).

Los procesos de revisión implican monitoreo, medición, comparación y evaluación. Lo que permite apreciar el nivel de avance y cumplimiento de metas y objetivos.

Desde lo público, se trata de cumplir con estos indicativos a través de la metodología y programa conocido como gobierno por resultados (GPR, originalmente se lo conceptúa como gestión por resultados)

1.2 Apoyo

En concordancia con su lugar de trabajo, revise sus estatutos Institucionales (descargar

desde su portal organizacional) y verificar los macro procesos y los procesos sustantivos,

y adjetivos



UNIDAD 2:

GESTION DE PROCESOS

El verdadero plan está determinado por los proyectos financiados o financiables, lo demás

2.1 Lectura

Uno de los puntos medulares es la gestión.

Identificados, graficados los procesos es importante definir su administración, su gestión,

los elementos claves se considera son:

Estructura organizativa

Responsabilidades

Recursos

Modelo de gestión para el control y evaluación

La ESTRUCTURA está definida en el MAPA DE PROCESOS la descripción de los

procesos (manual de procesos o anexo de los estatutos institucionales) y en el detalle de

sus procedimientos.

Los recursos materiales y de talento humano: es útil considerar los elementos de la

gestión definidos por Demming: Mano de obra (talento), materiales (insumos), maquinaria

(equipamiento y transporte), medio (infraestructura) y métodos (guías metodológicas).

El MODELO DE GESTIÓN en caminado a definir indicadores, proceso de monitoreo,

medición y comparación, evaluación y toma de decisiones.

Las RESPONSABILIDADES se detallan en cuadros a continuación:



2.2 Apoyo

En concordancia con su lugar de trabajo, revise sus estatutos Institucionales (descargar

desde su portal organizacional) y verificar los macro procesos y los procesos sustantivos,

y adjetivos.

Identifique su proceso y establezca su nivel de responsabilidad. Detalle lo encontramos en

el portal de la Secretaría Nacional de Administración Pública:

http://www.administracionpublica.gob.ec/biblioteca/


http://www.administracionpublica.gob.ec/biblioteca/


UNIDAD 3:

MEJORAMIENTO CONTINUO INDICADORES

El enfoque basado en procesos implica medición, la calidad sólo puede ser juzgada en

base a evidencias, se fundamenta en datos estadísticos, caso contrario quedamos en el

campo de las apreciaciones subjetivas.

Cuando realizo el proceso de control obtengo resultados, a un nivel de detalle que es de

mi decisión, buscando tener un estado de situación permanente, para lo cual los recursos

informáticos son significativos (GPR y afines).

Los resultados visualizados son el punto de partida para la toma de decisiones, entre las

acciones recomendadas tenemos, en lo fundamental:

Correctivas,

Preventivas

Documentación

Mejoramiento (continuo,… de la calidad)

Estas acciones se evidencian a través de procesos y procedimientos. La finalidad es

lograr documentar las mejores prácticas de gestión y promover el mejoramiento de la

gestión, es un proceso permanente, continuo.

Bajo tal premisa la norma técnica establece lineamientos y responsabilidades para el

mejoramiento continuo de la calidad del servicio público.

3.1 Lectura

El esquema básco del mejoramiento continuo fue diseñado por Shewarth, y popularizado

por E. Demming, al punto que se lo conoce como el ciclo de Demming, que ha sido



enriquecido desde un simple diagrama circular dividido en 4 sectores a un esquema como

el presentado a continuación:

El mejoramiento continuo es un proceso, que debe ser planificado. Implica realizar un

balance entre requerimientos, disponibilidades y la diferencia serán las necesidades. Con

el consecuente tema de toma de decisiones: tengo la disponibilidad y capacidad para

hacer autogestión, requiero incrementar o contratar puntos en los cuales tengo

limitaciones o contratación total por que carezco de capacidades o porque me interesa un

juicio externo (asumo libre de influencias).

La planificación del mejoramiento continuo debe ser aplicada o ejecutada, etapa para la

cual es necesario involucrar recursos; adicional a los definidos originalmente (que constan

en el diagrama anterior) se deben considerar recursos: monetarios (presupuestarios),

gestión con liderazgo (management) y otros en concordancia con el tipo de institución u

organismo público.

Existen diversas guías para sistematizar el mejoramiento continuo, una de estas de

singular aplicación organizacional, comprende las siguientes etapas:

1. Selección de los problemas (oportunidades de mejora)

2. Cuantificación y subdivisión del problema. Recolección de datos, información

3. Análisis de causas raíces específicas


Actuar Mejorar

Verificar

Hacer

Planear ProductosActividades


4. Establecimiento de niveles de desempeño requeridos

5. Definición y programación de soluciones

6. Implantación de soluciones

7. Acciones de garantía. Estándares para prevenir su presencia en futuro.

A continuación se describen los lineamientos básicos para la gestión de la calidad de los

procesos de acuerdo a la SNAP2:

RESPONSABLES - Unidad de Administración de Procesos.

- Responsables de Procesos.

- Responsables de macro procesos

ACTIVIDADES - Definir las bases de la gestión de calidad.- Emisión de la política,

ingreso de los objetivos de calidad y determinación de las necesidades y los requisitos

para la documentación de los procesos institucionales, así como los registros establecidos

para proporcionar evidencia de la conformidad con los estándares establecidos y la

operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad.

- Administrar documentos y registros.- Control de los documentos y registros de acuerdo a

los procedimientos que establezca la Unidad de Administración de Procesos.

- Informar el desempeño del sistema de gestión de la calidad.- Presentación de reportes

ejecutivos de evaluación del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad.

LINEAMIENTOS - Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.- El Director, Jefe o

Titular de una Unidad Operativa, en conjunto con la Unidad de Administración de

Procesos y los responsables de macro procesos determinarán los procesos que estarán

sujetos al aseguramiento y control de la calidad bajo el Sistema de Gestión. Esta decisión

estará sustentada en los siguientes elementos:

a. Nivel de madurez del proceso.

2 Norma técnica de administración por procesos. Capítulo 9 art. 24.



b. Impacto potencial a los clientes debido a defectos o fallas del producto y/o servicio.

c. Gravedad de la falta de cumplimiento a los estándares y documentación establecida.

d. Necesidad de certificar la operación del proceso vs. algún estándar nacional o

internacional.

e. Riesgo o falta de transparencia en la ejecución del proceso.

f. Resultados de las mediciones de los procesos.

Artículo 25.- Administración de las evaluaciones de la calidad de procesos.-

La administración de las evaluaciones de calidad se regirá por los siguientes

lineamientos:

RESPONSABLES Unidad de Administración de Procesos.

- Responsables de Procesos.

- Evaluador.

ACTIVIDADES. Elaborar e Implementar el Plan Anual de Evaluación.- Establecimiento de

un plan de evaluación para asegurar que los procesos se ejecutan conforme a los

controles y estándares establecidos y verificando su efectividad.

- Realizar las evaluaciones internas de gestión.- Ejecución de las evaluaciones de gestión

internas y externas de acuerdo al Plan Anual de Evaluación.

- Realizar el seguimiento de acciones correctivas y preventivas.- Seguimiento hasta el

cierre de las acciones correctivas y preventivas.

LINEAMIENTOS - Responsabilidades en las evaluaciones internas de gestión.- El

Responsable del Proceso junto con los ejecutores del proceso son responsables de

proporcionar la información en evidencia de la información, así como también levantar los

planes de acción para eliminar las causas de incumplimiento y proponer acciones

correctivas, preventivas o de mejora.



- Evaluaciones de tercera parte (externas) de procesos.- Todo resultado de las

evaluaciones externas de procesos realizadas por proveedores calificados será entregado

en copia simple a la Unidad de Administración de Procesos de la institución.

- Administración del Plan Anual de Evaluaciones en el Sistema GPR (Portal GPR).- El

Plan Anual de Evaluaciones debe ser registrado y administrado en el Sistema GPR (Portal

GPR) como un proyecto y su seguimiento se realizará en la herramienta incluyendo las

evaluaciones a realizarse como hitos.

- Contratación de servicios externos para evaluaciones.- Cuando se solicita los servicios

de consultoría externa para una evaluación, se deberá velar que los oferentes cuenten

con auditores calificados técnicamente.

3.2 Apoyo

La norma incorpora las definiciones y responsabilidades cuando opero por procesos, pero

también incluye lineamientos y responsabilidades sobre el tema de la calidad y el

mejoramiento continuo

http://diccionario.administracionpublica.gob.ec/adjuntos/2acuerdo-1580-norma-de-

procesos.pdf

Identifique las particularidades en relación a su unidad y a su cargo.

Referencias:

ISO 9000

ISO 9001

Norma técnica de administración por procesos


http://diccionario.administracionpublica.gob.ec/adjuntos/2acuerdo-1580-norma-de-procesos.pdf

http://diccionario.administracionpublica.gob.ec/adjuntos/2acuerdo-1580-norma-de-procesos.pdf


Procesos material académico (Gino Zamora Acosta) Universidad Católica

Procesos material de consultoría pública (Gino Zamora Acosta)

JORGE MACAZAGA, Organización Basada en Procesos

HAMMER -CHAMPY, Reingeniería, Grupo Editorial Norma. Bogotá,

Colombia.1994www.sc.ehu.es/iawfemaf/archivos/materia

www.elprisma.com

http://www.iat.es/excelencia/html/subidas/descarga/guiagestionprocesos.pdf

www.tablero-decomando.com


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