Proceso de elaboración de presupuestos.

¿Por qué es necesaria una herramienta sobre la elaboración del presupuesto?La elaboración de un presupuesto resulta clave

para la administración financiera. Estaherramienta te ayudará a planificar, desarrollar y usar presupuestos de manera efectiva entu organización. Si tienes un firme entendimiento de principios sobre elaboración depresupuestos, entonces estarás bien situado para una firme administración financiera. Siutilizas esta herramienta junto con otras, como se ha indicado, aumentarás la capacidad detu organización a la hora de dirigir su efectividad financiera. Asimismo, incrementarás sucapacidad de supervivencia a lo largo del proceso de previsión y planificación.

¿Quién debería utilizar esta herramienta?

• Esta herramienta está dirigida expresamente a aquellas personas que han tenido poca o

• ninguna experiencia en el campo presupuestario. Quizá no has estado nunca implicado en

• la dirección de una organización, proyecto o departamento; o bien, nunca has participado

• en la administración financiera. Pero ahora te enfrentas a la tarea de desarrollar un

• presupuesto, o presupuestos, y no estás muy seguro de cómo empezar. Si te encuentras

• en esta situación, esta herramienta te será de gran utilidad.

¿Cuándo será útil esta herramienta?

• ? Después de acabar la planificación estratégica y de acción de tu organización (ver las

• herramientas sobre planificación) y necesites saber cuánto dinero te hará falta para

• hacer lo que has planificado.• ? Cuando necesites averiguar cuánto

costará dirigir un proyecto o departamento en

• particular.• ? Cuando quieras pedir a un donante que

apoye un aspecto específico de tu trabajo.

Elaboración de un presupuesto.

http://www.civicus.org/new/media/Elaboracion%20de%20un%20propuesto%20Part%201.pdf

SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN

• A Corto Plazo

• Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

• A Largo Plazo

• En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

Preparación de los presupuestos.

• Se ha observado que todo negocio obtiene beneficios cuando su jefe máximo y todos sus subordinados planifican sus actividades. Es más aun: cuando han llevado estos planes al papel en términos de volumen de ventas, y los gastos en términos específicos de unidad: dólares, y unidades de producto en un intervalo de tiempo especificado.

• Tales planes deben ser planes coordinadas. Los planes de los departamentos deben coincidir entre sí como los engranajes de una máquina para lograr el objetivo: Esta coordinación significa que a los distintos departamentos no se les permitirá escaparse por la tangente, sino que sus planes deben estar íntimamente relacionados con los objetivos generales que se desean lograr.

Preparación de los presupuestos.

• En los negocios, la meta será un cierto volumen de bienes e ingresos a un costo dado. Éste es el presupuesto maestro, que indica el objetivo de las ganancias para todo el negocio. Generalmente, una vez por mes, el departamento de contaduría presentará un informe que indique los resultados actuales del negocio y de sus departamentos. Si los resultados actuales están por encima, en términos de gastos o por debajo, en términos de ingresos, se efectuará una investigación de modo que puedan ser encarrilados para el mes siguiente.

• De lo que se ha dicho en los párrafos anteriores, se verá que un presupuesto no es nada más que un plan escrito de los ingresos y egresos calculados cuando los planes han sido coordinados para el cumplimiento del presupuesto.

Para que un presupuesto tenga éxito la compañía debe llenar estas condiciones:

• 1 Ser una organización en la cual se reflejen claramente los deberes y responsabilidades de sus miembros.

• 2 Tener una contabilidad adecuada que pueda suministrar datos para los presupuestos y su consecución a intervalos regulares de tiempo.

• 3 Sostener un sistema de pronósticos e investigación adecuados que puedan indicar qué es lo probable que ocurra y lo que deberá ocurrir.

• 4 Obtener flexibilidad en el presupuesto.

Control de los presupuestos.

• El control a los presupuestos tiene por objeto medir la eficiencia en el cumplimiento de metas, programas y políticas en la etapa de su ejecución.

• En la práctica, este control consiste en un análisis comparativo de las cifras real mente ejecutadas contra las contempladas en los diferentes presupuestos, sobre la base de los informes de desempeño que deben ser efectuados en determinados periodos o cuando los niveles de decisión lo consideren necesario. Ese control generalmente se efectúa a tres (3) niveles de acuerdo con su grado de responsabilidad; ellos son:

• 1. Nivel de gerencia • 2. Nivel de departamento • 3. Nivel de producto • Algunos presupuestos pueden no cumplirse cabalmente

en el momento de su ejecución, por decisión o negligencia de la gerencia.