Primeplan

Maja Geerts,

Product Manager Tijdregistratie

Primeplan

Positie binnen tijdregistratie

Positionering

ERP log. & fin.

GET cost

accounting

GET personeels-

planning

salaris verwerking

ERP HRM

GET Security

GET tijd-

registratie

Generatie XTremis

ERP log. & fin.

Explain

PlanAssist Excel (PlanAssist Industrie)

salaris verwerking

ERP HRM

GET Security XTremis

XTremisWeb

Generatie Primetime

ERP log. & fin.

Primecost

Primeplan

salaris verwerking

ERP HRM

GET Security Primetime

Vandaag

Primeplan v.1

Personeelsplanning voor industrie

> Op elk moment

> Op elke werkplek/in elke functie

> De meest geschikte medewerker

> Conform arbeidsvoorwaarden

Uitdaging

> Cyclisch roosterpatroon

> Planning =

– Bezetting van werkplekken en functies garanderen

– Ook bij vakantie, ziekte …

> Planning op weekbasis

Primeplan v. 1 - industrie

> Medewerkers bij voorkeur op dezelfde werkplek of functie

> Redenen

– Zeker specialisme nodig voor uitvoeren werk

– Traditie

> Uitdaging = hoe werkplek/functie bemannen bij afwezigheden, ziekte, meerwerk …?

Hoe planning samenstellen ?

> Medewerkers wisselen frequent van functie/werkplek

> Redenen

– Hoge flexibiliteit in productie

– Variatie in werkplekplanning mogelijk/nodig

> Uitdaging = – werkplekken/functies bemannen met beschikbaar

personeel

– hoe werkplekken/functies bemannen bij onverwachte afwezigheid, meerwerk …

Hoe planning samenstellen ?

Primeplan

Demo

Primeplan

Features

Planbord vanuit twee gezichtspunten Werkplekpaneel Medewerkerspaneel

Samen of apart te gebruiken

Dagoverzicht - Gevraagde personeelscapaciteit - In hoeverre al ingevuld ?

Indeling configureerbaar, bv. - Lijnen en werkplekken - Afdelingen en functies

Dagdelen configureerbaar:

- V, L, N, D - Vm, Nm

Werkplekpaneel

> Bezettingseisen per werkplek/functie

> Manueel ingeven – cyclisch Patroon

> Uitzonderingen op datum

> Ook import vanuit ERP mogelijk (maatwerk)

Werkplekpaneel

Medewerker op werkplek, maar afwezig. Gevraagde bezetting nog niet gehaald.

Overcapaciteit

Signalen bij bezettingsproblemen

OK : gevraagde bezetting bereikt

Werkplekpaneel

Per werkplek : vereiste kwalificatie - In definitiescherm “Kwalificaties” Doel : - Medewerker inplannen met

onvoldoende kwalificatie => waarschuwing

- Zoeken naar een geschikte medewerker voor een bepaalde werkplek => o.m. op basis van kwalificatie

Navigatie naar andere datum

Werkplekpaneel

Indien gewenst : informatie over productie in grijze balken boven lijnen / afdelingen. Details in pop-up, Nuttige informatie voor planner (import vanuit ERP)

Weekoverzicht : (beschikbaar) personeel

Medewerkerspaneel

Groepering configureerbaar.Voorbeelden - Per shift - Per team - …

Medewerkerspaneel

Per dag planning van elke medewerker : - Rooster : kleuren instelbaar - Afwezigheid : kleuren instelbaar - Werkplek : kleuren i.v.m. bezettingscontrole

Per datumkolom signalen van bezettingsproblemen, bv. 26/8 - 2 = er zijn twee problemen - Roze = nog niet op werkplek toegekend - Pijltje leidt planner direct naar de juiste

medewerker

Medewerkerspaneel

Tellers ter ondersteuning van de planning - Afwezigheidstellers - Saldo van ingeplande uren :

contracturen versus geplande uren =>

- onvolledige planning vermijden - overwerk vermijden

- Tellers van roosterwissels - Op vraag van medewerker - Op vraag van planner

=> - Discussies objectiveren - Eventueel premies berekenen

- … Planner beslist welke tellers (uit een welbepaalde groep) hij visualiseert.

Medewerkerspaneel

Kwalificaties van elke medewerker - Planner kan kwalificaties zelf

beheren - Geeft bij kwalificatie een cijfer van 1

tot 9 - Planner geeft zelf betekenis aan

cijfer - Controle op kwalificatie als de

planner een medewerker een werkplek toekent

- Kwalificatie = parameter bij het zoeken naar een geschikte medewerker voor een werkplek

Medewerkerspaneel

Medewerkers - Naam en voornaam - Achtergrondkleur voor naam en

voornaam = accentueren van bepaalde medewerkers bv. lijnverantwoordelijken, medewerkers in opleiding, …

- Kolommen met extra personeelsgegevens, bv. EHBO-diploma

- Sortering van medewerkers zoals planner het wil

- Personeelsfiche met extra info

Zoekfunctie medewerkers Filteren op medewerkers via zoekopdrachten

Medewerkerspaneel

Personeelsfiche - Personeelsgegevens - Vrije velden :

- Contactgegevens, certificaten, … - Wijzigbaar door planner indien voorzien in gebruikersprofiel

- Standaard werkplek - Tellers - Kwalificaties : wijzigbaar door planner indien voorzien in gebruikersprofiel

Basis : leeg werkplekpaneel

Werkplekken die nog moeten ingevuld worden cfr. bezettingseisen

Geschikte medewerkers

Medewerkers die op een werkplek zijn ingepland

Basis : ingevuld werkplekpaneel

Medewerkers op standaard werkplek (grijstint)

Bezettingstekort omwille van afwezigheid

Medewerker is afwezig

> Planner plant

> Planbord denkt met hem mee en geeft signalen

> Planner beslist om het signaal te volgen of te negeren.

Signalen bij het plannen

> Planner geeft afwezigheid in voor een medewerker die nog niet op een werkplek staat

– Medewerker is niet ter beschikking voor de duur van zijn afwezigheid

– Geen controle op werkplek

> Afwezigheid door andere gebruiker : idem

Afwezigheid

> Planner geeft afwezigheid in voor een medewerker die al op een werkplek staat

– Medewerker wordt van werkplek verwijderd.

– Controle op bezetting werkplek + signaal : • Werkplek moet opnieuw bemand worden (roze)

• OK, want nog voldoende andere medewerkers op de werkplek (lichtgroen)

• OK, want voor verlofmelding was er overbezetting

• Overbezetting die er al was, blijft bestaan (donkergroen)

Afwezigheid

> Andere gebruiker geeft afwezigheid in voor een medewerker die al op een werkplek staat

– Medewerker blijft op werkplek staan

– Signaal op werkplek : rood Medewerker op werkplek maar niet aanwezig. => Actie van planner vereist.

Afwezigheid

> Zoeken naar een geschikte medewerker, bv.

– Tijdens planning vanuit een leeg werkplekpaneel

– Bij tekorten in bezetting omwille van bv. onverwachte afwezigheid (vervangers)

> Primeplan markeert geschikte medewerkers

> Markering op basis van een combinatie van parameters

– Kwalificatie

– Rooster

– Reeds op werkplek ingezet of niet

Een geschikte medewerker vinden

Een geschikte medewerker vinden

Een geschikte medewerker vinden

Geschikte medewerkers markeren

Geschikte medewerkers markeren én filteren

Roosterwijzigingen op initiatief van ?

Reden van roosterwijzingen aangeven Bedoeling :

- Berekening van premies - Statistieken van oorzaak van

roosterwijzingen. => discussies daarover objectiveren

Redenen : parametriseerbaar

> Commentaar bij één specifieke handeling : zie Primetime of XTremis

Commentaar

Commentaar per dag

Interne commentaar - Commentaar voor planner - Raadpleegbaar in planbord - Rode hoekje

Commentaar voor medewerker - Boodschappen voor medewerker - Raadpleegbaar :

- op planbord : blauwe hoekje - op planningsrapport

Groepscorrecties

> Afwezigheden, roosterwijzigingen, aan werkplek toewijzen

> Voorbeelden

– Alle overtollige medewerkers een dag inhaalrust geven

– 3 medewerker tegelijkertijd op éénzelfde functie plannen

– …

Primeplan

Rapporten

> Overzicht van alle werkplekken per shift

> Per werkplek en shift

– Weergave van ingeplande personen

– Van … tot …

– Commentaar van planner voor medewerker

– Afwezigen (indien gewenst)

Werkplekplanning op dagbasis

Toepassing Medewerkers komen aan op het werk. Zij vinden op dit rapport op welke werkplek ze ingeroosterd staan + eventuele richtlijnen.

> Per datum overzicht van alle werkplekken

> Per werkplek

– Weergave van ingeplande personen

– Van … tot …

– Afwezigheden indien gewenst

Werkplekplanning op weekbasis

Toepassing Medewerkers vinden op dit rapport : - Waar ze vandaag werken - Waar ze de rest van de week

werken - Wanneer ze de rest van de week

werken - Hoe de collega’s ingepland staan

(bv. voor roosterwissels)

Overzicht voor planners

> Per datum planning van elke medewerker

> Per dag

– Werken van … tot …

– Werkplek

> Alfabetisch gesorteerd

Personeelsplanning op weekbasis

Toepassing Medewerkers vinden op dit rapport : - Waar ze vandaag werken - Waar ze de rest van de week werken - Wanneer ze de rest van de week

werken - Hoe de collega’s ingepland staan (bv.

voor roosterwissels) Namen snel te vinden door alfabetische volgorde

Overzichtslijst shiftverdeling

Toepassing Rapport voor de planner - Nakijken van shiftverdeling per

werknemer - Vergelijking met shiftverdeling van

andere werknemers - Vergelijking van de cijfers met

gemiddelden De planner kan hierdoor - De gelijke verdeling van shiften in het

oog houden - Discussies over shiftverdeling

objectiveren

Feestdagenoverzicht

Toepassing Rapport voor de planner - Feestdagen : wie werkt dit jaar ? - Vergelijking van situaties in

verschillende jaren - Bv. kerstdag 2013 en 2012 De planner kan hierdoor - De gelijke verdeling van werken op

feestdagen in het oog houden - Discussies over werken op feestdagen

objectiveren

Publicatie van de planning in real time

- Vandaag = info bij aanvang van de shift : waar werk ik ? - Werkplek

- Van … tot …

- Volgende shiften = info na de shift : wanneer is mijn volgende shift - Dag

- Van … tot …

- Kleuren = van rooster

- Automatische refresh

Dashboard Primeplan

Publicatie van de planning in real time

- Info te verdelen over max. 4 displays

- Zelf bepalen welke groep medewerkers op welk scherm verschijnt

- Medewerkers weten exact waar ze hun eigen gegevens vinden, want altijd op dezelfde plaats

Dashboard

Primeplan

Voordelen

> Eén database met tijdsregistratie

– Tijdsbesparing voor planner

– Tijdsbesparing personeelsdienst • Eenmalige input van afwezigheid, roosterwijzigingen…

• Planbord bouwt zich grotendeels vanzelf op

• Overal dezelfde cijfers en informatie

> Koppeling met ERP/productieplanning

– Comfort + tijdswinst voor planner

Voordelen

> Usability als designfilosofie

– Intuïtief

– Effectief

– Snel

– Gericht op taken van de planner

Voordelen

> Transparantie in planning

– Hetzelfde planbord voor elke planner

– Zicht op de totaalplanning van alle afdelingen => personeel efficiënt inzetten

– Zicht op beschikbaar personeel als parameter voor productieplanning

> Sturen op kwalificaties

=> Personeel op zijn best inzetten

Voordelen

> Planning minder afhankelijk van planner

– Controles tijdens het plannen

– Personeelsfiche met informatie

– Zoekfunctie naar geschikte medewerker

> Vlotte communicatie van planning naar medewerkers, bv. dashboard Primeplan

> Inspraak medewerkers in de planning : beschikbaarheid (roosters, verlof)

Voordelen

Primeplan

Roadmap

Roadmap Primeplan

Nov 2013 PP Industrie

Juli 2014 PP St&Gem

Eind 2014 PP WZC

> November 2013 : Primeplan versie 1 = Industrie

> 2014 : Uitbreiding Primeplan tot equivalent van PlanAssist Excel : in twee stappen

– Steden en gemeenten

– Woonzorgcentra : flexibele roosterplanning

> Steden en gemeenten

– Verticale tellingen in medewerkerspaneel

– Planning van collega’s

– In- en uitlenen van medewerkers

– Maandoverzicht in medewerkerspaneel

– ….

Roadmap Primeplan

11/2013 PP Industrie

Juli 2014 PP St&Gem

Eind 2014 PP WZC

> Woonzorgcentra

– Horizontale constraints : ₋ Geplande uren versus contracturen

₋ Controle op rust- en werktijden

– Onderbroken diensten …

– Blokkeren planning bij opmaak => publicatie wanneer afgewerkt

Roadmap Primeplan

11/2013 PP Industrie

Juli 2014 PP St&Gem

Eind 2014 PP WZC

Primeplan

Get it done

> Twee verschillende doelstellingen

– HR : verwerking arbeidstijd tot correcte payroll

– Planner : optimale personeelsplanning => dezelfde database voor twee partijen met verschillende doeleinden

> Gevolgen

– Aanpassing aan belangrijk gegeven : roosters

– Implementatie in twee fasen

Twee betrokken partijen

> Voor planning : splitsen van dagroosters in twee aparte lagen

– Dagroosterplanningen : werktijden en pauzes

– Dagroosters : (andere) rekenregels

Wijziging in de roosters

> Fase HR : ombouw/opbouw van roosters

– HR : correcte verwerking / payroll

– Planner : set van dagroosterplanningen om mee te plannen

> Fase HR + planner

– Inregelen van planbord

– HR dienstverlenend : stelt gegevens uit Primetime ter beschikking van planner

Implementatie in twee fasen